Buchhaltungs-Übersicht

Die Buchhaltungs-Übersicht ist deine Werkbank für einen Buchungszeitraum: Sie zeigt für Monat, Quartal oder Jahr, wie weit deine Buchhaltung ist, und lässt dich die offenen Punkte direkt auf der Seite erledigen — ohne einen Umweg über andere Bildschirme. Links stehen alle Bankbuchungen und Barbelege des Zeitraums, rechts arbeitest du die ausgewählte Buchung ab: Beleg anhängen, Konten setzen, abschließen. Am Ende steht ein Zeitraum, den du sauber an die Buchhaltung übergeben kannst — als BMD-Export oder als Paket an deine Kanzlei. Du findest sie im Menü unter Buchhaltung › Buchungsperiode; die zusammengefasste Sicht mehrerer Zeiträume liefert die Finanzübersicht.

Kopfzeile und Buchungszeitraum

Buchungszeitraum wählen und wiederfinden

Ganz links bringt dich der Pfeil zurück zur Finanzübersicht. Daneben steht der Titel Buchhaltung / Übersicht und direkt anschließend die Zeitraum-Navigation: Pfeil zurück, der aktuelle Zeitraum-Schlüssel (zum Beispiel 2026-Q1, 05/2026 oder 2026) mit der ausgeschriebenen Bezeichnung darunter, Pfeil vor. Ob du monatlich, quartalsweise oder jährlich arbeitest, kommt aus den Buchhaltungs-Einstellungen.

Deine Wahl bleibt erhalten: Der Zeitraum steht in der Adresse der Seite (?period=…), du kannst sie also als Link weitergeben oder als Lesezeichen speichern, und flinkest merkt sich deine letzte Wahl zusätzlich für den nächsten Besuch ohne Zeitraum-Angabe. Kommst du über einen Link aus dem Buchhaltungsexport oder der Bankkonto-Seite mit einer bestimmten Transaktion im Ziel (?transaction=…), wählt die Übersicht diese Transaktion automatisch aus, sobald der passende Zeitraum geladen ist.

Der Zeitraum ist Pflicht. Fast jede Aktion dieser Seite hängt am gewählten Buchungszeitraum. Fehlt er — etwa weil ein weitergegebener Link unvollständig war —, meldet flinkest „Ein Buchungszeitraum ist erforderlich". Wähle dann über die Pfeile einen Zeitraum, danach läuft alles wieder.

Die sechs Kennzahlen-Kacheln

Unter der Kopfzeile liegen sechs Kacheln. Sie beziehen sich immer auf den gewählten Zeitraum und auf die Bankkonten, die du in den Einstellungen nicht ausgeschlossen hast — eine Kasse zählt dabei immer mit, egal ob sie auf der Ausschlussliste steht. Ein Klick auf eine Kachel filtert die Transaktionsliste darunter, ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf — dieselbe Filterung erreichst du auch über die Schnellfilter-Pills in der Liste selbst, beide sind synchronisiert.

• Fortschritt — Prozentwert mit Balken, darunter „X von Y erledigt". Gerechnet wird aus allen Transaktionen des Zeitraums gegen die noch offenen.
• Offene Transaktionen — Anzahl der Buchungen, die noch nicht als erledigt markiert sind, dazu die Summe der offenen Beträge.
• Zuordnung prüfen — Transaktionen, bei denen ein Buchungskonto oder ein Steuercode fehlt.
• Differenzen — Transaktionen, bei denen der zugeordnete Betrag nicht zum Betrag der Bankbuchung passt, dazu die Summe dieser Abweichungen.
• Sync-Status — Anzahl der Bankkonten, deren letzte Synchronisierung den Zeitraum nicht abdeckt. Ein Klick klappt darunter die Sync-Karte auf und wieder zu, siehe „Bankkonten synchronisieren".
• Rückfragen — Rückfragen deiner Buchhaltungskanzlei, die auf deine Antwort warten, siehe „Mit der Kanzlei über eine Buchung chatten".

Welche Konten zählen. In alle Zahlen dieser Seite fließen nur nicht archivierte Bankkonten ein, die du in den Einstellungen nicht ausdrücklich ausgeschlossen hast — außer es ist eine Kasse: Die zählt trotz Ausschluss immer mit, weil ihre Buchungen bar bezahlte Belege sind, die sonst lautlos verschwinden würden. Bleiben die Kacheln leer und meldet flinkest „Der Buchhaltungsstatus konnte nicht geladen werden", hat die Abfrage nicht durchgelaufen — Aktualisieren wiederholt sie.

Bankkonten synchronisieren

Klickst du auf Sync-Status, erscheint die Karte Bankkonten nicht vollständig synchronisiert — allerdings nur, wenn es tatsächlich Konten mit Handlungsbedarf gibt. Pro Konto siehst du den Namen und den Grund:

• Noch nie synchronisiert — für dieses Konto liegt keine Synchronisierung vor.
• Synchronisierungsfehler — die Bankverbindung braucht eine echte Reparatur.
• Letzter Sync 9h · evtl. neue Transaktionen — bei einem laufenden Zeitraum zählt die Frische: Ist die letzte Synchronisierung mehr als sechs Stunden alt, können noch Buchungen fehlen.
• Letzte Synchronisierung deckt den Zeitraum nicht ab — bei einem abgeschlossenen Zeitraum muss die Synchronisierung nach dem Zeitraumende gelaufen sein.

Jetzt synchronisieren stößt einen echten Abruf bei der Bank an. Das dauert einen Moment, der Button zeigt so lange eine Ladeanzeige, und du bekommst danach eine ehrliche Rückmeldung: die Anzahl neu erstellter Transaktionen, ein Hinweis, dass die Bank gerade keine frischen Daten liefert oder dass der Kontostand noch abgeglichen wird, oder die Aufforderung, das Bankkonto zu öffnen und die Verbindung neu zu bestätigen. Kassakonten tauchen hier nie auf — sie werden von Hand geführt und gelten immer als synchron.

