Arbeitsberichts-Einstellungen

Ein Arbeitsbericht dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: Arbeitszeiten, verbaute Artikel, gefahrene Kilometer und Fotos. Auf dieser Seite legst du fest, wie diese Berichte in deinem Betrieb funktionieren — ob sie unterschrieben werden, in welchem Zeitraster Arbeitszeiten erfasst werden, welche Zuschläge und Anfahrtskosten auf die Rechnung wandern und wie der fertige Bericht als PDF aussieht. Jede hier gesetzte Regel wirkt erst im Arbeitsbericht-Editor oder beim Verrechnen — diese Seite selbst legt keine Arbeitsberichte an und ändert keine.

Seite öffnen und Reiter navigieren

Wer diese Seite sieht und speichern darf

Diese Seite sieht nur, wer Administrator ist und Arbeitsberichte sehen darf — beide Rechte müssen zusammenkommen. Fehlt nur das zweite, führt der Menüpunkt „Arbeitsberichte" in den Einstellungen auf die 403-Seite, obwohl er sichtbar bleibt. Auch das Speichern lehnt flinkest ohne Administratorrecht ab. Wer welches Recht hat, stellst du in der Benutzerverwaltung ein. Zurück zur Übersicht aller Bereiche geht es über die Allgemeinen Einstellungen.

Reiter per Link ansteuern

Oben liegen die sieben Reiter Allgemein, Arbeitszeiten, Bericht, Artikel, Logistik, Ressourcen und Rechnung. Der aktive Reiter steht in der Adresszeile — du kannst einen Reiter also verlinken oder als Lesezeichen ablegen und landest beim nächsten vollständigen Seitenaufruf wieder dort.

Ein Speichern für alle sieben Reiter

Rechts oben liegt die einzige Schaltfläche der Seite: Speichern. Es gibt keine getrennten Schaltflächen je Reiter — Speichern schreibt immer den kompletten Stand aller sieben Reiter auf einmal, und die Prüfung, ob überhaupt gespeichert werden darf, gilt formularweit: Ein fehlendes Pflicht-Produkt in einem ganz anderen Reiter (etwa Logistik) blockiert auch das Speichern einer harmlosen Änderung im Reiter Allgemein. Verlässt du die Seite ohne zu speichern, sind alle Änderungen verworfen, ohne Rückfrage. Arbeiten zwei Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Reitern, gewinnt der spätere Speichervorgang für alle Arbeitsbericht-Einstellungen, nicht nur für den Reiter, den die Person offen hatte. Ein Erfolg meldet sich mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert", andere geöffnete Sitzungen laden die Einstellungen danach von selbst nach.

Allgemein

'Unterschreiben'-Funktion aktivieren

'Unterschreiben'-Funktion aktivieren' (mit dem überzähligen Hochkomma am Ende, so steht es in der Oberfläche) entscheidet, wie ein Arbeitsbericht abgeschlossen wird. Ist das Kästchen an, heißt die Schaltfläche im Bericht Unterschreiben beziehungsweise Unterschreiben und Abschließen, und der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm. Ist es aus, gibt es stattdessen nur Abschließen ohne Unterschrift. Der Unterschied wirkt bis in die Arbeitsberichte-Liste: Mehrere Berichte auf einmal abschließen geht nur bei ausgeschalteter Unterschriften-Funktion.

Was beim Unterschreiben passiert. flinkest vergibt in diesem Moment die Nummer des Arbeitsberichts — die nächste nach der bisher höchsten —, erzeugt das PDF mit der Unterschrift und legt es zusätzlich als eigenes Dokument am Bericht ab. Ab dann ist der Bericht geschlossen: Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen und Kilometer lassen sich nicht mehr ändern. Details zum Ablauf stehen bei Arbeitsbericht-Details.

Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden

Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden blendet die Aktion Wiedereröffnen am abgeschlossenen Bericht ein. Sie erscheint nur, wenn zusätzlich dein Benutzer die eigene Berechtigung zum Wiedereröffnen hat — ohne die Einstellung weist flinkest die Aktion auch dann ab, wenn jemand sie umgeht. Daneben steht der Hinweis „Wenn ein Arbeitsbericht wieder geöffnet wird geht die Unterschrift verloren und der Arbeitsbericht muss erneut unterschrieben werden". Dazu kommt etwas, das der Hinweis nicht sagt: Auch die Nummer des Berichts fällt weg. Beim erneuten Unterschreiben bekommt er die nächste Nummer nach der bisher höchsten — eine neue, höhere. Die alte Nummer bleibt unbesetzt, in der Nummernfolge entsteht eine Lücke. Was Wiedereröffnen im Einzelnen macht, steht bei Arbeitsbericht-Details.

Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen

Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen macht das Feld Objekt im Arbeitsbericht-Editor verpflichtend, sowohl im Formular als auch beim Speichern. Die Einstellung wirkt ab sofort auf jeden Bericht, der gespeichert wird — auch auf ältere Entwürfe ohne Objekt, sobald jemand sie das nächste Mal bearbeitet.

Mitarbeiter nicht doppelt buchen

Prevent employees from being booked twice for overlapping time spans (das Kästchen hat noch keine deutsche Übersetzung, erscheint deshalb wörtlich englisch) verhindert, dass derselbe Mitarbeiter für sich überschneidende Zeiträume doppelt als Arbeitszeit gebucht wird — die Prüfung läuft arbeitsberichtübergreifend, nicht nur innerhalb eines einzelnen Berichts. Ist das Kästchen an — der Standard, sowohl für neue als auch für bestehende Mandanten —, lehnt flinkest eine neue oder geänderte Arbeitszeit ab, sobald sie sich mit einer bestehenden Zeit desselben Mitarbeiters überschneidet: „Der Mitarbeiter ist von {von} bis {bis} bereits gebucht." Direkt angrenzende Zeiten (Ende der einen gleich Anfang der anderen) gelten dabei nicht als Überschneidung. Dieselbe Prüfung blockiert auch das Duplizieren einer Arbeitszeit, solange Mitarbeiter und Zeitraum der Kopie unverändert bleiben. Schaltest du das Kästchen aus, darf derselbe Mitarbeiter zur gleichen Zeit auf beliebig vielen Berichten stehen — beim Erfassen wie beim Duplizieren. Mehr dazu im Arbeitsbericht bearbeiten.

Mailtext und Platzhalter für die Kundenbenachrichtigung

Im Abschnitt Mailversand hinterlegst du E-Mail Betreff (einzeilig) und E-Mail Nachricht (formatierter Text) für die Mail, mit der ein unterschriebener Bericht an den Kunden geht. Neben beiden Feldern öffnet eine kleine Schaltfläche eine Leiste Platzhalter: mit drei Bausteinen — {number} für die Berichtsnummer, {date} für das Anlagedatum und {contact_name} für den Kontakt-Namen. Ein Klick kopiert den Baustein in die Zwischenablage, du fügst ihn selbst an der gewünschten Stelle im Feld ein; flinkest bestätigt mit „{number} in die Zwischenablage kopiert".

Automatischer Mailversand nach der Unterschrift

Arbeitsbericht nach der Unterschrift automatisch an die hinterlegte Kunden-Email Adresse senden erscheint nur, solange die Unterschriften-Funktion oben eingeschaltet ist — automatischer Versand ergibt nur Sinn, wenn es überhaupt eine Signatur, also einen fertigen, versendbaren Bericht gibt. Ist es angehakt, verschickt flinkest die Mail unmittelbar nach dem Unterschreiben an die E-Mail-Adresse des Kunden, mit dem unterschriebenen PDF im Anhang; Betreff und Text kommen aus den beiden Feldern darüber, die Platzhalter werden dabei ersetzt. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse hinterlegt, passiert nichts — der Bericht wird trotzdem abgeschlossen, eine Fehlermeldung siehst du nicht. Prüfe die Adresse also beim Kunden, wenn eine erwartete Mail ausbleibt. Wer den Bericht stattdessen an eine andere oder mehrere Adressen schicken will, nutzt nicht diese Einstellung, sondern die Versandfunktion am einzelnen Bericht (siehe Arbeitsbericht-Details).

Arbeitszeiten

Dieser Reiter ist der wichtigste für die Abrechnung: Was hier steht, entscheidet, welche Positionen später auf der Rechnung landen.

