Lieferanten

Die Lieferantenliste sammelt alle Betriebe und Personen, von denen du Waren oder Leistungen beziehst. Sie ist genauso aufgebaut und wird genauso bedient wie die Kundenliste — der Unterschied liegt darin, was an einem Lieferanten hängt: Eingangsrechnungen, Wareneingänge und die Angaben, die deine Buchhaltung braucht.

Aufbau der Seite

Oben steht der Bereichstitel „Lieferanten", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sichtbar nur, wenn dein Benutzer Lieferanten bearbeiten darf. Darunter liegt dieselbe Werkzeugleiste wie bei den Kunden: Suchfeld (der Cursor steht beim Öffnen schon darin), Buchstabengruppen A–D, E–H …, das Trichter-Symbol für Filter & Sortierung und das Kästchen für die Mehrfachauswahl. Wie diese Bedienelemente im Einzelnen wirken, steht auf der Kundenseite — hier verhalten sie sich identisch. Nur die durchsuchten Felder heißen anders: Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Lieferantennummer.

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile die Lieferantennummer, den Namen (ein hinterlegter Alias-Name steht in Klammern daneben), die Adresse sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ein Klick auf den Namen öffnet die Lieferantendetails. Unten links liegen zwei Symbole: das Download-Symbol für den Listen-Export, der Filter und Suche unverändert übernimmt, und daneben ein Zahnrad für die Spalten der Liste.

Kunden- und Lieferantenliste merken sich ihren Zustand getrennt: Suche, Filter, Sortierung, Buchstabengruppe und Seitenzahl bleiben je Liste eigenständig erhalten. Dasselbe gilt für die Spalten — eine Änderung an den Kundenspalten lässt die Lieferanten unberührt.

Wer die Liste sieht. Zum Ansehen und Exportieren brauchst du das Recht, Lieferanten zu sehen — ohne dieses Recht bleibt die Liste leer, auch wenn du die Adresse direkt aufrufst. Für Neu, Bearbeiten, Löschen und die Mehrfachauswahl brauchst du das Recht, Lieferanten zu bearbeiten; fehlt es, blendet flinkest diese Bedienelemente aus.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes einen Lieferanten, lädt sich die Liste von selbst nach.

Das Zeilenmenü

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü — bei Lieferanten enthält es nur Bearbeiten und Löschen. Die Einträge „Angebot erstellen", „Rechnung erstellen" und so weiter gibt es hier bewusst nicht: Solche Belege gehen an Kunden. Was du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du als Eingangsrechnung oder als Lieferschein in den Lieferantendetails.

Der Dialog zum Anlegen und Bearbeiten

Neu und Bearbeiten öffnen denselben Dialog. Er hat eigene Abschnitte:

• Persönlich — Typ (Firma oder Privatperson), die Lieferantennummer mit dem Schalter Auto, Name bzw. Vor- und Nachname mit Anrede und Titel, das Feld „zu Handen" für die Ansprechperson sowie ein Alias-Name für die interne Bezeichnung. Bei Firmen schlägt flinkest während der Namenseingabe passende Unternehmen samt Adresse und Telefonnummer vor.
• Adresse — Straße, PLZ, Ort und Land. Abweichende Anlieferadressen pflegst du später in den Lieferantendetails als Standorte.
• Kommunikation — Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Kontaktinformationen — beliebig viele weitere Kontaktwege (Telefon, E-Mail, Website, LinkedIn, Xing, Sonstiges).
• Buchhaltung — UID-Nummer mit Prüfschaltfläche, Kreditorennummer, BMD-Nummer, IBAN, BIC und das Buchungskonto.
• Eingangsrechnungen — ein Freitextfeld für Anweisungen zur Erkennung eingehender Rechnungen dieses Lieferanten.
• Anderes — eine interne Notiz.

