Buchhaltungsexport

Der Buchhaltungsexport erzeugt aus einem Buchungszeitraum die Datei, die deine Steuerkanzlei in ihr Buchhaltungsprogramm einliest — BMD oder RZL, je nach dem Exportformat in den Buchhaltungs-Einstellungen. Vorher siehst du eine Vorschau: jede Buchungszeile, die in die Datei kommt, mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerangaben und Buchungstext. Was du hier siehst, ist ein Abzug — der Export erzeugt keine Buchung, vergibt keine Nummern und ändert keinen Status — höchstens das Buchungsdatum eines Belegs, den ein früherer Export nicht mitgenommen hat. Er merkt sich aber, was er enthalten hat: Jeder Export vermerkt seine Datensätze als exportiert und erscheint im Exportverlauf, den du dir mit deiner Steuerkanzlei teilst. So nimmt der nächste Export standardmäßig nur noch mit, was seither neu dazugekommen ist.

Berechtigung. Für diese Seite braucht dein Benutzer das Recht, den Buchhaltungsexport auszuführen; ohne dieses Recht ist sie nicht erreichbar. Es ist ein eigenes Recht — wer die Buchhaltung nur ansehen darf, kommt bis zur Buchhaltungs-Übersicht, aber nicht hierher. Hierher kommst du aus der Finanzübersicht über Nach BMD Exportieren (beim Exportformat RZL: Nach RZL exportieren) oder aus der Buchhaltungs-Übersicht über dieselbe Schaltfläche — von dort nimmt flinkest den Buchungszeitraum mit, den du dort gerade offen hattest.

Die Seite ist so hoch wie das Browserfenster. Oben steht eine Einstellungsleiste mit dem Zeitraum, der Exportart, den beiden Kästchen, dem Kommentar und der Schaltfläche Buchsymbole; darunter erscheinen bei Bedarf Hinweise, dann folgen die zwei Reiter Vorschau und Exportverlauf. Nur die Tabelle im Reiter scrollt — die Einstellungen bleiben beim Durchblättern der Zeilen sichtbar.

Kopfzeile

Exportformat BMD oder RZL

Steuerkanzleien arbeiten in Österreich meist mit BMD oder mit RZL, und die beiden Programme lesen ganz unterschiedliche Dateien ein. Welches deine Kanzlei nutzt, stellst du einmal in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Buchhaltungsexport unter Exportformat ein; ab Werk steht dort BMD. Diese Seite richtet sich danach: Die Überschrift heißt BMD-Export oder RZL-Export, der Download-Button, die Vorschau-Spalten, der Leerzustand und die Fertig-Meldung wechseln mit. Deine Buchungszeilen selbst bleiben bei einem Wechsel unverändert — das Format bestimmt nur, wie flinkest sie in die Datei schreibt. Ein Export, der schon läuft, behält das Format, mit dem du ihn gestartet hast.

Vorschau neu laden

Liste neuladen oben rechts holt die Vorschau mit den aktuell eingestellten Werten neu. So machst du geänderte Buchungs-Präfixe wirksam, ohne den Zeitraum zu wechseln — siehe „Buchungssymbol-Präfixe" weiter unten. Die beiden Kästchen in der Einstellungsleiste brauchen das nicht, sie laden die Vorschau beim Anhaken selbst neu. Geänderte Buchungszeilen, etwa aus parallelem Kontieren in der Buchhaltungs-Übersicht, musst du ebenfalls nicht von Hand nachziehen — die kommen von selbst, siehe den nächsten Abschnitt.

Die Vorschau hält sich selbst aktuell

Ändert sich irgendwo im System eine Buchungszeile dieses Zeitraums — weil du parallel in der Buchhaltungs-Übersicht kontierst, eine Regel oder ein Vertrag neu bucht, oder Buchungen einer Transaktion neu zugewiesen werden —, zieht diese Seite die Änderung automatisch nach, auch ohne Liste neuladen. Bei mehreren Änderungen kurz hintereinander wartet die Aktualisierung einen Moment, bis nichts mehr nachkommt, statt bei jeder einzelnen Zeile neu zu laden.

Export-Datei herunterladen

Oben rechts liegt der Download-Button. Er nennt die Datei, die du tatsächlich bekommst: Kommen zur Buchungsdatei Beleg-PDFs oder Stammdaten neuer Kunden und Lieferanten dazu, entsteht ein Paket und der Button heißt BMD-ZIP-Datei herunterladen bzw. RZL-ZIP-Datei herunterladen; bleibt nur die Buchungsdatei übrig, heißt er CSV-Datei herunterladen (BMD) bzw. RZL-Datei herunterladen (RZL). Was mitkommen darf, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Export-Inhalt fest; ob dafür im Zeitraum etwas vorhanden ist, ergibt erst die geladene Vorschau — bis dahin richtet sich der Text nach diesen Schaltern. Die Vorschau berücksichtigt dabei auch die Option Nur noch nicht exportierte Lieferanten (siehe „Was in der BMD-Datei steht"). Der Klick startet einen Exportlauf der gewählten Exportart — was dabei passiert, steht unter „Datei erzeugen" weiter unten.

Ausgegrauter Download-Button. Ist der Button grau und lässt sich nicht anklicken, zeigt die Seite einen Zeitraum, dessen Länge nicht zu deiner Einstellung passt — etwa einen einzelnen Monat, während dein Betrieb quartalsweise abrechnet. Fährst du mit der Maus darauf, erscheint „Das ist nur für eine einzelne Buchungsperiode Ihres Unternehmens (Quartal) möglich." (statt Quartal steht deine eingestellte Länge). Woran das liegt und wie du wieder exportieren kannst, steht unter „Buchungszeitraum wählen".

Filter

Buchungszeitraum wählen

Links in der Einstellungsleiste steht der Zeitraum (etwa 2026-Q2), darunter seine Länge: Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich. Mit den Pfeilen links und rechts blätterst du einen Zeitraum zurück oder vor — dieselbe Navigation wie in der Buchhaltungs-Übersicht, beide teilen sich denselben Buchungszeitraum. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich gerechnet wird, kommt aus den Buchhaltungs-Einstellungen und ist hier nicht umstellbar. Beim Öffnen steht der laufende Zeitraum da; die Grenzen sind kalendergenau — ein Beleg oder eine Zahlung liegt entweder darin oder nicht, halbe Zeiträume gibt es nicht. Ein Zeitraum-Wechsel lädt die Vorschau sofort neu, genau wie die beiden Kästchen daneben.

Zeitraum in anderer Länge. Kommst du aus der Buchhaltungs-Übersicht und zeigt die gerade einen Zeitraum anderer Länge — etwa einen einzelnen Monat, obwohl dein Betrieb quartalsweise abrechnet, oder einen Zeitraum aus der Zeit vor einer Umstellung der Länge —, übernimmt diese Seite ihn so. Die Vorschau zeigt seine Zeilen, aber exportieren lässt er sich nicht: Der Download-Button ist ausgegraut, und beim Darüberfahren erscheint „Das ist nur für eine einzelne Buchungsperiode Ihres Unternehmens (Quartal) möglich." (mit deiner eingestellten Länge). Der Grund: Ein Export vermerkt alles, was er enthält, als exportiert, und die Kanzlei liest ihn als ganzen Zeitraum ein — ein Monatsbetrieb soll nicht versehentlich ein ganzes Quartal oder Jahr exportieren, ein Quartalsbetrieb kein halbes Quartal. Zum Exportieren öffnest du die Seite neu über Nach BMD Exportieren (bzw. Nach RZL exportieren) in der Finanzübersicht; dann steht der laufende Zeitraum in deiner eingestellten Länge da, und von dort blätterst du mit den Pfeilen zum gewünschten Zeitraum.

Was im Zeitraum liegt — und in welcher Reihenfolge. Bist du Bilanzierer, kommen zuerst die Belege: finalisierte Rechnungen und Gutschriften — Entwürfe nie —, danach die Eingangsrechnungen, die in der Liste stehen und nicht mehr in der Ablage. Welche Belege in den Zeitraum fallen, entscheidet ihr Buchungsdatum — meist ist das einfach das Belegdatum, siehe „Nachträglich erfasste Belege". Dann folgen die Buchungen für Eigenverbrauch aus dem Lager, danach die Kassabuchungen (die Buchungszeilen der Kassen-Transaktionen, dann die Ausgleichszeilen bar bezahlter Belege) und ganz zum Schluss die Bankbuchungen. Kassa- und Banktransaktionen zählen mit ihrem Zahlungsdatum; sie stehen je Konto beisammen und darin nach Datum. Die Bankbuchungen kommen bewusst zuletzt: Sie gleichen die offenen Posten der Rechnungen aus, und BMD soll diese offenen Posten kennen, bevor ihr Ausgleich kommt.

Bist du Einnahmen/Ausgaben-Rechner, gibt es keinen Belegteil — die Datei besteht aus den Buchungszeilen. Zuerst kommt der Eigenverbrauch aus dem Lager, dann die Kassabuchungen (Kassen-Transaktionen, danach die Barbelege mit ihrem Buchungsdatum) und zuletzt die Banktransaktionen aller nicht ausgeschlossenen Bankkonten mit ihrem Zahlungsdatum. Bei beiden Unternehmensarten gilt eine Ausnahme vom Ausschluss: Eine Kasse zählt immer mit, auch wenn du sie in den Buchhaltungs-Einstellungen ausdrücklich von der Buchhaltung ausgeschlossen hast — ihre Buchungen sind bar bezahlte Belege, die sonst lautlos aus dem Export fielen. Eigenverbrauchs-Zeilen fallen mit dem Datum der Lagerbewegung in den Zeitraum. Welche Zeilen in den Export kommen und in welcher Reihenfolge, ist bei BMD und RZL gleich — nur ihre Darstellung in der Datei unterscheidet sich.