Abrechnungsintervall

Abrechnungsinterfall (so ist das Feld beschriftet, mit Tippfehler — die zugehörige Fehlermeldung schreibt dagegen korrekt „Abrechnungsintervall") legt das Zeitraster fest: 1 Minute, 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag (24 Stunden). Das Raster wirkt an zwei Stellen: Beim Erfassen müssen Start- und Endzeit einer Arbeitszeit im Raster liegen — passt die Minute nicht, wird nicht gespeichert, sondern gemeldet: „Die Minute des Datums muss durch das Abrechnungsintervall von 15 Minuten teilbar sein." (Bei Fahrzeit-Einträgen rundet flinkest stattdessen selbst — Beginn nach unten, Ende nach oben.) Beim Verrechnen werden Überstunden und alle Zuschläge in diesem Raster gezählt; eine Nachtschicht von 22:10 bis 22:50 ergibt bei 15 Minuten drei Rasterschritte, nicht 40 Minuten. Der Info-Text daneben spricht von Rundung („10 Minuten Arbeit werden als 15 Minuten abgerechnet") — das trifft für Arbeitszeiten nicht zu, nur eine nicht passende Fahrzeit wird gerundet, eine nicht passende Arbeitszeit wird mit Fehlermeldung abgelehnt.

Achtung beim Umstellen. Eine Änderung wirkt nur nach vorn. Bereits erfasste Arbeitszeiten bleiben stehen — lässt sich eine alte Zeit später aber nicht mehr speichern, liegt es fast immer daran, dass ihre Minuten nicht mehr ins neue Raster passen.

Montage-Partien aktivieren

Unterstützung für Montage-Partien aktivieren schaltet die Gruppenerfassung frei: Mehrere Mitarbeiter arbeiten unter einer gemeinsamen Zeitbuchung, statt einer Zeile je Mitarbeiter. Ist die Funktion an, verlangt jede Tätigkeit für Arbeitsberichte zusätzlich einen eigenen Artikel für den Partie-Stundensatz — ohne den lässt sich die Tätigkeit nicht mehr speichern. Fehlt er trotzdem an einer schon bestehenden Tätigkeit, bricht die Rechnungserstellung ab, sobald ein Bericht diese Tätigkeit als Partie verrechnet: „Kein Artikel für die Montage-Partie der Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt".

Regelarbeitszeit und Überstundenschwelle

Der Abschnitt Wochentag beschreibt den normalen Arbeitstag: ein Zeitfenster von … bis …, dazu Überstunden starten nach … Stunden — ab wie vielen Stunden innerhalb dieses Fensters Überstunden beginnen — und der Überstunde Artikel, mit dem sie verrechnet werden (sein Verkaufspreis ist der Überstundensatz).

So rechnet flinkest. Gezählt werden nur die Stunden, die im Zeitfenster liegen — wer vor Fensterbeginn oder nach Fensterende arbeitet, erzeugt dadurch keine Überstunden, dafür greift der Nachtschicht-Zuschlag weiter unten. Alles über der eingestellten Stundenzahl kommt als zusätzliche Position auf die Rechnung, die Grundstunden bleiben vollständig verrechnet: Bei einem Fenster von 10:00 bis 18:00, einer Grenze von 2 Stunden und einem Einsatz von 08:00 bis 18:00 stehen auf der Rechnung 10 Stunden zum normalen Satz und zusätzlich 6 Überstunden. Der Überstundenartikel ist also ein Aufschlag, kein Ersatztarif — kalkuliere seinen Preis entsprechend.

Ohne Überstundenartikel lässt sich nicht speichern. Ist eine Überstundengrenze eingetragen, aber kein Artikel dafür hinterlegt, färbt sich der Reiter beim Speichern rot, unter dem Feld steht „Produkt ist erforderlich wenn Zuschlag aktiv ist", und gar nichts wird übernommen — auch nicht die Änderungen auf den anderen sechs Reitern. Die Warnung erscheint dabei schon beim bloßen Öffnen der Seite, nicht erst nach einem Speicherversuch.

Zuschläge für Wochentag, Samstag und Sonn-/Feiertag

Drei weitere Abschnitte definieren Zuschläge. Jeder ist ein Kästchen, das beim Anhaken weitere Felder aufklappt; jeder aktive Zuschlag erzeugt eine eigene zusätzliche Position auf der Rechnung, zusätzlich zur normalen Arbeitszeit.

