Arbeitsbericht-Details

Die Detailansicht zeigt einen einzelnen Arbeitsbericht — die Dokumentation eines Einsatzes beim Kunden — von allen Seiten: das PDF, wie es der Kunde bekommt, die Kopfdaten und alles, was erfasst wurde, aufgeteilt auf Reiter für Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Fahrten, ausgefüllte Formulare und Fotos. Von hier führst du den Bericht durch seinen weiteren Weg: abschließen oder unterschreiben lassen, per E-Mail verschicken, in eine Rechnung oder einen Lieferschein verwandeln oder als anderweitig verrechnet markieren, archivieren — und bei Bedarf wiedereröffnen oder entarchivieren. Erfasst und geändert wird der Inhalt dagegen im Arbeitsbericht-Editor; diese Seite bleibt über den gesamten Lebenszyklus erreichbar, auch lange nach dem Abschluss.

Zugriff, Kopfzeile und Kennzahlen

Wer diese Seite öffnet

Die Seite öffnest du mit einer von zwei Berechtigungen. Mit Alle Arbeitsberichte ansehen öffnest du jeden Bericht des Betriebs — ansehen, PDF laden und per E-Mail verschicken geht damit. Mit der schwächeren zweiten Berechtigung öffnest du nur Berichte, die du selbst angelegt hast oder die dir als Mitarbeiter zugewiesen sind; bei jedem anderen Bericht weist dich flinkest ab, auch wenn du seine Adresse direkt aufrufst — und Per E-Mail senden bleibt dir dabei verwehrt, selbst für deine eigenen Berichte.

Alles, was den Bericht verändert, verlangt zusätzlich ein Bearbeitungsrecht — Arbeitsberichte bearbeiten für jeden Bericht: Bearbeiten, Abschließen beziehungsweise Unterschreiben, Archivieren, Entarchivieren, Folgearbeitsbericht erstellen, Duplizieren, Löschen, Beleg erstellen sowie Als verrechnet markieren und Markierung „verrechnet“ entfernen — für die beiden letzten brauchst du außerdem das Recht, Rechnungen zu bearbeiten. Mit Eigene Arbeitsberichte bearbeiten stehen dir dieselben Schaltflächen ohne Beleg erstellen und die Markierung „verrechnet“ zur Verfügung — aber nur bei Berichten, die du angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Fehlt ein Recht, ist die jeweilige Schaltfläche gar nicht erst da; übrig bleiben Ansehen, Per E-Mail senden und — mit der passenden Berechtigung — Wiedereröffnen und E-Mail Historie. Diese beiden brauchen Eigenes: Wiedereröffnen eine eigene Berechtigung, E-Mail Historie das Recht, den E-Mail-Verlauf einzusehen. Wer welches Recht hat, stellst du in der Benutzerverwaltung ein.

Das Modul muss eingeschaltet sein. Den ganzen Bereich gibt es nur, solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. flinkest prüft zuerst die Berechtigung: Fehlt sie, landest du auf der Hinweisseite für fehlende Rechte. Hast du die Berechtigung, ist aber das Modul ausgeschaltet, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet“. Auch die mobilen Apps und die Schnittstelle kommen dann nicht mehr an die Arbeitsberichte heran, sie bekommen die Meldung „Das Modul Arbeitsberichte ist ausgeschaltet“. Daten gehen dabei nicht verloren.

Titel und Navigation

Links oben stehen Symbol und Name des Berichts. Ein Entwurf heißt Arbeitsbericht für und den Kundennamen, jeder andere Status — abgeschlossen wie archiviert — Arbeitsbericht # mit seiner Nummer, für und ebenfalls dem Kundennamen. Darüber führt der Weg Arbeitsberichte › Kundenname zurück in die Liste. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresszeile: Ein geteilter Link auf diese Seite öffnet also wieder denselben Reiter. Ändert jemand anderes den Bericht — auch aus der iPhone- oder Android-App heraus —, aktualisiert sich die Ansicht von selbst, samt PDF und Schaltflächen.

Kennzahlen-Kasten

Rechts neben den Reitern steht ein Kasten mit den wichtigsten Werten: Arbeitsbericht Nr. (bei Entwürfen nicht vorhanden), Status, Datum als Zeitraum von–bis, unterschrieben mit Ja oder Nein und darunter dem Namen der unterschreibenden Person, Kontakt mit Sprung auf die Kundendetails, Projekt mit Sprung auf die Projektdetails, Folgebericht zu und Folgeberichte (nur bei einer Verknüpfung, siehe Folgearbeitsbericht erstellen), Gesamte Arbeitszeit, Artikel und Ressourcen als Anzahl (die Ressourcen-Zeile nur, wenn auch der Reiter Ressourcen da ist).

Datum und Gesamtzeit rechnen sich von selbst. Das Datum ist der Zeitraum der Arbeitszeiten — gibt es keine, der von Ressourcen, Fahrten und Artikeln; du trägst ihn nirgends von Hand ein, und ohne jede Position steht dort ein Strich. Die Gesamtzeit ist die Summe aller Einzelzeiten inklusive der Zeiten in Montage-Partien — es sind also Mannstunden, nicht die Einsatzdauer.

Beim Status gibt es drei Anzeigen. Das Kennzeichen zeigt Entwurf, Arbeitsbericht (abgeschlossen) oder Archiviert.

Lange Berichte werden abgeschnitten. Jeder Listen-Reiter dieser Seite — Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Logistik und Bilder — lädt höchstens 1000 Zeilen, und es gibt keine Blätterleiste. Bei einem Bericht mit mehr Zeilen fehlt der Rest in der Ansicht — verrechnet und gedruckt wird er trotzdem vollständig.

Warum die Kopfzeile weiterläuft, wenn ein Reiter nicht lädt

Die Kopfzeile baut sich auf, sobald der Bericht selbst geladen ist — sie wartet nicht auf die PDF-Vorschau oder die Inhalte der übrigen Reiter. Scheitert eines davon, am häufigsten das PDF eines unterschriebenen Berichts, dessen abgelegte Datei nicht mehr auffindbar ist, bleiben Archivieren, Beleg erstellen und die übrigen Aktionen trotzdem verfügbar; nur der betroffene Reiter zeigt einen Hinweis statt seines Inhalts.

Kopfaktionen

Abschließen

Mit dem Abschließen erklärst du den Bericht für fertig: Ab dann ist er die verbindliche Grundlage für die Abrechnung und lässt sich inhaltlich nicht mehr ändern. Die Schaltfläche Abschließen gibt es nur bei Entwürfen, nur mit dem Bearbeitungsrecht und nur, wenn die Unterschriften-Funktion in den Arbeitsberichts-Einstellungen ausgeschaltet ist. Die Rückfrage Arbeitsbericht abschließen? lautet „Soll der Arbeitsbericht abgeschlossen werden? Spätere Änderungen sind nicht mehr möglich“, mit Ja, ausführen und Abbrechen. Danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde abgeschlossen“, und die Seite zeigt sofort den neuen Stand: Nummer im Titel, Status Arbeitsbericht, statt Bearbeiten und Löschen jetzt Archivieren, Per E-Mail senden und Beleg erstellen.

Was beim Abschließen passiert. Der Bericht bekommt seine Nummer, das PDF wird sofort neu gebaut — jetzt mit Nummer und ohne das Wasserzeichen „Entwurf“ —, und im Änderungsprotokoll steht „Arbeitsbericht abgeschlossen“. Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Fahrten und Kopfdaten sind ab jetzt gesperrt (siehe Was nach dem Abschluss noch geht). Ist die Unterschriften-Funktion eingeschaltet, lässt sich ein Bericht gar nicht ohne Unterschrift abschließen — auch nicht über die mobilen Apps oder die Schnittstelle; flinkest meldet dann „Eine Unterschrift ist erforderlich: Schließen Sie den Arbeitsbericht mit einer Unterschrift ab.“ Klicken zwei Personen gleichzeitig, wird der Bericht trotzdem nur einmal abgeschlossen: Das zweite Abschließen wartet, bis das erste fertig ist. Hat das erste den Bericht abgeschlossen, bekommt das zweite „Nur Arbeitsberichte im Entwurf können abgeschlossen werden.“ Ist das erste dagegen gescheitert, etwa an einer fehlenden Pflichtangabe, ist der Bericht noch ein Entwurf, und das zweite Abschließen läuft ganz normal mit allen Prüfungen. Gewartet wird höchstens 30 Sekunden auf diesen Bericht und höchstens 120 Sekunden auf die Nummernvergabe, die für alle Berichte des Betriebs gemeinsam läuft — schließen gerade viele Kollegen Berichte ab, kann es also auch ohne zweiten Klick auf diesen Bericht zu einer Wartezeit kommen. Reicht die Zeit nicht, kommt „Dieser Arbeitsbericht wird gerade abgeschlossen.“

Pflichtangaben werden vorher geprüft. Abschließen prüft den Bericht genauso wie das Speichern im Editor und zusätzlich das Objekt. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Objekt als Pflichtfeld festgelegt und fehlt es — Entwürfe dürfen ohne Objekt angelegt und gespeichert werden —, sind Abschließen und Unterschreiben gesperrt; das Hinweis-Symbol daneben (und der Hinweis am Knopf) sagt „Tragen Sie zuerst das Objekt ein: Es ist zum Abschließen eines Arbeitsberichts erforderlich.“ Trag das Objekt im Editor nach und schließe dann ab. Dieselbe Prüfung gilt beim Unterschreiben und beim Abschließen aus den mobilen Apps.

Berichtsnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Abschließen oder Unterschreiben: die Zahl nach der höchsten bisher vergebenen Nummer ihres Zeitraums, aber nie weniger als die Startnummer — nach den Regeln der Nummerierung, mit Vorlage, Startnummer und monatlichem oder jährlichem Neustart des Zählers. Die Startnummer ist also eine Untergrenze: Ist im Zeitraum noch kein Bericht nummeriert, beginnt der Zähler bei ihr; setzt du sie über den aktuellen Zählerstand, geht es beim nächsten Bericht mit ihr weiter, auch wenn schon Berichte nummeriert sind. Eine Startnummer unter dem Zählerstand ändert nichts. Maßgeblich für den Zeitraum und für Platzhalter wie Jahr und Monat ist das Arbeitsdatum des Berichts (der Beginn der frühesten Arbeitszeit), nicht der Tag, an dem du abschließt: Bei jährlichem Neustart zählt ein Bericht vom 30. Dezember, den du am 3. Jänner abschließt, noch zum alten Jahr. Zwei Berichte bekommen nie dieselbe Nummer, auch wenn sie im selben Moment abgeschlossen werden.

Offene Formulare sperren den Abschluss. Hängt am Bericht ein zugewiesenes Formular, bei dem noch ein sichtbares Pflichtfeld leer ist, scheitert das Abschließen mit der Meldung „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen:" und den Namen der betroffenen Formulare. Welches Formular noch fehlt, siehst du im Reiter „Formulare" am Kennzeichen Unvollständig; ausgefüllt wird es im Editor.

Unterschreiben

Bei eingeschalteter Unterschriften-Funktion steht statt Abschließen die Schaltfläche Unterschreiben in der Kopfzeile — so lässt sich die Unterschrift des Kunden auch hier nachholen, ohne den Bericht im Editor zu öffnen. Die Schaltfläche gibt es nur bei Entwürfen und nur mit dem Bearbeitungsrecht. Der Dialog Unterschreiben führt in zwei Schritten: Zuerst bittet er um Vor- und Nachnamen, das Feld heißt Name der unterschreibenden Person; Weiter wird klickbar, sobald ein Name dasteht. Im zweiten Schritt unterschreibt der Kunde im Unterschriftenfeld — am Tablet direkt mit dem Finger. Das rote Papierkorb-Symbol daneben leert das Feld für einen neuen Versuch, Zurück führt zum Namen. Unterschreiben wird klickbar, sobald im Feld etwas gezeichnet ist, und schließt den Vorgang ab; flinkest meldet „Erfolgreich unterschrieben“.

Was beim Unterschreiben passiert. Der Bericht wird abgeschlossen und bekommt seine Nummer — genau wie beim Abschließen. Das PDF wird mit der Unterschrift, dem Namen und Datum und Uhrzeit der Unterschrift gebaut und eingefroren: Es wird nie wieder neu erzeugt, egal was sich später an den Einstellungen ändert. Zusätzlich legt flinkest es als eigenes Dokument im Bereich Dokumente ab, etwa „Arbeitsbericht #2026-0042 - unterschrieben von Anna Berger.pdf“; dieses Dokument lässt sich nicht löschen, es ist der Nachweis der Abnahme. Im Kennzahlen-Kasten steht danach unterschrieben: Ja mit dem Namen, im Reiter Details unter Unterschrieben von.

Automatischer Versand an den Kunden. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen der automatische Versand nach der Unterschrift eingeschaltet, geht der unterschriebene Bericht sofort an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse, mit Betreff und Text aus denselben Einstellungen. Fehlt beim Kunden eine Adresse oder scheitert der Versand, wird nichts verschickt und du siehst keine Meldung — die Unterschrift ist trotzdem gültig. Ist in deinem Betrieb noch kein E-Mail-Konto verbunden, kann die Mail gar nicht hinausgehen; das zeigt dir der Dialog „Unterschreiben“ schon vorher oben in Rot „Dieser Arbeitsbericht wird nach der Unterschrift nicht an den Kunden gemailt: Es ist kein E-Mail-Konto verbunden. Verbinden Sie eines unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten.“ Unterschreiben kannst du trotzdem. Verschickte Mails findest du in der E-Mail Historie.

Wenn Unterschreiben nicht geht. Läuft für den Bericht gerade schon eine Unterschrift oder ein Abschließen, wartet deine Unterschrift, bis das fertig ist. Abgewiesen wird sie, wenn der Bericht dadurch abgeschlossen wurde — ein zweites Dokument entsteht dann nicht: Ist der Bericht inzwischen unterschrieben, auch in einem zweiten Fenster, meldet flinkest „Arbeitsbericht #… ist bereits unterschrieben.“, ist er schon abgeschlossen oder archiviert, „Nur Arbeitsberichte im Entwurf können unterschrieben werden.“ — ein abgeschlossener Bericht behält damit immer seine einmal gedruckte Nummer. Ist der erste Vorgang dagegen gescheitert und der Bericht noch ein Entwurf, wird deine Unterschrift ganz normal verarbeitet. Gewartet wird höchstens 30 Sekunden auf diesen Bericht und höchstens 120 Sekunden auf die Nummernvergabe, die für alle Berichte des Betriebs gemeinsam läuft; reicht die Zeit nicht, kommt stattdessen „Eine Signatur für diesen Arbeitsbericht wird bereits verarbeitet.“ Fehlt das vorgeschriebene Objekt, ist Unterschreiben gesperrt (siehe Abschließen); aus den mobilen Apps lehnt flinkest die Unterschrift mit „Tragen Sie zuerst das Objekt ein: Es ist zum Abschließen eines Arbeitsberichts erforderlich.“ ab, und der Bericht bleibt ein Entwurf.

Erst die Formulare, dann die Unterschrift. Wie beim Abschließen wird nicht unterschrieben, solange ein zugewiesenes Formular unvollständig ist — flinkest meldet dann „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen:" mit den Formularnamen. Diese Prüfung läuft erst, wenn der Kunde Namen und Unterschrift schon eingegeben hat. Schau deshalb vorher in den Reiter „Formulare", ob überall Vollständig steht, bevor du dem Kunden das Tablet reichst.

Beleg erstellen

Der wichtigste Schritt nach dem Abschluss: Aus dem Bericht wird ein Beleg, ohne dass du Stunden, Material oder Fahrten abtippst. Beleg erstellen gibt es nur bei abgeschlossenen Berichten, die weder auf einem bestehenden, nicht stornierten Beleg stehen noch als verrechnet markiert sind, und nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst. Das Menü bietet Lieferschein, Rechnung und Proforma Rechnung — je nachdem, welche dieser Belegarten du bearbeiten darfst (Lieferscheine für den Lieferschein, Rechnungen für die beiden anderen); bleibt kein Eintrag übrig, verschwindet die Schaltfläche ganz. Bei wenig Platz rutscht sie in das …-Menü der Kopfzeile.

flinkest legt den Beleg im Status Entwurf an, meldet „Beleg wurde erstellt“ und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung — beim Lieferschein in Lieferschein bearbeiten, bei Rechnung und Proforma Rechnung in Rechnung bearbeiten. Dort prüfst du die Positionen, ergänzt bei Bedarf und finalisierst erst dann; Belegnummer und Buchung entstehen beim Finalisieren, nicht hier. Der Bericht ist ab diesem Moment mit dem Beleg verknüpft: Im Reiter Details steht er mit Belegart, Nummer und Datum (bei einem Entwurf mit dem Kennzeichen Entwurf), in der Arbeitsberichte-Liste zählt er als verrechnet. Gehört der Bericht zu einem Projekt, wird auch der Beleg diesem Projekt zugeordnet und erscheint in den Projektdetails bei dessen Belegen. Auch eine Proforma Rechnung verknüpft den Bericht so.

Wenn die Belegerzeugung abbricht. Fehlt ein Artikel, den die Abrechnung braucht — etwa der Kilometer-Artikel bei einem Bericht mit einer Fahrt, die nach Kilometern verrechnet wird, ein Zuschlags-Artikel oder der Artikel einer Tätigkeit —, oder wurde er zwischenzeitlich gelöscht, bricht der Vorgang mit einer Meldung ab, etwa „Kein Artikel für die Kilometer-Verrechnung hinterlegt“, „Kein Artikel für die Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt“ oder „Kein Artikel für die Montage-Partie der Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt“. Es entsteht dann gar nichts, auch kein halber Entwurf. Die meisten dieser Fälle verhindert flinkest schon vorher: Die Arbeitsberichts-Einstellungen lassen sich mit einem aktiven Zuschlag oder einer aktiven Anfahrtspauschale ohne Artikel nicht speichern, jede Tätigkeit braucht einen Artikel, bei aktiven Montage-Partien auch einen Artikel für Montage-Partie, und ein so hinterlegter Artikel lässt sich nicht löschen. Auch den Kilometer-Artikel verlangen die Einstellungen beim Speichern, sobald Fahrten nach Kilometern verrechnet werden; ab Werk ist dort der Artikel Kilometergeld eingetragen.

Was auf dem Beleg landet

Die Positionen werden in dem Moment gerechnet, in dem du hier klickst — nicht beim Erfassen und nicht beim Abschließen. Maßgeblich sind also die Einstellungen von jetzt; ein Bericht von vor drei Wochen wird nach den heutigen Regeln abgerechnet, bereits geschriebene Belege ändern sich dagegen nie. Wie gerundet wird und wann welcher Zuschlag greift, steht ausführlich bei den Arbeitsberichts-Einstellungen; hier der Überblick, was woher kommt:

