Buchhaltungs-Einstellungen

Hier legst du die Grundsätze fest, bevor überhaupt eine einzelne Buchung passiert: welche Rechtsform-Logik für dein Unternehmen gilt, welche gesetzlichen Hinweistexte auf steuerfreien Belegen stehen, welche Erlöskonten neue Artikel automatisch bekommen, wie der Buchungsexport für deine Kanzlei aussieht und wer im Alltag kontiert. Diese Seite ist damit die Konfiguration hinter der Buchhaltungs-Übersicht und dem BMD-Export — praktisch jede Regel, die dort als Einstellung erwähnt wird, wird hier gepflegt. Für den gesamten Einstellungsbereich brauchst du Administratorrechte, weil hier auch steuerlich bindende Texte und der Zugang deiner Kanzlei verwaltet werden.

Rechtsform und gesetzliche Texte

Unternehmensart wählen

Unternehmensart — Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer — ist die Grundsatzentscheidung, die den gesamten Buchhaltungs-Workflow verzweigt: Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner baut der BMD-Export auf deinen Banktransaktionen und den in der Buchhaltungs-Übersicht kontierten Buchungszeilen auf; als Bilanzierer liest er stattdessen direkt die finalisierten Belege. Die Wahl bestimmt außerdem, welche Felder auf dieser Seite in den Reitern BMD-Export und Buchhaltung überhaupt zu sehen sind — sie schaltet sofort um, ohne dass du zuerst speichern musst, ein bereits unter der anderen Unternehmensart gesetzter Wert geht dabei nicht verloren, sondern wird nur vorübergehend ausgeblendet.

Kleinunternehmerregelung aktivieren

Steht die Unternehmensart auf Einnahmen/Ausgaben-Rechner, erscheint zusätzlich das Kästchen Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG — die Regelung existiert nur für natürliche Personen, nicht für bilanzierende Kapitalgesellschaften. Hakst du es an, öffnet sich das Feld Text für Umsatzsteuerbefreiung: Dieser Text erscheint dann auf jedem Beleg anstelle der Umsatzsteuer, genau wie die Texte für Ausfuhrlieferungen und Bauleistungen im nächsten Abschnitt. Für den BMD-Export hat das Kästchen eine zweite Wirkung: Jede Position bekommt dann unabhängig von Sachkonto oder Land den Steuercode 16 und einen Steuerbetrag von 0.

Texte für steuerfreie Belege hinterlegen

§ 11 UStG verlangt bei umsatzsteuerfreien Belegen einen erklärenden Hinweis direkt auf dem Dokument — diese Seite ist die einzige Pflegestelle für diese Rechtstexte, der Beleg selbst hat kein eigenes Eingabefeld dafür. Du hinterlegst je einen eigenen Text für Ausfuhrlieferungen (Warenlieferungen in EU-Länder, Dienstleistungen in EU-Länder, Lieferungen außerhalb der EU) und für Bauleistungen (Übergang der Steuerschuld). flinkest wählt beim Druck automatisch den passenden Text anhand der Umsatzart des Kunden am jeweiligen Beleg. Fehlt der passende Text, bleibt die Stelle auf dem Beleg leer — das ist der häufigste Grund, warum ein steuerfreier Beleg unvollständig wirkt. Diese vier Texte schließen sich gegenseitig aus, weil ein Beleg immer nur eine der zugehörigen Umsatzarten trägt; trifft zusätzlich die Kleinunternehmerregelung zu, hat der hier passende Text trotzdem Vorrang vor dem allgemeinen Kleinunternehmer-Text, weil er die konkretere Begründung für genau diesen Beleg liefert.

Standardkonten für neue Artikel festlegen

Vier Erlöskonten — Erlöse Inland, Erlöse EU, Erlöse Ausland, Bauleistungen — sind die Vorbelegung, die ein neuer Artikel automatisch bekommt, ohne dass du bei jedem Artikel den Kontenplan durchsuchen musst; im Artikel selbst kannst du sie jederzeit überschreiben. Ein fünftes, optionales Konto legt fest, wohin Anzahlungen gebucht werden: Erhaltene Anzahlungen bucht Anzahlungsrechnungen und den Anzahlungs-Abzug auf Schlussrechnungen auf ein eigenes Konto statt auf das jeweilige Erlöskonto — das betrifft nur Bilanzierer, siehe Teil-/Anzahlungs-/Schlussrechnungen; bleibt das Feld leer, verwendet flinkest weiterhin das Erlöskonto der Position. Eine Änderung hier wirkt ausschließlich auf künftig angelegte Artikel bzw. Anzahlungsbelege — bereits bestehende behalten ihre Konten.

