Kundendetails

Die Kundendetails sind die 360°-Akte zu einem einzelnen Kunden: alles, was dein Betrieb mit ihm je gemacht hat oder plant, an einem Ort — Stammdaten, die komplette Beleghistorie, Termine, Arbeitsberichte, Projekte, Standorte, Ansprechpartner und Inventar, dazu Aktivitäten und Dokumente. Zugleich ist sie ein Arbeits-Einstieg: Mit einem Klick startest du hier einen neuen Beleg oder Arbeitsbericht, der die Kundendaten automatisch übernimmt. Du kommst hierher, indem du in der Kundenliste auf einen Namen klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Kundenakte öffnen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Kunden. Hinterlegte akademische Titel setzt flinkest dazu — vorangestellte Titel vor den Namen, nachgestellte mit Komma dahinter. Darunter siehst du die Kundennummer als Kennzeichen und, sofern die Adresse vollständig gepflegt ist, Straße, PLZ, Ort und Land. Über der Kopfzeile führt der Pfad zurück: Kunden und der Name dieses Kunden.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf der Kundendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Diese Seite zeigt nur Kunden. Beim Öffnen prüft flinkest, ob der Datensatz wirklich ein Kunde ist. Rufst du sie mit der Nummer eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters auf, bekommst du eine „nicht gefunden"-Meldung. Lieferanten haben ihre eigene, gleich aufgebaute Detailansicht.

Auf einen Reiter direkt verlinken

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen. Welche Reiter überhaupt erscheinen, hängt von deinen Rechten und von Einstellungen ab: Standorte, Mitarbeiter und Inventar schaltest du in den Kontakt-Einstellungen ein — Standorte brauchen zusätzlich die Berechtigung Kundenstandorte ansehen —, Bestellungen erscheinen nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist und du Bestellungen ansehen darfst, Termine nur bei eingeschaltetem Modul Kalender und Termine, die Kundenzone erscheint, sobald sie in den Kundenzone-Einstellungen für den ganzen Betrieb eingeschaltet ist, Belege brauchen mindestens eine Belegart-Berechtigung, Arbeitsberichte die Berechtigung Alle Arbeitsberichte ansehen und das eingeschaltete Modul Arbeitsberichte, Projekte die Berechtigung Projekte ansehen und das eingeschaltete Modul Projekte, das Inventar zusätzlich das eingeschaltete Modul Lager.

Zähler an jedem Reiter

An jedem Reiter steht ein Zähler mit der Anzahl der Einträge; die Zahlen stehen sofort da, auch bevor du den Reiter zum ersten Mal öffnest. Die Spalten der Reiter-Listen sind fest vorgegeben — anders als die große Kundenliste haben die Listen in den Reitern kein Zahnrad zum Ein- und Ausblenden von Spalten; den Dialog Spalten konfigurieren gibt es nur in der Übersichtsliste.

Die Akte bleibt aktuell

Ändert jemand anderes den Kunden, einen Standort, einen Termin, einen Inventareintrag, eine Aufgabe, einen Anruf oder ein Dokument, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Deine eigenen Änderungen — etwa einen Ansprechpartner, Standort, Inventareintrag oder Termin speichern oder löschen, die Kundendaten bearbeiten oder eine Aufgabe bzw. einen Anruf abhaken oder löschen — siehst du sofort, auch wenn die Live-Aktualisierung gerade nicht verbunden ist. Hast du gerade den Mitarbeiter-Dialog offen und darin schon etwas geändert, lässt flinkest deine Eingaben dabei in Ruhe und überschreibt sie nicht. Scheitert das Laden eines einzelnen Bereichs im Hintergrund — etwa, weil eine Anfrage serverseitig abgelehnt wird —, bleiben die übrigen Reiter davon unberührt und weiterhin nutzbar; nur der betroffene Bereich bleibt leer.

Gelöschter Kunde bleibt sichtbar, nur schreibgeschützt

Rufst du die Seite eines Kunden auf, der zwischenzeitlich gelöscht wurde — etwa über einen älteren Link aus einer Belegposition, dem „Zuletzt besucht"-Panel oder direkt aus der Adressleiste —, zeigt flinkest ganz oben einen roten Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" und darunter den Datensatz weiterhin lesbar: alle Reiter bleiben offen, du siehst weiterhin seine Stammdaten, Belege, Termine, Anrufe, Standorte, Mitarbeiter und sein Inventar. Ändern lässt sich nichts mehr — Bearbeiten und Löschen verschwinden aus dem Kopfbereich, ebenso jede Schaltfläche, die einen neuen Beleg, Termin, Arbeitsbericht, Standort, Mitarbeiter oder Inventareintrag an diesem Kunden anlegen würde. Seine Standorte, Termine und Anrufe werden dabei nicht mitgelöscht — sie bleiben unverändert bestehen, solange der Kunde selbst nur als gelöscht markiert und nicht endgültig entfernt ist.

Ein Kunde, den es nicht gibt

Ein Link auf einen Kunden, den es gar nicht mehr gibt, zeigt eine 404-Seite. Das betrifft eine Kundennummer, die endgültig aus der Datenbank entfernt wurde (siehe „Kunden löschen" weiter unten) oder schlicht nie existiert hat — anders als beim nur „gelöscht markierten" Kunden oben zeigt flinkest hier keine Kundendaten, sondern eine eigene Seite mit der Meldung „Kunde mit ID … nicht gefunden" und einem Link zurück zur Startseite.

Aktionen im Kopfbereich

Auf einem schmalen Fenster rutschen einzelne Kopf-Schaltflächen in das Menü hinter dem Punkte-Symbol, damit alles erreichbar bleibt.

Beleg für diesen Kunden erstellen

Rechts im Kopfbereich öffnet Beleg erstellen ein Auswahlmenü mit Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Gutschrift. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn dein Benutzer die passende Belegart bearbeiten darf. flinkest kopiert Name und Adresse des Kunden in den Beleg, übernimmt das UID-/Export-Kennzeichen (bei „Erlöse EU" nur mit hinterlegter UID-Nummer) und ermittelt das Zahlungsziel der Reihe nach: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der betrieblichen Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Das Belegdesign, das beim Kunden für diese Belegart hinterlegt ist, und seine Anzeige individueller Kundenpreise werden nicht in den Beleg kopiert, sondern wirken später — das Design beim Erzeugen des PDFs, die Preisanzeige beim Hinzufügen von Artikeln. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen dabei sofort als fertiger Beleg, Lieferschein und Rechnung als Entwurf — und werden sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Belegdatum. flinkest setzt es normalerweise auf heute — außer im gesamten Mandanten (nicht nur bei diesem Kunden) gibt es zu dieser Belegart schon einen später datierten, finalisierten Beleg; dann übernimmt der neue Beleg dieses spätere Datum, damit die Reihenfolge der Belegnummern nicht durcheinanderkommt.

