Lieferschein anlegen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06

Ein neuer Lieferschein beginnt immer beim Kunden: Erst wenn ein Empfänger gewählt und gespeichert ist, entsteht der Lieferschein-Entwurf — vorher gibt es nichts, woran Lieferadresse, Lieferdatum oder Positionen hängen könnten. Diese Seite beschreibt den Weg von der Schaltfläche Neu bis zum ersten gespeicherten Entwurf und zeigt, was flinkest dabei von selbst ausfüllt. Eines vorweg, weil es beim Lieferschein die häufigste Frage ist: Beim Anlegen und beim Speichern bewegt sich kein Lagerbestand. Wie es danach weitergeht, steht unter Lieferschein bearbeiten.

Leerer Anlegen-Bildschirm für einen Lieferschein mit dem Empfänger-Block links und der noch leeren Belegvorschau rechts

Hierher kommst du so

Der Weg führt über die Lieferscheinliste: oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Lieferscheine bearbeiten darf — ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Eine Proforma-Variante wie bei der Rechnung gibt es beim Lieferschein nicht.

Welche Belegart gerade entsteht, steht als Überschrift oben links: Neuer Lieferschein.

Nicht jeder Lieferschein muss so entstehen — aus einer Kommissionierung, aus der Regalbetreuung, aus einem Auftrag oder aus einem Vorbeleg kommt er fertig vorbelegt. Das steht weiter unten unter „Wenn der Lieferschein nicht über Neu entsteht".

Der noch leere Beleg

Solange kein Kunde gewählt ist, zeigt der Bildschirm bewusst wenig: links den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse, einer grünen Schaltfläche auswählen und einem Stift-Symbol am rechten Rand der Box, rechts unter Vorschau ein leeres Anzeigefenster mit Seitenzahl 0. Details, Lieferadresse, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext fehlen noch — sie brauchen einen gespeicherten Beleg, an dem sie hängen können, und erscheinen erst nach dem ersten Speichern. Auch die Schaltflächen Entwurf löschen und Lieferschein finalisieren oben rechts sind noch nicht da.

Über dem geteilten Bereich liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Schaltest du ihn aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger definieren

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular, das du auf diesem Bildschirm ausfüllst.

Dialog „Empfänger definieren" mit der Auswahl „Bestehender Kunde" und dem noch leeren Block für die Lieferadresse

Bestehender Kunde ist das entscheidende Feld. Die Auswahlliste zeigt zunächst die ersten 100 Kunden, jeweils mit Kundennummer, einem hinterlegten Alias-Namen in Klammern und der Anschrift. Tippst du in das Suchfeld Suchen..., sucht flinkest eine knappe halbe Sekunde nach der letzten Eingabe in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Stadt — beim Namen auch mit Tippfehlern. Sind es mehr Treffer als geladen, steht unten in der Liste, wie viele weitere Einträge es gibt, mit der Bitte, den Filter zu benutzen; durch Scrollen kommst du an sie nicht heran. Über das Symbol rechts neben der Liste legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt: Der Dialog Neuen Kunden anlegen speichert ihn und setzt ihn sofort in den Lieferschein ein. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht. Lieferscheine bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides in der Benutzerverwaltung.

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift als Rechnungs- und als Lieferadresse und zeigt sie im Dialog an. Darunter stehen die Möglichkeiten, davon abzuweichen:

Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Felder Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu lautet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
Kundenstammsatz aktualisieren — schreibt die geänderte Anschrift zusätzlich in die Kundendetails zurück. Übernommen werden dabei nur Straße, Postleitzahl, Stadt und Land, nicht der Name. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.
Abweichende Lieferadresse — öffnet eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt zu tippen; gibt es keinen, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden".

Beim Lieferschein zählt die Lieferadresse doppelt. Sie steht auf dem Beleg, sie ist eine Filtermöglichkeit in der Lieferscheinliste — und wenn du sie über Standorte dieses Kunden auswählst, bleibt der Lieferschein mit diesem Standort verknüpft. Nur dann kann flinkest das fertige PDF nach dem Finalisieren automatisch an die Lieferschein-Adresse dieses Standorts schicken. Tippst du dieselbe Anschrift von Hand ein, entfällt dieser Versand. Nimmst du den Haken Abweichende Lieferadresse wieder heraus, werden die Lieferadressfelder und die Standort-Verknüpfung geleert.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — ohne Empfänger gibt es keinen Lieferschein. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen vorher nach. Lässt du die Lieferadresse ganz leer, füllt flinkest sie beim Speichern mit der Rechnungsadresse.