Die Seite hält sich selbst aktuell

Ändert jemand anderes einen Beleg, eine Verknüpfung oder eine Buchungszeile — auch aus dem Portal deiner Kanzlei heraus —, aktualisieren sich Kennzahlen, Liste und Detail von selbst. Nach jeder Aktion, die du hier ausführst, werden die Zahlen ebenfalls still nachgeladen. Willst du unabhängig davon explizit nachziehen, holt Aktualisieren in der Kopfzeile Kennzahlen und Rückfragen neu.

Für Bilanzierer noch nicht verfügbar

Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen als Unternehmensart Bilanzierer hinterlegt, zeigt diese Seite statt des Arbeitsbereichs den Hinweis, dass die Übersicht für bilanzierende Unternehmen noch kommt. Die Buchhaltungs-Übersicht arbeitet aktuell nur auf Basis der Geldbewegungen (Zufluss-Abfluss-Prinzip) und ist damit auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgelegt.

Kopf-Aktionen: weiter an die Buchhaltung

Zahlen aktualisieren

Aktualisieren in der Kopfzeile lädt Kennzahlen und Rückfragen neu — ein manuelles Nachziehen zusätzlich zum automatischen Live-Refresh (siehe oben).

Automatische Zuordnung starten

Der Button Auto-Matching in der Kopfzeile öffnet einen Vollbild-Dialog mit dem Zeitraum im Titel (etwa Auto-Matching 2026-08). Gibt es offene Transaktionen, startet der Lauf von selbst — der Knopf zeigt dann Läuft … und danach Erneut ausführen. Gibt es im Zeitraum nichts zu tun, bleibt er als Starten stehen und ist ausgegraut. Oben siehst du laufend, wie viele Transaktionen zugeordnet wurden und wie viele eine Entscheidung brauchen.

Jede Transaktion durchläuft der Reihe nach vier Stufen, und wer in einer Stufe hängen bleibt, überspringt die folgenden:

1. Regeln — deine eigenen Bankkonto-Regeln. Die erste passende Regel gewinnt.
2. Verträge — Verträge, deren Buchungstext im Verwendungszweck vorkommt.
3. System — Belege in flinkest, die betraglich passen und zusätzlich über Rechnungsnummer oder Name bestätigt werden.
4. E-Mail — Suche in deinen verbundenen E-Mail-Konten nach der passenden Rechnung; muss in den Einstellungen erlaubt sein und braucht mindestens ein verbundenes Konto.

Ein Vertrag zählt nur einmal je Zahlungsintervall. Ist für einen Vertrag zum Beispiel „jährlich" als Zahlungsintervall hinterlegt und hat Auto-Matching ihn in diesem Zeitraum bereits einer Transaktion zugeordnet, schließt eine weitere Transaktion mit passendem Buchungstext und Betrag nicht automatisch ab. Du bekommst stattdessen eine Entscheidung mit dem Hinweis „Vertrag wurde in diesem Abrechnungszeitraum bereits zugeordnet" — das verhindert, dass zum Beispiel eine doppelt eingelangte Zahlung denselben Vertrag zweimal automatisch bucht. Ordnest du den Vertrag stattdessen von Hand über Vertrag zuordnen zu, gilt diese Sperre nicht. Dieselbe Sperre gilt auch, wenn „Buchungen neu zuweisen" versucht, einen noch unverknüpften Vertrag automatisch zu finden.

Automatisch abgeschlossen wird nur, was du selbst konfiguriert hast: eine Regel, die auf „als erledigt markieren" steht, und ein Vertrag mit passendem Betrag. Stufe 3 und 4 liefern ausschließlich Vorschläge — den Zuschlag gibst immer du mit Übernehmen und abschließen.

Findet der Lauf nichts, zeigt der Dialog pro Stufe eine Begründung — bei der E-Mail-Stufe auch, welche Konten durchsucht wurden. Bei E-Mail-Kandidaten kannst du dir den Anhang vorher als Vorschau ansehen.

Die Periode an die Buchhaltung übergeben

Welche Schaltfläche hier steht, hängt davon ab, wer bei dir kontiert:

• Kontierst du selbst (Einstellung „Kontierung: selbst"): Nach BMD Exportieren führt in den Buchhaltungsexport, den gewählten Zeitraum nimmt flinkest mit.
• Kontiert deine Kanzlei, ohne hinterlegte Kanzlei-E-Mail: ZIP herunterladen baut nach einer Bestätigung im Hintergrund ein Buchhaltungs-ZIP der Periode — je eingeschlossenem Bankkonto ein Ordner mit Excel-Auszug, PDF, Belegen und Dokumenten, dazu ein eigener Ordner mit den Barbelegen und einem Übersichts-PDF. Läuft ebenfalls als Hintergrund-Job, du wirst benachrichtigt, sobald er fertig ist.
• Kontiert deine Kanzlei, mit hinterlegter Kanzlei-E-Mail: Der Splitbutton Kanzlei-ZIP senden schickt dasselbe Paket per Mail direkt an die hinterlegte Adresse; sein Untermenü bietet daneben weiterhin den reinen Download an.

Ist keine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, meldet flinkest das mit „Keine Kanzlei-E-Mail hinterlegt." — trag sie in den Buchhaltungs-Einstellungen nach, oder nimm in der Zwischenzeit ZIP herunterladen und verschick das Paket selbst. Im ⋮-Menü rechts oben, das nur erscheint, wenn es Einträge gibt, liegen zusätzlich der seltenere Eintrag An Kanzlei senden und der Perioden-Abschluss.

Buchungsperiode abschließen

Buchungsperiode abschließen

Über Buchungsperiode abschließen im ⋮-Menü schließt du den gewählten Zeitraum ab — dafür brauchst du das Recht, Buchungsperioden freizugeben. Ein Bestätigungsdialog warnt vorher im Klartext. Danach lässt sich für diesen Zeitraum keine Buchungszeile mehr anlegen, ändern oder löschen, keine Kontenzuordnung an einer Belegposition mehr setzen und keine Zahlungsverknüpfung mehr herstellen oder lösen — ein Versuch meldet, dass die Buchungsperiode abgeschlossen ist. Die Belege selbst — Rechnungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen — bleiben normal bearbeitbar; gesperrt ist ausschließlich die Buchhaltungsebene.

