Angebot anlegen

Diese Seite ist der erste Schritt eines neuen Angebots: das leere Formular, das nach einem Klick auf Neu in der Angebotsliste erscheint. Es fragt genau eine Sache ab — an wen das Angebot geht. Ein Angebot kennt keinen Entwurfszustand: Es entsteht erst als vollständiger, nummerierter Beleg, sobald ein Empfänger gewählt und gespeichert wurde — bis dahin gibt es fachlich nichts zu erfassen. Mit Speichern legt flinkest das Angebot an, vergibt sofort die Angebotsnummer und führt dich weiter in den Editor, wo Positionen und Texte dazukommen.

Grundzustand vor dem ersten Speichern

Die leere Maske

Oben steht Neues Angebot — und sonst nichts. Die Schaltflächen Angebot löschen und Vorschau und senden, die du aus Angebot bearbeiten kennst, erscheinen erst, wenn das Angebot existiert: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts zu versenden. Details, Positionen, Einleitungs- und Abschlusstext siehst du hier ebenfalls noch nicht — alle diese Bereiche hängen am Beleg, und den gibt es erst nach dem Speichern.

Berechtigung

Hierher kommt nur, wer Angebote bearbeiten darf. Ohne dieses Recht fehlt in der Angebotsliste schon die Schaltfläche Neu, und der direkte Aufruf der Adresse wird abgewiesen. Dasselbe Recht prüft flinkest beim Speichern noch einmal.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Er ist eingeschaltet, und rechts steht bereits der Bereich Vorschau — nur bleibt er leer. Das Beleg-PDF entsteht erst mit dem ersten Speichern; vorher gibt es kein Dokument, das sich anzeigen ließe. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger wählen

Die Empfänger-Box

Der einzige ausgefüllte Bereich der Seite heißt Empfänger. Er zeigt die Überschrift Adresse und darunter die Schaltfläche auswählen. Ein Klick darauf — oder auf die Box selbst — öffnet den Dialog Empfänger definieren. Der Weg führt zwingend über den Empfänger, weil alle anderen Bereiche des Editors erst mit dem gespeicherten Beleg entstehen.

Der Dialog „Empfänger definieren"

Der Dialog hat zwei Bereiche, Empfänger und Lieferadresse:

• Bestehender Kunde — Pflichtfeld und der einzige Eintrag, ohne den es nicht weitergeht. Zur Auswahl stehen deine Kunden; tippen genügt, die Liste filtert mit. Mit der Auswahl übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land des Kunden — als Empfängeranschrift und als Lieferadresse. Die übernommene Anschrift steht anschließend als Kästchen unter dem Feld.
• Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Felder Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis darunter sagt, was das bedeutet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
• Kundenstammsatz aktualisieren — dieser Haken erscheint nur, wenn du auch Kunden bearbeiten darfst. Er schreibt die geänderte Anschrift — Straße, Postleitzahl, Ort und Land — nach dem Speichern zusätzlich in den Kundenstammsatz zurück. Name und „zu Handen" bleiben davon unberührt.
• Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind Kunden-Standorte eingeschaltet, liegt am rechten Rand der Box ein Listen-Symbol; es öffnet die Lade Standorte dieses Kunden, aus der du eine hinterlegte Anschrift übernimmst, statt sie zu tippen. Gibt es keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden".

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — das ist die einzige Bedingung, Adressfelder, Lieferadresse und alles Weitere darfst du leer lassen. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob die Eingaben verloren gehen dürfen.

Neuen Kunden direkt anlegen

Rechts neben dem Auswahlfeld liegt eine kleine Schaltfläche mit einem Personen-Symbol, beschriftet Neuen Kunden anlegen — sie erscheint nur, wenn du Kunden anlegen darfst. Sie öffnet das Kundenformular in einem eigenen Dialog; hast du vorher schon etwas in die Suche getippt, steht das im Feld Name. Nach dem Speichern ist der neue Kunde sofort ausgewählt und seine Anschrift im Angebot eingetragen — ein Umweg über die Kundenliste ist nicht nötig.

Was beim Speichern passiert

Angebotsnummer, Belegdatum und Status

Speichern legt das Angebot in einem Zug an: Die Angebotsnummer wird sofort und endgültig vergeben — ein Angebot durchläuft keinen Entwurfszustand, den gesonderten Schritt „Finalisieren" gibt es hier nicht. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Angebote haben einen eigenen Nummernkreis. Die Vergabe läuft dabei unter einer internen Sperre: Legen zwei Personen im selben Moment ein Angebot an, wird die Nummernvergabe serialisiert — beide bekommen ihre eigene fortlaufende Nummer, ohne Fehlermeldung und ohne dass jemand erneut speichern muss.

Das Belegdatum ist der heutige Tag (lokale Zeit); ändern kannst du es anschließend im Editor im Dialog Beleg Details — anders als bei einer Rechnung darf ein Angebot jedes Datum tragen. Der Angebotsstatus startet auf offen.

