Rechnungen

Die Rechnungsliste ist der zentrale Ort für alle Ausgangsrechnungen deines Unternehmens. Von hier legst du neue Rechnungen an, findest bestehende über Schnellfilter, Suche und Filter wieder, springst in die Detailansicht und siehst auf einen Blick, welche Rechnung offen, überfällig oder bezahlt ist. Die Liste zeigt ausschließlich Rechnungen — Angebote, Lieferscheine und Gutschriften haben eigene, gleich aufgebaute Listen.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Rechnungen", rechts daneben die Schaltflächen:

• Neu — legt eine neue Rechnung an. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Rechnungen zu bearbeiten. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und Rechnungen öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Wer welches Recht hat, steht in der Benutzerverwaltung.
• Proforma Rechnung — legt eine Rechnung im Proforma-Modus an. Eine Proforma-Rechnung ist ein unverbindlicher Beleg, der keine Belegnummer bekommt und nicht im Rechnungs-Nummernkreis mitzählt.
• offene Lieferscheine verrechnen — startet den Rechnungslauf. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist.

Ist die Fensterbreite knapp, rutschen die zusätzlichen Schaltflächen in ein Menü mit drei Punkten.

Proforma bleibt außen vor. Eine Proforma-Rechnung bekommt auch beim Finalisieren keine Belegnummer und zählt im Nummernkreis nicht mit. Sie ist damit kein Beleg im steuerlichen Sinn, sondern eine verbindliche Vorab-Aufstellung.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein.

• Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle, fällig, unbezahlt, bezahlt, Entwurf und storniert. „fällig" zeigt finalisierte, noch nicht vollständig bezahlte Rechnungen, deren Zahlungsfrist vor dem heutigen Tag lag; „unbezahlt" zeigt alle finalisierten Rechnungen, die noch nicht als bezahlt gelten. Bei „fällig" und „unbezahlt" sortiert flinkest automatisch nach Fälligkeit aufsteigend — die am längsten überfällige Rechnung steht oben. In allen anderen Ansichten steht das neueste Belegdatum oben.

• Suchfeld — „Filtern nach Belegnummer, Kundenname oder Betrag…". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer und Kundenname; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Rechnungen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern, gruppiert in vier Abschnitte:

  • Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Zahlungseingang (Offen, Teilweise, Bezahlt), Zahlungsfrist, Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
  • Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
  • Lieferung: Leistungszeitraum von/bis, Lieferadresse Name, Lieferort, Lieferland.
  • Sonstiges: Proformarechnung sowie Ausfuhrlieferung (EU, Ausland, Bauleistung).

  Im Reiter Sortierung legst du fest, wonach sortiert wird; mehrere Sortierfelder lassen sich per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du mit Filter speichern unter einem Namen und wählst sie oben unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste „Aktive Filter & Sortierungen" oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen.

Die Liste merkt sich deinen Stand. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einer Rechnung zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile eine Rechnung:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Belegnummer. Entwürfe haben noch keine Nummer — dort steht stattdessen der Hinweis „Entwurf"
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Belegdatum	das Datum der Rechnung
Lieferadresse	Straße, PLZ, Ort und Land der Lieferadresse
Fälligkeit	die Zahlungsfrist, darunter „seit n Tagen", „in n Tagen" oder „heute". Ist die Rechnung überfällig, steht die Angabe in Rot
Zahlstatus	bezahlt (grün), überfällig (rot) oder unbezahlt (gelb) — nur bei finalisierten Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben hier leer
Summe	der Bruttobetrag

Unter dem Kundennamen können Kennzeichen stehen: Proforma für Proforma-Rechnungen, ein rotes storniert und ein blaues Per E-Mail versendet. Auf das Versand-Kennzeichen kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu dieser Rechnung. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Rechnungsdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu dieser Rechnung. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch keine Rechnung angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Woher der Zahlstatus kommt. „bezahlt" und „teilweise bezahlt" setzt flinkest normalerweise selbst: Sobald ein Bankumsatz einer Rechnung zugeordnet wird, zählt flinkest alle dieser Rechnung zugeordneten Beträge zusammen. Erreichen sie die Gesamtsumme, gilt die Rechnung als bezahlt, sonst als teilweise bezahlt; als Zahldatum übernimmt flinkest das Datum des Bankumsatzes. Das passiert in der Buchhaltungs-Übersicht. Von Hand lässt sich der Zahlungsstatus in der Rechnungsdetailansicht setzen — nur bei finalisierten Rechnungen und nur mit der Berechtigung, den Zahlungsstatus zu ändern.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes eine Rechnung, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens eine Rechnung angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

• per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Sie ist gesperrt, solange ein Entwurf ausgewählt ist oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat; der Hinweis am Knopf nennt den Grund.
• Konto / Kostenstelle setzen — nur sichtbar, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst. Die Auswahl wirkt später in der Buchhaltungs-Übersicht.
• Löschen — nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind. Finalisierte und stornierte Rechnungen lassen sich nicht löschen.

