Arbeitsbericht-Details

Die Detailansicht zeigt einen einzelnen Arbeitsbericht — die Dokumentation eines Einsatzes beim Kunden — von allen Seiten: das fertige PDF, die Kopfdaten und alles, was erfasst wurde, aufgeteilt auf Reiter für Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Fahrten und Fotos. Von hier führst du den Bericht durch seinen weiteren Weg: abschließen, unterschreiben lassen, per E-Mail verschicken, in eine Rechnung oder einen Lieferschein verwandeln, archivieren — und bei Bedarf wieder entarchivieren. Erfasst und geändert wird der Inhalt dagegen im Arbeitsbericht-Editor; diese Seite bleibt dagegen über den gesamten Lebenszyklus erreichbar, auch nach dem Abschluss.

Zugriff, Kopfzeile und Kennzahlen

Wer diese Seite öffnet

Die Seite öffnest du mit einer von zwei Berechtigungen. Mit Alle Arbeitsberichte ansehen öffnest du jeden Bericht des Betriebs — ansehen, PDF laden und per E-Mail verschicken geht damit. Mit der schwächeren zweiten Berechtigung öffnest du nur Berichte, die du selbst angelegt hast oder die dir als Mitarbeiter zugewiesen sind; bei jedem anderen Bericht weist dich flinkest ab, auch wenn du seine Adresse direkt aufrufst — und per e-mail senden bleibt dir dabei verwehrt, selbst für deine eigenen Berichte. Alles, was den Bericht verändert, verlangt zusätzlich das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten: Bearbeiten, Abschließen beziehungsweise Unterschreiben, Archivieren, Entarchivieren, Duplizieren, Löschen und Beleg erstellen. Fehlt es, ist die jeweilige Schaltfläche gar nicht erst da; übrig bleiben Ansehen, per e-mail senden und — mit der passenden Berechtigung — Wiedereröffnen. Zwei Aktionen brauchen darüber hinaus Eigenes: Wiedereröffnen eine eigene Berechtigung, E-Mail Historie das Recht, das E-Mail-Protokoll zu sehen. Wer welches Recht hat, stellst du in der Benutzerverwaltung ein.

Titel und Navigation

Links oben stehen Symbol und Name des Berichts. Ein Entwurf heißt Arbeitsbericht für und den Kundennamen, jeder andere Status — abgeschlossen wie archiviert — Arbeitsbericht # mit seiner Nummer und ebenfalls dem Kundennamen. Darüber führt der Weg Arbeitsberichte › Kundenname zurück in die Liste. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresszeile: Ein geteilter Link auf diese Seite öffnet also wieder denselben Reiter. Ändert jemand anderes den Bericht — auch aus der iPhone- oder Android-App heraus —, aktualisiert sich die Ansicht von selbst.

Kennzahlen-Kasten

Rechts neben den Reitern steht ein Kasten mit den wichtigsten Werten: Arbeitsbericht Nr. (bei Entwürfen nicht vorhanden), Status, Datum als Zeitraum von–bis, unterschrieben mit Ja oder Nein und darunter dem Namen der unterschreibenden Person, Kontakt mit Sprung auf die Kundendetails, Projekt mit Sprung auf die Projektdetails, Gesamte Arbeitszeit, Artikel und Ressourcen als Anzahl (die Ressourcen-Zeile nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet sind).

Datum und Gesamtzeit rechnen sich aus den Arbeitszeiten. Der Zeitraum entsteht aus der frühesten und der spätesten erfassten Zeit; sind noch keine Zeiten da, steht dort ein Strich. Die Gesamtzeit ist die Summe aller Einzelzeiten inklusive der Zeiten in Montage-Partien — es sind also Mannstunden, nicht die Einsatzdauer.

Beim Status gibt es drei Anzeigen. Das Kennzeichen zeigt Entwurf, Arbeitsbericht oder — bei einem archivierten Bericht — Archivierte. Diese dritte Bezeichnung ist grammatikalisch nicht ganz sauber (es sollte „Archiviert" heißen), steht aber tatsächlich so in der Oberfläche.

