Verträge

Unter Verträge sammelst du deine laufenden Zahlungsverpflichtungen: Miete, Leasing, Versicherung, Mobilfunk, Software-Abo — alles, was regelmäßig von deinem Konto abgebucht wird. Ein Vertrag ist hier kein Dokument, das du verschickst, sondern ein Steckbrief für die Buchhaltung: Er merkt sich, woran du die Abbuchung im Kontoauszug erkennst und auf welches Konto sie gehört. Damit ordnet die Buchhaltungs-Übersicht passende Banktransaktionen von selbst zu. Diese Seite ist entlang der drei Aufgaben gegliedert, die du hier erledigst: die Liste durchsuchen, einen Vertrag anlegen bzw. pflegen und einen Vertrag wieder entfernen.

Drei ähnliche Begriffe, drei verschiedene Dinge. Verträge auf dieser Seite sind Geld, das du zahlst. Wartungsverträge sind Kundenverträge, aus denen du Rechnungen erzeugst. Serienrechnungen wiederholen eine Rechnung nach einem Zeitplan. Nur diese Seite hier hat mit dem Bankkonto zu tun.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Vertragsliste anzeigen

Fünf Spalten sind voreingestellt, 50 Zeilen je Seite, sortiert nach Vertragsname aufsteigend, solange keine mandantenweite Standardsortierung greift (siehe „Mandantenweite Standardsortierung"):

Spalte	Inhalt
#	die Vertragsnummer, sofern du eine erfasst hast
VERTRAG	der Name des Vertrags; ein Klick darauf öffnet den Vertrag im Detail
LIEFERANT	wer das Geld einzieht — ein Eintrag aus deinen Lieferanten, ohne eigenen Link
ZAHLUNGSINTERVALL	Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich als Klartext
BETRAG	der Betrag je Zahlung, hervorgehoben am rechten Rand

Oben links steht der Bereichstitel Verträge, rechts die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Verträge bearbeiten darf. Auch der Menüpunkt selbst — er liegt im Menü unter Buchhaltung — ist an das Recht gebunden, Verträge zu sehen; ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt und ein Direktaufruf der Adresse leitet auf die Hinweisseite „403" um. Vergeben werden beide Rechte bei den Benutzern.

Zur Vertragsakte springen

Ein Klick auf den Vertragsnamen öffnet den Vertrag im Detail mit den erkannten Zahlungen und abgelegten Dokumenten. Am rechten Zeilenrand liegt außerdem ein Menü mit Bearbeiten und Löschen zu genau diesem Vertrag (siehe „Löschen" weiter unten).

Leerer Vertragsbestand

Ist noch kein Vertrag angelegt, steht statt der Tabelle der Hinweis „Noch keine Verträge." — derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes einen Vertrag an oder ändert einen — auch der automatische Bankabgleich zählt dazu, sobald er einen Vertrag verknüpft —, lädt sich die Liste von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden, um den aktuellen Stand zu sehen.

Auch am schmalen Bildschirm nutzbar

Wird das Fenster schmal, blendet die Liste zuerst das Zahlungsintervall aus, danach zusätzlich den Lieferanten, um Platz zu sparen — Vertragsname und Betrag bleiben immer sichtbar. Auf sehr schmalen Bildschirmen wechselt die Ansicht ganz auf ein Kartenlayout mit Vertragsnummer, Vertragsname, Lieferant, Zahlungsintervall und Betrag je Karte.

Liste exportieren und Spalten konfigurieren

Unten links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für Spalten konfigurieren — Details zu beiden in der generischen Listen-Mechanik, z. B. bei den Kunden beschrieben. Eine aktive Suche gilt auch für den Export. Legst du im Zahnrad-Dialog im Feld Standardsortierung eine Sortierung fest, startet die Vertragsliste künftig damit (siehe „Mandantenweite Standardsortierung"); das Zahnrad selbst erscheint nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Suchen und Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld mit dem Platzhalter Suchen…. Gesucht wird gleichzeitig im Vertragsnamen, in der Vertragsnummer und im Namen des hinterlegten Lieferanten; ein Wortteil genügt. Die Liste lädt kurz nach der letzten Eingabe von selbst nach, bestätigen musst du nichts. Die Liste merkt sich deinen Stand: Sucheingabe, Sortierung und Seitenzahl bleiben in diesem Browser erhalten — öffnest du einen Vertrag im Detail und kommst zurück, steht die Liste wieder genau so da wie vorher. Wundert dich eine kurze Trefferliste, ist meistens noch eine alte Suche aktiv.

