Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung

Ein größerer Auftrag läuft selten in einer Woche durch. Mit Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung rechnest du einen bestätigten Auftrag in Etappen ab: Geld für erledigte Arbeit, Geld im Voraus für Material, und am Ende eine Endabrechnung, die alles sauber zusammenführt. flinkest hält dabei die vier Zahlen auseinander, die dabei leicht durcheinandergeraten — was der Auftrag wert ist, was schon abgerechnet ist, was schon bezahlt ist und welche Anzahlungen tatsächlich eingegangen sind.

Wozu das gut ist

Eine Badsanierung, ein Heizungstausch, ein Projekt über mehrere Monate: Der Betrieb kauft früh Material, arbeitet wochenlang und will nicht bis zum Schluss auf das gesamte Geld warten. Der Kunde wiederum will nicht alles auf einmal zahlen, sondern mit dem Fortschritt. Bisher konnte flinkest einen Auftrag nur in einer einzigen Rechnung abrechnen. Jetzt entsteht aus einer bestätigten Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot ein Abrechnungsvorgang, der beliebig viele Rechnungen aufnimmt und am Ende mit einer Schlussrechnung abschließt. Alles bleibt nachvollziehbar am Auftrag hängen, statt sich auf lose Rechnungen zu verteilen.

Die drei Rechnungsarten in einfachen Worten

Teilrechnung. Sie rechnet Arbeit ab, die schon erledigt ist — etwa 4 von 10 Montagestunden. Sobald sie ausgestellt ist, gilt dieser Teil als abgerechnet, egal ob der Kunde schon bezahlt hat. Die Umsatzsteuer ist mit der Rechnung fällig, so wie bei jeder normalen Rechnung.

Anzahlungsrechnung. Sie fordert Geld für Arbeit, die noch nicht gemacht ist, zum Beispiel 30 Prozent bei Auftragserteilung. Sie verbraucht keine Position des Auftrags und zählt erst dann, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist. Eine gestellte, aber unbezahlte Anzahlungsrechnung ist steuerlich noch nichts.

Schlussrechnung. Sie rechnet am Ende den Rest ab: alles, was noch nicht in einer Teilrechnung stand, abzüglich der Anzahlungen, die der Kunde wirklich bezahlt hat. Das ist keine Kleinigkeit: Wer auf der Schlussrechnung eine Anzahlung abzieht, die nie eingegangen ist, schuldet dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer trotzdem (§ 11 Abs 12 UStG). Deshalb zieht flinkest nur vereinnahmte Anzahlungen ab und lässt eine Schlussrechnung mit offener Anzahlung gar nicht erst fertigstellen.

Vier Zahlen, die getrennt bleiben

Der Reiter Abrechnung zeigt vier Kacheln, die bewusst nicht in einer Zahl verschmelzen:

• Auftragswert — was der Auftrag insgesamt wert ist, netto und brutto.
• Bereits abgerechnet — was schon in Teilrechnungen oder der Schlussrechnung steht, dazu Noch abzurechnen als Rest. Steht gerade ein Rechnungsentwurf offen, erscheint zusätzlich In Entwürfen reserviert.
• Bereits bezahlt — was der Kunde über alle Rechnungen des Vorgangs überwiesen hat, dazu Fakturiert (brutto) und Ausstehend.
• Anzahlungen vereinnahmt — welche Anzahlungen tatsächlich eingegangen sind, dazu Anzahlungen gestellt und Auf Schlussrechnung angerechnet.

„Abgerechnet" ist nicht „bezahlt": Eine Teilrechnung zählt mit dem Ausstellen als abgerechnet, auch wenn sie noch offen ist. Eine Anzahlung zählt umgekehrt erst mit dem Geldeingang. Wer nur eine Summe sähe, könnte weder die offenen Forderungen noch den Rest des Auftrags ablesen.

So läuft es in flinkest

Der Ausgangspunkt. Abgerechnet wird immer ein verbindlicher Auftrag: eine finalisierte Auftragsbestätigung oder ein angenommenes Angebot. Auf den Auftragsbestätigungsdetails und den Angebotsdetails gibt es dafür den Reiter Abrechnung. Ein Entwurf zeigt den Reiter nicht, ein offenes oder abgelehntes Angebot ebenfalls nicht — und ein Kostenvoranschlag nie.

