Angebote

Das Angebot ist der erste Beleg der Kette Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung: eine unverbindliche Preisstellung, bevor der Kunde tatsächlich bestellt. Die Angebotsliste ist deine Arbeitsliste für diese Verhandlungsphase — hier siehst du auf einen Blick, welches Angebot noch offen ist, welches angenommen, abgelehnt oder ohne Reaktion des Kunden abgelaufen ist, und führst ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Kostenvoranschläge funktionieren technisch genauso, haben aber eine eigene Liste und einen eigenen Nummernkreis.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Angebotsliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile ein Angebot:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Angebotsnummer
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Rechnungsadresse
Angebotsdatum	das Belegdatum des Angebots
Gültig bis	das Datum, bis zu dem das Angebot gilt — bleibt leer, wenn keines gesetzt ist
Summe	der Bruttobetrag

Auf einem sehr breiten Bildschirm kommt zusätzlich die Spalte Status dazu — der Angebotsstatus als farbiges Kennzeichen: offen (blau), angenommen (grün), abgelehnt (rot), abgelaufen (gelb). Auf normaler Fensterbreite ist sie es, die zuerst weichen muss (siehe „Ansicht auf schmalen Bildschirmen") — den Status siehst du dort trotzdem sofort über die Schnellfilter oder beim Öffnen des einzelnen Angebots.

Jüngste Angebote stehen ohne eigene Sortierung zuerst (Belegdatum, dann Nummer, dann ID, jeweils absteigend). Die Liste zeigt dabei ausschließlich Angebote — ein fest verdrahteter Pflichtfilter auf den Belegtyp sorgt dafür, dass nie eine andere Belegart hineinrutscht; Kostenvoranschläge haben deshalb eine eigene, gleich aufgebaute Liste. Ganz oben steht der Bereichstitel „Angebote", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Angebote bearbeiten darf. Die Liste selbst öffnet nur, wer Angebote ansehen darf; ohne dieses Recht bleibt der Aufruf auf /403 stehen.

Zur Detailseite springen

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Angebotsdetails — das PDF, die Eckdaten und alle Aktionen zu genau diesem Angebot. Unter dem Kundennamen kann zusätzlich ein blaues Kennzeichen Per E-Mail versendet stehen; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu diesem Angebot, sofern dein Benutzer das E-Mail-Protokoll einsehen darf.

Neues Angebot anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — der schnellste Weg zu einem freien Angebot ohne Vorgängerbeleg. Details zur leeren Maske und zum ersten Speichern stehen unter Angebot anlegen.

Leere Liste und Erstnutzer-Führung

Ist noch kein Angebot angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis „Noch keine Belege vorhanden." Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes ein Angebot — legt es an, ändert den Status oder löscht es —, lädt sich die Liste von selbst nach. Du musst die Seite dafür nicht neu laden; das gilt auch, wenn eine Kollegin gerade im selben Moment ein Angebot per API oder über einen anderen Arbeitsplatz anlegt.

Ansicht auf schmalen Bildschirmen

Die Spalte Status ist die Erste, die weicht: Sie zeigt sich nur auf einem sehr breiten Monitor und ist auf normaler Laptop- oder Desktop-Breite bereits ausgeblendet. Wird das Fenster noch schmaler, blendet flinkest als Nächstes Gültig bis und Angebotsdatum aus — die wichtigsten Angaben (Nummer, Kunde, Summe) bleiben am längsten sichtbar. Auf Handy-Breite wechselt die Liste ganz auf ein Karten-Layout mit Label/Wert-Paaren untereinander; das Zeilenmenü bleibt erhalten, die Kopf-Schaltflächen wandern in ein „…"-Menü.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Schnellfilter, Filter, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einem Angebot zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — praktisch, um eine gefilterte Liste Angebot für Angebot abzuarbeiten. Diese Ansicht ist von den anderen Belegarten-Listen getrennt gemerkt.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld in der Werkzeugleiste trägt den Hinweis „Filtern nach Belegnummer, Kundenname, Kundennummer oder Betrag…". Die Suche startet rund eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Angebotsnummer, Kundenname und Kundennummer — ein Teilstück des Wortes genügt. Ist am Telefon nur die Kundennummer bekannt, findest du darüber alle Angebote dieses Kunden. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus, auch in deutscher Schreibweise (z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Angeboten mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag — praktisch, wenn dir am Telefon nur die Rechnungssumme genannt wird.