• Arbeitszeiten werden je Mitarbeiter und Zeitraum eine Position mit den Stunden als Menge; im Text stehen ab Werk der Mitarbeitername samt Datum und Uhrzeit, darunter die Notiz der Zeit (was davon erscheint, regeln die Positionstexte weiter unten). Den Preis liefert der Artikel der Tätigkeit — oder, wenn beim Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung ein Artikel für Stundensatz hinterlegt ist, dieser; er hat Vorrang vor der Tätigkeit. Wurde die Tätigkeit inzwischen gelöscht, verrechnet flinkest die schon erfassten Zeiten trotzdem weiter mit ihrem Artikel. Ist die Mitarbeiter-Anonymisierung eingeschaltet, steht statt des Namens der Ersatzname.
• Eine Montage-Partie wird eine Position mit dem Partie-Artikel ihrer Tätigkeit; im Text stehen die Mitglieder mit ihren Zeiten, so ausführlich, wie es die Positionstexte vorsehen. Die Menge ist die Einsatzdauer der Partie — die Summe der Stunden geteilt durch die Zahl der beteiligten Mitarbeiter. Garantie- und verrechnungsfreie Zeiten werden herausgerechnet, der Teiler bleibt die ganze Partie; ob sie als eigene 0-€-Position erscheinen, steht unter Montage-Partien und Einzelzeiten.
• Überstunden und Zuschläge kommen als zusätzliche Positionen dazu, je Mitarbeiter und Tag: Überstunden über der eingestellten Schwelle, Nachtzuschlag unter der Woche, Samstag Tag- und Nachtschicht sowie Sonn- und Feiertage. Die Grundstunden bleiben dabei voll verrechnet. Zeiten in Montage-Partien zählen je Mitarbeiter wie Einzelzeiten mit, solange das nicht abgeschaltet ist (Überstunden und Zuschläge für Montage-Partien). Details: Regelarbeitszeit und Überstundenschwelle.
• Fahrten ergeben je nach Einstellung eine Kilometer-Position (Menge = gefahrene Kilometer) und/oder eine Anfahrtspauschale; stornierte Fahrten und nicht dienstliche Fahrten (siehe Fahrten zum Einsatzort) fallen dabei weg, auch als 0-€-Position. Ist „Fahrzeit ist Arbeitszeit“ eingeschaltet, wird jede dienstliche, nicht stornierte, nicht verrechnungsfreie Fahrt des Fahrers zusätzlich als Arbeitszeit mit dem Text „Fahrzeit“ verrechnet — mit dem Stundensatz-Artikel des Fahrers, sofern er einen hat. Die Stunden dieser Fahrzeit folgen dem Abrechnungsintervall; im Text stehen — wie bei Kilometer-Position und Anfahrtspauschale — ab Werk die tatsächlichen Fahrtzeiten, und die Kennung „Fahrzeit“ bleibt immer stehen. Ob Zuschläge auch auf die Fahrzeit wirken, legt eine eigene Einstellung fest. Siehe Anfahrtspauschale verrechnen und Fahrzeit als Arbeitszeit werten.
• Artikel übernimmt flinkest mit Menge und der im Bericht erfassten Beschreibung. Ein frei eingegebener Artikel ohne Katalogeintrag erscheint mit dem Preis 0 — den Preis trägst du im Beleg nach.
• Ressourcen ergeben eine Mietposition (Mietdauer mal Stückzahl) und, wenn die Ressource eine hat, eine eigene Position „Einmalgebühr für ‹Ressource›“.
• Garantie und verrechnungsfrei gekennzeichnete Zeilen fehlen auf dem Beleg — oder erscheinen mit 0 € und dem Vermerk „Garantie“ beziehungsweise „verrechnungsfrei“, wenn das in den Einstellungen unter Nicht verrechenbare Positionen sichtbar machen eingeschaltet ist.

Beschreibung aus der Artikelverwaltung. Jede Position mit einem Artikel aus deinem Katalog — Arbeitszeit, Montage-Partie, Zuschlag, Kilometer, Anfahrtspauschale, Artikel und Ressource — beginnt mit der Beschreibung, die beim Artikel in der Artikelverwaltung hinterlegt ist, so wie beim Hinzufügen eines Artikels im Beleg; Platzhalter wie {product.product_number} sind dabei schon durch die Werte des Artikels ersetzt. Darunter folgt, was der Bericht beisteuert: ab Werk Mitarbeiter und Zeitraum, die Notiz der Zeit, Zeitraum und Beschreibung der Fahrt (siehe Positionstexte unten), außerdem der Ressourcentext oder die im Bericht zum Artikel erfasste Beschreibung, ganz am Ende gegebenenfalls „Garantie“ oder „verrechnungsfrei“. Steht im Bericht derselbe Text wie in der Artikelbeschreibung, erscheint er nur einmal; bei summierten Zeilen steht die Artikelbeschreibung einmal pro Zeile. Ein frei eingegebener Artikel ohne Katalogeintrag hat keine Artikelbeschreibung und behält nur seinen eigenen Text. Ob die Beschreibung auf dem PDF erscheint, regelt wie bei jedem Beleg der Schalter „Beschreibung drucken“ im Belegdesigner.

Positionstexte. Wie ausführlich Arbeitszeiten und Fahrten im Text beschrieben sind, stellst du im Reiter Rechnung der Arbeitsberichts-Einstellungen im Block Positionstexte auf der Rechnung ein. Arbeitszeit: Datum und Uhrzeit und Fahrten: Datum und Uhrzeit haben je drei Stufen — Datum und Uhrzeit (ab Werk), Nur Datum und Ohne Datum und Uhrzeit; dazu schaltest du Mitarbeiternamen andrucken, Notizen der Zeitbuchungen andrucken und Notizen der Fahrten andrucken ein oder aus (ab Werk alle an). Die Arbeitszeit-Stufe gilt für Arbeitszeiten, Zuschläge, Montage-Partien und die Fahrzeit, die Fahrten-Stufe für Kilometer-Position und Anfahrtspauschale. Das Ausschalten der Namen wirkt nur auf den Beleg; welche Namen das PDF des Berichts zeigt, richtet sich weiter nach den Einstellungen im Reiter Bericht. Trotz des Namens wirkt der Block auf jeden Beleg aus Beleg erstellen, auch auf den Lieferschein, und es ändert sich nur der Text — Mengen und Preise bleiben gleich.

Aufbau des Belegs. Die vier Blöcke Logistik, Arbeitszeiten, Artikel und Ressourcen stehen in der Reihenfolge aus den Einstellungen. Die Gruppierung gilt für den Beleg aus einem einzelnen Bericht genauso wie für die Sammelabrechnung aus der Liste: Bei Nach Tag gruppieren steht je Kalendertag genau eine Kopfzeile mit Wochentag und Datum (etwa „Dienstag, 6.10.2026“), darunter alle Positionen dieses Tages — Fahrten, Arbeitszeiten, Artikel und Ressourcen in der eingestellten Reihenfolge; ein Artikel ohne zugeordnete Arbeitszeit steht in der Tagesgruppe seines Berichts, wenn der Bericht nur an einem Tag gearbeitet wurde, sonst ohne Gruppe nach allen Tagesgruppen. Weil der Tag schon in der Kopfzeile steht, fehlt er in den Zeilen darunter: Bei Datum und Uhrzeit steht dort nur die Uhrzeit (etwa „08:00-12:00“), bei Nur Datum gar keine Zeitangabe; nur eine Zeit über Mitternacht behält ihren vollen Zeitraum. Nach Arbeitsbericht gruppieren bündelt alles unter einer Kopfzeile mit Nummer und Arbeitstag, etwa „Arbeitsbericht #2026-0042 vom 03.11.2026:“, bei mehreren Arbeitstagen mit dem Zeitraum („vom 03.11.2026 - 05.11.2026:“); Keine Gruppierung listet alles flach. Mit Gleiche Artikel summieren fasst flinkest Zeilen mit demselben Artikel zu einer zusammen — bei Arbeitszeiten, Ressourcen und Artikeln, innerhalb einer Gruppe bzw. bei Keine Gruppierung innerhalb der Positionen eines Berichts auch über diese Blöcke hinweg (etwa derselbe Artikel als Arbeitszeit und als Material); Fahrten nie; verrechenbare und Garantie- oder verrechnungsfreie Zeilen bleiben dabei getrennt, frei eingegebene Artikel werden nie zusammengefasst. Siehe Gruppierung der Positionen und Gleiche Artikel summieren.

Kopfdaten des Belegs. Belegdatum ist der heutige Tag. Den Leistungszeitraum — beim Lieferschein heißt das Feld Lieferdatum — setzt flinkest aus dem Zeitraum des Berichts, den der Kennzahlen-Kasten unter Datum zeigt: bei einem einzigen Arbeitstag nur dieses Datum, bei mehreren vom ersten bis zum letzten Tag; maßgeblich ist der Kalendertag in deiner Ortszeit. Steht dort nur ein Strich, bleibt das Feld leer. Als Anschrift nimmt flinkest die Adresse des Kunden (fehlt dort eine, die Leistungsadresse des Berichts); die Leistungsadresse samt Standort wird zur Lieferadresse des Belegs. Der Referenztext des Berichts wandert in den Referenztext des Belegs. Das Zahlungsziel kommt aus den Kundendaten, sonst aus der Standard-Zahlungskondition, und das Fälligkeitsdatum wird daraus berechnet. Ist der Kunde steuerbefreit (etwa bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder Ausfuhr), übernimmt der Beleg das und entfällt die Steuer auf allen Positionen.

Kopf- und Fußtext. Der neue Beleg bekommt die Texte seiner eigenen Belegart — ein Lieferschein die Lieferschein-Texte, eine Rechnung die Rechnungs-Texte. Hat der Kunde für diese Belegart eigene Kopf- oder Fußtexte hinterlegt, gelten diese, sonst die aus den Beleg-Einstellungen. Hat der Arbeitsbericht eine Beschreibung, steht sie anstelle des Kopftexts auf dem Beleg.

Preise. Preise kommen aus den für diesen Kunden gültigen Verkaufspreisen — für Artikel, Ressourcen, Stundensätze, Zuschläge und die Kilometer- und Anfahrtsposition gleichermaßen. Wie ein individueller Kundenpreis auf der Position erscheint, legt die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen fest, die sich beim Kunden abweichend einstellen lässt: Bei Normalpreis mit Rabatt steht der normale Verkaufspreis auf der Position und der Unterschied als Rabatt daneben, bei Kundenpreis als Einzelpreis steht direkt der Kundenpreis als Einzelpreis. Liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis, erscheint er immer als Einzelpreis — ein Aufschlag wird nie als Rabatt ausgewiesen.

