Buchhaltungs-Einstellungen

Hier legst du die Grundsätze fest, bevor überhaupt eine einzelne Buchung passiert: welche Rechtsform-Logik für dein Unternehmen gilt, welche gesetzlichen Hinweistexte auf steuerfreien Belegen stehen, welche Erlöskonten neue Artikel automatisch bekommen, wie oft flinkest die UID-Nummern deiner Kunden und Lieferanten prüft, auf welche Konten der Eigenverbrauch aus dem Lager gebucht wird, wie der Buchungsexport für deine Kanzlei aussieht, wer im Alltag kontiert und was nach dem Abruf deiner Bankkonten automatisch passiert. Diese Seite ist damit die Konfiguration hinter der Buchhaltungs-Übersicht und dem Buchhaltungsexport — praktisch jede Regel, die dort als Einstellung erwähnt wird, wird hier gepflegt. Für den gesamten Einstellungsbereich brauchst du Administratorrechte, weil hier auch steuerlich bindende Texte und der Zugang deiner Kanzlei verwaltet werden.

Rechtsform und gesetzliche Texte

Unternehmensart wählen

Unternehmensart — Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer — ist die Grundsatzentscheidung, die den gesamten Buchhaltungs-Workflow verzweigt: Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner baut der Buchhaltungsexport auf deinen Banktransaktionen und den in der Buchhaltungs-Übersicht kontierten Buchungszeilen auf; als Bilanzierer listet er zuerst die finalisierten Ausgangsrechnungen, dann die Eingangsrechnungen und danach die Buchungen auf deinen Geldkonten (je verknüpftem Beleg eine Ausgleichszeile, dazu manuelle und Regel-Zeilen sowie die Ausgleichszeilen bar bezahlter Belege). Die Reihenfolge in der Datei ist bei Bilanzierern Ausgangsrechnungen → Eingangsrechnungen → Eigenverbrauch → Kassa → Bank, bei Einnahmen/Ausgaben-Rechnern Eigenverbrauch → Kassa → Bank: Die Bankbuchungen kommen immer zuletzt, damit das Buchhaltungsprogramm die offenen Posten schon kennt, bevor ihr Ausgleich kommt. Die Wahl bestimmt außerdem, ob im Reiter Buchhaltungsexport die Präfix-Felder zu sehen sind (nur als Bilanzierer) — das schaltet sofort um, ohne dass du zuerst speichern musst; ein bereits gesetzter Präfix geht dabei nicht verloren. Auch beim Eigenverbrauch zählt die Unternehmensart: Ein leeres Gegenkonto Eigenverbrauch ersetzt flinkest nur als Einnahmen/Ausgaben-Rechner durch das Privatentnahme-Konto, als Bilanzierer bleibt es für deine Steuerberatung offen. Speicherst du eine geänderte Unternehmensart, baut flinkest im Hintergrund die Buchungszeilen um, die zur bisherigen Art gehörten — dazu gehört auch der Eigenverbrauch, soweit er noch nicht exportiert ist.

Kleinunternehmerregelung aktivieren

Das Kästchen Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG steht direkt unter der Unternehmensart und ist bei jeder Unternehmensart verfügbar — die Kleinunternehmerregelung hängt an der Umsatzgrenze, nicht an der Art der Gewinnermittlung, und gilt deshalb auch für Bilanzierer. Hakst du es an, öffnet sich das Feld Text für Umsatzsteuerbefreiung: Dieser Text erscheint dann auf jedem Beleg anstelle der Umsatzsteuer, genau wie die Texte für Ausfuhrlieferungen und Bauleistungen im nächsten Abschnitt. Für den Buchhaltungsexport hat das Kästchen eine zweite Wirkung: Jede Position bekommt dann unabhängig von Sachkonto oder Land den Steuercode 16 und einen Steuerbetrag von 0.

Texte für steuerfreie Belege hinterlegen

§ 11 UStG verlangt bei umsatzsteuerfreien Belegen einen erklärenden Hinweis direkt auf dem Dokument — diese Seite ist die einzige Pflegestelle für diese Rechtstexte, der Beleg selbst hat kein eigenes Eingabefeld dafür. Du hinterlegst je einen eigenen Text für Ausfuhrlieferungen (Warenlieferungen in EU-Länder, Dienstleistungen in EU-Länder, Dreiecksgeschäfte in EU-Länder, Lieferungen außerhalb der EU) und für Bauleistungen (Übergang der Steuerschuld). flinkest wählt beim Druck automatisch den passenden Text anhand der Umsatzart des Kunden am jeweiligen Beleg. Fehlt der passende Text, bleibt die Stelle auf dem Beleg leer — das ist der häufigste Grund, warum ein steuerfreier Beleg unvollständig wirkt. Diese fünf Texte schließen sich gegenseitig aus, weil ein Beleg immer nur eine der zugehörigen Umsatzarten trägt; trifft zusätzlich die Kleinunternehmerregelung zu, hat der hier passende Text trotzdem Vorrang vor dem allgemeinen Kleinunternehmer-Text, weil er die konkretere Begründung für genau diesen Beleg liefert.

Dreiecksgeschäft. Bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft (Art. 25 UStG) kaufst du Ware bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Land und verkaufst sie an einen Kunden in einem dritten EU-Land; die Ware geht direkt vom Lieferanten zu deinem Kunden, ohne über dich zu laufen. Deine Rechnung an den Kunden muss dann ausdrücklich auf das Dreiecksgeschäft und darauf hinweisen, dass die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht — ein bloßes „steuerfrei" genügt nicht. Diesen Hinweis pflegst du im Feld Text für Dreiecksgeschäfte in EU-Länder; flinkest bringt dafür einen Vorgabetext mit, den du an die Formulierung deiner Kanzlei anpassen kannst. Gedruckt wird er auf Belegen mit der Umsatzart „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)", bei denen als Art der EU-Lieferung Dreiecksgeschäft gewählt ist — einstellbar im Beleg selbst oder als Vorgabe beim Kunden im Feld Art der EU-Lieferung, das neue Belege dieses Kunden übernehmen. Auch eine aus dem Beleg erzeugte E-Rechnung trägt diesen Text als Hinweis zur Steuerbefreiung.

