Kostenstellen

Eine Kostenstelle ordnet Erlöse und Aufwände einem Bereich deines Betriebs zu — einer Filiale, einer Abteilung, einem Fahrzeug, einer Baustelle. Ein Kostenschlüssel daneben ist ein Verteilungsschlüssel für Buchungen, die sich nicht eindeutig einer Kostenstelle zuordnen lassen. Auf dieser Seite pflegst du beide Verzeichnisse; zugeordnet werden sie in Beleg- und Eingangsbelegpositionen und in Buchungszeilen von Banktransaktionen — von Hand oder über Vorgaben an Kunden, Artikeln, Standorten, Lieferanten, Fahrzeugen, Verträgen, Bankregeln und Buchungsvorlagen — und gehen mit dem Buchhaltungsexport an die Kanzlei. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten, lesbar und in Belegen auswählbar ist sie dagegen für jeden angemeldeten Benutzer.

Kostenstellen und Kostenschlüssel im Überblick

Die beiden Reiter

Ganz oben stehen zwei Reiter: Kostenstellen und Kostenschlüssel. Beide Verzeichnisse werden gleich bedient und tauchen an denselben Stellen im Programm auf — überall, wo du eine Kostenzuordnung wählst, stehen die Felder Kostenstelle und Kostenschlüssel nebeneinander. Getrennt sind sie, weil sie in der Kostenrechnung deiner Kanzlei Verschiedenes bedeuten: Die Kostenstelle sagt, in welchem Bereich etwas anfällt; der Kostenschlüssel sagt, dass eine Buchung nach einem Schlüssel auf mehrere Bereiche verteilt werden soll. flinkest selbst teilt dabei nichts prozentual auf — die Verteilung rechnet beim Exportformat BMD die Kostenrechnung der Kanzlei nach ihrer eigenen Schlüssel-Definition (siehe unten).

Kostenstelle oder Kostenschlüssel, nicht beides. Eine Buchung trägt entweder eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel. Wählst du in einem der beiden Felder einen Wert, leert flinkest deshalb das andere — in Beleg- und Eingangsbelegpositionen genauso wie an Lieferant, Fahrzeug, Vertrag, Bankregel, Buchungsvorlage und in der Buchungszeile einer Transaktion. Stehen trotzdem einmal beide an einer Stelle, etwa in älteren Positionen, gewinnt immer die Kostenstelle: An Vertrag, Fahrzeug, Bankregel, Buchungsvorlage und Buchungszeile verwirft flinkest den Kostenschlüssel schon beim Speichern, bei Positionen gibt der Export nur die Kostenstelle aus.

Ein Aufruf mit dem Anhang #allocation-keys an der Adresse öffnet die Seite direkt im Reiter Kostenschlüssel; ohne Anhang startest du immer im Reiter Kostenstellen.

Wer welchen Wert im Buchhaltungsexport gewinnt

Zwei Felder, ein Wert pro Zeile. Der Buchhaltungsexport gibt die Kostenstelle im Feld für die Kostenstelle aus und den Kostenschlüssel in einem eigenen Feld für den Kostenschlüssel. Ist an einer Buchung eine Kostenstelle gesetzt, geht nur sie hinaus; der Kostenschlüssel erscheint nur, wenn keine Kostenstelle gesetzt ist — er landet nie im Kostenstellen-Feld. Ausgegeben wird jeweils die Buchhaltungsnummer, und erst wenn die leer ist, der Code. Trägst du also für die Kanzlei eine eigene Nummer ein, brauchst du deinen internen Code nicht danach auszurichten. Ein Eintrag ganz ohne Buchhaltungsnummer und ohne Code landet als leerer Wert im Export, auch wenn er im Beleg sichtbar gesetzt ist. Kommt im ganzen Export kein einziger Kostenstellen- bzw. kein einziger Kostenschlüssel-Wert vor, lässt die BMD-Datei die betreffende Spalte ganz weg.

