Rechnungsläufe

Der Rechnungslauf bündelt alle offenen, finalisierten Lieferscheine eines Kunden zu einer gemeinsamen Rechnung — praktisch, wenn du laufend lieferst und erst gesammelt abrechnest, statt jeden Lieferschein einzeln zur Rechnung zu machen. Diese Seite ist die Schaltzentrale dafür, mit drei Reitern: Läufe startet einen Lauf von Hand und zeigt die Historie aller bisherigen Läufe, Nächste Rechnungsläufe zeigt eine Vorschau, welcher Kunde als Nächstes automatisch fällig wird, und Ausgeschlossene Lieferscheine listet jeden Lieferschein, der bewusst aus der Sammelverrechnung genommen wurde.

Läufe

Rechnungslauf manuell starten

Oben rechts öffnet die Schaltfläche offene Lieferscheine verrechnen den Dialog. Der Dialog Verrechenbare Lieferscheine ist der Ausgangspunkt für einen Sammellauf, den du selbst zu einem beliebigen Zeitpunkt anstößt, etwa am Monatsende oder nach einer größeren Liefertour. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen aktiviert ist und dein Benutzer zusammen die Berechtigungen Rechnungslauf ausführen und Rechnungen bearbeiten hat — fehlt eine der beiden, bleibt sie ausgeblendet, nicht nur deaktiviert. Die Seite selbst ansehen kannst du bereits mit der Berechtigung Rechnungen ansehen.

Die aktiven Rechnungslauf-Einstellungen im Dialog

Oben im Dialog fasst ein Hinweisblock zusammen, mit welchen mandantenweiten Regeln aus den Beleg-Einstellungen dieser Lauf rechnet, bevor du überhaupt eine Auswahl triffst: ob nur unterschriebene oder alle noch nicht verrechneten Lieferscheine infrage kommen, ob und wie Lieferscheine gruppiert werden — gar nicht (ein Beleg pro Lieferschein), nach Kunde (eine Sammelrechnung je Kunde) oder nach Kunde und Lieferadresse (eine Sammelrechnung je Kombination, praktisch bei Kunden mit mehreren Standorten — Baustellen oder Filialen) —, und ob die Rechnung die Preise zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung neu berechnet oder die am Lieferschein eingefrorenen Preise übernimmt. Bleiben die Preise unverändert, ist die Vorschau zusätzlich auf 600 verrechenbare Lieferscheine begrenzt. Bestehen bereits ausgeschlossene Lieferscheine, verlinkt derselbe Block ihre Anzahl direkt zum Reiter Ausgeschlossene Lieferscheine — so siehst du vor dem Start, wie viele Belege der Lauf bewusst übergehen wird.

Entwurfsmodus, Rechnungsdatum und Zeiträume festlegen

Darunter legst du die Parameter dieses einen Laufs fest, unabhängig vom mandantenweiten Standard: Rechnungen im Entwurfsmodus erstellen übernimmt zunächst den Standard aus den Rechnungslauf-Einstellungen, lässt sich aber je Lauf umschalten — ein Entwurf bekommt noch keine Belegnummer und wird nicht per E-Mail versendet. Beim Rechnungsdatum ist jedes Datum vor der zuletzt vergebenen Rechnungsnummer gesperrt, damit die fortlaufende Nummerierung nach § 11 UStG lückenlos bleibt (mehr dazu bei den Rechnungen). Für den Leistungszeitraum, der später auf der Rechnung gedruckt wird, und für den Lieferscheindatum-Filter, der bestimmt, welche Lieferscheine überhaupt in die Vorschau kommen, gibt es je eigene Schnellauswahl-Schaltflächen „letzter Monat", „dieser Monat" und „heute" — praktisch für die immer gleiche Monatsabrechnung. Änderst du eine der beiden Zeitspannen, aktualisiert Liste neuladen die Vorschau darunter mit den neuen Grenzen.

