Sammelabrechnung

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06

Die Sammelabrechnung ist die Stelle, an der du alle fälligen Perioden deiner Wartungsverträge auf einmal in Rechnung stellst. Sie sammelt jeden Zeitraum, der noch nicht abgerechnet wurde, zeigt dir zu jedem eine Vorschau der Rechnung und erzeugt sie auf Wunsch für alle markierten Zeiträume nacheinander — wahlweise als Entwurf oder gleich fertiggestellt und per Mail beim Kunden. Zu jedem einzelnen Zeitraum gibt es außerdem eine eigene Periodenseite, die weiter unten beschrieben ist.

Sammelabrechnung mit offenen Perioden und Rechnungsvorschau

Der Weg hierher und die Kopfzeile

Du erreichst den Screen über die Liste der Wartungsverträge: oben rechts steht dort die Schaltfläche Sammelabrechnung. Sie erscheint nur, wenn du Wartungsverträge bearbeiten und abrechnen darfst — fehlt eines der beiden Rechte, fehlt auch der Einstieg.

In der Kopfzeile steht links der Titel Sammelabrechnung, rechts die Schaltfläche Ausgewählte abrechnen. Sie trägt die Anzahl der markierten Zeilen in Klammern und bleibt grau, solange nichts markiert ist oder ein Lauf noch arbeitet.

Darunter zeigen zwei Kennzahlen, womit du es zu tun hast: offene Perioden ist die Zahl aller Zeilen in der Liste, Verträge die Zahl der Verträge, auf die sie sich verteilen. Mehrere Zeilen desselben Vertrags sind normal — für jeden noch nicht abgerechneten Zeitraum seit Vertragsbeginn steht eine eigene Zeile da.

Woher die offenen Perioden kommen. flinkest geht jeden aktiven Vertrag vom Startdatum an in seinem Abrechnungsintervall durch — monatlich, quartalsweise oder jährlich — bis zum heutigen Tag, längstens bis zum Vertragsende. Jeder so entstandene Zeitraum, für den es noch keine Abrechnung gibt, landet in dieser Liste. Verträge mit einem anderen Status als aktiv tauchen nicht auf, ebenso wenig Verträge ohne Startdatum. Fällt der Vertragsbeginn auf einen 29., 30. oder 31., wird das Periodenende auf den letzten Tag des kürzeren Monats gezogen, ohne dass der Stichtag der Folgeperioden verrutscht.

Die drei Voreinstellungen

Über der Liste liegen drei Umschalter, die auf alle Zeilen gleichzeitig wirken. Ein Häkchen im Knopf zeigt, dass er aktiv ist:

Alle als Entwurf — die Rechnungen bleiben Entwürfe. Das ist beim Öffnen der Seite eingeschaltet.
Per Mail versenden — die fertiggestellte Rechnung geht anschließend an den Kunden.
Zusammenfassung anhängen — der Leistungsnachweis des Zeitraums wird der Mail als zweite Datei beigelegt.

Die drei hängen voneinander ab, und zwar in beide Richtungen: Solange eine Zeile Entwurf ist, lassen sich Mailversand und Anhang für sie nicht setzen — ein Entwurf trägt noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Und ohne Mailversand ist auch der Anhang gesperrt. Schaltest du eine Zeile später wieder auf Entwurf, fallen Mail und Anhang bei ihr automatisch weg.

Die Liste der offenen Perioden

Jede Zeile ist ein Zeitraum eines Vertrags. Die Spalten:

Vertrag — Name des Vertrags, darunter die Vertragsnummer.
Kunde — der Kunde, zu dem der Vertrag gehört.
Zeitraum — die Bezeichnung der Periode, etwa Februar 2026, Q1 2026 oder 2026.
Mehrstunden — die Stunden über den inkludierten Stunden des Vertrags, orange hervorgehoben. Steht dort ein Strich, wurde das Kontingent nicht überschritten.
Entwurf, Mail, Zusammenfassung — dieselben drei Schalter wie oben, aber je Zeile. Damit weichst du für einzelne Kunden von der Voreinstellung ab.

Ganz links wählst du Zeilen für den Lauf aus; das Kästchen in der Kopfzeile markiert alle auf einmal. Ein Klick auf die Zeile (nicht auf ein Kästchen) öffnet rechts die Vorschau. Gibt es nichts abzurechnen, steht statt der Tabelle Keine offenen Perioden.

Wie die Mehrstunden gerechnet werden. Gezählt werden die Zeiten aller Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum, die den Status Arbeitsbericht tragen; davon werden die im Vertrag inkludierten Stunden abgezogen. Der Wert ist eine Vorschau — dieselbe Rechnung wird beim Abrechnen noch einmal frisch gemacht, sodass ein zwischenzeitlich nachgetragener Bericht auf der Rechnung landet, auch wenn er in der Spalte noch fehlt.

