Kunden

Kunden legst du in flinkest genau einmal an — danach arbeitet jeder Beleg mit diesen Daten weiter: Adresse, Zahlungsziel, eigene Kopf- und Fußtexte und die UID-Nummer wandern automatisch in jedes neue Angebot und jede Rechnung. Die Kundenliste dient drei Aufgaben: Finden, Pflegen und Handeln — und ist damit der Einstieg in den gesamten Kundenstamm. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit der Liste und wie du sie bedienst.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Kundenliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Kundennummer
Name	Firmenname bzw. Vor- und Nachname
Adresse	Straße, PLZ, Ort und Land
Kontakt	Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Die Liste zeigt ausschließlich Kunden; Lieferanten haben eine eigene, gleich aufgebaute Liste, damit sich die beiden Stämme nie vermischen. Ganz oben steht der Bereichstitel „Kunden", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Kunden bearbeiten darf. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen — so kann etwa der Außendienst nachschlagen, ohne versehentlich Stammdaten zu verändern.

Zur Kundenakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Kundendetails — die vollständige Kundenakte mit allen Belegen, Standorten und dem Umsatz. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Kunden (siehe „Aktionen aus der Zeile" weiter unten).

Alias-Name in der Liste

Ein hinterlegter Alias-Name — eine Kurzform oder ein Suchname, ohne den offiziellen Firmennamen zu verwässern — steht in Klammern hinter dem Namen, etwa „Müller GmbH (Müller)". Er wird auch von der Sofortsuche mitdurchsucht.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch den Stamm. Rechts daneben legt „Zeilen pro Seite" fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Kunden auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20. Praktisch, sobald der Stamm mehr als eine Bildschirmseite füllt.

Leerer Kundenstamm

Ist noch kein Kunde angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit Startbeschreibung. Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet — Erstnutzer-Führung und Rückmeldung bei „keine Treffer" laufen also über dieselbe Anzeige.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Kunden, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Was eine Kollegin gerade anlegt oder ändert, erscheint bei dir ohne Zutun.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld, du kannst sofort lostippen. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht genau fünf Felder: Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — also alles, was dir ein Anrufer typischerweise nennt. Ein Teil des Wortes genügt. Ort, PLZ, Straße, E-Mail-Adresse und Telefonnummer durchsucht das Feld nicht — dafür gibt es das Filterpanel.

A–Z blättern

Die Buchstabengruppen A–D, E–H bis U–X und Y–Z direkt unter der Kopfzeile blättern wie im Telefonbuch: Ein Klick zeigt nur Kunden, deren Name mit einem dieser Buchstaben beginnt, UND-verknüpft mit einer eventuell gesetzten Suche. Ein erneuter Klick auf die aktive Gruppe hebt die Einschränkung wieder auf. Bei Privatpersonen richtet sich die Gruppe nach dem Vornamen, weil der angezeigte Name dort aus Vor- und Nachname zusammengesetzt ist.

Filter & Sortierung

Für alles, was das Suchfeld nicht abdeckt, öffnet das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste das Panel Filter & Sortierung: Kundennummer, Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, UID-Nummer, UID-Status, Typ (Firma oder Privatperson), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land) sowie „Angelegt von" und „Angelegt am". Der Filter UID-Status bildet das Ergebnis der letzten UID-Prüfung ab; mit „ist leer" findest du vor der nächsten EU-Lieferung alle Kunden, deren Nummer noch nie geprüft wurde, statt es erst beim einzelnen Beleg zu bemerken. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen — so siehst du immer, warum die Liste gerade kürzer ist. Ein Filter-Reset-Knopf in der Werkzeugleiste erscheint, sobald mindestens ein solcher Nutzerfilter (oder Suche/Buchstabengruppe) aktiv ist, und bringt dich mit einem Klick zurück zum Gesamtstamm; der technisch immer aktive Pflichtfilter auf Kunden zählt dabei nicht mit.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Auswahlen — etwa „alle Firmenkunden ohne geprüfte UID" — musst du nicht jedes Mal neu zusammenstellen: Oben im Panel Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Filter- und Sortierkombination unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab; das Papierkorb-Symbol daneben löscht einen ausgewählten gespeicherten Filter wieder. Gespeicherte Filter sind persönlich — deine Kolleginnen und Kollegen sehen ihre eigenen. Kunden und Lieferanten führen dabei außerdem getrennte Listen gespeicherter Filter: Ein für die Kundenliste gespeicherter Filter taucht auf der Lieferantenliste nicht auf.

