Buchhaltungsexport

Der Buchhaltungsexport erzeugt aus einem Buchungszeitraum die Datei, die deine Steuerkanzlei in ihr Buchhaltungsprogramm (BMD) einliest. Vorher siehst du eine Vorschau: jede Buchungszeile, die in die Datei kommt, mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuercode und Buchungstext. Was du hier siehst, ist ein Abzug — der Export erzeugt keine Buchung, vergibt keine Nummern und ändert nichts an deinen Belegen.

Berechtigung. Für diese Seite braucht dein Benutzer das Recht, den Buchhaltungsexport auszuführen; ohne dieses Recht ist sie nicht erreichbar. Es ist ein eigenes Recht — wer die Buchhaltung nur ansehen darf, kommt bis zur Buchhaltungs-Übersicht, aber nicht hierher. Hierher kommst du aus der Finanzübersicht über Nach BMD Exportieren oder aus der Buchhaltungs-Übersicht über dieselbe Schaltfläche — von dort nimmt flinkest den Buchungszeitraum mit, den du dort gerade offen hattest.

Kopfzeile

Vorschau neu laden

Liste neuladen oben rechts holt die Vorschau mit den aktuell eingestellten Filtern neu. Das ist der einzige Weg, eine geänderte Checkbox wirksam zu machen — siehe „Änderungen an den Kästchen wirken erst nach dem Neuladen" weiter unten — und auch der Weg, um Kontierungen nachzuziehen, die du gerade parallel in der Buchhaltungs-Übersicht vorgenommen hast.

Die Vorschau hält sich selbst aktuell

Ändert sich irgendwo im System eine Buchungszeile dieses Zeitraums — weil du parallel in der Buchhaltungs-Übersicht kontierst, eine Regel oder ein Vertrag neu bucht, oder Buchungen einer Transaktion neu zugewiesen werden —, zieht diese Seite die Änderung automatisch nach, auch ohne Liste neuladen. Bei mehreren Änderungen kurz hintereinander wartet die Aktualisierung einen Moment, bis nichts mehr nachkommt, statt bei jeder einzelnen Zeile neu zu laden.

BMD-Datei herunterladen

Oben rechts liegt der Download-Button. Sein Text richtet sich danach, was tatsächlich entsteht: Sind in den Buchhaltungs-Einstellungen keine der zusätzlichen Beilagen (Beleg-PDFs, Kunden- und Lieferanten-Stammdaten) aktiviert, heißt er CSV-Datei herunterladen, weil dann nur eine einzelne CSV-Datei entsteht. Ist mindestens eine Beilage aktiv — Standard bei allen dreien: an —, heißt er BMD-ZIP-Datei herunterladen, weil ein Paket entsteht. Was danach passiert, steht unter „Datei erzeugen" weiter unten.

Filter

Buchungszeitraum wählen

In der Mitte der Filter-Karte steht der Zeitraum (etwa 2026-Q2), darunter seine Länge: Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich. Mit den Pfeilen links und rechts blätterst du einen Zeitraum zurück oder vor — dieselbe Navigation wie in der Buchhaltungs-Übersicht, beide teilen sich denselben Buchungszeitraum. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich gerechnet wird, kommt aus den Buchhaltungs-Einstellungen und ist hier nicht umstellbar. Beim Öffnen steht der laufende Zeitraum da; die Grenzen sind kalendergenau — ein Beleg oder eine Zahlung liegt entweder darin oder nicht, halbe Zeiträume gibt es nicht. Anders als die beiden Kästchen unten löst ein Zeitraum-Wechsel immer sofort ein Neuladen aus.

Was im Zeitraum liegt. Bist du Einnahmen/Ausgaben-Rechner, zählen die Banktransaktionen aller nicht ausgeschlossenen Bankkonten mit ihrem Zahlungsdatum, dazu die Barbelege mit ihrem Belegdatum. Eine Ausnahme vom Ausschluss: Eine Kasse zählt immer mit, auch wenn du sie in den Buchhaltungs-Einstellungen ausdrücklich von der Buchhaltung ausgeschlossen hast — ihre Buchungen sind bar bezahlte Belege, die sonst lautlos aus dem Export fielen. Bist du Bilanzierer, zählen die Belege selbst mit ihrem Belegdatum: finalisierte Rechnungen und Gutschriften — Entwürfe nie — sowie die Eingangsrechnungen, die in der Liste stehen und nicht mehr in der Ablage.

