Sammelabrechnung

Ein Wartungsvertrag erzeugt pro Abrechnungsperiode eine Rechnung — aber immer nur durch manuellen Klick, es gibt keinen Cronjob. Bei vielen aktiven Verträgen wäre es unzumutbar, jeden einzeln zu öffnen und pro Periode „Rechnung erstellen" zu klicken. Die Sammelabrechnung ist deshalb das Cockpit für den periodischen Abrechnungslauf: Sie listet alle offenen Perioden aller aktiven Verträge auf einmal, zeigt zu jeder eine Vorschau der Rechnung und erzeugt sie auf Wunsch für alle markierten Zeiträume — wahlweise als Entwurf oder gleich fertiggestellt und per Mail beim Kunden. Zu jeder einzelnen Periode gehört außerdem eine eigene Periodenseite, die weiter unten beschrieben ist.

Die Liste der offenen Perioden

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Du erreichst den Screen über die Liste der Wartungsverträge: oben rechts steht dort die Schaltfläche Sammelabrechnung. Sie erscheint, sobald du Wartungsverträge abrechnen darfst — das Recht, sie zu bearbeiten, brauchst du dafür nicht zusätzlich. Ohne dieses Recht ist die Seite unter der Adresse nicht erreichbar, du landest auf einer Fehlerseite.

Kopfzahlen: offene Perioden und Verträge

In der Kopfzeile steht links der Titel Sammelabrechnung, rechts die Schaltfläche Ausgewählte abrechnen (n) — sie trägt die Anzahl der markierten Zeilen und bleibt grau, solange nichts markiert ist oder ein Lauf noch arbeitet. Darunter zeigen zwei Kennzahlen sofort den Umfang des anstehenden Laufs: offene Perioden ist die Zahl aller Zeilen in der Liste, Verträge die Zahl der Verträge, auf die sie sich verteilen. Mehrere Zeilen desselben Vertrags sind normal — für jeden noch nicht abgerechneten Zeitraum seit Vertragsbeginn steht eine eigene Zeile da.

Woher die offenen Perioden kommen

flinkest geht jeden Vertrag mit dem Status aktiv vom Startdatum an in seinem Abrechnungsintervall durch — monatlich, quartalsweise oder jährlich — bis zum heutigen Tag, längstens bis zum Vertragsende. Jeder so entstandene Zeitraum, für den es noch keine Abrechnung gibt, landet in dieser Liste. Verträge mit einem anderen Status als aktiv tauchen nicht auf, ebenso wenig Verträge ohne Startdatum. Fällt der Vertragsbeginn auf einen 29., 30. oder 31., wird nur das Periodenende auf den letzten Tag des kürzeren Monats gezogen, ohne dass der Stichtag der Folgeperioden verrutscht — dieselbe Berechnung wie im Reiter Abrechnung der Vertragsdetails, sodass beide immer übereinstimmen. Die Liste wird bei jedem Öffnen frisch gerechnet, es gibt kein Live-Neuladen bei fremden Änderungen während du sie offen hast.

Die Perioden-Tabelle

Jede Zeile ist ein Zeitraum eines Vertrags, die neueste Periode zuerst. Spalten: Vertrag (Name und Vertragsnummer), Kunde, Zeitraum (z. B. „Februar 2026", „Q1 2026" oder „2026"), Mehrstunden und die drei Voreinstellungs-Kästchen Entwurf, Mail, Zusammenfassung (siehe „Die drei Voreinstellungen" weiter unten). Ganz links wählst du Zeilen für den Lauf aus; das Kästchen in der Kopfzeile markiert alle auf einmal. Gibt es nichts abzurechnen, steht statt der Tabelle „Keine offenen Perioden" — Kopfzahlen zeigen dann „0 / 0", die Schaltfläche zum Abrechnen bleibt sichtbar, aber ohne Auswahl deaktiviert.

Wie die Mehrstunden gerechnet werden. Gezählt werden die Zeiten aller Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum, die den Status Arbeitsbericht tragen und noch keiner Rechnung zugeordnet sind — trägt der Vertrag zusätzlich einen Standort, zählen nur die Berichte dieses Standorts; davon werden die im Vertrag inkludierten Stunden abgezogen. Steht dort ein Strich, wurde das Kontingent nicht überschritten. Der Wert ist eine Vorschau in oranger Warnfarbe — dieselbe Rechnung wird beim Abrechnen noch einmal frisch gemacht, sodass ein zwischenzeitlich nachgetragener Bericht auf der Rechnung landet, auch wenn er in der Spalte noch fehlt.

