Kalkulation bearbeiten

Beim Bearbeiten öffnest du dieselbe Erfassungsmaske wie beim Anlegen, nur mit den gespeicherten Werten darin: Kopfdaten, das Tagesraster mit allen Mengen und die Aufschläge. Diese Seite beschreibt, was sich beim Wiederöffnen einer bestehenden Kalkulation ändert — vor allem, dass flinkest die Preise dabei auffrischt. Die Übersicht aller Kalkulationen findest du unter Kalkulation.

Hierher kommst du so

Aus den Kalkulationsdetails über Bearbeiten oben rechts. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Kalkulationen bearbeiten darf. Der Menüpunkt Bearbeiten im Zeilenmenü der Kalkulationsübersicht führt nicht direkt hierher, sondern zunächst auf die Detailansicht.

Über der Maske steht der Pfad Kostenkalkulationen › Name der Kalkulation › Bearbeiten, als Überschrift Kostenkalkulation bearbeiten. Rechts liegt Speichern; anders als beim Anlegen ist die Schaltfläche sofort bedienbar, weil Name und Zeitraum ja schon feststehen.

Preise werden beim Öffnen aufgefrischt

Das ist der wichtigste Unterschied zum Anlegen: Beim Öffnen holt flinkest für jede Spalte des Rasters den aktuellen Verkaufspreis aus dem Artikelstamm und rechnet die Kalkulation damit neu durch. Ist ein Artikel seit dem Anlegen teurer geworden, steht hier sofort ein höherer Betrag als in den Kalkulationsdetails — noch bevor du irgendetwas geändert hast.

Speichern schreibt den neuen Preisstand fest. Öffnest du eine alte Kalkulation nur zum Nachsehen und klickst dabei versehentlich auf Speichern, ist sie neu bepreist. Willst du den ursprünglichen Stand behalten, verlasse den Bildschirm ohne zu speichern — dann bleibt alles, wie es war.

Kopfdaten

Der Block Allgemein zeigt Name, Kunde, Mitarbeiter und Notiz so, wie sie gespeichert wurden. Mitarbeiter ist nur da, wenn ein Kunde gesetzt ist; entfernst du den Kunden, verschwindet das Feld — der gespeicherte Wert bleibt aber im Hintergrund erhalten, bis du speicherst.

Ist ein Kunde gesetzt, folgt der Block mit der Überschrift Project und darin die Auswahl des Projekts. Angeboten werden nur Projekte des aktuell gewählten Kunden. Wechselst du den Kunden, wird ein bereits gesetztes Projekt nicht automatisch entfernt — prüfe die Zuordnung in dem Fall selbst.

Das Raster

Das Raster zeigt dieselben Spalten wie beim Anlegen: links fest Datum, rechts fest Summe, dazwischen je eine Spalte pro Leistung mit dem Kurznamen als Kopfzeile.

Die Spalten sind eingefroren. Welche Leistungen eine Kalkulation kennt, wird beim Anlegen festgelegt und mit ihr gespeichert. Nimmt ein Administrator später eine Leistung in die Kalkulations-Einstellungen auf, taucht sie in dieser Kalkulation nicht auf. Entfernt er eine, bleibt ihre Spalte hier trotzdem stehen. Wer eine bestehende Kalkulation um eine neue Leistung erweitern will, legt sie neu an — siehe Kalkulation anlegen.

Zellen bearbeitest du per Klick; beim Verlassen der Zelle rechnet flinkest die Tages- und die Gesamtsumme neu. Über das Papierkorb-Symbol vorne entfernst du einen Tag.

Der Leistungszeitraum wandert nicht mit. Von- und Bis-Datum der Kalkulation werden nur dann neu bestimmt, wenn du im Feld Leistungszeitraum einen Bereich wählst und auf Übernehmen klickst. Löschst du dagegen den ersten oder letzten Tag aus dem Raster, bleibt der gespeicherte Zeitraum unverändert — die Kalkulation behauptet dann weiterhin, an diesem Tag habe etwas stattgefunden.

Achtung nach dem Löschen einer Zeile. Die Summen unter dem Raster rechnen sich beim Löschen nicht sofort neu, sondern erst bei der nächsten Zellenbearbeitung. Speicherst du direkt danach, wird die alte, zu hohe Summe festgeschrieben. Klicke deshalb nach dem Löschen noch in eine beliebige Mengenzelle und verlasse sie wieder.