Abschnitt	Kästchen	Wann der Zuschlag greift
Wochentagszuschlag	berechne Überstunden-Zuschläge	ab der eingestellten Zahl an Überstunden, innerhalb der Regelarbeitszeit
Wochentagszuschlag	berechne Zuschläge für Nachtschichten	für alle Stunden außerhalb der Regelarbeitszeit an Wochentagen
Samstagszuschlag	berechne Zuschläge für Tagschichten an Samstagen	im eingestellten Samstag-Tagfenster (Startzeit … bis …)
Samstagszuschlag	berechne Zuschläge für Nachtschicht an Samstagen	außerhalb dieses Tagfensters, am Samstag
Zuschläge für Sonn- und Feiertage	berechne Zuschläge für Sonntage und/oder Feiertage	jede Stunde an einem Sonntag oder einem Feiertag

Welche Tage Feiertage sind, kommt aus dem Feiertagskalender des Landes, das in den Allgemeinen Einstellungen als Firmensitz hinterlegt ist.

Der Wochentagszuschlag beginnt exakt bei der eingetragenen Zahl an Überstunden. Steht dort „nach 2 Überstunden", laufen die ersten 2 Überstunden zum normalen Überstundensatz, jede weitere zum Zuschlagssatz: Bei 6 Überstunden entfallen 2 Stunden auf den Überstundenartikel und 4 Stunden auf den Zuschlagsartikel.

Ohne Zuschlagsartikel kein Speichern

Zu jedem aktivierten Zuschlag gehört ein Artikel, er bestimmt den Zuschlagsbetrag je Stunde. Fehlt er, färbt sich der Reiter Arbeitszeiten beim Speichern rot, unter dem Feld steht „Produkt ist erforderlich wenn Zuschlag aktiv ist", und flinkest meldet „Bitte wählen Sie ein Produkt für alle aktivierten Zuschläge". Gespeichert wird in diesem Fall gar nichts — auch die Änderungen auf den anderen sechs Reitern nicht.

Ein einmal hinterlegter Überstunden- oder Zuschlagsartikel lässt sich nicht mehr löschen, solange er hier eingetragen ist. Der Versuch, ihn im Artikelstamm zu löschen, scheitert mit „Dieser Artikel ist in den Einstellungen als Abrechnungsartikel für Arbeitsberichte konfiguriert und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie ihn zuerst aus den Einstellungen." — trage zuerst hier einen anderen Artikel ein, bevor du den alten löschst.

Bericht

Dieser Reiter steuert ausschließlich das PDF des Arbeitsberichts, nicht die Rechnung.

Namen in der Montage-Partie anzeigen

Name des Mitarbeiters in der Gruppe der Montage-Partie anzeigen listet innerhalb eines Partie-Blocks im PDF zusätzlich die einzelnen Mitarbeiternamen auf — ohne die Einstellung stehen dort nur Summenzeiten.

Aktivitätsspalte anzeigen

Aktivitätsspalte im Arbeitsbericht anzeigen ergänzt die Arbeitszeittabelle im PDF um eine Spalte mit der Tätigkeit.

Mitarbeiter anonymisieren

Alternativen Anzeigenamen für Mitarbeiter am Arbeitsbericht und auf der Rechnung verwenden ersetzt die Klarnamen — etwa weil ein Kundenvertrag das verlangt. Erst wenn das Kästchen an ist, erscheint darunter das Pflichtfeld Angezeigter Name für Mitarbeiter mit dem Ersatztext (z. B. „Techniker"). Hat ein Mitarbeiter in seinen persönlichen Einstellungen einen eigenen Anzeigenamen hinterlegt, geht dieser dem mandantenweiten Platzhalter vor. Der Ersatzname wirkt an zwei Stellen: im Arbeitsbericht-PDF und in den Positionstexten der daraus erzeugten Rechnung — er ist damit die einzige Einstellung dieses Reiters, die auf einem Beleg sichtbar wird.

Fotos ins PDF aufnehmen

Photos in Arbeitsberichten inkludieren hängt die am Bericht hinterlegten Bilder ans Ende des PDFs an, vor das Unterschriftenfeld — berücksichtigt werden nur echte Bilddateien (PNG/JPEG), PDF- oder Office-Anhänge bleiben außen vor. Der Hinweis daneben ist ernst gemeint: „Viele Fotos oder große Fotos erhöhen die Ladezeit des Pdf's".

