Lieferschein anlegen

/receipts/delivery-notes/new ist der einzige Weg, einen Lieferschein ohne Bezug zu einem vorherigen Beleg anzulegen — für die Abholung an der Ladentheke, eine Ad-hoc-Lieferung an einen Stammkunden oder eine Ersatzteil-Nachlieferung, für die es kein Angebot und keine Auftragsbestätigung gibt. Diese Seite beschreibt genau diesen Weg: von der Schaltfläche Neu bis zum ersten gespeicherten Entwurf. Alles, was danach kommt — Positionen erfassen, Kopfdaten nachtragen, finalisieren, stornieren, unterschreiben lassen —, steht auf Lieferschein bearbeiten.

Der Anlegen-Bildschirm vor der ersten Auswahl

Wie du hierher kommst und wer darf

Der Weg führt über die Lieferscheine: oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Lieferscheine bearbeiten darf; ohne dieses Recht führt auch der direkte Aufruf der Adresse auf die Fehlerseite. Eine Proforma-Variante wie bei der Rechnung gibt es beim Lieferschein nicht. Auch einen Direktweg wie bei der Rechnung — die globale Suche bietet dort bei passendem Suchbegriff die Direktaktion Neue Rechnung erstellen an — gibt es beim Lieferschein nicht; du musst tatsächlich über die Liste gehen. Oben links steht dabei die Überschrift Neuer Lieferschein.

Der leere Bildschirm zeigt nur den Empfänger

Solange kein Kunde gewählt ist, gibt es fachlich noch keinen Beleg — deshalb zeigt der Bildschirm bewusst wenig: links den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse und der grünen Schaltfläche auswählen, rechts die noch leere Vorschau. Details, Einleitungstext, Positionen, Abschlusstext und die Schaltflächen zum Löschen oder Finalisieren fehlen — sie brauchen einen gespeicherten Beleg, an dem sie hängen können, und erscheinen erst nach dem ersten Speichern. Ein Klick irgendwo auf den Empfänger-Block öffnet denselben Dialog wie die Schaltfläche auswählen, das ist also keine zweite Funktion, nur eine größere Klickfläche.

Die Belegvorschau ist von Anfang an da

Der Schalter Belegvorschau anzeigen und das Vorschau-Panel sind schon sichtbar, bevor überhaupt ein Kunde gewählt ist — auch wenn dort noch nichts zu sehen ist. Schaltest du die Vorschau aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben.

Den Empfänger festlegen

Ein Klick auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular, das du auf diesem Bildschirm ausfüllst — ohne Vorgängerbeleg ist der gewählte Kunde die einzige Quelle, aus der flinkest Adresse, Steuerstatus und Texte für den neuen Beleg ableiten kann.

Einen bestehenden Kunden wählen

Bestehender Kunde ist das entscheidende Feld; Speichern bleibt gesperrt, solange hier niemand gewählt ist. Hat dein Mandant insgesamt nicht mehr als 100 Kunden, zeigt die Liste sie von vornherein und filtert beim Tippen sofort innerhalb dieser bereits geladenen Einträge (Name, Alias-Name, Kundennummer) — ohne Toleranz für Tippfehler. Bei mehr als 100 Kunden sucht flinkest stattdessen serverseitig, eine knappe halbe Sekunde nach der letzten Eingabe, mit Toleranz für Tippfehler im Namen. In der Trefferliste steht fett der Name, rechts daneben — falls hinterlegt — die Kundennummer als Kästchen, darunter in einer eigenen Zeile ein hinterlegter Alias-Name und darunter die Anschrift einzeilig. Sobald du wählst, übernimmt flinkest die Anschrift des Kunden als Rechnungs- und als Lieferadresse und zeigt beides im Dialog an.

