Belege per E-Mail

Dein Betrieb hat eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsbelege. Lieferanten schicken ihre Rechnungen als PDF dorthin, flinkest holt die Post regelmäßig ab und legt daraus Eingangsrechnungen an. Diese Seite ist das Protokoll dazu: Welche Mail ist angekommen, zu welchem Kontakt gehört sie, und was ist aus jedem einzelnen Anhang geworden.

Kopfzeile und Eingangsadresse

Die Seite heißt Eingehende E-Mails. Rechts oben steht unter Deine Eingangsadresse genau die Adresse, an die deine Lieferanten schreiben sollen — je Betrieb eine eigene. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage und meldet „In die Zwischenablage kopiert"; klappt das nicht, erscheint „Kopieren fehlgeschlagen" und du markierst die Adresse von Hand. Die Adresse wird von flinkest vergeben und lässt sich nicht ändern. Fehlt der Block ganz, ist der Belegempfang per E-Mail für diese Installation nicht eingerichtet.

Wer die Seite sehen darf. Der Bereich ist Administratoren vorbehalten und hat bewusst keinen Menüpunkt: Du erreichst ihn, indem du hinter der Adresse deiner flinkest-Installation /inbound-emails eingibst. Ohne Administratorrecht wirst du auf die Hinweisseite für fehlenden Zugriff umgeleitet. Wer Administrator ist, steht in der Benutzerverwaltung.

Was mit einer Mail an diese Adresse passiert. flinkest sieht in kurzen Abständen — etwa viertelstündlich — nach neuer Post und arbeitet jede Mail in dieser Reihenfolge ab:

1. Absender prüfen. Die Absenderadresse muss bei einem deiner Kontakte hinterlegt sein, bei einem Lieferanten ebenso wie bei einem Kunden. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, sonst muss die Adresse exakt übereinstimmen. Ist sie unbekannt, bekommt die Mail den Status Unbekannter Absender: Die Anhänge werden nur abgelegt, aber nicht ausgelesen, und es entsteht kein Beleg.
2. Anhänge einsammeln. Berücksichtigt werden ausschließlich PDF-Dateien. Fotos, Office-Dateien, XML-Rechnungen und eingebettete Grafiken wie Logos oder Signaturbilder zählen nicht mit — eine Mail, die nur solche Dateien mitbringt, gilt als Mail ohne Anhang.
3. Dublette abfangen. Ist dieselbe Datei schon einmal eingegangen und importiert worden, endet der Anhang mit Bereits importiert und verweist auf den vorhandenen Beleg. Ein zweiter entsteht nicht.
4. Inhalt einordnen. Jedes verbleibende PDF wird ausgelesen. Erkennt die Analyse etwas anderes als eine Rechnung, Gutschrift oder einen Kaufbeleg — ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein ohne Preise, eine Mahnung, Geschäftsbedingungen oder einen Newsletter —, bleibt der Anhang als Keine Rechnung stehen.
5. Beleg anlegen. Sonst entsteht ein Eingangsbeleg mit allem, was die Analyse gelesen hat: Belegnummer, Belegdatum, Beträge, Lieferantenangaben und Positionen. Er landet in der Ablage der Eingangsrechnungen, nicht direkt in der Liste — geprüft wird also weiterhin von Hand. Ist in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen Beim Hochladen als bezahlt markieren aktiv, gilt auch dieser Beleg sofort als bezahlt.

Die Mail selbst wird immer aus dem Postfach entfernt — auch bei unbekanntem Absender und auch im Fehlerfall. Das Postfach ist reine Durchreiche und läuft deshalb nicht voll. Was du brauchst, steht danach hier: die Kopfdaten der Mail dauerhaft, die Original-PDFs standardmäßig 90 Tage lang.

Filter und Suche

Links in der Werkzeugleiste liegen vier Schalter, die nach dem Status filtern: Verarbeitet, Unbekannter Absender, Fehler und Empfangen. Du kannst mehrere gleichzeitig einschalten; ohne Auswahl zeigt die Liste alles. In der Mitte steht das Suchfeld mit dem Hinweis „Nach Betreff oder Absender filtern…" — es durchsucht Betreff, Absendername und Absenderadresse und startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst. Der Name des zugeordneten Kontakts gehört ausdrücklich nicht dazu.

Rechts liegen zwei Symbolschaltflächen: Aktualisieren lädt die Liste neu, Filter zurücksetzen nimmt Statusauswahl und Suchtext zurück und springt auf die erste Seite.

