Kundendetails

Die Kundendetails sind die 360°-Akte zu einem einzelnen Kunden: alles, was dein Betrieb mit ihm je gemacht hat oder plant, an einem Ort — Stammdaten, die komplette Beleghistorie, Termine, Arbeitsberichte, Projekte, Standorte, Ansprechpartner und Inventar, dazu Aktivitäten und Dokumente. Zugleich ist sie ein Arbeits-Einstieg: Mit einem Klick startest du hier einen neuen Beleg oder Arbeitsbericht, der die Kundendaten automatisch übernimmt. Du kommst hierher, indem du in der Kundenliste auf einen Namen klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Kundenakte öffnen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Kunden. Hinterlegte akademische Titel setzt flinkest dazu — vorangestellte Titel vor den Namen, nachgestellte mit Komma dahinter. Darunter siehst du die Kundennummer als Kennzeichen und, sofern die Adresse vollständig gepflegt ist, Straße, PLZ, Ort und Land. Über der Kopfzeile führt der Pfad zurück: Kunden und der Name dieses Kunden.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf der Kundendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Diese Seite zeigt nur Kunden. Beim Öffnen prüft flinkest, ob der Datensatz wirklich ein Kunde ist. Rufst du sie mit der Nummer eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters auf, bekommst du eine „nicht gefunden"-Meldung. Lieferanten haben ihre eigene, gleich aufgebaute Detailansicht.

Auf einen Reiter direkt verlinken

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen. Welche Reiter überhaupt erscheinen, hängt von deinen Rechten und von Einstellungen ab: Standorte, Mitarbeiter und Inventar schaltest du in den Kontakt-Einstellungen ein, Bestellungen brauchen das Shop-Modul, Belege brauchen mindestens eine Belegart-Berechtigung, Arbeitsberichte die Berechtigung Alle Arbeitsberichte ansehen und Projekte die Berechtigung Projekte ansehen.

Zähler an jedem Reiter

An jedem Reiter steht ein Zähler mit der Anzahl der Einträge; die Zahlen stehen sofort da, auch bevor du den Reiter zum ersten Mal öffnest. Die Spalten der Reiter-Listen sind fest vorgegeben — anders als die große Kundenliste haben die Listen in den Reitern kein Zahnrad zum Ein- und Ausblenden von Spalten; den Dialog Spalten konfigurieren gibt es nur in der Übersichtsliste.

Die Akte bleibt aktuell

Ändert jemand anderes den Kunden, einen Standort, einen Termin, einen Inventareintrag, eine Aufgabe, einen Anruf oder ein Dokument, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Hast du gerade den Mitarbeiter-Dialog offen und darin schon etwas geändert, lässt flinkest deine Eingaben dabei in Ruhe und überschreibt sie nicht. Scheitert das Laden eines einzelnen Bereichs im Hintergrund — etwa, weil eine Anfrage serverseitig abgelehnt wird —, bleiben die übrigen Reiter davon unberührt und weiterhin nutzbar; nur der betroffene Bereich bleibt leer.

Gelöschter Kunde bleibt sichtbar, nur schreibgeschützt

Rufst du die Seite eines Kunden auf, der zwischenzeitlich gelöscht wurde — etwa über einen älteren Link aus einer Belegposition, dem „Zuletzt besucht"-Panel oder direkt aus der Adressleiste —, zeigt flinkest ganz oben einen roten Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" und darunter den kompletten Datensatz weiterhin lesbar: alle Reiter bleiben offen, du siehst weiterhin Belege, Termine, Standorte, Mitarbeiter und alles andere. Ändern lässt sich nichts mehr — Bearbeiten und Löschen verschwinden aus dem Kopfbereich, ebenso jede Schaltfläche, die einen neuen Beleg, Termin, Arbeitsbericht, Standort, Mitarbeiter oder Inventareintrag an diesem Kunden anlegen würde. Seine Standorte werden dabei nicht mitgelöscht — sie bleiben unverändert bestehen, solange der Kunde selbst nur als gelöscht markiert und nicht endgültig entfernt ist.