Beim Exportformat RZL nur die Kostenstelle, nur Ziffern. Welches Format der Export erzeugt — BMD oder RZL —, stellst du in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Exportformat ein. RZL kennt nur die Kostenstelle, und zwar nur als Zahl mit höchstens 7 Ziffern (und nicht 0). Passt der ausgegebene Wert nicht dazu — etwa weil keine Buchhaltungsnummer hinterlegt ist und der Code Buchstaben enthält —, bleibt das Kostenstellen-Feld dieser Buchung leer, und die Vorschau des Buchhaltungsexports zeigt an der Zeile die Warnung „Kostenstelle „…“ ist keine gültige RZL-Nummer (nur Ziffern, max. 7)“. Einen Kostenschlüssel kann RZL gar nicht übernehmen: Die Buchung geht ohne ihn hinaus, und die Zeile bekommt den Hinweis „Kostenschlüssel kann nicht nach RZL exportiert werden“. Arbeitet deine Kanzlei mit RZL, trägst du deshalb bei jeder Kostenstelle eine rein numerische Buchhaltungsnummer ein und ordnest Buchungen Kostenstellen statt Kostenschlüsseln zu.

Kostenstellen verwalten

Kostenstelle anlegen und bearbeiten

Im Reiter Kostenstellen öffnet Neu den Dialog „Neue Kostenstelle hinzufügen", das Zeilenmenü mit Bearbeiten — oder ein Klick auf den Namen in der Liste — denselben Dialog mit vorbefüllten Feldern und dem Titel „Kostenstelle bearbeiten". Der Block Allgemein enthält Code (Pflichtfeld, höchstens 10 Zeichen, muss eindeutig sein), Name (Pflichtfeld, höchstens 100 Zeichen), Beschreibung und Buchhaltungsnummer. Im Block Zuordnung wählst du Abteilung und Verantwortlicher Benutzer (siehe unten) und setzt den Haken Aktiv. Gespeichert wird mit Speichern, bestätigt mit „Kostenstelle wurde gespeichert".

Jeder Code darf nur einmal vorkommen. Der Code ist der Schlüssel, über den auch der Import Kostenstellen wiederfindet. Vergibst du einen Code ein zweites Mal, weist das Speichern den Datensatz ab und das Feld wird rot markiert. Änderst du den Code einer bestehenden Kostenstelle, bleiben alle Zuordnungen in Belegen erhalten — sie hängen an der Kostenstelle selbst, nicht an ihrem Code. Nur der Buchhaltungsexport gibt ab dann den neuen Code aus, sofern keine Buchhaltungsnummer hinterlegt ist. Wie bei allen Formularen in flinkest prüft ausschließlich das Backend beim Speichern; ein leeres Pflichtfeld erzeugt deshalb erst nach dem Klick auf Speichern einen Feldfehler, nicht schon während der Eingabe.

Verantwortlicher Benutzer und Abteilung

Zur Auswahl im Feld Verantwortlicher Benutzer stehen nur aktive Benutzer. Willst du selbst die Verantwortung übernehmen, trägt dich die kleine Schaltfläche ich direkt neben dem Feld mit einem Klick ein, ohne dass du deinen Namen suchen musst. Wird der eingetragene Verantwortliche später deaktiviert, bleibt die bestehende Zuordnung trotzdem bestehen — du musst nichts nachtragen, in der Liste erscheint dann aber die Kennzeichnung Inaktiv neben seinem Namen. Diese Prüfung gilt nur beim Neu-Setzen oder Ändern des Feldes: Speicherst du die Kostenstelle mit einem unverändert bestehenden, inzwischen deaktivierten Verantwortlichen, greift sie nicht.

Die Abteilung ist rein informativ und dient der organisatorischen Einordnung; sie hat keine weitere Auswirkung auf Belege oder den Export.

Kostenstelle duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — der Dialog öffnet sich mit Name, Beschreibung, Buchhaltungsnummer, Abteilung, Verantwortlichem und dem Haken Aktiv unverändert von der Vorlage übernommen. Nur der Code bleibt leer, weil er eindeutig sein muss und ein unveränderter Code das Speichern sonst ablehnen würde — trag hier einen neuen Code ein, bevor du speicherst.

