Gutschriften

Eine Gutschrift korrigiert oder storniert wirtschaftlich eine bereits verrechnete Leistung — eine Retoure, eine Mängelrüge, ein nachträglicher Preisnachlass —, ohne die ursprüngliche Rechnung anzutasten: Die bleibt unverändert stehen, weil sie steuerlich bindend ist (§ 11 UStG). Statt eines Minusbetrags auf derselben Rechnung legt flinkest dafür einen eigenen, positiv bezifferten Beleg mit eigenem Nummernkreis an — der Betrag mindert den Umsatz erst über die Buchhaltung, nicht durch ein Vorzeichen im Beleg selbst. Anders als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung ist die Gutschrift der Endpunkt der Belegkette: Aus ihr entsteht kein weiterer Beleg mehr. Diese Liste ist der zentrale Sammelpunkt für alle Gutschriften — ob sie aus einer Rechnung oder einem Lieferschein hervorgegangen sind oder frei angelegt wurden. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit der Liste und wie du sie bedienst.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Gutschriftenliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile eine Gutschrift:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Belegnummer. Entwürfe haben noch keine Nummer — dort steht stattdessen der Hinweis „Entwurf"
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Rechnungsadresse
Belegdatum	das Datum der Gutschrift
Lieferadresse	Straße, PLZ, Ort und Land der Lieferadresse, sofern eine hinterlegt ist
Summe	der Bruttobetrag

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Die Liste zeigt ausschließlich Gutschriften; Rechnungen, Angebote und Lieferscheine haben eigene, ähnlich aufgebaute Listen — der Belegtyp ist als Pflichtfilter fest verdrahtet, damit nie fremde Belegarten hineinrutschen. Ohne eigene Sortierung zeigt die Liste standardmäßig das neueste Belegdatum oben — außer Entwürfe sind per Einstellung nach oben gestellt, siehe „Sortierung der Liste" weiter unten.

Zur Gutschrift springen

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Gutschriftdetails — die vollständige Belegakte mit Positionen, PDF und Zahlungen. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau dieser Gutschrift, siehe „Zeilenmenü: Duplizieren, Bearbeiten, Löschen" weiter unten — es erscheint nur, wenn dein Benutzer Gutschriften bearbeiten darf.

Status „storniert" erkennen

Neben dem Kundennamen erscheint das Kennzeichen storniert, sobald eine Gutschrift diesen Status trägt. Anders als bei Rechnungen oder Lieferscheinen gibt es dafür keinen eigenen Schnellfilter. Storniert wird eine finalisierte Gutschrift nicht in der Liste, sondern in den Gutschriftdetails über Gutschrift stornieren. Eine stornierte Gutschrift bleibt in der Liste stehen und ist am Kennzeichen erkennbar, statt kommentarlos zu verschwinden.

Per E-Mail versendet nachverfolgen

Wurde eine Gutschrift erfolgreich per E-Mail versendet, steht neben dem Kundennamen das blaue Kennzeichen Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf öffnet — ohne die Liste zu verlassen — den E-Mail-Verlauf zu genau dieser Gutschrift: der Versand-Nachweis, wer wann welche Korrekturmitteilung bekommen hat. Das Kennzeichen selbst ist immer sichtbar, klickbar ist es nur mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf zu sehen.

Neue Gutschrift anlegen

Oben rechts liegt die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Gutschriften bearbeiten darf, und führt zum leeren Gutschrift-Formular. Details dazu stehen unter Gutschrift anlegen. Der übliche Weg beginnt aber oft nicht hier: Die meisten Gutschriften entstehen als Korrektur zu einer bestehenden Rechnung oder einem Lieferschein — in den Rechnungsdetails oder den Lieferschein-Details erzeugst du über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen eine Gutschrift, die Empfänger und Positionen automatisch übernimmt. Über Neu hier legst du dagegen eine freie Gutschrift ohne Bezug zu einem bestimmten Ursprungsbeleg an — etwa für eine Jahresvergütung oder eine Erstattung, die mehrere Belege betrifft; dieser Bezug lässt sich nachträglich auch nicht mehr herstellen.