Ein Kunde, den es nicht gibt

Ein Link auf einen Kunden, den es gar nicht mehr gibt, zeigt eine 404-Seite. Das betrifft eine Kundennummer, die endgültig aus der Datenbank entfernt wurde (siehe „Kunden löschen" weiter unten) oder schlicht nie existiert hat — anders als beim nur „gelöscht markierten" Kunden oben zeigt flinkest hier keine Kundendaten, sondern eine eigene Seite mit der Meldung „Kunde mit ID … nicht gefunden" und einem Link zurück zur Startseite.

Aktionen im Kopfbereich

Beleg für diesen Kunden erstellen

Rechts im Kopfbereich öffnet Beleg erstellen ein Auswahlmenü mit Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Gutschrift. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn dein Benutzer die passende Belegart bearbeiten darf. flinkest kopiert Name und Adresse des Kunden in den Beleg, übernimmt das UID-/Export-Kennzeichen (bei „Erlöse EU" nur mit hinterlegter UID-Nummer) und ermittelt das Zahlungsziel der Reihe nach: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der betrieblichen Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen dabei sofort als fertiger Beleg, Lieferschein und Rechnung als Entwurf — und werden sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Belegdatum. flinkest setzt es normalerweise auf heute — außer im gesamten Mandanten (nicht nur bei diesem Kunden) gibt es zu dieser Belegart schon einen später datierten, finalisierten Beleg; dann übernimmt der neue Beleg dieses spätere Datum, damit die Reihenfolge der Belegnummern nicht durcheinanderkommt.

Arbeitsbericht für den Kunden starten

Arbeitsbericht erstellen legt nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht für diesen Kunden an — flinkest übernimmt Kunde und Adresse als Einsatzort und öffnet den Bericht sofort zur Bearbeitung. Sichtbar ist die Schaltfläche nur, wenn du Arbeitsberichte auch bearbeiten darfst.

Zu Preisen und Shop-Sichtbarkeit springen

Preise springt zu den Kundenpreisen — nur sichtbar, wenn du Kundenpreise bearbeiten darfst. Shop springt in die Shop-Sichtbarkeits-Einstellungen dieses Kunden — nur sichtbar mit aktivem Shop-Modul und einer eigenen, von den Kundenpreisen unabhängigen Berechtigung, die Shop-Sichtbarkeit von Kunden zu bearbeiten. Ein Benutzer kann die eine Berechtigung haben, ohne die andere zu haben — dann fehlt ihm genau die passende Schaltfläche.

E-Mail-Verlauf ansehen

Im Menü Weitere Aktionen (Punkte-Symbol) öffnet E-Mail Historie ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Kunden verschickt wurden — Details dazu im E-Mail-Verlauf. Sichtbar nur mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Kunden bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe große Stammdaten-Dialog wie beim Anlegen in der Kundenliste, mit allen Feldern vorbefüllt. Speichern übernimmt die Änderung sofort in Kopfbereich und Übersicht (auch bei Kolleginnen, die den Kunden gerade offen haben). Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach. Lässt du ein Pflichtfeld leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld.

Bearbeiten und Löschen siehst du nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst. Ohne diese Berechtigung bleiben beide Schaltflächen im Kopfbereich unsichtbar, statt dass ein Klick erst am Backend scheitert.

Kunden löschen

Im Menü Weitere Aktionen auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Hängen am Kunden bereits Belege, Termine, Inventareinträge, kundenspezifische Preise oder Eingangsbelege, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur als gelöscht markiert und schreibgeschützt (siehe „Gelöschter Kunde bleibt sichtbar" oben) — er verschwindet aus der Kundenliste, seine Belege behalten aber weiterhin ihren Empfänger, und auch seine Standorte bleiben unverändert erhalten. Erst ein Kunde ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig aus der Datenbank, mit ihm dann auch seine Standorte. In beiden Fällen werden seine Termine und Anrufe sofort mitgelöscht, und ein bestehender Shop-Zugang wird deaktiviert. Danach landest du wieder in der Kundenliste. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, endet der Versuch mit einem Fehler-Toast, und der Kunde bleibt unangetastet stehen.