Arbeitsbericht für den Kunden starten

Arbeitsbericht erstellen legt nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht für diesen Kunden an — flinkest übernimmt Kunde und Adresse als Einsatzort, weist den Bericht dir zu und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Sichtbar ist die Schaltfläche nur, wenn du Arbeitsberichte auch bearbeiten darfst.

Zu Preisen und Shop-Sichtbarkeit springen

Preise springt zu den Kundenpreisen — nur sichtbar, wenn du Kundenpreise bearbeiten darfst. Shop springt in die Sichtbarkeit der Shop-Kategorien dieses Kunden — nur sichtbar bei eingeschaltetem Modul Shop und einer eigenen, von den Kundenpreisen unabhängigen Berechtigung, die Shop-Sichtbarkeit von Kunden zu bearbeiten. Ein Benutzer kann die eine Berechtigung haben, ohne die andere zu haben — dann fehlt ihm genau die passende Schaltfläche.

E-Mail-Verlauf ansehen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol öffnet E-Mail Historie ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Kunden verschickt wurden — Details dazu im E-Mail-Verlauf. Sichtbar nur mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Kunden bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe große Stammdaten-Dialog wie beim Anlegen in der Kundenliste, mit allen Feldern vorbefüllt. Speichern übernimmt die Änderung sofort in Kopfbereich und Übersicht (auch bei Kolleginnen, die den Kunden gerade offen haben). Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach. Lässt du ein Pflichtfeld leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld.

Im Reiter „Belege" dieses Dialogs legst du fest, wie sich die Belege dieses Kunden verhalten: eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart, die Vorrang vor den allgemeinen Texten haben — auch bei Serienrechnungen, bei Belegen aus Arbeitsberichten und bei Rechnungen aus Wartungsverträgen. Darüber steht Anzeige individueller Kundenpreise: Ob ein vereinbarter Preis dieses Kunden als Normalpreis mit Rabatt oder als Kundenpreis als Einzelpreis erscheint; leer gilt die Vorgabe aus den Beleg-Einstellungen, ein Aufschlag erscheint immer als Einzelpreis. Und je Belegart ein eigenes Belegdesign; leer gilt das Design aus dem Belegdesigner, ein einzelner Beleg kann trotzdem ein eigenes wählen. Alle Felder erklärt die Kundenliste.

Bearbeiten und Löschen siehst du nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst. Ohne diese Berechtigung bleiben beide Schaltflächen im Kopfbereich unsichtbar, statt dass ein Klick erst am Backend scheitert.

E-Rechnung für diesen Kunden einstellen

Behörden und viele Firmenkunden wollen ihre Rechnungen nicht mehr nur als PDF, sondern als E-Rechnung — eine Rechnung in einem festgelegten Datenformat, die ihr System ohne Abtippen einliest. Welches Format dieser Kunde bekommt, stellst du einmal im Dialog Kunde bearbeiten ein, im Reiter Kommunikation unter Rechnungen senden an; danach musst du bei keinem Versand mehr daran denken. Was die Formate unterscheiden und welches wann passt, erklärt die Seite E-Rechnung.

• E-Rechnungsformat — leer bleibt es bei Nur PDF; zur Wahl stehen ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung (deutsche Behörden) und ebInterface (österreichische Behörden). Schickst du diesem Kunden eine ausgestellte Rechnung oder Gutschrift per E-Mail — von Hand oder automatisch, etwa im Rechnungslauf —, geht die E-Rechnung gleich mit: ZUGFeRD ersetzt das PDF, XRechnung und ebInterface hängt flinkest als XML-Datei an. Entwürfe und Proforma-Rechnungen bleiben reine PDFs. Auch E-Rechnung herunterladen in den Rechnungsdetails und Gutschriftdetails schlägt das hier gewählte Format vor.
• Leitweg-ID / Auftragsreferenz — deutsche Behörden verlangen eine Leitweg-ID, der österreichische Bund eine Auftragsreferenz; daran ordnet die Empfangsstelle die Rechnung zu. Der Wert hier gilt als Vorgabe für alle Rechnungen und Gutschriften dieses Kunden. Gilt für einen einzelnen Auftrag eine andere Referenz, trägst du sie im gleichnamigen Feld im Kopf des Belegs ein — dort geht sie der Vorgabe vor.
• Unsere Lieferantennummer beim Kunden — die Nummer, unter der dein Betrieb beim Kunden geführt wird; manche Behörden verlangen sie, etwa der österreichische Bund bei ebInterface-Rechnungen.

Wenn die E-Rechnung nicht vollständig ist. Bevor flinkest eine E-Rechnung erzeugt, prüft es, ob alle Angaben da sind, die das Format verlangt — für XRechnung etwa die Leitweg-ID, für ebInterface die Auftragsreferenz. Fehlt etwas, geht die Mail nicht raus, statt dem Kunden stillschweigend ein reines PDF zu schicken: Es erscheint „Die E-Rechnung kann nicht erstellt werden: …" mit den fehlenden Angaben, im Rechnungslauf steht der Beleg als Versandfehler im Protokoll. Ergänze die genannte Angabe, je nach Meldung beim Kunden, am Beleg oder in den Firmendaten unter Einstellungen, und versende erneut.

Lieferart im Shop für diesen Kunden einschränken

Bietet dein Shop Lieferung und Abholung an, soll aber nicht jeder Kunde beides bekommen — etwa ein Kunde außerhalb deines Liefergebiets, der nur abholen darf, oder einer, dem du ausschließlich zustellst —, legst du das je Kunde fest: im Dialog Kunde bearbeiten, Reiter Shop & Rechnungslauf, Bereich Shop, mit den Haken Kunde darf mit Lieferung bestellen und Kunde darf mit Abholung bestellen. Ab Werk sind beide gesetzt; eine Einschränkung gilt also nur, wo du sie ausdrücklich setzt. Den Bereich Shop gibt es nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet und in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren" angehakt ist. Für viele Kunden auf einmal geht dasselbe über Felder für mehrere Kunden auf einmal ändern in der Kundenliste.

Im Warenkorb bietet der Shop dem Kunden nur an, was beide Seiten erlauben: die Lieferarten für den ganzen Betrieb und die Haken an diesem Kunden. Bleibt nur eine Lieferart übrig, sieht er keine Auswahl und bestellt automatisch damit. Schickt er trotzdem eine für ihn gesperrte Lieferart, lehnt flinkest die Bestellung mit „Diese Lieferart ist für Ihr Konto nicht verfügbar" ab. Ist eine Lieferart in den Lieferarten für den ganzen Betrieb ausgeschaltet, ist der Haken am Kunden wirkungslos — der Dialog zeigt dann darunter den Hinweis „Lieferung ist in den Shop-Einstellungen ausgeschaltet, diese Einstellung hat daher keine Wirkung." bzw. dasselbe für Abholung, mit dem Link Shop-Einstellungen öffnen.

