Lieferanten

Lieferanten pflegst du in flinkest getrennt von Kunden, weil die beiden Rollen fachlich entgegengesetzt sind: Einem Kunden schreibst du selbst Belege, während die Belege eines Lieferanten — Eingangsrechnungen — von außen hereinkommen (Hochladen, Scan, E-Mail-Import) und erst dem richtigen Kreditor zugeordnet werden müssen. Fast alle lieferantenspezifischen Felder dieser Liste dienen genau dieser Zuordnung und der anschließenden Verbuchung: Kreditorennummer, Buchungskonto und BMD-Nummer. Die Lieferantenliste ist dafür der Einstieg zum Finden und Pflegen deines Kreditorenstamms — anders als bei Kunden lässt sich von hier aus kein Beleg erstellen.

Liste, Navigation, Anzeige

Die Lieferantenliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Lieferantennummer
Name	Firmenname bzw. Vor- und Nachname
Adresse	Straße, PLZ, Ort und Land
Kontakt	Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Die Liste zeigt ausschließlich Lieferanten; Kunden haben eine eigene, gleich aufgebaute Liste, damit sich die beiden Stämme nie vermischen — Kunden- und Lieferantenliste teilen sich zwar Komponente und Bedienung, führen aber Spaltenauswahl, Sortierung, gespeicherte Filter und den gemerkten Suchstand jeweils vollständig getrennt. Ganz oben steht der Bereichstitel „Lieferanten", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Lieferanten bearbeiten darf. Ohne das Recht, Lieferanten zu sehen, bleibt die Liste komplett leer — auch beim direkten Aufruf der Adresse und beim Export.

Zur Lieferantenakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Lieferantendetails — anders als bei Kunden eine warenwirtschaftlich geprägte Akte mit Lagerbewegungen (Zu- und Abgang), Lieferscheinen, Eingangsrechnungen und den Artikeln dieses Lieferanten. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Lieferanten (siehe „Zeilenmenü ohne Beleg-Erstellung" weiter unten).

Alias-Name in der Liste

Ein hinterlegter Alias-Name — eine Kurzform oder ein Suchname, ohne den offiziellen Firmennamen zu verwässern — steht in Klammern hinter dem Namen, etwa „Großhandel GmbH (Großhandel)". Er wird auch von der Sofortsuche mitdurchsucht.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch den Stamm. Rechts daneben legt „Zeilen pro Seite" fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Lieferanten auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20.

Leerer Lieferantenstamm

Ist noch kein Lieferant angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit Startbeschreibung. Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Lieferanten, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Suchen, Filtern, Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Lieferantennummer — ein Teil des Wortes genügt. Ort, PLZ, Straße, E-Mail-Adresse und Telefonnummer durchsucht das Feld nicht — dafür gibt es das Filterpanel.

A–Z blättern

Die Buchstabengruppen A–D, E–H bis U–X und Y–Z direkt unter der Kopfzeile blättern wie im Telefonbuch: Ein Klick zeigt nur Lieferanten, deren Name mit einem dieser Buchstaben beginnt, UND-verknüpft mit einer eventuell gesetzten Suche. Ein erneuter Klick auf die aktive Gruppe hebt die Einschränkung wieder auf.

