Verträge

Unter Verträge sammelst du deine laufenden Zahlungsverpflichtungen: Miete, Leasing, Versicherung, Mobilfunk, Software-Abo — alles, was regelmäßig von deinem Konto abgebucht wird. Ein Vertrag ist hier kein Dokument, das du verschickst, sondern ein Steckbrief für die Buchhaltung: Er merkt sich, woran du die Abbuchung im Kontoauszug erkennst und auf welches Konto sie gehört. Damit ordnet die Buchhaltungs-Übersicht passende Banktransaktionen von selbst zu. Diese Seite ist entlang der drei Aufgaben gegliedert, die du hier erledigst: die Liste durchsuchen, einen Vertrag anlegen bzw. pflegen und einen Vertrag wieder entfernen.

Drei ähnliche Begriffe, drei verschiedene Dinge. Verträge auf dieser Seite sind Geld, das du zahlst. Wartungsverträge sind Kundenverträge, aus denen du Rechnungen erzeugst. Serienrechnungen wiederholen eine Rechnung nach einem Zeitplan. Nur diese Seite hier hat mit dem Bankkonto zu tun.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Vertragsliste anzeigen

Fünf Spalten sind voreingestellt, 50 Zeilen je Seite, sortiert nach Vertragsname aufsteigend, solange keine mandantenweite Standardsortierung greift (siehe „Mandantenweite Standardsortierung"):

Spalte	Inhalt
#	die Vertragsnummer, sofern du eine erfasst hast
VERTRAG	der Name des Vertrags; ein Klick darauf öffnet den Vertrag im Detail
LIEFERANT	wer das Geld einzieht — ein Eintrag aus deinen Lieferanten, ohne eigenen Link
ZAHLUNGSINTERVALL	Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich als Klartext
BETRAG	der Betrag je Zahlung, hervorgehoben am rechten Rand

Oben links steht der Bereichstitel Verträge, rechts die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Verträge bearbeiten darf. Auch der Menüpunkt selbst — er liegt im Menü unter Buchhaltung — ist an das Recht gebunden, Verträge zu sehen; ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt und ein Direktaufruf der Adresse leitet auf die Hinweisseite „403" um. Vergeben werden beide Rechte bei den Benutzern.

Zur Vertragsakte springen

Ein Klick auf den Vertragsnamen öffnet den Vertrag im Detail mit den erkannten Zahlungen und abgelegten Dokumenten. Am rechten Zeilenrand liegt außerdem ein Menü mit Bearbeiten und Löschen zu genau diesem Vertrag (siehe „Löschen" weiter unten).

Leerer Vertragsbestand

Ist noch kein Vertrag angelegt, steht statt der Tabelle der Hinweis „Noch keine Verträge." Findet dagegen eine Suche keinen Treffer, heißt es „Keine Ergebnisse gefunden" mit dem Zusatz „Keine Einträge passen zur aktuellen Suche oder zum Filter. Passen Sie Suche oder Filter an, um weitere Einträge zu sehen." — dann liegt es an Suche oder Filter, nicht an fehlenden Verträgen.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes einen Vertrag an oder ändert einen — auch der automatische Bankabgleich zählt dazu, sobald er einen Vertrag verknüpft —, lädt sich die Liste von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden, um den aktuellen Stand zu sehen.

Auch am schmalen Bildschirm nutzbar

Wird das Fenster schmal, blendet die Liste zuerst das Zahlungsintervall aus, danach zusätzlich den Lieferanten, um Platz zu sparen — Vertragsname und Betrag bleiben immer sichtbar. Auf sehr schmalen Bildschirmen wechselt die Ansicht ganz auf ein Kartenlayout mit Vertragsnummer, Vertragsname, Lieferant, Zahlungsintervall und Betrag je Karte.