Einen neuen Kunden direkt aus dem Dialog anlegen

Existiert der Kunde noch nicht, musst du die Lieferscheinerfassung dafür nicht verlassen: Über das Symbol rechts neben der Kundenauswahl öffnet sich derselbe vollständige Anlege-Dialog wie auf der Seite Kunden — mit Typ, Name, UID-Prüfung, Adresse, Kontaktwegen, Zahlungskonditionen und eigenen Belegtexten. Ein Hinweis im Tab „Kommunikation" macht dabei ausdrücklich auf die Lieferschein-Versandeinstellung aufmerksam, falls sie noch nicht aktiv ist. Nach dem Speichern schließt sich der Kundendialog, und der neue Kunde steht bereits als gewählter Empfänger im Lieferschein-Dialog — du musst ihn nicht erneut suchen. Das Symbol erscheint nur, wenn du auch Kunden bearbeiten darfst.

Rechnungsadresse für diesen Beleg abweichend setzen

Rechnungsadresse ändern blendet die Felder Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein — mit dem Hinweis, dass Änderungen hier nur diesen einen Beleg betreffen, nicht den Kundenstammsatz. Willst du die Korrektur zusätzlich dauerhaft im Kundenstamm hinterlegen, hakst du Kundenstammsatz aktualisieren an; das schreibt Straße, Postleitzahl, Stadt und Land in die Kundendetails zurück, nicht den Namen. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Lieferadresse festlegen

Der häufigste Fall braucht keinen Zusatzklick: flinkest trägt die Kundenanschrift bereits automatisch als Lieferadresse ein, sobald du den Kunden wählst — auch ohne dass du etwas anhakst. Soll die Lieferung an eine andere Adresse gehen — eine Baustelle, eine Filiale, während die Zentrale die Rechnung bekommt —, aktivierst du Abweichende Lieferadresse: Es öffnen sich eigene Felder für Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land, die Von der Rechnungsadresse übernehmen mit einem Klick füllt. Sind beim Kunden Standorte hinterlegt, wählst du stattdessen unter Standorte dieses Kunden einen davon aus — hat der Kunde keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Das lohnt sich doppelt: Nur eine über den Standort-Picker gewählte Lieferadresse bleibt mit diesem Standort verknüpft, und nur dann kann flinkest ein unterschriebenes Lieferschein-PDF später automatisch an die dort hinterlegte Lieferschein-E-Mail-Adresse schicken. Tippst du dieselbe Anschrift stattdessen von Hand ein, entfällt dieser automatische Versand, auch wenn die Adresse identisch aussieht.

Hinweis bei ungültiger UID-Nummer

Ist die beim Kunden hinterlegte UID-Nummer laut dem EU-Register ungültig, erscheint nach der Auswahl über dem Beleg der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" mit der Nummer dahinter. Der Hinweis blockiert nichts — er erscheint nur, wenn das Register die Nummer ausdrücklich zurückweist; ist es nicht erreichbar oder liefert kein Ergebnis, bleibt es still.

Dialog ohne zu speichern schließen

Schließen verwirft den Dialog. Hast du noch keinen Kunden gewählt, passiert einfach nichts — der Bildschirm bleibt im leeren Zustand. Hast du bereits einen Kunden gewählt, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen"), damit eine schon getroffene Auswahl nicht versehentlich verloren geht.

Das erste Speichern

Speichern legt den Entwurf an

Speichern im Dialog Empfänger definieren ist der Moment, in dem der Lieferschein tatsächlich entsteht: flinkest legt ihn an, schließt den Dialog und führt dich direkt in den Beleg-Editor auf Lieferschein bearbeiten. Ohne gewählten Kunden bleibt Speichern gesperrt — und dieselbe Regel gilt auch im Hintergrund noch einmal: Ein Lieferschein ohne Empfänger lässt sich nicht anlegen, selbst wenn jemand die Oberfläche umgeht.

Der neue Beleg ist ein Entwurf ohne Nummer

Der neue Lieferschein trägt sofort den Status Entwurf, aber noch keine Lieferscheinnummer. Das ist beim Lieferschein kein technisches Detail, sondern folgt aus § 11 UStG: Eine Belegnummer darf nur einmalig vergeben werden, deshalb entsteht sie erst beim bewussten Finalisieren — nicht schon beim Anlegen, wo ein verworfener Entwurf sonst eine Lücke im Nummernkreis hinterlassen würde.

