Sammelabrechnung

Ein Wartungsvertrag erzeugt pro Abrechnungsperiode eine Rechnung — aber immer nur durch manuellen Klick, es gibt keinen Cronjob. Bei vielen aktiven Verträgen wäre es unzumutbar, jeden einzeln zu öffnen und pro Periode „Rechnung erstellen" zu klicken. Die Sammelabrechnung ist deshalb das Cockpit für den periodischen Abrechnungslauf: Sie listet alle offenen Perioden aller aktiven Verträge auf einmal — dazu Perioden, die nach ihrer Verrechnung noch Arbeit nachzuverrechnen haben —, zeigt zu jeder eine Vorschau der Rechnung und erzeugt sie auf Wunsch für alle markierten Zeiträume — wahlweise als Entwurf oder gleich fertiggestellt und per Mail beim Kunden. Zu jeder einzelnen Periode gehört außerdem eine eigene Periodenseite, die weiter unten beschrieben ist.

Die Liste der offenen Perioden

Zur Sammelabrechnung wechseln

Du erreichst den Screen über die Liste der Wartungsverträge: oben rechts steht dort die Schaltfläche Sammelabrechnung. Sie erscheint, sobald du Wartungsverträge abrechnen darfst — das Recht, sie zu bearbeiten, brauchst du dafür nicht zusätzlich. Ohne dieses Recht ist die Seite unter der Adresse nicht erreichbar, du landest auf einer Fehlerseite. Wie der ganze Bereich gibt es die Sammelabrechnung nur, solange das Modul Wartungsverträge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Kopfzahlen: offene Perioden und Verträge

In der Kopfzeile steht links der Titel Sammelabrechnung, rechts die Schaltfläche Ausgewählte abrechnen (n) — sie trägt die Anzahl der markierten Zeilen und bleibt grau, solange nichts markiert ist oder ein Lauf noch arbeitet. Darunter zeigen zwei Kennzahlen sofort den Umfang des anstehenden Laufs: offene Perioden ist die Zahl aller Zeilen in der Liste, Verträge die Zahl der Verträge, auf die sie sich verteilen. Mehrere Zeilen desselben Vertrags sind normal — für jeden noch nicht abgerechneten Zeitraum seit Vertragsbeginn steht eine eigene Zeile da, ebenso für jede fällige Nachverrechnung.

Woher die offenen Perioden kommen

flinkest geht jeden Vertrag mit dem Status aktiv vom Startdatum an in seinem Abrechnungsintervall durch — monatlich, quartalsweise oder jährlich — bis zum heutigen Tag, längstens bis zum Vertragsende. Jeder so entstandene Zeitraum, für den es noch keine Abrechnung gibt, landet in dieser Liste; dazu kommen bereits abgerechnete Zeiträume, in die nach der Verrechnung noch Arbeitsberichte gefallen sind (siehe „Nachverrechnung"). Verträge mit einem anderen Status als aktiv tauchen nicht auf, ebenso wenig Verträge ohne Startdatum. Fällt der Vertragsbeginn auf einen 29., 30. oder 31., beginnt eine Periode in einem kürzeren Monat an dessen letztem Tag, danach wieder am ursprünglichen Stichtag — bei Beginn am 31. Jänner 2027 also 31.01. bis 27.02., 28.02. bis 30.03., ab 31.03. weiter. Dieselbe Berechnung wie im Reiter Abrechnung der Vertragsdetails, sodass beide immer übereinstimmen. Wurde am Vertrag das Abrechnungsintervall oder das Startdatum geändert, nachdem schon abgerechnet war, bleibt jeder abgerechnete Zeitraum, wie er abgerechnet wurde, und wird nicht noch einmal regulär (mit Pauschale) angeboten — nachgekommene Arbeitsberichte gehen weiterhin auf eine Nachverrechnung; nur was das neue Raster noch nicht abdeckt, erscheint als eigene offene Zeile. Wechselt ein Vertrag etwa nach abgerechnetem Jänner von monatlich auf quartalsweise, steht der Rest 01.02. bis 31.03. mit der Bezeichnung „Q1" des Jahres in der Liste. Die Liste wird bei jedem Öffnen frisch gerechnet, es gibt kein Live-Neuladen bei fremden Änderungen während du sie offen hast.

Die Perioden-Tabelle

Jede Zeile ist ein Zeitraum eines Vertrags, die neueste Periode zuerst. Spalten: Vertrag (Name und Vertragsnummer), Kunde, Zeitraum (z. B. „Februar 2026", „Q1 2026" oder „2026"), Mehrstunden und die drei Voreinstellungs-Kästchen Entwurf, Mail, Zusammenfassung (siehe „Die drei Voreinstellungen" weiter unten). Ganz links wählst du Zeilen für den Lauf aus; das Kästchen in der Kopfzeile markiert alle auf einmal. Gibt es nichts abzurechnen, steht statt der Tabelle „Keine offenen Perioden" — Kopfzahlen zeigen dann „0 / 0", die Schaltfläche zum Abrechnen bleibt sichtbar, aber ohne Auswahl deaktiviert.