Kostenstelle aktivieren und deaktivieren

Der Haken Aktiv im Bearbeiten-Dialog steuert, ob eine Kostenstelle in den Auswahlfeldern und als Vorgabe von Lieferant, Fahrzeug, Vertrag und Bankregel noch im Spiel ist. Eine deaktivierte Kostenstelle wird in den Auswahlfeldern in Belegen, Eingangsbelegen und überall sonst, wo du eine Kostenstelle wählst, nicht mehr angeboten. Ist sie an einer bestehenden Position oder Buchungszeile schon gespeichert, zeigt das Auswahlfeld sie dort weiterhin an, mit dem Zusatz „(inaktiv)" — so siehst du, was eingetragen ist, kannst sie aber nicht neu wählen. Außerdem übertragen Lieferant, Fahrzeug, Vertrag und Bankregel sie nicht mehr als Vorgabe auf neue Eingangsbelegpositionen und Bankbuchungen — dort greift dann die nächste Vorgabe (bei Eingangsbelegen nach dem Fahrzeug die des Lieferanten) oder die Buchung bleibt ohne Kostenstelle. Vorgaben an Kunde, Artikel und Standort belegen neue Belegpositionen dagegen auch mit einer deaktivierten Kostenstelle vor, und eine Buchungsvorlage übergibt ihre Zuordnung beim Anwenden ebenfalls, ob sie aktiv ist oder nicht. In dieser Verwaltungsliste selbst bleibt sie unverändert sichtbar, ohne eigene Kennzeichnung in der Zeile, damit du sie bei Bedarf wieder aktivieren kannst. Bereits gesetzte Kostenstellen in bestehenden Positionen und Buchungszeilen ändert das Deaktivieren nicht: Sie bleiben stehen und gehen weiterhin mit dem Buchhaltungsexport hinaus.

Kostenstelle löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen — zuerst fragt flinkest immer nach („Löschen von …" mit dem Namen der Kostenstelle, bestätigt mit Ja, löschen). Löschen ist aber gesperrt, solange die Kostenstelle irgendwo verwendet wird: in einer Position eines Belegs, eines Eingangsbelegs oder einer Serienrechnung, an einem Vertrag oder Fahrzeug, in einer Buchungsvorlage, in einer Buchungszeile einer Bankregel oder in einer Buchungszeile einer Banktransaktion. Dann weist flinkest das Löschen nach der Bestätigung mit der Meldung „Diese Kostenstelle wird noch verwendet (Positionen, Verträge, Fahrzeuge, Bankregeln, Buchungsvorlagen oder Buchungszeilen) und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie sie stattdessen." zurück, und alle Zuordnungen bleiben unverändert bestehen. Ohne diese Sperre würden die Zuordnungen beim Löschen still geleert und erst im nächsten Buchhaltungsexport als fehlende Kostenstelle auffallen. Für eine benutzte Kostenstelle, die aus dem Angebot verschwinden soll, ist Deaktivieren also der richtige Weg. Löschen bleibt Kostenstellen vorbehalten, die nirgends mehr verwendet werden, etwa versehentlich angelegte. Eine reine Vorgabe an einem Kunden, Artikel, Standort oder Lieferanten sperrt das Löschen nicht.

Kostenstellen importieren

Ein Klick auf Kostenstellen importieren oben rechts im Reiter Kostenstellen öffnet einen großen Dialog — für bestehende Kostenstellenlisten, etwa aus dem Buchhaltungsprogramm deiner Kanzlei, die du 1:1 übernehmen willst, statt jede einzeln anzulegen. Für Kostenschlüssel gibt es diese Funktion bewusst nicht, sie werden immer von Hand angelegt.

