Arbeitsberichts-Einstellungen

Ein Arbeitsbericht dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: Arbeitszeiten, verbaute Artikel, gefahrene Kilometer, eingesetzte Geräte und Fotos. Auf dieser Seite legst du einmal fest, wie diese Berichte in deinem Betrieb funktionieren — ob der Kunde unterschreibt, wie die Berichte nummeriert werden, in welchem Zeitraster Arbeitszeiten erfasst werden, welche Überstunden, Zuschläge und Anfahrtskosten auf die Rechnung wandern, welche Formulare dabei auszufüllen sind, was das PDF zeigt und wie der Beleg aufgebaut ist. Jede Regel wirkt erst im Arbeitsbericht-Editor, am PDF oder beim Verrechnen — diese Seite selbst legt keine Arbeitsberichte an und ändert keine.

Seite öffnen und Reiter navigieren

Wer diese Seite sieht und speichern darf

Die Seite heißt in der Kopfzeile Arbeitsberichte-Einstellungen und liegt in den Einstellungen unter Arbeitsberichte. Wie alle Einstellungsseiten öffnet sie sich nur für Administratoren; ohne Administratorrecht führt jeder Aufruf einer Einstellungsseite auf die Seite „Nicht erlaubt.“ (Fehler 403). Ein Administrator hat jede Berechtigung, also auch die für Arbeitsberichte — ein zusätzliches Recht brauchst du nicht. Auch das Speichern prüft noch einmal das Administratorrecht; nur die zwei Kontrollkästchen im Reiter Formulare speichern für sich, ohne den gemeinsamen Speichern-Knopf (siehe Formulare). Wer Administrator ist, stellst du in der Benutzerverwaltung und unter Rollen ein. Zurück zur Übersicht aller Bereiche geht es über die Allgemeinen Einstellungen.

Welche Module mitspielen

Die Seite gehört zum Modul Arbeitsberichte. Den Eintrag in der Einstellungs-Navigation gibt es nur, solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es das. Ist das Modul ausgeschaltet, verschwinden die Arbeitsbericht-Einträge aus Menü und Einstellungs-Navigation; die Werte auf dieser Seite bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald du das Modul einschaltest. Rufst du die Seite bei ausgeschaltetem Modul direkt über ihre Adresse oder ein Lesezeichen auf, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet“. Auch die Arbeitsberichte selbst lassen sich dann nicht mehr abrufen oder bearbeiten, auch nicht aus den Apps; flinkest antwortet mit „Das Modul Arbeitsberichte ist ausgeschaltet“.

Alle acht Reiter sind immer zu sehen, auch wenn ein anderes Modul ausgeschaltet ist. Manche Einstellungen wirken aber nur zusammen mit einem weiteren Modul:

• Ressourcen in Arbeitsberichten aktivieren (Reiter Ressourcen) zeigt den Ressourcen-Bereich im Bericht nur, solange zusätzlich das Modul Ressourcen eingeschaltet ist.
• Die Fahrten, auf die sich der Reiter Logistik bezieht, kommen aus dem Fahrtenbuch. Bei ausgeschaltetem Modul Fahrzeuge fehlt der Logistik-Bereich in der Detailansicht eines Berichts; im Editor bleibt er.
• Das Runden auf das Abrechnungsintervall betrifft Berichte, die aus der Zeiterfassung oder aus einem Termin im Kalender entstehen — diese Wege gibt es nur bei eingeschaltetem Modul Zeiterfassung bzw. Kalender und Termine.

Reiter per Link ansteuern

Oben liegen acht Reiter: Allgemein, Arbeitszeiten, Bericht, Artikel, Logistik, Ressourcen, Rechnung und Formulare. Der aktive Reiter steht in der Adresszeile — du kannst einen Reiter also verlinken oder als Lesezeichen ablegen und landest beim nächsten vollständigen Seitenaufruf wieder dort.

Ein Speichern für sieben der acht Reiter — Formulare ist ein Sonderfall

Rechts oben liegt die Schaltfläche Speichern. Für die ersten sieben Reiter gibt es keine getrennten Schaltflächen je Reiter — Speichern übernimmt deine Änderungen auf allen sieben Reitern auf einmal. Gespeichert wird dabei nur, was du geändert hast: Felder, die du nicht angefasst hast, bleiben, wie sie gespeichert sind. Arbeitet also gleichzeitig jemand anderes an einem anderen Reiter oder Feld, überschreibt dein Speichern dessen Änderungen nicht; nur wenn ihr beide dasselbe Feld ändert, gilt der Wert, der zuletzt gespeichert wird. Hast du nichts geändert, meldet flinkest „Es gibt keine Änderungen zum Speichern.“ Ein Erfolg meldet sich mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert"; andere geöffnete Sitzungen übernehmen die neuen Werte von selbst.

Geprüft wird, was du änderst. Passt eine Änderung nicht zusammen — etwa ein aktivierter Zuschlag ohne Artikel oder ein Nummernkreis ohne {number} —, speichert flinkest nichts und zeigt die Meldung direkt am betroffenen Feld; der Reiter mit dem Feld färbt sich rot. Eine Einstellung in einem anderen Reiter, die du nicht angefasst hast, hält dein Speichern nicht auf.

Rückfrage beim Verlassen. Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest „Ungespeicherte Änderungen“ nach: Zurück zur Bearbeitung bleibt auf der Seite, Ja, Änderungen verwerfen verlässt sie ohne zu speichern. Auch beim Neuladen oder Schließen des Browser-Tabs fragt der Browser vorher nach.

Formulare speichert jede Zeile für sich. Der Reiter Formulare hängt NICHT an diesem gemeinsamen Speichern-Knopf — seine zwei Kontrollkästchen je Formular schreiben sofort einzeln, sobald du sie anklickst (siehe Abschnitt Formulare unten). Verlässt du die Seite, ohne den großen Speichern-Knopf gedrückt zu haben, bleiben bereits angeklickte Formular-Kontrollkästchen trotzdem gespeichert.

Ab wann eine Änderung wirkt. Was die Rechnung betrifft — Zuschläge, Überstunden, Logistik, Gruppierung, Summieren, Reihenfolge —, liest flinkest erst in dem Moment, in dem aus einem Bericht ein Beleg entsteht. Bereits erzeugte Belege ändern sich nie; abgeschlossene, aber noch nicht verrechnete Berichte werden dagegen nach den neuen Regeln abgerechnet.

Allgemein

„Unterschreiben“-Funktion aktivieren

„Unterschreiben“-Funktion aktivieren entscheidet, wie ein Arbeitsbericht abgeschlossen wird. Ist das Kästchen an, heißt die Schaltfläche im Bericht Unterschreiben beziehungsweise Unterschreiben und Abschließen, und der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm. Ist es aus, gibt es stattdessen nur Abschließen ohne Unterschrift. Bei eingeschalteter Unterschrift lässt flinkest das Abschließen ohne Unterschrift auch auf keinem anderen Weg zu — auch nicht aus den nativen Apps; der Versuch endet mit „Eine Unterschrift ist erforderlich: Schließen Sie den Arbeitsbericht mit einer Unterschrift ab." Das wirkt bis in die Arbeitsberichte-Liste: Mehrere Berichte auf einmal abschließen geht nur bei ausgeschalteter Unterschriften-Funktion.

Was beim Abschließen passiert. Ob mit oder ohne Unterschrift: flinkest vergibt in diesem Moment die Nummer des Berichts (siehe Nummerierung der Arbeitsberichte) und baut das PDF neu, ohne Entwurfs-Wasserzeichen. Beim Unterschreiben kommt die Unterschrift ins PDF, und es wird zusätzlich als eigenes Dokument am Bericht abgelegt. Ab dann ist der Bericht geschlossen: Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen und Fahrten lassen sich nicht mehr ändern. Details stehen bei Arbeitsbericht-Details.

Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden

Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden blendet die Aktion Wiedereröffnen am abgeschlossenen Bericht ein. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer zusätzlich das eigene Recht zum Wiedereröffnen hat; ohne die Einstellung weist flinkest die Aktion auch dann ab, wenn jemand sie auf anderem Weg auslöst („Das Wiederöffnen von Arbeitsberichten ist in den Einstellungen deaktiviert"). Daneben steht der Hinweis „Wenn ein Arbeitsbericht wieder geöffnet wird, geht die Unterschrift verloren und der Arbeitsbericht muss erneut unterschrieben werden". Dazu kommt, was der Hinweis nicht sagt: Auch die Nummer des Berichts fällt weg. Beim erneuten Abschließen bekommt er eine Nummer nach den dann gültigen Regeln der Nummerierung. Was Wiedereröffnen im Einzelnen macht, steht bei Arbeitsbericht-Details.

Verrechnete Berichte lassen sich nicht wiedereröffnen

Auch mit der Einstellung oben lässt sich ein Bericht nicht wiedereröffnen, aus dem schon ein Beleg (Rechnung oder Lieferschein) erzeugt wurde, der nicht storniert ist, oder der mit Als verrechnet markieren gekennzeichnet wurde — seine Zeiten und Artikel sollen nicht hinter dem Rücken des Belegs wieder änderbar werden. flinkest meldet dann „Dieser Arbeitsbericht wurde bereits verrechnet und kann nicht wieder geöffnet werden." Wiedereröffnen geht erst wieder, wenn der Beleg storniert oder die Markierung über Markierung „verrechnet“ entfernen zurückgenommen ist.

Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen

Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen macht das Feld Objekt zur Pflicht für den Abschluss: Ein Arbeitsbericht lässt sich erst abschließen oder unterschreiben, wenn das Objekt eingetragen ist. Das lohnt sich, wenn deine Kunden mehrere Gebäude oder Anlagen haben und auf dem fertigen Bericht nie offen bleiben soll, wo gearbeitet wurde; das Objekt steht im Kopf des Arbeitsbericht-PDFs. Entwürfe entstehen weiter ohne Objekt — über Neu in der Arbeitsberichte-Liste, aus einem Termin, aus der Zeiterfassung, als Duplikat oder Folgebericht — und lassen sich ohne Objekt speichern; im Arbeitsbericht-Editor trägt das Feld einen Pflichtstern. Fehlt das Objekt noch, sind Abschließen und Unterschreiben im Editor, in der Detailansicht und beim Sammel-Abschließen in der Liste vorab gesperrt, mit einem Hinweis, was fehlt. Die Einstellung wirkt ab sofort, auch auf Entwürfe, die schon vorher angelegt wurden.