Lieferantennummer. Lässt du das Feld leer, vergibt flinkest die Nummer beim Speichern automatisch nach dem Nummernkreis für Lieferanten aus den Kontakt-Einstellungen. Der Schalter Auto steuert das: eingeschaltet heißt „automatisch beim Speichern", ausgeschaltet trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst. Lieferanten- und Kundennummern werden getrennt geprüft — dieselbe Nummer darf einmal als Kundennummer und einmal als Lieferantennummer vorkommen. Ist sie unter den Lieferanten schon vergeben, wird nicht gespeichert; stattdessen erscheint ein Hinweis mit einem Link auf den Lieferanten, der sie belegt.

Pflichtfelder und Bankdaten. Bei Firmen ist der Name Pflicht, bei Privatpersonen Vor- und Nachname; der angezeigte Name wird dort automatisch daraus zusammengesetzt. Eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft. IBAN und BIC legt flinkest in Großbuchstaben ohne Leerzeichen ab und prüft das Format — passt es nicht, wird nicht gespeichert.

Der Abschnitt Buchhaltung

Er ist der eigentliche Unterschied zum Kundenformular:

Feld	Wofür
Kreditorennummer	Die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. Sie hilft flinkest, eine eingehende Rechnung dem richtigen Lieferanten zuzuordnen.
BMD-Nummer	Das Konto dieses Lieferanten in deiner Buchhaltung. Es wird beim Buchhaltungsexport verwendet.
IBAN / BIC	Die Bankverbindung des Lieferanten.
Buchungskonto	Alle Positionen eines Eingangsbelegs von diesem Lieferanten werden auf dieses Konto gebucht.

Umgekehrt fehlen im Lieferanten-Dialog alle Felder, die nur für Ausgangsbelege Sinn ergeben: Zahlungsbedingungen und Skonto, Rabatt und Konditionen, eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart, Umsatzart, Kostenstelle, Rechnungslauf, Shop-Zugang und Kontaktgruppe.

Zuordnung von Eingangsrechnungen. Kommt eine elektronische Rechnung herein, sucht flinkest den passenden Lieferanten in dieser Reihenfolge: zuerst über die UID-Nummer, dann über die Kreditorennummer und zuletzt über Name und PLZ. Alle drei Schritte vergleichen exakt — deshalb lohnt es sich, die UID-Nummer und die Kreditorennummer sauber zu pflegen. Bei eingescannten oder fotografierten Belegen entfällt der Schritt über die Kreditorennummer. Findet flinkest nichts, steht der Beleg in den Eingangsrechnungen als „Lieferant im System nicht gefunden" und du ordnest ihn selbst zu.

Automatische Kontierung. Ist am Lieferanten ein Buchungskonto hinterlegt, werden die Positionen seiner Eingangsbelege ohne Nachfrage auf dieses Konto gebucht, statt sie einzeln ermitteln zu lassen. Das Konto lässt sich auch direkt aus der Buchhaltungs-Übersicht heraus am Lieferanten hinterlegen. Was du unter Anweisungen zur Erkennung eingehender Rechnungen hinterlegst, gibt flinkest bei der automatischen Belegerkennung dieses Lieferanten als zusätzliche Hilfestellung mit — etwa Hinweise zu einem ungewöhnlichen Rechnungsaufbau.

Buchungsexport. Beim Export der Buchungen wird die Eingangsrechnung auf die BMD-Nummer des Lieferanten gebucht. Ist sie leer, verwendet flinkest die Lieferantennummer; fehlt auch die, bleibt das Konto leer.

Aktionen

Neuen Lieferanten anlegen. Klicke oben rechts auf Neu, fülle den Dialog aus und speichere. Danach landest du direkt in den Lieferantendetails.

Lieferanten bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach. Nach dem Speichern bleibst du in der Liste.

Löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Mehrere Lieferanten auf einmal löschst du über die Mehrfachauswahl: Kästchen einschalten, Zeilen anhaken, in der erscheinenden Leiste auf Löschen klicken. flinkest arbeitet die Auswahl nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — mit Begründung je Lieferant.

