Lieferscheindetails

Die Detailansicht zeigt einen einzelnen Lieferschein von allen Seiten: das fertige PDF, die Kopfdaten, die gelieferten Positionen und die Lagerbewegungen, die dieser Beleg ausgelöst hat. Von hier finalisierst du einen Entwurf, lässt unterschreiben, verschickst den Lieferschein, stornierst ihn oder führst ihn zu einer Rechnung weiter. Die Liste aller Belege findest du unter Lieferscheine.

Kopfzeile

Links oben stehen Symbol und Name des Belegs, zum Beispiel Lieferschein #LS-40409. Ein Entwurf hat noch keine Nummer und heißt darum schlicht Lieferschein Entwurf. Direkt darunter erscheinen Kennzeichen: ein rotes storniert und ein blaues Per E-Mail versendet. Auf das Versand-Kennzeichen kannst du klicken, dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu diesem Lieferschein — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Rechts liegt die Schaltflächenleiste. Ganz außen steht die wichtigste Aktion zum aktuellen Zustand: bei einem Entwurf Lieferschein finalisieren, bei einem finalisierten Beleg Unterschreiben (nur wenn die Unterschriften-Funktion eingeschaltet und noch nicht unterschrieben ist) und per e-mail senden. Daneben liegen die grauen Schaltflächen Folgebeleg erstellen, Lieferschein stornieren, Download und Duplizieren; bei einem Entwurf stattdessen Bearbeiten. Was in der Zeile nicht mehr Platz findet, wandert in das Menü hinter dem …-Symbol — dort stehen außerdem E-Mail Historie, Im Rechnungslauf ignorieren und, bei Entwürfen, Löschen. Mach das Fenster schmäler, und es wandern mehr Einträge in dieses Menü; die Aktionen bleiben also immer erreichbar.

Wer was sieht. Die Detailansicht selbst darf jeder öffnen, der Lieferscheine sehen darf. Einzelne Aktionen hängen an weiteren Berechtigungen: Stornieren braucht das Recht, Lieferscheine zu stornieren; Versenden das Recht, Belege zu versenden; Unterschreiben das Recht, Belege zu signieren; Finalisieren, Bearbeiten, Löschen und Duplizieren das Recht, Lieferscheine zu bearbeiten. Fehlt eine Berechtigung, ist die zugehörige Schaltfläche entweder gar nicht da, oder du landest beim Klick auf eine Hinweisseite.

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern steht ein Kasten mit den wichtigsten Werten auf einen Blick: Belegnummer, Menge — dort steht der Bruttobetrag der gelieferten Ware —, Datum, Empfänger mit Sprung auf die Kundendetails und darunter die Anschrift. Weicht die Lieferadresse von der Kundenadresse ab, steht sie zusätzlich darunter. Bei Unterschrift steht entweder der Name der unterschreibenden Person oder das Kennzeichen nicht unterschrieben. Ist der Lieferschein vom Rechnungslauf ausgenommen, kommt eine Zeile Rechnungslauf Status: Ignoriert dazu.

Darunter liegen zwei Bereiche, die es auf jeder Detailseite gibt: Aktivitäten — Aufgaben und Notizen zu diesem Beleg, über das Symbol oben rechts legst du eine neue Aufgabe an; solange nichts erfasst ist, steht dort „noch keine Aktivitäten". Und Dokumente für Dateien, die du an den Lieferschein hängst. Ein unterschriebener Lieferschein legt sich hier automatisch als PDF ab und lässt sich bewusst nicht löschen — es ist der Nachweis der Übernahme.

Reiter „Beleg"

Der erste Reiter zeigt das Lieferschein-PDF direkt im Fenster, mit Zoom, Blättern und Suche. Auf dem Ausdruck stehen keine Preise; was gedruckt wird, steuert das Belegdesign. Ein Entwurf trägt das Wasserzeichen „Entwurf", ein stornierter Beleg „storniert".

Woher das PDF kommt. flinkest erzeugt das PDF beim Speichern und beim Finalisieren und legt es ab. Fehlt die Datei einmal, wird sie beim Öffnen der Vorschau neu erzeugt — du merkst davon nichts außer einer kurzen Wartezeit. Bei einem unterschriebenen Lieferschein wird das PDF nie wieder neu erzeugt, sonst ginge die Unterschrift verloren. Reine Nebenänderungen wie interne Notizen oder das Versand-Kennzeichen lösen ebenfalls keine Neuerzeugung aus — der archivierte Beleg bleibt so, wie er ausgegeben wurde.

