Angebotsdetails

Die Angebotsdetails sind die Belegakte des einzelnen Angebots — der Ort, an dem du nach dem ersten Speichern im Editor die eigentliche Kundenkommunikation abwickelst: das PDF genau so ansehen, wie es der Kunde bekommt, den Verhandlungsstand (offen/angenommen/abgelehnt/abgelaufen) direkt am Beleg umschalten, per E-Mail versenden und in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiterführen. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor.

Zugriff, Kopf und Navigation

Die Belegakte öffnen

Oben steht Angebot und die Angebotsnummer, darunter Belegdatum und Kundenname. Geöffnet wird die Seite nur mit der Berechtigung, Angebote anzusehen — ohne sie leitet flinkest sofort auf die Fehlerseite um. Der Aufruf trägt sich außerdem in dein Panel „Zuletzt besucht" ein, sodass du ohne erneute Suche zurückfindest.

Angebot bearbeiten

Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile führt in den Beleg-Editor. Ein Angebot bleibt dauerhaft änderbar, auch nach dem Versand und auch, wenn es schon angenommen ist — außer es ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs: dann öffnet sich der Editor zwar weiterhin, Menge, Preis und Beschreibung der Positionen lassen sich darin aber nicht mehr speichern. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du selbst Angebote bearbeiten darfst.

Angebot herunterladen

Schaltfläche Download öffnet das Angebots-PDF in einem neuen Fenster beziehungsweise legt es im Download-Ordner ab, benannt nach der Angebotsnummer.

Duplizieren

Schaltfläche Duplizieren in der Kopfzeile öffnet denselben Dialog wie in der Angebotsliste beschrieben: Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen, danach legt flinkest eine Kopie mit neuer Angebotsnummer an und öffnet sie zur Bearbeitung.

Folgebeleg erstellen

Schaltfläche Folgebeleg erstellen mit den Einträgen Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen — mechanisch identisch zum Weiterführen in der Angebotsliste, hier nur direkt aus der Belegakte heraus bedienbar, ohne den Umweg über die Liste. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du selbst Angebote bearbeiten darfst; von den drei Einträgen sind dann nur jene zu sehen, deren Zielbelegart du ebenfalls anlegen darfst — fehlen dir alle drei Rechte, fehlt die ganze Schaltfläche. Wird der Folgebeleg tatsächlich erstellt, springt das Angebot automatisch auf angenommen, falls es das noch nicht war — der Verkaufsakt ist die Annahme (Details zu den Alternativpositionen und was übernommen wird: Angebote).

Annehmen, ablehnen, wiedereröffnen

Ganz rechts liegen die farbigen Hauptschaltflächen — dieselbe Verhandlungsstatus-Maschine wie das Zeilenmenü der Angebotsliste, hier mit sofortigem Feedback am tatsächlichen Beleg (PDF-Vorschau und KPI-Box), weil du hier typischerweise während eines Telefonats mit dem Kunden sitzt. Bei einem offenen Angebot sind es angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot Angebot wiedereröffnen. Ein bereits angenommenes Angebot hat keine Statusschaltfläche mehr. Ein Klick setzt den Status sofort, ohne Rückfrage; flinkest meldet „Angebotsstatus geändert", lädt die Seite neu und hält den Wechsel mit altem und neuem Status im Änderungsprotokoll fest. Der Status ist eine reine Vertriebsinformation: Er sperrt nichts, verhindert kein Bearbeiten und ändert nichts am PDF — außer läuft auf dem Angebot ein Abrechnungsvorgang, dann ist er fixiert.

Per E-Mail senden

Hat der Kunde nur eine Adresse, öffnet die Schaltfläche per e-mail senden den Versanddialog direkt; sind zusätzlich an einem Standort des Kunden Adressen mit E-Mail hinterlegt, wählst du vorher über ein Dropdown aus, an wen es gehen soll. Details zum Dialog stehen unter „Angebot per E-Mail senden" weiter unten.