Der Reiter. Oben steht der Status des Vorgangs: Offen, solange nichts fertiggestellt wurde, Teilweise abgerechnet, sobald eine Teil- oder Anzahlungsrechnung finalisiert ist, Finalisiert mit einer fertigen Schlussrechnung, oder Geschlossen, wenn du den Vorgang bewusst beendet hast. Darunter die vier Kacheln, dann die Positionen des Auftrags mit den Spalten Beauftragt, Fakturiert, Reserviert in Entwürfen, Verbleibend und Rest netto, und zuletzt die Liste Rechnungen dieses Abrechnungsvorgangs mit Nummer, Datum, Status und Beträgen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung, bei einem Entwurf direkt zum Bearbeiten.

Teil- oder Anzahlungsrechnung anlegen. Die Schaltfläche Teil-/Anzahlungsrechnung öffnet einen Dialog, der zuerst nur eine Frage stellt: „Ist die abzurechnende Leistung bereits erbracht?" Du musst den Unterschied zwischen den Rechnungsarten nicht kennen — du beantwortest die Sachfrage. Der Dialog Auftrag in Teilen abrechnen bietet dafür zwei Antworten: Ja – erbrachten Teil abrechnen (Teilrechnung) und Nein – Anzahlung anfordern (Anzahlungsrechnung).

Bei Ja geht es weiter. Der Dialog Neue Teilrechnung rechnet erbrachte Arbeit ab. Standard ist Nach Menge je Position: Du siehst jede Auftragsposition mit dem, was beauftragt, schon fakturiert und noch verbleibend ist, und trägst je Position ein, was du jetzt abrechnest. Mehr als der Rest lässt sich nicht eintragen, die Eingabe wird auf den Rest gekappt. Mit Gesamten Rest abrechnen füllst du alles auf einmal. Alternativ wählst du Nach Prozent des Rests — praktisch bei Baufortschritt, wenn du sagen willst „25 Prozent sind erledigt", ohne Mengen zu kennen; flinkest legt dann je Position eine anteilige Zeile an.

Bei Nein wird daraus die Anzahlungsrechnung: entweder Prozent des Auftragswerts (vorbelegt mit 30 Prozent) oder ein Fester Nettobetrag, dazu ein optionaler Positionstext. Die Anzahlung wird auf die Steuersätze des Auftrags verteilt — enthält der Auftrag Positionen mit 20 und 10 Prozent, bekommt die Anzahlungsrechnung je Satz eine eigene Zeile. Der Dialog nennt, wie viel noch möglich ist: Anzahlungen dürfen den Auftragswert nicht übersteigen – noch verfügbar (brutto).

Die Schlussrechnung. Die Schaltfläche Schlussrechnung holt sich vom Server eine Vorschau. Der Dialog Neue Schlussrechnung zeigt die Restleistungen je Position, darunter Abzüglich erhaltener Anzahlungen mit den bezahlten Anzahlungen je Steuersatz, und ganz unten Netto, Umsatzsteuer und Restbetrag — das, was der Kunde noch zahlen muss. Ist eine Anzahlung noch nicht voll bezahlt, steht statt des Abzugs eine Warnung: „Anzahlungsrechnung … ist nicht vollständig bezahlt (… offen). Die Schlussrechnung kann erst ausgestellt werden, wenn jede Anzahlung bezahlt oder storniert ist." Den Entwurf kannst du trotzdem anlegen, fertigstellen aber erst nach der Zahlung.

Danach wie jede Rechnung. In allen drei Fällen entsteht ein normaler Rechnungsentwurf, der sich sofort unter Rechnung bearbeiten öffnet. Ab hier gilt, was für jede Rechnung gilt: finalisieren, PDF herunterladen, per E-Mail senden, Zahlung erfassen, bei Bedarf über Mahnungen nachfassen. Zwei Dinge sind anders. Im Kopf steht ein Chip mit der Rechnungsart, und manche Positionen tragen den Chip Gesperrte Position: die Anzahlungszeilen je Steuersatz und die Abzugszeilen der Schlussrechnung berechnet flinkest selbst, du kannst sie weder ändern noch löschen — nur Konto und Kostenstelle bleiben frei. Teilrechnungszeilen dagegen bearbeitest du wie gewohnt. In der Liste der Rechnungen erkennst du die Rechnungen eines Vorgangs am Chip mit der Rechnungsart, und auf den Rechnungsdetails führt derselbe Chip zurück zum Auftrag.