Ganz oben liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Kostenstellen vor Import löschen und dem Zusatz „Dies löscht unwiderruflich alle bestehenden Kostenstellen"; der Haken ist beim Öffnen immer aus. Darunter steht ein blauer Hinweis Verantwortliche Person Zuweisung: „Kostenstellen ohne zugewiesene verantwortliche Person werden Ihnen zugewiesen" — gefolgt von deinem Namen. Der Rest des Dialogs führt in vier Schritten durch den Import: Datei hochladen (CSV, XLS oder XLSX), Trennzeichen (voreingestellt das Semikolon, wahlweise Auto-Erkennung, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich; Zeichenkodierung wird automatisch erkannt), Spalten zuordnen und Vorschau. In der Tabelle „Spaltenzuordnung" ordnest du je Zielfeld eine Spalte deiner Datei zu — angeboten werden Code, Name, Beschreibung, Buchhaltungsnummer, Abteilung, Verantwortlicher Benutzer und Aktiv, Code und Name sind Pflicht. Solange eines der beiden offen ist, erscheint der Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt. Spaltenüberschriften wie „Kostenstelle", „Bezeichnung", „Buchhaltungsnummer" oder „Aktiv" erkennt flinkest schon beim Einlesen selbst — Dateien mit der älteren Überschrift „BMD-Nummer" oder einfach „BMD" landen ebenfalls automatisch im Feld Buchhaltungsnummer. Eine Spalte „Abteilung" ordnet flinkest dagegen bewusst nicht von selbst zu — warum, steht im nächsten Absatz.

Abteilung und Verantwortlicher wollen Nummern, keine Namen. Diese beiden Felder erwarten die interne Nummer des Datensatzes. Steht in deiner Datei der Abteilungs- oder Personenname, weist der Import jede betroffene Zeile ab. Lass diese Spalten im Zweifel unzugeordnet und ergänze Abteilung und Verantwortliche nachträglich im Bearbeiten-Dialog — nennt weder die Datei noch die bereits bestehende Kostenstelle eine verantwortliche Person, trägt der Import ohnehin dich ein. Ein schon hinterlegter Verantwortlicher einer aktualisierten Kostenstelle bleibt stehen.

Der Code entscheidet über neu oder aktualisiert. Zu jeder Zeile sucht flinkest die Kostenstelle mit diesem Code. Gibt es sie, werden die zugeordneten Felder überschrieben; gibt es sie nicht, entsteht ein neuer Eintrag. Ein zweiter Import derselben Datei legt also nichts doppelt an. Der ganze Vorgang läuft in einer einzigen Transaktion: Bricht er ab, bleibt alles unverändert.

Das Ergebnis. Nach dem Import erscheint eine Meldung wie „Import abgeschlossen: Erstellt: 12 Kostenstellen, Aktualisiert: 3 Kostenstellen, Fehlgeschlagen: 1 Kostenstellen". Ist mindestens eine Zeile gescheitert, öffnet sich zusätzlich das Fenster Importfortschritt mit der Liste Importfehler: je gescheiterter Zeile die Zeile, das betroffene Feld und die Fehlermeldung. Gezählt werden dabei nur die Datenzeilen ab der ersten Zeile unter der Überschrift — die Überschriftszeile zählt nicht mit, Zeile 1 in der Liste ist also normalerweise die zweite Zeile deiner Datei. So findest du die betroffenen Zeilen, korrigierst sie und importierst erneut — weil der Code über neu oder aktualisiert entscheidet, entsteht dabei nichts doppelt. Fang trotzdem mit einer kleinen Testdatei von zehn Zeilen an, bevor du den ganzen Bestand schickst.

„Bestehende Kostenstellen vor Import löschen" respektiert dieselbe Löschsperre wie das einzelne Löschen. Vor dem eigentlichen Import entfernt flinkest jede bestehende Kostenstelle, die nirgends mehr verwendet wird — Kostenstellen, die noch in einer Position, an einem Vertrag oder Fahrzeug, in einer Buchungsvorlage, einer Bankregel oder einer Buchungszeile stehen, bleiben dabei unangetastet erhalten und behalten alle ihre Zuordnungen. Die Erfolgsmeldung nennt beides: „Gelöscht: … Kostenstellen" für die tatsächlich entfernten und „Übersprungen (noch verwendet): … Kostenstellen" für die, die wegen ihrer Verwendung stehen geblieben sind.

