Module

Nicht jeder Betrieb braucht alles, was flinkest kann: Eine Tischlerei braucht keinen Online-Shop, ein Großhändler kein Fahrtenbuch. Unter Module schaltest du ganze Bereiche ein oder aus, damit Menü und Einstellungen nur zeigen, was ihr wirklich nutzt. Ein Modul schaltest du selbst — jederzeit, ohne flinkest zu fragen, und ohne dass beim Ausschalten Daten verloren gehen. Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen links unter System → Module; wie der gesamte Einstellungsbereich ist sie Administratoren vorbehalten.

Die Modul-Liste

Welche Module es gibt

flinkest kennt 13 Module, gruppiert in drei Abschnitte. Jede Karte zeigt den Namen, ein Abzeichen Aktiv oder Inaktiv, rechts den Schalter und darunter eine kurze Beschreibung mit einem Beispiel aus dem Alltag.

Finanzen & Buchhaltung

• Buchhaltung — Buchungen, Konten und Kostenstellen, samt Export für deine Steuerberatung.
• Eingangsrechnungen — die Rechnungen deiner Lieferanten erfassen, zuordnen und an die Buchhaltung übergeben.
• Bankkonten und Kassen — dein Bankkonto anbinden, damit Umsätze automatisch hereinkommen und Zahlungen den offenen Rechnungen zugeordnet werden, und deine Kassen mit dem Kassabuch, in das Barzahlungen gebucht werden.
• Teil- und Schlussrechnungen — einen größeren Auftrag in Etappen abrechnen statt auf einmal: Anzahlungsrechnung vor Beginn, Teilrechnungen mit dem Fortschritt, am Ende eine Schlussrechnung, die alles bereits Verrechnete und Bezahlte abzieht (siehe unten).

Projekt- & Leistungserfassung

• Projekte — Aufträge als Projekt von Anfang bis Ende verfolgen, mit allen Arbeitsberichten, Rechnungen und Terminen daran.
• Arbeitsberichte — erfassen, was das Team beim Kunden gemacht hat (Stunden, Material, Tätigkeiten), und direkt abrechnen.
• Zeiterfassung — Kommen und Gehen buchen, ausgewertet nach Pausenregeln und Dienstplänen. Arbeitszeitmodelle und Feiertage gehören nicht dazu (siehe unten).
• Kalender und Termine — der gemeinsame Kalender, die Terminübersicht, Serientermine, Online-Buchungsseiten und die Termine deiner Kunden in der Kundenzone.

Inventar & Fuhrpark

• Lager — Bestände, Warenein- und -ausgänge, Kommissionierlisten und Inventur. Der Shop und die Erweiterung Lebensmittel brauchen es (siehe unten).
• Fahrzeuge — deine Fahrzeuge und das digitale Fahrtenbuch.
• Ressourcen — alles Buchbare, das weder Person noch Artikel ist, etwa ein Raum, ein Firmenwagen oder eine Maschine.
• Wartungsverträge — Kunden, die du laufend betreust, mit Abrechnungsintervall.
• Shop — dein eigener Online-Shop für Geschäftskunden mit Bestellungen, Kommissionierung und Touren. Er setzt das Modul Lager voraus.

Neben jeder Gruppenüberschrift zählt ein Abzeichen, wie viele Module dieser Gruppe gerade eingeschaltet sind.

Voreinstellung. Bei einem neuen Betrieb sind alle Module eingeschaltet — bis auf zwei, die nur ein Teil der Betriebe braucht: Shop für Betriebe, die ihren Kunden das Bestellen im Internet anbieten, und Teil- und Schlussrechnungen für Betriebe, die größere Aufträge in Etappen abrechnen. Beide sind ab Werk ausgeschaltet. Dieselben Schalter bekommst du auch beim ersten Einrichten von flinkest im Dialog Erste Schritte angeboten; was du dort wählst, lässt sich hier jederzeit ändern.