Nachträglich erfasste Belege

Ein Beleg kommt manchmal erst, wenn sein Zeitraum schon abgeschlossen oder an die Kanzlei exportiert ist — die Rechnung vom 28. Juli liegt erst Mitte August im Postfach. In den alten Zeitraum darf er dann nicht mehr: Die Kanzlei hat ihn schon verbucht, und ein Delta-Export dorthin käme zu spät. Deshalb trägt jede Eingangsrechnung sowie jede Rechnung und Gutschrift neben dem Belegdatum ein Buchungsdatum, und nach ihm richtet sich, in welchen Exportzeitraum der Beleg fällt. Das Belegdatum bleibt dabei unverändert das Datum des Dokuments und steht weiter in BELEGDATUM.

flinkest setzt das Buchungsdatum von selbst: Es ist das Belegdatum, solange dieser Tag weder in einer abgeschlossenen Buchungsperiode noch im Zeitraum eines fertigen Exports liegt — sonst der erste freie Tag danach. Als fertiger Export zählt jeder Lauf mit dem Status Bereit, egal welcher Art und ob von hier oder aus dem Kanzleiportal, und zwar mit seinem ganzen Zeitraum — auch ein Delta-Export des laufenden Zeitraums. Ein Beleg, den du danach noch mit einem Datum in diesem Zeitraum erfasst, rückt deshalb in den nächsten freien Zeitraum. Hat etwa deine Kanzlei im Kanzleiportal schon den Juli exportiert, während du quartalsweise arbeitest, landet ein danach erfasster Juli-Beleg am 1. August und damit im laufenden Quartal, nicht im nächsten. Bei einer Eingangsrechnung kannst du das Datum im Formular über das Feld Buchungsdatum auch selbst wählen, etwa den Monat, in dem die Rechnung eingegangen ist, und mit Zurück auf automatisch wieder zurückstellen; ein Datum in einer abgeschlossenen Periode lehnt flinkest mit „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." ab, ein Datum im Zeitraum eines fertigen Exports mit „Dieser Zeitraum wurde bereits an die Buchhaltung exportiert – der Beleg würde nie mehr exportiert.". Das gilt für die Belege des Bilanzierers und für Barbelege — Banktransaktionen zählen weiter mit ihrem Zahlungsdatum.

Belege, die ein Export nicht mitgenommen hat. Manchmal liegt ein Beleg schon im Zeitraum eines fertigen Exports, ohne dass dieser Export ihn enthalten hat — etwa eine Eingangsrechnung ohne Positionen, aus der der Export keine Zeile bilden konnte. Kein späterer Export würde ihn dort noch suchen. Deshalb verschiebt der nächste Exportlauf eines späteren Zeitraums solche Belege auf den ersten offenen Tag; liegt der in seinem Zeitraum (der Normalfall), nimmt er sie gleich mit; ein Buchungsdatum, das du selbst gewählt hast, bleibt dabei unangetastet. Die Vorschau ändert selbst nichts, sie kündigt es nur an — mit dem blauen Hinweis „… Beleg(e) einer bereits exportierten Periode wurden später erfasst. Der nächste Export verschiebt sie auf den nächsten offenen Tag und nimmt sie mit." und einem Link je Beleg. Die Datei dieses Laufs kann deshalb Belege enthalten, die die Vorschau des Zeitraums nicht zeigt.

Hat ein solcher Beleg ein selbst gewähltes Buchungsdatum in einem schon exportierten Zeitraum — etwa weil der Beleg beim Export noch in der Ablage lag oder nicht buchbar war —, verschiebt flinkest ihn nicht. Dann steht der gelbe Hinweis „… Beleg(e) haben ein manuelles Buchungsdatum in einer bereits exportierten Periode und werden nicht exportiert." da, ebenfalls mit einem Link je Beleg: Öffne ihn und stell das Buchungsdatum auf einen offenen Tag oder mit Zurück auf automatisch zurück. Auch das Kanzleiportal flinkest.tax zeigt beide Hinweise, dort nur mit der Anzahl.

Was die Kanzlei davon sieht. Weicht der Buchungsmonat eines Belegs vom Monat seines Belegdatums ab, gibt die BMD-Datei der Kanzlei die richtige Periode mit: In den Spalten periode (die Periode im Wirtschaftsjahr, zweistellig von 01 bis 12, gezählt ab dem ersten Monat des Wirtschaftsjahrs) und uva-periode (Jahr und Monat der Umsatzsteuervoranmeldung, etwa 202608). Wann dein Wirtschaftsjahr beginnt, stellst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Buchhaltung unter Wirtschaftsjahr beginnt im ein. Beide Spalten stehen nur in der Datei, nicht in der Vorschau — und nur dann, wenn mindestens eine Zeile des Exports eine abweichende Periode trägt; sonst fehlen sie, und BMD nimmt wie gewohnt den Monat des Belegdatums. RZL kennt kein solches Feld: Dort trägt die Zeile in der Vorschau den Hinweis „Buchungsperiode … weicht vom Belegdatum ab – in RZL entsprechend setzen", und die Kanzlei verschiebt die Buchung in RZL von Hand.

Proforma-Rechnungen einbeziehen

Die Checkbox nimmt auch Proforma-Rechnungen mit, die sonst außen vor bleiben. Sie wirkt nur beim Bilanzierer. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner exportierst du keine Belege, sondern die Buchungszeilen, die an den Transaktionen hängen — Proforma-Rechnungen fließen dort ohnehin nie ein, deshalb ändert das Kästchen bei dieser Unternehmensart nichts.

Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto

Blendet alle Zeilen aus, bei denen eines der beiden Konten leer ist. Praktisch, um zu sehen, was die Kanzlei sofort verbuchen kann; unpraktisch, um Lücken zu finden — denn genau die verschwinden damit. Dieser Filter wirkt bei beiden Unternehmensarten. Das betrifft auch Eigenverbrauchs-Zeilen, solange in den Buchhaltungs-Einstellungen kein Konto dafür hinterlegt ist — siehe „Eigenverbrauch aus Lagerabgängen".

Die Kästchen wirken sofort. Hakst du eines der beiden Kästchen an oder ab, lädt flinkest die Vorschau gleich passend dazu neu — du musst dafür nicht auf „Liste neuladen" klicken. Vorschau und heruntergeladene Datei zeigen bei den Kästchen also immer dasselbe.

Export-Einstellungen

Exportart wählen

Exportierst du denselben Zeitraum mehrmals — etwa am 27. und am 30. noch einmal mit den Banktransaktionen der letzten Tage —, darf der zweite Export nur enthalten, was seit dem ersten neu ist; sonst liest das Buchhaltungsprogramm der Kanzlei dieselben Buchungen doppelt ein. Belege, die nach ihrem Buchungsdatum in den Zeitraum fallen — beim Bilanzierer Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen, bei beiden Unternehmensarten Barbelege —, und die du erst nach dem ersten Export mit einem Datum in diesem Zeitraum erfasst, kommen dagegen nicht mehr in diesen Zeitraum, sondern in den nächsten freien (siehe „Nachträglich erfasste Belege"). Nach einer Korrektur in flinkest brauchst du dagegen den ganzen Zeitraum noch einmal. Dafür wählst du in der Einstellungsleiste die Exportart:

• Delta-Export (nur Neues) — die Vorgabe. „Exportiert nur, was noch in keinem früheren Export (von hier oder von Ihrer Kanzlei) enthalten ist."
• Vollexport — „Exportiert den ganzen Zeitraum noch einmal, auch alles bereits Exportierte."
• Korrekturexport — „Exportiert den ganzen Zeitraum noch einmal und ersetzt frühere Exporte geänderter Datensätze."

Der Satz unter der Einstellungsleiste erklärt jeweils die gewählte Art. Die Vorschau folgt der Wahl sofort: Beim Delta-Export zeigt sie nur die Zeilen, die noch kein früherer Export enthält — hast du den Zeitraum schon vollständig exportiert, bleibt sie deshalb leer. Beim Voll- und beim Korrekturexport zeigt sie den ganzen Zeitraum. Die Wahl wird nicht gespeichert; beim nächsten Öffnen der Seite steht wieder der Delta-Export da.

Was „schon exportiert" heißt. Maßgeblich ist der gemeinsame Exportstand von dir und deiner Steuerkanzlei: Ein Beleg, eine Transaktion oder ein Eigenverbrauch gilt als exportiert, sobald ihn ein Export enthalten hat — egal, ob du ihn hier gestartet hast oder die Kanzlei in ihrem Portal flinkest.tax. Welche Läufe das waren, zeigt der Exportverlauf.

Nach dem Export geändert. Änderst du einen schon exportierten Datensatz — etwa die Kontierung einer Transaktion —, nimmt ihn ein Delta-Export nicht noch einmal mit, denn er ist ja schon exportiert. In der Buchhaltungs-Übersicht trägt eine solche Transaktion den Hinweis Nach Export verändert. Das ist ein Fall für den Korrekturexport: Er exportiert den ganzen Zeitraum neu und nimmt den Hinweis an den enthaltenen Datensätzen wieder weg.

