Belege per E-Mail

Dein Betrieb hat eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsbelege. Lieferanten schicken ihre Rechnungen als PDF dorthin — oder du leitest eine Rechnung, die bei dir angekommen ist, dorthin weiter —, flinkest holt die Post regelmäßig ab und legt daraus Eingangsrechnungen an. Diese Seite ist das Protokoll dazu: Welche Mail ist angekommen, zu welchem Kontakt gehört sie, und was ist aus jedem einzelnen Anhang geworden — ein Admin-Werkzeug, damit ein für den Anwender unsichtbarer Kanal nachvollziehbar bleibt.

Zugriff & Grundgerüst

Nur Administratoren haben Zugriff

Die Seite ist Administratoren vorbehalten — sowohl die Seite selbst als auch die Liste und die Original-Anhänge in der Schnittstelle dahinter prüfen dieselbe Rolle, ein direkter Zugriff ohne Oberfläche ist also genauso gesperrt. Ohne Administratorrecht wirst du sofort auf die Hinweisseite für fehlenden Zugriff umgeleitet. Wer Administrator ist, steht in der Benutzerverwaltung. Die Eingangsadresse selbst und das sofortige Abrufen der Post gibt es zusätzlich in den Eingangsrechnungen für alle, die Eingangsrechnungen bearbeiten dürfen — siehe „Post sofort abrufen".

Einen Menüpunkt gibt es bewusst nicht — wie das Systemprotokoll erreichst du diese Seite nur über ihre eigene Adresse, nicht über ein Menü. Das ist Absicht: Es ist ein Werkzeug für Admins und Support, kein Bildschirm für den Alltag.

Nicht zu verwechseln mit anderen E-Mail-Bereichen. Die E-Mail-Konten in den Einstellungen verbinden dein eigenes Postfach mit flinkest, unter anderem damit die Buchhaltung darin nach fehlenden Belegen zu Bankbuchungen sucht. Der E-Mail-Verlauf zeigt dagegen die Nachrichten, die flinkest selbst verschickt hat. Diese Seite hier ist die einzige, auf der eingehende Post landet.

Eigene Eingangsadresse anzeigen

Rechts oben steht unter Ihre Eingangsadresse genau die Adresse, an die deine Lieferanten schreiben sollen — je Betrieb eine eigene, von flinkest vergeben und nicht änderbar. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage und meldet „In die Zwischenablage kopiert"; klappt das nicht, erscheint „Kopieren fehlgeschlagen" und du markierst die Adresse von Hand. Am schnellsten wirkt die Adresse, wenn dein Lieferant sie fest als Rechnungsempfänger hinterlegt statt sie nur einmalig in eine Mail zu setzen.

Weiterleiten geht auch. Schreibt ein Lieferant weiterhin an dein eigenes Postfach, leitest du seine Rechnung einfach an die Eingangsadresse weiter — von Hand oder über eine Weiterleitungsregel deines Postfachs. flinkest erkennt eine weitergeleitete Mail auch dann, wenn die Eingangsadresse nicht im An-Feld steht, weil die Regel die Mail unverändert umleitet.

Fehlt der Block ganz, ist der Belegempfang per E-Mail für diese Installation nicht eingerichtet — dann wird auch keine Post abgeholt.

Liste, Statusfilter, Suche

Nach Status filtern

Links in der Werkzeugleiste liegen vier Schalter: Verarbeitet, Unbekannter Absender, Fehler und Empfangen. Du kannst mehrere gleichzeitig einschalten; ohne Auswahl zeigt die Liste alles — schnelles Eingrenzen auf den relevanten Fall, etwa nur Fehler für die Fehlersuche. Unbekannter Absender findet nur noch ältere Mails aus der Zeit, als Mails von unbekannten Absendern nicht ausgewertet wurden (siehe „Die Liste anzeigen").

Nach Betreff oder Absender suchen

Das Suchfeld mit dem Hinweis „Nach Betreff oder Absender filtern…" durchsucht Betreff, Absendername und Absenderadresse gleichzeitig (ein Treffer in irgendeinem genügt) und startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst. Der Name des zugeordneten Kontakts gehört ausdrücklich nicht dazu — dafür gibt es die Spalte Kontakt.