Lieferadresse, Texte und Umsatzart

Die Lieferadresse wird gefüllt: Hast du keine eigene erfasst, übernimmt flinkest die Empfängeranschrift. Einleitungs- und Abschlusstext werden aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt — hat der Kunde einen eigenen Angebotstext hinterlegt, gewinnt dieser; Platzhalter darin, etwa der Kundenname, werden dabei einmalig durch die Werte dieses Angebots ersetzt.

Die Umsatzart kommt vom Kunden: Ist er als Exportlieferung oder Bauleistung geführt, ist das Angebot von Anfang an steuerfrei. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung gilt das zusätzlich nur, wenn beim Kunden eine UID-Nummer hinterlegt ist — fehlt sie, wird trotz dieser Umsatzart ganz normal mit Umsatzsteuer gerechnet. Ab jetzt gilt die Angabe am Beleg — eine spätere Änderung am Kunden besteuert dieses Angebot nicht rückwirkend anders. Das PDF wird erzeugt und ins Belegarchiv gelegt; ein Angebot trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf".

Danach landest du automatisch im Editor dieses Angebots. Dort kommen Positionen, Texte und die restlichen Kopfdaten dazu — beschrieben unter Angebot bearbeiten.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum

Beide Felder legt ein Angebot bewusst nicht an. Sie entstehen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die du später aus dem Angebot erzeugst.

Das Gültigkeitsdatum wird nur vorbelegt, wenn es Pflicht ist

Ist in den Beleg-Einstellungen unter Angebotsverfolgung der Haken Gültigkeitsdatum Pflicht nicht gesetzt, bleibt Gültig bis nach dem Anlegen leer — flinkest schlägt dann kein Datum vor. Ist der Haken gesetzt, trägt flinkest sofort ein Datum ein: das Belegdatum zuzüglich der dort hinterlegten Standard-Gültigkeit in Tagen (ohne eigene Angabe 14 Tage). Der Dialog Empfänger definieren hat dafür kein eigenes Feld — das Datum entsteht im Hintergrund beim Speichern. Nachsehen und ändern lässt es sich im Editor im Dialog Beleg Details unter Angebotsgültigkeit; der Datumswähler bietet dafür zusätzlich die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten. Ohne ein gesetztes Gültigkeitsdatum gibt es weder den automatischen Ablauf noch die Erinnerungs-E-Mail vor Ablauf — Details dazu bei Angebot bearbeiten.

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• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Wo lege ich ein neues Angebot an? In der Angebotsliste oben rechts über die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Angebote bearbeiten darf. Du landest in einem leeren Formular, das zuerst nach dem Empfänger fragt.

Warum kann ich beim neuen Angebot noch keine Positionen erfassen? Weil es den Beleg noch nicht gibt. Positionen, Kopfdaten und Texte hängen alle am gespeicherten Angebot. Wähle im Dialog Empfänger definieren einen Kunden und klicke auf Speichern — danach öffnet sich der Editor mit allen Bereichen.

Bekommt ein neues Angebot sofort eine Nummer? Ja. Anders als bei Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift gibt es beim Angebot keinen Entwurf und keinen Schritt „Finalisieren": Die Angebotsnummer wird schon beim ersten Speichern vergeben und ändert sich danach nicht mehr, auch wenn du das Belegdatum später verschiebst.

Mein neues Angebot hat schon ein Gültigkeitsdatum, obwohl ich keins eingetragen habe. Das ist so vorgesehen, wenn in den Beleg-Einstellungen unter Angebotsverfolgung der Haken Gültigkeitsdatum Pflicht gesetzt ist. flinkest trägt dann automatisch das Belegdatum zuzüglich der dort hinterlegten Standard-Gültigkeit in Tagen ein (ohne eigene Angabe 14 Tage) — der Empfänger-Dialog hat dafür kein eigenes Feld. Ändern lässt sich das Datum danach jederzeit im Dialog Beleg Details.

Mein neues Angebot ist trotz „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" beim Kunden nicht steuerfrei. Das ist so vorgesehen: Diese Umsatzart macht ein Angebot nur steuerfrei, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist. Fehlt sie, rechnet flinkest ganz normal mit Umsatzsteuer. Trag die UID-Nummer in den Kundendetails nach und lege das Angebot danach neu an — eine spätere Ergänzung wirkt nicht auf bereits angelegte Belege zurück.

Was passiert, wenn ich das Formular verlasse, ohne zu speichern? Nichts. Es wird kein Angebot angelegt und keine Angebotsnummer verbraucht. Erst Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Beleg an.

Kann ich statt eines neuen Angebots ein bestehendes kopieren? Ja — für ein Angebot, das einem früheren ähnelt, ist Duplizieren im Zeilenmenü der Angebotsliste oder in den Angebotsdetails der schnellere Weg: Die Kopie bringt alle Positionen samt Rabatten mit, bekommt eine eigene Nummer und startet wieder auf „offen".