Tab Übersicht

Stammblatt ansehen

Der erste Reiter fasst die Stammdaten im Block Allgemein zusammen: Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, Alias-Name, UID-Nummer, GLN, Zahlungsziel, Erstellt am und Erstellt von. Bei der UID-Nummer steht das Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen darunter: grün für „UID-Nummer ist gültig", rot für „UID-Nummer ist nicht gültig", neutral für „Noch nicht geprüft" — plus dem Zeitpunkt der letzten Prüfung. Ein negatives Ergebnis blockiert nichts im Betrieb, es ist ein Hinweis, kein Riegel; wird die Nummer danach noch einmal geändert, setzt flinkest den Status automatisch zurück auf „Noch nicht geprüft", weil sich das alte Ergebnis sonst auf eine Nummer bezöge, die es so nicht mehr gibt. Direkt darunter erscheint — nur wenn hinterlegt — die GLN (Global Location Number): eine 13-stellige GS1-Nummer, die dieses Unternehmen oder einen Standort weltweit eindeutig identifiziert, etwa für den elektronischen Belegaustausch mit Handelspartnern. Sie ist optional; beim Speichern im Bearbeiten-Dialog prüft flinkest Länge (genau 13 Ziffern) und eine gültige Prüfziffer, verifiziert die Nummer aber nicht extern wie die UID. Beim Zahlungsziel zeigt flinkest den hinterlegten Text, sonst die Nettotage und gegebenenfalls den Skonto.

Wann ein Kunde ohne Umsatzsteuer läuft

„keine Umsatzsteuer" erscheint hinter der UID-Nummer in drei Fällen: der Kunde hat die Umsatzart „Erlöse EU" und eine UID-Nummer hinterlegt, dein Unternehmen ist als Kleinunternehmer eingestuft, oder der Kunde hat die Umsatzart „Bauleistung" — dort greift unabhängig von der UID-Nummer der Übergang der Steuerschuld nach § 19 Abs. 1a UStG. Die Umsatzart stellst du im Bearbeiten-Dialog unter „Buchhaltung & Sonstiges" ein; ohne UID-Nummer bleibt ein Beleg mit Umsatzart „Erlöse EU" trotzdem umsatzsteuerpflichtig.

Kontakt aufnehmen

Der Block Kontaktinformationen zeigt Telefon und E-Mail-Adresse als anklickbare Links sowie hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile — direkt aus der Akte anrufen oder mailen, ohne die Nummer erst zu suchen.

Anschrift und Karte ansehen

Der Block Anschrift zeigt die Rechnungsadresse des Kunden. Ist sie mit Straße, PLZ und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort.

Tab Belege

Beleghistorie ansehen

Hier stehen alle Belege dieses Kunden — Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften gemeinsam in einer Liste, die neuesten zuerst. Der Reiter erscheint, sobald du mindestens eine Belegart sehen darfst. Jede Zeile zeigt Belegnummer, Belegart, Belegdatum und Bruttosumme. Ein Beleg ohne Nummer ist ein Entwurf und als solcher gekennzeichnet — eine Belegnummer bekommt er erst beim Finalisieren, bei Angeboten und Kostenvoranschlägen dagegen schon beim Anlegen. Ein Klick auf die Nummer öffnet ein Infofenster mit den wichtigsten Eckdaten zu dieser Belegart — bei Rechnungen etwa Zahlungsstatus und Fälligkeit, bei Angeboten der Angebotsstatus und die Gültigkeit. Stornierte Belege und Proforma-Rechnungen sind zusätzlich gekennzeichnet. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export (Excel, CSV, PDF oder JSON) — er übernimmt immer die Einschränkung auf diesen Kunden sowie aktive Filter und Suche.

Belege durchsuchen und nach Belegart filtern

Nach Belegart filtern ist eine Mehrfachauswahl, die nur die Belegarten anbietet, die dieser Kunde tatsächlich hat — du kannst also nicht ins Leere filtern. Belege durchsuchen sucht kurz nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ und Ort sowie die Positionen (Bezeichnung, Beschreibung und Artikelnummer) — praktisch, um schnell herauszufinden, wann einem Kunden zuletzt ein bestimmter Artikel geliefert wurde. Ein Entwurf ohne Belegnummer ist über die Nummer nicht auffindbar.