Bilanzierer: Zahlung nachträglich verknüpft. Bist du Bilanzierer und verknüpfst eine schon exportierte Banktransaktion erst danach mit ihrer Rechnung oder Eingangsrechnung, ist das kein Korrekturfall. Der nächste Delta-Export nimmt genau die neue Ausgleichszeile mit — Kunden- bzw. Lieferantenkonto gegen die Bank, mit der Rechnungsnummer in ausz-belegnr —, aber nicht die schon exportierten Zeilen dieser Transaktion. So gleicht das Buchhaltungsprogramm den offenen Posten der Rechnung aus, ohne sie ein zweites Mal einzulesen. Ändert sich dagegen eine schon exportierte Ausgleichszeile — anderer Betrag, anderer Skonto, anderes Konto — oder löst du die Verknüpfung, ist es wieder ein Korrekturfall. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner ist das nachträgliche Verknüpfen immer ein Korrekturfall, weil sich dabei die Buchungszeilen der Transaktion neu aufteilen.

Buchungssymbol-Präfixe

Die Schaltfläche Buchsymbole in der Einstellungsleiste öffnet ein kleines Fenster mit zwei Feldern: Buchungs-Präfix für ausgehende Rechnungen und Buchungs-Präfix für eingehende Rechnungen. Ein Klick daneben schließt es wieder; was du eingetragen hast, bleibt stehen. Das sind die Buchungssymbole, unter denen die Kanzlei Ausgangs- und Eingangsrechnungen auseinanderhält — üblich sind AR und ER. Im RZL-Export landet derselbe Wert in der Spalte BELEGKREIS; RZL erlaubt dort höchstens drei Zeichen. Beide Felder sind mit dem Wert aus den Buchhaltungs-Einstellungen vorbelegt (Reiter Buchhaltungsexport); was du hier änderst, gilt nur für diesen Lauf und wird nicht gespeichert. Leerst du ein Feld, nimmt der Export wieder den gespeicherten Wert, und ist auch dort keiner hinterlegt, AR bzw. ER. Startet deine Steuerkanzlei den Export in ihrem Portal flinkest.tax, gelten immer die gespeicherten Präfixe aus den Einstellungen — willst du dauerhaft andere Symbole, stellst du sie also dort um, nicht hier.

Auch diese Felder wirken nur beim Bilanzierer, und dort nur für den Belegteil. Kassa- und Bankbuchungen — als Einnahmen/Ausgaben-Rechner die ganze Datei — tragen das Buchungssymbol, das schon in der Buchungszeile steht, und der Export übernimmt es von dort; ein anderer Wert in diesen Feldern erscheint dann nicht in der Datei. Welches Symbol eine Buchungszeile bekommt, hängt am Geldkonto: Hat das Bank- oder Kassakonto ein eigenes Buchungssymbol (eingetragen im Bearbeiten-Dialog des Kontos in den Bankkonto-Details, etwa B1, B2 oder K1, höchstens vier Zeichen), gilt dieses. Sonst gilt für ein Bankkonto das Bank-Buchsymbol (Vorgabe BK) und für eine Kasse das Kassa-Buchsymbol (Vorgabe ka) aus den Buchhaltungs-Einstellungen, Reiter Buchhaltung. So kann die Kanzlei mehrere Bankkonten und Kassen in BMD als getrennte Journale führen. Ein Barbeleg ohne Transaktion bekommt das Symbol der Kasse, die auf das Bar-Sachkonto (Kassa) der Einstellungen bucht; gibt es keine oder mehrere solche Kassen, das Kassa-Buchsymbol. Hat eine Buchungszeile über eine Bankregel oder eine Korrektur ein eigenes Symbol bekommen, behält sie es. Änderst du das Buchungssymbol eines Kontos, ziehen alle noch nicht exportierten Buchungszeilen mit dem alten Symbol nach — außer in abgeschlossenen Buchungsperioden.

Geänderte Präfixe erst nach dem Neuladen in der Vorschau. Anders als die Kästchen laden die beiden Felder die Vorschau nicht von selbst neu: Erst „Liste neuladen", ein Zeitraum-Wechsel oder ein Wechsel der Exportart zeigt die Zeilen mit dem neuen Präfix. Der Download-Klick nimmt dagegen immer die Werte, die gerade in den Feldern stehen — hast du ein Präfix geändert und nicht neu geladen, kann die heruntergeladene Datei von der angezeigten Vorschau abweichen.

Kommentar zum Exportlauf

Warum wurde derselbe Zeitraum ein zweites Mal exportiert? Bei einem Voll- oder Korrekturexport weiß das ein paar Wochen später niemand mehr. Das Feld mit dem Platzhalter „Kommentar (erscheint im Exportverlauf)" in der Einstellungsleiste hält den Grund gleich am Lauf fest, etwa „Konto 4000 korrigiert". Der Text wird mit dem Export gespeichert und steht im Exportverlauf unter der Exportart. Das Feld ist freiwillig und leert sich, sobald der Export gestartet ist; der nächste Lauf beginnt also ohne Kommentar.

Warnhinweise

Transaktionen, die noch Aufmerksamkeit brauchen

Zwischen der Einstellungsleiste und den Reitern kann ein gelbes Banner erscheinen: „Transaktionen in diesem Zeitraum benötigen Aufmerksamkeit:" — dahinter steht, wie viele Transaktionen nicht abgeschlossen sind und, wenn du selbst kontierst, wie viele ohne Beleg und Buchungskonto dastehen. Die Schaltfläche Buchungsperiode bearbeiten führt in die Buchhaltungs-Übersicht, und zwar direkt in diesen Zeitraum. Kontiert deine Kanzlei, fehlt der zweite Teil des Hinweises: Eine „unbacked"-Transaktion ist in diesem Fall (noch) kein Fehler deinerseits, sondern erwarteter Zustand vor der Kanzlei-Bearbeitung.

Wichtig: Der Hinweis verhindert den Export nicht. Eine nicht abgeschlossene Transaktion wandert trotzdem in die Datei — sie ist nur wahrscheinlich noch nicht fertig kontiert.

Barbelege in der Ablage

Der zweite gelbe Hinweis nennt die Anzahl der Barbelege des Zeitraums, die noch in der Ablage der Eingangsrechnungen liegen, und sagt dazu, dass sie so nicht exportiert werden. Verschieb sie in die Liste, damit sie mitkommen.

Vorschau

Die Spalten der BMD-Vorschau

Jede Zeile der Tabelle ist eine Buchungszeile, wie sie später in der Datei steht. Die Spaltenköpfe tragen bewusst die technischen Feldnamen des Buchhaltungsprogramms in Großbuchstaben, damit du sie neben der Datei vergleichen kannst — bis auf die beiden Bezeichnungs-Spalten neben KONTO und GKONTO, die nur in der Vorschau stehen. Beim Exportformat BMD sind das:

Spalte	Inhalt
SATZART	Satzart der Buchung; für Buchungszeilen immer 0
KONTO	das Personen- oder Bankkonto der Buchung
BEZEICHNUNG KONTO	der Name dazu: bei einem Sachkonto (etwa Bank oder Kassa) der Kontoname aus dem Kontenplan, bei einem Personenkonto der Kunde bzw. Lieferant der Zeile
GKONTO	das Gegenkonto: bei Belegpositionen das kontierte Sachkonto, bei Ausgleichszeilen eines Bilanzierers das Bank- oder Kassakonto
BEZEICHNUNG GEGENKONTO	der Name des Gegenkontos, nach derselben Regel wie BEZEICHNUNG KONTO
BELEGDATUM	das Datum des Belegs bzw. der Zahlung — bei einem nachträglich erfassten Beleg weiterhin das Belegdatum, nicht das Buchungsdatum
BELEGNR	die Belegnummer
PROZENT	der Steuersatz der Position
STEUERCODE	der BMD-Steuercode, etwa 2 für die Vorsteuer einer inländischen Eingangsrechnung; eine Rechnung über ein Dreiecksgeschäft trägt immer 6, eine Eingangsrechnungs-Position mit einem Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug statt 2 den Code 42 (siehe „Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug")
BUCHCODE	ob als Rechnung oder als Gutschrift gebucht wird (bei Ausgleichszeilen: Soll oder Haben am Personenkonto)
BETRAG	der Bruttobetrag mit dem Vorzeichen der gewählten Buchungskonvention (Ausgleichszeilen: aus Sicht des Personenkontos, Haben negativ)
STEUER	der Steuerbetrag, gegenläufig zum Betrag
SKONTO	nur beim Bilanzierer und nur, wenn eine Ausgleichszeile einen Skontoabzug trägt: der Skontobetrag, gegenläufig zum Betrag (siehe unten)
BUCHSYMBOL	das Buchungssymbol, etwa AR, ER, BK, ka, ein eigenes Symbol des Bank- oder Kassakontos oder SO für Eigenverbrauch
KOST	die Kostenstelle der Position — ein Kostenschlüssel erscheint hier nicht, siehe unten
TEXT	der Buchungstext

Eine weitere Spalte UID erscheint vor GKONTO, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen eingestellt ist, dass die UID-Nummer mitexportiert wird. Diese Wahl gibt es nur für BMD — beim Exportformat RZL steht die UID immer in der Datei. Bei Rechnungen und Gutschriften ist das die UID, die beim Ausstellen am Kunden hinterlegt war: flinkest hält sie am Beleg fest, damit eine spätere Änderung am Kunden einen schon gemeldeten Beleg nicht umschreibt; eine Gutschrift zu einer Rechnung desselben Kunden übernimmt die UID der Rechnung. Als Bilanzierer kommt hinter BELEGNR die Spalte ausz-belegnr dazu, sobald mindestens eine Zeile sie trägt: Bei den Ausgleichszeilen steht dort die Rechnungsnummer, über die BMD den offenen Posten ausgleicht.