Wie die Mehrstunden gerechnet werden. Gezählt werden die Zeiten aller Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum, die den Status Arbeitsbericht tragen, auf keiner gültigen — nicht stornierten — Rechnung stehen und nicht von Hand als verrechnet markiert wurden — trägt der Vertrag zusätzlich einen Standort, zählen nur die Berichte dieses Standorts. Zu welchem Zeitraum ein Arbeitsbericht gehört, entscheidet sein Beginn: Er zählt mit allen seinen Zeiten zu dem Zeitraum, in dem seine erste Arbeitszeit beginnt — auch wenn er über das Periodenende hinausläuft. Ein Einsatz vom 31. Jänner bis 1. Februar gehört also ganz in den Jänner, samt Material, Anfahrten und Ressourcen; so wird jeder Arbeitsbericht genau einmal verrechnet. Angerechnet werden die Stunden wie auf einer Arbeitsbericht-Rechnung: Zeiten mit dem Kennzeichen Garantie oder verrechnungsfrei verbrauchen kein Kontingent, und eine Montage-Partie zählt mit ihrer Einsatzdauer — die Stunden ihrer übrigen Zeiten geteilt durch die Zahl aller Mitarbeiter der Partie —, nicht mit den aufsummierten Stunden jedes Mitarbeiters. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen Fahrzeit ist Arbeitszeit eingeschaltet, zählt außerdem die Dauer jeder Fahrt mit, die auch eine Arbeitsbericht-Rechnung als Arbeitszeit verrechnen würde — also nicht verrechnungsfreie, nicht stornierte Geschäftsfahrten mit eingetragenem Fahrer. Davon werden die im Vertrag inkludierten Stunden abgezogen (bei einer Nachverrechnung nur des Rests, den die früheren Rechnungen der Periode übrig gelassen haben); ein Zeitraum, der kürzer als ein voller Takt ist, bekommt davon nur den Anteil seiner Monate — siehe „Die Pauschale bei quartalsweiser oder jährlicher Abrechnung". Welche Stunden das Kontingent verbrauchen, hängt von der Einstellung Verrechnung der Mehrstunden am Wartungsvertrag ab: Bei Ein Artikel und Nach Tätigkeit verbrauchen alle diese Stunden das Kontingent; bei Nur ausgewählte Tätigkeiten nur die Stunden der am Vertrag ausgewählten Tätigkeiten — alle anderen Tätigkeiten zählen immer voll als Mehrstunden. Das Kontingent wird dabei in zeitlicher Reihenfolge verbraucht: Die frühesten Zeiten der Periode sind inkludiert, alles danach ist Mehrstunde — bei der Verrechnung nach Tätigkeit entscheidet das, welche Zeiten mit welchem Artikel auf die Rechnung kommen. Steht dort ein Strich, wurde das Kontingent nicht überschritten. Der Wert ist eine Vorschau in oranger Warnfarbe — dieselbe Rechnung wird beim Abrechnen noch einmal frisch gemacht, sodass ein zwischenzeitlich nachgetragener Bericht auf der Rechnung landet, auch wenn er in der Spalte noch fehlt.

Mehrstunden je Artikel und Ablehnungsgrund

Werden die Mehrstunden eines Vertrags nach Tätigkeit verrechnet (Nach Tätigkeit oder Nur ausgewählte Tätigkeiten), kann eine Periode mehrere Stundensätze enthalten — etwa Techniker- und Helferstunden. Damit du vor dem Abrechnen siehst, zu welchen Artikeln die Mehrstunden auf die Rechnung kommen, steht unter der Stundenzahl die Aufteilung je Artikel, eine Zeile je Artikel mit Artikelname und Stunden als Dezimalzahl mit Punkt, etwa „Artikelname: 0.25h". Die Aufteilung erscheint nur, wenn mehr als ein Artikel beteiligt ist; bei einem einzigen Artikel genügt die Stundenzahl.

Welcher Artikel eine Zeit verrechnet, folgt derselben Regel wie auf einer Rechnung direkt aus dem Arbeitsbericht: der eigene Stundensatz des Mitarbeiters, sonst der Artikel der Tätigkeit, sonst der Artikel der Standard-Tätigkeit; bei einer Montage-Partie der Partie-Artikel ihrer Tätigkeit. Findet sich so kein Artikel, springt der Mehrstunden-Artikel des Vertrags ein. Fehlt auch der, würde flinkest die Rechnung ablehnen — und zeigt den Grund schon vorher in roter Schrift unter der Mehrstunden-Zahl: „Die Tätigkeit „{Tätigkeit}“ hat keinen Artikel, mit dem ihre Mehrstunden verrechnet werden können. Hinterlegen Sie bei der Tätigkeit einen Artikel oder am Wartungsvertrag einen Mehrstunden-Artikel." Die Zeile bleibt trotzdem in der Liste, damit sie nicht unbemerkt verschwindet; rechnest du sie ab, scheitert sie mit genau dieser Meldung, und der Lauf macht mit der nächsten Zeile weiter. Hinterlege den fehlenden Artikel bei der Tätigkeit oder einen Mehrstunden-Artikel am Wartungsvertrag und öffne die Sammelabrechnung neu.