Aktionen

Neue Rechnung anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Rechnungsformular, wo du Kunde, Belegdatum, Positionen und Texte erfasst. Details dazu stehen unter Rechnung anlegen.

Belegdatum. Eine Rechnung darf kein Belegdatum vor der jüngsten bereits finalisierten Rechnung haben. Versuchst du das, wird nicht gespeichert — die Meldung nennt das früheste zulässige Datum. Beim Duplizieren in eine Rechnung schiebt flinkest das Datum bei Bedarf automatisch nach vorn.

Proforma-Rechnung anlegen. Über die Schaltfläche Proforma Rechnung öffnet sich dasselbe Formular im Proforma-Modus.

Rechnung öffnen. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht. Dort finalisierst, stornierst oder versendest du die Rechnung, änderst den Zahlungsstatus und siehst das PDF.

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein eventueller monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Rechnungen, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Stornieren. Eine finalisierte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern auf den Status „storniert" gesetzt; das geht in der Detailansicht und braucht die Berechtigung, Rechnungen zu stornieren. Die Rechnung behält ihre Belegnummer, die damit dauerhaft vergeben bleibt. Grund, Benutzer und Zeitpunkt der Stornierung werden festgehalten, und das PDF trägt danach das Wasserzeichen „storniert". In der Liste erkennst du sie am roten Kennzeichen; einen Zahlstatus zeigt sie nicht mehr an.

Das PDF. Zu jeder Rechnung legt flinkest ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu. Reine Statusänderungen — Zahlungsstatus, Zahldatum, interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen — lösen bewusst keine Neuerzeugung aus: Das archivierte PDF soll genau so bleiben, wie es beim Finalisieren ausgesehen hat. Entwürfe tragen das Wasserzeichen „Entwurf". Beim Herunterladen heißt die Datei nach der Belegnummer. Ein Entwurf hat noch keine — die Nummer vergibt flinkest erst beim Finalisieren —, deshalb bekommt er einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen. So bleiben mehrere Entwürfe im Download-Ordner unterscheidbar, ohne dass eine interne Nummer sichtbar wird, die man für die Rechnungsnummer halten könnte. Den Zahlungs-QR-Code druckt flinkest nur auf Rechnungen, und nur wenn er im Belegdesign sichtbar geschaltet ist, der Rechnungsbetrag über null liegt und Firmenname, IBAN und BIC in den Einstellungen hinterlegt sind.

Bearbeiten und Löschen. Beides steht im Zeilenmenü — aber nur bei Entwürfen. Sobald eine Rechnung finalisiert ist, verschwinden die beiden Einträge: eine ausgestellte Rechnung darf inhaltlich nicht mehr verändert werden. Vor dem Löschen fragt flinkest nach.

Was beim Löschen passiert. Löschen ist nur bei Entwürfen möglich; bei einer finalisierten Rechnung lehnt flinkest es ab. Mit dem Entwurf verschwinden auch seine Positionen. Verweise auf Vor- und Folgebelege sowie Verknüpfungen zu Arbeitsberichten werden dabei gelöst, die betroffenen Belege und Arbeitsberichte selbst bleiben erhalten.

Serienrechnungen. Die Entwurfsrechnung, die als Vorlage einer laufenden Serie dient, lässt sich nicht finalisieren — sonst würde sie eine Belegnummer verbrauchen und wäre keine Vorlage mehr. Mehr dazu unter Serienrechnungen.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie der Rechnung als Entwurf an, übernimmt alle Positionen samt Rabatten und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung.

Gutschrift erstellen. Bei finalisierten Rechnungen bietet das Zeilenmenü Gutschrift an. Daraus entsteht ein Gutschrift-Entwurf mit denselben Positionen. Der Eintrag erscheint nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst.

In Angebot umwandeln. Ebenfalls nur bei finalisierten Rechnungen und nur mit Angebots-Berechtigung: flinkest erzeugt aus der Rechnung ein neues Angebot.

Mehrere Rechnungen per E-Mail versenden. Hake die Rechnungen an und klicke auf per e-mail senden. Der Dialog listet alle Empfänger mit Rechnungsnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele Rechnungen mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jede erfolgreich versendete und jede fehlgeschlagene Rechnung einzeln.

Was beim Versand passiert. Angehängt wird das Rechnungs-PDF unter der Belegnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {due_date}, {total} oder {period_label} — ersetzt flinkest je Rechnung durch die passenden Werte; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist die Rechnung als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — dieses Kennzeichen kannst du auch als Filter verwenden.