Liste exportieren und Spalten konfigurieren

Unten links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für Spalten konfigurieren — Details zu beiden in der generischen Listen-Mechanik, z. B. bei den Kunden beschrieben. Eine aktive Suche gilt auch für den Export. Legst du im Zahnrad-Dialog im Feld Standardsortierung eine Sortierung fest, startet die Vertragsliste künftig damit (siehe „Mandantenweite Standardsortierung"); das Zahnrad selbst erscheint nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Suchen und Sortieren

Sofortsuche

Der Cursor steht beim Öffnen der Seite bereits im Suchfeld mit dem Platzhalter „Nach Nummer, Name, Kontakt suchen…". Gesucht wird gleichzeitig im Vertragsnamen, in der Vertragsnummer und im Namen des hinterlegten Lieferanten; ein Wortteil genügt. Die Liste lädt kurz nach der letzten Eingabe von selbst nach, bestätigen musst du nichts. Die Liste merkt sich deinen Stand: Sucheingabe, Sortierung und Seitenzahl bleiben in diesem Browser erhalten — öffnest du einen Vertrag im Detail und kommst zurück, steht die Liste wieder genau so da wie vorher. Wundert dich eine kurze Trefferliste, ist meistens noch eine alte Suche aktiv.

Sortierung per Spaltenkopf

Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert danach, ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Das funktioniert bei #, Vertrag, Zahlungsintervall und Betrag — nur Lieferant lässt sich nicht sortieren, weil der angezeigte Name aus dem verknüpften Kontakt stammt und nicht direkt am Vertrag steht.

Mandantenweite Standardsortierung

Im Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" legst du zusätzlich eine Standardsortierung fest, die für alle Benutzer des Mandanten gilt — praktisch, um die Liste z. B. nach Betrag statt nach Name starten zu lassen. Sie greift aber nur, solange du nicht selbst schon einmal auf einen Spaltenkopf geklickt hast: Eine in deinem Browser gemerkte eigene Sortierung hat dann Vorrang. Ohne eine dort festgelegte Standardsortierung bleibt es beim bisherigen Verhalten — die Liste startet nach Vertragsname aufsteigend.

Vertrag anlegen und bearbeiten

Neuen Vertrag anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Vertrag hinzufügen in drei Bereichen — „Vertrag", „Einzieher" und „Auto-Matching". Ein neuer Vertrag startet mit dem Zahlungsintervall Monatlich und dem Betrag 0,00. Speichern legt den Vertrag an, meldet „Erfolgreich gespeichert", schließt den Dialog und öffnet gleich den neuen Vertrag im Detail — dort siehst du später auch, welche Abbuchungen ihm zugeordnet wurden. In der Liste steht er ab dann ebenfalls. Lässt du das Pflichtfeld Name leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung „Name darf nicht leer sein." direkt am Feld sowie als Sammel-Hinweis — alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur.

Willst du den Dialog mit bereits eingetragenen, aber ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Vertrag aus einem PDF anlegen

Schneller geht es mit dem Vertrag selbst: Zieh das PDF (Leasing, Miete, Versicherung, Abo …) in das Feld über der Liste oder klick hinein und wähl die Datei aus — ein PDF pro Vorgang, höchstens 10 MB. flinkest liest den Vertrag mit KI, legt ihn an und hängt das PDF im Vertrag im Detail unter Dokumente an. Danach öffnet sich der Vertrag gleich mit dem Dialog Vertrag bearbeiten und dem Hinweis „Der Vertrag wurde aus dem PDF gelesen. Bitte die Felder prüfen." — du kontrollierst und speicherst. Das Feld zum Ablegen sieht nur, wer Verträge bearbeiten darf.

Übernommen werden Name, Vertragsnummer, der Betrag, den du je Intervall zahlst (brutto), das Zahlungsintervall, das Buchungskonto (eines deiner aktiven Aufwandskonten) und eine kurze Beschreibung. Laufzeit, Beginn und Kündigungsfrist stehen dort als Text — eigene Felder dafür gibt es weiterhin nicht. Hat der Lieferant ein festes, aktives Buchungskonto hinterlegt, wird dieses genommen statt des Vorschlags der KI. Den Buchungstext füllt flinkest nur, wenn im PDF eine eindeutige Referenz steht — Vertrags-, Kunden- oder Polizzennummer, SEPA-Mandatsreferenz oder Gläubiger-ID —, sonst bleibt er leer. Der Name des Anbieters allein wird nie eingetragen, weil sonst jede Abbuchung dieses Anbieters dem Vertrag zugeordnet würde.