Eine Eigenheit nach dem Zurücksetzen. Setzt du die Filter über „Filter zurücksetzen" zurück und tippst danach exakt denselben Suchbegriff noch einmal ein, wertet flinkest die Eingabe als unverändert und filtert nicht danach. Ändere den Text minimal (z. B. ein Zeichen ergänzen und wieder löschen) oder lade die Seite neu, wenn eine Suche so ins Leere läuft.

Filter zurücksetzen

Rechts in der Werkzeugleiste nimmt Filter zurücksetzen Statusauswahl und Suchtext zurück und springt auf die erste Seite.

Liste aktuell halten

Kommt eine neue Mail an, erscheint sie ohne Zutun in der Liste — der Import läuft etwa alle 15 Minuten im Hintergrund, ohne Live-Reload sähst du eine neu eingetroffene Mail sonst erst nach einem Neuladen. Für eine gezielte Auffrischung liegt zusätzlich ein Aktualisieren-Symbol in der Werkzeugleiste sowie ein zweites unten rechts im Paginator der Tabelle.

Post sofort abrufen. Willst du nicht auf den nächsten Abruf warten — etwa weil du gerade eine Rechnung weitergeleitet hast —, startest du ihn in den Eingangsrechnungen über die Schaltfläche mit deiner Eingangsadresse, ‹Eingangsadresse› abrufen. Die Meldung „E-Mails werden im Hintergrund abgerufen. Neue Belege erscheinen in der Liste." bestätigt den Start; läuft gerade schon ein Abruf, startet ein weiterer Klick keinen zweiten. Die abgeholten Mails erscheinen danach von selbst hier in der Liste. Auf dieser Seite selbst gibt es die Schaltfläche nicht.

Der Zustand dieser Seite überlebt eine Navigation nicht. Anders als die meisten Listen in flinkest merkt sich diese Seite Filter, Suche und Blätterstand nicht über einen Seitenwechsel hinweg — jeder erneute Aufruf startet wieder im Ausgangszustand. Für ein Werkzeug, das man kurz aufruft, prüft und wieder verlässt, ist das so vorgesehen.

Die Liste anzeigen

Die Liste zeigt die zuletzt eingegangene Mail oben. Jede Zeile hat sechs Spalten:

Spalte	Inhalt
Empfangen am	Datum und Uhrzeit, zu der die Mail eingegangen ist
Absender	der Name aus der Mail, darunter klein die Absenderadresse
Betreff	die Betreffzeile; lange Betreffs werden abgeschnitten
Kontakt	der Kontakt, dem diese Absenderadresse gehört — bei unbekanntem Absender leer
Anhänge	Anzahl der PDF-Anhänge — ist aus der Mail ein Beleg entstanden, zählen die übrigen Dateien der Mail mit; 0 heißt: kein PDF dabei
Status	wie weit die Mail ist, als farbige Markierung

Ist noch keine einzige Mail eingegangen, bleibt die Liste leer — nur die Spaltenköpfe stehen dann da, einen Hinweis wie „Keine Einträge gefunden" gibt es auf dieser Seite nicht.

Bekannter oder unbekannter Absender. Gehört die Absenderadresse zu einem deiner Kontakte, steht er in der Spalte Kontakt; ist dieser Kontakt ein Lieferant, wird der entstehende Beleg fest diesem Lieferanten zugeordnet. Bei einem unbekannten Absender bleibt die Spalte leer, ausgewertet werden die Anhänge trotzdem — den Lieferanten ordnet dann die Analyse zu, genau wie beim Hochladen von Hand. So kommen auch Rechnungen an, die ein Lieferant von einer neuen Adresse schickt oder die du selbst weiterleitest.