Mitarbeiter nicht doppelt buchen

Doppelbuchung von Mitarbeitern in überlappenden Zeiträumen verhindern verhindert, dass derselbe Mitarbeiter für sich überschneidende Zeiträume doppelt als Arbeitszeit gebucht wird — die Prüfung läuft über alle Arbeitsberichte hinweg, nicht nur innerhalb eines Berichts. Ist das Kästchen an — der Standard für neue wie für bestehende Betriebe —, lehnt flinkest eine neue oder geänderte Arbeitszeit ab, sobald sie sich mit einer bestehenden Zeit desselben Mitarbeiters überschneidet: „Der Mitarbeiter ist von {von} bis {bis} bereits gebucht." Direkt aneinandergrenzende Zeiten (Ende der einen gleich Anfang der anderen) gelten nicht als Überschneidung. Dieselbe Prüfung greift beim Duplizieren eines Berichts und beim Anlegen eines Berichts aus einem Termin. Schaltest du das Kästchen aus, darf derselbe Mitarbeiter zur gleichen Zeit auf beliebig vielen Berichten stehen. Mehr dazu unter Arbeitsbericht bearbeiten.

Ausgefüllte Formulare beim Duplizieren übernehmen

Im Block Duplizieren legst du mit Beim Duplizieren eines Arbeitsberichts ausgefüllte Formulare übernehmen fest, ob beim Duplizieren eines Arbeitsberichts das Kästchen Ausgefüllte Formulare übernehmen schon angehakt ist — ab Werk ist es aus. Der Hinweis darunter sagt: „Vorbelegung im Duplizieren-Dialog, dort für jede Kopie änderbar. Hochgeladene Dateien und Unterschriften werden nie kopiert.“ Was kopiert wird, entscheidet das Kästchen im Dialog: Bleibt es angehakt, bekommt das Duplikat die Formulare mit den Werten des Originals; ohne Häkchen hängt flinkest die zugewiesenen Formulare leer an, wie an jeden neuen Bericht. Übernommen werden nur Formulare, die im Reiter Formulare gerade zugewiesen und aktiv sind. Ist im übernommenen Formular nichts Erforderliches leer, gilt es in der Kopie gleich als vollständig und sperrt das Abschließen nicht.

Nummerierung der Arbeitsberichte

Jeder Arbeitsbericht bekommt beim Abschließen oder Unterschreiben seine Berichtsnummer — unter ihr findest du ihn in der Arbeitsberichte-Liste und im Titel der Arbeitsbericht-Details wieder. Wie diese Nummer aussieht, legst du im Block Nummerierung fest, etwa damit Arbeitsberichte sich auf den ersten Blick von Rechnungsnummern unterscheiden. Ein Entwurf hat nie eine Nummer.

Nummernkreis ist eine Vorlage aus freiem Text und Platzhaltern, ab Werk nur {number} — also die nackte fortlaufende Zahl. Die kleine Schaltfläche neben dem Feld öffnet die Leiste Platzhalter: mit {number} (fortlaufende Nummer, dort als Pflichtfeld gekennzeichnet), {number:3} (fortlaufende Nummer mit führenden Nullen, z. B. 001), {year} (Jahr des Arbeitsberichts, zweistellig, z. B. 26), {month} und {day} (Monat und Tag des Arbeitsberichts, je zweistellig). Ein Klick kopiert den Baustein in die Zwischenablage, eingefügt wird er von dir. Zusätzlich versteht der Nummernkreis {Year} mit großem Y für das vierstellige Jahr (z. B. 2026), auch wenn die Leiste ihn nicht anbietet. Aus AB-{year}-{number:3} wird so AB-26-007, aus AB{Year}{month}-{number} AB202606-7. Jahr, Monat und Tag kommen aus dem Datum des Arbeitsberichts, nicht aus dem Tag des Abschließens. Das ist der Beginn seiner frühesten Arbeitszeit; hat der Bericht keine Arbeitszeit, der früheste Beginn seiner Ressourcen und Fahrten bzw. der Tag, an dem der erste Artikel eingetragen wurde; hat er gar keine Positionen, der Tag des Abschließens — ein nachträglich erfasster Bericht vom Juni bekommt also auch im Juli eine Juni-Nummer.

{number} (oder {number:3}) gehört in jede Vorlage — ohne ihn hätten alle Berichte dieselbe Nummer. flinkest lehnt eine solche Vorlage deshalb schon beim Speichern ab, mit der Meldung am Feld Nummernkreis: „Der Nummernkreis muss den Platzhalter {number} enthalten – sonst bekommt jeder Arbeitsbericht dieselbe Nummer.“

Startnummer (ab Werk 1) ist die Untergrenze des Zählers — das Info-Symbol sagt: „Niedrigste zu vergebende Nummer. Liegt sie über dem aktuellen Zählerstand, geht es beim nächsten Arbeitsbericht mit dieser Nummer weiter“. flinkest vergibt immer die höchste bisher vergebene Nummer plus eins, nie aber weniger als die Startnummer. Gibt es im Zählzeitraum noch keinen nummerierten Bericht, beginnt der Zähler bei der Startnummer. Praktisch, wenn du eine bestehende Nummernfolge fortführen willst, etwa aus Papier-Arbeitsberichten oder einer bisherigen Software: Trag die nächste gewünschte Nummer als Startnummer ein, der nächste abgeschlossene Bericht springt darauf und zählt von dort weiter — auch wenn schon Berichte nummeriert sind. Setzt du die Startnummer dagegen unter den aktuellen Zählerstand, bleibt das wirkungslos; eine Nummer wird dadurch nie doppelt vergeben.

Zähler zurücksetzen steht ab Werk auf Nie. Mit Jährlich oder Monatlich beginnt die fortlaufende Nummer in jedem Kalenderjahr beziehungsweise -monat wieder bei der Startnummer — das Info-Symbol zeigt das am Beispiel „202606R001, 202607R001". Gezählt werden dabei nur Berichte, deren Datum im selben Jahr oder Monat liegt. Damit sich die Nummer im nächsten Zeitraum nicht wiederholt, verlangt flinkest beim Speichern bei Jährlich das Jahr ({Year} oder {year}) und bei Monatlich Jahr und {month} im Nummernkreis. Fehlt es, steht die Meldung am Feld, das du gerade geändert hast — am Nummernkreis oder an Zähler zurücksetzen.

Schon vergebene Nummern. Wurde eine Vorlage ohne diese Bausteine gespeichert, bevor flinkest das prüfte, kann beim Abschließen oder Unterschreiben eine Nummer entstehen, die ein anderer Bericht schon trägt. flinkest bricht dann ab, bevor PDF oder Unterschrift gespeichert werden — der Bericht bleibt Entwurf — und meldet „Die Arbeitsbericht-Nummer … ist bereits vergeben. Prüfen Sie den Nummernkreis in den Arbeitsbericht-Einstellungen: Er braucht {number} und, wenn der Zähler zurückgesetzt wird, das Jahr (und den Monat).“ Korrigiere den Nummernkreis und schließe den Bericht erneut ab.

Was eine Änderung bewirkt. Nummernkreis, Startnummer und Zurücksetzen wirken nur auf Berichte, die ab jetzt abgeschlossen werden. Bereits nummerierte Berichte behalten ihre Nummer, auch beim Archivieren und Entarchivieren; nur ein wiedereröffneter Bericht verliert sie und bekommt beim erneuten Abschließen eine neue nach den dann gültigen Regeln.

Wo die Nummer erscheint. Die nach dem Nummernkreis gebildete Nummer, etwa AB-26-007, steht überall gleich: in der Arbeitsberichte-Liste, in den Arbeitsbericht-Details, im PDF des Berichts, in der Zeile „Arbeitsbericht" auf einem daraus erstellten Beleg, in der Überschrift „Arbeitsbericht #… vom …:" auf der Rechnung (siehe Gruppierung der Positionen) und im Mail-Platzhalter {number}. Ein bereits unterschriebenes PDF behält die Nummer, die beim Unterschreiben gedruckt wurde. Berichte, die nummeriert wurden, bevor es den Nummernkreis gab, zeigen überall ihre fortlaufende Zahl.

Mailtext und Platzhalter für die Kundenbenachrichtigung

Im Abschnitt Mailversand hinterlegst du E-Mail Betreff (einzeilig) und E-Mail Nachricht (formatierter Text). Diese Vorlage nutzt flinkest für den automatischen Versand nach der Unterschrift (siehe unten) und als Vorbelegung, wenn du einen abgeschlossenen Bericht in den Arbeitsbericht-Details von Hand per E-Mail versendest. Neben beiden Feldern öffnet eine kleine Schaltfläche die Leiste Platzhalter: mit drei Bausteinen — {number} für die Berichtsnummer, wie sie der Nummernkreis bildet (etwa AB-26-007), {date} für das Anlagedatum des Berichts (nicht das Einsatzdatum) und {contact_name} für den Namen des Kunden. Ein Klick kopiert den Baustein in die Zwischenablage, du fügst ihn selbst an der gewünschten Stelle ein. Andere Platzhalter bleiben wörtlich stehen.

