Termin-Einstellungen

Hier stellst du zwei Dinge für den ganzen Betrieb ein: womit die Terminübersicht startet — Ansicht, gezeigte Mitarbeiter und Ressourcen — und wann flinkest deinen Kunden automatisch eine E-Mail zu ihren Terminen schickt: wenn dein Team einen Termin für sie anlegt, verschiebt oder absagt, und als Erinnerung kurz vor dem Termin. So sieht die Rezeption beim Öffnen sofort die richtigen Kalender, und ein Kunde erfährt von einer Änderung, ohne dass jemand anrufen muss, und vergisst seinen Termin seltener. Ob ein einzelner Termin überhaupt eine Mail auslöst, entscheidest du zusätzlich im Terminfenster des Kalenders. Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen in der Gruppe Termine unter Termine und musst dafür Administrator sein; direkt darunter liegen in derselben Gruppe die Buchungsseiten, über die Kunden selbst online Termine buchen. Die Gruppe erscheint nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ist es ausgeschaltet, zeigt ein direkter Aufruf der Seite stattdessen die Seite „Modul ausgeschaltet".

Kalenderübersicht

Der Abschnitt Kalenderübersicht legt fest, wie der Reiter Kalender in der Terminübersicht (Menüpunkt Termine) aussieht, wenn jemand sie öffnet. Die Terminübersicht hat keinen eigenen, gespeicherten Kalender wie die Kalender unter Kalender-Einstellungen — alles, was ihr Kalender-Reiter zeigt, kommt aus diesem Abschnitt. Den Reiter Kalender sieht nur, wer den Kalender sehen darf; sonst zeigt die Terminübersicht allein die Liste.

Standardansicht

Unter Standardansicht wählst du Tag, Woche oder Monat — voreingestellt ist Woche. Eine Rezeption, die Tag für Tag plant, stellt Tag ein; wer den Monat überblicken will, Monat. Das ist nur die Startansicht: Im Kalender selbst schaltest du oben rechts jederzeit zwischen Monat, Woche und Tag um, beim nächsten Öffnen der Terminübersicht startet sie wieder in der hier gewählten Ansicht.

Standard-Mitarbeiter

Unter Standard-Mitarbeiter wählst du die Mitarbeiter, deren Termine der Kalender-Reiter der Terminübersicht zeigt — etwa die Therapeuten einer Praxis, damit die Rezeption beim Öffnen sofort deren Termine sieht. Unter dem Kalender stehen die gezeigten Mitarbeiter als Legende. In der Terminübersicht selbst lässt sich diese Auswahl nicht ändern; sie kommt immer von hier. Die Termine der Standard-Mitarbeiter sieht dort allerdings nur, wer die Berechtigung „Alle Termine ansehen“ hat — allen anderen zeigt der Kalender-Reiter statt der Standard-Mitarbeiter nur die eigene Spur; eingetragene Standard-Ressourcen bleiben bei eingeschaltetem Modul Ressourcen sichtbar. Entfernst du hier Mitarbeiter wieder oder leerst die Auswahl ganz, wird auch das so gespeichert. Alle Termine findest du unabhängig davon im Reiter Liste der Terminübersicht.

Standard-Ressourcen

Unter Standard-Ressourcen wählst du ebenso Ressourcen — Räume oder Geräte, etwa einen Behandlungsraum. Das ist nützlich, wenn ihr eher nach Raum als nach Person plant. Ist das Modul Ressourcen eingeschaltet, zeigt der Kalender-Reiter zusätzlich die Termine dieser Ressourcen und führt sie in der Legende; ist das Modul ausgeschaltet, bleiben sie unberücksichtigt, und das Feld Standard-Ressourcen fehlt auf dieser Seite. Eine schon eingetragene Auswahl bleibt dabei gespeichert, auch wenn du in der Zwischenzeit die übrigen Termin-Einstellungen änderst und speicherst — schaltest du das Modul wieder ein, steht sie wieder im Feld und gilt wie vorher. Ressourcen legst du vorher unter Ressourcen an.

