Kostenstellen

Eine Kostenstelle ordnet Erlöse und Aufwände einem Bereich deines Betriebs zu — einer Filiale, einer Abteilung, einem Fahrzeug, einer Baustelle. Auf dieser Seite legst du das Verzeichnis dieser Bereiche an; ausgewählt wird eine Kostenstelle später in den einzelnen Positionen deiner Belege und Eingangsbelege, und aus dem Buchhaltungsexport geht sie als eigenes Feld an die Kanzlei. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten.

Die beiden Reiter

Ganz oben stehen zwei Reiter: Kostenstellen und Kostenschlüssel. Beide Verzeichnisse werden gleich bedient und tauchen an denselben Stellen im Programm auf — in jeder Belegposition liegen die Felder Kostenstelle und Kostenschlüssel nebeneinander. Getrennt sind sie, damit du zwei Blickwinkel nebeneinander führen kannst: die Kostenstelle für den Bereich, in dem etwas anfällt, den Kostenschlüssel für die Verteilung darüber hinaus.

Im Export zählt nur ein Wert pro Zeile. Der Buchhaltungsexport gibt je Buchungszeile ein einziges Kostenstellen-Feld aus. Ist an der Position eine Kostenstelle gesetzt, gewinnt sie; nur wenn keine gesetzt ist, rückt der Kostenschlüssel nach. Ausgegeben wird dabei die BMD-Nummer, und erst wenn die leer ist, der Code. Trägst du also für die Kanzlei eine eigene Nummer ein, brauchst du deinen internen Code nicht danach auszurichten.

Kostenstellen

Im ersten Reiter steht der Titel Kostenstellen, rechts daneben zwei Schaltflächen: BMD-Kostenstellen importieren und Neu.

Die Liste zeigt zwei Spalten, Name und Beschreibung. Unter dem Namen steht in kleiner Schrift der Code, dahinter — sofern hinterlegt — die Abteilung und der Name des verantwortlichen Benutzers. Über die Spaltenköpfe kannst du sortieren. Im Menü am Zeilenende liegen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

Unterhalb der Liste sitzt die Blätterleiste. Links davon findest du das Symbol zum Exportieren der Liste und — als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren — ein Zahnrad. Damit stellst du ein, welche Spalten diese Liste zeigt und in welcher Reihenfolge. Diese Auswahl gilt für den ganzen Mandanten, nicht nur für dich; andere Benutzer sehen die Änderung erst, wenn sie die Seite neu laden.

Anlegen und bearbeiten. Neu öffnet den Dialog „Neue Kostenstelle hinzufügen", das Zeilenmenü den Dialog „Kostenstelle bearbeiten". Der Block Allgemein enthält Code (Pflichtfeld, höchstens 10 Zeichen), Name (Pflichtfeld, höchstens 100 Zeichen), Beschreibung und BMD-Nummer. Im Block Zuordnung wählst du Abteilung und Verantwortlicher Benutzer und setzt den Haken Aktiv. Gespeichert wird mit Speichern, bestätigt mit „Kostenstelle wurde gespeichert".

Jeder Code darf nur einmal vorkommen. Der Code ist der Schlüssel, über den auch der Import Kostenstellen wiederfindet. Vergibst du einen Code ein zweites Mal, weist das Speichern den Datensatz ab und das Feld wird rot markiert. Änderst du den Code einer bestehenden Kostenstelle, bleiben alle Zuordnungen in Belegen erhalten — sie hängen an der Kostenstelle selbst, nicht an ihrem Code. Nur der Buchhaltungsexport gibt ab dann den neuen Code aus, sofern keine BMD-Nummer hinterlegt ist.

„Duplizieren" braucht sofort zwei Korrekturen. Der Befehl öffnet den Anlegen-Dialog mit den Werten der Vorlage. Der Code steht dabei unverändert drin — ihn musst du ändern, sonst scheitert das Speichern an der Eindeutigkeit. Die BMD-Nummer wird nicht mitkopiert, weil die Liste dieses Feld gar nicht mitlädt; trag sie im Duplikat neu ein.

Der Haken „Aktiv" wirkt derzeit nicht. Er wird gespeichert, aber keine Auswahlliste und keine Übersicht wertet ihn aus: Eine Kostenstelle ohne Haken erscheint weiterhin in jeder Auswahl. Willst du eine Kostenstelle wirklich aus dem Angebot nehmen, musst du sie löschen — oder ihren Namen so kennzeichnen, dass sie niemand mehr auswählt.