Die Vorschau rechts

Klickst du eine Zeile an, klappt rechts ein Bereich mit zwei Reitern auf:

Rechnung — so würde die Rechnung für diesen Zeitraum aussehen: Monatspauschale, gegebenenfalls die Mehrstunden und die Positionen aus den Arbeitsberichten des Zeitraums (Material, Anfahrt, Ressourcen — die reine Arbeitszeit steckt in der Pauschale beziehungsweise in den Mehrstunden).
Zusammenfassung — der Leistungsnachweis, also die Auflistung der erbrachten Leistungen des Zeitraums als eigenes Dokument.

Lädt eines der beiden nicht, steht dort Vorschau konnte nicht geladen werden.

Die Vorschau ist ein Probelauf mit echten Daten. Um dir das Papier zu zeigen, erzeugt flinkest die Rechnung tatsächlich, holt das PDF und verwirft sie sofort wieder. Eine Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht — Entwürfe bekommen keine. Zwei Dinge solltest du trotzdem wissen: Der Aufbau dauert einen Moment, und Arbeitsberichte, die zum Zeitraum gehören, werden während des Probelaufs kurz an die Probe-Rechnung gehängt. Waren sie zuvor schon einer anderen Rechnung zugeordnet, ist diese Zuordnung danach leer (siehe Häufige Fragen). Den Leistungsnachweis erzeugt die Vorschau dagegen dauerhaft, falls es ihn für den Zeitraum noch nicht gibt — er bleibt gespeichert und wird beim nächsten Öffnen wiederverwendet.

Abrechnen

Ausgewählte abrechnen arbeitet die markierten Zeilen nacheinander ab, nicht gleichzeitig; im Ladebalken siehst du, welcher Kunde und welcher Zeitraum gerade dran ist. Je Zeile passiert:

Die Rechnung wird erzeugt — mit der Pauschale, den Mehrstunden und den Positionen aus den Arbeitsberichten.
Ist Entwurf nicht gesetzt, wird sie sofort fertiggestellt und bekommt damit ihre Rechnungsnummer.
Ist Mail gesetzt, geht sie an den Kunden, bei gesetztem Anhang zusammen mit dem Leistungsnachweis.

Erledigte Zeilen verschwinden aus der Liste. Scheitert eine Zeile, bleibt sie stehen, und eine Meldung nennt Vertrag, Zeitraum und Grund — der Lauf macht mit der nächsten Zeile weiter. Scheitert nur der Mailversand, ist die Rechnung trotzdem erstellt; die Meldung lautet dann Mail konnte nicht gesendet werden.

Warum „This period has already been billed" erscheint. Für einen Zeitraum darf es nur eine Abrechnung geben. Hat jemand anderes den Zeitraum inzwischen abgerechnet — oder du selbst auf der Periodenseite —, bricht die Zeile mit dieser Meldung ab. Sie erscheint auf Englisch, weil für sie noch keine deutsche Fassung hinterlegt ist. Lade die Seite neu: Der Zeitraum ist dann aus der Liste verschwunden.

Der Steuersatz der Pauschale. Die Monatspauschale wird immer mit 20 % Umsatzsteuer angesetzt, bei steuerfrei geführten Kunden mit 0 %. Brauchst du für die Pauschale einen anderen Satz, änderst du ihn in der Rechnung selbst — der Vertrag hat dafür kein Feld. Die Mehrstunden übernehmen dagegen den Steuersatz des hinterlegten Mehrstunden-Artikels.

An wen die Rechnung geht. Ist am Vertrag ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, bekommt dieser die Rechnung — sonst der Kunde des Vertrags. Adresse, Zahlungsziel und die Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen beziehungsweise vom Kontakt; steuerfreie Kunden werden dabei berücksichtigt. Die fertige Rechnung findest du danach unter Rechnungen.

Die Seite einer einzelnen Periode

Jeder Zeitraum hat außerdem eine eigene Seite. Du erreichst sie über den Reiter Abrechnung der Vertragsdetails, indem du den Zeitraum anklickst.

