Lieferscheindetails

Die Lieferscheindetails sind die Belegakte eines einzelnen Lieferscheins: hier führst du ihn vom Entwurf zum rechtsverbindlichen Dokument, dokumentierst die Zustellung per Unterschrift, stornierst ihn im Fehlerfall und verfolgst zurück, woraus er entstanden ist und was daraus geworden ist. Anders als die Lieferscheinliste, die den Überblick über viele Lieferscheine gibt, beantwortet diese Seite die Fragen zu genau einem Beleg — Reiter für Reiter über PDF, Details, Positionen, Lagerbewegungen und Zahlungen. Diese Seite ist entlang genau dieser Fähigkeiten gegliedert: jede Überschrift erklärt, was du hier tust und warum es die Funktion gibt.

Kopfbereich, Navigation und Übersichtskarte

Die Lieferscheindetails aufrufen

Ein Klick auf die Belegnummer oder den Kundennamen in der Lieferscheinliste bringt dich hierher. Links in der Kopfzeile steht „Lieferschein" mit der Belegnummer, solange der Beleg noch ein Entwurf ist, stattdessen „Entwurf" — Entwürfe sind rechtlich unverbindlich (§ 11 des Umsatzsteuergesetzes verlangt eine Nummer erst mit der Finalisierung), das macht der Titel sofort sichtbar. Die Seite öffnet, wer Lieferscheine sehen darf; ohne dieses Recht landest du gar nicht erst hier.

Übersichtskarte: die wichtigsten Kennzahlen

Rechts neben den Reitern liegt eine Karte mit den Eckdaten, die du beim Telefonat mit dem Kunden am häufigsten brauchst, ohne dafür einen Reiter zu wechseln: Belegnummer (bei einem Entwurf „Entwurf"), Betrag, Datum, der Empfänger als Link auf die Kundendetails mit Anschrift, die Lieferadresse (nur wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht), der Signatur-Status — Name der unterschreibenden Person oder ein Hinweis „nicht unterschrieben" — und, wenn zutreffend, der Rechnungslauf-Status.

Bezahlt und Differenz in der Übersichtskarte

Ein Lieferschein fordert normalerweise kein Geld — die Abrechnung läuft über die Rechnung. Manche Betriebe kassieren aber direkt bei der Zustellung, etwa per Nachnahme; genau dafür zeigt die Übersichtskarte, sobald mindestens eine Zahlung am Beleg hängt, die Zeile Bezahlt mit der Summe der zugeordneten Zahlungen, darunter je nach Stand entweder Vollständig bezahlt oder Differenz mit dem noch offenen Betrag. Wie du eine Zahlung überhaupt erfasst, steht unter „Lieferschein finalisieren" und „Unterschreiben" weiter unten. Beide Zeilen siehst du nur mit der Berechtigung, Bankkonten zu sehen — ohne sie bleibt die Karte bei „Betrag" stehen, auch wenn längst eine Zahlung erfasst ist.

„Bei Lieferung bezahlt" in der Übersichtskarte

Zusätzlich zur Zeile „Bezahlt" zeigt die Karte je Zahlung, die ursprünglich an diesem Lieferschein erfasst wurde, eine eigene Zeile Bei Lieferung bezahlt mit Betrag und Datum. Der Unterschied zählt: Führst du den Lieferschein später zu einer Rechnung weiter, wandert die Zuordnung der Zahlung dorthin, „Bezahlt" zeigt am Lieferschein dann wieder einen offenen Betrag — „Bei Lieferung bezahlt" bleibt trotzdem stehen, weil sie zeigt, dass hier ursprünglich kassiert wurde. Auch diese Zeile siehst du nur mit der Berechtigung, Bankkonten zu sehen.

Rechnungslauf-Status erkennen

Wurde der Lieferschein ausdrücklich über „Im Rechnungslauf ignorieren" vom automatischen Rechnungslauf ausgenommen, zeigt die Übersichtskarte dafür die Zeile Rechnungslauf Status mit „Ignoriert". Ausführlicher siehst du denselben Zustand oben in der Kopfzeile am Fakturierungsstatus-Chip Keine Fakturierung erforderlich.

Reiter der Belegakte

Die Detailseite gliedert sich in Reiter: Beleg (PDF-Vorschau), Details, Positionen mit einem Zähler für die Anzahl der Zeilen, Lagerbewegungen ebenfalls mit Zähler, Zahlungen mit Zähler und Warnfarbe bei Differenz, sowie ein Audit-Log-Reiter. Positionen, Lagerbewegungen und Zahlungen sind eigenständige Datenquellen — der Lieferschein selbst, der tatsächliche Lagerbestand und echte Zahlungsdatensätze —, keine reine Anzeige des Belegs, deshalb die getrennten Reiter. Welcher Reiter offen ist, merkt sich der Link in der Adresszeile: Ein kopierter Link führt direkt zum Reiter, der beim Absenden offen war.

