Angebotsdetails

Die Angebotsdetails sind die Belegakte des einzelnen Angebots — der Ort, an dem du nach dem ersten Speichern im Editor die eigentliche Kundenkommunikation abwickelst: das PDF genau so ansehen, wie es der Kunde bekommt, den Verhandlungsstand (offen/angenommen/abgelehnt/abgelaufen) direkt am Beleg umschalten, per E-Mail versenden und in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiterführen. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor.

Zugriff, Kopf und Navigation

Die Belegakte öffnen

Oben steht Angebot und die Angebotsnummer, darunter Belegdatum und Kundenname. Geöffnet wird die Seite nur mit der Berechtigung, Angebote anzusehen — ohne sie leitet flinkest sofort auf die Fehlerseite um. Der Aufruf trägt sich außerdem in dein Panel „Zuletzt besucht" ein, sodass du ohne erneute Suche zurückfindest.

Angebot bearbeiten

Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile führt in den Beleg-Editor. Ein Angebot bleibt dauerhaft änderbar, auch nach dem Versand und auch, wenn es schon angenommen ist — außer es ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs: dann öffnet sich der Editor zwar weiterhin, Menge, Preis und Beschreibung der Positionen lassen sich darin aber nicht mehr speichern. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du selbst Angebote bearbeiten darfst.

Angebot herunterladen

Schaltfläche Download öffnet das Angebots-PDF in einem neuen Fenster beziehungsweise legt es im Download-Ordner ab, benannt nach der Angebotsnummer.

Duplizieren

Schaltfläche Duplizieren in der Kopfzeile öffnet denselben Dialog wie in der Angebotsliste beschrieben: Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen, danach legt flinkest eine Kopie mit neuer Angebotsnummer an und öffnet sie zur Bearbeitung.

Folgebeleg erstellen

Schaltfläche Folgebeleg erstellen mit den Einträgen Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen (bei einem angenommenen Angebot unter Umständen zusätzlich die beiden Einträge für Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung) — mechanisch identisch zum Weiterführen in der Angebotsliste, hier nur direkt aus der Belegakte heraus bedienbar, ohne den Umweg über die Liste. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du selbst Angebote bearbeiten darfst; von den drei Einträgen sind dann nur jene zu sehen, deren Zielbelegart du ebenfalls anlegen darfst — fehlen dir alle drei Rechte, fehlt die ganze Schaltfläche. Wird der Folgebeleg tatsächlich erstellt, springt das Angebot automatisch auf angenommen, falls es das noch nicht war — der Verkaufsakt ist die Annahme (Details zu den Alternativpositionen und was übernommen wird: Angebote).

Im Dialog vor dem Erstellen stehen neben Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen zwei weitere Kästchen, die es nur beim Weiterführen in eine andere Belegart gibt, nicht beim Duplizieren: Referenz zum Ausgangsbeleg drucken (Standard: an) druckt auf dem neuen Beleg den Verweis auf dieses Angebot mit Nummer und Datum — nimmst du den Haken heraus, entfällt nur dieser Andruck, die Verknüpfung der beiden Belege bleibt trotzdem bestehen. Leistungszeitraum übernehmen übernimmt den am Angebot eingetragenen Leistungszeitraum. Vorangehakt ist es nur bei Rechnung erstellen, weil eine Rechnung den Leistungszeitraum angeben muss; bei Auftragsbestätigung erstellen und Lieferschein erstellen ist es aus — ohne Haken startet der neue Beleg ohne Zeitraum, weil ein Zeitraum aus dem Angebot beim Weiterführen oft nicht mehr stimmt. Du kannst den Haken in jedem Fall vor dem Bestätigen umstellen.

Lager im neuen Lieferschein. Bei Lieferschein erstellen bekommt jede Position mit lagergeführtem Artikel, an der noch kein Lager steht, das Standardlager des Artikels — aus diesem Lager bucht der Lieferschein später beim Finalisieren ab. Hat ein Artikel kein Standardlager, bleibt die Position im Lieferschein-Entwurf ohne Lager. Du trägst es in der Ansicht Lieferschein bearbeiten nach; bis dahin bricht das Finalisieren mit „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …" ab, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Eine über Rechnung erstellen erzeugte Rechnung rechnet das Angebot in einem Stück ab. Willst du ein angenommenes Angebot stattdessen in Etappen abrechnen, nimm die Einträge für Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung.

Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung erstellen

Ein angenommenes Angebot kann wie eine Auftragsbestätigung in Etappen abgerechnet werden — Anzahlung zu Beginn, Teilrechnungen mit dem Fortschritt, am Ende die Schlussrechnung. Eine eigene Auftragsbestätigung brauchst du dafür nicht. Ist das Angebot angenommen, bietet Folgebeleg erstellen zusätzlich Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen und Schlussrechnung erstellen. Beide wechseln in den Reiter Abrechnung und öffnen dort sofort den passenden Abrechnungs-Dialog: Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen stellt zuerst die Frage „Ist die abzurechnende Leistung bereits erbracht?" — ja wird eine Teilrechnung, nein eine Anzahlungsrechnung —, Schlussrechnung erstellen zeigt direkt die Vorschau mit den Restleistungen und dem Abzug bezahlter Anzahlungen. Existiert schon ein Schlussrechnungs-Entwurf, eine Schlussrechnung, oder ist der Vorgang geschlossen, erscheint statt des Dialogs ein Hinweis mit dem Grund („Es existiert bereits ein Schlussrechnungs-Entwurf" / „Es existiert bereits eine Schlussrechnung" / „Der Abrechnungsvorgang ist geschlossen"). Eine noch unbezahlte Anzahlungsrechnung hält den Dialog nicht auf — die Vorschau warnt davor, finalisieren lässt sich die Schlussrechnung erst, wenn jede Anzahlung bezahlt oder storniert ist. Ist keine Teil- oder Anzahlungsrechnung mehr möglich, erscheint ebenfalls ein Hinweis.

Wählst du bei einem angenommenen Angebot stattdessen Rechnung erstellen, weist dich der Dialog oben darauf hin: „Den Auftrag in Teilen abrechnen? Erstellen Sie stattdessen eine Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung." Die Schaltfläche In Teilen abrechnen daneben schließt den Dialog und öffnet stattdessen den Abrechnungs-Dialog mit der Frage nach der erbrachten Leistung.

Bei einem offenen, abgelehnten oder abgelaufenen Angebot gibt es weder die beiden Einträge noch den Hinweis — abgerechnet wird nur ein verbindlicher Auftrag. Außerdem gibt es sie nur, solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist (ab Werk ist es ausgeschaltet), und nur mit den Berechtigungen, Angebote und Rechnungen zu bearbeiten. Wie der ganze Ablauf funktioniert, mit Rechenbeispiel: Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Warnung vor doppelter Verrechnung

Wurde dieses Angebot schon einmal abgerechnet, fragt flinkest bei Rechnung erstellen zuerst nach, bevor der Dialog erscheint: Die Rückfrage Angebot bereits verrechnet nennt die vorhandenen Rechnungen mit Nummer — eine noch nicht finalisierte als „(Entwurf vom …)" — und will wissen, ob wirklich eine weitere Rechnung entstehen soll. Erst Ja, Rechnung erstellen führt weiter, Abbrechen lässt alles, wie es ist. Das schützt vor dem häufigsten Fehler beim Weiterführen: dieselbe Leistung zweimal in Rechnung zu stellen. Gezählt werden dabei nicht nur Rechnungen direkt aus dem Angebot, sondern auch solche, die über die Auftragsbestätigung oder den Lieferschein daraus entstanden sind — einschließlich einer Sammelrechnung aus dem Rechnungslauf. Stornierte Rechnungen zählen nicht. Ist noch keine Rechnung vorhanden, öffnet sich der Dialog sofort ohne Rückfrage.

Annehmen, ablehnen, wiedereröffnen

Ganz rechts liegen die farbigen Hauptschaltflächen — dieselbe Verhandlungsstatus-Maschine wie das Zeilenmenü der Angebotsliste, hier mit sofortigem Feedback am tatsächlichen Beleg (PDF-Vorschau und KPI-Box), weil du hier typischerweise während eines Telefonats mit dem Kunden sitzt. Bei einem offenen Angebot sind es angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot Angebot wiedereröffnen. Ein bereits angenommenes Angebot hat keine Statusschaltfläche mehr. Ein Klick setzt den Status sofort, ohne Rückfrage; flinkest meldet „Angebotsstatus geändert", lädt die Seite neu und hält den Wechsel mit altem und neuem Status im Änderungsprotokoll fest. Der Status ist eine reine Vertriebsinformation: Er sperrt nichts, verhindert kein Bearbeiten und ändert nichts am PDF — außer läuft auf dem Angebot ein Abrechnungsvorgang, dann ist er fixiert.