Proforma-Rechnungen einbeziehen

Die Checkbox nimmt auch Proforma-Rechnungen mit, die sonst außen vor bleiben. Sie wirkt nur beim Bilanzierer. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner exportierst du keine Belege, sondern die Buchungszeilen, die an den Transaktionen hängen — Proforma-Rechnungen fließen dort ohnehin nie ein, deshalb ändert das Kästchen bei dieser Unternehmensart nichts.

Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto

Blendet alle Zeilen aus, bei denen eines der beiden Konten leer ist. Praktisch, um zu sehen, was die Kanzlei sofort verbuchen kann; unpraktisch, um Lücken zu finden — denn genau die verschwinden damit. Dieser Filter wirkt bei beiden Unternehmensarten.

Änderungen an den Kästchen wirken erst nach dem Neuladen. Hakst du eines der beiden Kästchen an oder ab, bleibt die Tabelle zunächst unverändert stehen. Erst „Liste neuladen" oben rechts oder der Zeitraum-Wechsel holt die Vorschau passend dazu. Der Download-Klick nimmt dagegen immer die aktuellen Formularwerte — auch ungespeicherte —, Vorschau und heruntergeladene Datei können dadurch auseinanderlaufen, wenn du nach dem Ändern nicht neu geladen hast.

Export-Einstellungen

Buchungssymbol-Präfixe

Die rechte Karte trägt zwei Felder: Buchungs-Präfix für ausgehende Rechnungen und Buchungs-Präfix für eingehende Rechnungen. Das sind die Buchungssymbole, unter denen die Kanzlei Ausgangs- und Eingangsrechnungen auseinanderhält — üblich sind AR und ER. Beide Felder sind mit dem Wert aus den Buchhaltungs-Einstellungen vorbelegt; was du hier änderst, gilt nur für diesen Lauf und wird nicht gespeichert.

Auch diese Felder wirken nur beim Bilanzierer. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner steht das Buchungssymbol schon in der Buchungszeile, die beim Kontieren in der Buchhaltungs-Übersicht entstanden ist, und der Export übernimmt es von dort — ein anderer Wert in diesen Feldern erscheint dann nicht in der Datei. Für Buchungszeilen von einem echten Bankkonto ist dort standardmäßig BK hinterlegt. Buchungszeilen von einer Kasse tragen immer ka — unabhängig davon, ob der Beleg als eigenständiger Barbeleg oder als eigene Buchung im Reiter Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht kontiert wurde; maßgeblich ist die Kontoart, nicht der Weg dorthin. Beide Kürzel stellst du in den Buchhaltungs-Einstellungen um (Bank-Buchsymbol und Kassa-Buchsymbol).

Warnhinweise

Transaktionen, die noch Aufmerksamkeit brauchen

Nur beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner kann zwischen den Karten und der Vorschau ein gelbes Banner erscheinen: „Transaktionen in diesem Zeitraum benötigen Aufmerksamkeit:" — dahinter steht, wie viele Transaktionen nicht abgeschlossen sind und, wenn du selbst kontierst, wie viele ohne Beleg und Buchungskonto dastehen. Die Schaltfläche Buchungsperiode bearbeiten führt in die Buchhaltungs-Übersicht, und zwar direkt in diesen Zeitraum. Kontiert deine Kanzlei, fehlt der zweite Teil des Hinweises: Eine „unbacked"-Transaktion ist in diesem Fall (noch) kein Fehler deinerseits, sondern erwarteter Zustand vor der Kanzlei-Bearbeitung.

Wichtig: Der Hinweis verhindert den Export nicht. Eine nicht abgeschlossene Transaktion wandert trotzdem in die Datei — sie ist nur wahrscheinlich noch nicht fertig kontiert.

Barbelege in der Ablage

Der zweite gelbe Hinweis nennt die Anzahl der Barbelege des Zeitraums, die noch in der Ablage der Eingangsrechnungen liegen, und sagt dazu, dass sie so nicht exportiert werden. Verschieb sie in die Liste, damit sie mitkommen. Auch dieser Hinweis erscheint nur beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner.

