Angebote

Die Angebotsliste zeigt alle Angebote, die du deinen Kunden gelegt hast. Von hier legst du neue Angebote an, verfolgst über den Angebotsstatus, welches Angebot noch offen, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen ist, und führst ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Kostenvoranschläge funktionieren genauso, haben aber eine eigene Liste und einen eigenen Nummernkreis.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Angebote", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie legt ein neues Angebot an und erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Angebote zu bearbeiten. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und Angebote öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Die Liste selbst öffnet nur, wer Angebote sehen darf.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein.

• Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle, offen, angenommen, abgelehnt und abgelaufen. Sie filtert nach dem Angebotsstatus, nicht nach dem Belegzustand: „offen" sind alle Angebote, auf die der Kunde noch nicht reagiert hat, „abgelaufen" jene, deren Datum „Gültig bis" überschritten ist.

• Suchfeld — „Filtern nach Belegnummer, Kundenname oder Betrag…". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Angebotsnummer und Kundenname; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Angeboten mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in vier Abschnitten:

  • Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Angebotsstatus (Offen, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen), Gültig bis, Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
  • Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
  • Adresse: Straße, Stadt, Land des Kunden.
  • Lieferadresse: Lieferadresse Name, Lieferstraße, Lieferort, Lieferland.

  Im Reiter Sortierung legst du fest, wonach sortiert wird. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du mit Filter speichern unter einem Namen und wählst sie oben unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Der Filter „Gültig bis" ist der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage: Setze ihn auf die nächsten Tage und du siehst genau die Angebote, bei denen sich ein Anruf noch lohnt.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl merkt sich flinkest: Kommst du von einem Angebot zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile ein Angebot:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Angebotsnummer
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Angebotsdatum	das Belegdatum des Angebots
Gültig bis	das Datum, bis zu dem das Angebot gilt. Bleibt leer, wenn keines gesetzt ist
Status	der Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen: offen (blau), angenommen (grün), abgelehnt (rot), abgelaufen (gelb)
Summe	der Bruttobetrag

Unter dem Kundennamen kann ein blaues Per E-Mail versendet stehen. Darauf kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu diesem Angebot. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Angebotsdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Angebot. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export (Excel, CSV, PDF oder JSON — aktive Filter und die Suche gelten dabei mit) und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch kein Angebot angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Angebotsnummer. Die Nummer in der Spalte Nr. vergibt flinkest sofort beim ersten Speichern — anders als bei einer Rechnung gibt es bei Angeboten keinen gesonderten Schritt „Finalisieren", ein Angebot ist von Anfang an ein fertiger Beleg. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Angebote haben einen eigenen Nummernkreis und zählen nicht in den Rechnungs- oder Lieferschein-Nummern mit. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Angebotsstatus. Ein neu angelegtes Angebot startet auf offen. Auf angenommen kommt es entweder von Hand oder automatisch, sobald du daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung erzeugst. Auf abgelehnt setzt du es selbst. abgelaufen vergibt flinkest automatisch.

Automatischer Ablauf und Erinnerung. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Angebote mit einem Datum „Gültig bis": Liegt das Datum in der Vergangenheit, wechselt die Spalte Status auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, schickt flinkest dem Benutzer, der das Angebot erstellt hat, eine Erinnerungs-E-Mail mit Nummer, Kunde, Betrag und Restlaufzeit — und zwar genau einmal je Angebot. Wie viele Tage vorher erinnert wird, stellst du in den Beleg-Einstellungen ein; im einzelnen Angebot kannst du davon abweichen. Ohne Datum „Gültig bis" gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes ein Angebot, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens ein Angebot angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

• per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund, wenn die Schaltfläche gesperrt ist.
• Löschen — für Angebote immer möglich, egal wie alt sie sind. flinkest fragt vorher nach.

Aktionen

Neues Angebot anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Angebotsformular, wo du Kunde, Belegdatum, das Datum „Gültig bis", Positionen und Texte erfasst. Für das Gültigkeitsdatum bietet der Datumswähler die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten. Details dazu stehen unter Angebot anlegen.

Warum „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein." erscheint. In den Beleg-Einstellungen lässt sich einstellen, dass ein Angebot ohne „Gültig bis" nicht gespeichert werden darf. Ist das aktiv und du lässt das Feld leer, lehnt flinkest das Speichern mit dieser Meldung am Feld ab. Trage ein Datum ein — oder nimm die Pflicht in den Einstellungen wieder heraus.

Angebot öffnen. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht. Dort siehst du das PDF, nimmst das Angebot an oder lehnst es ab, versendest es per E-Mail und erstellst Folgebelege.

PDF. Zu jedem Angebot legt flinkest ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu. Ein Angebot trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf" — es ist von Anfang an ein vollwertiges Dokument. Reine Statusänderungen wie eine interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen lösen keine Neuerzeugung aus. Beim Herunterladen heißt die Datei nach der Angebotsnummer; hat der Beleg noch keine, setzt flinkest einen sprechenden Namen aus Belegart und Kundenname zusammen statt einer internen Nummer, die man für die Belegnummer halten könnte.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, der Nettobetrag oder ein verknüpftes Projekt. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt; was du hier änderst, wirkt nicht bei den Rechnungen. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — bei Angeboten bleibt das dauerhaft möglich. Anders als eine ausgestellte Rechnung darf ein Angebot auch nachträglich noch geändert werden, weil es kein steuerlich bindender Beleg ist. Dafür braucht dein Benutzer das Bearbeitungsrecht für Angebote.