Lager auf dem Lieferschein. Ein Arbeitsbericht selbst bucht keinen Lagerbestand ab. Erzeugst du einen Lieferschein, bekommt jede Position mit lagergeführtem Artikel gleich das Standardlager des Artikels aus den Artikeldetails — aus diesem Lager bucht der Lieferschein später beim Finalisieren ab. Legst du einen Lagerartikel an oder schaltest bei einem Artikel die Lagerführung ein, ist das Standardlager Pflicht, solange das Modul Lager eingeschaltet ist; bei nur einem Lager trägt flinkest es selbst ein. Fehlt es trotzdem (etwa bei älteren oder importierten Artikeln), nimmt die Position das einzige Lager des Betriebs. Gibt es mehrere Lager oder gar keins und ist beim Artikel keins hinterlegt, entsteht die Position ohne Lager: Du trägst es in der Ansicht Lieferschein bearbeiten nach, die sich nach dem Erzeugen ohnehin öffnet. Bis dahin bricht das Finalisieren mit „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …“ ab, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Rechnung und Proforma Rechnung betrifft das nicht.

Ein Bericht wird nur einmal verrechnet

Sobald ein Beleg mit dem Bericht verknüpft und nicht storniert ist — auch ein noch nicht finalisierter Beleg-Entwurf und eine Proforma Rechnung zählen —, verschwindet Beleg erstellen aus der Kopfzeile. Ein zweiter Beleg mit denselben Positionen entsteht darüber nicht: Ein erneuter Aufruf, etwa durch einen doppelten Klick oder ein zweites geöffnetes Fenster, öffnet den schon vorhandenen Beleg, und flinkest meldet „Beleg existiert bereits“ statt „Beleg wurde erstellt“. Ist der Bericht stattdessen als verrechnet markiert und klickt jemand in einem noch offenen zweiten Fenster trotzdem auf Beleg erstellen, entsteht kein Beleg; flinkest meldet „Dieser Arbeitsbericht ist als verrechnet markiert. Entfernen Sie die Markierung, um ihn zu verrechnen.“

Storno gibt den Bericht wieder frei. Willst du neu verrechnen — weil sich Preise geändert haben oder der falsche Belegtyp gewählt wurde —, storniere den Beleg oder lösche ihn, solange er noch ein Entwurf ist. Danach steht Beleg erstellen wieder zur Verfügung, die Liste zeigt den Bericht wieder als nicht verrechnet, und auch Wiedereröffnen ist wieder möglich. Ein stornierter Beleg bleibt im Reiter Details weiter verlinkt — mit dem Kennzeichen Storniert —, damit nachvollziehbar ist, wo der Bericht schon einmal stand.

Als verrechnet markieren

Manche Berichte werden gar nicht über flinkest verrechnet — sie stehen auf einer Rechnung aus einem anderen System, sind über eine Pauschale abgegolten oder erledigen sich anderweitig. Damit solche Berichte nicht dauerhaft als offen mitlaufen und versehentlich ein zweites Mal verrechnet werden, markierst du sie über Als verrechnet markieren in der Kopfzeile (bei wenig Platz im …-Menü). Die Schaltfläche gibt es nur bei einem abgeschlossenen Bericht, der noch auf keinem nicht stornierten Beleg steht, und nur, wenn du sowohl Arbeitsberichte als auch Rechnungen bearbeiten darfst.

Der Dialog Als verrechnet markieren erklärt kurz, wofür die Markierung gedacht ist, und bietet ein freies Feld Notiz — der Platzhalter schlägt „z. B. mit Rechnung 2026-123 verrechnet“ vor —, damit später nachvollziehbar ist, wo der Bericht abgerechnet wurde. Die Notiz ist optional. Als verrechnet markieren bestätigt, Abbrechen schließt ohne Änderung; danach meldet flinkest „Arbeitsbericht als verrechnet markiert“.

Was die Markierung bewirkt. Der Bericht gilt danach als verrechnet, genau wie einer mit Rechnung: Beleg erstellen und Als verrechnet markieren verschwinden, Wiedereröffnen ist gesperrt (mit demselben Hinweis wie bei einem verrechneten Bericht), und im Reiter Details steht im Block Allgemein die Zeile Abrechnung mit dem Kennzeichen Als verrechnet markiert, dem Datum und dem Namen der Person, die markiert hat — darunter, falls erfasst, die Notiz zur Verrechnung. In der Liste zählt er als verrechnet, in der Sammelabrechnung mehrerer Berichte aus der Arbeitsberichte-Liste wird er abgelehnt, mit der Meldung „Arbeitsbericht #… wurde bereits abgerechnet“, und die Sammelabrechnung der Wartungsverträge lässt ihn aus. Markieren und Entfernen der Markierung stehen im Änderungsprotokoll.

Markierung „verrechnet“ entfernen

War die Markierung ein Irrtum oder soll der Bericht doch über flinkest abgerechnet werden, nimmst du sie über Markierung „verrechnet“ entfernen wieder zurück — an derselben Stelle, an der vorher Als verrechnet markieren stand, mit denselben Rechten. Nach der Rückfrage „Markierung „verrechnet“ entfernen? Der Arbeitsbericht kann danach wieder verrechnet werden.“ und Ja meldet flinkest „Markierung „verrechnet“ entfernt“. Die Zeile Abrechnung samt Notiz verschwindet, Datum, Person und Notiz werden gelöscht, und Beleg erstellen sowie — bei passender Einstellung und Berechtigung — Wiedereröffnen stehen wieder zur Verfügung. Einen Bericht, der auf einer Rechnung steht, „entverrechnest“ du auf diesem Weg nicht; dafür stornierst du die Rechnung.

Wiedereröffnen

Für den Fall, dass ein Bericht zu früh abgeschlossen wurde: Wiedereröffnen macht aus ihm wieder einen Entwurf, den du im Editor ändern kannst. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn beides zusammenkommt: das Kästchen Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden in den Arbeitsberichts-Einstellungen und die Berechtigung dafür bei deinem Benutzer — das Bearbeitungsrecht braucht es dafür nicht. Beides wird auch beim Ausführen noch einmal geprüft. Die Rückfrage Arbeitsbericht öffnen lautet „Soll der Arbeitsbericht wieder eröffnet werden?“, danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde geöffnet“. Mehrere Berichte auf einmal wiedereröffnest du über die Mehrfachauswahl der Arbeitsberichte-Liste.

Was dabei verloren geht. Berichtsnummer, Unterschrift und der Name der unterschreibenden Person werden gelöscht, und das PDF wird sofort neu gebaut — ohne Unterschrift und wieder mit dem Wasserzeichen „Entwurf“. Das alte, unterschriebene PDF bleibt im Bereich Dokumente liegen, ist aber nicht mehr mit dem Bericht als „unterschrieben“ verknüpft und lässt sich deshalb jetzt löschen. Beim erneuten Abschließen oder Unterschreiben vergibt flinkest die Nummer neu, nach den dann gültigen Regeln der Nummerierung: War der Bericht der zuletzt nummerierte seines Zeitraums, bekommt er dieselbe Nummer wieder — außer die Startnummer wurde inzwischen darüber gesetzt; sonst bleibt seine alte Nummer frei, und in der Nummernfolge entsteht eine Lücke. Arbeitsberichte sind keine Rechnungen — eine solche Lücke ist steuerlich kein Problem, fällt aber auf, wenn jemand die Nummern zählt.

Verrechnete Berichte bleiben gesperrt. Ist aus dem Bericht ein Beleg entstanden, der nicht storniert ist — auch ein noch nicht finalisierter Beleg-Entwurf zählt —, oder ist er als verrechnet markiert, bleibt Wiedereröffnen sichtbar, ist aber gesperrt: Der Bericht soll so bleiben, wie er abgerechnet wurde. Den Grund „Dieser Arbeitsbericht wurde bereits verrechnet und kann nicht wieder geöffnet werden.“ zeigt ein Hinweis an der Schaltfläche und zusätzlich ein Info-Symbol neben dem verknüpften Beleg beziehungsweise neben der Zeile Abrechnung im Reiter Details, das sich auch auf Tablet und Handy antippen lässt. Wird der Beleg storniert oder die Markierung entfernt, ist Wiedereröffnen wieder möglich.

Archivieren

Für abgeschlossene Berichte, die nicht mehr im Alltag auftauchen sollen — etwa weil sie längst verrechnet sind. Archivieren gibt es nur bei abgeschlossenen Berichten und nur mit dem Bearbeitungsrecht; verrechnet sein muss der Bericht dafür nicht. Die Rückfrage trägt den Titel Arbeitsbericht archivieren, ihr Text lautet „Soll dieser Arbeitsbericht wirklich archiviert werden?“ — bestätigt wird mit Ja. Danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde archiviert“ und merkt sich, wer wann archiviert hat.

Was sich ändert. Der Bericht erscheint in der Liste nur noch in der Ansicht archiviert, der Kennzahlen-Kasten zeigt den Status Archiviert, und sein PDF trägt ab sofort das Wasserzeichen „archiviert“ — ein unterschriebener Bericht behält sein eingefrorenes PDF ohne Wasserzeichen. In der Kopfzeile bleibt nur noch Entarchivieren — Per E-Mail senden, Wiedereröffnen, Beleg erstellen und Als verrechnet markieren verschwinden. Im …-Menü bleiben Folgearbeitsbericht erstellen, Duplizieren und E-Mail Historie, jeweils mit denselben Rechten wie bei einem abgeschlossenen Bericht. Archivieren öffnet den Bericht nicht wieder — er bleibt abgeschlossen und inhaltlich gesperrt (siehe Was nach dem Abschluss noch geht).

Entarchivieren

Das Gegenstück zu Archivieren, nur für archivierte Berichte und nur mit dem Bearbeitungsrecht. Die Rückfrage lautet „Soll dieser Arbeitsbericht wirklich entarchiviert werden?“, danach meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde entarchiviert“. Der Bericht wechselt zurück in den Status Arbeitsbericht, taucht in der Liste wieder in den regulären Ansichten auf und zeigt wieder alle Aktionen eines abgeschlossenen Berichts (Archivieren, Wiedereröffnen, Beleg erstellen, Per E-Mail senden). Anders als beim Wiedereröffnen bleibt die Berichtsnummer dabei erhalten — Entarchivieren verändert nur den Status, nichts an Nummer, Unterschrift, Belegverknüpfung, Markierung oder Inhalt. Das Zeilenmenü der Arbeitsberichte-Liste bietet diese Aktion nicht — Entarchivieren gibt es ausschließlich auf dieser Detailseite.