Mindestens eine Lieferart muss bleiben. Nimmst du einem Kunden so viele Haken weg, dass ihm keine Lieferart mehr übrig bleibt, die der Shop gerade anbietet, lässt sich der Kunde nicht speichern; unter den Haken erscheint „Für diesen Kunden muss mindestens eine Lieferart erlaubt bleiben". Ein Kunde ohne jede bestellbare Lieferart könnte nie bestellen — willst du ihn bewusst vom Bestellen ausschließen, ist dafür der Haken Bestellung für diesen Kunden sperren im selben Bereich gedacht.

Kunden löschen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Verweist irgendetwas auf den Kunden — etwa Belege (auch gelöschte), Eingangsbelege, Shop-Bestellungen, Zahlungen, Arbeitsberichte, Projekte, Termine, Verträge, Wartungsverträge, Serienrechnungen, Inventareinträge, kundenspezifische Preise, Fahrten im Fahrtenbuch oder eine Bankregel — oder hat einer seiner Mitarbeiter selbst solche Bezüge, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur als gelöscht markiert und schreibgeschützt (siehe „Gelöschter Kunde bleibt sichtbar" oben) — er verschwindet aus der Kundenliste, seine Belege behalten aber weiterhin ihren Empfänger, und auch seine Standorte, Termine und Anrufe bleiben unverändert erhalten. Erst ein Kunde ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig aus der Datenbank, mit ihm dann auch seine Standorte, Mitarbeiter und Anrufe. In beiden Fällen wird ein bestehender Shop-Zugang deaktiviert. Danach landest du wieder in der Kundenliste. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, endet der Versuch mit einem Fehler-Toast, und der Kunde bleibt unangetastet stehen.

Tab Übersicht

Stammblatt ansehen

Der erste Reiter fasst die Stammdaten im Block Allgemein zusammen: Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, Alias-Name, UID-Nummer, GLN, Zahlungsziel, Erstellt am und Erstellt von. Bei der UID-Nummer steht das Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen darunter: grün für „UID-Nummer ist gültig", rot für „UID-Nummer ist nicht gültig", neutral für „Noch nicht geprüft" — plus dem Zeitpunkt der letzten Prüfung. Ein negatives Ergebnis blockiert nichts im Betrieb, es ist ein Hinweis, kein Riegel; wird die Nummer danach noch einmal geändert, setzt flinkest den Status automatisch zurück auf „Noch nicht geprüft", weil sich das alte Ergebnis sonst auf eine Nummer bezöge, die es so nicht mehr gibt. Direkt darunter erscheint — nur wenn hinterlegt — die GLN (Global Location Number): eine 13-stellige GS1-Nummer, die dieses Unternehmen oder einen Standort weltweit eindeutig identifiziert, etwa für den elektronischen Belegaustausch mit Handelspartnern. Sie ist optional; beim Speichern im Bearbeiten-Dialog prüft flinkest Länge (genau 13 Ziffern) und eine gültige Prüfziffer, verifiziert die Nummer aber nicht extern wie die UID. Beim Zahlungsziel zeigt flinkest den hinterlegten Text, sonst die Nettotage und gegebenenfalls den Skonto.

Wann ein Kunde ohne Umsatzsteuer läuft

Ein Kunde läuft in vier Fällen ohne Umsatzsteuer: Er hat die Umsatzart „Erlöse EU" und eine UID-Nummer hinterlegt; er hat die Umsatzart „Erlöse Ausland" (Lieferung oder Leistung ins Drittland); er hat die Umsatzart „Bauleistung" — dort greift unabhängig von der UID-Nummer der Übergang der Steuerschuld nach § 19 Abs. 1a UStG —; oder dein Unternehmen nutzt die Kleinunternehmerregelung. In allen vier Fällen rechnen auch Shop-Bestellungen, Arbeitsberichte und der Rechnungslauf ohne Umsatzsteuer. Ist bei dem Kunden eine UID-Nummer hinterlegt, steht in der Übersicht dahinter „keine Umsatzsteuer"; hat ein solcher Kunde keine UID-Nummer, zeigt die Übersicht stattdessen eine eigene Zeile Umsatzsteuer mit dem Hinweis „keine Umsatzsteuer". Schaltest du die Kleinunternehmerregelung ein oder aus, wirkt das sofort auf alle bestehenden Kunden — in der Übersicht, im Shop, bei Arbeitsberichten und im Rechnungslauf —, ohne dass du die Kunden neu speichern musst. Bereits ausgestellte Rechnungen rechnet flinkest dabei nicht nachträglich um. Die Umsatzart stellst du im Bearbeiten-Dialog unter „Buchhaltung & Sonstiges" ein; ohne UID-Nummer bleibt ein Beleg mit Umsatzart „Erlöse EU" umsatzsteuerpflichtig.

Kontakt aufnehmen

Der Block Kontaktinformationen zeigt Telefon und E-Mail-Adresse als anklickbare Links sowie hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile — direkt aus der Akte anrufen oder mailen, ohne die Nummer erst zu suchen.

Anschrift und Karte ansehen

Der Block Anschrift zeigt die Rechnungsadresse des Kunden. Ist sie mit Straße, PLZ und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort.

Tab Belege

Beleghistorie ansehen

Hier stehen alle Belege dieses Kunden — Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften gemeinsam in einer Liste, die neuesten zuerst. Ist in den Beleg-Einstellungen „Entwürfe in den Beleglisten immer oben anzeigen" eingeschaltet, stehen Entwürfe auch hier ganz oben. Der Reiter erscheint, sobald du mindestens eine Belegart sehen darfst. Jede Zeile zeigt Belegnummer, Belegart, Belegdatum und Bruttosumme. Ein Beleg ohne Nummer ist ein Entwurf und als solcher gekennzeichnet — eine Belegnummer bekommt er erst beim Finalisieren, bei Angeboten und Kostenvoranschlägen dagegen schon beim Anlegen. Ein Klick auf die Nummer öffnet ein Infofenster mit den wichtigsten Eckdaten zu dieser Belegart — bei Rechnungen etwa Zahlungsstatus und Fälligkeit, bei Angeboten der Angebotsstatus und die Gültigkeit. Stornierte Belege und Proforma-Rechnungen sind zusätzlich gekennzeichnet. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export (Excel, CSV, PDF oder JSON) — er übernimmt immer die Einschränkung auf diesen Kunden sowie aktive Filter und Suche.