Automatischer Mailversand nach der Unterschrift

Arbeitsbericht nach der Unterschrift automatisch an die hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse senden erscheint nur, solange die Unterschriften-Funktion oben eingeschaltet ist — automatischer Versand ergibt nur Sinn, wenn es überhaupt eine Unterschrift gibt. Ein Bericht, der ohne Unterschrift abgeschlossen wird, löst keine Mail aus. Ist das Kästchen angehakt, verschickt flinkest die Mail unmittelbar nach dem Unterschreiben an die E-Mail-Adresse des Kunden, mit dem unterschriebenen PDF im Anhang; Betreff und Text kommen aus den beiden Feldern darüber, die Platzhalter werden ersetzt. Die Mail erscheint danach im Mail-Verlauf des Berichts, des Kunden und — falls zugeordnet — des Projekts. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse hinterlegt, passiert nichts — der Bericht wird trotzdem abgeschlossen, eine Fehlermeldung siehst du nicht; auch ein fehlgeschlagener Versand bricht das Unterschreiben nicht ab. Prüfe die Adresse also beim Kunden, wenn eine erwartete Mail ausbleibt. Versendet wird über das verbundene E-Mail-Konto des Betriebs; ist keines verbunden, geht keine Mail hinaus, und der Dialog „Unterschreiben“ am Bericht weist vorher in Rot darauf hin. Wer den Bericht an eine andere oder mehrere Adressen schicken will, nutzt die Versandfunktion am einzelnen Bericht (siehe Arbeitsbericht-Details).

Arbeitszeiten

Dieser Reiter ist der wichtigste für die Abrechnung: Was hier steht, entscheidet, welche Arbeitszeit-Positionen später auf der Rechnung landen und welchen Betrag sie haben.

Abrechnungsintervall

Abrechnungsintervall legt das Zeitraster fest: 1 Minute, 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag (24 Stunden). Das Info-Symbol am Feld fasst die Regel zusammen: „Beginn und Ende einer Arbeitszeit müssen in diesem Raster liegen, z. B. erlaubt 15 Minuten 08:00, 08:15, 08:30. Aus der Zeiterfassung oder aus einem Termin erstellte Arbeitsberichte werden darauf gerundet." Das Raster wirkt an vier Stellen:

• Beim Erfassen im Arbeitsbericht-Editor: Die Zeitauswahl bietet nur Zeiten im Raster an; bei 1 Minute erscheint stattdessen ein freier Datums-/Zeitbereich. Passt eine Minute trotzdem nicht, wird nicht gespeichert, sondern gemeldet: „Die Minute des Datums muss durch das Abrechnungsintervall von 15 Minuten teilbar sein." Bei 1 Stunde und 1 Tag (24 Stunden) sind nur volle Stunden erlaubt. Eine selbst eingetragene Arbeitszeit rundet flinkest nie.
• Beim Anlegen aus Zeiterfassung oder Termin: Erfasst du in der Zeiterfassung eine Zeit mit Kunde, bietet flinkest an, daraus gleich einen Arbeitsbericht anzulegen; ebenso legt Arbeitsbericht erstellen an einem Termin im Kalender einen Bericht mit einer Arbeitszeit je Teilnehmer an (bei einem ganztägigen Termin ohne Arbeitszeit). Diese Zeiten werden auf das Raster erweitert — Beginn nach unten, Ende nach oben, bei 1 Stunde und 1 Tag (24 Stunden) auf volle Stunden —, damit sie die Prüfung oben bestehen.
• Bei Fahrzeit als Arbeitszeit: Das Fahrtenbuch behält die tatsächliche Abfahrts- und Ankunftszeit, und genau diese Zeiten stehen auch im Text der Kilometer-, Pauschal- und Fahrzeit-Position auf dem Beleg, soweit die Positionstexte Uhrzeiten zeigen. Nur die Stundenmenge der Fahrzeit-Position folgt dem Raster — sie zählt jede angefangene Rastereinheit, siehe Fahrzeit als Arbeitszeit werten.
• Beim Verrechnen: Überstunden und alle Zuschläge werden in Rasterschritten gezählt; gezählt werden nur Rasterschritte, die auf dem Raster beginnen — eine Nachtschicht von 22:00 bis 22:45 ergibt bei 15 Minuten drei Rasterschritte, also 0,75 Stunden.

Achtung beim Umstellen. Bereits erfasste Arbeitszeiten werden nicht umgerechnet. Lässt sich eine alte Zeit nicht mehr speichern, passen ihre Minuten meist nicht ins neue Raster. Beim Verrechnen noch nicht abgerechneter Berichte gilt das neue Raster aber bereits — für die Stundenmenge der Fahrzeit, für Überstunden und für Zuschläge. Bereits erzeugte Belege bleiben, wie sie sind.

Montage-Partien aktivieren

Im Abschnitt Montage-Partien schaltet Unterstützung für Montage-Partien aktivieren die Gruppenerfassung frei: Mehrere Mitarbeiter arbeiten unter einer gemeinsamen Zeitbuchung, statt einer Zeile je Mitarbeiter — sinnvoll, wenn ein Team gemeinsam beim Kunden ist und zu einem gemeinsamen Stundensatz verrechnet wird. Ist die Funktion an, bekommt der Arbeitsbericht-Editor eine Schaltfläche, um eine Partie hinzuzufügen, und jede Tätigkeit für Arbeitsberichte braucht zusätzlich einen eigenen Artikel für Montage-Partie für den Partie-Stundensatz. Ab Werk ist dafür der Artikel „Partiestunde“ (180,00 € netto je Stunde) bei der Tätigkeit „Arbeit“ eingetragen — den Preis passt du in den Artikeldetails an. Auf der Rechnung steht eine Partie als Position mit diesem Artikel; die Stunden werden durch die Zahl der beteiligten Mitarbeiter geteilt. Zusätzlich entstehen Überstunden und Zuschläge je Mitarbeiter, solange Überstunden und Zuschläge auch für Montage-Partien angehakt ist, siehe Überstunden und Zuschläge für Montage-Partien. Garantie- und verrechnungsfreie Zeiten der Partie behandelt Nicht verrechenbare Positionen sichtbar machen. Wie Partien im PDF erscheinen, steuerst du im Reiter Bericht.

Erinnerung an den eigenen Partie-Satz. 180 € netto ist nur ein Startwert — der richtige Partie-Satz hängt an deinen Preisen. Solange die „Partiestunde“ noch genau diesen Werkspreis hat und bei einer sichtbaren Tätigkeit als Artikel für Montage-Partie eingetragen ist, steht in diesem Abschnitt der Hinweis „Der Partie-Artikel „Partiestunde“ hat noch den Werkspreis. Tragen Sie dort Ihren eigenen Stundensatz für Partien ein.“; Artikel öffnen führt direkt zum Artikel. Der Hinweis erscheint unabhängig davon, ob die Partien schon eingeschaltet sind, damit du den Satz festlegst, bevor die erste Partie verrechnet wird. Sobald du den Preis des Artikels änderst, verschwindet er.

Erst die Tätigkeiten, dann das Kästchen. Einschalten lassen sich die Partien nur, wenn jede Tätigkeit schon einen Artikel für Montage-Partie hat — der Hinweis unter dem Kästchen sagt das, und Arbeitsbericht-Tätigkeiten öffnen führt dich direkt zur Liste. Fehlt der Artikel noch bei einer Tätigkeit (etwa bei einer neu angelegten) oder ist ihr Artikel inzwischen gelöscht, lehnt flinkest das Speichern ab: Unter dem Kästchen steht „Montage-Partien können nicht aktiviert werden, solange diese Tätigkeiten keinen Artikel für Montage-Partie haben: …" mit den Namen der betroffenen Tätigkeiten, und die Partien bleiben aus. Ausgeblendete Tätigkeiten zählen dabei nicht. Trag den Artikel bei den genannten Tätigkeiten nach und speichere erneut.

Solange die Partien an sind, lässt sich keine Tätigkeit ohne diesen Artikel speichern. Ein Artikel, der bei einer Tätigkeit als Artikel für Montage-Partie hinterlegt ist, lässt sich nicht löschen — egal, ob die Partien an oder aus sind. Ausschalten geht jederzeit; auch danach lässt sich der Artikel für Montage-Partie bei einer Tätigkeit nur leeren, wenn keine noch nicht verrechnete Partie sie verwendet.

Überstunden und Zuschläge für Montage-Partien

Die Partie-Position bezahlt die gemeinsame Einsatzdauer zum Partie-Satz. Wer aber am Abend, am Samstag oder über die Überstundenschwelle hinaus arbeitet, tut das als einzelner Mitarbeiter — deshalb rechnet flinkest Überstunden und Zuschläge auch bei Partien je Person. Dafür steht im Abschnitt Montage-Partien das Kästchen Überstunden und Zuschläge auch für Montage-Partien, ab Werk angehakt. Ist es an, zählt jede Zeit in einer Partie für ihren Mitarbeiter wie eine Einzelzeit: Sie wird mit seinen übrigen Zeiten desselben Tages für die Überstundenschwelle zusammengezählt und löst die Zuschläge für Abend und Nacht, Samstag sowie Sonn- und Feiertage aus — als eigene Positionen mit den Überstunden- und Zuschlagsartikeln dieses Reiters, nicht mit dem Partie-Artikel und nicht mit einem persönlichen Stundensatz. Die Partie-Position selbst bleibt dabei unverändert.

Ausschalten solltest du das Kästchen, wenn dein Partie-Satz Überstunden und Zuschläge schon enthält — so sagt es auch das Info-Symbol: „Jedes Partie-Mitglied bekommt Überstunden und Zuschläge wie bei Einzelzeiten, mit den globalen Zuschlagsartikeln. Schalten Sie das aus, wenn Ihr Partie-Satz diese bereits enthält." Dann stehen für eine Partie nur ihre Partie-Positionen auf der Rechnung, und ihre Zeiten zählen auch nicht zur Überstundenschwelle.

Tagesgruppen. Ein Zuschlag gehört zu dem Tag, an dem die Zeit beginnt, aus der er entsteht; die Partie-Position steht am Tag der ersten Zeit der Partie. Bei Nach Tag gruppieren kann ein Zuschlag deshalb in einer anderen Tagesgruppe stehen als die Partie-Position, etwa wenn eine Partie über mehrere Tage geht.

