Kalkulationsdetails

Die Detailansicht ist die Lesefassung einer Kalkulation: links die Leistungen nach Tagen gruppiert, rechts Aufgaben und Dokumente, oben die Kopfdaten. Von hier aus gehen die beiden Wege weiter, für die du kalkuliert hast — eine Zusammenfassung per E-Mail an den Kunden oder ein fertiger Beleg. Die Übersicht aller Kalkulationen findest du unter Kalkulation.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Name der Kalkulation, rechts daneben die Schaltflächen:

• Zusammenfassung — erzeugt einen fertigen Text und öffnet den E-Mail-Dialog.
• Beleg erstellen — ein Menü mit Angebot, Kostenvoranschlag und Rechnung.
• Das Drei-Punkte-Menü mit Löschen.
• Bearbeiten — führt in die Erfassung, siehe Kalkulation bearbeiten.

Bearbeiten, Löschen und Beleg erstellen brauchen ein Recht. Sie erscheinen nur, wenn dein Benutzer Kalkulationen bearbeiten darf. Zusammenfassung genügt das Recht, Kalkulationen zu sehen.

Kopfdaten

Der Kasten mit den Kopfdaten enthält drei Blöcke:

Allgemein zeigt Datum (der Zeitraum von … bis), Dauer (dieselbe Spanne als lesbarer Text, z. B. „4 Tage"), Projekt und Summe. Beim Projekt führt ein Klick in die Projektdetails; ist keines zugeordnet, steht dort „kein Projekt ausgewählt". Die Summe ist der beim letzten Speichern festgeschriebene Endbetrag inklusive Aufschlägen, netto.

Customer Information — diese eine Überschrift ist nicht übersetzt — zeigt den Kunden als Link auf die Kundendetails und darunter seine Anschrift.

Beschreibung erscheint nur, wenn beim Anlegen eine Notiz eingetragen wurde.

Die Datumsanzeige führt eine Uhrzeit mit. Eine Kalkulation kennt nur Tage, keine Uhrzeiten. Die Zeile Datum zeigt trotzdem eine Uhrzeit hinter den Datumsangaben — im Sommer etwa „7.9.2026 02:00 → 11.9.2026 02:00". Diese Uhrzeit hat keine Bedeutung und verschiebt sich zwischen Sommer- und Winterzeit. Maßgeblich sind allein die Tage.

Die Leistungen

Links steht die Positionsliste, gruppiert nach Tag. Über jeder Gruppe stehen Wochentag und Datum, darunter eine Zeile je Leistung mit der Menge, der Einheit als kleiner Marke, der vollständigen Artikelbezeichnung und dem Betrag. Unter jeder Gruppe steht die Tagessumme.

Tage ohne Leistung und Leistungen mit der Menge 0 erscheinen hier nicht — sie sind in der Kalkulation zwar als leere Zeilen angelegt, tragen aber nichts bei.

Unter der Liste steht Summe (ohne Aufschläge). Dieser Betrag wird beim Öffnen aus den Positionen neu gerechnet; die Summe oben in den Kopfdaten ist dagegen der gespeicherte Endbetrag.

Darunter folgt Aufschläge mit einer Karte je Aufschlag: Bezeichnung, Prozentsatz, der Betrag dieses Aufschlags und darunter fett die Summe einschließlich dieses Aufschlags. Weil die Aufschläge nacheinander aufeinander wirken, ist die letzte dieser Zahlen der Endbetrag der Kalkulation.

Entfernte Leistungen verschwinden aus der Liste. Welche Leistung hinter welcher Menge steckt, ermittelt diese Ansicht über die aktuellen Kalkulations-Einstellungen. Nimmt ein Administrator dort eine Leistung heraus, fehlen ihre Zeilen hier — ihr Betrag steckt aber weiterhin in der gespeicherten Summe oben. Passt die Positionsliste nicht zur Summe, ist das die häufigste Ursache. Die Erfassungsmaske unter Kalkulation bearbeiten zeigt die Leistung weiterhin, weil sie mit der Kalkulation gespeichert wurde.

Sind gar keine Leistungen hinterlegt, bleibt die Ansicht leer. Ohne Einträge in den Kalkulations-Einstellungen meldet flinkest „No Products for cost-calculation defined in settings" — die Meldung ist nicht übersetzt — und weder die Positionsliste noch die Schaltflächen in der Kopfzeile werden aufgebaut.