BMD-Export: Format-Feinschliff

Dieser Abschnitt bestimmt, wie die Buchungsdatei für deine Kanzlei aufgebaut ist — Details zum Export selbst stehen unter BMD-Export.

Präfix für Buchungscodes wählen

Prefix Buchungscode für Ausgangsrechnungen und für Eingangsrechnungen sind nur sichtbar, wenn deine Unternehmensart Bilanzierer ist — die Vorbelegung für die Präfix-Felder im BMD-Export, dort je Lauf überschreibbar. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner entfallen diese beiden Felder: Dort trägt jede Buchungszeile ihr Buchungssymbol schon aus der Kontierung, siehe Kassa- und Bank-Buchsymbol im Abschnitt Buchhaltung.

Export-Text für Rechnungen und Eingangsbelege wählen

Export-Text für Rechnungen legt fest, was in der Text-Spalte jeder exportierten Buchungszeile für Ausgangsrechnungen steht — Lieferadresse, Name des Artikels, Kundenname oder Belegnummer. Export-Text für Eingangsbelege macht dasselbe für Eingangsrechnungen; „Kundenname" bezeichnet hier den Namen deines Lieferanten, die Beschriftung der Option ist für beide Richtungen identisch.

UID-Nummer mit exportieren

Drei Möglichkeiten stehen zur Wahl: Nein lässt die UID-Spalte in der Datei ganz weg. Zuerst vom Beleg dann vom Lieferant bzw. Zuerst vom Lieferant dann vom Beleg fügen beide eine UID-Spalte hinzu und unterscheiden sich nur bei Eingangsrechnungen, wo sowohl der Beleg selbst als auch der hinterlegte Lieferant eine UID tragen kann — die Wahl bestimmt, welche Quelle zuerst gilt, mit der jeweils anderen als Rückfalloption. Bei Ausgangsrechnungen liefert das Feld in beiden Fällen dieselbe UID, die des Kunden.

Buchungskonvention wählen

Drei Möglichkeiten, und die Wahl muss zu dem passen, was deine Kanzlei erwartet: Betrag nach Richtung signiert (aktuell) — Einnahmen positiv, Ausgaben negativ; Betrag immer positiv — das Vorzeichen ergibt sich aus dem Konto, nicht aus dem Betrag; Nach Belegart signiert — das Vorzeichen kommt aus der Belegart (Rechnung plus, Gutschrift minus). Wird hier die falsche Konvention gewählt, importiert das Buchhaltungsprogramm die Datei zwar, bucht aber in die falsche Richtung — der Umstieg lohnt sich deshalb nur in Absprache mit der Kanzlei.

Fixe Kontierungsnummer für Kunden und Lieferanten festlegen

Ein fester Wert hier überschreibt die individuelle BMD-Nummer aus dem jeweiligen Kunden- bzw. Lieferanten-Kontakt — für Kanzleien, die alle Debitoren oder alle Kreditoren auf ein gemeinsames Sammelkonto buchen wollen, statt je Kontakt ein eigenes Konto zu führen.

Export-Inhalt festlegen

Drei Kästchen bestimmen, was der Export außer den Buchungszeilen noch mitbringt: Belege (PDFs) einschließen, Kunden-Stammdaten (CSV) einschließen, Lieferanten-Stammdaten (CSV) einschließen. Ist eines davon aktiv, entsteht statt einer einzelnen Datei ein Archiv.

Buchhaltung: Alltagsbetrieb

Buchungszeitraum festlegen

Buchungszeitraum ist der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldung — Monatlich (Vorjahresumsatz über 100.000 €), Quartalsweise (55.000–100.000 €) oder Jährlich/Kleinunternehmer. Danach richtet sich, in welchen Schritten die Buchhaltungs-Übersicht rechnet.

Wer kontiert festlegen

Wer kontiert — Wir selbst oder Unser Buchhalter — ist die wichtigste Weiche dieser Seite: Steht sie auf „Wir selbst", verlangt die Buchhaltungs-Übersicht zu jeder Position ein Buchungskonto und zeigt dir die Kontoauswahl. Steht sie auf „Unser Buchhalter", entfällt das — flinkest sammelt die Belege, das Kontieren übernimmt die Kanzlei über ihren eigenen Kanzlei-Zugang.