Leerer Bestand

Ist noch keine Gutschrift angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden." mit dem ergänzenden Satz „Hier erscheinen die von Ihnen erstellten Gutschriften." — Erstnutzer-Führung, die genauso erscheint, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes eine Gutschrift — etwa durch „Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen" auf einer Rechnung —, lädt sich die Liste von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden, um eine anderswo neu entstandene Gutschrift zu sehen.

Auch auf schmalen Bildschirmen

Auf schmalen Bildschirmen wechselt die Liste in ein Karten-Layout: Jede Gutschrift steht als eigene Karte mit Nummer, Kunde, Lieferadresse, Datum, Status und Summe, das Zeilenmenü bleibt erhalten. Die Lieferadress-Spalte blendet flinkest dabei zuerst aus, weil sie am seltensten den Ausschlag gibt.

Liste merkt sich deinen Stand

Schnellfilter, Suche, Filter, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einer Gutschrift zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — du kannst also eine gefilterte Liste Gutschrift für Gutschrift abarbeiten. Rechnungen und Lieferscheine führen dabei jeweils ihren eigenen gemerkten Stand.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren. Links wählst du zusätzliche Felder aus — etwa Vorheriger Beleg oder Nachfolge-Beleg, um die Verbindung zur Ursprungsrechnung direkt in der Liste sichtbar zu machen, ohne jede Gutschrift einzeln zu öffnen —, rechts bringst du die gewählten Spalten per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge; das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unten im Dialog legst du zusätzlich die Standardsortierung fest. Die Konfiguration gilt für diese Liste, für das gesamte Unternehmen — jede Belegart wird dabei getrennt eingestellt, eine Änderung hier wirkt nicht bei den Rechnungen. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Spalte „Folgebelege" zuschalten

In den Listen von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen zeigt die Spalte Folgebelege von Haus aus, welche Belege aus einem Beleg entstanden sind. Bei Gutschriften ist sie standardmäßig ausgeblendet: Aus einer Gutschrift entsteht in flinkest kein weiterer Beleg — das Zeilenmenü kennt nur das unverbundene Duplizieren —, die Spalte bliebe also fast immer leer. Brauchst du sie trotzdem, nimmst du Folgebelege im Dialog „Spalten konfigurieren" unter den verfügbaren Spalten dazu. Dann zeigt jede Zeile die mit der Gutschrift verknüpften Folgebelege als Chips mit Belegart und Nummer; ein Klick öffnet den Folgebeleg — einen Entwurf (Chip „Entwurf" statt Nummer) direkt in der Bearbeitung, sonst die Detailansicht —, stornierte Folgebelege sind rot markiert, und Belegarten, die dein Benutzer nicht sehen darf, blendet flinkest aus. Die Spalte lässt sich nicht sortieren, erscheint erst bei einem breiten Fenster und fehlt im Karten-Layout für schmale Bildschirme.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld trägt den Platzhalter „Nach Nummer, Kunde suchen…". Es durchsucht tatsächlich drei Felder — Belegnummer, Kundenname und Kundennummer — sowie zusätzlich Netto- und Bruttosumme, wenn die Eingabe wie ein Betrag aussieht (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56). Ist am Telefon nur die Kundennummer bekannt, findest du darüber alle Gutschriften dieses Kunden; ist nur der Rückerstattungsbetrag vom Kontoauszug bekannt, findest du die passende Gutschrift darüber. Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst, ein Teil des Wortes genügt.

