Kunden

Kunden legst du in flinkest genau einmal an — danach arbeitet jeder Beleg mit diesen Daten weiter: Adresse, Zahlungsziel, eigene Kopf- und Fußtexte und die UID-Nummer wandern automatisch in jedes neue Angebot und jede Rechnung. Die Kundenliste dient drei Aufgaben: Finden, Pflegen und Handeln — und ist damit der Einstieg in den gesamten Kundenstamm. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit der Liste und wie du sie bedienst.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Kundenliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Kundennummer
Name	Firmenname bzw. Vor- und Nachname
Adresse	Straße, PLZ, Ort und Land
Kontakt	Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Die Liste zeigt ausschließlich Kunden; Lieferanten haben eine eigene, gleich aufgebaute Liste, damit sich die beiden Stämme nie vermischen. Ganz oben steht der Bereichstitel „Kunden", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Kunden bearbeiten darf. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen — so kann etwa der Außendienst nachschlagen, ohne versehentlich Stammdaten zu verändern.

Zur Kundenakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Kundendetails — die vollständige Kundenakte mit allen Belegen, Standorten und dem Umsatz. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Kunden (siehe „Aktionen aus der Zeile" weiter unten).

Alias-Name in der Liste

Ein hinterlegter Alias-Name — eine Kurzform oder ein Suchname, ohne den offiziellen Firmennamen zu verwässern — steht in Klammern hinter dem Namen, etwa „Müller GmbH (Müller)". Er wird auch von der Sofortsuche mitdurchsucht.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch den Stamm. Rechts daneben legt „Zeilen pro Seite" fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Kunden auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20. Praktisch, sobald der Stamm mehr als eine Bildschirmseite füllt.

Leerer Kundenstamm

Ist noch kein Kunde angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit Startbeschreibung. Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet — Erstnutzer-Führung und Rückmeldung bei „keine Treffer" laufen also über dieselbe Anzeige.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Kunden, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Was eine Kollegin gerade anlegt oder ändert, erscheint bei dir ohne Zutun.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld, du kannst sofort lostippen. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht genau fünf Felder: Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — also alles, was dir ein Anrufer typischerweise nennt. Ein Teil des Wortes genügt. Ort, PLZ, Straße, E-Mail-Adresse und Telefonnummer durchsucht das Feld nicht — dafür gibt es das Filterpanel.

A–Z blättern

Die Buchstabengruppen A–D, E–H bis U–X und Y–Z direkt unter der Kopfzeile blättern wie im Telefonbuch: Ein Klick zeigt nur Kunden, deren Name mit einem dieser Buchstaben beginnt, UND-verknüpft mit einer eventuell gesetzten Suche. Ein erneuter Klick auf die aktive Gruppe hebt die Einschränkung wieder auf. Bei Privatpersonen richtet sich die Gruppe nach dem Vornamen, weil der angezeigte Name dort aus Vor- und Nachname zusammengesetzt ist.

Filter & Sortierung

Für alles, was das Suchfeld nicht abdeckt, öffnet das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste das Panel Filter & Sortierung: Kundennummer, Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, UID-Nummer, UID-Status, Typ (Firma oder Privatperson), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land) sowie „Angelegt von" und „Angelegt am". Der Filter UID-Status bildet das Ergebnis der letzten UID-Prüfung ab — gleich, ob sie über Prüfen am Kunden oder über die regelmäßige UID-Prüfung aller Kunden lief; mit „ist leer" findest du vor der nächsten EU-Lieferung alle Kunden, deren Nummer noch nie geprüft wurde, statt es erst beim einzelnen Beleg zu bemerken. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen — so siehst du immer, warum die Liste gerade kürzer ist. Ein Filter-Reset-Knopf in der Werkzeugleiste erscheint, sobald mindestens ein solcher Nutzerfilter (oder Suche/Buchstabengruppe) aktiv ist, und bringt dich mit einem Klick zurück zum Gesamtstamm; der technisch immer aktive Pflichtfilter auf Kunden zählt dabei nicht mit.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Auswahlen — etwa „alle Firmenkunden ohne geprüfte UID" — musst du nicht jedes Mal neu zusammenstellen: Oben im Panel Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Filter- und Sortierkombination unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab; das Papierkorb-Symbol daneben löscht einen ausgewählten gespeicherten Filter wieder. Gespeicherte Filter sind persönlich — deine Kolleginnen und Kollegen sehen ihre eigenen; Administratoren sehen zusätzlich die gespeicherten Filter aller Benutzer und können sie löschen. Kunden und Lieferanten führen dabei außerdem getrennte Listen gespeicherter Filter: Ein für die Kundenliste gespeicherter Filter taucht auf der Lieferantenliste nicht auf.