Der Lieferant wird über seine UID-Nummer oder über Name und Postleitzahl unter deinen Lieferanten gesucht. Findet flinkest ihn nicht, steht im Dialog „Der Lieferant „…" aus dem Vertrag wurde nicht gefunden." mit der Schaltfläche Lieferant anlegen: Sie öffnet den Dialog Neuen Lieferanten anlegen, vorbelegt mit Adresse, UID-Nummer, E-Mail, Telefon und IBAN aus dem PDF; eine falsch gelesene IBAN lässt flinkest dabei weg. Du prüfst die Angaben, und nach dem Speichern steht der Lieferant gleich im Vertrag. Die Schaltfläche sieht nur, wer Lieferanten bearbeiten darf.

Ist das PDF kein Vertrag — etwa eine einzelne Rechnung —, wird nichts angelegt und es erscheint „Dieses PDF sieht nicht nach einem Vertrag aus. Bitte das Vertragsdokument hochladen." Kann flinkest den Vertrag nicht lesen, wird er trotzdem mit dem Dateinamen als Name und dem angehängten PDF angelegt; der Dialog sagt dann „Der Vertrag konnte nicht automatisch gelesen werden. Das PDF ist angehängt – bitte die Felder ausfüllen."

Bereich „Vertrag": die Stammdaten

Name (das einzige Pflichtfeld, höchstens 255 Zeichen), Vertragsnummer (freies Textfeld, höchstens 50 Zeichen — wird nicht automatisch vergeben; je Lieferant darf jede Vertragsnummer nur einmal vorkommen, sonst meldet flinkest beim Speichern „Dieser Lieferant hat bereits einen Vertrag mit dieser Vertragsnummer." — bei verschiedenen Lieferanten oder ohne Lieferant ist dieselbe Nummer erlaubt), Betrag (darf nicht negativ sein: „Der Vertragsbetrag darf nicht negativ sein."), Zahlungsintervall (Monatlich/Quartalsweise/Halbjährlich/Jährlich) und eine formatierbare Beschreibung. Was ein Vertrag nicht kennt: Es gibt keine Felder für Beginn, Ende oder Kündigungsfrist, keine Erinnerung und keinen Statuswechsel — ein „ausgelaufener" Vertrag greift beim Bankabgleich weiter, solange er in dieser Liste steht. Wer eine Frist im Blick behalten will, notiert sie in der Beschreibung oder legt sich einen Termin an. Ein Vertrag erzeugt außerdem nie selbst einen Beleg — die Eingangsrechnung deines Anbieters erfasst du wie jede andere unter Eingangsrechnungen.

Bereich „Einzieher": den Lieferanten wählen

Das Feld Lieferant — zur Auswahl stehen ausschließlich Kontakte, die als Lieferant geführt werden, kein Kunde. Fehlt der Lieferant noch, legst du ihn direkt aus dem Feld an: Sobald du einen Suchbegriff eintippst, steht unter den Treffern „…" als Lieferant anlegen — auch dann, wenn die Suche schon Treffer findet, etwa einen ähnlich heißenden Lieferanten. Ein Klick öffnet den Dialog Neuen Lieferanten anlegen mit dem eingetippten Namen; nach dem Speichern ist der neue Lieferant im Vertrag gleich ausgewählt. Die Zeile sieht nur, wer Lieferanten bearbeiten darf. Beim Anlegen aus einem PDF bietet flinkest den erkannten Lieferanten zusätzlich direkt im Dialog an. „Einzieher" heißt der Bereich, weil hier das Geld abfließt statt hereinzukommen — anders als bei einem Kunden.

Bereich „Auto-Matching": wie der automatische Abgleich funktioniert

Der eigentliche Zweck des Vertrags steckt in diesem Bereich, mit dem Hinweis „Banktransaktionen anhand des Verwendungszwecks diesem Vertrag zuordnen und auf ein Konto buchen." und den Feldern Buchungstext, Buchungskonto, Fahrzeug (nur bei eingeschaltetem Modul Fahrzeuge, siehe unten), Kostenstelle und Kostenschlüssel.

Der Buchungstext ist ein Textstück, kein Muster. Beim Abgleich sieht flinkest nach, ob dein Buchungstext irgendwo im Verwendungszweck der Banktransaktion vorkommt — Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Platzhalter oder Wildcards gibt es nicht. Nimm deshalb einen kurzen, stabilen Ausschnitt, der bei jeder Abbuchung gleich bleibt — den Namen des Anbieters oder eine Kundennummer, nicht den Monat und nicht den Betrag. Ein leeres Feld bedeutet: Dieser Vertrag wird beim automatischen Abgleich nie berücksichtigt.