Filter & Sortierung

Für alles, was das Suchfeld nicht abdeckt, öffnet das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste das Panel Filter & Sortierung: Lieferantennummer, Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, UID-Nummer, UID-Status, Typ (Unternehmen oder Privatperson), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land) sowie „Angelegt von" und „Angelegt am" — dieselben Felder wie bei Kunden. Der Filter UID-Status bildet das Ergebnis der letzten UID-Prüfung ab; mit „ist leer" findest du vor der nächsten innergemeinschaftlichen Eingangsrechnung alle Lieferanten, deren UID-Nummer noch nie geprüft wurde. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln wieder entfernen. Ein Filter-Reset-Knopf erscheint, sobald mindestens ein solcher Nutzerfilter (oder Suche/Buchstabengruppe) aktiv ist.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Auswahlen — etwa „alle Lieferanten ohne geprüfte UID" — speicherst du oben im Panel Filter & Sortierung unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab; das Papierkorb-Symbol daneben löscht einen ausgewählten gespeicherten Filter wieder. Gespeicherte Filter sind persönlich — deine Kolleginnen und Kollegen sehen ihre eigenen — und zusätzlich von Kunden getrennt: Ein für die Lieferantenliste gespeicherter Filter taucht auf der Kundenliste nicht auf, und umgekehrt.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (# oder Name) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" — betriebsweit, für jeden Benutzer gleich, aber für die Lieferantenliste getrennt von der für Kunden hinterlegten. Ist keine hinterlegt, zeigt die Liste die Lieferanten nach Name aufsteigend.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Filter, Buchstabengruppe, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einem Lieferanten zurück, steht die Liste genau so da wie vorher. Kunden und Lieferanten führen dabei jeweils ihren eigenen gemerkten Stand — nur der Ein-/Aus-Zustand der Mehrfachauswahl bleibt bewusst nicht erhalten.

Anlegen & Bearbeiten (Dialog)

Neuen Lieferanten anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neuen Lieferant anlegen — anders als beim Kunden eine eigene Formular-Komponente, keine Kopie des Kundendialogs. Oben, immer sichtbar, liegen die Basisdaten: Typ (Unternehmen oder Privatperson), die Lieferantennummer mit dem Schalter Auto (siehe „Lieferantennummer" unten). Bei Unternehmen zusätzlich Name, UID-Nummer, die GLN (eine weltweit eindeutige, 13-stellige GS1-Nummer für Handelspartner-Systeme; optional, aber bei Eingabe auf Format samt Prüfziffer kontrolliert) und das Feld zu Handen für die Ansprechperson; bei Privatpersonen stattdessen Vorname, Nachname, Anrede und Titel — flinkest setzt den angezeigten Namen dort automatisch aus beidem zusammen. Darunter ein Alias-Name (Kurzform zum schnelleren Wiederfinden), die Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Welcher Typ vorausgewählt ist, steuert eine Einstellung.

Tippst du im Namensfeld eines Unternehmens, schlägt flinkest über eine externe Firmenregister-Abfrage passende Unternehmen samt Adresse und Telefonnummer vor — das spart Tipparbeit und vermeidet Adressfehler auf späteren Eingangsbelegen (der Dienst braucht Internetzugriff und liefert lokal in Testumgebungen keine Vorschläge).

Nach dem Speichern landest du direkt in den Lieferantendetails.

Lieferantennummer

Die Lieferantennummer ist die eindeutige Referenz des Lieferanten. Deshalb vergibt flinkest sie beim Speichern standardmäßig automatisch nach einem eigenen, von Kundennummern getrennten Nummernkreis aus den Kontakt-Einstellungen. Der Schalter Auto im Dialog steuert das: eingeschaltet heißt „automatisch beim Speichern", ausgeschaltet trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst — etwa um Nummern aus einem Altsystem weiterzuführen. Bereits anderweitig vergebene Nummern überspringt die automatische Vergabe dabei von selbst, notfalls bis zu tausend Nummern weiter. Die Eindeutigkeit wird nur innerhalb der Lieferanten geprüft — dieselbe Zeichenfolge darf gleichzeitig als Kundennummer existieren. Trägst du von Hand eine schon vergebene Lieferantennummer ein, wird nicht gespeichert; stattdessen erscheint ein Hinweis mit einem Link auf den Lieferanten, der sie belegt.

Validierung beim Speichern

Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur. Lässt du ein Pflichtfeld leer (Name bei Unternehmen, Vor- und Nachname bei Privatpersonen) und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld. Eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft, IBAN und BIC werden beim Speichern normalisiert (Großbuchstaben, ohne Leerzeichen) und auf gültiges Format kontrolliert, die GLN auf genau 13 Ziffern inklusive gültiger Prüfziffer — bei jedem dieser drei Felder bricht ein ungültiger Wert das Speichern ab. Eine nicht prüfbare oder ungültige UID-Nummer verhindert das Speichern dagegen nie.