Audit-Log: Änderungshistorie

Der Audit-Log-Reiter zeigt die chronologische Änderungshistorie dieses Lieferscheins — wer wann welches Feld mit Alt- und Neuwert geändert hat, dazu Business-Ereignisse wie „Beleg abgeschlossen" mit Belegnummer, Typ, Kunde und Summe. Das ist die Nachvollziehbarkeit für Support und Buchhaltung: wann wurde finalisiert, was hat sich am Status geändert.

„Zuletzt besucht" und automatische Aktualisierung

Der Lieferschein landet automatisch im „Zuletzt besucht"-Panel, damit du schnell zurückspringen kannst, wenn du dich gerade in einer anderen Ansicht befindest. Ändert jemand anderes denselben Lieferschein — etwa ein zweites Gerät, das gerade signiert, oder ein Kollege am selben Beleg —, aktualisieren sich Kopfzeile, Übersichtskarte und Details auf deinem Bildschirm von selbst, ohne dass du neu laden musst. Das gilt im Mehrbenutzer- und Mehrgerätebetrieb gleichermaßen: Wenn die Fahrer-App gerade signiert, während im Büro dieselbe Seite offen ist, zieht das Büro die Signatur automatisch nach.

Responsive Ansicht

Auf schmalen Bildschirmen — etwa wenn Fahrer oder Lager mobil nachschauen — wandert die Seitenleiste mit Übersichtskarte, Aktivitäten und Dokumenten unter den Beleg statt daneben, die Kopf-Schaltflächen kollabieren in ein Menü mit drei Punkten (nur „per e-mail senden" bleibt als primäre Schaltfläche stehen), und die Reiter lassen sich horizontal durchscrollen.

Aktivitäten und Dokumente in der Seitenleiste

Unter der Übersichtskarte liegen zwei weitere Panels: Aktivitäten zum Anlegen von Aufgaben zu diesem Lieferschein und Dokumente für Dateien, die daran hängen — mit Bearbeiten, Versenden und Download je Zeile. Beide Panels sind kein lieferscheinspezifischer Mechanismus, sondern derselbe generische Vorgangs- und Dateianhang-Bereich, den auch andere Detailseiten zeigen.

Reiter „Beleg" (PDF-Vorschau)

PDF-Vorschau des Lieferscheins

Der erste Reiter zeigt das Lieferschein-PDF in einer Vorschau zum Blättern, Zoomen, Suchen und Drucken — genau das Dokument, das der Kunde bekommt, ohne Preise. Das gilt auch für einen noch nicht finalisierten Entwurf: Auch der lässt sich vorab exakt so prüfen, wie er später aussehen wird, erkennbar am Wasserzeichen „Entwurf". Ein stornierter Lieferschein trägt stattdessen das Wasserzeichen „storniert".

Das PDF. flinkest legt zu jedem Lieferschein ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Statusänderungen wie das Setzen des Versand-Kennzeichens lösen bewusst keine Neuerzeugung aus. Ist der Lieferschein bereits unterschrieben, bleibt die eingebettete Unterschrift bei jeder weiteren PDF-Neuerzeugung automatisch erhalten — etwa wenn danach noch eine Zahlung erfasst oder der Beleg storniert wird; ein zweites Mal unterschreiben ist dafür nie nötig.

Lieferschein herunterladen

Die Schaltfläche Download in der Kopfzeile öffnet das PDF zum Speichern, sobald der Lieferschein finalisiert oder storniert ist. Die Datei heißt nach der Belegnummer — der Dateiname kommt immer vom Server, nie aus dem, was gerade auf der Seite steht.

Reiter „Details"

Block „Allgemein": Kernfakten des Belegs

Der Block zeigt Summe, Belegdatum, Erstellt am und Erstellt von, sobald vorhanden zusätzlich „Unterschrieben von". Ist der Lieferschein storniert, ergänzt flinkest „storniert am", „storniert von" und den Storno-Grund. Stammt der Beleg aus einer Kundenbestellung — das betrifft ausschließlich Betriebe, die den zubuchbaren Shop für Kundenbestellungen nutzen —, steht hier zusätzlich die Bestellnummer mit Datum, verlinkt zur zugehörigen Auftragsdetailseite. Ganz unten im Block steht der Rechnungslauf-Status, „Aktiv" oder „Ignoriert".