Garantie und verrechnungsfrei. Die Kennzeichen wirken je Zeit, wie bei der Partie-Position selbst: Ist Garantie-/verrechnungsfreie Arbeitszeiten mit 0 EUR anzeigen aus, zählt eine als Garantie oder verrechnungsfrei gekennzeichnete Zeit der Partie weder für die Zuschläge noch zur Überstundenschwelle ihres Mitarbeiters; die übrigen Zeiten der Partie zählen normal. Mit dem Kästchen gilt das Kennzeichen der Zeit auch für die Zuschläge aus ihr: Sie erscheinen mit 0 € und Vermerk. Weil Überstunden je Mitarbeiter und Tag aus allen seinen Zeiten zusammen entstehen, bekommt dabei die ganze Überstundenposition des Mitarbeiters an diesem Tag den Vermerk — auch der Anteil aus seinen bezahlten Zeiten, wie unter Nicht verrechenbare Positionen sichtbar machen beschrieben.

Regelarbeitszeit und Überstundenschwelle

Der Abschnitt Wochentag beschreibt den normalen Arbeitstag: Normale Arbeitsstunden an Wochentagen als Zeitfenster von … bis …, dazu Überstunden starten nach … Stunden — ab wie vielen Stunden innerhalb dieses Fensters Überstunden beginnen — und der Überstunde Artikel, mit dem sie verrechnet werden. Sein Verkaufspreis ist laut Info-Symbol der Überstundensatz. Bleibt Überstunden starten nach leer oder auf 0, entstehen keine Überstunden. Dieses Fenster betrifft nur die Verrechnung an den Kunden; mit den Soll-Stunden der Arbeitszeitmodelle in der Zeiterfassung hat es nichts zu tun.

So rechnet flinkest. Gezählt werden je Mitarbeiter und Tag nur die Stunden, die im Zeitfenster liegen; Zeiten in Montage-Partien zählen mit, solange Überstunden und Zuschläge auch für Montage-Partien an ist. Wer vor Fensterbeginn oder nach Fensterende arbeitet, erzeugt dadurch keine Überstunden, dafür greift der Nachtschicht-Zuschlag weiter unten. Alles über der eingestellten Stundenzahl kommt als zusätzliche Position auf die Rechnung, die Grundstunden bleiben vollständig verrechnet: Bei einem Fenster von 10:00 bis 18:00, einer Grenze von 2 Stunden und einem Einsatz von 08:00 bis 18:00 stehen auf der Rechnung 10 Stunden zum normalen Satz und zusätzlich 6 Überstunden. Der Überstundenartikel ist also ein Aufschlag, kein Ersatztarif — kalkuliere seinen Preis entsprechend.

Der vorbelegte Artikel „Überstunden". Ist eine Überstundengrenze eingetragen, aber kein Artikel dafür, hat flinkest einen Dienstleistungs-Artikel Überstunden mit dem Preis 0 angelegt und hier eingetragen. Solange du ihm im Artikelstamm keinen Preis gibst, erscheinen Überstunden zwar als eigene Zeile auf der Rechnung, kosten aber nichts zusätzlich.

Überstundengrenze nur mit Artikel. Ist eine Überstundengrenze eingetragen und das Feld Überstunde Artikel leer, steht darunter sofort — schon beim Öffnen der Seite — „Artikel ist erforderlich, sobald eine Überstunden-Grenze gesetzt ist". Änderst du Grenze oder Artikel so, dass eine Grenze ohne Artikel übrig bliebe, lehnt flinkest das Speichern ab: „Wählen Sie einen Artikel für die Überstunden-Verrechnung oder entfernen Sie die Überstunden-Grenze". Entweder du wählst einen Artikel oder du leerst die Grenze.

Stundensatz je Mitarbeiter

Welcher Artikel die Grundstunden einer Arbeitszeit verrechnet, kommt normalerweise von der Tätigkeit, die bei der Zeit gewählt ist; fehlt dort ein Artikel, springt die als Standard markierte Tätigkeit ein (oder die einzige, wenn es nur eine gibt). Hat ein Mitarbeiter einen eigenen Stundensatz, gehört der nicht hierher, sondern in den Benutzerdetails in den Reiter Arbeitsberichte: Ein dort gewählter Artikel für Stundensatz hat Vorrang vor dem Artikel der Tätigkeit — für alle Arbeitszeiten dieses Mitarbeiters und, bei Fahrzeit ist Arbeitszeit, auch für die Fahrzeit, die er als Fahrer gebucht hat. So verrechnest du etwa einen Lehrling und einen Meister zu verschiedenen Sätzen, ohne für jeden eigene Tätigkeiten anzulegen. Überstunden und Zuschläge kommen weiterhin aus diesem Reiter, unabhängig vom Stundensatz des Mitarbeiters. Die Tätigkeit (bzw. die Standard-Tätigkeit) braucht trotzdem einen Artikel; fehlt er, bricht die Belegerzeugung mit „Kein Artikel für die Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt" ab, auch wenn der Mitarbeiter einen eigenen Stundensatz hat.

Zuschläge für Wochentag, Samstag und Sonn-/Feiertag

Drei weitere Abschnitte definieren Zuschläge. Jeder ist ein Kästchen, das beim Anhaken weitere Felder aufklappt; jeder aktive Zuschlag erzeugt eine eigene zusätzliche Position auf der Rechnung, zusätzlich zur normalen Arbeitszeit. Der Preis des jeweiligen Artikel ist der Zuschlag je Stunde.

Abschnitt	Kästchen	Wann der Zuschlag greift
Wochentagszuschlag	berechne Überstunden-Zuschläge	Felder nach … Überstunden, zwischen … und … Uhr: ab der eingestellten Zahl an Überstunden, innerhalb der Regelarbeitszeit
Wochentagszuschlag	berechne Zuschläge für Nachtschichten	für alle Stunden außerhalb der Regelarbeitszeit (angezeigt als zwischen Fensterende und Fensterbeginn), Montag bis Freitag — nicht an Feiertagen
Samstagszuschlag	berechne Zuschläge für Tagschichten an Samstagen	im eigenen Samstag-Tagfenster (Startzeit … bis …)
Samstagszuschlag	berechne Zuschläge für Nachtschicht an Samstagen	außerhalb dieses Samstag-Tagfensters, am Samstag
Zuschläge für Sonn- und Feiertage	berechne Zuschläge für Sonntage und/oder Feiertage	jede Stunde an einem Sonntag oder Feiertag, ganztägig

Welche Tage Feiertage sind, kommt aus dem Feiertagskalender des Landes, das in den Allgemeinen Einstellungen als Firmensitz hinterlegt ist. Der Samstag-Nachtzuschlag nimmt das Gegenstück des Samstag-Tagfensters — er setzt also voraus, dass das Tagfenster sinnvoll eingestellt ist.

Der Überstunden-Zuschlag teilt die Überstunden auf. Steht dort „nach 2 Überstunden", laufen die ersten 2 Überstunden zum Überstundenartikel, jede weitere zum Zuschlagsartikel: Bei 6 Überstunden entfallen 2 Stunden auf den Überstundenartikel und 4 Stunden auf den Zuschlagsartikel — die Schwelle greift genau beim eingetragenen Wert. Ohne angehakten Überstunden-Zuschlag laufen alle Überstunden zum Überstundenartikel.

Nachtzuschlag unter der Woche nur Montag bis Freitag

Samstag, Sonntag und Feiertage haben ihre eigenen Zuschläge. Damit sich die Zuschläge nicht stapeln, zählt der Nachtschicht-Zuschlag des Abschnitts Wochentagszuschlag nur Stunden von Montag bis Freitag, die nicht auf einen Feiertag fallen — auch wenn Stunden am Wochenende oder an einem Feiertag außerhalb der Regelarbeitszeit liegen. Ein Einsatz am Abend eines Feiertags bekommt also keinen Wochentags-Nachtzuschlag zusätzlich zum Sonn- und Feiertagszuschlag. „Nachtschicht" heißt dabei schlicht „außerhalb des Regelarbeitszeit-Fensters", nicht „zwischen 22 und 6 Uhr" — wer das Fenster eng zieht, erzeugt entsprechend viel Nachtschicht-Zuschlag.

Jeder aktive Zuschlag braucht einen Artikel

Zu jedem aktivierten Zuschlag gehört ein Artikel. Fehlt er, steht unter dem Feld sofort „Artikel ist erforderlich, wenn der Zuschlag aktiv ist". Schaltest du einen Zuschlag ein, ohne einen Artikel zu wählen, oder entfernst du den Artikel eines aktiven Zuschlags, lehnt flinkest das Speichern ab: Die Meldung steht am Artikel-Feld des Zuschlags, der Reiter Arbeitszeiten färbt sich rot, und nichts aus diesem Speichervorgang wird übernommen. Wähle den Artikel aus oder schalte den Zuschlag wieder aus und speichere erneut.

Ein eingetragener Überstunden- oder Zuschlagsartikel lässt sich nicht löschen, solange er hier steht: Im Artikelstamm fehlt dann Löschen im Zeilenmenü, und über die Schnittstelle lehnt flinkest mit „Dieser Artikel ist in den Einstellungen als Abrechnungsartikel für Arbeitsberichte konfiguriert und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie ihn zuerst aus den Einstellungen." ab — trage zuerst hier einen anderen Artikel ein.

Bericht

Dieser Reiter steuert das PDF des Arbeitsberichts — mit einer Ausnahme, dem Ersatznamen für Mitarbeiter, der auch auf der Rechnung wirkt.

Was das PDF sonst zeigt, ohne dass es hier einen Schalter gibt. Einzelne Arbeitszeiten und Artikel, die auf Garantie oder verrechnungsfrei gebucht sind, stehen mit einem Vermerk „Garantie" bzw. „verrechnungsfrei" auf dem PDF — der Kunde sieht die erbrachte Leistung. Im Abschnitt „Anfahrt" erscheinen nur verrechenbare Fahrten; stornierte und verrechnungsfreie Fahrten fehlen dort.