Firmen-Schnellanlage per Registerabfrage

Siehe den Absatz zur Registerabfrage unter „Neuen Lieferanten anlegen" oben — sie läuft direkt im Namensfeld des Anlegen-Dialogs, sobald du bei Typ „Unternehmen" zu tippen beginnst.

UID-Nummer prüfen

Trägt ein Lieferant Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen an dich, hängt dein Vorsteuerabzug bei innergemeinschaftlichen Eingangsrechnungen an einer gültigen UID-Nummer — deshalb lohnt es sich, sie gleich beim Anlegen über die Schaltfläche Prüfen neben dem Feld UID-Nummer bestätigen zu lassen, sobald eine Nummer eingegeben ist. Das Ergebnis speichert flinkest am Lieferanten; über den Filter UID-Status der Liste findest du später alle Lieferanten mit ungeprüfter oder ungültiger Nummer. Änderst du die Nummer, ohne sie neu prüfen zu lassen, verwirft flinkest das alte Prüfergebnis. Eine nicht prüfbare UID-Nummer verhindert das Speichern nie.

Tab „Kommunikation"

Hier trägst du weitere Kontaktwege ein — Website, LinkedIn, Xing und Ähnliches, etwa für einen zweiten Ansprechpartner oder die Website des Lieferanten. Anders als beim Kundenformular gibt es hier kein Feld dafür, wohin Belege automatisch gehen sollen — an einem Lieferanten hängen keine Belege, die du selbst verschickst.

Tab „Buchhaltung & Sonstiges"

Der eigentliche fachliche Unterschied zum Kundenformular — hier steckt alles, was die automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen dieses Lieferanten trägt:

Feld	Wofür
Kreditorennummer	die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. Zweite Stufe der automatischen Zuordnung eingehender Rechnungen (siehe unten).
BMD-Nummer	das Konto dieses Lieferanten im Buchhaltungsexport. Überschreibt dort das mandantenweite Standard-Kreditorenkonto.
IBAN / BIC	die Bankverbindung des Lieferanten.
Buchungskonto	alle Positionen eines Eingangsbelegs dieses Lieferanten werden ohne weitere Prüfung auf dieses Konto gebucht, statt sie einzeln von der KI-Kontierung ermitteln zu lassen.

Zuordnung eingehender Rechnungen. Kommt eine elektronische Eingangsrechnung herein, sucht flinkest den passenden Lieferanten in drei Schritten, jeder davon exakt und nicht unscharf verglichen: zuerst über die UID-Nummer, dann über die Kreditorennummer, zuletzt über Name und PLZ gemeinsam. Bei eingescannten oder fotografierten Belegen entfällt der Schritt über die Kreditorennummer, weil sie darauf nicht zuverlässig auslesbar ist. Findet flinkest nichts, steht der Beleg in den Eingangsrechnungen als nicht zugeordnet und du wählst den Lieferanten selbst aus. Weil alle Schritte exakt vergleichen, scheitert die Zuordnung typischerweise an Kleinigkeiten — einer fehlenden Rechtsform oder einer nur bei einem der beiden Datensätze gepflegten UID-Nummer.

Buchungsexport. Für eine Eingangsrechnung dieses Lieferanten bestimmt der Buchhaltungsexport das Gegenkonto in fester Reihenfolge: Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen eine mandantenweite fixe Kontierungsnummer für Lieferanten hinterlegt, gewinnt diese immer, unabhängig von der BMD-Nummer dieses Lieferanten. Sonst greift die BMD-Nummer des Lieferanten; fehlt auch sie, ersatzweise seine Lieferantennummer. Ist beides leer, bleibt das Konto im Export leer.