Menü hinter dem Punkte-Symbol

Was nicht in die Kopfzeile passt, rutscht in das Menü hinter dem Punkte-Symbol am Ende der Reihe — auf einem schmalen Fenster findest du dort alle Schaltflächen wieder. Fest darin stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie, unabhängig von der Fensterbreite.

Löschen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol auf Löschen. Nach einer Rückfrage verschwindet das Angebot samt seinen Positionen, und du landest wieder in der Angebotsliste. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf das Angebot. Wie bei der Liste bleibt das in jedem Angebotsstatus möglich — es gibt keinen Nummernschutz nach § 11 UStG. Ist das Angebot die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs, lässt es sich gar nicht löschen: Der Versuch scheitert mit einer Fehlermeldung, statt eine Rückfrage zu zeigen.

Überblick am rechten Rand (KPI-Box)

Kernkennzahlen

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Betrag — der Bruttobetrag des Angebots —, Datum, der Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und — sofern gesetzt — Gültig bis.

Gültig bis mit Live-Countdown

Unter dem Gültigkeitsdatum steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot und zeigt, seit wie vielen Tagen das Angebot abgelaufen ist. Das ist die zentrale Kennzahl dieser Seite: Wer ein Angebot öffnet, sieht sofort, ob nachgefasst werden muss — die Tagesarbeits-Sicht auf genau die Nachverfolgung, die der tägliche Cronjob automatisch vorantreibt (siehe Automatischer Ablauf und Erinnerung).

Beides erklärt einen scheinbaren Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Angebotsstatus dagegen erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein Angebot, dessen Datum gerade eben abgelaufen ist, steht deshalb kurzzeitig noch auf offen, obwohl darunter schon rot „abgelaufen" steht.

Empfänger und Adressen

Darunter folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Rechnungsadresse und, sofern sie abweicht, die Lieferadresse — sichtbar, sobald sie eigens gesetzt ist; ein reines Verknüpfen eines Kunden-Standorts allein reicht dafür nicht, die Adressfelder werden nur beim tatsächlichen Auswählen im Editor kopiert.

Aktivitäten und Dokumente

Aktivitäten

Unter der Eckdaten-Box liegt der Bereich Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um das Angebot, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine neue Aufgabe an, die schon mit diesem Angebot verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen". Solange nichts erfasst ist, steht dort ein Hinweis, dass es noch keine Aktivitäten gibt.

Dokumente

Daneben liegt Dokumente — Dateien, die du an diesem Angebot ablegst, per Ziehen auf die Fläche. Diese Dokumente kannst du beim Versand als zusätzliche Anhänge auswählen (siehe unten). Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Reiter Beleg (PDF-Vorschau)

Das Angebots-PDF ansehen

Der erste Reiter zeigt das Angebots-PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Es ist kein Vorschaubild, sondern genau das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Wie es aussieht, legst du im Belegdesign fest.

Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung am Angebot neu — reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Ändert ein zweiter Client den Beleg, aktualisiert sich die Vorschau hier ohne Neuladen der Seite.

Reiter Details

Kopfdaten im Überblick

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Allgemein mit Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; Empfänger mit dem Kontakt-Link auf den Kunden und der Adresse; Sonstiges mit der Lieferadresse, sofern eine abweichende erfasst ist; Interne Notizen, sofern im Editor eine hinterlegt ist — sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Vorgänger und Nachfolger

Ist aus dem Angebot ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein eine Zeile mit dessen Belegart und Nummer, die direkt dorthin führt — solange der Folgebeleg noch ein nicht finalisierter Entwurf ist, bleibt die Nummer dort leer. Umgekehrt zeigt der Folgebeleg zurück auf das Angebot. So lässt sich der Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen verfolgen. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Reiter Positionen

Die Positionsliste

Der dritte Reiter zeigt die Positionen des Angebots als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer. Die Zahl im Reiter nennt die Anzahl der Positionen. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Kennzeichen an einer Position — Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung; dazu das Konto, aber nur, wenn die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird — übernimmt sie die Steuerberatung, bleibt die Konto-Marke ausgeblendet.

