Belege per E-Mail

Dein Betrieb hat eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsbelege. Lieferanten schicken ihre Rechnungen als PDF dorthin, flinkest holt die Post regelmäßig ab und legt daraus Eingangsrechnungen an. Diese Seite ist das Protokoll dazu: Welche Mail ist angekommen, zu welchem Kontakt gehört sie, und was ist aus jedem einzelnen Anhang geworden — ein Admin-Werkzeug, damit ein für den Anwender unsichtbarer Kanal nachvollziehbar bleibt.

Zugriff & Grundgerüst

Nur Administratoren haben Zugriff

Der Bereich ist Administratoren vorbehalten — sowohl auf der Seite als auch in der Schnittstelle dahinter wird dieselbe Rolle geprüft, ein direkter Zugriff ohne Oberfläche ist also genauso gesperrt. Ohne Administratorrecht wirst du sofort auf die Hinweisseite für fehlenden Zugriff umgeleitet. Wer Administrator ist, steht in der Benutzerverwaltung.

Einen Menüpunkt gibt es bewusst nicht — wie das Systemprotokoll erreichst du diese Seite nur über ihre eigene Adresse, nicht über ein Menü. Das ist Absicht: Es ist ein Werkzeug für Admins und Support, kein Bildschirm für den Alltag.

Nicht zu verwechseln mit anderen E-Mail-Bereichen. Die E-Mail-Konten in den Einstellungen verbinden dein eigenes Postfach mit flinkest, unter anderem damit die Buchhaltung darin nach fehlenden Belegen zu Bankbuchungen sucht. Der E-Mail-Verlauf zeigt dagegen die Nachrichten, die flinkest selbst verschickt hat. Diese Seite hier ist die einzige, auf der eingehende Post landet.

Eigene Eingangsadresse anzeigen

Rechts oben steht unter Deine Eingangsadresse genau die Adresse, an die deine Lieferanten schreiben sollen — je Betrieb eine eigene, von flinkest vergeben und nicht änderbar. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage und meldet „In die Zwischenablage kopiert"; klappt das nicht, erscheint „Kopieren fehlgeschlagen" und du markierst die Adresse von Hand. Am schnellsten wirkt die Adresse, wenn dein Lieferant sie fest als Rechnungsempfänger hinterlegt statt sie nur einmalig in eine Mail zu setzen.

Fehlt der Block ganz, ist der Belegempfang per E-Mail für diese Installation nicht eingerichtet — dann wird auch keine Post abgeholt.

Liste, Statusfilter, Suche

Nach Status filtern

Links in der Werkzeugleiste liegen vier Schalter: Verarbeitet, Unbekannter Absender, Fehler und Empfangen. Du kannst mehrere gleichzeitig einschalten; ohne Auswahl zeigt die Liste alles — schnelles Eingrenzen auf den relevanten Fall, etwa nur Fehler für die Fehlersuche oder Unbekannter Absender, um zu prüfen, ob ein Lieferant nachträglich als Kontakt angelegt werden muss.

Nach Betreff oder Absender suchen

Das Suchfeld mit dem Hinweis „Nach Betreff oder Absender filtern…" durchsucht Betreff, Absendername und Absenderadresse gleichzeitig (ein Treffer in irgendeinem genügt) und startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst. Der Name des zugeordneten Kontakts gehört ausdrücklich nicht dazu — dafür gibt es die Spalte Kontakt.

Eine Eigenheit nach dem Zurücksetzen. Setzt du die Filter über „Filter zurücksetzen" zurück und tippst danach exakt denselben Suchbegriff noch einmal ein, wertet flinkest die Eingabe als unverändert und filtert nicht danach. Ändere den Text minimal (z. B. ein Zeichen ergänzen und wieder löschen) oder lade die Seite neu, wenn eine Suche so ins Leere läuft.

Filter zurücksetzen

Rechts in der Werkzeugleiste nimmt Filter zurücksetzen Statusauswahl und Suchtext zurück und springt auf die erste Seite.

Liste aktuell halten

Kommt eine neue Mail an, erscheint sie ohne Zutun in der Liste — der Cron-Import läuft alle 15 Minuten im Hintergrund, ohne Live-Reload sähst du eine neu eingetroffene Mail sonst erst nach einem Neuladen. Für eine gezielte Auffrischung liegt zusätzlich ein Aktualisieren-Symbol in der Werkzeugleiste sowie ein zweites unten rechts im Paginator der Tabelle.