Reiter „Details"

Hier stehen die Kopfdaten in vier Blöcken:

• Allgemein — Summe, Belegdatum, Erstellt am und Erstellt von. Bei unterschriebenen Belegen zusätzlich Unterschrieben von, bei stornierten storniert am, storniert von und der Storno-Grund. Kommt der Lieferschein aus einem Auftrag, führt Bestellung # direkt zu den Bestelldetails. Vor- und Folgebeleg erscheinen mit ihrer Belegart als Beschriftung und ihrer Nummer als Link — so springst du von hier auf die Rechnungsdetails, die aus diesem Lieferschein entstanden sind. Rechnungslauf Status steht auf Aktiv oder Ignoriert.
• Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Rechnungsanschrift.
• Sonstiges — Lieferadresse und Lieferdatum beziehungsweise Leistungszeitraum.
• Interne Notizen — nur vorhanden, wenn welche erfasst sind. Sie stehen nicht auf dem PDF.

Ist eine vollständige Lieferadresse hinterlegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Lieferort.

Reiter „Positionen"

Der Reiter trägt die Anzahl der Positionen als Zahl und listet auf, was geliefert wurde: Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung und Charge. Preise stehen hier bewusst nicht — der Lieferschein weist aus, was geliefert wurde. Über das Suchfeld darüber („In Artikelnr. und Beschreibung suchen …") filterst du lange Listen; sind die Positionen in Gruppen gegliedert, kannst du alle Gruppen auf einmal auf- und zuklappen. Kleine Kennzeichen an der Position zeigen Seriennummer, Charge, Konto, Kostenstelle und Kostenschlüssel. Ein Klick auf den Artikelnamen führt zu den Artikeldetails.

Reiter „Lagerbewegungen"

Dieser Reiter ist die Besonderheit des Lieferscheins: Er zeigt genau die Lagerbewegungen, die dieser Beleg ausgelöst hat — mit Lagerbewegung #, Artikel, Datum, Charge, Benutzer, Lager und Menge. Abgänge stehen rot mit Minus, Zugänge grün mit Plus. Ein Informationssymbol neben dem Datum zeigt die Notiz zur Bewegung; bei zurückgesetzten Beständen steht dort, aus welchem Storno die Rückbuchung stammt. Über die Charge kommst du in die Chargenverfolgung, über den Artikelnamen zu den Artikeln. Die vollständige Liste über alle Belege hinweg findest du unter Lagerbewegungen.

Warum der Reiter leer sein kann. Ein Entwurf bucht nichts — Bestand wird erst beim Finalisieren bewegt. Und gebucht wird nur bei Positionen, deren Artikel lagergeführt ist und auf denen ein Lager ausgewählt wurde. Fehlt eines von beidem, bleibt der Bestand unberührt, obwohl die Position auf dem Lieferschein steht. Angezeigt werden die 100 jüngsten Bewegungen zu diesem Beleg.

Änderungsprotokoll

Rechts neben den Reitern liegt ein Reiter, der statt einer Beschriftung nur ein Uhr-Symbol trägt; zeigst du mit der Maus darauf, erscheint der Kurzhinweis „Änderungsprotokoll". Er zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Lieferschein geändert hat — Feld für Feld mit altem und neuem Wert, dazu Aktionen wie Finalisieren, Unterschreiben, Stornieren, Duplizieren und Versenden. Ältere Einträge lädst du über die Schaltfläche am Ende nach.

Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresszeile: Ein Link auf diese Seite öffnet also wieder denselben Reiter. Ändert jemand anderes den Beleg, lädt sich die Ansicht von selbst nach.

Aktionen

Lieferschein finalisieren. Nur bei Entwürfen. flinkest fragt zur Sicherheit „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden." Nach dem Bestätigen bekommt der Lieferschein seine Nummer, wechselt in den Status Beleg und bucht den Lagerbestand aus; die Meldung lautet „Der Beleg wurde finalisiert". Was dabei genau gebucht wird und was passiert, wenn der Bestand nicht reicht, steht bei den Lieferscheinen. Ein zweiter Versuch wird mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" abgelehnt.

