Gutschriftdetails

Die Gutschriftdetails sind die Belegakte einer einzelnen Gutschrift: das PDF, die Eckdaten, die Positionen und — sobald Geld geflossen ist — die zugeordneten Zahlungen. Hier verfolgst du nach, wie eine bereits verrechnete Leistung rückabgewickelt wurde und ob die Gutschrift real ausgeglichen ist. Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, bearbeitest oder löschst du sie von hier aus; nach dem Finalisieren lädst du sie herunter — als PDF oder als E-Rechnung —, verschickst oder stornierst sie. Anders als bei Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung gibt es hier keinen Statuswechsel und keinen Folgebeleg-Knopf, weil die Gutschrift der letzte Schritt der Belegkette ist. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert.

Zugriff, Kopf und Navigation

Die Gutschrift öffnen

Oben steht Gutschrift und dahinter die Belegnummer — bei einem noch nicht finalisierten Beleg Entwurf. Darunter Belegdatum und Kundenname. Ein Aufruf mit der ID einer anderen Belegart (etwa einer Rechnung) unter dieser Adresse zeigt bewusst keinen falschen Beleg, sondern eine Fehlerseite. Die Seite trägt sich außerdem in dein „Zuletzt besucht"-Verzeichnis ein, damit du ohne erneute Suche zurückfindest.

Schaltflächen je nach Status

Welche Schaltflächen rechts stehen, hängt am Status der Gutschrift:

• Entwurf — Bearbeiten und Löschen, beides nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst.
• Finalisiert — Per E-Mail senden, Download und Gutschrift stornieren; im Menü hinter dem Punkte-Symbol E-Rechnung herunterladen und die E-Mail Historie.
• Storniert — nur noch Download. Eine stornierte Gutschrift ist fachlich erledigt; du kannst sie lesen und ihr PDF (mit dem Wasserzeichen „storniert") ablegen, aber nichts mehr daran tun — auch keine E-Rechnung mehr erzeugen.

Eine finalisierte Gutschrift lässt sich weder bearbeiten noch löschen — ihre Nummer ist vergeben. Ist etwas falsch, storniert du sie (siehe „Stornieren" unten) oder gleichst sie über eine weitere Gutschrift bzw. eine Korrektur an der zugehörigen Rechnung aus. Bearbeiten führt in den Gutschrift-Editor; dort finalisierst du den Beleg auch. Löschen fragt zuerst „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?" und bringt dich nach Ja, löschen zurück in die Gutschriftenliste, die Gutschrift verschwindet dabei samt ihrer Positionen.

PDF herunterladen

Download öffnet das Gutschrift-PDF zum Speichern, sobald die Gutschrift finalisiert oder storniert ist — etwa für die Ablage oder den Versand über ein anderes Mailprogramm. In der PDF-Vorschau im Reiter „Beleg" sind Drucken und Herunterladen dagegen abgeschaltet: Nur ein Klick auf Download — oder das Herunterladen der E-Rechnung — zählt als Download, und genau das beendet die Möglichkeit, die Gutschrift noch per Sofortstorno zurückzunehmen.

E-Rechnung herunterladen

Verlangt dein Kunde Belege als strukturierte E-Rechnung — eine Behörde oder ein Geschäftskunde, der Rechnungen automatisch einliest —, gilt das auch für die Gutschrift. Bei einer finalisierten Gutschrift wählst du dafür im Menü hinter dem Punkte-Symbol E-Rechnung herunterladen; dafür genügt das Recht, Gutschriften zu sehen.