Schnellfilter „Alle" und „Entwurf"

Direkt unter der Kopfzeile schaltet eine Umschaltleiste zwischen Alle und Entwurf um. Anders als bei Rechnungen oder Lieferscheinen — dort zusätzlich fällig/unbezahlt/bezahlt/storniert — gibt es hier nur diese beiden Ausprägungen: Eine Gutschrift kennt in dieser Liste fachlich keinen Zahlungsstatus, und einen eigenen Schnellfilter für stornierte Gutschriften gibt es nicht; „storniert" filterst du nur über Filter & Sortierung.

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol öffnet ein Panel am rechten Rand mit zwei Abschnitten:

• Basisdaten: Belegnummer, Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet". Der Belegstatus-Filter ist die einzige Stelle dieser Liste, an der du gezielt nach stornierten Gutschriften suchst.
• Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag — für Betragsbereichs-Recherchen, etwa eine Prüfung von Rückerstattungsobergrenzen.

Anders als bei Rechnungen oder Lieferscheinen gibt es keinen dritten Abschnitt für Leistungszeitraum oder Steuerbefreiung: Eine Gutschrift trägt in dieser Liste keinen eigenen Leistungszeitraum. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste „Aktive Filter & Sortierungen" oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag wieder entfernen — der technisch immer aktive Pflichtfilter auf Gutschriften zählt dabei nicht mit.

Gespeicherte Filter

Eine Filterkombination, die du öfter brauchst — etwa „alle stornierten Gutschriften des Monats" —, speicherst du oben im Panel Filter & Sortierung unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab. Gespeicherte Filter sind persönlich und gehören zu genau dieser Liste: Ein hier gespeicherter Filter erscheint nur bei den Gutschriften, nicht bei Rechnungen oder Lieferscheinen.

Sortierung der Liste

Drei Ebenen greifen ineinander: Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nr., Kunde, Datum, Summe) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor und gilt nur für dich. Im Reiter Sortierung desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" — betriebsweit, für jeden Benutzer gleich; ist keine hinterlegt, zeigt die Liste die Gutschriften nach Belegdatum absteigend, die jüngste zuerst.

Entwürfe immer oben. Ist in den Beleg-Einstellungen „Entwürfe in den Beleglisten immer oben anzeigen" eingeschaltet, stehen Gutschrift-Entwürfe über allen anderen Gutschriften, egal wonach du sortierst — die gewählte Sortierung gilt dann innerhalb der Entwürfe und innerhalb der übrigen Gutschriften. So rutscht ein vergessener Entwurf nicht mit seinem Datum nach unten weg. Die Einstellung gilt für alle Beleglisten des Betriebs.

Zeilenmenü: Duplizieren, Bearbeiten, Löschen

Das Zeilenmenü passt sich dem Status der Gutschrift an: Ein Entwurf bietet Duplizieren, Bearbeiten und Löschen; eine finalisierte oder bereits stornierte Gutschrift nur noch Duplizieren. Anders als bei Angeboten, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen gibt es in keinem Zustand einen Menüpunkt zum Umwandeln in eine andere Belegart — die Gutschrift ist der letzte Schritt der Belegkette. Ohne die Berechtigung, Gutschriften zu bearbeiten, verschwindet das komplette Menü.

Duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren öffnet sich der Dialog Duplizieren mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Lässt du es unangehakt (Standard), übernimmt flinkest jede Position exakt so, wie sie in der Ursprungsgutschrift steht. Hakst du es an, berechnet flinkest die Preise und Rabatte anhand der heute gültigen Kundendaten neu; ein individueller Kundenpreis erscheint dabei je nach Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen (beim Kunden übersteuerbar) als Normalpreis mit Rabatt oder direkt als Einzelpreis, ein Preis über dem Normalpreis immer als Einzelpreis. Alle Positionen wandern dabei vollständig mit — anders als beim Weiterführen eines Angebots in einen Lieferschein oder eine Rechnung gibt es hier keine Auswahl, welche Positionen übernommen werden, weil eine Gutschrift ohnehin der letzte Schritt der Belegkette ist. Nach dem Bestätigen legt flinkest die Kopie als eigenständigen Entwurf an — ohne Bezug zur ursprünglichen Gutschrift oder einer Rechnung, auch wenn die Ursprungsgutschrift selbst über eine Rechnung verknüpft war — und öffnet sie sofort zur Bearbeitung. Duplizieren funktioniert bei jedem Status, auch bei einer bereits stornierten Gutschrift.