Neben der Zeitraum-Navigation erscheint danach das grüne Etikett Abgeschlossen am … von …. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen eine Kanzlei-E-Mail hinterlegt, wird die Kanzlei per Mail über den Abschluss informiert. Überlappt der gewählte Zeitraum eine bereits abgeschlossene Periode — zum Beispiel ein Monat innerhalb eines schon geschlossenen Quartals —, lehnt flinkest den Abschluss ab.

Periode wieder öffnen

Im selben ⋮-Menü steht dann Periode wieder öffnen. Ein Bestätigungsdialog widerruft die Freigabe wieder — die Historie bleibt erhalten, das grüne Etikett verschwindet, und die Kontierung ist wieder frei. Wer die Periode ursprünglich abgeschlossen hat, bekommt eine Benachrichtigungsmail über die Wiedereröffnung. Alternativ öffnet deine Buchhaltungskanzlei die Periode selbst aus ihrem Portal flinkest.tax heraus — dafür braucht sie dort ein eigenes, von dir vergebenes Recht; auch dann bekommst du die Benachrichtigungsmail.

Eine stille Korrektur durch die Kanzlei. Neben dem vollständigen Wieder-Öffnen kann deine Buchhaltungskanzlei mit einem eigenen, von dir vergebenen Recht eine einzelne Buchungszeile auch korrigieren, ohne die Periode zu öffnen — für dich bleibt der Zeitraum weiterhin abgeschlossen, das grüne Etikett bleibt stehen, und du bekommst dafür keine Benachrichtigung.

Die Transaktionsliste

Die Transaktionsliste lesen

Links liegt die Liste aller Transaktionen der Periode: Datum, Betrag (Eingänge grün), Name der Buchung, Verwendungszweck. Darunter erscheinen je nach Lage ein Status-Etikett (siehe unten), eine Büroklammer mit Zahl — so viele Belege hängen an dieser Buchung — oder ein Ladekreis, solange für diese Buchung gerade ein hochgeladener Beleg analysiert wird; der Upload läuft dabei im Hintergrund weiter, auch wenn du die Transaktion wechselst. Erledigte Buchungen sind grün hinterlegt und rutschen ans Ende; innerhalb einer Gruppe sortiert nach Datum absteigend — Probleme stehen also oben, Erledigtes ist optisch abgehakt. Ganz unten steht die Zahl der sichtbaren Zeilen und deren Summe.

Ist die Periode noch ohne jede Buchung — etwa vor dem ersten Bank-Sync —, steht statt Zeilen der Hinweis Keine Transaktionen.

Status-Etiketten verstehen

Der Status wird bei jedem Laden neu berechnet und nirgends gespeichert — er kann also nicht veralten. Verglichen wird der Betrag der Bankbuchung ausschließlich mit der Summe der Buchungszeilen — ein verknüpfter Beleg zählt für sich genommen nicht mit, weil er sich im Regelfall ohnehin in Buchungszeilen auflöst. Bleibt etwas offen, ist das eine Differenz; ist mehr zugeordnet als die Buchung hergibt, ist das ein Fehler. Bei einer frisch importierten, noch unbearbeiteten Buchung bleibt dieser Vergleich zunächst aus — sobald du aber die erste Buchungszeile anlegst oder die Buchung als erledigt markierst, prüft flinkest sie: Eine ohne jede Zuordnung als erledigt markierte Buchung bekommt dadurch sofort den Status Differenz, solange ihr Betrag offen bleibt.

Fehlt auf einer Zeile das Buchungskonto oder auf dem verwendeten Sachkonto der Steuercode, lautet der Status Zuordnung unvollständig — außer am Sachkonto ist die Option „Steuercode nicht erforderlich" aktiviert, dann zählt ein fehlender Steuercode auf diesem Konto nicht mehr als offener Punkt; in der Liste stehen dabei die konkreten Gründe, etwa „Positionen ohne Buchungskonto (n)" oder „Steuercode fehlt am Konto: 7610 – …". Eine offene Rückfrage der Kanzlei sticht das alles und macht die Buchung zur Rückfrage offen. Der Status wird unabhängig davon berechnet, ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei — er ist also auch im Kanzlei-Modus sichtbar.

Ein fehlender Beleg ist kein Problem. Nicht jede Bankbuchung braucht einen Beleg. Deshalb wird „Beleg fehlt" in dieser Übersicht bewusst nicht als Warnung ausgewiesen — eine Buchung, die vollständig über Buchungszeilen abgedeckt ist, gilt als in Ordnung.

Suchen und filtern

Das Suchfeld (Suche nach Name, Beschreibung, Betrag …) durchsucht sofort, ohne Verzögerungsfalle. Daneben öffnet der Filter-Button eine Leiste am rechten Rand mit Datum von/bis, Bankkonto (nur bei mehreren Konten), Betrag von/bis sowie Zurücksetzen und Anwenden — deine Eingaben werden erst mit Anwenden wirksam, damit halbe Eingaben die Liste nicht flackern lassen. Ist ein Filter aktiv, trägt der Button einen grünen Punkt.

Schnellfilter mit Zählern

Ganz oben liegen Schnellfilter mit Anzahl: Alle, Offen, Differenzen, Zuordnung prüfen, Fehler, Erledigt. Sie sind mit den Kennzahlen-Kacheln gekoppelt — was du oben anklickst, ist hier aktiv und umgekehrt. „Offen"/„Erledigt" richten sich nach dem Zahlungsstatus, die übrigen nach dem oben beschriebenen Primärstatus.

Mehrere Buchungen auf einmal erledigen

Links vom Suchfeld sitzt eine Auswahl-Box, die genau die gerade sichtbaren (gefilterten) Zeilen an- und abhakt; eine Auswahl, die du unter einem anderen Filter getroffen hast, bleibt dabei erhalten. Jede Zeile hat zusätzlich ihre eigene Checkbox. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint eine Leiste mit der Anzahl, der Option Als erledigt markieren, dem Button Ausführen und Abbrechen. Mehr gibt es hier bewusst nicht: Buchungskonten setzt du immer einzeln im Detail über die Buchungszeilen, nie im Stapel — das hält die exportierten Zeilen nachvollziehbar.