Aktivitäten und Dokumente

Darunter liegen zwei Bereiche, die es auf jeder Detailseite gibt: Aktivitäten — Aufgaben und Notizen zu diesem Bericht, über das Symbol oben rechts legst du eine neue Aufgabe an; solange nichts erfasst ist, steht dort „noch keine Aktivitäten". Und Dokumente für Dateien am Bericht: Zieh sie in das Feld oben oder klick es an. Jede Zeile hat ein Menü mit Bearbeiten, per e-mail senden und Download.

Das unterschriebene PDF liegt hier. Beim Unterschreiben legt flinkest den fertigen Bericht zusätzlich als eigenes Dokument ab — es heißt „Arbeitsbericht # – unterschrieben von .pdf" und lässt sich bewusst nicht löschen; es ist der Nachweis der Abnahme. Fotos, die im Editor hochgeladen wurden, stehen ebenfalls hier und zusätzlich im Reiter „Bilder".

Rechts neben den Reitern liegt außerdem ein Uhr-Symbol ohne eigene Beschriftung — siehe „Änderungsprotokoll ansehen" weiter unten.

Warum die Kopfzeile weiterläuft, wenn ein Reiter nicht lädt

Die Kopfzeile baut sich auf, sobald der Bericht selbst geladen ist — sie wartet nicht auf die PDF-Vorschau oder die Inhalte der übrigen Reiter. Scheitert eines davon, am häufigsten das PDF eines unterschriebenen Berichts, dessen abgelegte Datei nicht mehr auffindbar ist, bleiben Archivieren, Beleg erstellen und die übrigen Aktionen trotzdem verfügbar; nur der betroffene Reiter zeigt einen Hinweis statt seines Inhalts.

Kopfaktionen

Abschließen

Nur bei Entwürfen und nur, wenn die Unterschriften-Funktion in den Arbeitsberichts-Einstellungen ausgeschaltet ist. Die Rückfrage lautet „Soll der Arbeitsbericht abgeschlossen werden? Spätere Änderungen sind nicht mehr möglich" mit den Schaltflächen Ja, ausführen und Abbrechen. Danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde abgeschlossen", der Bericht bekommt seine Nummer — die nächste nach der bisher höchsten — und ist inhaltlich gesperrt. Ist in den Einstellungen festgelegt, dass das Feld Objekt ausgefüllt sein muss, scheitert das Abschließen ohne Objekt; trag es im Editor nach. Ein späterer Speicherversuch endet mit „Der Arbeitsbericht wurde bereits abgeschlossen.".

Unterschreiben

Bei eingeschalteter Unterschriften-Funktion steht statt Abschließen die Schaltfläche Unterschreiben in der Kopfzeile. Der Dialog Unterschreiben führt in zwei Schritten: zuerst der Name der unterschreibenden Person, dann Weiter, dann das Unterschriftenfeld — auf einem Tablet unterschreibt der Kunde direkt mit dem Finger, das rote Symbol daneben löscht einen misslungenen Zug. Unterschreiben schließt den Vorgang ab, flinkest meldet „Erfolgreich unterschrieben".

Was beim Unterschreiben passiert. Der Bericht wird abgeschlossen, bekommt seine Nummer, das PDF wird mit der Unterschrift gebaut und zusätzlich als Dokument abgelegt. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen der automatische Versand aktiv, geht der Bericht sofort an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse; fehlt dort eine Adresse, wird nichts versendet und du siehst keine Meldung. Startet jemand gleichzeitig eine zweite Unterschrift, wird sie mit der Meldung „Eine Signatur für diesen Arbeitsbericht wird bereits verarbeitet." abgewiesen.

Beleg erstellen

Nur bei abgeschlossenen Berichten ohne bestehenden, nicht stornierten Beleg und nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst. Das Menü bietet Lieferschein, Rechnung und Proforma Rechnung — je nachdem, welche dieser Belegarten du bearbeiten darfst; bleibt kein Eintrag übrig, verschwindet die Schaltfläche ganz. flinkest legt daraus einen Beleg im Status Entwurf an, meldet „Beleg wurde erstellt" und öffnet ihn zur Bearbeitung — beim Lieferschein die Lieferschein-Bearbeitung, bei Rechnung und Proforma Rechnung die Rechnungsbearbeitung. Der Bericht ist danach mit dem Beleg verknüpft und gilt in der Liste als verrechnet.

