E-Mail-Konten

Hier verbindest du das Postfach deines Betriebs mit flinkest. Ein verbundenes Konto hat zwei Aufgaben: Rechnungen, Angebote und Mahnungen gehen dann aus deinem eigenen Postfach hinaus statt über den flinkest-Mailserver, und flinkest darf in diesem Postfach nach Lieferantenrechnungen suchen, wenn zu einer Bankbuchung der passende Beleg fehlt. Du findest die Seite über Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten.

Diesen Bereich sieht und bedient nur, wer Administrator ist — wie den gesamten Bereich Allgemeine Einstellungen. Auch die Schnittstelle dahinter weist jeden anderen Benutzer ab, es genügt also nicht, die Adresse der Seite zu kennen.

Kopfzeile

Oben links steht der Titel E-Mail-Konten, rechts die einzige Schaltfläche der Seite: E-Mail-Konto verbinden.

Der Klick verbindet noch nichts, sondern öffnet zuerst eine Rückfrage mit derselben Überschrift. Sie erklärt in mehreren Absätzen, was gleich passiert: „Um ein E-Mail-Konto zu verbinden, muss flinkest die Berechtigung erhalten, auf Ihr Postfach zuzugreifen.", „Wir leiten Sie daher jetzt zur sicheren Authentifizierungsseite weiter." und „Wir arbeiten mit einem externen Anbieter zum Verbinden von E-Mail-Konten zusammen, der Sie um Zugriff bitten wird." Dazu der Hinweis „Die Seite öffnet sich in einem neuen Tab. Falls sich kein neuer Tab öffnet, prüfen Sie bitte, ob Sie Pop-ups blockiert haben." und die Anweisung „Geben Sie auf der neuen Seite die E-Mail-Adresse des zu verbindenden Kontos ein und erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen." Am Ende steht die Frage „Soll die Seite jetzt geöffnet werden?" mit Ja und Abbrechen.

Der Ablauf hat zwei Fenster. Nach Ja öffnet flinkest die Anmeldeseite in einem neuen Browser-Tab; dort meldest du dich mit dem Postfach an und erteilst den Zugriff. Klappt das, steht im neuen Tab die Bestätigung — sie erscheint auf Englisch: „Email account successfully connected. You can now close this page". Den Tab kannst du dann schließen. Im ursprünglichen flinkest-Fenster wartet inzwischen eine zweite Rückfrage Erteilung der Berechtigung mit der Frage „Wurde die Verbindung hergestellt?". Erst dein Ja darauf lädt die Liste neu und zeigt das frische Konto. Antwortest du versehentlich mit Abbrechen, ist nichts verloren — lade die Seite einfach neu.

Ein abgebrochener Versuch bleibt stehen. flinkest legt den Eintrag schon an, bevor die Anmeldung beginnt. Brichst du danach ab, schließt den Tab ohne den Zugriff zu erteilen oder scheitert die Anmeldung, bleibt eine Zeile mit leerer E-Mail-Spalte und dem Status ausstehend in der Liste stehen. Sie stört nichts, lässt sich aber jederzeit über Trennen entfernen. Geht schon beim Start etwas schief, erscheint dazu eine rote Meldung; sie kommt aus der Technik und fällt deshalb englisch und sehr knapp aus.

Wofür flinkest ein verbundenes Konto benutzt. Erstens für den Versand — das greift aber erst, wenn in den Allgemeinen Einstellungen unter Mailversand-Methode die Auswahl Über verbundenes E-Mail-Konto senden steht. Zweitens für die Belegsuche beim Auto-Matching der Buchhaltungs-Übersicht: Findet flinkest zu einer Ausgabe auf dem Bankkonto keinen Beleg im System, sucht es im verbundenen Postfach nach der Rechnung und legt aus dem PDF-Anhang eine Eingangsrechnung an. Ein- und ausgeschaltet wird das in den Buchhaltungs-Einstellungen mit E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen. Nicht dazu gehört der Belegempfang über deine eigene Eingangsadresse: Belege per E-Mail läuft über einen anderen Weg und funktioniert auch ganz ohne verbundenes Konto.

Die Liste der verbundenen Konten

Darunter steht die Tabelle mit allen Konten des Betriebs. Sie hat vier beschriftete Spalten:

Spalte	Was dort steht
Email	die Adresse des verbundenen Postfachs. Bei einem noch nicht abgeschlossenen Versuch bleibt sie leer
Anbieter	bei welchem Dienst das Postfach liegt. Der Wert kommt beim Verbinden von dort und steht deshalb klein und englisch da, etwa „microsoft"
Status	aktiv (grün), ausstehend (gelb) oder inaktiv (rot)
Standard	ob dieses Konto der Absender für ausgehende Post ist

Rechts daneben liegt eine Spalte ohne Überschrift mit den Schaltflächen der Zeile: Test-E-Mail senden und Trennen — die Test-Mail nur bei aktiven Konten, Trennen immer. Ist noch nichts verbunden, steht statt der Tabelle „Noch keine E-Mail-Konten verbunden" und darunter „Verbinden Sie ein E-Mail-Konto, um später E-Mails zu durchsuchen und Anhänge herunterzuladen."