Das Buchungskonto entscheidet, wohin gebucht wird. Zur Auswahl stehen die aktiven Aufwandskonten deines Kontenplans, gegliedert nach Kontenklassen — gepflegt werden sie unter Sachkonten; die Schaltfläche Konto auswählen rechts neben dem Auswahlfeld (Symbol: Mauszeiger mit Auswahlrahmen) öffnet zusätzlich eine Kontoübersicht mit Baumstruktur, Suche und Vorschau. Findet die Suche im Auswahlfeld selbst kein passendes Konto, bietet sie Administratoren Konto anlegen an — mit Nummer und Name aus deinem Suchtext vorbelegt; ohne Administratorrecht fehlt der Eintrag, dann legt ein Administrator das Konto unter Sachkonten an. Bleibt das Feld leer, wird der Vertrag zwar erkannt und mit der Transaktion verknüpft, aber keine Buchung erzeugt: Die Transaktion gilt danach als erledigt, ihre Kontierung ist trotzdem offen — und genau deshalb bekommt sie sofort den Status Differenz und taucht im gleichnamigen Schnellfilter der Buchhaltungs-Übersicht auf, solange nichts gebucht ist. In der Vertragsauswahl dort sind solche Verträge zusätzlich mit „Kein Buchungskonto" gekennzeichnet, und beim Zuordnen von Hand erscheint der Hinweis „Vertrag zugeordnet, aber keine Buchungszeile erstellt: Der Vertrag hat kein Buchungskonto. Hinterlege ein Buchungskonto am Vertrag."

Der Betrag entscheidet, ob es automatisch geht. Trifft der Buchungstext zu und stimmt der Betrag der Transaktion mit dem Vertragsbetrag überein (ein Cent Abweichung ist erlaubt), verknüpft flinkest den Vertrag ohne Rückfrage, bucht den vollen Betrag auf das Buchungskonto und schließt die Transaktion ab. Trifft nur der Text zu, wird der Vertrag lediglich als Vorschlag angeboten — mit dem Vermerk „Betrag stimmt nicht mit dem Vertrag überein". Den Zuschlag gibst dann du in der Buchhaltungs-Übersicht. Deshalb lohnt es sich, den Betrag gepflegt zu halten: Er ist der Unterschied zwischen „läuft von allein" und „muss bestätigt werden".

Das Zahlungsintervall bremst Wiederholungen — auswählen tut es nichts. Ob eine Transaktion überhaupt zu einem Vertrag passt, bestimmen weiterhin nur Buchungstext und Betrag. Seine Wirkung setzt erst danach ein: Hat ein Vertrag schon einmal automatisch abgeschlossen, lässt flinkest ihn eine Weile nicht noch einmal automatisch zuschlagen — wie lange, richtet sich nach dem eingestellten Intervall, bei „Monatlich" rund 25 Tage, bei „Jährlich" rund 350 Tage. Eine exakt passende Abbuchung, die in dieses Fenster fällt, erscheint trotzdem nur als Vorschlag mit dem Hinweis „Vertrag wurde in diesem Abrechnungszeitraum bereits zugeordnet". Wird ein als „jährlich" geführter Vertrag in Wirklichkeit monatlich abgebucht, schließt also nur die erste dieser Abbuchungen automatisch ab — alle folgenden brauchen deine Bestätigung in der Buchhaltungs-Übersicht.

Die Vertragsnummer landet im Buchhaltungsexport. Entsteht aus einem Vertrag eine Buchung, trägt sie als Belegnummer in der Regel die Vertragsnummer, ergänzt um den Monat der Zahlung — aus VS-4471 wird also VS-4471 03/2026. Ist keine Vertragsnummer erfasst, bleibt es bei der Nummer der Banktransaktion. Der Wert wird beim Verknüpfen festgeschrieben und ändert sich bei einer späteren Änderung der Vertragsnummer nicht mehr mit — außer du baust die Buchung einer Transaktion über „Neu aufbauen" neu auf. Im Buchhaltungsexport im Format BMD steht er unverändert. Steht das Exportformat auf RZL, fasst die Belegnummer dort höchstens 15 Zeichen — zusammen mit Leerzeichen und Monat bleiben für die Vertragsnummer also sieben Zeichen. Ist sie länger, kürzt flinkest die Belegnummer am Ende, sodass der Monat ganz oder teilweise wegfällt, und weist in der Export-Vorschau darauf hin (siehe „Hinweise an RZL-Zeilen"). Arbeitet deine Kanzlei mit RZL, halte die Vertragsnummer deshalb kurz.

