Angebotsdetails

Die Angebotsdetails sind die Ansicht, in der ein fertiges Angebot vorliegt: das PDF genau so, wie es der Kunde bekommt, daneben die Eckdaten und die Vorgeschichte des Belegs. Von hier verschickst du das Angebot per E-Mail, hältst fest, ob der Kunde angenommen oder abgelehnt hat, und führst es in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor unter Angebot bearbeiten.

Kopfzeile

Oben steht Angebot und dahinter die Angebotsnummer, darunter das Belegdatum und der Kundenname. Wurde das Angebot schon verschickt, steht daneben das blaue Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu diesem Beleg — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Rechts liegen die Schaltflächen:

• Bearbeiten — führt in den Beleg-Editor.
• Download — lädt das Angebots-PDF herunter.
• Duplizieren — legt eine Kopie des Angebots an.
• Folgebeleg erstellen — Auswahlmenü mit Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen. Angeboten wird nur, was dein Benutzer auch anlegen darf; darf er keine dieser drei Belegarten bearbeiten, fehlt die Schaltfläche ganz. Wird die Zeile zu schmal, rutscht sie in das Menü hinter dem Punkte-Symbol — im Bild oben ist das bereits der Fall.

Was nicht in die Zeile passt, rutscht in das Menü hinter dem Punkte-Symbol am Ende der Reihe; dort stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie. Auf einem schmalen Fenster findest du also alle Schaltflächen in diesem Menü wieder.

Ganz rechts stehen die farbigen Hauptschaltflächen. Welche davon zu sehen sind, hängt vom Angebotsstatus ab: Bei einem offenen Angebot sind es angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot Angebot wiedereröffnen. Ein bereits angenommenes Angebot hat keine Statusschaltfläche mehr. Daneben liegt immer per e-mail senden — vorausgesetzt, dein Benutzer darf Belege versenden.

Statuswechsel. Ein Klick auf angenommen, abgelehnt oder Angebot wiedereröffnen setzt den Status sofort, ohne Rückfrage. flinkest meldet „Angebotsstatus geändert", lädt die Seite neu und hält den Wechsel mit altem und neuem Status im Änderungsprotokoll des Angebots fest. Der Weg zurück fehlt bewusst: Aus angenommen kommt ein Angebot nicht mehr heraus, weil dieser Status in aller Regel schon einen Folgebeleg nach sich zieht. Für das Ändern des Status braucht dein Benutzer das Recht, Angebote zu bearbeiten.

Überblick am rechten Rand

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Menge — trotz der Beschriftung der Bruttobetrag des Angebots —, Datum, der Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und — sofern gesetzt — Gültig bis. Unter dem Gültigkeitsdatum steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot und zeigt, seit wie vielen Tagen das Angebot abgelaufen ist. Darunter folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift und, wenn sie abweicht, die Lieferadresse.

Ablauf und Erinnerung. Das Datum Gültig bis und die Anzahl der Erinnerungstage setzt du im Beleg-Editor; hier siehst du, was daraus folgt. Jeden Morgen prüft flinkest alle offenen Angebote mit einem Gültigkeitsdatum: Liegt das Datum in der Vergangenheit, wechselt der Angebotsstatus auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Benutzer, der das Angebot angelegt hat — nicht an den Kunden, und genau einmal je Angebot. Wie viele Tage vorher erinnert wird, kommt aus den Beleg-Einstellungen, sofern am Angebot selbst nichts anderes steht. Ohne Gültigkeitsdatum gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Beides erklärt einen scheinbaren Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Angebotsstatus dagegen erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein Angebot, dessen Datum gerade eben abgelaufen ist, steht deshalb kurzzeitig noch auf offen, obwohl darunter schon rot „abgelaufen" steht.

