Angebot anlegen

Diese Seite ist der erste Schritt eines neuen Angebots: das leere Formular, das nach einem Klick auf Neu in der Angebotsliste erscheint. Es fragt genau eine Sache ab — an wen das Angebot geht. Mit Speichern legt flinkest das Angebot an, vergibt sofort die Angebotsnummer und führt dich weiter in den Editor, wo Positionen und Texte dazukommen.

Kopfzeile

Oben steht Neues Angebot — und sonst nichts. Die Schaltflächen Angebot löschen und Vorschau und senden, die du aus Angebot bearbeiten kennst, erscheinen erst, wenn das Angebot existiert: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts zu versenden.

Berechtigung. Hierher kommt nur, wer Angebote bearbeiten darf. Ohne dieses Recht fehlt in der Angebotsliste schon die Schaltfläche Neu, und der direkte Aufruf der Adresse wird abgewiesen. Dasselbe Recht prüft flinkest beim Speichern noch einmal.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Er ist eingeschaltet, und rechts steht bereits der Bereich Vorschau — nur bleibt er leer. Das Beleg-PDF entsteht erst mit dem ersten Speichern; vorher gibt es kein Dokument, das sich anzeigen ließe. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger

Der einzige ausgefüllte Bereich der Seite heißt Empfänger. Er zeigt die Überschrift Adresse und darunter die Schaltfläche auswählen. Ein Klick darauf — oder auf die Box selbst — öffnet den Dialog Empfänger definieren.

Details, Positionen, Einleitungs- und Abschlusstext siehst du hier noch nicht. Alle diese Bereiche hängen am Beleg, und den gibt es erst nach dem Speichern. Deshalb führt der Weg zwingend über den Empfänger.

Der Dialog „Empfänger definieren"

Der Dialog hat zwei Bereiche, Empfänger und Lieferadresse:

• Bestehender Kunde — Pflichtfeld und der einzige Eintrag, ohne den es nicht weitergeht. Zur Auswahl stehen deine Kunden; tippen genügt, die Liste filtert mit. Mit der Auswahl übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land des Kunden — als Empfängeranschrift und als Lieferadresse. Die übernommene Anschrift steht anschließend als Kästchen unter dem Feld.
• Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Felder Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis darunter sagt, was das bedeutet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
• Kundenstammsatz aktualisieren — dieser Haken erscheint nur, wenn du auch Kunden bearbeiten darfst. Er schreibt die geänderte Anschrift — Straße, Postleitzahl, Ort und Land — nach dem Speichern zusätzlich in den Kundenstammsatz zurück. Name und „zu Handen" bleiben davon unberührt: Heißt der Kunde künftig anders, änderst du das beim Kunden selbst.
• Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind Kunden-Standorte eingeschaltet, liegt am rechten Rand der Box ein Listen-Symbol; es öffnet die Lade Standorte dieses Kunden, aus der du eine hinterlegte Anschrift übernimmst, statt sie zu tippen. Gibt es keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Mehr dazu unter Standortdetails.

Der Kunde ist noch gar nicht angelegt? Rechts neben dem Auswahlfeld liegt eine kleine Schaltfläche mit einem Personen-Symbol, beschriftet Neuen Kunden anlegen. Sie öffnet das Kundenformular in einem eigenen Dialog — hast du vorher schon etwas in die Suche getippt, steht das im Feld Name. Nach dem Speichern ist der neue Kunde sofort ausgewählt und seine Anschrift im Angebot eingetragen. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn du Kunden anlegen darfst.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist. Das ist die einzige Bedingung — Adressfelder, Lieferadresse und alles Weitere darfst du leer lassen. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob die Eingaben verloren gehen dürfen.

Was beim Speichern passiert

Speichern legt das Angebot an. In einem Zug passiert dabei:

• Die Angebotsnummer wird vergeben — sofort und endgültig. Ein Angebot durchläuft keinen Entwurfszustand; den gesonderten Schritt „Finalisieren", der bei einer Rechnung die Nummer vergibt, gibt es hier nicht. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Angebote haben einen eigenen Nummernkreis. Doppelte Nummern verhindert die Datenbank: Legen zwei Personen im selben Augenblick ein Angebot an, bekommt eine von beiden eine Fehlermeldung und muss noch einmal speichern.
• Das Belegdatum ist der heutige Tag. Ändern kannst du es anschließend im Editor im Dialog Beleg Details; anders als bei einer Rechnung darf ein Angebot jedes Datum tragen. Legst du ein Angebot in den ersten Stunden nach Mitternacht an, kann als Belegdatum noch der Vortag stehen — ein Blick in Beleg Details lohnt sich dann.
• Der Angebotsstatus startet auf „offen".
• Die Lieferadresse wird gefüllt: Hast du keine eigene erfasst, übernimmt flinkest die Empfängeranschrift.
• Einleitungs- und Abschlusstext werden vorbelegt — aus den Beleg-Einstellungen, und wenn beim Kunden ein eigener Angebotstext hinterlegt ist, gewinnt dieser. Platzhalter darin, etwa der Kundenname, werden dabei einmalig durch die Werte dieses Angebots ersetzt.
• Die Umsatzart kommt vom Kunden: Ist er als innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung geführt, ist das Angebot von Anfang an steuerfrei. Ab jetzt gilt die Angabe am Beleg — eine spätere Änderung am Kunden besteuert dieses Angebot nicht rückwirkend anders.
• Das PDF wird erzeugt und ins Belegarchiv gelegt. Ein Angebot trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf".