Ist die UID-Nummer des Kunden ungültig, erscheint nach der Auswahl über dem Beleg der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" mit der Nummer dahinter. Der Hinweis blockiert nichts — er kommt nur, wenn das EU-Register die Nummer ausdrücklich ablehnt; ist das Register nicht erreichbar, bleibt es still.

Was beim ersten Speichern passiert

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem der Lieferschein entsteht. flinkest legt einen Entwurf an und belegt ihn in einem Zug vor:

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegdatum	der heutige Tag
Lieferdatum	leer — das trägst du selbst ein
Einleitungs- und Abschlusstext	die Lieferschein-Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern es eine steuerfreie ist (EU, Ausland, Bauleistung)
Summen	null — Positionen kommen erst danach
Belegstatus	Entwurf, ohne Lieferscheinnummer

Danach wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs. Der Bildschirm zeigt jetzt zusätzlich die Blöcke Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text, oben rechts kommen Entwurf löschen und Lieferschein finalisieren dazu. Gleichzeitig erzeugt flinkest das Beleg-PDF und zeigt es rechts in der Vorschau — mit dem Wasserzeichen „Entwurf". Der Zurück-Pfeil des Browsers führt von hier auf den leeren Anlegen-Bildschirm zurück, nicht auf den eben angelegten Entwurf. Der steht ab sofort in der Lieferscheinliste unter dem Schnellfilter Entwurf.

Der Lagerbestand bleibt unberührt. Das Speichern legt einen Beleg an, sonst nichts: Es wird nichts ausgebucht, nichts reserviert und nichts vorgemerkt. Auch später beim Erfassen einer Position passiert am Bestand nichts. Gebucht wird ausschließlich beim Finalisieren — bis dahin ist die Ware für jeden anderen Beleg weiterhin voll verfügbar. Zwei Entwürfe über denselben Artikel können deshalb problemlos nebeneinander stehen, und wer zuerst finalisiert, bekommt den Bestand.

Kein Zahlungsziel, keine Zahlungsbedingung. Der Block mit „zahlbar bis", Tagen netto und Skonto fehlt im Lieferschein mit Absicht — ein Lieferschein fordert kein Geld. Beides erfasst du erst in der Rechnung, die später daraus entsteht.

Das Belegdatum hat keine Untergrenze. Anders als bei einer Rechnung darf ein Lieferschein auch vor dem zuletzt ausgestellten Lieferschein datiert sein; du kannst ihn also nachtragen. Die Meldung „Receipt Date must be equal or greater than" — sie erscheint in dieser englischen Fassung — betrifft ausschließlich Rechnungen und kann dir hier nicht begegnen. Achte beim Nachtragen aber auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises: Der richtet sich nach dem Belegdatum.

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Ändert sich der Kunde später, wird dieser Lieferschein dadurch nicht nachträglich anders behandelt; maßgeblich ist von hier an die Angabe im Dialog Beleg Details. Auf dem Lieferschein-PDF sieht man davon nichts — Steuer wird dort nicht gedruckt —, aber die Angabe wandert in die spätere Rechnung.

Platzhalter in den Texten. Enthalten Einleitungs- oder Abschlusstext Platzhalter, setzt flinkest beim Anlegen die passenden Werte ein. Ein Platzhalter ohne Wert — etwa die Belegnummer, die es beim Entwurf noch nicht gibt — bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst.