Transaktions-Detail: Kopf, Status und Vorschlag

Eine Transaktion öffnen und als erledigt markieren

Klickst du eine Zeile an, öffnet sich rechts die Werkbank für diese Buchung: Name der Buchung, darunter Datum · Referenz · Bankkonto und der Verwendungszweck, rechts der Betrag. Der Umschalter Als erledigt markieren / Als nicht erledigt markieren setzt die Buchung fachlich auf abgearbeitet — das treibt die Fortschritts-Kachel und den Erledigt-Filter; eine beleglose Privatbuchung darf ohne Beleg erledigt sein.

Status-Hinweise im Detail

Unter dem Kopf stehen — sofern zutreffend — dieselben Status-Etiketten wie in der Liste, dazu weitere Hinweise: Betrag nicht vollständig zugeordnet, Positionen ohne Buchungskonto, Steuercode fehlt am Konto, mehr zugeordnet als der Transaktionsbetrag, Rückfrage offen, nach Export geändert, „Kein Beleg erforderlich", „Von Kanzlei vorbereitet" oder mehrere verknüpfte Belege — dieselben Hinweise, die auch deine Kanzlei im Taxportal sieht. Nennt ein Hinweis ein betroffenes Konto — etwa beim fehlenden Steuercode —, ist das Konto zugleich ein Link und öffnet das Sachkonto direkt in einem neuen Tab.

Vorschlag übernehmen

Ist eine offene Buchung noch mit nichts verknüpft, sucht flinkest automatisch den besten Treffer und zeigt ihn als grünen Balken: Passender Eingangsbeleg gefunden, Passende Ausgangsrechnung gefunden oder Passender Vertrag gefunden, jeweils mit Sicherheitsstufe (Hoch, Mittel, Niedrig) und Begründung. Anwenden übernimmt den Vorschlag, das Symbol daneben öffnet den Beleg in einem neuen Tab. Steht dort Bereits als bezahlt markiert, ist die vorgeschlagene Rechnung schon als bezahlt geführt — das ist bei Dauerrechnungen normal, aber ein Grund, zweimal hinzusehen.

Wird ein Vertrags-Vorschlag angewendet, bucht flinkest den vollen Betrag als Vertrags-Buchungszeile aufs Vertragskonto und schließt die Transaktion ab. Hat der Vertrag kein Buchungskonto, wird nur verknüpft und abgeschlossen, und ein Warn-Toast meldet, dass keine Buchung entstanden ist — die Transaktion steht danach als Differenz. Ein still „erfolgreich" ohne Buchung wäre sonst eine Falle vor dem Export.

Eine Regel aus der Transaktion erstellen

Der Splitbutton Regel erstellen bietet aus der Transaktion abgeleitete Varianten an — „Wenn Absender X ist", „… und Verwendungszweck enthält", „… und Betrag ist" — und öffnet den geteilten Regel-Dialog vorbefüllt (Name, Kondition; dieselbe Komponente wie am Bankkonto-Regeltab). Speichern & Ausführen im Dialog führt die neue Regel sofort nur über die gewählte Buchungsperiode aus, ohne den teureren Lauf über die gesamte Historie. Der Button ist nur sichtbar, wenn du Bankkonten bearbeiten darfst.

Eine Transaktion als Privatentnahme markieren

Im Kopf des Details steht daneben der Button Als Privatentnahme markieren (nach dem Markieren Privatentnahme-Markierung entfernen) — anders als das Buchungszeilen-Raster steht er dir unabhängig davon zur Verfügung, ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei: Gerade wenn deine Kanzlei kontiert, ist er dein einziger Weg, ihr eine Privatentnahme mitzuteilen. Er setzt an der Buchung ein Merkmal, das deine Buchhaltungskanzlei im Taxportal deutlich hervorgehoben sieht, neben dem Hinweis „Vom Mandanten vorbereitet", und bucht — sofern in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Privatentnahme-Konto hinterlegt ist — den vollen Betrag automatisch auf dieses Konto; ohne hinterlegtes Konto bleibt es bei der reinen Markierung. Privatentnahme-Markierung entfernen hebt beides wieder auf, sofern die entstandene Buchungszeile nicht von Hand verändert wurde — eine bereits abgeschlossene Buchungsperiode blockt beide Richtungen. Im Buchhaltungsexport erscheint eine so markierte Transaktion wie jede andere Zeile, mit einer Ausnahme: Die Belegnummer bleibt dabei nie leer.

Belege verknüpfen und kontieren

Reiter mit Zählern und automatischer Sprung

Im Detail liegen sechs Reiter, jeweils mit Anzahl: Eingangsrechnungen · Ausgangsrechnungen · Verträge · Rückfragen · Details · Notizen. Beim Transaktionswechsel springt der Reiter automatisch auf den ersten nicht-leeren Beleg-Tab — so siehst du sofort, womit eine Buchung hinterlegt ist.

Eingangsbeleg per Upload verknüpfen

Im Reiter Eingangsrechnungen ziehst du PDFs oder Fotos in die Dropzone — auch mehrere auf einmal. Im Hintergrund läuft die Pipeline Import → KI-Analyse → automatische Verknüpfung an genau diese Transaktion, mit dem Toast „Beleg wird analysiert…" und einem Zeilen-Spinner plus Analyse-Blocker im Detail, während du weiterarbeitest. Ist die Verknüpfung fertig, meldet flinkest „Eingangsbeleg wurde verknüpft".