Konto und Kostenstelle für mehrere Rechnungen setzen. Hake die Rechnungen an und klicke auf Konto / Kostenstelle setzen. Im Dialog wählst du ein Buchungskonto (angeboten werden nur Erlöskonten) und/oder eine Kostenstelle. flinkest schreibt die Auswahl auf alle Artikelpositionen der gewählten Rechnungen — das funktioniert auch bei bereits finalisierten Rechnungen, weil nur Buchhaltungsfelder betroffen sind. Danach meldet flinkest, wie viele Positionen geändert wurden.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten. Die Spalten lassen sich in die gewünschte Reihenfolge ziehen und zu einer Spalte zusammenfassen; die Lieferadresse wird dir bereits als fertiger Block angeboten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — darauf weist der Dialog hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, der Nettobetrag, die Zahlungsbedingung oder ein verknüpftes Projekt. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird dabei getrennt eingestellt: Was du hier änderst, wirkt nicht bei den Angeboten oder Lieferscheinen. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Welche Rechte wofür. Die Liste öffnet nur, wer mindestens eine Belegart sehen darf; Belegarten ohne Leserecht werden generell ausgeblendet. Anlegen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen brauchen das Bearbeitungsrecht für Rechnungen, der Mailversand ein eigenes Versandrecht, das Stornieren und das Ändern des Zahlungsstatus jeweils ein eigenes Recht. Eingerichtet wird das in der Benutzerverwaltung.

Offene Lieferscheine verrechnen (Rechnungslauf)

Der Rechnungslauf macht aus allen noch nicht verrechneten Lieferscheinen in einem Zug Rechnungen. Klicke dazu oben auf offene Lieferscheine verrechnen.

Oben im Dialog fasst flinkest zusammen, wie der Lauf laut deinen Beleg-Einstellungen arbeitet: ob nur unterschriebene Lieferscheine verrechnet werden, ob fertige Rechnungen oder Entwürfe entstehen, ob die Lieferscheine pro Kunde beziehungsweise pro Kunde und Lieferadresse gruppiert werden, und ob die Preise tagesaktuell neu berechnet oder die Preise vom Lieferschein übernommen werden. Gibt es Lieferscheine, die vom Lauf ausgenommen sind, steht deren Anzahl als Link zur Übersicht der ignorierten Lieferscheine.

Darunter stellst du ein:

• Belegdatum der neuen Rechnungen. Ein Datum vor der jüngsten bestehenden Rechnung ist nicht wählbar.
• Leistungszeitraum von/bis — dieser Zeitraum wird auf die Rechnungen gedruckt und ist Pflicht.
• Lieferschein-Datum von/bis — grenzt ein, welche Lieferscheine überhaupt berücksichtigt werden. Die Schnellwahl bietet „letzter Monat", „dieser Monat" und „heute"; mit Liste neu laden aktualisierst du die Vorschau.

Die Tabelle darunter zeigt je Zeile den Kunden (bei Gruppierung nach Lieferadresse zusätzlich die Adresse), die Summe und ob eine Rechnung oder nur eine Proforma-Rechnung entsteht — das steuert die Einstellung beim jeweiligen Kunden. Über den Pfeil klappst du die enthaltenen Lieferscheine mit allen Positionen auf, gruppiert nach Lieferscheinnummer. Rechts entscheidest du je Kunde, ob die fertige Rechnung sofort per E-Mail hinausgeht; das Kästchen in der Kopfzeile setzt oder entfernt den Haken für alle Zeilen. Werden Entwürfe erzeugt, ist der Mailversand nicht möglich.

Ausführen startet den Lauf nach einer Rückfrage. flinkest arbeitet die Kunden nacheinander ab und meldet jede erstellte Rechnung. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, den Rechnungslauf auszuführen.

Verwandte Seiten

• Rechnung anlegen
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungsdetails
• Lieferscheine
• Gutschriften
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Serienrechnungen
• Mahnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht

Häufige Fragen

Warum hat mein Entwurf keine Rechnungsnummer? Rechnungsnummern werden erst beim Finalisieren vergeben. Würde flinkest sie schon für Entwürfe reservieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb der Hinweis „Entwurf" statt einer Nummer.

Wie storniere ich eine Rechnung, und bekommt sie eine neue Nummer? Öffne die finalisierte Rechnung und storniere sie dort mit Angabe eines Grundes. Die Rechnung wechselt in den Status „storniert" und behält ihre Belegnummer — diese Nummer wird nie erneut vergeben. Das PDF bekommt das Wasserzeichen „storniert". Dafür brauchst du die Berechtigung, Rechnungen zu stornieren.

Warum kann ich eine Rechnung nicht löschen? Löschen ist nur bei Entwürfen möglich. Eine finalisierte oder stornierte Rechnung bleibt erhalten, damit der Nummernkreis lückenlos nachvollziehbar bleibt. In der Mehrfachauswahl ist die Schaltfläche Löschen deshalb nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe angehakt sind.

Warum erscheint die Meldung, das Belegdatum sei zu früh? Eine Rechnung darf nicht vor der jüngsten bereits finalisierten Rechnung datiert sein. Setze das Belegdatum auf das in der Meldung genannte Datum oder später.

Warum steht bei einer Rechnung kein Zahlstatus? Den Zahlstatus zeigt flinkest nur bei finalisierten Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben in dieser Spalte leer.

Warum ist „per e-mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.

Wie finde ich eine Rechnung über den Betrag? Tippe den Betrag ins Suchfeld — deutsche Schreibweise wie 1.234,56 funktioniert ebenso wie 1234.56. flinkest sucht dann zusätzlich nach Rechnungen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.