Vorschau

Die Spalten der Vorschau

Jede Zeile der Tabelle ist eine Buchungszeile, wie sie später in der Datei steht. Die Spaltenköpfe tragen bewusst die technischen BMD-Namen in Großbuchstaben, damit du sie neben der Datei vergleichen kannst:

Spalte	Inhalt
SATZART	Satzart der Buchung; für Buchungszeilen immer 0
KONTO	das Personen- oder Bankkonto der Buchung
GKONTO	das Gegenkonto, also das kontierte Sachkonto der Position
BELEGDATUM	das für die Buchhaltung maßgebliche Datum
BELEGNR	die Belegnummer
PROZENT	der Steuersatz der Position
STEUERCODE	der BMD-Steuercode
BUCHCODE	ob als Rechnung oder als Gutschrift gebucht wird
BETRAG	der Bruttobetrag mit dem Vorzeichen der gewählten Buchungskonvention
STEUER	der Steuerbetrag, gegenläufig zum Betrag
BUCHSYMBOL	das Buchungssymbol, etwa AR, ER oder ka
KOST	Kostenstelle oder Kostenschlüssel der Position
TEXT	der Buchungstext

Eine vierzehnte Spalte UID erscheint zwischen KONTO und GKONTO, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen eingestellt ist, dass die UID-Nummer mitexportiert wird.

In der Spalte GKONTO ist die Kontonummer anklickbar und zeigt Name, Nummer, Status und Art des Kontos samt Link zum Bearbeiten. Bei Zeilen, die nicht aus einer Ausgangsrechnung stammen, steht daneben ein Info-Symbol mit den Daten des Geschäftspartners.

Kein Spalten-Zahnrad. Anders als die generischen Listen im übrigen flinkest ist diese Vorschau eine fest gebaute Tabelle: kein Zahnrad zum Spalten konfigurieren, kein Listen-Export und kein eigenes Suchfeld — die übliche Regel „jede Liste hat unten ein Zahnrad" gilt hier nicht.

Warnungen an einer Zeile prüfen

Ganz links kann eine Zeile ein rotes Warnsymbol tragen. Ein Klick darauf klappt unter der Zeile das Feld Warnungen auf und nennt, was fehlt: „Transaktion ist nicht abgeschlossen", „Transaktion hat keine Buchungszeilen" oder „Buchungszeile ohne Buchungskonto (Kontierung offen)". Beim Bilanzierer kommen Hinweise auf eine Belegposition ohne Kontierungskonto und auf ein Sachkonto ohne BMD-Steuercode dazu. Wo es hilft, steht ein Link daneben — Eingangsrechnung öffnen oder Set BMD tax code, der direkt zum fehlenden Steuercode am Sachkonto führt. Nach einem „Liste neuladen" klappen die Felder zu, deren Ursache behoben ist.

Ist die Buchungsperiode bereits abgeschlossen, führt der Weg zur Korrektur ins Leere: Die Buchhaltungs-Übersicht meldet dann „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." — die Periode muss zuerst wieder geöffnet werden, bevor sich Konto, Steuercode oder Verknüpfung dieser Zeile ändern lassen.

Direkt zur Quelle einer Zeile springen

Ist eine Zeile eindeutig einer Quelle zuordenbar, steht daneben ein Pfeil In neuem Tab öffnen: Bei einer Transaktion führt er in die Buchhaltungs-Übersicht genau zu dieser Buchung, bei einem eigenständigen Barbeleg zu dessen Eingangsbeleg im Detail. Ausgangsbeleg-Zeilen ohne Transaktion bekommen bewusst keinen Link — lieber kein Link als ein falscher.

Gruppieren, sortieren und filtern

Unter Gruppieren nach schaltest du zwischen Keine Gruppierung, Nach Buchungssymbol und Nach Belegnummer um. Gruppiert bekommt jede Gruppe eine eigene Kopfzeile mit ihrem Wert und der Anzahl der Einträge; das Umschalten passiert sofort, ohne neu zu laden.

Jeder Spaltenkopf lässt sich anklicken, um danach zu sortieren; mehrere Klicks auf verschiedene Köpfe sortieren nacheinander nach mehreren Spalten. Das Filter-Symbol im Kopf schränkt die Spalte auf einen Text ein. Bei aktiver Gruppierung bleiben die Gruppen alphabetisch stehen, sortiert wird innerhalb der Gruppe. Unten blätterst du in Schritten von 25, 50 oder 100 Zeilen; daneben steht, welche Zeilen von wie vielen du gerade siehst.

Wenn die Vorschau leer bleibt

Über der Tabelle steht Vorschau und daneben ein kleines ?. Es öffnet die Liste „Warum könnte die Liste leer sein?" mit den häufigsten Ursachen — welches Datum zählt, dass Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste müssen und dass Ausgangsrechnungen finalisiert sein müssen. Ist im Zeitraum nichts zu exportieren, steht statt Zeilen Keine BMD-Exportdaten verfügbar mit derselben Ursachenliste unter Mögliche Ursachen.

