Rechnungen

Die Rechnung ist der Abschluss der Belegkette — Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung — und zugleich der Einstieg in dein Forderungsmanagement: Wer schuldet dir was, und seit wann? Ab der Finalisierung trägt sie eine fortlaufende Belegnummer und ist danach dauerhaft unlöschbar, auch als Storno. Diese Seite ist entlang der Fähigkeiten der Rechnungsliste gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Funktion und wie du sie bedienst.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Rechnungsliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile acht Spalten: Nr. (die Belegnummer), Kunde, Belegdatum, Lieferadresse, Fälligkeit, Zahlstatus, Folgebelege und Summe. Ein Klick auf die Nummer oder den Kunden öffnet die Rechnungsdetails — die vollständige Belegakte mit Positionen, PDF, Zahlungen, Storno und Mahnungen. Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Ganz oben steht der Bereichstitel „Rechnungen"; die Liste zeigt ausschließlich diese Belegart — der Belegtyp ist als Pflichtfilter fest hinterlegt, damit nie eine andere Belegart hineinrutscht. Ohne eigene Sortierung stehen die jüngsten Rechnungen zuerst (Belegdatum, dann Nummer, dann ID, jeweils absteigend).

Ist eine Rechnung eine Schlussrechnung aus einem Abrechnungsvorgang, zeigt die Spalte Summe nicht die volle Auftragssumme, sondern nur den bei dieser Rechnung tatsächlich noch offenen Restbetrag nach Abzug bereits gestellter Teil- und Anzahlungsrechnungen — die Zeile spiegelt also exakt das, was dieser Beleg tatsächlich fordert.

Entwurf ohne Nummer

Solange eine Rechnung noch nicht finalisiert ist, zeigt die Nr.-Spalte statt einer Nummer den Chip Entwurf. Ein Entwurf ist der einzige Zustand, in dem du eine Rechnung noch bearbeiten oder löschen kannst.

Belegnummer. Eine Rechnungsnummer wird — wie bei jedem nummerierten Beleg in flinkest — genau einmal vergeben, und zwar beim Finalisieren (§ 11 Abs 1 Z 3 UStG verlangt eine „zur Identifizierung einmalig vergebene" Nummer). Ein Entwurf trägt deshalb nie eine Nummer, und eine einmal vergebene Nummer wird nicht wiederverwendet — auch ein storniertes Original behält sie. Aufbau, Startnummer und ein möglicher jährlicher oder monatlicher Neustart des Zählers legst du in den Beleg-Einstellungen fest. Importierte Rechnungen bringen ihre Nummer aus dem anderen Programm mit (fehlt sie, eine Ersatznummer, die mit „KB-" beginnt) und ziehen keine Nummer aus deinem Zähler. Eine Ausnahme gibt es: Eine Proforma-Rechnung bekommt beim Finalisieren nie eine Nummer, weil sie keine echte Forderung ist — sobald sie finalisiert ist, zeigt diese Spalte statt einer Nummer den Chip Proforma; sie ist dann fertig und lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Fälligkeit auf einen Blick

Die Spalte Fälligkeit zeigt neben dem Datum einen Countdown: „in n Tagen", „seit n Tagen" oder „heute" — und färbt sich rot, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten und die Rechnung noch nicht bezahlt ist. So siehst du auf einen Blick, wie dringend eine offene Forderung ist, ohne jeden Beleg einzeln zu öffnen.

Zahlstatus auf einen Blick

Die Spalte Zahlstatus zeigt bei jeder finalisierten Rechnung eine Ampel: bezahlt (grün), überfällig (rot) oder unbezahlt (orange). Eine teilweise bezahlte Rechnung zeigt hier ebenfalls „unbezahlt" — ein eigenes Kennzeichen für Teilzahlungen gibt es in dieser Spalte nicht, nur über „Filter & Sortierung: Basisdaten" lässt sich gezielt danach filtern.

Der Zahlstatus wird nie manuell gesetzt, sondern aus echten Zahlungen abgeleitet: Auf der Detailseite erfasst du eine Zahlung (Betrag, Zahlart, Datum) oder ein automatischer Bankabgleich trägt sie ein — erst danach wechselt der Status von „unbezahlt" über „teilweise" auf „bezahlt". Eine bereits an einem vorangegangenen Lieferschein erfasste Zahlung wandert beim Rechnungslauf automatisch mit auf die daraus entstandene Rechnung.

Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung — etwa für den Zoll oder eine Vorkasse-Anforderung — erkennst du in der Kundenzelle am Chip Proforma. Fachlich ist sie eine ganz normale Rechnung, nur ohne echte Forderung: Sie bekommt beim Finalisieren nie eine Belegnummer und zählt nicht zu deinem Forderungsbestand.

Du legst sie über das Kopfmenü Proforma Rechnung an — sie öffnet dieselbe Bearbeitung wie eine neue Rechnung, nur mit gesetztem Proforma-Kennzeichen. Dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie für eine normale neue Rechnung, Rechnungen zu bearbeiten.

Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen erkennen

Rechnest du einen größeren Auftrag in Etappen ab — eine Anzahlung zu Beginn, Teilrechnungen mit dem Baufortschritt, am Ende die Schlussrechnung —, stehen alle diese Rechnungen zwischen deinen normalen Rechnungen in derselben Liste. Damit du sie trotzdem auseinanderhältst, trägt jede Rechnung aus einem solchen Abrechnungsvorgang unter dem Kundennamen ein Kennzeichen mit ihrer Rechnungsart, etwa „1. Teilrechnung", „Anzahlungsrechnung" oder „Schlussrechnung" — in der Kartenansicht auf schmalen Bildschirmen ebenso. Hast du die Titel dieser Rechnungsarten im Belegdesign angepasst, zeigt das Kennzeichen deinen Titel, also genau das, was auch auf dem PDF steht.

Das Kennzeichen erscheint bei jeder solchen Rechnung, auch wenn das Modul Teil- und Schlussrechnungen gerade ausgeschaltet ist — bereits gestellte Rechnungen bleiben ja bestehen. Alle Rechnungen eines Vorgangs auf einmal zeigt der Schnellfilter Teil-/Schlussrechnungen (siehe Status-Schnellfilter).

Storno erkennen

Eine stornierte Rechnung bleibt — nummeriert — in der Liste stehen und trägt in der Kundenzelle den Status „storniert"; der Zahlstatus-Tag verschwindet dabei, weil eine stornierte Rechnung keine offene Forderung mehr ist.

Storno. Der Storno (auf der Detailseite, Berechtigung „Rechnungen stornieren") annulliert die Rechnung an Ort und Stelle: Status wird „storniert", die Belegnummer bleibt bestehen (sie darf nach § 11 UStG kein zweites Mal vergeben werden), Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden protokolliert. Es entsteht dabei kein Gegenbeleg — anders als bei einer Gutschrift, die eine erbrachte Leistung über einen eigenen Folgebeleg zurückabwickelt. Stornieren geht nur aus dem finalisierten Zustand; ein Entwurf löschst du stattdessen einfach.

Importierte Rechnungen erkennen

Nicht jede Rechnung in dieser Liste wurde in flinkest geschrieben. Arbeitet deine Steuerberatungskanzlei mit flinkest und hat dir die KanzleiBox gegeben — die App der Kanzlei, mit der du ihr Belege schickst —, kannst du darüber auch Ausgangsrechnungen hochladen, die du in einem anderen Programm geschrieben hast. Sie landen hier als fertige Rechnungen, damit dein Forderungsbestand und die Buchhaltung vollständig sind. Damit du sie von deinen eigenen unterscheidest, tragen sie in der Kundenzelle — in der Kartenansicht ebenso — den Chip Über KanzleiBox importiert.

Eine importierte Rechnung ist ein Beleg des anderen Programms: Sie trägt dessen Rechnungsnummer (fehlt sie, eine Ersatznummer, die mit „KB-" beginnt) und das hochgeladene Original als PDF, ihr Inhalt lässt sich in flinkest nicht ändern und sie lässt sich hier auch nicht stornieren. Zahlungen und die Kontierung funktionieren dagegen wie bei jeder anderen Rechnung. Alle importierten Rechnungen auf einmal — oder umgekehrt nur die in flinkest geschriebenen — zeigt der Filter Ursprung (siehe „Filter & Sortierung: Sonstiges").

