Mahnungen

Eine Mahnung ist die schriftliche Zahlungsaufforderung zu einer Rechnung, deren Zahlungsfrist verstrichen ist. In flinkest hängt jede Mahnung an genau einer Rechnung: Du löst sie aus der Rechnung heraus aus, prüfst den Entwurf im Dialog, legst ihn an und schließt ihn danach in den Mahnungsdetails ab. Ein automatischer Mahnlauf existiert nicht — ohne dein Zutun entsteht keine Mahnung und geht keine E-Mail raus. Es gibt keine übergreifende Mahnungsliste, in der alle offenen Mahnungen aller Kunden nebeneinanderstehen; du findest eine Mahnung ausschließlich über die Rechnung, zu der sie gehört.

Wann sich eine Rechnung mahnen lässt

Die vier Bedingungen fürs Menü „Mahnen"

Das Menü Mahnen steht in der Kopfzeile der Rechnungsdetails, aber nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

• Die Rechnung ist abgeschlossen — ein Entwurf lässt sich nicht mahnen.
• Sie ist nicht vollständig bezahlt. Sobald der Bezahlstatus auf bezahlt steht, verschwindet das Menü; eine Teilzahlung schließt das Mahnen dagegen nicht aus.
• Ihre Zahlungsfrist ist verstrichen. Solange das Zahlungsziel in der Zukunft liegt, erscheint Mahnen nicht — auch dann nicht, wenn die Rechnung schon lange offen ist.
• Zu dieser Rechnung gibt es noch keine Mahnung — auch ein alter Entwurf zählt. Ab der ersten Mahnung verschwindet das Menü; die nächste Stufe erzeugst du dann aus der bestehenden Mahnung heraus (siehe „Nächste Mahnstufe erzeugen").

Mahnen klappt ein Menü mit den aktivierten Mahnstufen auf, angeführt von Stufe 1 — die Namen stammen aus den Mahnungseinstellungen, etwa „Zahlungserinnerung" und „1. Mahnung".

Berechtigungen im Mahnwesen

Drei getrennte Rechte steuern das Mahnwesen: Eine Leseberechtigung zeigt dir vorhandene Mahnungen im Reiter Mahnungen einer Rechnung, ohne dass du selbst neue anlegen kannst. Eine zweite Berechtigung schaltet das Menü Mahnen frei, mit dem du neue Mahnungen anlegst, bearbeitest oder Entwürfe löschst. Eine dritte, davon unabhängige Berechtigung wird erst beim tatsächlichen Versenden geprüft. Alle drei vergibst du bei den Benutzern; ein zusätzliches Modul braucht das Mahnwesen nicht.

Weitere Schaltflächen in der Kopfzeile

Neben Mahnen zeigt die Kopfzeile einer abgeschlossenen Rechnung auch Rechnung stornieren, Zahlungseingang, Download und per e-mail senden — sie gehören zur Rechnung insgesamt, nicht zum Mahnwesen, und sind auf der Seite Rechnungsdetails ausführlich beschrieben. Zahlungseingang erfasst eine Zahlung zu dieser Rechnung und erscheint nur, solange sie noch nicht vollständig bezahlt ist. Der Dialog Rechnung stornieren bietet dort drei Kästchen an: Eine Gutschrift erstellen, Gutschrift per e-mail an den Kunden versenden und Rechnung duplizieren und im Entwurfsmodus öffnen.

Der Dialog „Mahnung erstellen"

Die vier Abschnitte des Dialogs

Ein Klick auf eine Mahnstufe im Menü Mahnen öffnet den Dialog Mahnung erstellen mit vier Abschnitten:

Allgemein — Rechnung und Mahnstufe stehen fest und lassen sich nicht ändern; die Stufe erscheint als Nummer und Name, zum Beispiel „1 - Zahlungserinnerung". Fälligkeitsdatum ist ein Pflichtfeld und ist mit dem heutigen Tag plus der in der Stufe hinterlegten Tagesfrist vorbelegt. Über die Schnellauswahl im Datumsfeld erreichst du Heute und Morgen.

Gebühren — Mahnungebühren übernimmt die Mahngebühr der gewählten Stufe, Verzugszinsen den dort hinterlegten Jahres-Zinssatz in Prozent. Beide Werte darfst du für diese eine Mahnung überschreiben; die Änderung wirkt nur auf diesen einen Datensatz, die Vorlage der Mahnstufe selbst änderst du in den Mahnungseinstellungen.

Notiz — ein formatierbares Textfeld, überschrieben mit Interne Notiz. Es bleibt intern und erscheint nicht auf dem Mahnungs-PDF.

Zusammenfassung — die Rechnung darunter aktualisiert sich bei jeder Eingabe: Summe der Rechnung, Betrag der Gebühr, Verzugszinsen und darunter die Summe, also der Betrag, den der Kunde zahlen soll.

