Mahnungen

Eine Mahnung ist die schriftliche Zahlungsaufforderung zu einer Rechnung, deren Zahlungsfrist verstrichen ist. In flinkest hängt jede Mahnung an genau einer Rechnung: Du löst sie aus der Rechnung heraus aus, prüfst den Entwurf im Dialog, legst ihn an und schließt ihn danach in den Mahnungsdetails ab. Ein automatischer Mahnlauf existiert nicht — ohne dein Zutun entsteht keine Mahnung und geht keine E-Mail raus. Im Menü gibt es keine eigene Mahnungsliste; du findest eine Mahnung über die Rechnung, zu der sie gehört. Alle Mahnungen nebeneinander siehst du nur über den Report-Builder: Gruppiere eine Auswertung über den Datensatz Mahnungen nach Status, stelle den Zeitraum auf Gesamter Zeitraum und klicke im Reiter Diagramm auf einen Balken — das öffnet die mandantenweite Mahnungsliste.

Wann sich eine Rechnung mahnen lässt

Die vier Bedingungen fürs Menü „Mahnen"

Das Menü Mahnen steht in der Kopfzeile der Rechnungsdetails, aber nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

• Die Rechnung ist abgeschlossen — ein Entwurf lässt sich nicht mahnen.
• Sie ist nicht vollständig bezahlt. Sobald der Bezahlstatus auf bezahlt steht, verschwindet das Menü; eine Teilzahlung schließt das Mahnen dagegen nicht aus. Als bezahlt gilt auch eine Rechnung, die der Kunde innerhalb der Skontofrist abzüglich des vereinbarten Skontos beglichen hat — der abgezogene Skonto ist kein offener Betrag, den man mahnen könnte. Ebenso wenig lässt sich eine Rechnung mahnen, die du in den Rechnungsdetails als uneinbringlich ausgebucht hast — etwa nach einer Insolvenz des Kunden: Eine Forderung, die du selbst als verloren abgeschrieben hast, soll nicht weiter eingefordert werden. Nimmst du die Ausbuchung zurück, ist die Rechnung wieder offen und Mahnen kehrt zurück, sofern die übrigen Bedingungen erfüllt sind.
• Ihre Zahlungsfrist ist verstrichen. Solange das Zahlungsziel in der Zukunft liegt, erscheint Mahnen nicht — auch dann nicht, wenn die Rechnung schon lange offen ist.
• Zu dieser Rechnung gibt es noch keine Mahnung — auch ein alter Entwurf zählt. Ab der ersten Mahnung verschwindet das Menü; die nächste Stufe erzeugst du dann aus der bestehenden Mahnung heraus (siehe „Nächste Mahnstufe erzeugen").

Mahnen klappt ein Menü mit den aktivierten Mahnstufen auf, angeführt von Stufe 1 — die Namen stammen aus den Mahnungseinstellungen, etwa „Zahlungserinnerung" und „1. Mahnung".

Berechtigungen im Mahnwesen

Drei getrennte Rechte steuern das Mahnwesen: Eine Leseberechtigung zeigt dir vorhandene Mahnungen im Reiter Mahnungen einer Rechnung, ohne dass du selbst neue anlegen kannst. Eine zweite Berechtigung schaltet das Menü Mahnen frei, mit dem du neue Mahnungen anlegst, bearbeitest oder Entwürfe löschst. Eine dritte, davon unabhängige Berechtigung wird erst beim tatsächlichen Versenden geprüft. Alle drei vergibst du bei den Benutzern; ein zusätzliches Modul braucht das Mahnwesen nicht.

