Kunden

Die Kundenliste ist der zentrale Ort für alle Kunden deines Unternehmens. Von hier legst du neue Kunden an, findest bestehende über Suche und Filter wieder, springst in die Detailansicht und startest mit einem Klick ein Angebot oder eine Rechnung. Die Liste zeigt ausschließlich Kunden — Lieferanten haben eine eigene, gleich aufgebaute Liste.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Kunden", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Kunden zu bearbeiten. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Wer welches Recht hat, steht in der Benutzerverwaltung.

Suchen, A–Z und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Suchfeld — der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits darin, du kannst also sofort lostippen. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer. Ein Teil des Wortes genügt.
• Buchstabengruppen A–D, E–H, … — zeigt nur Kunden, deren Name mit einem dieser Buchstaben beginnt. Ein erneuter Klick auf die aktive Gruppe hebt die Einschränkung wieder auf.
• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel mit den ausführlichen Filtern: Kundennummer, Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, UID-Nummer, UID-Status (Ergebnis der letzten Prüfung), Typ (Firma oder Privatperson), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land) sowie „Angelegt von" und „Angelegt am". Im Reiter Sortierung legst du fest, wonach die Liste sortiert wird; mehrere Sortierfelder lassen sich per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen.
• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein. Nur sichtbar, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Gesetzte Filter erscheinen als Leiste oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen.

Die Liste merkt sich deinen Stand. Suche, Filter, Buchstabengruppe und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einem Kunden zurück, steht die Liste genau so da wie vorher. Kunden und Lieferanten führen dabei jeweils ihren eigenen gemerkten Stand — ein Filter drüben wirkt hier nicht mit.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Kundennummer
Name	Firmenname bzw. Vor- und Nachname; ein hinterlegter Alias-Name steht in Klammern daneben
Adresse	Straße, PLZ, Ort und Land
Kontakt	Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet: Sie lassen sich für den ganzen Betrieb umstellen — siehe Spalten der Liste festlegen weiter unten.

Ein Klick auf den Namen öffnet die Kundendetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Kunden. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten.

Ist noch kein Kunde angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit Startbeschreibung.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes einen Kunden, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Aktionen

Neuen Kunden anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich ein Dialog mit allen Stammdaten in Abschnitten: Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, Name bzw. Vor- und Nachname mit Anrede und Titel, Alias-Name, Adresse, Telefon und E-Mail, weitere Kontaktwege (Website, LinkedIn, Xing …), Zahlungsdaten (IBAN, BIC, Zahlungsziel und Skonto), ein Rabatt, der automatisch für neue Belege dieses Kunden gilt, eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart, Buchhaltungsangaben (Kreditorennummer, Umsatzart, Kostenstelle) sowie UID-Nummer, Kontaktgruppe und eine interne Notiz. Bei Firmen schlägt flinkest während der Namenseingabe passende Unternehmen samt Adresse und Telefonnummer vor. Nach dem Speichern landest du direkt in den Kundendetails.

Kundennummer. Lässt du das Feld leer, vergibt flinkest die Nummer beim Speichern automatisch nach dem Nummernkreis, den du in den Kontakt-Einstellungen festlegst. Im Dialog steuert der Schalter Auto das: eingeschaltet heißt „automatisch beim Speichern", ausgeschaltet trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst. Ist die Nummer schon vergeben, wird nicht gespeichert — stattdessen erscheint ein Hinweis mit einem Link auf den Kunden, der sie belegt.

Pflichtfelder. Bei Firmen ist der Name Pflicht, bei Privatpersonen Vor- und Nachname. Bei Privatpersonen setzt flinkest den Namen automatisch aus Vor- und Nachname zusammen. Eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft.

Bankdaten. IBAN und BIC werden beim Speichern in Großbuchstaben und ohne Leerzeichen abgelegt und auf ein gültiges Format geprüft. Passt das Format nicht, wird der Kunde nicht gespeichert.

Umsatzart und Umsatzsteuer. Aus dem gewählten Land leitet flinkest die Umsatzart ab: ein Land außerhalb der EU ergibt „Erlöse Ausland", ein anderes EU-Land zusammen mit einer hinterlegten UID-Nummer ergibt „Erlöse EU". Für die Umsatzart „Erlöse EU" ist die UID-Nummer verpflichtend. Steht die Umsatzart auf „Erlöse EU" mit UID oder auf „Bauleistung", rechnet flinkest neue Belege für diesen Kunden ohne Umsatzsteuer (Übergang der Steuerschuld). Dasselbe gilt, wenn dein Unternehmen in den Einstellungen als Kleinunternehmer geführt wird. Das gewählte Buchungskonto und die Kostenstelle wirken später in der Buchhaltungs-Übersicht.

UID-Nummer. Die Nummer wird beim Speichern vereinheitlicht (Leer- und Trennzeichen fallen weg). Änderst du sie, ohne sie neu prüfen zu lassen, verwirft flinkest das alte Prüfergebnis — es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es nicht mehr gibt. Eine nicht prüfbare UID-Nummer verhindert das Speichern nie.

Kunden bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog. Willst du ihn mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach. Nach dem Speichern bleibst du in der Liste.