Ohne Standardauswahl: eigene Termine

Ab Werk sind weder Standard-Mitarbeiter noch Standard-Ressourcen eingetragen. Damit der Kalender-Reiter der Terminübersicht dann nicht leer bleibt, zeigt er jedem Benutzer seine eigenen Termine und darüber den Hinweis „Für diese Übersicht sind keine Standard-Mitarbeiter oder -Ressourcen festgelegt – angezeigt werden Ihre eigenen Termine." Administratoren sehen daneben den Link „Standardauswahl unter Einstellungen > Termine festlegen", der direkt auf diese Seite führt. Dasselbe passiert, wenn nur Standard-Ressourcen eingetragen sind, das Modul Ressourcen aber ausgeschaltet ist — dann lautet der Hinweis „Die Standard-Ressourcen werden nicht angezeigt, weil das Modul Ressourcen ausgeschaltet ist – angezeigt werden Ihre eigenen Termine." Sobald du hier mindestens einen Mitarbeiter oder bei eingeschaltetem Modul Ressourcen eine Ressource einträgst, zeigt der Kalender-Reiter nur noch diese Auswahl.

Standarddauer

Standarddauer (Minuten) ist die übliche Länge eines Termins in deinem Betrieb, in Minuten (mindestens 5, in Fünferschritten); voreingestellt sind 60 Minuten. Eine Praxis mit 30-Minuten-Behandlungen trägt hier 30 ein und muss das Ende dann nicht bei jedem Termin von Hand nachziehen. flinkest setzt das Ende eines neuen Termins auf Beginn plus Standarddauer, wenn du ihn mit einem einfachen Klick in die Wochen- oder Tagesansicht des Kalenders anlegst oder über einen neuen Termin in den Kundendetails bzw. beim Standort. Ziehst du im Kalender mit der Maus einen längeren Bereich auf, gilt stattdessen dieser Bereich. Bestehende Termine ändert die Einstellung nicht.

Kundenbenachrichtigungen

Wann eine Kunden-E-Mail rausgeht

Eine Termin-Mail an den Kunden braucht zwei Zustimmungen: eine hier für den Betrieb und eine am einzelnen Termin. Im Terminfenster des Kalenders gibt es dafür das Kontrollkästchen Kunden über diesen Termin benachrichtigen — es erscheint, sobald du dem Termin einen Kunden mit E-Mail-Adresse zuordnest. Eine Mail geht also nur hinaus, wenn

• dem Termin ein Kunde mit E-Mail-Adresse zugeordnet ist,
• am Termin Kunden über diesen Termin benachrichtigen angehakt ist,
• hier der Schalter für den jeweiligen Anlass (neu, geändert, abgesagt, Erinnerung) eingeschaltet ist,
• beim Kunden Termin-Mails nicht abgeschaltet sind — das geht in den Kundendetails im Reiter Termine mit dem Schalter Termin-E-Mails an diesen Kunden senden und gilt dann für alle seine Termine — und
• dein Betrieb ein E-Mail-Konto verbunden hat, über das die Mail verschickt wird.

Außerdem muss das Modul Kalender und Termine eingeschaltet sein: Ist es unter Einstellungen → Module ausgeschaltet, verschickt flinkest keine Termin-Mails und keine Erinnerungen — auch nicht zu Terminen, die schon angelegt sind. Schaltest du es wieder ein, bekommen Termine, die noch bevorstehen und in der Vorlaufzeit liegen, ihre Erinnerung beim nächsten Durchlauf.

Die Kundenzone muss dafür nicht eingeschaltet sein — das steht auch direkt unter der Überschrift des Abschnitts. Jede verschickte Termin-Mail findest du anschließend im E-Mail-Verlauf des Kunden.

Online gebuchte Termine. Bucht ein Kunde selbst über eine Buchungsseite, bekommt er zur Buchung eigene Mails (Eingang der Anfrage, Bestätigung, Ablehnung) — unabhängig von diesen Schaltern und ebenfalls ohne Kundenzone; die Mail bei neuem Termin geht dafür nicht zusätzlich hinaus. Verschiebt oder ändert dein Team einen solchen Termin später, sagt ihn ab oder löscht ihn, gelten dagegen dieselben Schalter wie für eure eigenen Termine — so erfährt auch ein Kunde, der online gebucht hat, davon. Die Erinnerung gilt für beide.

Mail bei neuem Termin

Kunden per E-Mail benachrichtigen, wenn ein Termin angelegt wird schickt dem Kunden beim Speichern eines neuen Termins eine Mail mit Titel, Datum und Uhrzeit — damit er den vereinbarten Termin schriftlich hat.

Mail bei Änderung

Kunden per E-Mail benachrichtigen, wenn ein Termin geändert wird meldet sich, sobald sich am Termin etwas ändert, das für den Kunden zählt: Beginn, Ende, Titel, Straße oder der zugeordnete Standort. Änderungen an der Beschreibung, an den eingetragenen Mitarbeitern oder Ressourcen lösen keine Mail aus. Ist dieser Schalter aus, zeigt das Terminfenster beim Bearbeiten eines bestehenden Termins unter dem Kontrollkästchen den Hinweis „Bei Änderungen wird keine E-Mail an den Kunden gesendet (Einstellungen → Termine)." — damit niemand fälschlich davon ausgeht, der Kunde wisse von der Verschiebung.

Mail bei Absage

Kunden per E-Mail benachrichtigen, wenn ein Termin abgesagt wird schickt eine Mail, wenn ein Termin abgesagt oder gelöscht wird. Die Mail nennt Titel, Datum und Uhrzeit des ausgefallenen Termins.

Erinnerung vor dem Termin

Vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail senden schickt dem Kunden rechtzeitig vor dem Termin eine kurze Erinnerung — ein einfaches Mittel gegen versäumte Termine. Erinnert wird an bestätigte Termine mit angehaktem Kunden über diesen Termin benachrichtigen; ein im Kalender angelegter Termin ist automatisch bestätigt. Pro Termin geht eine Erinnerung hinaus; verschiebst du einen bereits erinnerten Termin auf einen anderen Beginn, bekommt der Kunde vor dem neuen Beginn erneut eine. Konnte eine Erinnerung nicht zugestellt werden — etwa weil gerade kein E-Mail-Konto verbunden ist —, versucht flinkest es bei den folgenden Durchläufen erneut, längstens bis zum Terminbeginn. flinkest prüft alle 15 Minuten, welche Termine in die Vorlaufzeit gerückt sind — die Erinnerung kommt also nicht auf die Minute genau, sondern beim nächsten dieser Durchläufe.

Vorlaufzeit der Erinnerung

Unter Vorlaufzeit der Erinnerung stellst du ein, wie viele Stunden vor Terminbeginn die Erinnerung verschickt wird; voreingestellt sind 24 Stunden. Legst du einen Termin erst an, wenn er schon innerhalb dieser Vorlaufzeit liegt — etwa heute Nachmittag für morgen früh —, geht die Erinnerung beim nächsten Durchlauf hinaus, also kurz nach der Mail zum neuen Termin.

„Kunden benachrichtigen“ bei neuen Terminen vorauswählen

„Kunden benachrichtigen“ bei neuen Terminen vorauswählen bestimmt, ob das Kontrollkästchen Kunden über diesen Termin benachrichtigen bei einem neuen Termin schon angehakt ist, sobald du einen Kunden mit E-Mail-Adresse wählst. Voreingestellt ist es aus — dann entscheidet ihr bei jedem Termin bewusst, ob der Kunde eine Mail bekommt. Die Vorauswahl ist nur ein Startwert: Am einzelnen Termin kannst du den Haken jederzeit setzen oder entfernen, und bestehende Termine ändert diese Einstellung nicht.

Kunden-E-Mails bei Serienterminen

Bei einem Serientermin übernehmen alle Folgetermine den Haken Kunden über diesen Termin benachrichtigen vom ersten Termin. Damit der Kunde trotzdem nicht mit Mails überschüttet wird, gilt:

• Beim Anlegen einer Serie bekommt der Kunde eine Mail zum ersten Termin, nicht eine je Folgetermin.
• Änderst oder löschst du einen einzelnen Termin mit Nur diesen Termin, geht eine Mail zu genau diesem Termin hinaus.
• Änderst du mit Diesen und alle folgenden Termine oder Alle Termine der Serie, verschickt flinkest höchstens eine Mail, nicht eine je Folgetermin. Sie nennt Datum und Uhrzeit des Termins, den du gerade bearbeitet hast.
• Löschst du mehrere Termine einer Serie auf einmal oder entfernst bzw. verkürzt die Wiederholung, geht keine Absage-Mail hinaus — sag dem Kunden in diesem Fall selbst Bescheid.
• Erinnerungen laufen für jeden Folgetermin einzeln.

Ohne verbundenes E-Mail-Konto

Hat dein Betrieb kein E-Mail-Konto verbunden, kann flinkest keine Kunden-Mails verschicken. Im Terminfenster ist das Kontrollkästchen Kunden über diesen Termin benachrichtigen dann gesperrt — bei einem neuen Termin ist es nicht angehakt, bei einem bestehenden Termin bleibt die gespeicherte Auswahl erhalten; darunter steht „Es ist kein E-Mail-Konto verbunden – Kunden-E-Mails können nicht gesendet werden (Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten)." Termine lassen sich trotzdem ganz normal speichern und löschen. Das Konto verbindest du unter E-Mail-Konten.