Darunter liegt der Bereich Zahlungsziel: Tage netto, Skontotage, Skonto in Prozent und ein Freitext, wahlweise über eine Auswahl aus hinterlegten Standard-Zahlungsbedingungen schnell übernommen — dieselben Felder wie beim Kunden. Anders als beim Kunden übernimmt aktuell aber kein Beleg diese Werte automatisch, weil an einem Lieferanten keine Ausgangsbelege hängen, die sie ziehen könnten; sie dienen als Nachschlagewert für die vereinbarte Kondition, etwa beim Prüfen einer eingehenden Rechnung. Ganz unten im Tab liegt noch eine interne Notiz.

Tab „Eingangsrechnungen"

Ein Freitextfeld für Anweisungen zur Erkennung eingehender Rechnungen — sinnvoll sind knappe, konkrete Hinweise zum Aufbau der Rechnungen dieses Lieferanten (z. B. „Rechnungsnummer steht immer unten rechts"). Der Text fließt zusätzlich in die automatische Belegerkennung ein; eine beim Einlesen eines konkreten Belegs mitgegebene Anweisung hat Vorrang vor dem hier hinterlegten Text. Dieses Feld hat kein Gegenstück im Kundenformular.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Bestehenden Lieferanten bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Lieferanten vorbefüllt. Anders als beim Anlegen (das direkt auf die Detailseite führt) bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt.

Aktionen aus der Zeile & Massenaktionen

Zeilenmenü ohne Beleg-Erstellung

Das Zeilenmenü eines Lieferanten zeigt nur Bearbeiten und Löschen — die Einträge „Angebot erstellen", „Rechnung erstellen" und so weiter, die es bei Kunden gibt, fehlen hier bewusst: Solche Belege gehen an Kunden, kein Einkaufskonzept passt hier. Was du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du stattdessen als Eingangsrechnung oder als Lieferschein in den Lieferantendetails.

Lieferanten löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Ein Lieferant wird dabei nur dann wirklich entfernt, wenn nichts an ihm hängt — geprüft wird unter anderem auf Eingangsrechnungen, Termine, Lagerbewegungen (ein Wareneingang, ein Bestand oder eine Charge, die ihn als Herkunft nennt — das ist der Unterschied zum Kunden, bei dem dieser Bezug nicht zählt), Inventareinträge und hinterlegte Einkaufspreise bzw. Shop-Kategorie-Zuordnungen. Trifft mindestens einer dieser Bezüge zu, bleibt der Lieferant im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen — seine Eingangsrechnungen und Lagerbewegungen behalten damit ihren Ursprung. Erst ein Lieferant ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, endet das Lade-Overlay mit einem Fehler-Toast samt Begründung, und der Lieferant bleibt unangetastet stehen.

Mehrfachauswahl und Massenlöschen

Schalte die Mehrfachauswahl über das Kästchen in der Werkzeugleiste ein — dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten von Lieferanten. Hake die gewünschten Lieferanten an und klicke in der erscheinenden Leiste auf Löschen; die Rückfrage nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Auswahl nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — inklusive Begründung je Lieferant. Ein einzelner nicht löschbarer Lieferant bricht die übrigen also nicht ab.

Mehrere Lieferanten auf einmal bearbeiten

In derselben Leiste liegt neben Löschen die Schaltfläche Edit fields: Sie öffnet einen Dialog, in dem du für alle ausgewählten Lieferanten auf einmal das Buchungskonto und/oder die Zahlungsziel-Konditionen (Tage netto, Skonto, Skontotage, Text) setzt — praktisch, wenn du z. B. nachträglich mehrere Lieferanten eines Großhändlers auf dasselbe Buchungskonto umstellst. Jedes der beiden Felder schaltest du einzeln per Kästchen scharf; nur angehakte Felder werden übernommen, alle anderen bleiben bei den Lieferanten unangetastet. flinkest arbeitet die Auswahl nacheinander ab und zeigt dabei einen Fortschrittsbalken; am Ende meldet es, wie viele Lieferanten aktualisiert wurden und wie viele fehlschlugen.