Die Liste ist bewusst schlicht: keine Suche, keine Filter, kein Spalten-Zahnrad, kein Blätterbereich. Sie zeigt immer alle Konten des Betriebs — persönliche Postfächer einzelner Mitarbeiter kennt flinkest hier nicht, jedes verbundene Konto gilt für den ganzen Betrieb und wird auch von allen Benutzern mitbenutzt.

Der Status wird nur beim Verbinden gesetzt. Eine Zeile steht auf ausstehend, solange die Anmeldung nicht abgeschlossen ist, und wechselt genau einmal auf aktiv — nämlich in dem Moment, in dem der Zugriff erteilt wurde. Danach ändert er sich nicht mehr von selbst. Wird die Erlaubnis später im Postfach zurückgezogen, läuft sie ab oder ändert sich dort das Passwort, bleibt der Eintrag trotzdem auf aktiv stehen: flinkest prüft die Verbindung nicht regelmäßig nach. Merken tust du es erst daran, dass eine Test-E-Mail scheitert oder das Auto-Matching meldet, es habe im Postfach nichts gefunden. Der Weg zurück ist dann immer derselbe — trennen und neu verbinden.

Was das Kennzeichen „Standard" bedeutet. Es legt fest, aus welchem Postfach flinkest schreibt, wenn der Versand über ein verbundenes Konto eingestellt ist. Das erste Konto, das du verbindest, wird automatisch zum Standard. Ist ein Konto der Standard, steht in der Spalte das Kennzeichen Standard; bei jedem anderen aktiven Konto steht dort stattdessen die Schaltfläche Als Standard setzen. Ein Sonderfall lohnt sich zu wissen: Solange es genau ein aktives Konto gibt, verschickt flinkest darüber — auch dann, wenn in der Spalte kein Kennzeichen steht. Erst ab zwei aktiven Konten entscheidet das Kennzeichen wirklich; fehlt es dann, fällt der Versand still auf den flinkest-Mailserver zurück.

Aktionen

E-Mail-Konto verbinden. Oben rechts auf E-Mail-Konto verbinden, die Rückfrage mit Ja bestätigen, im neuen Tab anmelden und den Zugriff erteilen, danach in flinkest die zweite Rückfrage mit Ja beantworten. Der Ablauf steht oben in der Kopfzeile Schritt für Schritt. Es dürfen mehrere Konten nebeneinander verbunden sein; die Belegsuche beim Auto-Matching durchsucht dann alle aktiven.

Als Standard setzen. In der Spalte Standard auf Als Standard setzen. flinkest meldet „Standardkonto gesetzt" und nimmt das Kennzeichen allen anderen Konten weg — es kann immer nur eines der Standard sein. Angeboten wird das nur bei aktiven Konten; ein ausstehender Eintrag hat die Schaltfläche nicht.

Test-E-Mail senden. In der Zeile auf Test-E-Mail senden. Es öffnet sich der gleichnamige Dialog mit der Gruppe Test-E-Mail und drei Feldern: Empfänger (Pflichtfeld, muss eine gültige Adresse sein), Betreff (Pflichtfeld, vorbelegt mit „Test-E-Mail von flinkest") und Nachricht mit einem vorbereiteten Text. Senden verschickt, Abbrechen schließt ohne Versand. Klappt es, meldet flinkest „Test-E-Mail gesendet"; die Mail steht danach im Protokoll der gesendeten E-Mails. Klappt es nicht, erscheint stattdessen die Begründung, die das Postfach zurückgegeben hat — meist englisch und knapp, aber sie nennt den eigentlichen Grund, etwa eine abgelaufene Zugriffserlaubnis.

Zwei gleiche Test-Mails kurz hintereinander. flinkest hat einen Schutz gegen doppelt abgeschickte Mails: Ging in den letzten 30 Sekunden bereits eine Mail mit demselben Empfänger und demselben Betreff hinaus, wird die zweite unterdrückt. Weil der Dialog Betreff und Text jedes Mal gleich vorbelegt, trifft das genau den Fall „einmal getestet, es kommt nichts an, gleich noch einmal". Die Meldung lautet trotzdem „Test-E-Mail gesendet", im Protokoll erscheint aber kein zweiter Eintrag. Ändere für den zweiten Versuch den Betreff oder den Empfänger, oder warte eine halbe Minute.

Trennen. In der Zeile auf Trennen, dann die Rückfrage „Dieses E-Mail-Konto trennen?" mit Trennen bestätigen. Danach meldet flinkest „E-Mail-Konto getrennt" und der Eintrag verschwindet aus der Liste.