Fahrzeug für Leasing, Versicherung oder Kredit

Gehört der Vertrag zu einem Fahrzeug — Leasing, Kfz-Versicherung, Kredit für das Firmenauto —, wählst du im Bereich „Auto-Matching" unter dem Buchungskonto das Fahrzeug aus deinen Fahrzeugen. Das Feld erscheint nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und ist optional; ein Vertrag gehört zu höchstens einem Fahrzeug — zahlst du für mehrere Autos, legst du je Fahrzeug einen eigenen Vertrag an. Ein gelöschtes Fahrzeug lässt sich nicht neu zuweisen („Fahrzeug nicht gefunden.").

Die Buchung, die der Vertrag erzeugt, trägt dann dieses Fahrzeug: Sein Kennzeichen geht in die BMD-Datei des Buchhaltungsexports (RZL hat dafür kein Feld), und ist am Fahrzeug Vorsteuerabzugsfähig mit „Nein" beantwortet, bucht flinkest die Vorsteuer als nicht abzugsfähig. Hat der Vertrag selbst keine Kostenstelle und keinen Kostenschlüssel, übernimmt die Buchung die des Fahrzeugs. Löschst du das Fahrzeug später, wird es nur archiviert, weil der Vertrag daran hängt — seine Buchungen tragen weiterhin Kennzeichen und Vorsteuerregel des Fahrzeugs. Wie bei Buchungskonto und Kostenstelle gilt ein am Vertrag geändertes Fahrzeug nur für neue Vertragsbuchungen — oder für eine Transaktion, deren Buchung du über „Neu aufbauen" neu aufbaust. Im Reiter „Details" der Vertragsakte steht das Fahrzeug nicht — du siehst es nur im Bearbeiten-Dialog.

Kostenstelle oder Kostenschlüssel für die Vertragsbuchung

Wertet deine Buchhaltung Kosten nach Bereichen aus — etwa die Miete für die Werkstatt getrennt vom Büro —, wählst du im Bereich „Auto-Matching" unter dem Buchungskonto eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel (er verteilt den Betrag in der Kostenrechnung des Buchhaltungsprogramms nach der dort hinterlegten Aufteilung). Der Hinweis an beiden Feldern sagt es: „Wird mit der Transaktion gebucht, wenn sie diesem Vertrag zugeordnet wird." Die Buchung, die der Vertrag über den ganzen Transaktionsbetrag auf sein Buchungskonto erzeugt, trägt dann diese Kostenstelle bzw. diesen Kostenschlüssel und nimmt sie in den Buchhaltungsexport mit — ohne Nacharbeit an jeder einzelnen Abbuchung. Eine Buchung trägt immer nur eines von beiden: Wählst du eine Kostenstelle, leert sich der Kostenschlüssel und umgekehrt. Zur Auswahl stehen nur aktive Kostenstellen und Kostenschlüssel. Deaktivierst du die am Vertrag hinterlegte Kostenstelle bzw. den Kostenschlüssel später, bekommen neue Vertragsbuchungen sie nicht mehr mit — ist die Kostenstelle deaktiviert, der Kostenschlüssel aber noch aktiv, geht der Kostenschlüssel mit. Solange eine Kostenstelle oder ein Kostenschlüssel an einem Vertrag hängt, lässt sie bzw. er sich nicht löschen, nur deaktivieren.

Bestehenden Vertrag bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — flinkest lädt den Vertrag dafür frisch nach, damit auch Änderungen zählen, die seit dem letzten Laden der Liste passiert sind. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt mit dem Titel Vertrag bearbeiten und den vollständigen Daten vorbefüllt. Änderungen wirken ab dem nächsten Abgleich; bereits erzeugte Buchungen bleiben unverändert — auch dann, wenn du das Buchungskonto, die Kostenstelle, den Kostenschlüssel oder das Fahrzeug danach umstellst.