Der Export ist ein reiner Abzug

Zwei unterschiedliche Wege, je nach Unternehmensart. Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner dumpt der Export die Buchungszeilen wörtlich — Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuercode und Text stehen schon so in den Zeilen, die beim Kontieren in der Buchhaltungs-Übersicht festgeschrieben wurden. Der Export liest sie nur ab, ohne dabei noch etwas zu rechnen, abzuleiten oder zu ergänzen — deshalb bleibt ein leeres Feld leer, statt stillschweigend gefüllt zu werden, und eine falsche Zeile korrigierst du nicht hier, sondern dort, wo sie entstanden ist. Beim Bilanzierer liest der Export dagegen die finalisierten Belege selbst und fasst gleichartige Positionen eines Belegs zu einer Zeile zusammen — Positionen mit gleichem Konto, gleichem Steuersatz und gleicher Kostenstelle werden addiert. „Der Export rechnet gar nichts" gilt also nur für die erste Variante.

Eine Transaktion, die als Privatentnahme markiert wurde, erscheint hier wie jede andere Zeile: Buchungssymbol nach Bank- oder Kassa-Vorgabe, Steuersatz und Steuerbetrag nur mit ausdrücklich gesetztem Wert — aber die Belegnummer bleibt bei einer Privatentnahme anders als bei einer sonstigen manuellen Zeile nie leer.

Der Export ändert nichts. Er vergibt keine Nummern, verschiebt keine Belege, setzt keinen Status und schreibt keinen Vermerk „exportiert". Du kannst denselben Zeitraum beliebig oft herunterladen und bekommst jedes Mal dieselben Zeilen — auch dann, wenn du den Zeitraum schon einmal exportiert oder an die Kanzlei geschickt hast. Ein Beleg wird nur dann als exportiert vermerkt, wenn deine Steuerkanzlei den Export in ihrem eigenen Portal auslöst; dieses Datum lässt sich danach in den Filtern der Bankbuchungen und der Eingangsrechnungen auswerten.

Download und Export

Datei erzeugen

Klickst du auf den Download-Button, bestätigt flinkest sofort mit Export gestartet und dem Hinweis „Der Export wird im Hintergrund erstellt. Du wirst benachrichtigt, sobald er fertig ist." Der ZIP-Aufbau — Belege einsammeln, PDFs anhängen, Stammdaten-CSVs erzeugen — kann bei vielen Belegen dauern, deshalb läuft er als Hintergrund-Job. Die Seite ist danach sofort wieder frei; du kannst sie auch verlassen.

Wie du die Datei bekommst

Ist der Export fertig, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit mit der Schaltfläche Download. Sie verschwindet nicht von selbst: Willst du sie schließen, fragt flinkest nach und warnt, dass der Download-Link damit verloren geht. Parallel geht eine E-Mail an die Adresse deines Benutzers, deren Link 7 Tage gültig ist. Hast du die Benachrichtigung noch nicht benutzt, ist sie nach dem nächsten Laden der Seite wieder da. Scheitert der Export, meldet flinkest BMD-Export fehlgeschlagen und schickt ebenfalls eine E-Mail.

Was in der Datei steht

Die Buchungszeilen kommen als eine mit Semikolon getrennte CSV-Datei, benannt nach dem Zeitraum. Sie enthält zwei Spalten mehr als die Vorschau: extbelegnr für die externe Belegnummer und dokument mit dem Dateinamen des zugehörigen Belegs — anders als die Vorschau erscheinen die Spaltenköpfe der Datei in Kleinschreibung. Ob zusätzlich die Beleg-PDFs und die Stammdaten von Kunden und Lieferanten mitkommen, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen fest. Ist dort nichts davon aktiv, bekommst du genau eine CSV-Datei. Sonst entsteht ein Archiv mit 1-customers.csv für die Kunden, 2-suppliers.csv für die Lieferanten und 3-upload-to-bmd.zip — dieses letzte Paket enthält die Buchungszeilen und die Beleg-PDFs.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Finanzübersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Buchungsvorlagen
• Bankkonten
• Eingangsrechnungen
• Rechnungen
• Gutschriften

Häufige Fragen

Warum ist die Vorschau leer, obwohl es im Zeitraum Belege gibt? Meist stimmt das Datum nicht: Beim Einnahmen/Ausgaben-Rechner zählt das Zahlungsdatum der Banktransaktion, nicht das Belegdatum. Außerdem müssen Eingangsrechnungen aus der Ablage in die Liste verschoben sein, Ausgangsrechnungen müssen finalisiert sein — Entwürfe kommen nie mit —, und ein in den Einstellungen ausgeschlossenes Bankkonto liefert grundsätzlich nichts (außer es ist eine Kasse — die zählt immer mit). Das kleine ? neben „Vorschau" zählt dieselben Ursachen auf.