Die drei Voreinstellungen

Alle als Entwurf, per Mail versenden, Zusammenfassung anhängen

Über der Liste liegen drei Umschalter, die auf alle Zeilen gleichzeitig wirken. Ein Häkchen im Knopf zeigt, dass er aktiv ist:

• Alle als Entwurf — die Rechnungen bleiben Entwürfe. Das ist beim Öffnen der Seite eingeschaltet.
• Per Mail versenden — die fertiggestellte Rechnung geht anschließend an den Kunden.
• Zusammenfassung anhängen — der Leistungsnachweis des Zeitraums wird der Mail als zweite Datei beigelegt.

Dieselben drei Schalter gibt es außerdem je Zeile in den Spalten Entwurf/Mail/Zusammenfassung — damit weichst du für einzelne Kunden von der Voreinstellung ab, ohne den globalen Umschalter zu ändern.

Warum die drei voneinander abhängen. Solange eine Zeile Entwurf ist, lassen sich Mailversand und Anhang für sie nicht setzen — ein Entwurf trägt noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Ohne Mailversand ist auch der Anhang gesperrt, weil der Leistungsnachweis nur als Mail-Anhang sinnvoll ist. Schaltest du eine Zeile später wieder auf Entwurf, fallen Mail und Anhang bei ihr automatisch weg; ein globaler Klick auf „Per Mail versenden" setzt das Häkchen ebenfalls nur bei Zeilen, die gerade nicht auf Entwurf stehen.

Die Vorschau rechts

Rechnungs- und Leistungsnachweis-Vorschau öffnen

Ein Klick auf die Zeile (nicht auf ein Kästchen) öffnet rechts einen Bereich mit zwei Reitern:

• Rechnung — so würde die Rechnung für diesen Zeitraum aussehen: Monatspauschale, gegebenenfalls die Mehrstunden und die Positionen aus den Arbeitsberichten des Zeitraums (Material, Anfahrt, Ressourcen — die reine Arbeitszeit steckt in der Pauschale beziehungsweise in den Mehrstunden).
• Zusammenfassung — der Leistungsnachweis, also die tageweise Auflistung der erbrachten Leistungen des Zeitraums als eigenes Dokument.

Lädt eines der beiden nicht, steht dort „Vorschau konnte nicht geladen werden".

Die Rechnungs-Vorschau ist ein Probelauf mit echten Daten. Um dir das Papier zu zeigen, erzeugt flinkest die Rechnung tatsächlich, holt das PDF und verwirft die Rechnung sofort wieder. Eine Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht — Entwürfe bekommen keine —, und herangezogen werden ausschließlich Arbeitsberichte, die noch keiner anderen Rechnung zugeordnet sind; bereits verrechnete bleiben unberührt. Der Aufbau dauert dadurch einen Moment.

Der Leistungsnachweis der Vorschau bleibt dagegen gespeichert. Gibt es für den Zeitraum noch keinen, erzeugt die Vorschau ihn dauerhaft und legt ihn unter einem festen, je Vertrag und Periode eindeutigen Pfad ab; beim nächsten Öffnen derselben Periode wird er wiederverwendet, ohne neu zu rechnen. Kommt danach ein weiterer Arbeitsbericht für dieselbe Periode dazu, zeigt diese gecachte Vorschau ihn zunächst noch nicht — beim tatsächlichen Mailversand mit Anhang (siehe unten) wird der Leistungsnachweis dagegen in jedem Fall frisch neu erzeugt, damit die versendete Fassung immer den aktuellen Stand zeigt.

Abrechnen

Ausgewählte abrechnen

Ausgewählte abrechnen arbeitet die markierten Zeilen nacheinander ab, nicht gleichzeitig — bei vielen Zeilen dauert der Lauf entsprechend, ein Ladebalken zeigt, welcher Kunde und welcher Zeitraum gerade dran ist. Je Zeile passiert:

1. Die Rechnung wird erzeugt — mit der Pauschale, den Mehrstunden und den Positionen aus den Arbeitsberichten.
2. Ist Entwurf nicht gesetzt, wird sie sofort fertiggestellt und bekommt damit ihre Rechnungsnummer.
3. Ist Mail gesetzt, geht sie an den Kunden, bei gesetztem Anhang zusammen mit dem — dafür frisch erzeugten — Leistungsnachweis.

Erfolgreich abgerechnete Zeilen verschwinden sofort aus der Liste, die Kopfzahlen aktualisieren sich mit, ohne dass die Seite neu lädt.