Status-Schnellfilter

Direkt unter der Werkzeugleiste liegt die Umschaltleiste Alle / offen / angenommen / abgelehnt / abgelaufen. Sie filtert auf den Angebotsstatus — den Verhandlungsverlauf mit dem Kunden — und nicht auf den technischen Belegzustand wie bei den anderen Beleg-Listen. „Offen" sind alle Angebote, auf die der Kunde noch nicht reagiert hat, „abgelaufen" jene, deren Datum Gültig bis überschritten ist. Der Filter Gültig bis im Filterpanel (siehe unten) ist der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage: Setze ihn auf die nächsten Tage und du siehst genau die Angebote, bei denen sich ein Anruf noch lohnt.

Automatischer Ablauf und Erinnerung. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Angebote mit einem Datum Gültig bis: Liegt das Datum in der Vergangenheit, wechselt der Status automatisch auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, schickt flinkest dem Benutzer, der das Angebot erstellt hat, eine Erinnerungs-E-Mail mit Nummer, Kunde, Betrag und Restlaufzeit — genau einmal je Angebot, nicht bei jedem weiteren Cron-Lauf. Wie viele Tage vorher erinnert wird, stellst du in den Beleg-Einstellungen ein; im einzelnen Angebot kannst du davon im Beleg-Editor abweichen. Ohne Datum Gültig bis gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in vier Abschnitten:

• Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Angebotsstatus (offen/angenommen/abgelehnt/abgelaufen), Gültig bis, Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
• Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
• Adresse: Straße, Stadt, Land des Kunden.
• Lieferadresse: Lieferadresse Name, Lieferstraße, Lieferort, Lieferland — diese Felder filtern mit, obwohl die Liste selbst keine eigene Lieferadress-Spalte zeigt; ein Angebot ist eine Preisstellung vor jeder Logistikplanung, die Lieferadresse wird erst auf einem Folgebeleg fachlich relevant.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen — der technisch immer aktive Pflichtfilter auf den Belegtyp zählt dabei nicht mit.

Gespeicherte Filter

Im Reiter Filter speicherst du eine Filterkombination, die du öfter brauchst, unter einem Namen und rufst sie oben unter Gespeicherte Filter mit einem Klick wieder ab. Gespeicherte Filter sind persönlich und getrennt von denen der Kunden- und anderer Belegarten-Listen.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nr., Kunde, Angebotsdatum, Gültig bis, Summe) sortiert sofort danach; ein Pfeil neben dem Titel zeigt die Richtung, ein weiterer Klick dreht sie um. Diese Sortierung gilt nur für dich und schlägt jede andere Vorgabe. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hast du selbst noch nicht sortiert, greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, falls jemand mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst zeigt die Liste das neueste Angebotsdatum oben.

Angebot annehmen, ablehnen und wiedereröffnen

Diese drei Aktionen gibt es nur bei Angeboten und Kostenvoranschlägen — die Verhandlungsstatus-Maschine, die keine andere Beleg-Liste kennt. Sie stehen im Zeilenmenü, das nur erscheint, wenn du Angebote bearbeiten darfst.

Annehmen und Ablehnen

Solange ein Angebot offen ist, bietet das Zeilenmenü Annehmen und Ablehnen an. Der Status wechselt sofort, ohne Rückfrage; flinkest meldet „Angebotsstatus geändert" und die Liste lädt sich neu. Annehmen ist dabei ein reiner Vertriebsvermerk für den Fall, dass der Kunde mündlich zusagt, ohne dass gleich ein Folgebeleg entsteht — die eigentliche „Annahme" passiert genauso automatisch, sobald du das Angebot tatsächlich in einen Folgebeleg weiterführst (siehe unten). Ablehnen setzt den Status auf abgelehnt, ohne das Angebot zu löschen — für die Historie und Auswertung bleibt es erhalten.

Wiedereröffnen

Bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot bietet das Zeilenmenü stattdessen Angebot wiedereröffnen an. Damit geht der Status zurück auf offen — praktisch, wenn sich ein Kunde nach Ablauf doch noch meldet oder der Ablauf ein Irrtum war, ohne dass du ein neues Angebot anlegen musst. Ein bereits angenommenes Angebot kennt diesen Weg zurück nicht: Es bleibt angenommen, weil dieser Status in aller Regel schon einen Folgebeleg nach sich zieht.

