Kostenvoranschlagsdetails

Die Kostenvoranschlagsdetails zeigen einen fertigen Kostenvoranschlag: das PDF genau so, wie der Kunde es bekommt, daneben die Eckdaten und die Vorgeschichte des Belegs. Von hier verschickst du ihn per E-Mail, hältst fest, ob der Kunde zugestimmt oder abgelehnt hat, und führst ihn in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter — der typische Übergang von der Preisschätzung zum tatsächlichen Werkauftrag. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Zugriff, Kopf und Navigation

Kostenvoranschlag öffnen

Oben steht Kostenvoranschlag und dahinter die Belegnummer, darunter das Belegdatum und der Kundenname. Wurde der Beleg schon verschickt, steht daneben das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen. Die Seite öffnet nur, wer Kostenvoranschläge ansehen darf; ohne dieses Recht landest du auf der 403-Seite. Beim Öffnen wird der Kostenvoranschlag außerdem in die Liste der zuletzt besuchten Datensätze aufgenommen, über die man später schnell zurückfindet.

Kostenvoranschlag und Angebot teilen sich diese Ansicht. Angebot und Kostenvoranschlag laufen über denselben Screen — Überschrift, Brotkrümel-Navigation, die Wiedereröffnen-Schaltfläche und die Statuszeile in der Eckdaten-Box richten sich dabei nach der tatsächlich geöffneten Belegart. Belegart, Nummernkreis und Status bleiben ohnehin immer die des tatsächlichen Belegs.

Bearbeiten, Download, Duplizieren

Rechts liegen die Schaltflächen Bearbeiten (führt in den Beleg-Editor), Download (lädt das PDF herunter, benannt nach der Belegnummer) und Duplizieren (siehe unten). Was nicht in die Zeile passt, rutscht bei schmalerem Fenster in das Menü hinter dem Punkte-Symbol am Ende der Reihe; dort stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie. Bearbeiten, Duplizieren und Löschen siehst du nur, wenn dein Benutzer Kostenvoranschläge bearbeiten darf — ohne dieses Recht fehlen sie ganz, statt nach einem Klick abgelehnt zu werden.

Duplizieren. Zuvor öffnet ein kurzer Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Bleibt er aus (Standard), übernimmt die Kopie alle Positionen samt Preisen und Rabatten unverändert vom Kostenvoranschlag; setzt du ihn, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu — bei einer manuellen Position ohne Artikel wird dabei nur der generelle Kundenrabatt frisch angewendet, der Einzelpreis bleibt wie im Ursprungsbeleg. Danach legt flinkest die Kopie mit allen Positionen an, vergibt sofort eine neue Nummer und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Sie startet immer auf offen, auch wenn das Original angenommen war, ist mit dem Original nicht verknüpft, und die Erinnerung beginnt für sie von vorn. Wichtig: Die Kopie bleibt ein Kostenvoranschlag — sie wird kein Entwurf, sondern trägt sofort eine Belegnummer.

Löschen

Im Menü hinter dem Punkte-Symbol, nach einer Rückfrage. Der Beleg verschwindet samt seinen Positionen. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis. Bedenke, dass die Nummer danach im Nummernkreis fehlt — „ablehnen" ist meist die bessere Wahl.

Annehmen, ablehnen und wiedereröffnen

Ganz rechts stehen die farbigen Hauptschaltflächen, abhängig vom Status: bei einem offenen Kostenvoranschlag angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Kostenvoranschlag wieder öffnen. Ein bereits angenommener Beleg hat keine Statusschaltfläche mehr. Ein Klick setzt den Status sofort, ohne Rückfrage. flinkest meldet „Angebotsstatus geändert" — diese Meldung ist beim Kostenvoranschlag dieselbe wie beim Angebot —, lädt die Seite neu und hält den Wechsel mit altem und neuem Stand im Änderungsprotokoll fest. Aus angenommen kommt ein Beleg nicht mehr heraus — dieser Status zieht in aller Regel schon einen Folgebeleg nach sich.