Unterschreiben lassen. Die Schaltfläche erscheint nur bei finalisierten Lieferscheinen, wenn die Unterschriften-Funktion in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist und noch keine Unterschrift vorliegt. Der Dialog führt in zwei Schritten: zuerst der Name der unterschreibenden Person, dann Weiter, dann das Unterschriftenfeld — auf einem Tablet unterschreibt der Empfänger direkt mit dem Finger. Mit Unterschreiben wird die Unterschrift fest in das PDF eingebaut, als Dokument abgelegt und der Beleg auf „Erfolgreich unterschrieben" gesetzt. Ist die Funktion nicht aktiv, meldet flinkest „Die Unterschriften-Funktion ist nicht aktiviert"; ein zweiter Versuch endet mit „Dieser Beleg wurde bereits unterschrieben.".

Per E-Mail senden. Die Schaltfläche per e-mail senden öffnet den Versanddialog. Hinterlegt der Lieferort eine eigene E-Mail-Adresse, wird daraus ein kleines Menü mit den Einträgen an Kontakt … und an Standort …, jeweils mit der Adresse darunter — du wählst also, wohin es geht.

Im Dialog stehen Empfänger (mehrere möglich, mit Vorschlägen aus den Kontaktdaten), Betreff, Nachricht und Anhänge. Betreff und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt, die Belegnummer wird darin eingesetzt. Das Lieferschein-PDF hängt immer automatisch an; zusätzliche Dateien ziehst du in das Feld oder wählst sie über Bestehendes Dokument wählen aus den bereits am Beleg abgelegten Dokumenten. Bei einer neu hochgeladenen Datei kannst du Auch als Dokument speichern ankreuzen, dann bleibt sie am Lieferschein hängen. senden verschickt die Nachricht.

Was beim Versand passiert. Ist der Lieferschein unterschrieben, hängt flinkest das unterschriebene PDF an — der Dateiname trägt dann den Zusatz „-unterschrieben". Eine in den Beleg-Einstellungen hinterlegte Kopie-Adresse bekommt den Versand als unsichtbare Kopie. Nach erfolgreichem Versand trägt der Beleg das Kennzeichen Per E-Mail versendet; jeder Versand landet zusätzlich im E-Mail-Verlauf. Während des Versands ist die Schaltfläche gesperrt, damit ein zweiter Klick nicht alles ein zweites Mal verschickt.

Lieferschein stornieren. Nur finalisierte Belege lassen sich stornieren, und nur mit der entsprechenden Berechtigung.

Im Dialog erfasst du unter Grund / Kommentar den Storno-Grund; der Haken Lagerbewegungen zurücksetzen ist voreingestellt. Mit ihm legt flinkest zu jeder Ausbuchung dieses Lieferscheins eine gleich große Einbuchung an — gleiches Lager, gleiche Charge, gleiche Seriennummer — und vermerkt in der Notiz Lieferscheinnummer, Benutzer und Zeitpunkt. Die ursprünglichen Bewegungen bleiben stehen, die Historie bleibt vollständig. Nimmst du den Haken heraus, wird nur der Beleg storniert und der Bestand bleibt ausgebucht. Nach dem Klick auf Lieferschein stornieren meldet flinkest „Der Lieferschein wurde storniert", der Beleg behält seine Nummer und trägt fortan das Kennzeichen storniert; Grund, Benutzer und Zeitpunkt stehen im Reiter Details. Bei einem Entwurf oder einem bereits stornierten Beleg kommt „Nur finalisierte Belege können storniert werden.", ohne Berechtigung „Du darfst Lieferscheine nicht stornieren". Ein Storno löst weder einen bereits erzeugten Folgebeleg auf noch ändert es den Status eines zugehörigen Auftrags.

Folgebeleg erstellen. Das Menü bietet je nach Berechtigung Rechnung erstellen und Gutschrift erstellen. Nach der Rückfrage („Soll eine Rechnung erstellt werden?") entsteht ein Entwurf mit denselben Positionen, beide Belege werden miteinander verknüpft und der neue Entwurf öffnet sich sofort zur Bearbeitung. Damit gilt der Lieferschein als verrechnet und taucht im Rechnungslauf der Rechnungen nicht mehr auf. Die Lieferadresse des Lieferscheins wird in den Folgebeleg übernommen; Kopf- und Fußtext sowie die Zahlungsbedingungen kommen je nach Einstellung vom Vorbeleg, vom Kunden oder aus den Beleg-Einstellungen.

Duplizieren. Erzeugt eine Kopie als Entwurf mit dem heutigen Belegdatum und öffnet sie zur Bearbeitung. Die Kopie ist ein eigenständiger Lieferschein und bucht beim Finalisieren erneut Lager aus.