Ich habe einen Filter geändert und die Tabelle bleibt gleich. Kaputt? Nein. Die Kästchen und die beiden Präfix-Felder wirken erst, wenn du oben rechts auf Liste neuladen klickst oder den Buchungszeitraum wechselst. Unabhängig davon aktualisiert sich die Tabelle auch von selbst, wenn sich eine Buchungszeile anderswo ändert. Achtung: Die heruntergeladene Datei entsteht immer mit den Werten, die gerade in den Feldern stehen — wenn du nach dem Ändern nicht neu geladen hast, kann sie von der angezeigten Vorschau abweichen.

Wo bleibt meine Datei nach dem Klick auf „BMD-ZIP-Datei herunterladen"? Sie wird im Hintergrund gebaut, deshalb kommt sofort nur die Meldung Export gestartet. Sobald sie fertig ist, erscheint die Benachrichtigung BMD-Export bereit mit der Schaltfläche Download, und zusätzlich kommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Schließe die Benachrichtigung nicht, bevor du geladen hast — der Link ist dann weg.

Werden Belege als „exportiert" markiert, wenn ich hier exportiere? Nein. Dieser Bildschirm setzt keinen Vermerk und lässt auch nichts weg, weil es schon einmal exportiert wurde. Du kannst denselben Zeitraum mehrfach ziehen und bekommst jedes Mal denselben Inhalt. Ein Export-Datum entsteht nur, wenn deine Steuerkanzlei den Export in ihrem eigenen Portal auslöst.

Eine Zeile hat kein Gegenkonto — kann ich das hier eintragen? Nein, und das ist Absicht. Der Export zeigt nur, was in den Buchungszeilen steht. Öffne über den Pfeil in der Zeile die Transaktion beziehungsweise den Barbeleg, kontiere die Position dort in der Buchhaltungs-Übersicht und lade die Vorschau danach neu. Wer nur die verbuchbaren Zeilen sehen will, hakt Nur Zeilen mit Konto und Gegenkonto an — die Lücke ist damit aber nur ausgeblendet, nicht behoben. Ist der Buchungszeitraum bereits abgeschlossen, lässt sich die Kontierung dort nicht mehr ändern; die Periode muss zuerst wieder geöffnet werden.

Warum steht in der Vorschau bei manchen Zeilen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag? Weil diese Zeilen nicht aus einer Belegposition kommen, sondern direkt auf ein Konto gebucht wurden — von Hand, über eine Regel, aus einem Vertrag oder weil eine Transaktion in der Buchhaltungs-Übersicht als Privatentnahme markiert wurde. Sie zeigen Steuersatz und Steuerbetrag nur, wenn dort ausdrücklich ein Wert eingetragen wurde, etwa ein eigener Steuersatz an der Buchungsregel oder eine manuelle Korrektur beim Kontieren. Ohne einen solchen Wert bleibt die Steueraufschlüsselung bewusst leer, damit das Buchhaltungsprogramm die Steuer aus dem Steuercode ableitet. Die Belegnummer bleibt dabei trotzdem nie leer, wenn die Zeile aus einer als Privatentnahme markierten Transaktion stammt.

Warum steht bei einer bar bezahlten Buchung immer „ka" als Buchsymbol, auch wenn sie im Reiter Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht steht und nicht bei den Barbelegen? Weil das Buchsymbol an der Kontoart hängt, nicht daran, wo du die Buchung siehst. Sobald eine Zahlung auf einer Kasse gebucht ist — egal ob als eigenständiger Barbeleg oder als Transaktion, die aus einem hochgeladenen Barbeleg automatisch entstanden ist —, trägt die Buchungszeile das Kassa-Buchsymbol. Nur Zeilen auf einem echten Bankkonto tragen das Bank-Buchsymbol.

Ändert der Export etwas an meinen Belegen? Nein. Er liest nur. Es werden keine Nummern vergeben, keine Status geändert und keine Belege verschoben. Was in der Datei falsch ist, war schon vorher falsch — und wird dort korrigiert, wo die Buchungszeile entstanden ist.