Personal-Einstellungen

Das Modul Personal kennt von sich aus keine Branche: Was in deinem Betrieb eine „Tätigkeit“, eine „Lohngruppe“ oder eine „Unterweisung“ ist, legst du unter Einstellungen → Personal fest. Die Kategorie hat eine Seite Allgemein mit der Branchenvorlage und den betriebsweiten Optionen und je Katalog eine eigene Seite: Tätigkeiten, Zusatzfunktionen, Ausbildungsstufen, Lohngruppen, Vertragsvorlagen und Unterweisungen. Alles andere im Personalbereich holt sich daraus seine Auswahl: Das Onboarding bietet die Tätigkeiten und Zusatzfunktionen an, im Personalakt wird damit eingestuft, der Vertragsentwurf entsteht aus einer Vertragsvorlage, und welche Unterweisungen eine Person braucht, folgt aus ihrer Tätigkeit. Das Ergebnis: Ein neues Dienstverhältnis lässt sich ohne Rückfragen anlegen, weil alle Bausteine schon richtig benannt sind und die Vorlagen gegen die Checkliste der Pflichtangaben geprüft werden können.

Zugang zur Seite

Wer die Kataloge pflegen darf

Du erreichst die Seiten in den Einstellungen über die Kategorie Personal; der Brotkrümel zeigt Einstellungen / Personal / … mit dem Namen der Seite, und Personal darin führt zurück auf Allgemein. Aus der Liste der Personalakten kommst du außerdem mit der Schaltfläche Kataloge direkt zu den Tätigkeiten, und ein alter Link oder Lesezeichen auf die frühere Katalogseite im Bereich Personal landet ebenfalls dort.

Öffnen dürfen die Seiten Administratoren und jeder, dessen Benutzer die Berechtigung hat, die Personal-Kataloge zu verwalten — auch ohne Administratorrolle. Das ist bewusst ein eigenes Recht und nicht an die Personalakten gekoppelt: Was hier steht, prägt jedes Onboarding, jeden Vertrag und jede Unterweisung im Betrieb — das sollen wenige Personen ändern können, während viele die Akten pflegen dürfen. Gleichzeitig soll die Personalverantwortliche dafür keine Administratorrechte für den ganzen Betrieb brauchen. Wer nur dieses Recht hat, sieht in den Einstellungen deshalb ausschließlich die Kategorie Personal; ein Aufruf der Einstellungen führt ihn direkt auf Allgemein, alle anderen Einstellungsseiten bleiben ihm verschlossen. Wer das Recht nicht hat und kein Administrator ist, landet beim direkten Aufruf einer dieser Seiten auf „Nicht erlaubt.“ — auch dann, wenn er Personalakten sehen und bearbeiten darf. Wie Rechte zusammenspielen und wo du sie vergibst, erklären die Berechtigungen — Grundlagen und die Seite Berechtigungen.

Kataloge lesen darf mehr als sie ändern. Wer Personalakten sehen darf, bekommt die Kataloge als Auswahl im Akt und im Assistenten — sonst könnte dort niemand eine Tätigkeit oder eine Lohngruppe eintragen. Anlegen, ändern und löschen bleibt der Katalogberechtigung vorbehalten; über die Schnittstelle wird ein Schreibzugriff ohne sie abgewiesen.

Die Kategorie Personal gibt es nur, solange das Modul Personal unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul ausgeschaltet, verschwindet sie aus dem Einstellungsmenü; wer eine der Adressen direkt aufruft, landet auf der Seite „Modul ausgeschaltet“ mit dem Hinweis „Das Modul Personal ist für Ihren Betrieb ausgeschaltet.“ (Administratoren mit dem Knopf „Zu den Moduleinstellungen“). Die Kataloge und alle Personaldaten bleiben dabei erhalten — sie sind nur nicht erreichbar, und die Schnittstelle lehnt jeden Zugriff auf den Bereich ab.

Branchenvorlage

Kataloge mit einer Branchenvorlage füllen

Sechs leere Kataloge von Hand zu füllen ist Arbeit, die in vielen Betrieben gleich aussieht. Deshalb steht oben auf der Seite Allgemein je verfügbare Branchenvorlage eine Karte mit Namen, einer Beschreibung und der Schaltfläche Vorlage anwenden. Derzeit gibt es die Vorlage Hotel- und Gastgewerbe: Sie bringt die Lohn- und Beschäftigungsgruppen des Kollektivvertrags, Ausbildungsstufen, Zusatzfunktionen wie Inkasso und Ersthelfer:in, Tätigkeiten mit Kurzbeschreibung und Lohngruppen-Vorschlag, einen Mustervertrag samt Änderungsmitteilung und die typischen Unterweisungen (allgemeine Sicherheitsunterweisung, Lebensmittelhygiene, Allergeninformation, Kassa und Belegerteilung) mit fertigem deutschen Text.

Vor dem Anwenden kommt eine Rückfrage mit dem Namen der Vorlage im Kopf. Sie sagt genau, was passiert: Fehlende Tätigkeiten, Funktionen, Ausbildungsstufen, Lohngruppen, Vertragsvorlagen und Unterweisungen werden ergänzt; vorhandene oder von dir geänderte Einträge bleiben, wie sie sind. Du kannst eine Vorlage also ohne Risiko ein zweites Mal anwenden — flinkest erkennt die Zeilen, die aus ihr stammen, an einer internen Kennung und legt sie nicht doppelt an. Danach meldet eine Einblendung, wie viele Einträge angelegt wurden („Ein Eintrag angelegt.“ bzw. „… Einträge angelegt.“); die neuen Einträge findest du auf den Seiten der einzelnen Kataloge.

Was die Gastro-Vorlage zusätzlich setzt. Steht die Nachweisfrist für Vordienstzeiten noch auf 0, trägt die Vorlage die 4 Monate ein, die der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe vorsieht. Eine schon eingestellte Frist lässt sie unberührt. Passt die Branche nicht zu deinem Betrieb, wende die Vorlage besser nicht an, sondern lege deine Einträge selbst an — löschen lassen sich nur Einträge, die noch nirgends verwendet werden.

Optionen für das Modul Personal

Die Optionen stehen auf der Seite Allgemein als eigener Block unter der Branchenvorlage. Sie gelten betriebsweit, und du speicherst alle auf einmal mit Optionen speichern; danach erscheint die Einblendung „Optionen wurden gespeichert“. Neben jedem Feld steht ein Info-Symbol mit einer kurzen Erklärung.

Kollektivvertrag und Mitarbeitervorsorgekasse für die Verträge

Kollektivvertrag und Mitarbeitervorsorgekasse sind Freitextfelder, und sie stehen hier, weil § 2 AVRAG beides im Dienstvertrag bzw. Dienstzettel verlangt. Statt den Namen in jede Vertragsvorlage zu tippen, schreibst du ihn einmal hierher: In den Vorlagen stehen die Platzhalter {company.collective_agreement} und {company.provision_fund}, die beim Erstellen eines Entwurfs mit diesen Werten gefüllt werden. Wechselt dein Betrieb die Vorsorgekasse, änderst du das Feld — die Vorlagen bleiben unangetastet, und jeder neue Entwurf trägt den neuen Namen.

Erinnerungen vor Ablauf eines Aufenthaltstitels und vor einer Unterweisung

Zwei Fristen entscheiden, wann flinkest von selbst meldet. Erinnerung vor Ablauf eines Aufenthaltstitels (Tage) — Standard 60 — ist der Vorlauf, mit dem Personalverantwortliche per E-Mail an einen ablaufenden Titel erinnert werden; sie bekommen die Mail so viele Tage vorher und am Ablauftag. Der Vorlauf ist kein Selbstzweck: Eine Verlängerung muss vor dem Ablauf beantragt werden, und eine Beschäftigung ohne gültigen Titel ist unzulässig. Erinnerung vor der Wiederholung einer Unterweisung (Tage) — Standard 14 — wirkt doppelt: Sie ist der Vorlauf der Erinnerungsmail und gleichzeitig das Fenster, in dem eine Unterweisung im Personalakt als „bald fällig“ gilt. Dieselbe Frist steuert auch die Vorwarnung zur Nachweisfrist der Vordienstzeiten. Überfällige und noch nie erfasste Unterweisungen kommen zusätzlich jeden Montag als Sammelmail.

Beide Felder nehmen nur Zahlen in einem festen Bereich an (Aufenthaltstitel 1 bis 365 Tage, Unterweisung 1 bis 180 Tage). Lässt du ein Zahlenfeld leer, bleibt der bisher gespeicherte Wert stehen — es wird nicht auf „keine Erinnerung“ gestellt.

Dokumente vom Foto lesen und Ausweisfotos aufbewahren

Beim Aufnehmen einer neuen Person kann flinkest Ausweis, Pass, e-card, Meldezettel und Aufenthaltstitel abfotografieren und die Felder daraus vorschlagen. Das Kästchen Dokumente vom Foto lesen schaltet das ein oder aus: Dafür geht das Foto an einen KI-Dienst (Anthropic), der die Daten ausliest. Schaltest du es ab, verschwinden die Kamera-Schaltflächen im Assistenten und im Akt, und die Daten werden eingetippt — gedacht für Betriebe, die keine Ausweisbilder an einen externen Dienst geben wollen. Diese Weitergabe gehört in deine Information zur Auftragsverarbeitung.

Davon getrennt ist die Frage, ob das Foto liegen bleibt. Fotos von Ausweis, e-card und Meldezettel aufbewahren ist ab Werk aus: Übernommen werden nur die Daten, das Bild wird nicht abgelegt. Ein Aufenthaltstitel wird dagegen immer als Dokument des Akts gespeichert — das Gesetz verlangt eine Kopie im Betrieb. Wie lange die Bilder bleiben, steuert Ausweisfotos nach dem Austritt löschen (Monate), Standard 12: So viele Monate nach dem letzten Austritt einer Person, die nicht wieder beschäftigt ist, löscht flinkest die Fotos von Ausweis, Pass, e-card, Meldezettel und Titeln von selbst. Zwölf Monate sind kein Zufall — sie decken die einjährige Verfolgungsverjährung bei Kontrollen ab. Verträge, Unterweisungsnachweise und alles Lohnrelevante bleiben davon unberührt; sie unterliegen der siebenjährigen Aufbewahrung.

Nachweisfrist für Vordienstzeiten

Viele Kollektivverträge rechnen Zeiten bei früheren Dienstgebern an — und sehen vor, dass die Person den Nachweis nach einer schriftlichen Aufforderung binnen einer bestimmten Frist bringt, sonst gibt es keine Anrechnung. Nachweisfrist für Vordienstzeiten (Monate) ist genau diese Frist (0 bis 24; im Hotel- und Gastgewerbe sind es 4 Monate). 0 heißt: keine Frist — dann verfolgt flinkest nichts, und im Abschluss des Onboardings erscheint auch kein Hinweis auf nicht bekanntgegebene Vordienstzeiten. Steht eine Frist, rechnet flinkest sie beim Anfordern des Nachweises im Personalakt ab diesem Tag aus und erinnert im Vorwarnfenster daran. Wichtig: Eine Änderung dieser Option verschiebt eine schon laufende Frist nicht — sie gilt für die nächste Aufforderung.

Unterschriebene Verträge per E-Mail anbieten

Den Dienstzettel bekommt eine Person nach ihrer Wahl auf Papier oder elektronisch — diese Wahl wird beim Unterschreiben am Tablet gefragt. Ist Versand unterschriebener Verträge per E-Mail anbieten eingeschaltet (Standard), steht die Zustellung per E-Mail dort zur Auswahl und die Aushändigung kann per Mail erfolgen. Ausgeschaltet bleibt nur der Ausdruck — sinnvoll für Betriebe, die den Vertrag grundsätzlich in Papierform aushändigen.

Die sechs Kataloge

Katalogseite öffnen und die Liste lesen

Jeder Katalog hat in der Kategorie Personal seinen eigenen Menüpunkt: Tätigkeiten, Zusatzfunktionen, Ausbildungsstufen, Lohngruppen, Vertragsvorlagen und Unterweisungen. Oben steht der Name des Katalogs, direkt darunter erklärt ein Hinweis, wofür er da ist — bei Tätigkeiten etwa, dass die Beschreibung die Kurzbeschreibung der Tätigkeit ist, die im Dienstvertrag stehen muss. Die Liste darunter zeigt jeweils Name, Beschreibung und Status („Aktiv“ oder „Inaktiv“); auf schmalen Fenstern blendet flinkest zuerst die Beschreibung aus. Bei Vertragsvorlagen bleibt die Spalte Beschreibung leer — eine Vorlage hat statt einer Beschreibung ihren Vertragstext.

Alle Einträge stehen in einer festen Reihenfolge, und neue Einträge hängen sich hinten an; umstellen lässt sich die Reihenfolge auf diesen Seiten nicht. Deaktivierte Einträge bleiben bewusst in der Liste: Nur hier lassen sie sich wieder aktivieren. Ist ein Katalog noch leer, steht dort „Noch keine Einträge – legen Sie einen an oder wenden Sie eine Branchenvorlage an.“ — die Branchenvorlage findest du auf der Seite Allgemein.

Eintrag anlegen oder bearbeiten

Oben rechts öffnet Neu den Dialog Eintrag hinzufügen für den Katalog der Seite, auf der du gerade bist. Einen bestehenden Eintrag öffnest du mit einem Klick auf seinen Namen oder über Bearbeiten im Menü am rechten Zeilenrand — derselbe Dialog heißt dann Eintrag bearbeiten.

Gemeinsam haben alle Kataloge den Abschnitt Details mit Name (Pflicht) und dem Kästchen Aktiv; dazu kommt außer bei Vertragsvorlagen das Feld Beschreibung. Der Name ist das, was später im Assistenten und im Akt zur Auswahl steht — speicherst du ohne Namen, bleibt der Dialog offen und der Fehler wird am Feld gemeldet. Die Beschreibung ist mehr als eine Notiz: Bei einer Tätigkeit ist sie die Kurzbeschreibung der Tätigkeit, die § 2 AVRAG im Dienstvertrag verlangt, und sie wandert über den Platzhalter {terms.activity} in den Vertragstext. Bei einer Ausbildungsstufe oder Lohngruppe hilft sie der Person, die einstuft („Einstufung meist LG 3“). Aktiv aus heißt: Der Eintrag wird bei neuen Dienstverhältnissen nicht mehr angeboten, bleibt aber bei allen bestehenden erhalten. Nach dem Speichern erscheint „Eintrag wurde gespeichert“ und die Liste lädt sich neu.

Warum Lohngruppe und Ausbildungsstufe zwei Kataloge sind. Die Ausbildungsstufe beschreibt die Person (Lehrabschluss, angelernt, in Ausbildung), die Lohngruppe ist die Einstufung im Kollektivvertrag. Beides fällt nicht zusammen: Die Gruppe ergibt sich aus Tätigkeit, Ausbildung und Erfahrung. In den Lohngruppen stehen deshalb nur die Gruppen, nie Beträge — die Lohntabellen ändern sich jedes Jahr.

Tätigkeit mit Lohngruppen-Vorschlag und angebotenen Zusatzfunktionen

Eine Tätigkeit trägt zwei Felder mehr, und beide sparen im Onboarding Arbeit. Unter Vorgeschlagene Lohngruppe wählst du die Gruppe, in die diese Tätigkeit üblicherweise eingestuft wird; zur Auswahl stehen die aktiven Lohngruppen, dazu eine schon hinterlegte, inzwischen deaktivierte. Trägt eine Tätigkeit sie, setzt der Assistent die Gruppe beim Wählen der Tätigkeit ein — aber nur, solange dort noch keine Lohngruppe steht. Ein schon eingetragener Wert wird nie überschrieben, und abweichen darf man jederzeit: Der Vorschlag ist keine Vorschrift.

Unter Angebotene Zusatzfunktionen hakst du die Funktionen an, die zu dieser Tätigkeit passen — etwa „Inkasso beim Kunden“ bei einer Tätigkeit mit Servicefahrten. Damit bekommt der Assistent eine kurze, passende Liste statt aller Funktionen des Betriebs. Inaktive Funktionen erscheinen hier nur, wenn sie an dieser Tätigkeit schon angehakt sind. Wofür das weiterwirkt: Zusatzfunktionen landen in den Bedingungen des Dienstverhältnisses, stehen über {terms.functions} im Vertrag und entscheiden mit, welche Unterweisungen eine Person braucht.

Eintrag deaktivieren statt löschen

Im Zeilenmenü steht neben Bearbeiten auch Löschen, mit einer Rückfrage davor, die schon den entscheidenden Satz nennt: Ein bereits verwendeter Eintrag kann nicht gelöscht werden — deaktiviere ihn stattdessen. Das ist Absicht, nicht Vorsicht: Ein Dienstvertrag, eine Einstufung oder ein Unterweisungsnachweis muss nachträglich belegen können, worauf er beruht. Verschwände die Tätigkeit, stünde im Vertrag eine Angabe ohne Grundlage.

Versuchst du es trotzdem, meldet flinkest „Dieser Eintrag wird verwendet und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie ihn stattdessen.“ und der Eintrag bleibt. Als „verwendet“ gilt je Katalog: eine Tätigkeit, die in den Bedingungen eines Dienstverhältnisses steht oder einer Unterweisung zugeordnet ist; eine Zusatzfunktion, die dort steht, bei einer Tätigkeit angeboten oder von einer Unterweisung verlangt wird; eine Ausbildungsstufe, die in den Bedingungen eines Dienstverhältnisses steht; eine Lohngruppe, die dort steht oder bei einer Tätigkeit als Vorschlag hinterlegt ist; eine Vertragsvorlage, aus der schon ein Vertrag erstellt wurde; eine Unterweisung, zu der es einen Nachweis gibt. Die Zuordnung zu einer Unterweisung zählt bewusst mit — sonst wäre die Unterweisung nach dem Löschen stillschweigend für niemanden mehr erforderlich. Unbenutzte Einträge — ein Tippfehler von vorhin — lassen sich dagegen ganz entfernen.

Vertragsvorlagen

Vertragsvorlage mit Art und Schriftform anlegen

Unter Vertragsvorlagen liegen die Texte, aus denen später die Entwürfe entstehen: Der Akt erzeugt einen Vertrag, indem er eine Vorlage nimmt und die Platzhalter mit den Daten des Dienstverhältnisses füllt. Der Dialog hat deshalb neben Name den Abschnitt Vorlage mit Art, Schriftform erforderlich und Text.

Die Art sagt, was die Vorlage ist: Dienstvertrag, Dienstzettel, Lehrvertrag, Ausbildungskosten-Vereinbarung oder Änderungsmitteilung. Sie entscheidet, welche Pflichtangaben geprüft werden (siehe unten) und wofür die Vorlage im Akt angeboten wird — eine Änderungsmitteilung etwa für die nachträgliche Änderung eines laufenden Dienstverhältnisses nach § 2 Abs 6 AVRAG, gefüllt mit den neuesten Bedingungen statt mit denen vom Eintritt.

Schriftform erforderlich steuert, welcher Weg beim Unterschreiben voreingestellt ist. Für Lehrverträge und Ausbildungskosten-Vereinbarungen verlangt das Gesetz die Schriftform; ob eine Unterschrift am Tablet sie erfüllt, ist strittig. Deshalb hakt flinkest das Kästchen beim Wechsel auf eine dieser beiden Arten automatisch an und stellt damit den Papierweg voran — du kannst es anschließend ändern. Achtung beim Herumprobieren: Jeder Wechsel der Art setzt das Kästchen neu, ein von Hand gesetztes Häkchen fällt beim Umschalten auf Dienstvertrag also wieder weg.

Den Text schreibst du im Editor wie ein Dokument, mit Absätzen und Hervorhebungen. Er darf auch bedingte Passagen enthalten: Ein Abschnitt zwischen {if:employment.probation_until} und {/if} steht nur im Entwurf, wenn es eine Probezeit gibt — dasselbe funktioniert für die Befristung und die Zusatzfunktionen. So braucht es nicht drei Vorlagen für drei Fälle.