Kostenstelle oder Kostenschlüssel. Eine Buchung trägt entweder eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel, nie beides. In der Datei landet die Kostenstelle in der Spalte kost, ein Kostenschlüssel in der eigenen Spalte koschluessel — die Aufteilung nach dem Schlüssel rechnet dann die Kostenrechnung in BMD nach ihrer eigenen Schlüssel-Definition. Die Vorschau zeigt nur die Kostenstelle: Bei einer Zeile mit Kostenschlüssel bleibt KOST leer, obwohl der Schlüssel in der Datei mitkommt. Eine Kostenstelle oder ein Kostenschlüssel, der schon an der Position oder Buchungszeile steht, geht so in die Datei — auch wenn du ihn inzwischen deaktiviert hast; deaktivierte Einträge werden nur neuen Buchungen nicht mehr als Vorgabe mitgegeben. Welche Spalten nur in der Datei stehen, siehst du unter „Was in der BMD-Datei steht".

Die zwei Bezeichnungs-Spalten sagen dir ohne Klick, welches Konto und welcher Kunde oder Lieferant hinter einer Nummer steht. Du kannst nach ihnen sortieren und filtern wie nach jeder anderen Spalte. Sie stehen nur in der Vorschau — in die Datei für die Kanzlei kommen sie nicht.

Kein Spalten-Zahnrad. Anders als die generischen Listen im übrigen flinkest ist diese Vorschau eine fest gebaute Tabelle: kein Zahnrad zum Spalten konfigurieren, kein Listen-Export und kein eigenes Suchfeld — die übliche Regel „jede Liste hat unten ein Zahnrad" gilt hier nicht. Das gilt für beide Exportformate.

Skonto beim Bilanzierer

Zahlt ein Kunde innerhalb der Skontofrist und zieht den Skonto ab — oder ziehst du ihn bei einer Lieferantenrechnung ab —, ist die Rechnung trotzdem ganz erledigt; der Abzug mindert das Entgelt und damit auch die Umsatzsteuer. Damit BMD das richtig verbucht, trägt die Ausgleichszeile dann zwei Beträge: BETRAG ist der ausgeglichene Rechnungsbetrag samt Abzug, nicht die Zahlung, und SKONTO der abgezogene Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen. Beispiel: Eine Rechnung über € 1.000,00 wird mit € 980,00 bezahlt — BETRAG zeigt die vollen € 1.000,00 (am Kundenkonto im Haben, also negativ), SKONTO die € 20,00 positiv; auf dem Bankkonto kommen € 980,00 an. Den Skonto selbst samt Umsatzsteuer-Korrektur bucht BMD beim Einlesen. Die Spalte SKONTO steht zwischen STEUER und BUCHSYMBOL und erscheint in Vorschau und Datei nur, wenn mindestens eine Zeile des Exports einen Skonto trägt. flinkest setzt ihn bei einer Rechnung von selbst, wenn alles zusammenpasst: Die Zahlungsbedingungen der Rechnung gewähren Skonto, die Zahlung kam bis zum Ende der Skontofrist, und nach ihr bleibt genau der Skontobetrag offen (auf einen Cent genau). In allen anderen Fällen — auch bei Eingangsrechnungen — trägt deine Steuerkanzlei den Skonto bei Bedarf in ihrem Portal flinkest.tax ein. Ändert sich der Skonto einer schon exportierten Ausgleichszeile, ist das ein Fall für den Korrekturexport.

Die RZL-Vorschau: zwei Zeilen je Buchung

Steht das Exportformat auf RZL, zeigt die Vorschau genau die Zeilen der RZL-Importdatei — und die sieht anders aus als bei BMD, weil RZL beide Seiten einer Buchung ausdrücklich verlangt. Aus jeder Buchung werden deshalb zwei Zeilen: eine für das Personen- oder Bankkonto mit dem Bruttobetrag und eine für das Erlös- oder Aufwandskonto mit dem Nettobetrag und der Steuer. Zerfällt ein Beleg eines Bilanzierers beim Zusammenfassen in mehrere Zeilen — verschiedene Konten, Steuersätze oder Kostenstellen —, entsteht eine Splitbuchung: eine Sammelzeile über den ganzen Betrag am Personenkonto (BUCHUNGSART 4), darunter je Zeile eine Teilzeile (BUCHUNGSART 3). Eine gewöhnliche Buchung trägt BUCHUNGSART 1.

Spalte	Inhalt
KONTO, GKONTO	Konto und Gegenkonto dieser Zeile — nur Ziffern; daneben ihre Bezeichnungen wie bei BMD
OP_NR	die Nummer des offenen Postens, über die RZL Rechnung und Zahlung zusammenführt; eine rein numerische Kennung, die flinkest je Beleg bildet — die Rechnungsnummer selbst steht weiter in BELEGNR
BELEGDATUM	das Datum im RZL-Format TTMMJJJJ, etwa 15042026
SOLL, HABEN	der Betrag auf der Soll- oder der Haben-Seite, mit Dezimalkomma
STEUER	der Steuerbetrag der Erlös- oder Aufwandszeile, mit Dezimalkomma; bei Gutschriften negativ
KOST	die Kostenstelle — einen Kostenschlüssel kennt RZL nicht
BELEGKREIS	das Buchungssymbol, etwa AR, ER, BK oder ka
BELEGNR	die Belegnummer
UST_SCHLUESSEL, UST_CODE, SONDERCODE	die Steuerangaben im RZL-Schema, die flinkest aus dem Steuercode und dem Steuersatz der Buchungszeile ableitet
BUCHUNGSART	1 gewöhnliche Buchung, 4 Sammelzeile und 3 Teilzeile einer Splitbuchung
UID	die UID-Nummer des Kunden bzw. Lieferanten — bei RZL immer dabei
TEXT, TEXT2	der Buchungstext, aufgeteilt auf zwei Felder zu je 40 Zeichen

OP-Ausgleich beim Bilanzierer. Beide Zeilen der Ausgleichsbuchung einer bezahlten Rechnung tragen den SONDERCODE 99; die Personenkonto-Zeile trägt in OP_NR dieselbe Nummer wie die Rechnungsbuchung — daran erkennt RZL, dass die Zahlung diesen offenen Posten schließt.

Skonto im RZL-Format. Anders als BMD bucht RZL einen Skontoabzug nicht selbst, deshalb schreibt flinkest ihn ausdrücklich in die Datei: Vor den beiden Zeilen der Zahlung stehen je Steuersatz der Rechnung zwei Skontozeilen — das Personenkonto mit dem Bruttobetrag des Skontos und derselben OP-Nummer, dagegen das Skontokonto mit Nettobetrag und Steuer. Die Zahlungszeilen tragen dann nur noch den Betrag, der tatsächlich geflossen ist; zusammen ergibt das den Rechnungsbetrag. Welches Skontokonto verwendet wird, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Buchhaltung unter Skonto fest: Konto Kundenskonto für Rechnungen, Konto Lieferantenskonto für Eingangsrechnungen; leer gelten die Konten 4400 bzw. 5880. Für BMD spielen die beiden Felder keine Rolle.

Unter Gruppieren nach fasst Nach Buchungssymbol im RZL-Format nach der Spalte BELEGKREIS zusammen. Sortieren, Spaltenfilter und Blättern funktionieren wie bei BMD, und auch hier stehen neben KONTO und GKONTO die Spalten BEZEICHNUNG KONTO und BEZEICHNUNG GEGENKONTO — nur in der Vorschau, nicht in der RZL-Datei.

Hinweise an RZL-Zeilen

Im RZL-Format prüft flinkest zusätzlich, ob jede Zeile so in RZL ankommt, wie sie soll, und hängt Hinweise an die betroffene Zeile — sichtbar über das rote Warnsymbol wie in „Warnungen an einer Zeile prüfen". Die wichtigsten:

• „Steuersatz fehlt bei Steuercode … – RZL braucht den Satz für den USt-Schlüssel" — die Buchungszeile hat einen Steuercode, aber keinen Steuersatz. Anders als BMD kann RZL die Steuer nicht aus dem Code allein ableiten. Abhilfe: Am Buchungskonto unter Sachkonten einen Standard-Steuersatz hinterlegen — neue Buchungszeilen auf dieses Konto übernehmen ihn dann von selbst. Eine schon bestehende Zeile korrigierst du in der Buchhaltungs-Übersicht, indem du dort den Steuersatz an der Zeile einträgst.
• „Steuercode … hat keine eindeutige RZL-Entsprechung – bitte mit der Steuerberatung klären" — für diesen Steuercode gibt es in RZL keine eindeutige Übersetzung. flinkest rät hier bewusst nicht, die Steuerfelder bleiben leer.
• „UID-Nummer fehlt – RZL verlangt bei diesem Steuercode die UID des Leistungsempfängers" — etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.
• „Kostenschlüssel kann nicht nach RZL exportiert werden" — die Buchung trägt einen Kostenschlüssel statt einer Kostenstelle. RZL hat dafür kein Feld; die Buchung kommt ohne Kostenzuordnung an. Arbeitet deine Kanzlei mit RZL, ordne solche Positionen einer Kostenstelle zu.
• „Buchungsperiode … weicht vom Belegdatum ab – in RZL entsprechend setzen" — ein nachträglich erfasster Beleg gehört in einen späteren Monat als sein Belegdatum (angegeben als Jahr und Monat, etwa 202608). RZL nimmt die Periode aus dem Belegdatum, deshalb muss die Kanzlei die Buchung dort von Hand in diese Periode setzen.
• „Skonto ohne Steueraufteilung der Rechnung - USt-Korrektur in RZL prüfen" — flinkest kennt für die bezahlte Rechnung keine Aufteilung nach Steuersätzen und schreibt den Skonto deshalb ohne Steuerangaben in die Datei; die Kanzlei prüft die Umsatzsteuer-Korrektur in RZL.
• Gekürzte Felder — RZL lässt für die Belegnummer höchstens 15, für den Belegkreis höchstens 3 und für den Buchungstext zwei Mal 40 Zeichen zu. Was länger ist, kürzt flinkest und sagt es dazu, etwa „Buchungstext auf 2 × 40 Zeichen gekürzt".
• Ungültige Nummern — Konten und Kostenstellen dürfen in RZL nur aus Ziffern bestehen. Ein Wert mit anderen Zeichen bleibt leer, statt verstümmelt zu werden, und die Zeile meldet „… ist keine gültige RZL-Nummer"; ein fehlendes Konto meldet „Konto fehlt".