Sortierung der Liste

Drei Ebenen greifen ineinander: Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (# oder Name) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest, per Ziehen in die gewünschte Abfolge gebracht. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" — betriebsweit, für jeden Benutzer gleich. Ist keine hinterlegt, zeigt die Liste die Kunden nach Name aufsteigend; ohne das käme der Stamm in seiner Datenbank-Speicherreihenfolge, bei importierten Kunden also in Import-Reihenfolge.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Filter, Buchstabengruppe, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einem Kunden zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — du kannst also eine gefilterte Liste Kunde für Kunde abarbeiten. Kunden und Lieferanten führen dabei jeweils ihren eigenen gemerkten Stand. Nur der Ein-/Aus-Zustand der Mehrfachauswahl (siehe „Mehrfachauswahl und Massenlöschen") bleibt bewusst nicht erhalten.

Kunden anlegen und bearbeiten

Neuen Kunden anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neuen Kunden anlegen — er ist bewusst mehr als eine Adressmaske: Was du hier einmal hinterlegst, übernimmt flinkest später in jeden Beleg dieses Kunden. Oben, immer sichtbar, die Basisdaten — Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, bei Firmen zusätzlich die UID-Nummer, die GLN (eine weltweit eindeutige, 13-stellige GS1-Nummer für Handelspartner-Systeme; optional, aber bei Eingabe auf Format samt Prüfziffer kontrolliert) und das Feld zu Handen für die Person beim Kunden, die Post wie Rechnungen oder Lieferungen persönlich erhalten soll, dazu Name bzw. Vor- und Nachname mit Anrede und Titel, Alias-Name, Adresse, Telefon und E-Mail. Bei Privatpersonen setzt flinkest den Namen automatisch aus Vor- und Nachname zusammen; welcher Typ vorausgewählt ist, steuert eine Einstellung. Bei Firmen ist der Name Pflicht, bei Privatpersonen Vor- und Nachname; eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft, IBAN und BIC werden beim Speichern normalisiert und auf gültiges Format kontrolliert.

Darunter liegen vier Reiter — „Kommunikation", „Zahlung & Konditionen", „Belege" und „Buchhaltung & Sonstiges" —, dazu — wenn das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet und in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren“ angehakt ist, bzw. bei eingeschaltetem Rechnungslauf — ein weiterer Reiter „Shop & Rechnungslauf" mit Zahl- und Lieferarten (siehe „Zahl- und Lieferarten im Shop"), Bestellsperre und der Fakturierungsart: Sie entscheidet, ob ein Lieferschein dieses Kunden automatisch abgerechnet wird, sobald er unterschrieben bzw. finalisiert wird, oder erst im Rechnungslauf — Details dazu bei „Beleg direkt aus der Zeile erstellen".

Firmen-Kunden lassen sich beschleunigt anlegen: Tippst du im Namensfeld, schlägt flinkest über eine externe Firmenregister-Abfrage passende Unternehmen samt Adresse, Telefonnummer und Website vor — das spart Tipparbeit und vermeidet Adressfehler auf späteren Belegen (der Dienst braucht Internetzugriff und liefert lokal in Testumgebungen keine Vorschläge).

Nach dem Speichern landest du direkt in den Kundendetails, wo du bei Bedarf Standorte als Lieferadressen ergänzt.

Kundennummer

Die Kundennummer ist die eindeutige Referenz des Kunden — auch gegenüber der Buchhaltung: Zwei Kunden mit derselben Nummer würden Zahlungen und Umsätze dem falschen Konto zuordnen. Deshalb vergibt flinkest sie beim Speichern standardmäßig automatisch nach dem Nummernkreis aus den Kontakt-Einstellungen. Der Schalter Auto im Dialog steuert das: eingeschaltet heißt „automatisch beim Speichern", ausgeschaltet trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst — etwa um Nummern aus einem Altsystem weiterzuführen. Bereits anderweitig vergebene Nummern überspringt die automatische Vergabe dabei von selbst, notfalls bis zu tausend Nummern weiter — ein manuell nummerierter Kunde blockiert sie also nicht mehr. Trägst du von Hand eine schon vergebene Nummer ein, wird nicht gespeichert; stattdessen erscheint ein Hinweis mit einem Link auf den Kunden, der sie belegt, damit du den Konflikt sofort auflösen kannst.