Per E-Mail senden

Hat der Kunde nur eine Adresse, öffnet die Schaltfläche Per E-Mail senden den Versanddialog direkt; sind zusätzlich an einem Standort des Kunden Adressen mit E-Mail hinterlegt, wählst du vorher über ein Dropdown aus, an wen es gehen soll. Details zum Dialog stehen unter „Angebot per E-Mail senden" weiter unten.

Menü hinter dem Punkte-Symbol

Was nicht in die Kopfzeile passt, rutscht in das Menü hinter dem Punkte-Symbol am Ende der Reihe — auf einem schmalen Fenster findest du dort alle Schaltflächen wieder. Fest darin stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie, unabhängig von der Fensterbreite.

Löschen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol auf Löschen. Nach einer Rückfrage verschwindet das Angebot samt seinen Positionen, und du landest wieder in der Angebotsliste. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf das Angebot. Wie bei der Liste bleibt das in jedem Angebotsstatus möglich — es gibt keinen Nummernschutz nach § 11 UStG. Ist das Angebot die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs, lässt es sich gar nicht löschen: Der Versuch scheitert mit einer Fehlermeldung, statt eine Rückfrage zu zeigen.

Überblick am rechten Rand (KPI-Box)

Kernkennzahlen

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Betrag — der Bruttobetrag des Angebots —, Datum, der Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und — sofern gesetzt — Gültig bis.

Gültig bis mit Live-Countdown

Unter dem Gültigkeitsdatum steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot und zeigt, seit wie vielen Tagen das Angebot abgelaufen ist. Das ist die zentrale Kennzahl dieser Seite: Wer ein Angebot öffnet, sieht sofort, ob nachgefasst werden muss — die Tagesarbeits-Sicht auf genau die Nachverfolgung, die der tägliche Cronjob automatisch vorantreibt (siehe Automatischer Ablauf und Erinnerung).

Beides erklärt einen scheinbaren Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Angebotsstatus dagegen erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein Angebot, dessen Datum gerade eben abgelaufen ist, steht deshalb kurzzeitig noch auf offen, obwohl darunter schon rot „abgelaufen" steht.

Empfänger und Adressen

Darunter folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Rechnungsadresse und, sofern Name oder Anschrift davon abweichen, die Lieferadresse mit ihrem Namen fett über der Anschrift — schon ein anderer Name reicht. Gesetzt sein muss sie dafür eigens; ein reines Verknüpfen eines Kunden-Standorts allein reicht nicht, die Adressfelder werden nur beim tatsächlichen Auswählen im Editor kopiert.

Aktivitäten und Dokumente

Aktivitäten

Unter der Eckdaten-Box liegt der Bereich Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um das Angebot, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine neue Aufgabe an, die schon mit diesem Angebot verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen". Solange nichts erfasst ist, steht dort ein Hinweis, dass es noch keine Aktivitäten gibt.

Dokumente

Daneben liegt Dokumente — Dateien, die du an diesem Angebot ablegst, per Ziehen auf die Fläche. Diese Dokumente kannst du beim Versand als zusätzliche Anhänge auswählen (siehe unten). Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Reiter Beleg (PDF-Vorschau)

Das Angebots-PDF ansehen

Der erste Reiter zeigt das Angebots-PDF in einem Betrachter zum Blättern und Zoomen. Eigene Schaltflächen zum Drucken oder Herunterladen hat der Betrachter nicht — die Datei holst du dir über Download in der Kopfzeile. Es ist kein Vorschaubild, sondern genau das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Wie es aussieht, legst du im Belegdesign fest.

Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung am Angebot neu — reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Ändert ein zweiter Client den Beleg, aktualisiert sich die Vorschau hier ohne Neuladen der Seite.