Nachverrechnung: Arbeit nach der Verrechnung

Manchmal rechnest du eine Periode ab, bevor sie zu Ende ist — etwa am 23. für den laufenden Monat. Einsätze nach diesem Tag stehen dann auf keiner Rechnung. Damit sie nicht verloren gehen, zeigt die Sammelabrechnung eine bereits abgerechnete Periode erneut als eigene Zeile, sobald in sie noch abgeschlossene, nicht verrechnete Arbeitsberichte fallen. Neben dem Zeitraum steht dann das Kennzeichen Nachverrechnung (n) mit der Zahl dieser Berichte. Die Nachverrechnung enthält keine zweite Pauschale; Mehrstunden entstehen nur für Stunden über dem Rest des Kontingents, den die früheren Rechnungen der Periode übrig gelassen haben. Arbeitsberichte, die von Hand als verrechnet markiert wurden, lösen keine Nachverrechnung aus.

Eine reguläre Zeile, deren Zeitraum noch nicht zu Ende ist, trägt das Kennzeichen Periode läuft noch — als Hinweis, dass spätere Einsätze dieser Periode nicht auf der jetzt erstellten Rechnung landen, sondern später nachverrechnet werden müssen.

Die drei Voreinstellungen

Alle als Entwurf, per Mail versenden, Zusammenfassung anhängen

Über der Liste liegen drei Umschalter, die auf alle Zeilen gleichzeitig wirken. Ein Häkchen im Knopf zeigt, dass er aktiv ist:

• Alle als Entwurf — die Rechnungen bleiben Entwürfe. Das ist beim Öffnen der Seite eingeschaltet.
• Per Mail versenden — die fertiggestellte Rechnung geht anschließend an den Kunden.
• Zusammenfassung anhängen — der Leistungsnachweis des Zeitraums wird der Mail als eigene Datei beigelegt.

Dieselben drei Schalter gibt es außerdem je Zeile in den Spalten Entwurf/Mail/Zusammenfassung — damit weichst du für einzelne Kunden von der Voreinstellung ab, ohne den globalen Umschalter zu ändern.

Warum die drei voneinander abhängen. Solange eine Zeile Entwurf ist, lassen sich Mailversand und Anhang für sie nicht setzen — ein Entwurf trägt noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Ohne Mailversand ist auch der Anhang gesperrt, weil der Leistungsnachweis nur als Mail-Anhang sinnvoll ist. Schaltest du eine Zeile später wieder auf Entwurf, fallen Mail und Anhang bei ihr automatisch weg; ein globaler Klick auf „Per Mail versenden" setzt das Häkchen ebenfalls nur bei Zeilen, die gerade nicht auf Entwurf stehen. Dasselbe gilt für die globalen Umschalter: Schaltest du Alle als Entwurf ein oder Per Mail versenden aus, verlieren auch die davon abhängigen Umschalter ihr Häkchen, und der nächste Klick darauf schaltet sie wieder ein.

Die Vorschau rechts

Rechnungs- und Leistungsnachweis-Vorschau öffnen

Ein Klick auf die Zeile (nicht auf ein Kästchen) öffnet rechts einen Bereich mit zwei Reitern:

• Rechnung — so würde die Rechnung für diesen Zeitraum aussehen: Monatspauschale, gegebenenfalls die Mehrstunden und die Positionen aus den Arbeitsberichten des Zeitraums (Material, Anfahrt, Ressourcen — die reine Arbeitszeit steckt in der Pauschale beziehungsweise in den Mehrstunden). Bei einer Nachverrechnungs-Zeile zeigt die Vorschau die Nachverrechnung: ohne Pauschale, nur mit den noch nicht verrechneten Arbeitsberichten.
• Zusammenfassung — der Leistungsnachweis, also die tageweise Auflistung der erbrachten Leistungen des Zeitraums als eigenes Dokument.

Lädt eines der beiden nicht, steht dort „Vorschau konnte nicht geladen werden".

Die Rechnungs-Vorschau ist ein Probelauf mit echten Daten. Um dir das Papier zu zeigen, erzeugt flinkest die Rechnung tatsächlich, holt das PDF und verwirft die Rechnung sofort wieder. Eine Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht — Entwürfe bekommen keine —, und herangezogen werden ausschließlich Arbeitsberichte, die noch nicht verrechnet sind, also auf keiner gültigen — nicht stornierten — Rechnung stehen und nicht von Hand als verrechnet markiert sind; bereits verrechnete bleiben unberührt. Der Aufbau dauert dadurch einen Moment.

Der Leistungsnachweis der Vorschau bleibt dagegen gespeichert. Gibt es für den Zeitraum noch keinen, erzeugt die Vorschau ihn dauerhaft und legt ihn unter einem festen, je Vertrag und Periode eindeutigen Pfad ab. Beim nächsten Öffnen derselben Periode wird er wiederverwendet, solange er noch zum Stand der Arbeitsberichte passt. Wurde seither ein Arbeitsbericht des Zeitraums abgeschlossen, wieder geöffnet oder archiviert oder wurden die Einstellungen des Leistungsnachweises geändert, erzeugt die Vorschau ihn automatisch neu, statt den alten Stand zu zeigen (was flinkest dabei vergleicht, siehe „Veralteter Leistungsnachweis"). Beim tatsächlichen Mailversand mit Anhang (siehe unten) wird der Leistungsnachweis ohnehin in jedem Fall frisch erzeugt.