Lieferdatum und Kopfdaten nachtragen

Nach dem Speichern erscheint der Block Details mit Belegdatum und Lieferdatum, dazu Projekt, Referenz und Umsatzart, sobald sie gesetzt sind. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details. Hier korrigierst du das Belegdatum (Pflichtfeld), trägst das Lieferdatum als Zeitraum von/bis oder als einzelnes Datum ein — die Schnellwahl bietet Heute, Gestern, Dieser Monat und Letzter Monat —, ordnest den Lieferschein einem Projekt zu, stellst unter Buchhaltung → Exportlieferungen die Umsatzart um, hinterlegst unter Anderes → Referenz etwa eine Bestellnummer des Kunden und erfasst Interne Notizen, die nie auf dem PDF erscheinen. Alle Felder sind ausführlich unter Lieferschein bearbeiten beschrieben.

Die ersten Positionen

Unter Positionen steht zunächst der Hinweis „Bitte einen der Buttons anklicken um eine Position zu erstellen". Es gibt drei Wege hinein:

Katalog — öffnet die Artikelauswahl Artikel auswählen mit Kategorien und Suchfeld. Ein Klick auf einen Artikel legt die Position an und öffnet sie sofort im Dialog Belegposition bearbeiten.
Manuell — legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht. Der Steuersatz ist mit dem Standardsatz aus den Einstellungen vorbelegt.
Weitere Optionen (Symbol mit drei Punkten) — Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren.

Was eine Katalogposition mitbringt. Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit, Beschreibung und das Standardlager des Artikels kommen vom Artikel, die Menge ist 1. Den Rabatt zieht flinkest aus den Kundenpreisen und prüft dabei in dieser Reihenfolge, wobei der erste Treffer gewinnt: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt. Auf die Schreibweise kommt es dabei an: Ein in Euro hinterlegter Sonderpreis für den einzelnen Artikel ist ein Festpreis, aus dem flinkest den Rabatt als Differenz zum Verkaufspreis errechnet. Ein in Euro hinterlegter Kategorie- oder Kundenrabatt ist dagegen ein Abschlag je Einheit, der vom Verkaufspreis abgezogen wird. Prozentwerte rechnen in allen drei Fällen vom Verkaufspreis. Alle Werte werden einmalig übernommen — ändert sich später etwas am Artikel oder an den Kundenkonditionen, wirkt das nicht rückwirkend.

Das Lager entscheidet über die spätere Ausbuchung. Bei einem lagergeführten Artikel zeigt der Positionsdialog die Gruppe Lager; das dort gewählte Lager wird beim Finalisieren belastet. Steht dort nichts, bewegt die Position keinen Bestand — abschließen lässt sich der Lieferschein trotzdem. Ist beim Artikel eine Chargen- oder Seriennummernpflicht hinterlegt, verlangt flinkest die Angabe nur im Lieferschein, weil nur er tatsächlich Ware bewegt; beide Angaben wandern in die Lagerbewegung und halten die Chargenverfolgung lückenlos.

Jede Position wird sofort gespeichert. Es gibt kein globales „Speichern": Der Dialog schreibt die Position direkt in den Lieferschein, danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch. Deshalb aktualisiert sich die Vorschau nach jeder Änderung. Ist in den Beleg-Einstellungen die Barcode-Erfassung eingeschaltet, kannst du über den Umschalter Barcodescanner an Artikel auch direkt einscannen.

Preise erfasst du trotzdem. Auf dem Lieferschein-PDF werden keine Preise gedruckt, gespeichert sind sie aber: Sie füllen die Spalte Summe der Lieferscheinliste und sind die Grundlage der Rechnung, die später daraus entsteht.

Aus dem Entwurf wird ein Lieferschein

Solange der Lieferschein Entwurf ist, hat er keine Lieferscheinnummer — in der Liste steht bei ihm „Entwurf". Die Nummer entsteht genau einmal, beim Klick auf Lieferschein finalisieren oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden." läuft alles in einem Zug: flinkest bucht das Lager aus, vergibt die Nummer, setzt den Status auf Beleg, meldet „Der Beleg wurde finalisiert" und führt dich in die Lieferscheindetails. Ab da ist der Beleg gesperrt; korrigieren lässt er sich nur noch über eine Stornierung.

Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Lieferscheine, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt; für den Moment der Vergabe sperrt flinkest sie gegen gleichzeitige Zugriffe.

Der Entwurf kostet nichts. Ein Entwurf, den du wieder verwirfst, hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis und keine Spur im Lager — genau deshalb wird beides erst am Ende erledigt. Über Entwurf löschen oben rechts verschwindet er samt seinen Positionen.