Ab wann eine Änderung dieses Reiters sichtbar ist. Solange ein Bericht noch nicht unterschrieben ist, baut flinkest sein PDF bei jedem Öffnen neu — eine Umstellung hier wirkt dort sofort, auch rückwirkend. Ein bereits unterschriebener Bericht behält dagegen genau das PDF, das im Moment der Unterschrift entstanden ist.

Artikel

Artikelkatalog im Bericht einschränken

Der Reiter hat eine einzige Auswahl mit drei Möglichkeiten, und sie betrifft nur die Artikelauswahl innerhalb eines Arbeitsberichts: Alle (jeder Artikel wählbar), Nur Artikel aus den folgenden Kategorien oder Folgende Kategorien ausschließen — bei den letzten beiden erscheint ein Kategoriebaum zum Anhaken. Über dem Baum liegt Alle einklappen/Alle ausklappen. Unterkategorien werden nicht mitgenommen: Ein Haken bei einer Oberkategorie erlaubt oder sperrt nur genau diese eine Kategorie, jede Unterkategorie musst du einzeln anhaken — bei tief verschachtelten Bäumen der häufigste Grund dafür, dass ein Artikel „nicht auffindbar" ist, obwohl die Oberkategorie erlaubt wurde. Die Kategorien selbst pflegst du unter Artikelkategorien.

Die Einschränkung wirkt ausschließlich in der Artikelsuche des Arbeitsberichts — Angebote, Rechnungen und die Artikelliste zeigen weiterhin das volle Sortiment.

Logistik

Hier stehen die Regeln für Anfahrt und gefahrene Kilometer.

Anfahrtspauschale verrechnen

Pauschale für die Anfahrt verrechnen schaltet eine Anfahrtspauschale frei und blendet zwei weitere Felder ein: den Artikel für Anfahrtspauschale (dessen Verkaufspreis der Pauschalbetrag ist, Pflicht bei aktiver Pauschale) und Minimum Kilometer für Entfall der Pauschale. Ist eine Kilometergrenze eingetragen, wird die Pauschale nur bei Fahrten unterhalb dieser Grenze berechnet, und zwar zusätzlich zu den Kilometern: Bei einer Grenze von 20 km und einer Fahrt über 5 km stehen Pauschale und die 5 Kilometer nebeneinander auf der Rechnung. Ab 20 km entfällt die Pauschale, verrechnet werden dann nur die Kilometer. Lässt du das Kilometer-Feld leer, gilt die Pauschale für jede Fahrt — unabhängig von der gefahrenen Strecke; das Leerlassen ist also keine neutrale Einstellung, sondern schaltet die Grenze vollständig ab.

Kilometer-Artikel ist immer Pflicht

Artikel für Kilometer ist unabhängig von den beiden Kästchen dieses Reiters immer Pflicht, weil jede erfasste Fahrt im Editor automatisch eine Kilometer-Position erzeugt — unabhängig davon, ob zusätzlich eine Pauschale oder Fahrzeit-Anrechnung aktiv ist. Fehlt er, färbt sich der Reiter beim Speichern rot, unter dem Feld steht „Artikel ist für die Kilometerabrechnung erforderlich", und flinkest meldet „Bitte für alle aktivierten Logistik-Einstellungen einen Artikel auswählen" — auch wenn weder die Anfahrtspauschale noch Fahrzeit ist Arbeitszeit angehakt sind. Ohne diesen Artikel bricht sonst später die Belegerzeugung ab, sobald ein Arbeitsbericht auch nur eine Fahrt enthält: „Kein Artikel für die Kilometer-Verrechnung hinterlegt", kein Beleg entsteht. Fehlt stattdessen nur der Pauschale-Artikel, meldet flinkest „Kein Artikel für die Anfahrtspauschale hinterlegt".

Auch diese beiden Artikel lassen sich nicht löschen, solange sie hier eingetragen sind — derselbe Löschschutz wie bei den Zuschlagsartikeln im Reiter Arbeitszeiten, mit derselben Fehlermeldung im Artikelstamm.