Periodenseite mit Zeitraum, Stunden und Rechnungsstand

Oben stehen die Bezeichnung des Zeitraums und daneben zwei Merkzettel: der Vertrag (ein Klick führt zurück in die Vertragsdetails) und der Kunde. Darunter liegen vier Reiter:

Details — Zeitraum mit Start- und Enddatum, die inkludierten Stunden, das Abrechnungsintervall und die Monatspauschale. Ist der Zeitraum bereits abgerechnet, steht hier zusätzlich die Rechnung mit ihrer Nummer als Link; ein noch nicht fertiggestellter Beleg erscheint als Entwurf und führt in die Bearbeitung.
Arbeitsberichte — alle Arbeitsberichte des Kunden, die in den Zeitraum fallen, mit ihrer Anzahl am Reiter.
Zusammenfassung — der Leistungsnachweis als PDF, mit Download und Bericht neu erstellen. Gibt es ihn noch nicht, steht dort Erstelle einen Leistungsnachweis für diese Periode. und die Schaltfläche Bericht erstellen. Beides brauchst du das Recht, Wartungsverträge abzurechnen; ohne dieses Recht siehst du den vorhandenen Bericht, kannst aber keinen neuen anstoßen.
Rechnung — die Rechnung des Zeitraums als PDF. Fehlt sie, steht dort Für diese Periode wurde noch keine Rechnung erstellt. mit der Schaltfläche Rechnung erstellen.

Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite, du kannst sie also als Link weitergeben oder als Lesezeichen speichern.

Was „Rechnung erstellen" auslöst. Zuerst kommt eine Rückfrage, die den Zeitraum nennt (Möchtest du eine Rechnung für den Zeitraum … erstellen?). Bestätigst du mit Ja, ausführen, entsteht die Rechnung als Entwurf, und flinkest springt direkt in deren Bearbeitung — hier gibt es also, anders als in der Sammelabrechnung, kein automatisches Fertigstellen und keinen Mailversand. Fertiggestellt wird sie in der Rechnung selbst.

Aktionen

Zeilen auswählen — Kästchen je Zeile oder das Kästchen in der Kopfzeile für alle.
Voreinstellung ändern — die drei Umschalter über der Liste wirken auf alle Zeilen, die Kästchen in der Zeile nur auf diese.
Vorschau ansehen — Zeile anklicken, dann zwischen Rechnung und Zusammenfassung umschalten.
Abrechnen — Ausgewählte abrechnen in der Kopfzeile.
Einzelne Periode abrechnen — auf der Periodenseite im Reiter Rechnung über Rechnung erstellen.
Leistungsnachweis erzeugen oder erneuern — auf der Periodenseite im Reiter Zusammenfassung.

Für die ganze Seite und für jede dieser Aktionen brauchst du das Recht, Wartungsverträge abzurechnen.

Häufige Fragen

Warum steht ein Vertrag nicht in der Sammelabrechnung? Drei Gründe kommen infrage: Der Vertrag ist nicht aktiv, er hat kein Startdatum, oder alle seine Zeiträume sind bereits abgerechnet. Die Liste zeigt ausschließlich Zeiträume aktiver Verträge, die noch keine Abrechnung haben.

Warum kann ich bei einer Zeile den Mailversand nicht anhaken? Weil die Zeile auf Entwurf steht. Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Nimm das Häkchen bei Entwurf weg, dann lässt sich Mail setzen — und erst danach Zusammenfassung anhängen.

Die Rechnung ist da, aber die Mail kam nicht an. Muss ich neu abrechnen? Nein. Rechnung und Versand sind zwei Schritte; scheitert nur der zweite, bleibt die Rechnung bestehen und der Zeitraum gilt als abgerechnet. Schick den Beleg aus der Rechnung selbst noch einmal — ein zweiter Abrechnungslauf würde am Duplikatschutz scheitern.

Ein Arbeitsbericht hängt plötzlich an keiner Rechnung mehr — was ist passiert? Das kann die Vorschau gewesen sein: Sie erzeugt eine Rechnung, hängt die Arbeitsberichte des Zeitraums daran und verwirft sie sofort wieder. Waren die Berichte vorher einer anderen Rechnung zugeordnet, ist diese Zuordnung danach leer. Die Rechnung selbst und ihre Positionen bleiben unverändert; du kannst die Zuordnung im Arbeitsbericht wieder setzen.

Warum weicht die Spalte „Mehrstunden" von der Rechnung ab? Die Spalte ist eine Vorschau auf Basis der Arbeitsberichte im Zeitraum. Beim Abrechnen wird neu gerechnet — kommt zwischendurch ein Bericht dazu oder ändert sich einer, steht auf der Rechnung der aktuelle Wert.

Kann ich eine Periode zweimal abrechnen? Nein. Pro Vertrag und Zeitraum lässt flinkest genau eine Abrechnung zu; ein zweiter Versuch bricht mit der Meldung This period has already been billed ab. Brauchst du eine Korrektur, arbeite mit einer Gutschrift oder ändere die bestehende Rechnung, solange sie Entwurf ist.