Eingangsbeleg oder Ausgangsrechnung manuell verknüpfen

Beleg verknüpfen (Eingangsrechnungen) öffnet einen Dialog mit dem Scope-Umschalter Ablage · Liste · Nicht verknüpft · Alle (Default „Nicht verknüpft"), Suchfeld und serverseitigem Blättern — der Ablage-Scope macht die Ablage direkt von hier aus erreichbar, praktisch für Belege aus dem Mail-Import. Ausgangsbeleg verknüpfen bietet stattdessen den Umschalter Unbezahlt · Alle (Default „Unbezahlt", weil eine Bankbuchung fast immer zu einer noch offenen Rechnung gehört); „Alle" hält auch bereits bezahlt markierte Serienrechnungen auffindbar.

Verknüpften Beleg prüfen und öffnen

Ein verknüpfter Beleg erscheint als aufklappbare Karte: Beleg-Nr · Kontakt · Belegdatum · Brutto · offener Rest · ein Kontierungs-Chip Vollständig kontiert bzw. Zuordnung prüfen (nur wenn du selbst kontierst) · In neuem Tab öffnen (führt je nach Belegtyp in die Eingangsbeleg-Details, die Rechnungsdetails oder die Gutschriftdetails) · Verknüpfung entfernen. Die erste Karte ist automatisch aufgeklappt.

Positionen kontieren

Klappst du einen Beleg auf, siehst du seine Positionen mit Beschreibung, Betrag und Umsatzsteuersatz — und, wenn du selbst kontierst, je Position eine Kontoauswahl. Über Konto für alle Positionen setzen buchst du den ganzen Beleg auf ein Konto; der Kontierungs-Chip wechselt danach auf „Vollständig kontiert". Buchst du dabei ein Konto, das vom hinterlegten Standard des Lieferanten abweicht, bietet flinkest an, dieses Konto als neuen Standard zu speichern — künftige Belege dieses Lieferanten werden dann automatisch vorkontiert; das gilt nur bei Belegen mit erkanntem Kontakt.

Belege und Buchungszeilen schließen sich dabei nicht aus: Ein Beleg deckt den Hauptteil, eine zusätzliche Zeile fängt zum Beispiel Bankspesen ab, siehe „Eine Buchungszeile ergänzen".

Verknüpfung wieder lösen

Verknüpfung entfernen an einem Eingangsbeleg fragt nach einer Bestätigung; beim letzten Link wird die Transaktion wieder geöffnet, bzw. eine „erfundene" Zahlung ohne Transaktionsnummer (etwa aus einem Barbeleg oder einer Direkterfassung) ganz gelöscht — die aus dem Beleg geseedeten Buchungszeilen verschwinden mit.

Hängt eine Ausgangsrechnung an mehreren Zahlungen — etwa bei einer Teilzahlung —, fragt der Dialog Verknüpfung entfernen beim Lösen einer davon zusätzlich, welches Zahlungsdatum am Beleg stehen bleiben soll: Er listet die verbleibenden Zahlungen mit Datum, Betrag und Buchungsname zur Auswahl, die jüngste ist vorausgewählt. Deine Wahl wird das neue Bezahldatum der Rechnung — denn das Bezahldatum einer Rechnung stammt aus allen ihren Zahlungen, nicht nur aus der gerade geöffneten Transaktion. Bleibt keine Verknüpfung mehr übrig, fällt der Beleg auf offen zurück und verliert sein Bezahldatum ganz. Bei Eingangsbelegen gibt es diese Rückfrage nicht, dort löst du die Verknüpfung ohne Zwischenschritt.

Vertrag zuordnen und lösen

Im Reiter Verträge öffnet Vertrag zuordnen einen Dialog mit Vertragssuche; Verträge ohne hinterlegtes Buchungskonto sind dort als solche gekennzeichnet. Die Auswahl verknüpft den Vertrag, bucht den vollen Betrag als Vertrags-Buchungszeile (Belegnr = <Vertragsnr> <MM/JJJJ>) aufs Vertragskonto und schließt die Transaktion ab — hat der Vertrag kein Buchungskonto oder hat die Transaktion bereits Belege oder Buchungszeilen, entsteht keine Buchungszeile, der Vertrag bleibt aber zugeordnet. Verknüpfung lösen an der Vertragszeile entfernt die Zuordnung wieder und öffnet die Transaktion erneut, wenn danach nichts mehr an ihr hängt.

Rückfragen, Details und Notizen

Mit der Kanzlei über eine Buchung chatten

Der Reiter Rückfragen ist ein Gesprächsverlauf je Rückfrage, kein einmaliges Frage-Antwort-Paar: Die Nachrichten der Kanzlei stehen links, deine Antworten rechts, jeweils mit Absender und Zeitpunkt und dem Status „Wartet auf deine Antwort" bzw. „Beantwortet". Im Feld Antwort schreiben… antwortest du mit Nachricht senden — auch mehrmals: Solange die Kanzlei die Rückfrage nicht als erledigt markiert hat, kannst du jederzeit etwas nachreichen, und die Kanzlei kann ihrerseits nachfragen; eine Kanzlei-Nachfrage setzt die Rückfrage zurück auf „Wartet auf deine Antwort" und blockiert die Kanzlei-Prüfung erneut. Erledigte Verläufe bleiben unter Erledigte Rückfragen nur-lesend zum Nachlesen stehen. Der Tab-Badge und die Rückfragen-Kachel zählen dabei nur Rückfragen, die gerade auf deine Antwort warten.

Jede neue Nachricht benachrichtigt die andere Seite per Mail. Schreibst du eine Antwort, geht automatisch eine E-Mail an deine Buchhaltungskanzlei; schreibt die Kanzlei, bekommst du eine E-Mail mit einem Link direkt zur betroffenen Buchung im richtigen Buchungszeitraum.

Details und Fremdwährung

Der Reiter Details zeigt Transaktionstyp, Datum, Bankkonto, IBAN, Kontakt sowie bei Fremdwährung Originalbetrag und Wechselkurs, darunter der volle Verwendungszweck — Prüf-Infos für die Zuordnung, ohne die Bankkonto-Seite zu öffnen. Fehlt bei einer Fremdwährungsbuchung der Kurs, warnt der Reiter mit einem Symbol; du kannst den Euro-Betrag über EUR-Betrag setzen selbst eintragen, flinkest leitet daraus den Kurs ab und rechnet den Kontostand neu.