Sortierung der Liste

Drei Ebenen greifen ineinander: Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (# oder Name) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest, per Ziehen in die gewünschte Abfolge gebracht. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" — betriebsweit, für jeden Benutzer gleich. Ist keine hinterlegt, zeigt die Liste die Kunden nach Name aufsteigend; ohne das käme der Stamm in seiner Datenbank-Speicherreihenfolge, bei importierten Kunden also in Import-Reihenfolge.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Filter, Buchstabengruppe, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einem Kunden zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — du kannst also eine gefilterte Liste Kunde für Kunde abarbeiten. Kunden und Lieferanten führen dabei jeweils ihren eigenen gemerkten Stand. Nur der Ein-/Aus-Zustand der Mehrfachauswahl (siehe „Mehrfachauswahl und Massenlöschen") bleibt bewusst nicht erhalten.

Kunden anlegen und bearbeiten

Neuen Kunden anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neuen Kunden anlegen — er ist bewusst mehr als eine Adressmaske: Was du hier einmal hinterlegst, übernimmt flinkest später in jeden Beleg dieses Kunden. Oben, immer sichtbar, die Basisdaten — Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, bei Firmen zusätzlich die UID-Nummer und die GLN (eine weltweit eindeutige, 13-stellige GS1-Nummer für Handelspartner-Systeme; optional, aber bei Eingabe auf Format samt Prüfziffer kontrolliert), Name bzw. Vor- und Nachname mit Anrede und Titel, Alias-Name, Adresse, Telefon und E-Mail. Bei Privatpersonen setzt flinkest den Namen automatisch aus Vor- und Nachname zusammen; welcher Typ vorausgewählt ist, steuert eine Einstellung. Bei Firmen ist der Name Pflicht, bei Privatpersonen Vor- und Nachname; eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft, IBAN und BIC werden beim Speichern normalisiert und auf gültiges Format kontrolliert.

Darunter liegen vier Reiter — „Kommunikation", „Zahlung & Konditionen", „Belege" und „Buchhaltung & Sonstiges" —, dazu bei aktivem Shop-Modul bzw. eingeschaltetem Rechnungslauf ein weiterer Reiter „Shop & Rechnungslauf" mit Zahlarten, Bestellsperre und der Fakturierungsart: Sie entscheidet, ob ein Lieferschein dieses Kunden automatisch abgerechnet wird, sobald er unterschrieben bzw. finalisiert wird, oder erst im Rechnungslauf — Details dazu bei „Beleg direkt aus der Zeile erstellen".

Firmen-Kunden lassen sich beschleunigt anlegen: Tippst du im Namensfeld, schlägt flinkest über eine externe Firmenregister-Abfrage passende Unternehmen samt Adresse, Telefonnummer und Website vor — das spart Tipparbeit und vermeidet Adressfehler auf späteren Belegen (der Dienst braucht Internetzugriff und liefert lokal in Testumgebungen keine Vorschläge).

Nach dem Speichern landest du direkt in den Kundendetails, wo du bei Bedarf Standorte als Lieferadressen ergänzt.

Kundennummer

Die Kundennummer ist die eindeutige Referenz des Kunden — auch gegenüber der Buchhaltung: Zwei Kunden mit derselben Nummer würden Zahlungen und Umsätze dem falschen Konto zuordnen. Deshalb vergibt flinkest sie beim Speichern standardmäßig automatisch nach dem Nummernkreis aus den Kontakt-Einstellungen. Der Schalter Auto im Dialog steuert das: eingeschaltet heißt „automatisch beim Speichern", ausgeschaltet trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst — etwa um Nummern aus einem Altsystem weiterzuführen. Bereits anderweitig vergebene Nummern überspringt die automatische Vergabe dabei von selbst, notfalls bis zu tausend Nummern weiter — ein manuell nummerierter Kunde blockiert sie also nicht mehr. Trägst du von Hand eine schon vergebene Nummer ein, wird nicht gespeichert; stattdessen erscheint ein Hinweis mit einem Link auf den Kunden, der sie belegt, damit du den Konflikt sofort auflösen kannst.

Validierung beim Speichern

Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur — eine Wahrheit statt zweier, die auseinanderlaufen könnten. Lässt du ein Pflichtfeld leer (Name bei Firmen, Vor- und Nachname bei Privatpersonen) und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld, nicht nur als allgemeiner Hinweis.