Belegkette: Vorgänger- und Folgebeleg

Im selben Block verlinkt flinkest den Vorgängerbeleg — meist eine Auftragsbestätigung — und den Folgebeleg, meist eine Rechnung oder Gutschrift, sofern vorhanden. Damit lässt sich die gesamte Kette Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung in beide Richtungen zurückverfolgen, ohne über die jeweiligen Listen suchen zu müssen — ein Klick auf den Link führt direkt zur Detailseite des verknüpften Belegs.

Block „Empfänger"

Der Kunde als Link auf seine Kundendetails, darunter die Rechnungsadresse.

Lieferadresse, Leistungszeitraum und Karte

Im Block „Sonstiges" steht, sofern erfasst, die Lieferadresse — sie kann von der Rechnungsadresse abweichen, etwa bei einer Baustelle oder Filiale —, daneben der Lieferzeitraum („Lieferdatum von – bis"), der Umsatzsteuer-Leistungszeitpunkt dieses Belegs. Sind Straße, PLZ und Ort der Lieferadresse vollständig erfasst, zeigt flinkest darunter zusätzlich eine interaktive Karte mit der Zustelladresse samt Routen-Link — praktisch für Fahrer und Disposition, um die Adresse visuell einzuordnen.

Interne Notizen

Nur vorhanden, wenn eine Notiz erfasst wurde: interne Hinweise, die nie auf dem PDF stehen und nie an den Kunden gehen.

Reiter „Positionen"

Positionen ohne Preise

Der Reiter listet alle Zeilen des Lieferscheins in der Reihenfolge des Belegs: Position, Menge, Einheit, Artikelnummer, Bezeichnung und, sofern erfasst, die Charge mit Link zur Chargenverfolgung. Einzelpreis, Rabatt, Zeilensumme und Steuersatz fehlen bewusst — sie werden für diese Belegart gar nicht erst geladen, nicht nur ausgeblendet: Ein Lieferschein weist ausschließlich aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Die Abrechnung passiert über die Rechnung, die du über „Folgebeleg erstellen" aus dem Lieferschein erzeugen kannst. Ein Klick auf eine Artikelzeile führt zur Produktdetailseite, der Tab-Titel trägt die Positionsanzahl als Zähler.

Reiter „Lagerbewegungen"

Lagerbewegungen dieses Belegs

Der Reiter zeigt die Lagerbewegungen, die durch diesen Lieferschein entstanden sind: Artikel, Menge mit Richtung, Lager, Datum, Charge und der Benutzer, der die Bewegung ausgelöst hat. Das ist der eigentliche Bestandseffekt eines Lieferscheins: Für jede Position mit einem lagergeführten Artikel bucht flinkest beim Finalisieren einen Warenausgang — der Lieferschein ist die einzige Belegart in flinkest, die das automatisch tut. Bei einem Entwurf ist der Reiter deshalb noch leer, weil die Bewegungen erst beim Finalisieren gebucht werden. Der Reiter zeigt hier abweichend von anderen Listen einen Leertext, der eigentlich für Lieferanten-Kontexte gedacht ist, wenn noch keine Bewegung existiert — sobald Bewegungen vorhanden sind, wird die Liste normal angezeigt; ein Spalten-Zahnrad gibt es hier nicht.

Bestandsprüfung beim Finalisieren

Ist in den Beleg-Einstellungen die Pflicht „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv, prüft flinkest vor jeder Buchung den verfügbaren Bestand für genau die Kombination aus Artikel, Lager und Charge der jeweiligen Position — bei einer chargenlosen Position zählt dabei nur der chargenlose Teilbestand dieses Lagers, nicht die Summe über alle Chargen hinweg. Reicht der Bestand nicht, bricht das Finalisieren mit der Meldung „nicht genug Bestand für Position #" samt Positionsnummer ab, und der Beleg bleibt Entwurf. Das verhindert, dass eine Falschlieferung oder Doppelbuchung den Lagerbestand ins Minus zieht. Unterschreitet der verfügbare Bestand nach einer erfolgreichen Buchung einen für Artikel und Lager eingerichteten Schwellenwert, löst das automatisch die hinterlegte Schwellenwert-Aktion aus — das ist eine reine Folgewirkung ohne eigenes Bedienelement auf dieser Seite.

Reiter „Zahlungen"

Nur sichtbar, wenn du Bankkonten sehen darfst.