Aktivitäten und Dokumente

Rechts liegen zwei Bereiche. Aktivitäten listet Aufgaben und Ereignisse zu dieser Kalkulation, aufgeteilt in die Reiter Bevorstehend und durchgeführt; über das Menü daneben legst du mit Neue Aufgabe eine Aufgabe an, die direkt an der Kalkulation hängt. Gibt es noch keine, steht dort „noch keine Aktivitäten".

Dokumente nimmt Dateien zu dieser Kalkulation auf — Pläne, Fotos, Angebote von Lieferanten.

Beides verschwindet mit der Kalkulation. Wird die Kalkulation gelöscht, werden die daran hängenden Aufgaben und Dokumente mitgelöscht.

Zusammenfassung per E-Mail

Zusammenfassung in der Kopfzeile baut aus der Kalkulation einen fertigen Text und öffnet damit den E-Mail-Dialog. Der Text enthält die Anrede, eine Aufstellung der Leistungen über den gesamten Zeitraum zusammengezählt — nicht nach Tagen —, die gerundete Kostenschätzung, eine Grußformel mit deinem Namen und die Anschrift deines Betriebs aus den Allgemeinen Einstellungen.

In der Aufstellung erscheinen die Kurznamen aus den Kalkulations-Einstellungen, nicht die vollen Artikelbezeichnungen. Der Betrag wird auf ganze Euro gerundet und mit „,--" abgeschlossen.

Unter Empfänger steht die E-Mail-Adresse des Kunden, unter Betreff der vorbelegte Text Kostenkalkulation, darunter im Feld Nachricht die Zusammenfassung. Alle drei lassen sich vor dem Senden beliebig ändern. Unter Anhänge hängst du über Bestehendes Dokument wählen eine der im Betrieb hinterlegten Dateien an. senden verschickt die Nachricht — an jeden eingetragenen Empfänger eine eigene Mail.

Ohne Kunden passiert nichts. Ist der Kalkulation kein Kunde zugeordnet, bleibt die Schaltfläche Zusammenfassung zwar sichtbar, aber ein Klick darauf bleibt ohne Wirkung. Trage den Kunden unter Kalkulation bearbeiten nach.

Die Anrede kommt aus dem Kontakt. Ist eine Ansprechperson hinterlegt, wird sie angeschrieben, sonst der Kunde selbst. Fehlt bei der Person die Anrede (Herr/Frau), kann flinkest die Grußzeile nicht bilden und schreibt eine unvollständige Anrede in den Text — prüfe die Zeile vor dem Senden und ergänze die Anrede gegebenenfalls in den Kundendetails.

Die Erfolgsmeldung ist kein Zustellnachweis. Nach dem Senden meldet flinkest den Versand als erfolgreich. Kommt eine Nachricht beim Empfänger nicht an, hilft ein Blick in den Kontakt und in das E-Mail-Protokoll deines Betriebs.

Beleg erstellen

Über Beleg erstellen entsteht aus der Kalkulation ein Angebot, ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung. Angeboten wird nur, was dein Benutzer auch anlegen darf — wer keine Rechnungen bearbeiten darf, sieht den Eintrag Rechnung nicht.

Nach der Rückfrage legt flinkest den Beleg als Entwurf an und springt sofort in seine Detailansicht. Der Entwurf bekommt:

Angabe	Woraus sie entsteht
Empfänger	Name und Anschrift des Kunden aus den Kundendetails
Belegdatum	der heutige Tag
Einleitungs- und Abschlusstext	die beim Kunden hinterlegten Texte, sonst die Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern es eine steuerfreie ist
Positionen	eine Position je Tag mit Leistung
Belegnummer	keine — die entsteht erst beim Abschließen des Belegs

So sieht eine Position aus. Für jeden Tag, an dem etwas anfällt, entsteht genau eine Position: Die Bezeichnung ist das Datum, in der Beschreibung stehen untereinander die Leistungen dieses Tages in der Form „8 x Stunde Elektroinstallation" — mit der vollständigen Artikelbezeichnung, nicht dem Kurznamen. Menge ist 1, die Einheit lautet „pauschal", der Preis ist die Tagessumme. Tage ohne Leistung werden übersprungen.

⚠️ Die Aufschläge kommen nicht mit. Der Beleg wird ausschließlich aus den Tageszeilen gebaut. Die Aufschläge der Kalkulation fließen nicht in den Beleg ein — sein Nettobetrag entspricht deshalb der Zeile Summe (ohne Aufschläge) und nicht der Summe oben in den Kopfdaten. Willst du die Aufschläge verrechnen, trage sie im Beleg selbst als zusätzliche Position nach.