Firmen-Schnellanlage per Registerabfrage

Siehe den Absatz zur Registerabfrage unter „Neuen Kunden anlegen" oben — sie läuft direkt im Namensfeld des Anlegen-Dialogs, sobald du bei Typ „Unternehmen" zu tippen beginnst.

UID-Nummer prüfen

Lieferst du ohne Umsatzsteuer in ein anderes EU-Land, trägst du das Steuerrisiko, wenn die UID des Kunden nicht stimmt — deshalb lohnt es sich, die Nummer gleich beim Anlegen über die Schaltfläche Prüfen neben dem Feld UID-Nummer bestätigen zu lassen, sobald eine Nummer eingegeben ist. Das Ergebnis speichert flinkest am Kunden; über den Filter UID-Status der Liste findest du später jederzeit alle Kunden mit ungeprüfter oder ungültiger Nummer. Änderst du die Nummer, ohne sie neu prüfen zu lassen, verwirft flinkest das alte Prüfergebnis — es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es nicht mehr gibt. Eine nicht prüfbare UID-Nummer verhindert das Speichern nie.

Tab „Kommunikation"

Hier trägst du weitere Kontaktwege ein — Website, LinkedIn, Xing und Ähnliches — und legst zusätzlich fest, wohin Belege dieses Kunden automatisch gehen: Rechnungen zum Beispiel direkt an die Buchhaltungs-Adresse des Kunden statt an den allgemeinen Ansprechpartner. Das Feld für unterschriebene Lieferscheine wirkt erst, wenn der automatische Versand in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist — der Dialog weist darauf hin und verlinkt dorthin.

Tab „Zahlung & Konditionen"

IBAN und BIC des Kunden, sein Zahlungsziel samt Skonto-Tagen und -Prozentsatz sowie ein Rabatt in Prozent oder Euro. Zahlungsziel und Rabatt sind der Grund, warum du beim Belegschreiben nicht mehr an die Konditionen denken musst: Jeder neue Beleg dieses Kunden übernimmt sie automatisch — die Kundenwerte gehen dabei den betrieblichen Standard-Zahlungsbedingungen vor.

Tab „Belege"

Eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart (Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift), etwa eine Rahmenvertragsklausel, die auf jeder Rechnung genau dieses Kunden stehen soll. Sie gehen den allgemeinen Texten aus den Beleg-Einstellungen vor.

Tab „Buchhaltung & Sonstiges"

Vorkontierung am Kunden: Kreditorennummer, BMD-Nummer, Umsatzart (Vorgabe „Erlöse Inland"), Kostenstelle und Kostenschlüssel legst du einmal fest, damit die Belege des Kunden später in der Buchhaltungs-Übersicht und im Export an den Steuerberater richtig zugeordnet ankommen, ohne dass jemand je Beleg eingreifen muss — dazu eine interne Notiz. Aus dem gewählten Land leitet flinkest die Umsatzart teils selbst ab: Ein Land außerhalb der EU ergibt „Erlöse Ausland", ein anderes EU-Land zusammen mit einer hinterlegten UID-Nummer ergibt „Erlöse EU" (österreichische Kunden sind von dieser Automatik ausgenommen). Steht die Umsatzart auf „Erlöse Ausland", auf „Erlöse EU" mit UID oder auf „Bauleistung", rechnet flinkest neue Belege dieses Kunden ohne Umsatzsteuer — ebenso, wenn dein eigenes Unternehmen als Kleinunternehmer geführt wird; den passenden gesetzlichen Hinweis druckt flinkest automatisch mit auf den Beleg. Eine spätere Änderung der Umsatzart wirkt nur auf neue Belege, ein bereits angelegter Beleg behält seine ursprüngliche Steuerbehandlung.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust bei diesem großen Formular.

Bestehenden Kunden bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Kunden vorbefüllt. Anders als beim Anlegen (das direkt auf die Detailseite führt) bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt — praktisch, um gleich mit dem nächsten Kunden weiterzumachen.

Aktionen aus der Zeile und Massenaktionen

Beleg direkt aus der Zeile erstellen

Der eigentliche Lohn der Stammdaten-Pflege: Aus dem Zeilenmenü startest du Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen, Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen — jeweils nur sichtbar, wenn du die passende Belegart bearbeiten darfst. flinkest legt den Beleg mit Name, Adresse, dem UID-/Export-Kennzeichen (bei „Erlöse EU" nur mit hinterlegter UID-Nummer), Kopf-/Fußtexten (Kunde vor Mandanten-Standard) und dem Zahlungsziel dieses Kunden an — der Reihe nach aus dessen Zahlungsbedingungen, sonst der betrieblichen Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto" — und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Du musst den Kunden auf der Belegseite also nicht erneut suchen: Angebote und Rechnungen haben jeweils eine eigene Liste. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen dabei sofort als fertiger Beleg, Lieferschein und Rechnung als Entwurf — für einen so erstellten Lieferschein greift danach dieselbe Fakturierungsart wie für jeden anderen Lieferschein dieses Kunden.