Verknüpfte Zahlungen im Reiter „Zahlungen"

Der Reiter listet jede Zahlung, die diesem Lieferschein zugeordnet ist: Transaktionsname, Quelle (Bankkonto, Kassa oder Karte samt IBAN, sofern vorhanden), Datum und Betrag — echte Zahlungsdatensätze, nicht nur ein Flag. Das ist die Herkunft der Zeilen „Bezahlt"/„Differenz" in der Übersichtskarte weiter oben. Weicht die Summe der zugeordneten Zahlungen vom Belegbetrag ab, ist der Reiter selbst mit einer Warnfarbe markiert.

Zahlung löschen oder Verknüpfung entfernen

Wer zusätzlich die Berechtigung hat, Zahlungen zu verwalten, und Lieferscheine bearbeiten darf, kann eine Zeile über das Zeilenmenü wieder entfernen. Was genau passiert, hängt von der Herkunft der Zahlung ab: Eine Zahlung, die nur über den Zahlungsdialog beim Finalisieren oder Unterschreiben erfasst wurde — etwa eine Nachnahme —, wird dabei endgültig gelöscht; sowohl die Zeile hier als auch die Zeile „Bei Lieferung bezahlt" in der Übersichtskarte verschwinden dann, weil beide dieselbe zugrundeliegende Zahlung zeigen. Eine echte, aus einer Bankbuchung importierte Zahlung wird dagegen nur wieder gelöst und landet zurück unter den offenen, noch nicht zugeordneten Bankbuchungen — die Buchung selbst bleibt bestehen. Scheitert das Löschen im Hintergrund, bleibt die Zeile stehen und du bekommst eine Fehlermeldung.

Von einer Zahlung zum Bankkonto springen

Ein Klick auf eine Zahlungszeile mit Bankkonto-Zuordnung führt zu den Details des zugehörigen Bankkontos — der vollständige Beleg der Banktransaktion im Kontoauszug-Kontext. Zahlungen aus Kassa oder Karte haben in der Regel keine solche Zuordnung und lassen sich deshalb nicht anklicken.

Lieferschein finalisieren (Entwurf → bindender Beleg)

Lieferschein finalisieren

Solange die Unterschriftenfunktion in den Beleg-Einstellungen ausgeschaltet ist, zeigt ein Entwurf als Hauptschaltfläche Lieferschein finalisieren. Ist stattdessen die Option Zahlungserfassung am Lieferschein ausgeschaltet, öffnet ein Klick lediglich eine kurze Sicherheitsabfrage „Möchten Sie diesen Lieferschein wirklich abschließen? Er kann danach nicht mehr geändert werden." mit den Schaltflächen Ja, abschließen und Abbrechen — ohne weitere Eingabe. Ist die Zahlungserfassung dagegen eingeschaltet, öffnet derselbe Klick stattdessen den in der nächsten Sektion beschriebenen Zahlungsdialog, der die Sicherheitsabfrage gleich mit übernimmt.

Beim eigentlichen Finalisieren bucht flinkest für jede Position mit einem lagergeführten Artikel den Warenabgang aus dem gewählten Lager (siehe „Bestandsprüfung beim Finalisieren"), vergibt die Belegnummer und entscheidet automatisch über den Fakturierungsstatus: Ist der Lieferschein zu diesem Zeitpunkt schon vollständig bar oder mit Karte bezahlt, springt er sofort auf Keine Fakturierung erforderlich; hat der Kunde im Bereich Fakturierung die Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein", legt flinkest sofort einen Rechnungsentwurf an, finalisiert und versendet ihn automatisch — Chip Fakturiert; bei „Monatliche Sammelrechnung" oder „Manuell" bleibt der Chip Bereit zur Fakturierung und wartet auf den Rechnungslauf. Ist die Unterschriftenfunktion ausgeschaltet und am Lieferort eine E-Mail-Adresse für unterschriebene Lieferscheine hinterlegt, verschickt flinkest den finalisierten Lieferschein zusätzlich automatisch dorthin — dieselbe Adresse, die bei aktiver Unterschriftenfunktion erst beim Unterschreiben genutzt wird (siehe unten).

Diese Schaltfläche und der Zahlungsdialog stehen dir nur zur Verfügung, wenn du Lieferscheine bearbeiten darfst; fehlt dir dieses Recht, verschwindet die Hauptschaltfläche des Entwurfs komplett. Ist die Unterschriftenfunktion dagegen aktiv, ersetzt „Unterschreiben" diese Schaltfläche vollständig — dazu gleich mehr.