Die Liste hält sich von selbst aktuell. Kommt eine neue Mail an, erscheint sie ohne Zutun in der Liste — nachladen musst du nur, wenn du sichergehen willst.

Die Liste

Die Liste zeigt die zuletzt eingegangene Mail oben. Jede Zeile hat sechs Spalten:

Spalte	Inhalt
Empfangen am	Datum und Uhrzeit, zu der die Mail eingegangen ist
Absender	der Name aus der Mail, darunter klein die Absenderadresse
Betreff	die Betreffzeile; lange Betreffs werden abgeschnitten
Kontakt	der Kontakt, dem diese Absenderadresse gehört — bei unbekanntem Absender leer
Anhänge	Anzahl der PDF-Anhänge; 0 heißt: kein PDF dabei
Status	wie weit die Mail ist, als farbige Markierung

Der Status der Mail sagt, wie weit die Verarbeitung ist — nicht, ob ein Beleg entstanden ist:

• Empfangen — die Mail ist erfasst, die Verarbeitung läuft noch. Dieser Zustand dauert normalerweise nur Sekunden.
• Verarbeitet — flinkest ist mit der Mail fertig. Ob daraus ein Beleg wurde, steht am einzelnen Anhang.
• Unbekannter Absender — zur Absenderadresse gibt es keinen Kontakt. Die Anhänge liegen zur Einsicht bereit, ausgewertet wurden sie nicht.
• Fehler — mindestens ein Anhang ließ sich nicht verarbeiten. Der Grund steht in der aufgeklappten Zeile, in aller Regel im englischen Originalwortlaut.

Unten blätterst du durch die Seiten und stellst ein, wie viele Zeilen eine Seite zeigt (10, 20, 50 oder 100); die Zählung daneben nennt den gerade sichtbaren Ausschnitt. Rechts davon liegt noch einmal ein Symbol zum Aktualisieren.

Diese Liste ist eine reine Anzeige. Anders als die übrigen Listen in flinkest lässt sie sich nicht nach Spalten sortieren, die Spaltenauswahl ist fest, und einen Export gibt es hier nicht. Auch ändern, löschen oder erneut verarbeiten kannst du hier nichts — die Einträge entstehen ausschließlich beim Abholen der Post.

Anhänge einer Mail

Der Pfeil ganz links klappt die Zeile auf. Darunter steht — falls vorhanden — zuerst die Fehlermeldung der Mail, danach jeder PDF-Anhang mit Dateiname, Dateigröße, seinem eigenen Status und den passenden Schaltflächen. Hat die Mail kein PDF mitgebracht, steht dort „Keine PDF-Anhänge".

Je Anhang gibt es fünf Zustände:

• Gespeichert — abgelegt, aber nicht ausgewertet. So enden alle Anhänge von Mails mit unbekanntem Absender.
• Importiert — daraus ist ein Eingangsbeleg geworden. Der Link Beleg öffnen führt direkt zum Eingangsbeleg.
• Bereits importiert — dieselbe Datei liegt schon als Beleg vor; Beleg öffnen führt zum vorhandenen.
• Keine Rechnung — das PDF wurde gelesen, ist aber kein Beleg. Es entsteht nichts, die Datei bleibt abrufbar.
• Fehler — die Verarbeitung ist gescheitert; der Grund steht direkt hinter der Dateigröße.

Original herunterladen. Solange die Datei noch abgelegt ist, liegt rechts ein Download-Symbol; es öffnet das PDF in einem neuen Tab. Blockiert dein Browser das neue Fenster, erlaube ihm Pop-ups für flinkest. Bei Importiert und Bereits importiert fehlt das Symbol: Dort steckt das PDF bereits im Beleg, eine zweite Kopie wäre nur Ballast. Alle übrigen Originale werden standardmäßig nach 90 Tagen entfernt — der Status und sein Grund bleiben erhalten, nur das Herunterladen ist danach nicht mehr möglich.

Warum „attachment too large for analysis" erscheint. Für die automatische Auswertung ist bei 20 MB je PDF Schluss. Größere Dateien bekommen diese Meldung samt der tatsächlichen Größe, und die Mail steht auf Fehler. Bitte den Absender um eine kleinere Datei — oder lade das PDF von Hand in den Eingangsrechnungen hoch. Ähnlich gelagert ist „attachment download failed": Dann ließ sich der Anhang nicht aus dem Postfach holen.

