Bankregeln

Miete, Versicherung, Lohn, Bankspesen, Sozialversicherung: Viele Bankbewegungen kommen jeden Monat mit derselben Gegenpartei, derselben IBAN oder demselben Verwendungszweck. Eine Bankregel erkennt solche Bewegungen an festen Bedingungen (oder an einer Beschreibung für die KI) und erledigt die Vorsortierung für dich — sie bucht auf das richtige Sachkonto, ordnet einen Lieferanten oder Kunden zu, markiert die Transaktion als erledigt oder als Privatentnahme. Du findest die Seite unter Einstellungen → Buchhaltung → Bankregeln; gepflegt werden die Regeln hier, wirken tun sie vor allem beim Auto-Matching in der Buchhaltungs-Übersicht und beim Synchronisieren eines Bankkontos.

Was eine Regel nie tut: einen Beleg zuordnen. Eine Bankregel arbeitet immer ohne Beleg — sie legt Buchungszeilen an, setzt einen Kontakt, schließt die Transaktion oder hängt einen Kommentar an. Die Verknüpfung einer Zahlung mit einer Rechnung oder einem Eingangsbeleg entsteht nur über den Abgleich in der Buchhaltungs-Übersicht oder am Beleg selbst. Eine Regel, die einen Kontakt zuordnet, hilft diesem Abgleich allerdings, den richtigen Beleg zu finden.

Seite und Regelliste

Bankregeln aufrufen

Der Menüpunkt Bankregeln liegt in den Einstellungen im Bereich Buchhaltung, direkt nach den Bankkonten. In der Suche der Einstellungen findest du ihn auch unter „Buchungsregeln", „Bankregeln" oder „BMD" — wer von BMD kommt, sucht meist nach den „Regeln Bankauszugsverbuchung". Den Menüpunkt gibt es nur, solange das Modul Bankkonten unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Wie alle Einstellungen ist die Seite nur für Benutzer mit der Rolle Administrator erreichbar, sonst landest du auf einer Hinweisseite ohne Zugriff; zum Ansehen der Regeln braucht dein Benutzer außerdem die Berechtigung, Bankkonten zu sehen.

Unter der Überschrift liegen die Reiter Regeln und Protokoll.

Die Regelliste lesen

Der Reiter Regeln zeigt alle Regeln deines Unternehmens gemeinsam, ob sie für alle Konten gelten oder nur für eines — voreingestellt alphabetisch nach Name, 50 Regeln je Seite; unten wählst du eine andere Anzahl oder blätterst weiter. Ein Klick auf die Überschrift von Regel, Typ, Bankkonto oder Status sortiert die Liste nach dieser Spalte. Jede Zeile zeigt in der Spalte Regel den Namen, darunter „Markiert Transaktion als erledigt", wenn die Regel das tut. Typ zeigt den Chip Statische Regel oder KI-Regel, Bankkonto entweder „Alle Bankkonten" oder den Namen des Kontos, auf das die Regel eingeschränkt ist. In Buchungszeilen steht, wie viele Buchungszeilen die Regel anlegt, darunter „Kontakt: …", wenn sie einen Lieferanten oder Kunden zuordnet; tut sie keins von beidem, steht dort „Keine Buchungszeilen". Status zeigt Aktiv oder Inaktiv — eine inaktive Regel bleibt gespeichert, greift aber weder beim Auto-Matching noch nach einer Synchronisierung; über Ausführen bzw. Speichern & Ausführen lässt sie sich trotzdem von Hand anwenden. Die Spalte Bankkonto erscheint erst bei sehr breitem Fenster, bei schmalerem blendet die Liste außerdem Buchungszeilen und zuletzt Typ aus; den Geltungsbereich einer Regel siehst du sonst im Regel-Dialog im Feld Bankkonto.

Regeln durchsuchen

Hast du viele Regeln — nach einem BMD-Import schnell über hundert —, findest du eine bestimmte über das Suchfeld Regeln durchsuchen... über der Liste. Es sucht im Namen und im Kommentar der Regel, schon während du tippst. Trifft nichts zu, zeigt die Liste „Noch keine Regeln definiert" — das heißt dann nur, dass keine Regel zur Suche passt. Das Suchfeld steht auch Benutzern zur Verfügung, die Regeln nicht bearbeiten dürfen.