Kein Zahlungsziel und keine Zahlungsbedingung

Anders als bei der Rechnung legt flinkest beim Lieferschein kein Zahlungsziel und keine Zahlungsbedingung an — den Block dafür gibt es bei dieser Belegart gar nicht. Ein Lieferschein fordert kein Geld; beides entsteht erst auf der Rechnung, die später daraus wird.

Belegdatum ohne Untergrenze

Das Belegdatum wird mit dem heutigen Tag vorbelegt, hat beim Lieferschein aber — anders als bei der Rechnung — keine Untergrenze: Du darfst ihn auch vor dem zuletzt ausgestellten Lieferschein datieren und damit nachtragen. Die Meldung „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …" kennst du eventuell von der Rechnung; beim Lieferschein kann sie dir nicht begegnen. Achte beim Nachtragen trotzdem auf einen in den Beleg-Einstellungen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises — der richtet sich beim späteren Finalisieren nach dem Belegdatum, nicht nach dem Tag der Erfassung.

Einleitungs- und Abschlusstext werden vorbelegt

Einleitungs- und Abschlusstext übernimmt flinkest aus den Lieferschein-Vorlagen der Beleg-Einstellungen; ist beim gewählten Kunden ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser. Enthalten die Texte Platzhalter, löst flinkest die bereits bekannten Werte gleich auf — ein Platzhalter ohne Wert, allen voran die Belegnummer, die ein Entwurf noch nicht hat, bleibt zunächst als Text stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF ersetzt.

Steuerbefreiung wird einmalig vom Kunden übernommen

Trägt der gewählte Kunde eine steuerfreie Umsatzart, übernimmt flinkest sie beim Anlegen in den neuen Beleg: bei „Erlöse Ausland" und „Bauleistung" unbedingt, bei „Erlöse EU" dagegen nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist — eine innergemeinschaftliche Lieferung ist nur mit gültiger UID des Abnehmers steuerfrei. Fehlt sie, bleibt der neue Lieferschein trotz Umsatzart „Erlöse EU" steuerpflichtig, ohne dass dich beim Speichern eine Meldung darauf hinweist. Diese Übernahme passiert genau einmal, beim Anlegen: Der Status hängt von da an am Beleg, nicht mehr am Kunden. Wechselst du später — auf Lieferschein bearbeiten — den Kunden dieses bereits gespeicherten Belegs, wandert die Steuerbefreiung nicht automatisch mit; sie muss dann im Dialog „Beleg Details" unter „Buchhaltung" im Feld Steuerbefreiung / Reverse Charge von Hand nachgezogen werden. Auf dem Lieferschein-PDF sieht man von alldem nichts, weil dort keine Steuer gedruckt wird — die Angabe wirkt sich erst in der Rechnung aus, die später daraus entsteht.

Direktanlage ohne Vorgängerbeleg

Weil dieser Lieferschein keinen Vorgängerbeleg hat, trägt er nach dem Speichern auch keinen Rückverweis auf eine Auftragsbestätigung, einen Auftrag oder einen Arbeitsbericht. Das unterscheidet ihn datenseitig von den vier anderen Wegen, auf denen ein Lieferschein sonst entsteht — sie werden im nächsten Abschnitt beschrieben.

Wenn der Lieferschein nicht über „Neu" entsteht

Der weitaus häufigere Fall: Ein Lieferschein entsteht nicht über diesen Bildschirm, sondern fertig vorbelegt aus einem anderen Vorgang. Die folgenden fünf Wege unterscheiden sich vor allem darin, woher die Positionen kommen.

Aus der Kommissionierung

Schließt jemand die Kommissionierung eines Auftrags ab — am Bildschirm oder in den mobilen Apps, nur verfügbar mit aktiviertem Shop-Modul —, entsteht direkt ein fertiger, bereits nummerierter Lieferschein: Die Positionen sind die tatsächlich gepickten Mengen, und der Lagerabgang wird im selben Zug gebucht. Dieser Lieferschein ist nie Entwurf und durchläuft diesen Anlegen-Bildschirm nie.