Standardkonten für neue Artikel festlegen

Vier Erlöskonten — Erlöse Inland, Erlöse EU, Erlöse Ausland, Bauleistungen — sind die Vorbelegung, die ein neuer Artikel automatisch bekommt, ohne dass du bei jedem Artikel den Kontenplan durchsuchen musst; im Artikel selbst kannst du sie jederzeit überschreiben. Dieselben Konten schlägt flinkest auch für Belegpositionen ohne Artikel vor — passend zur Umsatzart des Kunden: Legst du in einem Beleg eine manuelle Position an, ist ihr Konto damit vorbelegt, und wird ein Beleg in eine Rechnung oder Gutschrift übernommen, bekommen Positionen ohne Konto ihr Erlöskonto ebenfalls von hier. Ein fünftes, optionales Konto legt fest, wohin Anzahlungen gebucht werden: Erhaltene Anzahlungen bucht Anzahlungsrechnungen und den Anzahlungs-Abzug auf Schlussrechnungen auf ein eigenes Konto statt auf das jeweilige Erlöskonto — das betrifft nur Bilanzierer, siehe Teil-/Anzahlungs-/Schlussrechnungen; bleibt das Feld leer, verwendet flinkest das zur Umsatzart des Kunden passende Erlöskonto von hier. Eine Änderung hier wirkt ausschließlich auf künftig angelegte Artikel, Belegpositionen und Anzahlungsbelege — bereits bestehende behalten ihre Konten.

UID-Prüfung aller Kunden und Lieferanten

Eine UID-Nummer, die beim Anlegen eines Kontakts gültig war, kann später erlöschen — etwa wenn ein Geschäftspartner seinen Betrieb aufgibt oder umgründet. Für steuerfreie EU-Lieferungen und Reverse-Charge-Rechnungen brauchst du aber eine gültige UID. Die Gruppe UID-Prüfung am Ende des Reiters Allgemein prüft deshalb die UID-Nummern aller Kunden und Lieferanten gegen das EU-Register VIES und schickt dir eine Zusammenfassung; das Ergebnis jeder Prüfung wird am Kontakt gespeichert.

UID-Prüfung regelmäßig laufen lassen

Unter Wie oft wählst du den Rhythmus: Aus (nur auf Knopfdruck) — die Vorgabe —, Wöchentlich, Monatlich oder Quartalsweise. Ist eine Prüfung fällig, startet flinkest sie nachts, in einer festen Stunde zwischen 1 und 5 Uhr. Geprüft werden alle Kunden und Lieferanten, bei denen eine UID-Nummer eingetragen ist. In Zusammenfassung an trägst du die E-Mail-Adressen ein, die nach jedem Durchgang eine Zusammenfassung bekommen; mehrere trennst du mit Komma oder Strichpunkt. Die Mail kommt auch dann, wenn alle Nummern gültig sind — bleibt sie aus, weißt du, dass etwas nicht stimmt. Sie nennt die Zahl der geprüften, gültigen, ungültigen und nicht prüfbaren Nummern und listet die Kontakte auf, deren UID nicht mehr gültig ist (vorher als gültig gespeichert), die übrigen ungültigen und die nicht prüfbaren, jeweils mit Link auf den Kontakt. Ohne Adresse läuft die Prüfung trotzdem, es geht nur keine Mail hinaus. Beide Felder wirken erst, wenn du Speichern klickst.

Wenn das Register nicht antwortet. VIES ist nicht immer erreichbar. Ein solcher Ausfall ist kein Befund: Die bisherige Bewertung am Kontakt bleibt stehen, eine gültige Nummer wird also nie wegen einer Störung als ungültig markiert. flinkest versucht den Kontakt später erneut, insgesamt dreimal; klappt es dann immer noch nicht, steht er in der Zusammenfassung als nicht prüfbar. Nummern, die das Register gar nicht kennt (etwa außerhalb der EU), gelten sofort als nicht prüfbar. Ein angefangener Durchgang läuft stündlich weiter, bis alle Kontakte entschieden sind.

UID-Prüfung sofort starten

Jetzt prüfen startet einen Durchgang sofort im Hintergrund — unabhängig vom Rhythmus und ohne dass du vorher speichern musst. flinkest bestätigt den Start („Die UID-Prüfung läuft im Hintergrund. Sie werden benachrichtigt, sobald sie fertig ist.") und meldet sich am Ende mit „UID-Prüfung abgeschlossen" oder, wenn noch Kontakte auf einen neuen Versuch warten, mit „UID-Prüfung läuft im Hintergrund weiter". Die Zusammenfassung geht dabei an die zuletzt gespeicherten Adressen; eine gerade erst eingetippte Adresse bekommt die Mail erst, nachdem du gespeichert hast. Neben dem Knopf steht während eines Durchgangs — auch eines nächtlichen — Läuft seit mit Startzeit und Zwischenstand; solange die Seite das anzeigt, ist Jetzt prüfen gesperrt. Sonst zeigt die Zeile Letzte Prüfung mit Zeitpunkt und Ergebnis, zum Beispiel „120 geprüft, 2 ungültig, 1 nicht prüfbar". Die Anzeige wird beim Öffnen der Seite geladen und nicht laufend aktualisiert — direkt nach dem Klick kann sie noch die letzte Prüfung zeigen; den aktuellen Stand siehst du, wenn du die Seite neu lädst. Zwei Durchgänge gleichzeitig startet flinkest trotzdem nie: Ein weiterer Klick setzt den laufenden fort. Wie bei der gesamten Seite brauchst du dafür Administratorrechte.