Wie der Beleg entsteht. Die Positionen werden in dem Moment gerechnet, in dem du hier klickst — nicht beim Erfassen und nicht beim Abschließen. Maßgeblich sind also die Einstellungen von jetzt: Reihenfolge der Blöcke, Tagesgruppierung, Rundung, Zuschläge, Anfahrtspauschale und der Umgang mit Garantie- und verrechnungsfreien Zeilen. Alles dazu steht bei den Arbeitsberichts-Einstellungen. Preise kommen aus den für diesen Kunden gültigen Verkaufspreisen: Auf der Position steht der normale Verkaufspreis des Artikels, ein beim Kunden hinterlegter Sonderpreis oder Rabatt erscheint daneben als Rabatt. Das gilt für Artikel, Ressourcen, Stundensätze und die Kilometer- und Anfahrtsposition gleichermaßen. Ist der Kunde steuerbefreit, entfällt die Steuer. Fehlt ein benötigter Artikel — etwa der Kilometer-Artikel bei einem Bericht mit Fahrt — oder wurde er zwischenzeitlich gelöscht, bricht der Vorgang mit einer verständlichen Fehlermeldung ab und es entsteht kein Beleg, auch kein Entwurf. Welcher Artikel wo hinterlegt sein muss, steht bei den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Ein Bericht lässt sich nur einmal verrechnen. Sobald ein Beleg mit dem Bericht verknüpft und nicht storniert ist, verschwindet Beleg erstellen aus der Kopfzeile — ein zweiter Beleg mit denselben Positionen entsteht darüber nicht mehr. Ein erneuter Aufruf (etwa durch einen doppelten Klick oder ein zweites geöffnetes Fenster) liefert stattdessen den schon vorhandenen Beleg zurück, flinkest meldet dann „Dieser Arbeitsbericht wurde bereits verrechnet." Willst du wirklich neu verrechnen, storniere oder lösche den vorhandenen Beleg zuerst — danach steht die Schaltfläche wieder zur Verfügung.

Archivieren

Für abgeschlossene Berichte, die nicht mehr im Alltag auftauchen sollen. Die Rückfrage trägt den Titel Arbeitsbericht archivieren, ihr Text lautet „Soll dieser Arbeitsbericht wirklich archiviert werden?" — bestätigt wird mit Ja. Danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde archiviert". Der Bericht erscheint in der Liste nur noch in der Ansicht archiviert, sein PDF bekommt beim nächsten Neuaufbau das Wasserzeichen „archiviert", und in der Detailansicht bleibt nur noch eine einzige Schaltfläche: Entarchivieren.

Entarchivieren

Das Gegenstück zu Archivieren, nur für archivierte Berichte und nur mit dem Bearbeitungsrecht. Die Rückfrage lautet „Soll dieser Arbeitsbericht wirklich entarchiviert werden?", danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde entarchiviert". Der Bericht wechselt zurück in den Status Arbeitsbericht und zeigt wieder alle regulären Aktionen (Archivieren, Wiedereröffnen, Beleg erstellen, per e-mail senden). Anders als beim Wiedereröffnen bleibt die Berichtsnummer dabei erhalten — Entarchivieren verändert nur den Status, nichts an Nummer, Unterschrift oder Inhalt. Das Zeilenmenü der Arbeitsberichte-Liste bietet diese Aktion nicht — Entarchivieren gibt es ausschließlich auf dieser Detailseite.