Fahrzeit als Arbeitszeit werten

Fahrzeit ist Arbeitszeit übernimmt die Dauer jeder Fahrt zusätzlich als normal bezahlte Arbeitszeit-Position auf die Rechnung — zusätzlich zu Kilometern und Pauschale, nicht statt ihnen. Verrechnet wird sie über die als Standard markierte Tätigkeit (oder die einzige, falls im Mandanten nur eine existiert), denn eine Fahrt hat selbst keine Tätigkeit. Gibt es keine solche Standard-Tätigkeit mit hinterlegtem Artikel, bricht die Belegerzeugung mit „Kein Artikel für die Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt" ab, sobald eine Fahrt vorliegt.

Zuschläge auf Fahrzeit anwenden

Überstunden anwenden (im Quelltext „surcharges should be applied", trotz des Anzeigenamens nicht auf Überstunden beschränkt) entscheidet zusätzlich, ob diese Fahrzeit auch für die Überstundenschwelle sowie für Nachtschicht-, Samstags- und Sonn-/Feiertagszuschläge zählt. Ist das Kästchen aus, wird die Fahrzeit zwar als Arbeitszeit bezahlt, drängt aber niemanden in die Überstunden und löst selbst keinen Zuschlag aus. Die Einstellung wirkt nur zusammen mit Fahrzeit ist Arbeitszeit — ohne die gibt es keine Fahrzeit-Positionen, auf die sich ein Zuschlag anwenden ließe.

Ressourcen

Ressourcen-Tab aktivieren

'Resourcen' aktivieren (mit einem s, so steht es in der Oberfläche) schaltet im Arbeitsbericht-Editor einen zusätzlichen Bereich für vermietbare Geräte und Maschinen frei, die man einem Einsatz zuordnet — beim Bearbeiten wie in der Detailansicht. Ausschalten blendet nur aus: Bereits erfasste Ressourcen-Einträge bleiben am Bericht bestehen und werden weiterhin verrechnet, auch wenn der Bereich nicht mehr sichtbar ist. Die Geräte und ihre Mietsätze pflegst du unter Ressourcen.

Rechnung

Dieser Reiter bestimmt, wie aus einem Arbeitsbericht eine Rechnung oder ein Lieferschein gebaut wird.

Gruppierung der Positionen

Gruppierung bestimmt, wie die Positionen aus Arbeitszeiten, Logistik, Artikeln und Ressourcen auf der Rechnung angeordnet werden:

• Keine Gruppierung — alle Positionen stehen flach untereinander.
• Nach Tag gruppieren — je Einsatztag entsteht eine Gruppenzeile (Wochentag und Datum, etwa „Montag, 3.8.2026"), die Positionen dieses Tages hängen darunter. Rechnest du mehrere Arbeitsberichte gemeinsam über Arbeitsberichte verrechnen ab, verschmelzen gleiche Kalendertage über die Berichte hinweg zu einer gemeinsamen Gruppe.
• Nach Arbeitsbericht gruppieren — je Arbeitsbericht entsteht eine nummerierte Gruppe mit Berichtsnummer und Beschreibung, alle Positionen dieses Berichts stehen darunter, unabhängig vom Tag; Berichte werden dabei nie miteinander vermischt.

Eine Ausnahme bei Nach Tag gruppieren: Ein Artikel, der an keine Zeitbuchung gekoppelt ist, hat kein eigenes Datum und lässt sich deshalb keinem Tag zuordnen — er erscheint als eigene, flache Position nach den Tagesgruppen.

Gleiche Artikel summieren

Gleiche Artikel summieren fasst Positionen mit demselben Artikel zu einer Zeile zusammen; die einzelnen Zeiten und Namen bleiben als Text in der Beschreibung erhalten. Bei aktiver Gruppierung wird innerhalb jeder Gruppe summiert, nicht über den ganzen Beleg hinweg. Bezahlte und verrechnungsfreie Stunden bleiben dabei getrennt: Eine einzelne verrechnungsfreie oder Garantie-Position desselben Artikels landet nie auf derselben summierten Zeile wie eine reguläre — sie setzt also nicht die übrigen, regulär zu bezahlenden Stunden desselben Tages oder Artikels auf 0.

Kundenkonditionen wirken auf die Positionen. Für jeden Artikel, jede Ressource, jeden Stundensatz und die Kilometer-/Anfahrtspositionen prüft flinkest beim Erzeugen des Belegs die beim Kunden hinterlegten Preise: Auf der Position steht dann der normale Verkaufspreis, die Differenz erscheint als Rabatt. Geprüft wird in dieser Reihenfolge, erster Treffer gewinnt: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt.