Eine Regel öffnen und bearbeiten

Ein Klick auf eine Regel — oder Bearbeiten im „…"-Menü ihrer Zeile — öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, dann mit dem Titel Regel bearbeiten und allen Werten der Regel. Darf dein Benutzer Bankkonten nur sehen, aber nicht bearbeiten, fehlen „Neu", „Aus BMD importieren" und das „…"-Menü; ein Klick auf eine Regel öffnet sie dann zum Ansehen: Der Dialog heißt Regel ansehen, alle Felder sind gesperrt, und statt Speichern und Speichern & Ausführen gibt es nur Schließen. Änderungen wirken ab dem nächsten Lauf; Transaktionen, die die Regel schon verändert hat, bleiben zunächst, wie sie sind. Werden die Buchungen einer Transaktion später neu aufgebaut — etwa über Buchungen neu zuweisen in der Buchhaltungs-Übersicht —, ersetzt flinkest von Hand unveränderte Regel-Buchungszeilen nach den dann geltenden Regeln.

Eine Regel ausführen

Willst du eine Regel sofort auf den Bestand anwenden, statt auf die nächste Synchronisierung zu warten, wählst du im „…"-Menü ihrer Zeile Ausführen und bestätigst die Rückfrage „Diese Regel auf alle offenen Transaktionen anwenden?" mit Ja, ausführen. Eine Regel für alle Bankkonten läuft über die offenen Transaktionen aller Bankkonten, die für die Buchhaltung zählen — nicht archiviert und nicht in den Buchhaltungs-Einstellungen ausgenommen, Kassen immer. Eine eingeschränkte Regel läuft nur über ihr Konto. Danach meldet flinkest „{matched} von {total} Transaktionen zugeordnet": geprüft wurden alle offenen Transaktionen im Geltungsbereich, verändert hat die Regel die erste Zahl davon — „zugeordnet" heißt hier, dass die Regel getroffen hat, nicht dass ein Beleg verknüpft wurde. Anschließend lädt das Protokoll neu.

Nach einer Synchronisierung laufen alle Regeln. In den Bankkonto-Details fragt flinkest nach dem Abholen neuer Umsätze, ob alle aktiven Regeln ausgeführt werden sollen. Dann laufen alle Regeln, die für dieses Konto gelten, nacheinander über die offenen Transaktionen dieses einen Kontos.

Das Menü — und damit Ausführen, Bearbeiten und Löschen — gibt es nur, wenn dein Benutzer Bankkonten bearbeiten darf.

Abgeschlossene Buchungsperioden bleiben unberührt

Liegt eine passende Transaktion in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, lässt jede Ausführung sie unverändert — über das Zeilenmenü, über Speichern & Ausführen und beim Lauf nach einer Synchronisierung. Eine abgeschlossene Periode ist an die Buchhaltung übergeben und darf sich nicht automatisch ändern. Nach Ausführen und Speichern & Ausführen meldet flinkest zusätzlich „{count} passende Transaktionen liegen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode und wurden nicht geändert"; beim Lauf nach einer Synchronisierung bleiben solche Transaktionen ohne eigene Meldung unverändert.

Eine Regel löschen

Löschen im „…"-Menü fragt mit dem Regelnamen im Titel („Löschen von …") nach; nach Ja, löschen ist die Regel weg, flinkest meldet „Regel gelöscht". Was die Regel bis dahin an Transaktionen verändert hat — angelegte Buchungszeilen, gesetzte Kontakte, erledigte Transaktionen —, bleibt bestehen. Erst wenn die Buchungen einer solchen Transaktion neu aufgebaut werden, etwa über Buchungen neu zuweisen, fallen von Hand unveränderte Buchungszeilen der gelöschten Regel weg und flinkest bucht nach den übrigen Regeln neu.

Die Regelliste exportieren

Für eine Prüfung oder zur Abstimmung mit dem Steuerberater exportierst du die eingerichteten Regeln über das Export-Symbol der Liste — als Excel, CSV, PDF oder JSON, mit frei wählbaren Spalten, darunter auch das eingeschränkte Bankkonto und der zugeordnete Kontakt. Exportiert werden die Regeln, die zu Suche, Schnellfilter und Filtern passen — wahlweise nur die aktuelle Seite oder alle Treffer.

