Kundendetails

Die Kundendetails sind die Akte zu einem einzelnen Kunden: Stammdaten oben, darunter Reiter für alles, was an diesem Kunden hängt — Belege, Termine, Arbeitsberichte, Projekte, Standorte, Mitarbeiter. Rechts daneben stehen die Aktivitäten (Aufgaben und Anrufe) und die Dokumente. Von hier startest du außerdem mit einem Klick einen neuen Beleg oder einen Arbeitsbericht. Du kommst hierher, indem du in der Kundenliste auf einen Namen klickst.

Kopfbereich

Ganz oben stehen Symbol und Name des Kunden. Hinterlegte akademische Titel setzt flinkest dazu — vorangestellte Titel vor den Namen, nachgestellte mit Komma dahinter. Darunter siehst du die Kundennummer als Kennzeichen und, sofern die Adresse vollständig gepflegt ist, Straße, PLZ, Ort und Land.

Rechts liegen die Schaltflächen:

• Bearbeiten — öffnet den Stammdaten-Dialog. Es ist derselbe Dialog wie beim Anlegen in der Kundenliste.
• Beleg erstellen — ein Auswahlmenü mit Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Gutschrift. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn dein Benutzer die passende Belegart bearbeiten darf.
• Arbeitsbericht erstellen — legt nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht für diesen Kunden an.
• Shop — springt in die Shop-Einstellungen dieses Kunden. Nur mit aktivem Shop-Modul sichtbar.
• Preise — springt zu den Kundenpreisen. Nur sichtbar, wenn du Preise bearbeiten darfst.
• Weitere Aktionen (Punkte-Symbol) — enthält E-Mail Historie (nur mit dem Recht, E-Mail-Protokolle zu sehen) und Löschen.

Ist ein Kunde als gelöscht markiert, erscheint statt alldem ein roter Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Die Reiter und alle Schaltflächen bleiben dann ausgeblendet — der Datensatz ist nur noch zum Nachschauen da.

Diese Seite zeigt nur Kunden. Beim Öffnen prüft flinkest, ob der Datensatz wirklich ein Kunde ist. Rufst du sie mit der Nummer eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters auf, bekommst du eine „nicht gefunden"-Meldung. Lieferanten haben ihre eigene, gleich aufgebaute Detailansicht.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf der Kundendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Reiter und Zähler

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste. An jedem Reiter steht ein Zähler mit der Anzahl der Einträge; die Zahlen stehen sofort da, auch bevor du den Reiter öffnest. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen.

Welche Reiter erscheinen, hängt von deinen Rechten und von den Einstellungen ab: Standorte, Mitarbeiter und Inventar schaltest du in den Kontakt-Einstellungen ein, Bestellungen brauchen das Shop-Modul.

Auf schmalen Bildschirmen rutschen Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter und lassen sich dort auf- und zuklappen.

Die Spalten der Reiter-Listen. Jede Liste in einem Reiter — Belege, Termine, Arbeitsberichte, Projekte, Bestellungen, Inventar, Standorte, Mitarbeiter — hat unten links neben ihrer Blätterleiste ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem festgelegt wird, welche Spalten diese Liste zeigt. Jeder Reiter wird dabei getrennt eingestellt, und die Einstellung gilt für alle Benutzer, nicht nur für dich — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes den Kunden, einen Standort, einen Termin, einen Inventareintrag, eine Aufgabe, einen Anruf oder ein Dokument, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden. Hast du gerade den Mitarbeiter-Dialog offen und darin schon etwas geändert, lässt flinkest deine Eingaben dabei in Ruhe und überschreibt sie nicht.

Übersicht

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in drei Blöcken zusammen:

Allgemein — Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, Alias-Name, UID-Nummer, Zahlungsziel, Erstellt am und Erstellt von. Bei der UID-Nummer steht das Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen darunter: grün für „UID-Nummer ist gültig", rot für „UID-Nummer ist nicht gültig", neutral für „Noch nicht geprüft" — plus dem Zeitpunkt der letzten Prüfung. Rechnet flinkest für diesen Kunden ohne Umsatzsteuer, steht hinter der Nummer zusätzlich „keine Umsatzsteuer". Beim Zahlungsziel zeigt flinkest den hinterlegten Text, sonst die Nettotage und gegebenenfalls den Skonto.