Aktionen

Eingangsadresse weitergeben. Über das Kopieren-Symbol rechts oben; danach kannst du die Adresse in eine Mail an deinen Lieferanten einfügen. Am schnellsten wirkt sie, wenn dein Lieferant sie als Rechnungsempfänger hinterlegt.

Nachsehen, was aus einer Mail wurde. Zeile über den Pfeil links aufklappen und den Status je Anhang lesen.

Zum erzeugten Beleg springen. In der aufgeklappten Zeile auf Beleg öffnen. Der Beleg liegt in der Ablage der Eingangsrechnungen und wartet dort auf deine Prüfung.

Ein übergangenes PDF doch noch verwenden. Lade es über Original herunterladen herunter und zieh es in den Eingangsrechnungen ins Upload-Feld. Ein zweiter Versuch direkt aus dieser Liste heraus ist nicht vorgesehen; auch eine Mail, deren Absender du nachträglich bei einem Kontakt einträgst, wird nicht rückwirkend importiert.

Damit es beim nächsten Mal klappt. Trag die Adresse, von der dein Lieferant tatsächlich versendet, beim Lieferanten als E-Mail-Adresse ein — oft verschickt die Buchhaltung von einer anderen Adresse als der, die im Briefkopf steht. Ist der Absender ein Lieferant, wird der Beleg fest diesem Lieferanten zugeordnet; die automatische Erkennung überschreibt das nicht mehr. Bei jedem anderen Kontakt sucht flinkest den Lieferanten wie bei einem hochgeladenen Beleg über UID-Nummer, Kreditorennummer oder Name und Postleitzahl.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Lieferanten
• Kunden
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Wie lautet meine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen? Sie steht rechts oben unter Deine Eingangsadresse auf der Seite „Eingehende E-Mails" und wird pro Betrieb vergeben. Das Symbol daneben kopiert sie in die Zwischenablage. Ändern lässt sie sich nicht; gib sie deinen Lieferanten als Rechnungsadresse bekannt.

Warum ist aus meiner Mail kein Eingangsbeleg geworden? Dafür gibt es fünf Gründe, und die aufgeklappte Zeile sagt dir, welcher zutrifft: Die Absenderadresse ist bei keinem Kontakt hinterlegt (Unbekannter Absender), es war gar kein PDF dabei (0 in der Spalte Anhänge), dieselbe Datei wurde schon einmal importiert (Bereits importiert), das PDF ist keine Rechnung (Keine Rechnung) oder die Verarbeitung ist gescheitert (Fehler).

Was bedeutet der Status „Unbekannter Absender"? Die Adresse, von der die Mail kam, ist bei keinem deiner Kontakte als E-Mail-Adresse gespeichert. Aus solchen Mails entsteht nie ein Beleg — die Anhänge werden nur abgelegt, damit du sie ansehen kannst. Trag die Absenderadresse beim betreffenden Lieferanten nach, dann klappt es beim nächsten Mal; die bereits eingegangene Mail wird dadurch nicht nachträglich verarbeitet.

Kann ich hier eine Mail löschen oder noch einmal verarbeiten lassen? Nein, diese Seite ist eine reine Ansicht. Brauchst du den Beleg doch, lade das Original herunter und lade es bei den Eingangsrechnungen von Hand hoch.

Warum steht bei einem Anhang „Bereits importiert"? Weil genau diese Datei schon einmal eingegangen ist und daraus bereits ein Eingangsbeleg besteht — typisch, wenn ein Lieferant dieselbe Rechnung zweimal schickt. Über Beleg öffnen kommst du zum vorhandenen Beleg. Davon zu unterscheiden ist die Markierung möglicher Doppel-Import am Beleg selbst: Die greift, wenn zwei verschiedene Dateien dieselbe Belegnummer und dasselbe Belegdatum tragen.

Wie lange kann ich das Original-PDF noch herunterladen? Standardmäßig 90 Tage ab Eingang. Danach wird die Datei entfernt; der Eintrag mit Status und Grund bleibt bestehen, das Download-Symbol verschwindet. Bei erfolgreich importierten Anhängen gibt es das Symbol von vornherein nicht — dort hängt das PDF am Eingangsbeleg.

Ich sehe die Seite nicht — woran liegt das? Sie hat keinen Menüpunkt und ist Administratoren vorbehalten. Ohne Administratorrecht wirst du auf die Hinweisseite für fehlenden Zugriff umgeleitet; die nötige Rolle vergibst du in der Benutzerverwaltung.