Buchhaltungsexport

Der Buchhaltungsexport erzeugt aus einem Buchungszeitraum die Datei, die deine Steuerkanzlei in ihr Buchhaltungsprogramm (BMD) einliest. Vorher siehst du eine Vorschau: jede Buchungszeile, die in die Datei kommt, mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuercode und Buchungstext. Was du hier siehst, ist ein Abzug — der Export rechnet nichts neu und ändert nichts an deinen Belegen.

Kopfzeile

Oben steht der Bereichstitel BMD-Export; die Brotkrümelnavigation darüber führt über Buchhaltung zurück zur Startseite. Rechts liegen zwei Schaltflächen:

• Liste neuladen — holt die Vorschau mit den aktuell eingestellten Filtern neu.
• CSV-Datei herunterladen — erzeugt die Exportdatei.

Hierher kommst du aus der Finanzübersicht über Nach BMD Exportieren oder aus der Buchhaltungs-Übersicht über dieselbe Schaltfläche. Aus der Übersicht nimmt flinkest den Buchungszeitraum mit, den du dort gerade offen hattest.

Berechtigung. Für diese Seite braucht dein Benutzer das Recht, den Buchhaltungsexport auszuführen; ohne dieses Recht ist sie nicht erreichbar. Es ist ein eigenes Recht — wer die Buchhaltung nur ansehen darf, kommt bis zur Buchhaltungs-Übersicht, aber nicht hierher. Wer welches Recht hat, steht unter Benutzer.

Filter

Die linke Karte Filter bestimmt, was in die Vorschau kommt.

• Buchungszeitraum — in der Mitte steht der Zeitraum (etwa 2026-Q2), darunter seine Länge: Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich. Mit den Pfeilen links und rechts blätterst du einen Zeitraum zurück oder vor.
• Proforma-Rechnungen einbeziehen — nimmt auch Proforma-Rechnungen mit, die sonst außen vor bleiben.
• Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto — blendet alle Zeilen aus, bei denen eines der beiden Konten leer ist. Praktisch, um zu sehen, was die Kanzlei sofort verbuchen kann; unpraktisch, um Lücken zu finden — denn genau die verschwinden damit.

Änderungen wirken erst nach dem Neuladen. Hakst du eines der beiden Kästchen an oder ab, bleibt die Tabelle zunächst unverändert stehen. Erst Liste neuladen oben rechts holt die Vorschau passend dazu. Nur der Zeitraum-Wechsel über die Pfeile lädt von selbst nach.

Welcher Zeitraum genau. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich gerechnet wird, kommt aus den Buchhaltungs-Einstellungen und ist hier nicht umstellbar. Beim Öffnen steht der laufende Zeitraum da — also der Monat, das Quartal oder das Jahr, in dem heute liegt. Die Grenzen sind kalendergenau: Ein Monat endet am Monatsletzten, ein Quartal am letzten Tag seines dritten Monats, ein Jahr am 31. Dezember. Ein Beleg oder eine Zahlung liegt entweder darin oder nicht — halbe Zeiträume gibt es nicht.

Was im Zeitraum liegt. Bist du Einnahmen/Ausgaben-Rechner, zählen die Banktransaktionen aller nicht ausgeschlossenen Bankkonten mit ihrem Zahlungsdatum, dazu die Barbelege mit ihrem Belegdatum. Bist du Bilanzierer, zählen die Belege selbst mit ihrem Belegdatum: finalisierte Rechnungen und Gutschriften — Entwürfe nie — sowie die Eingangsrechnungen, die in der Liste stehen und nicht mehr in der Ablage. Welche der beiden Unternehmensarten für dich gilt, steht in den Buchhaltungs-Einstellungen.

Zwei Filter wirken nur beim Bilanzierer. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner exportierst du keine Belege, sondern die Buchungszeilen, die an den Transaktionen hängen — deshalb ändert Proforma-Rechnungen einbeziehen dort nichts. Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto wirkt in beiden Fällen.