Versandnachweis per E-Mail

Wurde eine Rechnung per E-Mail verschickt — über „gesammelt versenden" oder einzeln von der Detailseite —, zeigt die Kundenzelle den Tag Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf öffnet, ohne die Liste zu verlassen, den E-Mail-Verlauf zu genau diesem Beleg: wer die Mail wann bekommen hat. Das Anklicken braucht die Berechtigung, E-Mail-Protokolle einzusehen; ohne sie bleibt der Tag als reine Information sichtbar.

Kunden- und Lieferadresse

Die Kundenzelle zeigt den Kundennamen samt einem hinterlegten Alias-Namen sowie darunter, klein, die Rechnungsadresse des Kunden. Die eigene Spalte Lieferadresse zeigt zusätzlich, wohin tatsächlich geliefert wurde — im B2B-Geschäft oft eine andere Adresse als die Firmenzentrale, etwa eine Baustelle. Beide Adressen stehen deshalb nebeneinander in der Liste, statt sich eine zu teilen.

Folgebelege sehen

Die Spalte Folgebelege zeigt, was aus einer Rechnung schon entstanden ist — etwa die Gutschrift zu einer reklamierten Rechnung oder ein daraus erstelltes Angebot. So beantwortest du „wurde zu dieser Rechnung schon gutgeschrieben?", ohne jede Rechnung einzeln zu öffnen. Jeder Folgebeleg erscheint als eigener Chip mit Belegart und Belegnummer; gibt es mehrere, stehen sie nebeneinander.

Ein Klick auf einen Chip öffnet den Folgebeleg selbst, nicht die Rechnung in dieser Zeile: einen finalisierten Beleg auf seiner Detailseite, einen noch nicht finalisierten direkt in der Bearbeitung — ein solcher Entwurf zeigt im Chip statt der Nummer „Entwurf". Ein stornierter Folgebeleg ist rot markiert, damit du ihn nicht für einen gültigen hältst.

Du siehst nur Folgebelege der Belegarten, die dein Benutzer sehen darf — fehlt dir etwa das Recht, Gutschriften zu sehen, taucht eine Gutschrift hier nicht auf. Nach der Spalte lässt sich nicht sortieren. Sie gehört zu den Spalten, die erst bei breitem Fenster erscheinen (siehe Kartenansicht), und in der Kartenansicht selbst ist sie nicht enthalten.

Neue Rechnung anlegen

Klicke oben rechts auf Neu, um eine freie Rechnung ohne vorangehenden Lieferschein zu schreiben — etwa für eine Dienstleistung oder einen Direktverkauf. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf; ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und öffnen, aber keine Rechnung anlegen. Praktischer ist meist der umgekehrte Weg über einen bestehenden Beleg: Ein finalisierter Lieferschein oder ein angenommenes Angebot lässt sich aus der jeweiligen Liste direkt zur Rechnung weiterführen, ohne die Positionen neu zu erfassen.

Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen legst du nicht hier an, sondern aus dem Auftrag, den sie abrechnen: aus den Auftragsbestätigungsdetails einer finalisierten Auftragsbestätigung oder den Angebotsdetails eines angenommenen Angebots — über Folgebeleg erstellen oder den Reiter Abrechnung. Das geht, solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; wie der Ablauf funktioniert, steht unter Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Leerer Zustand

Ist noch keine Rechnung angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit Icon: „Noch keine Belege vorhanden." und darunter „Hier erscheinen die von Ihnen erstellten Rechnungen." Findet dagegen eine Suche, ein Schnellfilter oder ein Filter aus dem Filterpanel keinen Treffer, erscheint ein eigener Hinweis: „Keine Ergebnisse gefunden" mit der Aufforderung, Suche oder Filter anzupassen. So erkennst du sofort, ob es wirklich noch keine Rechnung gibt oder ob nur deine aktuelle Auswahl zu eng ist.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes eine Rechnung an oder ändert sie — etwa per Rechnungslauf oder auf einem zweiten Gerät —, lädt sich deine Liste automatisch nach. Du musst dafür nicht selbst neu laden; das gilt für den gesamten Mehrbenutzer-Betrieb.