Buchhaltungsexport: Format und Feinschliff

Der Reiter Buchhaltungsexport bestimmt, in welchem Format und wie die Buchungsdatei für deine Kanzlei aufgebaut ist — Details zum Export selbst stehen unter Buchhaltungsexport.

Exportformat wählen

Steuerkanzleien arbeiten mit unterschiedlicher Buchhaltungssoftware, und jede liest nur ihr eigenes Importformat. Ganz oben im Reiter wählst du deshalb unter Exportformat, für welches Programm der Export gedacht ist: BMD NTCS (die Vorgabe) oder RZL. Wie der Hinweis darunter sagt: „Wählen Sie die Buchhaltungssoftware Ihrer Steuerberatung. Schaltflächen, Vorschau und Exportdatei richten sich danach." Der Buchhaltungsexport erzeugt dann die passende Datei — bei BMD NTCS die gewohnte CSV, bei RZL eine RZL-Importdatei. Deine Buchungszeilen ändern sich durch einen Wechsel nicht: Kontierung, Steuercodes und Beträge bleiben genau so, wie sie in der Buchhaltungs-Übersicht stehen, nur die Datei entsteht in einem anderen Aufbau. Du kannst das Format also jederzeit umstellen, etwa wenn deine Kanzlei wechselt.

Stellst du auf RZL, erscheint darunter der Hinweis „RZL-Importdatei (FIBU/EA-Import, Windows-1252). Beleg-PDFs werden über den Belegpfad mitgegeben und nur übernommen, wenn Ihre Steuerberatung das RZL-Modul Belegverarbeitung lizenziert hat – die Buchungen werden in jedem Fall importiert." Außerdem blendet flinkest bei RZL die beiden Felder Buchungskonvention und Zeichenkodierung der CSV aus: RZL leitet Soll und Haben aus der Art des Belegs und dem Vorzeichen selbst ab, und die RZL-Datei schreibt flinkest immer in Windows-1252. Alle übrigen Felder der Gruppe Exporteinstellungen gelten für beide Formate.

Präfix für Buchungscodes wählen

Prefix Buchungscode für Ausgangsrechnungen und für Eingangsrechnungen sind nur sichtbar, wenn deine Unternehmensart Bilanzierer ist — die Vorbelegung für die Präfix-Felder im Buchhaltungsexport, dort je Lauf überschreibbar. Wo kein Wert für den einzelnen Lauf angegeben wird — in der Vorschau und beim Export, den deine Kanzlei im Kanzlei-Portal startet —, gilt genau diese Einstellung; bleibt auch sie leer, verwendet flinkest AR bzw. ER. Der Präfix landet als Buchungskennzeichen auf den Rechnungs- und Eingangsrechnungszeilen; im RZL-Export ist das der Belegkreis, von dem RZL höchstens drei Zeichen übernimmt — einen längeren Wert kürzt flinkest dort und weist im Export darauf hin. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner entfallen diese beiden Felder: Dort trägt jede Buchungszeile ihr Buchungssymbol schon aus der Kontierung, siehe Kassa- und Bank-Buchsymbol im Abschnitt Buchhaltung.

Export-Text für Rechnungen und Eingangsbelege wählen

Export-Text für Rechnungen legt fest, was in der Text-Spalte jeder exportierten Buchungszeile für Ausgangsrechnungen steht — Lieferadresse, Name des Artikels, Kundenname oder Belegnummer. Export-Text für Eingangsbelege macht dasselbe für Eingangsrechnungen; „Kundenname" bezeichnet hier den Namen deines Lieferanten, die Beschriftung der Option ist für beide Richtungen identisch.

UID-Nummer mit exportieren

Drei Möglichkeiten stehen zur Wahl: Nein lässt die UID-Spalte in der Datei ganz weg. Zuerst vom Beleg dann vom Lieferant bzw. Zuerst vom Lieferant dann vom Beleg fügen beide eine UID-Spalte hinzu und unterscheiden sich nur bei Eingangsrechnungen, wo sowohl der Beleg selbst als auch der hinterlegte Lieferant eine UID tragen kann — die Wahl bestimmt, welche Quelle zuerst gilt, mit der jeweils anderen als Rückfalloption. Bei Ausgangsrechnungen liefert das Feld in beiden Fällen dieselbe UID, die des Kunden. Beim Exportformat RZL gibt es Nein nicht: RZL braucht die UID etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, deshalb steht sie dort immer in der Datei, und das Feld legt nur fest, welche Quelle zuerst gilt. War es beim Wechsel auf RZL leer, steht danach Zuerst vom Beleg dann vom Lieferant darin.

Buchungskonvention wählen

Drei Möglichkeiten, und die Wahl muss zu dem passen, was deine Kanzlei erwartet: Betrag nach Richtung signiert (aktuell) — Einnahmen positiv, Ausgaben negativ; Betrag immer positiv — das Vorzeichen ergibt sich aus dem Konto, nicht aus dem Betrag; Nach Belegart signiert — das Vorzeichen kommt aus der Belegart (Rechnung plus, Gutschrift minus). Wird hier die falsche Konvention gewählt, importiert das Buchhaltungsprogramm die Datei zwar, bucht aber in die falsche Richtung — der Umstieg lohnt sich deshalb nur in Absprache mit der Kanzlei. Das Feld gibt es nur beim Exportformat BMD NTCS; der RZL-Export ermittelt Soll und Haben unabhängig von dieser Einstellung.