Der Status der Mail sagt, wie weit die Verarbeitung ist — nicht, ob ein Beleg entstanden ist:

• Empfangen — die Mail ist erfasst, die Verarbeitung läuft noch. Dieser Zustand dauert normalerweise nur Sekunden.
• Verarbeitet — flinkest ist mit der Mail fertig. Ob daraus ein Beleg wurde, steht am einzelnen Anhang (siehe „Zeile aufklappen: Anhänge ansehen").
• Unbekannter Absender — gibt es nur bei älteren Mails: Damals wurden Anhänge von Absendern ohne passenden Kontakt nur abgelegt und nicht ausgewertet. Neue Mails bekommen diesen Status nicht mehr.
• Fehler — mindestens ein PDF-Anhang ließ sich nicht verarbeiten, oder die Verarbeitung der Mail ist unterwegs abgebrochen. Der Grund steht in der aufgeklappten Zeile, zusammen mit dem, was du jetzt tun kannst (siehe „Zeile aufklappen: Anhänge ansehen"). Auch bei einem unerwarteten Abbruch bleibt eine Mail nicht auf Empfangen hängen, sondern landet auf Fehler — du findest sie also mit dem Filter.

Einzelne Mails werden nicht gemeldet. Ob eine Mail importiert oder mit Fehler beendet wurde, meldet flinkest nirgends — das siehst du ausschließlich hier auf dieser Seite. Nur wer die Post in den Eingangsrechnungen von Hand abruft, bekommt eine kurze Meldung zum Abruf selbst. Ein regelmäßiger Blick mit dem Filter Fehler lohnt sich deshalb.

Diese Liste ist eine reine Anzeige. Anders als die übrigen Listen in flinkest lässt sie sich nicht nach Spalten sortieren, die Spaltenauswahl ist fest, und einen Export gibt es hier nicht. Auch ändern, löschen oder erneut verarbeiten kannst du hier nichts — die Einträge entstehen ausschließlich beim Abholen der Post.

Blättern durch die Treffer

Unten blätterst du durch die Seiten und stellst ein, wie viele Zeilen eine Seite zeigt (10, 20, 50 oder 100, Vorgabe 50); die Zählung daneben nennt den gerade sichtbaren Ausschnitt.

Zeilen-Expansion (pro Mail: Anhänge, Fehlermeldung)

Zeile aufklappen: Anhänge ansehen

Der Pfeil ganz links klappt die Zeile auf. Darunter steht — falls bei der Mail etwas schiefging — zuerst rot ein Hinweis zur ganzen Mail, danach jeder Anhang mit Dateiname, Dateigröße, seinem eigenen Status und den passenden Schaltflächen. Hat die Mail kein PDF mitgebracht, steht dort „Keine PDF-Anhänge".

Die übrigen Dateien einer Mail, aus der ein Beleg wurde. Ausgewertet werden nur PDFs. Ist aus mindestens einem davon ein Eingangsbeleg entstanden, legt flinkest zusätzlich alles ab, was sonst noch in der Mail steckt — etwa eine Excel-Aufstellung oder ein Lieferschein als Bild — und hängt es zusammen mit einer Datei E-Mail.txt (Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Text der Mail) an den Beleg. Ebenso landet dort ein PDF derselben Mail, das selbst keine Rechnung ist. So bleibt am Beleg sichtbar, was der Lieferant dazu geschrieben hat, und die Kontierung kann diese Angaben berücksichtigen; Einzelheiten stehen beim Eingangsbeleg. Hier in der Liste erscheinen diese weiteren Dateien als eigene Anhänge mit Status Gespeichert. Ist aus der Mail kein Beleg entstanden, wird außer den PDFs nichts abgelegt — dann tauchen andere Dateitypen hier gar nicht auf.

Der rote Hinweis zur Mail lautet je nach Lage:

• „Nicht alle PDF-Anhänge konnten importiert werden – Details bei den Anhängen unten." — Einzelne Anhänge sind gescheitert; was zu tun ist, steht beim jeweiligen Anhang. Die übrigen Anhänge derselben Mail wurden trotzdem normal verarbeitet.
• „Die E-Mail konnte nicht vollständig verarbeitet werden. Bitte leiten Sie sie erneut weiter." — Die Verarbeitung ist schon vor oder zwischen den Anhängen abgebrochen; darunter stehen dann womöglich gar keine oder nicht alle Anhänge. Leite die Mail aus deinem eigenen Postfach noch einmal an die Eingangsadresse weiter — bereits importierte Dateien erkennt flinkest dabei als Bereits importiert, ein doppelter Beleg entsteht nicht.