Wie die Beträge zustande kommen

Teilzahlungen fließen ein. Als Grundlage nimmt flinkest den offenen Restbetrag der Rechnung — den Betrag abzüglich bereits zugeordneter Zahlungen. Ist noch nichts angezahlt, ist das der volle Rechnungsbetrag; nach einer Teilzahlung ist es weniger. Die Feldbeschriftung Summe der Rechnung in der Zusammenfassung zeigt also, trotz ihres Namens, den offenen Rest — nicht zwingend den vollen Rechnungsbetrag.

Gebühr und Zinsen ändern die Rechnung nicht. Sie werden nicht auf die Forderung aufgeschlagen. Die Rechnung behält ihren Betrag, ihren offenen Rest und ihren Bezahlstatus; die Mahnung ist ein eigener Datensatz mit eigener Summe und wandert nicht in den Buchhaltungsexport.

Verzugszinsen berechnen

flinkest rechnet tagesgenau: offener Restbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 36.000. Gezählt wird ab dem Zahlungsziel der Rechnung bis heute; liegt das Zahlungsziel noch in der Zukunft, sind es 0 Tage und damit 0 €. Bei 1.000 € offenem Restbetrag, 8,62 % Zinssatz und 30 Tagen Verzug ergibt das 7,18 €. Steht im Zinssatz eine 0, weist die Mahnung keine Zinsen aus. Umsatzsteuer fällt auf Gebühr und Zinsen nicht an — beides ist Schadenersatz, kein Umsatz.

Wenn schon eine Mahnung dieser Stufe existiert

„Zu diesem Beleg gibt es auf dieser Stufe bereits eine Mahnung" erscheint, weil je Rechnung und Mahnstufe nur eine Mahnung erlaubt ist. Du hast dieselbe Stufe ein zweites Mal ausgelöst — meist, weil ein früherer Entwurf noch existiert. Öffne ihn über den Reiter Mahnungen der Rechnung und bearbeite oder lösche ihn dort.

Der Reiter „Mahnungen" an der Rechnung

Die Mahnungsliste lesen

Sobald die erste Mahnung existiert, erscheint in den Rechnungsdetails ein zusätzlicher Reiter Mahnungen mit der Anzahl als roter Zahl daneben. Darin steht eine schlanke Liste: ganz links eine schmale Spalte mit der Mahnungsnummer als Chip — sie bleibt leer, solange die Mahnung noch Entwurf ist, weil die Nummer erst beim Abschließen vergeben wird. Danach folgen Mahnung mit dem Namen der Stufe, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und rechtsbündig die Summe. Ein Klick auf den Namen öffnet die Mahnungsdetails. Ist die Mahnung noch nicht abgeschlossen, hängt unter ihrem Namen ein kleines Feld Entwurf.

Spalten und Export

Unten links liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Die Spaltenauswahl im Zahnrad gilt für diese Liste bei allen Rechnungen und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich; die anderen sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Geladen werden bis zu 100 Mahnungen je Rechnung — eine Grenze, die in der Praxis nie erreicht wird, weil es je Rechnung höchstens vier Mahnungen gibt.

Vier Mahnstufen und Eskalation

Die vier Stufen im Überblick

Aus der Rechnung heraus bietet Mahnen die erste Stufe immer an, dazu jede weitere Stufe (2 bis 4), die in den Mahnungseinstellungen aktiviert ist. Inhaltlich unterscheiden sich die Stufen nur durch die Werte, die du dort hinterlegst: Name, Frist, Mahngebühr, Zinssatz und die Texte für PDF und E-Mail. Üblich ist, die erste Stufe ohne Gebühr und Zinsen als freundliche Erinnerung zu halten und ab der zweiten Stufe beides anzusetzen.

Damit bildet flinkest lediglich einen gesetzlichen Rahmen frei einstellbar nach, erzwingt ihn aber nicht: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen stünde dir bei Zahlungsverzug ohnehin von Gesetzes wegen ein Verzugszinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) zu, dazu eine Betreibungskostenpauschale von 40 € (§ 458 UGB).

Nächste Mahnstufe erzeugen

Ist eine Mahnung abgeschlossen, ihre eigene Zahlungsfrist verstrichen und die nächsthöhere Stufe aktiviert, bietet sie selbst — in den Mahnungsdetails — eine Schaltfläche an, mit der du diese nächste Stufe daraus erzeugst. Das funktioniert generisch für jede Stufe bis maximal 4, nicht nur von Stufe 1 zu Stufe 2; der Zinssatz der neu erzeugten Stufe kommt dabei korrekt aus deren eigenen Einstellungen. Eine Rechnung kann so nacheinander mehrere Mahnungen durchlaufen, aber immer nur eine pro Stufe.

Mahnung abschließen und verschicken

Mahnung anlegen

Rechnungsdetails öffnen, in der Kopfzeile auf Mahnen, Mahnstufe wählen, Werte prüfen, Mahnung erstellen. flinkest meldet „Mahnung wurde erstellt", legt einen Entwurf an, erzeugt sofort ein PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf" und springt in die Mahnungsdetails. Das PDF wird danach bei jedem Speichern der Mahnung neu erzeugt — auch beim Finalisieren und beim Versenden; Name der Mahnstufe, Einleitungs- und Abschlusstext kommen dabei jedes Mal frisch aus den Mahnungseinstellungen, Beträge und Fristen stehen dagegen fest in der Mahnung.