Beleg-Zeilenmenü nutzen

Über die drei Punkte am rechten Zeilenrand stehen dir dieselben Aktionen wie in den eigenständigen Beleglisten zur Verfügung. Duplizieren erscheint bei jedem Beleg, unabhängig von deinen Rechten — die Berechtigungsprüfung erfolgt erst beim Bestätigen. Ein Klick öffnet einen Dialog, in dem du wählst, ob flinkest Preise und Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnet oder die Positionen unverändert vom Ursprungsbeleg übernimmt, und legt danach die Kopie als neuen Entwurf an. Bei Entwürfen von Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung kommen Bearbeiten und Löschen dazu, bei Angeboten, Kostenvoranschlägen und Gutschriften unabhängig vom Status — jeweils mit der Berechtigung, die betroffene Belegart zu bearbeiten. Bei bereits finalisierten Belegen bietet das Menü statt Bearbeiten/Löschen an, den Beleg in eine andere Belegart umzuwandeln — mit derselben Rückfrage nach einer Preis-/Rabatt-Neuberechnung: aus einem Lieferschein wird eine Rechnung oder Gutschrift, aus einer Auftragsbestätigung ein Lieferschein oder eine Rechnung, aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Rechnung, aus einer Rechnung eine Gutschrift oder ein Angebot — jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst.

Alternativpositionen beim Umwandeln

Führt die Umwandlung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung, zeigt derselbe Dialog zusätzlich den Abschnitt „Dieser Beleg enthält Alternativpositionen. Wähle aus, welche übernommen werden sollen:" mit einer eigenen Checkbox je Position, standardmäßig abgewählt. Nur angehakte Alternativpositionen landen auf dem neuen Beleg — so entscheidest du erst beim verbindlichen Folgebeleg, welche von mehreren angebotenen Varianten der Kunde wirklich nimmt, statt sie schon im Angebot festzulegen. Bei einer Umwandlung zu Auftragsbestätigung, Gutschrift oder Angebot sowie beim reinen Duplizieren gibt es diese Auswahl nicht, dort werden alle Positionen unverändert übernommen.

Mehrfachauswahl und Sammel-Löschen im Belege-Reiter

Hake oben links Mehrfachauswahl aktivieren an — jede Zeile bekommt eine eigene Checkbox samt einer „alle auswählen"-Checkbox im Spaltenkopf. Sobald du mindestens einen Beleg markiert hast, erscheint darüber eine Leiste mit der Anzahl der Auswahl und einer Schaltfläche Löschen für alle auf einmal. Sie lässt sich erst anklicken, wenn wirklich jeder markierte Beleg löschbar ist — ein bereits finalisierter Lieferschein, eine Rechnung oder eine Gutschrift in der Auswahl blockiert sie.

Tab Termine

Termine des Kunden ansehen

Alle Termine, die mit diesem Kunden verknüpft sind, mit Name und Zeitraum — ganztägige Termine zeigen nur die Datumsspanne. Ein Klick auf einen Termin öffnet ihn zur Ansicht; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du ihn. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Termin anlegen

Über das Plus-Symbol legst du einen neuen Termin an — flinkest schlägt dafür die nächste volle Stunde als Beginn und eine halbe Stunde Dauer vor und trägt den Kunden schon ein, du musst ihn im Termin-Dialog also nicht mehr selbst auswählen.

Tab Arbeitsberichte

Arbeitsberichte ansehen

Die Arbeitsberichte zu diesem Kunden mit Nummer, Zeitraum, Erstelldatum und Projekt. Ein Klick auf den Status öffnet die Arbeitsberichts-Details. Der Reiter erscheint nur mit der Berechtigung, alle Arbeitsberichte anzusehen. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Arbeitsbericht im Reiter anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol im Reiter legst du — wie über die Kopf-Schaltfläche — nach einer Rückfrage einen neuen Arbeitsbericht an; die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn du Arbeitsberichte auch bearbeiten darfst. Im Zeilenmenü eines bestehenden Berichts findest du Bearbeiten, Duplizieren, Archivieren und Löschen — auch diese brauchen die Berechtigung, Arbeitsberichte zu bearbeiten.