Belege durchsuchen und nach Belegart filtern

Nach Belegart filtern ist eine Mehrfachauswahl, die nur die Belegarten anbietet, die dieser Kunde tatsächlich hat — du kannst also nicht ins Leere filtern. Belege durchsuchen sucht kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ und Ort sowie die Positionen (Bezeichnung, Beschreibung und Artikelnummer) — praktisch, um schnell herauszufinden, wann einem Kunden zuletzt ein bestimmter Artikel geliefert wurde. Ein Entwurf ohne Belegnummer ist über die Nummer nicht auffindbar.

Beleg-Zeilenmenü nutzen

Über die drei Punkte am rechten Zeilenrand stehen dir dieselben Aktionen wie in den eigenständigen Beleglisten zur Verfügung. Duplizieren erscheint bei jedem Beleg, unabhängig von deinen Rechten — die Berechtigungsprüfung erfolgt erst beim Bestätigen. Ein Klick öffnet ein Fenster, in dem du mit Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen wählst, ob flinkest Preise und Rabatte neu ermittelt oder die Positionen unverändert vom Ursprungsbeleg übernimmt. Danach legt flinkest die Kopie an — als Entwurf, bei Angeboten und Kostenvoranschlägen wie beim Neuanlegen gleich als fertigen Beleg — und öffnet sie zur Bearbeitung. Bei Entwürfen von Lieferschein, Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift kommen Bearbeiten und Löschen dazu, bei Angeboten und Kostenvoranschlägen unabhängig vom Status — jeweils mit der Berechtigung, die betroffene Belegart zu bearbeiten. Bei bereits finalisierten Belegen bietet das Menü statt Bearbeiten/Löschen an, den Beleg in eine andere Belegart weiterzuführen — mit demselben Fenster samt Preis-/Rabatt-Neuberechnung: aus einem Lieferschein wird eine Rechnung oder Gutschrift, aus einer Auftragsbestätigung ein Lieferschein oder eine Rechnung, aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Rechnung, aus einer Rechnung eine Gutschrift oder ein Angebot — jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst. Die Bestätigungs-Schaltfläche sagt dabei ausdrücklich, was entsteht, etwa Rechnungsentwurf erstellen.

Zahlung bei Lieferung wandert mit. Führst du einen Lieferschein, auf dem schon eine Zahlung erfasst ist (etwa bar bei Lieferung), zur Rechnung weiter, hängt flinkest diese Zahlung an die neue Rechnung — der Lieferschein gilt danach wieder als offen, die Rechnung als (teil-)bezahlt, und schon ihr erstes PDF zeigt den bereits bezahlten Betrag.

Referenz und Leistungszeitraum beim Weiterführen

Wandelst du einen Beleg in eine andere Belegart um, zeigt das Fenster zwei zusätzliche Kästchen. Referenz zum Ausgangsbeleg drucken ist vorangehakt und druckt auf dem neuen Beleg einen Hinweis auf den Vorgänger (Belegart, Nummer und Datum) — damit dein Kunde die Rechnung ohne Rückfrage seinem Lieferschein oder Angebot zuordnen kann. Nimmst du das Häkchen weg, entfällt nur dieser Aufdruck; die Verknüpfung der beiden Belege in flinkest bleibt trotzdem bestehen. Leistungszeitraum übernehmen kopiert den Liefer- bzw. Leistungszeitraum des Ausgangsbelegs. Bei einer Umwandlung in eine Rechnung ist es vorangehakt, weil die Rechnung den tatsächlich erbrachten Leistungszeitraum angeben muss; bei jeder anderen Umwandlung — etwa einer Rechnung zurück in ein Angebot — ist es leer, weil der alte Zeitraum dort meist nicht mehr passt. Beim reinen Duplizieren in dieselbe Belegart erscheinen die beiden Kästchen nicht, der Leistungszeitraum wird dann einfach übernommen.

Warnung vor doppelter Verrechnung

Willst du ein Angebot oder einen Lieferschein in eine Rechnung umwandeln, der bereits verrechnet ist, warnt flinkest vorher: Das Fenster Angebot bereits verrechnet bzw. Lieferschein bereits verrechnet nennt die vorhandenen Rechnungsnummern — eine noch nicht finalisierte Rechnung erscheint als „(Entwurf vom …)" — und fragt, ob wirklich eine weitere Rechnung entstehen soll. Als verrechnet zählt der Beleg auch, wenn die Rechnung über eine daraus entstandene Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein oder über einen Rechnungslauf erstellt wurde; stornierte Rechnungen zählen nicht mit. Mit Ja, Rechnung erstellen geht es zum gewohnten Fenster weiter, Abbrechen lässt alles, wie es ist. Das ist eine Warnung, keine Sperre — für eine bewusste zweite Rechnung (etwa eine Nachverrechnung) kannst du fortfahren.

Alternativpositionen beim Umwandeln

Führt die Umwandlung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung, zeigt derselbe Dialog zusätzlich den Abschnitt „Dieser Beleg enthält Alternativpositionen. Wähle aus, welche übernommen werden sollen:" mit einer eigenen Checkbox je Position, standardmäßig abgewählt. Liegt eine Alternativposition innerhalb einer normalen Gruppe, steht der Gruppenname dahinter („in Gruppe „…““). Nur angehakte Alternativpositionen landen auf dem neuen Beleg — so entscheidest du erst beim verbindlichen Folgebeleg, welche von mehreren angebotenen Varianten der Kunde wirklich nimmt, statt sie schon im Angebot festzulegen. Bei einer Umwandlung zu Auftragsbestätigung, Gutschrift oder Angebot sowie beim reinen Duplizieren gibt es diese Auswahl nicht, dort werden alle Positionen unverändert übernommen.

Mehrfachauswahl und Sammel-Löschen im Belege-Reiter

Hake oben links Mehrfachauswahl aktivieren an — jede Zeile bekommt eine eigene Checkbox samt einer „alle auswählen"-Checkbox im Spaltenkopf. Sobald du mindestens einen Beleg markiert hast, erscheint darüber eine Leiste mit der Anzahl der Auswahl und einer Schaltfläche Löschen für alle auf einmal. Sie lässt sich erst anklicken, wenn wirklich jeder markierte Beleg löschbar ist — ein bereits finalisierter Lieferschein, eine Rechnung oder eine Gutschrift in der Auswahl blockiert sie.

Tab Termine

Termine des Kunden ansehen

Alle Termine, die mit diesem Kunden verknüpft sind, mit Name und Zeitraum — ganztägige Termine zeigen nur die Datumsspanne. Ein Klick auf einen Termin öffnet ihn zur Ansicht; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du ihn. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export. Den Reiter gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Termin anlegen

Über das Plus-Symbol legst du einen neuen Termin an — flinkest schlägt dafür die nächste volle Stunde als Beginn vor, die Dauer ergibt sich aus der Standarddauer (Minuten) in den Termin-Einstellungen (voreingestellt 60 Minuten). Den Kunden trägt flinkest schon ein, du musst ihn im Termin-Dialog also nicht mehr selbst auswählen.

