Kostenvoranschlagsdetails

Die Kostenvoranschlagsdetails zeigen einen fertigen Kostenvoranschlag: das PDF genau so, wie der Kunde es bekommt, daneben die Eckdaten und die Vorgeschichte des Belegs. Von hier verschickst du ihn per E-Mail, hältst fest, ob der Kunde zugestimmt oder abgelehnt hat, und führst ihn in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter — der typische Übergang von der Preisschätzung zum tatsächlichen Werkauftrag. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Zugriff, Kopf und Navigation

Kostenvoranschlag öffnen

Oben steht Kostenvoranschlag und dahinter die Belegnummer, darunter das Belegdatum und der Kundenname. Wurde der Beleg schon verschickt, steht daneben das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen. Die Seite öffnet nur, wer Kostenvoranschläge ansehen darf; ohne dieses Recht landest du auf der 403-Seite. Beim Öffnen wird der Kostenvoranschlag außerdem in die Liste der zuletzt besuchten Datensätze aufgenommen, über die man später schnell zurückfindet.

Kostenvoranschlag und Angebot teilen sich diese Ansicht. Angebot und Kostenvoranschlag laufen über denselben Screen — Überschrift, Brotkrümel-Navigation, die Wiedereröffnen-Schaltfläche und die Statuszeile in der Eckdaten-Box richten sich dabei nach der tatsächlich geöffneten Belegart. Belegart, Nummernkreis und Status bleiben ohnehin immer die des tatsächlichen Belegs.

Bearbeiten, Download, Duplizieren

Rechts liegen die Schaltflächen Bearbeiten (führt in den Beleg-Editor), Download (lädt das PDF herunter, benannt nach der Belegnummer) und Duplizieren (siehe unten). Was nicht in die Zeile passt, rutscht bei schmalerem Fenster in das Menü hinter dem Punkte-Symbol am Ende der Reihe; dort stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie. Bearbeiten, Duplizieren, Folgebeleg erstellen und Löschen siehst du nur, wenn dein Benutzer Kostenvoranschläge bearbeiten darf — ohne dieses Recht fehlen sie ganz, statt nach einem Klick abgelehnt zu werden. Bei einem gelöschten Kostenvoranschlag fehlen Bearbeiten, Download, Duplizieren und Folgebeleg erstellen ebenso wie das Menü hinter dem Punkte-Symbol.

Duplizieren. Zuvor öffnet ein kurzer Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Bleibt er aus (Standard), übernimmt die Kopie alle Positionen samt Preisen und Rabatten unverändert vom Kostenvoranschlag; setzt du ihn, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu — bei einer manuellen Position ohne Artikel wird dabei nur der generelle Kundenrabatt frisch angewendet, der Einzelpreis bleibt wie im Ursprungsbeleg. Danach legt flinkest die Kopie mit allen Positionen an, vergibt sofort eine neue Nummer und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Sie startet immer auf offen, auch wenn das Original angenommen war, ist mit dem Original nicht verknüpft, und die Erinnerung beginnt für sie von vorn. Wichtig: Die Kopie bleibt ein Kostenvoranschlag — sie wird kein Entwurf, sondern trägt sofort eine Belegnummer.

Gültigkeit der Kopie. Die Kopie trägt das heutige Belegdatum. Lag das Gültigkeitsdatum des Originals nach seinem Belegdatum, wandert die Laufzeit mit, nicht das Datum selbst: Galt das Original 30 Tage ab seinem Belegdatum, gilt die Kopie 30 Tage ab heute. So läuft die Kopie eines alten Kostenvoranschlags nicht schon in der nächsten Nacht ab. Hat das Original kein Gültigkeitsdatum und ist in den Beleg-Einstellungen Gültigkeitsdatum Pflicht eingeschaltet, trägt flinkest es bei der Kopie selbst ein — Belegdatum plus Standard-Gültigkeit in Tagen, genau wie beim Anlegen. Das Duplizieren wird dadurch nie blockiert.

Löschen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol, nach der Rückfrage Beleg löschen. Der Kostenvoranschlag verschwindet samt seinen Positionen aus der Kostenvoranschlagsliste, in der du anschließend wieder landest. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben unverändert erhalten: flinkest fasst sie beim Löschen nicht an und erzeugt auch ihr PDF nicht neu — eine schon verschickte Rechnung bleibt also genau so, wie dein Kunde sie bekommen hat. Die Kostenvoranschlagsnummer bleibt dabei vergeben und wird keinem anderen Kostenvoranschlag mehr zugeteilt; in der Liste fehlt sie danach aber — „ablehnen" ist meist die bessere Wahl, weil der Beleg dann mit seinem Status sichtbar bleibt.

