Buchhaltungs-Einstellungen

Hier legst du fest, wie flinkest mit deiner Buchhaltung zusammenarbeitet: welche Erlöskonten neue Artikel bekommen, welche Texte auf steuerfreien Belegen stehen, wie der Buchungsexport aussieht, wer die Kontierung übernimmt und ob deine Steuerkanzlei einen eigenen Zugang bekommt. Die Einstellungen wirken auf die Buchhaltungs-Übersicht, auf neue Artikel und auf jeden Beleg, der ohne Umsatzsteuer gerechnet wird.

Kopfzeile

Oben steht der Bereichstitel Buchhaltungseinstellungen, rechts daneben Speichern. Alle Abschnitte dieser Seite werden gemeinsam gespeichert — es gibt keinen Speichern-Knopf je Abschnitt. Zum Ändern brauchst du Administratorrechte; ohne sie kannst du die Seite ansehen, aber nichts sichern.

Allgemein

Unternehmensart entscheidet, wie flinkest deinen Betrieb behandelt: Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer. Die Wahl steuert unter anderem, ob für die Buchhaltung der Zahlungszeitpunkt oder das Belegdatum maßgeblich ist.

Buchungszeitraum ist der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Die Auswahl nennt jeweils die Grenze, ab der er gilt: Monatlich (Vorjahresumsatz > 100.000 €), Quartalsweise (Vorjahresumsatz 55.000–100.000 €) oder Jährlich / Kleinunternehmer. Danach richtet sich, in welchen Schritten die Buchhaltungs-Übersicht rechnet.

Ausfuhrlieferungen und Bauleistungen

Diese beiden Abschnitte enthalten die Texte, die auf einem Beleg ohne Umsatzsteuer erscheinen müssen — der Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen ist.

• Ausfuhrlieferungen — je ein eigener Text für Warenlieferungen in EU-Länder, für Dienstleistungen in EU-Länder und für Lieferungen in Länder außerhalb der EU.
• Bauleistungen — der Text für den Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen.

flinkest wählt den passenden Text anhand der Umsatzart des Kunden und druckt ihn auf den Beleg. Fehlt der Text, bleibt die Stelle auf dem Beleg leer — das ist der häufigste Grund, warum ein steuerfreier Beleg unvollständig wirkt.

Produkte

Hier stehen die Standardkonten für neue Artikel: je ein Erlöskonto für Erlöse Inland, Erlöse EU und Erlöse Ausland. Legst du einen neuen Artikel an, sind diese Konten vorbelegt — im Artikel selbst kannst du sie jederzeit überschreiben. Bereits bestehende Artikel ändert eine Anpassung hier nicht.

BMD-Export

Dieser Abschnitt bestimmt, wie die Buchungsdatei für dein Buchhaltungsprogramm aufgebaut ist.

Einstellung	Wofür
Prefix Buchungscode für Eingangsrechnungen	Kürzel, das jeder Buchungszeile einer Eingangsrechnung vorangestellt wird
Prefix Buchungscode für Ausgangsrechnungen	dasselbe für Ausgangsrechnungen
Fixe Kontierungsnummer für Kunden	ein festes Sammelkonto statt der Nummer je Kunde
Fixe Kontierungsnummer für Lieferanten	dasselbe für Lieferanten
UID-Nummer mit exportieren	ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in die Datei geschrieben wird
Buchungskonvention	wie das Vorzeichen der Beträge gesetzt wird

Die Buchungskonvention. Drei Möglichkeiten, und die Wahl muss zu dem passen, was dein Buchhaltungsprogramm erwartet:

• Betrag nach Richtung signiert (aktuell) — Einnahmen positiv, Ausgaben negativ.
• Betrag immer positiv — das Vorzeichen ergibt sich aus dem Konto, nicht aus dem Betrag.
• Nach Belegart signiert (Rechnung +, Gutschrift −) — das Vorzeichen kommt aus der Belegart.

Wird hier die falsche Konvention gewählt, importiert das Buchhaltungsprogramm die Datei zwar, bucht aber in die falsche Richtung. Der Umstieg lohnt sich deshalb nur in Absprache mit der Kanzlei.