Kontaktinformationen — Telefon und E-Mail-Adresse als anklickbare Links sowie hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile.

Anschrift — die Rechnungsadresse des Kunden.

Ist die Adresse mit Straße, PLZ und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort.

Warum ein Prüfergebnis verschwindet. Wird die UID-Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert — etwa durch einen Import —, verwirft flinkest das alte Ergebnis und stellt auf „Noch nicht geprüft" zurück. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Ein negatives Ergebnis blockiert übrigens nichts: Es ist ein Hinweis, kein Riegel.

Belege

Hier stehen alle Belege dieses Kunden — Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften gemeinsam in einer Liste, die neuesten zuerst. Der Reiter erscheint, sobald du mindestens eine Belegart sehen darfst.

Über der Liste liegen zwei Werkzeuge:

• Nach Belegart filtern — eine Mehrfachauswahl. Sie bietet nur die Belegarten an, die dieser Kunde tatsächlich hat; du kannst also nicht ins Leere filtern.
• Belege durchsuchen — sucht kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ und Ort sowie die Positionen (Bezeichnung, Beschreibung und Artikelnummer).

Jede Zeile zeigt die Belegnummer, die Belegart, das Belegdatum und die Bruttosumme. Ein Beleg ohne Nummer ist ein Entwurf und wird als solcher gekennzeichnet — eine Belegnummer bekommt er erst beim Finalisieren, bei Angeboten und Kostenvoranschlägen dagegen schon beim Anlegen. Ein Klick auf die Nummer öffnet ein Infofenster mit den wichtigsten Eckdaten zu dieser Belegart — bei Rechnungen etwa Zahlungsstatus und Fälligkeit, bei Angeboten der Angebotsstatus und die Gültigkeit. Stornierte Belege und Proforma-Rechnungen sind zusätzlich gekennzeichnet.

Termine

Alle Termine, die mit diesem Kunden verknüpft sind, mit Name und Zeitraum. Ganztägige Termine zeigen nur die Datumsspanne. Über das Plus-Symbol legst du einen neuen Termin an — flinkest schlägt dafür die nächste volle Stunde als Beginn und eine halbe Stunde Dauer vor und trägt den Kunden schon ein. Ein Klick auf einen Termin öffnet ihn zur Ansicht; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du ihn.

Arbeitsberichte

Die Arbeitsberichte zu diesem Kunden mit Nummer, Zeitraum, Erstelldatum und Projekt. Über das Plus-Symbol legst du nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht an; flinkest übernimmt die Adresse des Kunden und öffnet den Bericht sofort zur Bearbeitung. Im Zeilenmenü findest du Bearbeiten, Duplizieren, Archivieren und Löschen. Der Reiter braucht Zugriff auf Arbeitsberichte.

Projekte

Die Projekte dieses Kunden mit Projektnummer, Name, Statuskennzeichen und Laufzeit. Ein Klick auf den Namen öffnet die Projektdetails. Der Reiter braucht das Recht, Projekte zu sehen.

Bestellungen

Die Shop-Bestellungen dieses Kunden mit Bestellnummer, Status, Lieferadresse, Bestelldatum und Gesamtsumme. Ein Klick auf die Nummer öffnet die Bestellung. Nur mit aktivem Shop-Modul sichtbar.

Inventar

Das Inventar hält fest, welche Geräte und Anlagen bei diesem Kunden stehen — mit Name, Seriennummer und dem Standort, an dem das Gerät sitzt. Über das Plus-Symbol legst du einen Eintrag an; im Dialog erfasst du Name, Seriennummer, Beschreibung, den zugehörigen Lieferanten und, wenn die Standortverwaltung aktiv ist, den Standort. Ein Klick auf den Namen öffnet den Inventareintrag, das Zeilenmenü bietet Bearbeiten und Löschen. Der Reiter erscheint nur, wenn das Inventar in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du Lagerdaten sehen darfst.