Diese RZL-Hinweise haben keinen eigenen Link. Die übrigen Warnungen — etwa zu einer offenen Kontierung oder einem fehlenden Steuercode am Sachkonto — erscheinen auch im RZL-Format, samt ihren Links Eingangsrechnung öffnen und Steuercode setzen.

Eigenverbrauch aus Lagerabgängen

Nimmst du Ware aus dem Lager für private Zwecke — etwa Material für das eigene Haus —, ist das in Österreich ein umsatzsteuerpflichtiger Eigenverbrauch und gehört in die Buchhaltung. Dafür musst du hier nichts von Hand nachtragen: Bucht jemand unter Lagerbewegungen einen Abgang mit einem Grund vom Typ Eigenverbrauch, entsteht dabei sofort die passende Buchungszeile, und dieser Export nimmt sie mit — bei Einnahmen/Ausgaben-Rechnern und Bilanzierern gleich, in BMD wie in RZL. In der Datei stehen diese Zeilen beim Bilanzierer hinter den Belegen und vor den Kassabuchungen, beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner ganz vorne.

So erkennst du die Zeile in der Vorschau:

• BELEGDATUM ist das Datum der Lagerbewegung — danach richtet sich auch, in welchen Zeitraum die Zeile fällt.
• BELEGNR beginnt mit EV-A (Artikel) bzw. EV-R (Rohstoff), gefolgt von der Nummer der Bewegung. Einen eigenen Beleg und damit ein Beleg-PDF gibt es dazu nicht.
• STEUERCODE ist 12, der BMD-Code für Eigenverbrauch; im RZL-Format steht stattdessen der SONDERCODE 18.
• PROZENT ist der Steuersatz des Artikels bzw. Rohstoffs, BETRAG der Bruttowert aus Menge und Einkaufspreis, STEUER die Umsatzsteuer darauf.
• Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiv, bleibt der Eigenverbrauch wie deine Rechnungen steuerfrei: STEUERCODE 16, Steuersatz und Steuer 0.
• BUCHSYMBOL ist das Buchsymbol für Eigenverbrauch aus den Buchhaltungs-Einstellungen, ab Werk SO.
• TEXT lautet „Eigenverbrauch:" und dahinter der Name des Artikels bzw. Rohstoffs.

Wird ein solcher Abgang zurückgebucht, entsteht eine zweite Zeile, die die erste aufhebt: Sie wird wie eine Gutschrift gebucht, also mit dem BUCHCODE und Vorzeichen, die deine Buchungskonvention für Gutschriften vorsieht.

Im RZL-Format. Dort kommen Eigenverbrauchs-Zeilen mit dem SONDERCODE 18 (gilt für deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung: 22); eine Entnahme bucht das Gegenkonto (beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner etwa das Privatentnahme-Konto) im Soll, ihre Gegenbuchung im Haben.

Konto und Gegenkonto. Das Konto des Eigenverbrauchs (GKONTO) und sein Gegenkonto (KONTO) kommen aus den Buchhaltungs-Einstellungen, Bereich Eigenverbrauch: Konto Eigenverbrauch und Gegenkonto Eigenverbrauch. Bleibt das Gegenkonto dort leer, nimmt ein Einnahmen/Ausgaben-Rechner das Privatentnahme-Konto; beim Bilanzierer bleibt es bewusst offen für die Steuerkanzlei. Fehlt eines der beiden Konten, trägt die Zeile die Warnung „Eigenverbrauch ohne Konto (Einstellungen Buchhaltung: Konto Eigenverbrauch / Gegenkonto Eigenverbrauch)" — und mit angehaktem „Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto" verschwindet sie aus Vorschau und Datei. Die Warnung bringt dazu gleich den Link Eigenverbrauch-Konten festlegen mit, der die Buchhaltungs-Einstellungen in einem neuen Tab öffnet.

Nachträglich eingetragene Konten wirken auch rückwirkend. Speicherst du in den Buchhaltungs-Einstellungen eine Änderung an Konto oder Gegenkonto Eigenverbrauch, am Privatentnahme-Konto, am Buchsymbol für Eigenverbrauch, an der Kleinunternehmerregelung oder an der Unternehmensart — oder in den Lager-Einstellungen am Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen —, baut flinkest im Hintergrund die Buchungszeilen neu auf — darunter alle Eigenverbrauchs-Zeilen, die noch kein Export enthalten hat — weder einer von hier noch einer deiner Kanzlei. Ausgenommen sind Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode und von Hand geänderte Zeilen; sie bleiben, wie sie sind. Ist der Neuaufbau fertig, meldet flinkest Buchungszeilen neu aufgebaut — danach zeigt die Vorschau die Zeile mit den neuen Konten, und die Warnung ist weg.

Kein Link. Eine Eigenverbrauchs-Zeile hängt an keiner Transaktion und an keinem Beleg, deshalb fehlt ihr der Pfeil In neuem Tab öffnen; die Bewegung selbst findest du unter Lagerbewegungen.

Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug

Tank-, Werkstatt- oder Leasingrechnungen für ein Fahrzeug, bei dem du die Vorsteuer nicht abziehen darfst — etwa einen gewöhnlichen PKW —, dürfen nicht als normale Vorsteuer in der Datei stehen, sonst rechnet die Kanzlei sie in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Deshalb hältst du am Fahrzeug fest, ob die Vorsteuer abzugsfähig ist: mit der Auswahl Umsatzsteuer abzugsfähig (Ja, Nein oder Nicht festgelegt) im Fahrzeug-Dialog unter Fahrzeuge. Ordnest du in einer Eingangsrechnung einer Position im Feld Fahrzeug ein Fahrzeug zu, berücksichtigt der Export das bei dieser Position. Das Feld gibt es, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Was sich in der Zeile ändert. Steht am Fahrzeug Umsatzsteuer abzugsfähig auf Nein, schreibt flinkest statt des Steuercodes 2 (Vorsteuer) den Steuercode 42 (Vorsteuer nicht abzugsfähig); der Steuerbetrag bleibt dabei in voller Höhe in der Zeile. Bei innergemeinschaftlichem Erwerb, Reverse Charge und den übrigen Fällen, in denen du die Steuer selbst schuldest, wechselt der Code auf die Variante ohne Vorsteuerabzug, etwa von 9 auf 8 oder von 19 auf 18 — die Steuerschuld bleibt. Jeden anderen Steuercode lässt flinkest stehen, statt zu raten; als Bilanzierer meldet die Zeile dann „Fahrzeug …: Vorsteuer nicht abzugsfähig, Steuercode … wurde beibehalten – bitte prüfen". Gilt für deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung, ändert sich nichts: Eingangsrechnungen gehen ohnehin ohne Steuercode und ohne Vorsteuer hinaus.

Was als Nein zählt. Nur ein bewusst gewähltes Nein. Bei Ja und bei Nicht festgelegt — der Vorgabe, solange niemand etwas gewählt hat — bleibt der Steuercode unverändert, und die Zeile trägt keinen Hinweis „Vorsteuer nicht abzugsfähig". Fahrzeuge, die früher mit leerem Kästchen als Nein gespeichert waren, stehen jetzt auf „Nicht festgelegt" und exportieren wie bisher mit dem gewöhnlichen Steuercode; ein leeres Kästchen ließ sich nicht von einem nie angefassten unterscheiden. Stell Fahrzeuge ohne Vorsteuerabzug deshalb einmal auf Nein — welche noch nicht festgelegt sind, zeigt die Fahrzeugliste mit dem Filter „Vorsteuerabzugsfähig ist leer".

Hinweis an der Zeile. Eine so geänderte Zeile trägt das rote Warnsymbol mit dem Hinweis „Fahrzeug …: Vorsteuer nicht abzugsfähig – mit Steuercode … exportiert" — statt der Punkte stehen das Kennzeichen (als Bilanzierer bei einem Fahrzeug ohne Kennzeichen sein Name) und der verwendete Code —, samt Link Eingangsrechnung öffnen. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner erscheint dieser Hinweis nur bei Fahrzeugen mit Kennzeichen; der Steuercode ändert sich aber auch ohne Kennzeichen.

Kennzeichen in der BMD-Datei. Jede Zeile mit einem Fahrzeug trägt in der BMD-Datei dessen Kennzeichen in der Spalte kfzkz — auch bei abzugsfähigen Fahrzeugen —, damit die Kanzlei die Buchung in BMD dem Fahrzeug zuordnen kann. Die Vorschau zeigt diese Spalte nicht, und in der Datei steht sie nur, wenn mindestens eine Zeile ein Kennzeichen trägt. BMD nimmt höchstens 10 Zeichen; ein längeres Kennzeichen kürzt flinkest nicht, sondern meldet an der Zeile „Fahrzeug …: Das Kennzeichen ist länger als 10 Zeichen – BMD übernimmt es nicht als kfzkz" — dann das Kennzeichen am Fahrzeug prüfen. Positionen verschiedener Fahrzeuge fasst flinkest nie zu einer Zeile zusammen, auch wenn Konto und Steuersatz gleich sind.