Je Anhang gibt es fünf Zustände:

• Gespeichert — abgelegt, aber nicht ausgewertet. Während eine Mail verarbeitet wird, steht ein PDF kurz so da; dauerhaft bei den weiteren Dateien einer Mail, aus der ein Beleg wurde (siehe oben), und bei den älteren Mails mit Status „Unbekannter Absender".
• Importiert — daraus ist ein Eingangsbeleg geworden.
• Bereits importiert — dieselbe Datei liegt schon als Beleg vor.
• Keine Rechnung — das PDF wurde gelesen, ist aber kein Beleg. Daraus entsteht nichts, die Datei bleibt abrufbar. Wurde aus einem anderen PDF derselben Mail ein Beleg, hängt sie zusätzlich als Dokument an diesem Beleg.
• Fehler — die Verarbeitung ist gescheitert; der Grund steht direkt hinter der Dateigröße (siehe unten).

Warum ein Anhang auf „Fehler" steht — und was du tust. Hinter der Dateigröße nennt flinkest die Ursache gleich mit dem nächsten Schritt:

• „Der Anhang ist größer als 20 MB und kann nicht automatisch ausgelesen werden. Bitte laden Sie ihn unter Eingangsrechnungen selbst hoch." — Die Auswertung wird bei so großen Dateien gar nicht erst versucht, und das Original wird auch nicht abgelegt; es gibt hier also kein Download-Symbol. Nimm das PDF aus der ursprünglichen Mail und lade es in den Eingangsrechnungen von Hand hoch.
• „Der Anhang konnte nicht aus dem Postfach geladen werden. Bitte leiten Sie die E-Mail erneut weiter." — Die Datei kam beim Abholen nicht an, abgelegt ist nichts. Leite die Mail aus deinem Postfach noch einmal an die Eingangsadresse weiter; der nächste Abruf holt sie als neuen Eintrag ab.
• „Der Anhang konnte nicht gespeichert werden. Bitte leiten Sie die E-Mail erneut weiter." — Die Datei kam zwar an, ließ sich aber nicht ablegen; es gibt deshalb weder ein Original zum Herunterladen noch einen Beleg. Auch hier hilft erneutes Weiterleiten.
• „Das automatische Auslesen dieses Anhangs ist fehlgeschlagen. Bitte laden Sie ihn unter Eingangsrechnungen selbst hoch." — Die Datei liegt vor, nur die Analyse ist gescheitert. Lade das Original über das Download-Symbol herunter und in den Eingangsrechnungen von Hand hoch.
• „Der Eingangsbeleg wurde angelegt, die automatische Analyse konnte aber nicht abgeschlossen werden. Bitte prüfen und vervollständigen Sie den verknüpften Beleg." — Hier ist der Beleg schon entstanden, nur das Befüllen aus der Analyse ist nicht fertig geworden. Lade das PDF deshalb nicht noch einmal hoch, sonst hast du denselben Beleg zweimal; öffne stattdessen über Beleg öffnen den verknüpften Beleg und ergänze die fehlenden Angaben dort.
• „Dieser Anhang konnte nicht importiert werden." — erscheint bei älteren Einträgen, zu denen keine genauere Ursache gespeichert ist.

Die technische Originalmeldung steht als Tooltip dahinter: Fährst du mit der Maus über den Hinweis, zeigt flinkest sie an — hilfreich, wenn du dich an den Support wendest.

Fehler bei einer der weiteren Dateien. Lässt sich eine der weiteren Dateien (kein PDF) nicht aus dem Postfach laden, ist sie größer als 20 MB oder lässt sie sich nicht ablegen, steht auch sie auf Fehler. Die Mail bleibt trotzdem auf Verarbeitet, denn der Beleg ist entstanden — nur diese eine Datei fehlt dann unter den Dokumenten des Belegs. Der Hinweis hinter der Dateigröße ist dabei derselbe wie bei einem PDF; seine Empfehlung, die Mail erneut weiterzuleiten oder die Datei unter Eingangsrechnungen hochzuladen, gilt für diese Dateien nicht: Erneutes Weiterleiten legt sie nicht noch einmal ab, weil das PDF dann nur als Bereits importiert erkannt wird. Brauchst du die Datei am Beleg, nimm sie aus der ursprünglichen Mail und lege sie am Eingangsbeleg von Hand unter den Dokumenten ab.

