Gutschriftdetails

Die Gutschriftdetails zeigen eine einzelne Gutschrift: das PDF, die Eckdaten und — sobald Geld geflossen ist — die zugeordneten Zahlungen. Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, bearbeitest oder löschst du sie von hier aus; nach dem Finalisieren verschickst du sie an den Kunden.

Kopfzeile

Oben steht Gutschrift und dahinter die Belegnummer — bei einem noch nicht finalisierten Beleg Entwurf. Darunter Belegdatum und Kundenname, dazu das Kennzeichen Per E-Mail versendet, sobald die Gutschrift verschickt wurde; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf, sofern dein Benutzer das E-Mail-Protokoll sehen darf.

Welche Schaltflächen rechts stehen, hängt am Status:

• Entwurf — Bearbeiten und Löschen.
• Finalisiert — per e-mail senden; im Menü hinter dem Punkte-Symbol die E-Mail Historie. Versenden darf nur, wer das Recht dazu hat, Belege zu versenden.

Eine finalisierte Gutschrift lässt sich weder bearbeiten noch löschen — ihre Nummer ist vergeben. Ist etwas falsch, bleibt nur eine weitere Gutschrift oder eine Korrektur an der zugehörigen Rechnung.

Manche Schaltflächen stehen doppelt da. Beim Entwurf erscheint Bearbeiten zweimal nebeneinander, Löschen einmal in der Zeile und zusätzlich im Punkte-Menü; beim finalisierten Beleg steht per e-mail senden zweimal — einmal hell, einmal grün. Beide Wege führen zur selben Aktion, du kannst also nichts falsch machen. Es ist ein Anzeigefehler, kein zweiter Vorgang.

Überblick am rechten Rand

Die Eckdaten-Box zeigt Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Menge — trotz der Beschriftung der Bruttobetrag —, Datum sowie den Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift; weicht die Lieferadresse ab, folgt sie darunter.

Sind der Gutschrift Zahlungen zugeordnet, kommen zwei Zeilen dazu: Bezahlt mit der Summe der zugeordneten Beträge und darunter entweder Vollständig bezahlt in Grün oder eine rote Differenz mit dem offenen Rest. Diese Angaben und der Reiter Zahlungen erscheinen nur, wenn dein Benutzer Bankkonten sehen darf.

Darunter liegt der Bereich Dokumente, in dem du Dateien zu dieser Gutschrift ablegst. Einen Aktivitäten-Bereich gibt es hier bewusst nicht.

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das PDF im Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Ein Entwurf trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf und im Kopf statt der Nummer ebenfalls Entwurf. Wie der Beleg aussieht, bestimmt das Belegdesign.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten zusammen: den Block Zahlung mit der Summe, den Block Empfänger mit Kontakt als Link auf den Kunden und der Adresse, dazu die abweichende Lieferadresse, sofern erfasst. Ist im Editor eine interne Notiz hinterlegt, steht sie als eigener Block darunter — sie erscheint nie auf dem PDF.

Reiter Positionen

⚠️ Dieser Reiter zeigt keine Positionen. Statt der Tabelle steht dort der Hinweis Positionen werden hier in einem zukünftigen Update angezeigt. Was auf der Gutschrift steht, siehst du bis dahin im PDF im Reiter Beleg oder im Editor, solange die Gutschrift noch Entwurf ist.

Eine Sache tut der Reiter trotzdem: Über Konto / Kostenstelle setzen öffnest du einen Dialog, mit dem du für alle Positionen auf einmal das Buchungskonto und die Kostenstelle festlegst. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst und die Buchhaltung selbst erledigst — übernimmt sie deine Kanzlei, fehlt sie.

Reiter Zahlungen

Der letzte Reiter listet die Zahlungen, die dieser Gutschrift zugeordnet sind, mit Datum, Betrag, Bankkonto und Verwendungszweck; die Zahl am Reiter nennt ihre Anzahl. Passen zugeordnete Beträge und Belegsumme nicht zusammen, färbt sich der Reiter zur Warnung ein. Ein Klick auf eine Zeile führt in die Buchhaltungs-Übersicht, wo du die Zuordnung änderst.

Zuordnen kannst du hier nicht. Die Verbindung zwischen Zahlung und Gutschrift entsteht in der Buchhaltung — dieser Reiter zeigt nur das Ergebnis. Der ganze Bereich ist an das Recht gebunden, Bankkonten zu sehen; ohne dieses Recht fehlt der Reiter samt den Zahlungszeilen in der Eckdaten-Box.

Aktionen

Bearbeiten. Nur beim Entwurf. Die Schaltfläche führt in den Gutschrift-Editor; dort finalisierst du den Beleg auch.

Löschen. Ebenfalls nur beim Entwurf. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?"; nach Ja, löschen verschwindet die Gutschrift samt Positionen und du landest wieder in der Gutschriftenliste.

Per E-Mail senden. Nur beim finalisierten Beleg. Hat der Kunde mehrere hinterlegte Adressen, wählst du im Menü aus, an wen es gehen soll. Im Dialog stehen Empfänger, Betreff und Nachricht — Betreff und Text kommen aus den Beleg-Einstellungen und sind hier änderbar — sowie ein Bereich für Anhänge, in den du Dateien ziehen kannst. Das Gutschrift-PDF hängt immer automatisch an. Nach dem Versand trägt der Beleg das Kennzeichen Per E-Mail versendet, und jede Mail steht mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt in der E-Mail Historie.

Konto und Kostenstelle setzen. Im Reiter Positionen, siehe oben. Das ist die Vorarbeit für den Buchhaltungsexport: Ohne Buchungskonto fehlt der Gutschrift dort die Gegenbuchung.

Verwandte Seiten

• Gutschriften
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• Gutschrift anlegen
• Rechnungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Reiter „Positionen" keine Positionen? Weil dieser Reiter noch nicht fertig ist; dort steht der Hinweis Positionen werden hier in einem zukünftigen Update angezeigt. Die Positionen der Gutschrift siehst du im PDF unter Beleg — und solange sie Entwurf ist, im Editor.

Warum steht „Bearbeiten" (oder „per e-mail senden") zweimal in der Kopfzeile? Das ist ein Anzeigefehler: Die Schaltfläche wird an zwei Stellen aufgebaut. Beide führen dieselbe Aktion aus, es passiert also nichts doppelt.

Kann ich eine finalisierte Gutschrift noch ändern? Nein. Nach dem Finalisieren ist die Belegnummer vergeben und der Beleg unveränderlich; Bearbeiten und Löschen verschwinden. Korrigieren lässt sich das nur über einen weiteren Beleg.

Warum fehlt der Reiter „Zahlungen"? Weil dein Benutzer keine Bankkonten sehen darf. Mit diesem Recht erscheinen der Reiter und in der Eckdaten-Box zusätzlich Bezahlt und gegebenenfalls Differenz.

Wie ordne ich der Gutschrift eine Zahlung zu? Nicht hier, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht: Dort verknüpfst du die Bankbuchung mit dem Beleg. Auf dieser Seite siehst du anschließend das Ergebnis.