Tab Projekte

Projekte des Kunden ansehen

Die Projekte dieses Kunden mit Projektnummer, Name, Statuskennzeichen und Laufzeit — eine reine Leseansicht, Anlegen und Bearbeiten passiert im Projektmodul selbst. Ein Klick auf den Namen öffnet die Projektdetails. Der Reiter erscheint nur mit der Berechtigung, Projekte anzusehen; unten links liegt das Download-Symbol für den Export. Ohne Projekte zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Projekte angelegt."

Tab Inventar

Geräte beim Kunden ansehen

Das Inventar hält fest, welche Geräte und Anlagen bei diesem Kunden stehen — mit Name, Seriennummer und dem Standort, an dem das Gerät sitzt. Der Reiter erscheint nur, wenn das Inventar in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du Lager ansehen darfst. Ein Klick auf den Namen öffnet den eigenständigen Inventareintrag mit Wartungshistorie.

Inventareintrag anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol legst du einen Eintrag an; der Dialog erfasst deutlich mehr als Name, Seriennummer und Beschreibung: den Kunden (vorbelegt mit diesem, aber änderbar — ein Gerät lässt sich damit auf einen anderen Kunden umhängen), wahlweise einen Lieferanten, bei eingeschalteter Standortverwaltung den Standort, eine verknüpfte Rechnung sowie, ob das Gerät verkauft oder vermietet ist — bei einer Vermietung zusätzlich Beginn und Ende des Mietzeitraums. Das Zeilenmenü bietet Bearbeiten und Löschen. Das Plus-Symbol zum Anlegen und die beiden Einträge im Zeilenmenü siehst du nur, wenn du zusätzlich Lager bearbeiten darfst — fehlt dir nur diese Berechtigung, kannst du das Inventar weiterhin einsehen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Für das Inventar gibt es keinen Export.

Tab Standorte

Standorte des Kunden ansehen

Standorte sind weitere Adressen dieses Kunden — Filialen, Baustellen, Lieferadressen. Die Liste zeigt Name, Art des Standorts, Adresse, Telefon und E-Mail. Der Reiter selbst braucht keine eigene Berechtigung — allein, ob die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist, entscheidet, ob du die Liste zu sehen bekommst. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Standort anlegen, bearbeiten und öffnen

Über das Plus-Symbol legst du einen Standort an: Name, Art, „zu Handen", Adresse und Kontaktdaten. Bearbeiten und Löschen erscheinen im Zeilenmenü nur, wenn du Kundenstandorte bearbeiten darfst. Ein Klick auf den Namen öffnet die eigenständigen Standortdetails — dafür brauchst du zusätzlich die Berechtigung Kundenstandorte ansehen; fehlt sie, landest du nach dem Klick auf einer Fehlerseite, obwohl der Standort in dieser Liste sichtbar bleibt — die beiden Berechtigungen sind bewusst getrennt geprüft.

Tab Mitarbeiter

Ansprechpartner ansehen

Hier stehen die Mitarbeiter (Ansprechpartner) beim Kunden — mit Name, Rolle, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint nur, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist. Eine eigene Berechtigung braucht er nicht: Wer diese Seite über Kunden ansehen öffnen darf, sieht auch ihre Mitarbeiter — dieselbe Regel gilt spiegelbildlich für Ansprechpartner von Lieferanten. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Kontaktdaten, Rolle und, bei aktivem Shop-Modul, dem Shop-Status samt Standard-Lieferadresse. Unten links liegt das Download-Symbol für den Export.

Ansprechpartner anlegen und bearbeiten

Über das Plus-Symbol bzw. Bearbeiten im Zeilenmenü öffnest du den Dialog: Anrede, Titel vor- und nachgestellt, Vorname, Nachname, Rolle bzw. Funktion, Telefon und E-Mail — die Kontaktnummer vergibt flinkest automatisch. Bei aktivem Shop-Modul kommt ein eigener Abschnitt für die Standard-Lieferadresse dazu. Beide Aktionen brauchen die Berechtigung, Mitarbeiter zu bearbeiten.

