Ressourcen

Ressourcen bilden die betriebliche Ausrüstung ab, die getrennt von Personal geplant und optional verrechnet werden muss: Fahrzeuge, Maschinen, Geräte, Räume — alles, was ein Auftrag zusätzlich zur Arbeitszeit benötigt. Diese Seite ist die reine Stammdatenpflege: eine Ressource anlegen, benennen, einer Ressourcengruppe zuordnen, festlegen, ob sie doppelt gebucht werden darf, und optional als vermietbar markieren. Vermietbare Ressourcen bekommen einen Mietgebühr-Artikel, den flinkest beim Verrechnen eines Arbeitsberichts automatisch als eigene Position auf die Rechnung setzt — du musst die Gerätenutzung dann nicht mehr manuell nachtragen. Diese Stammdaten werden an drei Stellen wiederverwendet: der Ressourcen-Zeitleiste, dem Termin-Bearbeiten-Dialog im Kalender und dem Arbeitsbericht.

Den Einstellungsbereich Ressourcen gibt es nur, solange das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und er ist — wie alle Einstellungen — Administratoren vorbehalten. Ist das Modul ausgeschaltet, fehlt der Bereich im Menü, und wer die Adresse direkt aufruft, landet auf der Seite „Modul ausgeschaltet" mit dem Knopf Zu den Moduleinstellungen; die Ressourcen bleiben dabei erhalten.

Liste anzeigen, sortieren, konfigurieren und exportieren

Die Ressourcenliste

Die Seite zeigt alle Ressourcen des Mandanten auf einmal — Ressourcenbestände sind typischerweise klein genug, dass sich eine Blätterung nicht lohnt. Die Leiste unter der Liste nennt dabei, wie viele Ressourcen die Liste enthält. Jede Zeile zeigt den Namen (mit Untertext „Gruppe: …", sofern zugeordnet), einen Chip zu vermieten bei vermietbaren Ressourcen und die Beschreibung, sodass du auf einen Blick siehst, welche Ressourcen vermietbar sind, ohne jede einzeln zu öffnen. Live aktualisiert sich die Liste bei jeder Änderung — auch aus einer anderen Sitzung oder von der API aus —, ohne dass du sie neu laden musst; mehrere Disponenten können den Ressourcenstamm so parallel pflegen.

Sortieren und Spalten konfigurieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert auf- oder absteigend — deine eigene Wahl schlägt dabei die mandantenweite Standardsortierung. Über das Zahnrad öffnest du Spalten konfigurieren: Als Administrator blendest du zusätzliche Felder ein, etwa ID, Erstellt am/von, Geändert am, Abrechnungsintervall sowie die Relationen Mietgebühr-Artikel, Einmalgebühr-Artikel und Ressourcengruppe — nützlich, wenn du die Fakturierungs-Zuordnung der Ressourcen im Blick behalten willst, ohne jede einzeln zu öffnen. Die Änderung gilt mandantenweit für alle Benutzer; Standard-Spalten setzt sie zurück, im selben Dialog legst du zusätzlich eine Standardsortierung fest.

Liste exportieren

Über den Export (CSV, Excel, PDF oder JSON) gibst du den kompletten Ressourcenstamm für Inventur, Versicherung oder Wartungsplanung außerhalb der App weiter — ein eigenes Filterpanel gibt es auf dieser Liste nicht, der Export umfasst also immer alle Ressourcen.

Ressource anlegen und bearbeiten

Neue Ressource anlegen

Der Dialog Neue Ressource anlegen (über die Schaltfläche Neue Ressource) fragt Name (Pflicht — ohne ihn wäre eine Ressource in Zeitleiste und Termin-Dialog nicht wiederauffindbar) und eine optionale Beschreibung für Zusatzinfos wie Kennzeichen, Seriennummer oder einen Standort-Hinweis ab.

Ressourcengruppe zuweisen

Im durchsuchbaren Auswahlfeld Gruppe ordnest du die Ressource optional einer Ressourcengruppe zu — sie wird auf der Ressourcen-Zeitleiste als Kopfzeilen-Gruppierung genutzt. Findet die Suche keine passende Gruppe, bietet das Feld direkt an, sie neu anzulegen — praktisch, wenn dir beim Anlegen einer Ressource auffällt, dass die passende Gruppe noch fehlt, ohne den Umweg über die Ressourcengruppen-Seite.

