Buchhaltungs-Übersicht

Die Buchhaltungs-Übersicht ist deine Werkbank für einen Buchungszeitraum: Sie zeigt für Monat, Quartal oder Jahr, wie weit deine Buchhaltung ist, und lässt dich die offenen Punkte direkt auf der Seite erledigen — ohne einen Umweg über andere Bildschirme. Links stehen alle Bankbuchungen und Barbelege des Zeitraums, rechts arbeitest du die ausgewählte Buchung ab: Beleg anhängen, Konten setzen, abschließen. Am Ende steht ein Zeitraum, den du sauber an die Buchhaltung übergeben kannst — als Buchhaltungsexport oder als Paket an deine Kanzlei. Du findest sie im Menü unter Buchhaltung › Buchungsperiode; die zusammengefasste Sicht mehrerer Zeiträume liefert die Finanzübersicht.

Kopfzeile und Buchungszeitraum

Buchungszeitraum wählen und wiederfinden

Ganz links bringt dich der Pfeil zurück zur Finanzübersicht. Daneben steht der Titel Buchhaltung / Übersicht und direkt anschließend die Zeitraum-Navigation: Pfeil zurück, der aktuelle Zeitraum-Schlüssel (zum Beispiel 2026-Q1, 05/2026 oder 2026) mit der ausgeschriebenen Bezeichnung darunter, Pfeil vor. Ob du monatlich, quartalsweise oder jährlich arbeitest, kommt aus den Buchhaltungs-Einstellungen.

Deine Wahl bleibt erhalten: Der Zeitraum steht in der Adresse der Seite (?period=…), du kannst sie also als Link weitergeben oder als Lesezeichen speichern, und flinkest merkt sich deine letzte Wahl zusätzlich für den nächsten Besuch ohne Zeitraum-Angabe. Kommst du über einen Link aus dem Buchhaltungsexport oder der Bankkonto-Seite mit einer bestimmten Transaktion im Ziel (?transaction=…), wählt die Übersicht diese Transaktion automatisch aus, sobald der passende Zeitraum geladen ist.

Der Zeitraum ist Pflicht. Fast jede Aktion dieser Seite hängt am gewählten Buchungszeitraum. Fehlt er — etwa weil ein weitergegebener Link unvollständig war —, meldet flinkest „Ein Buchungszeitraum ist erforderlich". Wähle dann über die Pfeile einen Zeitraum, danach läuft alles wieder.

Abschließen und übergeben nur in der eingestellten Länge. Ansehen und kontieren kannst du jeden Zeitraum — auch einen Monat, wenn du eigentlich quartalsweise arbeitest. So ein Zeitraum kommt etwa über einen weitergegebenen Link auf die Seite oder ist noch von früher gemerkt, als in den Buchhaltungs-Einstellungen eine andere Länge eingestellt war. Abschließen, als ZIP herunterladen und an die Kanzlei senden lässt sich aber nur genau ein Zeitraum in der eingestellten Länge — sonst könnte ein Betrieb, der monatlich arbeitet, versehentlich ein ganzes Quartal oder Jahr abschließen oder übergeben. Passt der gezeigte Zeitraum nicht dazu, steht über den Kacheln der Hinweis „Das ist nur für eine einzelne Buchungsperiode Ihres Unternehmens (Quartal) möglich." (in Klammern die eingestellte Länge), und Buchungsperiode abschließen, ZIP herunterladen und An … senden sind gesperrt; auch der Buchhaltungsexport exportiert so einen Zeitraum nicht. Periode wieder öffnen bleibt für jeden Zeitraum möglich, damit sich ein Abschluss aus der Zeit vor einer Umstellung zurücknehmen lässt. Die Pfeile blättern in der Länge des gerade gezeigten Zeitraums weiter. Zurück zur eingestellten Länge kommst du, indem du in der Adresse einen Zeitraum dieser Länge einträgst (zum Beispiel ?period=2026-Q4 für ein Quartal oder ?period=2026-11 für einen Monat); sobald du von dort mit den Pfeilen blätterst, merkt sich flinkest wieder einen passenden Zeitraum.

Die Kennzahlen-Kacheln

Unter der Kopfzeile liegt eine Reihe kompakter Kacheln — Zahl und Erläuterung stehen jeweils in einer Zeile, damit für die eigentliche Arbeitsliste möglichst viel Platz bleibt. Kontierst du selbst, sind es sechs Kacheln; übernimmt deine Kanzlei die Kontierung, fehlt Zuordnung prüfen, weil du ein fehlendes Konto auf dieser Seite dann ohnehin nicht setzen kannst. Die Kacheln beziehen sich immer auf den gewählten Zeitraum und auf die Bankkonten, die du in den Einstellungen nicht ausgeschlossen hast — eine Kasse zählt dabei immer mit, egal ob sie auf der Ausschlussliste steht. Ein Klick auf eine der vier Filter-Kacheln (Fortschritt, Offene Transaktionen, Zuordnung prüfen, Differenzen) filtert die Transaktionsliste darunter, die Kachel ist dann farbig umrandet; ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf. Ohne Suche und Filter stimmt die Zahl auf Offene Transaktionen, Zuordnung prüfen und Differenzen mit der Zeilenzahl überein.

• Fortschritt — Prozentwert mit Balken und „X von Y erledigt". Gerechnet wird aus allen Transaktionen des Zeitraums gegen die noch offenen; ein Klick zeigt nur die erledigten.
• Offene Transaktionen — Anzahl der Buchungen, die noch nicht als erledigt markiert sind, dazu die Summe der offenen Beträge; ein Klick zeigt nur diese.
• Zuordnung prüfen — Transaktionen mit dem Status Zuordnung unvollständig: Es fehlt ein Buchungskonto oder ein Steuercode, einer aus einem Beleg entstandenen Buchungszeile fehlt das Buchhaltungskonto des Bankkontos, oder die Buchungszeilen passen nicht mehr zur Kontierung des Belegs (nur wenn du selbst kontierst; die Gründe stehen unter „Status-Etiketten verstehen").
• Differenzen — Transaktionen, bei denen der zugeordnete Betrag nicht zum Betrag der Bankbuchung passt, dazu die Summe dieser Abweichungen.
• Sync-Status — Anzahl der Bankkonten, deren letzte Synchronisierung den Zeitraum nicht abdeckt. Ein Klick klappt darunter die Sync-Karte auf und wieder zu, siehe „Bankkonten synchronisieren".
• Rückfragen — Rückfragen deiner Buchhaltungskanzlei, die auf deine Antwort warten, siehe „Mit der Kanzlei über eine Buchung chatten".

Welche Konten zählen. In alle Zahlen dieser Seite fließen nur nicht archivierte Bankkonten ein, die du in den Einstellungen nicht ausdrücklich ausgeschlossen hast — außer es ist eine Kasse: Die zählt trotz Ausschluss immer mit, weil ihre Buchungen bar bezahlte Belege sind, die sonst lautlos verschwinden würden. Bleiben die Kacheln leer und meldet flinkest „Der Buchhaltungsstatus konnte nicht geladen werden", hat die Abfrage nicht durchgelaufen — Aktualisieren wiederholt sie.

Bankkonten synchronisieren

Klickst du auf Sync-Status, erscheint die Karte Bankkonten nicht vollständig synchronisiert — allerdings nur, wenn es tatsächlich Konten mit Handlungsbedarf gibt und solange das Modul Bankkonten unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Pro Konto siehst du den Namen und den Grund:

• Noch nie synchronisiert — für dieses Konto liegt keine Synchronisierung vor.
• Synchronisierungsfehler — die Bankverbindung braucht eine echte Reparatur.
• Letzter Sync 9h · evtl. neue Transaktionen — bei einem laufenden Zeitraum zählt die Frische: Ist die letzte Synchronisierung mehr als sechs Stunden alt, können noch Buchungen fehlen.
• Letzte Synchronisierung deckt den Zeitraum nicht ab — bei einem abgeschlossenen Zeitraum muss die Synchronisierung nach dem Zeitraumende gelaufen sein.

Jetzt synchronisieren stößt einen echten Abruf bei der Bank an. Das dauert einen Moment, der Button zeigt so lange eine Ladeanzeige, und du bekommst danach eine ehrliche Rückmeldung: die Anzahl neu erstellter Transaktionen, ein Hinweis, dass die Bank gerade keine frischen Daten liefert oder dass der Kontostand noch abgeglichen wird, oder die Aufforderung, das Bankkonto zu öffnen und die Verbindung neu zu bestätigen. Kassakonten tauchen hier nie auf — sie werden von Hand geführt und gelten immer als synchron.

Nach dem Synchronisieren ordnet flinkest auf Wunsch gleich zu. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen eingeschaltet (ab Werk aus), startet nach jedem Abruf mit neuen Buchungen im Hintergrund die automatische Zuordnung — für die neu importierten, noch offenen Transaktionen eines Kontos, das in die Buchhaltung einbezogen ist, mit denselben Stufen wie der Knopf Auto-Matching, nur ohne Dialog. Am einzelnen Bankkonto lässt sich das abweichend ein- oder ausschalten. Transaktionen einer abgeschlossenen Buchungsperiode bleiben auch hier unberührt.

Nächtlicher Abruf. Mit Bankkonten jede Nacht synchronisieren in denselben Einstellungen holt flinkest einmal pro Nacht — in einer festen Nachtstunde um 2, 3 oder 4 Uhr — die neuen Buchungen aller verbundenen, nicht archivierten Bankkonten; danach greift, wenn eingeschaltet, dieselbe automatische Zuordnung. Verlangt eine Bank dabei eine Freigabe (starke Kundenauthentifizierung, SCA), kann das nachts niemand bestätigen: Das Konto wird übersprungen und zeigt, dass es neu verbunden werden muss. Diese Freigabe erteilst du von Hand am Bankkonto; auch Jetzt synchronisieren fordert dich in diesem Fall auf, die Verbindung dort neu zu bestätigen.

Die Seite hält sich selbst aktuell

Ändert jemand anderes einen Beleg, eine Verknüpfung oder eine Buchungszeile — auch aus dem Portal deiner Kanzlei heraus —, aktualisieren sich Kennzahlen, Liste und Detail von selbst. Nach jeder Aktion, die du hier ausführst, werden die Zahlen ebenfalls still nachgeladen. Willst du unabhängig davon explizit nachziehen, holt Aktualisieren in der Kopfzeile Kennzahlen und Rückfragen neu.

Im Vollbild arbeiten

Wer eine ganze Periode abarbeitet, braucht jeden Zentimeter für Liste und Detail. Das Symbol Vollbild rechts in der Kopfzeile hebt Kennzahlen-Kacheln und Arbeitsbereich aus dem übrigen Rahmen von flinkest heraus und legt sie über die volle Fensterfläche. Zurück geht es über das Symbol Vollbild verlassen rechts neben den Kacheln oder mit der Escape-Taste — ist gerade ein Dialog oder eine Auswahlliste offen, schließt Escape zuerst diese.