Reiter Details

Kopfdaten im Überblick

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Allgemein mit Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von, dazu gegebenenfalls Vorgänger, Folgebeleg und das zugeordnete Projekt; Empfänger mit dem Kontakt-Link auf den Kunden und der Adresse; Sonstiges mit der Lieferadresse samt ihrem Namen, sofern eine erfasst ist; Interne Notizen, sofern im Editor eine hinterlegt ist — sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Vorgänger und Nachfolger

Ist aus dem Angebot ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein eine Zeile mit dessen Belegart und Nummer, die direkt dorthin führt — solange der Folgebeleg noch ein nicht finalisierter Entwurf ist, bleibt die Nummer dort leer. Umgekehrt zeigt der Folgebeleg zurück auf das Angebot. So lässt sich der Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen verfolgen. Die Zeile erscheint nur, wenn du die Belegart des verknüpften Belegs auch sehen darfst — wer etwa nur Angebote sehen darf, bekommt die Rechnung dahinter nicht angezeigt. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Zugeordnetes Projekt

Gehört das Angebot zu einem größeren Auftrag — etwa der Sanierung eines ganzen Gebäudes —, ordnest du es im Editor über das Feld Projekt einem Projekt zu. Hier im Block Allgemein steht es dann in der Zeile Projekt: die Projektnummer (sofern vergeben), der Projektname als Link auf die Projektdetails und daneben der aktuelle Projektstatus (geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen oder abgebrochen). So siehst du direkt am Angebot, zu welchem Vorhaben es gehört und ob dieses noch läuft, und kommst mit einem Klick in die Projektakte mit allen weiteren Belegen und Arbeitsberichten dazu. Ist kein Projekt zugeordnet, fehlt die Zeile. Die Projektdetails öffnen sich über den Link nur, wenn du Projekte ansehen darfst und das Modul Projekte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Reiter Positionen

Die Positionsliste

Der dritte Reiter zeigt die Positionen des Angebots als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer. Die Zahl im Reiter nennt die Anzahl der Positionen. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Kennzeichen an einer Position — Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung; dazu das Konto, aber nur, wenn die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird — übernimmt sie die Steuerberatung, bleibt die Konto-Marke ausgeblendet.

Gruppen, Zwischensummen und Alternativpositionen

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; über der Tabelle gibt es dafür auch Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe die Zwischensumme eingeschaltet, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Summenrechnung und steuerfreie Belege

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, darunter je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — etwa als innergemeinschaftliche Lieferung, als Ausfuhrlieferung in ein Drittland, bei Bauleistung oder bei Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung komplett und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich. Maßgeblich ist dabei immer der Steuerstatus des Belegkopfs, nicht die Steuersätze einzelner (ggf. veralteter) Positionen.

Reiter Abrechnung

Angebot als Wurzel eines Abrechnungsvorgangs

Ein angenommenes Angebot kann — genau wie eine finalisierte Auftragsbestätigung — die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs sein: Der Auftrag wird dann nicht in einer einzigen Rechnung, sondern in mehreren Teil-, Anzahlungs- und einer abschließenden Schlussrechnung abgerechnet. Dafür hat ein angenommenes Angebot einen fünften Reiter Abrechnung mit den Kennzahlen des Vorgangs, dem Rest je Position und der Liste seiner Rechnungen; von hier aus — oder über Folgebeleg erstellen — legst du die Rechnungen an. Ausführlich erklärt in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung; hier nur die Besonderheiten, die dieser Zustand für das Angebot selbst mit sich bringt.

Status und Positionen sind gesperrt. Solange der Vorgang läuft, lässt sich der Angebotsstatus nicht mehr ändern — er bleibt angenommen, auch über die Schnittstelle. Das Angebot läuft außerdem nie mehr automatisch ab, selbst wenn ein Gültigkeitsdatum gesetzt ist. Die Positionen sind eingefroren: Menge, Preis und Beschreibung lassen sich nicht mehr ändern, nur Konto und Kostenstelle bleiben es. Auch Löschen ist dann nicht mehr möglich; die Schaltfläche bleibt zwar sichtbar, ein Versuch scheitert mit der Meldung „Dieser Beleg ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs und kann nicht gelöscht werden".

Der Reiter erscheint nur bei einem angenommenen Angebot, solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und braucht das Recht, Rechnungen zu sehen; Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen anlegen sowie den Vorgang schließen oder wieder öffnen darf, wer zusätzlich Angebote und Rechnungen bearbeiten darf. Ist das Modul ausgeschaltet, zeigt ein angenommenes Angebot den Reiter nur noch, wenn es schon einen Abrechnungsvorgang hat — dann ohne die Schaltflächen Teil-/Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung: Bestehende Rechnungen und Kennzahlen bleiben einsehbar, Schließen und Wiederöffnen des Vorgangs bleiben möglich, nur neue Rechnungen dieser Art entstehen keine mehr. Ein offenes oder abgelehntes Angebot sowie ein Kostenvoranschlag zeigen den Reiter nie.

