E-Mail-Konten

Unter E-Mail-Konten verbindest du eigene Postfächer mit flinkest. Ein verbundenes Konto erfüllt zwei Zwecke: Es ist der Absender für ausgehende Rechnungen, Mahnungen und andere E-Mails an deine Kunden, sodass sie mit deiner eigenen Adresse schreiben und Antworten direkt in deinem Postfach landen – ohne verbundenes Konto verschickt flinkest solche E-Mails gar nicht. Und es erlaubt der Buchhaltung, in diesem Postfach automatisch nach fehlenden Belegen zu Bankbuchungen zu suchen. Die Seite zeigt alle verbundenen Konten mit Status und Standard-Kennzeichen und ist der einzige Ort, an dem du Konten verbindest, testest oder wieder trennst – ein eigenes Formular zum Anlegen oder Bearbeiten gibt es nicht, jedes Konto entsteht ausschließlich über den Verbinden-Weg unten.

Verbundene Konten anzeigen

Die Kontenliste

Eine Tabelle listet jedes verbundene Konto mit vier Spalten: Email die verbundene Adresse, Anbieter der automatisch erkannte Postfach-Typ, Status ausstehend/aktiv/inaktiv als farbiges Label (grün/orange/rot), Standard ob dieses Konto als Standard-Absender markiert ist (wer ohne Markierung sendet, steht unter Wer tatsächlich als Absender sendet). Rechts daneben liegen die Aktionen zu jeder Zeile: Trennen immer, Test-E-Mail senden und Als Standard setzen nur bei aktiven Konten.

Status „ausstehend"

Ein abgebrochener Verbindungsversuch hinterlässt eine Zeile mit leerer Email-Spalte und dem Status ausstehend. Du kannst sie sofort über Trennen entfernen; lässt du sie liegen, räumt ein automatischer Hintergrundlauf sie spätestens nach einer Stunde von selbst weg.

Status „inaktiv"

Ein Konto kippt auf inaktiv, wenn flinkest keinen Zugriff mehr auf das Postfach hat – erkannt entweder nach einem fehlgeschlagenen Versand über dieses Konto (siehe „Fehlgeschlagener Testversand") oder durch eine regelmäßige automatische Prüfung im Hintergrund, die einen stillen Entzug der Berechtigung auch ohne zwischenzeitlichen Versand bemerkt. Ein einzelner Zustellfehler reicht dafür nicht: flinkest fragt vorher beim Anbieter nach, ob der Zugriff wirklich weg ist, bevor der Status kippt. Unter dem Status erscheint dann eine kurze Zeile mit dem Grund. Es gibt keinen manuellen „Reaktivieren"-Knopf dafür — der Weg zurück ist derselbe wie beim Erstverbinden: Trennen und neu verbinden, oder direkt neu verbinden — ein alter, toter Eintrag für dieselbe Adresse wird dabei automatisch entfernt.

Mandantenweite Konten

Verbundene Konten gelten für den ganzen Betrieb, nicht nur für dich persönlich – jeder Administrator sieht dieselbe Liste und kann jedes Konto trennen, testen oder als Standard setzen, unabhängig davon, wer es ursprünglich verbunden hat. Eine getrennte, persönliche Verbindung je Mitarbeiter gibt es auf dieser Seite (noch) nicht.

Leerer Zustand

Ist noch kein Konto verbunden, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit dem Vorschlag „Verbinden Sie ein E-Mail-Konto, um später E-Mails zu durchsuchen und Anhänge herunterzuladen".

Ein Konto verbinden

Konto verbinden

Klicke auf E-Mail-Konto verbinden oben rechts. Eine Rückfrage erklärt den Ablauf: flinkest braucht die Berechtigung, auf dein Postfach zuzugreifen, und arbeitet dafür mit einem externen Anbieter zusammen, der dich um Zugriff bitten wird. Bestätigst du mit Ja, öffnet sich eine sichere Anmeldeseite in einem neuen Tab – öffnet sich keiner, sind vermutlich Pop-ups blockiert. Dort meldest du dich mit der E-Mail-Adresse an, die du verbinden willst, und erteilst die nötigen Berechtigungen. Direkt danach fragt flinkest Wurde die Verbindung hergestellt?; bestätigst du das mit Ja, lädt die Liste neu und das neue Konto erscheint mit Status aktiv. Die externe Bestätigungsseite selbst zeigt nach dem Erteilen der Berechtigung „Email account successfully connected. You can now close this page" – dieser Text erscheint auch in der deutschen Oberfläche auf Englisch; danach kannst du den Tab einfach schließen.