Zahlung beim Finalisieren erfassen

Mit aktivierter Option Zahlungserfassung am Lieferschein öffnet die Hauptschaltfläche eines Entwurfs den Dialog Lieferschein finalisieren mit der Checkbox Zahlung erhalten. Bleibt sie unangehakt, schließt der eine Bestätigen-Button den Lieferschein ohne Zahlung ab — inhaltlich dasselbe wie bei ausgeschalteter Zahlungserfassung. Hakst du sie an, erscheinen Erhaltener Betrag — vorbelegt mit der Belegsumme und nur dann änderbar, wenn zusätzlich Teilbeträge erlauben aktiv ist — und Zahlungsart (Bargeld oder Karte); bei Bargeld kommt eine Kassa-Auswahl dazu, sofern es mehr als eine aktive Bargeld-Kasse gibt, gibt es genau eine, wählt flinkest sie automatisch. Der eine Bestätigen-Button finalisiert dann und erfasst in einem Zug die Zahlung — Finalisieren und Nummernvergabe dürfen nie an einer fehlenden oder fremden Kassa scheitern, deshalb prüft flinkest die Zahlungsdaten vollständig, bevor die Belegnummer vergeben wird.

Zum Erfassen der Zahlung brauchst du zusätzlich die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten — fehlt sie, geht der Klick direkt in den zahlungslosen Finalisierungspfad, ohne dass du den Dialog je siehst. Eine erfasste Zahlung geht dabei serverseitig in derselben Transaktion wie die Nummernvergabe durch: Scheitert die Zahlungsprüfung (etwa Betrag unter einem Cent), bleibt der Beleg unverändert Entwurf, statt eine Belegnummer „zu verbrennen".

Unterschreiben (Sign)

Unterschreiben

Ist die Unterschriftenfunktion in den Beleg-Einstellungen aktiviert, ersetzt Unterschreiben die Hauptschaltfläche eines Entwurfs vollständig — für einen Entwurf gibt es dann keinen „nur finalisieren, ohne Unterschrift"-Weg mehr. Bei einem bereits finalisierten Lieferschein bleibt „Unterschreiben" zusätzlich zu den übrigen Schaltflächen sichtbar, solange er noch nicht unterschrieben ist.

Der Dialog Unterschreiben ist in beiden Fällen derselbe, zweistufig: Zuerst trägst du den Namen der unterschreibenden Person ein — Pflichtfeld, Weiter zur Unterschrift bleibt bis dahin deaktiviert. Ist zusätzlich die Option Zahlungserfassung am Lieferschein aktiv und der Beleg noch nicht vollständig bezahlt, erscheint direkt darunter derselbe Umschalter Zahlung erhalten mit denselben Feldern wie beim Finalisieren (Betrag, Zahlungsart, ggf. Kassa) — ist der Beleg schon vollständig bezahlt, fehlen diese Felder komplett. Weiter zur Unterschrift übernimmt Name und Zahlungsdaten und wechselt zum Unterschriftenfeld; dort unterschreibt die Person mit Maus, Finger oder Stift, Zurück springt einen Schritt zurück, falls die Unterschrift misslingt, und Unterschreiben schließt den Dialog ab.

Bei einem Entwurf löst „Unterschreiben" im Hintergrund zuerst das Finalisieren aus — mit der eingegebenen Zahlung, falls vorhanden — und direkt danach das eigentliche Unterschreiben: ein einziger, ununterbrochener Vorgang im selben Dialog. Schlägt das Finalisieren fehl, bleibt die bereits gezeichnete Unterschrift erhalten, du musst nicht neu zeichnen. Bei einem bereits finalisierten, noch unbezahlten Lieferschein erfasst flinkest zuerst die eingegebene Zahlung und unterschreibt danach; ist der Beleg schon vollständig bezahlt, geht es direkt vom Namen zur Unterschrift, ohne Zahlungsschritt. Die Zahlungsentscheidung muss in jedem Fall vor der eigentlichen Unterschrift feststehen, weil flinkest genau in diesem Moment auch den Fakturierungsstatus entscheidet (siehe „Lieferschein finalisieren" für die drei möglichen Chips) — eine erst danach erfasste Zahlung könnte eine bereits automatisch verschickte Rechnung nicht mehr zurücknehmen.

Nach dem Speichern ist die Unterschrift Teil des PDFs und lässt sich nicht mehr entfernen oder ersetzen; ist am Lieferschein eine Bestellung hinterlegt, schließt flinkest sie mit der Unterschrift automatisch ab. Ist am Lieferort oder beim Kunden eine eigene E-Mail-Adresse für unterschriebene Lieferscheine hinterlegt, verschickt flinkest das unterschriebene PDF automatisch dorthin.

