Gutschriftdetails

Die Gutschriftdetails sind die Belegakte einer einzelnen Gutschrift: das PDF, die Eckdaten, die Positionen und — sobald Geld geflossen ist — die zugeordneten Zahlungen. Hier verfolgst du nach, wie eine bereits verrechnete Leistung rückabgewickelt wurde und ob die Gutschrift real ausgeglichen ist. Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, bearbeitest oder löschst du sie von hier aus; nach dem Finalisieren verschickst du sie an den Kunden — anders als bei Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung gibt es hier keinen Statuswechsel und keinen Folgebeleg-Knopf, weil die Gutschrift der letzte Schritt der Belegkette ist. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert.

Zugriff, Kopf und Navigation

Die Gutschrift öffnen

Oben steht Gutschrift und dahinter die Belegnummer — bei einem noch nicht finalisierten Beleg Entwurf. Darunter Belegdatum und Kundenname. Ein Aufruf mit der ID einer anderen Belegart (etwa einer Rechnung) unter dieser Adresse zeigt bewusst keinen falschen Beleg, sondern eine Fehlerseite. Die Seite trägt sich außerdem in dein „Zuletzt besucht"-Verzeichnis ein, damit du ohne erneute Suche zurückfindest.

Schaltflächen je nach Status

Welche Schaltflächen rechts stehen, hängt am Status der Gutschrift:

• Entwurf — Bearbeiten und Löschen.
• Finalisiert — per e-mail senden; im Menü hinter dem Punkte-Symbol die E-Mail Historie.
• Storniert — keine einzige Aktion mehr. Eine stornierte Gutschrift ist fachlich erledigt, nur noch lesbar.

Eine finalisierte Gutschrift lässt sich weder bearbeiten noch löschen — ihre Nummer ist vergeben. Ist etwas falsch, bleibt nur eine weitere Gutschrift oder eine Korrektur an der zugehörigen Rechnung. Bearbeiten führt in den Gutschrift-Editor; dort finalisierst du den Beleg auch. Löschen fragt zuerst „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?" und bringt dich nach Ja, löschen zurück in die Gutschriftenliste, die Gutschrift verschwindet dabei samt ihrer Positionen.

Per E-Mail senden

Nur beim finalisierten Beleg, über die Schaltfläche per e-mail senden — sichtbar nur, wenn dein Benutzer Belege versenden darf. Hat der Kunde mehrere hinterlegte Adressen, wählst du im Menü vorher aus, an wen es gehen soll (Kunde selbst oder ein Standort mit eigener E-Mail-Adresse).

Der sich öffnende Dialog per e-mail senden hat vier Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der Kundenadresse. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; jeder bekommt eine eigene Mail.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen samt der eingesetzten Belegnummer.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt und hier frei änderbar.
• Anhänge — ganz oben in der Liste steht gesperrt, mit Schloss-Symbol und dem Kennzeichen Wird immer gesendet, das Gutschrift-PDF; abwählen oder entfernen lässt es sich nicht, weil der Server es ohnehin immer mitschickt. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend an der Gutschrift hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente an dieser Gutschrift.

senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht. Platzhalter in Betreff und Text — etwa Belegnummer oder Kundenname — ersetzt flinkest beim Absenden durch die Werte dieser Gutschrift. Erreicht die Mail alle Empfänger, meldet flinkest Erfolg, der Dialog schließt sich und die Gutschrift trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Kommt sie nur bei einem Teil der Empfänger an, schließt der Dialog ebenfalls und das Kennzeichen wird gesetzt, zusätzlich nennt dir flinkest die nicht erreichten Adressen. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen.

E-Mail-Verlauf nachverfolgen

Sobald die Gutschrift verschickt wurde, steht neben Belegdatum und Kundenname das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu genau dieser Gutschrift. Denselben Verlauf erreichst du bei einer finalisierten Gutschrift außerdem über E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — dieser Menüpunkt ist unabhängig davon sichtbar, ob schon tatsächlich versendet wurde. Beides braucht die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen; ohne sie bleibt das Kennzeichen sichtbar, aber nicht klickbar, und der Menüpunkt fehlt.

Eckdaten-Box

Eckdaten auf einen Blick

Rechts neben den Reitern — bei schmalem Bildschirm darüber — zeigt die Eckdaten-Box Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Betrag (der Bruttobetrag der Gutschrift), Datum sowie den Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift; weicht die Lieferadresse ab, folgt sie darunter. Darunter liegt der Bereich Dokumente, in dem du Dateien zu dieser Gutschrift ablegst. Einen Aktivitäten-Bereich gibt es hier bewusst nicht, anders als bei manchen anderen Belegarten.

