Mahnungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-07

Eine Mahnung ist die schriftliche Zahlungsaufforderung zu einer Rechnung, deren Zahlungsfrist verstrichen ist. In flinkest hängt jede Mahnung an genau einer Rechnung: Du löst sie dort aus, prüfst den Entwurf, schließt ihn ab und verschickst ihn per E-Mail. Ein automatischer Mahnlauf existiert nicht — ohne dein Zutun entsteht keine Mahnung und geht keine E-Mail raus.

Der Reiter Mahnungen in den Rechnungsdetails mit der Mahnung zu dieser Rechnung

Es gibt keine übergreifende Mahnungsliste. Mahnungen werden nicht als eigener Bereich geführt, in dem alle offenen Mahnungen aller Kunden nebeneinanderstehen. Du findest sie ausschließlich bei der Rechnung, zu der sie gehören — im Reiter Mahnungen der Rechnungsdetails. Wer wissen will, welche Rechnungen überhaupt überfällig sind, filtert die Rechnungsliste nach dem Bezahlstatus.

Wann sich eine Rechnung mahnen lässt

Das Menü Mahnen steht in der Kopfzeile der Rechnungsdetails, aber nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

Die Rechnung ist abgeschlossen — ein Entwurf lässt sich nicht mahnen.
Sie ist nicht vollständig bezahlt. Sobald der Bezahlstatus auf bezahlt steht, verschwindet das Menü.
Ihre Zahlungsfrist ist verstrichen. Solange das Zahlungsziel in der Zukunft liegt, erscheint Mahnen nicht — auch dann nicht, wenn die Rechnung schon lange offen ist.
Zu dieser Rechnung gibt es noch keine Mahnung. Ab der ersten Mahnung verschwindet das Menü; die nächste Stufe erzeugst du dann aus der bestehenden Mahnung heraus.

Dazu braucht dein Benutzer die Berechtigung, Mahnungen anzulegen. Ohne sie siehst du das Menü nicht, kannst die vorhandenen Mahnungen mit dem Leserecht aber ansehen. Beide Rechte vergibst du bei den Benutzern. Ein zusätzliches Modul braucht das Mahnwesen nicht.

Teilzahlungen zählen nicht mit. Für die Mahnung setzt flinkest immer den vollen Rechnungsbetrag an, auch wenn schon eine Teilzahlung eingegangen ist. Der offene Rest wird nicht gerechnet. Ist auf eine Rechnung bereits etwas bezahlt worden, korrigierst du den Betrag deshalb am besten von Hand, bevor du die Mahnung abschließt — oder du weist im Mahntext darauf hin.

Der Dialog „Mahnung erstellen"

Mahnen klappt zwei Einträge auf: die Namen der Mahnstufen 1 und 2, so wie du sie in den Mahnungseinstellungen vergeben hast — etwa „Zahlungserinnerung" und „1. Mahnung". Ein Klick darauf öffnet den Dialog Mahnung erstellen mit vier Abschnitten:

Allgemein — Rechnung und Mahnstufe stehen fest und lassen sich nicht ändern; die Stufe erscheint als Nummer und Name, zum Beispiel „1 - Zahlungserinnerung". Fälligkeitsdatum ist ein Pflichtfeld und ist mit dem heutigen Tag plus der in der Stufe hinterlegten Tagesfrist vorbelegt. Über die Schnellauswahl im Datumsfeld erreichst du Heute und Morgen.

Gebühren — Mahnungebühren übernimmt die Mahngebühr der Stufe, Verzugszinsen den dort hinterlegten Jahres-Zinssatz in Prozent. Beide Werte darfst du für diese eine Mahnung überschreiben.

Notiz — ein formatierbares Textfeld, überschrieben mit Interne Notiz. Es bleibt intern und erscheint nicht auf dem Mahnungs-PDF.

Zusammenfassung — die Rechnung darunter aktualisiert sich bei jeder Eingabe: Summe der Rechnung, Betrag der Gebühr, Verzugszinsen und darunter die Summe, also der Betrag, den der Kunde zahlen soll.

So entstehen die Verzugszinsen. flinkest rechnet tagesgenau: Rechnungsbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 360. Gezählt wird ab dem Zahlungsziel der Rechnung bis heute; liegt das Zahlungsziel noch in der Zukunft, sind es 0 Tage und damit 0 €. Bei 1.000 € Rechnungsbetrag, 8,62 % und 30 Tagen Verzug ergibt das 7,18 €. Steht im Zinssatz eine 0, weist die Mahnung keine Zinsen aus. Umsatzsteuer fällt auf Gebühr und Zinsen nicht an — beides ist Schadenersatz, kein Umsatz.

Gebühr und Zinsen ändern die Rechnung nicht. Sie werden nicht auf die Forderung aufgeschlagen. Die Rechnung behält ihren Betrag, ihren offenen Rest und ihren Bezahlstatus; die Mahnung ist ein eigener Datensatz mit eigener Summe und wandert nicht in den Buchhaltungsexport.

Warum „Zu diesem Beleg gibt es auf dieser Stufe bereits eine Mahnung" erscheint. Je Rechnung und Mahnstufe darf es nur eine Mahnung geben. Du hast dieselbe Stufe ein zweites Mal ausgelöst — meist, weil ein früherer Entwurf noch existiert. Öffne ihn über den Reiter Mahnungen der Rechnung und bearbeite oder lösche ihn dort.