Ab wann eine Änderung dieses Reiters sichtbar ist. Ein Entwurf baut sein PDF bei jedem Öffnen neu — eine Umstellung hier wirkt dort sofort. Ein ohne Unterschrift abgeschlossener Bericht behält sein PDF vom Abschließen, auch wenn du ihn nur ansiehst; die Umstellung erscheint dort erst, wenn sein PDF neu gebaut wird — beim Archivieren, Entarchivieren oder Wiedereröffnen. Der Versand per E-Mail schickt das gespeicherte PDF und baut es nicht neu. Ein unterschriebener Bericht behält dagegen genau das PDF, das im Moment der Unterschrift entstanden ist.

Namen in der Montage-Partie anzeigen

Namen der Mitarbeiter in der Montage-Partie anzeigen betrifft nur die Montage-Partien im PDF. Eine Partie steht dort als Block „Montage-Partie" mit ihrer Gesamtdauer, darunter je beteiligtem Mitarbeiter eine Unterzeile mit Dauer, Zeitraum und gegebenenfalls Garantie- oder Verrechnungsfrei-Vermerk. Mit dem Kästchen steht in jeder Unterzeile zusätzlich der Name des Mitarbeiters; ohne es bleiben die Unterzeilen namenlos. Einzelne Arbeitszeiten außerhalb einer Partie nennen den Mitarbeiter immer — unabhängig von diesem Kästchen.

Tätigkeitsspalte anzeigen

Tätigkeitsspalte im Arbeitsbericht anzeigen ergänzt die Arbeitszeittabelle im PDF um eine Spalte Tätigkeit mit dem Namen der Tätigkeit jeder Arbeitszeit — nützlich, wenn der Kunde sehen soll, wofür welche Stunde angefallen ist.

Mitarbeiter anonymisieren

Alternativen Anzeigenamen für Mitarbeiter am Arbeitsbericht und auf der Rechnung verwenden ersetzt die Klarnamen der Mitarbeiter — etwa weil ein Kundenvertrag das verlangt oder dein Betrieb Namen aus Datenschutzgründen nicht weitergibt. Ist das Kästchen an, erscheint darunter das Pflichtfeld Angezeigter Name für Mitarbeiter für den Ersatztext (z. B. „Techniker"). Bleibt es leer, speichert flinkest nicht und meldet am Feld: „Geben Sie den angezeigten Namen für Mitarbeiter ein – er ersetzt deren Namen auf Arbeitsberichten und Rechnungen.“ Fehlt der Ersatztext trotzdem, etwa weil er vor dieser Prüfung leer gespeichert wurde, steht statt des Namens „Mitarbeiter“ — nie eine leere Stelle und nie der echte Name.

Hat ein Mitarbeiter in den Benutzerdetails im Reiter Arbeitsberichte einen eigenen Name am Arbeitsbericht hinterlegt (etwa „Techniker 3"), geht dieser dem Ersatztext vor. Der persönliche Name wirkt nur, solange dieses Kästchen an ist; ohne das Kästchen stehen überall Vor- und Nachname.

Der Ersatzname wirkt an zwei Stellen: im Arbeitsbericht-PDF und in den Positionstexten der daraus erzeugten Rechnung — bei Grundstunden, Überstunden, Zuschlägen, Montage-Partien und Fahrzeit, solange dort Mitarbeiternamen andrucken eingeschaltet ist. Er ist damit die einzige Einstellung dieses Reiters, die auf einem Beleg sichtbar wird.

Fotos ins PDF aufnehmen

Fotos ins Arbeitsbericht-PDF aufnehmen hängt die am Bericht hinterlegten Bilder im Abschnitt „Dokumentation" ans PDF an, vor das Unterschriftenfeld — berücksichtigt werden nur Bilddateien (PNG und JPEG), PDF- oder Office-Anhänge bleiben außen vor. Der Hinweis darunter ist ernst gemeint: „Viele oder große Fotos erhöhen die Ladezeit des PDFs".

Artikel

Artikelkatalog im Bericht einschränken

Der Reiter hat eine einzige Auswahl mit drei Möglichkeiten, und sie betrifft nur die Artikelauswahl innerhalb eines Arbeitsberichts: Alle (jeder Artikel wählbar), Nur Artikel aus den folgenden Kategorien oder Folgende Kategorien ausschließen — bei den letzten beiden erscheint ein Kategoriebaum zum Anhaken. Damit bekommt etwa ein Mitarbeiter beim Kunden nur Material und Dienstleistungen angeboten, die in einen Arbeitsbericht gehören, und keine Handelsware. Über dem Baum liegt Alle einklappen/Alle ausklappen. Unterkategorien gehören dazu: Ein Haken bei einer Oberkategorie hakt alle ihre Unterkategorien mit an und gilt auch für Unterkategorien, die du später darunter anlegst oder dorthin verschiebst — beim Erlauben genauso wie beim Ausschließen. Soll nur ein Teil gelten, nimm den Haken bei den Unterkategorien heraus, die nicht dazugehören; die Oberkategorie zeigt dann einen Teil-Haken und zählt selbst nicht mehr mit. Erlaubst du eine Unterkategorie ohne ihre Oberkategorie, steht sie im Artikel-Dialog des Berichts auf oberster Ebene. Die Kategorien selbst pflegst du unter Artikelkategorien.

Die Einschränkung wirkt in der Artikelsuche und in der Kategorieauswahl des Arbeitsberichts — Angebote, Rechnungen und die Artikelliste zeigen weiterhin das volle Sortiment. Sie ist keine Berechtigung, sondern eine Vorauswahl.

Logistik

Hier stehen die Regeln für die Anfahrt: welche Artikel gefahrene Kilometer und eine Anfahrtspauschale verrechnen und ob die Fahrzeit als Arbeitszeit zählt. Die Fahrten selbst erfasst ihr im Arbeitsbericht bzw. im Fahrtenbuch.

Anfahrtspauschale verrechnen

Pauschale für die Anfahrt verrechnen schaltet eine Anfahrtspauschale frei — üblich für kurze Einsätze in der Nähe, bei denen sich eine Kilometerabrechnung nicht lohnt. Angehakt blendet es drei weitere Felder ein: den Artikel für Anfahrtspauschale (dessen Verkaufspreis der Pauschalbetrag ist, Pflicht bei aktiver Pauschale), die Wahl Kilometer bei Fahrten mit Anfahrtspauschale und Minimum Kilometer für Entfall der Pauschale. Die Pauschale gilt je Fahrt, und nur für Fahrten unterhalb der eingetragenen Kilometergrenze; ab der Grenze entfällt sie.

Was mit den Kilometern einer Fahrt unter der Grenze passiert, legst du mit der Wahl fest — je nachdem, ob die Pauschale bei dir die Anfahrt abgilt oder nur ein Zuschlag ist:

• Pauschale und Kilometer verrechnen (Standard): „Jede Fahrt wird nach Kilometern verrechnet. Fahrten unter der Kilometergrenze bekommen zusätzlich die Anfahrtspauschale." Bei einer Grenze von 20 km und einer Fahrt über 5 km stehen Pauschale und die 5 Kilometer nebeneinander.
• Zuerst Pauschale, ab der Kilometergrenze Kilometer: „Fahrten unter der Kilometergrenze werden nur mit der Anfahrtspauschale verrechnet. Ab der Grenze wird nur nach Kilometern verrechnet." Bei 20 km Grenze kostet eine 5-km-Fahrt die Pauschale, eine 30-km-Fahrt die 30 Kilometer.

Die Wahl gilt überall, wo Fahrten verrechnet werden: beim Abrechnen einzelner oder mehrerer Arbeitsberichte und bei der Abrechnung eines Wartungsvertrags.

Lässt du das Kilometer-Feld leer, gilt die Pauschale für jede Fahrt — unabhängig von der Strecke; das Leerlassen ist also keine neutrale Einstellung, sondern schaltet die Grenze ab. Das Info-Symbol am Feld sagt es je nach Wahl passend: mit Pauschale und Kilometer verrechnen kommt die Pauschale dann zu jeder Fahrt dazu, mit Zuerst Pauschale, ab der Kilometergrenze Kilometer wird jede Fahrt nur mit der Pauschale verrechnet.

Kilometer-Artikel ist fast immer nötig

Artikel für Kilometer verrechnet gefahrene Strecken: Die Kilometer einer Fahrt sind die Menge, der Verkaufspreis des Artikels der Satz je Kilometer. Er wird gebraucht, sobald Fahrten nach Kilometern verrechnet werden — und das ist fast immer der Fall, weil jede im Editor erfasste Fahrt eine Kilometer-Position erzeugt, auch ohne Pauschale oder Fahrzeit-Anrechnung. Die einzige Ausnahme: Die Pauschale ist aktiv, gewählt ist Zuerst Pauschale, ab der Kilometergrenze Kilometer, und die Kilometergrenze ist leer. Dann wird jede Fahrt nur mit der Pauschale verrechnet, und der Kilometer-Artikel darf fehlen.

Ab Werk ist hier der Artikel Kilometergeld (Artikelnummer KM-001, Einheit km, 0,50 € netto je Kilometer) eingetragen, sodass Berichte mit Fahrten sofort verrechenbar sind. Den Satz je Kilometer änderst du in der Artikelverwaltung am Verkaufspreis dieses Artikels, oder du wählst hier einen eigenen Artikel.

Fehlt er, steht unter dem Feld „Artikel ist für die Kilometerabrechnung erforderlich". flinkest lehnt das Speichern einer Änderung an Pauschale, Wahl, Kilometergrenze oder Kilometer-Artikel ab, solange danach Kilometer verrechnet würden und kein Kilometer-Artikel eingetragen ist — mit oder ohne Pauschale. Die Meldung steht dann am Feld, der Reiter Logistik färbt sich rot. Den Kilometer-Artikel leeren kannst du also nur zusammen mit der Ausnahme oben. Ebenso braucht eine aktive Pauschale ihren Artikel für Anfahrtspauschale (Meldung „Artikel ist erforderlich, wenn der Zuschlag aktiv ist" am Feld).

Auch diese beiden Artikel lassen sich nicht löschen, solange sie hier eingetragen sind — derselbe Löschschutz wie bei den Zuschlagsartikeln im Reiter Arbeitszeiten, mit derselben Meldung im Artikelstamm.