Export-Inhalt. Getrennt davon legst du fest, was der Export außer den Buchungszeilen noch mitbringt: Belege (PDFs) einschließen, Kunden-Stammdaten (CSV) einschließen und Lieferanten-Stammdaten (CSV) einschließen. Ist eines davon aktiv, entsteht statt einer einzelnen Datei ein Archiv. Wie der Export läuft, steht unter BMD-Export.

Buchhaltung

Wer kontiert (Buchungskonten zuweisen) ist die wichtigste Weiche dieser Seite: Wir selbst oder Unser Buchhalter. Steht sie auf „Wir selbst", verlangt die Buchhaltungs-Übersicht zu jeder Position ein Buchungskonto und zeigt dir die Kontoauswahl. Steht sie auf „Unser Buchhalter", entfällt das — flinkest sammelt die Belege, das Kontieren übernimmt die Kanzlei.

Bar-Sachkonto (Kassa) ist das Konto, auf das Barbelege gebucht werden.

Von der Vollständigkeitsprüfung ausgeschlossene Bankkonten nimmt einzelne Bankkonten aus der Prüfung heraus, ob zu jeder Buchung ein Beleg vorliegt. Sinnvoll für Konten, die dich buchhalterisch nicht interessieren — etwa ein privates Verrechnungskonto.

Auto-Matching. Der Schalter E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen erlaubt flinkest, in verbundenen Postfächern nach dem Beleg zu einer Bankbuchung zu suchen, wenn er sonst nirgends zu finden ist. Über E-Mail-Konten verwalten kommst du zu den E-Mail-Konten.

Kanzlei-Zugang

Mit dem Schalter Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang öffnest du deiner Steuerkanzlei einen eigenen, eingeschränkten Zugang. Darunter trägst du Name der Buchhaltungskanzlei und E-Mail der Kanzlei ein — der Hinweis darunter sagt, worauf es ankommt: „Diese E-Mail-Adresse ist der Benutzername für die Anmeldung."

Einladung senden verschickt die Einladung an diese Adresse; darunter steht danach Einladung gesendet am mit dem Zeitpunkt. Die Kanzlei arbeitet in einem eigenen Portal und sieht dort nur, was sie für die Buchhaltung braucht — nicht deine gesamte Anwendung.

Aktionen

Speichern. Über die Schaltfläche oben rechts. Es werden immer alle Abschnitte gemeinsam gesichert.

Was sofort wirkt und was nicht. Texte, Konventionen und der Kanzlei-Zugang wirken ab dem nächsten Beleg beziehungsweise dem nächsten Export. Die Standardkonten wirken nur auf neu angelegte Artikel — bestehende behalten ihre Konten, bis du sie dort änderst.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• BMD-Export
• Bankkonten
• Artikel
• Einstellungen

Häufige Fragen

Auf meinem Beleg fehlt der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Dann ist der passende Text hier nicht hinterlegt. Für EU-Lieferungen, EU-Dienstleistungen, Lieferungen außerhalb der EU und Bauleistungen gibt es jeweils ein eigenes Feld; flinkest druckt genau den Text, der zur Umsatzart des Kunden passt.

Ich habe die Standardkonten geändert — warum haben meine Artikel noch die alten? Weil die Standardkonten nur beim Anlegen eines Artikels greifen. Bestehende Artikel behalten ihre Konten; ändern kannst du sie im Artikel selbst.

Warum fragt mich die Buchhaltungs-Übersicht nach einem Buchungskonto — oder warum fragt sie nicht? Das steuert Wer kontiert. Bei „Wir selbst" verlangt flinkest zu jeder Position ein Konto, bei „Unser Buchhalter" nicht.

Welche Buchungskonvention ist die richtige? Die, die dein Buchhaltungsprogramm erwartet. Die Konvention entscheidet über das Vorzeichen der Beträge in der Exportdatei — bei der falschen Wahl wird in die entgegengesetzte Richtung gebucht. Frag im Zweifel bei deiner Kanzlei nach.

Was sieht meine Steuerkanzlei mit dem Kanzlei-Zugang? Sie arbeitet in einem eigenen Portal und sieht dort nur die Belege und Buchungen, die sie für die Buchhaltung braucht. Ein Zugang zur gesamten Anwendung entsteht dadurch nicht.