Nicht verrechenbare Positionen sichtbar machen

Im Abschnitt Nicht verrechenbare Positionen auf Rechnung stehen drei Kästchen für Leistungen, die auf Garantie oder aus Kulanz erbracht wurden: Garantie-/verrechnungsfreie Artikel mit 0 EUR anzeigen, Garantie-/verrechnungsfreie Arbeitszeiten mit 0 EUR anzeigen und Verrechnungsfreie Logistik-Positionen mit 0 EUR anzeigen. Ohne Haken fehlen solche Positionen auf der Rechnung ganz. Mit Haken erscheinen sie mit dem Vermerk „Garantie" beziehungsweise „verrechnungsfrei" und dem Betrag 0 — Transparenz gegenüber dem Kunden, statt erbrachte Leistung einfach wegzulassen.

Reihenfolge der Positionsblöcke

Im Abschnitt Sortierung legst du per Ziehen fest, in welcher Reihenfolge die vier Blöcke einer Arbeitsbericht-Rechnung erscheinen: Logistik, Arbeitszeiten, Artikel und Ressourcen. Die Reihenfolge betrifft nur die Positionsblöcke — innerhalb eines Blocks bleibt es bei der oben beschriebenen Gruppierung.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
• Allgemeine Einstellungen
• Benutzer und Berechtigungen
• Artikelkategorien
• Ressourcen
• Rechnungen
• Kundenpreise
• Lieferscheine

Häufige Fragen

Warum erscheint „Die Minute des Datums muss durch das Abrechnungsintervall von 15 Minuten teilbar sein."? Weil Start- oder Endzeit der Arbeitszeit nicht in das eingestellte Zeitraster passen. Bei 15 Minuten sind nur die Minuten 00, 15, 30 und 45 erlaubt. Entweder du rundest die Zeit, oder ein Administrator ändert das Feld Abrechnungsinterfall. Häufig taucht die Meldung auf, nachdem das Intervall vergrößert wurde und man einen älteren Eintrag nachbearbeiten will.

Ich habe die Zuschläge geändert — ändern sich dadurch schon geschriebene Rechnungen? Nein. Eine Rechnung enthält feste Positionen, die beim Erzeugen berechnet wurden; spätere Änderungen an den Einstellungen berühren sie nicht. Betroffen sind aber alle Arbeitsberichte, die noch nicht verrechnet sind — auch bereits abgeschlossene und unterschriebene.

Warum stehen auf der Rechnung die vollen Stunden und zusätzlich eine Überstunden-Position? Weil Überstunden und Zuschläge in flinkest Aufschläge sind, keine Ersatztarife: Die Grundstunden werden vollständig mit dem Tätigkeits-Artikel verrechnet, und darüber hinaus entsteht je Überstunde beziehungsweise Zuschlagsstunde eine zusätzliche Position.

Warum verlangt flinkest einen Kilometer-Artikel, obwohl ich weder die Anfahrtspauschale noch „Fahrzeit ist Arbeitszeit" verwende? Weil ein Arbeitsbericht unabhängig von diesen beiden Kästchen ganz normale Kilometer-Fahrten enthalten kann — jede Fahrt erzeugt beim Erzeugen des Belegs zwingend eine Kilometerposition. Der Artikel ist deshalb immer Pflicht.

Ich komme nicht auf die Seite, obwohl ich Administrator bin. Die Arbeitsberichts-Einstellungen verlangen zusätzlich das Recht, Arbeitsberichte zu sehen. Fehlt das, führt der Menüpunkt auf die 403-Seite, obwohl er sichtbar ist. Lass dir das Recht in der Benutzerverwaltung ergänzen.

Warum lässt sich ein Artikel im Artikelstamm nicht löschen? Weil er in diesen Einstellungen noch als Überstunden-, Zuschlags-, Anfahrtspauschale- oder Kilometer-Artikel eingetragen ist. flinkest verweigert die Löschung mit dem Hinweis, den Artikel zuerst aus den Einstellungen zu entfernen. Trage stattdessen zuerst einen anderen Artikel ein, dann lässt sich der alte Artikel löschen.