Ressourcen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-07

Eine Ressource ist ein Betriebsmittel, das mehrere Leute gemeinsam nutzen — eine Hebebühne, ein Anhänger, ein Messgerät, ein Besprechungsraum. Auf dieser Seite legst du diese Betriebsmittel an, ordnest sie einer Gruppe zu und entscheidest, ob sie vermietet werden dürfen. Danach lassen sie sich im Kalender auf Termine buchen und im Arbeitsbericht erfassen, wo sie automatisch in die Rechnung wandern. Zu finden unter Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Ressourcen › Ressourcen.

Einstellungsseite Ressourcen mit der Liste der Betriebsmittel, Gruppenangabe und Vermietungs-Kennzeichen

Kopfzeile

Links steht der Titel Ressourcen, rechts die Schaltfläche zum Anlegen. Sie trägt noch den englischen Text New Resource, weil für diese Beschriftung keine deutsche Übersetzung hinterlegt ist — gemeint ist „Neue Ressource". Ein Klick öffnet den Dialog Neue Resource anlegen.

Wer diese Seite sieht. Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten; ohne Administratorrechte kommst du gar nicht hierher. Die Daten selbst hängen zusätzlich an zwei Berechtigungen: Ressourcen sehen zu dürfen reicht zum Lesen, Anlegen, Ändern und Löschen verlangt das Recht, Ressourcen zu bearbeiten. Fehlt es, meldet die Schnittstelle den Speicherversuch als nicht erlaubt zurück.

Die Liste

Die Liste hat drei Spalten:

Ressource — der Name. Steht die Ressource in einer Gruppe, erscheint darunter klein Gruppe: . Ein Klick auf den Namen öffnet direkt den Bearbeiten-Dialog.
Status — trägt das Kennzeichen zu vermieten, sobald bei der Ressource die Vermietung eingeschaltet ist. Ist sie es nicht, bleibt die Spalte leer.
Eine dritte, unbeschriftete Spalte zeigt die Beschreibung.

Über die Spaltenköpfe kannst du sortieren. Am Zeilenende liegt ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

Die Seite lädt bis zu 900 Ressourcen auf einmal. Eine Suche oder einen Filter gibt es hier nicht — für den Bestand eines Betriebs reicht das erfahrungsgemäß deutlich. Wer mehr Ressourcen führt, sieht die überzähligen auf dieser Seite nicht mehr.

Unter der Liste sitzt die Blätterleiste mit dem Symbol zum Exportieren. Als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren, siehst du daneben ein Zahnrad: Damit stellst du ein, welche Spalten diese Liste zeigt, in welcher Reihenfolge, und setzt sie bei Bedarf auf den Standard zurück. Die Auswahl gilt für den ganzen Mandanten — nicht je Benutzer — und wird bei anderen erst nach dem Neuladen der Seite sichtbar.

Ressource anlegen und bearbeiten

Der Dialog heißt Neue Resource anlegen bzw. Resource bearbeiten und hat einen Block Allgemein:

Name — Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Der Name erscheint später im Kalender, im Arbeitsbericht und auf der Rechnung.
Beschreibung — freier Text, etwa eine Inventarnummer oder der Standort.
Gruppe — die Ressourcengruppe. Tippst du einen Namen ein, den es noch nicht gibt, bietet flinkest an, die Gruppe anzulegen.
Vermietung: Diese Resource kann vermietet werden — das Kästchen entscheidet, ob die Ressource verrechnet werden kann.

Ist das Kästchen gesetzt, erscheint darunter der Block Mietoptionen:

Mietgebühr Artikel — der Artikel, über den die Nutzungszeit abgerechnet wird. Pflichtfeld, sobald die Vermietung eingeschaltet ist.
Einmalige Mietgebühr Artikel — ein zusätzlicher Artikel, der pro Einsatz einmal verrechnet wird (etwa An- und Abtransport). Optional.
Abrechnungsinterfall — 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag (24 Stunden). Das Wort ist in der deutschen Oberfläche falsch geschrieben; gemeint ist das Abrechnungsintervall.

Ohne Mietgebühr-Artikel und Intervall lässt sich die Vermietung nicht speichern. Beide Felder sind Pflicht, sobald das Kästchen gesetzt ist — flinkest markiert sie rot und speichert nicht. Nimmst du den Haken wieder heraus, leert das Formular die beiden Artikelfelder von selbst.

Das Intervall bestimmt, wie gerechnet wird. Im Arbeitsbericht wird der Beginn einer Ressourcennutzung auf das Intervall abgerundet und das Ende aufgerundet: Bei 15 Minuten wird aus 08:07–09:02 also 08:00–09:15. Steht das Intervall auf 1 Tag (24 Stunden), wählst du im Arbeitsbericht nur noch Datum von und bis — und beide dürfen derselbe Tag sein.

Der hinterlegte Artikel ist ab dann geschützt. Solange ein Artikel als Mietgebühr oder einmalige Gebühr an einer Ressource hängt, lässt er sich nicht löschen. Der Versuch endet mit „Dieses Produkt wird als Miet- oder Einmalgebühr einer Ressource verwendet und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie es zuerst aus der Ressource." Zuerst hier die Zuordnung lösen, dann den Artikel löschen.

Wo die Ressource danach auftaucht

Im Kalender. Ressourcen werden je Kalender freigeschaltet: In den Kalender-Einstellungen gibt es einen Reiter Ressourcen, in dem du Ressourcen hinzufügst und jeder eine Farbe gibst. Erst danach lassen sie sich in diesem Kalender auf Termine buchen.