Aktivitäten und Dokumente

Unter der Eckdaten-Box liegen zwei Bereiche, die zu diesem Angebot gehören:

• Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um das Angebot, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine neue Aufgabe an, die schon mit diesem Angebot verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen". Solange nichts erfasst ist, steht dort ein Hinweis, dass es noch keine Aktivitäten gibt.
• Dokumente — Dateien, die du an diesem Angebot ablegst. Zieh sie einfach auf die Fläche. Diese Dokumente kannst du beim Versand als zusätzliche Anhänge auswählen.

Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das Angebots-PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Es ist kein Vorschaubild, sondern genau das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Wie es aussieht, legst du im Belegdesign fest.

Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung am Angebot neu — reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Fehlt die Datei einmal ganz, wird sie beim Öffnen dieser Seite stillschweigend neu gebaut; dann dauert der Aufbau einen Moment länger. Beim Herunterladen heißt die Datei nach der Angebotsnummer.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen:

• Allgemein — Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von. Ist das Angebot unterschrieben worden, kommt Unterschrieben von dazu, bei einer verknüpften Bestellung Bestellung #.
• Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Adresse.
• Sonstiges — die Lieferadresse, sofern eine abweichende erfasst ist.
• Interne Notizen — erscheint nur, wenn im Editor eine Notiz hinterlegt ist. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Vorgänger und Nachfolger. Ist aus dem Angebot ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein eine Zeile mit dessen Belegart und Nummer, die direkt dorthin führt — und umgekehrt zeigt der Folgebeleg zurück auf das Angebot. So lässt sich der Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen verfolgen. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Reiter Positionen

Der dritte Reiter zeigt die Positionen des Angebots als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Stückpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer. Die Zahl im Reiter nennt die Anzahl der Positionen. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Kennzeichen an einer Position — Konto, Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung.

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; über der Tabelle gibt es dafür auch Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe die Zwischensumme eingeschaltet, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, darunter je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — etwa als innergemeinschaftliche Lieferung, als Exportlieferung oder bei Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich.

Reiter Änderungsprotokoll

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Angebot getan hat: angelegt und geändert, aber auch die Vorgänge mit eigenem Namen wie Angebotsstatus geändert (mit vorherigem und neuem Status), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern und Betreff). Bei einer Feldänderung siehst du den alten und den neuen Wert nebeneinander. Das Protokoll steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

Aktionen

Angebot bearbeiten. Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile. Ein Angebot bleibt dauerhaft änderbar, auch nach dem Versand und auch, wenn es schon angenommen ist. Alles Weitere steht unter Angebot bearbeiten.

Angebot herunterladen. Schaltfläche Download. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster beziehungsweise landet im Download-Ordner, benannt nach der Angebotsnummer.

Angebot per E-Mail senden. Schaltfläche per e-mail senden. Hat der Kunde nur eine Adresse, öffnet sich der Versanddialog direkt; sind zusätzlich an einem Standort des Kunden Adressen hinterlegt, wählst du vorher aus, an wen es gehen soll.

Der Dialog per e-mail senden hat vier Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der E-Mail-Adresse des Kunden. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; jeder bekommt eine eigene Mail.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt und hier frei änderbar.
• Anhänge — das Angebots-PDF hängt immer automatisch an. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend am Angebot hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen, also allgemeine Beilagen wie AGB, und auf Dokumente an diesem Beleg.

Die Schaltfläche senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht.

Was beim Versand passiert. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} — ersetzt flinkest beim Absenden durch die Werte dieses Angebots; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie eine Blindkopie. Danach trägt das Angebot das Kennzeichen Per E-Mail versendet — in der Angebotsliste ist das zugleich ein Filter. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und dem, was der Mailserver zurückgemeldet hat; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt und bei der Bestellung. Zusätzlich landet ein Eintrag im Änderungsprotokoll. Versenden darf nur, wer das Recht dazu hat, Belege zu versenden.