Wer die Schaltfläche sieht. Unterschreiben braucht die eigene Berechtigung dafür; auf einem Entwurf zusätzlich die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten, weil dabei zuerst finalisiert wird. Fehlt bei aktiver Unterschriftenfunktion die Berechtigung zum Unterschreiben, verschwindet die Hauptschaltfläche eines Entwurfs komplett — es gibt dann von dieser Seite aus keinen sichtbaren Weg mehr, ihn abzuschließen.

Stornieren

Lieferschein stornieren

Die Kopf-Schaltfläche Lieferschein stornieren steht nur bei bereits finalisierten Lieferscheinen zur Verfügung und öffnet den Dialog Lieferschein stornieren: Oben trägst du unter „Grund / Kommentar" ein, warum storniert wird — freiwillig, aber für die Nachvollziehbarkeit wichtig, der Text erscheint danach im Reiter „Details" als Storno-Grund. Darunter entscheidest du mit dem Kästchen Lagerbewegungen zurücksetzen (standardmäßig angehakt), ob die beim Finalisieren gebuchten Lagerabgänge als Zugang zurückgebucht werden. Bereits verbrauchte oder weiterverkaufte Ware wird dadurch nicht automatisch korrigiert — die Rückbuchung erhöht schlicht den Lagerbestand wieder um die ursprünglich ausgebuchte Menge.

Der Lieferschein wird dabei nicht gelöscht, sondern auf den Status „storniert" gesetzt und behält seine Belegnummer dauerhaft — der Nummernkreis zählt finalisierte und stornierte Lieferscheine mit, eine Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben (§ 11 Umsatzsteuergesetz). Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden festgehalten, das PDF wird mit dem Wasserzeichen „storniert" neu erzeugt — eine bereits vorhandene Unterschrift bleibt dabei automatisch erhalten. Ein stornierter Lieferschein ist danach eingefroren: Unterschreiben, Mailversand, Folgebeleg-Erstellung, „Bei Lieferanten bestellen" sowie E-Mail Historie und „Im Rechnungslauf ignorieren" stehen nicht mehr zur Verfügung, im Kopfmenü bleiben nur noch Download und Duplizieren. Ein Zustand geht dabei immer nur in eine Richtung — Entwurf → finalisiert → storniert, es gibt keinen Weg zurück, auch nicht für Administratoren. Wer einen finalisierten Lieferschein wieder als Entwurf braucht, storniert ihn und dupliziert die Kopie.

Stornieren braucht die eigene Berechtigung dafür; ohne sie taucht die Schaltfläche gar nicht erst auf. Bei einem Entwurf oder einem bereits stornierten Lieferschein ist Stornieren serverseitig gesperrt — es meldet „Nur finalisierte Belege können storniert werden."

Bearbeiten und Löschen (nur Entwurf)

Einen Entwurf bearbeiten

Die Schaltfläche Bearbeiten steht nur bei Entwürfen zur Verfügung und führt zum Lieferschein-Editor — Entwürfe sind der einzige inhaltlich änderbare Zustand eines Lieferscheins. Dafür brauchst du die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten.

Einen Entwurf löschen

Löschen im Menü mit den drei Punkten steht ebenfalls nur bei Entwürfen zur Verfügung, nach einer Rückfrage „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?". Ein finalisierter oder stornierter Lieferschein lässt sich dagegen grundsätzlich nicht löschen — die Belegnummer ist einmalig vergeben und darf nicht verschwinden, dafür gibt es das Storno. Scheitert das Löschen im Hintergrund an einem Serverfehler, bleibt der Beleg unangetastet stehen, statt dich stillschweigend zur Liste weiterzuleiten.

Belegkette: Duplizieren und Folgebeleg erstellen

Lieferschein duplizieren

Duplizieren steht bei finalisierten und stornierten Lieferscheinen zur Verfügung, im Kopfmenü. Zuvor fragt ein kurzer Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen (Standard: aus), ob die Positionen unverändert vom Quelllieferschein übernommen werden oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu berechnet werden sollen — bei einer manuellen Position ohne Artikel wird dabei nur der generelle Kundenrabatt frisch angewendet, der Einzelpreis bleibt wie im Quelllieferschein. Sichtbar wird das nur an der internen Summe in der Übersichtskarte, denn der Lieferschein selbst zeigt nie Preise. Danach legt flinkest eine Kopie als neuen Entwurf mit heutigem Belegdatum an, übernimmt alle Positionen und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Eine am Ursprungsbeleg erfasste Zahlung wird dabei nicht mitkopiert — der neue Entwurf startet ohne Zahlungshistorie.