Aus dem Auftrag ohne Kommissionierung

Ein Auftrag lässt sich auch ohne den Kommissionierungs-Schritt direkt zu einem Lieferschein-Entwurf umwandeln — ebenfalls Teil des Shop-Moduls. Die Positionen kommen dabei aus den Auftragspositionen, Preis und Rabatt werden aber neu gegen die Konditionen dieses Kunden gerechnet, bei lagergeführten Artikeln wird das Standardlager vorbelegt. Der entstehende Entwurf bleibt mit dem Auftrag verknüpft.

Aus der Regalbetreuung

Der Scan beim Kunden in der Regalbetreuung erzeugt ebenfalls einen Lieferschein-Entwurf, den du anschließend wie einen von Hand angelegten prüfst und finalisierst.

Aus Arbeitsberichten

Hakst du in der Arbeitsberichte-Liste mehrere abgeschlossene Berichte desselben Kunden an, bietet Arbeitsberichte verrechnen neben Rechnung auch Lieferschein an. Daraus entsteht ein Entwurf: Für jeden angehakten Bericht steht zunächst eine eigene Textzeile „Arbeitsbericht #…"; wie die eigentlichen Positionen mehrerer Berichte danach angeordnet werden, steuert die Gruppierung in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Dieser Weg braucht zwei Rechte: Arbeitsberichte bearbeiten für die Schaltfläche und Lieferscheine bearbeiten für den Menüeintrag Lieferschein — fehlt Letzteres, bleibt nur Rechnung übrig. Ist ein angehakter Bericht bereits an einem nicht stornierten Beleg abgerechnet, bricht die Sammlung mit der Meldung „Arbeitsbericht # wurde bereits abgerechnet" ab; erst nach dessen Stornierung lässt sich der Bericht erneut verrechnen.

Aus einem Vorbeleg

Aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung — wie eine solche entsteht, steht unter Auftragsbestätigung anlegen — lässt sich ein Lieferschein als Folgebeleg erzeugen. Die Positionen werden dabei 1:1 kopiert, samt Lager, Charge, Seriennummer, Preisen und Rabatten; die Lieferadresse wandert mit, und beide Belege bleiben miteinander verknüpft.

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Häufige Fragen

Wird beim Anlegen eines Lieferscheins schon Ware vom Lager abgebucht oder reserviert? Nein, weder noch. Ein Lieferschein-Entwurf bewegt keinen Bestand und legt keine Reservierung an — die Ware bleibt für jeden anderen Beleg voll verfügbar. Gebucht wird ausschließlich beim Finalisieren auf Lieferschein bearbeiten.

Warum kann ich beim Anlegen eines Lieferscheins nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil der Lieferschein noch nicht existiert. Positionen, Lieferdatum und Texte gehören zu einem gespeicherten Beleg. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach geht es auf Lieferschein bearbeiten weiter.

Warum hat mein neuer Lieferschein keine Nummer? Ein Entwurf bekommt nie eine. Vergeben wird sie genau einmal, beim späteren Finalisieren — würde flinkest schon Entwürfe nummerieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis.

Welches Belegdatum trägt ein frisch angelegter Lieferschein, und darf ich es zurückdatieren? Den heutigen Tag, mit der Möglichkeit, es nachträglich zu ändern. Anders als bei Rechnungen gibt es beim Lieferschein keine Untergrenze — du darfst ihn also auch zurückdatieren.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe im Suchfeld: Bei bis zu 100 Kunden wird die schon geladene Liste gefiltert, darüber sucht flinkest serverseitig mit Tippfehlertoleranz. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Der Kunde hat als Umsatzart „Erlöse EU" hinterlegt, der neue Lieferschein ist trotzdem nicht steuerfrei — warum? Dann fehlt am Kunden die UID-Nummer. Ohne sie übernimmt flinkest die Umsatzart beim Anlegen nicht, weil eine innergemeinschaftliche Lieferung nur mit gültiger UID des Abnehmers steuerfrei ist. UID am Kunden nachtragen — die Übernahme wirkt dann beim nächsten neu angelegten Beleg; ein bereits angelegter Lieferschein muss auf Lieferschein bearbeiten von Hand umgestellt werden.