Spalten der Regelliste anpassen

Über das Zahnrad der Regelliste blendest du Spalten ein und aus und legst ihre Reihenfolge fest; das Zahnrad siehst du nur, wenn dein Benutzer Listenansichten konfigurieren darf. Die Liste im Reiter Protokoll hat kein Zahnrad.

Regeln eingrenzen und mehrere auf einmal ändern

Schnellfilter

Links in der Leiste über der Liste schaltest du zwischen Alle, Aktiv, Inaktiv und KI-Regeln um. Nach einem BMD-Import sind oft viele Regeln inaktiv — mit Inaktiv siehst du auf einen Blick, welche du noch prüfen und einschalten willst; KI-Regeln zeigt nur die Regeln, die mit einer Beschreibung für die KI arbeiten.

Nach weiteren Merkmalen filtern

Der Filter-Button rechts in der Leiste öffnet die Filter: unter Regel nach Name, Typ (Statische Regel oder KI-Regel), Status, Bankkonto, Kontakt und Kommentar, unter Aktionen danach, ob die Regel die Transaktion als erledigt markiert oder als Privatentnahme. Gesetzte Filter erscheinen als Chips unter der Leiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen. Ein Schnellfilter ersetzt einen in den Filtern gesetzten Typ oder Status — wählst du etwa Aktiv, entfällt ein vorher gesetzter Typ-Filter, der Chip verschwindet mit.

Mehrere Regeln auf einmal bearbeiten

Darf dein Benutzer Bankkonten bearbeiten, blendet das Kästchen ganz links in der Leiste Auswahlkästchen vor jeder Regel ein. Sobald du Regeln angehakt hast, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Regeln und diesen Aktionen:

• Löschen fragt einmal nach („Möchten Sie die … ausgewählten Regeln wirklich löschen?") und löscht dann alle ausgewählten Regeln.
• Aktivieren und Deaktivieren schalten alle ausgewählten Regeln ein oder aus.
• Ausführen wendet nach einer Rückfrage alle ausgewählten Regeln nacheinander auf die offenen Transaktionen an und meldet am Ende, wie viele Transaktionen sie getroffen haben.
• Felder bearbeiten öffnet einen Dialog mit Status, Bankkonto, Kontakt zuordnen, Markiert Transaktion als erledigt, Als Privatentnahme markieren und Kommentar zur Transaktion hinzufügen. Übernommen werden nur die Felder, deren Kästchen du anhakst — so stellst du etwa zwanzig Regeln auf einmal auf ein bestimmtes Bankkonto um. Konditionen, KI-Prompt und Buchungszeilen der Regeln bleiben dabei unverändert.

flinkest arbeitet die Regeln nacheinander ab. Klappt es bei einzelnen nicht, laufen die übrigen trotzdem weiter, und eine Meldung nennt, wie viele Regeln fehlgeschlagen sind. Änderst du Suche, Filter oder Sortierung, hebt flinkest die Auswahl auf.

Weitere Hinweise zur Seite

Die Liste aktualisiert sich von selbst

Legt jemand anderes eine Regel an, ändert oder löscht sie — oder läuft gerade ein BMD-Import in einer anderen Sitzung —, zieht die Liste den neuen Stand automatisch nach, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Den Reiter per Link aufrufen

Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite. Ein Lesezeichen oder ein weitergeschickter Link auf den Reiter Protokoll öffnet die Seite deshalb direkt dort und lädt die Einträge — derselbe Stand wie nach einem Klick auf den Reiter.

Regel anlegen und bearbeiten

Eine neue Regel anlegen

Neu oben rechts öffnet den Dialog Regel erstellen. Oben trägst du einen Name ein (Pflichtfeld, ohne Namen meldet flinkest „Name darf nicht leer sein."), mit dem Schalter Aktiv legst du fest, ob die Regel greift. Darunter wählst du das Bankkonto, dann unter Regeltyp zwischen Statische Regeln und KI-Regel, und unter Aktionen, was bei einem Treffer passieren soll. Neu gibt es nur, wenn dein Benutzer Bankkonten bearbeiten darf.