Mahnung finalisieren

Beim Wechsel von Entwurf zu Mahnung — in den Mahnungsdetails — vergibt flinkest die Mahnungsnummer und sperrt danach den Inhalt. Details zu Nummernvergabe und Sperre stehen bei den Mahnungsdetails.

Per E-Mail senden: echter Zustellstatus

Zum Versenden braucht dein Benutzer die eigene Berechtigung aus „Berechtigungen im Mahnwesen", getrennt von der zum Anlegen. Verschickt wird ausschließlich eine bereits abgeschlossene Mahnung — ein Entwurf wird serverseitig abgewiesen, noch bevor eine E-Mail komponiert wird, mit der Meldung „Diese Mahnung wurde noch nicht finalisiert und kann nicht versendet werden". flinkest verschickt die Mahnung als eigene E-Mail an jeden Empfänger und meldet zurück, ob die Zustellung wirklich geklappt hat: Ist mindestens eine Zustellung geglückt, gilt der Versand als erfolgreich; scheitert er bei einzelnen Empfängern, zeigt flinkest an, bei wem es nicht geklappt hat. Details zum Versanddialog, dem fest verankerten PDF-Anhang und den drei möglichen Ausgängen stehen bei den Mahnungsdetails.

Eine bestehende Mahnung wiederfinden

Rechnung öffnen, Reiter Mahnungen, Eintrag anklicken. Einen zweiten Weg gibt es nicht; über die Suche sind Mahnungen nicht erreichbar.

Mahnungsvorlagen ändern

Namen, Fristen, Gebühren, Zinssätze und die Texte für PDF und E-Mail stehen in den Mahnungseinstellungen. Sie sind Administratoren vorbehalten und wirken auf die nächste Mahnung.

Mahnung löschen

Nur solange sie Entwurf ist. Ein Entwurf lässt sich in den Mahnungsdetails über Entwurf löschen entfernen; das entfernt den Datensatz endgültig, es gibt keinen Papierkorb. Danach steht die Rechnung wieder ohne Mahnung da und die Stufe ist erneut auslösbar. Eine abgeschlossene Mahnung bleibt bestehen — sie trägt eine vergebene Nummer und wird nicht mehr verändert. Was sich korrigieren lässt, korrigierst du über die nächsthöhere Mahnstufe.

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Häufige Fragen

Mahnt flinkest von selbst, wenn eine Rechnung überfällig wird? Nein. Es gibt keinen automatischen Mahnlauf und keinen nächtlichen Job. Jede Mahnung wird von Hand ausgelöst: überfällige Rechnung öffnen, Mahnen anklicken, Mahnstufe wählen, Entwurf prüfen, abschließen, per E-Mail senden. Auch der Versand passiert nie von allein.

Wo finde ich alle offenen Mahnungen auf einen Blick? Eine solche Übersicht gibt es nicht. Mahnungen liegen immer bei der Rechnung, zu der sie gehören — im Reiter Mahnungen der Rechnungsdetails. Um überfällige Rechnungen zu finden, arbeitest du mit der Rechnungsliste und ihrem Bezahlstatus-Filter.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Mahnen" nicht? Vier Gründe kommen in Frage: Die Rechnung ist noch ein Entwurf, sie ist bereits vollständig bezahlt, ihre Zahlungsfrist ist noch nicht verstrichen, oder es gibt zu ihr schon eine Mahnung. Im letzten Fall führt der Weg über den Reiter Mahnungen — dort erzeugst du aus der bestehenden Mahnung die nächste Stufe. Fehlt dir die Berechtigung, Mahnungen anzulegen, blendet flinkest das Menü ebenfalls aus.

Wird die Mahngebühr auf die Rechnung aufgeschlagen? Nein. Mahngebühr und Verzugszinsen erscheinen als eigene Zeilen auf der Mahnung und ergeben dort den zu zahlenden Betrag. Die Rechnung selbst bleibt unverändert — Betrag, offener Rest und Bezahlstatus rühren sich nicht, und in der Buchhaltung entsteht durch die Mahnung kein Beleg.

Auf die Rechnung wurde schon eine Teilzahlung geleistet — mahnt flinkest den Rest? Ja. Grundlage der Mahnung ist der offene Restbetrag der Rechnung, also der Betrag abzüglich bereits zugeordneter Zahlungen — auch die Verzugszinsen werden auf diesen Rest gerechnet, nicht auf den vollen Rechnungsbetrag.

Kann ich eine Mahnung wieder löschen? Nur solange sie Entwurf ist, über Entwurf löschen in den Mahnungsdetails. Eine abgeschlossene Mahnung bleibt bestehen — sie trägt eine vergebene Nummer und wird nicht mehr verändert.