Vorschau herunterladen

Über beiden Vorschauen steht je eine Schaltfläche Download. Damit speicherst du die Rechnungsvorschau oder den Leistungsnachweis als PDF, etwa um sie vor dem Abrechnen intern abzustimmen oder dem Kunden vorab zu schicken. Die Dateien heißen nach Vertrag und Zeitraum, zum Beispiel „Rechnungsvorschau-‹Vertrag›-‹Zeitraum›.pdf" bzw. „Zusammenfassung-‹Vertrag›-‹Zeitraum›.pdf". Die heruntergeladene Rechnungsvorschau ist ein Entwurf ohne Rechnungsnummer.

Abrechnen

Ausgewählte abrechnen

Ausgewählte abrechnen arbeitet die markierten Zeilen nacheinander ab, nicht gleichzeitig — bei vielen Zeilen dauert der Lauf entsprechend, ein Ladebalken zeigt, welcher Kunde und welcher Zeitraum gerade dran ist. Je Zeile passiert:

1. Die Rechnung wird erzeugt — mit der Pauschale, den Mehrstunden und den Positionen aus den Arbeitsberichten (was genau darauf steht, siehe „Was auf der Rechnung steht" weiter unten); bei einer Nachverrechnungs-Zeile entsteht die Nachverrechnung ohne Pauschale.
2. Ist Entwurf nicht gesetzt, wird sie sofort fertiggestellt und bekommt damit ihre Rechnungsnummer.
3. Ist Mail gesetzt, geht sie an den Kunden, bei gesetztem Anhang zusammen mit dem — dafür frisch erzeugten — Leistungsnachweis. Ist beim Rechnungsempfänger ein E-Rechnungsformat hinterlegt, gelten für den Versand dieselben Regeln wie bei jeder anderen Rechnung — sofern sich die Rechnung als E-Rechnung erzeugen lässt, geht sie in diesem Format hinaus.

Erfolgreich abgerechnete Zeilen verschwinden sofort aus der Liste, die Kopfzahlen aktualisieren sich mit, ohne dass die Seite neu lädt.

Ein Fehler stoppt den Lauf nicht. Scheitert eine Zeile, bleibt sie (weiterhin ausgewählt) in der Liste stehen, eine Meldung nennt Vertrag, Zeitraum und Grund — der Lauf macht mit der nächsten Zeile weiter. Scheitert nur der Mailversand, ist die Rechnung trotzdem erstellt und die Zeile gilt als erledigt; die Meldung lautet dann „Mail konnte nicht gesendet werden".

Die Sammel-Erfolgsmeldung. Am Ende erscheint „{Anzahl} von {Anzahl} Perioden abgerechnet" — sie erscheint nur, wenn mindestens eine Periode erfolgreich war; scheitert der ganze Lauf, bleibt sie ganz aus.

Warum „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" erscheint. Für einen Zeitraum gibt es nur eine reguläre Abrechnung mit Pauschale. Hat jemand anderes den Zeitraum inzwischen abgerechnet — oder du selbst auf der Periodenseite —, bricht die Zeile mit dieser Meldung ab. Lade die Seite neu: Der Zeitraum ist dann aus der Liste verschwunden oder steht, falls noch Arbeitsberichte offen sind, als Nachverrechnung da.

Die Pauschale bei quartalsweiser oder jährlicher Abrechnung

Die im Vertrag hinterlegte Monatspauschale wird auf der Rechnung mit der Länge des Abrechnungsintervalls vervielfacht — dreifach bei quartalsweiser, zwölffach bei jährlicher Abrechnung —, sodass eine Periode immer die Pauschale für jeden ihrer Monate enthält.

Ist ein Zeitraum kürzer als ein voller Takt — der Rest nach einem Wechsel des Abrechnungsintervalls oder die letzte Periode, die das Vertragsende abschneidet —, zählen nur seine Monate, ein angebrochener Monat als ganzer. Im selben Verhältnis bekommt er die inkludierten Stunden: Bei quartalsweiser Abrechnung mit 30 inkludierten Stunden trägt ein Rest vom 01.02. bis 31.03. die Pauschale für zwei Monate und 20 inkludierte Stunden.

Was auf der Rechnung steht

Die erste Position ist die Pauschale: Bezeichnung ist der Vertragsname, darunter steht die Beschreibung aus dem Vertrag als Positionsbeschreibung — so sieht der Kunde, was die Pauschale abdeckt. Ist die Monatspauschale 0 €, entsteht statt einer Preiszeile mit 0,00 eine unnummerierte Textposition mit Vertragsname und Beschreibung; die folgenden Positionen beginnen dann bei 1. Danach folgen gegebenenfalls die Mehrstunden und die Positionen aus den Arbeitsberichten (Material, Anfahrt, Ressourcen). Wie die Mehrstunden auf der Rechnung stehen, richtet sich nach der Einstellung Verrechnung der Mehrstunden am Wartungsvertrag: Bei Ein Artikel ist es eine Position mit dem Mehrstunden-Artikel des Vertrags; bei Nach Tätigkeit und Nur ausgewählte Tätigkeiten entsteht eine Mehrstunden-Position je Artikel — jeweils mit dem Artikel, der die Zeit auch auf einer Rechnung direkt aus dem Arbeitsbericht verrechnen würde, ersatzweise mit dem Mehrstunden-Artikel des Vertrags. Bei einer Nachverrechnung steht an erster Stelle statt der Pauschale eine unnummerierte Textzeile mit Vertragsname, „Nachverrechnung" und dem Zeitraum.