Danach landest du automatisch im Editor dieses Angebots. Dort kommen Positionen, Texte und die restlichen Kopfdaten dazu — beschrieben unter Angebot bearbeiten.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum. Beide Felder legt ein Angebot bewusst nicht an. Sie entstehen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die du später aus dem Angebot erzeugst.

Das Gültigkeitsdatum wird nicht vorbelegt. Nach dem Anlegen ist „Gültig bis" leer — flinkest schlägt kein Datum vor, auch keines aus den Einstellungen. Du trägst es im Editor im Dialog Beleg Details unter Angebotsgültigkeit ein; der Datumswähler bietet dafür die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten. Ohne dieses Datum gibt es weder den automatischen Ablauf noch die Erinnerungs-E-Mail vor Ablauf.

Warum „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein." schon beim Anlegen erscheint. In den Beleg-Einstellungen gibt es unter Angebotsverfolgung den Haken Gültigkeitsdatum Pflicht. Ist er gesetzt, prüft flinkest das Datum bei jedem Speichern eines Angebots — auch beim allerersten, denn ein Angebot ist ja von Anfang an ein fertiger Beleg. Der Dialog Empfänger definieren hat aber kein Feld für das Gültigkeitsdatum. Über Neu lässt sich dann kein Angebot mehr anlegen. Zwei Wege führen trotzdem zum Ziel: den Haken in den Beleg-Einstellungen wieder herausnehmen — oder ein vorhandenes Angebot mit Gültigkeitsdatum Duplizieren, denn die Kopie bringt das Datum mit, umgerechnet auf denselben Abstand zum neuen Belegdatum.

Aktionen

Ein neues Angebot beginnen. In der Angebotsliste oben rechts auf Neu. Das ist der einzige Weg hierher.

Abbrechen. Navigiere einfach woanders hin. Solange du im Dialog nicht gespeichert hast, entsteht kein Angebot: keine Nummer wird verbraucht, kein halbfertiger Beleg bleibt in der Liste liegen.

Statt neu anzulegen: kopieren. Für ein Angebot, das einem früheren ähnelt, ist Duplizieren im Zeilenmenü der Liste oder in den Angebotsdetails der schnellere Weg — die Kopie bringt alle Positionen samt Rabatten mit, bekommt eine eigene Nummer und startet wieder auf „offen".

Weiter geht es im Editor. Positionen aus dem Artikel-Katalog oder manuell, Gruppen, Überschriften, Texte: alles unter Angebot bearbeiten. Versenden, annehmen, ablehnen und Folgebelege stehen in den Angebotsdetails.

Kostenvoranschlag statt Angebot. Der Ablauf ist derselbe, die Belegart aber eine andere — mit eigener Liste und eigenem Nummernkreis. Angelegt wird er über Neu in den Kostenvoranschlägen.

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• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Wo lege ich ein neues Angebot an? In der Angebotsliste oben rechts über die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Angebote bearbeiten darf. Du landest in einem leeren Formular, das zuerst nach dem Empfänger fragt.

Warum kann ich beim neuen Angebot noch keine Positionen erfassen? Weil es den Beleg noch nicht gibt. Positionen, Kopfdaten und Texte hängen alle am gespeicherten Angebot. Wähle im Dialog Empfänger definieren einen Kunden und klicke auf Speichern — danach öffnet sich der Editor mit allen Bereichen.

Bekommt ein neues Angebot sofort eine Nummer? Ja. Anders als bei Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift gibt es beim Angebot keinen Entwurf und keinen Schritt „Finalisieren": Die Angebotsnummer wird schon beim ersten Speichern vergeben und ändert sich danach nicht mehr, auch wenn du das Belegdatum später verschiebst.

Warum verlangt flinkest ein Gültigkeitsdatum, obwohl der Dialog gar keines anbietet? Dann ist in den Beleg-Einstellungen unter Angebotsverfolgung der Haken Gültigkeitsdatum Pflicht gesetzt. Die Prüfung greift bei jedem Speichern eines Angebots, also auch beim Anlegen — im Empfänger-Dialog gibt es dafür aber kein Feld. Nimm den Haken heraus oder dupliziere ein vorhandenes Angebot, das ein Gültigkeitsdatum trägt.

Was passiert, wenn ich das Formular verlasse, ohne zu speichern? Nichts. Es wird kein Angebot angelegt und keine Angebotsnummer verbraucht. Erst Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Beleg an.

Kann ich die Anschrift nur für dieses eine Angebot ändern? Ja. Wähle den Kunden, klicke auf Rechnungsadresse ändern und passe die Felder an — die Änderung betrifft nur dieses Angebot. Soll sie auch beim Kunden gelten, setze zusätzlich den Haken Kundenstammsatz aktualisieren; er überträgt die Anschrift, nicht aber den Namen.

Der Kunde steht noch nicht im System — muss ich das Anlegen abbrechen? Nein. Neben dem Feld Bestehender Kunde liegt die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen; sie öffnet das Kundenformular direkt im Dialog. Nach dem Speichern ist der neue Kunde ausgewählt und seine Anschrift steht im Angebot. Dafür brauchst du das Recht, Kunden zu bearbeiten.

Woher kommen Einleitungs- und Abschlusstext des neuen Angebots? Aus den Beleg-Einstellungen. Ist beim Kunden ein eigener Angebotstext hinterlegt, gewinnt dieser. Beides wird beim Anlegen einmalig in das Angebot übernommen und lässt sich dort anschließend frei ändern; eine spätere Änderung der Vorlage wirkt nicht rückwirkend.