Bearbeiten

Nur bei einem Entwurf sichtbar; führt in die Bearbeiten-Ansicht, wo du Positionen, Empfänger und Texte änderst und die Gutschrift finalisierst.

Löschen

Nur bei einem Entwurf sichtbar. flinkest fragt vor dem Löschen nach; mit dem Entwurf verschwinden auch seine Positionen. Eine finalisierte oder stornierte Gutschrift lehnt flinkest ab — ihre Belegnummer bleibt eindeutig vergeben, das gilt auch dann, wenn der Löschversuch nicht über diese Oberfläche, sondern direkt über die Schnittstelle erfolgt. Schlägt das Löschen aus einem anderen Grund fehl, erscheint ein Fehler-Toast, und die Gutschrift bleibt unangetastet in der Liste stehen.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Schalte das Kästchen oben links in der Werkzeugleiste ein — dafür braucht es keine eigene Berechtigung, wohl aber für die einzelnen Aktionen darunter. Jede Zeile bekommt ein Auswahlkästchen, dazu ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite. Sobald mindestens eine Gutschrift angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und den verfügbaren Aktionen.

Mehrere Gutschriften löschen

Die Schaltfläche Löschen ist nur sichtbar mit der Berechtigung, Gutschriften zu bearbeiten, und nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind — so verhinderst du schon in der Oberfläche den unvermeidlichen Fehler beim Versuch, eine finalisierte Gutschrift mitzulöschen. Die Rückfrage „Sollen wirklich n ausgewählte Belege gelöscht werden? … kann nicht rückgängig gemacht werden" nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Gutschriften einzeln ab und meldet Erfolg oder Fehler je Beleg für sich, keinen Sammelbericht.

Mehrere Gutschriften per E-Mail versenden

Die Schaltfläche Per E-Mail senden erscheint nur mit der Berechtigung, Belege per E-Mail zu versenden — einer einzigen, gemeinsamen Berechtigung für alle Belegarten, es gibt keine eigene nur für Gutschriften. Sie ist gesperrt, solange ein Entwurf ausgewählt ist (Hinweis am Knopf: „Entwürfe können nicht per E-Mail versendet werden") oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat; eine bereits stornierte Gutschrift zählt dagegen als versendbar. Der sich öffnende Dialog listet alle Empfänger mit Belegnummer auf und weist darauf hin, wie viele Gutschriften mangels E-Mail-Adresse oder weil sie noch Entwurf sind übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Die Schaltfläche Senden nennt in Klammern, wie viele Gutschriften tatsächlich hinausgehen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken, und der Dialog lässt sich bis zum Ende nicht schließen; flinkest schickt höchstens zwei Gutschriften gleichzeitig los und bestätigt jede erfolgreich versendete einzeln. Scheitert eine Gutschrift, laufen die übrigen trotzdem weiter.

Wenn der Versand scheitert. Geht alles durch, meldet flinkest „Alle E-Mails erfolgreich versendet" und schließt den Dialog. Ist mindestens eine Gutschrift gescheitert, bleibt der Dialog offen und zeigt „n von m E-Mails konnten nicht gesendet werden" mit einer Zeile je gescheiterter Gutschrift: Belegnummer, Empfängeradresse und der Grund, den der Mailversand beim Abschicken zurückgemeldet hat. So siehst du auf einen Blick, welche Gutschriften du nach dem Korrigieren der Adresse noch einmal schicken musst; Schließen beendet den Dialog. Erfolgreich versendete Gutschriften tragen danach das Kennzeichen „Per E-Mail versendet".