Für die Mehrstunden gelten die Kundenpreise des Empfängers — bei der Verrechnung nach Tätigkeit für jeden beteiligten Artikel. Ob ein individueller Kundenpreis als Rabatt auf den Normalpreis oder direkt als Einzelpreis erscheint, bestimmt die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen, die sich am Kunden abweichend festlegen lässt. Liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis, steht er immer als Einzelpreis da.

Ob bei einer Anfahrt mit Anfahrtspauschale zusätzlich Kilometer verrechnet werden, folgt der Einstellung Kilometer bei Fahrten mit Anfahrtspauschale in den Arbeitsberichts-Einstellungen — genauso wie bei einer Rechnung direkt aus dem Arbeitsbericht. Stornierte Fahrten eines Arbeitsberichts wurden nicht für den Kunden gefahren und landen deshalb weder als Anfahrt noch als Kilometer auf der Rechnung.

Gleiche Artikel zu einer Position zusammenfassen

Ohne weitere Einstellung entsteht für jeden Arbeitsbericht der Periode eine eigene Zeile je Anfahrt, Ressource oder Artikel — bei zehn Einsätzen also zehn Anfahrts-Zeilen. Ist in den Wartungsvertrags-Einstellungen im Abschnitt Rechnung die Option Gleiche Artikel zusammenfassen eingeschaltet, fasst flinkest gleiche Artikel aus allen Arbeitsberichten der Periode zu einer Position mit der Gesamtmenge zusammen, etwa „10 × Anfahrt". Gleich heißt: derselbe Artikel mit gleichem Namen, gleicher Einheit, gleichem Preis, Rabatt und Steuersatz sowie derselben Kennzeichnung als Garantie oder verrechnungsfrei — Zeilen mit unterschiedlichem Preis bleiben getrennt, und eine Garantie-Zeile wird nie mit einer verrechnungsfreien oder einer normal verrechneten Zeile zusammengelegt; die Rechnungssumme ändert sich durch das Zusammenfassen also nicht. Die Beschreibungen der zusammengefassten Zeilen werden untereinander übernommen. Die Einstellung gilt für danach erstellte Rechnungen und für die Rechnungsvorschau.

Der Steuersatz der Pauschale

Die Monatspauschale übernimmt den in den Einstellungen hinterlegten Umsatzsteuer-Satz des Mandanten (bei den meisten österreichischen Betrieben 20 %), bei steuerfrei geführten Kunden 0 %. Brauchst du für die Pauschale einen anderen Satz, änderst du ihn in der Rechnung selbst — der Vertrag hat dafür kein eigenes Feld. Die Mehrstunden übernehmen dagegen den Steuersatz ihres Artikels: bei Ein Artikel den des hinterlegten Mehrstunden-Artikels, bei der Verrechnung nach Tätigkeit jede Mehrstunden-Position den ihres eigenen Artikels (bei steuerfrei geführten Kunden ebenfalls 0 %).

An wen die Rechnung geht

Ist am Vertrag ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, bekommt dieser die Rechnung — sonst der Kunde des Vertrags. Die Adresse kommt von diesem Empfänger. Kopf- und Fußtext sowie Zahlungsziel und Zahlungskondition kommen ebenfalls zuerst vom Empfänger, wenn in seinen Kundendetails eigene Rechnungstexte bzw. eine eigene Zahlungskondition hinterlegt sind; sonst aus den Beleg-Einstellungen bzw. der Standard-Zahlungskondition.

Eine stornierte Rechnung bringt die Periode zurück

Stellt sich nach dem Fertigstellen heraus, dass eine Vertragsrechnung falsch war, stornierst du sie in den Rechnungsdetails — dafür braucht dein Benutzer das Recht, Rechnungen zu stornieren. Mit dem Storno gibt flinkest die Periode frei: Beim nächsten Öffnen steht sie wieder als offene Zeile in der Sammelabrechnung, und die Arbeitsberichte, die über die stornierte Rechnung verrechnet waren, zählen wieder mit — auch in der Spalte Mehrstunden. Die stornierte Rechnung bleibt als Beleg erhalten. Danach rechnest du die Periode einfach neu ab. Die fertige Rechnung findest du danach unter Rechnungen.

Die Seite einer einzelnen Periode

Jeder Zeitraum hat außerdem eine eigene Seite. Du erreichst sie über den Reiter Abrechnung der Vertragsdetails, indem du den Zeitraum anklickst — auf der Sammelabrechnungs-Liste selbst gibt es keinen direkten Link dorthin. Die Seite lädt bereits mit dem Recht, Wartungsverträge zu sehen — anders als die Sammelabrechnungs-Liste selbst braucht das bloße Ansehen kein Abrechnen-Recht; nur die Aktions-Schaltflächen und der Reiter Zusammenfassung sind zusätzlich daran gebunden.