Der Reiter „Mahnungen" an der Rechnung

Sobald die erste Mahnung existiert, erscheint in den Rechnungsdetails ein zusätzlicher Reiter Mahnungen mit der Anzahl als roter Zahl daneben. Darin steht eine schlanke Liste mit fünf Spalten: ganz links die Mahnungsnummer, daneben MAHNUNG mit dem Namen der Stufe, dann FÄLLIGKEITSDATUM, MAHNDATUM und rechtsbündig die SUMME. Ein Klick auf den Namen öffnet die Mahnungsdetails. Ist die Mahnung noch nicht abgeschlossen, hängt unter ihrem Namen ein kleines Feld Entwurf.

Unten links liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Die Spaltenauswahl im Zahnrad gilt für diese Liste bei allen Rechnungen und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich; die anderen sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Geladen werden bis zu 100 Mahnungen je Rechnung — eine Grenze, die in der Praxis nie erreicht wird, weil es je Rechnung höchstens vier Mahnungen gibt.

Vier Mahnstufen

Es gibt vier Stufen. Stufe 1 ist immer vorhanden, die Stufen 2 bis 4 schaltest du in den Mahnungseinstellungen einzeln frei, wobei jede die vorherige voraussetzt. Aus der Rechnung heraus kannst du Stufe 1 oder Stufe 2 starten; die weiteren Stufen sind über die Oberfläche derzeit nicht erreichbar. Ist eine Mahnung der Stufe 1 abgeschlossen und ihre eigene Zahlungsfrist verstrichen, bietet sie selbst eine Schaltfläche an, mit der du die zweite Stufe daraus erzeugst.

Inhaltlich unterscheiden sich die Stufen nur durch die Werte, die du hinterlegst: Name, Frist, Mahngebühr, Zinssatz und die Texte für PDF und E-Mail. Üblich ist, die erste Stufe ohne Gebühr und Zinsen als freundliche Erinnerung zu halten und ab der zweiten Stufe beides anzusetzen.

Aktionen

Mahnung anlegen. Rechnungsdetails öffnen, in der Kopfzeile auf Mahnen, Mahnstufe wählen, Werte prüfen, Mahnung erstellen. flinkest meldet „Mahnung wurde erstellt", legt einen Entwurf an, erzeugt sofort ein PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf" und springt in die Mahnungsdetails.

Mahnung abschließen und verschicken. Beides passiert in den Mahnungsdetails: erst Mahnung finalisieren — dabei wird die Mahnungsnummer vergeben und der Inhalt gesperrt —, danach per e-mail senden.

Eine bestehende Mahnung wiederfinden. Rechnung öffnen, Reiter Mahnungen, Eintrag anklicken. Einen zweiten Weg gibt es nicht; über die Suche sind Mahnungen nicht erreichbar.

Mahnungsvorlagen ändern. Namen, Fristen, Gebühren, Zinssätze und die Texte für PDF und E-Mail stehen in den Mahnungseinstellungen. Sie sind Administratoren vorbehalten und wirken auf die nächste Mahnung.

Häufige Fragen

Mahnt flinkest von selbst, wenn eine Rechnung überfällig wird? Nein. Es gibt keinen automatischen Mahnlauf und keinen nächtlichen Job. Jede Mahnung wird von Hand ausgelöst: überfällige Rechnung öffnen, Mahnen anklicken, Mahnstufe wählen, Entwurf prüfen, abschließen, per E-Mail senden. Auch der Versand passiert nie von allein.

Wo finde ich alle offenen Mahnungen auf einen Blick? Eine solche Übersicht gibt es nicht. Mahnungen liegen immer bei der Rechnung, zu der sie gehören — im Reiter Mahnungen der Rechnungsdetails. Um überfällige Rechnungen zu finden, arbeitest du mit der Rechnungsliste und ihrem Bezahlstatus-Filter.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Mahnen" nicht? Vier Gründe kommen in Frage: Die Rechnung ist noch ein Entwurf, sie ist bereits vollständig bezahlt, ihre Zahlungsfrist ist noch nicht verstrichen, oder es gibt zu ihr schon eine Mahnung. Im letzten Fall führt der Weg über den Reiter Mahnungen — dort erzeugst du aus der bestehenden Mahnung die nächste Stufe. Fehlt dir die Berechtigung, Mahnungen anzulegen, blendet flinkest das Menü ebenfalls aus.

Wird die Mahngebühr auf die Rechnung aufgeschlagen? Nein. Mahngebühr und Verzugszinsen erscheinen als eigene Zeilen auf der Mahnung und ergeben dort den zu zahlenden Betrag. Die Rechnung selbst bleibt unverändert — Betrag, offener Rest und Bezahlstatus rühren sich nicht, und in der Buchhaltung entsteht durch die Mahnung kein Beleg.

Auf die Rechnung wurde schon eine Teilzahlung geleistet — mahnt flinkest den Rest? Nein, die Mahnung geht immer vom vollen Rechnungsbetrag aus. Auch die Verzugszinsen werden auf den vollen Betrag gerechnet. Wenn du nur den offenen Rest anmahnen willst, trägst du die Summe im Mahnungsentwurf von Hand nach, bevor du ihn abschließt.

Kann ich eine Mahnung wieder löschen? Nur solange sie Entwurf ist. Ein Entwurf lässt sich in den Mahnungsdetails über Entwurf löschen entfernen; danach steht die Rechnung wieder ohne Mahnung da und die Stufe ist erneut auslösbar. Eine abgeschlossene Mahnung bleibt bestehen — sie trägt eine vergebene Nummer und wird nicht mehr verändert. Was sich korrigieren lässt, korrigierst du über die nächsthöhere Mahnstufe.