Gelöschten Kostenvoranschlag über einen Link öffnen. Damit die Nummer belegt bleibt, wird ein gelöschter Kostenvoranschlag nur als gelöscht markiert. Über einen gespeicherten Link lässt er sich deshalb weiterhin öffnen. Die Seite zeigt dann oben den Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" und bietet nicht mehr alle Aktionen an: Bearbeiten, Download, Duplizieren und Folgebeleg erstellen fehlen, ebenso Löschen und E-Mail Historie im Menü hinter dem Punkte-Symbol.

Annehmen, ablehnen und wiedereröffnen

Ganz rechts stehen die farbigen Hauptschaltflächen, abhängig vom Status: bei einem offenen Kostenvoranschlag angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Kostenvoranschlag wieder öffnen. Ein bereits angenommener Beleg hat keine Statusschaltfläche mehr. Ein Klick setzt den Status sofort, ohne Rückfrage. flinkest meldet „Kostenvoranschlag-Status geändert", lädt die Seite neu und hält den Wechsel mit altem und neuem Stand im Änderungsprotokoll fest. Aus angenommen kommt ein Beleg nicht mehr heraus — dieser Status zieht in aller Regel schon einen Folgebeleg nach sich.

Folgebeleg erstellen

Schaltfläche in der Kopfzeile, dann die Zielbelegart wählen: Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn dein Benutzer Kostenvoranschläge bearbeiten darf; angeboten wird dann jede Zielbelegart, die er ebenfalls bearbeiten darf. Darf er keine der drei, fehlt die Schaltfläche ganz. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Duplizieren mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen — bleibt er aus (Standard), übernimmt der neue Beleg die Positionen unverändert vom Kostenvoranschlag; setzt du ihn, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu. Hat der Kostenvoranschlag Alternativpositionen und wählst du Lieferschein oder Rechnung, zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion mit einem Kästchen je Alternativposition — nur die angehakten landen auf dem neuen Beleg. Beim Weiterführen zu einer Auftragsbestätigung entfällt diese Auswahl, alle Positionen wandern unverändert mit.

Zwei weitere Kästchen gibt es nur beim Weiterführen, nicht beim Duplizieren: Referenz zum Ausgangsbeleg drucken (Standard: an) druckt auf dem neuen Beleg den Verweis auf diesen Kostenvoranschlag mit Nummer und Datum — ohne Haken entfällt nur dieser Andruck, verknüpft bleiben die beiden Belege trotzdem. Leistungszeitraum übernehmen übernimmt den am Kostenvoranschlag eingetragenen Leistungszeitraum. Vorangehakt ist es nur bei Rechnung erstellen, weil eine Rechnung den Leistungszeitraum angeben muss; bei Auftragsbestätigung erstellen und Lieferschein erstellen ist es aus — ohne Haken startet der neue Beleg ohne Zeitraum, weil ein Zeitraum aus der Preisschätzung beim tatsächlichen Auftrag oft nicht mehr stimmt. Du kannst den Haken in jedem Fall vor dem Bestätigen umstellen.

flinkest legt den neuen Beleg danach als Entwurf an, verknüpft ihn und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Er bekommt Kunde, Adressen und die Positionen des Kostenvoranschlags mit Preisen, Rabatten und Gruppen — bei Lieferschein und Rechnung ohne die Alternativpositionen, die du im Dialog nicht angehakt hast; als Belegdatum den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, rückt das Datum bei Bedarf so weit vor, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Konditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Der Kostenvoranschlag selbst wechselt dabei auf angenommen, falls er das noch nicht war. Der neue Beleg ist ein Entwurf und trägt noch keine Nummer — die bekommt er erst beim Finalisieren.