Zeichensatz der CSV-Dateien wählen

Zeichenkodierung der CSV legt fest, in welchem Zeichensatz flinkest die Dateien des BMD-Exports schreibt — die Buchungsdatei ebenso wie die Kunden- und Lieferanten-Stammdaten. Das Feld erscheint nur beim Exportformat BMD NTCS; die RZL-Datei ist immer Windows-1252. Windows-1252 (BMD-Standard) ist die Vorgabe: So liest BMD die Dateien ohne weitere Einstellung ein, Umlaute und ß kommen korrekt an. UTF-8 mit BOM wählst du nur, wenn der Import in BMD ausdrücklich auf UTF-8 eingestellt ist. Der Grund für die Wahl: Zeichen, die es in Windows-1252 nicht gibt — etwa č oder ł in Namen ausländischer Kunden und Lieferanten —, ersetzt flinkest dort durch „?". Die Einstellung gilt auch für den Export, den deine Kanzlei im Kanzlei-Portal herunterlädt.

Fixe Kontierungsnummer für Kunden und Lieferanten festlegen

Ein fester Wert hier überschreibt die individuelle Buchhaltungsnummer aus dem jeweiligen Kunden- bzw. Lieferanten-Kontakt — für Kanzleien, die alle Debitoren oder alle Kreditoren auf ein gemeinsames Sammelkonto buchen wollen, statt je Kontakt ein eigenes Konto zu führen.

Export-Inhalt festlegen

Vier Kästchen bestimmen, was der Export außer den Buchungszeilen noch mitbringt: Belege (PDFs) einschließen, Kundenstammdaten mitexportieren, Lieferantenstammdaten mitexportieren und, eingerückt darunter, Nur noch nicht exportierte Lieferanten. Sobald dabei tatsächlich etwas zusammenkommt — Beleg-PDFs oder Stammdaten von Kontakten, die noch keine Buchhaltungsnummer haben —, entsteht ein ZIP-Archiv; bleibt nur die Buchungsdatei übrig, bekommst du sie ohne ZIP. Beim Exportformat RZL stehen die Kunden- und Lieferantenstammdaten gemeinsam in einer Datei mit den Personenkonten — wie bei BMD nur Kontakte, die noch keine Buchhaltungsnummer haben, also für die Kanzlei neu sind —, die Beleg-PDFs liegen im Archiv im Ordner „Belege".

In die Stammdaten kommen die Kontakte, auf die im Export gebucht wird. Ob ein Kontakt in die Kunden- oder in die Lieferantendatei gehört, entscheidet seine Kontaktart — auch bei einer manuellen oder Regel-Buchung. Ein inzwischen gelöschter Kontakt kommt ebenfalls mit, damit seiner Buchung beim Import das Personenkonto nicht fehlt.

Nur noch nicht exportierte Lieferanten wirkt nur zusammen mit Lieferantenstammdaten mitexportieren und verhindert, dass deine Kanzlei dieselben Lieferanten Export für Export erneut importieren muss: Jeder Lieferant steht dann in der Lieferantendatei genau eines Exports — des ersten mit einer Buchung dieses Lieferanten. Als exportiert gilt ein Lieferant erst durch einen echten Exportlauf, nicht durch die Vorschau.

Buchhaltung: Alltagsbetrieb

Buchungszeitraum festlegen

Buchungszeitraum ist der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldung — Monatlich (Vorjahresumsatz über 100.000 €), Quartalsweise (55.000–100.000 €) oder Jährlich/Kleinunternehmer. Danach richtet sich, in welchen Schritten die Buchhaltungs-Übersicht rechnet.

Beginn des Wirtschaftsjahres festlegen

Erfasst du einen Beleg erst, nachdem seine Buchungsperiode schon abgeschlossen oder exportiert ist, bucht flinkest ihn in die nächste offene Periode: Das Belegdatum bleibt, das Buchungsdatum rückt auf den ersten freien Tag danach (bei Eingangsbelegen siehst und änderst du es im Eingangsbeleg). Damit deine Kanzlei solche Belege im richtigen Monat bucht, gibt der BMD-Export bei ihren Belegzeilen ohne Banktransaktion (als Bilanzierer die Rechnungen und Eingangsrechnungen, bei beiden Unternehmensarten die Barbelege) die Buchungsperiode mit — gezählt als Monat innerhalb deines Wirtschaftsjahres. Wirtschaftsjahr beginnt im legt dafür den ersten Monat fest; die Vorgabe Jänner entspricht dem Kalenderjahr. Beginnt dein Wirtschaftsjahr zum Beispiel im Juli, ist ein im Oktober gebuchter Beleg Periode 4. Bei Belegen, deren Buchungsmonat dem Belegmonat entspricht, bleibt das Periodenfeld leer. Der RZL-Export kennt kein solches Feld; dort weist der Export an der betroffenen Zeile darauf hin, dass die abweichende Buchungsperiode in RZL gesetzt werden muss.

Wer kontiert festlegen

Wer kontiert — Wir selbst oder Unser Buchhalter — ist die wichtigste Weiche dieser Seite: Steht sie auf „Wir selbst", verlangt die Buchhaltungs-Übersicht zu jeder Position ein Buchungskonto und zeigt dir die Kontoauswahl. Steht sie auf „Unser Buchhalter", entfällt das — flinkest sammelt die Belege, das Kontieren übernimmt die Kanzlei über ihren eigenen Kanzlei-Zugang.

Bankkonten von der Vollständigkeitsprüfung ausnehmen

Von der Vollständigkeitsprüfung ausgeschlossene Bankkonten nimmt einzelne Bankkonten aus der Prüfung der Buchhaltungs-Übersicht heraus — sinnvoll für Konten, die dich buchhalterisch nicht interessieren, etwa ein privates Verrechnungskonto. Als Kassa geführte Bankverbindungen bietet die Auswahl gar nicht erst an: Kassa-Zahlungen sind die vereinheitlichten Barbelege und bleiben sowohl in der Buchhaltungs-Übersicht als auch im Buchhaltungsexport immer enthalten, unabhängig von dieser Einstellung. Ein ausgeschlossenes Bankkonto liefert auch keine Zeilen in den Buchhaltungsexport, und die automatische Zuordnung nach dem Synchronisieren lässt es aus, ebenso die firmenweiten Bankregeln.