Erstes Konto automatisch Standard

Verbindest du dein erstes Konto, setzt flinkest es automatisch als Standard, ohne dass du das extra anstoßen musst — sonst gäbe es nach dem allerersten Connect noch kein Standardkonto, obwohl bereits genau eines zur Verfügung steht.

Dieselbe Adresse erneut verbinden

Verbindest du eine E-Mail-Adresse neu, die vorher schon einmal (aktiv oder inaktiv) verbunden war, widerruft flinkest zuerst den Zugriff des alten Eintrags beim Anbieter und entfernt ihn danach automatisch — es entstehen also nie zwei Zeilen für dasselbe Postfach. War das alte Konto der Standard, übernimmt das neue Konto diese Markierung automatisch, du musst sie nicht erneut setzen. Schlägt der Widerruf des alten Zugriffs beim Anbieter fehl, bleibt der alte, tote Eintrag ausnahmsweise bestehen, statt unbemerkt zu verschwinden.

Standardkonto und Versandweg

Als Standard setzen

Bei einem aktiven Konto, das noch nicht Standard ist, setzt Als Standard setzen das Kennzeichen sofort, ohne weitere Rückfrage; ein zuvor markiertes Konto verliert es dabei automatisch — es kann immer nur ein Standardkonto geben.

Wer tatsächlich als Absender sendet

Ein verbundenes Konto ist der einzige Versandweg für E-Mails an deine Kunden – Rechnungen, Mahnungen, Dokumente und alles andere, was du aus flinkest verschickst. Eine eigene Einstellung für die Versandart gibt es nicht. Welches Konto sendet: das aktive Konto mit dem Kennzeichen Standard; ein einziges aktives Konto ist auch ohne das Kennzeichen der Absender. Sind mehrere Konten aktiv und keines ist als Standard markiert, sendet das am frühesten verbundene aktive Konto – setz deshalb bei mehreren Konten das Kennzeichen bewusst.

Ohne verbundenes Konto. Ist kein aktives Konto verbunden, verschickt flinkest keine E-Mails an Kunden. Der Versanddialog zeigt dann den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …" und lässt sich nicht absenden; ein Versuch, der trotzdem beim Server ankommt, wird mit „Die E-Mail konnte nicht gesendet werden, weil noch kein E-Mail-Konto verbunden ist." abgelehnt. Wollte ein automatischer Hintergrundlauf eine solche E-Mail verschicken, bekommt die Firmen-E-Mail-Adresse aus den Allgemeinen Einstellungen (sofern dort eine hinterlegt ist) stattdessen einen Hinweis mit Empfänger und Betreff der nicht versendeten E-Mail – höchstens einmal am Tag. Reine Systemnachrichten von flinkest selbst sind davon nicht betroffen, die verschickt flinkest weiterhin über den eigenen Mailserver.

Absenderkonto für eine einzelne Nachricht wählen

Sind mindestens zwei Konten aktiv und hast du die Berechtigung „Absender ändern", taucht im Versanddialog einer einzelnen E-Mail – etwa beim Versenden eines Belegs, einer Mahnung, eines Dokuments, eines Arbeitsberichts oder einer Kalkulation – zusätzlich ein Feld Absenderkonto auf. Damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes aktives Konto als das Standardkonto, ohne den Standard selbst zu ändern; ist nur ein Konto aktiv oder fehlt dir die Berechtigung, bleibt das Feld verborgen und die Regel oben gilt unverändert. Die Berechtigung „Absender ändern" wird in Rollen vergeben und war bei ihrer Einführung jedem Benutzer und jeder Rolle zugeteilt.

Verbindung testen und trennen

Test-E-Mail senden

Bei einem aktiven Konto öffnet die Schaltfläche Test-E-Mail senden den gleichnamigen Dialog. Der Dialog Test-E-Mail senden hat drei Felder: Empfänger (Pflichtfeld, gültige E-Mail-Adresse), Betreff (Pflichtfeld, vorbelegt mit „Test-E-Mail von flinkest") und Nachricht (vorbelegt mit einem Standardtext). Senden verschickt die Mail über genau dieses Konto und bestätigt mit „Test-E-Mail gesendet".