Bezahlt und Differenz

Sind der Gutschrift Zahlungen zugeordnet, kommen zwei weitere Zeilen dazu: Bezahlt mit der Summe der zugeordneten Beträge und darunter entweder Vollständig bezahlt in Grün oder eine rote Differenz mit dem offenen Rest. Ohne zugeordnete Zahlung bleiben beide Zeilen weg — ein frisch finalisierter Beleg hat schließlich noch keinen Zahlungsstatus zu zeigen. Diese Angaben und der Reiter „Zahlungen" erscheinen nur, wenn dein Benutzer Bankkonten sehen darf.

Reiter Beleg

Das PDF ansehen

Der erste Reiter zeigt das PDF im Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Ein Entwurf trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf, eine stornierte Gutschrift entsprechend Storniert. Sind der Gutschrift Zahlungen zugeordnet, druckt das PDF selbst ebenfalls Bereits bezahlt beziehungsweise Restbetrag — derselbe Zahlungsstand, den auch die Eckdaten-Box zeigt, damit der Kunde auf dem verschickten Dokument nichts anderes sieht als du im System. Wie der Beleg aussieht, bestimmt das Belegdesign. Ändert jemand anderes etwas an der Gutschrift, erzeugt flinkest das PDF automatisch neu, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Reiter Details

Kopfdaten im Überblick

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Zahlung mit der Summe, Empfänger mit Kontakt als Link auf den Kunden und der Adresse, dazu die abweichende Lieferadresse, sofern erfasst. Im Block Allgemein stehen zusätzlich Datum, Erstellt am und Erstellt von, dazu — wenn vorhanden — Unterschrieben von, die verknüpfte Bestellung # und das verknüpfte Projekt samt Statuskennzeichen. Ist im Editor eine interne Notiz hinterlegt, steht sie als eigener Block darunter — sie erscheint nie auf dem PDF.

Herkunft der Gutschrift

Ist die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein entstanden, steht im Block Allgemein eine eigene Zeile mit der Belegart und Nummer des Ursprungsbelegs als Link darauf — bei einer aus einer Rechnung erzeugten Gutschrift etwa Rechnung #RE-27. Das macht den nach § 11 UStG geforderten Bezug zur Ursprungsrechnung direkt in der Belegakte nachvollziehbar. Eine direkt über Gutschrift anlegen erstellte Gutschrift hat diese Zeile nicht. Der umgekehrte Weg — aus der Gutschrift selbst einen weiteren Beleg erzeugen — gibt es auf dieser Seite nicht: Die Gutschrift ist der letzte Schritt der Belegkette.

Reiter Positionen

Positionsliste durchsuchen

Der Reiter listet alle Zeilen der Gutschrift in der Reihenfolge des Belegs, mit Positionsnummer, Menge, Einheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Einzelpreis, Rabatt, Zeilensumme und Steuersatz; die Zahl am Reiter nennt die Positionsanzahl. Gruppen und Untergruppen lassen sich auf- und zuklappen, über der Tabelle kannst du in Artikelnummer und Bezeichnung suchen — die Summenzeile darunter bleibt dabei unverändert auf dem echten Belegtotal, sie rechnet sich nicht auf die gefilterte Teilmenge um. Ein Klick auf eine Artikelposition führt zum Artikel. Ist einer Position eine Kostenstelle zugewiesen, erscheint das als kleine Marke unter der Bezeichnung; dazu das Konto, aber nur, wenn die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird — übernimmt sie die Steuerberatung, bleibt die Konto-Marke ausgeblendet.

Steuerfreie Gutschrift

Unter der Tabelle steht die Summenaufstellung: Netto, die Steuerbeträge je Steuersatz und der Gesamtbetrag. Trägt die Gutschrift keine Umsatzsteuer — etwa bei Reverse Charge oder einer EU-Lieferung —, zeigt die Steuerspalte statt eines Prozentsatzes einen Strich und die Steueraufstellung entfällt vollständig. Maßgeblich dafür ist immer der Belegkopf, nicht ein einzelner, möglicherweise veralteter Steuersatz an einer Position.

Konto und Kostenstelle für mehrere Positionen setzen

Über der Tabelle liegt Konto / Kostenstelle setzen. Damit weist du den Positionen ein Sachkonto und eine Kostenstelle zu — auch bei einer bereits finalisierten Gutschrift, weil nur Buchhaltungsfelder betroffen sind und der Belegtext unverändert bleibt. Nach dem Schließen des Dialogs aktualisiert sich die Positionsliste automatisch und zeigt die neuen Zuordnungen als Marken. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst und die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird; übernimmt sie die Steuerberatung, ist sie ausgeblendet. Das ist die Vorarbeit für den Buchhaltungsexport: Ohne Buchungskonto fehlt der Gutschrift dort die Gegenbuchung.