Oft entsteht eine Regel gar nicht hier, sondern direkt aus einer Transaktion: In der Buchhaltungs-Übersicht öffnet Regel erstellen denselben Dialog, schon mit Name und Bedingung aus dieser Transaktion vorbefüllt.

Für alle Bankkonten oder nur für eines

Das Feld Bankkonto steht bei einer neuen Regel auf „Alle Bankkonten" — die meisten Muster wie Lohn, Versicherung oder Miete sehen auf jedem Konto gleich aus. Nur wenn ein Muster zu genau einem Konto gehört (Kreditkarte, Sparkonto), wählst du dieses Konto aus; zur Auswahl stehen alle nicht archivierten Bankkonten. Der Hinweis am Feld sagt dasselbe: „Eine Regel gilt für die Transaktionen aller Bankkonten, außer Sie schränken sie hier auf ein Konto ein."

Welche Regel gewinnt

Für eine Transaktion kommen alle aktiven Regeln in Frage, die für alle Bankkonten gelten, plus die, die auf ihr Konto eingeschränkt sind. Beim Auto-Matching in der Buchhaltungs-Übersicht werden zuerst die statischen Regeln geprüft, die zuletzt angelegte zuerst; es gewinnt die erste passende Regel, die mehr tut als nur einen Kontakt zuzuordnen. KI-Regeln kommen erst danach dran. Werden die Buchungen einer Transaktion neu aufgebaut, gilt dieselbe Reihenfolge für die statischen Regeln; KI-Regeln laufen dabei nicht. Nach einer Synchronisierung ist das anders: Dort laufen alle Regeln, die für das Konto gelten, nacheinander. Willst du, dass eine speziellere Regel vor einer allgemeineren greift, lege die speziellere zuletzt an. Die Regelliste ist voreingestellt alphabetisch sortiert — aus ihr lässt sich die Prüfreihenfolge nicht ablesen.

Bedingungen einer statischen Regel festlegen

Bei einer statischen Regel legst du unter Konditionen fest, woran die Regel eine Transaktion erkennt. Jede Bedingung besteht aus einem Feld — Betrag, Verwendungszweck, Gegenkonto Name oder Gegenkonto IBAN —, einem Vergleich und einem Wert. Beim Betrag stehen „entspricht", „ist ungleich", „größer als", „größer oder gleich", „kleiner als" und „kleiner oder gleich" zur Wahl; bei den Textfeldern „entspricht", „ist ungleich", „enthält", „enthält nicht", „startet mit" und „endet mit". Groß- und Kleinschreibung spielen bei allen Textvergleichen keine Rolle. Mit Bedingung hinzufügen kommen weitere Bedingungen in dieselbe Gruppe, die du mit UND oder ODER verknüpfst; Gruppe hinzufügen legt eine weitere Gruppe an, und sobald es mehr als eine gibt, wählst du unter Gruppen verknüpfen mit, ob alle Gruppen oder nur eine zutreffen muss. So lassen sich auch Muster wie „IBAN ist X und Verwendungszweck enthält Miete oder Pacht" abbilden. Eine neue Regel startet mit einer vorbereiteten Bedingung auf Betrag; ohne jede Bedingung speichert flinkest eine statische Regel nicht („Für eine statische Regel sind Bedingungen erforderlich.").

Abbuchungen haben einen negativen Betrag. Für eine monatliche Abbuchung von 120 € lautet die Bedingung deshalb Betrag entspricht −120, nicht 120.

Gegenkonto IBAN. Die IBAN der Gegenseite ist das verlässlichste Merkmal einer Gegenpartei — Namen schreibt jede Bank anders. Verglichen wird mit der IBAN, die die Bank beim Synchronisieren zur Transaktion liefert; Leerzeichen und Groß-/Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle, auch nicht in der IBAN, die du einträgst. Ist zu einer Transaktion keine IBAN der Gegenseite gespeichert, trifft eine Bedingung auf Gegenkonto IBAN bei ihr nie zu — auch nicht verneint.