Im RZL-Format. Steuercode 42 wird dort zum UST_CODE 4 (nicht abzugsfähige Vorsteuer). Ein Feld für das Kennzeichen hat RZL nicht — es fehlt in der RZL-Datei, auch wenn der Hinweis zum zu langen Kennzeichen in der Vorschau erscheint.

Auswahl oder Kennzeichen nachträglich geändert. Als Bilanzierer liest der Export das Fahrzeug bei jedem Export frisch aus der Eingangsrechnung — eine Änderung wirkt also in jedem Export, der die Eingangsrechnung enthält; bei einem schon exportierten Zeitraum ist das erst der Voll- oder Korrekturexport, denn ein Delta-Export nimmt die Eingangsrechnung nicht noch einmal mit. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner stehen Steuercode und Kennzeichen schon in den Buchungszeilen, die beim Verknüpfen bzw. Kontieren entstanden sind. Stellst du ein Fahrzeug auf „Nein" oder wieder weg davon oder änderst du sein Kennzeichen, baut flinkest deshalb im Hintergrund die Buchungszeilen neu auf, die zu Eingangsrechnungen mit diesem Fahrzeug gehören; dasselbe passiert, wenn du einer Position einer schon verknüpften Eingangsrechnung ein anderes Fahrzeug gibst. Ausgenommen sind schon exportierte Transaktionen und Barbelege, Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode und von Hand geänderte Zeilen — sie bleiben, wie sie sind.

Warnungen an einer Zeile prüfen

Ganz links kann eine Zeile ein rotes Warnsymbol tragen. Ein Klick darauf klappt unter der Zeile das Feld Warnungen auf und nennt, was fehlt: „Transaktion ist nicht abgeschlossen", „Transaktion hat keine Buchungszeilen" oder „Buchungszeile ohne Buchungskonto (Kontierung offen)" — bei einer Eigenverbrauchs-Zeile „Eigenverbrauch ohne Konto (Einstellungen Buchhaltung: Konto Eigenverbrauch / Gegenkonto Eigenverbrauch)" mit dem Link Eigenverbrauch-Konten festlegen. Beim Bilanzierer kommen Hinweise auf eine Belegposition ohne Kontierungskonto und auf ein Sachkonto ohne Steuercode dazu. Hat eine Eingangsrechnungs-Position ein Fahrzeug, kann die Zeile zusätzlich einen Fahrzeug-Hinweis tragen — etwa „Fahrzeug …: Vorsteuer nicht abzugsfähig – mit Steuercode … exportiert"; das ist keine Lücke, sondern die Bestätigung, dass flinkest den Steuercode angepasst hat (siehe „Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug"). Wo es hilft, steht ein Link daneben — Eingangsrechnung öffnen oder Steuercode setzen, der direkt zum fehlenden Steuercode am Sachkonto führt. Gehört die Zeile zu einer Transaktion, führt darunter Transaktion in Buchungsperiode öffnen zur Buchung in der Buchhaltungs-Übersicht. Nach einem „Liste neuladen" klappen die Felder zu, deren Ursache behoben ist.

Ist die Buchungsperiode bereits abgeschlossen, führt der Weg zur Korrektur ins Leere: Die Buchhaltungs-Übersicht meldet dann „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." — die Periode muss zuerst wieder geöffnet werden, bevor sich Konto, Steuercode oder Verknüpfung dieser Zeile ändern lassen.

Direkt zur Quelle einer Zeile springen

Ist eine Zeile eindeutig einer Quelle zuordenbar, steht daneben ein Pfeil In neuem Tab öffnen: Bei einer Transaktion führt er in die Buchhaltungs-Übersicht genau zu dieser Buchung, bei einem eigenständigen Barbeleg zu dessen Eingangsbeleg im Detail. Ausgangsbeleg-Zeilen ohne Transaktion bekommen bewusst keinen Link — lieber kein Link als ein falscher. Auch Eigenverbrauchs-Zeilen haben keinen Link.

Gruppieren, sortieren und filtern

Über der Tabelle schaltest du unter Gruppieren nach zwischen Keine Gruppierung, Nach Buchungssymbol und Nach Belegnummer um. Gruppiert bekommt jede Gruppe eine eigene Kopfzeile mit ihrem Wert und der Anzahl der Einträge; das Umschalten passiert sofort, ohne neu zu laden. Führst du für einzelne Bank- oder Kassakonten eigene Buchungssymbole, stehen deren Buchungen nach Buchungssymbol gruppiert jeweils beisammen.

Jeder Spaltenkopf lässt sich anklicken, um danach zu sortieren; mehrere Klicks auf verschiedene Köpfe sortieren nacheinander nach mehreren Spalten. Das Filter-Symbol im Kopf schränkt die Spalte auf einen Text ein. Bei aktiver Gruppierung stehen die Gruppen in der Reihenfolge der Datei — nach Buchungssymbol also etwa erst AR, dann ER, dann die Kassa und zuletzt die Bank —, sortiert wird innerhalb der Gruppe. Unten blätterst du in Schritten von 25, 50 oder 100 Zeilen; daneben steht, welche Zeilen von wie vielen du gerade siehst.

Wenn die Vorschau leer bleibt

Neben Gruppieren nach steht ein kleines ?. Es öffnet die Liste „Warum könnte die Liste leer sein?" mit den häufigsten Ursachen — welches Datum zählt (beim Bilanzierer das Buchungsdatum der Belege, für Kassa- und Bankbuchungen das Zahlungsdatum) und in welcher Reihenfolge die Teile kommen, dass Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste müssen und dass Ausgangsrechnungen finalisiert sein müssen. Ist im Zeitraum nichts zu exportieren, steht statt Zeilen Keine BMD-Exportdaten verfügbar (beim Exportformat RZL: Keine RZL-Exportdaten vorhanden) mit derselben Ursachenliste unter Mögliche Ursachen.

Leer, weil schon exportiert. Steht die Exportart auf Delta-Export (nur Neues) und hat ein früherer Export — von hier oder von deiner Kanzlei — den Zeitraum schon vollständig mitgenommen, ist die Vorschau ebenfalls leer: Es gibt einfach nichts Neues. Wie viel ein Lauf enthalten hat, siehst du im Exportverlauf; willst du den ganzen Zeitraum sehen, stell auf Vollexport.

Ein Beleg fehlt, obwohl sein Belegdatum passt. Wurde er erst erfasst, nachdem der Zeitraum abgeschlossen oder exportiert war, liegt er mit seinem Buchungsdatum im nächsten offenen Zeitraum — blättere einen Zeitraum weiter (siehe „Nachträglich erfasste Belege").

Schlägt das Laden selbst fehl, erscheint stattdessen eine rote Fehlermeldung — ohne genauere Auskunft vom Server lautet sie Fehler beim Laden der Exportdaten. Dann ist die leere Tabelle kein Zeichen dafür, dass es nichts zu exportieren gibt. Ein erneutes Liste neuladen ist der erste Versuch.

Der Export ist ein Abzug, keine Buchung

Zwei unterschiedliche Wege, je nach Unternehmensart. Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner dumpt der Export die Buchungszeilen wörtlich — Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuercode und Text stehen schon so in den Zeilen, die beim Kontieren in der Buchhaltungs-Übersicht festgeschrieben wurden. Der Export liest sie nur ab, ohne dabei noch etwas zu rechnen, abzuleiten oder zu ergänzen — deshalb bleibt ein leeres Feld leer, statt stillschweigend gefüllt zu werden, und eine falsche Zeile korrigierst du nicht hier, sondern dort, wo sie entstanden ist. Beim Bilanzierer liest der Export für Rechnungen und Eingangsrechnungen die finalisierten Belege selbst und fasst gleichartige Positionen eines Belegs zu einer Zeile zusammen — Positionen mit gleichem Konto, gleichem Steuersatz, gleicher Kostenstelle bzw. gleichem Kostenschlüssel und gleichem Fahrzeug werden addiert; Positionen mit verschiedenen Kostenschlüsseln oder verschiedenen Fahrzeugen bleiben getrennte Zeilen. Eine Eingangsrechnungs-Position mit einem Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug bekommt dabei in der Regel einen anderen Steuercode (siehe „Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug"). Die anschließenden Kassa- und Bankbuchungen sind dagegen wie beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner ein wörtlicher Abzug der gespeicherten Buchungszeilen: je verknüpftem Beleg eine Ausgleichszeile ohne Steuer (Kunden- bzw. Lieferantenkonto gegen Bank oder Kassa), dazu manuelle, Regel- und Vertragszeilen. „Der Export rechnet gar nichts" gilt beim Bilanzierer also nur für diesen Kassa- und Bankteil.

Beim Exportformat RZL kommt die Darstellung dazu: flinkest verteilt die Beträge auf Soll und Haben, teilt sie in Brutto- und Nettozeile und übersetzt den Steuercode in die RZL-Steuerfelder; Werte, die das RZL-Format nicht annimmt, bleiben leer oder werden gekürzt (siehe „Hinweise an RZL-Zeilen").

Eine Transaktion, die als Privatentnahme markiert wurde, erscheint hier wie jede andere Zeile: Buchungssymbol des Bank- oder Kassakontos, Steuersatz und Steuerbetrag nur mit gesetztem Wert oder aus dem Standard-Steuersatz des Kontos — aber die Belegnummer bleibt bei einer Privatentnahme anders als bei einer sonstigen manuellen Zeile nie leer.