Und dann die Rechnung. Ein finalisierter Lieferschein gilt als „offen", solange er keinen Folgebeleg hat und nicht ausdrücklich vom Rechnungslauf ausgenommen wurde; ist in den Beleg-Einstellungen zusätzlich „nur unterschriebene" aktiv, fallen alle Lieferscheine ohne Unterschrift heraus. Verrechnet werden sie gesammelt über offene Lieferscheine verrechnen in der Rechnungsliste — je nach Einstellung pro Kunde oder pro Kunde und Lieferadresse gebündelt. Einen einzelnen Lieferschein kannst du auch direkt zu einer Rechnung weiterführen; danach ist er verknüpft und taucht im Lauf nicht mehr auf. Welche Lieferscheine dauerhaft ausgenommen sind, steht unter Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf.

Wenn der Lieferschein nicht über „Neu" entsteht

Fünf weitere Wege führen zu einem Lieferschein — und sie unterscheiden sich vor allem darin, woher die Positionen kommen:

Aus der Kommissionierung. Schließt jemand die Kommissionierung eines Auftrags ab — am Bildschirm oder in den mobilen Apps —, entsteht direkt ein fertiger, nummerierter Lieferschein: Positionen sind die tatsächlich gepickten Mengen, und der Lagerabgang wird im selben Zug gebucht. Dieser Lieferschein ist nie Entwurf und läuft nie über diesen Bildschirm.
Aus dem Auftrag ohne Kommissionierung. In den Bestelldetails erzeugt Beleg erstellen → Lieferschein erstellen einen Entwurf und öffnet ihn gleich zur Bearbeitung. Die Positionen kommen aus den Auftragspositionen, sortiert nach Artikelnummer; Menge, Bezeichnung, Beschreibung und Einheit werden übernommen, Preis und Rabatt aber frisch gegen die Konditionen dieses Kunden gerechnet. Bei jedem lagergeführten Artikel trägt flinkest das Standardlager ein, das Belegdatum ist der heutige Tag, und ein am Auftrag hinterlegter Wunschliefertermin wird zum Lieferdatum. Der Entwurf bleibt mit dem Auftrag verknüpft: Beim Finalisieren hält flinkest fest, was gegenüber dem Auftrag abweicht.
Aus der Regalbetreuung. Der Scan beim Kunden erzeugt einen Lieferschein-Entwurf, den du anschließend prüfst und finalisierst.
Aus Arbeitsberichten. Hakst du in der Arbeitsberichtsliste mehrere Berichte an, bietet Arbeitsberichte verrechnen neben Rechnung auch Lieferschein an. Daraus entsteht ein Entwurf, in dem jeder Arbeitsbericht mit einer eigenen Textzeile („Arbeitsbericht #…") beginnt und seine Positionen darunter stehen. Alle angehakten Berichte müssen zum selben Kunden gehören und dürfen keine Entwürfe mehr sein. Dieser Weg verlangt zwei Rechte: Arbeitsberichte bearbeiten und Lieferscheine bearbeiten. Fehlt das erste, bleibt die Schaltfläche Arbeitsberichte verrechnen gesperrt; fehlt das zweite, klappt sie nur noch Rechnung auf, der Eintrag Lieferschein fehlt dann ganz.
Aus einem Vorbeleg. Aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung lässt sich ein Lieferschein als Folgebeleg erzeugen — wie eine solche entsteht, steht unter Auftragsbestätigung anlegen. Die Positionen werden unverändert kopiert — samt Lager, Charge, Seriennummer, Preisen und Rabatten —, die Lieferadresse wandert mit, und beide Belege bleiben miteinander verknüpft. Einleitungs- und Abschlusstext kommen je nach den beiden Kästchen in den Beleg-Einstellungen entweder vom Vorbeleg oder aus Kunde beziehungsweise Einstellungen. Ein Angebot, aus dem ein Lieferschein entsteht, gilt damit als angenommen.

Aktionen

Lieferschein anlegen. Kunde im Dialog Empfänger definieren wählen, bei Bedarf die Lieferadresse anpassen, Speichern — fertig ist der Entwurf.