Für Bilanzierer

Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen als Unternehmensart Bilanzierer hinterlegt, arbeitest du hier genauso wie als Einnahmen/Ausgaben-Rechner: Transaktionen synchronisieren, Belege verknüpfen, Differenzen klären, Rückfragen beantworten. Der Unterschied liegt in den Buchungszeilen: Erlös, Aufwand und Umsatzsteuer bucht beim Bilanzierer der Beleg selbst (mit seinem Belegdatum), die Kontierung steht deshalb an den Belegpositionen. Verknüpfst du einen Beleg mit einer Transaktion, legt flinkest für diesen Beleg eine einzige Ausgleichszeile an — sie gleicht den offenen Posten am Kunden- bzw. Lieferantenkonto gegen das Bankkonto aus, ohne Steuer. Bei einem bar bezahlten Beleg ohne Transaktion entsteht entsprechend eine Ausgleichszeile gegen die Kassa. In der Spalte Betrag steht die Ausgleichszeile aus Sicht des Kunden- bzw. Lieferantenkontos, also mit umgekehrtem Vorzeichen zur Bankbuchung (ein Zahlungseingang von 100 € erscheint als −100); für Ausgeglichen zählt trotzdem ihr Beitrag zum Bankkonto. In der Spalte Konto zeigt die Ausgleichszeile kein Auswahlfeld, sondern schreibgeschützt Personenkonto mit der Nummer, darunter den Namen des Kunden bzw. Lieferanten und das Gegenkonto (das Bankkonto): Gebucht wird hier der offene Posten am Personenkonto, ein Sachkonto an dieser Zeile wäre falsch — flinkest lehnt es deshalb auch ab, einer Ausgleichszeile ein Buchungskonto zuzuweisen. Kontierst du selbst, prüfst du die Buchungen der Belege selbst in den Reitern AR und ER.

Kopf-Aktionen: weiter an die Buchhaltung

Zahlen aktualisieren

Aktualisieren in der Kopfzeile lädt Kennzahlen und Rückfragen neu — ein manuelles Nachziehen zusätzlich zum automatischen Live-Refresh (siehe oben).

Automatische Zuordnung starten

Der Button Auto-Matching in der Kopfzeile öffnet einen Vollbild-Dialog mit dem Zeitraum im Titel (etwa Auto-Matching 2026-08). Gibt es offene Transaktionen, startet der Lauf von selbst — der Knopf zeigt dann Läuft … und danach Erneut ausführen. Gibt es im Zeitraum nichts zu tun, bleibt er als Starten stehen und ist ausgegraut. Oben siehst du laufend, wie viele Transaktionen zugeordnet wurden und wie viele eine Entscheidung brauchen.

Jede Transaktion durchläuft der Reihe nach vier Stufen, und wer in einer Stufe hängen bleibt, überspringt die folgenden:

1. Regeln — deine Bankregeln: die, die für alle Bankkonten gelten, und die, die auf das Konto der Transaktion eingeschränkt sind. Zuerst die statischen Regeln mit festen Bedingungen, danach die KI-Regeln: Bei einer KI-Regel entscheidet die KI anhand deiner Beschreibung, welche der noch offenen Transaktionen passen. Die erste passende Regel gewinnt, geprüft wird die neueste zuerst. Eine statische Regel, die nur einen Lieferanten oder Kunden zuordnet, bucht nichts und zählt nicht als Treffer: Hat die Transaktion noch keinen Kontakt, bekommt sie ihn; die Suche nach einer buchenden Regel geht weiter, und in der Stufe System zählen Belege dieses Kontakts wie ein passender Name.
2. Verträge — Verträge, deren Buchungstext im Verwendungszweck vorkommt.
3. System — Belege in flinkest, die betraglich passen und zusätzlich über Rechnungsnummer oder Name bestätigt werden.
4. E-Mail — Suche in deinen verbundenen E-Mail-Konten nach der passenden Rechnung; muss in den Einstellungen erlaubt sein und braucht mindestens ein verbundenes Konto.

Ein Vertrag zählt nur einmal je Zahlungsintervall. Ist für einen Vertrag zum Beispiel „jährlich" als Zahlungsintervall hinterlegt und hat Auto-Matching ihn in diesem Zeitraum bereits einer Transaktion zugeordnet, schließt eine weitere Transaktion mit passendem Buchungstext und Betrag nicht automatisch ab. Du bekommst stattdessen eine Entscheidung mit dem Hinweis „Vertrag wurde in diesem Abrechnungszeitraum bereits zugeordnet" — das verhindert, dass zum Beispiel eine doppelt eingelangte Zahlung denselben Vertrag zweimal automatisch bucht. Ordnest du den Vertrag stattdessen von Hand über Vertrag zuordnen zu, gilt diese Sperre nicht. Dieselbe Sperre gilt auch, wenn „Buchungen neu zuweisen" versucht, einen noch unverknüpften Vertrag automatisch zu finden.

Automatisch abgeschlossen wird nur, was du selbst konfiguriert hast: eine Regel, die auf „als erledigt markieren" steht, und ein Vertrag mit passendem Betrag. Stufe 3 und 4 liefern ausschließlich Vorschläge — den Zuschlag gibst immer du mit Übernehmen und abschließen.

Findet der Lauf nichts, zeigt der Dialog pro Stufe eine Begründung — bei der E-Mail-Stufe auch, welche Konten durchsucht wurden. Bei E-Mail-Kandidaten kannst du dir den Anhang vorher als Vorschau ansehen.

Abgeschlossene Buchungsperioden bleiben unberührt. Transaktionen, deren Datum in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegt, lässt der Lauf unverändert: In der Liste stehen sie als Übersprungen, und das Detail nennt den Grund. Ist der gewählte Zeitraum als Ganzes abgeschlossen, startet der Lauf gar nicht erst — flinkest meldet dann, dass die Buchungsperiode abgeschlossen ist.

Die Periode an die Buchhaltung übergeben

Welche Schaltfläche hier steht, hängt davon ab, wer bei dir kontiert. Export, ZIP herunterladen und An … senden — auch als Einträge im ⋮-Menü — sowie die Zusammenfassende Meldung erscheinen dabei nur mit der Berechtigung BMD-Export ausführen:

• Kontierst du selbst (Einstellung „Kontierung: selbst"): Nach BMD Exportieren führt in den Buchhaltungsexport, den gewählten Zeitraum nimmt flinkest mit. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen als Exportformat RZL gewählt, heißt dieselbe Schaltfläche Nach RZL exportieren.
• Kontiert deine Kanzlei und hat sie einen Kanzlei-Zugang, solange der Zeitraum noch offen ist und du Buchungsperioden freigeben darfst: Dann ist Buchungsperiode abschließen die Hauptschaltfläche — der Abschluss ist hier selbst die Übergabe, denn die Kanzlei arbeitet in ihrem Portal; ist zusätzlich eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, wird sie beim Abschluss per Mail benachrichtigt. ZIP herunterladen und das Senden per Mail liegen in diesem Fall im ⋮-Menü, weil ein Vorab-Paket auch vor dem Abschluss möglich bleiben soll.
• Kontiert deine Kanzlei in allen anderen Fällen (ohne Kanzlei-Zugang, oder der Zeitraum ist schon abgeschlossen): ZIP herunterladen baut nach einer Bestätigung im Hintergrund ein Buchhaltungs-ZIP der Periode — je eingeschlossenem Bankkonto ein Ordner mit Excel-Auszug, PDF, Belegen und Dokumenten, dazu ein eigener Ordner mit den Barbelegen und einem Übersichts-PDF. Läuft ebenfalls als Hintergrund-Job, du wirst benachrichtigt, sobald er fertig ist. Ist eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, ist ZIP herunterladen ein Splitbutton: Sein Untermenü An … senden — mit Name und Adresse der Kanzlei — schickt dasselbe Paket per Mail direkt dorthin.

Fehlt die Kanzlei-E-Mail, gibt es nur den Download — trag sie in den Buchhaltungs-Einstellungen nach, oder verschick das heruntergeladene Paket in der Zwischenzeit selbst. Abschluss, ZIP und Versand gehen nur für einen Zeitraum in der eingestellten Länge; zeigt die Seite einen anderen, sind sie gesperrt, siehe „Abschließen und übergeben nur in der eingestellten Länge". Im ⋮-Menü rechts oben, das nur erscheint, wenn es Einträge gibt, liegen außerdem — sofern du das Recht dazu hast — Buchungsperiode abschließen, wenn es nicht schon die Hauptschaltfläche ist, bzw. bei einem abgeschlossenen Zeitraum Periode wieder öffnen, und — unabhängig davon, wer kontiert — Zusammenfassende Meldung (ZM) (siehe unten).

Die Zusammenfassende Meldung erstellen

Lieferst du Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern, erbringst du dort Dienstleistungen an Unternehmen oder bist an einem Dreiecksgeschäft beteiligt, musst du diese Umsätze je UID-Nummer des Kunden monatlich oder vierteljährlich ans Finanzamt melden — die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM. flinkest stellt sie aus denselben Ausgangsrechnungen und Gutschriften zusammen, aus denen auch deine Buchhaltung entsteht, ohne dass du etwas abtippen musst. Du öffnest sie über das ⋮-Menü rechts oben mit Zusammenfassende Meldung (ZM); dafür brauchst du die Berechtigung BMD-Export ausführen.

Der Dialog Zusammenfassende Meldung (ZM) hat seinen eigenen Zeitraum: Oben wählst du Monat oder Quartal und blätterst mit den Pfeilen; er startet mit dem Monat bzw. Quartal, den die Übersicht gerade zeigt, und ändert umgekehrt den Zeitraum der Übersicht nicht. Arbeitest du in der Übersicht mit einem ganzen Jahr, fragt er zuerst nach Monat oder Quartal („Die Zusammenfassende Meldung wird je Monat oder je Quartal abgegeben. Bitte wählen Sie Monat oder Quartal."), weil es eine ZM für ein Jahr nicht gibt.

Darunter steht je UID-Nummer und Art (Waren, Dienstleistungen, Dreiecksgeschäft) eine Zeile mit Land, Anzahl der Belege und Nettobetrag, auf ganze Euro gerundet wie gemeldet. Ein Klick auf den Pfeil am Zeilenanfang klappt die Belege dieser Zeile auf, jeder mit Link zum Beleg in einem neuen Tab — so prüfst du, woraus sich ein Betrag zusammensetzt. Unter der Tabelle stehen die Summe und — sofern hinterlegt — deine Steuernummer. Gibt es im Zeitraum nichts zu melden, sagt der Dialog das ausdrücklich: „In diesem Zeitraum gibt es nichts zu melden – eine Zusammenfassende Meldung ist nicht nötig."

Die ZM-Prüfliste abarbeiten

Eine ZM mit fehlender oder ungültiger UID-Nummer oder Steuernummer weist FinanzOnline zurück. Deshalb prüft flinkest die Meldung schon vorher und zeigt über den Zeilen eine Prüfliste: Fehler (rot) müssen behoben sein, bevor du die Meldung herunterladen oder übermitteln kannst; Warnungen (gelb) sind Hinweise, die dich nicht aufhalten. Betrifft ein Befund einen bestimmten Beleg, steht dessen Nummer als Link daneben — du öffnest den Beleg in einem neuen Tab, korrigierst ihn und öffnest den Dialog danach neu (oder wechselst kurz den Zeitraum) — erst dann berechnet er die Meldung neu.