Kopfbereich und die vier Reiter

Oben stehen die Bezeichnung des Zeitraums und daneben zwei Kennzeichen: der Vertrag (ein Klick führt zurück in die Vertragsdetails) und der Kunde. Darunter liegen bis zu vier Reiter — Arbeitsberichte nur bei eingeschaltetem Modul Arbeitsberichte und mit dem Recht, Arbeitsberichte zu sehen, Zusammenfassung nur mit dem Abrechnen-Recht:

• Details — Zeitraum mit Start- und Enddatum, die inkludierten Stunden des Vertrags (für einen kürzeren Zeitraum rechnen Rechnung und Leistungsnachweis nur mit dem Anteil), das Abrechnungsintervall und die Monatspauschale. Ist der Zeitraum bereits abgerechnet und du darfst Rechnungen sehen, steht hier zusätzlich die Rechnung mit ihrer Nummer als Link, darunter je Nachverrechnung eine Zeile Nachverrechnung mit ihrem Beleg; ein noch nicht fertiggestellter Beleg erscheint als Entwurf und führt in die Bearbeitung. Fehlt dir dieses Recht, bleibt der Block ganz weg statt leer zu erscheinen.
• Arbeitsberichte — für eine noch offene Periode die noch nicht anderweitig verrechneten Arbeitsberichte des Kunden aus dem Zeitraum (bei einem Vertrag mit gesetztem Standort nur die dieses Standorts), mit ihrer Anzahl am Reiter — dieselbe Auswahl, die auch die Rechnung heranzieht. Für eine bereits abgerechnete Periode zeigt der Reiter stattdessen genau die Berichte, die auf der regulären Rechnung der Periode stehen — Berichte von Nachverrechnungen und nachgekommene, noch nicht verrechnete Berichte erscheinen hier nicht. Den Reiter gibt es nur, wenn du Arbeitsberichte sehen darfst — alle oder zumindest deine eigenen. Ein Klick auf die Berichtsnummer öffnet die Details des Arbeitsberichts. Darfst du Arbeitsberichte bearbeiten, bietet das Zeilenmenü dieselben Aktionen wie die Liste der Arbeitsberichte: Duplizieren legt einen neuen Entwurf mit den gewählten Inhalten an und öffnet ihn zur Bearbeitung; Archivieren nimmt einen abgeschlossenen Bericht nach einer Rückfrage aus der täglichen Arbeitsliste. Nach dem Archivieren lädt die Periodenseite Zeitraum und Arbeitsberichte neu, sodass Anzahl und Auswahl gleich zum neuen Stand passen.
• Zusammenfassung — der zuletzt erstellte Leistungsnachweis als PDF, mit Download und Bericht neu erstellen. Gibt es ihn noch nicht, steht dort „Erstellen Sie einen Leistungsnachweis für diese Periode." und die Schaltfläche Bericht erstellen. Beim Laden der Seite zeigt der Reiter den gespeicherten Bericht; passt er nicht mehr zum Stand der Arbeitsberichte, steht darüber ein Hinweis (siehe „Veralteter Leistungsnachweis"). Den Reiter siehst du nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen; ohne dieses Recht ist er ausgeblendet, und ein Link direkt auf den Reiter öffnet stattdessen Details.
• Rechnung — die Rechnung des Zeitraums als PDF. Fehlt sie, steht dort „Für diese Periode wurde noch keine Rechnung erstellt." mit der Schaltfläche Rechnung erstellen — bei einem Vertrag im Entwurf stattdessen der Hinweis „Vertrag zuerst aktivieren", siehe „Rechnung erstellen auf der Periodenseite". Ist die Periode bereits abgerechnet, dir fehlt aber das Recht, Rechnungen zu sehen, steht dort stattdessen der Hinweis „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet. Ihnen fehlt die Berechtigung, die Rechnung zu sehen." — ohne PDF und ohne die Schaltfläche zum erneuten Anlegen, damit hier nicht fälschlich eine zweite Rechnung angeboten wird.

Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite, du kannst sie also als Link weitergeben oder als Lesezeichen speichern.

Nachverrechnen auf der Periodenseite

Sind in eine bereits abgerechnete Periode danach noch Arbeitsberichte gefallen, steht im Reiter Details der Hinweis „{Anzahl} Arbeitsbericht(e) dieser Periode kamen nach der Verrechnung dazu." mit der Schaltfläche Nachverrechnen — beides nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen. Nach der Rückfrage, die Anzahl und Zeitraum nennt und darauf hinweist, dass die Pauschale nicht noch einmal verrechnet wird, entsteht die Nachverrechnung als Entwurf, und flinkest springt in ihre Bearbeitung. Danach steht sie im Rechnungsblock des Reiters Details als eigene Zeile Nachverrechnung. Wird eine Nachverrechnung storniert, gelten ihre Arbeitsberichte wieder als nicht verrechnet. Steht der Vertrag inzwischen wieder im Entwurf, zeigt der Hinweis statt der Schaltfläche „Vertrag zuerst aktivieren": Wie die reguläre Rechnung geht auch die Nachverrechnung bei einem Entwurf nicht — stell den Vertrag in den Vertragsdetails auf aktiv.