Der Zustand dieser Seite überlebt eine Navigation nicht. Anders als die meisten Listen in flinkest merkt sich diese Seite Filter, Suche und Blätterstand nicht über einen Seitenwechsel hinweg — jeder erneute Aufruf startet wieder im Ausgangszustand. Für ein Werkzeug, das man kurz aufruft, prüft und wieder verlässt, ist das so vorgesehen.

Die Liste anzeigen

Die Liste zeigt die zuletzt eingegangene Mail oben. Jede Zeile hat sechs Spalten:

Spalte	Inhalt
Empfangen am	Datum und Uhrzeit, zu der die Mail eingegangen ist
Absender	der Name aus der Mail, darunter klein die Absenderadresse
Betreff	die Betreffzeile; lange Betreffs werden abgeschnitten
Kontakt	der Kontakt, dem diese Absenderadresse gehört — bei unbekanntem Absender leer
Anhänge	Anzahl der PDF-Anhänge; 0 heißt: kein PDF dabei
Status	wie weit die Mail ist, als farbige Markierung

Ist noch keine einzige Mail eingegangen, bleibt die Liste leer — nur die Spaltenköpfe stehen dann da, einen Hinweis wie „Keine Einträge gefunden" gibt es auf dieser Seite nicht.

Der Status der Mail sagt, wie weit die Verarbeitung ist — nicht, ob ein Beleg entstanden ist:

• Empfangen — die Mail ist erfasst, die Verarbeitung läuft noch. Dieser Zustand dauert normalerweise nur Sekunden.
• Verarbeitet — flinkest ist mit der Mail fertig. Ob daraus ein Beleg wurde, steht am einzelnen Anhang (siehe „Zeile aufklappen: Anhänge ansehen").
• Unbekannter Absender — zur Absenderadresse gibt es keinen Kontakt. Die Anhänge liegen zur Einsicht bereit, ausgewertet wurden sie nicht.
• Fehler — mindestens ein Anhang ließ sich nicht verarbeiten. Der Grund steht in der aufgeklappten Zeile, in aller Regel im englischen Originalwortlaut.

Weder Erfolg noch Fehler werden gemeldet. Anders als an vielen anderen Stellen in flinkest gibt es dafür keine Benachrichtigung — ob eine Mail importiert, abgewiesen oder mit Fehler beendet wurde, siehst du ausschließlich hier auf dieser Seite. Ein regelmäßiger Blick mit dem Filter Fehler und Unbekannter Absender lohnt sich deshalb.

Diese Liste ist eine reine Anzeige. Anders als die übrigen Listen in flinkest lässt sie sich nicht nach Spalten sortieren, die Spaltenauswahl ist fest, und einen Export gibt es hier nicht. Auch ändern, löschen oder erneut verarbeiten kannst du hier nichts — die Einträge entstehen ausschließlich beim Abholen der Post.

Blättern durch die Treffer

Unten blätterst du durch die Seiten und stellst ein, wie viele Zeilen eine Seite zeigt (10, 20, 50 oder 100, Vorgabe 50); die Zählung daneben nennt den gerade sichtbaren Ausschnitt.

Zeilen-Expansion (pro Mail: Anhänge, Fehlermeldung)

Zeile aufklappen: Anhänge ansehen

Der Pfeil ganz links klappt die Zeile auf. Darunter steht — falls vorhanden — zuerst die Fehlermeldung der Mail, danach jeder PDF-Anhang mit Dateiname, Dateigröße, seinem eigenen Status und den passenden Schaltflächen. Hat die Mail kein PDF mitgebracht, steht dort „Keine PDF-Anhänge".

Je Anhang gibt es fünf Zustände:

• Gespeichert — abgelegt, aber nicht ausgewertet. So enden alle Anhänge von Mails mit unbekanntem Absender.
• Importiert — daraus ist ein Eingangsbeleg geworden.
• Bereits importiert — dieselbe Datei liegt schon als Beleg vor.
• Keine Rechnung — das PDF wurde gelesen, ist aber kein Beleg. Es entsteht nichts, die Datei bleibt abrufbar.
• Fehler — die Verarbeitung ist gescheitert; der Grund steht direkt hinter der Dateigröße, meist als „attachment too large for analysis" (das PDF ist größer als 20 MB) oder „attachment download failed" (der Anhang ließ sich nicht aus dem Postfach holen).