Sortierung per Spaltenkopf

Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert danach, ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Das funktioniert bei #, Vertrag, Zahlungsintervall und Betrag — nur Lieferant lässt sich nicht sortieren, weil der angezeigte Name aus dem verknüpften Kontakt stammt und nicht direkt am Vertrag steht.

Mandantenweite Standardsortierung

Im Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" legst du zusätzlich eine Standardsortierung fest, die für alle Benutzer des Mandanten gilt — praktisch, um die Liste z. B. nach Betrag statt nach Name starten zu lassen. Sie greift aber nur, solange du nicht selbst schon einmal auf einen Spaltenkopf geklickt hast: Eine in deinem Browser gemerkte eigene Sortierung hat dann Vorrang. Ohne eine dort festgelegte Standardsortierung bleibt es beim bisherigen Verhalten — die Liste startet nach Vertragsname aufsteigend.

Vertrag anlegen und bearbeiten

Neuen Vertrag anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Vertrag hinzufügen in drei Bereichen — „Vertrag", „Einzieher" und „Auto-Zuordnung". Ein neuer Vertrag startet mit dem Zahlungsintervall Monatlich und dem Betrag 0,00. Speichern legt den Vertrag an, meldet „Erfolgreich gespeichert" und schließt den Dialog; der neue Vertrag steht danach sofort in der Liste. Lässt du das Pflichtfeld Name leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung „Name darf nicht leer sein." direkt am Feld sowie als Sammel-Hinweis — alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur.

Willst du den Dialog mit bereits eingetragenen, aber ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Bereich „Vertrag": die Stammdaten

Name (das einzige Pflichtfeld, höchstens 255 Zeichen), Vertragsnummer (freies Textfeld, höchstens 50 Zeichen — wird nicht automatisch vergeben und darf mehrfach vorkommen, anders als etwa die Kundennummer), Betrag, Zahlungsintervall (Monatlich/Quartalsweise/Halbjährlich/Jährlich) und eine formatierbare Beschreibung. Was ein Vertrag nicht kennt: Es gibt keine Felder für Beginn, Ende oder Kündigungsfrist, keine Erinnerung und keinen Statuswechsel — ein „ausgelaufener" Vertrag greift beim Bankabgleich weiter, solange er in dieser Liste steht. Wer eine Frist im Blick behalten will, notiert sie in der Beschreibung oder legt sich einen Termin an. Ein Vertrag erzeugt außerdem nie selbst einen Beleg — die Eingangsrechnung deines Anbieters erfasst du wie jede andere unter Eingangsrechnungen.

Bereich „Einzieher": den Lieferanten wählen

Das Feld Lieferant — zur Auswahl stehen ausschließlich Kontakte, die als Lieferant geführt werden, kein Kunde. Wer noch fehlt, wird zuerst dort angelegt. „Einzieher" heißt der Bereich, weil hier das Geld abfließt statt hereinzukommen — anders als bei einem Kunden.

Bereich „Auto-Zuordnung": wie der automatische Abgleich funktioniert

Der eigentliche Zweck des Vertrags steckt in diesem Bereich, mit dem Hinweis „Banktransaktionen anhand des Verwendungszwecks diesem Vertrag zuordnen und auf ein Konto buchen." und den Feldern Buchungstext und Buchungskonto.

Der Buchungstext ist ein Textstück, kein Muster. Beim Abgleich sieht flinkest nach, ob dein Buchungstext irgendwo im Verwendungszweck der Banktransaktion vorkommt — Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Platzhalter oder Wildcards gibt es nicht. Nimm deshalb einen kurzen, stabilen Ausschnitt, der bei jeder Abbuchung gleich bleibt — den Namen des Anbieters oder eine Kundennummer, nicht den Monat und nicht den Betrag. Ein leeres Feld bedeutet: Dieser Vertrag wird beim automatischen Abgleich nie berücksichtigt.

Das Buchungskonto entscheidet, wohin gebucht wird. Zur Auswahl stehen die aktiven Aufwandskonten deines Kontenplans, gegliedert nach Kontenklassen — gepflegt werden sie unter Sachkonten; über das Lupensymbol neben dem Auswahlfeld öffnest du zusätzlich eine Kontoübersicht mit Baumstruktur, Suche und Vorschau, aus der heraus sich bei Bedarf auch gleich ein neues Konto anlegen lässt. Bleibt das Feld leer, wird der Vertrag zwar erkannt und mit der Transaktion verknüpft, aber keine Buchung erzeugt: Die Transaktion gilt danach als erledigt, ihre Kontierung ist trotzdem offen — und genau deshalb bekommt sie sofort den Status Differenz und taucht im gleichnamigen Schnellfilter der Buchhaltungs-Übersicht auf, solange nichts gebucht ist. In der Vertragsauswahl dort sind solche Verträge zusätzlich mit „Kein Buchungskonto" gekennzeichnet, und beim Zuordnen von Hand erscheint der Hinweis „Vertrag zugeordnet, aber keine Buchungszeile erstellt: Der Vertrag hat kein Buchungskonto. Hinterlege ein Buchungskonto am Vertrag."