Folgearbeitsbericht erstellen

Für Nacharbeiten am selben Einsatzort: Folgearbeitsbericht erstellen im …-Menü legt sofort, ohne Dialog, einen neuen Entwurf an und öffnet ihn im Editor. Übernommen werden nur die Kopfdaten, die zum Auftrag gehören — Kunde, Standort und Leistungsadresse, Projekt, Objekt und Referenztext. Arbeitszeiten, Artikel, Ressourcen, Fahrten, Beschreibung und interne Notiz bleiben leer, denn der Folgebericht beschreibt einen neuen Einsatz. Der Entwurf ist dir zugewiesen. Das geht in jedem Zustand, auch bei einem abgeschlossenen oder archivierten Bericht, und verlangt das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten.

Die Berichte bleiben verknüpft. Im Kennzahlen-Kasten zeigt der neue Bericht unter Folgebericht zu einen Link auf seinen Vorgänger, der Vorgänger unter Folgeberichte Links auf alle seine Folgeberichte — ein Entwurf ohne Nummer erscheint dort als „Entwurf #123“. So lässt sich die Geschichte eines Auftrags über mehrere Einsätze nachverfolgen. Wird der Vorgänger gelöscht (nur als Entwurf möglich), bleibt der Folgebericht bestehen, nur ohne Verknüpfung. Wer statt eines neuen Einsatzes einen Bericht samt Zeiten und Artikeln kopieren will, nimmt Duplizieren.

Duplizieren

Wenn ein ähnlicher Einsatz wiederkommt — dieselbe Wartung, dasselbe Material —, nimmst du einen bestehenden Bericht als Vorlage. Duplizieren im …-Menü gibt es in jedem Zustand, auch bei einem archivierten Bericht, mit dem Bearbeitungsrecht. Im Fenster Arbeitsbericht duplizieren wählst du unter „Welche Positionen sollen kopiert werden?“ einzeln aus, welche Arbeitszeiten, Material / Positionen, Ressourcen-Verleih und Fahrzeiten übernommen werden; ohne solche Positionen steht dort „Es wird nur der Kopf kopiert“. Das Kästchen Alle Zeiten auf einen bestimmten Tag setzen ist voreingestellt aktiv und mit dem heutigen Tag vorbelegt: Nur der Starttag jeder kopierten Zeit, Ressource und Fahrt verschiebt sich, Uhrzeit und Dauer bleiben gleich. Duplikat erstellen legt immer einen neuen Entwurf an und öffnet ihn direkt zum Bearbeiten; flinkest meldet „Arbeitsbericht dupliziert“.

Was das Duplikat übernimmt. Vom Kopf kommen nur die Auftragsdaten mit: Kunde, Standort und Leistungsadresse, Projekt, Objekt, Referenztext, Beschreibung, interne Notiz, Anzahl der Übernachtungen, der zugewiesene Benutzer und der Zeitraum (bei Tagesverschiebung der neue Tag). Nummer, Unterschrift, Belegverknüpfung, eine Markierung „verrechnet“, der Archiv-Vermerk und eine Verknüpfung zu einem Vorgänger bleiben beim Original — das Duplikat ist ein frischer, noch nicht verrechneter Bericht. Stornierte und nicht dienstliche Fahrten bietet der Dialog gar nicht erst an, sie werden nie kopiert. Eine kopierte Fahrt behält Fahrzeug, Fahrer, Strecke und Distanz, aber keine Kilometerstände und keine GPS-Aufzeichnung; sie gilt als von Hand erfasst und ist nicht gesperrt. Die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei der kopierten Zeiten, Artikel und Fahrten übernimmt das Duplikat nur, wenn du sie selbst buchen darfst — sonst sind die Kopien verrechenbar.

Ein Mitarbeiter darf nicht doppelt gebucht sein. Schaltest du die Tagesverschiebung aus und kopierst Arbeitszeiten unverändert, überschneiden sie sich mit den Zeiten desselben Mitarbeiters im Ursprungsbericht — flinkest lehnt das Duplikat dann komplett ab, mit der Meldung „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht.“, und es entsteht gar kein Entwurf. Deshalb ist die Verschiebung auf den heutigen Tag voreingestellt aktiv; lässt du sie an, entstehen die kopierten Zeiten an einem neuen Tag, und die Prüfung greift nur noch, wenn der Mitarbeiter dort schon anderweitig gebucht ist. Diese Prüfung lässt sich in den Arbeitsberichts-Einstellungen abschalten.

Auch Ressourcen dürfen nicht doppelt belegt sein. Ist bei einer kopierten Ressource „Überbuchung zulassen“ nicht angehakt, prüft flinkest, ob sie im neuen Zeitraum schon in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen oder durch einen Termin belegt ist — auch der Ursprungsbericht zählt dabei. Trifft das zu, entsteht kein Duplikat, und flinkest meldet etwa „Die Ressource ‹Name› ist zu dieser Zeit (…) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen.“ Mit der Verschiebung auf einen anderen Tag passiert das nur, wenn die Ressource dort schon verplant ist.

Löschen

Ein Entwurf, der doch nicht gebraucht wird — etwa ein versehentlich angelegter —, lässt sich löschen. Löschen im …-Menü gibt es nur bei Entwürfen und nur mit dem Bearbeitungsrecht. Die Rückfrage Arbeitsbericht löschen lautet „Soll der Arbeitsbericht wirklich gelöscht werden?“ mit Ja, löschen und Abbrechen; danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde gelöscht“ und du landest wieder in der Liste. Einen abgeschlossenen Bericht kann niemand löschen — auch nicht über die Schnittstelle („Nur Arbeitsberichte im Entwurf können gelöscht werden.“) —, denn er ist ein Dokument, das der Kunde vielleicht unterschrieben hat und das verrechnet sein kann.

Wenn ein Beleg auf den Entwurf verweist. Ein Entwurf kann einen Beleg hinter sich haben: Wurde der Beleg eines Berichts storniert und der Bericht danach wiedereröffnet, zeigt der stornierte Beleg weiter auf ihn. Dann bietet das …-Menü Löschen gar nicht an — der Bericht bleibt als Nachweis zum stornierten Beleg erhalten.

Was nach dem Abschluss noch geht

Gesperrt sind die Inhalte: Arbeitszeiten, Montage-Partien, Artikel, Ressourcen, Fahrten, Adresse, Beschreibung und interne Notiz. Ein Speicherversuch, etwa aus einem noch offenen Editor-Fenster, endet mit „Der Arbeitsbericht wurde bereits abgeschlossen.“ Das gilt genauso für einen archivierten Bericht — auch er bleibt abgeschlossen. Die Fahrten eines abgeschlossenen oder archivierten Berichts lassen sich weder löschen noch vom Bericht lösen, sondern nur stornieren; ein Löschversuch endet mit „Löschen nicht möglich, dieser Arbeitsbericht ist bereits abgeschlossen“. Musst du an einem archivierten Bericht doch etwas ändern, entarchivierst du ihn zuerst und eröffnest ihn dann wieder.

Bei einem abgeschlossenen Bericht weiterhin möglich sind: Dokumente hochladen und löschen (außer dem unterschriebenen PDF), Aktivitäten anlegen, den Bericht verrechnen oder als verrechnet markieren, archivieren, verschicken, duplizieren, einen Folgearbeitsbericht erstellen — und die Projektzuordnung ändern. Bei einem archivierten Bericht bleiben nur Dokumente, Aktivitäten, Entarchivieren, Duplizieren, Folgearbeitsbericht und die Projektzuordnung; Verrechnen, Markieren und Verschicken gehen erst wieder nach dem Entarchivieren. Die Projektzuordnung läuft nicht über diese Seite, sondern über den Reiter Arbeitsberichte in den Projektdetails: Dort hängst du auch einen abgeschlossenen Bericht noch an ein Projekt oder löst ihn wieder davon. Das ist der übliche Weg, wenn Stunden in der Projektauswertung fehlen.

Per E-Mail senden

Empfänger, Betreff und Anhänge

Der abgeschlossene Bericht soll zum Kunden — als Nachweis, was erledigt wurde. Per E-Mail senden steht nur bei abgeschlossenen Berichten in der Kopfzeile (bei archivierten nicht mehr) und öffnet den Versanddialog. Er enthält Empfänger — vorbelegt mit Namen und E-Mail-Adresse des Kunden —, Betreff, Nachricht und Anhänge. Betreff und Nachricht kommen aus den Arbeitsberichts-Einstellungen; Pflicht ist nur der Betreff, eine leere Nachricht ist erlaubt. Ist dort kein Betreff hinterlegt, setzt flinkest „Arbeitsbericht #“ mit der Berichtsnummer ein.

Platzhalter. Beim Öffnen des Dialogs sind alle Platzhalter aus der Vorlage schon ersetzt, und zwar an jeder Stelle, an der sie vorkommen: die Berichtsnummer, wie sie der Nummernkreis bildet, das Anlagedatum des Berichts (nicht das Arbeitsdatum) und der Name des Kunden. Was im Dialog steht, bekommt der Empfänger also genau so. Tippst du selbst einen dieser Platzhalter in Betreff oder Nachricht, setzt flinkest ihn beim Versand ein. Die Vorlage liest flinkest bei jedem Öffnen frisch aus den Einstellungen — eine eben geänderte Vorlage gilt also sofort.

Anhänge. Unter Anhänge steht fest die Zeile „Arbeitsbericht #…“ mit dem Kennzeichen Wird immer gesendet — sie lässt sich nicht entfernen. Bei einem unterschriebenen Bericht hängt flinkest das unterschriebene PDF an, sonst ein im Moment des Versands frisch erzeugtes PDF mit Nummer. Über Bestehendes Dokument wählen hängst du zusätzlich eine der hinterlegten Dokumentvorlagen an, etwa AGB oder ein Datenblatt; die Auswahl hat eine Suche und wird mit Auswählen übernommen. Dateien vom Rechner und die am Bericht abgelegten Dokumente lassen sich hier nicht anhängen — für die nimmst du das Zeilenmenü Per E-Mail senden im Bereich Dokumente. Sind die gewählten Vorlagen zusammen größer als 22 MB, warnt der Dialog „Die Anhänge sind zusammen größer als 22 MB. Die E-Mail wird vom Mailanbieter möglicherweise abgelehnt.“ — gesendet werden kann trotzdem.