Deine Ansicht bleibt erhalten

Suche, Schnellfilter, Filter, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten, solange du in der App bleibst: Kommst du aus einer Rechnung zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — praktisch, um eine gefilterte Liste, etwa alle fälligen Rechnungen, Beleg für Beleg abzuarbeiten. Diese Rechnungsliste führt ihren eigenen gemerkten Stand getrennt von den Angeboten und den anderen Beleglisten.

Auf kleinen Bildschirmen: Kartenansicht

Wird das Fenster schmal, wechselt die Liste von der Tabelle auf Karten mit Beschriftung/Wert-Paaren; ein Tipp auf die Karte öffnet die Rechnung, das Zeilenmenü bleibt erhalten, die Kopf-Schaltflächen wandern in ein „…"-Menü. Schon vorher, während das Fenster schmaler wird, blenden sich Spalten stufenweise aus: zuerst der Zahlstatus, danach Fälligkeit und Folgebelege, dann die Lieferadresse und zuletzt das Belegdatum. Nr., Kunde und Summe bleiben immer stehen. Brauchst du den Zahlstatus im Blick, arbeite mit einem breiten Fenster oder nutze den Status-Schnellfilter — er wirkt unabhängig davon, ob die Spalte gerade zu sehen ist.

Spaltenauswahl wirkt sofort für alle

Fügst du über „Spalten konfigurieren" ein zusätzliches Feld hinzu — etwa das Projekt oder das Bezahldatum —, lädt die Liste dieses Feld automatisch mit nach, sobald es gebraucht wird. Das gilt betriebsweit: Was ein Administrator einstellt, sehen alle Benutzer sofort, auch in bereits geöffneten Listen.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld, du kannst sofort lostippen. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer, Kundenname und die Kundennummer des Rechnungsempfängers — am Telefon ist mal die Rechnungsnummer, mal der Kundenname bekannt, über die Kundennummer findest du auf einen Schlag alle Rechnungen dieses Kunden. Ein Teil des Begriffs genügt.

Betragssuche

Tippst du eine Zahl ins Suchfeld, sucht flinkest zusätzlich nach Rechnungen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag — praktisch, wenn du von einem Kontoauszug oder einer Zahlungsbestätigung ausgehst und die Rechnungsnummer nicht zur Hand hast.

Status-Schnellfilter

Direkt über der Liste liegen die Schaltflächen für die Alltagssichten des Forderungsmanagements: Alle, fällig, unbezahlt, bezahlt, Entwurf und storniert — mit eingeschaltetem Modul Teil- und Schlussrechnungen kommt eine siebte dazu (siehe unten). „Fällig" zeigt finalisierte, unbezahlte Rechnungen mit überschrittenem Fälligkeitsdatum, „unbezahlt" zusätzlich die noch nicht fälligen. Beide Ansichten sortieren automatisch nach Fälligkeit aufsteigend um — die dringendste Rechnung steht dann ganz oben, das ist zugleich deine Arbeitsliste fürs Mahnwesen: Eine Mahnung legst du auf der jeweiligen Detailseite an. Jede andere Ansicht kehrt zur normalen Sortierung nach Belegdatum zurück.

Teil-/Schlussrechnungen. Solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, kommt eine siebte Schaltfläche dazu: Teil-/Schlussrechnungen zeigt alle Rechnungen, die zu einem Abrechnungsvorgang gehören — Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, auch Entwürfe und stornierte. So siehst du auf einen Blick, welche Etappen-Rechnungen offen sind, ohne jeden Auftrag einzeln zu öffnen; welche Rechnungsart eine Zeile ist, verrät ihr Kennzeichen. Wie jede Schnellfilter-Schaltfläche ersetzt sie die gerade gewählte — „Teil-/Schlussrechnungen" und „fällig" gleichzeitig gibt es also nicht. Ist das Modul ausgeschaltet, fehlt die Schaltfläche; hattest du sie zuletzt gewählt, zeigt die Liste beim nächsten Öffnen wieder Alle.

Filter & Sortierung: Basisdaten

Für alles, was Sofortsuche und Schnellfilter nicht abdecken, öffnet das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste das Panel Filter & Sortierung. Unter „Basisdaten" filterst du nach Belegnummer, Belegdatum, Belegstatus (Entwurf/Beleg/storniert), dem Zahlungseingang (offen/teilweise/bezahlt — hier findest du auch die Teilzahlungen, die in der Liste selbst kein eigenes Kennzeichen zeigen), der Zahlungsfrist, dem Kunden, wer den Beleg angelegt hat und ob er per E-Mail versendet wurde.