Veralteter Leistungsnachweis

Der Leistungsnachweis wird nicht von selbst aktualisiert, wenn sich danach etwas an den Arbeitsberichten ändert — er bleibt so gespeichert, wie er beim Erstellen war. Damit ein alter Stand nicht unbemerkt beim Kunden landet, prüft flinkest beim Laden der Periodenseite, ob der gespeicherte Bericht noch zu den aktuellen Daten passt. Tut er das nicht, steht im Reiter Zusammenfassung über dem PDF der Hinweis „Dieser Bericht ist möglicherweise veraltet: Die Arbeitsberichte dieser Periode oder die Einstellungen des Leistungsnachweises haben sich seit der Erstellung geändert. Mit „Bericht neu erstellen" wird der aktuelle Stand übernommen."

Das passiert, sobald seit dem Erstellen ein Arbeitsbericht des Zeitraums abgeschlossen, wieder geöffnet oder archiviert wurde, sich an einem der enthaltenen Berichte Zeiten, Material, Fahrten oder Ressourcen geändert haben, sich etwas geändert hat, das auf dem Bericht steht — etwa der Name eines Mitarbeiters, eines Fahrzeugs oder einer Ressource oder die Artikelnummer eines Artikels —, die Angaben des Vertrags auf dem Bericht (Vertragsname, inkludierte Stunden, Abrechnungsintervall, Kunde) anders sind oder die Einstellungen des Leistungsnachweises geändert wurden (siehe „Was der Leistungsnachweis zeigt"). Ein typischer Fall: Der Bericht wurde erstellt, als ein Teil der Arbeitsberichte noch Entwurf war — Entwürfe fließen nicht ein —, und zeigt deshalb weniger Stunden als tatsächlich geleistet. Auch einen Bericht, dessen Stand flinkest nicht nachprüfen kann, markiert es vorsichtshalber so.

Ein Klick auf Bericht neu erstellen erzeugt den Leistungsnachweis mit dem aktuellen Stand, der Hinweis verschwindet — auch nach dem Neuladen der Seite. In der Vorschau der Sammelabrechnung entfällt der Hinweis: Dort wird ein veralteter Bericht beim Öffnen der Zeile automatisch neu erzeugt.

Was der Leistungsnachweis zeigt

Der Leistungsnachweis listet Tag für Tag die Zeiteinträge der abgeschlossenen Arbeitsberichte des Zeitraums auf, darüber stehen Kennzahlen wie Gesamtstunden und Kontingent; stornierte Fahrten erscheinen darin nicht. Ein Arbeitsbericht steht dabei vollständig im Zeitraum seines Beginns, wie auf der Rechnung. Zeiten mit dem Kennzeichen Garantie oder verrechnungsfrei tragen ein Abzeichen Garantie bzw. verrechnungsfrei — abschaltbar in den Einstellungen. Gilt Fahrzeit als Arbeitszeit, steht bei jeder Anfahrt zusätzlich ihre Dauer. Die Gesamtstunden sind alle aufgelisteten Zeiten, bei Fahrzeit als Arbeitszeit samt der Fahrten. Die Kachel Kontingent rechnet dagegen wie die Mehrstunden auf der Rechnung — als inkludiert gilt bei einer Periode, die kürzer als ein voller Abrechnungstakt ist, nur ihr Anteil; ohne Garantie- und verrechnungsfreie Zeiten, Montage-Partien mit ihrer Einsatzdauer, und bei einem Vertrag mit Nur ausgewählte Tätigkeiten nur die Zeiten der ausgewählten Tätigkeiten (die übrigen Zeiten stehen weiter in der Liste und in den Gesamtstunden); weicht das von den Gesamtstunden ab, steht bei einem Vertrag mit inkludierten Stunden in der Kachel zusätzlich „Angerechnet" mit den angerechneten Stunden. Stunden erscheinen als Stunden und Minuten, etwa „9h 23min" — wahlweise im Format „9:23", aber nie als Dezimalzahl, die sich leicht als Minutenangabe missverstehen lässt. Was genau auf dem Bericht steht — Titel, Einleitungs- und Schlusstext, Stundenformat, Reihenfolge der Tage, welche Kennzahlen, ob Uhrzeiten, Mitarbeiter (auch als Initialen oder generischer Text), Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitsbericht-Nummer, die Kennzeichnung von Garantie- und verrechnungsfreien Zeiten, Material, Anfahrten, Ressourcen und eine Unterschriftszeile erscheinen —, legt ein Administrator in den Wartungsvertrags-Einstellungen fest; dort zeigt eine Vorschau mit Beispieldaten sofort, wie der Bericht aussieht. Die Einstellungen gelten für alle Verträge.

Rechnung erstellen auf der Periodenseite

Die Schaltfläche Rechnung erstellen im Reiter Rechnung gibt es nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen, und nur, solange der Vertrag nicht im Entwurf steht: Ein Entwurf läuft noch nicht und wird nicht abgerechnet, an Stelle der Schaltfläche steht dann „Vertrag zuerst aktivieren". Stell den Vertrag in den Vertragsdetails auf aktiv, dann lässt sich die Periode abrechnen. Pausierte und gekündigte Verträge rechnest du hier weiterhin einzeln ab, auch wenn sie in der Sammelabrechnung fehlen.

