Kostenstellen

Eine Kostenstelle ordnet Erlöse und Aufwände einem Bereich deines Betriebs zu — einer Filiale, einer Abteilung, einem Fahrzeug, einer Baustelle. Ein Kostenschlüssel daneben ist ein zweiter, alternativer Verteilungsschlüssel für Positionen, die sich nicht eindeutig einer Kostenstelle zuordnen lassen. Auf dieser Seite pflegst du beide Verzeichnisse; ausgewählt werden sie später in den einzelnen Positionen deiner Belege und Eingangsbelege, und aus dem Buchhaltungsexport gehen sie als eigenes Feld an die Kanzlei. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten, lesbar und in Belegen auswählbar ist sie dagegen für jeden angemeldeten Benutzer.

Kostenstellen und Kostenschlüssel im Überblick

Die beiden Reiter

Ganz oben stehen zwei Reiter: Kostenstellen und Kostenschlüssel. Beide Verzeichnisse werden gleich bedient und tauchen an denselben Stellen im Programm auf — in jeder Belegposition liegen die Felder Kostenstelle und Kostenschlüssel nebeneinander. Getrennt sind sie, damit du zwei Blickwinkel nebeneinander führen kannst: die Kostenstelle für den Bereich, in dem etwas anfällt, den Kostenschlüssel für die Verteilung darüber hinaus. Ein Kostenschlüssel teilt eine Position dabei nicht automatisch prozentual auf mehrere Kostenstellen auf — er ist einfach eine zweite, alternative Zuordnungsoption pro Position.

Ein Aufruf mit dem Anhang #allocation-keys an der Adresse öffnet die Seite direkt im Reiter Kostenschlüssel; ohne Anhang startest du immer im Reiter Kostenstellen.

Wer welchen Wert im Buchhaltungsexport gewinnt

Im Export zählt nur ein Wert pro Zeile. Der Buchhaltungsexport gibt je Buchungszeile ein einziges Kostenstellen-Feld aus. Ist an der Position eine Kostenstelle gesetzt, gewinnt sie; nur wenn keine gesetzt ist, rückt der Kostenschlüssel nach. Ausgegeben wird dabei die BMD-Nummer, und erst wenn die leer ist, der Code. Trägst du also für die Kanzlei eine eigene Nummer ein, brauchst du deinen internen Code nicht danach auszurichten. Ein Kostenschlüssel ganz ohne BMD-Nummer und ohne Code landet als leerer Wert im Export, auch wenn er im Beleg sichtbar gesetzt ist.

Kostenstellen verwalten

Kostenstelle anlegen und bearbeiten

Im Reiter Kostenstellen öffnet Neu den Dialog „Neue Kostenstelle hinzufügen", das Zeilenmenü mit Bearbeiten denselben Dialog mit vorbefüllten Feldern und dem Titel „Kostenstelle bearbeiten". Der Block Allgemein enthält Code (Pflichtfeld, höchstens 10 Zeichen, muss eindeutig sein), Name (Pflichtfeld, höchstens 100 Zeichen), Beschreibung und BMD-Nummer. Im Block Zuordnung wählst du Abteilung und Verantwortlicher Benutzer (siehe unten) und setzt den Haken Aktiv. Gespeichert wird mit Speichern, bestätigt mit „Kostenstelle wurde gespeichert".

Jeder Code darf nur einmal vorkommen. Der Code ist der Schlüssel, über den auch der Import Kostenstellen wiederfindet. Vergibst du einen Code ein zweites Mal, weist das Speichern den Datensatz ab und das Feld wird rot markiert. Änderst du den Code einer bestehenden Kostenstelle, bleiben alle Zuordnungen in Belegen erhalten — sie hängen an der Kostenstelle selbst, nicht an ihrem Code. Nur der Buchhaltungsexport gibt ab dann den neuen Code aus, sofern keine BMD-Nummer hinterlegt ist. Wie bei allen Formularen in flinkest prüft ausschließlich das Backend beim Speichern; ein leeres Pflichtfeld erzeugt deshalb erst nach dem Klick auf Speichern einen Feldfehler, nicht schon während der Eingabe.