Der Dialog E-Rechnung herunterladen schlägt unter Format das beim Kunden hinterlegte E-Rechnungsformat vor, ohne Vorgabe ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML); daneben stehen XRechnung (deutsche Behörden) und ebInterface (österreichische Behörden) zur Wahl. Beim Öffnen und bei jedem Formatwechsel prüft flinkest sofort, ob alle nötigen Angaben vorhanden sind. Fehlt etwas, steht unter Bitte zuerst Folgendes ergänzen: eine Liste wie „Die Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt – bitte am Beleg oder beim Kunden eintragen" oder „Die Einheit „…" hat keinen E-Rechnungs-Einheitencode – bitte unter Einstellungen → Artikeleinheiten hinterlegen" (dafür gibt es die Mengeneinheiten), und Download bleibt gesperrt — statt einer unvollständigen Datei bekommst du gleich die Liste dessen, was fehlt. Eine fehlende Leitweg-ID oder Auftragsreferenz trägst du bei einer schon finalisierten Gutschrift als Vorgabe beim Kunden in den Kundendetails ein — sie gilt dann auch für diese Gutschrift; das eigene Feld an der Gutschrift füllst du nur im Entwurf, im Gutschrift-Editor. Ist alles vollständig, meldet der Dialog „Alle Angaben für diese E-Rechnung sind vollständig.", und Download lädt die Datei herunter: bei ZUGFeRD das Gutschrift-PDF mit eingebetteten Daten, bei XRechnung und ebInterface eine XML-Datei.

Als Gutschrift gekennzeichnet. Die Datei weist den Beleg als Gutschrift aus, mit positiven Beträgen. Ist die Gutschrift aus einer Rechnung entstanden (siehe „Herkunft der Gutschrift"), trägt sie Nummer und Datum dieser Rechnung als Bezug mit — der Empfänger kann sie damit der ursprünglichen Rechnung zuordnen. Eine frei angelegte Gutschrift hat keinen solchen Bezug. Wie Formate, Kundeneinstellungen und Einheiten-Codes zusammenhängen, erklärt die Seite E-Rechnung.

Zählt als Download. Wie der PDF-Download beendet auch ein erfolgreicher E-Rechnungs-Download die Möglichkeit eines Sofortstornos — die Datei kann ja schon beim Kunden sein. Eine bloße Prüfung im Dialog, ohne Herunterladen, zählt nicht.

Per E-Mail senden

Nur beim finalisierten Beleg, über die Schaltfläche Per E-Mail senden — sichtbar nur, wenn dein Benutzer Belege versenden darf. Hat der Kunde mehrere hinterlegte Adressen, wählst du im Menü vorher aus, an wen es gehen soll (Kunde selbst oder ein Standort mit eigener E-Mail-Adresse).

Der sich öffnende Dialog Per E-Mail senden hat vier Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der Kundenadresse. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; sie bekommen eine gemeinsame Mail und sehen einander. Über den Link CC / BCC rechts neben dem Feld blendest du zwei weitere Zeilen CC und BCC ein, etwa um die eigene Buchhaltung in Kopie zu nehmen: CC-Empfänger sind für alle sichtbar, BCC-Empfänger bekommen die Mail verdeckt — das Fragezeichen neben der Beschriftung erklärt den Unterschied. Klappst du die Zeilen wieder zu, leert flinkest sie.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen; Platzhalter wie die Belegnummer sind darin schon durch die Werte dieser Gutschrift ersetzt, du siehst also vor dem Absenden den Text, den der Kunde bekommt.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt, ebenso schon mit den eingesetzten Werten, und hier frei änderbar.
• Anhänge — ganz oben in der Liste steht gesperrt, mit Schloss-Symbol und dem Kennzeichen Wird immer gesendet, das Gutschrift-PDF; abwählen oder entfernen lässt es sich nicht, weil der Server es ohnehin immer mitschickt. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend an der Gutschrift hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente an dieser Gutschrift. Sind die zusätzlichen Anhänge zusammen größer als 22 MB, weist ein Hinweis darauf hin, dass der Mailanbieter die Mail möglicherweise ablehnt; das Gutschrift-PDF zählt dabei nicht mit, und senden bleibt trotzdem möglich.

Senden bleibt gesperrt, solange kein Empfänger oder kein Betreff eingetragen ist oder in Empfänger, CC oder BCC eine ungültige Adresse steht, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht. Ist noch kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben einen Hinweis und Senden bleibt ebenfalls gesperrt; verbunden wird es unter E-Mail-Konten. Ist in den Beleg-Einstellungen Kopie des Beleges senden (BCC) eingeschaltet, gehen die dort hinterlegten Adressen zusätzlich als BCC mit — zusammen mit deinen eigenen BCC-Adressen.