Wiedereröffnen

Die Schaltfläche erscheint nur, wenn beides zusammenkommt: das Kästchen Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden in den Arbeitsberichts-Einstellungen und die Berechtigung dafür bei deinem Benutzer. Beides wird auch beim Ausführen noch einmal geprüft. Die Rückfrage lautet „Soll der Arbeitsbericht wieder eröffnet werden?", danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde geöffnet". Aus dem Bericht wird wieder ein Entwurf, der sich im Editor ändern lässt. Unterschrift und Berichtsnummer gehen dabei verloren, das PDF wird ohne Unterschrift und mit dem Entwurfs-Wasserzeichen neu gebaut. Beim erneuten Unterschreiben oder Abschließen bekommt der Bericht die nächste Nummer nach der bisher höchsten — also eine neue, höhere. Die alte bleibt unbesetzt, in der Nummernfolge entsteht eine Lücke.

Duplizieren

In jedem Zustand möglich, auch bei einem archivierten Bericht. Im Dialog wählst du aus, welche Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen und Fahrzeiten übernommen werden. Das Kästchen Alle Zeiten auf einen bestimmten Tag setzen ist voreingestellt aktiv und mit dem heutigen Tag vorbelegt: Nur der Starttag jeder kopierten Zeit verschiebt sich, Uhrzeit und Dauer bleiben gleich. Es entsteht immer ein neuer Entwurf ohne Nummer, Unterschrift und Belegverknüpfung, der sich direkt zum Bearbeiten öffnet.

Ein Mitarbeiter darf nicht doppelt gebucht sein. Schaltest du die Tagesverschiebung aus und kopierst Arbeitszeiten unverändert, überschneiden sie sich mit den Zeiten desselben Mitarbeiters im Ursprungsbericht — flinkest lehnt das Duplikat dann komplett ab, mit der Meldung „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht." Deshalb ist die Verschiebung auf den heutigen Tag voreingestellt aktiv; lässt du sie an, entstehen die kopierten Zeiten an einem neuen Tag, und die Prüfung greift nur noch, wenn der Mitarbeiter dort schon anderweitig gebucht ist. Diese Prüfung lässt sich in den Arbeitsberichts-Einstellungen abschalten; ist sie deaktiviert, darf derselbe Mitarbeiter beim Duplizieren wie bei der normalen Erfassung zur gleichen Zeit auf beliebig vielen Berichten stehen.

Löschen

Nur bei Entwürfen, im …-Menü. Die Rückfrage lautet „Soll der Arbeitsbericht wirklich gelöscht werden?" mit Ja, löschen und Abbrechen; danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde gelöscht" und du landest wieder in der Liste.

Was nach dem Abschluss noch geht

Gesperrt sind die Inhalte: Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Fahrten, Adresse, Beschreibung und interne Notiz. Weiterhin möglich sind: Dokumente hochladen und löschen (außer dem unterschriebenen PDF), Aktivitäten anlegen, den Bericht verrechnen, archivieren, verschicken, duplizieren — und die Projektzuordnung ändern. Die läuft nicht über diese Seite, sondern über den Reiter Arbeitsberichte in den Projektdetails: Dort hängst du auch einen abgeschlossenen Bericht noch an ein Projekt oder löst ihn wieder davon. Das ist der übliche Weg, wenn Stunden in der Projektauswertung fehlen.

Per E-Mail senden

Empfänger, Betreff und Anhänge

Nur bei abgeschlossenen Berichten. Der Dialog enthält Empfänger — vorbelegt mit der Adresse des Kunden —, Betreff, Nachricht und Anhänge. Betreff und Text kommen aus den Arbeitsberichts-Einstellungen; über Bestehendes Dokument wählen hängst du zusätzlich eine der hinterlegten Dokumentvorlagen an, sofern welche angelegt sind. Dateien vom Rechner und die am Bericht abgelegten Dokumente lassen sich hier nicht anhängen — für die nimmst du das Zeilenmenü per e-mail senden im Bereich Dokumente. Angehängt wird automatisch der Bericht selbst: bei einem unterschriebenen Bericht das unterschriebene PDF, sonst das aktuelle. Der Platzhalter für das Datum ist im Dialog schon ersetzt, die für Nummer und Kunden-Namen stehen dort noch im Klartext — eingesetzt werden sie erst beim Versand, in der verschickten Mail stimmen sie also. Jeder Versand landet in der E-Mail Historie im …-Menü.