Verantwortlicher Benutzer und Abteilung

Zur Auswahl im Feld Verantwortlicher Benutzer stehen nur aktive Benutzer. Wird der eingetragene Verantwortliche später deaktiviert, bleibt die bestehende Zuordnung trotzdem bestehen — du musst nichts nachtragen, in der Liste erscheint dann aber die Kennzeichnung Inaktiv neben seinem Namen. Diese Prüfung gilt nur beim Neu-Setzen oder Ändern des Feldes: Speicherst du die Kostenstelle mit einem unverändert bestehenden, inzwischen deaktivierten Verantwortlichen, greift sie nicht.

Die Abteilung ist rein informativ und dient der organisatorischen Einordnung; sie hat keine weitere Auswirkung auf Belege oder den Export.

Kostenstelle duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — der Dialog öffnet sich mit Name, Beschreibung, BMD-Nummer, Abteilung, Verantwortlichem und dem Haken Aktiv unverändert von der Vorlage übernommen. Nur der Code bleibt leer, weil er eindeutig sein muss und ein unveränderter Code das Speichern sonst ablehnen würde — trag hier einen neuen Code ein, bevor du speicherst.

Kostenstelle aktivieren und deaktivieren

Der Haken Aktiv im Bearbeiten-Dialog steuert, wo eine Kostenstelle noch auswählbar ist — er wirkt aber nur in den Auswahlfeldern in Belegen und Eingangsbelegen: Eine deaktivierte Kostenstelle verschwindet dort aus der Liste der wählbaren Werte. In dieser Verwaltungsliste selbst bleibt sie unverändert sichtbar, ohne eigene Kennzeichnung in der Zeile, damit du sie bei Bedarf wieder aktivieren kannst. Bereits gesetzte Kostenstellen in bestehenden Belegen ändert das Deaktivieren nicht.

Kostenstelle löschen

Löschen ist gesperrt, solange die Kostenstelle in Belegen verwendet wird. Steht sie in mindestens einer Beleg- oder Eingangsbelegposition, weist flinkest das Löschen mit der Meldung „Diese Kostenstelle ist noch Belegpositionen zugeordnet und kann nicht gelöscht werden. Deaktiviere sie stattdessen." zurück, und die Zuordnung bleibt unverändert bestehen. Für eine benutzte Kostenstelle, die aus dem Angebot verschwinden soll, ist Deaktivieren also der richtige Weg. Löschen bleibt Kostenstellen vorbehalten, die in keiner Position mehr stehen, etwa versehentlich angelegte — dann öffnet sich stattdessen eine einfache Bestätigung.

BMD-Kostenstellen importieren

Ein Klick auf BMD-Kostenstellen importieren oben rechts im Reiter Kostenstellen öffnet einen großen Dialog — für bestehende BMD-Kostenstellenlisten, die du 1:1 übernehmen willst, statt jede einzeln anzulegen. Für Kostenschlüssel gibt es diese Funktion bewusst nicht, sie werden immer von Hand angelegt.

Ganz oben liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Kostenstellen vor Import löschen und dem Zusatz „Dies löscht unwiderruflich alle bestehenden Kostenstellen"; der Haken ist beim Öffnen immer aus. Darunter steht ein blauer Hinweis Verantwortliche Person Zuweisung: „Kostenstellen ohne zugewiesene verantwortliche Person werden Ihnen zugewiesen" — gefolgt von deinem Namen. Der Rest des Dialogs führt in vier Schritten durch den Import: Datei hochladen (CSV, XLS oder XLSX), Trennzeichen (voreingestellt das Semikolon, wahlweise Auto-Erkennung, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich; Zeichenkodierung wird automatisch erkannt), Spalten zuordnen und Vorschau. In der Tabelle „Spaltenzuordnung" ordnest du je Zielfeld eine Spalte deiner Datei zu — angeboten werden Code, Name, Beschreibung, BMD-Nummer, Abteilung, Verantwortlicher Benutzer und Aktiv, Code und Name sind Pflicht. Solange eines der beiden offen ist, erscheint der Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt. Spaltenüberschriften wie „Kostenstelle", „Bezeichnung", „BMD-Nummer" oder „Abteilung" erkennt flinkest schon beim Einlesen selbst.