Validierung beim Speichern

Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur — eine Wahrheit statt zweier, die auseinanderlaufen könnten. Lässt du ein Pflichtfeld leer (Name bei Firmen, Vor- und Nachname bei Privatpersonen) und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld, nicht nur als allgemeiner Hinweis.

Firmen-Schnellanlage per Registerabfrage

Siehe den Absatz zur Registerabfrage unter „Neuen Kunden anlegen" oben — sie läuft direkt im Namensfeld des Anlegen-Dialogs, sobald du bei Typ „Unternehmen" zu tippen beginnst.

UID-Nummer prüfen

Lieferst du ohne Umsatzsteuer in ein anderes EU-Land, trägst du das Steuerrisiko, wenn die UID des Kunden nicht stimmt — deshalb lohnt es sich, die Nummer gleich beim Anlegen über die Schaltfläche Prüfen neben dem Feld UID-Nummer bestätigen zu lassen, sobald eine Nummer eingegeben ist. Das Ergebnis speichert flinkest am Kunden; über den Filter UID-Status der Liste findest du später jederzeit alle Kunden mit ungeprüfter oder ungültiger Nummer. Änderst du die Nummer, ohne sie neu prüfen zu lassen, verwirft flinkest das alte Prüfergebnis — es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es nicht mehr gibt. Eine nicht prüfbare UID-Nummer verhindert das Speichern nie.

Regelmäßige Prüfung aller Kunden. Eine beim Anlegen gültige UID kann später erlöschen, etwa wenn ein Kunde seinen Betrieb aufgibt. Damit du das nicht erst am einzelnen Beleg merkst, prüft flinkest auf Wunsch die UID-Nummern aller Kunden (und Lieferanten) wöchentlich, monatlich oder quartalsweise und schickt eine Zusammenfassung per E-Mail — eingerichtet in den Buchhaltungs-Einstellungen unter UID-Prüfung, dort lässt sich ein Durchgang auch sofort starten. Das Ergebnis landet genauso am Kunden wie bei Prüfen und ist damit im Filter UID-Status sichtbar. Antwortet das Register nicht, bleibt die bisherige Bewertung des Kunden stehen.

Tab „Kommunikation"

Hier trägst du weitere Kontaktwege ein — Website, LinkedIn, Xing und Ähnliches — und legst zusätzlich fest, wohin Belege dieses Kunden automatisch gehen: Rechnungen zum Beispiel direkt an die Buchhaltungs-Adresse des Kunden statt an den allgemeinen Ansprechpartner. Das Feld für unterschriebene Lieferscheine wirkt erst, wenn der automatische Versand in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist — der Dialog weist darauf hin und verlinkt dorthin.

E-Rechnung für diesen Kunden

Behörden und viele Firmenkunden wollen ihre Rechnungen nicht nur als PDF, sondern als E-Rechnung — in einem festgelegten Datenformat, das ihr System ohne Abtippen einliest. Im Reiter „Kommunikation“ direkt unter Rechnungen senden an wählst du deshalb das E-Rechnungsformat dieses Kunden: leer bleibt es bei Nur PDF, zur Wahl stehen ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung (deutsche Behörden) und ebInterface (österreichische Behörden). Verschickst du ihm danach eine Rechnung oder Gutschrift per E-Mail, geht die E-Rechnung automatisch mit — ZUGFeRD ersetzt das PDF, XRechnung und ebInterface hängt flinkest als XML-Datei an. Dazu gehören zwei Felder, die manche Empfänger verlangen: Leitweg-ID / Auftragsreferenz (die Leitweg-ID deutscher Behörden bzw. die Auftragsreferenz des österreichischen Bundes, als Vorgabe für alle Belege dieses Kunden, am einzelnen Beleg überschreibbar) und Unsere Lieferantennummer beim Kunden. Was die Formate unterscheiden, erklärt die Seite E-Rechnung; wie sich das beim Versand auswirkt, die Kundendetails.