Lager im neuen Lieferschein. Bei Lieferschein erstellen bekommt jede Position mit lagergeführtem Artikel, an der noch kein Lager steht, das Standardlager des Artikels — aus diesem Lager bucht der Lieferschein später beim Finalisieren ab. Hat ein Artikel kein Standardlager, bleibt die Position im Lieferschein-Entwurf ohne Lager. Du trägst es in der Ansicht Lieferschein bearbeiten nach; bis dahin bricht das Finalisieren mit „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …" ab, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Per E-Mail senden

Schaltfläche Per E-Mail senden, sofern dein Benutzer Belege versenden darf. Normalerweise öffnet sich der Versanddialog direkt, mit der E-Mail-Adresse des Kunden als Empfänger. Ist als Lieferadresse ein Standort des Kunden mit eigener E-Mail-Adresse gewählt, klappt die Schaltfläche stattdessen ein kleines Menü auf: an Kunde mit dem Kundennamen oder an Standort mit Name und E-Mail-Adresse des Standorts — je nachdem, wohin der Kostenvoranschlag gehen soll. Wählst du den Kunden und ist bei ihm keine E-Mail-Adresse hinterlegt, bleibt das Empfängerfeld leer und du trägst die Adresse selbst ein; die Adresse des Standorts wird dann nicht übernommen.

Der Dialog Per E-Mail senden hat diese Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt wie oben beschrieben. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; sie bekommen alle dieselbe Mail und sehen einander in der Empfängerzeile.
• CC / BCC — der Text-Link rechts neben dem Empfängerfeld blendet zwei weitere Adresszeilen ein (siehe CC und BCC).
• Absenderkonto — nur sichtbar, wenn dein Benutzer die Berechtigung Absender ändern hat und für euren Betrieb mehr als ein aktives E-Mail-Konto eingerichtet ist. Damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes Konto als das Standardkonto, ohne dieses selbst zu ändern; fehlt die Berechtigung oder ist nur ein Konto aktiv, bleibt das Feld verborgen.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen und bereits mit den echten Werten dieses Kostenvoranschlags gefüllt — nicht mit rohen Platzhaltern.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt, ebenfalls schon mit den Werten dieses Belegs, und hier frei änderbar.
• Anhänge — ganz oben in der Liste steht gesperrt, mit Schloss-Symbol und dem Kennzeichen Wird immer gesendet, das Kostenvoranschlag-PDF; abwählen oder entfernen lässt es sich nicht. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend am Beleg hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente an diesem Beleg. Eine einzelne Datei darf bis zu 25 MB groß sein. Kommen die zusätzlichen Anhänge zusammen auf mehr als 22 MB, warnt ein Hinweis über der Ablagefläche samt Gesamtgröße, dass der Mailanbieter die Mail möglicherweise ablehnt — das Beleg-PDF ist darin noch nicht eingerechnet. Der Hinweis sperrt nichts.

Senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind oder in CC beziehungsweise BCC eine ungültige Adresse steht, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht. Ist für euren Betrieb noch gar kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …" und Senden bleibt gesperrt, bis unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten ein Konto verbunden ist.

Was beim Versand passiert. Betreff und Nachricht zeigt der Dialog von Anfang an mit den tatsächlichen Werten dieses Kostenvoranschlags — Platzhalter wie {number}, {contact_name} oder {valid_until} sind schon beim Öffnen des Dialogs durch die passenden Werte ersetzt, du siehst also eine echte Vorschau der versendeten Mail. flinkest verschickt eine gemeinsame Mail an alle Empfänger, samt CC und BCC. Sind in den Beleg-Einstellungen unter Kopie des Beleges senden Kopie-Empfänger hinterlegt, bekommen sie eine Blindkopie — zusätzlich zu deinen eigenen BCC-Adressen, nicht an deren Stelle; eine mehrfach eingetragene Adresse bekommt die Mail nur einmal. Geht die Mail hinaus, meldet flinkest Erfolg, der Dialog schließt sich und der Kostenvoranschlag trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet — in der Kostenvoranschlagsliste ist das zugleich ein Filter. Scheitert der Versand, meldet flinkest „E-Mail konnte nicht gesendet werden" und nennt dahinter die Empfängeradressen samt dem Grund, den der Mailserver zurückgemeldet hat — etwa „E-Mail konnte nicht gesendet werden: kunde@beispiel.at: …". Der Dialog bleibt mit deinen Eingaben geöffnet, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen. Weil es nur eine gemeinsame Mail gibt, gilt das Ergebnis immer für alle Adressen zugleich. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und der Rückmeldung des Mailservers; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt.