Abbrechen. Solange kein Kunde gespeichert ist, ist noch nichts entstanden: Der Bildschirm lässt sich einfach verlassen, es bleibt kein Entwurf zurück.

Kunde anlegen, der noch fehlt. Im Dialog Empfänger definieren über das Symbol neben der Kundenauswahl. Der neue Kunde wird gespeichert und gleich in den Lieferschein übernommen.

Weiterarbeiten. Nach dem Speichern bist du im Beleg-Editor. Alles Weitere — Positionen, Lager, Chargen, Texte, Finalisieren — steht unter Lieferschein bearbeiten.

Häufige Fragen

Wird beim Anlegen eines Lieferscheins schon Ware vom Lager abgebucht oder reserviert? Nein, weder noch. Ein Lieferschein-Entwurf bewegt keinen Bestand und legt auch keine Reservierung an — die Ware bleibt für jeden anderen Beleg voll verfügbar. Gebucht wird ausschließlich beim Finalisieren, und auch dann nur bei Positionen mit einem lagergeführten Artikel und einem ausgewählten Lager. Wer eine Ware „vormerken" will, hat dafür in flinkest also keinen Automatismus; wer zuerst finalisiert, bekommt den Bestand.

Warum kann ich beim Anlegen eines Lieferscheins nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil der Lieferschein noch nicht existiert. Positionen, Lieferdatum und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text.

Welches Belegdatum trägt ein frisch angelegter Lieferschein? Den heutigen Tag. Anders als bei Rechnungen gibt es beim Lieferschein keine Untergrenze — du darfst ihn auch zurückdatieren und damit nachtragen. Ändern lässt sich das Datum im Dialog Beleg Details. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises, denn der richtet sich nach dem Belegdatum.

Warum hat mein neuer Lieferschein keine Nummer? Ein Entwurf bekommt nie eine. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Würde flinkest schon Entwürfe nummerieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis — und weil der Zähler auch stornierte Lieferscheine mitzählt, darf keine Nummer zweimal herauskommen.

Wo trage ich das Lieferdatum ein? Es ist beim Anlegen bewusst leer. Nach dem ersten Speichern öffnest du den Block Details und trägst unter Lieferdatum einen Zeitraum von/bis oder ein einzelnes Datum ein; die Schnellwahl bietet Heute, Gestern, Dieser Monat und Letzter Monat. Das Datum wird auf den Lieferschein gedruckt.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld Suchen...: Gesucht wird in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Stadt, angezeigt werden die ersten 100 Treffer; darüber hinausgehende Treffer meldet die Liste am Ende, erreichbar sind sie nur über die Suche. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Wann wird aus dem Lieferschein eine Rechnung? Nicht von selbst. Sobald der Lieferschein finalisiert ist, gilt er als „offen" und erscheint in der Vorschau des Rechnungslaufs — gesammelt verrechnet wird er über offene Lieferscheine verrechnen in der Rechnungsliste, je nach Einstellung pro Kunde oder pro Kunde und Lieferadresse gebündelt. Alternativ führst du ihn einzeln zu einer Rechnung weiter. Beides verknüpft die Belege, danach taucht der Lieferschein im Lauf nicht mehr auf. Ist „nur unterschriebene" aktiv, kommt er erst nach der Unterschrift in den Lauf.

Ich habe den Bildschirm verlassen, ohne zu speichern — ist jetzt ein halber Entwurf da? Nein. Vor dem Speichern im Empfänger-Dialog ist noch nichts angelegt. Erst dieses Speichern erzeugt den Entwurf; ab da findest du ihn in der Lieferscheinliste unter dem Schnellfilter Entwurf.

Muss ich beim Anlegen schon ein Lager auswählen? Beim Anlegen gibt es dafür noch gar kein Feld — Lager, Charge und Seriennummer gehören zur einzelnen Position und kommen erst danach. Wichtig ist nur, dass sie vor dem Finalisieren stimmen: Genau das dort gewählte Lager wird belastet, und ohne Lager bewegt die Position keinen Bestand, obwohl der Artikel auf dem Lieferschein steht.