Die ZM als XML herunterladen

XML herunterladen speichert die Meldung des gewählten Zeitraums als Datei im Format von FinanzOnline. Diese Datei lädst du in FinanzOnline unter „Datenübermittlung" hoch oder gibst sie an deine Kanzlei weiter. Solange die Prüfliste einen Fehler zeigt, ist die Schaltfläche gesperrt. Eine berichtigte ZM ist immer die komplette Meldung des Zeitraums — nach einer Korrektur lädst du sie also einfach neu herunter.

Die ZM direkt an FinanzOnline übermitteln

Mit der zusätzlichen Berechtigung, die Zusammenfassende Meldung an FinanzOnline zu übermitteln, gibt es im Dialog den Bereich Übermittlung an FinanzOnline und unten die Schaltfläche An FinanzOnline übermitteln — du sparst dir den Umweg über das FinanzOnline-Portal. Voraussetzung ist ein FinanzOnline-Webservice-Benutzer, den ein Administrator unter FinanzOnline in den Einstellungen hinterlegt. Fehlt er, zeigt der Bereich statt der Übermittlungsoptionen den Hinweis „Für die direkte Übermittlung hinterlegt zuerst ein Administrator den FinanzOnline-Webservice-Benutzer." mit einem Link zu dieser Einstellungsseite.

Der Schalter Testübermittlung (von FinanzOnline geprüft, nicht eingereicht) ist von vornherein eingeschaltet: FinanzOnline prüft die Meldung dann wie echt, sie gilt aber nicht als abgegeben — eine Probe ohne Rechtswirkung. Schaltest du ihn aus, wird die Meldung tatsächlich eingereicht. In beiden Fällen fragt flinkest vor dem Senden noch einmal nach und nennt den Zeitraum; du bestätigst mit Testübermittlung senden bzw. Jetzt einreichen. Wurde für den Zeitraum bereits eine Meldung eingereicht — von dir oder von deiner Kanzlei —, ist eine weitere Einreichung eine Berichtigung: Die Rückfrage weist darauf hin, dass FinanzOnline die bisherige Meldung des Zeitraums ersetzt, und die Schaltfläche heißt Berichtigung übermitteln. Das ist der Weg, wenn du nach der Abgabe noch einen Beleg korrigiert hast. Wie auch beim Download ist die Übermittlung gesperrt, solange die Prüfliste einen Fehler zeigt.

Übermittlungen und Protokolle nachverfolgen

Unter dem Übermittlungsbereich listet der Dialog alle Übermittlungen des Zeitraums — auch die, die deine Kanzlei aus ihrem Portal flinkest.tax geschickt hat: Datum, Art (Testübermittlung oder Einreichung), wer übermittelt hat (Unternehmen oder Kanzlei, dazu der Name der Person) und den Status, bei einer Ablehnung samt der Meldung von FinanzOnline. Das ist dein Nachweis, wann wer was eingereicht hat.

Nach dem Senden legt FinanzOnline ein Prüfprotokoll in seine Databox; flinkest holt es regelmäßig von selbst ab. Willst du nicht warten, holt Protokoll abrufen an deiner eigenen Übermittlung es sofort — liegt es noch nicht vor, meldet flinkest „Das Protokoll ist noch nicht in der Databox. flinkest prüft automatisch erneut." Ist das Protokoll da, speichert das Download-Symbol es als Datei; liegt es als Text vor, klappt Protokoll es zusätzlich direkt unter der Zeile auf.

Buchungsperiode abschließen

Buchungsperiode abschließen

Über Buchungsperiode abschließen — im ⋮-Menü oder, wenn deine Kanzlei mit Kanzlei-Zugang kontiert, als Hauptschaltfläche in der Kopfzeile — schließt du den gewählten Zeitraum ab — dafür brauchst du das Recht, Buchungsperioden freizugeben. Ein Bestätigungsdialog warnt vorher im Klartext. Danach lässt sich für diesen Zeitraum keine Buchungszeile mehr anlegen, ändern oder löschen, keine Kontenzuordnung an einer Belegposition mehr setzen und keine Zahlungsverknüpfung mehr herstellen oder lösen — ein Versuch meldet, dass die Buchungsperiode abgeschlossen ist. Das gilt auch für die automatischen Wege: Auto-Matching und das Ausführen einer Regel lassen Transaktionen einer abgeschlossenen Periode unverändert, und das Zuordnen eines Vertrags — über einen Vorschlag oder Vertrag zuordnen — wird mit derselben Meldung abgelehnt. Die Belege selbst — Rechnungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen — bleiben normal bearbeitbar; gesperrt ist ausschließlich die Buchhaltungsebene.

Neben der Zeitraum-Navigation erscheint danach das grüne Etikett Abgeschlossen am … von …. Hat deine Kanzlei einen Kanzlei-Zugang und ist in den Buchhaltungs-Einstellungen eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, wird die Kanzlei per Mail über den Abschluss informiert. Abschließen lässt sich nur ein Zeitraum in der eingestellten Länge (siehe „Buchungszeitraum wählen und wiederfinden") — zeigt die Seite einen anderen, ist der Eintrag gesperrt und nennt im Tooltip den Grund. Überlappt der Zeitraum eine bereits abgeschlossene Periode — etwa nach einer Umstellung von Quartal auf Monat ein Monat innerhalb eines schon abgeschlossenen Quartals —, lehnt flinkest den Abschluss ab.

Periode wieder öffnen

Im selben ⋮-Menü steht dann Periode wieder öffnen. Ein Bestätigungsdialog widerruft die Freigabe wieder — die Historie bleibt erhalten, das grüne Etikett verschwindet, und die Kontierung ist wieder frei. Dafür brauchst du dasselbe Recht wie zum Abschließen. Anders als das Abschließen geht das Wieder-Öffnen für jeden Zeitraum, auch für einen, der nicht der eingestellten Länge entspricht — so lässt sich ein Abschluss aus der Zeit vor einer Umstellung von Monat auf Quartal (oder umgekehrt) zurücknehmen. Öffnest du die Periode selbst wieder, erfährt deine Kanzlei davon unter denselben Bedingungen wie beim Abschluss: Hat sie einen Kanzlei-Zugang und ist in den Buchhaltungs-Einstellungen eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, bekommt sie eine Mail, dass der Zeitraum wieder geöffnet wurde — so arbeitet sie nicht mit einem Stand weiter, den du gerade änderst. Alternativ öffnet deine Buchhaltungskanzlei die Periode selbst aus ihrem Portal flinkest.tax heraus — dafür braucht sie dort ein eigenes, von dir vergebenes Recht; dann bekommt die Person, die die Periode abgeschlossen hat, eine Benachrichtigungsmail.

Eine stille Korrektur durch die Kanzlei. Neben dem vollständigen Wieder-Öffnen kann deine Buchhaltungskanzlei mit einem eigenen, von dir vergebenen Recht eine einzelne Buchungszeile auch korrigieren, ohne die Periode zu öffnen — für dich bleibt der Zeitraum weiterhin abgeschlossen, das grüne Etikett bleibt stehen, und du bekommst dafür keine Benachrichtigung.

Die Transaktionsliste

Die Transaktionsliste lesen

Links liegt die Liste aller Transaktionen der Periode: Datum, Betrag (Eingänge grün), Name der Buchung, Verwendungszweck. Darunter erscheinen je nach Lage ein Status-Etikett (siehe unten), eine Büroklammer mit Zahl — so viele Belege hängen an dieser Buchung — oder ein Ladekreis, solange für diese Buchung gerade ein hochgeladener Beleg analysiert wird; der Upload läuft dabei im Hintergrund weiter, auch wenn du die Transaktion wechselst. Erledigte Buchungen sind grün hinterlegt und rutschen ans Ende; innerhalb einer Gruppe sortiert nach Datum absteigend — Probleme stehen also oben, Erledigtes ist optisch abgehakt. Ganz unten steht die Zahl der sichtbaren Zeilen und deren Summe.

Die Breite der Liste stellst du selbst ein: Zieh die Trennleiste zwischen Liste und Detail nach links oder rechts — etwa wenn lange Buchungstexte sonst abgeschnitten werden. flinkest merkt sich die Breite in deinem Browser; ein Doppelklick auf die Trennleiste setzt sie auf den Standard zurück.

Ist die Periode noch ohne jede Buchung — etwa vor dem ersten Bank-Sync —, steht statt Zeilen der Hinweis Keine Transaktionen.

Status-Etiketten verstehen

Der Status wird bei jedem Laden neu berechnet und nirgends gespeichert — er kann also nicht veralten. Kontierst du selbst, wird der Betrag der Bankbuchung ausschließlich mit der Summe der Buchungszeilen verglichen — ein verknüpfter Beleg zählt für sich genommen nicht mit, weil er sich im Regelfall ohnehin in Buchungszeilen auflöst. Weicht die Summe der Buchungszeilen in die eine oder andere Richtung vom Betrag ab, ist das eine Differenz. Bei einer frisch importierten, noch unbearbeiteten Buchung bleibt dieser Vergleich zunächst aus — sobald du aber die erste Buchungszeile anlegst oder die Buchung als erledigt markierst, prüft flinkest sie: Eine ohne jede Zuordnung als erledigt markierte Buchung bekommt dadurch sofort den Status Differenz, solange ihr Betrag offen bleibt.

Kontiert deine Kanzlei, zählen die zugeordneten Belege. Die Buchungszeilen sind dann ihre Arbeit, du siehst sie nicht. Verglichen werden deshalb die zugeordneten Beträge der Belege (ein Fremdwährungsbeleg in Euro umgerechnet) plus Buchungszeilen, die aus keinem Beleg stammen, etwa Bankspesen — und das erst, sobald mindestens ein Beleg zugeordnet ist. Passt das nicht zum Betrag der Bankbuchung, zeigt das Detail „Die zugeordneten Belege ergeben nicht den Transaktionsbetrag", und die Buchung zählt als Differenz. Eine Buchung ganz ohne Beleg bekommt in diesem Modus keine Differenz, auch wenn du sie als erledigt markierst.

Fehlt auf einer Zeile das Buchungskonto oder auf dem verwendeten Sachkonto der Steuercode, lautet der Status Zuordnung unvollständig — außer am Sachkonto ist die Option „Steuercode nicht erforderlich" aktiviert, dann zählt ein fehlender Steuercode auf diesem Konto nicht mehr als offener Punkt. Dasselbe gilt, wenn eine aus einem Beleg entstandene Buchungszeile kein Geldkonto hat, weil dem Bankkonto der Buchung noch kein Buchhaltungskonto zugeordnet ist, wenn die Buchungszeilen nicht mehr zur Kontierung eines verknüpften Belegs passen oder wenn an einem verknüpften Beleg noch ein Steuercode fehlt — siehe „Status-Hinweise im Detail". In der Liste stehen dabei die konkreten Gründe, etwa „Positionen ohne Buchungskonto (n)", „Steuercode fehlt am Konto: 7610 – …", „Das Bankkonto hat kein Buchhaltungskonto – bitte in den Einstellungen des Bankkontos hinterlegen", „Das Bankkonto hat jetzt ein Buchungskonto – Buchungen neu zuweisen", „Kontierung am Beleg geändert – Buchungen neu zuweisen" oder „Beleg unvollständig kontiert – am Beleg ergänzen:" — bei den beiden letzten gefolgt von den betroffenen Belegnummern. Das alles gilt nur, wenn du selbst kontierst: Kontiert deine Kanzlei, sind fehlende Konten und Steuercodes ihre Aufgabe — du siehst dann weder in der Liste noch im Detail Zuordnung unvollständig oder die Gründe dazu, und keine Kachel zählt sie mit. Deine Kanzlei sieht diese Punkte weiterhin in ihrem Portal flinkest.tax. Eine offene Rückfrage der Kanzlei sticht das alles und macht die Buchung zur Rückfrage offen. Differenz und Rückfrage offen siehst du in der Liste immer, egal wer kontiert.