Tab „Zahlung & Konditionen"

IBAN und BIC des Kunden, sein Zahlungsziel samt Skonto-Tagen und -Prozentsatz sowie ein allgemeiner Rabatt in Prozent. Zahlungsziel und Rabatt sind der Grund, warum du beim Belegschreiben nicht mehr an die Konditionen denken musst: Jeder neue Beleg dieses Kunden übernimmt sie automatisch — die Kundenwerte gehen dabei den betrieblichen Standard-Zahlungsbedingungen vor.

Tab „Belege"

Eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart (Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift), etwa eine Rahmenvertragsklausel, die auf jeder Rechnung genau dieses Kunden stehen soll. Sie gehen den allgemeinen Texten aus den Beleg-Einstellungen vor — nicht nur bei Belegen, die du von Hand anlegst, sondern auch bei Serienrechnungen, bei Belegen aus Arbeitsberichten und bei Rechnungen aus Wartungsverträgen. Ein Beleg, der aus einem Vorbeleg entsteht, kann den Text stattdessen vom Vorbeleg übernehmen, wenn das in den Beleg-Einstellungen so eingestellt ist.

Anzeige individueller Kundenpreise

Hat ein Kunde individuelle Preise — etwa einen vereinbarten Stundensatz —, entscheidet das Feld Anzeige individueller Kundenpreise oben im Reiter „Belege", wie sie auf seinen Belegen erscheinen: Normalpreis mit Rabatt zeigt den regulären Preis und die Ermäßigung als Rabatt, sodass der Kunde sieht, was er spart; Kundenpreis als Einzelpreis druckt den vereinbarten Preis direkt als Einzelpreis, ohne Rabatt. Bleibt das Feld leer („Wie in den Beleg-Einstellungen"), gilt die Vorgabe aus den Beleg-Einstellungen. Ein Aufschlag — ein Kundenpreis über dem Normalpreis — erscheint immer als Einzelpreis. Kategorie-Rabatte und der allgemeine Kundenrabatt bleiben in beiden Varianten als Rabatt sichtbar; die Wahl betrifft nur die individuellen Kundenpreise. Die Einstellung wirkt, wenn Positionen bepreist werden — beim Hinzufügen von Artikeln im Beleg, in der Regalbetreuung, bei Belegen aus Arbeitsberichten und Wartungsverträgen oder beim Neuberechnen der Preise; bereits vorhandene Positionen ändern sich dadurch nicht.

Belegdesign je Belegart

In jedem Belegart-Reiter wählst du oben ein Belegdesign für die Belege dieser Art bei genau diesem Kunden — praktisch, wenn ein Kunde ein bestimmtes Erscheinungsbild verlangt, ohne dass du das Aussehen für alle anderen änderst. Leer („Belegdesign aus dem Belegdesigner") gilt das Design, das im Belegdesign zugewiesen ist. Ein einzelner Beleg kann trotzdem ein eigenes Design wählen; das geht dem Kundendesign vor. Solange ein Design bei einem Kunden hinterlegt ist, lässt es sich im Belegdesigner nicht löschen.

Zahl- und Lieferarten im Shop

Bestellt ein Kunde über deinen Shop, legst du im Reiter „Shop & Rechnungslauf" im Bereich Shop fest, wie er dort bezahlen und wie er seine Ware bekommen darf — etwa Kauf auf Rechnung nur für Stammkunden, deren Zahlungsmoral du kennst. Den Bereich gibt es nur, wenn das Modul Shop eingeschaltet und in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren“ angehakt ist.

Für die Bezahlung gibt es die Haken 'Bezahlen auf Rechnung' aktivieren und 'Online bezahlen' aktivieren. Ist die jeweilige Zahlart in den Shop-Einstellungen ausgeschaltet, hat der Haken keinen Effekt — das Formular weist darauf hin und verlinkt mit Shop-Einstellungen öffnen dorthin.