Löschen entfernt die Zuordnung in bereits erfassten Positionen. Eine Kostenstelle lässt sich immer löschen, auch wenn sie längst benutzt wird. Die betroffenen Beleg- und Eingangsbelegpositionen bleiben bestehen, ihr Kostenstellen-Feld wird dabei aber stillschweigend geleert — eine Warnung gibt es nicht. Bereits erzeugte Exportdateien ändern sich dadurch nicht; ein Export, den du danach noch einmal erzeugst, enthält für diese Zeilen jedoch keine Kostenstelle mehr. Löschen ist deshalb nur für Kostenstellen gedacht, die versehentlich angelegt wurden.

Anlegen, Ändern, Löschen und Importieren sind Administratoren vorbehalten. Alle anderen Benutzer dürfen Kostenstellen lesen und in Belegen auswählen, aber nicht pflegen.

Wo die Kostenstelle im Alltag auftaucht. Ausgewählt wird sie in der Position eines Belegs — etwa beim Bearbeiten einer Rechnung — und in den Positionen eines Eingangsbelegs. Voreinstellen kannst du sie außerdem am Artikel, am Kunden und an einem Standort, jeweils im Buchhaltungsbereich. Legst du eine Belegposition an, schlägt flinkest die Kostenstelle des Kunden vor. Beim Rechnungslauf aus Lieferscheinen entscheidet die Einstellung Kostenstellen-Herkunft in den Beleg-Einstellungen, woher der Wert kommt: „Vom Artikel", „Vom Kunden", „Vom Standort" oder „Vom Standort, ersatzweise Kunde".

BMD-Kostenstellen importieren

Ein Klick auf BMD-Kostenstellen importieren öffnet einen großen Dialog.

Ganz oben liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Kostenstellen vor Import löschen und dem Zusatz „Dies löscht unwiderruflich alle bestehenden Kostenstellen". Der Haken ist beim Öffnen immer aus. Darunter steht ein blauer Hinweis Verantwortliche Person Zuweisung: „Kostenstellen ohne zugewiesene verantwortliche Person werden Ihnen zugewiesen" — gefolgt von deinem Namen.

Der Rest des Dialogs führt in vier Schritten durch den Import: Datei hochladen (CSV, XLS oder XLSX), Trennzeichen (voreingestellt das Semikolon, wahlweise Auto-Erkennung, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich), Spalten zuordnen und Vorschau. In der Tabelle „Spaltenzuordnung" mit den Spalten „Zielfeld (System)", „Quellspalte (Datei)" und „Status" ordnest du je Zielfeld eine Spalte deiner Datei zu. Angeboten werden Code, Name, Beschreibung, BMD-Nummer, Abteilung, Verantwortlicher Benutzer und Aktiv; Code und Name sind Pflicht. Solange eines der beiden offen ist, erscheint der Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt. Spaltenüberschriften wie „Kostenstelle", „Bezeichnung", „BMD-Nummer" oder „Abteilung" erkennt flinkest schon beim Einlesen selbst.

Abteilung und Verantwortlicher wollen Nummern, keine Namen. Diese beiden Felder erwarten die interne Nummer des Datensatzes. Steht in deiner Datei der Abteilungs- oder Personenname, weist der Import jede betroffene Zeile ab. Lass diese Spalten im Zweifel unzugeordnet und ergänze Abteilung und Verantwortliche nachträglich im Bearbeiten-Dialog — die verantwortliche Person setzt der Import ohnehin auf dich, wenn nichts anderes kommt.

Der Code entscheidet über neu oder aktualisiert. Zu jeder Zeile sucht flinkest die Kostenstelle mit diesem Code. Gibt es sie, werden die zugeordneten Felder überschrieben; gibt es sie nicht, entsteht ein neuer Eintrag. Ein zweiter Import derselben Datei legt also nichts doppelt an. Der ganze Vorgang läuft in einer einzigen Transaktion: Bricht er ab, bleibt alles unverändert.

Das Ergebnis steht nur in der Erfolgsmeldung. Nach dem Import erscheint eine Meldung wie „Import abgeschlossen: Erstellt: 12 Kostenstellen, Aktualisiert: 3 Kostenstellen, Fehlgeschlagen: 1 Kostenstellen". Welche Zeile aus welchem Grund gescheitert ist, zeigt die Oberfläche nicht an — zähl die Meldung deshalb gegen die Zeilen deiner Datei und such fehlende Kostenstellen anschließend in der Liste. Fang mit einer kleinen Testdatei von zehn Zeilen an, bevor du den ganzen Bestand schickst.

Kostenschlüssel

Der zweite Reiter ist schlichter aufgebaut: Titel Kostenschlüssel, rechts die Schaltfläche Neu, darunter dieselbe Liste mit Name und Beschreibung. Unter dem Namen steht die BMD-Nummer, sofern eine hinterlegt ist. Das Zeilenmenü bietet wieder Bearbeiten, Duplizieren und Löschen, die Blätterleiste wieder Export und Zahnrad.