Übernehmen verwirft alles. Ein erneuter Klick auf Übernehmen baut das Raster komplett neu auf: eine leere Zeile je Kalendertag, alle Mengen auf 0. Die bisher eingetragenen Mengen sind damit weg. Übernehmen ist also kein Verlängern des Zeitraums, sondern ein Neuanfang.

Aufschläge

Die gespeicherten Aufschläge stehen mit Bezeichnung, Prozentsatz und Betrag untereinander. Ändern kannst du beides direkt; die Beträge rechnen sich beim Tippen mit. Über Aufschlag hinzufügen kommt ein weiterer dazu, über das Papierkorb-Symbol fliegt einer raus.

Aufschläge wirken nacheinander aufeinander: Der zweite rechnet auf das Ergebnis des ersten. Ganz unten steht der Endbetrag — das ist die Summe, die beim Speichern in die Kalkulation geschrieben wird und die in der Übersicht erscheint.

Speichern

Speichern schreibt Kopfdaten, Raster, Aufschläge und Endsumme zurück und führt dich in die Kalkulationsdetails.

Was das Speichern nicht anfasst. Belege, die du früher aus dieser Kalkulation erzeugt hast, ändern sich nicht mit. Ein erzeugtes Angebot oder eine Rechnung ist eine einmalige Kopie der damaligen Zahlen und kennt seine Herkunft nicht — wer die neue Kalkulation beim Kunden haben will, erzeugt aus den Kalkulationsdetails einen neuen Beleg.

Wenn Speichern abgelehnt wird. Die Schnittstelle verlangt Name, Von-Datum, Bis-Datum und Summe; Kunde, Ansprechperson und Projekt müssen auf existierende Datensätze verweisen. Ist etwa der zugeordnete Kunde inzwischen gelöscht, wird das Speichern mit einer Fehlermeldung abgelehnt, und deine Eingaben bleiben auf dem Bildschirm stehen.

Aktionen

Mengen ändern. Zelle anklicken, Wert eintippen, Zelle verlassen.

Tag entfernen. Papierkorb-Symbol vorne in der Zeile, Rückfrage bestätigen — danach noch eine Zelle bearbeiten, damit die Summe stimmt.

Zeitraum neu setzen. Im Feld Leistungszeitraum wählen und Übernehmen — Achtung, das leert alle Mengen.

Aufschlag ändern oder entfernen. Direkt in der Aufschlagszeile.

Ohne Änderung verlassen. Einfach wegnavigieren. Nur Speichern schreibt etwas zurück — und nur dann werden auch die aufgefrischten Preise festgeschrieben.

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Häufige Fragen

Ich habe die Kalkulation nur geöffnet und die Summe ist plötzlich höher — warum? Beim Öffnen der Erfassung holt flinkest die aktuellen Verkaufspreise aus dem Artikelstamm und rechnet damit neu. Ist ein Artikel seit dem Anlegen teurer geworden, siehst du sofort den neuen Betrag. Solange du nicht speicherst, bleibt der gespeicherte Stand unverändert.

Ich habe in den Einstellungen eine neue Leistung hinterlegt — warum fehlt die Spalte in meiner Kalkulation? Weil jede Kalkulation ihre Spalten beim Anlegen festhält. Neue Leistungen wirken nur auf Kalkulationen, die danach angelegt werden. Für eine bestehende Kalkulation legst du eine neue an.

Kann ich den Zeitraum nachträglich um ein paar Tage verlängern? Nur, indem du im Feld Leistungszeitraum den neuen Bereich wählst und Übernehmen klickst — und dabei werden alle bisher eingetragenen Mengen zurückgesetzt. Ein Anhängen einzelner Tage an das bestehende Raster gibt es nicht.

Ich habe den ersten Tag gelöscht — warum steht in der Übersicht noch der alte Zeitraum? Von- und Bis-Datum werden nur beim Klick auf Übernehmen neu bestimmt, nicht beim Löschen einzelner Zeilen. Setze den Zeitraum in dem Fall über Übernehmen neu — beachte aber, dass das die Mengen leert.

Wirkt sich eine geänderte Kalkulation auf ein bereits erstelltes Angebot aus? Nein. Ein Beleg ist eine einmalige Kopie der Zahlen zum Zeitpunkt der Erstellung. Soll der Kunde die neue Kalkulation sehen, erzeugst du aus den Kalkulationsdetails einen neuen Beleg.