Module filtern und suchen

Oberhalb der Liste schränkt eine Leiste die Anzeige ein: Alle Module, Aktiv (nur eingeschaltete) oder eine der drei Gruppen Finanzen & Buchhaltung, Projekt & Leistung und Inventar & Fuhrpark — jeweils mit der Anzahl dahinter. Rechts daneben durchsucht Modul suchen... Namen und Beschreibungen. Findet die Suche nichts, erscheint „Keine Module gefunden."

Module ein- und ausschalten

Ein Modul ein- oder ausschalten

Leg den Schalter auf der Karte um und klicke oben rechts auf Speichern. Erst mit dem Speichern wird die Änderung wirksam — flinkest bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert", und Menü, Einstellungs-Navigation und Suche passen sich sofort an, ohne dass du die Seite neu laden musst. Verlässt du die Seite ohne Speichern, bleibt alles beim Alten.

Ein Modul gilt für den ganzen Betrieb, nicht für einzelne Benutzer. Wer innerhalb eines eingeschalteten Moduls was sehen und bearbeiten darf, regeln weiterhin die Rollen — Modul und Berechtigung gelten zusätzlich zueinander: Ist das Modul aus, ist der Bereich aus Menü, Suche und Auswertungen verschwunden — daran ändert auch eine Berechtigung nichts; ist es an, braucht jeder Benutzer trotzdem die passende Berechtigung.

Was beim Ausschalten passiert

Ist ein Modul ausgeschaltet, verschwindet der Bereich überall dort, wo er sonst auftaucht:

• Menü und Einstellungen. Die Menüpunkte des Moduls fehlen in der Navigation, ebenso seine Einträge in der Einstellungs-Navigation und im mobilen Menü der Apps.
• Direkter Aufruf. Wer eine Adresse des Bereichs direkt aufruft — etwa über ein Lesezeichen auf Lager, Projekte oder den Kalender —, landet auf der Seite Modul ausgeschaltet mit dem Hinweis „Das Modul … ist für Ihren Betrieb ausgeschaltet." Administratoren sehen dort zusätzlich die Schaltfläche Zu den Moduleinstellungen, die direkt hierher führt. Fehlt einem Benutzer schon die Berechtigung für den Bereich, sieht er wie bisher die Seite „Nicht erlaubt."
• Schnittstelle und Apps. Auch der Server lehnt Anfragen an den Bereich mit „Das Modul … ist ausgeschaltet" ab — das gilt für die mobilen Apps und angebundene Programme genauso wie für die Oberfläche.
• Suche und Auswertungen. Die globale Suche zeigt keine Treffer mehr aus dem Modul, und Auswertungen auf seinen Daten sind gesperrt.
• Automatische Abläufe. Was flinkest für ein Modul selbsttätig erledigt, ruht, solange es ausgeschaltet ist: beim Modul Kalender und Termine die Termin-Erinnerungen, das Verlängern von Serienterminen, der Kalender-Abgleich und die Termin-Mails an Kunden; bei Bankkonten und Kassen der nächtliche Abgleich mit der Bank; bei Eingangsrechnungen der Import aus dem E-Mail-Postfach (die Mails warten dort, bis du das Modul wieder einschaltest); bei Lager die Mails zu unterschrittenen Mindestbeständen; bei Zeiterfassung das Nachrechnen der Zeitkonten; bei Fahrzeugen das automatische Sperren älterer Fahrtenbuch-Einträge und die Wartungserinnerungen an Fahrzeugen; bei Buchhaltung die Erinnerungen an offene Rückfragen deiner Kanzlei und das Abholen der FinanzOnline-Protokolle.

Deine Daten bleiben erhalten. Ausschalten blendet nur aus, gelöscht wird nichts. Schaltest du das Modul wieder ein und speicherst, ist alles wieder da.

Module, bei denen es sich genauer lohnt:

• Buchhaltung umfasst die Buchhaltungs-Übersicht und die Buchhaltungs-Einstellungen. Ist es ausgeschaltet, hat auch deine Buchhaltungskanzlei über ihren Kanzlei-Zugang keinen Zugriff mehr auf deine Buchhaltung, bis du es wieder einschaltest.
• Eingangsrechnungen umfasst die Eingangsrechnungen, den Rechnungseingang per E-Mail und ihre Einstellungen. Ausgeschaltet lässt sich auch keine Eingangsrechnung mehr an einen Kunden weiterverrechnen.
• Projekte umfasst die Projekte und ihre Einstellungen. Ausgeschaltet verschwinden außerdem das Projektfeld und der Projektfilter bei Belegen, Eingangsrechnungen, Arbeitsberichten und in der Zeiterfassung. Bereits zugeordnete Projekte bleiben am Datensatz gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten wieder sichtbar.
• Lager umfasst Lager, Lagerbewegungen, Inventur, Mindestbestände und den Wareneingang aus dem Lieferanten-Lieferschein; auch die Kommissionierung des Shops bucht ins Lager und braucht es deshalb (siehe unten). Lieferscheine schreibst du auch ohne das Modul weiter; ein Lager an der Position ist dann keine Pflicht.
• Kalender und Termine umfasst Kalender, Terminübersicht, Serientermine, Buchungsseiten, die Termine in der Kundenzone und die Termin-Mails. Anrufe und Aufgaben gehören nicht dazu, sie bleiben auch bei ausgeschaltetem Modul erreichbar. Achtung bei bereits verschickten Termin-Links: Ist das Modul aus, führen sie deine Kunden auf eine Fehlermeldung.
• Zeiterfassung umfasst Stempeln, Zeiteinträge, Zeitarten, Pausenregeln und Zeitkonten. Arbeitszeitmodelle und Feiertage gehören nicht dazu, weil Abwesenheiten und die Liefertage des Shops sie brauchen: Sie stehen in der Einstellungs-Navigation in der eigenen Gruppe Arbeitszeit und bleiben auch bei ausgeschalteter Zeiterfassung erreichbar.
• Bankkonten und Kassen umfasst die Bankkonten samt Bankanbindung und Bankregeln und die Kassen. Ausgeschaltet gibt es beim Erfassen einer Zahlung keine Barzahlung mehr, weil eine Barzahlung immer in eine Kasse gebucht wird: Der Zahlungsdialog einer Rechnung oder Eingangsrechnung bietet dann nur Bankkonto ohne Kontoauswahl und Karte, der Zahlungsschritt beim Lieferschein nur Karte. Auch ein Eingangsbeleg, den die Belegerkennung als bar bezahlt erkennt, wird dann trotz Beim Hochladen als bezahlt markieren nicht automatisch in eine Kasse gebucht: Er wird ganz normal hochgeladen und ausgelesen, bleibt aber offen. Bereits erfasste Zahlungen bleiben am Beleg sichtbar.
• Shop hat zusätzlich einen zweiten Schalter, siehe Modul Shop und „Shop-System aktivieren".
• Teil- und Schlussrechnungen hat keinen eigenen Menüpunkt; ausgeschaltet verschwinden die Wege, neue Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen anzulegen, und der Schnellfilter Teil-/Schlussrechnungen in der Rechnungsliste — bestehende Rechnungen und Vorgänge bleiben einsehbar, siehe Modul Teil- und Schlussrechnungen.

Module, die ein anderes Modul brauchen

Manche Bereiche funktionieren nur zusammen. Der Shop braucht das Modul Lager, weil die Kommissionierung die gepickte Ware aus dem Lager ausbucht. Ebenso braucht die Erweiterung Lebensmittel das Lager, denn Rohstoffbewegungen und Produktionsaufträge buchen in ein Lager.

• Einschalten. Schaltest du den Shop ein, legt flinkest den Schalter des Lagers gleich mit um und meldet „Ebenfalls eingeschaltet: Lager – benötigt von Shop". Wirksam wird beides mit Speichern. Schaltet flinkest die Erweiterung Lebensmittel für deinen Betrieb frei, wird das Lager automatisch mit eingeschaltet.
• Ausschalten. Solange der Shop eingeschaltet oder die Erweiterung Lebensmittel freigeschaltet ist, lässt sich der Schalter des Lagers nicht umlegen. Unter seiner Beschreibung steht dann, wer es braucht, etwa „Bleibt eingeschaltet, benötigt von: Shop (Modul), Lebensmittel (Erweiterung)". Um das Lager auszuschalten, schaltest du zuerst den Shop aus; die Erweiterung Lebensmittel kann nur flinkest abschalten.
• Speichern abgelehnt. Ist das Lager aus, obwohl es gebraucht wird, steht unter der Lager-Karte „Muss eingeschaltet werden, benötigt von: …". Speichern lehnt flinkest dann mit „Das Modul Lager muss eingeschaltet sein, es wird benötigt von: …" ab, bis du das Lager einschaltest.
• Bestehende Betriebe. War bei deinem Betrieb der Shop eingeschaltet oder die Erweiterung Lebensmittel freigeschaltet, das Lager aber ausgeschaltet, hat flinkest das Lager einmalig eingeschaltet. Das Lager erscheint dann wieder im Menü; deine übrigen Module bleiben, wie sie waren.

Modul Shop und „Shop-System aktivieren"

Beim Shop gibt es zwei Schalter mit verschiedenen Aufgaben:

1. Das Modul Shop (hier) entscheidet, ob es den Shop-Bereich in flinkest überhaupt gibt — Bestellungen, Kommissionierung, Touren, die Shop- und Touren-Einstellungen und die Shop-Reiter bei Kunden und Artikeln. Ist es aus, ist auch der Shop für deine Kunden nicht erreichbar.
2. „Shop-System aktivieren" in den Shop-Einstellungen (Einstellungen → Shop, Reiter Allgemein) entscheidet, ob der Shop für deine Kunden gerade geöffnet ist. Damit nimmst du den Shop kurzfristig vom Netz, ohne den Bereich in flinkest zu verlieren — offene Bestellungen kannst du weiter bearbeiten.

Die Shop-Einstellungen erscheinen erst, wenn das Modul Shop eingeschaltet und gespeichert ist.

Modul Teil- und Schlussrechnungen

Ein Auftrag über mehrere Wochen soll nicht erst am Ende in einer einzigen Rechnung abgerechnet werden: Mit dem Modul Teil- und Schlussrechnungen stellst du aus einer finalisierten Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot eine Anzahlungsrechnung vor Beginn, Teilrechnungen mit dem Fortschritt und am Ende eine Schlussrechnung, die alles bereits Verrechnete und Bezahlte abzieht. Wie das im Einzelnen läuft, erklärt Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung. Das Modul gehört zur Gruppe Finanzen & Buchhaltung und ist ab Werk ausgeschaltet.

Eingeschaltet findest du die Funktion an diesen Stellen: bei der finalisierten Auftragsbestätigung bzw. dem angenommenen Angebot den Reiter Abrechnung und unter Folgebeleg erstellen die Einträge Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen und Schlussrechnung erstellen, dazu in der Rechnungsliste den Schnellfilter Teil-/Schlussrechnungen.

Anders als die meisten Module hängt an diesem kein Menüpunkt — es gibt deshalb auch keine Seite „Modul ausgeschaltet" dafür. Ausgeschaltet heißt hier: Neue Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen lassen sich nicht mehr anlegen, weder in der Oberfläche noch über die Schnittstelle, und der Schnellfilter Teil-/Schlussrechnungen verschwindet aus der Rechnungsliste; ein Anlege-Versuch endet mit „Das Modul Teil- und Schlussrechnungen ist ausgeschaltet". Alles, was schon existiert, bleibt nutzbar: Bereits gestellte Rechnungen behalten ihr Kennzeichen mit der Rechnungsart und lassen sich wie jede Rechnung finalisieren, versenden, bezahlen und stornieren. Eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot mit bestehendem Abrechnungsvorgang zeigt den Reiter Abrechnung weiterhin, nur ohne die Schaltflächen für neue Rechnungen; den Vorgang schließen oder wieder öffnen kannst du dort weiterhin.