Der Dialog „Neuen Kostenschlüssel hinzufügen" enthält Code, Name, BMD-Nummer, Beschreibung und den Haken Aktiv. Auch hier gilt: Der Haken Aktiv wird gespeichert, aber nirgends ausgewertet.

Nur der Name ist wirklich Pflicht. Der Dialog kennzeichnet Code und Name mit einem Stern und färbt ein leeres Code-Feld rot. Gespeichert wird ein Kostenschlüssel trotzdem auch ohne Code — und anders als bei der Kostenstelle darf derselbe Code mehrfach vorkommen. Für den Buchhaltungsexport ist der Code aber der Wert, der übergeben wird, solange keine BMD-Nummer hinterlegt ist; lass ihn also nicht leer, wenn der Kostenschlüssel exportiert werden soll.

Einen Import gibt es hier nicht. Kostenschlüssel werden immer von Hand angelegt.

Aktionen

Kostenstelle anlegen. Reiter Kostenstellen, oben rechts Neu, Code und Name eintragen, optional Abteilung und Verantwortlichen wählen, Speichern. Der neue Eintrag steht danach sofort in jeder Kostenstellen-Auswahl im Programm zur Verfügung — auch in bereits geöffneten Belegen.

Kostenstellen aus der Kanzlei übernehmen. BMD-Kostenstellen importieren, Datei ablegen, Trennzeichen prüfen, mindestens Code und Name zuordnen, Vorschau ansehen, Importieren. Bestätige die Rückfrage „Sind Sie sicher, dass Sie die Kostenstellen importieren möchten?".

Den kompletten Bestand ersetzen. Setz vor dem Import den Haken Bestehende Kostenstellen vor Import löschen. Achtung: Damit verlieren alle bereits erfassten Belegpositionen ihre Kostenstelle. Wähl diesen Weg nur in einem Mandanten, in dem noch nichts gebucht wurde.

Kostenschlüssel anlegen. Reiter Kostenschlüssel, Neu, Name und Code eintragen, Speichern.

Liste exportieren. Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog; dort wählst du die Spalten und das Format.

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• Buchhaltungsexport
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• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenschlüssel? Beide sind eigenständige Verzeichnisse und stehen in jeder Belegposition als zwei getrennte Auswahlfelder nebeneinander. Für den Buchhaltungsexport zählt pro Zeile nur ein Wert: Ist eine Kostenstelle gesetzt, wird sie ausgegeben, sonst der Kostenschlüssel. Welche Bedeutung du den beiden gibst, stimmst du am besten mit deiner Kanzlei ab.

Ich habe den Haken „Aktiv" entfernt, die Kostenstelle wird trotzdem überall angeboten. Das ist der aktuelle Stand: Der Haken wird gespeichert, aber von keiner Auswahlliste ausgewertet. Kostenstellen, die niemand mehr verwenden soll, musst du löschen — oder ihren Namen so kennzeichnen, dass klar ist, dass sie nicht mehr benutzt werden.

Was passiert mit meinen Rechnungen, wenn ich eine Kostenstelle lösche? Die Rechnungen bleiben unverändert bestehen, nur die Kostenstelle in ihren Positionen wird stillschweigend geleert. Eine Warnung erscheint nicht. Erzeugst du danach einen neuen Buchhaltungsexport für diesen Zeitraum, fehlt dort die Kostenstelle. Ändere im Zweifel lieber Name und Code, statt zu löschen.

Beim Duplizieren scheitert das Speichern. Das Duplikat übernimmt den Code der Vorlage, und jeder Code darf nur einmal vorkommen. Trag einen neuen Code ein. Prüf außerdem die BMD-Nummer — die wird beim Duplizieren nicht mitkopiert.

Der Import hat weniger Kostenstellen angelegt, als meine Datei Zeilen hat. Häufigste Ursache sind die Spalten Abteilung und Verantwortlicher Benutzer: Sie erwarten die interne Nummer des Datensatzes, nicht den Namen. Lass sie unzugeordnet und ergänze die Zuordnung nachträglich. Welche Zeile genau gescheitert ist, zeigt die Oberfläche leider nicht an.

Wie kommt die Kostenstelle automatisch in meine Rechnungen? Hinterleg sie am Kunden, am Artikel oder am Standort im Buchhaltungsbereich. Beim Anlegen einer Belegposition schlägt flinkest die Kostenstelle des Kunden vor. Für den Rechnungslauf aus Lieferscheinen legst du in den Beleg-Einstellungen unter Kostenstellen-Herkunft fest, welche der drei Quellen gilt.