Gruppen, Zwischensummen und Alternativpositionen

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; über der Tabelle gibt es dafür auch Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe die Zwischensumme eingeschaltet, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Summenrechnung und steuerfreie Belege

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, darunter je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — etwa als innergemeinschaftliche Lieferung, als Ausfuhrlieferung in ein Drittland, bei Bauleistung oder bei Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung komplett und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich. Maßgeblich ist dabei immer der Steuerstatus des Belegkopfs, nicht die Steuersätze einzelner (ggf. veralteter) Positionen.

Reiter Abrechnung

Angebot als Wurzel eines Abrechnungsvorgangs

Ein angenommenes Angebot kann — genau wie eine finalisierte Auftragsbestätigung — die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs sein: Der Auftrag wird dann nicht in einer einzigen Rechnung, sondern in mehreren Teil-, Anzahlungs- und einer abschließenden Schlussrechnung abgerechnet. In diesem Fall erscheint ein fünfter Reiter Abrechnung mit den Kennzahlen des Vorgangs, dem Rest je Position und der Liste seiner Rechnungen. Ausführlich erklärt in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung; hier nur die Besonderheiten, die dieser Zustand für das Angebot selbst mit sich bringt.

Status und Positionen sind gesperrt. Solange der Vorgang läuft, lässt sich der Angebotsstatus nicht mehr ändern — er bleibt angenommen, auch über die Schnittstelle. Das Angebot läuft außerdem nie mehr automatisch ab, selbst wenn ein Gültigkeitsdatum gesetzt ist. Die Positionen sind eingefroren: Menge, Preis und Beschreibung lassen sich nicht mehr ändern, nur Konto und Kostenstelle bleiben es. Auch Löschen ist dann nicht mehr möglich; die Schaltfläche bleibt zwar sichtbar, ein Versuch scheitert mit der Meldung „Dieser Beleg ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs und kann nicht gelöscht werden".

Der Reiter erscheint nur bei einem angenommenen Angebot und braucht das Recht, Rechnungen zu sehen; Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen anlegen sowie den Vorgang schließen oder wieder öffnen darf, wer zusätzlich Angebote und Rechnungen bearbeiten darf. Ein offenes oder abgelehntes Angebot sowie ein Kostenvoranschlag zeigen den Reiter nicht.

Reiter Änderungsprotokoll

Die Historie des Belegs

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Angebot getan hat: angelegt und geändert, aber auch die Vorgänge mit eigenem Namen wie Angebotsstatus geändert (mit vorherigem und neuem Status), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern und Betreff). Bei einer Feldänderung siehst du den alten und den neuen Wert nebeneinander. Diese Historie ist bei Angeboten besonders wichtig: Anders als eine Rechnung bleibt ein Angebot jederzeit frei änderbar — wer wann welchen Status oder welche Positionssumme geändert hat, hält allein dieses Protokoll fest. Es steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

Angebot per E-Mail senden

Der Versanddialog

Der Dialog per e-mail senden hat vier Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der E-Mail-Adresse des Kunden. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; jeder bekommt eine eigene Mail.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen (z. B. „Ihr Angebot #{number}").
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt und hier frei änderbar.
• Anhänge — das Angebots-PDF hängt immer automatisch an, mit dem Hinweis „Wird immer gesendet" (nicht abwählbar), weil der Server es ohnehin immer beilegt. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend am Angebot hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen, also allgemeine Beilagen wie AGB, und auf Dokumente an diesem Beleg.

Die Schaltfläche senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht. Versenden darf nur, wer die Berechtigung hat, Belege zu versenden.