Standorte

Standorte sind weitere Adressen dieses Kunden — Filialen, Baustellen, Lieferadressen. Die Liste zeigt Name, Art des Standorts, Adresse, Telefon und E-Mail. Über das Plus-Symbol legst du einen Standort an: Name, Art, „zu Handen", Adresse und Kontaktdaten. Ein Klick auf den Namen öffnet die Standortdetails. Bearbeiten und Löschen erscheinen im Zeilenmenü nur, wenn du Kundenstandorte bearbeiten darfst. Der Reiter erscheint nur, wenn die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist.

Mitarbeiter

Hier pflegst du die Ansprechpartner beim Kunden — mit Name, Rolle, Telefon und E-Mail. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Kontaktdaten, Rolle und, bei aktivem Shop-Modul, dem Shop-Status samt Standard-Lieferadresse.

Das Zeilenmenü enthält je nach Situation:

• Bearbeiten
• Shop-Registrierungslink senden — nur, wenn der Shop eingeschaltet ist, die Registrierung über Einladungslinks läuft und der Mitarbeiter noch keinen Shop-Zugang hat. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse weist flinkest das ab.
• E-Mail zum „Passwort zurücksetzen" senden — nur bei bestehendem Shop-Zugang.
• Shop öffnen als … — öffnet den Shop in einem neuen Fenster mit den Augen dieses Mitarbeiters. Braucht ein eigenes Recht und einen bestehenden Shop-Zugang.
• Löschen — braucht das Recht, Mitarbeiter zu bearbeiten. Hat der Mitarbeiter einen Shop-Zugang, weist die Rückfrage darauf hin, dass er sich danach nicht mehr anmelden kann.

Wie lange ein Registrierungslink gilt. Der verschickte Shop-Registrierungslink ist 20 Tage gültig. Verschickst du einen neuen, verlieren alle vorher versendeten, noch nicht eingelösten Links sofort ihre Gültigkeit — so kann ein alter Link aus einer weitergeleiteten E-Mail niemandem mehr Zugang verschaffen. Die versendete E-Mail erscheint sowohl im E-Mail-Verlauf des Mitarbeiters als auch in dem des Kunden.

Der Reiter erscheint nur, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Kunden geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert, dazu Geschäftsvorgänge wie ein versendeter Shop-Registrierungslink. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern stehen zwei feste Bereiche.

Aktivitäten bündelt Aufgaben und Anrufe zu diesem Kunden. Der Reiter Bevorstehend zeigt offene Aufgaben und geplante Anrufe, durchgeführt die erledigten. Über die beiden Symbole in der Kopfzeile legst du eine Aufgabe oder einen Anruf an — beides schon mit dem Kunden verknüpft. In der Zeile hakst du eine Aufgabe als erledigt bzw. einen Anruf als durchgeführt ab, bearbeitest oder löschst sie. Ist noch nichts erfasst, steht dort „noch keine Aktivitäten".

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Kunden auf. Zieh sie einfach in das Feld oben oder klick es an; mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Jede Zeile zeigt Name, Dateigröße und Datum. Über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, per E-Mail senden, Download und Löschen. Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Mit dem Anfasser links ziehst du Dokumente in die gewünschte Reihenfolge, über das Suchfeld filterst du nach Dateinamen, und mit dem Kästchen links wählst du mehrere Dokumente aus, um sie gemeinsam zu löschen. Die Dateien hängen am Kunden und sind für alle sichtbar, die diesen Kunden öffnen dürfen; in den Shop gelangen sie nicht.