Folgebeleg erstellen: Rechnung oder Gutschrift

Nur bei finalisierten Lieferscheinen und je nachdem, ob du Rechnungen bzw. Gutschriften bearbeiten darfst, stehen im Kopfmenü Rechnung erstellen und Gutschrift erstellen zur Verfügung — der eigentliche Kernschritt Lieferung → Abrechnung. Beide zeigen zuerst denselben Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen wie beim Duplizieren. Bestätigen legt einen neuen Entwurf des Zielbelegs an, verknüpft ihn mit diesem Lieferschein als Vorgänger und navigiert dich sofort in dessen Bearbeitung; der Quell-Lieferschein selbst wechselt dabei auf den Fakturierungsstatus Fakturiert und zeigt den Folgebeleg danach im Reiter „Details". War am Lieferschein bereits eine Zahlung erfasst — etwa eine Nachnahme bei der Zustellung —, wandert sie beim Erstellen einer Rechnung automatisch mit: Die Rechnung gilt sofort als (bei einem Teilbetrag: teilweise) bezahlt, der Lieferschein selbst fällt in der Übersichtskarte auf „offen" zurück, die Zeile „Bei Lieferung bezahlt" bleibt am Lieferschein trotzdem stehen. Bei „Gutschrift erstellen" bleibt eine erfasste Zahlung dagegen unverändert am Lieferschein.

Alternativpositionen beim Erstellen einer Rechnung

Hat der Lieferschein Alternativpositionen — optionale Positionen, die meist schon beim Wandeln aus einem Angebot entstehen —, zeigt ausschließlich der Dialog Rechnung erstellen dafür eine zusätzliche Auswahl-Sektion mit einer Checkbox je Alternativposition, standardmäßig abgewählt; nur angehakte Positionen landen auf der neuen Rechnung. Bei Gutschrift erstellen fehlt diese Auswahl, dort werden alle Positionen einschließlich der Alternativpositionen unverändert übernommen — eine Gutschrift kopiert immer alles, während eine Rechnung als finales Dokument Alternativpositionen nur bewusst übernehmen darf. Eine Alternativposition lässt sich nur vor dem Finalisieren des Ursprungsbelegs anlegen, danach sperrt flinkest neue Positionen an bereits finalisierten Lieferscheinen.

Rechnungslauf-Ausschluss

Im Rechnungslauf ignorieren

Ist ein einzelner finalisierter Lieferschein ein Sonderfall, der nicht über den automatischen Rechnungslauf abgerechnet werden soll — etwa weil er manuell geprüft oder mit Sonderkonditionen verrechnet wird —, öffnet Im Rechnungslauf ignorieren im Drei-Punkte-Menü den gleichnamigen Dialog mit einer Beleg-Auswahl, vorbelegt mit diesem Lieferschein, und einem freien Notizfeld.

Speichern & Schließen legt die Ausnahme an und setzt den Fakturierungsstatus-Chip in der Kopfzeile sofort auf Keine Fakturierung erforderlich — der Lieferschein taucht danach im automatischen Lauf nicht mehr auf. Öffnest du den Dialog erneut, zeigt er stattdessen zusätzlich Ausnahme löschen, um die Entscheidung rückgängig zu machen, sobald der Beleg doch regulär verrechnet werden soll; der Chip springt danach zurück auf Bereit zur Fakturierung. Dafür brauchst du beide Berechtigungen, den Rechnungslauf auszuführen und Rechnungen zu bearbeiten. Details zur Liste dieser Ausnahmen stehen unter Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf.

Bestellung bei Lieferanten

Bei Lieferanten bestellen

Die Schaltfläche Bei Lieferanten bestellen im Kopfmenü führt zur eigenen Seite Bei Lieferanten bestellen, auf der flinkest für fehlende Artikel dieses Lieferscheins automatisch Bestell-Mails je Lieferant zusammenstellt — ohne dass du den Beleg verlassen und die fehlenden Positionen erst zusammensuchen musst. Sie erscheint nur, wenn diese Funktion in den Beleg-Einstellungen aktiviert ist und du Lieferscheine bearbeiten darfst, und nur bei finalisierten Lieferscheinen.

Versand per E-Mail

Per E-Mail senden

Die Schaltfläche per e-mail senden öffnet den Mail-Dialog; sie erscheint nur bei finalisierten, nicht stornierten Lieferscheinen und nur mit der Berechtigung, Belege zu versenden. Hat die Lieferadresse eine eigene E-Mail-Adresse, wird daraus ein kleines Menü mit beiden Empfängern — Kontakt und Lieferort.