Kunden löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Löschen von ‹Name›" bestätigen. Hängen am Kunden bereits Belege — ausgehende wie eingehende —, Termine, Inventareinträge oder kundenspezifische Preise bzw. Shop-Kategorie-Sichtbarkeiten, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen — seine Rechnungen und Lieferscheine behalten damit ihren Empfänger, hinterlegte Sonderpreise bleiben erhalten. Erst ein Kunde ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht, ein bestehender Shop-Zugang wird deaktiviert. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, endet das Lade-Overlay mit einem Fehler-Toast samt Begründung, und der Kunde bleibt unangetastet stehen.

Mehrfachauswahl und Massenlöschen

Schalte die Mehrfachauswahl über das Kästchen in der Werkzeugleiste ein — dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten von Kunden. Es blendet Zeilen-Kästchen und ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite ein, samt Zähler „n Kontakte ausgewählt". Hake die gewünschten Kunden an und klicke in der erscheinenden Leiste auf Löschen; die Rückfrage „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden" nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Kunden nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — inklusive Begründung je Kunde. Ein einzelner nicht löschbarer Kunde bricht die übrigen also nicht ab.

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Stamms — an den Steuerberater, für einen Serienbrief oder einen Abgleich — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und aus 34 wählbaren Feldern die gewünschten Spalten samt Reihenfolge; zusammengehörige Felder wie die Adresse lassen sich zu einer Spalte zusammenfassen. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — so exportierst du gezielt nur ein Segment, etwa alle Kunden einer Region; der Dialog weist darauf hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst, inklusive vieler unter „Weitere Felder" versteckter Angaben wie Vorname, Notiz, Rabatt oder Anlagedatum. Rechts unter „Angezeigte Spalten" siehst du die aktuelle Auswahl und ziehst sie am Griff in die gewünschte Reihenfolge — das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unterhalb der Spaltenauswahl legst du zusätzlich die Standardsortierung fest: Spalte plus Richtung, wählbar nur bei Spalten mit genau einem einfachen Feld.

Der Dialog sagt es gleich oben: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und beim nächsten Laden bei allen anderen greift; Lieferanten werden dabei als eigene Liste getrennt eingestellt. Standard-Spalten holt im Dialog die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz.

Auch unterwegs

Die Kundenliste steht auch in der mobilen App (iOS/Android) im Tab Stammdaten zur Verfügung — zum Nachschlagen, Anrufen und zur Navigation zur Adresse. Anlegen oder Bearbeiten von Kunden ist dort nicht vorgesehen.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Lieferanten
• Angebote
• Rechnungen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Aufträge
• Kontakt-Einstellungen
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum finde ich einen Kunden über das Suchfeld nicht? Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — nicht aber Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein alter Filter aktiv ist: Die Liste merkt sich deinen letzten Stand.

Kann ich eigene Kundennummern vergeben? Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Kundennummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein — so führst du zum Beispiel Nummern aus einem Altsystem weiter. Ist sie bereits vergeben, weist flinkest dich darauf hin und verlinkt den Kunden, der sie hat.

Wie finde ich alle Kunden, deren UID-Nummer noch nie geprüft wurde? Öffne Filter & Sortierung und setze den Filter UID-Status auf „ist leer". So gehst du vor einer EU-Lieferung einmal durch den Stamm, statt eine ungültige Nummer erst am einzelnen Beleg zu bemerken.

Warum lässt sich ein Kunde nicht endgültig löschen? Sobald ein Kunde Belege, Termine, Inventareinträge oder kundenspezifische Preise hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Das ist Absicht: Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten, und hinterlegte Sonderpreise dürfen nicht verlorengehen.

Wieso sehe ich die Schaltfläche „Neu" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch „Bearbeiten"/„Löschen" im Zeilenmenü sowie die Mehrfachauswahl blendet flinkest dann aus.

Wie exportiere ich nur die gefilterten Kunden? Setze zuerst Suche und Filter in der Liste, öffne dann den Export über das Download-Symbol und wähle als Umfang „Alle Datensätze". Der Export übernimmt Filter und Suche unverändert.