Mit und ohne Kundenzone

Die Termin-Mails funktionieren unabhängig von der Kundenzone. Ist die Kundenzone für deinen Betrieb eingeschaltet, enthalten die Mails zu neuen und geänderten Terminen sowie die Erinnerung zusätzlich einen Link, über den der Kunde seinen Termin ansehen kann — je nach Kundenzone-Einstellungen auch absagen oder eine andere Zeit anfragen. Ohne Kundenzone ist die Mail eine reine Information ohne Link.

Einstellungen speichern

Speichern

Speichern oben rechts übernimmt beide Abschnitte — Kalenderübersicht und Kundenbenachrichtigungen — auf einmal; flinkest bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Die Schalter für Kunden-Mails wirken ab dem nächsten Anlass — eine bereits verschickte Mail oder Erinnerung wird dadurch nicht zurückgenommen oder neu geschickt. Die Kalenderübersicht zeigt die neue Ansicht und die neue Auswahl an Mitarbeitern und Ressourcen beim nächsten Öffnen der Terminübersicht.

Verwandte Seiten

• Kalender
• Buchungsseiten
• Kalender-Einstellungen
• Ressourcen
• Kundenzone
• E-Mail-Konten
• Kundendetails
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Brauche ich die Kundenzone, damit meine Kunden Termin-Mails bekommen? Nein. Termin-Mails bei Anlage, Änderung, Absage und die Erinnerung laufen auch ohne Kundenzone. Voraussetzung sind ein Kunde mit E-Mail-Adresse am Termin, der Haken Kunden über diesen Termin benachrichtigen, der passende Schalter in den Termin-Einstellungen, beim Kunden nicht abgeschaltete Termin-Mails und ein verbundenes E-Mail-Konto. Ist die Kundenzone eingeschaltet, enthält die Mail zusätzlich einen Link zum Termin.

Warum zeigt der Kalender der Terminübersicht nur meine eigenen Termine? Weil in den Termin-Einstellungen weder Standard-Mitarbeiter noch Standard-Ressourcen eingetragen sind — so ist es ab Werk. Dann zeigt der Kalender-Reiter jedem Benutzer seine eigenen Termine, mit einem Hinweis darüber. Dasselbe gilt, wenn nur Standard-Ressourcen eingetragen sind und das Modul Ressourcen ausgeschaltet ist. Trage als Administrator die gewünschten Mitarbeiter oder Ressourcen ein und speichere; beim nächsten Öffnen der Terminübersicht zeigt der Kalender genau diese Auswahl. Alle Termine siehst du unabhängig davon im Reiter Liste.

Warum sehe ich im Terminfenster kein Kästchen „Kunden über diesen Termin benachrichtigen"? Das Kästchen erscheint erst, wenn dem Termin ein Kunde zugeordnet ist, der eine E-Mail-Adresse hat. Ohne Kunde oder bei einem Kunden ohne E-Mail-Adresse gibt es niemanden, an den flinkest schreiben könnte. Trage die Adresse in den Kundendetails nach und wähle den Kunden im Termin erneut aus.

Warum hat mein Kunde keine Mail bekommen, obwohl der Haken gesetzt war? Prüfe vier Dinge: Ist in den Termin-Einstellungen der Schalter für genau diesen Anlass eingeschaltet (neu, geändert, abgesagt, Erinnerung)? Hat sich bei einer Änderung wirklich Beginn, Ende, Titel, Straße oder Standort geändert — Beschreibung und Mitarbeiter lösen keine Mail aus? Sind beim Kunden in den Kundendetails im Reiter Termine die Termin-E-Mails abgeschaltet? Und ist ein E-Mail-Konto verbunden? Ob eine Mail tatsächlich verschickt wurde, siehst du im E-Mail-Verlauf des Kunden.

Bekommen meine Mitarbeiter eine E-Mail zu ihren Terminen? Nein. Die Termin-Einstellungen betreffen ausschließlich Mails an den Kunden, der dem Termin zugeordnet ist. Die eingetragenen Mitarbeiter bekommen von flinkest keine E-Mail, weder beim Anlegen noch als Erinnerung. Eine Mail an das Team gibt es nur bei Buchungsseiten mit Moderation: Dort kann der eingetragene Moderator über neue Buchungsanfragen informiert werden — das stellst du an der Buchungsseite ein.

Wie viele Mails bekommt ein Kunde bei einem Serientermin? Beim Anlegen der Serie eine einzige Mail zum ersten Termin. Danach eine Mail, wenn du einen einzelnen Termin mit „Nur diesen Termin" änderst oder löschst, und je Folgetermin eine Erinnerung, sofern die Erinnerung eingeschaltet ist. Löschst du mehrere Termine der Serie auf einmal, geht keine Absage-Mail hinaus.