Keine Buchung, aber ein Vermerk. Der Export erzeugt keine Buchung, vergibt keine Nummern und ändert keinen Status — er rückt höchstens das Buchungsdatum nicht mitgenommener Belege auf den nächsten offenen Tag (siehe Belege, die ein Export nicht mitgenommen hat) — eine falsche Zeile korrigierst du deshalb immer dort, wo sie entstanden ist. Er vermerkt aber jeden Datensatz, den er enthalten hat, als exportiert (siehe „Datei erzeugen"). Deshalb liefert derselbe Zeitraum nicht bei jedem Export dieselben Zeilen: Ein Delta-Export lässt weg, was schon exportiert ist; nur Voll- und Korrekturexport bringen den ganzen Zeitraum noch einmal.

Download und Export

Datei erzeugen

Klickst du auf den Download-Button, startet flinkest einen Exportlauf mit allem, was gerade auf der Seite eingestellt ist: Zeitraum, Exportart, die beiden Kästchen, die Präfixe und der Kommentar. flinkest bestätigt sofort mit Export gestartet und dem Hinweis „Der Export wird im Hintergrund erstellt. Sie werden benachrichtigt, sobald er fertig ist." Im Reiter Exportverlauf erscheint der Lauf gleich mit dem Status Wird erstellt…. Der Paket-Aufbau — Belege einsammeln, PDFs anhängen, Stammdaten-Dateien erzeugen — kann bei vielen Belegen dauern, deshalb läuft er im Hintergrund. Die Seite ist danach sofort wieder frei; du kannst sie auch verlassen.

Was der Export vermerkt. Ist die Datei fertig, vermerkt flinkest alle Datensätze, die sie enthält — Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Banktransaktionen samt ihren Buchungszeilen und Eigenverbrauchs-Bewegungen aus dem Lager — als exportiert, mit Datum und Zuordnung zu diesem Lauf. Das gilt für jede Exportart, auch für Voll- und Korrekturexport. Dazu merkt er sich, welche Kunden und Lieferanten er den Stammdaten-Dateien angeboten hat (wichtig für die Option „Nur noch nicht exportierte Lieferanten"). Den Vermerk siehst du danach an mehreren Stellen:

• Der nächste Delta-Export lässt diese Datensätze weg — von hier wie aus dem Kanzleiportal.
• Ein Beleg, den du danach noch für einen schon exportierten Zeitraum erfasst, rückt mit seinem Buchungsdatum in den nächsten offenen Zeitraum (siehe „Nachträglich erfasste Belege").
• Die Filter der Eingangsrechnungen und der Bankbuchungen kennen das Buchhaltungsexport-Datum.
• Eine exportierte Rechnung lässt sich nicht mehr per Sofortstorno zum Entwurf zurückmachen (siehe Rechnungen).
• Das PDF einer exportierten Eingangsrechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten — der Eingangsbeleg meldet dann „Dieser Beleg wurde bereits an BMD exportiert. Das Dokument kann nicht mehr geändert werden."

Immer nur ein Export zugleich. Läuft gerade ein Export — egal für welchen Zeitraum, welche Art und ob hier oder im Kanzleiportal gestartet —, lehnt flinkest einen zweiten mit der Meldung Es läuft noch ein anderer Export. Bitte warten Sie, bis er fertig ist. ab. Zwei Läufe gleichzeitig würden dieselben noch nicht exportierten Datensätze enthalten, und die Kanzlei läse sie doppelt ein. Warte, bis der laufende Export im Exportverlauf Bereit oder Fehlgeschlagen zeigt, und starte dann neu.

Wie du die Datei bekommst

Ist der Export fertig, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit (beim Exportformat RZL: RZL-Export bereit) mit der Schaltfläche Download. Sie verschwindet nicht von selbst: Willst du sie schließen, fragt flinkest nach und warnt, dass der Download-Link damit verloren geht. Parallel geht eine E-Mail an die Adresse deines Benutzers, deren Link 7 Tage gültig ist. Hast du die Benachrichtigung noch nicht benutzt, ist sie nach dem nächsten Laden der Seite wieder da. Ist der Link weg oder abgelaufen, holst du die Datei jederzeit aus dem Exportverlauf — ohne neuen Export. Scheitert der Export, meldet flinkest BMD-Export fehlgeschlagen bzw. RZL-Export fehlgeschlagen, schickt ebenfalls eine E-Mail, und der Lauf steht im Exportverlauf auf Fehlgeschlagen.

Exportverlauf

Der Reiter Exportverlauf listet alle Exporte deines Betriebs, die neuesten oben — die hier gestarteten genauso wie die, die deine Steuerkanzlei in ihrem Portal flinkest.tax auslöst; die Kanzlei sieht dieselben Läufe auch dort. So wisst ihr beide, was schon übergeben ist, und ein Delta-Export der einen Seite lässt nichts aus, wovon die andere nichts weiß. Die Spalten:

Spalte	Inhalt
Datum	wann der Export gestartet wurde
Zeitraum	der exportierte Buchungszeitraum, von – bis
Typ	Exportart und Format, etwa „Delta · BMD", „Voll · RZL" oder „Korrektur · BMD"; darunter der Kommentar, falls einer angegeben wurde
Gestartet in	App für einen Export von dieser Seite, Kanzlei für einen aus dem Kanzleiportal
Von	wer den Export gestartet hat
Datensätze	wie viele Belege, Transaktionen und Lagerbewegungen der Export enthält
Status	Wird erstellt…, Bereit oder Fehlgeschlagen — bei einem Fehlschlag zeigt der Status die technische Fehlermeldung, wenn du mit der Maus darauf zeigst

Der Verlauf hält sich selbst aktuell: Startet oder endet ein Export — hier, in einem anderen Fenster oder bei der Kanzlei —, lädt der Verlauf neu, und mit ihr die Vorschau, damit ein Delta-Export gleich nur noch zeigt, was danach noch offen ist. Ein Lauf, dessen Hintergrundauftrag ohne Ergebnis abgebrochen ist, erscheint als Fehlgeschlagen und blockiert keinen weiteren Export. Gab es noch keinen Export, steht dort Noch keine Exporte. Der Verlauf zeigt die letzten 100 Läufe.

Datei erneut herunterladen

Bei jedem Lauf mit dem Status Bereit steht rechts Download. Ein Klick holt einen frischen Download-Link und öffnet die aufbewahrte Datei in einem neuen Tab — genau die Datei von damals, auch für Exporte aus dem Kanzleiportal. Das ist der Weg, wenn der Link aus Benachrichtigung oder E-Mail weg ist oder die Kanzlei einen Import wiederholen muss: Anders als ein neuer Export startet der Download keinen Lauf und vermerkt nichts. Bei Läufen, die noch erstellt werden oder fehlgeschlagen sind, fehlt die Schaltfläche.

Was in der BMD-Datei steht

Die Buchungszeilen kommen als eine mit Semikolon getrennte CSV-Datei, benannt nach dem Zeitraum; anders als die Vorschau trägt die Datei die Spaltenköpfe in Kleinschreibung. Immer dabei sind zwei Spalten, die die Vorschau nicht zeigt: extbelegnr für die externe Belegnummer und dokument mit dem Dateinamen des zugehörigen Belegs. Andere Spalten kommen nur in die Datei, wenn mindestens eine Zeile des Exports einen Wert dafür trägt — sonst fehlen sie ganz, weil BMD sie nicht verlangt:

• skonto — der Skontoabzug einer Ausgleichszeile beim Bilanzierer, zwischen steuer und buchsymbol; die Vorschau zeigt ihn als SKONTO — mit derselben Regel: nur, wenn eine Zeile einen trägt.
• kost — die Kostenstelle; in der Vorschau steht KOST trotzdem immer.
• koschluessel — der Kostenschlüssel; die Vorschau zeigt ihn nicht.
• periode und uva-periode — die abweichende Buchungsperiode nachträglich erfasster Belege; die Vorschau zeigt sie nicht.
• kfzkz — das Kennzeichen des Fahrzeugs einer Eingangsrechnungs-Position (siehe „Fahrzeug ohne Vorsteuerabzug"); die Vorschau zeigt es nicht.

Ob zusätzlich die Beleg-PDFs und die Stammdaten von Kunden und Lieferanten mitkommen, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Buchhaltungsexport unter Export-Inhalt fest. Kommt davon tatsächlich nichts mit — Schalter aus, keine Belege, keine neuen Kunden oder Lieferanten —, bekommst du genau eine CSV-Datei. Sonst entsteht ein Archiv mit 1-customers.csv für die Kunden, 2-suppliers.csv für die Lieferanten und 3-upload-to-bmd.zip — dieses letzte Paket enthält die Buchungszeilen und die Beleg-PDFs.

Wer in die Stammdaten-Dateien kommt. Aufgenommen werden die Geschäftspartner der exportierten Zeilen, die noch keine Buchhaltungsnummer haben, also für die Kanzlei neu sind. Ob ein Kontakt in der Kunden- oder in der Lieferantendatei steht, entscheidet allein, ob er in flinkest als Kunde oder als Lieferant angelegt ist — nicht die Art der Buchung. Ein Kunde, der etwa über eine manuelle Bankbuchung in den Export kommt, steht also in der Kundendatei. Auch ein Kontakt, den du inzwischen gelöscht hast, kommt noch mit, solange eine exportierte Buchung auf ihn verweist — sonst lehnte BMD die Buchung ab, weil ihr Personenkonto fehlt.