Test-E-Mails sind wiederholbar

Jede Test-E-Mail wird tatsächlich verschickt, auch wenn du kurz zuvor schon eine mit demselben Empfänger und Betreff über dasselbe Konto abgeschickt hast – anders als bei regulären E-Mails gibt es hier keine Wiederholungssperre, die einen zweiten Testlauf unterdrücken würde. Das ist Absicht: Der Test-Dialog belegt Betreff und Nachricht bei jedem Öffnen wieder identisch vor, ein Verbindungstest muss also beliebig oft wiederholbar sein.

Fehlgeschlagener Testversand

Scheitert der Versand am Anbieter, zeigt flinkest den Grund, den der Anbieter zurückmeldet, etwa eine ungültige Adresse oder ein erreichtes Versandlimit, statt nur einer allgemeinen Fehlermeldung. Ein einzelner solcher Fehlversuch kippt das Konto dabei nicht automatisch auf „inaktiv" — das passiert nur, wenn flinkest beim Anbieter zusätzlich nachfragt und der Zugriff dort tatsächlich nicht mehr gültig ist.

Trennen

Trennen fragt zuerst nach („Dieses E-Mail-Konto trennen?"); bestätigst du, entzieht flinkest zuerst den Zugriff beim Anbieter und löscht den lokalen Eintrag erst danach. Schlägt der Widerruf fehl, bleibt das Konto in der Liste stehen, statt einfach zu verschwinden – so kannst du es erneut versuchen, ohne dass ein bereits bezahlter Zugriff unbemerkt weiterläuft. Bei einem Eintrag mit Status „ausstehend" gibt es noch keinen Zugriff zu widerrufen, deshalb verschwindet er sofort.

Automatische Nutzung durch die Buchhaltung

Automatische Belegsuche in der Buchhaltung

Verbundene, aktive Konten nutzt zusätzlich das Auto-Matching der Buchhaltungs-Übersicht: Ist unter Buchhaltungs-Einstellungen der Schalter „E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen" aktiviert (Voreinstellung), sucht es für Ausgaben, zu denen sonst kein Beleg gefunden wird, in diesen Postfächern nach der Rechnung im Anhang. Ein Treffer ist immer nur ein Vorschlag – eindeutige Treffer sind lediglich vorausgewählt. Erst wenn du im Auto-Matching buchst, übernimmt flinkest den Anhang als Eingangsrechnung und verknüpft ihn mit der Zahlung. Deine Kanzlei durchsucht in ihrem eigenen Portal keine Postfächer. Ist kein Konto verbunden oder keines aktiv, liefert dieser Suchweg schlicht keine Treffer, ohne dass irgendwo ein Fehler erscheint.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Auto-Matching
• Rollen
• E-Mail-Verlauf
• Belege per E-Mail
• Dokumentvorlagen

Häufige Fragen

Wozu verbinde ich überhaupt ein E-Mail-Konto? Weil flinkest E-Mails an deine Kunden wie Rechnungen und Mahnungen ausschließlich über ein verbundenes Konto verschickt – mit deiner eigenen Adresse, Antworten landen direkt bei dir – und damit die Buchhaltung in diesem Postfach automatisch nach fehlenden Belegen zu Bankbuchungen suchen kann.

Warum steht bei einem Konto der Status „ausstehend"? Ein Verbindungsversuch wurde begonnen, aber nicht abgeschlossen, zum Beispiel weil der neue Tab vor dem Erteilen der Berechtigung geschlossen wurde. Über Trennen entfernst du die Zeile sofort; sonst verschwindet sie spätestens nach einer Stunde von selbst.

Warum ist mein Konto plötzlich „inaktiv"? flinkest hat beim Anbieter nachgefragt und festgestellt, dass der Zugriff auf das Postfach nicht mehr gültig ist – meist weil die Berechtigung direkt im Postfach zurückgezogen wurde. Ein einzelner Zustellfehler reicht dafür nicht. Verbinde das Konto erneut, um es wieder zu aktivieren.

Ich habe mehrere Konten verbunden – welches verschickt meine Rechnungen? Das mit dem Kennzeichen Standard. Ist nur ein einziges Konto aktiv, ist es automatisch der Absender, auch ohne das Kennzeichen; sind mehrere aktiv und keines ist markiert, sendet das am frühesten verbundene. Beim Versenden einer einzelnen Nachricht kannst du davon abweichend ein anderes aktives Konto als Absender wählen, sofern mindestens zwei Konten aktiv sind und du die Berechtigung „Absender ändern" hast.

Wer darf E-Mail-Konten verwalten? Der Bereich ist Administratoren vorbehalten, wie die gesamten Einstellungen.