Was beim Löschen wirklich passiert. Ein Lieferant wird nur dann tatsächlich entfernt, wenn nichts mehr an ihm hängt. Hat er bereits Belege, Termine oder Lagerbewegungen — also Wareneingänge und Chargen, die auf ihn verweisen —, wird er nur aus der Liste genommen und bleibt im Hintergrund erhalten. Der Bezug in Lager und Chargenverfolgung geht damit nicht verloren. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht.

Liste exportieren. Das Download-Symbol unten links öffnet den Export-Dialog mit Format, Umfang und Spaltenauswahl. Der Export enthält immer nur Lieferanten, nie Kunden.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa Kreditorennummer, UID-Nummer oder das Buchungskonto. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog sagt oben, worauf du dich einlässt: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Viele Lieferanten auf einmal einspielen. Eine Importfunktion für Lieferantenlisten findest du nicht hier, sondern in den Kontakt-Einstellungen.

Verwandte Seiten

• Lieferantendetails
• Kunden
• Eingangsrechnungen
• Artikel
• Lager
• Kontakt-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht

Häufige Fragen

Warum kann ich aus der Lieferantenliste kein Angebot oder keine Rechnung erstellen? Weil solche Belege an Kunden gehen. Das Zeilenmenü eines Lieferanten bietet deshalb nur „Bearbeiten" und „Löschen" an. Rechnungen, die du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du als Eingangsrechnung; gelieferte Ware erfasst du als Lieferschein oder Lagerbewegung in den Lieferantendetails.

Wozu dient die Kreditorennummer beim Lieferanten? Sie ist die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. Trifft eine elektronische Rechnung ein, deren UID-Nummer zu keinem Lieferanten passt, versucht flinkest die Zuordnung über diese Nummer, bevor es Name und PLZ vergleicht.

Warum wird ein Lieferant beim Löschen nicht wirklich entfernt? Sobald Belege, Termine oder Lagerbewegungen auf ihn verweisen, bleibt er im Hintergrund erhalten und verschwindet nur aus der Liste. Anders würden Eingangsrechnungen und Chargen ihre Herkunft verlieren.

Wie sorge ich dafür, dass Eingangsrechnungen eines Lieferanten immer auf dasselbe Konto gebucht werden? Trage im Lieferanten-Dialog im Abschnitt Buchhaltung das Buchungskonto ein. Danach übernehmen alle Positionen eines Eingangsbelegs dieses Lieferanten dieses Konto.

Kann ich der Lieferantenliste die Kreditorennummer als Spalte hinzufügen? Ja, über das Zahnrad unten links neben dem Download-Symbol. Im Dialog „Spalten konfigurieren" findest du sie unter Weitere Felder. Die neue Spalte gilt danach für alle Benutzer, nicht nur für dich. Erscheint das Zahnrad nicht, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Listen-Spalten zu konfigurieren.

Ich kann einen Lieferanten nicht speichern, die Nummer sei vergeben. Dann trägt ein anderer Lieferant dieselbe Lieferantennummer. Der Hinweis enthält einen Link direkt auf diesen Datensatz. Wähle eine freie Nummer oder überlass die Vergabe dem Schalter Auto. Dass dieselbe Nummer bei einem Kunden vorkommt, stört dagegen nicht — Kunden und Lieferanten haben getrennte Nummernkreise.

Warum finde ich einen Lieferanten über das Suchfeld nicht? Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Lieferantennummer — nicht Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein Filter aus einem früheren Besuch aktiv ist.

Kann derselbe Betrieb Kunde und Lieferant sein? Ja, aber als zwei getrennte Einträge: Die Kundenliste und die Lieferantenliste zeigen jeweils nur ihre eigene Kontaktart, und beide haben eigene Nummernkreise und eigene Felder.