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Stamms klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und aus den wählbaren Feldern die gewünschten Spalten samt Reihenfolge. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export — der Export enthält dabei immer nur Lieferanten, nie Kunden. Kreditorennummer, BMD-Nummer, IBAN, BIC und das Buchungskonto lassen sich dagegen nicht exportieren — diese Buchhaltungsangaben liegen außerhalb dessen, was der Export anbietet, und sind nur im Bearbeiten-Dialog des einzelnen Lieferanten zu sehen. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst, inklusive einiger unter „Weitere Felder" versteckter Angaben wie Steuernummer, Notiz oder Anlagedatum — nicht dabei sind Kreditorennummer, BMD-Nummer, IBAN, BIC und das Buchungskonto, aus demselben Grund wie beim Export. Rechts unter „Angezeigte Spalten" siehst du die aktuelle Auswahl und ziehst sie am Griff in die gewünschte Reihenfolge. Unterhalb der Spaltenauswahl legst du zusätzlich die Standardsortierung fest.

Der Dialog gilt „für diese Liste für alle Benutzer" — also betriebsweit, und Kunden werden dabei als eigene Liste getrennt eingestellt: Eine für die Kundenliste eingestellte Spaltenauswahl wirkt sich auf die Lieferantenliste nicht aus. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz.

Einen Massenimport für Lieferantenlisten findest du nicht auf dieser Seite, sondern in den Kontakt-Einstellungen — dafür brauchst du unabhängig von deinen Lieferanten-Rechten Administratorrechte.

Auch unterwegs

Die Lieferantenliste steht auch in der mobilen App (iOS/Android) im Tab Stammdaten zur Verfügung, sobald dein Benutzer Lieferanten sehen darf — zum Nachschlagen, Anrufen und zur Navigation zur Adresse. Sie liest dort ausschließlich den bereits heruntergeladenen Kontakt-Bestand und funktioniert damit auch offline. Anlegen oder Bearbeiten von Lieferanten ist auf dem Handy nicht vorgesehen.

Verwandte Seiten

• Lieferantendetails
• Kunden
• Eingangsrechnungen
• Artikel
• Lager
• Inventareintrag
• Kontakt-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Benutzer und Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum kann ich aus der Lieferantenliste kein Angebot oder keine Rechnung erstellen? Weil solche Belege an Kunden gehen. Das Zeilenmenü eines Lieferanten bietet deshalb nur „Bearbeiten" und „Löschen" an. Was du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du als Eingangsrechnung; gelieferte Ware als Lieferschein oder Lagerbewegung in den Lieferantendetails.

Wozu dient die Kreditorennummer beim Lieferanten? Sie ist die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. Trifft eine elektronische Rechnung ein, deren UID-Nummer zu keinem Lieferanten passt, versucht flinkest die Zuordnung über diese Nummer, bevor es Name und PLZ vergleicht.

Warum wird ein Lieferant beim Löschen nicht wirklich entfernt? Sobald Eingangsrechnungen, Termine, Lagerbewegungen, ein Inventareintrag oder hinterlegte Einkaufspreise auf ihn verweisen, bleibt er im Hintergrund erhalten und verschwindet nur aus der Liste. Anders würden diese Belege und Bewegungen ihre Herkunft verlieren.

Wie sorge ich dafür, dass Eingangsrechnungen eines Lieferanten immer auf dasselbe Konto gebucht werden? Trage im Lieferanten-Dialog im Tab „Buchhaltung & Sonstiges" das Buchungskonto ein. Danach übernehmen alle Positionen eines Eingangsbelegs dieses Lieferanten dieses Konto, ohne dass eine automatische Kontierung dafür laufen muss.

Kann ich das Buchungskonto für mehrere Lieferanten auf einmal ändern? Ja. Schalte die Mehrfachauswahl ein, wähle die betroffenen Lieferanten aus und klicke in der erscheinenden Leiste auf Edit fields. Dort setzt du Buchungskonto und/oder Zahlungsziel für die ganze Auswahl in einem Schritt.

Kann derselbe Betrieb Kunde und Lieferant sein? Ja, aber als zwei getrennte Einträge: Die Kundenliste und die Lieferantenliste zeigen jeweils nur ihre eigene Kontaktart, und beide haben eigene Nummernkreise und eigene Felder.