Bar-Sachkonto, Privatentnahme-Konto und Buchsymbole festlegen

Diese vier Felder gelten für beide Unternehmensarten — als Bilanzierer gelten sie für die Bank- und Kassabuchungen (Ausgleichszeilen sowie von Hand oder per Regel angelegte Zeilen). Bar-Sachkonto (Kassa) ist das Gegenkonto, auf das Barzahlungen gebucht werden, wenn die verwendete Kassa selbst kein eigenes Gegenkonto hinterlegt hat; fehlt hier ein Konto, bleibt in den betroffenen Zeilen das Kassa-Konto im Export leer (als Einnahmen/Ausgaben-Rechner die Konto-Spalte, als Bilanzierer die Gegenkonto-Spalte). Kassa-Buchsymbol (Vorgabe ka) und Bank-Buchsymbol (Vorgabe BK) sind die Buchungskennzeichen, mit denen der Buchhaltungsexport Kassa- bzw. normale Bankbuchungen kennzeichnet — bei BMD das Buchsymbol, bei RZL der Belegkreis. Ein eigener Wert wird auf vier Zeichen gekürzt; RZL übernimmt davon höchstens drei Zeichen, einen längeren Wert kürzt flinkest im RZL-Export und weist dort darauf hin. Beide Felder sind nur die Vorgabe: Führst du mehrere Bankkonten oder Kassen, die deine Kanzlei in getrennten Journalen sehen will, trägst du in den Bankkonto-Details im Feld Buchungssymbol ein eigenes Symbol ein (etwa B1, B2, K1) — es hat Vorrang vor dem Kassa- bzw. Bank-Buchsymbol von hier. Barbelege ohne Banktransaktion tragen das Symbol der Kassa, die auf das Bar-Sachkonto bucht, sofern es genau eine solche Kassa gibt; sonst das Kassa-Buchsymbol. Das Symbol wird beim Entstehen einer Buchungszeile in sie übernommen; eine Änderung der beiden Felder hier gilt deshalb für die Zeilen, die danach entstehen. Eine Buchungszeile mit bereits gesetztem eigenem Symbol — etwa aus einer Regel oder von Hand eingetragen — behält dieses. Privatentnahme-Konto ist das Gegenkonto, auf das eine Banktransaktion gebucht wird, sobald du sie in der Buchhaltungs-Übersicht über den Button Als Privatentnahme markieren kennzeichnest — unabhängig davon, ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei, dieser Button steht dir in beiden Fällen zur Verfügung. Fehlt hier ein Konto, wird die Transaktion trotzdem markiert, nur entsteht dabei keine Buchungszeile. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner dient das Privatentnahme-Konto außerdem als Gegenkonto für den Eigenverbrauch, solange dort kein eigenes Gegenkonto eingetragen ist.

Bankspesen-Konto für Kartenzahlungen in Fremdwährung festlegen

Zahlst du mit der Karte in einer Fremdwährung — etwa eine Rechnung über 5,24 USD —, bucht die Bank den umgerechneten Betrag plus Bankspesen in Euro ab; Kartenbetrag, Spesen und Kurs stehen im Verwendungszweck. Der Betrag passt dann zu keiner Rechnung, und die Spesen gehören ohnehin auf ein Aufwandskonto. Trägst du unter Bankspesen-Konto dieses Aufwandskonto ein, findet die automatische Zuordnung der Buchhaltungs-Übersicht die Eingangsrechnung in der Kartenwährung über den Kartenbetrag, bucht die Spesen aus dem Verwendungszweck auf eine eigene Zeile auf dieses Konto, und die Rechnung bekommt den umgerechneten Betrag. Bleibt das Feld leer, wird nichts aufgeteilt — der ganze Betrag geht an die Rechnung.

Konten für Kundenskonto und Lieferantenskonto festlegen

Diese beiden Konten sind nur als Bilanzierer wirksam: Zieht ein Kunde bei der Zahlung einen Skonto ab, oder ziehst du selbst bei einer Lieferantenrechnung einen ab, mindert das den Rechnungsbetrag und berichtigt die Umsatzsteuer — verbucht wird er beim Ausgleich des offenen Postens: Bei einer Ausgangsrechnung, die innerhalb der Skontofrist um genau den Skonto ihrer Zahlungsbedingungen zu wenig bezahlt wurde, setzt flinkest ihn bei der Zuordnung der Zahlung selbst; sonst schließt deine Kanzlei im Kanzlei-Portal einen verbleibenden Rest als Skonto ab, statt ihn offen zu lassen. Konto Kundenskonto nimmt den von deinen Kunden abgezogenen Skonto auf, Konto Lieferantenskonto den, den du selbst bei einer Lieferantenrechnung abziehst. Gebraucht wird das Konto dabei nur beim Exportformat RZL, das dafür eine eigene Buchungszeile schreibt; beim Exportformat BMD NTCS verbucht das Buchhaltungsprogramm die Skontorückverbuchung selbst, flinkest liefert dort nur den abgezogenen Betrag in einer eigenen Spalte der Exportdatei. Bleibt eines der beiden Felder leer, schreibt flinkest stattdessen die Kontonummer 4400 (Kundenskonto) bzw. 5880 (Lieferantenskonto) in die Exportzeile.