Ansprechpartner löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen; hat der Mitarbeiter einen Shop-Zugang, weist die Rückfrage zusätzlich darauf hin, dass er sich danach nicht mehr anmelden kann. Auch dafür brauchst du die Berechtigung, Mitarbeiter zu bearbeiten.

Shop-Registrierungslink senden

Der Menüpunkt Shop-Registrierungslink senden erscheint nur, wenn der Shop eingeschaltet ist, die Registrierung über Einladungslinks läuft und der Mitarbeiter noch keinen Shop-Zugang hat; ohne hinterlegte E-Mail-Adresse weist flinkest den Versand ab. Der verschickte Link ist 20 Tage gültig. Verschickst du einen neuen, verlieren alle vorher versendeten, noch nicht eingelösten Links sofort ihre Gültigkeit — so kann ein alter Link aus einer weitergeleiteten E-Mail niemandem mehr Zugang verschaffen. Die versendete E-Mail erscheint sowohl im E-Mail-Verlauf des Mitarbeiters als auch in dem des Kunden.

Passwort zurücksetzen und Shop öffnen als Mitarbeiter

Bei einem Mitarbeiter mit bestehendem Shop-Zugang bietet das Zeilenmenü zusätzlich E-Mail zum „Passwort zurücksetzen" senden und Shop öffnen als … — Letzteres öffnet den Shop in einem neuen Fenster mit den Augen dieses Mitarbeiters, praktisch für den Support bei Shop-Problemen. Der dafür erzeugte Link ist 4 Stunden gültig und verfällt ausschließlich durch Zeitablauf, nicht durch einmaliges Öffnen — er ist ein vollwertiger Zugangs-Token und sollte deshalb nicht weitergegeben werden. Für die Impersonation brauchst du zusätzlich zum aktiven Shop-Modul eine eigene Berechtigung, unabhängig von der zum Bearbeiten von Mitarbeitern.

Tab Bestellungen

Shop-Bestellungen ansehen

Die Shop-Bestellungen dieses Kunden mit Bestellnummer, Status, Lieferadresse, Bestelldatum und Gesamtsumme — eine reine Leseansicht. Ein Klick auf die Nummer öffnet die Bestelldetails. Der Reiter erscheint ausschließlich mit aktivem Shop-Modul, ohne eigene Berechtigungsprüfung zusätzlich dazu. Ohne Bestellungen zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Bestellungen vorhanden."

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Aufgabe zum Kunden anlegen

Rechts neben den Reitern sammelt Aktivitäten Aufgaben und Anrufe zu diesem Kunden. Über das Aufgaben-Symbol in der Kopfzeile legst du eine neue Aufgabe an — Pflicht sind Betreff und Fälligkeitsdatum (mit Heute/Morgen/Übermorgen-Schnellwahl), dazu ein frei formatierbarer Text und ein zugewiesener Bearbeiter. Der Reiter Bevorstehend zeigt offene Aufgaben, durchgeführt die erledigten.

Nicht jeder sieht jede Aufgabe. Du siehst hier standardmäßig nur Aufgaben, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind — nicht automatisch alle Aufgaben, die zu diesem Kunden erfasst wurden. Mit der Berechtigung Alle Aufgaben bearbeiten (oder als Administrator) siehst und bearbeitest du auch die Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen.

Anruf protokollieren oder planen

Über das Anruf-Symbol in der Kopfzeile der Aktivitäten legst du einen Anruf an — eingehend oder ausgehend, geplant oder bereits geführt, mit Zeitpunkt. Anders als bei Aufgaben gilt hier beim Ansehen keine Einschränkung: Anrufe zu diesem Kunden siehst du hier immer alle, unabhängig davon, wer sie angelegt hat.

Aktivität erledigt markieren, bearbeiten oder löschen

In der Zeile hakst du eine Aufgabe als erledigt bzw. einen Anruf als durchgeführt ab; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du sie. Zum Abhaken eines Anrufs als durchgeführt brauchst du dieselbe Berechtigung, diesen Kunden zu bearbeiten, die auch die Kundendaten selbst schützt — anders als beim reinen Ansehen des Anrufs. Ist noch nichts erfasst, steht dort „noch keine Aktivitäten".