Filter & Sortierung: Beträge

Netto-, Brutto- und Steuersumme lassen sich als Zahlenbereich filtern — etwa für eine Prüfung oder um Rechnungen unterhalb einer Skonto-Grenze zu finden.

Filter & Sortierung: Lieferung

Hier filterst du nach dem Leistungszeitraum (dem umsatzsteuerlich relevanten Leistungszeitpunkt, nicht dem Belegdatum), dem Liefernamen sowie Lieferort und -land — praktisch für eine regionale Auswertung oder wenn du eine Rechnung über den Lieferort statt den Kundennamen suchst.

Filter & Sortierung: Sonstiges

Zwei steuerlich relevante Filter: „Proformarechnung" grenzt Proforma-Rechnungen gezielt ein oder aus, „Steuerbefreiung / Reverse Charge" filtert nach innergemeinschaftlicher Lieferung, Ausfuhrlieferung ins Drittland oder Bauleistung — praktisch für die Kontrolle der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Zusammenfassenden Meldung.

Dazu kommt der Filter Ursprung: Er trennt die über die KanzleiBox importierten Rechnungen von denen, die du in flinkest geschrieben hast. Mit „ist" und dem Wert Über KanzleiBox importiert siehst du nur die importierten, mit der Vergleichsart „ist leer" nur die in flinkest geschriebenen.

Gespeicherte Filter

Eine wiederkehrende Auswahl — etwa „alle überfälligen Rechnungen eines bestimmten Kunden" — musst du nicht jedes Mal neu zusammenstellen: Oben im Panel Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Filter- und Sortierkombination unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab. Gespeicherte Filter sind persönlich, deine Kolleginnen und Kollegen sehen ihre eigenen; Administratoren sehen zusätzlich die gespeicherten Filter aller Benutzer und können sie löschen.

Aktive Filter erkennen und entfernen

Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen — so siehst du immer, warum die Liste gerade kürzer ist. Der technisch immer aktive Pflichtfilter auf die Belegart Rechnung zählt dabei nicht mit; „Alle Filter entfernen" bringt dich mit einem Klick zurück zum gesamten Rechnungsbestand.

Sortierung der Liste

Drei Ebenen greifen ineinander: Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht den beiden anderen Ebenen vor und überlebt auch einen Blätter-Vorgang. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die betriebsweite Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren"; ohne eine solche Vorgabe zeigt die Liste die Rechnungen nach Belegdatum absteigend.

Sortieren nach der Nummer. Die Spalte Nr. sortiert nach der laufenden Nummer, nicht nach dem Text — RE-2 steht also vor RE-10. Beginnt dein Nummernkreis jährlich oder monatlich neu, ordnet die Liste zuerst nach diesem Zeitraum, damit sich die Nummern verschiedener Jahre nicht mischen. Rechnungen ohne Nummer — Entwürfe und finalisierte Proforma-Rechnungen — stehen in beiden Richtungen am Ende, importierte Rechnungen mit der Nummer eines anderen Programms nach deinen eigenen.

Entwürfe immer oben. Über allen drei Ebenen steht eine betriebsweite Einstellung: Ist in den Beleg-Einstellungen (Reiter „Allgemein", Abschnitt „Belegliste") Entwürfe in den Beleglisten immer oben anzeigen gesetzt, stehen alle Rechnungsentwürfe vor den übrigen Rechnungen — so rutscht ein angefangener, noch nicht abgeschlossener Beleg nicht mit der Zeit aus dem Blick. Jede Sortierung, auch der Klick auf eine Spaltenüberschrift, wirkt dann nur innerhalb der Entwürfe und innerhalb der übrigen Rechnungen. Ab Werk ist die Einstellung ausgeschaltet; sie gilt für alle Beleglisten, nicht nur für die Rechnungen.

Belegkette: Duplizieren und Weiterführen

Das Zeilenmenü rechts an jeder Zeile passt sich dem Zustand der Rechnung an: Ein Entwurf bietet Duplizieren, Bearbeiten und Löschen; eine finalisierte Rechnung Duplizieren, Gutschrift und In Angebot umwandeln; eine stornierte Rechnung nur noch Duplizieren. Das Menü erscheint überhaupt nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf.