Ohne E-Mail-Konto kein Versand. Ist in deinem Betrieb noch kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. Verbinden Sie eines unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten.“, und Senden bleibt gesperrt.

Weitere Empfänger in CC und BCC

Soll der Bericht zusätzlich an die Buchhaltung des Kunden, einen Kollegen oder an dich selbst gehen, klickst du rechts neben dem Feld Empfänger auf CC / BCC. Darunter erscheinen die Zeilen CC und BCC, in die du Adressen genauso einträgst wie beim Empfänger. Das Hilfesymbol neben CC und BCC erklärt kurz den Unterschied: CC-Empfänger sind für alle sichtbar, die die Mail bekommen, BCC-Empfänger für niemanden sonst. Ein erneuter Klick auf CC / BCC blendet die beiden Zeilen wieder aus und leert sie dabei — was du nicht mehr siehst, wird auch nicht mitgeschickt. Steht in einem der drei Felder eine ungültige Adresse, bleibt Senden gesperrt, bis du sie korrigierst oder entfernst.

Alle Empfänger bekommen dieselbe Mail. Trägst du mehrere Adressen ins Feld Empfänger ein, verschickt flinkest eine einzige gemeinsame Mail — jeder Empfänger sieht die Adressen der anderen. Wer für die übrigen unsichtbar bleiben soll, gehört deshalb in BCC. Steht eine Adresse doppelt, bekommt sie die Mail trotzdem nur einmal.

Absenderkonto wählen

Sind mehrere E-Mail-Konten aktiv und hat dein Benutzer die Berechtigung Absender ändern, taucht im Dialog zusätzlich das Feld Absenderkonto auf — vorbelegt mit dem Standardkonto. Damit wählst du für genau diese eine Nachricht ein anderes aktives Konto, ohne das Standardkonto selbst zu ändern. Ist nur ein Konto aktiv oder fehlt die Berechtigung, bleibt das Feld verborgen, und die Mail geht über das Standardkonto hinaus.

Rückmeldung nach dem Senden

Senden verschickt die eine gemeinsame Mail an alle Empfänger samt CC und BCC; während der Versand läuft, ist die Schaltfläche gesperrt, ein zweiter Klick verschickt also nichts doppelt. Danach gibt es genau zwei Ausgänge: Geht die Mail raus, schließt sich der Dialog und flinkest meldet „Arbeitsbericht wurde versendet“. Scheitert der Versand, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, und flinkest meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden:“ mit den betroffenen Empfängeradressen und dem Grund, den der Mailversand zurückgemeldet hat — ist kein Grund bekannt, steht dort „Unbekannter Fehler“. Du kannst es sofort erneut versuchen, ohne etwas neu auszufüllen. Eine eigene Meldung für einen Teilerfolg gibt es nicht: flinkest verschickt die Mail als Ganzes oder gar nicht.

E-Mail Historie

Später wissen, ob und wann der Bericht beim Kunden ankam: E-Mail Historie im …-Menü öffnet den E-Mail-Verlauf gefiltert auf diesen Bericht — mit jedem Versand, dem manuellen genauso wie dem automatischen nach der Unterschrift. Den Eintrag gibt es bei abgeschlossenen und archivierten Berichten und nur mit dem Recht, den E-Mail-Verlauf einzusehen. Die verschickten Mails hängen außerdem am Kunden und, falls zugeordnet, am Projekt.

Reiter „Vorschau“

PDF live ansehen

Der erste Reiter zeigt das Arbeitsbericht-PDF direkt im Fenster, mit Blättern, Zoom, Suche, Drucken und Herunterladen. Es ist genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Ein Entwurf trägt das Wasserzeichen „Entwurf“, ein archivierter Bericht „archiviert“. Bearbeiten lässt sich das PDF hier nicht — Werkzeuge zum Zeichnen, Hervorheben, Kommentieren und Unterschreiben sowie Textfelder und Stempel gibt es in dieser Vorschau nicht.

Wann das PDF neu gebaut wird. Ein Entwurf ist eine Live-Vorschau: Sein PDF entsteht bei jedem Aufruf dieser Seite neu und zeigt immer den aktuellen Stand. Ein ohne Unterschrift abgeschlossener Bericht bekommt sein PDF beim Abschließen. Neu gebaut wird es erst wieder beim Archivieren, Entarchivieren und beim Versand per E-Mail — danach zeigt die Vorschau genau diese Fassung. Ein bloßer Aufruf dieser Seite ändert es nicht. Beim Wiedereröffnen wird der Bericht wieder zum Entwurf und damit zur Live-Vorschau. Ein unterschriebener Bericht behält genau das PDF, das im Moment der Unterschrift entstanden ist; für ihn ändert sich nichts mehr. Änderungen an den Einstellungen für Mitarbeiternamen, Tätigkeitsspalte oder angehängte Fotos wirken also sofort auf Entwürfe, bei einem abgeschlossenen Bericht erst, wenn sein PDF neu gebaut wird. Was auf dem Ausdruck steht, steuerst du im Reiter Bericht der Arbeitsberichts-Einstellungen.

Was auf dem PDF steht

Oben links stehen der Empfänger mit der Adresse des Kunden und darunter die Adresse der Leistungserbringung — die Leistungsadresse samt Standort-Bezeichnung. Rechts daneben die Datenbox mit Datum, Objekt (falls erfasst) und, wenn der Bericht zu einem Projekt gehört, Projektnummer, Ihre Projektnummer und Ihre Referenznummer aus dem Projekt. Darunter folgen die Überschrift „Arbeitsbericht #…“ (bei Entwürfen ohne Nummer), die Beschreibung des Einsatzes und die Blöcke für Fahrten (Anfahrt), Arbeitszeiten, Material, Ressourcen, die dafür markierten Formulare (siehe unten) und — sofern in den Einstellungen eingeschaltet — die Fotos; bei einem unterschriebenen Bericht ganz unten die Unterschrift mit Name, Datum und Uhrzeit.

Das Datum ist das Erzeugungsdatum. Das Feld Datum zeigt, wann das PDF gebaut wurde, nicht wann gearbeitet wurde. Bei einem Entwurf steht also das heutige Datum darauf, weil jeder Aufruf dieser Seite das PDF neu baut. Bei einem ohne Unterschrift abgeschlossenen Bericht ist es der Tag des Abschließens — oder des letzten Neuaufbaus beim Archivieren, Entarchivieren oder Versand per E-Mail. Bei einem unterschriebenen Bericht ist es der Tag der Unterschrift und bleibt so. Die Arbeitstage selbst stehen bei jeder einzelnen Zeit.

Was bewusst nicht draufsteht. Die interne Notiz und der Referenztext des Berichts erscheinen nie auf dem PDF — der Referenztext geht stattdessen auf den Beleg. Stornierte, verrechnungsfreie und nicht dienstliche Fahrten fehlen im Fahrtenblock. Garantie- und verrechnungsfreie Arbeitszeiten und Artikel stehen dagegen drauf, mit dem Abzeichen Garantie beziehungsweise verrechnungsfrei: Der Kunde unterschreibt die geleistete Arbeit, ob sie verrechnet wird oder nicht. Bei Einzelzeiten steht immer der Mitarbeitername (oder der Ersatzname der Anonymisierung); die Einstellung Namen in der Montage-Partie anzeigen blendet Namen nur innerhalb der Partien aus.

Formulare im PDF. Ist bei einem Formular in den Formular-Einstellungen das Häkchen Im PDF enthalten gesetzt, steht es als eigener Abschnitt im PDF — mit dem Formularnamen als Überschrift und allen Feldern, die bereits ausgefüllt sind. Das gilt auch für ein noch unvollständiges Formular eines Entwurfs: Die Vorschau zeigt den aktuellen Stand. Leere Felder lässt das PDF weg, und ein Formular, in dem noch gar nichts eingetragen ist, erscheint überhaupt nicht. Wird ein Formular später im Formular-Generator deaktiviert oder gelöscht, bleibt es im PDF, wenn es vollständig ausgefüllt ist und Im PDF enthalten gesetzt war; ein unvollständiges fällt dann weg.

Wenn die Vorschau nicht lädt

Solange das PDF geladen oder — bei einem Entwurf — gerade neu gebaut wird, zeigt der Reiter einen grauen Platzhalter; das kann bei einem großen Bericht einen Moment dauern. Lässt sich das PDF nicht laden, zeigt der Reiter statt einer leeren Fläche den Hinweis Vorschau nicht verfügbar mit dem Zusatztext „Das Dokument konnte nicht geladen werden. Bitte später erneut versuchen.“ Am häufigsten betrifft das einen unterschriebenen Bericht, dessen abgelegte PDF-Datei nicht mehr auffindbar ist — für ihn baut sich das PDF nicht von selbst neu, damit die Unterschrift nicht verloren geht. Hilft ein erneuter Versuch nicht, bleibt nur Wiedereröffnen; danach entsteht ein frisches PDF, allerdings ohne Unterschrift.