Für die Lieferart gibt es die Haken Kunde darf mit Lieferung bestellen und Kunde darf mit Abholung bestellen. Ab Werk sind beide gesetzt; eine Einschränkung gilt nur, wo du sie ausdrücklich setzt — etwa für einen Kunden außerhalb deines Liefergebiets, der nur abholen darf. Ist eine Lieferart in den Shop-Einstellungen ganz ausgeschaltet, wirkt der Haken am Kunden nicht; das Formular zeigt dann „Lieferung ist in den Shop-Einstellungen ausgeschaltet, diese Einstellung hat daher keine Wirkung.“ bzw. dasselbe für Abholung, samt Link Shop-Einstellungen öffnen. Mindestens eine Lieferart, die dein Shop auch anbietet, muss für den Kunden erlaubt bleiben — sonst speichert flinkest nicht und meldet „Für diesen Kunden muss mindestens eine Lieferart erlaubt bleiben“. Für viele Kunden auf einmal setzt du die Lieferarten über „Felder bearbeiten", außerdem lassen sich beide Werte beim Import von Kunden mitliefern. Was der Kunde dann im Warenkorb sieht, beschreibt Lieferart je Kunde einschränken.

Tab „Buchhaltung & Sonstiges"

Vorkontierung am Kunden: Kreditorennummer, Buchhaltungsnummer, Umsatzart (Vorgabe „Erlöse Inland"), bei der Umsatzart „Erlöse EU" zusätzlich die Art der EU-Lieferung, Kostenstelle und Kostenschlüssel legst du einmal fest, damit die Belege des Kunden später in der Buchhaltungs-Übersicht und im Export an den Steuerberater richtig zugeordnet ankommen, ohne dass jemand je Beleg eingreifen muss — dazu eine interne Notiz.

Buchhaltungsnummer. Sie ist das Konto dieses Kunden im Buchhaltungsexport — egal, ob deine Kanzlei das Exportformat BMD oder RZL bekommt (eingestellt in den Buchhaltungs-Einstellungen). Bilanzierst du, bucht der Export deine Ausgangsrechnungen auf dieses Konto; Vorrang hat nur eine dort hinterlegte fixe Kontierungsnummer für Kunden, die immer gewinnt. Ist die Buchhaltungsnummer leer, verwendet der Export ersatzweise die Kundennummer. Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern bucht flinkest Ausgangsrechnungen über das Bankkonto der Zahlung (oder die fixe Kontierungsnummer für Kunden) — dort wirkt die Buchhaltungsnummer des Kunden nicht auf die Buchungen. Beim Exportformat RZL muss das Kundenkonto — Buchhaltungsnummer wie ersatzweise Kundennummer — aus höchstens 9 Ziffern bestehen; eine Nummer wie „K-100“ bleibt in der RZL-Buchung leer, und die Vorschau des Buchhaltungsexports zeigt an der Zeile die Warnung, sie sei keine gültige RZL-Nummer. Kunden ohne Buchhaltungsnummer gelten dabei als neu für die Kanzlei: Ist Kundenstammdaten mitexportieren eingeschaltet, legt der Export die Stammdaten der Kunden bei, die mit einem Beleg im exportierten Zeitraum vorkommen und noch keine Buchhaltungsnummer haben, damit die Kanzlei sie anlegen kann — bei RZL nur Kunden mit rein numerischer Kundennummer (höchstens 9 Ziffern), andere fehlen in der Personenkonten-Datei. Teilt sie dir danach die Kontonummer mit, trägst du sie hier ein.

Kostenstelle und Kostenschlüssel. flinkest schlägt sie jeder neuen Belegposition dieses Kunden vor — beim Hinzufügen einer Position im Beleg genauso wie beim Erzeugen von Rechnungen im Rechnungslauf —, solange in den Beleg-Einstellungen die Kostenstellen-Quelle auf Vom Kunden steht, der Vorgabe. Bei Vom Standort, sonst vom Kunden kommen die Werte des Kunden nur zum Zug, wenn der als Lieferadresse gewählte Standort selbst weder Kostenstelle noch Kostenschlüssel hat; bei Vom Artikel und Vom Standort gar nicht. An der einzelnen Position lässt sich der Vorschlag jederzeit ändern, bereits vorhandene Positionen bleiben unberührt.