Termin-E-Mails für diesen Kunden abschalten

Manche Kunden wollen nicht zu jedem Termin eine E-Mail — etwa ein Stammkunde, mit dem ihr jeden Einsatz ohnehin telefonisch abstimmt. Oben im Reiter steht dafür der Schalter Termin-E-Mails an diesen Kunden senden. Ist er aus, bekommt dieser Kunde keine Mails mehr zu neuen, geänderten oder abgesagten Terminen und keine Terminerinnerungen — egal, was am einzelnen Termin oder in den Termin-Einstellungen eingestellt ist. Für alle übrigen Kunden ändert sich nichts. Das Umschalten wird sofort gespeichert, mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert" bestätigt und im Audit-Protokoll festgehalten. Bedienen kannst du den Schalter nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst — sonst ist er ausgegraut; bei einem gelöschten Kunden fehlt er.

Tab Arbeitsberichte

Arbeitsberichte ansehen

Ruft der Kunde an und fragt, was beim letzten Einsatz gemacht wurde, oder willst du wissen, welche Einsätze noch auf eine Rechnung warten, findest du hier alle Arbeitsberichte zu diesem Kunden — den neuesten zuerst, archivierte eingeschlossen; die Zahl am Reiter zählt sie. Jede Zeile zeigt die Berichtsnummer (bei einem Entwurf stattdessen die Markierung Entwurf), den Kunden, den Leistungszeitraum, das Erstelldatum und das Projekt; unter dem Kundennamen stehen die Markierung archiviert bei archivierten Berichten und der Name des zugewiesenen Mitarbeiters. In schmaleren Fenstern blendet die Liste Spalten wie Projekt aus. Ein Klick auf die Nummer bzw. Entwurf oder auf den Kundennamen öffnet die Arbeitsbericht-Details. Der Reiter erscheint nur mit der Berechtigung Alle Arbeitsberichte ansehen und nur, solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Arbeitsbericht im Reiter anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol im Reiter legst du — wie über die Kopf-Schaltfläche — nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht an. Für bestehende Berichte bietet das Zeilenmenü dieselben Aktionen wie die große Arbeitsberichtsliste, abhängig vom Status des Berichts:

• Duplizieren gibt es bei jedem Bericht — praktisch, wenn beim selben Kunden ein ähnlicher Folgeeinsatz ansteht, etwa die nächste Wartung. Es öffnet den Dialog Arbeitsbericht duplizieren wie in der Arbeitsberichtsliste, in dem du auswählst, welche Zeiten, Materialien, Ressourcen und Fahrten mitkommen und ob alle Zeiten auf einen bestimmten Tag gesetzt werden (Details unter Bericht duplizieren). Das Duplikat ist immer ein neuer Entwurf und öffnet sich sofort zur Bearbeitung.
• Bearbeiten und Löschen gibt es nur bei Entwürfen — ein abgeschlossener Bericht ist die Grundlage einer Abrechnung und bleibt gesperrt. Bearbeiten öffnet den Bericht in der Erfassungsmaske. Löschen fragt vorher nach („Soll der Arbeitsbericht wirklich gelöscht werden?“) und meldet danach „Arbeitsbericht wurde gelöscht“. Verweist noch ein Beleg auf den Entwurf, lehnt flinkest mit „Der Arbeitsbericht kann nicht gelöscht werden, weil ein Beleg auf ihn verweist.“ ab, und der Bericht bleibt stehen.
• Archivieren gibt es nur bei abgeschlossenen Berichten. Nach der Rückfrage („Soll der Arbeitsbericht wirklich archiviert werden?“) meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde archiviert“; der Bericht bleibt in diesem Reiter, jetzt mit der Markierung archiviert. Zurückholen geht über Entarchivieren in den Arbeitsbericht-Details.

Nach Löschen oder Archivieren lädt der Reiter seine Liste samt Zähler neu. Plus-Symbol und Zeilenmenü siehst du nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst — sonst fehlen die drei Punkte am Zeilenende ganz, ansehen und öffnen kannst du die Berichte trotzdem. Bei einem gelöschten Kunden bleibt die Liste ebenfalls ohne Zeilenmenü.

Tab Projekte

Projekte des Kunden ansehen

Die Projekte dieses Kunden mit Projektnummer, Name, Statuskennzeichen und Laufzeit — eine reine Leseansicht, Anlegen und Bearbeiten passiert im Projektmodul selbst. Ein Klick auf den Namen öffnet die Projektdetails. Der Reiter erscheint nur mit der Berechtigung, Projekte anzusehen, und nur, solange das Modul Projekte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; unten links liegt das Download-Symbol für den Export. Ohne Projekte zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Projekte angelegt."

Tab Inventar

Geräte beim Kunden ansehen

Das Inventar hält fest, welche Geräte und Anlagen bei diesem Kunden stehen — mit Name, Seriennummer und dem Standort, an dem das Gerät sitzt. Der Reiter erscheint nur, wenn das Inventar in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist, du Lager ansehen darfst und das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ein Klick auf den Namen öffnet den eigenständigen Inventareintrag mit Wartungshistorie.

Inventareintrag anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol legst du einen Eintrag an; der Dialog erfasst deutlich mehr als Name, Seriennummer und Beschreibung: den Kunden (vorbelegt mit diesem, aber änderbar — ein Gerät lässt sich damit auf einen anderen Kunden umhängen), wahlweise einen Lieferanten, bei eingeschalteter Standortverwaltung den Standort, eine verknüpfte Rechnung sowie, ob das Gerät verkauft oder vermietet ist — bei einer Vermietung zusätzlich Beginn und Ende des Mietzeitraums. Das Zeilenmenü bietet Bearbeiten und Löschen. Das Plus-Symbol zum Anlegen und die beiden Einträge im Zeilenmenü siehst du nur, wenn du zusätzlich Lager bearbeiten darfst — fehlt dir nur diese Berechtigung, kannst du das Inventar weiterhin einsehen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Für das Inventar gibt es keinen Export.

Tab Standorte

Standorte des Kunden ansehen

Standorte sind weitere Adressen dieses Kunden — Filialen, Baustellen, Lieferadressen. Die Liste zeigt Name, Typ, Adresse, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint, wenn die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du die Berechtigung Kundenstandorte ansehen hast. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Standort anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol legst du einen Standort an: Name, Typ, „zu Handen", Adresse und Kontaktdaten. Der Typ ist Pflicht und frei wählbar — du kannst einen der Vorschläge nehmen oder einen eigenen Begriff eintippen, etwa „Baustelle"; ein neuer Standort startet mit „Niederlassung/Filiale". Solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, gibt es zusätzlich den Schalter Im Shop sichtbar: Nur Standorte mit eingeschaltetem Schalter bietet der Shop deinem Kunden als Lieferadresse an. Neue Standorte aus diesem Reiter starten eingeschaltet — schalte ihn aus, wenn eine Adresse (etwa eine Baustelle) im Shop nicht zur Auswahl stehen soll. Das Plus-Symbol sowie Bearbeiten und Löschen im Zeilenmenü erscheinen nur, wenn du Kundenstandorte bearbeiten darfst.