Absenderkonto wählen

Sind mehrere E-Mail-Konten verbunden, taucht im Dialog zusätzlich das Feld Absenderkonto auf — damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes aktives Konto als das Standardkonto, ohne diesen selbst zu ändern; ist nur ein Konto aktiv, bleibt das Feld verborgen.

Rückmeldung nach dem Senden

senden verschickt an jeden Empfänger eine eigene Mail. Erreicht sie alle, schließt sich der Dialog und flinkest meldet „Arbeitsschein wurde versendet". Kommt sie nur bei einem Teil der Empfänger an, schließt der Dialog ebenfalls, und flinkest nennt dir zusätzlich die nicht erreichten Adressen. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, flinkest meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden", und du kannst es sofort erneut versuchen.

Reiter „Vorschau"

PDF live ansehen

Der erste Reiter zeigt das Arbeitsbericht-PDF direkt im Fenster, mit Blättern, Zoom und Suche. Es ist genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Ein Entwurf trägt das Wasserzeichen „Entwurf", ein archivierter Bericht „archiviert".

Wann das PDF neu gebaut wird. Solange ein Bericht nicht unterschrieben ist, entsteht das PDF bei jedem Öffnen dieses Reiters neu — Änderungen an den Einstellungen für Mitarbeiternamen, Tätigkeitsspalte oder angehängte Fotos wirken dort also sofort und auch rückwirkend. Ein unterschriebener Bericht behält dagegen genau das PDF, das im Moment der Unterschrift entstanden ist; für ihn ändert sich nichts mehr. Was auf dem Ausdruck steht, steuerst du im Reiter Bericht der Arbeitsberichts-Einstellungen.

Wenn die Vorschau nicht lädt

Lässt sich das PDF nicht laden, zeigt der Reiter statt einer leeren Fläche den Hinweis Vorschau nicht verfügbar mit dem Zusatztext „Das Dokument konnte nicht geladen werden. Bitte später erneut versuchen." Am häufigsten betrifft das einen unterschriebenen Bericht, dessen abgelegte PDF-Datei nicht mehr auffindbar ist — für ihn baut sich das PDF nicht von selbst neu, damit die Unterschrift nicht verloren geht. Hilft ein erneuter Versuch nicht, bleibt nur Wiedereröffnen; danach entsteht ein frisches PDF, allerdings ohne Unterschrift.

Reiter „Details"

Kopfdaten in drei Blöcken

• Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden, die Standort-Bezeichnung, falls eine gewählt wurde, und die Leistungsadresse.
• Allgemein — Nummer (fehlt bei Entwürfen), Status (nur bei Entwürfen), Unterschrieben von, Projekt, Referenztext und, sobald aus dem Bericht ein Beleg entstanden ist, eine letzte Zeile mit dem Namen der tatsächlich erzeugten Belegart — Rechnung oder Lieferschein. Sie führt zu diesem Beleg und nennt Nummer und Datum, bei einem Entwurf zusätzlich das Kennzeichen Draft. Die Felder Unterschrieben von und Projekt stehen immer da und bleiben leer, wenn es nichts einzutragen gibt.
• Beschreibung — die Beschreibung des Einsatzes und die Beschreibung (intern). Der Block erscheint nur, wenn mindestens eines von beiden gefüllt ist; die interne Notiz steht nicht auf dem PDF.

Ist eine Straße hinterlegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit der Leistungsadresse. Hat der Bericht noch keinen Kunden, bleibt der Block Empfänger trotzdem sichtbar, nur mit leeren Feldern statt ganz zu verschwinden.

Reiter „Arbeitszeiten"

Montage-Partien und Einzelzeiten

Die Zahl am Reiter ist die Anzahl der erfassten Zeiten, Partie-Zeiten mitgezählt. Zuerst kommen die Montage-Partien: je Partie eine graue Kopfzeile mit Montage Partie und den Stunden der Partie, darunter eingerückt ihre einzelnen Zeiten. Die Stunden in dieser Kopfzeile sind die Einsatzdauer der Partie — die Summe der Stunden geteilt durch die Zahl der beteiligten Mitarbeiter —, nicht die aufsummierten Mannstunden. Danach folgen die Zeiten, die keiner Partie zugeordnet sind.

