Kostenvoranschlagsdetails

Die Kostenvoranschlagsdetails zeigen einen fertigen Kostenvoranschlag: das PDF genau so, wie der Kunde es bekommt, daneben die Eckdaten und die Vorgeschichte des Belegs. Von hier verschickst du ihn per E-Mail, hältst fest, ob der Kunde zugestimmt oder abgelehnt hat, und führst ihn in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Geändert wird der Inhalt nicht hier, sondern im Editor unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Kopfzeile

Oben steht Kostenvoranschlag und dahinter die Belegnummer, darunter das Belegdatum und der Kundenname. Wurde der Beleg schon verschickt, steht daneben das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Rechts liegen die Schaltflächen:

• Bearbeiten — führt in den Beleg-Editor.
• Download — lädt das PDF herunter.
• Duplizieren — legt eine Kopie an.
• Folgebeleg erstellen — Auswahlmenü mit Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen. Angeboten wird nur, was dein Benutzer auch anlegen darf; darf er keine dieser drei Belegarten bearbeiten, fehlt die Schaltfläche ganz.

Was nicht in die Zeile passt, rutscht in das Menü hinter dem Punkte-Symbol; dort stehen zusätzlich Löschen und E-Mail Historie.

Ganz rechts stehen die farbigen Hauptschaltflächen, abhängig vom Status: bei einem offenen Kostenvoranschlag angenommen (grün) und abgelehnt (rot), bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot wiedereröffnen. Ein bereits angenommener Beleg hat keine Statusschaltfläche mehr. Daneben liegt immer per e-mail senden, sofern dein Benutzer Belege versenden darf.

Diese Ansicht teilt sich die Oberfläche mit dem Angebot. Kostenvoranschlag und Angebot laufen über denselben Screen, und an vier Stellen ist das sichtbar: Die Brotkrümel-Navigation über der Seite sagt Angebote und führt auch dorthin — nicht zurück in die Kostenvoranschlagsliste. Die Wiedereröffnen-Schaltfläche heißt Angebot wiedereröffnen. In der Eckdaten-Box heißt die Statuszeile Angebotsstatus. Und Bearbeiten, Duplizieren und Löschen erscheinen unabhängig davon, ob du Kostenvoranschläge bearbeiten darfst — greift dein Recht nicht, lehnt flinkest die Aktion erst beim Klick ab. Die Überschrift oben nennt den Beleg dagegen richtig Kostenvoranschlag; an Belegart, Nummernkreis und Status ändert das alles nichts.

Statuswechsel. Ein Klick auf angenommen, abgelehnt oder Angebot wiedereröffnen setzt den Status sofort, ohne Rückfrage; die Seite lädt neu und der Wechsel steht mit altem und neuem Stand im Änderungsprotokoll. Aus angenommen kommt ein Beleg nicht mehr heraus — dieser Status zieht in aller Regel schon einen Folgebeleg nach sich.

Überblick am rechten Rand

Rechts neben den Reitern steht eine Box mit den Eckdaten: Belegnummer, Menge — trotz der Beschriftung der Bruttobetrag —, Datum, Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen (offen blau, angenommen grün, abgelehnt rot, abgelaufen gelb) und, sofern gesetzt, Gültig bis. Darunter steht in Klammern, wie viele Tage noch bleiben; am letzten Tag steht dort heute, danach färbt sich die Angabe rot. Es folgen der Empfänger als Link auf den Kunden samt Anschrift und, wenn abweichend, die Lieferadresse.

Ablauf und Erinnerung gelten auch für Kostenvoranschläge. Die nächtliche Prüfung nimmt Angebote und Kostenvoranschläge: Liegt das Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit und steht der Beleg noch auf offen, wechselt er auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerung an den Benutzer, der den Beleg angelegt hat — nicht an den Kunden, und genau einmal je Beleg. Die Vorlaufzeit kommt aus den Beleg-Einstellungen, sofern am Beleg selbst nichts anderes steht. Ohne Gültigkeitsdatum gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Daraus folgt ein scheinbarer Widerspruch in dieser Box: Die Restlaufzeit wird beim Öffnen der Seite frisch gerechnet, der Status erst von der nächtlichen Prüfung umgestellt. Ein gerade abgelaufener Beleg steht deshalb kurz noch auf offen, obwohl darunter schon rot der Ablauf steht.