Standortdetails öffnen

Ein Klick auf den Namen öffnet die eigenständigen Standortdetails — sie verlangen dieselbe Berechtigung Kundenstandorte ansehen wie der Reiter selbst.

Tab Mitarbeiter

Ansprechpartner ansehen

Hier stehen die Mitarbeiter (Ansprechpartner) beim Kunden — mit Name, Rolle, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint nur, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist. Eine eigene Berechtigung braucht er nicht: Wer diese Seite über Kunden ansehen öffnen darf, sieht auch ihre Mitarbeiter — dieselbe Regel gilt spiegelbildlich für Ansprechpartner von Lieferanten. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Kontaktdaten, Rolle und, bei eingeschaltetem Modul Shop, dem Shop-Status samt Standard-Lieferadresse. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Ansprechpartner anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol bzw. Bearbeiten im Zeilenmenü öffnest du den Dialog: Anrede, Titel vor- und nachgestellt, Vorname, Nachname, Rolle bzw. Funktion, Telefon und E-Mail — die Kontaktnummer vergibt flinkest automatisch. Bei eingeschaltetem Modul Shop kommt ein eigener Abschnitt für die Standard-Lieferadresse dazu. Beide Aktionen brauchen die Berechtigung, Mitarbeiter zu bearbeiten.

Ansprechpartner löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen; hat der Mitarbeiter einen Shop-Zugang, weist die Rückfrage zusätzlich darauf hin, dass er sich danach nicht mehr anmelden kann. Auch dafür brauchst du die Berechtigung, Mitarbeiter zu bearbeiten.

Shop-Registrierungslink senden

Der Menüpunkt Shop-Registrierungslink senden erscheint nur, wenn du die Berechtigung Mitarbeiter bearbeiten hast, in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren" angehakt ist, die Registrierung über Einladungslinks läuft und der Mitarbeiter noch keinen Shop-Zugang hat; ohne hinterlegte E-Mail-Adresse weist flinkest den Versand ab. Der verschickte Link ist 20 Tage gültig. Geht ein neuer Link erfolgreich raus, verlieren alle vorher versendeten, noch nicht eingelösten Links sofort ihre Gültigkeit — so kann ein alter Link aus einer weitergeleiteten E-Mail niemandem mehr Zugang verschaffen. Die versendete E-Mail erscheint sowohl im E-Mail-Verlauf des Mitarbeiters als auch in dem des Kunden.

Wenn die Einladung nicht rausgeht. Kann die E-Mail nicht gesendet werden, ändert flinkest nichts: Statt der Erfolgsmeldung erscheint „Die Einladungs-E-Mail konnte nicht gesendet werden: …" mit dem Grund, es entsteht kein neuer Link, und ein früher verschickter, noch nicht eingelöster Link bleibt gültig. Du kannst den Versand danach einfach erneut anstoßen.

Passwort zurücksetzen und Shop öffnen als Mitarbeiter

Bei einem Mitarbeiter mit bestehendem Shop-Zugang bietet das Zeilenmenü — solange in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren" angehakt ist — zusätzlich E-Mail zum „Passwort zurücksetzen" senden und Shop öffnen als …. Den Passwort-Link verschickt, wer Mitarbeiter bearbeiten darf — wer die Mitarbeiter-Zeile pflegt, pflegt damit auch den Shop-Zugang des Ansprechpartners. Shop öffnen als … öffnet den Shop in einem neuen Fenster mit den Augen dieses Mitarbeiters, praktisch für den Support bei Shop-Problemen. Der dafür erzeugte Link ist 4 Stunden gültig und verfällt ausschließlich durch Zeitablauf, nicht durch einmaliges Öffnen — er ist ein vollwertiger Zugangs-Token und sollte deshalb nicht weitergegeben werden. Für Shop öffnen als … brauchst du dagegen eine eigene Berechtigung, Als Mitarbeiter im Shop einloggen — unabhängig davon, ob du Mitarbeiter bearbeiten darfst.

Tab Bestellungen

Shop-Bestellungen ansehen

Die Shop-Bestellungen dieses Kunden mit Bestellnummer, Status, Lieferadresse, Bestelldatum und Gesamtsumme — eine reine Leseansicht. Ein Klick auf die Nummer öffnet die Bestelldetails. Der Reiter erscheint, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und nur mit der Berechtigung Bestellungen ansehen. Ohne Bestellungen zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Bestellungen vorhanden."

Tab Kundenzone

Die Kundenzone ist ein eigenes Kundenportal unter einer eigenen Web-Adresse: Dort sieht dein Kunde selbst seine Termine und Belege, ohne dass du sie ihm einzeln schicken musst. Was er dort sieht und darf, legst du für den ganzen Betrieb in den Kundenzone-Einstellungen fest; im Reiter Kundenzone entscheidest du, ob dieser Kunde einen Zugang bekommt. Der Reiter erscheint nur, wenn die Kundenzone dort eingeschaltet ist. Ansehen kann ihn jeder, der die Kundenakte öffnen darf; der Zugangs-Schalter und die Schaltflächen darin brauchen die Berechtigung, den Kundenzone-Zugang von Kunden zu verwalten (in der Rollenverwaltung „Kundenzone-Zugang verwalten") — ohne sie ist der Schalter ausgegraut, die Schaltflächen fehlen, und du siehst nur den Stand. Eine weitere Berechtigung, etwa zum Bearbeiten von Kunden, brauchst du für keine dieser Aktionen.

Kundenzonen-Zugang ein- und ausschalten

Oben steht ein Schalter Zugang aktiv mit einem Kennzeichen daneben: Registriert, sobald der Kunde seine Einladung eingelöst und sich ein Konto angelegt hat, sonst Nicht registriert. Mit dem Schalter sperrst du einem Kunden den Zugang, ohne sein Konto zu löschen — etwa bei offenen Zahlungen oder wenn die Zusammenarbeit endet — und gibst ihn später mit einem Klick wieder frei. Das Umschalten wird sofort gespeichert und mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert" bestätigt; über den Bearbeiten-Dialog der Kundendaten lässt sich der Zugang dagegen nicht ändern, das Speichern dort lässt ihn unberührt. Ist der Schalter aus, kann sich der Kunde nicht mehr anmelden, eine schon laufende Sitzung wird abgewiesen, und er bekommt keine Mails mehr zu Änderungswünschen, die er für einen Termin stellt. E-Mails zu Terminen, die dein Team für ihn anlegt, ändert oder absagt, und Terminerinnerungen hängen dagegen nicht an diesem Schalter — sie steuerst du am einzelnen Termin über Kunden über diesen Termin benachrichtigen, für diesen Kunden über den Schalter Termin-E-Mails an diesen Kunden senden im Reiter Termine und für den ganzen Betrieb in den Termin-Einstellungen. Auch E-Mails, die direkt aus einer eigenen Buchungsanfrage folgen (Eingangsbestätigung, Zu- oder Absage), laufen unabhängig vom Schalter weiter. Eine erfolgreich versendete Einladung schaltet den Schalter automatisch ein. Jedes Umschalten hält flinkest im Audit-Protokoll fest.