Annehmen, ablehnen, wiedereröffnen. Die farbigen Schaltflächen rechts oben. angenommen und abgelehnt stehen nur bei einem offenen Angebot zur Wahl, Angebot wiedereröffnen nur bei einem abgelehnten oder abgelaufenen — praktisch, wenn sich ein Kunde nach Ablauf doch noch meldet. Der Status ist eine reine Vertriebsinformation: Er sperrt nichts, verhindert kein Bearbeiten und ändert nichts am PDF.

Folgebeleg erstellen. Schaltfläche in der Kopfzeile, dann die Zielbelegart wählen und die Rückfrage („Soll eine Rechnung erstellt werden?") mit Ja bestätigen. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn mit dem Angebot und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Angeboten wird nur, was du auch anlegen darfst — fehlen dir alle drei Rechte, fehlt die Schaltfläche ganz.

Was der Folgebeleg übernimmt. Er bekommt Kunde, Adressen und alle Positionen mit Preisen, Rabatten und Gruppen. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag; entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Zahlungskonditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Kopf- und Fußtext stammen je nach Einstellung aus dem Angebot oder aus den Vorlagen der Zielbelegart. Das Angebot selbst wechselt dabei automatisch auf angenommen, falls es das noch nicht war. Der neue Beleg ist ein Entwurf und trägt noch keine Nummer — die bekommt er erst beim Finalisieren.

Duplizieren. Schaltfläche in der Kopfzeile. flinkest legt eine Kopie mit allen Positionen samt Rabatten an, vergibt sofort eine neue Angebotsnummer und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Die Kopie startet immer auf offen, auch wenn das Original schon angenommen war, und ist mit dem Original nicht verknüpft. Auch die Erinnerung beginnt für die Kopie von vorn.

Löschen. Im Menü hinter dem Punkte-Symbol. Nach einer Rückfrage verschwindet das Angebot samt seinen Positionen, und du landest wieder in der Angebotsliste. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf das Angebot. Bedenke, dass die Angebotsnummer danach im Nummernkreis fehlt — „Ablehnen" ist meist die bessere Wahl.

Verwandte Seiten

• Angebote
• Angebot bearbeiten
• Angebot anlegen
• Kostenvoranschläge
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Wie mache ich aus einem Angebot eine Rechnung? Öffne das Angebot und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen, dann die Rückfrage mit Ja bestätigen. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf angenommen. Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Folgebeleg erstellen" nicht? Weil dein Benutzer keine der drei Zielbelegarten anlegen darf. Angeboten werden nur Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, für die du das Bearbeitungsrecht hast; fehlen alle drei, verschwindet die Schaltfläche ganz. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.

Warum steht mein Angebot noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit unter Gültig bis wird beim Öffnen der Seite gerechnet, der Status dagegen einmal täglich von einer automatischen Prüfung. Nach deren nächstem Lauf steht das Angebot auf abgelaufen. Über Angebot wiedereröffnen holst du es zurück auf offen.

Wer bekommt die Erinnerung vor Ablauf eines Angebots? Der Benutzer, der das Angebot angelegt hat — nicht der Kunde. Die Erinnerung geht einmal je Angebot raus, und zwar die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum Gültig bis. Ohne Gültigkeitsdatum gibt es keine Erinnerung.

Kann ich eine Datei zum Angebot mitschicken? Ja. Im Dialog per e-mail senden ziehst du Dateien in den Bereich Anhänge oder wählst über Bestehendes Dokument wählen eine Dokumentvorlage beziehungsweise ein bereits am Angebot abgelegtes Dokument aus. Das Angebots-PDF hängt immer automatisch an, du musst es nicht selbst anhängen.

Wie sehe ich, ob und wann das Angebot beim Kunden war? Ist es verschickt, steht unter dem Titel das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf — oder der Eintrag E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — öffnet den vollständigen Verlauf mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Kann ich ein angenommenes Angebot wieder auf offen setzen? Nein. Angebot wiedereröffnen gibt es nur bei abgelehnten und abgelaufenen Angeboten. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja meist schon die Grundlage eines Folgebelegs.