Reiter Änderungsprotokoll

Die Historie des Belegs

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Angebot getan hat: angelegt und geändert, aber auch die Vorgänge mit eigenem Namen wie Angebotsstatus geändert (mit vorherigem und neuem Status), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern, gegebenenfalls CC- und den im Dialog eingetragenen BCC-Adressen, und Betreff; die Kopie-Empfänger aus den Beleg-Einstellungen stehen dort nicht). Bei einer Feldänderung siehst du den alten und den neuen Wert nebeneinander. Diese Historie ist bei Angeboten besonders wichtig: Anders als eine Rechnung bleibt ein Angebot jederzeit frei änderbar — wer wann welchen Status oder welche Positionssumme geändert hat, hält allein dieses Protokoll fest. Es steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

Angebot per E-Mail senden

Der Versanddialog

Der Dialog Per E-Mail senden hat diese Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der E-Mail-Adresse des Kunden. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; sie bekommen alle dieselbe Mail und sehen einander in der Empfängerzeile. Rechts neben dem Feld blendet CC / BCC zwei weitere Adresszeilen ein (siehe CC und BCC).
• Absenderkonto — nur sichtbar, wenn dein Benutzer das Recht hat, den Absender zu ändern, und für euren Betrieb mehr als ein aktives E-Mail-Konto eingerichtet ist. Damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes Konto als das Standardkonto, ohne dieses selbst zu ändern.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen und bereits mit den echten Werten dieses Angebots gefüllt: Aus „Ihr Angebot #{number}" wird schon im Dialog die tatsächliche Angebotsnummer.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt, ebenfalls schon mit den Werten dieses Angebots, und hier frei änderbar.
• Anhänge — das Angebots-PDF hängt immer automatisch an, mit dem Hinweis „Wird immer gesendet" (nicht abwählbar), weil der Server es ohnehin immer beilegt. Zusätzlich kannst du Dateien bis jeweils 25 MB auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend am Angebot hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen, also allgemeine Beilagen wie AGB, und auf Dokumente an diesem Beleg. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn es mindestens eine solche Datei gibt. Kommen die zusätzlichen Anhänge zusammen auf mehr als 22 MB, warnt ein Hinweis über der Ablagefläche samt aktueller Gesamtgröße, dass der Mailanbieter die Mail möglicherweise ablehnt — das Angebots-PDF ist darin noch nicht eingerechnet und kommt obendrauf. Der Hinweis sperrt nichts; lass im Zweifel eine Datei weg oder verschick sie getrennt.

Die Schaltfläche Senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind oder in CC beziehungsweise BCC eine ungültige Adresse steht, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht. Ist für euren Betrieb noch gar kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …" und Senden bleibt ebenfalls gesperrt, bis unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten ein Konto verbunden ist. Versenden darf nur, wer die Berechtigung hat, Belege zu versenden.

Kopie an weitere Empfänger: CC und BCC

Oft soll ein Angebot nicht nur an den Ansprechpartner gehen, sondern zur Kenntnis auch an jemand anderen — den Planer, den Einkauf des Kunden oder deinen eigenen Außendienst. Ein Klick auf CC / BCC rechts neben dem Empfängerfeld blendet dafür die Zeilen CC und BCC ein, mit derselben Adress-Eingabe samt Vorschlägen wie beim Empfänger. CC-Empfänger sind für alle sichtbar, die die Mail bekommen; BCC-Empfänger bekommen dieselbe Mail, ohne dass die anderen davon erfahren — das Fragezeichen neben den beiden Beschriftungen erklärt den Unterschied auch direkt im Dialog. Weil Empfänger und CC einander sehen, gehört jede Adresse, die der Kunde nicht sehen soll, ins BCC.

Ein erneuter Klick auf CC / BCC klappt die beiden Zeilen wieder zu und leert sie dabei — was du nicht mehr siehst, geht auch nicht mit. Eine ungültige Adresse in CC oder BCC sperrt Senden genauso wie eine ungültige Empfängeradresse.