Kostenschlüssel verwalten

Kostenschlüssel anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen

Der Reiter Kostenschlüssel ist schlichter aufgebaut, folgt aber demselben Muster wie die Kostenstellen: Neu öffnet den Dialog „Neuen Kostenschlüssel hinzufügen" mit Code, Name, Buchhaltungsnummer, Beschreibung und dem Haken Aktiv — ohne die Felder Abteilung und Verantwortlicher Benutzer, weil ein Kostenschlüssel ein reiner Verteilungsschlüssel ohne organisatorische Zuständigkeit ist. Code und Name sind beide Pflicht, und auch der Code muss eindeutig sein — ein bereits vergebener Code wird beim Speichern abgelehnt, genau wie bei der Kostenstelle. Die Buchhaltungsnummer ist die Nummer, unter der deine Kanzlei den Schlüssel in ihrer Kostenrechnung führt; der Export gibt sie vor dem Code aus.

Duplizieren übernimmt wie bei der Kostenstelle alle Felder außer dem Code, der zum erneuten Speichern eine neue, eindeutige Eingabe braucht. Der Haken Aktiv wirkt genauso wie bei der Kostenstelle: Ein deaktivierter Kostenschlüssel wird in den Auswahlfeldern nicht mehr angeboten (ein schon gespeicherter erscheint dort mit dem Zusatz „(inaktiv)"), ein deaktivierter Schlüssel wird nicht mehr als Vorgabe von Lieferant, Fahrzeug, Vertrag oder Bankregel auf neue Buchungen übertragen, und in dieser Verwaltungsliste bleibt er unverändert stehen. Löschen ist ebenso gesperrt, solange der Kostenschlüssel noch in einer Position, an einem Vertrag oder Fahrzeug, in einer Buchungsvorlage, einer Bankregel oder einer Buchungszeile verwendet wird. Die Meldung lautet dann „Dieser Kostenschlüssel wird noch verwendet (Positionen, Verträge, Fahrzeuge, Bankregeln, Buchungsvorlagen oder Buchungszeilen) und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie ihn stattdessen."

Anlegen, Ändern und Löschen sind auch hier Administratoren vorbehalten; alle anderen Benutzer dürfen Kostenschlüssel lesen und in Belegen auswählen.

Listen bedienen

Sortieren, Spalten konfigurieren und exportieren

Beide Listen zeigen standardmäßig Name und Beschreibung; bei Kostenstellen steht unter dem Namen zusätzlich klein der Code, dahinter — sofern hinterlegt — die Abteilung und der Verantwortliche. Über die Spaltenköpfe sortierst du um. Unterhalb der Liste sitzt die Blätterleiste: Links davon liegt das Symbol zum Exportieren der Liste (CSV, XLSX, PDF oder JSON), daneben — als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren — ein Zahnrad, mit dem du zusätzliche Felder wie ID, Code, Buchhaltungsnummer, Aktiv, Erstellt am, Abteilung und Verantwortlicher Benutzer dauerhaft für alle Benutzer als Spalte einblendest. Beide Listen laden außerdem automatisch neu, sobald jemand anderes eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel anlegt, ändert oder löscht — ein manuelles Neuladen ist dafür nicht nötig.