E-Rechnung im Anhang. Ist beim Kunden ein E-Rechnungsformat hinterlegt, geht die Gutschrift automatisch als E-Rechnung in diesem Format mit: Bei ZUGFeRD ersetzt das PDF mit eingebetteten Daten das normale Gutschrift-PDF, bei XRechnung und ebInterface hängt die XML-Datei zusätzlich neben dem PDF. Die Anhang-Liste im Dialog zeigt das nicht eigens an. Fehlen für die E-Rechnung Angaben, verschickt flinkest gar nichts und meldet „Die E-Rechnung kann nicht erstellt werden: …" mit den fehlenden Punkten — ein Kunde, der E-Rechnungen verlangt, soll kein bloßes PDF bekommen. Der Dialog bleibt dabei mit deinen Eingaben offen; was genau fehlt, siehst du auch vorab unter E-Rechnung herunterladen.

Geht die Mail hinaus, meldet flinkest „E-Mail(s) wurde(n) gesendet", der Dialog schließt sich, und die Gutschrift trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Scheitert der Versand, meldet flinkest „E-Mail konnte nicht gesendet werden:" mit der betroffenen Adresse und dem Grund (oder „Unbekannter Fehler"). Der Dialog bleibt mit deinen Eingaben geöffnet, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen. Weil alle Adressen in derselben Mail stecken, gelingt oder scheitert der Versand für alle gemeinsam. Sobald das Kennzeichen gesetzt ist, ist die Gutschrift außerdem nicht mehr sofortstornierbar.

E-Mail-Verlauf nachverfolgen

Sobald die Gutschrift verschickt wurde, steht neben Belegdatum und Kundenname das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu genau dieser Gutschrift. Denselben Verlauf erreichst du bei einer finalisierten Gutschrift außerdem über E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol — dieser Menüpunkt ist unabhängig davon sichtbar, ob schon tatsächlich versendet wurde. Beides braucht die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen; ohne sie bleibt das Kennzeichen sichtbar, aber nicht klickbar, und der Menüpunkt fehlt.

Eckdaten-Box

Eckdaten auf einen Blick

Rechts neben den Reitern — bei schmalem Bildschirm darüber — zeigt die Eckdaten-Box Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Betrag (der Bruttobetrag der Gutschrift), Datum sowie den Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift; weichen Name oder Anschrift der Lieferadresse davon ab, folgt sie darunter, ihr Name fett über der Anschrift — schon ein anderer Name reicht. Darunter liegt der Bereich Dokumente, in dem du Dateien zu dieser Gutschrift ablegst. Einen Aktivitäten-Bereich gibt es hier bewusst nicht, anders als bei manchen anderen Belegarten.

Bezahlt und Differenz

Sind der Gutschrift Zahlungen zugeordnet, kommen zwei weitere Zeilen dazu: Bezahlt mit der Summe der zugeordneten Beträge und darunter entweder Vollständig bezahlt in Grün oder eine rote Differenz mit dem offenen Rest. Ohne zugeordnete Zahlung bleiben beide Zeilen weg — ein frisch finalisierter Beleg hat schließlich noch keinen Zahlungsstatus zu zeigen. Diese Angaben und der Reiter „Zahlungen" erscheinen nur, wenn dein Benutzer Bankkonten sehen darf.

Reiter Beleg

Das PDF ansehen

Der erste Reiter zeigt das PDF im Betrachter mit Blättern und Zoom; Drucken und Herunterladen sind in dieser Vorschau bewusst deaktiviert. Ein Entwurf trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf, eine stornierte Gutschrift entsprechend Storniert. Waren der Gutschrift beim Erzeugen des PDFs schon Zahlungen zugeordnet, druckt das PDF selbst ebenfalls Bereits bezahlt beziehungsweise Restbetrag. Eine später zugeordnete oder entfernte Zahlung ändert das ausgestellte PDF dagegen nicht mehr — das Dokument bleibt so, wie es an den Kunden gegangen ist; den aktuellen Stand zeigen die Eckdaten-Box und der Reiter „Zahlungen". Wie der Beleg aussieht, bestimmt das Belegdesign. Ändert jemand anderes den Inhalt der Gutschrift, erzeugt flinkest das PDF automatisch neu und zeigt es an, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Reiter Details

Kopfdaten im Überblick

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Zahlung mit der Summe, Empfänger mit Kontakt als Link auf den Kunden und der Adresse, dazu die Lieferadresse mit ihrem Namen fett über der Anschrift, sofern erfasst. Im Block Allgemein stehen zusätzlich Datum, Erstellt am und Erstellt von, dazu — wenn vorhanden — Unterschrieben von, die verknüpfte Bestellung # und das verknüpfte Projekt samt Statuskennzeichen. Ist die Gutschrift storniert, ergänzt derselbe Block storniert am, storniert von und den Storno-Grund aus dem Storno-Dialog. Ist im Editor eine interne Notiz hinterlegt, steht sie als eigener Block darunter — sie erscheint nie auf dem PDF.