Ein fehlender Beleg ist kein Problem. Nicht jede Bankbuchung braucht einen Beleg. Deshalb wird „Beleg fehlt" in dieser Übersicht bewusst nicht als Warnung ausgewiesen — eine Buchung, die vollständig über Buchungszeilen abgedeckt ist, gilt als in Ordnung.

Suchen und filtern

Das Suchfeld (Suche nach Name, Beschreibung, Betrag …) durchsucht sofort, ohne Verzögerungsfalle. Daneben öffnet der Filter-Button eine Leiste am rechten Rand mit Datum von/bis, Bankkonto (nur bei mehreren Konten), Betrag von/bis sowie Zurücksetzen und Anwenden — deine Eingaben werden erst mit Anwenden wirksam, damit halbe Eingaben die Liste nicht flackern lassen. Ist ein Filter aktiv, trägt der Button einen grünen Punkt.

Mehrere Buchungen auf einmal erledigen

Links vom Suchfeld sitzt eine Auswahl-Box, die genau die gerade sichtbaren (gefilterten) Zeilen an- und abhakt; eine Auswahl, die du unter einem anderen Filter getroffen hast, bleibt dabei erhalten. Jede Zeile hat zusätzlich ihre eigene Checkbox. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint eine Leiste mit der Anzahl, den Optionen Als erledigt markieren und Als Privatentnahme markieren, dem Button Ausführen und Abbrechen. Als erledigt markieren setzt alle gewählten Buchungen auf abgearbeitet. Als Privatentnahme markieren macht für jede gewählte Buchung dasselbe wie der gleichnamige Button im Detail: Sie wird markiert, auf das in den Buchhaltungs-Einstellungen hinterlegte Privatentnahme-Konto gebucht und als erledigt abgeschlossen — praktisch, wenn ein Zeitraum viele private Abbuchungen enthält. Jede Buchung wird für sich verarbeitet, und die Rückmeldung zählt die Sonderfälle: Fehlt das Privatentnahme-Konto oder hat eine Buchung schon Belege oder Buchungszeilen, wird sie markiert und als erledigt abgeschlossen, aber nicht gebucht; liegt sie in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, bleibt sie unverändert („… konnten nicht als Privatentnahme markiert werden, z. B. weil ihre Buchungsperiode abgeschlossen ist."). Die Markierung entfernst du nur einzeln im Detail. Frei wählbare Buchungskonten gibt es im Stapel bewusst nicht: Die setzt du immer einzeln im Detail über die Buchungszeilen — das hält die exportierten Zeilen nachvollziehbar.

Transaktions-Detail: Kopf, Status und Vorschlag

Eine Transaktion öffnen und als erledigt markieren

Klickst du eine Zeile an, öffnet sich rechts die Werkbank für diese Buchung: Name der Buchung, darunter Datum · Referenz · Bankkonto und der Verwendungszweck, rechts der Betrag. Die Schaltflächen des Kopfs — Als erledigt markieren, Als Privatentnahme markieren und Regel erstellen — stehen nebeneinander; Als erledigt markieren gibt es nur mit der Berechtigung Bankkonten bearbeiten. Der Umschalter Als erledigt markieren / Als nicht erledigt markieren setzt die Buchung fachlich auf abgearbeitet — das treibt die Fortschritts-Kachel und den Erledigt-Filter; eine beleglose Privatbuchung darf ohne Beleg erledigt sein.

Status-Hinweise im Detail

Unter dem Kopf steht der Status der Buchung (außer Zu prüfen), dazu — sofern zutreffend — diese Hinweise: „Buchungszeilen stimmen nicht mit dem Transaktionsbetrag überein" (kontiert deine Kanzlei, stattdessen „Die zugeordneten Belege ergeben nicht den Transaktionsbetrag"), „Positionen ohne Buchungskonto" bzw. „Belegpositionen ohne Konto – am Beleg kontieren:", „Das Bankkonto hat kein Buchhaltungskonto – bitte in den Einstellungen des Bankkontos hinterlegen", „Das Bankkonto hat jetzt ein Buchungskonto – Buchungen neu zuweisen", „Kontierung am Beleg geändert – Buchungen neu zuweisen", „Beleg unvollständig kontiert – am Beleg ergänzen:" und „Steuercode fehlt am Konto:" (alle außer dem ersten nur, wenn du selbst kontierst), „Rückfrage beim Mandanten offen", „Antwort vom Mandanten erhalten", „KI-Vorschlag verfügbar", „Nach Export verändert", „Vom Mandanten vorbereitet", „Als Privatentnahme markiert" oder „Mehrere Belege verknüpft" — sonst dieselben Hinweise, die auch deine Kanzlei im Taxportal sieht. Nennt ein Hinweis ein betroffenes Konto — etwa beim fehlenden Steuercode —, ist das Konto zugleich ein Link und öffnet das Sachkonto direkt in einem neuen Tab. Nennt er Belege, ist jede Belegnummer ein Link („Beleg in neuem Tab öffnen") in die Eingangsbeleg-Details bzw. die Rechnungsdetails — dort behebst du die Ursache, ohne die Buchung zu verlassen.

Wo die Lücke sitzt, sagt der Hinweis. Fehlt das Konto an den Positionen eines verknüpften Belegs, lautet der Hinweis „Belegpositionen ohne Konto – am Beleg kontieren:" mit den betroffenen Belegen — kontiere die Positionen dort oder direkt hier in der aufgeklappten Belegkarte (siehe „Positionen kontieren"); fehlt es dagegen an einer Buchungszeile selbst, etwa einer von Hand bearbeiteten, heißt er „Positionen ohne Buchungskonto". „Beleg unvollständig kontiert – am Beleg ergänzen:" erscheint als Einnahmen/Ausgaben-Rechner, wenn die Buchung keine aus Belegen entstandenen Buchungszeilen hat und an einem Konto eines verknüpften Belegs der Steuercode fehlt — der gehört dann an den Beleg, nicht an eine Buchungszeile.

Kontierung am Beleg geändert. Ändert sich als Einnahmen/Ausgaben-Rechner die Kontierung eines verknüpften Belegs, zieht flinkest dessen Buchungszeilen von selbst nach (siehe „Positionen kontieren"). Nicht nachgezogen werden Buchungen, die schon exportiert sind oder in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegen. Passen deren Zeilen nicht mehr zum Beleg, zeigt das Detail „Kontierung am Beleg geändert – Buchungen neu zuweisen" mit den betroffenen Belegen, und die Buchung steht auf Zuordnung unvollständig. Abhilfe ist Buchungen neu zuweisen. Bei einer bereits exportierten Buchung lautet der Hinweis „Kontierung am Beleg geändert – Buchungen neu zuweisen, Korrekturexport nötig" — die neu aufgebauten Zeilen musst du danach über den Buchhaltungsexport als Korrektur an die Buchhaltung geben. In einer abgeschlossenen Periode lassen sich die Zeilen nicht neu aufbauen; der Hinweis bleibt dann stehen, bis die Periode wieder geöffnet ist.

Bankkonto ohne Buchhaltungskonto. Jede Buchungszeile, die aus einem verknüpften Beleg entsteht, braucht auf der Geldseite das Sachkonto des Bankkontos — sonst bliebe diese Seite im Buchhaltungsexport leer. Fehlt es, zeigt das Detail den Hinweis „Das Bankkonto hat kein Buchhaltungskonto – bitte in den Einstellungen des Bankkontos hinterlegen", und die Buchung steht als Zuordnung unvollständig. Trag das Feld Buchhaltungskonto in den Bankkonto-Details nach: flinkest baut dann im Hintergrund die Buchungszeilen dieses Bankkontos neu auf, die aus Belegen entstanden, noch nicht exportiert und nicht von Hand bearbeitet sind — Buchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode bleiben dabei unverändert. Bei den neu aufgebauten Buchungen verschwindet der Hinweis danach von selbst. Bei den übrigen — schon exportiert, in einer abgeschlossenen Periode oder mit von Hand bearbeiteten Zeilen — wechselt er auf „Das Bankkonto hat jetzt ein Buchungskonto – Buchungen neu zuweisen" (bei einer exportierten Buchung mit dem Zusatz „Korrekturexport nötig"): Dort baust du die Zeilen mit Buchungen neu zuweisen selbst neu auf — in einer abgeschlossenen Periode erst nach dem Wieder-Öffnen.

Vorschlag übernehmen

Ist eine offene Buchung noch mit nichts verknüpft, sucht flinkest automatisch den besten Treffer und zeigt ihn als grünen Balken: Passender Eingangsbeleg gefunden, Passende Ausgangsrechnung gefunden oder Passender Vertrag gefunden, jeweils mit Sicherheitsstufe (Hoch, Mittel, Niedrig) und Begründung. Anwenden übernimmt den Vorschlag, das Symbol daneben öffnet den Beleg in einem neuen Tab. Steht dort Bereits als bezahlt markiert, ist die vorgeschlagene Rechnung schon als bezahlt geführt — das ist bei Dauerrechnungen normal, aber ein Grund, zweimal hinzusehen.

Wird ein Vertrags-Vorschlag angewendet, bucht flinkest den vollen Betrag als Vertrags-Buchungszeile aufs Vertragskonto und schließt die Transaktion ab. Hat der Vertrag kein Buchungskonto, wird nur verknüpft und abgeschlossen, und ein Warn-Toast meldet, dass keine Buchung entstanden ist — kontierst du selbst, steht die Transaktion danach als Differenz. Ein still „erfolgreich" ohne Buchung wäre sonst eine Falle vor dem Export.

Eine Regel aus der Transaktion erstellen

Der Splitbutton Regel erstellen bietet aus der Transaktion abgeleitete Varianten an — „Wenn Absender X ist", „… und Verwendungszweck enthält", „… und Betrag ist" — und öffnet den Regel-Dialog vorbefüllt (Name, Kondition) — derselbe Dialog wie auf der Seite Bankregeln. Die neue Regel gilt für alle Bankkonten; im Feld Bankkonto kannst du sie auf eines einschränken. Speichern & Ausführen im Dialog führt die neue Regel sofort nur über die gewählte Buchungsperiode aus, ohne den teureren Lauf über die gesamte Historie. Liegen passende Transaktionen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, bleiben sie unverändert, und ein Hinweis nennt ihre Anzahl. Der Button ist nur sichtbar, wenn du Bankkonten bearbeiten darfst.