Verrechenbare Lieferscheine auswählen

Die Tabelle darunter zeigt je Kunde bzw. Kunde-Lieferadresse-Kombination eine Zeile mit Namen, dem Rechnungslauf-Rhythmus des Kunden (bzw. dem Mandanten-Standard, wenn keiner gesetzt ist) und der Summe aller zugehörigen Lieferscheine; ein Pfeil klappt sie zu einer Positionsliste je Lieferschein auf (Artikelnummer, Menge, Name, Summe). Über das Kopfzeilen-Kästchen wählst du alle Zeilen auf einmal aus oder ab, über das Zeilen-Kästchen einzelne — nur ausgewählte Zeilen fließen in den Lauf ein. Rechts pro Zeile entscheidet ein Kästchen per E-Mail senden, ob die daraus entstehende Rechnung sofort gemailt wird; ein Kopf-Kästchen schaltet die Spalte für alle Zeilen auf einmal um. Beides ist gesperrt, solange Rechnungen im Entwurfsmodus erstellen aktiv ist (ein Entwurf wird ohnehin nie versendet) oder wenn dein Benutzer die Berechtigung Belege per E-Mail versenden nicht hat.

Rechnungslauf ausführen

Ausführen unten im Dialog wird erst aktiv, sobald ein Leistungszeitraum eingetragen und mindestens ein Lieferschein ausgewählt ist. Ein Klick schickt die gesamte Auswahl als einen einzigen Hintergrund-Auftrag los und schließt den Dialog sofort — flinkest springt direkt zur Detailseite des neuen Laufs, die sich füllt, während der Auftrag im Hintergrund weiterläuft; du kannst währenddessen normal weiterarbeiten. Sobald der Auftrag fertig ist, meldet sich flinkest zusätzlich mit dem Toast „Rechnungslauf abgeschlossen" (bzw. „Rechnungslauf mit Fehlern abgeschlossen") samt der Anzahl erzeugter und versendeter Rechnungen sowie der Aktion Rechnungslauf anzeigen, die ebenfalls auf die Detailseite führt — praktisch, falls du in der Zwischenzeit bereits zu einer anderen Seite gewechselt hast.

Die Läufe-Liste

Der Reiter Läufe — die Standardansicht dieser Seite — zeigt jeden bisherigen Lauf als eigene Zeile, neuester zuerst: wann er gestartet wurde (mit einem Kennzeichen Manuell oder Automatisch plus dem Rhythmus darunter), Leistungszeitraum, Rechnungsdatum, Anzahl betroffener Kunden, erzeugter Rechnungen, versendeter Rechnungen und Fehler, sowie Status und wer den Lauf ausgeführt hat — bei einem automatischen Lauf steht dort „System (automatischer Lauf)". Der Status zeigt eine von fünf Farben und Beschriftungen: In Warteschlange und Laufend (noch nicht fertig), Erledigt (grün, ohne Fehler), Abgeschlossen mit Fehlern und Fehlgeschlagen (beide rot). Wurde noch nie ein Lauf gestartet, steht dort „Noch keine Rechnungsläufe." mit dem Hinweis, dass sowohl von dieser Seite gestartete als auch automatische Läufe hier mit ihren Rechnungen erscheinen. Startet irgendwo ein neuer Lauf oder ändert sich sein Fortschritt — auch auf einem zweiten Gerät oder durch den automatischen Lauf —, aktualisiert sich die Liste von selbst, ohne dass du neu laden musst.