Nur noch nicht exportierte Lieferanten. Ein neuer Lieferant wird oft erst Monate nach dem Anlegen zum ersten Mal gebucht, und ohne weitere Einstellung steht er dann bei jedem Export wieder in der Lieferantendatei, solange er keine Buchhaltungsnummer hat. Mit der Option Nur noch nicht exportierte Lieferanten unter Lieferantenstammdaten mitexportieren (Buchhaltungs-Einstellungen, Reiter Buchhaltungsexport, Abschnitt Export-Inhalt) gilt: „Jeder Lieferant steht dann in der Lieferantendatei genau eines Exports – des ersten mit einer Buchung dieses Lieferanten." Als exportiert gilt ein Lieferant, sobald ihn ein fertiger Exportlauf in die Lieferantendatei aufgenommen hat — egal, ob von hier oder aus dem Kanzleiportal, und auch bei einem Voll- oder Korrekturexport. Ein späterer Vollexport desselben Zeitraums liefert ihn deshalb nicht noch einmal mit. Die Kundendatei ist davon nicht betroffen.

In welchem Zeichensatz die BMD-Dateien geschrieben werden, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Zeichenkodierung der CSV fest. Standard ist Windows-1252 (BMD-Standard) — so liest BMD die Dateien ohne weitere Einstellung ein, Umlaute und ß kommen korrekt an; Zeichen, die es darin nicht gibt (etwa č oder ł), erscheinen als „?". Ist der Import in BMD auf UTF-8 eingestellt, wählst du dort stattdessen UTF-8 mit BOM. Diese Einstellung gilt nur für BMD.

Was in der RZL-Datei steht

Die Buchungen kommen als Textdatei rzl-buchungen-<von>-<bis>.txt im Importformat von RZL: ohne Kopfzeile, Felder mit Semikolon getrennt, immer im Zeichensatz Windows-1252. Zusätzlich zur Vorschau stehen in der Datei unter anderem die Fremdbelegnummer (etwa die Rechnungsnummer des Lieferanten) und der Belegpfad zum angehängten PDF. Ein Feld für Kostenschlüssel oder für eine abweichende Buchungsperiode gibt es in RZL nicht — darauf weisen die Hinweise an RZL-Zeilen hin. Auch das Kennzeichen eines Fahrzeugs hat in der RZL-Datei kein Feld; nur der Steuercode einer Position ohne Vorsteuerabzug kommt als UST_CODE 4 an.

Kommen laut Buchhaltungs-Einstellungen Beilagen dazu und gibt es dafür tatsächlich Beleg-PDFs oder neue Personenkonten, entsteht stattdessen ein Archiv rzl-export-<von>-<bis>.zip. Darin liegen nebeneinander die Buchungsdatei, der Ordner Belege mit den Beleg-PDFs und — mit Stammdaten — die Datei rzl-personenkonten-<von>-<bis>.txt mit den Kunden und Lieferanten. In die Personenkonten-Datei kommen nur Kontakte, die noch keine Buchhaltungsnummer haben, also für die Kanzlei neu sind; wie bei BMD entscheidet die Kontaktart (Kunde oder Lieferant), gelöschte Kontakte mit exportierten Buchungen kommen mit, und die Option Nur noch nicht exportierte Lieferanten wirkt hier genauso.

Belege in RZL. Jede Buchung, zu der ein Beleg-PDF mitkommt, verweist über ihren Belegpfad auf die Datei im Ordner Belege. RZL übernimmt die Belege aber nur, wenn deine Steuerkanzlei das RZL-Modul für die Belegverarbeitung nutzt — die Buchungen selbst kommen in jedem Fall an.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Finanzübersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Kostenstellen
• Buchungsvorlagen
• Bankkonten
• Bankkonto-Details
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Fahrzeuge
• Fahrzeugdetails
• Rechnungen
• Gutschriften
• Lieferanten
• Lagerbewegungen

Häufige Fragen

Warum ist die Vorschau leer, obwohl es im Zeitraum Belege gibt? Meist stimmt das Datum nicht: Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner zählt das Zahlungsdatum der Banktransaktion, nicht das Belegdatum. Beim Bilanzierer zählt das Buchungsdatum — wurde ein Beleg erst erfasst, nachdem sein Zeitraum abgeschlossen oder exportiert war, steht er im nächsten offenen Zeitraum. Außerdem müssen Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste verschoben sein, Ausgangsrechnungen müssen finalisiert sein — Entwürfe kommen nie mit —, und ein in den Einstellungen ausgeschlossenes Bankkonto liefert grundsätzlich nichts (außer es ist eine Kasse — die zählt immer mit). Das kleine ? neben „Vorschau" zählt dieselben Ursachen auf. Und steht die Exportart auf Delta-Export (nur Neues), fehlt alles, was ein früherer Export — von hier oder von deiner Kanzlei — schon enthalten hat; stell auf Vollexport, um den ganzen Zeitraum zu sehen.

Ich habe ein Buchungs-Präfix geändert und die Tabelle bleibt gleich. Kaputt? Nein. Die beiden Präfix-Felder wirken in der Vorschau erst, wenn du oben rechts auf Liste neuladen klickst, den Buchungszeitraum oder die Exportart wechselst — anders als die beiden Kästchen, die die Vorschau sofort neu laden. Achtung: Die heruntergeladene Datei entsteht immer mit den Werten, die gerade in den Feldern stehen — wenn du nach dem Ändern eines Präfixes nicht neu geladen hast, kann sie von der angezeigten Vorschau abweichen. Und als Einnahmen/Ausgaben-Rechner ändern die Präfixe ohnehin nichts, weil das Buchungssymbol dort schon in der Buchungszeile steht.

Wo bleibt meine Datei nach dem Klick auf „BMD-ZIP-Datei herunterladen"? Sie wird im Hintergrund gebaut, deshalb kommt sofort nur die Meldung Export gestartet. Sobald sie fertig ist, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit mit der Schaltfläche Download, und zusätzlich kommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Ist die Benachrichtigung geschlossen oder der Link abgelaufen, lädst du die Datei unten im Exportverlauf über Download erneut — ohne neuen Export.

Warum steht in der Vorschau bei manchen Zeilen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag? Weil diese Zeilen nicht aus einer Belegposition kommen, sondern direkt auf ein Konto gebucht wurden — von Hand, über eine Regel, aus einem Vertrag oder weil eine Transaktion in der Buchhaltungs-Übersicht als Privatentnahme markiert wurde. Solche Zeilen tragen Steuersatz und Steuerbetrag, wenn ein Wert eingetragen wurde — etwa ein eigener Steuersatz an der Buchungsregel oder eine manuelle Korrektur beim Kontieren — oder wenn das Buchungskonto unter Sachkonten einen Standard-Steuersatz hat; den übernimmt die Zeile beim Anlegen. Fehlt beides, bleibt die Steueraufschlüsselung leer.

Woher kommt das Buchsymbol einer Bank- oder Kassabuchung — und wie bekommen meine Kassen und Konten eigene Symbole? Es hängt am Geldkonto, nicht daran, wo du die Buchung siehst. Hat das Bank- oder Kassakonto in seinen Bankkonto-Details ein eigenes Buchungssymbol (etwa K1 für die zweite Kasse), trägt jede Buchung auf diesem Konto dieses Symbol. Ohne eigenes Symbol gilt für eine Kasse das Kassa-Buchsymbol (Vorgabe ka) und für ein Bankkonto das Bank-Buchsymbol (Vorgabe BK) aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Ein eigenständiger Barbeleg ohne Transaktion bekommt das Symbol der Kasse, die auf das Bar-Sachkonto der Einstellungen bucht. Änderst du das Symbol eines Kontos, ziehen die noch nicht exportierten Buchungen nach, außer in abgeschlossenen Buchungsperioden.

Markiert der Export meine Belege als „exportiert"? Ja. Jeder Export — Delta, Voll oder Korrektur, hier oder von deiner Kanzlei im Portal flinkest.tax gestartet — vermerkt die enthaltenen Belege, Transaktionen und Eigenverbrauchs-Bewegungen als exportiert und erscheint im Exportverlauf. Ein Delta-Export lässt sie danach weg; derselbe Zeitraum liefert also nur beim Voll- oder Korrekturexport noch einmal alle Zeilen. Sonst ändert der Export nichts: Er vergibt keine Nummern, ändert keinen Status und rückt höchstens das Buchungsdatum nicht mitgenommener Belege auf den nächsten offenen Tag (siehe Belege, die ein Export nicht mitgenommen hat). Was in der Datei falsch ist, korrigierst du dort, wo die Buchungszeile entstanden ist, und exportierst dann mit dem Korrekturexport.

Warum taucht im Export eine Zeile mit „EV-A…" als Belegnummer auf, zu der es keinen Beleg gibt? Das ist ein Eigenverbrauch aus dem Lager: Wird Ware mit einem Abgangsgrund vom Typ Eigenverbrauch ausgebucht, entsteht dabei eine umsatzsteuerpflichtige Buchung mit Steuercode 12 (RZL: Sondercode 18), bewertet mit dem Einkaufspreis. EV-A steht für einen Artikel, EV-R für einen Rohstoff, dahinter die Nummer der Lagerbewegung; das Datum ist das der Bewegung. Fehlt der Zeile das Konto oder Gegenkonto, hinterlege in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Eigenverbrauch das Konto Eigenverbrauch und das Gegenkonto Eigenverbrauch (der Link Eigenverbrauch-Konten festlegen in der Warnung führt dorthin). Nach dem Speichern baut flinkest die noch nicht exportierten Eigenverbrauchs-Zeilen im Hintergrund neu auf; Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode bleiben unverändert.