Trennen widerruft zuerst den Zugriff. flinkest nimmt sich zuerst beim Postfach die Erlaubnis zurück und entfernt den Eintrag erst danach. Gelingt der Widerruf nicht — etwa weil der Dienst gerade nicht erreichbar ist —, bleibt das Konto absichtlich stehen und es erscheint eine Fehlermeldung. Das ist kein Fehlklick deinerseits: Versuche es später noch einmal, damit der Zugriff nicht offen bleibt, während der Eintrag schon verschwunden ist.

Was beim Trennen bleibt — und was aufhört. Gelöscht wird nichts außer der Verbindung selbst. Alle bereits verschickten Mails bleiben mit Betreff, Empfänger, Text und Anhängen im Protokoll stehen, und alle Eingangsrechnungen, die aus einem Anhang dieses Postfachs entstanden sind, behalten ihr PDF — die Datei liegt in flinkest, nicht mehr nur im Postfach. Auch im Postfach selbst wird nichts angetastet: Dort bleiben alle Nachrichten unverändert liegen. Drei Dinge hören dagegen auf. Erstens der Versand über dieses Postfach: War es das einzige oder das als Standard markierte Konto, gehen die nächsten Mails wieder über den flinkest-Mailserver hinaus, mit deinem Firmennamen als Absender — es bleibt also nichts liegen, nur der Absender ist ein anderer. Zweitens die Belegsuche beim Auto-Matching; sie meldet danach „Keine verbundenen E-Mail-Konten", und bereits vorgeschlagene, aber noch nicht übernommene E-Mail-Treffer lassen sich nicht mehr übernehmen, weil der Anhang nicht mehr geladen werden kann. Und drittens die Zustellverfolgung: Für bereits verschickte Mails kommen keine Rückmeldungen über Zustellung, Öffnen oder Klicks mehr an — der zuletzt bekannte Stand bleibt einfach stehen.

Dasselbe Postfach erneut verbinden. Das ist der übliche Weg, wenn eine Verbindung nicht mehr funktioniert. Du musst dafür nicht vorher trennen: Verbindest du dieselbe Adresse noch einmal, räumt flinkest den alten Eintrag beim Abschluss selbst weg und nimmt das Kennzeichen Standard in den neuen Eintrag mit. Nur wenn sich der alte Zugriff nicht widerrufen lässt, bleibt seine Zeile stehen, damit du sie später von Hand trennen kannst.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Eingangsrechnungen
• Belege per E-Mail
• Kalender-Einstellungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Muss ich ein E-Mail-Konto verbinden, damit flinkest Rechnungen verschicken kann? Nein. Ohne verbundenes Konto verschickt flinkest über seinen eigenen Mailserver, als Absendername erscheint dein Firmenname. Ein eigenes Postfach zu verbinden lohnt sich, wenn die Mails aus deiner gewohnten Adresse kommen und in deinem Ordner „Gesendet" liegen sollen — oder wenn flinkest in diesem Postfach nach Lieferantenrechnungen suchen soll.

Ich habe ein Konto verbunden, aber die Rechnungen gehen weiterhin über flinkest hinaus. Das Verbinden allein stellt den Versandweg nicht um. Gehe in die Allgemeinen Einstellungen, setze unter Mailversand-Methode die Auswahl auf Über verbundenes E-Mail-Konto senden und speichere. Sind mehrere Konten verbunden, muss zusätzlich eines davon das Kennzeichen Standard tragen — sonst fällt der Versand auf den flinkest-Mailserver zurück.

Was passiert mit meinen bisherigen E-Mails, wenn ich ein Konto trenne? Nichts geht verloren. Im Postfach bleibt jede Nachricht unverändert liegen, in flinkest bleiben alle verschickten Mails samt Anhängen im Protokoll und alle daraus entstandenen Eingangsrechnungen mit ihrem PDF erhalten. Es endet nur, was in die Zukunft wirkt: der Versand über dieses Postfach, die Belegsuche darin und die Rückmeldungen zur Zustellung bereits verschickter Mails.

Der Status steht auf „aktiv", trotzdem geht nichts hinaus. Der Status wird beim Verbinden gesetzt und danach nicht mehr überprüft. Wurde die Zugriffserlaubnis im Postfach zurückgezogen, ist sie abgelaufen oder wurde das Passwort geändert, bleibt die Zeile trotzdem grün. Schicke eine Test-E-Mail an dich selbst: Scheitert sie, trenne das Konto und verbinde es neu.

Beim Verbinden öffnet sich kein neuer Tab. Dann blockiert dein Browser Pop-ups für flinkest. Erlaube sie für diese Seite und starte den Vorgang erneut. Auf genau diesen Fall weist auch die Rückfrage vor dem Verbinden hin.

In der Liste steht ein Eintrag ohne E-Mail-Adresse mit dem Status „ausstehend". Das ist ein abgebrochener Verbindungsversuch — flinkest legt die Zeile schon vor der Anmeldung an. Sie tut nichts und kann über Trennen entfernt werden. Danach den Vorgang einfach neu starten.