Eine Transaktion als Privatentnahme markieren

Im Kopf des Details steht daneben der Button Als Privatentnahme markieren (nach dem Markieren Privatentnahme-Markierung entfernen) — anders als das Buchungszeilen-Raster steht er dir unabhängig davon zur Verfügung, ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei: Gerade wenn deine Kanzlei kontiert, ist er dein einziger Weg, ihr eine Privatentnahme mitzuteilen. Er setzt an der Buchung ein Merkmal, das deine Buchhaltungskanzlei im Taxportal deutlich hervorgehoben sieht, neben dem Hinweis „Vom Mandanten vorbereitet", und bucht — sofern in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Privatentnahme-Konto hinterlegt ist — den vollen Betrag automatisch auf dieses Konto; ohne hinterlegtes Konto bleibt es bei der reinen Markierung. Privatentnahme-Markierung entfernen hebt beides wieder auf, sofern die entstandene Buchungszeile nicht von Hand verändert wurde — eine bereits abgeschlossene Buchungsperiode blockt beide Richtungen. Im Buchhaltungsexport erscheint eine so markierte Transaktion wie jede andere Zeile, mit einer Ausnahme: Die Belegnummer bleibt dabei nie leer.

Belege verknüpfen und kontieren

Reiter mit Zählern und automatischer Sprung

Im Detail liegen sechs Reiter, jeweils mit Anzahl: Eingangsrechnungen · Ausgangsrechnungen · Verträge · Rückfragen · Details · Notizen. Beim Transaktionswechsel springt der Reiter automatisch auf den ersten nicht-leeren Beleg-Tab — so siehst du sofort, womit eine Buchung hinterlegt ist.

Eingangsbeleg per Upload verknüpfen

Der Reiter Eingangsrechnungen bietet oben zwei gleichwertige Wege nebeneinander an: links Neuen Beleg hochladen, rechts Bestehenden Beleg verknüpfen (siehe unten). Für einen neuen Beleg ziehst du PDFs oder Fotos in die Dropzone — auch mehrere auf einmal. Im Hintergrund läuft die Pipeline Import → KI-Analyse → automatische Verknüpfung an genau diese Transaktion, mit dem Toast „Beleg wird analysiert…" und einem Zeilen-Spinner plus Analyse-Blocker im Detail, während du weiterarbeitest. Ist die Verknüpfung fertig, meldet flinkest „Eingangsbeleg wurde verknüpft". Neuen Beleg hochladen erscheint nur mit der Berechtigung Eingangsrechnungen bearbeiten; fehlt dir eine Berechtigung für einen der beiden Wege, entfällt nur die jeweilige Karte.

Eingangsbeleg oder Ausgangsrechnung manuell verknüpfen

Die Karte Bestehenden Beleg verknüpfen („Bereits in flinkest erfasste Belege durchsuchen") im Reiter Eingangsrechnungen öffnet einen Dialog mit dem Scope-Umschalter Ablage · Liste · Nicht verknüpft · Alle (Default „Nicht verknüpft"), Suchfeld und serverseitigem Blättern — der Ablage-Scope macht die Ablage direkt von hier aus erreichbar, praktisch für Belege aus dem Mail-Import. Nicht verknüpft zeigt streng nur Belege, die noch an keiner Transaktion hängen. Ablage, Liste und Alle zeigen zusätzlich Belege, die schon verknüpft, aber noch nicht voll bezahlt sind — so hängst du eine in Raten bezahlte Eingangsrechnung auch an die zweite und jede weitere Rate. Im Reiter Ausgangsrechnungen steht dafür die gleich aufgebaute Karte Ausgangsbeleg verknüpfen; ihr Dialog bietet stattdessen den Umschalter Unbezahlt · Alle (Default „Unbezahlt", weil eine Bankbuchung fast immer zu einer noch offenen Rechnung gehört); „Alle" hält auch bereits bezahlt markierte Serienrechnungen auffindbar. Zum Verknüpfen eines Eingangsbelegs brauchst du die Berechtigungen Eingangsrechnungen bearbeiten und Bankkonten bearbeiten; für eine Ausgangsrechnung Bankkonten bearbeiten — ohne sie fehlt die jeweilige Karte.

Verknüpften Beleg prüfen und öffnen

Ein verknüpfter Beleg erscheint als aufklappbare Karte: Beleg-Nr · Kontakt · Belegdatum · Brutto · offener Rest · ein Kontierungs-Chip Vollständig kontiert bzw. Zuordnung prüfen (nur wenn du selbst kontierst) · In neuem Tab öffnen (führt je nach Belegtyp in die Eingangsbeleg-Details, die Rechnungsdetails oder die Gutschriftdetails) · Verknüpfung entfernen. Für den Kontierungs-Chip zählen nur Positionen, die tatsächlich gebucht werden — reine Text- oder Überschriftszeilen einer Ausgangsrechnung brauchen kein Konto und halten den Chip nicht auf „Zuordnung prüfen". Die erste Karte ist automatisch aufgeklappt. Verknüpfung entfernen siehst du nur mit der Berechtigung Zahlungen verwalten, weil das Lösen eine Zahlungszuordnung samt den daraus entstandenen Buchungszeilen entfernt; ohne dieses Recht bleibt die Karte sichtbar, nur der Knopf fehlt.

Positionen kontieren

Klappst du einen Beleg auf, siehst du seine Positionen mit Beschreibung, Betrag und Umsatzsteuersatz — und, wenn du selbst kontierst und den Beleg bearbeiten darfst (Eingangsbeleg: Eingangsrechnungen bearbeiten, Gutschrift: Gutschriften bearbeiten, sonst Rechnungen bearbeiten), je Position eine Kontoauswahl. Über Konto für alle Positionen setzen (mit demselben Recht) buchst du den ganzen Beleg auf ein Konto; der Kontierungs-Chip wechselt danach auf „Vollständig kontiert". Buchst du dabei ein Konto, das vom hinterlegten Standard des Lieferanten abweicht, bietet flinkest an, dieses Konto als neuen Standard zu speichern — künftige Belege dieses Lieferanten werden dann automatisch vorkontiert; das gilt nur bei Belegen mit erkanntem Kontakt und nur, wenn du Lieferanten bearbeiten darfst.

Die Buchungszeilen ziehen nach. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner gilt: Kontierst du hier in der Belegkarte, baut flinkest die Buchungszeilen der Buchung gleich danach neu auf — hast du Zeilen zuvor von Hand bearbeitet, fragt es vorher „Bearbeitete Buchungen überschreiben?" (wie bei „Buchungen neu zuweisen"). Kontierst du stattdessen direkt am Beleg, etwa in den Eingangsbeleg-Details, zieht flinkest die aus diesem Beleg entstandenen Zeilen der verknüpften Buchungen ebenfalls von selbst nach; von Hand bearbeitete Zeilen bleiben dabei stehen. Ist eine Buchung schon exportiert oder liegt sie in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, bleiben ihre Zeilen unverändert, und das Detail meldet „Kontierung am Beleg geändert – Buchungen neu zuweisen" (siehe „Status-Hinweise im Detail").

Belege und Buchungszeilen schließen sich dabei nicht aus: Ein Beleg deckt den Hauptteil, eine zusätzliche Zeile fängt zum Beispiel Bankspesen ab, siehe „Eine Buchungszeile ergänzen".

Verknüpfung wieder lösen

Verknüpfung entfernen an einem Eingangsbeleg fragt nach einer Bestätigung; beim letzten Link wird die Transaktion wieder geöffnet, bzw. eine „erfundene" Zahlung ohne Transaktionsnummer (etwa aus einem Barbeleg oder einer Direkterfassung) ganz gelöscht — die aus dem Beleg geseedeten Buchungszeilen verschwinden mit.

Hängt eine Ausgangsrechnung an mehreren Zahlungen — etwa bei einer Teilzahlung —, fragt der Dialog Verknüpfung entfernen beim Lösen einer davon zusätzlich, welches Zahlungsdatum am Beleg stehen bleiben soll: Er listet die verbleibenden Zahlungen mit Datum, Betrag und Buchungsname zur Auswahl, die jüngste ist vorausgewählt. Deine Wahl wird das neue Bezahldatum der Rechnung — denn das Bezahldatum einer Rechnung stammt aus allen ihren Zahlungen, nicht nur aus der gerade geöffneten Transaktion. Bleibt keine Verknüpfung mehr übrig, fällt der Beleg auf offen zurück und verliert sein Bezahldatum ganz. Bei Eingangsbelegen gibt es diese Rückfrage nicht, dort löst du die Verknüpfung ohne Zwischenschritt.

Vertrag zuordnen und lösen

Im Reiter Verträge öffnet Vertrag zuordnen einen Dialog mit Vertragssuche; Verträge ohne hinterlegtes Buchungskonto sind dort als solche gekennzeichnet. Die Auswahl verknüpft den Vertrag, bucht den vollen Betrag als Vertrags-Buchungszeile (Belegnr = <Vertragsnr> <MM/JJJJ>) aufs Vertragskonto und schließt die Transaktion ab — hat der Vertrag kein Buchungskonto oder hat die Transaktion bereits Belege oder Buchungszeilen, entsteht keine Buchungszeile, der Vertrag bleibt aber zugeordnet. Verknüpfung lösen an der Vertragszeile — nur mit Verträge bearbeiten — entfernt die Zuordnung wieder und öffnet die Transaktion erneut, wenn danach nichts mehr an ihr hängt.

Rückfragen, Details und Notizen

Mit der Kanzlei über eine Buchung chatten

Der Reiter Rückfragen ist ein Gesprächsverlauf je Rückfrage, kein einmaliges Frage-Antwort-Paar: Die Nachrichten der Kanzlei stehen links, deine Antworten rechts, jeweils mit Absender und Zeitpunkt und dem Status „Wartet auf deine Antwort" bzw. „Beantwortet". Im Feld Antwort schreiben… antwortest du mit Nachricht senden — auch mehrmals: Solange die Kanzlei die Rückfrage nicht als erledigt markiert hat, kannst du jederzeit etwas nachreichen, und die Kanzlei kann ihrerseits nachfragen; eine Kanzlei-Nachfrage setzt die Rückfrage zurück auf „Wartet auf deine Antwort" und blockiert die Kanzlei-Prüfung erneut. Erledigte Verläufe bleiben unter Erledigte Rückfragen nur-lesend zum Nachlesen stehen. Der Tab-Badge und die Rückfragen-Kachel zählen dabei nur Rückfragen, die gerade auf deine Antwort warten.

Jede neue Nachricht benachrichtigt die andere Seite per Mail. Schreibst du eine Antwort, geht automatisch eine E-Mail an deine Buchhaltungskanzlei; schreibt die Kanzlei, bekommst du eine E-Mail mit einem Link direkt zur betroffenen Buchung im richtigen Buchungszeitraum.

Details und Fremdwährung

Der Reiter Details zeigt Transaktionstyp, Datum, Bankkonto, IBAN, Kontakt sowie bei Fremdwährung Originalbetrag und Wechselkurs, darunter der volle Verwendungszweck — Prüf-Infos für die Zuordnung, ohne die Bankkonto-Seite zu öffnen. Fehlt bei einer Fremdwährungsbuchung der Kurs, warnt der Reiter mit einem Symbol; mit der Berechtigung, Bankkonten zu bearbeiten, kannst du den Euro-Betrag über EUR-Betrag setzen selbst eintragen, flinkest leitet daraus den Kurs ab und rechnet den Kontostand neu.