Was beim Versand passiert

Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} — ersetzt flinkest beim Absenden durch die Werte dieses Angebots; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie eine Blindkopie. Danach zeigt sich einer von drei Zuständen:

1. Voller Erfolg — die Mail erreicht alle Empfänger: grüner Erfolgs-Toast, der Dialog schließt sich, das Angebot trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet.
2. Teilerfolg — mindestens ein Empfänger wurde erreicht, andere nicht: gelber Warn-Toast mit den nicht erreichten Adressen, der Dialog schließt trotzdem, das Kennzeichen wird ebenfalls gesetzt.
3. Kompletter Fehlschlag — kein Empfänger erreicht: roter Fehler-Toast, der Dialog bleibt mit deinen bisherigen Eingaben offen, kein Kennzeichen wird gesetzt, ein sofortiger erneuter Versuch ist möglich.

In der Angebotsliste ist Per E-Mail versendet zugleich ein Filter. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und dem, was der Mailserver zurückgemeldet hat; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt und bei der Bestellung. Zusätzlich landet ein Eintrag im Änderungsprotokoll.

E-Mail-Verlauf ansehen

Ist das Angebot verschickt, steht unter dem Titel das Kennzeichen Per E-Mail versendet, klickbar mit der Berechtigung, das E-Mail-Protokoll einzusehen. Ein Klick darauf — oder der Eintrag E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — öffnet den vollständigen Verlauf mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt.

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Häufige Fragen

Wie mache ich aus einem Angebot eine Rechnung? Öffne das Angebot und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen. Im Dialog kannst du optional Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen ankreuzen — lässt du ihn aus, übernimmt die Rechnung die Positionen unverändert vom Angebot. flinkest legt die Rechnung als Entwurf an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf angenommen. Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Folgebeleg erstellen" nicht? Entweder darfst du selbst keine Angebote bearbeiten, oder keine der drei Zielbelegarten. Angeboten werden nur Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, für die du zusätzlich das jeweilige Bearbeitungsrecht hast; fehlen dir alle drei Zielrechte, verschwindet die Schaltfläche ganz. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.

Was passiert mit Alternativpositionen, wenn ich aus dem Angebot einen Lieferschein oder eine Rechnung erstelle? Sie werden standardmäßig nicht übernommen. Im Dialog vor dem Erstellen zeigt flinkest eine eigene Zeile je Alternativposition mit einem eigenen Kästchen — hakst du keines an, fehlt jede davon auf dem neuen Beleg. Nur bei Auftragsbestätigung erstellen entfällt diese Auswahl.

Warum steht mein Angebot noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite gerechnet, der Status dagegen einmal täglich von einer automatischen Prüfung. Nach deren nächstem Lauf steht das Angebot auf abgelaufen. Über Angebot wiedereröffnen holst du es zurück auf offen.

Kann ich eine Datei zum Angebot mitschicken? Ja. Im Dialog per e-mail senden ziehst du Dateien in den Bereich Anhänge oder wählst über Bestehendes Dokument wählen eine Dokumentvorlage beziehungsweise ein bereits am Angebot abgelegtes Dokument aus. Das Angebots-PDF hängt immer automatisch an, du musst es nicht selbst anhängen.

Wie sehe ich, ob und wann das Angebot beim Kunden war? Ist es verschickt, steht unter dem Titel das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf — oder der Eintrag E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — öffnet den vollständigen Verlauf mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Kann ich ein angenommenes Angebot wieder auf offen setzen? Nein. Angebot wiedereröffnen gibt es nur bei abgelehnten und abgelaufenen Angeboten. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja meist schon die Grundlage eines Folgebelegs.

Warum lässt sich mein angenommenes Angebot nicht mehr löschen oder bearbeiten? Vermutlich ist es die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs — dann sind Status und Positionen gesperrt, solange Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen darauf laufen. Ein fünfter Reiter Abrechnung zeigt in diesem Fall die Details.