Auf dem PDF. Der Titel richtet sich nach der Rechnungsart: „1. Teilrechnung", „2. Teilrechnung", „Anzahlungsrechnung", „Schlussrechnung". Die Schlussrechnung bekommt zusätzlich den Block Abrechnung zu Auftrag mit dem Auftragswert, jeder bisherigen Teilrechnung, jeder Erhaltene Anzahlung samt Eingangsdatum und der Zeile Diese Schlussrechnung. Die Abzüge stehen außerdem als eigene Positionen „Abzüglich Anzahlungsrechnung … vom …" mit negativem Betrag auf der Rechnung, so wie es die Endrechnung verlangt.

Abrechnung aktualisieren. Zwischen dem Anlegen des Schlussrechnungs-Entwurfs und dem Finalisieren kann Geld eingehen. Die Abzugszeilen rechnet flinkest nicht still um — beim Finalisieren erscheint dann „Die Anzahlungen haben sich seit Erstellung dieses Entwurfs geändert – bitte die Abrechnungszeilen neu erzeugen". Die Schaltfläche Abrechnung aktualisieren im Editor des Schlussrechnungs-Entwurfs baut die Rest- und Abzugszeilen aus dem aktuellen Stand neu; deine eigenen zusätzlichen Zeilen bleiben stehen. Beim Finalisieren wird die Abrechnung eingefroren: Spätere Zahlungen oder Änderungen verändern das fertige Dokument nicht mehr.

Ein Beispiel mit Zahlen

Der Auftrag hat 10.000 Euro netto, mit 20 Prozent Umsatzsteuer also 12.000 Euro brutto.

1. Bei Auftragserteilung stellst du eine Anzahlungsrechnung über 30 Prozent: 3.000 Euro netto, 3.600 Euro brutto. Der Kunde zahlt sie. Die Kachel Anzahlungen vereinnahmt zeigt 3.600 Euro, Bereits abgerechnet bleibt bei 0 — die Anzahlung hat keine Leistung abgerechnet.
2. Nach der ersten Etappe stellst du eine Teilrechnung über 4.000 Euro netto (4.800 Euro brutto). Bereits abgerechnet springt auf 4.000 Euro, Noch abzurechnen auf 6.000 Euro — auch wenn die Teilrechnung noch offen ist.
3. Zum Schluss stellst du die Schlussrechnung. Sie enthält die restlichen 6.000 Euro netto, zieht die bezahlte Anzahlung mit 3.000 Euro netto ab und kommt auf 3.000 Euro netto, also 3.600 Euro brutto Restbetrag.

Rechnest du nach: Anzahlung 3.600 + Teilrechnung 4.800 + Schlussrechnung 3.600 = 12.000 Euro. Auftrag, Anzahlung und Schlussrechnung gehen exakt auf, und die Umsatzsteuer wurde auf jeden Euro genau einmal ausgewiesen.