Notizen und Dokumente

Der Reiter Notizen hält Kommentare und Dokumente zu dieser Buchung — für interne Klärung („war das privat?") und Zusatzdateien. Ein ungespeicherter Kommentar-Entwurf wird beim Transaktionswechsel automatisch gesichert, damit schnelles Durchklicken keinen Text verliert.

Buchungszeilen

Die Buchungszeilen-Werkbank

Am unteren Rand des Details liegt das Raster der Buchungszeilen. Es erscheint nur, wenn du die Kontierung selbst machst — übernimmt sie deine Kanzlei, fehlt der Bereich samt Trennlinie ganz, und die Belege darüber bekommen den Platz. Die Trennlinie darüber kannst du nach oben und unten ziehen, um je nach Aufgabe der Belegliste oder dem Zeilen-Grid mehr Platz zu geben.

Die Kopfzeile nennt die Anzahl der Zeilen und rechts den noch offenen Betrag: Ausgeglichen, wenn die Zeilen zusammen genau den Betrag der Bankbuchung decken (eine Ausgleichszeile eines Bilanzierers zählt dabei mit ihrem Beitrag zum Bankkonto, siehe Für Bilanzierer), sonst Nicht ausgeglichen — der Saldo-Check deckt Splitfehler sofort auf. Jede Zeile hat die Spalten Ursprung (Beleg/Vertrag/Regel/manuell), Belegnr, Belegdatum, Text, Konto (Treeselect nach Kontenklassen; bei der Ausgleichszeile eines Bilanzierers schreibgeschützt das Personenkonto, siehe Für Bilanzierer), Steuercode, Kostenstelle / -schlüssel, USt %, Umsatzsteuer, Betrag und eine Aktion zum Löschen — alle übrigen Felder sind direkt bearbeitbar, eine Änderung wird sofort gespeichert. Ist die Buchungsperiode der Zeile abgeschlossen, ist dieses Raster nicht mehr bearbeitbar — siehe „Buchungsperiode abschließen".

Kostenstelle oder Kostenschlüssel. In der Spalte Kostenstelle / -schlüssel ordnest du die Zeile einer Kostenstelle zu — oder einem Kostenschlüssel, wenn der Betrag nach einem festen Verhältnis auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll. Eine Buchung trägt immer nur eines von beiden: Wählst du eine Kostenstelle, wird ein gesetzter Schlüssel geleert, und umgekehrt. Vorbelegt wird das Feld aus der Quelle der Zeile — aus der Belegposition, dem Vertrag, der Bankregel oder der Buchungsvorlage —, und es geht mit in den Buchhaltungsexport.

Belegdatum ist vorbelegt, aber überschreibbar. Bei jeder Zeile mit Bezug zu dieser Bankbuchung steht zunächst automatisch das Datum der Bankbuchung selbst — unabhängig davon, ob die Zeile aus einem verknüpften Beleg oder manuell entstanden ist. Weicht das tatsächliche Belegdatum davon ab, trägst du hier den passenden Wert ein; er geht unverändert in den Buchhaltungsexport.

USt % und Umsatzsteuer sind eigene Spalten. Trägst du in einer Zeile einen Umsatzsteuersatz ein, leitet flinkest beim Speichern die Umsatzsteuer automatisch daraus ab — mit gegenläufigem Vorzeichen zum Betrag, gerechnet als im Betrag bereits enthaltene Steuer. Beim Anlegen einer neuen Zeile trägst du nur den Satz ein, das Steuerfeld ist gesperrt und zeigt „Wird automatisch berechnet".

Ohne eigenen Satz gilt der Standard-Steuersatz des Kontos. Lässt du USt % beim Anlegen einer manuellen Zeile leer, übernimmt flinkest den Standard-Steuersatz des gewählten Sachkontos und berechnet die Umsatzsteuer daraus — dasselbe gilt für Zeilen aus Bankregeln und Verträgen. So musst du den Satz für Spesen, Mieten oder Leasingraten nicht jedes Mal eintippen. Eine eingetragene 0 % gilt dabei als leer. Wechselst du später das Konto einer solchen Zeile, folgt ein Satz, der dem Standard-Steuersatz des alten Kontos entspricht, dem neuen Konto; einen davon abweichenden Satz behält die Zeile. Hat das Konto keinen Standard-Steuersatz, bleibt die Zeile ohne Satz und ohne Steuer. Leerst du bei einer bestehenden Zeile den Satz, wird auch die Steuer geleert.

Buchungszeilen im eigenen Fenster bearbeiten

Wer mit zwei Bildschirmen arbeitet, will Beleg und Buchungszeilen nebeneinander sehen, statt das Raster klein unter die Belegliste zu quetschen. Dafür sitzt rechts in der Kopfzeile des Rasters, neben dem offenen Betrag, das Symbol In eigenem Fenster öffnen: Es öffnet die Buchungszeilen der gewählten Bankbuchung in einem eigenen Browserfenster, das du etwa auf den zweiten Bildschirm ziehst. Das Fenster folgt deiner Auswahl im Hauptfenster — klickst du dort eine andere Transaktion an, zeigt es deren Zeilen. Was du im Fenster speicherst, aktualisiert Liste, Detail und Kennzahlen im Hauptfenster, und umgekehrt lädt das Fenster nach, wenn du im Hauptfenster etwas änderst.

Solange das Fenster offen ist, steht im Hauptfenster an Stelle des Rasters nur der Hinweis „Die Buchungszeilen sind in einem eigenen Fenster geöffnet." — die Belege darüber bekommen den ganzen Platz. Buchungszeilen hier anzeigen schließt das Fenster und holt das Raster zurück; dasselbe passiert, wenn du das Fenster selbst schließt. Verlässt oder lädst du die Buchhaltungs-Übersicht neu, schließt sich das Fenster ebenfalls.

Das eigene Fenster gibt es nur für Banktransaktionen, und nur wenn du selbst kontierst. Barbelege und Belege im Reiter Ohne Konto bearbeitest du wie gewohnt im Hauptfenster; wechselst du dorthin, zeigt das Fenster „Wählen Sie im Hauptfenster eine Banktransaktion aus." Blockiert dein Browser Pop-up-Fenster, öffnet sich nichts, und flinkest meldet „Der Browser hat das eigene Fenster blockiert. Bitte Pop-ups für diese Seite erlauben." — erlaube Pop-ups für flinkest in den Browser-Einstellungen und klicke erneut.

Eine Buchungszeile ergänzen

Buchung hinzufügen legt eine editierbare Zeile an, der noch offene Restbetrag ist bereits eingetragen — Rest-Ausgleich für Spesen oder einen Privatanteil wird damit zum Ein-Feld-Vorgang. Zeile hinzufügen wird erst mit Konto und Betrag aktiv. Zusätzlich stehen die Buchungsvorlagen-Chips (siehe unten) bereit, deren Werte die Add-Zeile gleich vorbefüllen.

Konto vorschlagen lassen

Konto vorschlagen öffnet die Add-Zeile mit einem von der KI vorgeschlagenen Konto plus deutscher Begründung als Buchungstext — Kontierung, ohne den Kontenplan auswendig zu kennen. Die KI bekommt dafür zu jedem Sachkonto die dort hinterlegte KI-Anweisung mitgeliefert — gepflegt direkt am Konto oder, wenn deine Kanzlei das Konto verwaltet, im Kanzlei-Portal flinkest.tax. Dazu kommen zwei Texte, die für alle Konten gelten: die Allgemeinen Anweisungen für die KI-Kontierung aus den Buchhaltungs-Einstellungen — etwa Hausregeln deiner Kanzlei — und, wenn die Transaktion einem Kontakt zugeordnet ist, dessen Anweisungen für die KI-Kontierung, die du beim Lieferanten pflegst. Willst du den Vorschlag lenken, trägst du die Anweisung also am Konto, in den Einstellungen oder am Lieferanten ein, nicht an der Transaktion. Zur Auswahl stehen dabei alle aktiven Konten — anders als bei der automatischen Kontierung von Eingangsrechnungen, die nur aktive Sollkonten anbietet: Eine Anweisung auf einem Ertragskonto wirkt hier also sehr wohl. Gespeichert wird die Zeile erst, wenn du sie bestätigst.

Buchungsvorlagen nutzen

Die in den Einstellungen angelegten Buchungsvorlagen stehen als Chips in der Aktionsleiste unter dem Raster bereit — zwischen Buchung hinzufügen und Konto vorschlagen links und Buchungen neu zuweisen rechts, die immer an ihrem Platz bleiben. Passen nicht alle Vorlagen in die Breite, lässt sich die Chip-Reihe waagrecht scrollen, die Pfeile an ihren Rändern schieben sie weiter (im Demo-Bestand zum Beispiel Privatanteil, Bankspesen, Skonto, Rundungsdifferenz, Zinsanteil, Tilgungsanteil) — ein Klick öffnet die Add-Zeile mit den Vorlagenwerten (Konto, Steuercode, USt %, Buchcode/Buchsymbol und die Kostenstelle oder den Kostenschlüssel der Vorlage), fertig für die immer gleichen Korrektur-Buchungen.

Buchungen neu zuweisen

Buchungen neu zuweisen baut die Buchungszeilen komplett neu auf: zuerst aus den verknüpften Belegen, danach aus deinen Bankregeln, die für das Konto der Buchung gelten, zuletzt aus einem Vertrag — die erste passende Quelle gewinnt, ein Beleg hat also Vorrang. Ist noch kein Vertrag verknüpft, ordnet flinkest automatisch einen zu, wenn dessen Buchungstext im Verwendungszweck steht und der Betrag exakt passt — dieselbe Regel wie beim Auto-Matching, inklusive der Ein-Treffer-pro-Zahlungsintervall-Sperre. Passt nur der Text, bleibt es bei Vertrag zuordnen von Hand. Wurden Zeilen zuvor manuell editiert, fragt flinkest zuerst „Bearbeitete Buchungen überschreiben?" — Änderungen behalten oder Neu erzeugen — damit Handarbeit nie stillschweigend plattgemacht wird. Funktioniert auch bei einer bereits abgeschlossenen (erledigten) Buchung.

Wie Buchungszeilen aus einem Beleg entstehen

Warum ein Beleg oft weniger Buchungszeilen hat als Positionen. Das gilt für Einnahmen/Ausgaben-Rechner; als Bilanzierer entsteht je verknüpftem Beleg genau eine Ausgleichszeile (siehe Für Bilanzierer). Für jede einzelne Belegposition legt flinkest zunächst eine Rohzeile an — bei zwölf Positionen also zunächst zwölf. Erst danach fasst flinkest gleichartige Rohzeilen zu jeweils einer Buchungszeile zusammen und addiert ihre Beträge: Betrag und Steuerbetrag. Ein leerer Steuerbetrag bleibt dabei leer und wird nicht stillschweigend zu 0. Aus zwölf Positionen können auf diesem Weg zum Beispiel drei Buchungszeilen werden.