Einen Lauf im Detail ansehen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite des Laufs mit drei Blöcken: Lauf (Art und Rhythmus, Status, ein Hinweis „Dieser Lauf wird noch im Hintergrund verarbeitet", solange er läuft, Start- und Endzeitpunkt, wer ihn ausgeführt hat, im Fehlerfall die Fehlermeldung), Parameter (Leistungszeitraum, Rechnungsdatum, der verwendete Lieferscheindatum-Filter, ob Entwurfsmodus und E-Mail-Versand aktiv waren) und Ergebnis (Anzahl Kunden, Rechnungen, versendeter Rechnungen, Fehler, Zeitpunkt der Zusammenfassungs-E-Mail). Darunter listet Rechnungen eine Zeile je erzeugter Rechnung oder je gescheitertem Kunden: Kundenname (mit Fehlermeldung darunter, falls der Kunde gescheitert ist), die Rechnung selbst als anklickbarer Chip — eine im Entwurf gebliebene und danach gelöschte Rechnung zeigt stattdessen „Gelöscht" ohne Link, weil ein Rechnungsentwurf beim Löschen endgültig entfernt wird —, die zugrunde liegenden Lieferscheine, die Summe und je ein Status („Entwurf", „Finalisiert", „Versendet", „Versand fehlgeschlagen" oder „Fehler"). Ein manueller Lauf, der länger als zwei Stunden in Warteschlange oder laufend hängen bleibt — etwa weil der Hintergrund-Worker abgestürzt ist —, wird automatisch als fehlgeschlagen markiert, statt endlos „laufend" zu bleiben.

Automatischer Rechnungslauf

Neben dem manuellen Start über diese Seite läuft zweimal täglich, um 06:00 und 22:00 Uhr, automatisch ein zeitgesteuerter Lauf: Er verrechnet jeden Kunden mit der Fakturierungsart „Sammelrechnung (Rechnungslauf)" (Feld Fakturierungsart in den Kundendetails, Reiter „Shop & Rechnungslauf"), sobald sein hinterlegter — oder mangels eigener Angabe der mandantenweite Standard- — Rhythmus fällig ist (Monatsende, Monatsanfang oder zweimal monatlich, jeweils am 1./16. oder am 15./Monatsende) und er mindestens einen offenen Lieferschein hat. Kunden mit der Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein" tauchen hier nie auf, weil ihre Rechnung schon beim Finalisieren des Lieferscheins automatisch entsteht; Kunden mit „Manuell" verrechnet ausschließlich diese Seite, der automatische Lauf lässt sie immer stehen. Ein so entstandener Lauf erscheint in derselben Läufe-Liste wie ein manueller, mit dem Kennzeichen Automatisch — auch wenn an einem Termin kein einziger Kunde fällig war, damit nachvollziehbar bleibt, dass der Lauf stattgefunden hat.

Nächste Rechnungsläufe

Die nächsten zehn Fälligkeitstermine

Dieser Reiter beantwortet „wann wird als Nächstes automatisch verrechnet" — eine reine Kalendervorschau, kein Protokoll vergangener Läufe wie die Läufe-Liste. Er zeigt immer genau die nächsten zehn Fälligkeitstermine ab heute, chronologisch, mit Rhythmus, Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und der Anzahl zugeordneter Kunden — auch ein Termin ohne einen einzigen zugeordneten Kunden zählt mit. Die Liste weiß nicht, ob ein Termin „schon gelaufen" ist; sie berechnet ausschließlich, was ab heute ansteht. Es gibt hier bewusst weder Seiten, Sortierung noch Export — die Liste dient dem schnellen Überblick, nicht der Auswertung; ein Neuladen holst du dir durch einen Wechsel des Reiters oder ein Neuladen der Seite, es gibt keinen eigenen Aktualisieren-Knopf.

Zugeordnete Kunden je Termin ansehen

Ein Klick auf einen Termin mit mindestens einem zugeordneten Kunden klappt darunter dessen Kundenliste auf: Name, Kundennummer und der jeweils wirksame Rhythmus (eigener Wert oder „Standard (…)" mit dem aktuellen Mandanten-Standard dahinter). Zugeordnet ist hier jeder Kunde mit passender Fakturierungsart und passendem Rhythmus — unabhängig davon, ob er gerade tatsächlich einen offenen Lieferschein hat. Das unterscheidet diese Vorschau bewusst vom eigentlichen Lauf, der nur Kunden mit offenen Lieferscheinen verrechnet: Hier siehst du „wer ist wann grundsätzlich fällig", nicht „bei wem gäbe es heute etwas zu tun".