Was beim Versand passiert

flinkest verschickt eine gemeinsame Mail an alle Empfänger, samt CC und BCC. Platzhalter, die du im Dialog selbst neu in Betreff oder Text einträgst — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} —, ersetzt flinkest beim Absenden durch die Werte dieses Angebots; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen unter Kopie des Beleges senden Kopie-Empfänger hinterlegt, bekommen sie die Mail als Blindkopie — zusätzlich zu den BCC-Adressen, die du selbst einträgst, nicht an deren Stelle. Steht eine Adresse mehrfach im Dialog, etwa als Empfänger und zugleich im CC, bekommt sie die Mail nur einmal. Danach zeigt sich einer von zwei Zuständen:

1. Erfolg — die Mail ist hinausgegangen: grüne Erfolgsmeldung, der Dialog schließt sich, das Angebot trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet.
2. Fehlschlag — die Mail konnte nicht verschickt werden: rote Meldung „E-Mail konnte nicht gesendet werden", der Dialog bleibt mit deinen bisherigen Eingaben offen, kein Kennzeichen wird gesetzt, ein sofortiger erneuter Versuch ist möglich. Weil es nur eine gemeinsame Mail gibt, gilt das Ergebnis immer für alle Adressen zugleich.

In der Angebotsliste ist Per E-Mail versendet zugleich ein Filter. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und dem, was der Mailserver zurückgemeldet hat; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt und bei der Bestellung. Zusätzlich landet ein Eintrag im Änderungsprotokoll.

E-Mail-Verlauf ansehen

Ist das Angebot verschickt, steht unter dem Titel das Kennzeichen Per E-Mail versendet, klickbar mit der Berechtigung, das E-Mail-Protokoll einzusehen. Ein Klick darauf — oder der Eintrag E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — öffnet den vollständigen Verlauf mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt.

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Häufige Fragen

Wie mache ich aus einem Angebot eine Rechnung? Öffne das Angebot und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen. Im Dialog kannst du optional Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen ankreuzen — lässt du ihn aus, übernimmt die Rechnung die Positionen unverändert vom Angebot. flinkest legt die Rechnung als Entwurf an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf angenommen. Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren. Gibt es zu dem Angebot schon eine Rechnung, fragt flinkest vorher nach, ob wirklich eine weitere entstehen soll.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Folgebeleg erstellen" nicht? Entweder darfst du selbst keine Angebote bearbeiten, oder keine der drei Zielbelegarten. Angeboten werden nur Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, für die du zusätzlich das jeweilige Bearbeitungsrecht hast; fehlen dir alle drei Zielrechte, verschwindet die Schaltfläche ganz. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.

Was passiert mit Alternativpositionen, wenn ich aus dem Angebot einen Lieferschein oder eine Rechnung erstelle? Sie werden standardmäßig nicht übernommen. Im Dialog vor dem Erstellen zeigt flinkest eine eigene Zeile je Alternativposition mit einem eigenen Kästchen — hakst du keines an, fehlt jede davon auf dem neuen Beleg. Nur bei Auftragsbestätigung erstellen entfällt diese Auswahl.

Warum steht mein Angebot noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite gerechnet, der Status dagegen einmal täglich von einer automatischen Prüfung. Nach deren nächstem Lauf steht das Angebot auf abgelaufen. Über Angebot wiedereröffnen holst du es zurück auf offen.

Kann ich eine Datei zum Angebot mitschicken? Ja. Im Dialog Per E-Mail senden ziehst du Dateien in den Bereich Anhänge oder wählst über Bestehendes Dokument wählen eine Dokumentvorlage beziehungsweise ein bereits am Angebot abgelegtes Dokument aus — diese Schaltfläche gibt es, sobald mindestens eine solche Datei vorhanden ist. Das Angebots-PDF hängt immer automatisch an, du musst es nicht selbst anhängen.

Wie sehe ich, ob und wann das Angebot beim Kunden war? Ist es verschickt, steht unter dem Titel das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf — oder der Eintrag E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — öffnet den vollständigen Verlauf mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Kann ich ein angenommenes Angebot wieder auf offen setzen? Nein. Angebot wiedereröffnen gibt es nur bei abgelehnten und abgelaufenen Angeboten. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja meist schon die Grundlage eines Folgebelegs.

Warum lässt sich mein angenommenes Angebot nicht mehr löschen oder bearbeiten? Vermutlich ist es die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs — dann sind Status und Positionen gesperrt, solange Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen darauf laufen. Ein fünfter Reiter Abrechnung zeigt in diesem Fall die Details.