Konto und Kostenstelle für mehrere Gutschriften setzen

Die Schaltfläche Konto / Kostenstelle setzen erscheint nur mit der Berechtigung, Gutschriften zu bearbeiten. Im sich öffnenden Dialog wählst du ein Buchungskonto (angeboten werden nur Ertragskonten) und/oder eine Kostenstelle; „Anwenden" ist erst mit mindestens einer Auswahl aktiv. flinkest schreibt die Auswahl auf alle Artikelpositionen der gewählten Gutschriften — Textzeilen und Gruppenüberschriften bleiben unberührt —, und zwar auch bei bereits finalisierten Gutschriften, weil ausschließlich Buchhaltungsfelder betroffen sind. Eine stornierte Gutschrift ist dagegen endgültig abgeschlossen: Ihre Positionen nehmen auch kein Konto und keine Kostenstelle mehr an, nimm sie deshalb nicht mit in die Auswahl. Danach meldet flinkest, wie viele Positionen geändert wurden, nicht wie viele Gutschriften. Das ist die Vorarbeit für den Buchhaltungsexport: Ohne Buchungskonto fehlt der Gutschrift dort die Gegenbuchung.

Export & Spalten

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Bestands — an den Steuerberater oder für einen Abgleich der Rückerstattungen — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten — darunter auch Felder, die in der Tabelle selbst nicht stehen, etwa Storno-Datum, Storno-Grund oder Vorheriger/Nachfolge-Beleg. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — der Dialog weist darauf hin, so exportierst du gezielt nur ein Segment. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Verwandte Seiten

• Gutschrift anlegen
• Gutschrift bearbeiten
• Gutschriftdetails
• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Lieferscheine
• Kunden
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Kostenstellen
• Beleg-Einstellungen
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum hat meine Gutschrift keine Nummer? Belegnummern werden erst beim Finalisieren vergeben, nie an einen Entwurf. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb der Hinweis „Entwurf" statt einer Nummer, und die Liste lässt sich per Schnellfilter Entwurf darauf eingrenzen.

Muss ich eine Gutschrift immer manuell anlegen? Nein. Der übliche Weg führt über die betroffene Rechnung oder den Lieferschein: dort erzeugst du über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen eine Gutschrift mit denselben Positionen. Über Neu in dieser Liste legst du dagegen eine freie Gutschrift ohne Bezug zu einem bestimmten Ursprungsbeleg an.

Kann ich eine finalisierte Gutschrift ändern oder stornieren? Ändern oder löschen nicht — nach dem Finalisieren ist die Belegnummer vergeben. Stornieren ja: in den Gutschriftdetails über Gutschrift stornieren. Ist sie gerade erst abgeschlossen und noch nicht versendet, heruntergeladen oder von der Buchhaltung bearbeitet, macht ein Sofortstorno sie mit der passenden Berechtigung sogar wieder zum Entwurf. Alternativ gleichst du einen Fehler über eine weitere Gutschrift oder eine Korrektur an der zugehörigen Rechnung aus.

Warum sehe ich in der Liste keinen Zahlungsstatus? Die Gutschriftenliste zeigt bewusst nur Belegnummer, Kunde, Datum, Lieferadresse und Summe. Ob und wie viel bereits zurückgezahlt wurde, siehst du erst in den Gutschriftdetails — dort erscheinen Bezahlt und gegebenenfalls eine Differenz, sofern dein Benutzer Bankkonten sehen darf.

Warum ist „Per E-Mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer nicht die Berechtigung, Belege per E-Mail zu versenden.

Warum kann ich eine Gutschrift nicht löschen? Löschen ist nur bei Entwürfen möglich. Eine finalisierte oder stornierte Gutschrift bleibt erhalten, damit ihre Belegnummer eindeutig vergeben bleibt. In der Mehrfachauswahl ist die Schaltfläche Löschen deshalb nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe angehakt sind.