Reiter „Details“

Kopfdaten in drei Blöcken

• Empfänger — Kontakt als Link auf die Kundendetails, die Standort-Bezeichnung, falls eine gewählt wurde, und die Leistungsadresse.
• Allgemein — Nummer (fehlt bei Entwürfen), Status (nur bei Entwürfen), Unterschrieben von, Projekt, Referenztext und, sobald aus dem Bericht ein Beleg entstanden ist, eine Zeile mit dem Namen der tatsächlich erzeugten Belegart — Rechnung oder Lieferschein. Sie führt zu diesem Beleg und nennt Nummer und Datum, bei einem Entwurf zusätzlich das Kennzeichen Entwurf, bei einem stornierten Beleg das Kennzeichen Storniert. Ist der Bericht als verrechnet markiert, steht dort die Zeile Abrechnung mit dem Kennzeichen Als verrechnet markiert, Datum und Namen, darunter gegebenenfalls die Notiz zur Verrechnung. Ist das Wiedereröffnen in deinem Betrieb eingeschaltet und darfst du es, steht neben dem Beleg beziehungsweise der Zeile Abrechnung ein Info-Symbol, das erklärt, warum der Bericht nicht mehr wiedereröffnet werden kann. Die Felder Unterschrieben von und Projekt stehen immer da und bleiben leer, wenn es nichts einzutragen gibt.
• Beschreibung — die Beschreibung des Einsatzes, die auch auf dem PDF und als Kopftext auf dem Beleg steht, und die Beschreibung (intern), die nur hier zu sehen ist. Der Block erscheint nur, wenn mindestens eines von beiden gefüllt ist.

Ist eine Straße hinterlegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit der Leistungsadresse. Hat der Bericht noch keinen Kunden, bleibt der Block Empfänger trotzdem sichtbar, nur mit leeren Feldern statt ganz zu verschwinden.

Reiter „Arbeitszeiten“

Montage-Partien und Einzelzeiten

Die Zahl am Reiter ist die Anzahl der erfassten Zeiten, Partie-Zeiten mitgezählt. Zuerst kommen die Montage-Partien: je Partie eine graue Kopfzeile mit Montage-Partie und den Stunden der Partie, darunter eingerückt ihre einzelnen Zeiten. Die Stunden in dieser Kopfzeile sind die Einsatzdauer der Partie — die Summe der Stunden geteilt durch die Zahl der beteiligten Mitarbeiter —, nicht die aufsummierten Mannstunden; sind alle Zeiten der Partie verrechenbar, landet genau diese Menge auf dem Beleg. Danach folgen die Zeiten, die keiner Partie zugeordnet sind.

Die Spalten sind in beiden Listen dieselben: Dauer, Von / Bis, Mitarbeiter, Tätigkeit — die Tätigkeit, mit der die Zeit verrechnet wird; bei Zeiten einer Montage-Partie steht hier die Tätigkeit der Partie, denn nur sie wird verrechnet (bei älteren, schon abgeschlossenen Berichten kann noch die frühere eigene Tätigkeit der Zeit stehen) — und Notiz. Unter der Dauer erscheinen die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei, wenn die Zeit so erfasst wurde. Ist nichts erfasst, steht dort „Keine Arbeitszeiten erfasst“.

Was die Kennzeichen auf dem Beleg bewirken. Hier sind sie nur Information — was daraus auf dem Beleg wird, entscheiden die Arbeitsberichts-Einstellungen. Verrechnungsfreie und Garantie-Stunden fehlen dort oder landen auf einer eigenen Position mit dem Betrag 0; die übrigen, regulär zu bezahlenden Stunden desselben Tages und Artikels bleiben davon unberührt. In einer Montage-Partie gilt das je Zeit: Die gekennzeichneten Stunden werden aus der Partie herausgerechnet, die Partie-Position enthält nur die übrigen Stunden, geteilt durch die Zahl aller Mitarbeiter der Partie. Werden nicht verrechenbare Arbeitszeiten mit 0 € angezeigt, folgt je Kennzeichen eine eigene Partie-Position mit Vermerk und Betrag 0; zusammen ergeben die Positionen die Stunden der Partie. Für Überstunden und Zuschläge aus den Zeiten der Partie gilt das Kennzeichen ebenfalls: Ein Zuschlag trägt das Kennzeichen seiner Zeit; die Überstunden-Position eines Mitarbeiters gilt als Garantie bzw. verrechnungsfrei, sobald an diesem Tag eine seiner mitgezählten Zeiten so gekennzeichnet ist.

Notizen zu den Arbeitszeiten

Die Spalte Notiz zeigt, was der Mitarbeiter zu dieser Zeit notiert hat — etwa, woran genau er gearbeitet hat. Dieselbe Notiz steht auf dem PDF unter der Zeit und bei Einzelzeiten auf dem Beleg im Text der Position (Notizen in Montage-Partien nicht) — auf dem Beleg nur, solange Notizen der Zeitbuchungen andrucken in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet ist, wie ab Werk. Längere Notizen sind auf zwei Zeilen gekürzt; über Mehr anzeigen klappst du sie auf (sehr lange Texte lassen sich dann darin scrollen), über Weniger anzeigen wieder zu. Das kleine Kopier-Symbol (In die Zwischenablage kopieren) übernimmt den Text samt Zeilenumbrüchen, etwa um ihn in eine Rechnungsposition oder eine Mail einzufügen.

Reiter „Artikel“

Verbrauchtes Material

Der Reiter zeigt das Material, das beim Einsatz verbaut oder verbraucht wurde, mit der Anzahl der Zeilen als Zahl am Reiter: Art.-Nr., Artikel (ein Link auf die Artikeldetails, sofern es ein Katalogartikel ist, sonst der frei eingegebene Name), Einheit und Menge, dazu die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei. Leer steht dort „Keine Artikel hinzugefügt“. Ein Arbeitsbericht bucht keinen Lagerbestand ab — das macht erst der Lieferschein, den du über Beleg erstellen daraus erzeugst.

Reiter „Ressourcen“

Mietgeräte und Ressourcen

Für Geräte und Maschinen, die beim Einsatz vermietet wurden. Der Reiter zeigt Ressource, Von / Bis, Dauer und Menge — die vermietete Stückzahl —, mit der Anzahl der Zeilen am Reiter; leer steht dort „Keine Ressourcen hinzugefügt“. Auf dem Beleg ergibt sich die abgerechnete Menge aus Mietdauer mal Stückzahl. Den Reiter und die Ressourcen-Zeile im Kennzahlen-Kasten gibt es nur, wenn Ressourcen im Reiter Ressourcen der Arbeitsberichts-Einstellungen aktiviert sind und das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ausblenden ändert nichts an der Abrechnung: Bereits erfasste Ressourcen werden weiter verrechnet.

Reiter „Logistik“

Fahrten zum Einsatzort

Die Anfahrt ist meist eine eigene Abrechnungsposition — hier prüfst du, welche Fahrten am Bericht hängen. Der Reiter zeigt Dauer, Fahrer, Fahrzeug mit Kennzeichen-Schild und Distanz in Kilometern, dazu das Kennzeichen verrechnungsfrei, mit der Anzahl der Fahrten am Reiter. Eine stornierte Fahrt bleibt in der Liste, trägt in der Spalte Dauer den Chip Storniert und ist durchgestrichen — sie wird nicht verrechnet und steht nicht auf dem PDF. Mit einem Arbeitsbericht verknüpfen lassen sich nur dienstliche Fahrten. Eine nicht dienstliche Fahrt, die noch aus der Zeit vor dieser Regel am Bericht hängt — verknüpfen lässt sich so eine Fahrt heute nicht mehr —, bleibt ebenfalls in der Liste, wird aber weder verrechnet noch gedruckt. Leer steht dort „Keine Fahrtenbucheinträge“. Den Reiter gibt es nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Geändert, verknüpft oder gelöst werden Fahrten im Editor beziehungsweise im Fahrtenbuch; nach dem Abschluss lassen sie sich nur noch stornieren.

Reiter „Formulare“

Ausgefüllte Formulare nachlesen

Viele Einsätze verlangen neben Zeiten und Material einen Nachweis — ein Prüfprotokoll, eine Checkliste, eine Übergabebestätigung. Solche Formulare füllt der Mitarbeiter im Editor aus; der Reiter Formulare zeigt sie hier zum Nachlesen, ohne dass du den Editor öffnen musst — auch nach dem Abschluss. Den Reiter gibt es nur, wenn am Bericht mindestens ein Formular hängt, das im Formular-Generator aktiv ist, oder ein vollständig ausgefülltes Formular, das dort inzwischen deaktiviert oder gelöscht wurde; die Zahl am Reiter ist die Anzahl dieser Formulare. Sehen kann ihn jeder, der den Bericht öffnen darf — auch mit der Berechtigung, nur die eigenen Arbeitsberichte zu sehen. Ausfüllen darf, wer diesen Bericht bearbeiten darf — mit „Arbeitsberichte bearbeiten“ jeden, mit „Eigene Arbeitsberichte bearbeiten“ die eigenen —, und nur, solange der Bericht ein Entwurf ist.

Jedes Formular steht als reine Leseansicht untereinander: der Formularname als Überschrift, darunter je Gruppe die Felder mit ihrem Wert als Text. Ein leeres Feld zeigt „–", ein Ja/Nein-Schalter Ja oder Nein, ein Unterschriftsfeld „Unterschrieben von" mit dem Namen oder „Noch nicht unterschrieben.", ein Feld für Dateien „Angehängte Dateien:" mit ihrer Anzahl. Eine Gruppe, die sich wiederholen lässt, erscheint als Tabelle mit einer Zeile je Eintrag; hat sie keine Einträge, fehlt sie ganz. Felder und Gruppen, die das Formular wegen einer Bedingung ausblendet, fehlen hier ebenso wie beim Ausfüllen. Ändern lässt sich in diesem Reiter nichts. Füllt jemand gerade ein Formular aus, aktualisiert sich die Anzeige von selbst.

Woher die Formulare kommen. Welche Formulare an einen Arbeitsbericht gehören, legst du in den Formular-Einstellungen fest. Jedes dort zugewiesene, aktive Formular hängt flinkest an jeden Entwurf an — beim Anlegen des Berichts und spätestens beim Öffnen dieser Seite. Ein Formular, das du erst nachträglich zuweist, erscheint also auch bei bereits angelegten Entwürfen, sobald jemand sie öffnet. Abgeschlossene und archivierte Berichte bekommen keine neuen Formulare mehr. Nimmst du die Zuweisung später zurück, bleibt ein bereits angehängtes Formular in diesem Reiter so stehen, wie es ausgefüllt wurde. Deaktivierst oder löschst du ein Formular im Formular-Generator, das schon an einem Arbeitsbericht hängt, gilt, was am Bericht vollständig ausgefüllt wurde: Es bleibt in diesem Reiter und im PDF stehen — ändern lässt es sich dann nicht mehr. Ein noch unvollständiges fällt weg und sperrt das Abschließen nicht mehr. Aktivierst du ein deaktiviertes Formular wieder, ist auch ein unvollständiges wieder da, und vollständig ausgefüllte lassen sich am Entwurf wieder bearbeiten.