Annehmen und Ablehnen. Solange ein Angebot offen ist, bietet das Zeilenmenü Annehmen und Ablehnen an. Der Status wechselt sofort, flinkest meldet „Angebotsstatus geändert" und die Liste lädt sich neu.

Wiedereröffnen. Bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot steht im Zeilenmenü Angebot wiedereröffnen. Damit geht es zurück auf „offen" — praktisch, wenn sich ein Kunde nach Ablauf doch noch meldet. Ein Angebot, das bereits angenommen ist, lässt sich nicht mehr umstellen.

In einen Folgebeleg weiterführen. Das Zeilenmenü bietet zu Auftragsbestätigung weiterführen, zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn mit dem Angebot und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Das Angebot selbst wird dabei automatisch auf angenommen gesetzt. Findest du die Einträge im Zeilenmenü nicht, öffne das Angebot — in der Detailansicht steht Folgebeleg erstellen immer zur Verfügung.

Was der Folgebeleg übernimmt. Der neue Beleg bekommt Kunde, Adressen, Positionen mit Preisen und Rabatten sowie — je nach Einstellung — die Kopf- und Fußtexte des Angebots oder die Vorlagen der Zielbelegart. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt — Rechnungen dürfen nicht vor der zuletzt ausgestellten datiert sein, sonst kommt beim Speichern die Meldung „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …". Zahlungsziel und Zahlungskonditionen einer entstehenden Rechnung kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Angebot und Folgebeleg verweisen anschließend aufeinander, sodass du den Weg vom Angebot bis zur Rechnung nachvollziehen kannst.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie mit allen Positionen samt Rabatten an, vergibt eine neue Angebotsnummer und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Das Original bleibt unverändert, die beiden Angebote sind nicht miteinander verknüpft. Die Kopie startet immer wieder auf offen, auch wenn das Original schon angenommen war.

Löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach. Mit dem Angebot verschwinden auch seine Positionen; bereits erstellte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf das Angebot.

Mehrere Angebote per E-Mail versenden. Hake die Angebote an und klicke auf per e-mail senden. Der Dialog listet alle Empfänger mit Angebotsnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele Angebote mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jedes erfolgreich versendete und jedes fehlgeschlagene Angebot einzeln.

Was beim Versand mitgeht. Angehängt wird das Angebots-PDF unter der Angebotsnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} — ersetzt flinkest je Angebot durch die passenden Werte; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist das Angebot als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — dieses Kennzeichen kannst du auch als Filter verwenden. Den Versand darf nur ausführen, wer das Recht hat, Belege zu versenden.

Verwandte Seiten

• Angebot anlegen
• Angebot bearbeiten
• Angebotsdetails
• Kostenvoranschläge
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Startseite

Häufige Fragen

Warum kann ich ein Angebot nicht finalisieren? Weil ein Angebot diesen Schritt nicht braucht. Es bekommt seine Nummer schon beim ersten Speichern und ist damit fertig. Den gesonderten Schritt „Finalisieren" gibt es nur bei Belegen, die steuerlich bindend sind — Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

Wie wird ein Angebot zur Rechnung? Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Rechnung weiterführen) oder in der Angebotsdetailansicht über Folgebeleg erstellen. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf „angenommen". Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Angebot plötzlich auf „abgelaufen"? Weil das Datum „Gültig bis" überschritten ist. flinkest setzt offene Angebote nach Ablauf einmal täglich automatisch auf „abgelaufen". Über Angebot wiedereröffnen im Zeilenmenü holst du es zurück auf „offen".

Was bedeutet „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein."? In den Beleg-Einstellungen ist das Datum „Gültig bis" als Pflichtfeld eingestellt, und das Feld ist leer. Trage ein Datum ein, dann lässt sich das Angebot speichern. Wer die Pflicht generell nicht will, schaltet sie in den Beleg-Einstellungen ab.

Wer bekommt die Erinnerung vor Ablauf eines Angebots? Der Benutzer, der das Angebot erstellt hat — nicht der Kunde. Die Erinnerung geht einmal je Angebot raus, und zwar die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum „Gültig bis".

Kann ich ein angenommenes Angebot wieder auf offen setzen? Nein. Annehmen und Ablehnen stehen nur bei offenen Angeboten zur Wahl, Wiedereröffnen nur bei abgelehnten und abgelaufenen. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja bereits die Grundlage eines Folgebelegs.

Darf ich ein Angebot löschen, das schon beim Kunden ist? Technisch ja: Angebote lassen sich jederzeit löschen, auch nach dem Versand. Bereits daraus erzeugte Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben dabei erhalten. Bedenke aber, dass die Angebotsnummer damit im Nummernkreis fehlt — statt zu löschen ist „Ablehnen" meist die bessere Wahl.

Warum finde ich meinen Kostenvoranschlag nicht in dieser Liste? Kostenvoranschläge sind eine eigene Belegart mit eigener Liste und eigenem Nummernkreis. Angebotsstatus, Gültigkeitsdatum und Erinnerung funktionieren dort genauso.