Dokumente zum Kunden ablegen

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Kunden auf. Zieh sie einfach in das Feld oben oder klick es an; mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Jede Zeile zeigt Name, Dateigröße und Datum. Über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, per E-Mail senden, Download und Löschen. Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Mit dem Anfasser links ziehst du Dokumente in die gewünschte Reihenfolge, über das Suchfeld filterst du nach Dateinamen, und mit dem Kästchen links wählst du alle Dokumente auf einmal aus, um sie gemeinsam zu löschen. Die Dateien hängen am Kunden und sind für alle sichtbar, die diesen Kunden öffnen dürfen; in den Shop gelangen sie nicht.

Dokument per E-Mail versenden

Öffnest du per E-Mail senden, steht das Dokument selbst fest im Anhang — mit Schloss-Symbol und ohne Häkchen, weil es ohnehin immer mitgeschickt wird; die Checkbox-Liste darunter bietet nur die übrigen Dokumente des Kunden zusätzlich an. Erreicht die Mail alle eingetragenen Empfänger, meldet flinkest Erfolg und schließt den Dialog. Kommt sie nur bei einem Teil an, schließt der Dialog trotzdem, warnt dich aber zusätzlich mit den nicht erreichten Adressen. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, damit du es sofort erneut versuchen kannst.

Änderungsprotokoll ansehen

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein eigener Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Kunden geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert, dazu Geschäftsvorgänge wie ein versendeter Shop-Registrierungslink. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Auch unterwegs

Die mobile App (iOS/Android) zeigt dieselben Kundendaten im Tab Stammdaten in einer reinen Leseansicht — mit Anruf- und Navigations-Schnellzugriff. Bearbeiten, Belege, Aktivitäten und Preise zeigt die App dort nicht an.

Verwandte Seiten

• Kunden
• Kundenpreise
• Standortdetails
• Inventareintrag
• Lieferantendetails
• Kontakt-Einstellungen
• Berechtigungen — Grundlagen
• Rechnungen
• Arbeitsberichte
• Projekte

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Reiter Standorte, Mitarbeiter oder Inventar nicht? Standorte und Mitarbeiter sind ausgeschaltet, solange du sie in den Kontakt-Einstellungen nicht einschaltest. Für das Inventar brauchst du zusätzlich die Berechtigung, Lagerdaten anzusehen.

Warum finde ich einen Beleg im Reiter Belege nicht über das Suchfeld? Das Suchfeld durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ, Ort und die Positionen. Prüfe außerdem, ob oben links noch ein Filter auf eine Belegart gesetzt ist. Entwürfe haben noch keine Belegnummer und sind daher über die Nummer nicht auffindbar.

Kann ich mehrere Belege auf einmal löschen? Ja. Hake im Reiter Belege oben links Mehrfachauswahl aktivieren an, markiere die gewünschten Belege mit den Zeilen-Checkboxen und klicke in der eingeblendeten Leiste auf Löschen. Das geht nur, wenn wirklich jeder markierte Beleg löschbar ist — bei bereits finalisierten Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften bleibt die Schaltfläche deaktiviert.

Wieso lässt sich der Kunde nicht endgültig löschen? Sobald ein Kunde Belege, Termine, Inventareinträge, kundenspezifische Preise oder Eingangsbelege hat, bleibt er im Hintergrund als gelöscht markiert erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten, und hinterlegte Sonderpreise dürfen nicht verlorengehen. Rufst du ihn danach über einen alten Link auf, siehst du ihn weiterhin — nur schreibgeschützt und mit einem entsprechenden Hinweis.

Warum steht bei der UID-Nummer „Noch nicht geprüft", obwohl ich sie geprüft habe? Wenn die Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert wurde — etwa durch einen Import — verwirft flinkest das alte Prüfergebnis. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Prüfe die Nummer im Bearbeiten-Dialog einfach erneut.

Warum sehe ich im Aktivitäten-Panel nicht alle Aufgaben zu diesem Kunden? Du siehst dort nur Aufgaben, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Mit der Berechtigung „Alle Aufgaben bearbeiten" (oder als Administrator) siehst du auch die Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen. Anrufe sind von dieser Einschränkung beim Ansehen nicht betroffen — die stehen immer vollständig da.