KI-Regel

Manche Muster lassen sich schlecht in feste Bedingungen fassen, etwa „alle Tankstellen" oder „alle Energieversorger". Bei einer KI-Regel beschreibst du im Feld KI-Prompt in eigenen Worten, wann die Regel zutreffen soll; beim Ausführen entscheidet die KI anhand von Verwendungszweck, Gegenpartei und Betrag, welche der offenen Transaktionen passen. Die Beschreibung ist Pflicht — ohne sie speichert flinkest die Regel nicht und zeigt am Feld „Für eine KI-Regel ist ein KI-Prompt erforderlich."; fehlt sie beim Ausführen dennoch, bricht der Lauf mit „Die KI-Regel hat keine Beschreibung." ab, ohne etwas zu verändern.

Kontakt zuordnen

Unter Aktionen wählst du bei Kontakt zuordnen zuerst Lieferant oder Kunde und suchst dann den Kontakt; wechselst du den Typ, wird die Auswahl geleert. Trifft die Regel, bekommt eine Transaktion, die noch keinen Kontakt hat, diesen Lieferanten oder Kunden — ein bereits gesetzter Kontakt wird nie überschrieben. Das ist das Gegenstück zum Personenkonto in BMD: Eine Zahlung an einen Lieferanten soll dessen offene Eingangsrechnung finden, nicht pauschal auf ein Sachkonto gebucht werden. Beim Auto-Matching in der Buchhaltungs-Übersicht zählen Belege dieses Kontakts danach wie ein passender Name — sie werden bevorzugt vorgeschlagen.

Eine reine Kontakt-Regel lässt die Transaktion offen. Ordnet eine Regel nur einen Kontakt zu — ohne Buchungszeilen, ohne Erledigt, ohne Kommentar —, bucht sie nichts und schließt nichts ab. Im Auto-Matching beendet sie die Suche nach einer Regel deshalb nicht: Eine ältere Regel, die bucht, kommt trotzdem noch zum Zug. Hat die Transaktion schon einen Kontakt, bewirkt eine reine Kontakt-Regel nichts und hinterlässt auch keinen Protokolleintrag. Den Kontakt in der Suche zu finden setzt voraus, dass dein Benutzer Lieferanten bzw. Kunden sehen darf.

Buchungszeilen bei Eigenkontierung

Steht in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Wer kontiert „Wir selbst", zeigt der Dialog zusätzlich Buchungszeilen: Trifft die Regel, legt flinkest diese Zeilen für die Transaktion an. Jede Zeile hat ein Konto, einen Anteil in Prozent und einen Text, darunter Steuercode, Steuer %, Buchsymbol, UID, Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel und Belegnr für den Buchhaltungsexport. Das Feld Umsatzsteuer zeigt nur „Wird automatisch berechnet" — der Steuerbetrag entsteht erst beim Treffer aus dem Betrag der Transaktion. Lässt du Steuer % leer (oder trägst 0 ein), übernimmt die angelegte Zeile den Standard-Steuersatz ihres Sachkontos. Lässt du Buchsymbol leer, bekommt die Buchung das Buchungssymbol des Bankkontos, ersatzweise das Bank- bzw. Kassasymbol aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Mit Zeile hinzufügen teilst du eine Zahlung auf mehrere Konten auf — die neue Zeile übernimmt den noch fehlenden Anteil —, das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile. Die Anteile müssen zusammen 100 % ergeben, sonst warnt flinkest „Die Prozentsätze der Buchungszeilen müssen zusammen 100 % ergeben." und zeigt die aktuelle Summe; eine Zeile ohne Konto lehnt flinkest beim Speichern mit „Jede Buchungszeile braucht ein Konto." ab. Eine neue Regel startet mit einer leeren Zeile über 100 %.

Kostenstelle oder Kostenschlüssel je Zeile. Gehört eine wiederkehrende Abbuchung immer zum selben Bereich deines Betriebs — die Leasingrate zum Fahrzeug, die Miete zur Filiale —, gibst du der Buchungszeile gleich die passende Kostenstelle mit; die Buchung, die die Regel bei einem Treffer anlegt, trägt sie dann, und sie geht mit dem Buchhaltungsexport an die Kanzlei, ohne dass jemand nachträglich zuordnen muss. Statt einer Kostenstelle kannst du einen Kostenschlüssel wählen, nach dem die Kostenrechnung der Kanzlei den Betrag selbst aufteilt — eine Buchung trägt immer nur eines von beiden: Wählst du das eine, leert flinkest das andere. Zur Auswahl stehen nur aktive Kostenstellen und Kostenschlüssel; wird eine Kostenstelle später deaktiviert, übernehmen neue Treffer der Regel sie nicht mehr. Solange eine Regelzeile eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel verwendet, lässt sich dieser Eintrag nicht löschen, nur deaktivieren. Beim Export im RZL-Format geht nur die Kostenstelle mit; ein Kostenschlüssel erscheint dort als Hinweis „Kostenschlüssel kann nicht nach RZL exportiert werden".