Notizen und Dokumente

Der Reiter Notizen hält Kommentare und Dokumente zu dieser Buchung — für interne Klärung („war das privat?") und Zusatzdateien. Ein ungespeicherter Kommentar-Entwurf wird beim Transaktionswechsel automatisch gesichert, damit schnelles Durchklicken keinen Text verliert.

Buchungszeilen

Die Buchungszeilen-Werkbank

Am unteren Rand des Details liegt das Raster der Buchungszeilen. Es erscheint nur, wenn du die Kontierung selbst machst — übernimmt sie deine Kanzlei, steht dort stattdessen der Hinweis, dass die Buchung dein Buchhalter übernimmt. Die Trennlinie darüber kannst du nach oben und unten ziehen, um je nach Aufgabe der Belegliste oder dem Zeilen-Grid mehr Platz zu geben.

Die Kopfzeile nennt die Anzahl der Zeilen und rechts den noch offenen Betrag: Ausgeglichen, wenn die Summe der Zeilen genau dem Betrag der Bankbuchung entspricht, sonst Nicht ausgeglichen — der Saldo-Check deckt Splitfehler sofort auf. Jede Zeile hat die Spalten Ursprung (Beleg/Vertrag/Regel/manuell), Belegnr, Belegdatum, Text, Konto (Treeselect nach Kontenklassen), BMD-Steuercode, USt %, Umsatzsteuer, Betrag und eine Aktion zum Löschen — alle Felder sind direkt bearbeitbar, eine Änderung wird sofort gespeichert. Ist die Buchungsperiode der Zeile abgeschlossen, ist dieses Raster nicht mehr bearbeitbar — siehe „Buchungsperiode abschließen".

Belegdatum ist vorbelegt, aber überschreibbar. Bei jeder Zeile mit Bezug zu dieser Bankbuchung steht zunächst automatisch das Datum der Bankbuchung selbst — unabhängig davon, ob die Zeile aus einem verknüpften Beleg oder manuell entstanden ist. Weicht das tatsächliche Belegdatum davon ab, trägst du hier den passenden Wert ein; er geht unverändert in den Buchhaltungsexport.

USt % und Umsatzsteuer sind eigene Spalten. Trägst du in einer Zeile einen Umsatzsteuersatz ein, leitet flinkest beim Speichern die Umsatzsteuer automatisch daraus ab — mit gegenläufigem Vorzeichen zum Betrag, gerechnet als im Betrag bereits enthaltene Steuer. Ein leerer Satz lässt auch die Steuer leer. Beim Anlegen einer neuen Zeile trägst du nur den Satz ein, das Steuerfeld ist gesperrt und zeigt „Wird automatisch berechnet".

Eine Buchungszeile ergänzen

Buchung hinzufügen legt eine editierbare Zeile an, der noch offene Restbetrag ist bereits eingetragen — Rest-Ausgleich für Spesen oder einen Privatanteil wird damit zum Ein-Feld-Vorgang. Zeile hinzufügen wird erst mit Konto und Betrag aktiv. Zusätzlich stehen die Buchungsvorlagen-Chips (siehe unten) bereit, deren Werte die Add-Zeile gleich vorbefüllen.

Konto vorschlagen lassen

Konto vorschlagen öffnet die Add-Zeile mit einem von der KI vorgeschlagenen Konto plus deutscher Begründung als Buchungstext — Kontierung, ohne den Kontenplan auswendig zu kennen. Die KI bekommt dafür zu jedem Sachkonto die dort hinterlegte KI-Anweisung mitgeliefert — gepflegt direkt am Konto oder, wenn deine Kanzlei das Konto verwaltet, im Kanzlei-Portal flinkest.tax. Willst du den Vorschlag lenken, trägst du die Anweisung also am Konto ein, nicht an der Transaktion. Zur Auswahl stehen dabei alle aktiven Konten — anders als bei der automatischen Kontierung von Eingangsrechnungen, die nur aktive Sollkonten anbietet: Eine Anweisung auf einem Ertragskonto wirkt hier also sehr wohl. Gespeichert wird die Zeile erst, wenn du sie bestätigst.

Buchungsvorlagen nutzen

Die in den Einstellungen angelegten Buchungsvorlagen stehen als Chips bereit (im Demo-Bestand zum Beispiel Privatanteil, Bankspesen, Skonto, Rundungsdifferenz, Zinsanteil, Tilgungsanteil) — ein Klick öffnet die Add-Zeile mit den Vorlagenwerten (Konto, Steuercode, USt %, Buchcode/Buchsymbol/Kostenstelle), fertig für die immer gleichen Korrektur-Buchungen.

Buchungen neu zuweisen

Buchungen neu zuweisen baut die Buchungszeilen komplett neu auf: zuerst aus den verknüpften Belegen, danach aus deinen Bankkonto-Regeln, zuletzt aus einem Vertrag — die erste passende Quelle gewinnt, ein Beleg hat also Vorrang. Ist noch kein Vertrag verknüpft, ordnet flinkest automatisch einen zu, wenn dessen Buchungstext im Verwendungszweck steht und der Betrag exakt passt — dieselbe Regel wie beim Auto-Matching, inklusive der Ein-Treffer-pro-Zahlungsintervall-Sperre. Passt nur der Text, bleibt es bei Vertrag zuordnen von Hand. Wurden Zeilen zuvor manuell editiert, fragt flinkest zuerst „Bearbeitete Buchungen überschreiben?" — Änderungen behalten oder Neu erzeugen — damit Handarbeit nie stillschweigend plattgemacht wird. Funktioniert auch bei einer bereits abgeschlossenen (erledigten) Buchung.

Wie Buchungszeilen aus einem Beleg entstehen

Warum ein Beleg oft weniger Buchungszeilen hat als Positionen. Für jede einzelne Belegposition legt flinkest zunächst eine Rohzeile an — bei zwölf Positionen also zunächst zwölf. Erst danach fasst flinkest gleichartige Rohzeilen zu jeweils einer Buchungszeile zusammen und addiert ihre Beträge: Betrag und Steuerbetrag. Ein leerer Steuerbetrag bleibt dabei leer und wird nicht stillschweigend zu 0. Aus zwölf Positionen können auf diesem Weg zum Beispiel drei Buchungszeilen werden.