Rechnung duplizieren

Duplizieren steht in jedem Zustand zur Verfügung, auch bei einer stornierten Rechnung — praktisch, um eine fehlerhafte Rechnung „richtig neu zu machen": Du stornierst das Original und duplizierst es als neuen Entwurf. Der Dialog fragt zuerst, ob die Preise und Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnet werden sollen (Standard: aus) — lässt du das Kästchen leer, kopiert flinkest die Positionen exakt so, wie sie auf dem Ursprungsbeleg stehen; historische Preise bleiben also historisch. Bestätigst du, entsteht ein neuer Rechnungs-Entwurf mit allen Positionen, und du landest sofort in dessen Bearbeitung.

Das Belegdatum des Duplikats ist standardmäßig heute — mit einer Ausnahme: Existiert bereits eine jüngere finalisierte, in flinkest geschriebene Rechnung, hebt flinkest das Datum auf deren Belegdatum an, damit die chronologische Reihenfolge der Rechnungsnummern gewahrt bleibt.

Zu Gutschrift weiterführen

Nur bei einer finalisierten Rechnung verfügbar: Gutschrift im Zeilenmenü rechnet eine bereits verrechnete Leistung zurück, ohne den Original-Beleg zu verändern — anders als ein Storno, der die Rechnung an Ort und Stelle annulliert. Nach der Bestätigung entsteht ein eigener Gutschrifts-Entwurf, verbunden mit der Ursprungsrechnung, und du landest in dessen Bearbeitung. Dafür brauchst du zusätzlich zum Bearbeiten-Recht für Rechnungen auch das Recht, Gutschriften zu bearbeiten — fehlt es, verschwindet nur dieser eine Menüpunkt.

Optionen beim Weiterführen. Weil hier aus einer Rechnung eine andere Belegart entsteht, zeigt der Dialog zwei zusätzliche Kästchen — bei der Gutschrift ebenso wie beim Umwandeln in ein Angebot: Referenz zum Ausgangsbeleg drucken (ab Werk an) schreibt den Bezug auf die Ursprungsrechnung auf den neuen Beleg, damit dein Kunde nachvollziehen kann, worauf sich die Gutschrift bezieht. Leistungszeitraum übernehmen (ab Werk aus) kopiert den Leistungszeitraum der Rechnung mit — er gehört zur Rechnung und wird deshalb nur übernommen, wenn du das ausdrücklich ankreuzt.

In Angebot umwandeln

Ebenfalls nur bei einer finalisierten Rechnung: In Angebot umwandeln erzeugt aus einer erbrachten Leistung ein neues Angebot — praktisch für einen Wiederholungsauftrag desselben Kunden. Anders als eine duplizierte Rechnung entsteht dabei kein Entwurf: Ein Angebot trägt seine Nummer bereits ab dem ersten Speichern, es kennt keinen Entwurfszustand. Der Dialog bietet dieselben Optionen beim Weiterführen wie die Gutschrift. Dafür brauchst du zusätzlich das Recht, Angebote zu bearbeiten.

Rechnung bearbeiten und löschen

Bearbeiten und Löschen stehen nur bei einem Entwurf im Zeilenmenü — Entwürfe sind der einzige Zustand, den du überhaupt verändern oder entfernen kannst. Löschen fragt vorher noch einmal nach; schlägt es im Hintergrund fehl, bleibt die Rechnung unangetastet und du bekommst einen Fehlerhinweis.

Warum eine finalisierte Rechnung nicht löschbar ist. Sobald eine Rechnung ihre Nummer trägt, ist sie nach § 11 UStG dauerhaft unlöschbar — auch als Storno: Eine einmal vergebene Nummer muss bestehen bleiben, sonst wäre sie nicht mehr eindeutig „zur Identifizierung" nachvollziehbar. Der einzige Weg, eine fehlerhafte finalisierte Rechnung loszuwerden, ist Stornieren — die Nummer bleibt dabei erhalten, nur der Inhalt wird annulliert.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Schalte die Mehrfachauswahl über das Kästchen in der Werkzeugleiste ein. Es blendet Zeilen-Kästchen und ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite ein, samt Zähler „n Belege ausgewählt". Sobald mindestens eine Rechnung ausgewählt ist, erscheint darunter eine Leiste mit den verfügbaren Massenaktionen.