Bankkonten von der Vollständigkeitsprüfung ausnehmen

Von der Vollständigkeitsprüfung ausgeschlossene Bankkonten nimmt einzelne Bankkonten aus der Prüfung der Buchhaltungs-Übersicht heraus — sinnvoll für Konten, die dich buchhalterisch nicht interessieren, etwa ein privates Verrechnungskonto. Als Kassa geführte Bankverbindungen bietet die Auswahl gar nicht erst an: Kassa-Zahlungen sind die vereinheitlichten Barbelege und bleiben sowohl in der Buchhaltungs-Übersicht als auch im BMD-Export immer enthalten, unabhängig von dieser Einstellung.

Bar-Sachkonto, Privatentnahme-Konto und Buchsymbole festlegen

Diese vier Felder erscheinen nur, wenn deine Unternehmensart Einnahmen/Ausgaben-Rechner ist — als Bilanzierer entfallen sie, weil der BMD-Export dort direkt aus den finalisierten Belegen liest. Bar-Sachkonto (Kassa) ist das Gegenkonto, auf das Barzahlungen gebucht werden, wenn die verwendete Kassa selbst kein eigenes Gegenkonto hinterlegt hat; fehlt hier ein Konto, bleibt die Konto-Spalte der entsprechenden Zeilen im Export leer. Kassa-Buchsymbol (Vorgabe ka) und Bank-Buchsymbol (Vorgabe BK) sind die Buchungssymbole, mit denen der Export Kassa- bzw. normale Bankbuchungen kennzeichnet — ein eigener Wert wird auf vier Zeichen gekürzt, eine Buchungszeile mit bereits gesetztem eigenem Symbol behält dieses. Privatentnahme-Konto ist das Gegenkonto, auf das eine Banktransaktion gebucht wird, sobald du sie in der Buchhaltungs-Übersicht über den Button Als Privatentnahme markieren kennzeichnest — unabhängig davon, ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei, dieser Button steht dir in beiden Fällen zur Verfügung. Fehlt hier ein Konto, wird die Transaktion trotzdem markiert, nur entsteht dabei keine Buchungszeile.

E-Mail-Konten für die Belegsuche durchsuchen lassen

Das Kästchen E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen erlaubt flinkest, in deinen verbundenen Postfächern nach dem Beleg zu einer Bankbuchung zu suchen, wenn er sonst nirgends zu finden ist — eine zusätzliche Automatik-Stufe der Buchhaltungs-Übersicht. Über E-Mail-Konten verwalten kommst du direkt zu den E-Mail-Konten.

Kanzlei-Zugang für das Taxportal

Kanzlei-Zugang aktivieren und Einladung senden

Mit dem Schalter Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang öffnest du deiner Steuerkanzlei einen eigenen, eingeschränkten Zugang zum zentralen Kanzlei-Portal flinkest.tax. Darunter trägst du Name der Kanzlei und E-Mail der Kanzlei ein — diese E-Mail-Adresse ist der Benutzername für die Anmeldung der Kanzlei. Das Häkchen allein schaltet noch keinen echten Zugang frei: Erst Einladung senden verschickt eine E-Mail mit einem Einladungslink an diese Adresse, den die Kanzlei im eigenen Portal einlöst; danach steht darunter Einladung gesendet am mit dem Zeitpunkt. Sendest du die Einladung erneut, fragt flinkest nach, weil der bisherige Link dabei seine Gültigkeit verliert. Für Einladung senden brauchst du zusätzlich die Berechtigung, die Buchungsperiode freizugeben — ohne den Administratorzugang zu dieser Seite kommst du aber ohnehin nicht so weit.

Sichtbare Perioden für die Kanzlei festlegen

Im Taxportal sichtbare Perioden legt fest, welchen Ausschnitt deiner Buchungsperioden die Kanzlei in ihrem eigenen Portal zu sehen bekommt: Alle Perioden zeigt ihr auch die laufende, noch offene Periode; Nur abgeschlossene Perioden blendet die aktuelle aus, bis du sie in der Buchhaltungs-Übersicht abschließt — sinnvoll, wenn du selbst kontierst und die Kanzlei nur das Fertige prüfen soll.