Belegnr mit Platzhaltern. Bei Belegnr öffnet ein Symbol die Auswahl Platzhalter: Transaktionsdatum, Transaktionsnummer, aktuelles Jahr, aktueller Monat und aktueller Tag. So entsteht etwa „PE-{transaction_number}" — trifft die Regel, setzt flinkest die Werte ein. Jahr, Monat und Tag sind dabei das Datum des Regeltreffers, nicht das Datum der Transaktion. Bleibt das Feld leer, vergibt flinkest die Belegnummer selbst.

Nur einmal gebucht. Hat eine Transaktion bereits Buchungszeilen oder einen verknüpften Beleg, legt die Regel keine weiteren Zeilen an — ihre übrigen Aktionen wirken trotzdem.

Kontiert deine Buchhaltungskanzlei („Unser Buchhalter"), fehlt der Abschnitt im Dialog; bereits hinterlegte Buchungszeilen einer Regel bleiben dabei gespeichert.

Steuercode aus dem Konto übernehmen

Wählst du in einer Buchungszeile ein Konto aus, trägt flinkest dessen hinterlegten Steuercode in Steuercode ein. Du kannst ihn danach überschreiben. Öffnest du eine bestehende Regel, bleiben die gespeicherten Steuercodes unverändert, bis du ein anderes Konto wählst.

Erledigt, Privatentnahme und Kommentar

Nicht jede Regel muss kontieren. Transaktion als erledigt markieren schließt jede getroffene Transaktion ab — praktisch für Bewegungen, um die sich niemand mehr kümmern muss. Als Privatentnahme markieren kennzeichnet sie als Privatentnahme, bucht sie auf das in den Buchhaltungs-Einstellungen hinterlegte Privatentnahme-Konto und markiert sie immer als erledigt. Kommentar zur Transaktion hinzufügen hängt bei jedem Treffer deinen Text an die Transaktion, etwa „Automatisch per Regel gebucht". Alle drei wirken unabhängig davon, wer kontiert.

E-Mail-Suche für das Auto-Matching

Rechnungsmails nennen oft nicht das, was im Banktext steht. Im Feld E-Mail-Suche: Absender oder Suchbegriff hinterlegst du deshalb einen Absender (etwa die Adresse, von der die Rechnungen kommen) oder ein Suchwort, mehrere durch Komma getrennt. Passen die Bedingungen einer aktiven statischen Regel auf eine Abbuchung, zu der flinkest keinen passenden Beleg im System findet, sucht das Auto-Matching in deinen verbundenen E-Mail-Konten rund ums Zahldatum zusätzlich nach diesem Absender oder Begriff; Suchbegriffe mit weniger als drei Zeichen ignoriert flinkest. Markiert die Regel die Transaktion als erledigt, ist sie damit abgeschlossen und löst die Suche nicht mehr aus. Bei einer KI-Regel steht das Feld zwar auch im Dialog, wirkt dort aber nicht. Ein leeres Feld bedeutet: kein zusätzlicher Suchbegriff.

Speichern oder speichern und sofort ausführen

Speichern legt die Regel ab („Regel gespeichert") und schließt den Dialog. Speichern & Ausführen speichert und führt die Regel gleich über alle offenen Transaktionen in ihrem Geltungsbereich aus — mit derselben Meldung „{matched} von {total} Transaktionen zugeordnet" wie beim Ausführen. So siehst du sofort, ob deine Bedingungen überhaupt etwas treffen. Scheitert nur das Ausführen, bleibt die Regel trotzdem gespeichert und der Dialog schließt sich. Fehlt etwas oder passt etwas nicht, bleibt der Dialog offen und zeigt die Meldung am betroffenen Feld. Aus der Buchhaltungs-Übersicht heraus läuft Speichern & Ausführen dagegen nur über die dort gewählte Buchungsperiode.