Der Betrag entscheidet, ob es automatisch geht. Trifft der Buchungstext zu und stimmt der Betrag der Transaktion mit dem Vertragsbetrag überein (ein Cent Abweichung ist erlaubt), verknüpft flinkest den Vertrag ohne Rückfrage, bucht den vollen Betrag auf das Buchungskonto und schließt die Transaktion ab. Trifft nur der Text zu, wird der Vertrag lediglich als Vorschlag angeboten — mit dem Vermerk „Betrag stimmt nicht mit dem Vertrag überein". Den Zuschlag gibst dann du in der Buchhaltungs-Übersicht. Deshalb lohnt es sich, den Betrag gepflegt zu halten: Er ist der Unterschied zwischen „läuft von allein" und „muss bestätigt werden".

Das Zahlungsintervall bremst Wiederholungen — auswählen tut es nichts. Ob eine Transaktion überhaupt zu einem Vertrag passt, bestimmen weiterhin nur Buchungstext und Betrag. Seine Wirkung setzt erst danach ein: Hat ein Vertrag schon einmal automatisch abgeschlossen, lässt flinkest ihn eine Weile nicht noch einmal automatisch zuschlagen — wie lange, richtet sich nach dem eingestellten Intervall, bei „Monatlich" rund 25 Tage, bei „Jährlich" rund 350 Tage. Eine exakt passende Abbuchung, die in dieses Fenster fällt, erscheint trotzdem nur als Vorschlag mit dem Hinweis „Vertrag wurde in diesem Abrechnungszeitraum bereits zugeordnet". Wird ein als „jährlich" geführter Vertrag in Wirklichkeit monatlich abgebucht, schließt also nur die erste dieser Abbuchungen automatisch ab — alle folgenden brauchen deine Bestätigung in der Buchhaltungs-Übersicht.

Die Vertragsnummer landet im Buchhaltungsexport. Entsteht aus einem Vertrag eine Buchung, trägt sie als Belegnummer die Vertragsnummer, ergänzt um den Monat der Zahlung — aus VS-4471 wird also VS-4471 03/2026. Ist keine Vertragsnummer erfasst, bleibt es bei der Nummer der Banktransaktion. Der Buchhaltungsexport gibt diesen Wert unverändert aus; er wird beim Verknüpfen festgeschrieben und ändert sich bei einer späteren Änderung der Vertragsnummer nicht mehr mit.

Bestehenden Vertrag bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — flinkest lädt den Vertrag dafür frisch nach, damit auch Änderungen zählen, die seit dem letzten Laden der Liste passiert sind. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt mit dem Titel Vertrag bearbeiten und den vollständigen Daten vorbefüllt. Änderungen wirken ab dem nächsten Abgleich; bereits erzeugte Buchungen bleiben unverändert — auch dann, wenn du das Buchungskonto danach umstellst.

Löschen — einzeln und in Masse

Vertrag löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?" bestätigen; die Rückfrage ist mit „Löschen von" und dem Vertragsnamen überschrieben. Anschließend erscheint „Der Vertrag wurde gelöscht". Beide Menüpunkte — Bearbeiten und Löschen — stehen unabhängig vom Vertrag zur Verfügung, denn ein Vertrag kennt anders als ein Beleg gar keinen eigenen Status, der das Löschen einschränken könnte.

Der Vertrag ist damit endgültig weg, samt seinen Dokumenten und der Verknüpfung zu bereits erkannten Abbuchungen. Die bereits erzeugten Buchungszeilen bleiben unverändert: Betroffene Transaktionen behalten ihr Buchungskonto, ihren Betrag und ihre Belegnummer im Export. Der Bearbeitungsstatus der Transaktion selbst kippt aber zurück auf offen, sodass sie wieder unter den offenen Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht auftaucht — es sei denn, an ihr hängt noch ein zweiter Vertrag oder ein Beleg, dann bleibt sie abgeschlossen. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, bleibt der Vertrag unverändert in der Liste stehen und ein Fehler-Toast nennt den Grund.