Herkunft der Gutschrift

Ist die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein entstanden, steht im Block Allgemein eine eigene Zeile mit der Belegart und Nummer des Ursprungsbelegs als Link darauf — bei einer aus einer Rechnung erzeugten Gutschrift etwa Rechnung #RE-27. Das macht den nach § 11 UStG geforderten Bezug zur Ursprungsrechnung direkt in der Belegakte nachvollziehbar; denselben Bezug trägt auch die E-Rechnung der Gutschrift. Eine direkt über Gutschrift anlegen erstellte Gutschrift hat diese Zeile nicht. Darfst du die Belegart des Ursprungsbelegs nicht sehen, blendet flinkest die Zeile ebenfalls aus. Der umgekehrte Weg — aus der Gutschrift selbst einen weiteren Beleg erzeugen — gibt es auf dieser Seite nicht: Die Gutschrift ist der letzte Schritt der Belegkette.

Reiter Positionen

Positionsliste durchsuchen

Der Reiter listet alle Zeilen der Gutschrift in der Reihenfolge des Belegs, mit Positionsnummer, Menge, Einheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Einzelpreis, Rabatt, Zeilensumme und Steuersatz; die Zahl am Reiter nennt die Positionsanzahl. Gruppen und Untergruppen lassen sich auf- und zuklappen, über der Tabelle kannst du in Artikelnummer und Bezeichnung suchen — die Summenzeile darunter bleibt dabei unverändert auf dem echten Belegtotal, sie rechnet sich nicht auf die gefilterte Teilmenge um. Ein Klick auf eine Artikelposition führt zum Artikel. Ist einer Position eine Kostenstelle zugewiesen, erscheint das als kleine Marke unter der Bezeichnung; dazu das Konto, aber nur, wenn die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird — übernimmt sie die Steuerberatung, bleibt die Konto-Marke ausgeblendet.

Steuerfreie Gutschrift

Unter der Tabelle steht die Summenaufstellung: Netto, die Steuerbeträge je Steuersatz und der Gesamtbetrag. Trägt die Gutschrift keine Umsatzsteuer — etwa bei Reverse Charge oder einer EU-Lieferung —, zeigt die Steuerspalte statt eines Prozentsatzes einen Strich und die Steueraufstellung entfällt vollständig. Maßgeblich dafür ist immer der Belegkopf, nicht ein einzelner, möglicherweise veralteter Steuersatz an einer Position.

Konto und Kostenstelle für mehrere Positionen setzen

Über der Tabelle liegt Konto / Kostenstelle setzen. Damit weist du den Positionen ein Sachkonto und eine Kostenstelle zu — auch bei einer bereits finalisierten Gutschrift, weil nur Buchhaltungsfelder betroffen sind und der Belegtext unverändert bleibt. Nach dem Schließen des Dialogs aktualisiert sich die Positionsliste automatisch und zeigt die neuen Zuordnungen als Marken. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst und die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird; übernimmt sie die Steuerberatung, ist sie ausgeblendet. Das ist die Vorarbeit für den Buchhaltungsexport: Ohne Buchungskonto fehlt der Gutschrift dort die Gegenbuchung.