Überbuchung zulassen

Ein Bagger, ein Besprechungsraum oder ein Messgerät kann zur selben Zeit nur an einem Ort sein. Damit dieselbe Ressource nicht unbemerkt doppelt verplant wird, prüft flinkest, wenn du einem Termin im Kalender eine Ressource zuordnest oder einen Termin mit Ressource zeitlich verschiebst, ob die Ressource in diesem Zeitraum schon belegt ist — durch einen anderen, nicht abgesagten Termin oder dadurch, dass sie in einem Arbeitsbericht für diese Zeit eingetragen ist. Ist das der Fall, wird die Änderung mit der Meldung „Die Ressource … ist zu dieser Zeit bereits durch einen anderen Termin belegt (…)." beziehungsweise „Die Ressource … ist zu dieser Zeit (…) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen." abgelehnt — die Meldung nennt die Ressource und die belegte Zeit, aber nicht den anderen Termin oder den Kunden des Berichts, weil du den anderen Termin oder Bericht womöglich nicht sehen darfst.

Dieselbe Sperre gilt in die Gegenrichtung: Trägst du die Ressource im Arbeitsbericht für eine Zeit ein, in der ein Termin sie belegt oder in der sie schon in einem anderen Arbeitsbericht steht, lässt sich die Zeile nicht speichern. Dabei zählt jeder Arbeitsbericht, egal ob noch Entwurf oder schon abgeschlossen — das Gerät war dort im Einsatz. Mehrere Zeilen derselben Ressource im selben Bericht sperren sich gegenseitig nicht. Eine Ressource hat keine Kapazität: Auch eine Stückzahl über 1 im Bericht ändert nichts daran, dass jede Überschneidung als Doppelbuchung gilt.

Für Ressourcen, die mehrfach gleichzeitig nutzbar sind — etwa ein Pool aus gleichartigen Werkzeugen, den du als eine Ressource führst —, setzt du im Dialog den Haken Überbuchung zulassen: Termine und Arbeitsberichte dürfen diese Ressource auch dann nutzen, wenn sie zur selben Zeit bereits durch einen Termin belegt oder in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen ist. Dann entfällt die Prüfung für diese Ressource — bei Terminen wie im Arbeitsbericht. Eine neu angelegte Ressource ist ohne Haken angelegt, also geschützt.

Was nicht geprüft wird. Zeilen im Arbeitsbericht, die schon vor dieser Prüfung gespeichert wurden, bleiben unverändert bearbeitbar; geprüft wird erst, wenn du in einer Zeile die Ressource oder die Zeit änderst oder eine neue anlegst.

Vermietung, Mietgebühr und Abrechnungsintervall

Die Checkbox Vermietung: Diese Ressource kann vermietet werden ist die zentrale Weiche: Nur vermietbare Ressourcen bekommen später automatisch eine Mietposition auf der Rechnung eines Arbeitsberichts — eine reine Planungsressource wie ein Besprechungsraum braucht diese Preislogik nicht. Aktivierst du sie, erscheint der Bereich Mietoptionen mit zwei weiteren, dann Pflicht-Feldern: der Mietgebühr-Artikel und das Abrechnungsintervall (15 Min, 30 Min, 1 Std oder 1 Tag) — ohne beide könnte flinkest beim Verrechnen keine Mietposition berechnen. Beim Einschalten ist das Abrechnungsintervall mit 15 Minuten vorbelegt, auch bei einer bestehenden Ressource, die noch keines hatte; ein schon gewähltes Intervall bleibt. Zusätzlich kannst du einen Einmalgebühr-Artikel hinterlegen, etwa für eine Anlieferpauschale, die nicht bei jeder Vermietung anfällt — er ist deshalb bewusst nicht Pflicht. Für beide Artikel-Felder legst du bei Bedarf direkt aus dem Ressourcen-Formular einen neuen Artikel an, ohne die Seite zu wechseln. Schaltest du Vermietung wieder aus, entfernt flinkest die gewählten Artikel sofort aus dem Formular, damit eine nicht mehr vermietbare Ressource nicht versehentlich einen unsichtbaren Artikel behält.

Welchen Preis der Mietgebühr-Artikel braucht. Das hängt vom Abrechnungsintervall ab, und der Hinweis unter dem Feld sagt es dir direkt: Bei 1 Tag wird je Kalendertag abgerechnet, Start- und Endtag eingeschlossen — eine Miete von Montag bis Mittwoch ergibt also drei Tage, und der Artikel braucht den Preis für einen Tag. Bei allen anderen Intervallen wird je Stunde abgerechnet, die Nutzungszeit wird dabei auf das Intervall aufgerundet — der Artikel braucht den Preis für eine Stunde.

Nur vermietbare Ressourcen im Arbeitsbericht. Beim Erfassen der Ressourcennutzung im Arbeitsbericht stehen ausschließlich vermietbare Ressourcen zur Auswahl — eine nicht vermietbare Ressource lässt sich dort gar nicht erst auswählen.