Belegkette: Duplizieren und Weiterführen

Ohne die Berechtigung, Angebote zu bearbeiten, gibt es gar kein Zeilenmenü. Anders als bei den anderen Beleg-Listen stehen Duplizieren und Weiterführen bei einem Angebot immer zur Verfügung, sobald es gespeichert ist — nicht erst „wenn finalisiert", denn diesen Zwischenschritt kennt ein Angebot nicht (siehe Angebot bearbeiten).

Duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — zuvor öffnet ein Dialog mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Bleibt er unangehakt (Standard), übernimmt die Kopie alle Positionen samt Rabatten unverändert vom Angebot, einschließlich sämtlicher Alternativpositionen; hakst du ihn an, berechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu. Nach dem Bestätigen vergibt flinkest sofort eine neue Angebotsnummer und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Die Kopie startet immer wieder auf offen, auch wenn das Original schon angenommen war, und ist mit dem Original nicht verknüpft. Das Angebotsdatum der Kopie ist der heutige Tag; ein gesetztes Datum Gültig bis wandert dabei nicht unverändert mit, sondern als Zeitspanne — war das Original noch 10 Tage gültig, ist die Kopie ab heute wieder 10 Tage gültig.

Folgebeleg erstellen (Weiterführen)

Das Zeilenmenü bietet zu Auftragsbestätigung weiterführen, zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an — jeweils nur, wenn du zusätzlich die Auftragsbestätigungen, Lieferscheine beziehungsweise Rechnungen bearbeiten darfst. Zuerst öffnet sich derselbe Dialog wie beim Duplizieren mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Hat das Angebot Alternativpositionen und führst du es zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiter, zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion mit einem Kästchen je Alternativposition — standardmäßig abgewählt; nur die dort angehakten landen auf dem neuen Beleg. Für zu Auftragsbestätigung weiterführen entfällt diese Auswahl: Dort wandern alle Positionen einschließlich der Alternativpositionen unverändert mit, weil eine Auftragsbestätigung kein endgültiger Beleg ist. Nach dem Bestätigen legt flinkest den Folgebeleg als Entwurf an, verknüpft ihn mit dem Angebot und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung.

Wandeln ist gleichzeitig Annehmen. Der Verkaufsakt selbst ist die Annahme: Sobald du ein Angebot über einen dieser drei Menüpunkte in einen Folgebeleg umwandelst, springt sein Status serverseitig automatisch auf angenommen, falls es das noch nicht war — ein separater Klick auf „Annehmen" davor ist nicht nötig, aber jederzeit vorher möglich, um die Nachverfolgung schon während der Verhandlung sichtbar zu machen.

Was der Folgebeleg übernimmt

Der neue Beleg bekommt Kunde, Adressen, das UID-/Export-Kennzeichen, die Positionen mit Preisen und Rabatten — unverändert oder neu berechnet, je nach dem Haken im Dialog — sowie, je nach Einstellung, die Kopf- und Fußtexte des Angebots oder die Vorlagen der Zielbelegart. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag; entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt — Rechnungen dürfen nicht vor der zuletzt ausgestellten datiert sein. Zahlungsziel und Zahlungskonditionen einer entstehenden Rechnung kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Angebot und Folgebeleg verweisen anschließend aufeinander, sodass du den Weg vom Angebot bis zur Rechnung nachvollziehen kannst.

Bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — bei Angeboten bleibt das dauerhaft möglich, in jedem Angebotsstatus. Anders als eine ausgestellte Rechnung darf ein Angebot auch nachträglich noch geändert werden, weil es kein steuerlich bindender Beleg ist. Details unter Angebot bearbeiten.

Löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen, mit Rückfrage. Angebote lassen sich in jedem Status löschen, auch angenommen, abgelehnt, abgelaufen oder bereits per E-Mail versendet — anders als bei Rechnung oder Lieferschein gibt es keinen Nummernschutz, weil ein Angebot fachlich nicht bindend ist (§ 11 UStG gilt nur für tatsächliche Forderungen). Mit dem Angebot verschwinden auch seine Positionen; bereits erstellte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf das Angebot. Bedenke, dass die Angebotsnummer danach im Nummernkreis fehlt — „Ablehnen" ist meist die bessere Wahl, wenn du die Historie erhalten willst.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Schalte das Kästchen für Mehrfachauswahl in der Werkzeugleiste ein — jede Zeile bekommt ein Auswahlkästchen, dazu ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite. Sobald mindestens ein Angebot angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl „n Belege ausgewählt" und den Massenaktionen.