Betreff und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und beide Pflichtfelder; Empfänger lassen sich ergänzen, Dateien per Ziehen und Ablegen anhängen. Ganz oben in der Anhang-Liste steht immer ein fester, nicht abwählbarer Eintrag mit dem Namen des Lieferschein-PDFs — bei bereits unterschriebenem Beleg des unterschriebenen PDFs —, erkennbar am Schloss-Symbol: Der Beleg wird ohnehin immer mitgeschickt. Über Bestehendes Dokument wählen öffnest du zusätzlich ein Auswahlfenster mit bereits vorhandenen Dateien in zwei Gruppen — zentral hinterlegte Dokumentvorlagen wie AGB oder Briefpapier, und Dokumente, die im Panel „Dokumente" bereits an diesem Lieferschein hängen; das ohnehin fest mitgeschickte PDF steht dort nicht noch einmal zur Auswahl.

Rückmeldung beim Versand. Erreicht die Mail alle Empfänger, meldet flinkest Erfolg, der Dialog schließt sich und der Beleg trägt danach in der Kopfzeile das Kennzeichen Per E-Mail versendet — ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf, wenn dein Benutzer das E-Mail-Protokoll sehen darf; denselben Einstieg bietet zusätzlich E-Mail Historie im Drei-Punkte-Menü. Kommt sie nur bei einem Teil der Empfänger an, schließt der Dialog ebenfalls und das Kennzeichen wird gesetzt, zusätzlich warnt dich flinkest mit den nicht erreichten Adressen. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen.

Auch unterwegs

Die mobilen Apps (iOS/Android) zeigen im Tab Lieferscheine denselben Beleg in einer vergleichbaren Detailansicht, ergänzt um eine Offline-Bearbeitungsmöglichkeit für noch nicht synchronisierte oder als Entwurf gespeicherte Lieferscheine. Preise bleiben auch dort ausgeblendet.

Verwandte Seiten

• Lieferscheine
• Lieferschein bearbeiten
• Lieferschein anlegen
• Bei Lieferanten bestellen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Gutschriften
• Kundendetails
• Standortdetails
• Chargenverfolgung
• Lagerbewegungen
• Beleg-Einstellungen
• Bankkonten

Häufige Fragen

Warum zeigt der Lieferschein keine Preise? Das ist Absicht: Ein Lieferschein weist aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Weder in flinkest noch auf dem PDF stehen Einzelpreise, Rabatte oder Steuersätze. Die Abrechnung passiert über die Rechnung, die du über „Folgebeleg erstellen" aus dem Lieferschein erzeugen kannst.

Bucht das Finalisieren wirklich den Lagerbestand aus? Ja, für jede Position mit einem Artikel, der Lagerführung aktiviert hat. Der Lieferschein ist die einzige Belegart in flinkest, die beim Finalisieren automatisch einen Lagerabgang bucht; die Bewegungen stehen danach im Reiter „Lagerbewegungen". Ein Storno mit angehaktem „Lagerbewegungen zurücksetzen" macht das rückgängig.

Warum sehe ich keine Schaltfläche „Lieferschein finalisieren" mehr, sondern nur „Unterschreiben"? Weil in den Beleg-Einstellungen die Unterschriftenfunktion aktiviert ist. Sobald das der Fall ist, ersetzt „Unterschreiben" die Finalisieren-Schaltfläche vollständig — ein Entwurf lässt sich dann nur noch abschließen, indem er gleichzeitig unterschrieben wird. Fehlt dir zusätzlich die Berechtigung zum Unterschreiben, verschwindet auch diese Schaltfläche, und es gibt von dieser Seite aus keinen Weg mehr, den Lieferschein abzuschließen.

Was bedeuten die Chips „Fakturiert", „Bereit zur Fakturierung" und „Keine Fakturierung erforderlich"? Sie zeigen den Fakturierungsstatus eines finalisierten Lieferscheins. „Bereit zur Fakturierung" heißt, er wartet auf den nächsten Rechnungslauf. „Fakturiert" heißt, es gibt bereits eine daraus erstellte Rechnung oder Gutschrift. „Keine Fakturierung erforderlich" heißt, er ist bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt oder wurde ausdrücklich über „Im Rechnungslauf ignorieren" ausgenommen.

Bekommt ein stornierter Lieferschein seine Nummer wieder frei? Nein. Der stornierte Lieferschein behält seine Belegnummer, und der Zähler zählt ihn mit — dieselbe Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben. Das verlangt § 11 des Umsatzsteuergesetzes für die fortlaufende Belegnummer.

Warum taucht mein Lieferschein nicht im Rechnungslauf auf? Entweder ist er noch ein Entwurf, sein Fakturierungsstatus ist bereits „Fakturiert" oder „Keine Fakturierung erforderlich", oder du hast ihn ausdrücklich über „Im Rechnungslauf ignorieren" ausgenommen. Details dazu stehen unter Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf.