E-Mail-Verlauf

Ob eine Rechnung wirklich per E-Mail rausgegangen ist und ob sie beim Empfänger angekommen ist, musst du nicht raten — flinkest protokolliert jede versendete E-Mail und zeigt dir den Verlauf direkt am jeweiligen Beleg oder Kontakt.

Wo du den Verlauf öffnest

Wurde ein Beleg per E-Mail verschickt, erscheint sowohl in der Belegliste als auch auf der Detailseite ein Hinweis-Tag Per E-Mail versendet. Ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu genau diesem Beleg. Auf Kontakt- und einigen weiteren Detailseiten öffnest du den Verlauf auf demselben Weg — er ist jeweils auf den gerade geöffneten Datensatz eingeschränkt.

Für eine ungefilterte, durchsuchbare Liste aller versendeten E-Mails statt der auf einen Datensatz eingeschränkten Ansicht gibt es außerdem den eigenen Menüpunkt E-Mail-Verlauf unter den Einstellungen.

Berechtigung. Um den Verlauf einzusehen, brauchst du die Berechtigung, E-Mail-Protokolle zu sehen. Einträge lassen sich hier nicht bearbeiten oder löschen — der Verlauf zeigt lückenlos, was tatsächlich verschickt wurde.

Was der Verlauf zeigt

Jede E-Mail erscheint in der Liste mit Empfänger, Betreff und einer kurzen Textvorschau, neueste zuerst; ist der Versand fehlgeschlagen, markiert schon in der Übersicht ein rotes Warnsymbol neben der Uhrzeit die Zeile. Über das Suchfeld findest du gezielt nach Betreff, Empfängername, Empfängeradresse, den Adressen von Kopie- (CC) und Blindkopie-Empfängern (BCC) oder einem Begriff, der nur im Text der E-Mail selbst vorkommt; über einen Zeitraum-Filter grenzt du zusätzlich auf ein Datumsfenster ein.

Nach einer Adresse suchen. Du kannst eine E-Mail-Adresse auch vollständig eintippen. Die Suche zerlegt sie an @, Punkt und Bindestrich in einzelne Wörter und verlangt jedes davon als Wortanfang; Wörter unter drei Zeichen und sehr häufige Füllwörter wie „com", „www" oder „und" übergeht sie. Aus kunde@firma.com wird so „kunde" und „firma" — gefunden wird jede E-Mail, in der beide irgendwo vorkommen, nicht zwingend in derselben Adresse. Die Suche grenzt also ein; welche Adresse tatsächlich passt, zeigt die Detailansicht.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht rechts: unter An die Empfängeradresse, darunter — nur wenn es solche Empfänger gab — die Zeilen CC (Kopie) und BCC (Blindkopie, für die übrigen Empfänger unsichtbar), dann Zeitpunkt und der Status — „Versendet" oder „Versand fehlgeschlagen", im Fehlerfall inklusive der aufgezeichneten Fehlermeldung. Diesen Status siehst du bei jeder E-Mail, unabhängig davon, über welches Postfach sie verschickt wurde. Bei einer fehlgeschlagenen E-Mail bietet der Verlauf Erneut versenden an (standardmäßig nur für Administratoren): flinkest schickt dieselbe E-Mail noch einmal, der fehlgeschlagene Eintrag bleibt stehen, siehe E-Mail-Verlauf. Schickst du über den E-Mail-Dialog an mehrere Empfänger, verschickt flinkest eine einzige gemeinsame E-Mail an alle: Sie steht nur einmal im Verlauf, unter An mit allen Adressen durch Komma getrennt.

Anhänge. Wurde mit der E-Mail eine Datei mitverschickt — etwa das PDF eines Belegs — erscheint darunter eine Liste der Anhänge mit Dateiname und Größe. Über das Download-Symbol daneben öffnet sich die archivierte Kopie in einem neuen Tab, auch wenn die ursprüngliche Datei am Ausgangsort längst nicht mehr existiert.

Zustellverfolgung. Wurde die E-Mail über ein verbundenes E-Mail-Konto verschickt, gibt es zusätzlich den Reiter Verfolgung. Er zeigt, ob die E-Mail beim Mailserver des Empfängers angekommen, geöffnet oder als „Unzustellbar (Bounce)" markiert wurde (z. B. bei einer falschen Adresse), dazu den zeitlichen Verlauf der einzelnen Ereignisse. Ohne verbundenes Konto steht dir nur der Status oben zur Verfügung — mit Verfolgung siehst du zusätzlich, was nach dem Versand beim Empfänger passiert ist.

Aktualisierung. Hast du den Verlauf zu einem Beleg oder Kontakt bereits geöffnet, aktualisiert er sich von selbst, sobald zu diesem Datensatz eine neue E-Mail verschickt wird — ein Neuladen der Seite ist dafür nicht nötig.

Verwandte Seiten

• Audit-Protokoll
• E-Mail-Konten

Häufige Fragen

Ich sehe keinen „Per E-Mail versendet"-Hinweis, obwohl ich einen Beleg verschickt habe — woran liegt das? Möglicherweise hast du eine ältere Ansicht offen, die noch nicht aktualisiert wurde — lade die Seite neu. Bleibt der Hinweis weiterhin aus, ist der Versand vermutlich fehlgeschlagen. Sieh unter Einstellungen im E-Mail-Verlauf nach: Steht die E-Mail dort mit „Versand fehlgeschlagen", kann eine Person mit Administratorrechten sie mit Erneut versenden noch einmal verschicken — geht sie dann durch, trägt der Beleg den Hinweis.

Muss ich die Seite neu laden, um eine gerade verschickte E-Mail im Verlauf zu sehen? Nein — ist der Verlauf zu dem betroffenen Beleg oder Kontakt bereits geöffnet, erscheint eine neu verschickte E-Mail automatisch in der Liste, sobald der Versand abgeschlossen ist.

Kann ich eine mit der E-Mail mitverschickte Datei aus dem Verlauf erneut herunterladen? Ja. Öffne die E-Mail in der Detailansicht — unter dem Betreff erscheint eine Liste ihrer Anhänge mit Dateiname und Größe. Über das Download-Symbol daneben öffnest du die archivierte Kopie in einem neuen Tab.

Was bedeutet es, wenn eine E-Mail als „Unzustellbar (Bounce)" markiert ist? Der Mailserver des Empfängers hat die Zustellung verweigert — häufigste Ursache ist eine falsche oder nicht mehr existierende E-Mail-Adresse. Prüfe die hinterlegte Adresse beim Kontakt. Diese Angabe steht nur zur Verfügung, wenn die E-Mail über ein verbundenes E-Mail-Konto verschickt wurde.

Kann ich sehen, ob jemand eine E-Mail tatsächlich geöffnet hat? Ja, aber nur bei E-Mails, die über ein verbundenes E-Mail-Konto verschickt wurden — dann zeigt der Reiter Verfolgung ein entsprechendes Ereignis, sobald es erfasst wurde. Bei E-Mails ohne verbundenes Konto siehst du nur, ob der Versand erfolgreich war.