Wo Kostenstellen und Kostenschlüssel im Alltag auftauchen

Vorgabe für neue Belegpositionen

Ausgewählt werden sie in der Position eines Belegs — etwa beim Bearbeiten einer Rechnung. Voreinstellen kannst du sie am Artikel, am Kunden und an einem Standort, jeweils im Buchhaltungsbereich. Welche dieser Voreinstellungen eine neue Belegposition übernimmt, entscheidet die Einstellung Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen: „Vom Artikel", „Vom Kunden", „Vom Standort" oder „Vom Standort, sonst vom Kunden"; ist dort nichts gespeichert, gilt „Vom Kunden". Die Regel gilt beim Anlegen einer Position im Beleg-Editor jeder Belegart — über Katalog, Manuell oder einen Barcode-Scan — und beim Rechnungslauf, der aus Lieferscheinen Rechnungen erzeugt. Eine Position ohne Artikel bekommt bei „Vom Artikel" keine Kostenstelle; „Vom Standort" nimmt den Standort, der am Beleg als Lieferort gespeichert ist. Im Rechnungslauf hat die erzeugte Rechnung einen solchen Lieferort nur, wenn in den Beleg-Einstellungen Lieferscheine gruppieren nicht auf Gruppieren nach Kunde steht — eine Sammelrechnung pro Kunde trägt keinen. „Vom Standort" setzt dann nichts, und die Position behält die Kostenstelle der Lieferscheinposition (falls vorhanden). Im Editor ist der Wert nur eine Vorbelegung: Bei Rechnungen und Gutschriften siehst und änderst du ihn im Positionsdialog im Block Buchhaltung; die übrigen Belegarten zeigen dort kein Feld dafür, setzen den Wert aber trotzdem. Gespeichert wird er mit der Position — eine spätere Änderung der Voreinstellung am Kunden, Artikel oder Standort ändert bestehende Positionen nicht.

Vorgabe für Eingangsbelege, Bankbuchungen und Verträge

Damit Eingangsbelege und Bankbuchungen ohne Nacharbeit mit der richtigen Kostenstelle in den Export gehen, hinterlegst du die Zuordnung dort, wo die Buchung entsteht. Diese Vorgaben werden ohne KI fest übernommen; Lieferant, Fahrzeug, Vertrag und Bankregel übertragen dabei nur aktive Kostenstellen und Kostenschlüssel:

• Lieferant — in den Lieferantendetails im Block Buchhaltung: „Standard für neue Eingangsbeleg-Positionen dieses Lieferanten. Ein der Position zugeordnetes Fahrzeug hat Vorrang."
• Fahrzeug — in den Fahrzeugdetails im Block Buchhaltung: „Standard für Eingangsbeleg-Positionen, die diesem Fahrzeug zugeordnet sind." Ist eine Position einer Tankrechnung dem Fahrzeug zugeordnet, landet sie so auf der Kostenstelle des Fahrzeugs statt auf der des Lieferanten.
• Vertrag — im Vertrag im Block Auto-Matching: „Wird mit der Transaktion gebucht, wenn sie diesem Vertrag zugeordnet wird."
• Bankregel — in jeder Buchungszeile einer Regel am Bankkonto; bucht die Regel eine Transaktion, bekommt die Buchungszeile die Zuordnung der Regelzeile.
• Buchungsvorlage — in den Buchungsvorlagen; wendest du eine Vorlage auf eine Transaktion an, übernimmt die neue Buchungszeile ihre Zuordnung.

In der Buchungszeile einer Banktransaktion selbst wählst du Kostenstelle oder Kostenschlüssel direkt in der Buchhaltungs-Übersicht.