Weitere Schaltflächen in der Kopfzeile

Neben Mahnen zeigt die Kopfzeile einer abgeschlossenen Rechnung auch Rechnung stornieren, Zahlungseingang, Download, Duplizieren, Folgebeleg erstellen und Per E-Mail senden — sie gehören zur Rechnung insgesamt, nicht zum Mahnwesen, und sind auf der Seite Rechnungsdetails ausführlich beschrieben. Was nicht mehr in die Zeile passt, liegt hinter der Schaltfläche mit den drei Punkten. Dort findest du auch Als uneinbringlich ausbuchen — für eine Forderung, die nie mehr bezahlt wird — bzw. bei einer bereits ausgebuchten Rechnung Ausbuchung zurücknehmen. Solange eine Rechnung ausgebucht ist, fehlen in der Kopfzeile Mahnen, Rechnung stornieren und Zahlungseingang.

Zahlungseingang öffnet Zahlung erfassen, wo du eine eingegangene Zahlung zu dieser Rechnung einträgst. Die Schaltfläche erscheint nur, solange die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt und nicht ausgebucht ist und dein Benutzer Rechnungen bearbeiten und Zahlungen verwalten darf.

Darfst du Rechnungen sofort stornieren, fragt flinkest nach einem Klick auf Rechnung stornieren zuerst im Dialog Wie soll dieser Beleg storniert werden? nach dem Weg: Dokumentiertes Storno behält die Belegnummer und hält fest, wer wann warum storniert hat; Sofortstorno gibt die Belegnummer sofort frei und öffnet die Rechnung wieder als Entwurf, ohne Nachweis. Ist ein Weg für diese Rechnung nicht möglich, ist er ausgegraut und der Grund steht darunter — etwa dass schon ein neuerer Beleg dieses Typs ausgestellt wurde. Wählst du Sofortstorno und Weiter, storniert flinkest sofort, ohne weiteres Formular. Wählst du Dokumentiertes Storno und Weiter, öffnet sich das Storno-Formular mit den Kästchen Eine Gutschrift erstellen, Gutschrift per e-mail an den Kunden versenden und Rechnung duplizieren und im Entwurfsmodus öffnen. Ohne das Recht zum Sofortstorno entfällt die Abfrage, und das Storno-Formular öffnet sich direkt.

Der Dialog „Mahnung erstellen"

Die vier Abschnitte des Dialogs

Ein Klick auf eine Mahnstufe im Menü Mahnen öffnet den Dialog Mahnung erstellen mit vier Abschnitten:

Allgemein — Rechnung und Mahnstufe stehen fest und lassen sich nicht ändern; die Stufe erscheint als Nummer und Name, zum Beispiel „1 - Zahlungserinnerung". Fälligkeitsdatum ist ein Pflichtfeld und ist mit dem heutigen Tag plus der in der Stufe hinterlegten Tagesfrist vorbelegt. Über die Schnellauswahl im Datumsfeld erreichst du Heute und Morgen.

Gebühren — Mahnungebühren übernimmt die Mahngebühr der gewählten Stufe, Verzugszinsen den dort hinterlegten Jahres-Zinssatz in Prozent. Beide Werte darfst du für diese eine Mahnung überschreiben; die Änderung wirkt nur auf diesen einen Datensatz, die Vorlage der Mahnstufe selbst änderst du in den Mahnungseinstellungen.

Notiz — ein formatierbares Textfeld, überschrieben mit Interne Notiz. Es bleibt intern und erscheint nicht auf dem Mahnungs-PDF.

Zusammenfassung — die Rechnung darunter aktualisiert sich bei jeder Eingabe: Summe der Rechnung, Betrag der Gebühr, Verzugszinsen und darunter die Summe, also der Betrag, den der Kunde zahlen soll.

Wie die Beträge zustande kommen

Teilzahlungen fließen ein. Als Grundlage nimmt flinkest den offenen Restbetrag der Rechnung — den Betrag abzüglich bereits zugeordneter Zahlungen. Ist noch nichts angezahlt, ist das der volle Rechnungsbetrag; nach einer Teilzahlung ist es weniger. Die Feldbeschriftung Summe der Rechnung in der Zusammenfassung zeigt also, trotz ihres Namens, den offenen Rest — nicht zwingend den vollen Rechnungsbetrag.