Aktionen

Stammdaten ändern. Klicke oben rechts auf Bearbeiten, ändere die Felder und speichere. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Beleg für diesen Kunden anlegen. Öffne Beleg erstellen und wähle die Belegart. flinkest kopiert Name und Adresse des Kunden in den Beleg, setzt das Belegdatum auf heute und ermittelt das Zahlungsziel: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Steht die Umsatzart des Kunden auf „Erlöse EU" oder „Erlöse Ausland", wird das im Beleg vermerkt. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen als fertiger Beleg, alle anderen Belegarten als Entwurf — und werden sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Arbeitsbericht anlegen. Über die Schaltfläche im Kopfbereich oder das Plus-Symbol im Reiter Arbeitsberichte, jeweils nach einer Rückfrage. Der neue Bericht bekommt den Kunden und dessen Adresse mit und wird sofort zur Bearbeitung geöffnet.

E-Mail-Verlauf ansehen. Im Menü der weiteren Aktionen auf E-Mail Historie. Es öffnet sich ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Kunden verschickt wurden.

Kunde löschen. Im Menü der weiteren Aktionen auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Danach landest du wieder in der Kundenliste. Hängen am Kunden bereits Belege oder Termine, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen — seine Belege behalten damit ihren Empfänger. Erst ein Kunde ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht; ein bestehender Shop-Zugang wird deaktiviert.

Unterlisten exportieren. Belege, Bestellungen, Termine, Arbeitsberichte, Projekte, Standorte und Mitarbeiter haben unten links ein Download-Symbol. Der Export übernimmt dabei immer die Einschränkung auf diesen Kunden — du bekommst also nie fremde Datensätze mit. Für das Inventar gibt es keinen Export.

Verwandte Seiten

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• Standortdetails
• Inventareintrag
• Lieferantendetails
• Kontakt-Einstellungen
• Rechnungen
• Arbeitsberichte
• Projekte

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Reiter Standorte, Mitarbeiter oder Inventar nicht? Diese drei Bereiche sind ausgeschaltet, solange du sie nicht brauchst. Du schaltest sie in den Kontakt-Einstellungen ein. Für das Inventar brauchst du zusätzlich das Recht, Lagerdaten zu sehen.

Kann ich einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter verschicken? Ja. Der aktive Reiter steht in der Adresszeile des Browsers. Öffne den gewünschten Reiter und kopiere die Adresse — beim Öffnen landet dein Gegenüber genau dort.

Warum finde ich einen Beleg im Reiter Belege nicht über das Suchfeld? Das Suchfeld durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ, Ort und die Positionen. Prüfe außerdem, ob oben links noch ein Filter auf eine Belegart gesetzt ist. Entwürfe haben noch keine Belegnummer und sind daher über die Nummer nicht auffindbar.

Wieso lässt sich der Kunde nicht endgültig löschen? Sobald ein Kunde Belege oder Termine hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Standort und einem Mitarbeiter? Ein Standort ist eine weitere Adresse des Kunden — Filiale, Baustelle, Lieferadresse. Ein Mitarbeiter ist eine Person beim Kunden, also ein Ansprechpartner. Beide lassen sich miteinander verknüpfen: Ein Mitarbeiter kann einen Standort als Standard-Lieferadresse hinterlegt haben.

Warum steht bei der UID-Nummer „Noch nicht geprüft", obwohl ich sie geprüft habe? Wenn die Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert wurde — etwa durch einen Import — verwirft flinkest das alte Prüfergebnis. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Prüfe die Nummer im Bearbeiten-Dialog einfach erneut.

Mein Kunde kommt mit dem Registrierungslink nicht mehr in den Shop. Zwei Gründe sind möglich: Der Link ist älter als 20 Tage, oder es wurde inzwischen ein neuer Link verschickt — dann verlieren alle vorherigen sofort ihre Gültigkeit. Schick über das Zeilenmenü des Mitarbeiters einfach einen frischen Link.

Wer sieht die Dokumente, die ich hier hochlade? Sie hängen am Kunden und sind für alle sichtbar, die diesen Kunden öffnen dürfen. In den Shop gelangen sie nicht; verschicken kannst du sie einzeln über per E-Mail senden im Zeilenmenü.