Module und Erweiterungen

Unterschied zu Erweiterungen

Neben den Modulen gibt es Erweiterungen — Zusatzfunktionen für besondere Branchen oder Anbindungen, die flinkest einzelnen Betrieben freischaltet. Sie stehen nicht auf dieser Seite, weil du sie nicht selbst schalten kannst: Ob eine Erweiterung für deinen Betrieb freigeschaltet ist, entscheidet flinkest. Wenn du eine Erweiterung brauchst, wende dich an flinkest. Die Konzeptseite Module und Erweiterungen erklärt beides nebeneinander.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Module und Erweiterungen
• Rollen
• Menüs
• Shop Allgemein
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Tourenübersicht
• Globale Suche
• Kalender
• Kundenzone

Häufige Fragen

Gehen Daten verloren, wenn ich ein Modul ausschalte? Nein. Ausschalten blendet den Bereich nur aus — Menüpunkte, Suche und Auswertungen sind gesperrt, gelöscht wird aber nichts. Schaltest du das Modul unter Einstellungen → Module wieder ein und speicherst, ist alles wieder da.

Ich habe einen Schalter umgelegt, aber im Menü hat sich nichts geändert. Die Änderung wird erst mit Speichern oben rechts wirksam. Danach passen sich Menü, Einstellungs-Navigation und Suche sofort an, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Warum sehe ich die Seite „Modul ausgeschaltet"? Weil der Bereich, den du aufgerufen hast, zu einem Modul gehört, das in deinem Betrieb unter Einstellungen → Module ausgeschaltet ist. Administratoren kommen über Zu den Moduleinstellungen direkt zum Schalter; alle anderen wenden sich an einen Administrator.

Kann ich ein Modul nur für einzelne Mitarbeiter ausschalten? Nein, ein Modul gilt für den ganzen Betrieb. Was einzelne Benutzer innerhalb eines eingeschalteten Moduls sehen oder bearbeiten dürfen, steuerst du über die Rollen und ihre Berechtigungen.

Ich finde eine bestimmte Funktion nicht in der Modul-Liste. Nicht jeder Bereich von flinkest ist ein Modul. Manche Funktionen sind Erweiterungen, die flinkest einzelnen Betrieben freischaltet — die schaltest du nicht selbst, dafür wendest du dich an flinkest. Viele andere Bereiche hängen an gar keinem Schalter, sondern allein an den Berechtigungen deiner Rolle.

Warum kann ich keine Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung anlegen? Meist ist das Modul Teil- und Schlussrechnungen ausgeschaltet — ab Werk ist es das. Schalte es unter Einstellungen → Module ein und speichere; danach gibt es bei einer finalisierten Auftragsbestätigung und einem angenommenen Angebot den Reiter Abrechnung und unter Folgebeleg erstellen die passenden Einträge. Zusätzlich brauchst du die Berechtigungen, den Auftrag und Rechnungen zu bearbeiten.

Wo finde ich Arbeitszeitmodelle und Feiertage, wenn die Zeiterfassung ausgeschaltet ist? In der Einstellungs-Navigation in der Gruppe Arbeitszeit. Sie gehören nicht zum Modul Zeiterfassung und bleiben deshalb erreichbar.

Warum fehlt beim Erfassen einer Zahlung die Barzahlung? Weil das Modul Bankkonten und Kassen ausgeschaltet ist. Eine Barzahlung wird immer in eine Kasse gebucht, und die Kassen gehören zu diesem Modul. Karte und, bei Rechnungen und Eingangsrechnungen, die Zahlungsart Bankkonto ohne Kontoauswahl bleiben möglich.

Wenn ich Kalender und Termine ausschalte, sind dann auch meine Anrufe und Aufgaben weg? Nein. Anrufe und Aufgaben gehören nicht zum Modul Kalender und Termine und bleiben erreichbar. Weg sind Kalender, Terminübersicht, Buchungsseiten, die Termine in der Kundenzone und die Termin-Mails.