Die Spalten sind in beiden Listen dieselben: Dauer, Von / Bis, Mitarbeiter und Aktivität — die Tätigkeit, mit der die Zeit verrechnet wird. Unter der Dauer erscheinen die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei, wenn die Zeit so erfasst wurde. Ist nichts erfasst, steht dort „Keine Arbeitszeiten erfasst".

Was verrechnungsfreie Stunden auf der Rechnung anrichten. Die Kennzeichen sind hier nur Information — was daraus auf dem Beleg wird, entscheiden die Arbeitsberichts-Einstellungen. Verrechnungsfreie und Garantie-Stunden landen dort auf einer eigenen Position mit dem Betrag 0; die übrigen, regulär zu bezahlenden Stunden desselben Tages und Artikels bleiben davon unberührt.

Reiter „Artikel", „Ressourcen" und „Logistik"

Drei Reiter mit gleichem Aufbau

Drei Reiter mit demselben Aufbau, jeweils mit der Anzahl der Zeilen als Zahl am Reiter:

• Artikel zeigt Art.-Nr., Artikel (ein Link auf die Artikeldetails, sofern es ein Katalogartikel ist), Einheit und Menge, dazu die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei. Leer steht dort „Keine Artikel hinzugefügt". Ein Arbeitsbericht bucht keinen Lagerbestand ab — das macht erst der Lieferschein.
• Ressourcen zeigt Ressource, Von / Bis, Dauer und Menge — die vermietete Stückzahl. Der Reiter erscheint nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet sind. Auf der Rechnung ergibt sich die abgerechnete Menge aus Mietdauer mal dieser Stückzahl.
• Logistik zeigt Dauer, Fahrer, Fahrzeug mit Kennzeichen-Schild und Distanz in Kilometern, dazu das Kennzeichen verrechnungsfrei. Leer steht dort „Keine Fahrtenbucheinträge".

Lange Berichte werden abgeschnitten. Jeder dieser Reiter — auch Arbeitszeiten und Bilder — lädt höchstens 1000 Zeilen, und es gibt keine Blätterleiste. Bei einem Bericht mit mehr Zeilen fehlt der Rest in der Ansicht — verrechnet und gedruckt wird er trotzdem vollständig.

Reiter „Bilder"

Fotos als Kacheln

Zeigt die Fotos am Bericht als Kacheln; ein Klick öffnet sie groß. Angezeigt werden nur echte Bilddateien (JPG und PNG) — PDF- oder Office-Anhänge stehen ausschließlich im Bereich Dokumente. Sind keine Bilder da, steht dort „Keine Bilder vorhanden" mit dem Zusatz „Bilder aus diesem Arbeitsbericht werden hier angezeigt". Ob die Fotos zusätzlich hinten an das PDF angehängt werden, stellst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen ein.

Änderungsprotokoll

Änderungsprotokoll ansehen

Rechts neben den Reitern liegt einer, der statt einer Beschriftung nur ein Uhr-Symbol trägt; zeigst du mit der Maus darauf, erscheint „Änderungsprotokoll". Er zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Bericht geändert hat — Feld für Feld mit altem und neuem Wert, dazu die Aktionen Unterschreiben, Wiedereröffnen, Archivieren, Duplizieren und das Zuordnen zu einem Projekt.