Kunden in die Kundenzone einladen

Solange der Kunde noch nicht registriert ist und eine E-Mail-Adresse hat, gibt es die Schaltfläche Einladung senden. Nach der Rückfrage Kundenzone-Einladung senden („Soll wirklich eine Kundenzone-Einladung an … gesendet werden?") schickt flinkest ihm einen persönlichen Link, über den er sich ein Passwort setzt; angemeldet wird er danach mit seiner E-Mail-Adresse und diesem Passwort. Der Link ist 20 Tage gültig und nur einmal verwendbar. Ist die Mail raus, meldet flinkest „Einladung wurde an … gesendet", schaltet den Zugang ein, und alle vorher versendeten, noch nicht eingelösten Links verlieren sofort ihre Gültigkeit. Fehlt die E-Mail-Adresse, weist der Hinweis „Dieser Kontakt hat keine E-Mail-Adresse – eine Kundenzone-Einladung kann nicht gesendet werden." im Reiter darauf hin — trage sie im Bearbeiten-Dialog nach. Die Einladungs-Mail erscheint im E-Mail-Verlauf des Kunden.

Wenn die Einladung nicht rausgeht. Kann die Einladungs-E-Mail nicht gesendet werden, ändert flinkest nichts: Es erscheint „Die Einladungs-E-Mail konnte nicht gesendet werden: …" mit dem Grund, es entsteht keine neue Einladung, eine früher verschickte, noch nicht eingelöste Einladung bleibt gültig, und der Zugang wird dadurch nicht eingeschaltet. Du kannst die Einladung danach einfach erneut senden.

PIN für Termin-Links setzen

Terminbenachrichtigungen an deinen Kunden enthalten einen Link, über den er genau diesen Termin ansehen und je nach Kundenzone-Einstellungen absagen oder verschieben lassen kann — ganz ohne Anmeldung. Ansehen lässt sich der Termin allein mit dem Link. Hat der Kunde eine PIN, verlangt flinkest sie aber, bevor über den Link abgesagt oder eine Änderung angefragt wird; so kann niemand, der eine weitergeleitete Mail in die Hände bekommt, den Termin in seinem Namen absagen. Nach fünf falschen Eingaben innerhalb von zehn Minuten sperrt flinkest diese Aktionen für den Link vorübergehend. Mit PIN zurücksetzen öffnest du das Fenster „Kunden-PIN zurücksetzen": Trage im Feld „PIN (4–6 Ziffern, leer lassen für eine zufällige PIN)" 4 bis 6 Ziffern ein oder lass es leer, dann erzeugt flinkest eine zufällige 6-stellige PIN; mit PIN per E-Mail senden geht sie dem Kunden zusätzlich per E-Mail zu, sofern bei ihm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Nach Erzeugen zeigt flinkest die PIN im Fenster „Neue PIN" genau einmal an, mit einer Schaltfläche Kopieren — schreib sie auf oder gib sie gleich weiter, denn gespeichert wird sie nur verschlüsselt und lässt sich später nicht mehr anzeigen. Vergessene PIN? Einfach eine neue setzen. Diese Schaltfläche gibt es auch für Kunden ohne Kundenzone-Konto, weil die Termin-Links unabhängig davon funktionieren. Termin-Links funktionieren allerdings nur, solange das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist — ist es ausgeschaltet, führt ein bereits verschickter Link auf eine Fehlermeldung.

Wenn die PIN-Mail nicht rausgeht. Hast du PIN per E-Mail senden angehakt und die Mail kann nicht gesendet werden, gilt die neue PIN trotzdem und wird ganz normal einmal angezeigt; zusätzlich warnt flinkest „Die PIN wurde gesetzt, aber die E-Mail an den Kunden konnte nicht gesendet werden." Gib sie dem Kunden dann auf anderem Weg weiter.

Kundenzone mit den Augen des Kunden öffnen

Bei einem registrierten Kunden öffnet Impersonisieren nach einer Rückfrage („Einloggen als …") die Kundenzone in einem neuen Fenster so, wie dieser Kunde sie sieht — praktisch, wenn er am Telefon fragt, wo er etwas findet, oder um zu prüfen, ob die Einstellungen greifen. Der dafür erzeugte Link ist 4 Stunden gültig und ein vollwertiger Zugang im Namen des Kunden, ohne dass du sein Passwort kennst — gib ihn deshalb nicht weiter. Einladungen, neu gesetzte PINs und jedes Impersonisieren hält flinkest im Audit-Protokoll fest.

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Aufgabe zum Kunden anlegen

Rechts neben den Reitern sammelt Aktivitäten Aufgaben und Anrufe zu diesem Kunden. Über das Aufgaben-Symbol in der Kopfzeile legst du eine neue Aufgabe an — Pflicht sind Betreff und Fälligkeitsdatum (mit Heute/Morgen/Übermorgen-Schnellwahl), dazu ein frei formatierbarer Text und ein zugewiesener Bearbeiter. Der Reiter Bevorstehend zeigt offene Aufgaben, durchgeführt die erledigten.

Nicht jeder sieht jede Aufgabe. Du siehst hier standardmäßig nur Aufgaben, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind — nicht automatisch alle Aufgaben, die zu diesem Kunden erfasst wurden. Mit der Berechtigung Alle Aufgaben bearbeiten (oder als Administrator) siehst und bearbeitest du auch die Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen.

Anruf protokollieren oder planen

Über das Anruf-Symbol in der Kopfzeile der Aktivitäten legst du einen Anruf an — eingehend oder ausgehend, geplant oder bereits geführt, mit Zeitpunkt. Anders als bei Aufgaben gilt hier beim Ansehen keine Einschränkung: Anrufe zu diesem Kunden siehst du hier immer alle, unabhängig davon, wer sie angelegt hat.