Export-Einstellungen

Die rechte Karte trägt zwei Felder: Buchungs-Präfix für ausgehende Rechnungen und Buchungs-Präfix für eingehende Rechnungen. Das sind die Buchungssymbole, unter denen die Kanzlei Ausgangs- und Eingangsrechnungen auseinanderhält — üblich sind AR und ER. Beide Felder sind mit dem Wert aus den Buchhaltungs-Einstellungen vorbelegt; was du hier änderst, gilt nur für diesen Lauf und wird nicht gespeichert.

Auch diese Felder wirken nur beim Bilanzierer. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner steht das Buchungssymbol schon in der Buchungszeile, die beim Kontieren entstanden ist, und der Export übernimmt es von dort — ein anderer Wert in diesen Feldern erscheint dann nicht in der Datei. Barbelege tragen dabei immer das Buchungssymbol ka für die Kassa.

Hinweise über der Vorschau

Zwischen den Karten und der Vorschau können zwei Warnhinweise stehen. Beide gibt es nur beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner, denn beide zählen Transaktionen.

• „Transaktionen in diesem Zeitraum benötigen Aufmerksamkeit:" — dahinter steht, wie viele Transaktionen nicht abgeschlossen sind und, wenn du selbst kontierst, wie viele ohne Beleg und Buchungskonto dastehen. Die Schaltfläche Buchungsperiode bearbeiten führt in die Buchhaltungs-Übersicht, und zwar in genau diesen Zeitraum.
• Barbelege in der Ablage — der zweite Hinweis nennt die Anzahl der Barbelege des Zeitraums, die noch in der Ablage der Eingangsrechnungen liegen, und sagt dazu, dass sie so nicht exportiert werden. Verschieb sie in die Liste, damit sie mitkommen.

Wichtig: Die Hinweise verhindern den Export nicht. Eine nicht abgeschlossene Transaktion wandert trotzdem in die Datei — sie ist nur wahrscheinlich noch nicht fertig kontiert.

Vorschau

Über der Tabelle steht Vorschau und daneben ein kleines ?. Es öffnet die Liste „Warum könnte die Liste leer sein?" mit den häufigsten Ursachen — sie nennt, welches Datum zählt, dass Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste müssen und dass Ausgangsrechnungen finalisiert sein müssen.

Darunter schaltest du unter Gruppieren nach zwischen Keine Gruppierung, Nach Buchungssymbol und Nach Belegnummer um. Gruppiert bekommt jede Gruppe eine eigene Kopfzeile mit ihrem Wert und der Anzahl der Einträge. Das Umschalten passiert sofort, ohne neu zu laden.

Jede Zeile der Tabelle ist eine Buchungszeile, wie sie später in der Datei steht. Die Spaltenköpfe tragen bewusst die technischen BMD-Namen, damit du sie neben der Datei vergleichen kannst:

Spalte	Inhalt
SATZART	Satzart der Buchung; für Buchungszeilen immer 0
KONTO	das Personen- oder Bankkonto der Buchung
GKONTO	das Gegenkonto, also das kontierte Sachkonto der Position
BELEGDATUM	das für die Buchhaltung maßgebliche Datum
BELEGNR	die Belegnummer
PROZENT	der Steuersatz der Position
STEUERCODE	der BMD-Steuercode
BUCHCODE	ob als Rechnung oder als Gutschrift gebucht wird
BETRAG	der Bruttobetrag mit dem Vorzeichen der gewählten Buchungskonvention
STEUER	der Steuerbetrag, gegenläufig zum Betrag
BUCHSYMBOL	das Buchungssymbol, etwa AR, ER oder ka
KOST	Kostenstelle oder Kostenschlüssel der Position
TEXT	der Buchungstext

Eine vierzehnte Spalte UID erscheint zwischen KONTO und GKONTO, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen eingestellt ist, dass die UID-Nummer mitexportiert wird.

Jeder Spaltenkopf lässt sich anklicken, um danach zu sortieren; mehrere Klicks auf verschiedene Köpfe sortieren nacheinander nach mehreren Spalten. Das Filter-Symbol im Kopf schränkt die Spalte auf einen Text ein. Bei aktiver Gruppierung bleiben die Gruppen alphabetisch stehen, sortiert wird innerhalb der Gruppe. Unten blätterst du in Schritten von 25, 50 oder 100 Zeilen; daneben steht, welche Zeilen von wie vielen du gerade siehst.