Platzhalter in den Text einfügen

Unter dem Editor stehen alle verfügbaren Platzhalter als Schaltflächen, mit der Überschrift „Platzhalter – anklicken fügt ihn am Ende ein“. Jede Schaltfläche nennt, was sie einsetzt — „Vor- und Nachname“, „Eintrittsdatum“, „Kurzbeschreibung der Tätigkeit“, „Lohngruppe“, „Wochenstunden“, „Kollektivvertrag“, „Heutiges Datum“ und so weiter. Ein Klick hängt den Platzhalter an das Ende des Textes an; von dort schneidest du ihn an die richtige Stelle. Das ist der ganze Sinn der Vorlagen: Was im Akt und in den Bedingungen gepflegt ist, kommt beim Entwurf von selbst in den Vertrag und muss nicht abgetippt werden. Einen Platzhalter, den flinkest nicht kennt, lässt es unverändert im Text stehen — die Prüfung unten weist darauf hin.

Pflichtangaben der Vorlage prüfen

Ein Dienstvertrag und ein Dienstzettel müssen eine ganze Reihe von Angaben enthalten (§ 2 AVRAG), ein Lehrvertrag andere (§ 12 BAG), eine Ausbildungskosten-Vereinbarung wieder andere (§ 2d AVRAG). Statt das bei jedem Entwurf nachzubessern, prüfst du die Vorlage einmal: Pflichtangaben prüfen gleicht den Text gegen die Checkliste der gewählten Art ab. Fehlt etwas, erscheint darunter eine Liste mit Sätzen wie: Pflichtangabe „Urlaub“ fehlt – ergänzen Sie sie in der Vorlage „Dienstvertrag Arbeiter:in“ oder in diesem Entwurf. Dazu kommen Hinweise auf Platzhalter, die flinkest nicht kennt. Ist alles da, meldet ein grüner Hinweis „Alle Pflichtangaben der Checkliste stehen im Text.“

Was die Prüfung leistet — und was nicht. Sie sucht je Pflichtangabe nach einem Platzhalter oder einem Stichwort im Text (zum Beispiel „Urlaub“, „Kündigungsfrist“, „Arbeitsort“). Sie ist damit eine Vollständigkeits-Checkliste, keine Rechtsprüfung: Dass ein Abschnitt vorhanden ist, heißt nicht, dass er richtig formuliert ist. Umgekehrt bleibt die Prüfung freiwillig — sie verhindert kein Speichern.

Unterweisungen

Wiederholung und für wen eine Unterweisung gilt

§ 14 ASchG verlangt, dass Mitarbeiter:innen vor Arbeitsbeginn, bei einem Tätigkeitswechsel und regelmäßig unterwiesen werden — verständlich und nachweislich. Welche Unterweisungen es im Betrieb gibt, steht unter Unterweisungen; der Dialog hat dafür den Abschnitt Unterweisung.

Wiederholen alle (Monate) ist das Intervall: Leer heißt einmalig, eine Zahl (1 bis 120) legt die Wiederholung fest. Setze ein Intervall dort, wo das Gesetz eines vorgibt — die Allergenschulung etwa ist spätestens alle 36 Monate zu wiederholen — oder wo dein Betrieb eines will. Das Intervall rechnet nach jedem Nachweis das nächste Fälligkeitsdatum aus; daraus entstehen im Personalakt die Zustände „bald fällig“ und „überfällig“ und die Erinnerungsmails.

Wer die Unterweisung braucht, entscheidest du mit Für alle erforderlich oder über die Zuordnung: Ist das Kästchen aus, erscheinen die Listen Erforderlich für diese Tätigkeiten und Erforderlich bei diesen Funktionen zum Anhaken. Nötig ist die Unterweisung dann für jede Person, deren aktuelle Bedingungen diese Tätigkeit oder eine dieser Funktionen tragen — eine Unterweisung „Lenken von Firmenfahrzeugen“ hängt sinnvollerweise an der Funktion, eine „Arbeiten an elektrischen Anlagen“ an den Tätigkeiten. Wechselt jemand die Tätigkeit, ändert sich damit automatisch, was er braucht. Hakst du Für alle erforderlich an, werden die Zuordnungen beim Speichern geleert — die Unterweisung gilt dann ohnehin für jeden.