Folgebeleg erstellen

Schaltfläche in der Kopfzeile, dann die Zielbelegart wählen: Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen. Angeboten wird nur, was dein Benutzer auch anlegen darf; darf er keine dieser drei Belegarten bearbeiten, fehlt die Schaltfläche ganz. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Duplizieren mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen — bleibt er aus (Standard), übernimmt der neue Beleg die Positionen unverändert vom Kostenvoranschlag; setzt du ihn, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu. Hat der Kostenvoranschlag Alternativpositionen und wählst du Lieferschein oder Rechnung, zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion mit einem Kästchen je Alternativposition — nur die angehakten landen auf dem neuen Beleg. Beim Weiterführen zu einer Auftragsbestätigung entfällt diese Auswahl, alle Positionen wandern unverändert mit.

flinkest legt den neuen Beleg danach als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Er bekommt Kunde, Adressen und alle Positionen mit Preisen, Rabatten und Gruppen; als Belegdatum den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, rückt das Datum bei Bedarf so weit vor, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Konditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Der Kostenvoranschlag selbst wechselt dabei auf angenommen, falls er das noch nicht war. Der neue Beleg ist ein Entwurf und trägt noch keine Nummer — die bekommt er erst beim Finalisieren.

Per E-Mail senden

Schaltfläche per e-mail senden, sofern dein Benutzer Belege versenden darf. Hat der Kunde nur eine Adresse, öffnet sich der Versanddialog direkt; sind zusätzlich an einem Standort Adressen hinterlegt, wählst du vorher aus, an wen es gehen soll.

Der Dialog per e-mail senden hat diese Bereiche:

• Empfänger — vorbelegt mit der Kundenadresse. Beim Tippen schlägt flinkest passende Adressen vor, gruppiert nach Kundenadressen, Mitarbeitern beziehungsweise Ansprechpartnern und weiteren hinterlegten Adressen. Mehrere Empfänger sind erlaubt; jeder bekommt eine eigene Mail.
• Absenderkonto — nur sichtbar, wenn für euren Betrieb mehr als ein aktives E-Mail-Konto eingerichtet ist. Damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes Konto als das Standardkonto, ohne dieses selbst zu ändern; ist nur ein Konto aktiv, bleibt das Feld verborgen.
• Betreff — Pflichtfeld, vorbelegt aus den Beleg-Einstellungen und bereits mit den echten Werten dieses Kostenvoranschlags gefüllt — nicht mit rohen Platzhaltern.
• Nachricht — ebenfalls aus den Einstellungen vorbelegt, ebenfalls schon mit den Werten dieses Belegs, und hier frei änderbar.
• Anhänge — ganz oben in der Liste steht gesperrt, mit Schloss-Symbol und dem Kennzeichen Wird immer gesendet, das Kostenvoranschlag-PDF; abwählen oder entfernen lässt es sich nicht. Zusätzlich kannst du Dateien auf die Fläche ziehen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei anschließend am Beleg hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente an diesem Beleg.

senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger und kein Betreff eingetragen sind, und ist während des Versands gesperrt, damit nichts doppelt hinausgeht.

Was beim Versand passiert. Betreff und Nachricht zeigt der Dialog von Anfang an mit den tatsächlichen Werten dieses Kostenvoranschlags — Platzhalter wie {number}, {contact_name} oder {valid_until} sind schon beim Öffnen des Dialogs durch die passenden Werte ersetzt, du siehst also eine echte Vorschau der versendeten Mail. Hinterlegte Kopie-Empfänger bekommen eine Blindkopie. Erreicht die Mail alle Empfänger, meldet flinkest Erfolg, der Dialog schließt sich und der Kostenvoranschlag trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet — in der Kostenvoranschlagsliste ist das zugleich ein Filter. Kommt sie nur bei einem Teil der Empfänger an, schließt der Dialog ebenfalls und das Kennzeichen wird gesetzt, zusätzlich nennt dir flinkest die nicht erreichten Adressen. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und der Rückmeldung des Mailservers; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt.

Überblick am rechten Rand

Kennzahlen, Status und Empfänger im Überblick

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Betrag — der Bruttobetrag des Kostenvoranschlags —, Datum, Kostenvoranschlag-Status als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und, sofern gesetzt, Gültig bis. Darunter steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot. Es folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift und, wenn abweichend, die Lieferadresse.

Ablauf und Erinnerung gelten auch für Kostenvoranschläge. Die nächtliche Prüfung nimmt Angebote und Kostenvoranschläge: Liegt das Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit und steht der Beleg noch auf offen, wechselt er auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerung an den Benutzer, der den Beleg angelegt hat — nicht an den Kunden, und genau einmal je Beleg. Die Vorlaufzeit kommt aus den Beleg-Einstellungen, sofern am Beleg selbst nichts anderes steht. Ohne Gültigkeitsdatum gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Daraus folgt ein scheinbarer Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Status erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein gerade abgelaufener Beleg steht deshalb kurz noch auf offen, obwohl darunter schon rot der Ablauf steht.