Was flinkest von sich aus verhindert

• Keine Überabrechnung. Jede Auftragsposition hat einen Rest; mehr lässt sich in keine Teilrechnung eintragen. Entwürfe reservieren ihre Mengen nur, erst die fertige Rechnung verbraucht sie. Legen zwei Kolleginnen gleichzeitig Teilrechnungen über denselben Rest an, wird die zweite beim Finalisieren gestoppt: „Die Restmenge wurde bei Position(en) … überschritten – bitte den Entwurf prüfen". Wer die Mengen direkt über die Schnittstelle schickt, bekommt „Die Menge für Position … übersteigt die Restmenge (…)". Ist alles abgerechnet, erscheint im Dialog „Nichts mehr abzurechnen – alle Positionen sind vollständig abgerechnet."; eine Prozent-Teilrechnung auf einen leeren Rest beantwortet der Server mit „Auf diesem Beleg ist nichts mehr abzurechnen".
• Anzahlungen nie über dem Auftragswert. Mehr Anzahlung als Auftrag wäre eine verdeckte Rechnung ohne Leistung: „Der Anzahlungsbetrag übersteigt den restlichen Auftragswert".
• Schlussrechnung nur bei bezahlten Anzahlungen. Solange eine Anzahlungsrechnung offen ist, lässt sich die Schlussrechnung nicht finalisieren: „Unbezahlte Anzahlungsrechnungen: … – zuerst die Zahlung erfassen oder die Anzahlungsrechnung stornieren". Zwei Wege bleiben: die Zahlung erfassen oder die Anzahlungsrechnung stornieren.
• Eingefrorene Abzüge. Ist die Schlussrechnung fertig, lassen sich die Zahlungen der angerechneten Anzahlungsrechnung nicht mehr lösen oder ändern: „Diese Anzahlungsrechnung wurde in einer Schlussrechnung angerechnet – zuerst die Schlussrechnung stornieren, bevor ihre Zahlungen geändert werden". Sonst würde eine Forderung heimlich wieder aufgehen, die die Schlussrechnung schon verrechnet hat.
• Storno in der richtigen Reihenfolge. Eine Teil- oder Anzahlungsrechnung kann nicht storniert werden, solange die Schlussrechnung aktiv ist: „Diese Rechnung gehört zu einem abgeschlossenen Abrechnungsvorgang – zuerst die Schlussrechnung stornieren". Stornierst du die Schlussrechnung, springt der Vorgang zurück auf Teilweise abgerechnet, alle Schaltflächen sind wieder da, und die nächste Schlussrechnung heißt „Schlussrechnung (2)". Stornierte Rechnungen bleiben in der Liste stehen und behalten ihre Nummer.
• Gesperrter Auftrag. Solange ein Vorgang existiert, lässt sich der Auftrag nicht löschen („Dieser Beleg ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs und kann nicht gelöscht werden") und seine Positionen sind eingefroren. Bei einem Angebot ist zusätzlich der Status fixiert: „Dieses Angebot ist die Wurzel eines Abrechnungsvorgangs – sein Status ist gesperrt". Ein angenommenes Angebot kann also weder abgelehnt noch automatisch ablaufen, solange darauf abgerechnet wird.
• Auftrag gekürzt? Wenn der Kunde einen Teil abbestellt, nachdem schon abgerechnet wurde, schreibst du den Auftrag nicht um. Stattdessen beendest du den Vorgang mit Abrechnungsvorgang schließen; die Rückfrage lautet „Abrechnungsvorgang schließen, ohne den Rest abzurechnen? Bis zum Wiederöffnen können keine weiteren Teil- oder Anzahlungsrechnungen erstellt werden." Der Status wird Geschlossen, der nicht abgerechnete Rest bleibt sichtbar, und Abrechnungsvorgang wieder öffnen macht es jederzeit rückgängig. Schließen geht nur ohne offene Entwürfe („Zuerst die offenen Entwürfe dieses Abrechnungsvorgangs löschen oder finalisieren") und nicht mehr, sobald eine Schlussrechnung fertig ist.
• Gutschrift gibt Menge frei. Eine Gutschrift zu einer Teilrechnung bleibt im Vorgang; die gutgeschriebene Menge zählt wieder als Rest, und Bereits abgerechnet sinkt. Mehr dazu unter Gutschriftdetails.
• Versehen bleiben folgenlos. Löschst du den einzigen Entwurf eines Vorgangs wieder, verschwindet der Vorgang mit ihm, und der Auftrag ist wieder frei. Ein Vorgang, in dem schon eine Rechnung fertiggestellt oder storniert wurde, bleibt dagegen bestehen.

Nachträglich geänderte Preise. Änderst du in einem Teilrechnungs-Entwurf den Preis einer Position, zeigt die Positionsliste danach den Chip Umbepreist. Der Rest wird weiter über die Menge geführt; die Schlussrechnung bewertet die Restmenge dann zum Auftragspreis, und Bereits abgerechnet folgt dem tatsächlich verrechneten Geld. Liegt die Summe am Ende über dem Auftrag, zeigt die Kachel das offen als „Über den Auftrag hinaus abgerechnet".

Buchhaltung

Eine Anzahlung ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit, bis die Leistung erbracht ist. Dafür gibt es in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Artikel das Feld Erhaltene Anzahlungen: Ist dort ein Konto aus den Sachkonten hinterlegt, buchen die Anzahlungszeilen und die Abzugszeilen der Schlussrechnung auf dieses Konto statt auf das Erlöskonto — die Schlussrechnung räumt die Anzahlung damit automatisch wieder ab. Bleibt das Feld leer, laufen die Zeilen wie gewohnt über das Erlöskonto. Die Einstellung wirkt nur bei Bilanzierern; bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern zählt ohnehin der Zahlungseingang.

Im Export. Im Buchhaltungsexport trägt jede Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung die Nummer des Auftrags als Bezug, damit die Steuerberatung die Belege eines Vorgangs zusammenfindet.

Was bewusst nicht dabei ist

• Ein Haftrücklass oder Deckungsrücklass, wie ihn Bauverträge kennen — er lässt sich als eigene Position auf der Schlussrechnung führen, wird aber nicht automatisch berechnet.
• Kumulierte Teilrechnungen nach ÖNORM, bei denen jede Teilrechnung die Vorgängerinnen noch einmal aufführt. flinkest rechnet jede Teilrechnung einzeln ab und führt nur die Schlussrechnung zusammen.
• Ein Aufmaß-Bezug: Die Mengen einer Teilrechnung trägst du selbst ein.
• Ein eigenes Rückzahlungs-Modell für Anzahlungen. Muss eine bezahlte Anzahlung zurückgehen, löst du die Zahlung von der Anzahlungsrechnung und stornierst sie; die Auszahlung selbst hältst du wie gewohnt über eine Gutschrift oder eine Bankbuchung fest.

Berechtigungen

Den Reiter Abrechnung sieht, wer Rechnungen sehen darf. Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen anlegen sowie einen Vorgang schließen oder wieder öffnen darf, wer sowohl den Auftrag (Auftragsbestätigungen beziehungsweise Angebote) als auch Rechnungen bearbeiten darf — fehlt eines von beiden, bleiben die Kacheln und Listen lesbar, die Schaltflächen erscheinen nicht. Für das Stornieren gilt die Berechtigung, Rechnungen zu stornieren.

Verwandte Seiten

• Auftragsbestätigungsdetails
• Angebotsdetails
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungsdetails
• Rechnungen
• Gutschriftdetails
• Mahnungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungsexport

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Anzahlungsrechnung?

Eine Teilrechnung rechnet Arbeit ab, die schon erledigt ist, und zählt ab dem Ausstellen als abgerechnet. Eine Anzahlungsrechnung fordert Geld für Arbeit, die noch kommt; sie zählt erst, wenn das Geld eingegangen ist, und wird auf der Schlussrechnung abgezogen. Im Dialog beantwortest du dafür nur die Frage, ob die Leistung bereits erbracht ist.

Warum kann ich die Schlussrechnung nicht finalisieren?

Meist ist eine Anzahlungsrechnung noch nicht bezahlt. Auf der Schlussrechnung dürfen nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen abgezogen werden, sonst schuldest du die ausgewiesene Steuer trotzdem. Erfasse die Zahlung auf der Anzahlungsrechnung oder storniere sie, dann lässt sich die Schlussrechnung fertigstellen.

Ich habe eine Anzahlung erhalten, nachdem ich den Schlussrechnungs-Entwurf angelegt habe. Was jetzt?

Öffne den Entwurf und klicke auf Abrechnung aktualisieren. flinkest baut die Rest- und Abzugszeilen aus dem aktuellen Stand neu; eigene zusätzliche Zeilen bleiben erhalten. Ohne diesen Schritt meldet das Finalisieren, dass sich die Anzahlungen seit Erstellung des Entwurfs geändert haben.

Der Kunde hat einen Teil des Auftrags abbestellt. Wie rechne ich den Rest ab?

Den Auftrag schreibst du nicht um. Rechne die erbrachte Leistung mit einer Teilrechnung oder der Schlussrechnung ab und beende den Vorgang mit Abrechnungsvorgang schließen. Der nicht abgerechnete Rest bleibt sichtbar; über Abrechnungsvorgang wieder öffnen kannst du jederzeit weitermachen.

Kann ich eine Teilrechnung stornieren, wenn die Schlussrechnung schon fertig ist?

Nein, zuerst muss die Schlussrechnung storniert werden, weil sie die Teilrechnung bereits verrechnet hat. Danach ist der Vorgang wieder offen, die Teilrechnung lässt sich stornieren, und eine neue Schlussrechnung heißt Schlussrechnung (2).

Warum ist der Reiter Abrechnung auf meinem Angebot nicht da?

Der Reiter erscheint nur auf angenommenen Angeboten und auf finalisierten Auftragsbestätigungen, und nur für Benutzer, die Rechnungen sehen dürfen. Ein offenes oder abgelehntes Angebot, ein Entwurf und ein Kostenvoranschlag lassen sich nicht in Teilen abrechnen.