Konten für den Eigenverbrauch festlegen

Nimmst du Ware aus dem Lager für private Zwecke, ist das Eigenverbrauch — er gehört in die Buchhaltung, ähnlich wie ein Verkauf, und ist umsatzsteuerpflichtig, solange du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Bucht jemand einen Lagerabgang mit einem Grund vom Typ Eigenverbrauch (siehe Lagerbewegungen; die Gründe pflegst du unter Abgangsgründe), legt flinkest dafür sofort eine Buchungszeile an. Auf welche Konten sie geht, bestimmt die Gruppe Eigenverbrauch im Reiter Buchhaltung — wie ihr Hinweis sagt, stimmst du die Konten am besten mit deiner Steuerberatung ab.

• Konto Eigenverbrauch ist das Erlöskonto der Entnahme. Die Buchungszeile trägt den Steuercode 12 (bei RZL den Sondercode 18) und die Umsatzsteuer zum Steuersatz des Artikels bzw. Rohstoffs; bewertet wird die Ware zum Einkaufspreis. Ist die Kleinunternehmerregelung aktiviert, bekommt die Zeile wie deine Rechnungen den Steuercode 16 und keine Umsatzsteuer.
• Gegenkonto Eigenverbrauch ist die Gegenseite der Buchung. Lässt du es leer, entscheidet die Unternehmensart: Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner bucht flinkest auf das Privatentnahme-Konto von oben, als Bilanzierer bleibt das Gegenkonto offen, damit deine Steuerberatung es festlegt.
• Buchsymbol Eigenverbrauch (Vorgabe SO, höchstens vier Zeichen) kennzeichnet diese Zeilen im Buchhaltungsexport — bei BMD als Buchsymbol, bei RZL als Belegkreis, von dem RZL höchstens drei Zeichen übernimmt. Bleibt das Feld leer, verwendet flinkest SO.

Im Buchhaltungsexport erscheint der Eigenverbrauch bei beiden Unternehmensarten, sobald der Export die Ausgangsrechnungen einbezieht, datiert auf den Tag der Lagerbewegung. Wird ein solcher Abgang zurückgebucht, nimmt flinkest den Eigenverbrauch wie mit einer Gutschrift zurück.

Spätere Änderungen. Die Buchungszeile entsteht beim Buchen des Abgangs. Speicherst du danach eine Änderung an Konto, Gegenkonto oder Buchsymbol Eigenverbrauch, am Privatentnahme-Konto, an der Kleinunternehmerregelung, an der Unternehmensart oder am Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen in den Lager-Einstellungen, baut flinkest im Hintergrund die Eigenverbrauchs-Zeilen neu auf — aber nur die, die noch nicht exportiert sind, nicht in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegen und nicht von Hand geändert wurden. Bereits exportierter Eigenverbrauch bleibt so, wie er exportiert wurde. Fehlt einer Zeile ein Konto, meldet der Buchhaltungsexport dort „Eigenverbrauch ohne Konto (Einstellungen Buchhaltung: Konto Eigenverbrauch / Gegenkonto Eigenverbrauch)“, mit dem Link Eigenverbrauch-Konten festlegen direkt auf diese Seite; trägst du das Konto hier nach und speicherst, bekommen die noch nicht exportierten Zeilen es nachträglich.

E-Mail-Konten für die Belegsuche durchsuchen lassen

Das Kästchen E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen erlaubt flinkest, in deinen verbundenen Postfächern nach dem Beleg zu einer Bankbuchung zu suchen, wenn er sonst nirgends zu finden ist — eine zusätzliche Automatik-Stufe der Buchhaltungs-Übersicht. Über E-Mail-Konten verwalten kommst du direkt zu den E-Mail-Konten.

Allgemeine Anweisungen für die KI-Kontierung hinterlegen

Schlägt die KI für einen Eingangsbeleg oder eine Banktransaktion in der Buchhaltungs-Übersicht ein Buchungskonto vor, kennt sie zunächst nur den Beleg und deinen Kontenplan. Vorgaben, die für deinen ganzen Betrieb gelten — etwa die Hausregeln deiner Kanzlei, auf welches Konto bestimmte Ausgaben gehören —, schreibst du in das Textfeld Allgemeine Anweisungen für die KI-Kontierung. flinkest gibt den Text bei jeder KI-Kontierung von Eingangsbelegen und Banktransaktionen mit. Bei einem Eingangsbeleg sieht die KI dabei den Beleg selbst — deine Regeln dürfen sich also auch auf Angaben beziehen, die beim Auslesen nicht übernommen werden, etwa einen Lieferort oder einen Vermerk auf der Rechnung. Fehlt die Belegdatei oder ist sie zu groß, kontiert die KI nur anhand der ausgelesenen Daten. Anweisungen, die nur für einen bestimmten Lieferanten gelten, pflegst du dagegen in den Lieferantendetails. Denselben Text kann auch deine Kanzlei im Kanzlei-Portal flinkest.tax bearbeiten — es ist ein gemeinsamer Text, wer zuletzt speichert, bestimmt ihn. Wie die übrigen Felder dieser Seite wirkt er erst nach Speichern.

KI-Kontierungsvorschlag nach dem Auslesen vorbereiten

Ist Nach dem Auslesen eines Belegs einen KI-Kontierungsvorschlag vorbereiten angehakt (Vorgabe: an), bereitet flinkest für jeden Eingangsbeleg gleich nach dem Auslesen — ob per Upload, E-Mail-Import, automatischer Zuordnung einer Bankbuchung oder erneutem Auslesen — im Hintergrund einen Kontierungsvorschlag je Position vor und speichert ihn, ohne etwas zu buchen: Buchungskonto, Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel und eine Begründung. Am Eingangsbeleg zeigt dafür der Hinweis „KI-Vorschlag bereit" den fertigen Vorschlag zur Übernahme. Bei einem Lieferanten mit einem fest hinterlegten Buchungskonto entsteht kein Vorschlag, weil dort nichts zu bestimmen ist. Schaltest du das Kästchen aus, entfällt diese automatische Vorbereitung — jeder Vorschlag kostet einen eigenen KI-Aufruf je Beleg, deshalb lässt sie sich abschalten; der direkte KI-Vorschlag für die Kontierung im Eingangsbeleg selbst bleibt davon unberührt und funktioniert unabhängig von dieser Einstellung weiter.

Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen

Mit Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen musst du nach dem Abruf deiner Bankkonten nicht mehr selbst die automatische Zuordnung der Buchhaltungs-Übersicht anstoßen: Sobald eine Synchronisation neue Transaktionen gebracht hat, läuft für die neu importierten, noch offenen Transaktionen des synchronisierten Kontos dieselbe automatische Zuordnung wie über den Knopf in der Übersicht, nur ohne Dialog. Transaktionen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode lässt sie aus, ebenso Bankkonten, die du von der Vollständigkeitsprüfung ausgenommen hast. Ab Werk ist das Kästchen aus. Je Bankkonto kannst du es in den Bankkonto-Details unter Automatisch zuordnen nach Synchronisation abweichend ein- oder ausschalten; bleibt das Feld dort leer, gilt Wie in den Buchhaltungseinstellungen.

Bankkonten jede Nacht synchronisieren

Bankkonten jede Nacht synchronisieren ruft nachts die neuen Transaktionen aller verbundenen, nicht archivierten Bankkonten ab, so wie der Knopf zum Synchronisieren — morgens ist die Buchhaltungs-Übersicht dann schon auf Stand. flinkest macht das in einer festen Nachtstunde zwischen 2 und 5 Uhr. Ab Werk ist das Kästchen aus. Ist zusätzlich Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen eingeschaltet, werden die neuen Transaktionen gleich anschließend zugeordnet. Kassen haben keine Bankverbindung und sind deshalb nicht dabei.

Wenn die Bank eine Bestätigung verlangt. Manche Banken verlangen beim Abruf eine starke Kundenauthentifizierung (SCA), also eine Bestätigung durch dich. Nachts kann das niemand erledigen: Ein solches Konto wird übersprungen und in der Buchhaltungs-Übersicht als neu zu bestätigen angezeigt. Es bleibt so lange ausgelassen, bis du es einmal von Hand synchronisierst und die Bestätigung erteilst.

Kanzlei-Zugang für das Taxportal

Kanzlei-Zugang aktivieren und Einladung senden

Mit dem Schalter Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang öffnest du deiner Steuerkanzlei einen eigenen, eingeschränkten Zugang zum zentralen Kanzlei-Portal flinkest.tax. Darunter trägst du Name der Kanzlei und E-Mail der Kanzlei ein — diese E-Mail-Adresse ist der Benutzername für die Anmeldung der Kanzlei. Das Häkchen allein schaltet noch keinen echten Zugang frei: Erst Einladung senden verschickt eine E-Mail mit einem Einladungslink an diese Adresse, den die Kanzlei im eigenen Portal einlöst; danach steht darunter Einladung gesendet am mit dem Zeitpunkt. Sendest du die Einladung erneut, fragt flinkest nach, weil der bisherige Link dabei seine Gültigkeit verliert. Für Einladung senden brauchst du zusätzlich die Berechtigung, die Buchungsperiode freizugeben — ohne den Administratorzugang zu dieser Seite kommst du aber ohnehin nicht so weit. Einladung senden speichert Häkchen, Name und E-Mail der Kanzlei gleich mit, ohne dass du dafür Speichern klicken musst. Kann die Einladungs-E-Mail nicht versendet werden, meldet flinkest das sofort, und es bleibt alles beim Alten: Es entsteht kein neuer Link, die bisherige Einladung samt Einladung gesendet am gilt weiter, und auch Name und E-Mail werden dabei nicht gespeichert.

Mail an die Kanzlei beim Abschließen und Wiederöffnen. Solange das Häkchen gesetzt und eine E-Mail der Kanzlei eingetragen ist, bekommt deine Kanzlei an diese Adresse eine Mail, sobald du in der Buchhaltungs-Übersicht eine Buchungsperiode abschließt — und ebenso, wenn du eine abgeschlossene Periode wieder öffnest. So weiß sie, dass sich an einer Periode, die sie schon für fertig hielt, wieder etwas ändern kann. Ob die Einladung schon eingelöst ist, spielt dafür keine Rolle. Scheitert der Versand, bleibt die Periode trotzdem abgeschlossen bzw. geöffnet.

Sichtbare Perioden für die Kanzlei festlegen

Im Taxportal sichtbare Perioden legt fest, welchen Ausschnitt deiner Buchungsperioden die Kanzlei in ihrem eigenen Portal zu sehen bekommt: Alle Perioden zeigt ihr auch die laufende, noch offene Periode; Nur abgeschlossene Perioden blendet die aktuelle aus, bis du sie in der Buchhaltungs-Übersicht abschließt — sinnvoll, wenn du selbst kontierst und die Kanzlei nur das Fertige prüfen soll.

Zugang wieder sperren

Nimmst du das Häkchen bei Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang weg, während bereits eine Einladung verschickt wurde, fragt flinkest sofort nach — „Zugang sperren? Damit wird der Kanzlei-Zugang gesperrt. Der Portalzugriff und der Einladungslink verlieren ihre Gültigkeit." Bei Bestätigung sperrt flinkest den Zugang sofort über einen eigenen Aufruf, unabhängig vom Speichern-Knopf oben und ohne dass du ihn dafür anklicken musst — ein Zugriffsentzug ist sicherheitsrelevant und muss sofort wirken. Brichst du die Sicherheitsabfrage ab, bleibt das Häkchen gesetzt. War noch nie eine Einladung verschickt worden, entfernt das Häkchen die Felder einfach wieder, ohne Rückfrage — es gibt dann nichts zu widerrufen.