Aktivitäten und Dokumente

Unter der Eckdaten-Box liegen zwei Bereiche:

• Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe rund um diesen Beleg, aufgeteilt in Bevorstehend und durchgeführt. Über das Symbol in der Kopfzeile des Bereichs legst du eine Aufgabe an, die schon verknüpft ist — der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage „nachfassen".
• Dokumente — Dateien, die du an diesem Beleg ablegst; zieh sie einfach auf die Fläche. Sie stehen beim Versand als zusätzliche Anhänge zur Wahl.

Auf Handy und Tablet stehen beide Bereiche zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen. Es ist kein Vorschaubild, sondern das Dokument aus dem Belegarchiv, das auch beim Kunden landet. Sein Aussehen bestimmst du im Belegdesign.

Wann das PDF neu entsteht. flinkest erzeugt es nach jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Kennzeichen „Per E-Mail versendet" lösen keine Neuerzeugung aus. Fehlt die Datei einmal ganz, wird sie beim Öffnen dieser Seite stillschweigend neu gebaut — dann dauert der Aufbau einen Moment länger. Die heruntergeladene Datei heißt nach der Belegnummer.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen:

• Allgemein — Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde, und Bestellung # bei einer verknüpften Bestellung.
• Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Adresse.
• Sonstiges — die abweichende Lieferadresse, sofern erfasst.
• Interne Notizen — nur vorhanden, wenn im Editor eine Notiz hinterlegt ist. Sie steht nie auf dem PDF.

Vorgänger und Nachfolger. Ist aus dem Kostenvoranschlag ein Folgebeleg entstanden, steht im Block Allgemein dessen Belegart und Nummer als Link — und der Folgebeleg zeigt zurück. So verfolgst du den Weg über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung in beide Richtungen. Eine Kopie über Duplizieren wird bewusst nicht verknüpft.

Reiter Positionen

Der dritte Reiter zeigt die Positionen als Tabelle mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Stückpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer; die Zahl im Reiter nennt ihre Anzahl. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Lange Artikelbeschreibungen sind gekürzt und lassen sich über Mehr anzeigen aufklappen. Kennzeichen an einer Position — Konto, Seriennummer, Charge, Kostenstelle und Kostenschlüssel — stehen als kleine Marken unter der Beschreibung.

Gruppen erscheinen als eigene Zeile mit Ordner-Symbol und lassen sich auf- und zuklappen; darüber liegen Alle ausklappen und Alle einklappen. Ist für eine Gruppe die Zwischensumme eingeschaltet, folgt am Ende ihrer Positionen die Zeile Zwischensumme Gruppe. Eine Alternativposition ist mit (optional) gekennzeichnet, blasser dargestellt und ihr Betrag steht in Klammern — sie zählt nicht in die Gesamtsumme. Über das Suchfeld filterst du nach Artikelnummer und Beschreibung.

Unter der Tabelle steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der ganze Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Steueraufschlüsselung und in der Spalte Umsatzsteuer steht nur ein Strich.

Reiter Änderungsprotokoll

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat: angelegt und geändert, dazu die Vorgänge mit eigenem Namen wie der Statuswechsel (mit vorherigem und neuem Stand), Beleg dupliziert (mit Quell- und Zielbeleg) und Beleg per E-Mail versendet (mit Empfängern und Betreff). Bei einer Feldänderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander. Das Protokoll steht jedem angemeldeten Benutzer offen.

Aktionen

Bearbeiten. Schaltfläche in der Kopfzeile. Ein Kostenvoranschlag bleibt dauerhaft änderbar, auch nach dem Versand und auch, wenn er schon angenommen ist. Alles Weitere steht unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Herunterladen. Schaltfläche Download. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster beziehungsweise landet im Download-Ordner, benannt nach der Belegnummer.

Per E-Mail senden. Schaltfläche per e-mail senden. Hat der Kunde nur eine Adresse, öffnet sich der Versanddialog direkt; sind zusätzlich an einem Standort Adressen hinterlegt, wählst du vorher aus, an wen es gehen soll. Im Dialog stehen Empfänger (vorbelegt mit der Kundenadresse, mit Vorschlägen beim Tippen), Betreff und Nachricht — beide aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und hier änderbar — sowie Anhänge. Das PDF hängt immer automatisch an; zusätzliche Dateien ziehst du auf die Fläche oder wählst sie über Bestehendes Dokument wählen aus den Dokumentvorlagen und den Dokumenten an diesem Beleg. senden bleibt gesperrt, solange Empfänger oder Betreff fehlen.