Reiter Zahlungen

Zugeordnete Zahlungen ansehen

Der Reiter listet die Zahlungen, die dieser Gutschrift zugeordnet sind: importierte Bankumsätze ebenso wie über eine Kassa erfasste Bar- oder Kartenzahlungen. Die Tabelle zeigt Transaktion (Buchungstext der Bank beziehungsweise der Vermerk der erfassenden Stelle), Datum, Quelle (Bankkonto, Bargeld oder Karte — ein Strich, wenn die Zahlung ganz ohne Kontobezug erfasst wurde; bei einem echten Bankkonto stehen darunter zusätzlich dessen Name und IBAN) und Betrag; die Zahl am Reiter nennt ihre Anzahl. Die Spalte Quelle gibt es nur, solange das Modul Bankkonten und Kassen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Eine in flinkest erfasste Auszahlung an den Kunden trägt als Transaktion den Vermerk „Rückzahlung für Gutschrift … geleistet"; früher erfasste Auszahlungen behalten den alten Vermerk „Zahlung für Gutschrift … erhalten". Passen zugeordnete Beträge und Belegsumme nicht zusammen, färbt sich der Reiter zur Warnung ein. Für Administratoren springt ein Klick auf eine Zeile mit Bankkonto-Bezug in die Bankkonto-Details und markiert dort den Umsatz; eine Zahlung ohne Kontobezug lässt sich auf diesem Weg nicht aufrufen. Die Bankkonto-Details liegen in den Einstellungen, die nur Administratoren öffnen dürfen — für alle anderen Benutzer sind die Zeilen deshalb keine Links. Verlinkt sind sie außerdem nur bei eingeschaltetem Modul Bankkonten und Kassen.

Zuordnen kannst du hier nicht. Die Verbindung zwischen Zahlung und Gutschrift entsteht in der Buchhaltungs-Übersicht — dieser Reiter zeigt nur das Ergebnis. Sichtbar ist der ganze Bereich nur mit dem Recht, Bankkonten zu sehen — ohne dieses Recht fehlen der Reiter und die Zeilen „Bezahlt"/„Differenz" in der Eckdaten-Box vollständig.

Eine erfasste Zahlung korrigieren

Stimmt bei einer erfassten Zahlung — also keinem importierten Bankumsatz — nur das Datum oder das Konto nicht, musst du sie nicht entfernen und neu anlegen: Im Menü am rechten Rand der Zeile steht dafür zusätzlich Zahlung bearbeiten. Es öffnet ein Fenster mit Konto und einem Kalender für das Zahldatum; bei einer Kartenzahlung, die ohne Kontobezug erfasst wird, nur das Datum. Nur das Datum gibt es auch, wenn das Modul Bankkonten und Kassen unter Einstellungen → Module ausgeschaltet ist — das bisherige Konto bleibt dann unverändert. Ein Datum in der Zukunft lässt sich nicht wählen. Nach Speichern meldet flinkest „Zahlung wurde aktualisiert", leitet Zahlungsstatus und Zahlungsdatum der Gutschrift aus der korrigierten Zahlung neu ab und zieht die Salden des bisherigen und des neuen Kontos nach; das ausgestellte PDF bleibt unverändert. Wie das Fenster aussieht, zeigen die Rechnungsdetails.

Den Betrag änderst du hier nicht — ist er falsch, entfernst du die Zahlung wie im nächsten Abschnitt und lässt sie neu erfassen. Bei einem importierten Bankumsatz fehlt Zahlung bearbeiten ganz, weil Datum und Konto von der Bank stammen. Liegt das bisherige oder das neue Datum in einer bereits abgeschlossenen Buchungsperiode, lehnt flinkest die Änderung mit „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." ab. Wie das Entfernen braucht das zusätzlich zum Bearbeitungsrecht für Gutschriften die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Zahlung oder Verknüpfung entfernen

Über das Menü am rechten Rand einer Zeile löst du eine bestehende Zuordnung wieder; die Beschriftung richtet sich danach, was dahintersteckt: Zahlung löschen für eine erfasste Zahlung — sie verschwindet dabei ganz —, Verknüpfung entfernen für einen importierten Bankumsatz — der bleibt danach als noch nicht zugeordnete Transaktion bestehen. Nach der Rückfrage meldet flinkest entsprechend „Zahlung wurde gelöscht" bzw. „Zahlungsverknüpfung wurde entfernt". Beides braucht, zusätzlich zum Bearbeitungsrecht für Gutschriften, die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten; fehlt sie, bleibt der Reiter lesbar, aber ohne dieses Menü.