Fahrzeit als Arbeitszeit werten

Fahrzeit ist Arbeitszeit übernimmt die Dauer jeder verrechenbaren Fahrt zusätzlich als normal bezahlte Arbeitszeit-Position auf die Rechnung — zusätzlich zu Kilometern und Pauschale, nicht statt ihnen. Die Position trägt den Namen des Fahrers und den Vermerk „Fahrzeit"; Fahrten ohne eingetragenen Fahrer sowie stornierte und verrechnungsfreie Fahrten zählen nicht. Verrechnet wird sie mit dem Artikel für Stundensatz des Fahrers, falls in den Benutzerdetails einer hinterlegt ist, sonst über die als Standard markierte Tätigkeit (oder die einzige, falls es nur eine gibt) — denn eine Fahrt hat selbst keine Tätigkeit. Eine solche Standard-Tätigkeit mit Artikel muss es auch dann geben, wenn der Fahrer einen eigenen Stundensatz hat; fehlt sie, bricht die Belegerzeugung mit „Kein Artikel für die Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt" ab, sobald eine Fahrt vorliegt.

Wie viele Stunden die Fahrzeit zählt. Die Fahrzeit folgt wie jede Arbeitszeit dem Abrechnungsintervall: Gezählt wird ab dem auf das Raster abgerundeten Beginn, und zwar jede angefangene Rastereinheit der Fahrtdauer. Bei 15 Minuten ergibt eine Fahrt von 07:35 bis 07:55 (20 Minuten) 0,5 Stunden, eine Fahrt von 07:44 bis 07:46 0,25 Stunden. Bei 1 Tag (24 Stunden) wird wie bei 1 Stunde auf angefangene Stunden gerundet, bei 1 Minute zählt die Fahrt minutengenau. Beginnt oder endet innerhalb dieses gezählten Zeitraums eine Arbeitszeit desselben Fahrers — auch in einem anderen Arbeitsbericht —, wird die Fahrzeit dort abgeschnitten, damit derselbe Zeitraum nicht doppelt verrechnet wird. Im Text der Position stehen trotzdem die tatsächlichen Fahrtzeiten aus dem Fahrtenbuch; die Stundenmenge kann deshalb etwas größer sein als der Abstand der angezeigten Uhrzeiten.

Zuschläge auf Fahrzeit anwenden

Zuschläge auch auf die Fahrzeit anwenden entscheidet, ob diese Fahrzeit auch für die Überstundenschwelle sowie für Nachtschicht-, Samstags- und Sonn-/Feiertagszuschläge zählt. Ist das Kästchen aus, wird die Fahrzeit zwar als Arbeitszeit bezahlt, drängt aber niemanden in die Überstunden und löst selbst keinen Zuschlag aus. Ist es an, zählt dafür der auf das Abrechnungsintervall gerundete Zeitraum der Fahrzeit (siehe oben), nicht die minutengenaue Fahrt. Das Info-Symbol nennt die Voraussetzung: Es wirkt nur zusammen mit Fahrzeit ist Arbeitszeit — ohne das gibt es keine Fahrzeit-Positionen, auf die sich ein Zuschlag anwenden ließe.

Ressourcen

Ressourcen im Arbeitsbericht einblenden

Ressourcen in Arbeitsberichten aktivieren schaltet im Arbeitsbericht-Editor und in der Detailansicht einen Bereich für vermietbare Geräte und Maschinen frei, die man einem Einsatz zuordnet und mit Einmal- und Mietgebühr verrechnet. Der Bereich erscheint nur, solange zusätzlich das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ausschalten blendet nur aus: Bereits erfasste Ressourcen-Einträge bleiben am Bericht und werden weiterhin verrechnet, auch wenn der Bereich nicht mehr zu sehen ist. Die Geräte und ihre Mietsätze pflegst du unter Ressourcen. Die Überbuchungssperre hängt nicht an diesem Kästchen, sondern an der Ressource.

Überbuchungssperre der Ressource

Steht an einer Ressource unter Ressourcen Überbuchung zulassen aus, lehnt flinkest einen Ressourcen-Eintrag im Bericht ab, wenn das Gerät im selben Zeitraum schon in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen oder durch einen Termin belegt ist — etwa mit „Die Ressource {resource} ist zu dieser Zeit ({time}) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen.“ Umgekehrt prüfen auch Termine eine solche Ressource gegen ihre Einträge in Arbeitsberichten.

Rechnung

Dieser Reiter bestimmt, wie aus Arbeitsberichten eine Rechnung oder ein Lieferschein aufgebaut wird — einzeln über Beleg erstellen in den Arbeitsbericht-Details oder gesammelt über Beleg erstellen in der Mehrfachauswahl der Arbeitsberichte-Liste. Beide Wege folgen denselben Regeln.

Kundenpreise wirken auf jede Position. Für jeden Artikel, jede Ressource, jeden Stundensatz und die Kilometer- und Pauschalpositionen prüft flinkest beim Erzeugen des Belegs die beim Kunden hinterlegten Kundenpreise: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt — der erste Treffer gewinnt. Ob ein individueller Preis als Einzelpreis oder als Rabatt auf den normalen Preis erscheint, legt Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen fest (pro Kunde änderbar).

Gruppierung der Positionen

Gruppierung bestimmt, wie die Positionen aus Arbeitszeiten, Logistik, Artikeln und Ressourcen auf dem Beleg angeordnet werden. Sie gilt für einen einzeln erstellten Beleg genauso wie für einen Sammelbeleg aus mehreren Berichten:

• Keine Gruppierung — alle Positionen stehen flach untereinander. Im Sammelbeleg trennt eine Textzeile mit Nummer und Arbeitstag des Berichts, etwa „Arbeitsbericht #AB-26-007 vom 03.11.2026:", samt Beschreibung des Berichts die einzelnen Berichte.
• Nach Tag gruppieren — je Kalendertag entsteht genau eine Gruppe mit Wochentag und Datum, etwa „Montag, 3.8.2026". Darunter stehen alle Positionen dieses Tages aus den vier Blöcken (Logistik, Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen) in der eingestellten Reihenfolge, fortlaufend nummeriert. Die Tage folgen nach dem Datum. Rechnest du mehrere Berichte gemeinsam ab, landen gleiche Tage aller Berichte in derselben Gruppe.
• Nach Arbeitsbericht gruppieren — je Bericht entsteht eine nummerierte Gruppe mit Nummer und Arbeitstag, etwa „Arbeitsbericht #AB-26-007 vom 03.11.2026:" — bei einem Bericht über mehrere Tage mit dem Zeitraum, „vom 03.11.2026 - 05.11.2026:"; alle Positionen dieses Berichts stehen darunter, unabhängig vom Tag; Berichte werden nie vermischt. Im Sammelbeleg trägt die Gruppe auch die Beschreibung des Berichts. Beim Einzelbeleg steht die Beschreibung bereits im Kopftext des Belegs und wird in der Gruppe nicht wiederholt.

Welcher Tag zählt, ergibt sich aus dem Beginn: bei Fahrten und Arbeitszeiten aus der Startzeit, bei Ressourcen aus dem Beginn der Miete — eine Miete über mehrere Tage steht beim ersten Tag. Überstunden und Zuschläge stehen beim Tag der Stunden, aus denen sie entstehen, ein Artikel beim Tag seiner Arbeitszeit. Ein Artikel, der im Bericht an keine Arbeitszeit gekoppelt ist, steht beim Arbeitstag seines Berichts, wenn an dem Bericht nur an einem Tag gearbeitet wurde — also alle seine Arbeitszeiten am selben Tag beginnen. Nur bei einem Bericht über mehrere Tage (oder ganz ohne Arbeitszeiten) hat er kein eigenes Datum und erscheint als eigene, flache Position nach allen Tagesgruppen; rechnest du mehrere Berichte gemeinsam ab, entscheidet das jeder Bericht für sich.

Für Rechnungen aus Wartungsverträgen gelten weder die Gruppierung noch die Sortierung weiter unten: Dort folgen auf die Vertragspauschale und gegebenenfalls die Mehrstunden die Positionen der Berichte ohne Gruppen: je Bericht erst die Anfahrten, dann die Ressourcen, dann die Artikel. Fasst die Wartungsvertrags-Einstellung gleiche Artikel zusammen, stehen alle Anfahrten zuerst, dann alle Ressourcen, dann alle Artikel.

Gleiche Artikel summieren

Gleiche Artikel summieren fasst Positionen mit demselben Artikel zu einer Zeile zusammen — bei Arbeitszeiten, Artikeln und Ressourcen. So steht statt zehn gleicher Zeilen eine Zeile mit der summierten Menge; die einzelnen Zeiten, Namen und Beschreibungen bleiben als Text in der Beschreibung erhalten, so ausführlich, wie es die Positionstexte vorsehen. Die Beschreibung des Artikels aus der Artikelverwaltung steht dabei nur einmal am Anfang der zusammengefassten Zeile, nicht einmal pro Einzelzeile. Zusammengefasst wird auch über die Blöcke hinweg: Steht derselbe Artikel zum Beispiel als Arbeitszeit und zusätzlich als Material im Bericht, wird daraus eine Zeile — an der Stelle, an der er zuerst vorkommt. Logistik-Positionen (Kilometer und Pauschale) werden nie zusammengefasst und nehmen auch keine anderen Zeilen auf: Die Zeilen jeder Fahrt bleiben eigene Zeilen, so wie die Fahrt im Fahrtenbuch steht, und ob die Pauschale anfällt, entscheidet sich je Fahrt an ihren Kilometern. Summiert wird innerhalb jeder Gruppe, nicht über den ganzen Beleg hinweg — bei Nach Tag gruppieren je Tag, bei Nach Arbeitsbericht gruppieren je Bericht und bei Keine Gruppierung innerhalb der Positionen jedes Berichts.