Was beim Versand passiert. Platzhalter in Betreff und Text ersetzt flinkest beim Absenden durch die Werte dieses Belegs; ein Platzhalter ohne Wert bleibt stehen. Hinterlegte Kopie-Empfänger bekommen eine Blindkopie. Danach trägt der Beleg das Kennzeichen Per E-Mail versendet — in der Kostenvoranschlagsliste ist das zugleich ein Filter. Jede Mail wird protokolliert und ist über E-Mail Historie nachlesbar, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und der Rückmeldung des Mailservers; derselbe Verlauf erscheint auch beim Kunden und, falls verknüpft, beim Projekt. Versenden darf nur, wer das Recht dazu hat, Belege zu versenden.

Annehmen, ablehnen, wiedereröffnen. Die farbigen Schaltflächen rechts oben. angenommen und abgelehnt stehen nur bei einem offenen Beleg zur Wahl, Angebot wiedereröffnen nur bei einem abgelehnten oder abgelaufenen — praktisch, wenn sich der Kunde nach Ablauf doch noch meldet. Der Status ist eine reine Vertriebsinformation: Er sperrt nichts, verhindert kein Bearbeiten und ändert nichts am PDF.

Folgebeleg erstellen. Schaltfläche in der Kopfzeile, dann die Zielbelegart wählen und die Rückfrage bestätigen. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Er bekommt Kunde, Adressen und alle Positionen mit Preisen, Rabatten und Gruppen; als Belegdatum den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, rückt das Datum bei Bedarf so weit vor, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Konditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Der Kostenvoranschlag selbst wechselt dabei auf angenommen, falls er das noch nicht war. Der neue Beleg ist ein Entwurf und trägt noch keine Nummer — die bekommt er erst beim Finalisieren.

Duplizieren. Schaltfläche in der Kopfzeile. flinkest legt eine Kopie mit allen Positionen samt Rabatten an, vergibt sofort eine neue Nummer und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Sie startet immer auf offen, auch wenn das Original angenommen war, ist mit dem Original nicht verknüpft, und die Erinnerung beginnt für sie von vorn. Wichtig: Die Kopie bleibt ein Kostenvoranschlag — sie wird kein Entwurf, sondern trägt sofort eine Belegnummer.

Löschen. Im Menü hinter dem Punkte-Symbol, nach einer Rückfrage. Der Beleg verschwindet samt seinen Positionen. Bereits erzeugte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis. Bedenke, dass die Nummer danach im Nummernkreis fehlt — „ablehnen" ist meist die bessere Wahl.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschläge
• Kostenvoranschlag bearbeiten
• Kostenvoranschlag anlegen
• Angebotsdetails
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Warum steht in der Brotkrümel-Navigation „Angebote", obwohl ich einen Kostenvoranschlag geöffnet habe? Weil sich beide Belegarten diese Ansicht teilen und der Verweis fest auf die Angebote zeigt. Aus demselben Grund heißen die Statuszeile Angebotsstatus und die Schaltfläche Angebot wiedereröffnen. Der Beleg selbst ist unverändert ein Kostenvoranschlag — die Überschrift oben nennt ihn auch so. Zurück in die Liste kommst du über den Menüpunkt Kostenvoranschläge.

Wie mache ich aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung? Öffne ihn und klicke in der Kopfzeile auf Folgebeleg erstellen → Rechnung erstellen, dann die Rückfrage bestätigen. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie und setzt den Kostenvoranschlag auf angenommen. Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Kostenvoranschlag noch auf „offen", obwohl das Gültigkeitsdatum vorbei ist? Die Restlaufzeit rechnet die Seite beim Öffnen, den Status stellt eine automatische Prüfung einmal täglich um. Nach deren nächstem Lauf steht der Beleg auf abgelaufen. Über Angebot wiedereröffnen holst du ihn zurück auf offen.

Wer bekommt die Erinnerung vor dem Ablauf? Der Benutzer, der den Kostenvoranschlag angelegt hat — nicht der Kunde. Sie geht einmal je Beleg hinaus, die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum Gültig bis. Ohne dieses Datum gibt es keine Erinnerung.

Ist ein duplizierter Kostenvoranschlag ein Entwurf? Nein. Die Kopie ist sofort ein vollwertiger Kostenvoranschlag mit eigener Nummer und dem Status offen. Einen Entwurfsstand wie bei Rechnungen gibt es hier nicht.

Warum sehe ich „Folgebeleg erstellen" nicht? Weil dein Benutzer keine der drei Zielbelegarten anlegen darf. Angeboten werden nur Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, für die du das Bearbeitungsrecht hast; fehlen alle drei, verschwindet die Schaltfläche. Prüfe außerdem das Menü hinter dem Punkte-Symbol — auf schmalen Fenstern rutschen Schaltflächen dorthin.