Zum erzeugten Beleg springen

Bei Importiert und Bereits importiert führt der Link Beleg öffnen direkt zum Eingangsbeleg — bei „Bereits importiert" zum bereits vorhandenen. Ein neu angelegter Beleg liegt in der Ablage der Eingangsrechnungen und wartet dort auf deine Prüfung. Hast du diese Liste in einem anderen Tab offen, taucht ein gerade importierter Beleg dort von selbst auf, ohne dass du neu laden musst.

Den Link gibt es auch bei einem Anhang auf Fehler, wenn der Beleg schon angelegt war, als die Analyse abbrach (Hinweis „Der Eingangsbeleg wurde angelegt, …") — dort ist er der Weg, den unvollständigen Beleg zu prüfen und zu ergänzen.

Wenn die Mail eine angeforderte berichtigte Rechnung bringt. Hast du bei einem Lieferanten eine berichtigte Rechnung angefordert und kommt seine nächste Rechnung per Mail, legt flinkest keinen zweiten Beleg an: Die neue Rechnung ersetzt Dokument und Kopfdaten des Belegs, der auf die Berichtigung wartet. Der Anhang steht dann wie gewohnt auf Importiert, aber Beleg öffnen führt zu diesem bereits vorhandenen Beleg — in den Eingangsrechnungen kommt kein neuer Eintrag dazu, und der Beleg bleibt, wo er war (Ablage oder Liste). Auch die übrigen Dateien und die E-Mail.txt hängen dann an diesem Beleg. Warten beim selben Lieferanten mehrere Belege auf eine Berichtigung und passt die Rechnungsnummer zu keinem eindeutig, entsteht stattdessen ein eigener neuer Beleg mit einem Hinweis-Kommentar.

Original-Anhang herunterladen

Solange die Datei noch abgelegt ist, liegt rechts ein Download-Symbol; es öffnet das Original in einem neuen Tab. Blockiert dein Browser das neue Fenster, erlaube ihm Pop-ups für flinkest. Bei Importiert und Bereits importiert fehlt das Symbol: Dort steckt das PDF bereits im Beleg, eine zweite Kopie wäre nur Ballast. Ebenso fehlt es bei Anhängen über 20 MB und bei Anhängen, die sich nicht aus dem Postfach laden oder nicht speichern ließen — dort wurde nie etwas abgelegt. Die übrigen Originale werden hier standardmäßig nach 90 Tagen entfernt — der Status und sein Grund bleiben erhalten, nur das Herunterladen von dieser Seite ist danach nicht mehr möglich. Was zusätzlich als Dokument an einem Beleg hängt (die weiteren Dateien und nicht als Rechnung erkannte PDFs einer Mail, aus der ein Beleg wurde), bleibt dort von dieser Frist unberührt.

Ein übergangenes PDF lässt sich so noch nachträglich verwenden: herunterladen und in den Eingangsrechnungen von Hand ins Upload-Feld ziehen. Ein zweiter Versuch direkt aus dieser Liste heraus ist nicht vorgesehen.

Fehlerpfade

Fehler beim Laden der Adresse oder der Liste

Schlägt schon die Abfrage der Eingangsadresse fehl oder lässt sich die Liste nicht laden, meldet flinkest das mit einem Fehler-Toast, statt einen stillen leeren Bereich oder einen endlosen Ladezustand zu zeigen.