Eine einzelne Transaktion auf den neuen Stand bringen. Soll eine schon zugeordnete Abbuchung den geänderten Vertrag übernehmen, öffnest du sie in der Buchhaltungs-Übersicht und klickst in der Kopfzeile der Buchungszeilen auf Neu aufbauen — die Buchungszeilen und damit diese Schaltfläche gibt es nur, wenn du selbst kontierst. flinkest baut dann die Vertragsbuchung dieser einen Transaktion neu auf — wieder über den ganzen Transaktionsbetrag, mit dem aktuellen Buchungskonto, der aktuellen Kostenstelle bzw. dem aktuellen Kostenschlüssel und der aktuellen Vertragsnummer des Vertrags. Das klappt nur, solange sonst nichts die Transaktion bucht: Ein verknüpfter Beleg und eine passende Bankregel gehen dem Vertrag vor, und steht auf der Transaktion eine von Hand angelegte Buchungszeile, entsteht keine Vertragsbuchung. Andere Transaktionen desselben Vertrags bleiben, wie sie sind; das machst du je Transaktion. Hast du die Vertragsbuchung vorher von Hand bearbeitet, fragt flinkest zuerst nach: „Die Buchungszeilen wurden manuell bearbeitet. Aus Belegen, Verträgen und Regeln neu aufbauen und diese Änderungen verwerfen?" — Buchungen neu aufbauen ersetzt sie, Abbrechen lässt sie stehen. Liegt die Transaktion in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, wird nichts geändert und es erscheint „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Eine schon exportierte Transaktion lässt sich neu aufbauen, gilt danach aber als „Nach Export verändert", damit die Änderung nicht unbemerkt an deiner Buchhaltung vorbeigeht.

Löschen — einzeln und in Masse

Vertrag löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?" bestätigen; die Rückfrage ist mit „Löschen von" und dem Vertragsnamen überschrieben. Anschließend erscheint „Der Vertrag wurde gelöscht". Beide Menüpunkte — Bearbeiten und Löschen — stehen unabhängig vom Vertrag zur Verfügung, denn ein Vertrag kennt anders als ein Beleg gar keinen eigenen Status, der das Löschen einschränken könnte.

Der Vertrag ist damit endgültig weg, samt seinen Dokumenten und der Verknüpfung zu bereits erkannten Abbuchungen. Mit ihm verschwinden auch die Buchungen, die er erzeugt hat — eine Vertragsbuchung ohne Vertrag dahinter soll nicht mehr in den Buchhaltungsexport gehen. Das gilt auch für eine von Hand nachbearbeitete Vertragsbuchung. Ausnahme: Hängt an der Transaktion noch ein zweiter Vertrag, bleibt die Vertragsbuchung stehen, denn der bucht ohnehin denselben vollen Betrag. Buchungszeilen aus Belegen, aus Bankregeln und von Hand angelegte Zeilen bleiben unberührt. Die Transaktion selbst springt zurück auf offen und taucht wieder unter den offenen Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht auf, damit du sie neu kontierst — es sei denn, an ihr hängt noch ein zweiter Vertrag oder ein Beleg, dann bleibt sie abgeschlossen.

Abgeschlossene Buchungsperioden schützen den Vertrag. Liegt eine seiner Vertragsbuchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, wird der Vertrag nicht gelöscht — gar nichts, auch keine Verknüpfung zu einer anderen Abbuchung — und es erscheint „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Ebenso bleibt der Vertrag unverändert in der Liste stehen, wenn das Löschen aus einem anderen Grund fehlschlägt; ein Fehler-Toast nennt den Grund.

Mehrere Verträge auf einmal löschen

Schalte links oben in der schmalen Leiste unter der Kopfzeile das Kästchen Mehrfachauswahl aktivieren ein — nur sichtbar, wenn du Verträge bearbeiten darfst. Hake die gewünschten Verträge an; die erscheinende Leiste zeigt die Trefferzahl („n Verträge ausgewählt") und die Aktion Löschen. Die Rückfrage heißt Verträge löschen und nennt die Anzahl der ausgewählten Verträge. flinkest arbeitet die Verträge danach nacheinander ab und bricht nicht beim ersten Fehler ab: Am Ende steht eine Meldung, wie viele Verträge gelöscht wurden und welche fehlgeschlagen sind, mit der Begründung je Vertrag.