Zuerst kommt eine Rückfrage, die den Zeitraum nennt („Soll eine Rechnung für den Zeitraum … erstellt werden?"). Bestätigst du mit Ja, ausführen, entsteht die Rechnung als Entwurf, und flinkest springt direkt in deren Bearbeitung — hier gibt es also, anders als in der Sammelabrechnung, kein automatisches Fertigstellen und keinen Mailversand. Fertiggestellt wird sie in der Rechnung selbst. Für den Mailversand mit Leistungsnachweis-Anhang musst du deshalb den Weg über die Sammelabrechnung nehmen — ein eigener Mail-Knopf existiert auf der Periodenseite nicht.

Verwandte Seiten

• Wartungsverträge
• Vertragsdetails
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Arbeitsberichte
• Serienrechnungen
• Beleg-Einstellungen
• Wartungsvertrags-Einstellungen
• Arbeitsberichts-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum steht ein Vertrag nicht in der Sammelabrechnung? Drei Gründe kommen infrage: Der Vertrag ist nicht aktiv, er hat kein Startdatum, oder alle seine Zeiträume sind bereits abgerechnet und seither ist in keinen davon ein noch nicht verrechneter Arbeitsbericht gefallen. Die Liste zeigt ausschließlich Zeiträume aktiver Verträge, die noch keine Abrechnung haben oder nachzuverrechnen sind.

Warum kann ich bei einer Zeile den Mailversand nicht anhaken? Weil die Zeile auf Entwurf steht. Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Nimm das Häkchen bei Entwurf weg, dann lässt sich Mail setzen — und erst danach Zusammenfassung anhängen.

Die Rechnung ist da, aber die Mail kam nicht an. Muss ich neu abrechnen? Nein. Rechnung und Versand sind zwei getrennte Schritte; scheitert nur der zweite, bleibt die Rechnung bestehen und der Zeitraum gilt als abgerechnet. Schick den Beleg aus der Rechnung selbst noch einmal — ein zweiter Abrechnungslauf würde am Duplikatschutz scheitern.

Ein Arbeitsbericht taucht auf der Rechnung nicht auf, obwohl er im Zeitraum liegt — warum? Meist steht er bereits auf einer anderen, nicht stornierten Rechnung, wurde von Hand als verrechnet markiert, oder — falls am Vertrag ein Standort gesetzt ist — er gehört zu einem anderen Standort desselben Kunden. Sowohl die Vorschau als auch der reguläre Abrechnungslauf ziehen für Mehrstunden und Positionen nur Arbeitsberichte heran, die noch nicht verrechnet sind. Wurde er erst nach der Verrechnung der Periode abgeschlossen, steht die Periode als Nachverrechnung erneut in der Sammelabrechnung.

Ein Einsatz läuft über das Periodenende hinaus — in welcher Periode wird er verrechnet? In der Periode, in der er beginnt. Ein Arbeitsbericht gehört mit allen seinen Zeiten, Material, Anfahrten und Ressourcen zu dem Zeitraum, in dem seine erste Arbeitszeit liegt — ein Einsatz vom 31. Jänner bis 1. Februar steht also komplett auf der Jänner-Rechnung und im Jänner-Leistungsnachweis. Die Februar-Rechnung enthält ihn nicht, so wird nichts doppelt verrechnet.

Der Leistungsnachweis zeigt weniger Stunden, als die Arbeitsberichte ergeben — warum? Meist ist der gespeicherte Bericht älter als einige der Arbeitsberichte: Er wurde erstellt, bevor sie abgeschlossen waren. Die Periodenseite weist darauf mit „Dieser Bericht ist möglicherweise veraltet" hin; ein Klick auf Bericht neu erstellen übernimmt den aktuellen Stand.

Warum weicht die Spalte „Mehrstunden" von der fertigen Rechnung ab? Die Spalte ist eine Vorschau auf Basis der Arbeitsberichte im Zeitraum zum Zeitpunkt des Ladens. Beim Abrechnen wird neu gerechnet — kommt zwischendurch ein Bericht dazu, steht auf der Rechnung der aktuelle Wert.

Kann ich eine Periode zweimal abrechnen? Die reguläre Rechnung mit Pauschale gibt es pro Vertrag und Zeitraum genau einmal; ein zweiter Versuch bricht mit der Meldung „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" ab. Arbeitsberichte, die nach der Verrechnung in die Periode fallen, gehen auf eine Nachverrechnung ohne zweite Pauschale. Brauchst du eine Korrektur, ändere die bestehende Rechnung, solange sie Entwurf ist. Ist sie schon fertiggestellt, storniere sie — das Storno gibt die Periode frei, und du rechnest sie neu ab.

Was ist der Unterschied zwischen der Rechnungs-Vorschau und „Rechnung erstellen"? Die Vorschau in der Sammelabrechnung erzeugt intern eine echte Rechnung, zeigt dir das PDF und löscht sie sofort wieder — die Periode bleibt offen. „Rechnung erstellen" dagegen legt die Rechnung endgültig an und verbraucht die Periode; ein zweiter Versuch für denselben Zeitraum scheitert danach am Duplikatschutz.