Gutschriften

Eine Gutschrift ist der Ausgangsbeleg, mit dem du einem Kunden Geld zurückgibst oder eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise korrigierst. Auf dieser Seite liegen alle Gutschriften deines Unternehmens: Du legst neue an, findest bestehende über Schnellfilter, Suche und Filter wieder und springst in die Detailansicht. Gutschriften und Rechnungen sind die beiden Belegarten, die in die Buchhaltung einfließen — Angebote und Lieferscheine haben eigene, gleich aufgebaute Listen, wirken dort aber nicht mit.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Gutschriften", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie öffnet das leere Gutschrift-Formular und erscheint nur, wenn dein Benutzer Gutschriften bearbeiten darf. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und einzelne Gutschriften öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Wer welches Recht hat, steht in der Benutzerverwaltung.

Berechtigungen statt Modul. Die Gutschriften hängen allein an Berechtigungen — es muss nichts freigeschaltet werden. Fehlt das Leserecht für Gutschriften, blendet flinkest sie überall aus, wo Belege aufgelistet werden, nicht nur auf dieser Seite.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein („Mehrfachauswahl aktivieren").

• Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle und Entwurf. „Entwurf" zeigt nur die noch nicht finalisierten Gutschriften.

• Suchfeld — „Filtern nach Belegnummer, Kundenname oder Betrag…". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer und Kundenname; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Gutschriften mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in zwei Abschnitten:

  • Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
  • Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.

  Im Reiter Sortieren legst du fest, wonach sortiert wird; mehrere Sortierfelder lassen sich per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du mit Filter speichern unter einem Namen und wählst sie oben unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste „Aktive Filter & Sortierungen" oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder über Alle Filter entfernen auf einen Schlag löschen.

Die Liste merkt sich deinen Stand. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einer Gutschrift zurück, steht die Liste genau so da wie vorher. Der gemerkte Stand gilt nur für die Gutschriften — die anderen Beleglisten führen ihren eigenen.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile eine Gutschrift:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Belegnummer. Entwürfe haben noch keine — dort steht stattdessen das Kennzeichen „Entwurf"
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Belegdatum	das Datum der Gutschrift
Lieferadresse	Straße, PLZ, Ort und Land der Lieferadresse
Summe	der Bruttobetrag

Unter dem Kundennamen kann ein blaues Per E-Mail versendet stehen. Darauf kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu dieser Gutschrift. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Gutschriftdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu dieser Gutschrift. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten. Ohne eigene Sortierung steht die jüngste Gutschrift oben. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch keine Gutschrift angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Immer aktuell. Ändert jemand anderes eine Gutschrift, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens eine Gutschrift angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

• per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Sie ist gesperrt, solange ein Entwurf ausgewählt ist („Entwürfe können nicht per E-Mail versendet werden") oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat („Keine Belege mit gültigen E-Mail-Adressen"). Im Dialog stehen alle Empfänger mit ihrer Gutschriftnummer; Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken, und flinkest meldet jede versendete und jede fehlgeschlagene Gutschrift einzeln.
• Konto / Kostenstelle setzen — nur sichtbar, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst. Im Dialog Buchungskonten und Kostenstellen setzen wählst du ein Buchungskonto (angeboten werden nur Ertragskonten) und/oder eine Kostenstelle. flinkest schreibt die Auswahl auf alle Artikelpositionen der gewählten Gutschriften und meldet danach, wie viele Positionen geändert wurden. Das funktioniert auch bei bereits finalisierten Gutschriften, weil nur Buchhaltungsfelder betroffen sind.
• Löschen — nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind.

Aktionen

Neue Gutschrift anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Formular, wo du Kunde, Belegdatum, Positionen und Texte erfasst — siehe Gutschrift anlegen. Eine so angelegte Gutschrift steht für sich allein und ist keiner Rechnung zugeordnet.

Gutschrift zu einer Rechnung erstellen. Der übliche Weg beginnt nicht hier, sondern bei der Rechnung: In der Rechnungsliste bietet das Zeilenmenü einer finalisierten Rechnung Gutschrift an, in den Rechnungsdetails heißt der Eintrag Gutschrift erstellen. In beiden Fällen entsteht ein Gutschrift-Entwurf mit denselben Positionen, den du anschließend kürzen oder anpassen kannst. Beim Stornieren einer Rechnung kannst du im Storno-Dialog zusätzlich Eine Gutschrift erstellen ankreuzen — diese Gutschrift wird sofort finalisiert und auf Wunsch per E-Mail an den Kunden geschickt.

Vor- und Folgebeleg. Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung, merkt sich flinkest die Verkettung in beide Richtungen: Die Gutschrift führt die Rechnung als Vorbeleg, die Rechnung die Gutschrift als Folgebeleg. In beiden Detailansichten steht der jeweils andere Beleg als anklickbare Belegnummer — so ist auch Monate später nachvollziehbar, welche Rechnung mit welcher Gutschrift korrigiert wurde. Legst du eine Gutschrift über Neu an oder duplizierst du eine bestehende, bleibt diese Verkettung leer; die Gutschrift steht dann frei.