Offene Lieferscheine eines Kunden vorab ansehen

Innerhalb der aufgeklappten Kundenliste lässt sich eine einzelne Kundenzeile noch einmal aufklappen — das geht nur, wenn dein Benutzer zusätzlich die Berechtigung Lieferscheine ansehen hat, sonst fehlt der Aufklapp-Pfeil an dieser Stelle ganz. Aufgeklappt lädt flinkest einmalig die aktuell offenen Lieferscheine dieses Kunden nach und zeigt sie in derselben Positionsliste wie im Rechnungslauf-Dialog (Artikelnummer, Menge, Name, Summe je Beleg) — praktisch, um vor dem eigentlichen Lauf schon zu sehen, was an diesem Termin abgerechnet werden würde. Das Ergebnis bleibt für die restliche Zeit auf der Seite zwischengespeichert, ein erneutes Zuklappen und Aufklappen lädt nicht neu nach.

Ausgeschlossene Lieferscheine

Die Ausnahmenliste ansehen

Der Reiter Ausgeschlossene Lieferscheine listet jeden Lieferschein, den jemand bewusst dauerhaft aus dem automatischen Rechnungslauf genommen hat — mit Belegnummer und Kundenname, dem Belegdatum des Lieferscheins und wer die Ausnahme wann angelegt hat, neueste zuerst. Der Grund liegt auf der Hand: Manchmal soll ein Lieferschein gerade nicht sofort mitverrechnet werden, etwa weil der Kunde eine Reklamation dazu hat, die Preise noch verhandelt werden oder bewusst auf einen zweiten Lieferschein gewartet wird — ohne diese Liste müsste sich jemand jeden zurückgehaltenen Beleg selbst merken, mit dem Risiko, dass er als stiller Umsatzausfall liegen bleibt. Diese Liste ist bewusst mandantenweit und ohne eigenen Such- oder Filterbereich gehalten: Bei der überschaubaren Anzahl aktiver Ausnahmen reicht ein regelmäßiger Blick auf die ganze Liste, statt gezielt danach zu suchen.

Notiz zur Ausnahme

Wurde beim Anlegen der Ausnahme eine Begründung erfasst, steht sie als kleinere Zeile unter der Belegnummer — mit einfacher Textformatierung wie Fettdruck, falls beim Erfassen verwendet. Ohne Notiz bleibt dieser Bereich der Zeile leer.

Vom Ausnahmen-Eintrag zum Lieferschein springen

Ein Klick auf die Beleg-Zelle öffnet direkt die Lieferscheindetails des betroffenen Belegs — von dort lässt sich die Ausnahme auch gleich wieder aufheben, ohne zurück auf diese Liste zu wechseln.

Ausnahmenliste sortieren

Nur die Spalte „Neu angelegt" lässt sich per Klick auf die Spaltenüberschrift auf- oder absteigend sortieren; „Beleg" und „Datum" stammen aus dem verknüpften Lieferschein und sind in dieser Liste nicht sortierbar. Ohne eigene Sortierung steht die zuletzt gesetzte Ausnahme oben.

Leerzustand

Ist aktuell keine Ausnahme gesetzt, zeigt die Liste statt einer Tabelle den Satz „Zurzeit werden keine Lieferscheine ignoriert bei einem Rechnungslauf" — das ist der Normalzustand, kein Fehler: Der nächste Rechnungslauf berücksichtigt dann alle offenen, verrechenbaren Lieferscheine ohne Einschränkung durch diese Liste.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes — an einem zweiten Gerät oder auf der Lieferschein-Detailseite — eine Ausnahme an oder hebt sie auf, aktualisiert sich diese Liste von selbst; du musst dafür nicht neu laden.