Vorrang in Eingangsbelegen. Eine neue Position eines Eingangsbelegs — ob erfasst, gescannt oder aus einer E-Rechnung — bekommt die Zuordnung des Fahrzeugs, das ihr zugeordnet ist; hat sie kein Fahrzeug oder trägt das Fahrzeug keine aktive Zuordnung, die des Lieferanten. Gibst du selbst eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel mit, gewinnt deine Auswahl. Ordnest du einer Position ohne Kostenstelle und ohne Kostenschlüssel später ein Fahrzeug zu, füllt flinkest die Zuordnung des Fahrzeugs nach; eine schon gesetzte Zuordnung bleibt stehen. Wie überall gilt: Eine spätere Änderung der Vorgabe ändert bereits angelegte Positionen und gebuchte Zeilen nicht.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungsexport
• Buchhaltungs-Übersicht
• Sachkonten
• Beleg-Einstellungen
• Buchungsvorlagen
• Bankkonto-Details
• Vertrag im Detail
• Fahrzeugdetails
• Lieferantendetails
• Abteilungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Artikeldetails
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenschlüssel? Die Kostenstelle sagt, in welchem Bereich deines Betriebs etwas anfällt; der Kostenschlüssel sagt, dass eine Buchung nach einem Schlüssel verteilt werden soll — die Verteilung rechnet die Kostenrechnung deiner Kanzlei, nicht flinkest. Eine Buchung trägt entweder das eine oder das andere. Im Buchhaltungsexport gehen sie in zwei getrennten Feldern hinaus; ist eine Kostenstelle gesetzt, wird nur sie ausgegeben. Beim Exportformat RZL gibt es nur die Kostenstelle.

Ich habe den Haken „Aktiv" entfernt — warum sehe ich die Kostenstelle in dieser Liste trotzdem noch? Das ist gewollt: Diese Verwaltungsliste zeigt weiterhin alle Kostenstellen, aktive wie inaktive, damit du eine deaktivierte jederzeit wieder aktivieren kannst. Wirksam wird der Haken bei neuen Buchungen — eine deaktivierte Kostenstelle wird in den Auswahlfeldern nicht mehr angeboten und auch nicht mehr als Vorgabe von Lieferant, Fahrzeug, Vertrag oder Bankregel übernommen.

Warum lässt sich eine Kostenstelle nicht löschen? Weil sie noch verwendet wird — in einer Position eines Belegs, eines Eingangsbelegs oder einer Serienrechnung, an einem Vertrag oder Fahrzeug, in einer Buchungsvorlage, einer Bankregel oder einer Buchungszeile einer Transaktion. flinkest verweigert das Löschen dann mit der Meldung „Diese Kostenstelle wird noch verwendet (Positionen, Verträge, Fahrzeuge, Bankregeln, Buchungsvorlagen oder Buchungszeilen) und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie sie stattdessen.", damit die Zuordnung dort nicht verloren geht. Entferne stattdessen den Haken Aktiv — die Kostenstelle bleibt dann in bestehenden Belegen erhalten, ist aber in keiner neuen Auswahl mehr wählbar.

Der Import hat weniger Kostenstellen angelegt, als meine Datei Zeilen hat. Häufigste Ursache sind die Spalten Abteilung und Verantwortlicher Benutzer: Sie erwarten die interne Nummer des Datensatzes, nicht den Namen. Lass sie unzugeordnet und ergänze die Zuordnung nachträglich. Welche Zeile aus welchem Grund gescheitert ist, zeigt nach dem Import die Liste Importfehler im Fenster Importfortschritt.

Wie kommt die Kostenstelle automatisch in meine Rechnungen? Hinterleg sie am Kunden, am Artikel oder am Standort im Buchhaltungsbereich und leg in den Beleg-Einstellungen unter Kostenstellen-Quelle fest, woher eine neue Position sie übernimmt — vom Artikel, vom Kunden, vom Standort oder vom Standort, sonst vom Kunden; ohne gespeicherte Auswahl gilt „Vom Kunden". Das wirkt beim Anlegen einer Position im Beleg-Editor über Katalog, Manuell oder Barcode-Scan, egal welche Belegart, und beim Rechnungslauf aus Lieferscheinen. Bei Rechnungen und Gutschriften kannst du den vorbelegten Wert im Positionsdialog noch ändern.

Warum wird mein Verantwortlicher Benutzer als „Inaktiv" angezeigt? Der Benutzer wurde nach dem Eintragen deaktiviert. Die Zuordnung bleibt bestehen, du kannst aber nur noch aktive Benutzer neu auswählen. Willst du einen aktiven Verantwortlichen hinterlegen, öffne die Kostenstelle und wähle im Feld Verantwortlicher Benutzer eine andere Person.