Reiter Audit-Log

Änderungshistorie nachvollziehen

Der letzte Reiter zeigt die chronologische Historie der Gutschrift: die Anlage mit den Anfangswerten, jede spätere Aktualisierung als Feld-Änderung (etwa ein Statuswechsel von Entwurf zu Beleg) und einen eigenen Eintrag Beleg abgeschlossen beim Finalisieren. Weil eine finalisierte Gutschrift inhaltlich eingefroren sein soll, findet danach nur noch Zahlungsverkehr statt (und, falls sie stattfindet, die Stornierung) — die Historie ist der Nachweis dafür.

Stornieren

Gutschrift stornieren öffnet — nur bei einer finalisierten Gutschrift und nur mit der Berechtigung, Gutschriften zu stornieren — zunächst den Auswahl-Dialog „Wie soll dieser Beleg storniert werden?" mit zwei Optionen: Dokumentiertes Storno (unten beschrieben) und Sofortstorno; Weiter führt die gewählte Option aus. Ist die Gutschrift nicht (mehr) sofortstornierbar, bleibt Sofortstorno ausgegraut, und darunter steht der Grund. Fehlt dir die Berechtigung für Sofortstorno, entfällt der Auswahl-Dialog, und der Klick öffnet direkt den unten beschriebenen Storno-Dialog.

Sofortstorno

Sofortstorno setzt die Gutschrift sofort zurück auf Entwurf und gibt ihre Belegnummer wieder frei — ohne Storno-Vermerk, ohne Gegenbeleg. Gedacht für den Fall „gerade erst versehentlich abgeschlossen, noch niemand hat es gesehen": Du korrigierst die Gutschrift direkt im Editor und schließt sie danach erneut ab — dabei bekommt sie exakt ihre alte Nummer zurück, solange in der Zwischenzeit keine andere Gutschrift finalisiert wurde.

Verfügbar ist Sofortstorno nur, solange alle der folgenden Punkte zutreffen:

• die Gutschrift wurde noch nicht per E-Mail versendet,
• sie wurde noch nicht heruntergeladen — weder als PDF über Download noch als E-Rechnung; die reine PDF-Vorschau zählt nicht,
• sie wurde nicht in die Buchhaltung exportiert und im Kontierungs-Cockpit nicht geprüft/freigegeben,
• ihr ist keine Zahlung zugeordnet,
• sie trägt noch die zuletzt vergebene Nummer ihres Typs — wurde inzwischen eine andere Gutschrift abgeschlossen, ist Sofortstorno für diese Gutschrift nicht mehr möglich (nur noch das normale Storno unten).

Trifft auch nur einer dieser Punkte nicht mehr zu, ist Sofortstorno im Auswahl-Dialog ausgegraut, und darunter steht, woran es scheitert — etwa wann und an wen die Gutschrift per E-Mail versendet wurde; dann bleibt nur Dokumentiertes Storno. Sofortstorno braucht eine eigene Berechtigung, unabhängig von der fürs normale Storno — ein Mandant kann also Storno erlauben, ohne automatisch auch Sofortstorno freizugeben.

Grund und Kommentar

Oben trägst du unter Grund / Kommentar ein, warum storniert wird. Der Text ist kein Pflichtfeld, erscheint danach aber im Reiter „Details" als Storno-Grund.

Gutschrift duplizieren und als Entwurf öffnen

Gutschrift duplizieren und als Entwurf öffnen legt unabhängig davon eine Kopie der Gutschrift als neuen Entwurf an und öffnet sie sofort im Editor — der übliche Weg, wenn ein Storno auf einem Fehler beruhte und du dieselbe Gutschrift sofort korrekt neu erfassen willst, ohne danach noch extra über „Gutschrift anlegen" neu zu beginnen. Den Haken gibt es nur, wenn du Gutschriften bearbeiten darfst.

Was beim Bestätigen passiert

Ein Klick auf Gutschrift stornieren oben rechts im Dialog führt das Storno aus: Die Gutschrift wird nicht gelöscht, sondern auf den Status „storniert" gesetzt und behält ihre Belegnummer dauerhaft. Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden festgehalten, das PDF wird mit dem Wasserzeichen „storniert" neu erzeugt. Bei einem Entwurf geht das nicht — eine Gutschrift lässt sich nur aus dem finalisierten Zustand stornieren, ein Entwurf wird stattdessen gelöscht, nicht storniert.