Gebühr und Zinsen ändern die Rechnung nicht. Sie werden nicht auf die Forderung aufgeschlagen. Die Rechnung behält ihren Betrag, ihren offenen Rest und ihren Bezahlstatus; die Mahnung ist ein eigener Datensatz mit eigener Summe und wandert nicht in den Buchhaltungsexport.

Verzugszinsen berechnen

flinkest rechnet tagesgenau: offener Restbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 36.000. Gezählt wird ab dem Zahlungsziel der Rechnung bis heute; liegt das Zahlungsziel noch in der Zukunft, sind es 0 Tage und damit 0 €. Bei 1.000 € offenem Restbetrag, 8,62 % Zinssatz und 30 Tagen Verzug ergibt das 7,18 €. Steht im Zinssatz eine 0, weist die Mahnung keine Zinsen aus. Umsatzsteuer fällt auf Gebühr und Zinsen nicht an — beides ist Schadenersatz, kein Umsatz.

Wenn schon eine Mahnung dieser Stufe existiert

„Zu diesem Beleg gibt es auf dieser Stufe bereits eine Mahnung" erscheint, weil je Rechnung und Mahnstufe nur eine Mahnung erlaubt ist. Du hast dieselbe Stufe ein zweites Mal ausgelöst — meist, weil ein früherer Entwurf noch existiert. Öffne ihn über den Reiter Mahnungen der Rechnung und bearbeite oder lösche ihn dort.

Der Reiter „Mahnungen" an der Rechnung

Die Mahnungsliste lesen

Sobald die erste Mahnung existiert, erscheint in den Rechnungsdetails ein zusätzlicher Reiter Mahnungen mit der Anzahl als roter Zahl daneben. Darin steht eine schlanke Liste: ganz links eine schmale Spalte mit der Mahnungsnummer als Chip — sie bleibt leer, solange die Mahnung noch Entwurf ist, weil die Nummer erst beim Abschließen vergeben wird. Danach folgen Mahnung mit dem Namen der Stufe, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und rechtsbündig die Summe. Ein Klick auf den Namen öffnet die Mahnungsdetails. Unter dem Namen zeigt ein kleines Feld den Stand: Entwurf, solange die Mahnung noch nicht abgeschlossen ist, danach Mahnung.

Spalten und Export

Unten links liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Die Spaltenauswahl im Zahnrad gilt für diese Liste bei allen Rechnungen und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich; die anderen sehen sie sofort, ohne Neuladen der Seite. Deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Geladen werden bis zu 100 Mahnungen je Rechnung — eine Grenze, die in der Praxis nie erreicht wird, weil es je Rechnung höchstens vier Mahnungen gibt.

Vier Mahnstufen und Eskalation

Die vier Stufen im Überblick

Aus der Rechnung heraus bietet Mahnen die erste Stufe immer an, dazu jede weitere Stufe (2 bis 4), die in den Mahnungseinstellungen aktiviert ist. Inhaltlich unterscheiden sich die Stufen nur durch die Werte, die du dort hinterlegst: Name, Frist, Mahngebühr, Zinssatz und die Texte für PDF und E-Mail. Üblich ist, die erste Stufe ohne Gebühr und Zinsen als freundliche Erinnerung zu halten und ab der zweiten Stufe beides anzusetzen.

Damit bildet flinkest lediglich einen gesetzlichen Rahmen frei einstellbar nach, erzwingt ihn aber nicht: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen stünde dir bei Zahlungsverzug ohnehin von Gesetzes wegen ein Verzugszinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) zu, dazu eine Betreibungskostenpauschale von 40 € (§ 458 UGB).