Aus dem gewählten Land leitet flinkest die Umsatzart teils selbst ab: Ein Land außerhalb der EU ergibt „Erlöse Ausland", ein anderes EU-Land zusammen mit einer hinterlegten UID-Nummer ergibt „Erlöse EU" (österreichische Kunden sind von dieser Automatik ausgenommen). Steht die Umsatzart auf „Erlöse Ausland", auf „Erlöse EU" mit UID oder auf „Bauleistung", rechnet flinkest neue Belege dieses Kunden ohne Umsatzsteuer — ebenso, wenn dein eigenes Unternehmen als Kleinunternehmer geführt wird; den passenden gesetzlichen Hinweis druckt flinkest automatisch mit auf den Beleg. Schaltest du die Kleinunternehmerregelung ein oder aus, gilt das sofort für alle bestehenden Kunden, ohne dass du sie neu speichern musst; bereits ausgestellte Rechnungen rechnet flinkest dabei nicht nachträglich um. Eine spätere Änderung der Umsatzart wirkt nur auf neue Belege, ein bereits angelegter Beleg behält seine ursprüngliche Steuerbehandlung.

Art der EU-Lieferung

Steuerfrei an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land verkaufen kann dreierlei sein: eine Warenlieferung, eine Dienstleistung — bei der die Steuerschuld auf den Kunden übergeht — oder ein Dreiecksgeschäft, bei dem du Ware bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Land kaufst und an deinen Kunden in einem dritten EU-Land verkaufst, wobei die Ware direkt vom Lieferanten zu deinem Kunden geht. Jede dieser Arten verlangt einen anderen Hinweis auf der Rechnung und wird anders gemeldet. Damit du das nicht bei jedem Beleg neu entscheiden musst, erscheint im Reiter „Buchhaltung & Sonstiges" unter der Umsatzart das Feld Art der EU-Lieferung — aber nur, solange die Umsatzart auf „Erlöse EU" steht. Zur Wahl stehen Waren, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäft; vorausgewählt ist Waren, und auch ohne Angabe nimmt flinkest Waren an.

Der Wert ist eine Vorgabe für neue Belege dieses Kunden: Legst du einen Beleg an oder wählst du in einem Beleg diesen Kunden als Empfänger, übernimmt flinkest ihn — sofern beim Kunden eine UID-Nummer hinterlegt ist, ohne die eine EU-Lieferung nicht steuerfrei ist. Am einzelnen Beleg änderst du die Art bei Bedarf im Dialog Beleg Details unter Steuerbefreiung / Reverse Charge, siehe Rechnung bearbeiten. Änderst du die Vorgabe später am Kunden, wirkt das nur auf neue Belege; bereits angelegte Belege behalten ihre Art.

Am Beleg steuert die Art vier Dinge:

• Rechnungshinweis — für Waren, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäft druckt flinkest jeweils einen eigenen gesetzlichen Hinweistext, den du in den Buchhaltungs-Einstellungen pflegst.
• Buchhaltungsexport — beim Exportformat BMD bekommt ein Dreiecksgeschäft einen eigenen Steuercode; Waren und Dienstleistungen buchen mit dem Steuercode des Erlöskontos.
• Zusammenfassende Meldung (ZM) — die Meldung deiner steuerfreien EU-Umsätze ans Finanzamt, die du aus der Buchhaltungs-Übersicht erstellst: Die Art entscheidet, ob der Umsatz als Warenlieferung, als Dienstleistung oder als Dreiecksgeschäft gemeldet wird.
• E-Rechnung — eine Dienstleistung wird als Übergang der Steuerschuld gekennzeichnet, Waren und Dreiecksgeschäft als innergemeinschaftliche Lieferung.

Einen unbekannten Wert für die Art der EU-Lieferung — etwa über einen Import oder die Schnittstelle — speichert flinkest nicht, sondern meldet „Die EU-Lieferart muss Ware, Dienstleistung oder Dreiecksgeschäft sein."

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust bei diesem großen Formular.

Bestehenden Kunden bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Kunden vorbefüllt. Anders als beim Anlegen (das direkt auf die Detailseite führt) bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt — praktisch, um gleich mit dem nächsten Kunden weiterzumachen.