Den Dialog schließen

Schließen beendet den Dialog ohne Rückfrage, solange du nichts geändert hast. Hast du etwas eingegeben, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach: Ja, Änderungen verwerfen schließt ohne zu speichern, Zurück zur Bearbeitung bringt dich zurück in den Dialog.

Protokoll

Das Protokoll lesen

Eine Automatik in der Buchhaltung muss nachvollziehbar sein. Der Reiter Protokoll listet deshalb jeden Treffer aller Regeln, der neueste oben: in der Spalte Regel den Regelnamen mit Zeitpunkt darunter, in Transaktion die betroffene Bewegung mit Name und Betrag, und in Änderung, was die Regel getan hat — Konto zugewiesen, Kontakt zugeordnet, als erledigt markiert, als Privatentnahme markiert. Erfasst wird jeder Treffer, egal ob die Regel aus dem Zeilenmenü, über Speichern & Ausführen, nach einer Synchronisierung oder beim Auto-Matching gelaufen ist. Ein Lauf, der nichts trifft, hinterlässt keinen Eintrag; gibt es noch keinen, steht dort „Noch keine Regel-Ausführungen". Das Protokoll zeigt 50 Einträge je Seite, unten wählst du eine andere Anzahl oder blätterst weiter.

Vom Protokoll zur Regel

Ein Klick auf den Regelnamen öffnet die Regel zum Bearbeiten — ohne die Berechtigung, Bankkonten zu bearbeiten, nur zum Ansehen (Regel ansehen). Das ist der direkte Weg von „was ist passiert" zu „warum ist es passiert", etwa wenn eine Regel zu viel trifft.

Vom Protokoll zur Transaktion

Ein Klick auf die Transaktion führt in die Bankkonto-Details ihres Kontos und öffnet dort ihre Detailleiste.

Das Protokoll exportieren

Auch das Protokoll hat sein eigenes Export-Symbol — als Nachweis für eine Prüfung oder für den Steuerberater, welche Regel wann welche Transaktion verändert hat.

Import aus BMD

Den BMD-Import öffnen

Wer von BMD kommt, hat dort oft jahrelang gepflegte „Regeln Bankauszugsverbuchung". Statt sie neu einzutippen, übernimmst du sie: Aus BMD importieren oben rechts öffnet den Dialog Regeln aus BMD importieren. Er erklärt kurz, was passiert, und bietet ein Ablagefeld für den BMD-Export als CSV-Datei. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn dein Benutzer Bankkonten bearbeiten darf.

Die Vorschau prüfen

Nach dem Hochladen speichert flinkest noch nichts, sondern zeigt eine Vorschau: oben die Zusammenfassung „{new} neue Regeln werden angelegt, {skipped} Zeilen werden übersprungen.", darunter je Zeile der Datei die Bedingung (IBAN und Texte), das Ziel unter Konto (Sachkonto bzw. Lieferant oder Kunde, jeweils mit Nummer) und den Status:

• Neu — wird als Regel angelegt.
• Bereits vorhanden — eine Regel mit denselben Bedingungen und demselben Ziel gibt es schon, oder die Zeile steht doppelt in der Datei.
• Konflikt — dieselben Bedingungen buchen schon woanders hin, in flinkest oder weiter oben in der Datei. Sie wird nicht angelegt, damit nicht zwei Regeln mit denselben Bedingungen verschieden buchen.
• Nicht importierbar — etwa ohne IBAN oder Text, oder die Kontonummer ist weder ein Sachkonto noch ein Lieferant oder Kunde.

Unter der Bedingung steht jeweils die Begründung und, wo nötig, ein Hinweis, z. B. „Kostenstelle nicht übernommen".