Auch unterwegs

Direkt zu einem Reiter verlinken

Jeder Reiter — Beleg, Details, Positionen, Zahlungen, Audit-Log — steht in der Adresse der Seite, sodass ein Lesezeichen oder ein geteilter Link direkt im richtigen Reiter landet, auch nach einem Neuladen der Seite.

Liste bleibt aktuell

Ändert eine zweite Person dieselbe Gutschrift — etwa weil sie gerade eine Zahlung erfasst oder eine Position ändert —, aktualisieren sich Kopfdaten, Positionen und Zahlungen von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Auf schmalen Bildschirmen

Auf einem schmalen Bildschirm wandert die Eckdaten-Box über die Reiter statt daneben, und der Dokumente-Bereich klappt zusammen.

Verwandte Seiten

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• E-Rechnung
• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Bankkonto-Details
• Kunden
• Kundendetails
• Artikel
• Sachkonten
• Kostenstellen
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Kann ich eine finalisierte Gutschrift noch ändern? Nein. Nach dem Finalisieren ist die Belegnummer vergeben und der Beleg unveränderlich; Bearbeiten und Löschen verschwinden. Korrigieren lässt sich das nur über ein Storno (siehe unten), eine weitere Gutschrift oder eine Korrektur an der zugehörigen Rechnung.

Wie storniere ich eine Gutschrift? Über Gutschrift stornieren in der Kopfzeile bei einer finalisierten Gutschrift. Hast du auch die Berechtigung für Sofortstorno, fragt flinkest zuerst, ob ein dokumentiertes Storno oder ein Sofortstorno gewünscht ist — wählbar ist Sofortstorno nur, solange die Gutschrift gerade erst abgeschlossen und noch nicht versendet, heruntergeladen oder von der Buchhaltung bearbeitet ist.

Was ist der Unterschied zwischen Storno und Sofortstorno? Storno annulliert die Gutschrift dauerhaft und dokumentiert das: Sie bleibt als „storniert" mit Grund, Zeitpunkt und Benutzer stehen und behält ihre Nummer. Sofortstorno gibt es nur für den engen Moment direkt nach dem Abschließen, bevor die Gutschrift das Haus verlassen oder die Buchhaltung sie angefasst hat: Der Beleg wird wieder ein ganz normaler Entwurf — kein Vermerk, keine Spur, die Nummer ist wieder frei.

Kann ich eine Gutschrift als E-Rechnung schicken? Ja. Über E-Rechnung herunterladen im Menü hinter dem Punkte-Symbol lädst du eine finalisierte Gutschrift als ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface herunter; ist beim Kunden ein E-Rechnungsformat hinterlegt, geht sie beim Versand per E-Mail automatisch in diesem Format mit. Die Gutschrift ist darin als Gutschrift gekennzeichnet und verweist, wenn sie aus einer Rechnung entstanden ist, auf diese Rechnung. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung.

Warum fehlt der Reiter „Zahlungen"? Weil dein Benutzer keine Bankkonten sehen darf. Mit diesem Recht erscheinen der Reiter und in der Eckdaten-Box zusätzlich Bezahlt und gegebenenfalls Differenz.

Wie ordne ich der Gutschrift eine Zahlung zu? Nicht hier, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht: Dort verknüpfst du die Bankbuchung mit dem Beleg. Auf dieser Seite siehst du anschließend das Ergebnis.

Wie entferne ich eine falsch zugeordnete Zahlung wieder? Im Reiter Zahlungen über das Menü am rechten Rand der betreffenden Zeile — die Beschriftung heißt Zahlung löschen oder Verknüpfung entfernen, je nachdem, ob die Zahlung erfasst oder als Bankumsatz importiert wurde. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich zum Bearbeitungsrecht für Gutschriften die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Woher weiß ich, aus welcher Rechnung eine Gutschrift stammt? Wurde die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein erstellt, steht im Reiter Details unter Allgemein eine Zeile mit einem Link auf diesen Ursprungsbeleg. Fehlt diese Zeile, wurde die Gutschrift eigenständig über Gutschrift anlegen erstellt — oder du darfst die Belegart des Ursprungsbelegs nicht sehen.