Bestehende Ressource bearbeiten und duplizieren

Über das Zeilenmenü oder einen Klick auf den Namen öffnest du Ressource bearbeiten mit allen Feldern vorbefüllt. Duplizieren öffnet denselben Dialog mit den Werten der Quelle, inklusive einer eventuellen Vermietungs-Konfiguration — praktisch für eine zweite, fast identische Ressource (z. B. „Bagger 2" nach „Bagger 1"), ohne alle Felder neu einzutippen.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Schließt du den Dialog mit geänderten, aber ungespeicherten Feldern, fragt flinkest zuerst nach — Schutz vor versehentlichem Datenverlust. Ein unverändertes Formular schließt dagegen sofort.

Löschen

Ressource löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Sicherheitsabfrage mit dem Ressourcennamen bestätigen. War die Ressource nie in einem Arbeitsbericht verwendet, entfernt flinkest sie sofort und dauerhaft und nimmt sie automatisch aus allen Kalendern heraus. Wurde sie mindestens einmal in einem Arbeitsbericht verwendet, gelingt das Löschen zwar ebenfalls, die Ressource wird dann aber nur aus Listen und Auswahlfeldern entfernt, bleibt im Hintergrund jedoch bestehen — so verlieren abgeschlossene Arbeitsberichte nicht rückwirkend ihre Ressourcenzuordnung, ohne dass ein roher Datenbankfehler entsteht. In beiden Fällen ist die Ressource danach aus jeder Auswahl verschwunden; ein Unterschied zeigt sich in der App nicht.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Ressourcen-Zeitleiste
• Ressourcengruppen
• Kalender
• Kalender-Einstellungen
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Artikel
• Module

Häufige Fragen

Wozu markiere ich eine Ressource als vermietbar? Damit flinkest beim Verrechnen eines Arbeitsberichts automatisch eine Mietposition auf die Rechnung setzt, ohne dass du die Gerätenutzung manuell nachträgst. Dafür brauchst du einen Mietgebühr-Artikel und ein Abrechnungsintervall — beide werden zu Pflichtfeldern, sobald du Vermietung aktivierst.

Warum lässt sich mein Mietgebühr-Artikel nicht löschen? Weil er einer Ressource als Miet- oder Einmalgebühr zugeordnet ist. Entferne zuerst die Zuordnung in der betroffenen Ressource, dann lässt sich der Artikel löschen.

Kann ich eine bereits verwendete Ressource noch löschen? Ja. War sie schon in einem Arbeitsbericht im Einsatz, bleibt sie im Hintergrund erhalten — die abgeschlossenen Arbeitsberichte behalten so ihre Zuordnung —, verschwindet aber aus jeder Liste und jedem Auswahlfeld, genau wie eine nie verwendete, hart gelöschte Ressource.

Welche Ressourcen stehen im Arbeitsbericht zur Auswahl? Nur vermietbare. Eine Ressource ohne aktivierte Vermietung lässt sich dort nicht auswählen — sie ist reine Planungsressource für Kalender und Ressourcen-Zeitleiste.

Warum wird mein Termin mit „Die Ressource … ist zu dieser Zeit bereits durch einen anderen Termin belegt" abgelehnt? Die Ressource ist im gewählten Zeitraum schon durch einen anderen, nicht abgesagten Termin belegt, und bei ihr ist Überbuchung zulassen nicht angehakt. Wähle eine andere Zeit oder Ressource — oder setz den Haken in der Ressource, wenn sie tatsächlich mehrfach gleichzeitig nutzbar ist.

Warum erscheint „Die Ressource … ist zu dieser Zeit (…) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen."? Die Ressource ist im gewählten Zeitraum schon in einem Arbeitsbericht erfasst, und bei ihr ist Überbuchung zulassen nicht angehakt. Die Meldung kommt beim Speichern eines Termins ebenso wie beim Speichern einer Ressourcenzeile in einem anderen Arbeitsbericht; dabei zählt jeder Bericht, egal ob noch Entwurf oder schon abgeschlossen. Wähle eine andere Zeit oder Ressource — oder setz den Haken Überbuchung zulassen in der Ressource, wenn sie tatsächlich mehrfach gleichzeitig nutzbar ist.

Wo lege ich eine Ressourcengruppe an, wenn ich sie beim Anlegen einer Ressource noch nicht angelegt habe? Direkt im Gruppenfeld des Ressourcen-Dialogs: Tippst du einen Namen ohne Treffer, bietet flinkest an, ihn sofort als neue Gruppe anzulegen. Eine eigene Übersicht über alle Gruppen findest du unter Ressourcengruppen.