Wonach zusammengefasst wird. Rohzeilen landen genau dann in derselben Buchungszeile, wenn sie in all diesen Punkten übereinstimmen:

• dem Buchungskonto (dem Gegenkonto der Zeile)
• dem Umsatzsteuersatz
• dem Steuercode
• der Kostenstelle (bzw. dem Kostenschlüssel, der an der Position hinterlegt ist)
• dem Beleg selbst — Belegnummer und Belegdatum gehören zum Zusammenfassungsschlüssel

Daraus folgt: Zwei verschiedene Belege landen nie in derselben Buchungszeile — auch dann nicht, wenn beide auf dasselbe Konto und denselben Umsatzsteuersatz gehen. Jeder Beleg behält seine eigenen Zeilen. Ein Beleg mit zwei Umsatzsteuersätzen — zum Beispiel Speisen mit 10 % und Getränke mit 20 % — ergibt deshalb zwei Zeilen auf demselben Konto: Ein Steuersatz wird immer auf einer eigenen Zeile geführt, das ist ein Beispiel für diese Regel und kein doppelter Eintrag. Die Spalte mit dem Umsatzsteuersatz macht den Unterschied sichtbar. Dasselbe Verfahren gilt gleich für Zeilen aus einer Banktransaktion wie für Zeilen eines Barbelegs.

Gebucht wird immer der Betrag der Bankbuchung. Weicht die Belegsumme vom Betrag der Bankbuchung ab — etwa bei einer Teilzahlung —, verteilt flinkest beim Zuordnen und bei „Buchungen neu zuweisen" den Betrag der Bankbuchung anteilig auf die Belegpositionen; eine Teilzahlung bucht also, was tatsächlich bezahlt wurde, und die Zeilen gehen auf. Hängen mehrere Belege an der Buchung, wird nach ihren zugeordneten Beträgen gewichtet. Willst du einen Teil getrennt buchen, zum Beispiel eine Gebühr, die der Zahlungsdienst einbehalten hat, legst du dafür eine eigene Zeile an: Von Hand angelegte Zeilen bleiben stehen, von Hand geänderte ebenfalls, solange du bei der Rückfrage nicht Neu erzeugen wählst — ihr Betrag wird vor der Verteilung abgezogen.

Der Export ist ein reiner Abzug. Was im Buchhaltungsexport steht, ist genau das, was in den Buchungszeilen steht — nichts wird beim Export noch abgeleitet, gerechnet oder ersetzt. Deshalb bleibt ein leeres Feld auch leer und wird nicht stillschweigend ergänzt: Wenn dein Buchhalter etwas vermisst, siehst du es schon hier auf der Seite.

Barbelege

Zwischen Transaktionen und Barbelegen wechseln

Der Reiter Transaktionen | Barbelege über der linken Spalte schaltet beide Spalten um (Liste + Detail), mit Zähler je Reiter. Barbelege sind bar bezahlte Eingangsbelege ohne Banktransaktion — es gibt keine Bankbuchung, an der die Kontierung hängen könnte, sie brauchen ihre eigene Werkbank, gehören aber in dieselbe Perioden-Abarbeitung. Als Bilanzierer mit eigener Kontierung kommen die Reiter AR und ER (siehe „Den AR- und ER-Block prüfen") sowie Ohne Konto dazu (siehe Belege ohne Konto).

Einen Barbeleg hochladen

Die Dropzone für Barbelege erscheint nur mit der Berechtigung Eingangsrechnungen bearbeiten. Ein hochgezogener Beleg durchläuft dieselbe Analyse-Pipeline wie ein normaler Eingangsbeleg, nur mit erzwungener Zahlungsart „bar". Der Normalfall: der Beleg landet gar nicht hier, sondern gleich im Reiter Transaktionen. Lässt sich unter deinen Bankkonten genau eine (gemeinsam genutzte) aktive Kasse bestimmen, bucht flinkest sofort eine echte Kassa-Zahlung darauf (Zahldatum = Belegdatum): flinkest meldet „Barbeleg wurde als Kassa-Zahlung gebucht – siehe Transaktionen" und wechselt von selbst in den Reiter Transaktionen, wo der Beleg als eigene Buchung mit derselben Kontierungs-Werkbank wie jede andere Transaktion erscheint. Nur wenn sich die Kasse nicht eindeutig bestimmen lässt (keine oder mehrere Kassen) oder die Erkennung keinen verwertbaren Betrag liefert, bleibt der Beleg hier in der Barbelege-Liste stehen — flinkest meldet dann nur „Barbeleg wurde hinzugefügt" — und du ordnest ihn von Hand zu.

Die Barbelege-Liste lesen

Belegdatum · Summe · Lieferant · Beleg-Nr, dazu Chips zur schnellen Einordnung: In Ablage (mit Tooltip „wird nicht exportiert") und — nur wenn du selbst kontierst — n ohne Konto bzw. Keine Buchungszeilen. Eine clientseitige Suche filtert nach Lieferant, Nummer oder Betrag, die Fußzeile zeigt Anzahl und Summe der sichtbaren Zeilen. Im Detail-Kopf eines Barbelegs kann außerdem das Etikett Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft stehen, wenn die Belegerkennung einen Lieferantennamen gelesen hat, dieser aber noch keinem Lieferanten zugeordnet wurde — der Kopf zeigt in diesem Fall trotzdem den erkannten Namen statt „Unbekannter Lieferant".

Welcher Zeitraum: das Buchungsdatum. In welchem Zeitraum ein Barbeleg (und ein Beleg im Reiter Ohne Konto) erscheint, entscheidet sein Buchungsdatum, nicht das Belegdatum. Im Normalfall ist beides derselbe Tag. Erfasst du einen Beleg aber erst, nachdem sein Zeitraum abgeschlossen oder schon exportiert wurde, setzt flinkest das Buchungsdatum automatisch auf den ersten freien Tag danach — der Beleg erscheint dann in diesem späteren Zeitraum, behält aber sein Belegdatum, das auch in der Liste steht. Bei einem Eingangsbeleg kannst du das Buchungsdatum in den Eingangsbeleg-Details auch selbst setzen, nur nicht in eine abgeschlossene Periode.

Einen Barbeleg kontieren

Im Kopf des Details stehen Lieferant, Beleg-Nr, Belegdatum, „Bar bezahlt am …", Brutto und MwSt, dazu Beleg öffnen in einem neuen Tab und dieselben Warn-Chips wie in der Liste plus Kein Bar-Sachkonto hinterlegt — die Konto-Spalte bleibt im Export leer, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen kein Kassa-Sachkonto hinterlegt ist. Darunter kontierst du wie bei einer Transaktion: Konto-Dropdown je Position und Auf alle Positionen anwenden (beides nur mit Eingangsrechnungen bearbeiten, sonst siehst du die Konten nur), ein Buchungszeilen-Grid mit Buchung hinzufügen und Aus Beleg neu erzeugen — letzteres mit demselben „Bearbeitete Buchungen überschreiben?"-Schutz wie bei Transaktionen. Es fehlt hier lediglich der Erledigt-Toggle sowie Regeln/Verträge/Vorschläge, denn ohne Bankbuchung gibt es keine Transaktion zum Abschließen. Als Einnahmen/Ausgaben-Rechner sind mehrere Zeilen pro Beleg normal — eine je Umsatzsteuersatz, siehe „Wie Buchungszeilen aus einem Beleg entstehen"; als Bilanzierer entsteht eine einzige Ausgleichszeile (siehe Für Bilanzierer).

Ausgangs- und Eingangsrechnungen (Bilanzierer)

Den AR- und ER-Block prüfen

Als Bilanzierer bucht nicht die Bankbuchung, sondern der Beleg selbst Erlös bzw. Aufwand und Umsatzsteuer — mit seinem Buchungsdatum, egal ob schon Geld geflossen ist (siehe Für Bilanzierer). Damit du diese Buchungen vor der Übergabe an einer Stelle prüfen kannst, zeigt der Arbeitsbereich bei eigener Kontierung die Reiter AR (Ausgangsrechnungen) und ER (Eingangsrechnungen), jeweils mit der Anzahl. Darin stehen genau die Belege, die der Buchhaltungsexport für diesen Zeitraum bucht: fertige Rechnungen und Gutschriften sowie Eingangsbelege aus der Liste, deren Buchungsdatum im Zeitraum liegt — ohne Barbelege und ohne stornierte Belege.

Jede Zeile zeigt Belegdatum, Belegnummer, Betrag und Kontakt, dazu den Stand (Exportiert, Freigegeben oder Geprüft) und die offenen Punkte des Belegs als Chips — rot zum Beispiel „Summen stimmen nicht", „Positionen ohne Konto" oder „Mögliches Duplikat", gelb etwa „Konto ohne Steuercode", „Lieferant nicht verknüpft" oder „Rechnung unvollständig (§ 11 UStG)". Über der Liste suchst du nach Kontakt, Belegnummer oder Betrag; die Chips n mit offenen Punkten und n nicht freigegeben filtern die Liste auf diese Belege, ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf.

Wählst du einen Beleg, stehen links seine Buchungszeilen und rechts der Beleg mit seinen Positionen, die du wie im Reiter Ohne Konto kontierst. Jede Buchungszeile zeigt Gegenkonto & Bezeichnung, Buchungstext, Steuercode, USt % und Betrag (EUR); Alle Felder anzeigen klappt die übrigen Felder auf, die der Export schreibt, etwa UID, Belegnummern, Buchungscode, Kostenstelle, Perioden und Kennzeichen. Ein Chip zeigt, ob eine Zeile Aus Beleg stammt oder eine Manuelle Zeile ist, und Bearbeitet, wenn du sie von Hand geändert hast. Zeilen ändern, mit Buchungszeile eine Zeile ergänzen und Aus Beleg neu erzeugen kannst du nur mit der Berechtigung Bankkonten bearbeiten; ohne sie siehst du die Zeilen nur.

Positionen und Zeilen bleiben im Gleichschritt. Änderst du die Kontierung der Positionen, baut flinkest die Buchungszeilen des Belegs von selbst neu auf — solange keine davon von Hand bearbeitet, der Beleg nicht exportiert und die Periode offen ist. Weichen die Zeilen deshalb von den Positionen ab, zeigt das Detail „Die Buchungszeilen weichen von den Positionen ab – sie wurden bearbeitet, exportiert oder die Periode ist geschlossen. Mit „Aus Beleg neu erzeugen" übernehmen Sie die Positionen." Aus Beleg neu erzeugen fragt vorher nach („Bearbeitete Buchungen überschreiben?" — Neu erzeugen oder Änderungen behalten), wenn Zeilen von Hand bearbeitet wurden oder der Beleg schon exportiert ist; ein exportierter Beleg gilt danach als nach dem Export geändert. In einer abgeschlossenen Buchungsperiode lassen sich die Zeilen nicht neu erzeugen — erst nach dem Wieder-Öffnen.