Aktionen aus der Zeile und Massenaktionen

Beleg direkt aus der Zeile erstellen

Der eigentliche Lohn der Stammdaten-Pflege: Aus dem Zeilenmenü startest du Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen, Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen — jeweils nur sichtbar, wenn du die passende Belegart bearbeiten darfst. flinkest legt den Beleg mit Name, Adresse, dem UID-/Export-Kennzeichen (bei „Erlöse EU" nur mit hinterlegter UID-Nummer, dann samt der Art der EU-Lieferung), Kopf-/Fußtexten (Kunde vor Mandanten-Standard) und dem Zahlungsziel dieses Kunden an — der Reihe nach aus dessen Zahlungsbedingungen, sonst der betrieblichen Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto" — und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Du musst den Kunden auf der Belegseite also nicht erneut suchen: Angebote und Rechnungen haben jeweils eine eigene Liste. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen dabei sofort als fertiger Beleg, Lieferschein und Rechnung als Entwurf — für einen so erstellten Lieferschein greift danach dieselbe Fakturierungsart wie für jeden anderen Lieferschein dieses Kunden.

Kunden löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Löschen von ‹Name›" bestätigen. Hängen am Kunden bereits Bezüge — unter anderem Belege (ausgehende wie eingehende), Zahlungen, Termine, Projekte, Verträge, Inventareinträge, kundenspezifische Preise bzw. Shop-Kategorie-Sichtbarkeiten oder eine Bankregel, die ihn Transaktionen zuordnet —, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen — seine Rechnungen und Lieferscheine behalten damit ihren Empfänger, hinterlegte Sonderpreise bleiben erhalten, und eine Bankregel ordnet weiterhin diesen Kunden zu, statt ihre Aktion stillschweigend zu verlieren. Erst ein Kunde ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. Seine Standorte, Termine und Anrufe bleiben beim bloßen Aus-der-Liste-Nehmen unverändert erhalten; erst mit einem endgültig gelöschten Kunden verschwinden auch seine Standorte und Anrufe. In beiden Fällen wird ein bestehender Shop-Zugang deaktiviert. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, endet das Lade-Overlay mit einem Fehler-Toast samt Begründung, und der Kunde bleibt unangetastet stehen.

Mehrfachauswahl und Massenlöschen

Schalte die Mehrfachauswahl über das Kästchen in der Werkzeugleiste ein — dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten von Kunden. Es blendet Zeilen-Kästchen und ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite ein, samt Zähler „n Kontakte ausgewählt". Hake die gewünschten Kunden an und klicke in der erscheinenden Leiste auf Löschen; die Rückfrage „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden" nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Kunden nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — inklusive Begründung je Kunde. Ein einzelner nicht löschbarer Kunde bricht die übrigen also nicht ab. Neben Löschen liegt in derselben Leiste Felder bearbeiten, mit dem du für die ausgewählten Kunden einzelne Felder auf einmal änderst (siehe nächster Abschnitt).

Felder für mehrere Kunden auf einmal ändern

Nach einem Import oder einer Konditionsänderung willst du nicht jeden Kunden einzeln öffnen. Hake die betroffenen Kunden in der Mehrfachauswahl an und klicke in der Leiste auf Felder bearbeiten. Der Dialog Felder bearbeiten nennt oben die Zahl der ausgewählten Kunden und erinnert daran, dass nur angehakte Felder übernommen werden: Vor jedem Feld steht ein eigenes Kästchen, erst damit wird das Feld bearbeitbar, und nur diese Felder ändert flinkest. Alles andere bleibt bei jedem Kunden, wie es war — auch seine übrigen individuellen Einstellungen, denn flinkest liest jeden Kunden und führt deine Änderung mit seinen bestehenden Werten zusammen.

Zur Wahl stehen drei Gruppen:

• Rechnungsverhalten — Fakturierungsart, Rechnungslauf-Rhythmus (nur wenn der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist) und Nur Proforma-Rechnungen erstellen.
• Rabatt & Zahlungsbedingungen — Rabatt und Zahlungsbedingungen (Tage netto, Skonto, Zahlungsziel-Text auf der Rechnung).
• Buchhaltung & Shop — Umsatzart, Kostenstelle, Kostenschlüssel und, wenn der Shop eingeschaltet ist, Preise für diesen Kunden ausblenden, die beiden Zahlarten, die beiden Lieferarten, Bestellung für diesen Kunden sperren und der Mindestbestellwert.

Bei der Umsatzart erinnert der Dialog daran, dass flinkest sie beim Speichern anhand von Land und UID-Nummer des Kunden neu berechnen kann (siehe „Tab Buchhaltung & Sonstiges"). Die beiden Lieferart-Haken übernimmt flinkest immer gemeinsam: Hakst du die Lieferarten an, gelten beide Werte so, wie sie im Dialog stehen, für alle ausgewählten Kunden.