Abteilung und Verantwortlicher wollen Nummern, keine Namen. Diese beiden Felder erwarten die interne Nummer des Datensatzes. Steht in deiner Datei der Abteilungs- oder Personenname, weist der Import jede betroffene Zeile ab. Lass diese Spalten im Zweifel unzugeordnet und ergänze Abteilung und Verantwortliche nachträglich im Bearbeiten-Dialog — die verantwortliche Person setzt der Import ohnehin auf dich, wenn nichts anderes kommt.

Der Code entscheidet über neu oder aktualisiert. Zu jeder Zeile sucht flinkest die Kostenstelle mit diesem Code. Gibt es sie, werden die zugeordneten Felder überschrieben; gibt es sie nicht, entsteht ein neuer Eintrag. Ein zweiter Import derselben Datei legt also nichts doppelt an. Der ganze Vorgang läuft in einer einzigen Transaktion: Bricht er ab, bleibt alles unverändert.

Das Ergebnis steht nur in der Erfolgsmeldung. Nach dem Import erscheint eine Meldung wie „Import abgeschlossen: Erstellt: 12 Kostenstellen, Aktualisiert: 3 Kostenstellen, Fehlgeschlagen: 1 Kostenstellen". Welche Zeile aus welchem Grund gescheitert ist, zeigt die Oberfläche nicht an — zähl die Meldung deshalb gegen die Zeilen deiner Datei und such fehlende Kostenstellen anschließend in der Liste. Fang mit einer kleinen Testdatei von zehn Zeilen an, bevor du den ganzen Bestand schickst.

„Bestehende Kostenstellen vor Import löschen" respektiert dieselbe Löschsperre wie das einzelne Löschen. Vor dem eigentlichen Import entfernt flinkest jede bestehende Kostenstelle, die in keiner Beleg- oder Eingangsbelegposition mehr steht — Kostenstellen, die noch verwendet werden, bleiben dabei unangetastet erhalten, ihre Belegpositionen behalten also ihre Kostenstelle. Wie viele deshalb übersprungen wurden, nennt die Erfolgsmeldung allerdings nicht — sie zählt nur, wie viele Kostenstellen tatsächlich gelöscht wurden.

Kostenschlüssel verwalten

Kostenschlüssel anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen

Der Reiter Kostenschlüssel ist schlichter aufgebaut, folgt aber demselben Muster wie die Kostenstellen: Neu öffnet den Dialog „Neuen Kostenschlüssel hinzufügen" mit Code, Name, BMD-Nummer, Beschreibung und dem Haken Aktiv — ohne die Felder Abteilung und Verantwortlicher Benutzer, weil ein Kostenschlüssel ein reiner Verteilungsschlüssel ohne organisatorische Zuständigkeit ist. Code und Name sind beide Pflicht, und auch der Code muss eindeutig sein — ein bereits vergebener Code wird beim Speichern abgelehnt, genau wie bei der Kostenstelle.

Duplizieren übernimmt wie bei der Kostenstelle alle Felder außer dem Code, der zum erneuten Speichern eine neue, eindeutige Eingabe braucht. Der Haken Aktiv wirkt genauso wie bei der Kostenstelle: Er blendet einen Kostenschlüssel aus den Auswahlfeldern in Belegen aus, lässt ihn aber in dieser Verwaltungsliste unverändert stehen. Löschen ist ebenso gesperrt, solange der Kostenschlüssel noch einer Beleg- oder Eingangsbelegposition zugeordnet ist — dieselbe Sperre wie bei der Kostenstelle, mit derselben Deaktivieren-Empfehlung in der Meldung.

Anlegen, Ändern und Löschen sind auch hier Administratoren vorbehalten; alle anderen Benutzer dürfen Kostenschlüssel lesen und in Belegen auswählen.

Listen bedienen

Sortieren, Spalten konfigurieren und exportieren

Beide Listen zeigen standardmäßig Name und Beschreibung; bei Kostenstellen steht unter dem Namen zusätzlich klein der Code, dahinter — sofern hinterlegt — die Abteilung und der Verantwortliche. Über die Spaltenköpfe sortierst du um. Unterhalb der Liste sitzt die Blätterleiste: Links davon liegt das Symbol zum Exportieren der Liste (CSV, XLSX, PDF oder JSON), daneben — als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren — ein Zahnrad, mit dem du zusätzliche Felder wie ID, Code, BMD-Nummer, Aktiv, Erstellt am, Abteilung und Verantwortlicher Benutzer dauerhaft für alle Benutzer als Spalte einblendest. Beide Listen laden außerdem automatisch neu, sobald jemand anderes eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel anlegt, ändert oder löscht — ein manuelles Neuladen ist dafür nicht nötig.