Wie flinkest eine BMD-Zeile übersetzt

Eine Zeile mit Prüfkennzeichen „Bankverbindung" wird zur Bedingung auf Gegenkonto IBAN, gegebenenfalls ergänzt um ihre Texte; eine Zeile „Textkonstanten" zu einer Bedingung auf den Text. Weil BMD nicht festlegt, ob ein Text im Verwendungszweck oder im Namen gesucht wird, trifft er in flinkest beides. Ist die Kontonummer ein Sachkonto, legt die Regel eine Buchungszeile über 100 % mit Steuercode, Steuersatz und Buchungstext aus der Datei an. Sonst sucht flinkest einen Lieferanten oder Kunden mit dieser BMD-Nummer (ersatzweise mit dieser Kunden- bzw. Lieferantennummer) — die Regel ordnet dann diesen Kontakt zu, und die IBAN der Zeile wird beim Kontakt hinterlegt, wenn er noch keine hat. Spesenkonto und Kostenstelle übernimmt flinkest nicht. Eine in BMD inaktive Regel kommt auch in flinkest inaktiv an. Die Datei darf in UTF-8 oder im Windows-Zeichensatz von BMD gespeichert sein.

Die Regeln importieren

{count} Regeln importieren legt alle Zeilen mit Status Neu an — in einem Zug, sodass bei einem Fehler gar nichts angelegt wird. Alle importierten Regeln gelten für alle Bankkonten. Die spezifischeren Regeln (mehr Bedingungen) legt flinkest zuletzt an, damit sie zuerst greifen: Eine Regel „IBAN und Text" muss vor der reinen IBAN-Regel derselben Gegenpartei zum Zug kommen. Danach meldet flinkest „{count} Regeln importiert", und die Liste zeigt die neuen Regeln. Gibt es keine neue Zeile, ist die Schaltfläche ausgegraut; lädst du dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, steht jede bereits übernommene Zeile auf Bereits vorhanden, doppelt angelegt wird nichts.

Eine andere Datei wählen

Andere Datei verwirft die Vorschau und bringt dich zurück zum Ablagefeld. Erkennt flinkest die Datei nicht als BMD-Regelexport, meldet es „Das ist kein BMD-Regelexport (die Spalten PrüfKz, Vergleichswerte und Kto-Nr sind erforderlich)." und bleibt beim Ablagefeld.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonto-Details
• Bankkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Buchungsvorlagen
• Lieferanten
• Allgemeine Einstellungen
• Kostenstellen

Häufige Fragen

Warum hat meine Regel die Rechnung nicht als bezahlt markiert? Bankregeln verknüpfen nie einen Beleg mit einer Zahlung — sie buchen, ordnen einen Kontakt zu oder schließen die Transaktion ab. Ob eine Rechnung bezahlt ist, hängt an der Verknüpfung mit einer Zahlung, und die entsteht nur beim Abgleich in der Buchhaltungs-Übersicht oder am Beleg selbst. Eine Regel mit Kontakt zuordnen hilft dem Abgleich, weil Belege dieses Kontakts dann bevorzugt vorgeschlagen werden.

Welche Regel gewinnt, wenn mehrere auf dieselbe Transaktion passen? Beim Auto-Matching werden die aktiven Regeln für alle Bankkonten zusammen mit denen, die auf das Konto der Transaktion eingeschränkt sind, geprüft — zuerst die statischen, die zuletzt angelegte zuerst. Es gewinnt die erste passende Regel, die mehr tut als nur einen Kontakt zuzuordnen; KI-Regeln kommen erst danach dran. Nach einer Synchronisierung laufen dagegen alle Regeln für das Konto nacheinander.

Warum trifft meine Regel auf Gegenkonto IBAN bei manchen Transaktionen nicht zu? Zu diesen Transaktionen ist keine IBAN der Gegenseite gespeichert — etwa bei manuell erfassten oder älteren Umsätzen. Ohne gespeicherte IBAN trifft eine IBAN-Bedingung nie zu, auch nicht mit einem verneinten Vergleich. Prüfe dort stattdessen auf Gegenkonto Name oder Verwendungszweck.

Warum sehe ich im Regel-Dialog keine Buchungszeilen? Buchungszeilen gibt es nur, wenn ihr selbst kontiert — in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Wer kontiert „Wir selbst". Kontiert eure Kanzlei, entfällt der Abschnitt; bereits gespeicherte Buchungszeilen gehen dabei nicht verloren.

Muss ich meine BMD-Regeln neu eintippen? Nein. Aus BMD importieren liest den BMD-Export „Regeln Bankauszugsverbuchung" als CSV-Datei, zeigt vorher eine Vorschau mit Status je Zeile und legt die neuen Regeln für alle Bankkonten an. Ein erneuter Import derselben Datei legt nichts doppelt an.