Zusammengefasst wird nur, was wirklich gleich ist: bei Artikeln derselbe Artikel mit gleichem Namen, gleicher Einheit, gleichem Preis, Rabatt und Steuersatz. Freie Artikel ohne Artikelstamm und Zeilen mit abweichendem Preis bleiben einzeln — der Rechnungsbetrag ändert sich durch das Zusammenfassen nie. Bezahlte und nicht verrechnete Positionen bleiben getrennt: Eine Garantie- oder verrechnungsfreie Position desselben Artikels landet nie auf derselben Zeile wie eine reguläre und setzt also keine bezahlten Stunden oder Artikel auf 0.

Für die Abrechnung von Wartungsverträgen gilt dieses Kästchen nicht — dort fasst die gleichnamige Einstellung in den Wartungsvertrags-Einstellungen zusammen.

Positionstexte auf der Rechnung

Unter jedem Artikel einer Arbeitszeit oder Fahrt steht auf dem Beleg ein kurzer Text: ab Werk Datum und Uhrzeit, bei Arbeitszeiten davor der Mitarbeiter, darunter die Notiz der Zeit beziehungsweise der Fahrt. Nicht jeder Kunde will das so genau sehen — der eine möchte jede Stunde mit Uhrzeit nachvollziehen, der andere nur den Tag oder nur die Summe, und die Notizen der Monteure sind oft eher für den Betrieb als für den Kunden geschrieben. Wie ausführlich dieser Text ist, legst du im Block Positionstexte auf Belegen aus Arbeitsberichten (Rechnung, Lieferschein) fest — er gilt für Rechnungen und Lieferscheine aus Arbeitsberichten gleichermaßen. Es ändert sich dabei nur der Text — Menge, Preis und Rechnungsbetrag bleiben immer gleich.

• Arbeitszeit: Datum und Uhrzeit — Datum und Uhrzeit (ab Werk, etwa „Mo, 03.11.2026 08:00-12:00“), Nur Datum („Mo, 03.11.2026“) oder Ohne Datum und Uhrzeit. Das Info-Symbol fasst zusammen: „Gilt für Arbeitszeit, Zuschläge, Partien und Fahrzeit. Es ändert sich nur der Text, nie Menge oder Preis. Bei Gruppierung nach Tag steht der Tag bereits in der Gruppenüberschrift.“ Die Überstunden-Position trägt nie einen Zeitraum, nur den Namen.
• Mitarbeiternamen andrucken (ab Werk an) — ohne Haken steht auf Arbeitszeit-, Überstunden-, Zuschlags- und Partiezeilen kein Name, auch nicht bei der Fahrzeit. Mit Haken und eingeschalteter Anonymisierung steht wie bisher der Ersatzname. Das Kästchen wirkt nur auf den Beleg: Welche Namen das PDF des Arbeitsberichts zeigt, regelt weiter der Reiter Bericht.
• Notizen der Zeitbuchungen andrucken (ab Werk an) — druckt die Notiz einer Arbeitszeit unter ihre Zeile. Die Kennung „Fahrzeit“ auf der Fahrzeit-Zeile ist keine Notiz und bleibt immer stehen.
• Fahrten: Datum und Uhrzeit mit denselben drei Stufen und Notizen der Fahrten andrucken (ab Werk an) — gelten für die Kilometer-Position und die Anfahrtspauschale jeder Fahrt, unabhängig von den Einstellungen für die Arbeitszeit. So kannst du etwa die Stunden mit Uhrzeit zeigen und die Fahrten nur mit Datum. Diese beiden wirken auch auf die Fahrten in Rechnungen aus Wartungsverträgen; dort steht das Datum immer in der Zeile, weil es keine Tagesgruppen gibt.

Unter den Feldern für die Arbeitszeit und unter denen für die Fahrten zeigt je eine Vorschau, wie eine Zeile mit den gerade gewählten Werten aussieht — noch bevor du speicherst, etwa „Mitarbeiter Mo, 03.11.2026 08:00-12:00“ und darunter „Notiz zur Zeitbuchung“. Bleibt kein Text übrig, steht dort „Nur Artikel und Menge“.

Bei Gruppierung nach Tag. Steht die Gruppierung auf Nach Tag gruppieren, trägt schon die Tagesgruppe das Datum. In den Zeilen darunter fällt es deshalb weg: Bei Datum und Uhrzeit steht nur noch „08:00-12:00“, bei Nur Datum gar keine Zeitangabe. Nur eine Zeit über Mitternacht behält ihren vollen Zeitraum mit beiden Tagen. Die Vorschau berücksichtigt das bereits.

Zusammen mit „Gleiche Artikel summieren". Bei Gleiche Artikel summieren listet die zusammengefasste Zeile jede einzelne Zeit mit ihren Stunden auf, etwa „… (4 Std.)“. Hat eine Zeit keinen Text mehr — Ohne Datum und Uhrzeit, Namen aus und keine Notiz —, entfällt auch ihre Zeile mit den Stunden. Von der zusammengefassten Position bleiben dann nur Artikel und Stundensumme — außer bei Fahrzeit als Arbeitszeit: deren Zeile „Fahrzeit (… Std.)“ bleibt stehen.

Wann die Einstellung greift. flinkest liest die Positionstexte beim Erzeugen eines Belegs aus Arbeitsberichten, und zwar einmal für den ganzen Beleg — eine Rechnung, Proforma Rechnung oder ein Lieferschein aus einem Bericht ist also genauso aufgebaut wie ein Sammelbeleg aus mehreren. Schon erstellte Belege ändern sich nicht.

Nicht verrechenbare Positionen sichtbar machen

Im Abschnitt Nicht verrechenbare Positionen auf Rechnung stehen drei Kästchen für Leistungen, die auf Garantie oder aus Kulanz erbracht wurden: Garantie-/verrechnungsfreie Artikel mit 0 EUR anzeigen, Garantie-/verrechnungsfreie Arbeitszeiten mit 0 EUR anzeigen und Verrechnungsfreie Logistik-Positionen mit 0 EUR anzeigen. Ohne Haken fehlen solche Positionen auf dem Beleg ganz. Mit Haken erscheinen sie mit dem Vermerk „Garantie" beziehungsweise „verrechnungsfrei" und dem Betrag 0 — Transparenz gegenüber dem Kunden, statt erbrachte Leistung einfach wegzulassen. In einer Montage-Partie gilt das je Zeit: Die gekennzeichneten Stunden werden aus der Partie herausgerechnet, die übrigen bleiben als Partie-Position verrechnet; mit Haken bei den Arbeitszeiten folgen die Garantie- und die verrechnungsfreien Stunden als je eigene Partie-Position mit 0 €. Auf dem PDF des Arbeitsberichts stehen Garantie- und verrechnungsfreie Arbeitszeiten und Artikel unabhängig davon immer mit ihrem Vermerk.

Wer Zeiten oder Artikel überhaupt auf Garantie oder verrechnungsfrei buchen darf, hängt an vier eigenen Rechten (je für Arbeitszeiten und Artikel); Fahrten im Arbeitsbericht als verrechnungsfrei markieren darf nur, wer das Recht Fahrten ohne Verrechnung buchen hat. Alle fünf vergibst du unter Rollen. Liegt an einem Tag eine verrechnungsfreie oder Garantie-Zeit unter den Stunden, die zu Überstunden führen, wird auch die daraus entstehende Überstundenposition so gekennzeichnet.

Reihenfolge der Positionsblöcke

Im Abschnitt Sortierung legst du per Ziehen oder mit den Pfeil-Schaltflächen fest, in welcher Reihenfolge die vier Blöcke Logistik, Arbeitszeiten, Artikel und Ressourcen auf einem Beleg aus Arbeitsberichten erscheinen — ab Werk in genau dieser Reihenfolge. Die Reihenfolge gilt in jedem Gruppierungsmodus: flach, bei Nach Tag gruppieren innerhalb jeder Tagesgruppe und bei Nach Arbeitsbericht gruppieren innerhalb jeder Arbeitsbericht-Gruppe.

Formulare

Welche Formulare für Arbeitsberichte gelten, legst du hier zentral fest

Dieser Reiter zeigt jedes aktive Formular aus dem Formular-Generator mit den Spalten Name, Beschreibung, Zugewiesen und Im PDF enthalten. Die beiden letzten sind Kontrollkästchen:

• Zugewiesen — legt fest, ob dieses Formular für Arbeitsberichte überhaupt gilt. Ist es an, hängt sich das Formular an jeden Arbeitsbericht-Entwurf an; ist es aus, spielt das Formular im Arbeitsbericht-Editor keine Rolle. Ein Klick zum Ausschalten fragt im Dialog Aus Arbeitsberichten entfernen zurück: „Möchten Sie dieses Formular wirklich aus den Arbeitsberichten entfernen? Bereits angehängte Ausfüllungen an bestehenden Arbeitsberichten bleiben unberührt." Mit Ja, entfernen bleibt eine bereits angehängte Ausfüllung gespeichert und in den Arbeitsbericht-Details im Reiter Formulare weiter sichtbar. Im Abschnitt Formulare des Editors erscheint sie aber nicht mehr, sie kommt nicht mehr ins PDF, und sie sperrt das Abschließen nicht mehr — auch nicht bei offenen Entwürfen, an denen sie noch unvollständig war. Neue Berichte bekommen das Formular ab diesem Moment gar nicht mehr angehängt. Die Einstellung Im PDF enthalten geht beim Ausschalten von Zugewiesen mit verloren: Weist du das Formular später wieder zu, ist sie zunächst aus. Ein im Formular-Generator deaktiviertes Formular wird ebenfalls nicht mehr angehängt und sperrt das Abschließen nicht mehr. Was damit schon vollständig ausgefüllt wurde, bleibt aber am Arbeitsbericht — in den Arbeitsbericht-Details, im Editor nur noch zum Lesen und im PDF, wenn Im PDF enthalten gesetzt ist; nur noch nicht vollständig ausgefüllte fallen weg. Seine Einstellungen hier bleiben erhalten; aktivierst du das Formular wieder, hängt es sich wieder an Entwürfe, und seine Ausfüllungen lassen sich wieder bearbeiten.
• Im PDF enthalten — druckt die bereits ausgefüllten Felder dieses Formulars auf das Arbeitsbericht-PDF (siehe unten). Erst zuschaltbar, wenn das Formular zugewiesen ist; ohne Zuweisung ist das Kästchen ausgegraut.