Inhalt der Unterweisung je Sprache

Unterwiesen werden muss in einer Sprache, die die Person versteht. Deshalb hat eine Unterweisung nicht einen Text, sondern einen Text je Sprache. Unter Inhalt auf wählst du die Sprache und schreibst den Text darunter im Editor; ein Häkchen hinter dem Sprachnamen zeigt, welche Sprachen schon gefüllt sind. Beim Umschalten bleibt der Text der anderen Sprachen erhalten, gespeichert wird alles gemeinsam. Löschst du den Text einer Sprache und speicherst, fällt diese Sprache weg — vorausgesetzt, kein Nachweis beruht darauf.

Fassungen. Ändert sich der Text, nachdem schon jemand damit unterwiesen wurde, schreibt flinkest die Änderung nicht in den alten Text, sondern legt eine neue Fassung an. Der bestehende Nachweis zeigt weiter auf die Fassung, mit der unterwiesen wurde — sonst würde er belegen, worüber gar nicht gesprochen wurde. Solange es noch keinen Nachweis gibt, wird der Text einfach überschrieben. Neue Nachweise entstehen immer mit der neuesten Fassung der gewählten Sprache.

Verwandte Seiten

• Personal — die Liste der Personalakten, von hier startet eine Aufnahme
• Onboarding — der Assistent, der die Kataloge zur Auswahl stellt
• Personalakt — wo Einstufung, Verträge und Unterweisungsnachweise entstehen
• Module — das Modul Personal ein- und ausschalten
• Berechtigungen — wer die Kataloge pflegen und Akten sehen darf
• Berechtigungen — Grundlagen — wie Rechte und Rollen zusammenspielen

Häufige Fragen

Wo finde ich die Tätigkeiten, Lohngruppen und Vertragsvorlagen?

In den Einstellungen in der Kategorie Personal: dort je Katalog eine Seite, dazu Allgemein mit der Branchenvorlage und den Optionen. Aus der Liste der Personalakten führt die Schaltfläche Kataloge direkt zu den Tätigkeiten. Fehlt die Kategorie, ist entweder das Modul Personal unter Einstellungen → Module ausgeschaltet, oder dein Benutzer hat die Berechtigung, die Personal-Kataloge zu verwalten, nicht und ist auch kein Administrator.

Brauche ich Administratorrechte, um die Personal-Kataloge zu pflegen?

Nein. Die Berechtigung, die Personal-Kataloge zu verwalten, reicht. Wer nur sie hat, kommt in die Einstellungen, sieht dort aber ausschließlich die Kategorie Personal — alle anderen Einstellungen des Betriebs bleiben ihm verschlossen.

Kann ich die Branchenvorlage anwenden, ohne meine eigenen Einträge zu verlieren?

Ja. Die Vorlage legt nur Einträge an, die noch fehlen, und erkennt an einer internen Kennung, was schon aus ihr stammt. Alles, was du selbst angelegt oder geändert hast, bleibt unverändert — auch bei einem zweiten Anwenden.

Warum lässt sich eine Tätigkeit nicht löschen?

Weil sie verwendet wird: Sie steht in den Bedingungen eines Dienstverhältnisses oder ist einer Unterweisung zugeordnet. Ein Vertrag oder eine Einstufung muss nachträglich belegen können, worauf er beruht, und eine zugeordnete Unterweisung soll nicht stillschweigend für niemanden mehr gelten. flinkest meldet dann „Dieser Eintrag wird verwendet und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie ihn stattdessen.“ Nimm im Dialog das Häkchen bei Aktiv weg — dann wird die Tätigkeit nicht mehr angeboten, bestehende Dienstverhältnisse behalten sie.

Ich habe den Text einer Unterweisung überarbeitet. Sind die alten Nachweise jetzt falsch?

Nein. Sobald es zu einer Unterweisung einen Nachweis gibt, legt eine Textänderung eine neue Fassung an. Der alte Nachweis behält den Text, mit dem unterwiesen wurde; neue Nachweise entstehen mit der neuen Fassung.

Wo trage ich den Kollektivvertrag ein, damit er im Vertrag steht?

Unter Einstellungen → Personal → Allgemein im Block Optionen in das Feld Kollektivvertrag. In den Vertragsvorlagen steht dafür der Platzhalter {company.collective_agreement}, der beim Erstellen eines Entwurfs mit diesem Wert gefüllt wird — § 2 AVRAG verlangt die Angabe im Vertrag.