Beleg direkt aus der Liste erstellen. Das Zeilenmenü bietet Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen, Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen an — jeweils nur, wenn du die passende Belegart bearbeiten darfst. flinkest legt den Beleg mit den Daten dieses Kunden an und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung: Angebote, Lieferscheine und Rechnungen haben jeweils eine eigene Liste.

Was flinkest dabei übernimmt. Name und Adresse des Kunden wandern in den Beleg, das Belegdatum steht auf heute. Das Zahlungsziel ermittelt flinkest der Reihe nach: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen fertig, Lieferschein und Rechnung als Entwurf.

Kunden löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen.

Mehrere Kunden auf einmal löschen. Schalte die Mehrfachauswahl ein, hake die gewünschten Kunden an und klicke in der erscheinenden Leiste auf Löschen. Die Rückfrage nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Kunden nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — inklusive Begründung je Kunde.

Was beim Löschen wirklich passiert. Hängen am Kunden bereits Belege oder Termine, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen — seine Rechnungen und Lieferscheine behalten damit ihren Empfänger. Erst ein Kunde ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht; ein bestehender Shop-Zugang wird deaktiviert.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten. Die Spalten lassen sich in die gewünschte Reihenfolge ziehen und zu einer Spalte zusammenfassen; die Adresse wird dir bereits als fertiger Block angeboten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — darauf weist der Dialog hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren und darin bestimmst du, welche Spalten die Kundenliste zeigt und in welcher Reihenfolge.

Links unter Verfügbare Spalten stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst; das Suchfeld darüber grenzt sie ein. Unter Weitere Felder kommen dabei auch Felder ans Licht, die die Liste normalerweise nicht zeigt — etwa Vorname, Nachname, Notiz, Rabatt oder das Anlagedatum. Verknüpfte Bereiche wie Land, Kontaktgruppe, Hauptkontakt oder Standardstandort stehen als eigener Punkt darunter und klappen ihre Felder erst auf, wenn du sie anklickst. Rechts unter Angezeigte Spalten siehst du die aktuelle Auswahl: Das Plus links übernimmt eine Spalte, das Kreuz entfernt sie, und am Griff ziehst du sie an die richtige Stelle — diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung ganz, Speichern übernimmt sie.

Diese Einstellung gilt für alle. Der Dialog sagt es gleich oben: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Nach dem Speichern meldet flinkest „Spalten-Konfiguration für alle Benutzer gespeichert." und deine Liste zeigt die neuen Spalten sofort; alle anderen sehen sie, sobald sie flinkest das nächste Mal laden. Nach dem Zurücksetzen lautet die Meldung „Spalten-Konfiguration wurde zurückgesetzt.". Mehr als 30 Spalten nimmt flinkest nicht an. Kunden und Lieferanten werden getrennt eingestellt — dieselbe Änderung wirkt also nicht automatisch drüben.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Lieferanten
• Angebote
• Rechnungen
• Aufträge
• Kontakt-Einstellungen
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum finde ich einen Kunden über das Suchfeld nicht? Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — nicht aber Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein alter Filter aktiv ist: Die Liste merkt sich deinen letzten Stand.

Kann ich eigene Kundennummern vergeben? Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Kundennummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, weist flinkest dich darauf hin und verlinkt den Kunden, der sie hat. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Kontakt-Einstellungen fest.

Wie bekomme ich eine zusätzliche Spalte in die Kundenliste? Über das Zahnrad unten links neben dem Download-Symbol. Im Dialog „Spalten konfigurieren" wählst du links das Feld aus, ziehst es rechts an die gewünschte Stelle und speicherst. Die neue Spalte gilt danach für alle Benutzer — es ist keine persönliche Ansicht. Erscheint das Zahnrad nicht, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Listen-Spalten zu konfigurieren.

Ich habe die Spalten verstellt — wie komme ich zurück? Öffne das Zahnrad und klicke auf Auf Standard zurücksetzen. Damit wird die gespeicherte Einstellung gelöscht und die Liste zeigt wieder die vier ausgelieferten Spalten. Willst du nur im Dialog von vorn anfangen, ohne zu speichern, nimm stattdessen Standard-Spalten.

Warum lässt sich ein Kunde nicht endgültig löschen? Sobald ein Kunde Belege oder Termine hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Das ist Absicht: Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten.

Warum steht auf einer Rechnung keine Umsatzsteuer? Das steuert die Umsatzart des Kunden. Bei „Erlöse EU" mit hinterlegter UID-Nummer und bei „Bauleistung" wird ohne Umsatzsteuer gerechnet, weil die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht. Auch die Kleinunternehmer-Einstellung deines Unternehmens wirkt so.

Wie exportiere ich nur die gefilterten Kunden? Setze zuerst Suche und Filter in der Liste, öffne dann den Export über das Download-Symbol und wähle als Umfang „Alle Datensätze". Der Export übernimmt Filter und Suche unverändert — der Dialog blendet dazu einen Hinweis ein.

Wieso sehe ich die Schaltfläche „Neu" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch die Einträge „Bearbeiten" und „Löschen" im Zeilenmenü sowie die Mehrfachauswahl blendet flinkest dann aus.