Eine Unterscheidung zwischen Pflicht- und optionalen Formularen gibt es hier nicht. „Pflicht" gibt es nur innerhalb eines Formulars: Welche Felder ausgefüllt sein müssen (Pflichtfeld) und welche wiederkehrende Gruppe mindestens eine Zeile braucht (Erforderlich), legst du beim Bearbeiten des Formulars im Formular-Generator fest.

Neue Formulare legst du nicht hier an — dafür gibt es die Formulare-Seite im Formular-Generator; Felder, Gruppen und Bedingungen baust du dort unter Formular bearbeiten. Dieser Reiter hängt ein dort bereits angelegtes, aktives Formular nur an die Arbeitsberichte an.

Zugewiesene Formulare hängen sich von selbst an jeden Entwurf

Ein Häkchen bei Zugewiesen reicht: Das Formular hängt sich danach automatisch an jeden Arbeitsbericht-Entwurf an — bei einem neuen Bericht sofort beim Anlegen, bei einem bereits bestehenden Entwurf spätestens beim nächsten Öffnen. Im Arbeitsbericht selbst gibt es kein Hinzufügen und kein Entfernen einzelner Formulare; der Abschnitt Formulare im Editor zeigt die hier zugewiesenen aktiven Formulare — dazu, nur zum Lesen, vollständig ausgefüllte eines inzwischen deaktivierten oder gelöschten Formulars.

Abschluss-Sperre. Ein angehängtes Formular gilt als unvollständig, solange mindestens ein sichtbares Pflichtfeld des Formulars leer ist oder eine sichtbare, als erforderlich markierte wiederkehrende Gruppe noch keine Zeile hat. Verlangt ein Formular nichts davon — auch weil sein einziges Pflichtfeld durch eine Bedingung ausgeblendet ist —, gilt es schon beim Anhängen als vollständig und sperrt nichts. Solange ein zugewiesenes Formular unvollständig ist, zeigt der Abschnitt Prüfen und Abschließen (bei eingeschalteter Unterschriften-Funktion Prüfen & Unterschreiben) im Editor den Hinweis „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen: …" mit der Schaltfläche Ausfüllen, und Abschließen beziehungsweise Unterschreiben und Abschließen bleiben deaktiviert. flinkest prüft das beim Abschließen zusätzlich selbst — ein Abschluss an der Oberfläche vorbei scheitert mit derselben Meldung. Details zum Ausfüllen: Arbeitsbericht bearbeiten.

Nur Entwürfe. Formulare werden ausschließlich an Arbeitsberichte im Entwurfsstatus angehängt. Ein bereits abgeschlossener oder archivierter Bericht bekommt durch eine neue Zuweisung nachträglich nichts dazu.

Status in der Detailansicht. In den Arbeitsbericht-Details zeigt der Reiter Formulare zu jedem angehängten Formular, ob es Vollständig oder Unvollständig ausgefüllt ist.

Formular ins PDF einbetten lassen

Ist Im PDF enthalten an, übernimmt flinkest dieses Formular als eigenen Abschnitt in das erzeugte Arbeitsbericht-PDF — mit dem Formularnamen als Überschrift und allen bereits ausgefüllten Feldern, inklusive einer eingebetteten Unterschrift samt Namen der unterschreibenden Person, falls das Formular ein Unterschriftsfeld hat. Leere und ausgeblendete Felder lässt flinkest weg; ein Formular, in dem noch gar nichts ausgefüllt ist, erscheint überhaupt nicht.

Auch ein noch unvollständiges Formular kommt mit seinen bereits ausgefüllten Feldern ins PDF. Bei zugewiesenen, aktiven Formularen kommt das nur im PDF eines Entwurfs vor — etwa in der PDF-Vorschau unter Prüfen und Abschließen beziehungsweise Prüfen & Unterschreiben im Editor —, denn solange so ein Formular unvollständig ist, lässt sich der Bericht nicht abschließen. Von einem inzwischen im Formular-Generator deaktivierten oder gelöschten Formular kommt nur noch ein vollständig ausgefülltes ins PDF.

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• Arbeitsberichte
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• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
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• Formular bearbeiten
• Allgemeine Einstellungen
• Artikelkategorien
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• Fahrtenbuch
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Kundenpreise
• Beleg-Einstellungen
• Wartungsvertrags-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum erscheint „Die Minute des Datums muss durch das Abrechnungsintervall von 15 Minuten teilbar sein."? Weil Start- oder Endzeit der Arbeitszeit nicht in das eingestellte Zeitraster passen. Bei 15 Minuten sind nur die Minuten 00, 15, 30 und 45 erlaubt, bei 1 Stunde nur volle Stunden. Entweder du passt die Zeit an, oder ein Administrator ändert in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Feld Abrechnungsintervall. Häufig taucht die Meldung auf, nachdem das Intervall vergrößert wurde und man einen älteren Eintrag nachbearbeiten will.

Ich habe die Zuschläge geändert — ändern sich dadurch schon geschriebene Rechnungen? Nein. Eine Rechnung enthält feste Positionen, die beim Erzeugen berechnet wurden; spätere Änderungen an den Einstellungen berühren sie nicht. Betroffen sind aber alle Arbeitsberichte, die noch nicht verrechnet sind — auch bereits abgeschlossene und unterschriebene. Ein Bericht, der mit Als verrechnet markieren gekennzeichnet ist, gilt als verrechnet und wird nicht mehr abgerechnet.

Warum stehen auf der Rechnung die vollen Stunden und zusätzlich eine Überstunden-Position? Weil Überstunden und Zuschläge in flinkest Aufschläge sind, keine Ersatztarife: Die Grundstunden werden vollständig mit dem Artikel der Tätigkeit — oder dem Stundensatz-Artikel des Mitarbeiters — verrechnet, und darüber hinaus entsteht je Überstunde beziehungsweise Zuschlagsstunde eine zusätzliche Position. Der Preis des Überstunden- und der Zuschlagsartikel muss deshalb der Aufschlag sein, nicht der volle Stundensatz.

Warum kostet die Überstunden-Position auf meiner Rechnung 0 €? Weil der eingetragene Überstunden-Artikel keinen Preis hat. flinkest hat für Betriebe mit Überstundengrenze, aber ohne Artikel, einen Artikel „Überstunden" mit Preis 0 angelegt und eingetragen. Gib ihm im Artikelstamm den Aufschlag je Überstunde als Verkaufspreis — ab dann erzeugte Rechnungen verrechnen ihn.

Warum verlangt flinkest einen Kilometer-Artikel, obwohl ich weder die Anfahrtspauschale noch „Fahrzeit ist Arbeitszeit" verwende? Weil ein Arbeitsbericht unabhängig von diesen beiden Kästchen ganz normale Fahrten enthalten kann — jede Fahrt erzeugt beim Erzeugen des Belegs eine Kilometer-Position. Ohne den Artikel ließe sich ein Bericht mit Fahrten nicht verrechnen; deshalb ist ab Werk der Artikel Kilometergeld eingetragen, und ohne Kilometer-Artikel lehnt flinkest das Speichern ab, sobald du Pauschale, Wahl, Kilometergrenze oder den Kilometer-Artikel selbst änderst. Nur wenn die Pauschale aktiv ist, Zuerst Pauschale, ab der Kilometergrenze Kilometer gewählt und die Kilometergrenze leer ist, wird er gar nicht gebraucht.

Ich komme nicht auf die Seite, obwohl ich Administrator bin. Dann ist das Modul Arbeitsberichte ausgeschaltet: Der Eintrag fehlt in der Einstellungs-Navigation, und ein direkter Aufruf über Adresse oder Lesezeichen führt auf die Seite „Modul ausgeschaltet“. Schalte das Modul unter Einstellungen → Module wieder ein — die gespeicherten Einstellungen dieser Seite gelten dann wieder.

Warum kann ich bei einem Formular „Im PDF enthalten" nicht ankreuzen? Weil es noch nicht zugewiesen ist. Kreuze im Reiter Formulare zuerst Zugewiesen an — erst dann lässt sich das Formular auch für das Arbeitsbericht-PDF markieren.

Kann ich ein Formular als optional markieren, damit es das Abschließen von Arbeitsberichten nicht sperrt? Nein, eine Pflicht-Markierung für ganze Formulare gibt es nicht. Jedes zugewiesene Formular hängt sich automatisch an jeden Arbeitsbericht-Entwurf an und sperrt Abschließen und Unterschreiben, solange eines seiner sichtbaren Pflichtfelder leer ist oder eine erforderliche wiederkehrende Gruppe noch keine Zeile hat. Ein Formular, das nichts davon verlangt, gilt dagegen sofort als vollständig und sperrt nie. Was Pflicht ist, legst du beim Bearbeiten des Formulars im Formular-Generator fest.

Warum erscheint mein Formular nicht im Arbeitsbericht-PDF? Prüfe, ob bei diesem Formular im Reiter Formulare Im PDF enthalten angekreuzt ist — ohne dieses Häkchen kommt es nie ins PDF. Ist es angekreuzt, druckt flinkest alle bereits ausgefüllten Felder, auch wenn das Formular noch unvollständig ist. Ein Formular, in dem noch gar nichts ausgefüllt ist, erscheint dagegen nicht. Ist das Formular im Formular-Generator inzwischen deaktiviert oder gelöscht, erscheint es nur noch, wenn es am Bericht vollständig ausgefüllt ist.

Welches Recht brauche ich, um im Reiter Formulare etwas zu ändern? Das Recht „Arbeitsberichte bearbeiten“. Die zwei Kontrollkästchen speichern sofort und unabhängig vom Speichern-Knopf, und anders als die übrigen sieben Reiter prüft flinkest dabei nicht das Administratorrecht, sondern dieses Recht. Um die Seite überhaupt zu öffnen, brauchst du aber wie für alle Einstellungsseiten Administratorrechte.