Mehrere Rechnungen auf einmal löschen

Die Schaltfläche Löschen in der Massenaktionsleiste ist nur aktiv, wenn alle ausgewählten Rechnungen Entwürfe sind — ist auch nur eine dabei bereits finalisiert, bleibt sie deaktiviert. Das verhindert schon in der Oberfläche, an genau der Stelle zu scheitern, an der eine finalisierte Rechnung ohnehin nicht löschbar wäre. Die Rückfrage nennt die Anzahl der betroffenen Belege und weist ausdrücklich darauf hin, dass sich das nicht rückgängig machen lässt — praktisch etwa zum Aufräumen von Entwürfen nach einem Import.

Rechnungen gesammelt per E-Mail versenden

Per E-Mail senden in der Massenaktionsleiste schickt alle ausgewählten, bereits finalisierten Rechnungen in einem Zug an ihre Kunden — genau der Schritt, den du am Monatsende für einen ganzen Rechnungslauf brauchst. Sind Entwürfe in der Auswahl, ist die Schaltfläche gesperrt (Entwürfe haben noch keine Nummer und damit kein versendbares PDF); Rechnungen ohne hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse überspringt der Dialog mit einer eigenen Warnung.

Betreff und Nachricht sind mit dem hinterlegten Standardtext aus den Beleg-Einstellungen vorbefüllt, du kannst beides vor dem Versand noch anpassen; der Betreff ist Pflicht. Unter Empfänger steht jede Adresse, an die eine Mail geht, mit der zugehörigen Belegnummer, die Schaltfläche Senden nennt die Zahl der Mails. flinkest verschickt maximal zwei Mails gleichzeitig und zeigt dabei einen Fortschrittsbalken; solange er läuft, lässt sich der Dialog nicht schließen. Nach dem Versand ist die Rechnung als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — sichtbar am Tag in der Liste. Dafür brauchst du die Berechtigung, Belege zu versenden.

Wenn einzelne Mails scheitern. Scheitert eine einzelne Mail, läuft der Rest der Auswahl trotzdem weiter. Gehen alle Mails hinaus, schließt sich der Dialog von selbst. Ist auch nur eine gescheitert, bleibt er nach dem Durchlauf offen und zeigt statt des Formulars die Zusammenfassung „n von m E-Mails konnten nicht gesendet werden" — darunter jede betroffene Rechnung mit Belegnummer, Empfängeradresse und dem Grund, warum die Mail nicht hinausging. So weißt du genau, welche Rechnungen du nach einer Korrektur, etwa der Kunden-E-Mail-Adresse, noch einmal verschicken musst; Schließen beendet den Dialog.

Konto und Kostenstelle für mehrere Rechnungen setzen

Konto / Kostenstelle setzen bereitet den Buchhaltungsexport vor: Du wählst ein Ertragskonto und/oder eine Kostenstelle aus den Stammdaten, „Anwenden" trägt beides auf alle Produktpositionen der ausgewählten Rechnungen ein. An den Positionen einer bereits finalisierten Rechnung ist das die einzige Änderung, die flinkest noch zulässt — der übrige Beleginhalt bleibt eingefroren, nur die Kontierung lässt sich nachträglich korrigieren, ohne dass du jeden Beleg einzeln öffnen musst. Auf einer stornierten Rechnung geht das allerdings nicht mehr: Ein Storno ist vollständig eingefroren, auch für die Kontierung.

Rechnungslauf

Zum Rechnungslauf wechseln

Ist der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen aktiviert, zeigt das Kopfmenü zusätzlich Rechnungsläufe — ein Klick bringt dich zur eigenen Seite Rechnungsläufe. Dort startest du den Sammellauf, der alle finalisierten, noch nicht verrechneten Lieferscheine — gruppiert je Kunde bzw. Lieferadresse — in einem Zug zu Rechnungen macht, wahlweise als Entwurf oder mit direktem Mailversand, und siehst die Historie vergangener Läufe samt Ausnahmen.