Ausnahme setzen

Eine Ausnahme legst du nicht auf dieser Seite an, sondern am Beleg selbst: In den Lieferscheindetails steht bei einem finalisierten Lieferschein im Menü hinter dem …-Symbol der Eintrag Im Rechnungslauf ignorieren — ein Entwurf kommt ohnehin nie in einen Rechnungslauf, deshalb fehlt der Eintrag dort. Im sich öffnenden Dialog ist der Beleg fest vorgegeben, dazu lässt sich optional eine formatierbare Notiz erfassen, warum der Lieferschein zurückgehalten wird. Speichern & Schließen legt die Ausnahme an, flinkest bestätigt mit „Rechnungslauf-Einstellungen wurden gespeichert", und der Lieferschein erscheint danach in dieser Liste. Dafür braucht dein Benutzer dieselben zwei Berechtigungen wie zum Starten eines Laufs — Rechnungslauf ausführen und Rechnungen bearbeiten — ohne beide fehlt der Menüeintrag ganz.

Ausnahme-Notiz bearbeiten

Existiert für einen Lieferschein bereits eine Ausnahme, öffnet derselbe Menüeintrag Im Rechnungslauf ignorieren denselben Dialog zum Bearbeiten der Notiz — der verknüpfte Beleg selbst lässt sich dabei nicht ändern, das Auswahlfeld ist gesperrt, eine bestehende Ausnahme kann also nicht nachträglich auf einen anderen Lieferschein umgehängt werden.

Ausnahme aufheben

Auf zwei Wegen: In dieser Liste über das …-Symbol am rechten Zeilenrand und Löschen — flinkest fragt „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?" nach, bevor die Ausnahme entfernt wird; oder direkt am Beleg, wo derselbe Dialog Im Rechnungslauf ignorieren bei einer bestehenden Ausnahme zusätzlich die Schaltfläche Ausnahme löschen anbietet. Beide Wege lösen dieselbe Sicherheitsabfrage aus und führen zum selben Ergebnis: Der Lieferschein steht danach wieder auf Rechnungslauf Status Aktiv und wird beim nächsten Lauf normal mitverrechnet — außer er wurde zwischenzeitlich bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt; eine solche Zahlung allein reicht schon aus, damit flinkest keine Rechnung mehr dafür vorsieht (mehr dazu bei den Lieferscheinen). Bearbeiten oder Löschen braucht dieselben zwei Berechtigungen wie das Setzen einer Ausnahme — fehlen sie, bleibt die Zeile in dieser Liste ohne Menü.

Liste exportieren

Über das Download-Symbol links im Seitenfuß. Im Dialog wählst du Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die zu exportierenden Spalten samt Reihenfolge; sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad daneben öffnet Spalten konfigurieren: Zusätzliche Felder wie ID, Typ, Notiz, Erstellt von oder Beleg-Unterfelder lassen sich ein- und ausblenden, die Reihenfolge per Ziehen ändern und eine Standardsortierung festlegen. Die Auswahl gilt für diese Liste und den ganzen Mandanten, nicht nur für dich — andere Benutzer sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Bedienen kann das nur ein Administrator; für alle anderen fehlt das Zahnrad.

Verwandte Seiten

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Serienrechnungen
• Wartungsverträge

Häufige Fragen

Wie starte ich einen Rechnungslauf von Hand? Über die Schaltfläche offene Lieferscheine verrechnen oben rechts im Reiter Läufe. Sie öffnet den Dialog „Verrechenbare Lieferscheine", in dem du Leistungszeitraum und Lieferscheindatum-Filter setzt, die passenden Lieferscheine auswählst und mit Ausführen den Lauf startest. Er läuft im Hintergrund; du landest automatisch auf seiner Detailseite, sobald er fertig ist.

Warum sehe ich die Schaltfläche „offene Lieferscheine verrechnen" nicht? Entweder ist der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen noch nicht aktiviert, oder deinem Benutzer fehlt eine der beiden Berechtigungen Rechnungslauf ausführen und Rechnungen bearbeiten — beide zusammen sind nötig, sonst bleibt die Schaltfläche komplett ausgeblendet. Die Seite selbst ansehen darfst du bereits mit der Berechtigung Rechnungen ansehen.