Massenlöschen

Klick auf Löschen in der Auswahlleiste — bei Angeboten immer möglich, egal welchen Status oder welches Alter die ausgewählten Belege haben (siehe „Löschen" oben). Die Rückfrage nennt die Anzahl; flinkest arbeitet die Angebote danach nacheinander ab.

Mehrere Angebote per E-Mail versenden

Hake die gewünschten Angebote an und klicke auf per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du die Berechtigung Belege per E-Mail versenden hast. Der Dialog listet alle Empfänger mit Angebotsnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele Angebote mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jedes erfolgreich versendete und jedes fehlgeschlagene Angebot einzeln.

Was beim Versand mitgeht. Angehängt wird das Angebots-PDF unter der Angebotsnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} — ersetzt flinkest je Angebot durch die passenden Werte; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist das Angebot als Per E-Mail versendet gekennzeichnet — auch als Filter in der Liste nutzbar. Belege per E-Mail versenden ist eine einzige, gemeinsame Berechtigung für alle Belegarten; es gibt kein eigenes Versandrecht nur für Angebote.

Export und Spalten

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Angebotsbestands — an den Vertrieb oder für eine Auswertung — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und aus rund 50 wählbaren Feldern — darunter Angebotsstatus, Gültig bis und Zahlungseingang — die gewünschten Spalten samt Reihenfolge. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export, ebenso der Pflichtfilter auf den Belegtyp — so exportierst du gezielt nur ein Segment, etwa alle offenen Angebote eines Zeitraums.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa Zahlungseingang, Erstelldatum oder Nettobetrag. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unten im Dialog legst du zusätzlich die Standardsortierung fest. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer" — es ist also keine persönliche Ansicht, deshalb erscheint das Zahnrad nur mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren, standardmäßig nur bei Administratoren. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Spaltenauswahl sofort von selbst. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt — was du hier änderst, wirkt nicht bei den Rechnungen.

Verwandte Seiten

• Angebot anlegen
• Angebot bearbeiten
• Angebotsdetails
• Kostenvoranschläge
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Startseite
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum kann ich ein Angebot nicht finalisieren? Weil ein Angebot diesen Schritt nicht braucht. Es bekommt seine Nummer schon beim ersten Speichern und ist damit fertig. Den gesonderten Schritt „Finalisieren" gibt es nur bei Belegen, die steuerlich bindend sind — Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

Wie wird ein Angebot zur Rechnung? Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Rechnung weiterführen) oder in der Angebotsdetailansicht über Folgebeleg erstellen. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf „angenommen". Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Angebot plötzlich auf „abgelaufen"? Weil das Datum „Gültig bis" überschritten ist. flinkest setzt offene Angebote nach Ablauf einmal täglich automatisch auf „abgelaufen". Über Angebot wiedereröffnen im Zeilenmenü holst du es zurück auf „offen".

Wer bekommt die Erinnerung vor Ablauf eines Angebots? Der Benutzer, der das Angebot erstellt hat — nicht der Kunde. Die Erinnerung geht einmal je Angebot raus, und zwar die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum „Gültig bis".

Kann ich ein angenommenes Angebot wieder auf offen setzen? Nein. Annehmen und Ablehnen stehen nur bei offenen Angeboten zur Wahl, Wiedereröffnen nur bei abgelehnten und abgelaufenen. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja bereits die Grundlage eines Folgebelegs.

Darf ich ein Angebot löschen, das schon beim Kunden ist? Technisch ja: Angebote lassen sich jederzeit löschen, auch nach dem Versand. Bereits daraus erzeugte Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben dabei erhalten. Bedenke aber, dass die Angebotsnummer damit im Nummernkreis fehlt — statt zu löschen ist „Ablehnen" meist die bessere Wahl.

Was passiert mit Alternativpositionen beim Weiterführen? Sie werden bei Lieferschein und Rechnung standardmäßig nicht übernommen — der Dialog zeigt eine eigene Auswahl-Zeile je Alternativposition, unausgewählte fehlen auf dem neuen Beleg. Nur bei zu Auftragsbestätigung weiterführen kommen alle Positionen einschließlich der Alternativpositionen unverändert mit.

Warum finde ich meinen Kostenvoranschlag nicht in dieser Liste? Kostenvoranschläge sind eine eigene Belegart mit eigener Liste und eigenem Nummernkreis. Angebotsstatus, Gültigkeitsdatum und Erinnerung funktionieren dort genauso.