Auch unterwegs

In den mobilen Apps (iOS/Android) zeigt der Tab Arbeitsberichte dieselben Details in einer schreibgeschützten Ansicht — offline nur der Kopf, online zusätzlich Zeiten, Produkte, Ressourcen und Kolonnen. Abrechnungsstatus und Preise bleiben in der App bewusst ausgeblendet.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
• Projektdetails
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Kunden
• E-Mail-Konten
• Benutzer und Berechtigungen
• Berechtigungen — Grundlagen
• Zeiterfassung

Häufige Fragen

Die PDF-Vorschau meines Arbeitsberichts lädt nicht — was ist los? Am häufigsten betrifft das einen unterschriebenen Bericht, dessen abgelegte PDF-Datei nicht mehr gefunden wird — für ihn wird bewusst kein neues PDF gebaut, damit die Unterschrift nicht verloren geht. Die übrigen Aktionen in der Kopfzeile bleiben davon unberührt: Archivieren, Beleg erstellen und Verschicken funktionieren weiter, nur der Reiter Vorschau zeigt den Hinweis „Vorschau nicht verfügbar". Lade die Seite neu; hilft das nicht, hilft nur Wiedereröffnen — dabei entsteht das PDF neu, allerdings ohne Unterschrift.

Ich will aus demselben Arbeitsbericht einen zweiten Beleg erzeugen — geht das? Nicht direkt: Sobald ein Beleg mit dem Bericht verknüpft und nicht storniert ist, verschwindet Beleg erstellen aus der Kopfzeile, und auch ein erneuter Versuch liefert nur den vorhandenen Beleg zurück statt eines zweiten. Storniere oder lösche den bestehenden Beleg — danach steht die Schaltfläche wieder zur Verfügung und du kannst neu verrechnen.

Wie ändere ich einen bereits abgeschlossenen Arbeitsbericht? Über Wiedereröffnen in der Kopfzeile. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn das Wiedereröffnen in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und dein Benutzer die Berechtigung dafür hat. Beachte: Unterschrift und Berichtsnummer gehen dabei verloren, und beim erneuten Abschließen wird eine neue, höhere Nummer vergeben.

Wie mache ich einen archivierten Arbeitsbericht wieder aktiv? Über Entarchivieren in der Kopfzeile — die einzige Schaltfläche, die ein archivierter Bericht noch anbietet. Anders als beim Wiedereröffnen bleiben Berichtsnummer, Unterschrift und Inhalt dabei unverändert; nur der Status wechselt zurück auf Arbeitsbericht, und der Bericht taucht in der Liste wieder in den regulären Ansichten auf.

Warum steht bei einem archivierten Bericht „Archivierte" statt „Archiviert"? Das ist eine bekannte, noch nicht behobene Beschriftung in der Oberfläche — inhaltlich ändert sich dadurch nichts.

Ich habe die Zuschläge geändert — gilt das noch für meinen alten, abgeschlossenen Bericht? Ja. Alle Abrechnungsregeln werden erst beim Klick auf Beleg erstellen gelesen. Ein abgeschlossener, aber noch nicht verrechneter Bericht wird also nach den heutigen Regeln abgerechnet, egal wie alt er ist. Bereits geschriebene Belege ändern sich dagegen nie.

Mir fehlen „Bearbeiten" und „Beleg erstellen", obwohl der Bericht abgeschlossen ist. Dann fehlt deinem Benutzer das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten. Das Leserecht genügt nur fürs Ansehen und — mit der vollen Berechtigung — fürs Verschicken; jede verändernde Aktion verlangt das Bearbeitungsrecht. Bei Beleg erstellen kommt das Bearbeitungsrecht der Zielbelegart dazu — Rechnungen für Rechnung und Proforma Rechnung, Lieferscheine für den Lieferschein.

Warum steht ein Rabatt auf der Rechnung aus dem Arbeitsbericht? Weil beim Erzeugen des Belegs die beim Kunden hinterlegten Preise angewandt werden: Die Position trägt den normalen Verkaufspreis, die Differenz zum Kundenpreis steht als Rabatt daneben. Das gilt für Artikel, Ressourcen, Stundensätze und die Kilometer- und Anfahrtsposition gleichermaßen.

Warum fehlen im Reiter „Arbeitszeiten" Einträge, die auf dem PDF stehen? Jeder Listen-Reiter der Detailansicht lädt höchstens 1000 Zeilen und hat keine Blätterleiste. Bei sehr umfangreichen Berichten siehst du deshalb nur die ersten 1000 Zeilen — gedruckt und verrechnet wird der Bericht trotzdem vollständig.