Einen Vertrag von Hand einer Buchung zuordnen

Das geht nicht auf dieser Liste, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht: Öffne dort die Transaktion, wechsle in den Reiter Verträge und klicke auf Vertrag zuordnen. Der sich öffnende Dialog durchsucht Name und Vertragsnummer und zeigt zu jedem Treffer Betrag und Buchungskonto. Mit der Auswahl wird der Vertrag verknüpft, der volle Transaktionsbetrag auf sein Buchungskonto gebucht — mit seiner Kostenstelle bzw. seinem Kostenschlüssel, eine Betragsabfrage gibt es nicht — und die Transaktion abgeschlossen. Hat die Transaktion schon Belege oder Buchungszeilen, wird der Vertrag nur verknüpft und die bestehende Buchung nicht überschrieben. In einer abgeschlossenen Buchungsperiode lässt sich kein Vertrag zuordnen.

Verwandte Seiten

• Vertrag im Detail
• Buchhaltungs-Übersicht
• Sachkonten
• Buchhaltungsexport
• Eingangsrechnungen
• Lieferanten
• Wartungsverträge
• Serienrechnungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich Verträge und Wartungsverträge? Verträge sind Geld, das du zahlst — Miete, Leasing, Versicherung, Abos. Sie dienen dazu, Abbuchungen auf deinem Bankkonto automatisch zu erkennen und zu kontieren, und erzeugen selbst nie einen Beleg. Wartungsverträge sind das Gegenstück auf der Kundenseite: Aus ihnen entstehen Rechnungen an deine Kunden. Die beiden Bereiche haben nichts miteinander zu tun und liegen in verschiedenen Menüs.

Mein Vertrag wird bei der Kontozuordnung nicht erkannt — woran liegt das? In aller Regel am Buchungstext. Er muss wörtlich im Verwendungszweck der Banktransaktion vorkommen; Platzhalter gibt es nicht. Sieh dir den Verwendungszweck einer echten Abbuchung an und kürze den Buchungstext auf den Teil, der jedes Mal gleich bleibt. Ist das Feld ganz leer, wird der Vertrag beim automatischen Abgleich grundsätzlich übersprungen.

Warum wird meine Abbuchung nur vorgeschlagen statt automatisch verbucht? Meistens weil der Betrag nicht passt: Automatisch abgeschlossen wird nur, wenn der Betrag der Transaktion dem Vertragsbetrag entspricht — bis auf einen Cent genau. Weicht er ab, erscheint der Vertrag als Vorschlag mit dem Hinweis „Betrag stimmt nicht mit dem Vertrag überein", und du bestätigst ihn selbst. Passt der Betrag exakt, kann trotzdem nur ein Vorschlag erscheinen, wenn derselbe Vertrag laut seinem Zahlungsintervall erst vor Kurzem automatisch abgeschlossen hat.

Erinnert mich flinkest an eine Kündigungsfrist? Nein. Ein Vertrag hat weder Laufzeit noch Frist noch Status, und es läuft kein Zeitplan im Hintergrund. Wer eine Frist im Blick behalten will, notiert sie in der Beschreibung des Vertrags oder legt sich einen Termin im Kalender an.

Was passiert mit den Buchungen, wenn ich einen Vertrag lösche? Die Buchungen, die der Vertrag erzeugt hat, werden mitgelöscht — auch von Hand nachbearbeitete —, damit keine Vertragsbuchung ohne Vertrag in den Buchhaltungsexport geht. Nur wenn an einer Transaktion noch ein zweiter Vertrag hängt, bleibt ihre Vertragsbuchung stehen. Buchungen aus Belegen, Regeln und von Hand angelegte Zeilen bleiben unberührt. Eine Transaktion, an der danach kein Vertrag und kein Beleg mehr hängt, springt zurück auf offen und erscheint wieder unter den offenen Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht. Liegt eine der Vertragsbuchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, lässt sich der Vertrag gar nicht löschen.

Wieso sehe ich die Schaltfläche „Neu" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Verträge zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch die Mehrfachauswahl und die Einträge Bearbeiten und Löschen im Zeilenmenü blendet flinkest dann aus.