Wo Kostenstellen und Kostenschlüssel im Alltag auftauchen

Ausgewählt werden sie in der Position eines Belegs — etwa beim Bearbeiten einer Rechnung — und in den Positionen eines Eingangsbelegs. Voreinstellen kannst du sie außerdem am Artikel, am Kunden und an einem Standort, jeweils im Buchhaltungsbereich. Legst du eine Belegposition manuell an, schlägt flinkest die Kostenstelle und den Kostenschlüssel des Kunden vor. Beim Rechnungslauf aus Lieferscheinen entscheidet die Einstellung Kostenstellen-Herkunft in den Beleg-Einstellungen, woher der Wert kommt: „Vom Artikel", „Vom Kunden", „Vom Standort" oder „Vom Standort, ersatzweise Kunde" — der Wert wird beim Erzeugen der Rechnung einmal festgeschrieben, eine spätere Änderung der Voreinstellung wirkt nicht rückwirkend.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungsexport
• Sachkonten
• Beleg-Einstellungen
• Abteilungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Artikeldetails
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenschlüssel? Beide sind eigenständige Verzeichnisse und stehen in jeder Belegposition als zwei getrennte Auswahlfelder nebeneinander. Für den Buchhaltungsexport zählt pro Zeile nur ein Wert: Ist eine Kostenstelle gesetzt, wird sie ausgegeben, sonst der Kostenschlüssel. Welche Bedeutung du den beiden gibst, stimmst du am besten mit deiner Kanzlei ab.

Ich habe den Haken „Aktiv" entfernt — warum sehe ich die Kostenstelle in dieser Liste trotzdem noch? Das ist gewollt: Diese Verwaltungsliste zeigt weiterhin alle Kostenstellen, aktive wie inaktive, damit du eine deaktivierte jederzeit wieder aktivieren kannst. Wirksam wird der Haken nur in den Auswahlfeldern in Belegen und Eingangsbelegen — dort verschwindet eine deaktivierte Kostenstelle aus der Liste der wählbaren Werte.

Warum lässt sich eine Kostenstelle nicht löschen? Weil sie noch in mindestens einer Beleg- oder Eingangsbelegposition steht. flinkest verweigert das Löschen dann mit einer Meldung, damit die Zuordnung dort nicht verloren geht. Entferne stattdessen den Haken Aktiv — die Kostenstelle bleibt dann in bestehenden Belegen erhalten, ist aber in keiner neuen Auswahl mehr wählbar. Löschen funktioniert erst, wenn keine Position mehr auf die Kostenstelle verweist.

Der Import hat weniger Kostenstellen angelegt, als meine Datei Zeilen hat. Häufigste Ursache sind die Spalten Abteilung und Verantwortlicher Benutzer: Sie erwarten die interne Nummer des Datensatzes, nicht den Namen. Lass sie unzugeordnet und ergänze die Zuordnung nachträglich. Welche Zeile genau gescheitert ist, zeigt die Oberfläche leider nicht an.

Wie kommt die Kostenstelle automatisch in meine Rechnungen? Hinterleg sie am Kunden, am Artikel oder am Standort im Buchhaltungsbereich. Beim Anlegen einer Belegposition schlägt flinkest die Kostenstelle des Kunden vor. Für den Rechnungslauf aus Lieferscheinen legst du in den Beleg-Einstellungen unter Kostenstellen-Herkunft fest, welche der drei Quellen gilt.

Warum wird mein Verantwortlicher Benutzer als „Inaktiv" angezeigt? Der Benutzer wurde nach dem Eintragen deaktiviert. Die Zuordnung bleibt bestehen, du kannst aber nur noch aktive Benutzer neu auswählen. Willst du einen aktiven Verantwortlichen hinterlegen, öffne die Kostenstelle und wähle im Feld Verantwortlicher Benutzer eine andere Person.