Kopie an weitere Empfänger: CC und BCC

Ein Kostenvoranschlag soll oft nicht nur an den Auftraggeber gehen, sondern zur Kenntnis auch an jemand anderen — etwa an die Hausverwaltung, den Planer oder deinen eigenen Außendienst. Ein Klick auf CC / BCC rechts neben dem Empfängerfeld blendet dafür die Zeilen CC und BCC ein, mit derselben Adress-Eingabe samt Vorschlägen wie beim Empfänger. CC-Empfänger sind für alle sichtbar, die die Mail bekommen; BCC-Empfänger bekommen dieselbe Mail, ohne dass die anderen davon erfahren — das Fragezeichen neben den beiden Beschriftungen erklärt den Unterschied auch direkt im Dialog. Weil Empfänger und CC einander sehen, gehört jede Adresse, die der Kunde nicht sehen soll, ins BCC.

Ein erneuter Klick auf CC / BCC klappt die beiden Zeilen wieder zu und leert sie dabei — was du nicht mehr siehst, geht auch nicht mit. Eine ungültige Adresse in CC oder BCC sperrt Senden genauso wie eine ungültige Empfängeradresse.

Überblick am rechten Rand

Kennzahlen, Status und Empfänger im Überblick

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Betrag — der Bruttobetrag des Kostenvoranschlags —, Datum, Kostenvoranschlag-Status als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und, sofern gesetzt, Gültig bis. Darunter steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot. Es folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift und, wenn Name oder Anschrift abweichen, die Lieferadresse mit ihrem Namen fett über der Anschrift — schon ein anderer Name reicht.

Ablauf und Erinnerung gelten auch für Kostenvoranschläge. Die nächtliche Prüfung nimmt Angebote und Kostenvoranschläge: Liegt das Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit und steht der Beleg noch auf offen, wechselt er auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerung an den Benutzer, der den Beleg angelegt hat — nicht an den Kunden, und genau einmal je Beleg. Die Vorlaufzeit kommt aus den Beleg-Einstellungen, sofern am Beleg selbst nichts anderes steht. Ohne Gültigkeitsdatum gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Daraus folgt ein scheinbarer Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Status erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein gerade abgelaufener Beleg steht deshalb kurz noch auf offen, obwohl darunter schon rot der Ablauf steht.

Aktivitäten und Dokumente

Unter der Eckdaten-Box liegen zwei Bereiche: Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um diesen Beleg, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine Aufgabe an, die schon verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen". Und Dokumente — Dateien, die du an diesem Beleg ablegst; zieh sie einfach auf die Fläche. Sie stehen beim Versand als zusätzliche Anhänge zur Wahl. Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Die Reiter: Beleg, Details, Positionen, Änderungsprotokoll

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter zum Blättern und Zoomen. Eigene Schaltflächen zum Drucken oder Herunterladen hat der Betrachter nicht — die Datei holst du dir über Download in der Kopfzeile. Es ist kein Vorschaubild, sondern das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Sein Aussehen bestimmst du im Belegdesign. Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Fehlt die Datei einmal ganz, wird sie beim Öffnen dieser Seite stillschweigend neu gebaut — dann dauert der Aufbau einen Moment länger.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Allgemein — Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde, und Bestellung # bei einer verknüpften Bestellung. Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Adresse. Sonstiges — die Lieferadresse samt ihrem Namen, sofern erfasst. Interne Notizen — nur vorhanden, wenn im Editor eine Notiz hinterlegt ist; sie steht nie auf dem PDF.

Vorgänger und Nachfolger. Ist aus dem Kostenvoranschlag ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein dessen Belegart und Nummer als Link — und der Folgebeleg zeigt zurück. So verfolgst du den Weg über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen. Der Link erscheint nur, wenn du die Belegart des verknüpften Belegs auch sehen darfst. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Zugeordnetes Projekt. Gehört der Kostenvoranschlag zu einem größeren Vorhaben, ordnest du ihn im Editor über das Feld Projekt einem Projekt zu. Im Block Allgemein steht es dann in der Zeile Projekt: die Projektnummer (sofern vergeben), der Projektname als Link auf die Projektdetails und daneben der aktuelle Projektstatus. So siehst du direkt am Kostenvoranschlag, zu welchem Vorhaben er gehört und ob dieses noch läuft. Ohne Zuordnung fehlt die Zeile, ebenso solange das Modul Projekte unter Einstellungen → Module ausgeschaltet ist — die Zuordnung bleibt am Beleg dabei erhalten. Die Projektdetails hinter dem Link öffnen sich nur, wenn du Projekte ansehen darfst.