Am Termin. Im Termin-Formular wählst du mehrere Ressourcen auf einmal aus. Die Auswahl ist nach Ressourcengruppe gruppiert; alles ohne Gruppe sammelt sich ganz unten unter keine Gruppe. Angeboten werden dort die 100 zuletzt angelegten Ressourcen.

Im Arbeitsbericht. Dort erfasst du Ressourcen mit Zeitraum und Menge. Angeboten werden nur Ressourcen mit eingeschalteter Vermietung — eine Ressource ohne Vermietung lässt sich einem Arbeitsbericht gar nicht zuordnen. Gibt es keine einzige vermietbare Ressource, steht im Auswahlfeld „Keine vermietbaren Ressourcen verfügbar" mit dem Hinweis „Nur vermietbare Ressourcen werden angezeigt" und, wenn du Ressourcen bearbeiten darfst, ein Link Ressourcen verwalten direkt auf diese Seite. Ist der Arbeitsbericht abgeschlossen, sind Änderungen an seinen Ressourcenzeilen nicht mehr möglich.

Auf der Rechnung. Beim Erstellen der Rechnung aus dem Arbeitsbericht wird je Ressourcenzeile eine Position mit dem Mietgebühr-Artikel angelegt; die Menge ist die berechnete Dauer mal der erfassten Stückzahl, der Text nennt Ressourcennamen und Zeitraum. Ist ein Artikel für die einmalige Gebühr hinterlegt, kommt zusätzlich eine Position Einmalgebühr für mit Menge 1 dazu. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet, dass gleiche Artikel zusammengefasst werden, addieren sich Positionen mit demselben Artikel zu einer Zeile.

Aktionen

Ressource anlegen. Oben rechts auf New Resource, Name eintragen, bei Bedarf Gruppe und Vermietung setzen, Speichern. Die neue Ressource steht sofort in allen Auswahlfeldern zur Verfügung.

Ressource bearbeiten. Zeilenmenü Bearbeiten oder Klick auf den Namen. Änderungen am Namen ziehen überall mit, weil Termine und Arbeitsberichte auf die Ressource selbst zeigen. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben unverändert — dort steht der Text, der beim Erstellen galt.

Ressource duplizieren. Zeilenmenü Duplizieren öffnet den Dialog mit allen Werten der Vorlage, aber ohne Verknüpfung zum Original. Der Name wird mitkopiert; ändere ihn, sonst hast du zwei gleichnamige Ressourcen — flinkest verhindert das nicht.

Ressource löschen. Zeilenmenü Löschen, die Rückfrage Löschen von mit Ja, löschen bestätigen. Das Löschen wirkt sofort und endgültig:

Aus allen Kalendern wird die Ressource still entfernt.
Aus allen Terminen verschwindet sie ebenfalls still — es gibt keine Warnung, wie viele Termine betroffen sind.
Wurde die Ressource jemals in einem Arbeitsbericht erfasst, bricht das Löschen mit einer Fehlermeldung ab und nichts wird gelöscht. Solche Ressourcen bleibst du nicht los; nimm stattdessen den Haken bei der Vermietung heraus, dann taucht sie in neuen Arbeitsberichten nicht mehr auf.

Liste exportieren. Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog mit Spalten- und Formatauswahl.

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Ressource im Arbeitsbericht nicht auswählen? Im Arbeitsbericht werden ausschließlich Ressourcen angeboten, bei denen die Vermietung eingeschaltet ist. Öffne die Ressource in den Einstellungen, setze das Kästchen Vermietung: Diese Resource kann vermietet werden, hinterlege einen Mietgebühr-Artikel und ein Abrechnungsintervall — danach steht sie zur Auswahl.

Was bedeutet „Abrechnungsinterfall"? Das ist ein Schreibfehler in der deutschen Oberfläche; gemeint ist das Abrechnungsintervall. Es legt fest, in welchen Schritten die Nutzungsdauer gerechnet wird: 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag. Der Beginn wird auf das Intervall abgerundet, das Ende aufgerundet.

Ich kann einen Artikel nicht löschen — „wird als Miet- oder Einmalgebühr einer Ressource verwendet". Der Artikel ist bei mindestens einer Ressource als Mietgebühr oder als einmalige Gebühr hinterlegt. Öffne die betroffene Ressource, entferne den Artikel dort aus den Mietoptionen (oder schalte die Vermietung ab) und lösche den Artikel danach.

Was passiert mit meinen Terminen, wenn ich eine Ressource lösche? Die Ressource wird aus allen Terminen und aus allen Kalendern entfernt. Die Termine selbst bleiben bestehen, nur die Ressourcenbuchung ist weg — und es gibt vorher keinen Hinweis darauf, wie viele Termine das betrifft. Wurde die Ressource dagegen in einem Arbeitsbericht verwendet, schlägt das Löschen fehl und alles bleibt, wie es ist.

Warum steht auf der Schaltfläche „New Resource" statt „Neue Ressource"? Für diese Beschriftung fehlt die deutsche Übersetzung, deshalb zeigt flinkest den englischen Originaltext. An der Funktion ändert das nichts: Die Schaltfläche legt eine neue Ressource an.

Brauche ich für jede Ressource eine Gruppe? Nein, die Gruppe ist optional. Sie sortiert nur die Auswahl: Im Termin-Formular sind die Ressourcen nach Gruppe zusammengefasst, alles ohne Gruppe steht ganz unten unter keine Gruppe. Bei wenigen Ressourcen kannst du auf Gruppen verzichten.