Im Rechnungslauf ignorieren. Nimmt genau diesen Lieferschein dauerhaft aus der Sammelverrechnung heraus. Im Dialog stehen der Beleg und ein Feld für eine Notiz, warum er ausgenommen wird; Speichern & Schließen übernimmt die Ausnahme, danach steht im Kennzahlen-Kasten Rechnungslauf Status: Ignoriert. Rückgängig machst du das nicht hier, sondern in der Liste der ignorierten Lieferscheine.

Bei Lieferanten bestellen. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn die Funktion in den Beleg-Einstellungen aktiv ist. Sie öffnet eine Übersicht, die die Positionen des Lieferscheins nach Lieferanten gruppiert und daraus je Lieferant eine Bestell-E-Mail vorbereitet — praktisch, wenn du Ware erst nachbestellen musst.

Bearbeiten und Löschen. Beides gibt es nur bei Entwürfen: Bearbeiten führt in den Beleg-Editor, in dem du den Lieferschein bearbeiten kannst, Löschen fragt „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?" und entfernt den Entwurf samt Positionen. Sobald ein Lieferschein finalisiert ist, verschwinden beide Einträge — er trägt dann eine Nummer und hat Bestand bewegt. Ein Versuch trotzdem endet mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden".

Download. Lädt das PDF herunter. Die Datei heißt nach der Lieferscheinnummer; ein Entwurf bekommt einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen.

Verwandte Seiten

• Lieferscheine
• Lieferschein bearbeiten
• Bei Lieferanten bestellen
• Rechnungen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Bestellungen
• Lagerbewegungen
• Chargenverfolgung
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Warum sehe ich beim Lieferschein keine Schaltfläche „Lieferschein stornieren"? Storniert wird nur, was finalisiert ist: Bei einem Entwurf gibt es die Schaltfläche nicht, dort heißt die Aktion Löschen. Bei einem bereits stornierten Beleg fällt sie ebenfalls weg. Ist der Lieferschein finalisiert und die Schaltfläche trotzdem nicht da, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Lieferscheine zu stornieren — beim Versuch über einen anderen Weg meldet flinkest „Du darfst Lieferscheine nicht stornieren".

Kommt der Lagerbestand beim Stornieren automatisch zurück? Nur wenn der Haken Lagerbewegungen zurücksetzen im Storno-Dialog gesetzt bleibt — er ist voreingestellt. Dann legt flinkest zu jeder Ausbuchung des Lieferscheins eine gleich große Einbuchung mit demselben Lager, derselben Charge und derselben Seriennummer an und vermerkt Lieferscheinnummer, Benutzer und Zeitpunkt in der Notiz. Nimmst du den Haken heraus, bleibt der Bestand ausgebucht. Beide Buchungen siehst du danach im Reiter Lagerbewegungen des Lieferscheins.

Im Reiter „Lagerbewegungen" steht nichts — ist etwas schiefgelaufen? Meistens nicht. Ein Entwurf bewegt gar keinen Bestand, gebucht wird erst beim Finalisieren. Und auch dann bucht flinkest nur bei Positionen, deren Artikel lagergeführt ist und auf denen ein Lager ausgewählt wurde. Fehlt auf der Position das Lager, steht der Artikel zwar auf dem Lieferschein, ist aber nie aus dem Lager abgegangen.

Was bedeutet „Dieser Beleg wurde bereits unterschrieben."? Zu diesem Lieferschein gibt es schon eine Unterschrift, und eine zweite ist nicht vorgesehen. Mit der Unterschrift wird das PDF unveränderlich: Sie steckt fest im Dokument, das deshalb nicht mehr neu erzeugt wird. Ist etwas falsch, storniere den Lieferschein und erstelle einen neuen.

Wie nehme ich einen Lieferschein wieder in den Rechnungslauf auf? Die Ausnahme wird zwar in der Detailansicht über Im Rechnungslauf ignorieren gesetzt, aber nicht dort gelöscht. Entfernen kannst du sie in der Liste der ignorierten Lieferscheine; danach steht der Lieferschein wieder auf Rechnungslauf Status: Aktiv und wird beim nächsten Lauf mitverrechnet.

Warum steht auf dem PDF im Reiter „Beleg" kein Preis, im Kennzahlen-Kasten aber ein Betrag? Das ist Absicht. Auf dem Lieferschein-Ausdruck blendet flinkest Einzelpreis, Rabatt, Positionsbetrag, Umsatzsteuer und den Summenblock aus — ein Lieferschein weist aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Gespeichert sind die Beträge trotzdem: Sie stehen im Kennzahlen-Kasten und im Reiter Details und sind die Grundlage für die spätere Rechnung.