Wonach zusammengefasst wird. Rohzeilen landen genau dann in derselben Buchungszeile, wenn sie in all diesen Punkten übereinstimmen:

• dem Buchungskonto (dem Gegenkonto der Zeile)
• dem Umsatzsteuersatz
• dem Steuercode
• der Kostenstelle (bzw. dem Kostenschlüssel, der an der Position hinterlegt ist)
• dem Beleg selbst — Belegnummer und Belegdatum gehören zum Zusammenfassungsschlüssel

Daraus folgt: Zwei verschiedene Belege landen nie in derselben Buchungszeile — auch dann nicht, wenn beide auf dasselbe Konto und denselben Umsatzsteuersatz gehen. Jeder Beleg behält seine eigenen Zeilen. Ein Beleg mit zwei Umsatzsteuersätzen — zum Beispiel Speisen mit 10 % und Getränke mit 20 % — ergibt deshalb zwei Zeilen auf demselben Konto: Ein Steuersatz wird immer auf einer eigenen Zeile geführt, das ist ein Beispiel für diese Regel und kein doppelter Eintrag. Die Spalte mit dem Umsatzsteuersatz macht den Unterschied sichtbar. Dasselbe Verfahren gilt gleich für Zeilen aus einer Banktransaktion wie für Zeilen eines Barbelegs.

Wenn Beleg und Buchung nicht zusammenpassen. Weicht die Belegsumme vom Betrag der Bankbuchung ab, fragt „Buchungen neu zuweisen" nach, welcher Betrag gebucht werden soll — der Transaktionsbetrag oder der Belegbetrag; beide Beträge stehen als Beschriftung auf den Antwort-Buttons.

Der Export ist ein reiner Abzug. Was im Buchhaltungsexport steht, ist genau das, was in den Buchungszeilen steht — nichts wird beim Export noch abgeleitet, gerechnet oder ersetzt. Deshalb bleibt ein leeres Feld auch leer und wird nicht stillschweigend ergänzt: Wenn dein Buchhalter etwas vermisst, siehst du es schon hier auf der Seite.

Barbelege

Zwischen Transaktionen und Barbelegen wechseln

Der Reiter Transaktionen | Barbelege über der linken Spalte schaltet beide Spalten um (Liste + Detail), mit Zähler je Reiter. Barbelege sind bar bezahlte Eingangsbelege ohne Banktransaktion — es gibt keine Bankbuchung, an der die Kontierung hängen könnte, sie brauchen ihre eigene Werkbank, gehören aber in dieselbe Perioden-Abarbeitung.

Einen Barbeleg hochladen

Ein hochgezogener Beleg durchläuft dieselbe Analyse-Pipeline wie ein normaler Eingangsbeleg, nur mit erzwungener Zahlungsart „bar". Der Normalfall: der Beleg landet gar nicht hier, sondern gleich im Reiter Transaktionen. Lässt sich unter deinen Bankkonten genau eine (gemeinsam genutzte) aktive Kasse bestimmen, bucht flinkest sofort eine echte Kassa-Zahlung darauf (Zahldatum = Belegdatum): flinkest meldet „Barbeleg wurde als Kassa-Zahlung gebucht – siehe Transaktionen" und wechselt von selbst in den Reiter Transaktionen, wo der Beleg als eigene Buchung mit derselben Kontierungs-Werkbank wie jede andere Transaktion erscheint. Nur wenn sich die Kasse nicht eindeutig bestimmen lässt (keine oder mehrere Kassen) oder die Erkennung keinen verwertbaren Betrag liefert, bleibt der Beleg hier in der Barbelege-Liste stehen — flinkest meldet dann nur „Barbeleg wurde hinzugefügt" — und du ordnest ihn von Hand zu.

Die Barbelege-Liste lesen

Belegdatum · Summe · Lieferant · Beleg-Nr, dazu Chips zur schnellen Einordnung: In Ablage (mit Tooltip „wird nicht exportiert"), n ohne Konto, Keine Buchungszeilen. Eine clientseitige Suche filtert nach Lieferant, Nummer oder Betrag, die Fußzeile zeigt Anzahl und Summe der sichtbaren Zeilen. Im Detail-Kopf eines Barbelegs kann außerdem das Etikett Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft stehen, wenn die Belegerkennung einen Lieferantennamen gelesen hat, dieser aber noch keinem Lieferanten zugeordnet wurde — der Kopf zeigt in diesem Fall trotzdem den erkannten Namen statt „Unbekannter Lieferant".

Einen Barbeleg kontieren

Im Kopf des Details stehen Lieferant, Beleg-Nr, Belegdatum, „Bar bezahlt am …", Brutto und MwSt, dazu Beleg öffnen in einem neuen Tab und dieselben Warn-Chips wie in der Liste plus Kein Bar-Sachkonto hinterlegt — die Konto-Spalte bleibt im Export leer, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen kein Kassa-Sachkonto hinterlegt ist. Darunter kontierst du wie bei einer Transaktion: Konto-Dropdown je Position, Auf alle Positionen anwenden, ein Buchungszeilen-Grid mit Buchung hinzufügen und Aus Beleg neu erzeugen — letzteres mit demselben „Bearbeitete Buchungen überschreiben?"-Schutz wie bei Transaktionen. Es fehlt hier lediglich der Erledigt-Toggle sowie Regeln/Verträge/Vorschläge, denn ohne Bankbuchung gibt es keine Transaktion zum Abschließen. Mehrere Zeilen pro Beleg sind normal — eine je Umsatzsteuersatz, siehe „Wie Buchungszeilen aus einem Beleg entstehen".