Aktivitäten und Dokumente

Unter der Eckdaten-Box liegen zwei Bereiche: Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um diesen Beleg, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine Aufgabe an, die schon verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen". Und Dokumente — Dateien, die du an diesem Beleg ablegst; zieh sie einfach auf die Fläche. Sie stehen beim Versand als zusätzliche Anhänge zur Wahl. Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Die Reiter: Beleg, Details, Positionen, Änderungsprotokoll

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Es ist kein Vorschaubild, sondern das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Sein Aussehen bestimmst du im Belegdesign. Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Fehlt die Datei einmal ganz, wird sie beim Öffnen dieser Seite stillschweigend neu gebaut — dann dauert der Aufbau einen Moment länger.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen: Allgemein — Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde, und Bestellung # bei einer verknüpften Bestellung. Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Adresse. Sonstiges — die abweichende Lieferadresse, sofern erfasst. Interne Notizen — nur vorhanden, wenn im Editor eine Notiz hinterlegt ist; sie steht nie auf dem PDF.

Vorgänger und Nachfolger. Ist aus dem Kostenvoranschlag ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein dessen Belegart und Nummer als Link — und der Folgebeleg zeigt zurück. So verfolgst du den Weg über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Reiter Positionen

Der dritte Reiter zeigt die Positionen als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer; die Zahl im Reiter nennt ihre Anzahl. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Lange Artikelbeschreibungen sind gekürzt und lassen sich über Mehr anzeigen aufklappen. Kennzeichen an einer Position — Konto, Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung.

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; darüber liegen Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe die Zwischensumme eingeschaltet, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung in ein Drittland oder Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich.

Reiter Änderungsprotokoll

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat: angelegt und geändert, dazu die Vorgänge mit eigenem Namen wie der Statuswechsel (mit vorherigem und neuem Stand), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern und Betreff). Bei einer Feldänderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander. Das Protokoll steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschläge
• Kostenvoranschlag bearbeiten
• Kostenvoranschlag anlegen
• Angebotsdetails
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• E-Mail-Konten

Häufige Fragen

Wie mache ich aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung? Öffne ihn und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen. Im Dialog kannst du optional Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen ankreuzen — lässt du ihn aus, übernimmt die Rechnung die Positionen unverändert vom Kostenvoranschlag. flinkest legt die Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Kostenvoranschlag und setzt ihn auf angenommen. Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Kostenvoranschlag noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit rechnet die Seite beim Öffnen, den Status stellt eine automatische Prüfung einmal täglich um. Nach deren nächstem Lauf steht der Beleg auf abgelaufen. Über Kostenvoranschlag wieder öffnen holst du ihn zurück auf offen.

Wer bekommt die Erinnerung vor dem Ablauf? Der Benutzer, der den Kostenvoranschlag angelegt hat — nicht der Kunde. Sie geht einmal je Beleg hinaus, die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum Gültig bis. Ohne dieses Datum gibt es keine Erinnerung.

Ist ein duplizierter Kostenvoranschlag ein Entwurf? Nein. Die Kopie ist sofort ein vollwertiger Kostenvoranschlag mit eigener Nummer und dem Status offen. Einen Entwurfsstand wie bei Rechnungen gibt es hier nicht.

Kann ich eine Datei zum Kostenvoranschlag mitschicken? Ja. Im Dialog per e-mail senden ziehst du Dateien in den Bereich Anhänge oder wählst über Bestehendes Dokument wählen eine Dokumentvorlage beziehungsweise ein bereits am Beleg abgelegtes Dokument aus. Das PDF hängt immer automatisch an, du musst es nicht selbst anhängen.

Warum sehe ich „Folgebeleg erstellen" nicht? Weil dein Benutzer keine der drei Zielbelegarten anlegen darf. Angeboten werden nur Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, für die du das Bearbeitungsrecht hast; fehlen alle drei, verschwindet die Schaltfläche. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.

Warum sehe ich im Versanddialog ein Feld „Absenderkonto"? Weil für euren Betrieb mehr als ein aktives E-Mail-Konto eingerichtet ist. Damit legst du fest, über welches Konto genau diese eine Nachricht verschickt wird, ohne das Standardkonto zu ändern. Ist nur ein Konto aktiv, erscheint das Feld gar nicht erst.