Der Steuersatz kommt nicht vom Artikel. Jede erzeugte Position bekommt den Standard-Steuersatz deines Betriebs aus den Beleg-Einstellungen — auch dann, wenn der zugrunde liegende Artikel einen abweichenden Satz hat. Bei einem Kunden mit steuerfreier Erlösart setzt flinkest den Satz auf 0. Prüfe den Steuersatz im Belegentwurf, bevor du ihn abschließt.

Nicht übernommen werden das Projekt, die Notiz und der Leistungszeitraum der Kalkulation. Trage sie im Belegentwurf nach, wenn du sie brauchst.

Der Beleg ist danach eigenständig. Zwischen Kalkulation und Beleg bleibt keine Verbindung bestehen. Änderst du die Kalkulation später, ändert sich der Beleg nicht; löschst du die Kalkulation, bleibt der Beleg erhalten. Ein zweiter Klick auf Beleg erstellen legt einen weiteren Entwurf an — es gibt keine Sperre gegen Doppelanlage.

Aktionen

Kalkulation bearbeiten. Oben rechts auf Bearbeiten.

Zusammenfassung senden. Zusammenfassung anklicken, Text prüfen, senden.

Angebot, Kostenvoranschlag oder Rechnung erzeugen. Beleg erstellen, Belegart wählen, Rückfrage bestätigen.

Aufgabe anlegen. Im Bereich Aktivitäten über das Menü auf Neue Aufgabe.

Kalkulation löschen. Drei-Punkte-Menü, Löschen, Rückfrage bestätigen. Danach führt flinkest zurück in die Kalkulationsübersicht. Erzeugte Belege bleiben bestehen.

Verwandte Seiten

• Kalkulation
• Kalkulation bearbeiten
• Kalkulation anlegen
• Kalkulations-Einstellungen
• Angebote
• Kostenvoranschläge
• Rechnungen
• Beleg-Einstellungen
• Kundendetails
• Projektdetails

Häufige Fragen

Warum ist der Betrag auf dem erzeugten Beleg niedriger als die Summe der Kalkulation? Weil die Aufschläge nicht in den Beleg übernommen werden. Der Beleg entsteht allein aus den Tageszeilen; sein Nettobetrag entspricht der Zeile Summe (ohne Aufschläge). Willst du die Aufschläge verrechnen, ergänze sie im Belegentwurf als zusätzliche Position.

Die Positionsliste passt nicht zur Summe oben — woran liegt das? Meistens daran, dass eine Leistung aus den Kalkulations-Einstellungen entfernt wurde. Die Positionsliste ordnet die gespeicherten Mengen über die aktuellen Einstellungen zu und lässt unbekannte Leistungen weg; die Summe oben stammt dagegen aus dem Moment des Speicherns und enthält sie noch.

Ich klicke auf „Zusammenfassung" und es passiert nichts. Dann ist der Kalkulation kein Kunde zugeordnet. Die Zusammenfassung braucht einen Kunden, weil sie ihn anschreibt. Trage ihn über Bearbeiten nach.

Warum steht auf jeder Belegposition „pauschal" und die Menge 1? Weil ein ganzer Tag zu einer Position zusammengefasst wird: Die Bezeichnung ist das Datum, die einzelnen Leistungen dieses Tages stehen in der Beschreibung, und der Preis ist die Tagessumme. Eine Aufschlüsselung nach Stunden gibt es auf dem Beleg nicht.

Stimmt der Steuersatz auf dem erzeugten Beleg? Er ist der Standardsatz deines Betriebs — unabhängig vom Steuersatz des jeweiligen Artikels. Kalkulierst du mit Leistungen, für die ein ermäßigter Satz gilt, korrigiere den Satz im Belegentwurf, bevor du ihn abschließt.

Kann ich aus einer Kalkulation mehrere Belege erzeugen? Ja. Jeder Klick auf Beleg erstellen legt einen neuen Entwurf an; flinkest prüft nicht, ob es schon einen gibt. Nicht gebrauchte Entwürfe löschst du in der jeweiligen Belegliste — ein gelöschter Entwurf hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis.

Was passiert mit den Belegen, wenn ich die Kalkulation lösche? Sie bleiben bestehen. Zwischen Kalkulation und Beleg gibt es keine Verbindung; der Beleg hat die Zahlen einmalig übernommen. Mitgelöscht werden nur die Aufgaben und Dokumente, die direkt an der Kalkulation hängen.