Zum erzeugten Beleg springen

Bei Importiert und Bereits importiert führt der Link Beleg öffnen direkt zum Eingangsbeleg — bei „Bereits importiert" zum bereits vorhandenen. Der Beleg liegt in der Ablage der Eingangsrechnungen und wartet dort auf deine Prüfung. Hast du diese Liste bereits in einem anderen Tab offen, taucht ein gerade importierter Beleg dort erst nach dem Neuladen der Seite auf — anders als die Liste auf dieser Seite zieht jene nicht von selbst nach.

Original-Anhang herunterladen

Solange die Datei noch abgelegt ist, liegt rechts ein Download-Symbol; es öffnet das PDF in einem neuen Tab. Blockiert dein Browser das neue Fenster, erlaube ihm Pop-ups für flinkest. Bei Importiert und Bereits importiert fehlt das Symbol: Dort steckt das PDF bereits im Beleg, eine zweite Kopie wäre nur Ballast. Alle übrigen Originale werden standardmäßig nach 90 Tagen entfernt — der Status und sein Grund bleiben erhalten, nur das Herunterladen ist danach nicht mehr möglich.

Ein übergangenes PDF lässt sich so noch nachträglich verwenden: herunterladen und in den Eingangsrechnungen von Hand ins Upload-Feld ziehen. Ein zweiter Versuch direkt aus dieser Liste heraus ist nicht vorgesehen; auch eine Mail, deren Absender du nachträglich bei einem Kontakt einträgst, wird nicht rückwirkend importiert.

Fehlerpfade

Fehler beim Laden der Adresse oder der Liste

Schlägt schon die Abfrage der Eingangsadresse fehl oder lässt sich die Liste nicht laden, meldet flinkest das mit einem Fehler-Toast, statt einen stillen leeren Bereich oder einen endlosen Ladezustand zu zeigen.

Fehler beim Abrufen des Downloads

Lässt sich die Download-Adresse eines Anhangs nicht abrufen, erscheint der Hinweis „Download failed" — du erfährst also, warum der Download nicht gestartet ist, statt eines stillen Fehlschlags. Ist der Anhang zu diesem Zeitpunkt gar nicht mehr abgelegt (etwa weil die Aufbewahrungsfrist gerade abgelaufen ist), meldet die Schnittstelle dahinter dasselbe sauber statt eines kryptischen Fehlers.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• E-Mail-Konten
• E-Mail-Verlauf
• Systemprotokoll
• Lieferanten
• Kunden
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Wie lautet meine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen? Sie steht rechts oben unter Deine Eingangsadresse auf der Seite „Eingehende E-Mails" und wird pro Betrieb vergeben. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage. Ändern lässt sie sich nicht; gib sie deinen Lieferanten als Rechnungsadresse bekannt.

Warum ist aus meiner Mail kein Eingangsbeleg geworden? Dafür gibt es fünf Gründe, und die aufgeklappte Zeile sagt dir, welcher zutrifft: Die Absenderadresse ist bei keinem Kontakt hinterlegt (Unbekannter Absender), es war gar kein PDF dabei (0 in der Spalte Anhänge), dieselbe Datei wurde schon einmal importiert (Bereits importiert), das PDF ist keine Rechnung (Keine Rechnung) oder die Verarbeitung ist gescheitert (Fehler).

Was bedeutet der Status „Unbekannter Absender"? Die Adresse, von der die Mail kam, ist bei keinem deiner Kontakte als E-Mail-Adresse gespeichert. Aus solchen Mails entsteht nie ein Beleg — die Anhänge werden nur abgelegt, damit du sie ansehen kannst. Trag die Absenderadresse beim betreffenden Lieferanten nach, dann klappt es beim nächsten Mal; die bereits eingegangene Mail wird dadurch nicht nachträglich verarbeitet.

Kann ich hier eine Mail löschen oder noch einmal verarbeiten lassen? Nein, diese Seite ist eine reine Ansicht. Brauchst du den Beleg doch, lade das Original herunter und lade es bei den Eingangsrechnungen von Hand hoch.

Wie lange kann ich das Original-PDF noch herunterladen? Standardmäßig 90 Tage ab Eingang. Danach wird die Datei entfernt; der Eintrag mit Status und Grund bleibt bestehen, das Download-Symbol verschwindet. Bei erfolgreich importierten Anhängen gibt es das Symbol von vornherein nicht — dort hängt das PDF am Eingangsbeleg.

Ich sehe die Seite nicht — woran liegt das? Sie hat keinen Menüpunkt und ist Administratoren vorbehalten. Ohne Administratorrecht wirst du auf die Hinweisseite für fehlenden Zugriff umgeleitet; die nötige Rolle vergibst du in der Benutzerverwaltung.