Ein Fehler stoppt den Lauf nicht. Scheitert eine Zeile, bleibt sie (weiterhin ausgewählt) in der Liste stehen, ein spezifischer Toast nennt Vertrag, Zeitraum und Grund zusätzlich zu einem generischen Fehler-Toast — der Lauf macht mit der nächsten Zeile weiter. Scheitert nur der Mailversand, ist die Rechnung trotzdem erstellt und die Zeile gilt als erledigt; die Meldung lautet dann „Mail konnte nicht gesendet werden".

Die Sammel-Erfolgsmeldung. Am Ende erscheint „{Anzahl} von {Anzahl} Perioden abgerechnet" — sie erscheint nur, wenn mindestens eine Periode erfolgreich war; scheitert der ganze Lauf, bleibt sie ganz aus. Vor dieser Korrektur meldete flinkest fälschlich auch bei null Erfolgen einen erfolgreichen Lauf.

Warum „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" erscheint. Für einen Zeitraum darf es nur eine Abrechnung geben. Hat jemand anderes den Zeitraum inzwischen abgerechnet — oder du selbst auf der Periodenseite —, bricht die Zeile mit dieser Meldung ab. Lade die Seite neu: Der Zeitraum ist dann aus der Liste verschwunden.

Die Pauschale bei quartalsweiser oder jährlicher Abrechnung

Die im Vertrag hinterlegte Monatspauschale wird auf der Rechnung mit der Länge des Abrechnungsintervalls vervielfacht — dreifach bei quartalsweiser, zwölffach bei jährlicher Abrechnung —, sodass eine Periode immer die Pauschale für jeden ihrer Monate enthält.

Der Steuersatz der Pauschale

Die Monatspauschale übernimmt den in den Einstellungen hinterlegten Umsatzsteuer-Satz des Mandanten (bei den meisten österreichischen Betrieben 20 %), bei steuerfrei geführten Kunden 0 %. Brauchst du für die Pauschale einen anderen Satz, änderst du ihn in der Rechnung selbst — der Vertrag hat dafür kein eigenes Feld. Die Mehrstunden übernehmen dagegen den Steuersatz des hinterlegten Mehrstunden-Artikels.

An wen die Rechnung geht

Ist am Vertrag ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, bekommt dieser die Rechnung — sonst der Kunde des Vertrags. Adresse, Zahlungsziel und die Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen beziehungsweise vom Kontakt. Die fertige Rechnung findest du danach unter Rechnungen.

Die Seite einer einzelnen Periode

Jeder Zeitraum hat außerdem eine eigene Seite. Du erreichst sie über den Reiter Abrechnung der Vertragsdetails, indem du den Zeitraum anklickst — auf der Sammelabrechnungs-Liste selbst gibt es keinen direkten Link dorthin. Die Seite lädt bereits mit dem Recht, Wartungsverträge zu sehen — anders als die Sammelabrechnungs-Liste selbst braucht das bloße Ansehen kein Abrechnen-Recht; nur die Aktions-Schaltflächen darauf sind zusätzlich gegated.

Kopfbereich und die vier Reiter

Oben stehen die Bezeichnung des Zeitraums und daneben zwei Kennzeichen: der Vertrag (ein Klick führt zurück in die Vertragsdetails) und der Kunde. Darunter liegen vier Reiter:

• Details — Zeitraum mit Start- und Enddatum, die inkludierten Stunden, das Abrechnungsintervall und die Monatspauschale. Ist der Zeitraum bereits abgerechnet und du darfst Rechnungen sehen, steht hier zusätzlich die Rechnung mit ihrer Nummer als Link; ein noch nicht fertiggestellter Beleg erscheint als Entwurf und führt in die Bearbeitung. Fehlt dir dieses Recht, bleibt der Block ganz weg statt leer zu erscheinen.
• Arbeitsberichte — für eine noch offene Periode die noch nicht anderweitig verrechneten Arbeitsberichte des Kunden aus dem Zeitraum (bei einem Vertrag mit gesetztem Standort nur die dieses Standorts), mit ihrer Anzahl am Reiter — dieselbe Auswahl, die auch die Rechnung heranzieht. Für eine bereits abgerechnete Periode zeigt der Reiter stattdessen genau die Berichte, die tatsächlich auf der entstandenen Rechnung stehen.
• Zusammenfassung — der Leistungsnachweis als PDF, mit Download und Bericht neu erstellen. Gibt es ihn noch nicht, steht dort „Erstelle einen Leistungsnachweis für diese Periode." und die Schaltfläche Bericht erstellen. Anders als in der Sammelabrechnungs-Vorschau wird hier bei jedem Klick wirklich neu generiert, nie ein zwischengespeicherter Stand verwendet. Beides brauchst du das Recht, Wartungsverträge abzurechnen; ohne dieses Recht siehst du einen vorhandenen Bericht, kannst aber keinen neuen anstoßen.
• Rechnung — die Rechnung des Zeitraums als PDF. Fehlt sie, steht dort „Für diese Periode wurde noch keine Rechnung erstellt." mit der Schaltfläche Rechnung erstellen. Ist die Periode bereits abgerechnet, dir fehlt aber das Recht, Rechnungen zu sehen, steht dort stattdessen der Hinweis „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet. Dir fehlt die Berechtigung, die Rechnung zu sehen." — ohne PDF und ohne die Schaltfläche zum erneuten Anlegen, damit hier nicht fälschlich eine zweite Rechnung angeboten wird.

Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite, du kannst sie also als Link weitergeben oder als Lesezeichen speichern.

Rechnung erstellen auf der Periodenseite

Zuerst kommt eine Rückfrage, die den Zeitraum nennt („Soll eine Rechnung für den Zeitraum … erstellt werden?"). Bestätigst du mit Ja, ausführen, entsteht die Rechnung als Entwurf, und flinkest springt direkt in deren Bearbeitung — hier gibt es also, anders als in der Sammelabrechnung, kein automatisches Fertigstellen und keinen Mailversand. Fertiggestellt wird sie in der Rechnung selbst. Für den Mailversand mit Leistungsnachweis-Anhang musst du deshalb den Weg über die Sammelabrechnung nehmen — ein eigener Mail-Knopf existiert auf der Periodenseite nicht.

Verwandte Seiten

• Wartungsverträge
• Vertragsdetails
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Arbeitsberichte
• Serienrechnungen
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum steht ein Vertrag nicht in der Sammelabrechnung? Drei Gründe kommen infrage: Der Vertrag ist nicht aktiv, er hat kein Startdatum, oder alle seine Zeiträume sind bereits abgerechnet. Die Liste zeigt ausschließlich Zeiträume aktiver Verträge, die noch keine Abrechnung haben.

Warum kann ich bei einer Zeile den Mailversand nicht anhaken? Weil die Zeile auf Entwurf steht. Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer und wird deshalb nicht versendet. Nimm das Häkchen bei Entwurf weg, dann lässt sich Mail setzen — und erst danach Zusammenfassung anhängen.

Die Rechnung ist da, aber die Mail kam nicht an. Muss ich neu abrechnen? Nein. Rechnung und Versand sind zwei getrennte Schritte; scheitert nur der zweite, bleibt die Rechnung bestehen und der Zeitraum gilt als abgerechnet. Schick den Beleg aus der Rechnung selbst noch einmal — ein zweiter Abrechnungslauf würde am Duplikatschutz scheitern.

Ein Arbeitsbericht taucht auf der Rechnung nicht auf, obwohl er im Zeitraum liegt — warum? Vermutlich ist er bereits einer anderen Rechnung zugeordnet, oder — falls am Vertrag ein Standort gesetzt ist — er gehört zu einem anderen Standort desselben Kunden. Sowohl die Vorschau als auch der reguläre Abrechnungslauf ziehen für Mehrstunden und Positionen nur Arbeitsberichte heran, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind.

Warum weicht die Spalte „Mehrstunden" von der fertigen Rechnung ab? Die Spalte ist eine Vorschau auf Basis der Arbeitsberichte im Zeitraum zum Zeitpunkt des Ladens. Beim Abrechnen wird neu gerechnet — kommt zwischendurch ein Bericht dazu, steht auf der Rechnung der aktuelle Wert.

Kann ich eine Periode zweimal abrechnen? Nein. Pro Vertrag und Zeitraum lässt flinkest genau eine Abrechnung zu; ein zweiter Versuch bricht mit der Meldung „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" ab. Brauchst du eine Korrektur, arbeite mit einer Gutschrift oder ändere die bestehende Rechnung, solange sie Entwurf ist.

Was ist der Unterschied zwischen der Rechnungs-Vorschau und „Rechnung erstellen"? Die Vorschau in der Sammelabrechnung erzeugt intern eine echte Rechnung, zeigt dir das PDF und löscht sie sofort wieder — die Periode bleibt offen. „Rechnung erstellen" dagegen legt die Rechnung endgültig an und verbraucht die Periode; ein zweiter Versuch für denselben Zeitraum scheitert danach am Duplikatschutz.