Nächste Mahnstufe erzeugen

Ist eine Mahnung abgeschlossen, ihre eigene Zahlungsfrist verstrichen und die nächsthöhere Stufe aktiviert und hast du die Berechtigung Rechnungen ansehen, bietet sie selbst — in den Mahnungsdetails — eine Schaltfläche an, mit der du diese nächste Stufe daraus erzeugst. Das funktioniert generisch für jede Stufe bis maximal 4, nicht nur von Stufe 1 zu Stufe 2; der Zinssatz der neu erzeugten Stufe kommt dabei korrekt aus deren eigenen Einstellungen. Eine Rechnung kann so nacheinander mehrere Mahnungen durchlaufen, aber immer nur eine pro Stufe.

Nur solange die Rechnung offen ist. Ist die Rechnung inzwischen vollständig bezahlt, als uneinbringlich ausgebucht oder storniert, ist sie aus dem Mahnwesen ausgeschieden: Die Mahnungsdetails bieten dann keine nächste Stufe mehr an; eine neue Mahnung zu dieser Rechnung lehnt flinkest mit der Meldung „Für diese Rechnung kann keine Mahnung mehr erstellt werden – sie ist bezahlt, ausgebucht oder nicht offen.“ ab — auch dann, wenn sich der Bezahlstatus erst geändert hat, nachdem du die Mahnung geöffnet hast. Nimmst du eine Ausbuchung zurück, ist die Rechnung wieder offen und die nächste Stufe lässt sich wieder erzeugen.

Mahnung abschließen und verschicken

Mahnung anlegen

Rechnungsdetails öffnen, in der Kopfzeile auf Mahnen, Mahnstufe wählen, Werte prüfen, Mahnung erstellen. flinkest meldet „Mahnung wurde erstellt", legt einen Entwurf an, erzeugt sofort ein PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf" und springt in die Mahnungsdetails. Das PDF wird danach bei jedem Speichern der Mahnung neu erzeugt — auch beim Finalisieren; Name der Mahnstufe, Einleitungs- und Abschlusstext kommen dabei jedes Mal frisch aus den Mahnungseinstellungen, Beträge und Fristen stehen dagegen fest in der Mahnung. Beim Versenden hängt flinkest das zuletzt gespeicherte PDF an, ohne es vorher neu zu erzeugen.

Mahnung finalisieren

Beim Wechsel von Entwurf zu Mahnung — in den Mahnungsdetails — vergibt flinkest die Mahnungsnummer und sperrt danach den Inhalt. Details zu Nummernvergabe und Sperre stehen bei den Mahnungsdetails.

Per E-Mail senden: echter Zustellstatus

Zum Versenden braucht dein Benutzer die eigene Berechtigung aus „Berechtigungen im Mahnwesen", getrennt von der zum Anlegen. Verschickt wird ausschließlich eine bereits abgeschlossene Mahnung — ein Entwurf wird serverseitig abgewiesen, noch bevor eine E-Mail komponiert wird, mit der Meldung „Diese Mahnung wurde noch nicht finalisiert und kann nicht versendet werden". flinkest verschickt die Mahnung als eine gemeinsame E-Mail an alle eingetragenen Empfänger — sie sehen einander —, auf Wunsch zusätzlich an Adressen in CC und BCC, und meldet zurück, ob der Versand wirklich geklappt hat: Ging die Mail hinaus, gilt die Mahnung als versendet; scheitert der Versand, bleibt der Versanddialog mit deinen Eingaben offen und an der Mahnung ändert sich nichts. Details zum Versanddialog, zu CC und BCC, dem fest verankerten PDF-Anhang und den beiden möglichen Ausgängen stehen bei den Mahnungsdetails.

Eine bestehende Mahnung wiederfinden

Rechnung öffnen, Reiter Mahnungen, Eintrag anklicken. Über die globale Suche sind Mahnungen nicht erreichbar. Suchst du eine Mahnung, ohne die Rechnung zu kennen, führt der einzige andere Weg über den Report-Builder: Gruppiere eine Auswertung über den Datensatz Mahnungen nach Status, stelle den Zeitraum auf Gesamter Zeitraum und klicke im Reiter Diagramm auf einen Balken — das öffnet die mandantenweite Mahnungsliste, und von dort gelangst du in die Mahnungsdetails.