Mehrere Verträge auf einmal löschen

Schalte links oben in der schmalen Leiste unter der Kopfzeile das Kästchen Mehrfachauswahl aktivieren ein — nur sichtbar, wenn du Verträge bearbeiten darfst. Hake die gewünschten Verträge an; die erscheinende Leiste zeigt die Trefferzahl („n Verträge ausgewählt") und die Aktion Löschen. Die Rückfrage heißt Verträge löschen und nennt die Anzahl der ausgewählten Verträge. flinkest arbeitet die Verträge danach nacheinander ab und bricht nicht beim ersten Fehler ab: Am Ende steht eine Meldung, wie viele Verträge gelöscht wurden und welche fehlgeschlagen sind, mit der Begründung je Vertrag.

Einen Vertrag von Hand einer Buchung zuordnen

Das geht nicht auf dieser Liste, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht: Öffne dort die Transaktion, wechsle in den Reiter Verträge und klicke auf Vertrag zuordnen. Der sich öffnende Dialog durchsucht Name und Vertragsnummer und zeigt zu jedem Treffer Betrag und Buchungskonto. Mit der Auswahl wird der Vertrag verknüpft, der volle Betrag auf sein Buchungskonto gebucht und die Transaktion abgeschlossen.

Verwandte Seiten

• Vertrag im Detail
• Buchhaltungs-Übersicht
• Sachkonten
• Buchhaltungsexport
• Eingangsrechnungen
• Lieferanten
• Wartungsverträge
• Serienrechnungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich Verträge und Wartungsverträge? Verträge sind Geld, das du zahlst — Miete, Leasing, Versicherung, Abos. Sie dienen dazu, Abbuchungen auf deinem Bankkonto automatisch zu erkennen und zu kontieren, und erzeugen selbst nie einen Beleg. Wartungsverträge sind das Gegenstück auf der Kundenseite: Aus ihnen entstehen Rechnungen an deine Kunden. Die beiden Bereiche haben nichts miteinander zu tun und liegen in verschiedenen Menüs.

Mein Vertrag wird bei der Kontozuordnung nicht erkannt — woran liegt das? In aller Regel am Buchungstext. Er muss wörtlich im Verwendungszweck der Banktransaktion vorkommen; Platzhalter gibt es nicht. Sieh dir den Verwendungszweck einer echten Abbuchung an und kürze den Buchungstext auf den Teil, der jedes Mal gleich bleibt. Ist das Feld ganz leer, wird der Vertrag beim automatischen Abgleich grundsätzlich übersprungen.

Warum wird meine Abbuchung nur vorgeschlagen statt automatisch verbucht? Meistens weil der Betrag nicht passt: Automatisch abgeschlossen wird nur, wenn der Betrag der Transaktion dem Vertragsbetrag entspricht — bis auf einen Cent genau. Weicht er ab, erscheint der Vertrag als Vorschlag mit dem Hinweis „Betrag stimmt nicht mit dem Vertrag überein", und du bestätigst ihn selbst. Passt der Betrag exakt, kann trotzdem nur ein Vorschlag erscheinen, wenn derselbe Vertrag laut seinem Zahlungsintervall erst vor Kurzem automatisch abgeschlossen hat.

Erinnert mich flinkest an eine Kündigungsfrist? Nein. Ein Vertrag hat weder Laufzeit noch Frist noch Status, und es läuft kein Zeitplan im Hintergrund. Wer eine Frist im Blick behalten will, notiert sie in der Beschreibung des Vertrags oder legt sich einen Termin im Kalender an.

Was passiert mit den Buchungen, wenn ich einen Vertrag lösche? Die bereits erzeugten Buchungen bleiben unverändert: Betroffene Banktransaktionen behalten ihr Buchungskonto, ihren Betrag und die Belegnummer für den Buchhaltungsexport. War eine Transaktion ausschließlich über diesen einen Vertrag zugeordnet — an keinem weiteren Vertrag und keinem Beleg mehr hängend — und stand sie bereits auf erledigt, wird sie zusätzlich wieder auf offen zurückgesetzt und taucht erneut unter den offenen Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht auf. Der gelöschte Vertrag selbst ist samt seinen Dokumenten endgültig weg.

Wieso sehe ich die Schaltfläche „Neu" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Verträge zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch die Mehrfachauswahl und die Einträge Bearbeiten und Löschen im Zeilenmenü blendet flinkest dann aus.