Anwenden wird erst klickbar, wenn mindestens ein Feld angehakt ist. Während flinkest die Kunden der Reihe nach ändert, zeigt ein Fortschrittsbalken den Stand, und der Dialog lässt sich nicht schließen. Danach meldet flinkest, wie viele Kunden geändert wurden; konnte ein Kunde nicht gespeichert werden — etwa weil ihm sonst keine Lieferart mehr bliebe —, nennt eine zweite Meldung die Zahl dieser Kunden, ohne dass die übrigen davon abhängen. Anschließend ist die Auswahl leer und die Liste lädt neu.

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Stamms — an den Steuerberater, für einen Serienbrief oder einen Abgleich — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und aus 34 wählbaren Feldern die gewünschten Spalten samt Reihenfolge; zusammengehörige Felder wie die Adresse lassen sich zu einer Spalte zusammenfassen. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — so exportierst du gezielt nur ein Segment, etwa alle Kunden einer Region; der Dialog weist darauf hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst, inklusive vieler unter „Weitere Felder" versteckter Angaben wie Vorname, Notiz, Rabatt oder Anlagedatum. Rechts unter „Angezeigte Spalten" siehst du die aktuelle Auswahl und ziehst sie am Griff in die gewünschte Reihenfolge — das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unterhalb der Spaltenauswahl legst du zusätzlich die Standardsortierung fest: Spalte plus Richtung, wählbar nur bei Spalten mit genau einem einfachen Feld.

Der Dialog sagt es gleich oben: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und bei allen anderen greift, auch in bereits geöffneten Listen ohne Neuladen; Lieferanten werden dabei als eigene Liste getrennt eingestellt. Standard-Spalten holt im Dialog die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz.

Auch unterwegs

Die Kundenliste steht auch in der mobilen App (iOS/Android) im Tab Stammdaten zur Verfügung — zum Nachschlagen, Anrufen und zur Navigation zur Adresse. Anlegen oder Bearbeiten von Kunden ist dort nicht vorgesehen.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Lieferanten
• Angebote
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Aufträge
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Bankregeln
• Kontakt-Einstellungen
• Shop Allgemein
• Lieferarten
• Beleg-Einstellungen
• E-Rechnung
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum finde ich einen Kunden über das Suchfeld nicht? Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — nicht aber Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein alter Filter aktiv ist: Die Liste merkt sich deinen letzten Stand.

Kann ich eigene Kundennummern vergeben? Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Kundennummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein — so führst du zum Beispiel Nummern aus einem Altsystem weiter. Ist sie bereits vergeben, weist flinkest dich darauf hin und verlinkt den Kunden, der sie hat.

Wie finde ich alle Kunden, deren UID-Nummer noch nie geprüft wurde? Öffne Filter & Sortierung und setze den Filter UID-Status auf „ist leer". So gehst du vor einer EU-Lieferung einmal durch den Stamm, statt eine ungültige Nummer erst am einzelnen Beleg zu bemerken. Regelmäßig erledigt das die UID-Prüfung in den Buchhaltungs-Einstellungen für alle Kunden auf einmal.

Warum lässt sich ein Kunde nicht endgültig löschen? Sobald ein Kunde unter anderem Belege, Zahlungen, Termine, Inventareinträge, kundenspezifische Preise hat oder eine Bankregel ihn zuordnet, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Das ist Absicht: Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten, hinterlegte Sonderpreise dürfen nicht verlorengehen, und eine Bankregel soll ihn weiterhin zuordnen können.

Wieso sehe ich die Schaltfläche „Neu" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch „Bearbeiten"/„Löschen" im Zeilenmenü sowie die Mehrfachauswahl blendet flinkest dann aus.

Wie ändere ich die Fakturierungsart oder das Zahlungsziel für viele Kunden auf einmal? Schalte die Mehrfachauswahl ein, hake die Kunden an und klicke auf Felder bearbeiten. Hake im Dialog nur die Felder an, die du ändern willst, und klicke auf Anwenden — alle anderen Angaben der Kunden bleiben unverändert.

Wie exportiere ich nur die gefilterten Kunden? Setze zuerst Suche und Filter in der Liste, öffne dann den Export über das Download-Symbol und wähle als Umfang „Alle Datensätze". Der Export übernimmt Filter und Suche unverändert.