In der Spalte GKONTO ist die Kontonummer anklickbar und zeigt Name, Nummer, Status und Art des Kontos samt Link zum Bearbeiten. Bei Zeilen, die nicht aus einer Ausgangsrechnung stammen, steht daneben ein Info-Symbol mit den Daten des Geschäftspartners.

Ganz links kann eine Zeile zwei Symbole tragen: ein rotes Warnsymbol und einen Pfeil In neuem Tab öffnen, der zur Quelle der Zeile springt — zur Transaktion im Buchungszeitraum oder zum Barbeleg. Ein Klick auf das Warnsymbol klappt unter der Zeile das Feld Warnungen auf und nennt, was fehlt: „Transaktion ist nicht abgeschlossen", „Transaktion hat keine Buchungszeilen" oder „Buchungszeile ohne Buchungskonto (Kontierung offen)". Beim Bilanzierer kommen Hinweise auf eine Belegposition ohne Kontierungskonto und auf ein Sachkonto ohne BMD-Steuercode dazu. Wo es hilft, steht ein Link daneben — Eingangsrechnung öffnen, BMD-Steuercode setzen oder Transaktion in Buchungsperiode öffnen. Nach einem Liste neuladen klappen die Felder zu, deren Ursache behoben ist.

Ist im Zeitraum nichts zu exportieren, steht statt Zeilen Keine BMD-Exportdaten verfügbar mit einer Liste Mögliche Ursachen — dieselben Punkte wie hinter dem ?.

Der Export ist ein reiner Abzug. Die Datei enthält genau die Werte, die du hier siehst, und sie entstehen nicht beim Export: Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner stehen Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuercode und Text schon in den Buchungszeilen, die beim Kontieren in der Buchhaltungs-Übersicht festgeschrieben wurden — der Export liest sie wörtlich ab. Deshalb bleibt ein leeres Feld leer, statt stillschweigend ergänzt zu werden. Und deshalb behebst du eine falsche Zeile nicht hier, sondern dort, wo sie entstanden ist. Beim Bilanzierer liest der Export die finalisierten Belege selbst und fasst gleichartige Positionen eines Belegs zu einer Zeile zusammen — Positionen mit gleichem Konto, gleichem Steuersatz und gleicher Kostenstelle werden addiert.

Der Export ändert nichts. Er vergibt keine Nummern, verschiebt keine Belege, setzt keinen Status und schreibt keinen Vermerk „exportiert". Du kannst denselben Zeitraum beliebig oft herunterladen und bekommst jedes Mal dieselben Zeilen — auch dann, wenn du den Zeitraum schon einmal exportiert oder an die Kanzlei geschickt hast. Ein Beleg wird nur dann als exportiert vermerkt, wenn deine Steuerkanzlei den Export in ihrem eigenen Portal auslöst; dieses Datum lässt sich danach in den Filtern der Bankbuchungen und der Eingangsrechnungen auswerten.

Aktionen

Zeitraum wechseln. Pfeil links oder rechts in der Filter-Karte. Die Vorschau lädt sofort nach, und auch die Warnhinweise werden für den neuen Zeitraum neu gezählt.

Vorschau aktualisieren. Liste neuladen oben rechts — nötig nach jeder Änderung an den Kästchen und an den beiden Präfix-Feldern.

Datei erzeugen. CSV-Datei herunterladen oben rechts. flinkest bestätigt mit Export gestartet und dem Hinweis „Der Export wird im Hintergrund erstellt. Du wirst benachrichtigt, sobald er fertig ist." Die Seite ist danach sofort wieder frei; du kannst sie auch verlassen.

Wie du die Datei bekommst. Ist der Export fertig, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit mit der Schaltfläche Download. Sie verschwindet nicht von selbst: Willst du sie schließen, fragt flinkest nach und warnt, dass der Download-Link damit verloren geht. Parallel geht eine E-Mail an die Adresse deines Benutzers, deren Link 7 Tage gültig ist. Hast du die Benachrichtigung noch nicht benutzt, ist sie nach dem nächsten Laden der Seite wieder da. Scheitert der Export, meldet flinkest BMD-Export fehlgeschlagen und schickt ebenfalls eine E-Mail.