Gutschrift öffnen und finalisieren. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht, Bearbeiten ins Formular. Dort schließt du sie mit Gutschrift finalisieren ab. Erst danach lässt sie sich per E-Mail versenden. Eine bereits abgeschlossene Gutschrift lässt sich nicht erneut finalisieren — flinkest meldet dann „Der Beleg wurde bereits finalisiert".

Belegnummer. Ein Gutschrift-Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Darin unterscheiden sich Gutschriften und Rechnungen von Angeboten und Kostenvoranschlägen, die ihre Nummer schon beim Anlegen bekommen. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen und werden für Gutschriften getrennt von den Rechnungen eingestellt. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Gutschriften, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Bearbeiten und Löschen. Beides steht im Zeilenmenü — aber nur bei Entwürfen. Sobald eine Gutschrift finalisiert ist, verschwinden die beiden Einträge: Ein ausgestellter Beleg darf inhaltlich nicht mehr verändert werden. Vor dem Löschen fragt flinkest nach („Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?"). Versucht ein anderer Weg trotzdem, eine finalisierte Gutschrift zu löschen, lehnt flinkest mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden" ab. Mit dem Entwurf verschwinden auch seine Positionen; die Verkettung zu Vor- und Folgebeleg wird dabei gelöst, die betroffenen Belege selbst bleiben erhalten.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie als Entwurf an, übernimmt alle Positionen samt Rabatten, setzt das Belegdatum auf heute und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Die Kopie ist keiner Rechnung zugeordnet, auch wenn es die Vorlage war.

Das PDF. Zu jeder Gutschrift legt flinkest ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu. Reine Statusänderungen — Zahlungsstatus, Zahldatum, interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen — lösen bewusst keine Neuerzeugung aus, damit das archivierte PDF genau so bleibt, wie es beim Finalisieren ausgesehen hat. Wie der Beleg aussieht, steuerst du im Belegdesign.

Was in der Buchhaltung passiert. Gutschriften sind neben den Rechnungen die einzigen Ausgangsbelege, die buchhalterisch zählen: Beide erscheinen in der Buchhaltungs-Übersicht und gehen gemeinsam in den Buchhaltungsexport. Berücksichtigt werden dort nur finalisierte Gutschriften, und zwar Artikelposition für Artikelposition mit dem Buchungskonto, das auf der Position steht. Fehlt dieses Konto, vermerkt der Export das im Protokoll, und die Zeile gilt als nicht buchbar. Die Kontierung setzt du auf der Gutschrift selbst oder über Konto / Kostenstelle setzen in der Mehrfachauswahl; die Konten pflegst du unter Sachkonten.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — darauf weist der Dialog hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf, und andere Benutzer sehen die geänderte Auswahl erst, nachdem sie die Seite neu geladen haben. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt: Was du hier änderst, wirkt nicht bei den Rechnungen oder Lieferscheinen.

Verwandte Seiten

• Gutschrift anlegen
• Gutschrift bearbeiten
• Gutschriftdetails
• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Benutzer

Häufige Fragen

Warum hat mein Gutschrift-Entwurf keine Belegnummer? Die Nummer wird erst beim Finalisieren vergeben. Würde flinkest sie schon für Entwürfe reservieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb das Kennzeichen „Entwurf" statt einer Nummer. Bei Angeboten und Kostenvoranschlägen ist das anders — die bekommen ihre Nummer schon beim Anlegen.

Wie hänge ich eine Gutschrift an eine bestimmte Rechnung? Indem du sie von der Rechnung aus erzeugst: im Zeilenmenü der Rechnungsliste über Gutschrift, in den Rechnungsdetails über Gutschrift erstellen oder im Storno-Dialog über Eine Gutschrift erstellen. Nur so entsteht die Verkettung, die in beiden Detailansichten als Vor- beziehungsweise Folgebeleg sichtbar ist. Eine über Neu angelegte oder duplizierte Gutschrift bleibt ohne Bezug — nachträglich lässt sich die Verkettung nicht setzen.

Kann ich eine Gutschrift stornieren? Nein. Für Gutschriften gibt es keine Storno-Schaltfläche, anders als bei der Rechnung. Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, kannst du sie löschen; ist sie finalisiert, bleibt sie bestehen, damit die Belegnummerierung lückenlos nachvollziehbar bleibt. Im Belegstatus-Filter taucht „Storniert" trotzdem auf, weil er für alle Belegarten derselbe ist.

Warum kann ich eine Gutschrift nicht mehr bearbeiten oder löschen? Weil sie finalisiert ist. Bearbeiten und Löschen bietet das Zeilenmenü nur bei Entwürfen an; bei einem abgeschlossenen Beleg verschwinden beide Einträge. Auf anderem Weg lehnt flinkest den Versuch mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden" ab.

Zählt eine Gutschrift in der Buchhaltung mit? Ja. Gutschriften und Rechnungen sind die einzigen Ausgangsbelege, die in die Buchhaltung einfließen — beide erscheinen in der Buchhaltungs-Übersicht und gehen gemeinsam in den Buchhaltungsexport, sobald sie finalisiert sind. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine tun das nicht.

Warum ist „per e-mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.