Zugang wieder sperren

Nimmst du das Häkchen bei Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang weg, während bereits eine Einladung verschickt wurde, fragt flinkest sofort nach — „Zugang sperren? Damit wird der Kanzlei-Zugang gesperrt. Der Portalzugriff und der Einladungslink verlieren ihre Gültigkeit." Bei Bestätigung sperrt flinkest den Zugang sofort über einen eigenen Aufruf, unabhängig vom Speichern-Knopf oben und ohne dass du ihn dafür anklicken musst — ein Zugriffsentzug ist sicherheitsrelevant und muss sofort wirken. Brichst du die Sicherheitsabfrage ab, bleibt das Häkchen gesetzt. War noch nie eine Einladung verschickt worden, entfernt das Häkchen die Felder einfach wieder, ohne Rückfrage — es gibt dann nichts zu widerrufen.

Aktionen

Speichern. Über die Schaltfläche oben rechts, unabhängig davon, welcher der drei Reiter — Allgemein, BMD-Export, Buchhaltung — gerade offen ist: Der Wechsel zwischen den Reitern verwirft nichts, und Speichern sichert immer den Inhalt aller drei auf einmal. Die einzige Ausnahme ist das Sperren des Kanzlei-Zugangs, das unabhängig davon sofort wirkt. Texte, Konventionen und die übrigen Kanzlei-Zugang-Felder wirken ab dem nächsten Beleg bzw. dem nächsten Export; die Standardkonten wirken nur auf neu angelegte Artikel bzw. Anzahlungsbelege.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• BMD-Export
• Bankkonten
• Artikel
• Einstellungen

Häufige Fragen

Auf meinem Beleg fehlt der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Dann ist der passende Text hier nicht hinterlegt. Für EU-Lieferungen, EU-Dienstleistungen, Lieferungen außerhalb der EU, Bauleistungen und für Kleinunternehmer gibt es jeweils ein eigenes Feld; flinkest druckt genau den Text, der zur Situation des Belegs passt.

Ich habe die Standardkonten geändert — warum haben meine Artikel noch die alten? Weil die Standardkonten nur beim Anlegen eines Artikels greifen. Bestehende Artikel behalten ihre Konten; ändern kannst du sie im Artikel selbst.

Warum sehe ich die Präfix-Felder im BMD-Export-Reiter nicht? Weil sie nur angezeigt werden, wenn deine Unternehmensart Bilanzierer ist. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner trägt jede Buchungszeile ihr Buchungssymbol schon aus der Kontierung — dafür findest du im Reiter Buchhaltung stattdessen die Felder Kassa-Buchsymbol und Bank-Buchsymbol.

Wohin bucht flinkest eine Anzahlungsrechnung? Auf das Konto, das du bei den Standardkonten unter Erhaltene Anzahlungen hinterlegt hast — sowohl die Anzahlungsrechnung selbst als auch der spätere Abzug auf der Schlussrechnung. Lässt du das Feld leer, verwendet flinkest stattdessen das reguläre Erlöskonto der Position. Das betrifft nur Bilanzierer.

Warum finde ich meine Kassa nicht in der Liste der ausschließbaren Bankkonten? Weil sich eine Kassa dort ohnehin nicht sinnvoll ausschließen ließe: Kassa-Zahlungen bleiben unabhängig von dieser Einstellung immer sowohl in der Buchhaltungs-Übersicht als auch im BMD-Export enthalten. Die Auswahl zeigt dir deshalb von vornherein nur echte Bankkonten an.

Ich habe das Häkchen bei „Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang" entfernt, aber nicht auf Speichern geklickt — trotzdem ist der Zugang weg. Das ist Absicht: Sobald schon eine Einladung verschickt war, sperrt das Entfernen des Häkchens den Zugang sofort, unabhängig vom Speichern-Knopf. Eine Sicherheitsabfrage geht voraus; brichst du sie ab, bleibt der Zugang bestehen und das Häkchen gesetzt.

Sieht meine Kanzlei im Taxportal auch die laufende, noch offene Buchungsperiode? Das steuerst du mit Im Taxportal sichtbare Perioden: bei „Alle Perioden" ja, bei „Nur abgeschlossene Perioden" erst, sobald du die Periode in der Buchhaltungs-Übersicht abschließt.