Vollständig oder unvollständig

Neben jedem Formularnamen steht ein Kennzeichen: Vollständig, wenn alle sichtbaren Pflichtfelder ausgefüllt sind und jede sichtbare wiederkehrende Gruppe mit Erforderlich mindestens eine Zeile hat, sonst Unvollständig. Ein Formular ohne solche Pflichtangaben gilt schon beim Anhängen als Vollständig. Das Kennzeichen ist mehr als eine Information: Solange ein zugewiesenes Formular Unvollständig zeigt, lässt sich der Bericht weder abschließen noch unterschreiben. Hier siehst du also auf einen Blick, was vor dem Abschluss noch fehlt. Ein Formular, dessen Zuweisung zurückgenommen wurde, sperrt dagegen nicht mehr — auch wenn es hier noch Unvollständig zeigt.

Reiter „Bilder“

Fotos als Kacheln

Zeigt die Fotos am Bericht als Kacheln, mit der Anzahl am Reiter; ein Klick öffnet sie groß. Fotos vom Einsatzort sind der Nachweis, wie es vor und nach der Arbeit aussah. Angezeigt werden nur echte Bilddateien (JPG und PNG) — PDF- oder Office-Anhänge stehen ausschließlich im Bereich Dokumente. Sind keine Bilder da, steht dort „Keine Bilder vorhanden“ mit dem Zusatz „Bilder aus diesem Arbeitsbericht werden hier angezeigt“. Ob die Fotos zusätzlich hinten an das PDF angehängt werden, stellst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen ein.

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Aktivitäten und Dokumente

Unter dem Kennzahlen-Kasten liegen zwei Bereiche, die es auf jeder Detailseite gibt: Aktivitäten mit den Aufgaben zu diesem Bericht, über das Symbol in der Kopfzeile des Panels legst du eine neue Aufgabe an; solange nichts erfasst ist, steht dort „Noch keine Aktivität“. Und Dokumente für alle Dateien am Bericht: Zieh sie in das Feld oben oder klick es an. Jede Zeile hat ein Menü mit Bearbeiten, Per E-Mail senden und Download. Fotos, die im Editor hochgeladen wurden, stehen ebenfalls hier und zusätzlich im Reiter „Bilder“. Beides geht auch bei abgeschlossenen Berichten.

Das unterschriebene PDF liegt hier. Beim Unterschreiben legt flinkest den fertigen Bericht zusätzlich als eigenes Dokument ab — es heißt etwa „Arbeitsbericht #2026-0042 - unterschrieben von Anna Berger.pdf“ und lässt sich nicht löschen, solange es die gültige Unterschrift des Berichts ist. Erst nach einem Wiedereröffnen darfst du es entfernen.

Änderungsprotokoll ansehen

Rechts neben den Reitern liegt einer, der statt einer Beschriftung nur ein Uhr-Symbol trägt; zeigst du mit der Maus darauf, erscheint „Änderungsprotokoll“. Er zeigt als Zeitleiste, wer wann was an diesem Bericht geändert hat — Feld für Feld mit altem und neuem Wert, dazu die Aktionen „Arbeitsbericht abgeschlossen“, „Arbeitsbericht unterschrieben“, „Arbeitsbericht wiedereröffnet“, „Arbeitsbericht archiviert“, „Arbeitsbericht entarchiviert“, „Projekt zugewiesen“ (auch wenn die Projektzuordnung in den Projektdetails entfernt wird), „Arbeitsbericht dupliziert“, „Folgearbeitsbericht erstellt“, „Arbeitsbericht als verrechnet markiert“ und „Markierung „verrechnet“ entfernt“. So lässt sich auch Monate später klären, wer einen Bericht abgeschlossen, wiedereröffnet oder als verrechnet markiert hat.

Auch unterwegs

In den mobilen Apps (iOS/Android) zeigt der Tab Arbeitsberichte dieselben Details in einer schreibgeschützten Detailansicht — offline nur der Kopf, online zusätzlich Zeiten, Produkte, Ressourcen und Montage-Partien. Abrechnungsstatus und Preise bleiben in der App bewusst ausgeblendet. Abschließen und Unterschreiben sind in den Apps trotzdem möglich; dabei gelten dieselben Regeln wie hier: Ist die Unterschriften-Funktion eingeschaltet, geht das nur mit Unterschrift.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
• Projektdetails
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Lieferscheine
• Lieferschein bearbeiten
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• Fahrtenbuch
• Module
• Benutzer
• Berechtigungen — Grundlagen
• Zeiterfassung

Häufige Fragen

Die PDF-Vorschau meines Arbeitsberichts lädt nicht — was ist los? Am häufigsten betrifft das einen unterschriebenen Bericht, dessen abgelegte PDF-Datei nicht mehr gefunden wird — für ihn wird bewusst kein neues PDF gebaut, damit die Unterschrift nicht verloren geht. Die übrigen Aktionen in der Kopfzeile bleiben davon unberührt: Archivieren, Beleg erstellen und Verschicken funktionieren weiter, nur der Reiter Vorschau zeigt den Hinweis „Vorschau nicht verfügbar“. Lade die Seite neu; hilft das nicht, hilft nur Wiedereröffnen — dabei entsteht das PDF neu, allerdings ohne Unterschrift. Das geht nur, solange der Bericht auf keinem gültigen, nicht stornierten Beleg steht und nicht als verrechnet markiert ist.

Beim Abschließen oder Unterschreiben erscheint „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen" — was fehlt? Am Bericht hängt mindestens ein zugewiesenes Formular, in dem noch ein sichtbares Pflichtfeld leer ist; die Meldung nennt die betroffenen Formulare beim Namen. Im Reiter Formulare der Detailansicht tragen sie das Kennzeichen Unvollständig. Öffne den Bericht über Bearbeiten im Editor und füll die fehlenden Pflichtfelder aus — danach steht dort Vollständig, und Abschließen oder Unterschreiben geht durch.

Ich will aus demselben Arbeitsbericht einen zweiten Beleg erzeugen — geht das? Nicht direkt: Sobald ein Beleg mit dem Bericht verknüpft und nicht storniert ist, verschwindet Beleg erstellen aus der Kopfzeile, und auch ein erneuter Versuch öffnet nur den vorhandenen Beleg — mit dem Hinweis „Beleg existiert bereits“ — statt einen zweiten anzulegen. Storniere den bestehenden Beleg oder lösche ihn, solange er noch ein Entwurf ist — danach steht die Schaltfläche wieder zur Verfügung und du kannst neu verrechnen.

Der Bericht wurde schon außerhalb von flinkest abgerechnet — wie verhindere ich, dass ihn jemand noch einmal verrechnet? Markiere ihn über Als verrechnet markieren in der Kopfzeile und trag in der Notiz ein, wo er abgerechnet wurde. Danach gilt er als verrechnet: Beleg erstellen verschwindet, die Sammelabrechnung lehnt ihn ab, und Wiedereröffnen ist gesperrt. Über Markierung „verrechnet“ entfernen machst du das jederzeit rückgängig. Dafür brauchst du die Rechte, Arbeitsberichte und Rechnungen zu bearbeiten.

Wie ändere ich einen bereits abgeschlossenen Arbeitsbericht? Über Wiedereröffnen in der Kopfzeile. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn das Wiedereröffnen in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und dein Benutzer die Berechtigung dafür hat. Beachte: Unterschrift und Berichtsnummer gehen dabei verloren, und beim erneuten Abschließen wird die Nummer neu vergeben — war er nicht der zuletzt nummerierte Bericht, bleibt seine alte Nummer frei. Ist der Bericht schon verrechnet, storniere zuerst den Beleg; ist er archiviert, entarchivierst du ihn zuerst.

Ich habe die Zuschläge geändert — gilt das noch für meinen alten, abgeschlossenen Bericht? Ja. Alle Abrechnungsregeln werden erst beim Klick auf Beleg erstellen gelesen. Ein abgeschlossener, aber noch nicht verrechneter Bericht wird also nach den heutigen Regeln abgerechnet, egal wie alt er ist. Bereits geschriebene Belege ändern sich dagegen nie.

Warum steht auf dem PDF des Arbeitsberichts das heutige Datum statt des Arbeitstags? Das Feld Datum auf dem PDF ist das Datum, an dem das PDF erzeugt wurde. Einen Entwurf baut flinkest bei jedem Aufruf der Detailseite neu — dann steht dort das heutige Datum. Ein ohne Unterschrift abgeschlossener Bericht trägt den Tag des Abschließens, bis sein PDF neu gebaut wird, etwa beim Archivieren oder beim Versand per E-Mail; dann steht dort der Tag dieses Neuaufbaus. Bei einem unterschriebenen Bericht bleibt das Datum der Unterschrift stehen. Wann gearbeitet wurde, steht bei jeder einzelnen Arbeitszeit auf dem PDF.

Mir fehlen „Bearbeiten“ und „Beleg erstellen“, obwohl der Bericht abgeschlossen ist. Bearbeiten gibt es nur bei Entwürfen — einen abgeschlossenen Bericht änderst du über Wiedereröffnen. Fehlt Beleg erstellen, ist der Bericht entweder schon verrechnet oder als verrechnet markiert, oder deinem Benutzer fehlt das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten. Bei Beleg erstellen kommt das Bearbeitungsrecht der Zielbelegart dazu — Rechnungen für Rechnung und Proforma Rechnung, Lieferscheine für den Lieferschein. Bei wenig Platz steckt die Schaltfläche außerdem im …-Menü der Kopfzeile.