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• Bankkonto-Details
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• Eingangsbeleg im Detail
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• Einstellungen: Buchhaltung
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Häufige Fragen

Warum sehe ich statt der Arbeitsliste nur den Hinweis, dass die Übersicht „bald kommt"? Weil in den Einstellungen ein bilanzierendes Unternehmen hinterlegt ist. Die Übersicht arbeitet derzeit auf Basis der Geldbewegungen und ist damit auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgelegt. Stell die Unternehmensform in den Einstellungen um, wenn dort versehentlich der falsche Wert steht.

Warum fehlen Transaktionen im Zeitraum? Zwei häufige Gründe: Das Bankkonto ist in den Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen oder archiviert — dann zählt es nirgends mit. Oder die letzte Synchronisierung deckt den Zeitraum nicht ab; das siehst du an der Kachel Sync-Status und behebst es dort mit Jetzt synchronisieren.

Was bedeutet „Ein Buchungszeitraum ist erforderlich"? Die Seite wurde ohne Zeitraum aufgerufen — meist über einen unvollständig kopierten Link. Wähle über die Pfeile in der Kopfzeile einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr, dann laden Kennzahlen und Liste wieder.

Warum erscheint ein Beleg mit zwölf Positionen nur als drei Buchungszeilen? Weil flinkest gleichartige Positionen zu einer Buchungszeile zusammenfasst — gleiches Buchungskonto, gleicher Umsatzsteuersatz, gleicher Steuercode, gleiche Kostenstelle und derselbe Beleg. Ein Steuersatz oder ein Konto, das von den anderen Positionen abweicht, bekommt automatisch seine eigene Zeile; Positionen aus einem anderen Beleg werden nie mit hineingezogen. Das gilt für Belege einer Banktransaktion genauso wie für Barbelege.

Was bedeutet „Zuordnung prüfen"? Auf mindestens einer Buchungszeile fehlt das Buchungskonto, oder auf dem verwendeten Konto ist kein Steuercode hinterlegt. Öffne die Transaktion und setz das fehlende Konto in der Buchungszeile beziehungsweise an der Belegposition. Fehlt der Steuercode, gehört er auf das Sachkonto — außer dort ist bewusst „Steuercode nicht erforderlich" aktiviert.

Was bedeutet „Differenz"? Die Summe der Buchungszeilen deckt den Betrag der Bankbuchung nicht vollständig ab. Typische Ursachen sind Skonto, Bankspesen oder eine Teilzahlung. Ergänze im Detail eine zusätzliche Buchungszeile für den Restbetrag — der offene Rest ist beim Anlegen bereits vorbelegt. Auch eine als erledigt markierte Buchung ohne jede Buchungszeile bekommt diesen Status, solange ihr Betrag offen bleibt.

Ich habe eine Rückfrage der Kanzlei beantwortet — kann ich noch etwas nachreichen? Ja. Eine Rückfrage ist ein Gesprächsverlauf: Im Reiter Rückfragen der betroffenen Buchung bleibt das Antwortfeld nach dem Senden erhalten, du kannst also jederzeit eine weitere Nachricht schicken — und die Kanzlei kann ihrerseits nachfragen. Erst wenn die Kanzlei die Rückfrage als erledigt markiert, ist der Verlauf geschlossen und nur noch nachzulesen.

Ich kann das Belegpaket nicht an meine Kanzlei schicken. Steht dort „Keine Kanzlei-E-Mail hinterlegt.", fehlt die Adresse in den Buchhaltungs-Einstellungen. Bis das geklärt ist, kommst du mit ZIP herunterladen und eigenem Versand ans Ziel.

Ich habe einen Beleg als Barbeleg hochgeladen, finde ihn aber nicht in der Barbelege-Liste. Das ist der Normalfall, kein Fehler: Sobald sich deine Kasse eindeutig bestimmen lässt und die Belegerkennung einen Betrag geliefert hat, bucht flinkest sofort eine echte Zahlung darauf und wechselt automatisch in den Reiter Transaktionen — dort erscheint der Beleg als eigene Buchung auf der Kasse. In der Barbelege-Liste bleiben nur Belege stehen, bei denen sich die Kasse nicht eindeutig bestimmen ließ oder kein verwertbarer Betrag da war.

Kann ich mehrere Transaktionen auf einmal kontieren? Nein, und das ist Absicht. Im Stapel kannst du Buchungen nur als erledigt markieren. Buchungskonten werden immer je Buchungszeile im Detail gesetzt, damit die exportierten Zeilen nachvollziehbar bleiben.

Wo stelle ich ein, ob ich selbst kontiere oder meine Kanzlei? In den Buchhaltungs-Einstellungen. Kontiert deine Kanzlei, blendet die Übersicht das Buchungszeilen-Raster und die Kontoauswahl an den Positionen aus und zeigt dir stattdessen die Aktionen, um das Belegpaket an die Kanzlei zu übergeben.

Meine Kanzlei kontiert — wie sage ich ihr, dass eine Transaktion eine Privatentnahme ist? Über den Button Als Privatentnahme markieren im Kopf des Transaktions-Details — den siehst du in beiden Kontierungsmodi, auch wenn das Buchungszeilen-Raster ausgeblendet ist. Deine Kanzlei sieht die Markierung im Taxportal deutlich hervorgehoben, neben dem Hinweis „Vom Mandanten vorbereitet". Ist ein Privatentnahme-Konto hinterlegt, bucht flinkest zusätzlich automatisch den vollen Betrag darauf; Privatentnahme-Markierung entfernen hebt beides wieder auf, sofern die entstandene Buchungszeile nicht von Hand verändert wurde.

Kann ich eine abgeschlossene Buchungsperiode selbst wieder öffnen? Ja, über Periode wieder öffnen im ⋮-Menü, wenn du das Recht dazu hast. Genauso kann deine Buchhaltungskanzlei die Periode aus ihrem Portal heraus wieder öffnen — in dem Fall bekommst du eine Mail darüber. Daneben kann deine Kanzlei, wenn du ihr ein eigenes Recht dafür vergeben hast, auch eine einzelne Buchungszeile korrigieren, ohne die Periode überhaupt zu öffnen — davon bekommst du keine Benachrichtigung.