Wie hebe ich eine Ausnahme wieder auf? Entweder in der Liste im Reiter Ausgeschlossene Lieferscheine über das „…"-Symbol der Zeile und Löschen, oder direkt am Lieferschein über denselben Menüeintrag „Im Rechnungslauf ignorieren", der bei einer bestehenden Ausnahme zusätzlich die Schaltfläche „Ausnahme löschen" zeigt. Danach steht der Lieferschein wieder auf Rechnungslauf Status Aktiv, außer er wurde inzwischen bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt.

Was ist der Unterschied zwischen dem Reiter „Läufe" und „Nächste Rechnungsläufe"? „Läufe" ist die Historie: jeder Lauf, der tatsächlich schon stattgefunden hat, ob manuell oder automatisch. „Nächste Rechnungsläufe" ist eine reine Kalendervorschau der kommenden zehn Fälligkeitstermine des automatischen Laufs — sie weiß nichts über bereits gelaufene Läufe und zeigt auch Kunden ohne aktuell offene Lieferscheine, wenn sie an dem Termin grundsätzlich fällig wären.

Wann läuft der automatische Rechnungslauf, und welche Kunden nimmt er mit? Zweimal täglich, um 06:00 und 22:00 Uhr, für jeden fälligen Rhythmus. Verrechnet werden dabei nur Kunden mit der Fakturierungsart „Sammelrechnung (Rechnungslauf)", deren eigener oder mangels Angabe der mandantenweite Standard-Rhythmus gerade fällig ist und die mindestens einen offenen Lieferschein haben. Kunden mit „Sofort nach Lieferschein" werden schon beim Finalisieren des Lieferscheins automatisch verrechnet, Kunden mit „Manuell" nie vom automatischen Lauf, sondern nur über diese Seite.

Warum taucht ein Lauf mit null Kunden in der Läufe-Liste auf? Der automatische Lauf legt für jeden fälligen Rhythmus-Termin eine Zeile an, auch wenn an diesem Termin kein einziger Kunde fällig war — so bleibt nachvollziehbar, dass der Lauf stattgefunden hat, statt einfach zu fehlen.

Was bedeutet ein Eintrag im Reiter „Ausgeschlossene Lieferscheine"? Der genannte Lieferschein wird beim automatischen Rechnungslauf dauerhaft übersprungen, bis die Ausnahme wieder gelöscht wird — auch wenn er finalisiert ist und noch keine Rechnung dazu existiert. Eine Rechnung von Hand kannst du zu diesem Lieferschein trotzdem jederzeit erstellen, etwa über einen Folgebeleg in den Lieferscheindetails.

Ein Lieferschein taucht weder im Rechnungslauf noch bei den Ausschlüssen auf — woran liegt das? Meist, weil flinkest dafür ohnehin schon keine Rechnung mehr vorsieht, ganz ohne gesetzte Ausnahme: Er wurde bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt, der Kunde steht auf „Sofort nach Lieferschein" und wurde deshalb schon automatisch verrechnet, er ist noch ein Entwurf, er hat schon einen Folgebeleg, oder in den Beleg-Einstellungen ist „nur unterschriebene" aktiv und die Unterschrift fehlt. Mehr zu diesen Zuständen steht bei den Lieferscheinen.

Kann ich einstellen, wie die Rechnungen im Rechnungslauf gruppiert werden? Das steuert die mandantenweite Einstellung in den Beleg-Einstellungen — gar nicht (ein Beleg je Lieferschein), je Kunde oder je Kunde und Lieferadresse. Der Hinweisblock im Rechnungslauf-Dialog zeigt dir vor jedem Lauf, welche der drei Varianten gerade aktiv ist.

Wie sehe ich, was ein bestimmter Lauf konkret gemacht hat? Klicke in der Läufe-Liste auf die betreffende Zeile. Die Detailseite zeigt Parameter, Ergebniszahlen und je erzeugter Rechnung bzw. gescheitertem Kunden eine eigene Zeile mit Status, Summe und Link zur Rechnung.