Was in der Datei steht. Die Buchungszeilen kommen als eine mit Semikolon getrennte CSV-Datei, benannt nach dem Zeitraum. Sie enthält zwei Spalten mehr als die Vorschau: EXTBELEGNR für die externe Belegnummer und DOKUMENT mit dem Dateinamen des zugehörigen Belegs. Ob zusätzlich die Beleg-PDFs und die Stammdaten von Kunden und Lieferanten mitkommen, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen fest. Ist dort nichts davon aktiv, bekommst du genau eine CSV-Datei. Sonst entsteht ein Archiv mit 1-customers.csv für die Kunden, 2-suppliers.csv für die Lieferanten und 3-upload-to-bmd.zip — dieses letzte Paket enthält die Buchungszeilen und die Beleg-PDFs.

Eine auffällige Zeile prüfen. Warnsymbol anklicken und lesen, was fehlt, oder über den Pfeil in einem neuen Tab die Transaktion beziehungsweise den Barbeleg öffnen. Korrigiert wird immer dort — danach hier Liste neuladen.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Finanzübersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Buchungsvorlagen
• Bankkonten
• Eingangsrechnungen
• Rechnungen
• Gutschriften

Häufige Fragen

Warum ist die Vorschau leer, obwohl es im Zeitraum Belege gibt? Meist stimmt das Datum nicht: Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner zählt das Zahlungsdatum der Banktransaktion, nicht das Belegdatum. Außerdem müssen Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste verschoben sein, Ausgangsrechnungen müssen finalisiert sein — Entwürfe kommen nie mit —, und ein in den Einstellungen ausgeschlossenes Bankkonto liefert grundsätzlich nichts. Das kleine ? neben „Vorschau" zählt dieselben Ursachen auf.

Ich habe einen Filter geändert und die Tabelle bleibt gleich. Kaputt? Nein. Die Kästchen und die beiden Präfix-Felder wirken erst, wenn du oben rechts auf Liste neuladen klickst. Nur der Wechsel des Buchungszeitraums lädt von selbst nach. Achtung: Die heruntergeladene Datei entsteht immer mit den Werten, die gerade in den Feldern stehen — wenn du nach dem Ändern nicht neu geladen hast, kann sie von der angezeigten Vorschau abweichen.

Wo bleibt meine Datei nach dem Klick auf „CSV-Datei herunterladen"? Sie wird im Hintergrund gebaut, deshalb kommt sofort nur die Meldung Export gestartet. Sobald sie fertig ist, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit mit der Schaltfläche Download, und zusätzlich kommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Schließe die Benachrichtigung nicht, bevor du geladen hast — der Link ist dann weg.

Werden Belege als „exportiert" markiert, wenn ich hier exportiere? Nein. Dieser Bildschirm setzt keinen Vermerk und lässt auch nichts weg, weil es schon einmal exportiert wurde. Du kannst denselben Zeitraum mehrfach ziehen und bekommst jedes Mal denselben Inhalt. Ein Export-Datum entsteht nur, wenn deine Steuerkanzlei den Export in ihrem eigenen Portal auslöst.

Eine Zeile hat kein Gegenkonto — kann ich das hier eintragen? Nein, und das ist Absicht. Der Export zeigt nur, was in den Buchungszeilen steht. Öffne über den Pfeil in der Zeile die Transaktion beziehungsweise den Barbeleg, kontiere die Position dort in der Buchhaltungs-Übersicht und lade die Vorschau danach neu. Wer nur die verbuchbaren Zeilen sehen will, hakt Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto an — die Lücke ist damit aber nur ausgeblendet, nicht behoben.

Warum steht in der Vorschau bei manchen Zeilen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag? Weil diese Zeilen nicht aus einer Belegposition kommen, sondern direkt auf ein Konto gebucht wurden — von Hand, über eine Regel oder aus einem Vertrag. Solche Zeilen lassen die Steueraufschlüsselung bewusst leer, damit das Buchhaltungsprogramm die Steuer aus dem Steuercode ableitet.

Ändert der Export etwas an meinen Belegen? Nein. Er liest nur. Es werden keine Nummern vergeben, keine Status geändert und keine Belege verschoben. Was in der Datei falsch ist, war schon vorher falsch — und wird dort korrigiert, wo die Buchungszeile entstanden ist.