Aktivität erledigt markieren, bearbeiten oder löschen

In der Zeile hakst du eine Aufgabe als erledigt bzw. einen Anruf als durchgeführt ab; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du sie. Zum Abhaken eines Anrufs als durchgeführt brauchst du dieselbe Berechtigung, diesen Kunden zu bearbeiten, die auch die Kundendaten selbst schützt — anders als beim reinen Ansehen des Anrufs. Ist noch nichts erfasst, steht dort „noch keine Aktivitäten".

Dokumente zum Kunden ablegen

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Kunden auf. Zieh sie einfach in das Feld oben oder klick es an; mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Jede Zeile zeigt Name, Dateigröße und Datum. Über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, Per E-Mail senden, Download und Löschen. Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Mit dem Anfasser links ziehst du Dokumente in die gewünschte Reihenfolge, über das Suchfeld filterst du nach Dateinamen, und mit dem Kästchen links wählst du alle Dokumente auf einmal aus, um sie gemeinsam zu löschen. Die Dateien hängen am Kunden und sind für alle sichtbar, die diesen Kunden öffnen dürfen; in den Shop gelangen sie nicht.

Dokument per E-Mail versenden

Willst du deinem Kunden eine abgelegte Datei direkt schicken — ein Protokoll, einen Plan, ein unterschriebenes Formular —, wählst du im Zeilenmenü des Dokuments Per E-Mail senden. Es öffnet sich das Fenster „Dokument per E-Mail senden" mit dem Betreff „Ihr Dokument …"; die Empfänger-Adressen trägst du selbst ein. Rechts neben dem Empfängerfeld blendet CC / BCC zwei weitere Zeilen ein: CC-Empfänger bekommen dieselbe Mail und sind für alle sichtbar, BCC-Empfänger bekommen sie verdeckt — praktisch, um etwa die eigene Buchhaltung unauffällig mitzunehmen. Klappst du die Zeilen wieder zu, leert flinkest sie; was du nicht mehr siehst, wird auch nicht mitgeschickt. Senden bleibt unter anderem gesperrt, solange kein Empfänger eingetragen, der Betreff leer oder irgendeine Adresse in Empfänger, CC oder BCC ungültig ist. Die Nachricht selbst darf leer bleiben — der eigentliche Inhalt ist ja das angehängte Dokument. Hast du mehrere Absenderkonten zur Wahl, wählst du unter Absenderkonto, von welchem die Mail kommt; ist noch gar kein E-Mail-Konto verbunden, weist ein Hinweis oben darauf hin und Senden bleibt gesperrt — verbinden kannst du eines unter E-Mail-Konten.

Unter Anhänge steht das Dokument selbst mit dem Kennzeichen „Wird immer gesendet" und einem Schloss-Symbol — es geht immer mit und lässt sich nicht entfernen. Über Bestehendes Dokument wählen hängst du zusätzlich Dateien aus deinen Dokumentvorlagen an, etwa AGB oder eine Preisliste; weitere Dokumente dieses Kunden bietet die Auswahl hier nicht an.

Eine gemeinsame E-Mail. flinkest verschickt genau eine Mail an alle Empfänger — sie sehen einander, dazu die CC-Adressen; BCC bleibt unsichtbar. Steht eine Adresse doppelt drin, etwa zugleich unter Empfänger und CC, bekommt sie die Mail nur einmal. Geht die Mail raus, meldet flinkest „E-Mail(s) wurde(n) gesendet" und schließt das Fenster. Scheitert der Versand beim Mailserver, erscheint „E-Mail konnte nicht gesendet werden"; lehnt flinkest die Anfrage schon vorher ab — etwa weil das Dokument inzwischen gelöscht wurde oder das gewählte Absenderkonto nicht mehr aktiv ist —, erscheint eine Fehlermeldung. In beiden Fällen bleibt das Fenster mit deinen Eingaben offen, damit du es sofort erneut versuchen kannst.

Änderungsprotokoll ansehen

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein eigener Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Kunden geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert, dazu Geschäftsvorgänge wie ein versendeter Shop-Registrierungslink. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Auch unterwegs

Die mobile App (iOS/Android) zeigt dieselben Kundendaten im Tab Stammdaten in einer reinen Leseansicht — mit Anruf- und Navigations-Schnellzugriff. Bearbeiten, Belege, Aktivitäten und Preise zeigt die App dort nicht an.

Verwandte Seiten

• Kunden
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• Sichtbarkeit der Shop-Kategorien
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Häufige Fragen

Warum sehe ich die Reiter Standorte, Mitarbeiter oder Inventar nicht? Standorte und Mitarbeiter sind ausgeschaltet, solange du sie in den Kontakt-Einstellungen nicht einschaltest. Den Reiter Standorte siehst du außerdem nur mit der Berechtigung, Kundenstandorte anzusehen. Für das Inventar brauchst du zusätzlich die Berechtigung, Lagerdaten anzusehen, und das Modul Lager muss unter Einstellungen → Module eingeschaltet sein.

Warum finde ich einen Beleg im Reiter Belege nicht über das Suchfeld? Das Suchfeld durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ, Ort und die Positionen. Prüfe außerdem, ob oben links noch ein Filter auf eine Belegart gesetzt ist. Entwürfe haben noch keine Belegnummer und sind daher über die Nummer nicht auffindbar.

Kann ich mehrere Belege auf einmal löschen? Ja. Hake im Reiter Belege oben links Mehrfachauswahl aktivieren an, markiere die gewünschten Belege mit den Zeilen-Checkboxen und klicke in der eingeblendeten Leiste auf Löschen. Das geht nur, wenn wirklich jeder markierte Beleg löschbar ist — bei bereits finalisierten Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften bleibt die Schaltfläche deaktiviert.

Wieso lässt sich der Kunde nicht endgültig löschen? Sobald irgendetwas auf den Kunden verweist — Belege (auch gelöschte), Zahlungen, Arbeitsberichte, Projekte, Termine, Verträge, Inventareinträge, kundenspezifische Preise und Ähnliches —, bleibt er im Hintergrund als gelöscht markiert erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten, und hinterlegte Sonderpreise dürfen nicht verlorengehen. Rufst du ihn danach über einen alten Link auf, siehst du ihn weiterhin — nur schreibgeschützt und mit einem entsprechenden Hinweis.

Warum steht bei der UID-Nummer „Noch nicht geprüft", obwohl ich sie geprüft habe? Wenn die Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert wurde — etwa durch einen Import — verwirft flinkest das alte Prüfergebnis. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Prüfe die Nummer im Bearbeiten-Dialog einfach erneut.

Warum sehe ich im Aktivitäten-Panel nicht alle Aufgaben zu diesem Kunden? Du siehst dort nur Aufgaben, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Mit der Berechtigung „Alle Aufgaben bearbeiten" (oder als Administrator) siehst du auch die Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen. Anrufe sind von dieser Einschränkung beim Ansehen nicht betroffen — die stehen immer vollständig da.