Reiter Zahlungen

Zugeordnete Zahlungen ansehen

Der Reiter listet die Zahlungen, die dieser Gutschrift zugeordnet sind: importierte Bankumsätze ebenso wie über eine Kassa erfasste Bar- oder Kartenzahlungen. Die Tabelle zeigt Transaktion (Buchungstext der Bank beziehungsweise der Vermerk der erfassenden Stelle), Datum, Quelle (Bankkonto, Bargeld oder Karte — ein Strich, wenn die Zahlung ganz ohne Kontobezug erfasst wurde; bei einem echten Bankkonto stehen darunter zusätzlich dessen Name und IBAN) und Betrag; die Zahl am Reiter nennt ihre Anzahl. Passen zugeordnete Beträge und Belegsumme nicht zusammen, färbt sich der Reiter zur Warnung ein. Ein Klick auf eine Zeile mit Bankkonto-Bezug springt in die Bankkonto-Details und markiert dort den Umsatz; eine Zahlung ohne Kontobezug lässt sich auf diesem Weg nicht aufrufen.

Zuordnen kannst du hier nicht. Die Verbindung zwischen Zahlung und Gutschrift entsteht in der Buchhaltungs-Übersicht — dieser Reiter zeigt nur das Ergebnis. Sichtbar ist der ganze Bereich nur mit dem Recht, Bankkonten zu sehen — ohne dieses Recht fehlen der Reiter und die Zeilen „Bezahlt"/„Differenz" in der Eckdaten-Box vollständig.

Zahlung oder Verknüpfung entfernen

Über das Menü am rechten Rand einer Zeile löst du eine bestehende Zuordnung wieder; die Beschriftung richtet sich danach, was dahintersteckt: Zahlung löschen für eine über einen Dialog erfasste Zahlung — sie verschwindet dabei ganz —, Verknüpfung entfernen für einen importierten Bankumsatz — der bleibt danach als noch nicht zugeordnete Transaktion bestehen. Beides braucht, zusätzlich zum Bearbeitungsrecht für Gutschriften, die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten; fehlt sie, bleibt der Reiter lesbar, aber ohne dieses Menü.

Reiter Audit-Log

Änderungshistorie nachvollziehen

Der letzte Reiter zeigt die chronologische Historie der Gutschrift: die Anlage mit den Anfangswerten, jede spätere Aktualisierung als Feld-Änderung (etwa ein Statuswechsel von Entwurf zu Beleg) und einen eigenen Eintrag Beleg abgeschlossen beim Finalisieren. Weil eine finalisierte Gutschrift inhaltlich eingefroren sein soll, findet danach nur noch Zahlungsverkehr statt — die Historie ist der Nachweis dafür.

Auch unterwegs

Direkt zu einem Reiter verlinken

Jeder Reiter — Beleg, Details, Positionen, Zahlungen, Audit-Log — steht in der Adresse der Seite, sodass ein Lesezeichen oder ein geteilter Link direkt im richtigen Reiter landet, auch nach einem Neuladen der Seite.

Liste bleibt aktuell

Ändert eine zweite Person dieselbe Gutschrift — etwa weil sie gerade eine Zahlung erfasst oder eine Position ändert —, aktualisieren sich Kopfdaten, Positionen und Zahlungen von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Auf schmalen Bildschirmen

Auf einem schmalen Bildschirm wandert die Eckdaten-Box über die Reiter statt daneben, und der Dokumente-Bereich klappt zusammen. Die beiden Kopf-Schaltflächen bleiben dabei immer direkt sichtbar — die Gutschriftdetails haben höchstens zwei, anders als etwa ein Angebot mit deutlich mehr möglichen Aktionen.

Verwandte Seiten

• Gutschriften
• Gutschrift bearbeiten
• Gutschrift anlegen
• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Bankkonto-Details
• Kunden
• Artikel
• Sachkonten
• Kostenstellen
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Kann ich eine finalisierte Gutschrift noch ändern? Nein. Nach dem Finalisieren ist die Belegnummer vergeben und der Beleg unveränderlich; Bearbeiten und Löschen verschwinden. Korrigieren lässt sich das nur über einen weiteren Beleg.

Warum fehlt der Reiter „Zahlungen"? Weil dein Benutzer keine Bankkonten sehen darf. Mit diesem Recht erscheinen der Reiter und in der Eckdaten-Box zusätzlich Bezahlt und gegebenenfalls Differenz.

Wie ordne ich der Gutschrift eine Zahlung zu? Nicht hier, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht: Dort verknüpfst du die Bankbuchung mit dem Beleg. Auf dieser Seite siehst du anschließend das Ergebnis.

Wie entferne ich eine falsch zugeordnete Zahlung wieder? Im Reiter Zahlungen über das Menü am rechten Rand der betreffenden Zeile — die Beschriftung heißt Zahlung löschen oder Verknüpfung entfernen, je nachdem, ob die Zahlung über einen Dialog erfasst oder als Bankumsatz importiert wurde. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich zum Bearbeitungsrecht für Gutschriften die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Woher weiß ich, aus welcher Rechnung eine Gutschrift stammt? Wurde die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein erstellt, steht im Reiter Details unter Allgemein eine Zeile mit einem Link auf diesen Ursprungsbeleg. Fehlt diese Zeile, wurde die Gutschrift eigenständig über Gutschrift anlegen erstellt.