Fehler beim Abrufen des Downloads

Lässt sich die Download-Adresse nicht abrufen, sagt dir eine Fehlermeldung warum, und es öffnet sich kein neuer Tab — statt eines stillen Fehlschlags. Ist das Original zu diesem Zeitpunkt nicht mehr abgelegt — etwa weil die Aufbewahrungsfrist gerade abgelaufen ist, während die Seite offen war —, lautet sie „Das Original dieses Anhangs ist nicht mehr gespeichert."; lade die Seite neu, dann ist auch das Download-Symbol verschwunden. Kennt flinkest den Anhang nicht, erscheint „Anhang nicht gefunden". Bei einer Störung auf dem Server erscheint die allgemeine Fehlermeldung mit der Möglichkeit, das Problem zu melden.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• E-Mail-Konten
• E-Mail-Verlauf
• Systemprotokoll
• Lieferanten
• Kunden
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Wie lautet meine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen? Sie steht rechts oben unter Ihre Eingangsadresse auf der Seite „Eingehende E-Mails" und wird pro Betrieb vergeben. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage. Ändern lässt sie sich nicht; gib sie deinen Lieferanten als Rechnungsadresse bekannt. Wer Eingangsrechnungen bearbeiten darf, sieht sie außerdem auf der Schaltfläche zum sofortigen Abrufen in den Eingangsrechnungen.

Warum ist aus meiner Mail kein Eingangsbeleg geworden? Die aufgeklappte Zeile sagt dir, welcher Grund zutrifft: Es war gar kein PDF dabei (0 in der Spalte Anhänge), dieselbe Datei wurde schon einmal importiert (Bereits importiert), das PDF ist keine Rechnung (Keine Rechnung) oder die Verarbeitung ist gescheitert (Fehler) — dann steht der Grund samt nächstem Schritt direkt beim Anhang bzw. als roter Hinweis über den Anhängen. Ein unbekannter Absender ist kein Grund mehr — auch solche Mails werden ausgewertet; nur ältere Mails mit Status Unbekannter Absender wurden damals lediglich abgelegt.

Was bedeutet der Status „Unbekannter Absender"? Er kommt nur noch bei älteren Mails vor: Damals wurden Anhänge von Absendern, deren Adresse bei keinem Kontakt hinterlegt war, nur abgelegt und nicht ausgewertet. Heute wertet flinkest auch solche Mails aus und ordnet den Lieferanten über die Analyse zu. Brauchst du einen Beleg aus einer solchen älteren Mail, lade das Original herunter und lade es bei den Eingangsrechnungen von Hand hoch.

Kann ich hier eine Mail löschen oder noch einmal verarbeiten lassen? Nein, diese Seite ist eine reine Ansicht. Brauchst du den Beleg doch, lade das Original herunter und lade es bei den Eingangsrechnungen von Hand hoch — oder leite die Mail erneut an die Eingangsadresse weiter, wenn der Hinweis beim Anhang oder bei der Mail das empfiehlt.

Wie lange kann ich das Original-PDF noch herunterladen? Standardmäßig 90 Tage ab Eingang. Danach wird die Datei auf der Seite „Eingehende E-Mails" entfernt; der Eintrag mit Status und Grund bleibt bestehen, das Download-Symbol verschwindet. Bei erfolgreich importierten Anhängen gibt es das Symbol von vornherein nicht — dort hängt das PDF am Eingangsbeleg. Auch bei Anhängen über 20 MB und bei Anhängen, die sich nicht aus dem Postfach laden oder nicht speichern ließen, fehlt es, weil dort nie ein Original abgelegt wurde. Dateien, die zusätzlich als Dokument an einem Eingangsbeleg hängen, bleiben dort erhalten.

Der Anhang steht auf „Importiert", aber in den Eingangsrechnungen ist kein neuer Beleg dazugekommen — warum? Ein neuer Beleg aus einer Mail landet zuerst in der Ablage der Eingangsrechnungen, nicht in der Liste — sieh dort nach. Gibt es auch dort keinen neuen, hat die Rechnung einen bestehenden Beleg ersetzt: Hattest du beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung angefordert, legt flinkest für seine nächste Rechnung keinen zweiten Beleg an, sondern tauscht beim wartenden Beleg Dokument und Kopfdaten aus. Beleg öffnen beim Anhang führt in jedem Fall zum richtigen Beleg; nach einem Austausch erklärt dort ein Kommentar von „System" den Vorgang, und die bisherige Datei liegt unter den Dokumenten.