Export und Spalten

Liste exportieren

Für die Weitergabe — an den Steuerberater, eine Bank oder für eine eigene Auswertung — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die gewünschten Spalten samt Reihenfolge — darunter auch die Zahlstatus- und Proforma-Felder sowie die Steuerbefreiung; die Lieferadresse lässt sich zu einer zusammengesetzten Spalte bündeln. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export, sodass du gezielt nur ein Segment exportierst, etwa alle offenen Rechnungen eines Zeitraums.

Im Report-Builder auswerten

Manchmal reicht die Liste nicht: Du hast die Rechnungen schon auf einen Kunden gefiltert und willst jetzt den Umsatz je Monat sehen. Links neben dem Download-Symbol sitzt dafür das Symbol Im Report-Builder auswerten. Es öffnet im Report-Builder einen neuen Report auf dem Datensatz Rechnungsumsatz und übernimmt deine gesetzten Filter — Filter auf Felder, die der Report nicht kennt, fallen dabei weg. Das Symbol siehst du nur mit der Berechtigung, Berichte zu sehen.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Links stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst — etwa das Projekt oder das Bezahldatum —, rechts die aktuelle Auswahl, per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge zu bringen; das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unterhalb der Spaltenauswahl legst du zusätzlich die Standardsortierung fest.

Die Änderung gilt „für diese Liste für alle Benutzer" — keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und bei allen anderen greift, auch in bereits geöffneten Listen ohne Neuladen.

Verwandte Seiten

• Rechnungsdetails
• Rechnung bearbeiten
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• Kundendetails
• Mahnungen
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• Report-Builder
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Auftragsbestätigungsdetails
• Module
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Häufige Fragen

Warum zeigt eine finalisierte Rechnung in der Nummer-Spalte „Proforma" statt einer Nummer? Das ist eine Proforma-Rechnung: Sie bekommt beim Finalisieren nie eine Belegnummer, weil sie keine echte Forderung ist. Der Chip Proforma zeigt, dass der Beleg trotzdem fertig ist — er lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen. Solange eine Proforma-Rechnung noch nicht finalisiert ist, steht dort wie bei jedem anderen Entwurf „Entwurf".

Wie finde ich schnell alle überfälligen Rechnungen? Klicke oben auf den Schnellfilter fällig. Die Liste zeigt dann nur finalisierte, unbezahlte Rechnungen mit überschrittenem Fälligkeitsdatum und sortiert automatisch nach Fälligkeit — die dringendste zuerst. Von dort legst du auf der jeweiligen Detailseite bei Bedarf eine Mahnung an.

Warum lässt sich eine Rechnung nicht löschen? Sobald eine Rechnung ihre Belegnummer trägt (also finalisiert wurde), ist sie nach § 11 UStG dauerhaft unlöschbar — das gilt auch für eine stornierte Rechnung, ihre Nummer bleibt bestehen. Löschen geht nur bei einem Entwurf; eine fehlerhafte finalisierte Rechnung stornierst du stattdessen.

Was ist der Unterschied zwischen Stornieren und einer Gutschrift? Ein Storno annulliert die bestehende Rechnung an Ort und Stelle — Status wird „storniert", die Nummer bleibt, es entsteht kein neuer Beleg. Eine Gutschrift dagegen ist ein eigener Folgebeleg, der eine bereits verrechnete Leistung zurückabwickelt, während die Original-Rechnung unverändert bestehen bleibt.

Warum zeigt eine teilweise bezahlte Rechnung in der Liste „unbezahlt"? Die Zahlstatus-Spalte kennt nur bezahlt, überfällig und unbezahlt — eine Teilzahlung fällt dort unter „unbezahlt". Willst du gezielt teilweise bezahlte Rechnungen finden, nutze im Filterpanel unter „Basisdaten" den Filter Zahlungseingang mit dem Wert „Teilweise".

Warum sehe ich beim Duplizieren einer alten Rechnung ein anderes Belegdatum als erwartet? flinkest setzt das Datum eines Duplikats standardmäßig auf heute, hebt es aber an, falls bereits eine jüngere finalisierte, in flinkest geschriebene Rechnung existiert — die Reihenfolge von Belegdatum und Belegnummer muss chronologisch bleiben.