Aktionen

Speichern. Über die Schaltfläche oben rechts, unabhängig davon, welcher der drei Reiter — Allgemein, Buchhaltungsexport, Buchhaltung — gerade offen ist: Der Wechsel zwischen den Reitern verwirft nichts, und Speichern sichert immer den Inhalt aller drei auf einmal. Drei Aktionen wirken unabhängig davon sofort: Jetzt prüfen bei der UID-Prüfung, Einladung senden beim Kanzlei-Zugang (speichert dabei Häkchen, Name und E-Mail der Kanzlei mit) und das Sperren des Kanzlei-Zugangs über das Häkchen. Texte, Konventionen und die übrigen Kanzlei-Zugang-Felder wirken ab dem nächsten Beleg bzw. dem nächsten Export; die Standardkonten wirken nur auf neu Entstehendes — neue Artikel, neue manuelle Belegpositionen und Anzahlungsbelege. Eine Änderung an den Eigenverbrauch-Feldern, der Kleinunternehmerregelung oder der Unternehmensart erreicht zusätzlich den noch nicht exportierten Eigenverbrauch (siehe Spätere Änderungen).

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Bankkonten
• Bankkonto-Details
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Lieferanten
• Artikel
• Lagerbewegungen
• Abgangsgründe
• Einstellungen

Häufige Fragen

Auf meinem Beleg fehlt der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Dann ist der passende Text hier nicht hinterlegt. Für EU-Lieferungen, EU-Dienstleistungen, Dreiecksgeschäfte in EU-Länder, Lieferungen außerhalb der EU, Bauleistungen und für Kleinunternehmer gibt es jeweils ein eigenes Feld; flinkest druckt genau den Text, der zur Situation des Belegs passt.

Was muss auf der Rechnung bei einem Dreiecksgeschäft stehen, und wo stelle ich das ein? Bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft (Art. 25 UStG) muss die Rechnung ausdrücklich auf das Dreiecksgeschäft und den Übergang der Steuerschuld auf den Empfänger hinweisen. Diesen Text pflegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Allgemein im Feld Text für Dreiecksgeschäfte in EU-Länder — flinkest bringt dafür einen Vorgabetext mit. Gedruckt wird er, wenn am Beleg die Umsatzart „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)“ und als Art der EU-Lieferung Dreiecksgeschäft gewählt ist; beim Kunden kannst du das im Feld Art der EU-Lieferung als Vorgabe für neue Belege hinterlegen. Auch die E-Rechnung zum Beleg trägt den Text.

Ich habe die Standardkonten geändert — warum haben meine Artikel noch die alten? Weil die Standardkonten nur greifen, wenn etwas neu entsteht — ein Artikel, eine manuelle Belegposition oder eine Position ohne Konto bei der Übernahme. Bestehende Artikel behalten ihre Konten; ändern kannst du sie im Artikel selbst.

Warum sehe ich die Präfix-Felder im Reiter Buchhaltungsexport nicht? Weil sie nur angezeigt werden, wenn deine Unternehmensart Bilanzierer ist. Die Präfixe kennzeichnen die Rechnungs- und Eingangsrechnungszeilen des Bilanzierer-Exports. Buchungszeilen aus Banktransaktionen tragen ihr Buchungssymbol aus den Feldern Kassa-Buchsymbol und Bank-Buchsymbol im Reiter Buchhaltung — die gelten für beide Unternehmensarten.

In BMD erscheinen bei manchen Namen Fragezeichen statt Buchstaben — warum? Weil die Export-Dateien standardmäßig im Zeichensatz Windows-1252 geschrieben werden, den BMD ohne weitere Einstellung einliest. Zeichen, die es darin nicht gibt (etwa č oder ł), werden dabei durch „?" ersetzt. Ist dein BMD-Import auf UTF-8 eingestellt, stellst du im Reiter Buchhaltungsexport die Zeichenkodierung der CSV auf UTF-8 mit BOM um — das Feld gibt es nur beim Exportformat BMD NTCS.

Wohin bucht flinkest eine Anzahlungsrechnung? Auf das Konto, das du bei den Standardkonten unter Erhaltene Anzahlungen hinterlegt hast — sowohl die Anzahlungsrechnung selbst als auch der spätere Abzug auf der Schlussrechnung. Lässt du das Feld leer, verwendet flinkest stattdessen das zur Umsatzart des Kunden passende Standard-Erlöskonto (Inland, EU, Ausland oder Bauleistungen). Das betrifft nur Bilanzierer.

Warum finde ich meine Kassa nicht in der Liste der ausschließbaren Bankkonten? Weil sich eine Kassa dort ohnehin nicht sinnvoll ausschließen ließe: Kassa-Zahlungen bleiben unabhängig von dieser Einstellung immer sowohl in der Buchhaltungs-Übersicht als auch im Buchhaltungsexport enthalten. Die Auswahl zeigt dir deshalb von vornherein nur echte Bankkonten an.

Ich habe das Häkchen bei „Eine Buchhaltungskanzlei hat Zugang" entfernt, aber nicht auf Speichern geklickt — trotzdem ist der Zugang weg. Das ist Absicht: Sobald schon eine Einladung verschickt war, sperrt das Entfernen des Häkchens den Zugang sofort, unabhängig vom Speichern-Knopf. Eine Sicherheitsabfrage geht voraus; brichst du sie ab, bleibt der Zugang bestehen und das Häkchen gesetzt.

Sieht meine Kanzlei im Taxportal auch die laufende, noch offene Buchungsperiode? Das steuerst du mit Im Taxportal sichtbare Perioden: bei „Alle Perioden" ja, bei „Nur abgeschlossene Perioden" erst, sobald du die Periode in der Buchhaltungs-Übersicht abschließt.