Belege ohne Konto (Bilanzierer)

Belege ohne Konto kontieren

Kontierst du als Bilanzierer selbst, zeigt der Arbeitsbereich ganz rechts den Reiter Ohne Konto, mit der Anzahl am Reiter. Darin stehen alle Belege des Zeitraums — nach Buchungsdatum (siehe „Welcher Zeitraum"), bezahlt oder nicht —, bei denen mindestens eine Position noch kein Buchungskonto hat: fertige Rechnungen und Gutschriften (keine Entwürfe) sowie Eingangsbelege, die in der Liste stehen. Der Grund: Als Bilanzierer bucht der Beleg selbst, auch wenn noch kein Geld geflossen ist; ein unbezahlter Beleg hängt aber an keiner Transaktion und tauchte deshalb sonst nirgends in dieser Übersicht auf. Rechts wählst du je Position ein Konto oder setzt mit Auf alle Positionen anwenden eines für den ganzen Beleg — beides nur, wenn du den Beleg bearbeiten darfst (Eingangsbeleg: Eingangsrechnungen bearbeiten, Gutschrift: Gutschriften bearbeiten, sonst Rechnungen bearbeiten); ohne dieses Recht siehst du die Konten der Positionen nur. Setzt du bei einem Eingangsbeleg mit Auf alle Positionen anwenden ein Konto, das vom Standard des Lieferanten abweicht, bietet flinkest danach an, es beim Lieferanten zu hinterlegen — sofern du Lieferanten bearbeiten darfst. Beleg öffnen zeigt den Beleg in einem neuen Tab. Ein fertig kontierter Beleg verschwindet beim nächsten Nachladen aus der Liste.

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• Verträge

Häufige Fragen

Warum entsteht als Bilanzierer beim Verknüpfen nur eine Buchungszeile ohne Steuer? Weil der Beleg Erlös bzw. Aufwand und Umsatzsteuer bereits selbst bucht. Die Transaktion gleicht nur den offenen Posten am Kunden- bzw. Lieferantenkonto gegen das Bankkonto aus — eine Zeile je verknüpftem Beleg.

Warum fehlen Transaktionen im Zeitraum? Zwei häufige Gründe: Das Bankkonto ist in den Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen oder archiviert — dann zählt es nirgends mit. Oder die letzte Synchronisierung deckt den Zeitraum nicht ab; das siehst du an der Kachel Sync-Status und behebst es dort mit Jetzt synchronisieren.

Was bedeutet „Ein Buchungszeitraum ist erforderlich"? Die Seite wurde ohne Zeitraum aufgerufen — meist über einen unvollständig kopierten Link. Wähle über die Pfeile in der Kopfzeile einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr, dann laden Kennzahlen und Liste wieder.

Warum erscheint ein Beleg mit zwölf Positionen nur als drei Buchungszeilen? Weil flinkest gleichartige Positionen zu einer Buchungszeile zusammenfasst — gleiches Buchungskonto, gleicher Umsatzsteuersatz, gleicher Steuercode, gleiche Kostenstelle und derselbe Beleg. Ein Steuersatz oder ein Konto, das von den anderen Positionen abweicht, bekommt automatisch seine eigene Zeile; Positionen aus einem anderen Beleg werden nie mit hineingezogen. Das gilt als Einnahmen/Ausgaben-Rechner für Belege einer Banktransaktion genauso wie für Barbelege; als Bilanzierer entsteht je Beleg eine einzige Ausgleichszeile.

Was bedeutet „Zuordnung prüfen"? Auf mindestens einer Buchungszeile fehlt das Buchungskonto, oder auf dem verwendeten Konto ist kein Steuercode hinterlegt. Öffne die Transaktion und setz das fehlende Konto in der Buchungszeile beziehungsweise an der Belegposition. Fehlt der Steuercode, gehört er auf das Sachkonto — außer dort ist bewusst „Steuercode nicht erforderlich" aktiviert. Oder einer aus einem Beleg entstandenen Buchungszeile fehlt das Geldkonto, weil dem Bankkonto noch kein Buchhaltungskonto zugeordnet ist — das trägst du in den Bankkonto-Details nach. Oder die Buchungszeilen passen nicht mehr zum Beleg bzw. zum inzwischen hinterlegten Buchhaltungskonto des Bankkontos, weil flinkest sie nicht von selbst nachziehen durfte: Die Buchung war schon exportiert (dann mit Buchungen neu zuweisen neu aufbauen und als Korrektur exportieren), beim Bankkonto-Fall waren ihre Zeilen von Hand bearbeitet (dann ebenfalls Buchungen neu zuweisen) oder sie liegt in einer abgeschlossenen Periode (dann erst die Periode wieder öffnen). Welcher Grund vorliegt, steht direkt an der Buchung in der Liste und im Detail; im Detail sind betroffene Konten und Belege als Link zum Öffnen angegeben. Diesen Status siehst du nur, wenn du selbst kontierst — kontiert deine Kanzlei, kümmert sie sich darum.

Was bedeutet „Differenz"? Kontierst du selbst, weicht die Summe der Buchungszeilen vom Betrag der Bankbuchung ab — meist deckt sie ihn nicht vollständig ab, sie kann ihn aber auch übersteigen. Typische Ursachen sind Skonto, Bankspesen oder eine Teilzahlung. Ergänze im Detail eine zusätzliche Buchungszeile für den Restbetrag — der offene Rest ist beim Anlegen bereits vorbelegt. Auch eine als erledigt markierte Buchung ohne jede Buchungszeile bekommt diesen Status, solange ihr Betrag offen bleibt. Kontiert deine Kanzlei, vergleicht flinkest stattdessen die zugeordneten Belege (plus Buchungszeilen, die aus keinem Beleg stammen, etwa Bankspesen) mit dem Betrag der Bankbuchung, sobald mindestens ein Beleg zugeordnet ist — dann hilft es, den fehlenden oder richtigen Beleg zuzuordnen; eine Buchung ganz ohne Beleg bekommt in diesem Modus keine Differenz.

Ich habe eine Rückfrage der Kanzlei beantwortet — kann ich noch etwas nachreichen? Ja. Eine Rückfrage ist ein Gesprächsverlauf: Im Reiter Rückfragen der betroffenen Buchung bleibt das Antwortfeld nach dem Senden erhalten, du kannst also jederzeit eine weitere Nachricht schicken — und die Kanzlei kann ihrerseits nachfragen. Erst wenn die Kanzlei die Rückfrage als erledigt markiert, ist der Verlauf geschlossen und nur noch nachzulesen.

Warum sind „Buchungsperiode abschließen" und „ZIP herunterladen" ausgegraut? Weil die Seite einen Zeitraum in einer anderen Länge zeigt, als in den Buchhaltungs-Einstellungen eingestellt ist — etwa ein Quartal, obwohl du monatlich arbeitest. Darauf weist auch der Hinweis „Das ist nur für eine einzelne Buchungsperiode Ihres Unternehmens (…) möglich." über den Kacheln hin. Abschließen, als ZIP herunterladen und an die Kanzlei senden geht nur für genau einen Zeitraum in der eingestellten Länge, damit nie versehentlich ein ganzes Quartal oder Jahr abgeschlossen oder übergeben wird. Trag in der Adresse der Seite einen Zeitraum der eingestellten Länge ein (zum Beispiel ?period=2026-11 für einen Monat) und blättere von dort mit den Pfeilen weiter. Eine früher abgeschlossene Periode in der alten Länge kannst du trotzdem wieder öffnen.

Ich kann das Belegpaket nicht an meine Kanzlei schicken. Fehlt in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kanzlei-E-Mail, gibt es keinen Versand-Eintrag, nur ZIP herunterladen. Trag die Adresse nach — bis dahin kommst du mit ZIP herunterladen und eigenem Versand ans Ziel.

Ich habe einen Beleg als Barbeleg hochgeladen, finde ihn aber nicht in der Barbelege-Liste. Das ist der Normalfall, kein Fehler: Sobald sich deine Kasse eindeutig bestimmen lässt und die Belegerkennung einen Betrag geliefert hat, bucht flinkest sofort eine echte Zahlung darauf und wechselt automatisch in den Reiter Transaktionen — dort erscheint der Beleg als eigene Buchung auf der Kasse. In der Barbelege-Liste bleiben nur Belege stehen, bei denen sich die Kasse nicht eindeutig bestimmen ließ oder kein verwertbarer Betrag da war.

Wo sehe ich als Bilanzierer unbezahlte Belege ohne Buchungskonto? Im Reiter Ohne Konto des Arbeitsbereichs. Er erscheint, wenn du als Bilanzierer selbst kontierst, und listet alle Belege des Zeitraums nach Buchungsdatum, bei denen noch eine Position ohne Konto ist — unabhängig davon, ob sie schon bezahlt sind.

Kann ich mehrere Transaktionen auf einmal kontieren? Nicht mit frei gewählten Konten, und das ist Absicht. Im Stapel kannst du Buchungen als erledigt oder als Privatentnahme markieren — Letzteres bucht jede gewählte Buchung auf das in den Buchhaltungs-Einstellungen hinterlegte Privatentnahme-Konto. Alle anderen Buchungskonten werden immer je Buchungszeile im Detail gesetzt, damit die exportierten Zeilen nachvollziehbar bleiben.

Wo stelle ich ein, ob ich selbst kontiere oder meine Kanzlei? In den Buchhaltungs-Einstellungen. Kontiert deine Kanzlei, blendet die Übersicht das Buchungszeilen-Raster und die Kontoauswahl an den Positionen aus und zeigt dir stattdessen die Aktionen, um das Belegpaket an die Kanzlei zu übergeben.

Meine Kanzlei kontiert — wie sage ich ihr, dass eine Transaktion eine Privatentnahme ist? Über den Button Als Privatentnahme markieren im Kopf des Transaktions-Details — den siehst du in beiden Kontierungsmodi, auch wenn das Buchungszeilen-Raster ausgeblendet ist. Deine Kanzlei sieht die Markierung im Taxportal deutlich hervorgehoben, neben dem Hinweis „Vom Mandanten vorbereitet". Ist ein Privatentnahme-Konto hinterlegt, bucht flinkest zusätzlich automatisch den vollen Betrag darauf; Privatentnahme-Markierung entfernen hebt beides wieder auf, sofern die entstandene Buchungszeile nicht von Hand verändert wurde.

Wo erstelle ich die Zusammenfassende Meldung (ZM)? Im ⋮-Menü rechts oben über Zusammenfassende Meldung (ZM) — dafür brauchst du die Berechtigung, den BMD-Export auszuführen. Der Dialog zeigt die Meldung je UID-Nummer für einen Monat oder ein Quartal, prüft sie auf Fehler und lädt sie als XML für FinanzOnline herunter. Ist ein FinanzOnline-Webservice-Benutzer hinterlegt und hast du die Berechtigung dazu, übermittelst du sie auch direkt an FinanzOnline — standardmäßig zuerst als Testübermittlung.

Kann ich eine abgeschlossene Buchungsperiode selbst wieder öffnen? Ja, über Periode wieder öffnen im ⋮-Menü, wenn du das Recht dazu hast. Hat deine Kanzlei einen Kanzlei-Zugang und ist eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, bekommt sie dann eine Mail, dass der Zeitraum wieder geöffnet wurde. Genauso kann deine Buchhaltungskanzlei die Periode aus ihrem Portal heraus wieder öffnen — in dem Fall bekommt die Person, die die Periode abgeschlossen hat, eine Mail darüber. Daneben kann deine Kanzlei, wenn du ihr ein eigenes Recht dafür vergeben hast, auch eine einzelne Buchungszeile korrigieren, ohne die Periode überhaupt zu öffnen — davon bekommst du keine Benachrichtigung.