Reiter Positionen

Der dritte Reiter zeigt die Positionen als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer; die Zahl im Reiter nennt ihre Anzahl. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Lange Artikelbeschreibungen sind gekürzt und lassen sich über Mehr anzeigen aufklappen. Kennzeichen an einer Position — Konto, Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung.

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; darüber liegen Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe Zwischensumme anzeigen oder ein Fixpreis gesetzt, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Ist bei einer Gruppe Positionen am Beleg verstecken gesetzt, zeigt der Reiter ihre einzelnen Positionen nicht — die Zeile Zwischensumme Gruppe steht dann aber immer da, damit du den Betrag der Gruppe siehst, der auch auf dem PDF steht. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung in ein Drittland oder Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich.

Reiter Änderungsprotokoll

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat: angelegt und geändert, dazu die Vorgänge mit eigenem Namen wie der Statuswechsel (mit vorherigem und neuem Stand), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern, gegebenenfalls CC- und den im Dialog eingetragenen BCC-Adressen, und Betreff; die Kopie-Empfänger aus den Beleg-Einstellungen stehen dort nicht). Bei einer Feldänderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander. Verweise auf andere Datensätze — etwa ein geänderter Kunde oder ein anderes Projekt — erscheinen dabei mit ihrem Namen; darfst du den verknüpften Datensatz nicht sehen oder ist er gelöscht, steht dort nur eine Kennung wie „#123". Das Protokoll steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

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• Lieferschein bearbeiten
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• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• E-Mail-Konten
• Module

Häufige Fragen

Wie mache ich aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung? Öffne ihn und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen. Im Dialog kannst du optional Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen ankreuzen — lässt du ihn aus, übernimmt die Rechnung die Positionen unverändert vom Kostenvoranschlag. Enthält der Kostenvoranschlag Alternativpositionen, hakst du im selben Dialog an, welche davon auf die Rechnung sollen; nicht angehakte fehlen auf ihr. flinkest legt die Rechnung als Entwurf an, verknüpft sie mit dem Kostenvoranschlag und setzt ihn auf angenommen. Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Kostenvoranschlag noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit rechnet die Seite beim Öffnen, den Status stellt eine automatische Prüfung einmal täglich um. Nach deren nächstem Lauf steht der Beleg auf abgelaufen. Über Kostenvoranschlag wieder öffnen holst du ihn zurück auf offen.

Wer bekommt die Erinnerung vor dem Ablauf? Der Benutzer, der den Kostenvoranschlag angelegt hat — nicht der Kunde. Sie geht einmal je Beleg hinaus, die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum Gültig bis. Ohne dieses Datum gibt es keine Erinnerung.

Ist ein duplizierter Kostenvoranschlag ein Entwurf? Nein. Die Kopie ist sofort ein vollwertiger Kostenvoranschlag mit eigener Nummer und dem Status offen. Einen Entwurfsstand wie bei Rechnungen gibt es hier nicht.

Kann ich eine Datei zum Kostenvoranschlag mitschicken? Ja. Im Dialog Per E-Mail senden ziehst du Dateien in den Bereich Anhänge oder wählst über Bestehendes Dokument wählen eine Dokumentvorlage beziehungsweise ein bereits am Beleg abgelegtes Dokument aus. Das PDF hängt immer automatisch an, du musst es nicht selbst anhängen.

Warum sehe ich „Folgebeleg erstellen" nicht? Die Schaltfläche gibt es nur, wenn dein Benutzer Kostenvoranschläge bearbeiten darf und zusätzlich mindestens eine der drei Zielbelegarten — Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung. Angeboten werden nur die Zielbelegarten, für die du das Bearbeitungsrecht hast. Bei einem gelöschten Kostenvoranschlag fehlt sie immer. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.

Warum sehe ich im Versanddialog ein Feld „Absenderkonto"? Weil für euren Betrieb mehr als ein aktives E-Mail-Konto eingerichtet ist und dein Benutzer die Berechtigung Absender ändern hat. Damit legst du fest, über welches Konto genau diese eine Nachricht verschickt wird, ohne das Standardkonto zu ändern. Ist nur ein Konto aktiv oder fehlt dir die Berechtigung, erscheint das Feld gar nicht erst — die Mail geht dann über das Standardkonto hinaus.