Mahnungsvorlagen ändern

Namen, Fristen, Gebühren, Zinssätze und die Texte für PDF und E-Mail stehen in den Mahnungseinstellungen. Sie sind Administratoren vorbehalten. Frist, Gebühr und Zinssatz wirken erst auf die nächste Mahnung; Name der Stufe sowie Einleitungs- und Abschlusstext übernimmt auch eine bestehende Mahnung, sobald sie erneut gespeichert wird (siehe „Mahnung anlegen").

Mahnung löschen

Nur solange sie Entwurf ist. Ein Entwurf lässt sich in den Mahnungsdetails über Entwurf löschen entfernen; das entfernt den Datensatz endgültig, es gibt keinen Papierkorb. Danach steht die Rechnung wieder ohne Mahnung da und die Stufe ist erneut auslösbar. Eine abgeschlossene Mahnung bleibt bestehen — sie trägt eine vergebene Nummer und wird nicht mehr verändert. Was sich korrigieren lässt, korrigierst du über die nächsthöhere Mahnstufe.

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Häufige Fragen

Mahnt flinkest von selbst, wenn eine Rechnung überfällig wird? Nein. Es gibt keinen automatischen Mahnlauf und keinen nächtlichen Job. Jede Mahnung wird von Hand ausgelöst: überfällige Rechnung öffnen, Mahnen anklicken, Mahnstufe wählen, Entwurf prüfen, abschließen, per E-Mail senden. Auch der Versand passiert nie von allein.

Wo finde ich alle offenen Mahnungen auf einen Blick? Im Menü gibt es dafür keinen Eintrag. Mahnungen liegen bei der Rechnung, zu der sie gehören — im Reiter Mahnungen der Rechnungsdetails. Alle Mahnungen nebeneinander erreichst du über den Report-Builder: Gruppiere eine Auswertung über den Datensatz Mahnungen nach Status, stelle den Zeitraum auf Gesamter Zeitraum und klicke im Reiter Diagramm auf einen Balken — das öffnet die mandantenweite Mahnungsliste. Um überfällige Rechnungen zu finden, die noch gar nicht gemahnt sind, arbeitest du mit der Rechnungsliste und ihrem Bezahlstatus-Filter.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Mahnen" nicht? Vier Gründe kommen in Frage: Die Rechnung ist noch ein Entwurf, sie ist bereits vollständig bezahlt oder als uneinbringlich ausgebucht, ihre Zahlungsfrist ist noch nicht verstrichen, oder es gibt zu ihr schon eine Mahnung. Im letzten Fall führt der Weg über den Reiter Mahnungen — dort erzeugst du aus der bestehenden Mahnung die nächste Stufe. Fehlt dir die Berechtigung, Mahnungen anzulegen, blendet flinkest das Menü ebenfalls aus.

Wird die Mahngebühr auf die Rechnung aufgeschlagen? Nein. Mahngebühr und Verzugszinsen erscheinen als eigene Zeilen auf der Mahnung und ergeben dort den zu zahlenden Betrag. Die Rechnung selbst bleibt unverändert — Betrag, offener Rest und Bezahlstatus rühren sich nicht, und in der Buchhaltung entsteht durch die Mahnung kein Beleg.

Auf die Rechnung wurde schon eine Teilzahlung geleistet — mahnt flinkest den Rest? Ja. Grundlage der Mahnung ist der offene Restbetrag der Rechnung, also der Betrag abzüglich bereits zugeordneter Zahlungen — auch die Verzugszinsen werden auf diesen Rest gerechnet, nicht auf den vollen Rechnungsbetrag.

Kann ich eine Mahnung wieder löschen? Nur solange sie Entwurf ist, über Entwurf löschen in den Mahnungsdetails. Eine abgeschlossene Mahnung bleibt bestehen — sie trägt eine vergebene Nummer und wird nicht mehr verändert.