Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist das Gegenstück zum Kalender: Der Kalender plant die Zukunft, diese Seite protokolliert die Vergangenheit — tatsächlich geleistete Arbeitszeit als Grundlage für Lohnverrechnung und Gleitzeit-Auswertung. Hier stempelst du Kommen, Gehen und Pause, siehst deinen Monatssaldo und trägst vergessene Zeiten nach. Die Seite zeigt ausschließlich deine eigenen Zeiteinträge in drei Perspektiven — Kalender, Liste und Übersicht; die Zeiten deiner Kolleginnen und Kollegen liegen in eigenen, berechtigungsgebundenen Bereichen (Zeiterfassung der Abteilung, Zeiten freigeben).

Voraussetzung: Zeiterfassung aktivieren

Zeiterfassung für deinen Benutzer einschalten

Die Stempeluhr in der Kopfleiste gibt es nur, wenn die Zeiterfassung für deinen Benutzer eingeschaltet ist — das pflegt eine Person mit Administrationsrechten in den Stammdaten der Benutzer, zusammen mit dem Arbeitszeitmodell, das deine Soll-Stunden je Wochentag liefert, und optional der Vorgabe „Zeiteinträge erfordern Freigabe". Ohne eigene Zuweisung eines Arbeitszeitmodells rechnet flinkest ersatzweise mit dem ersten aktiven Modell des Mandanten — auf null bleiben Soll-Stunden und Saldo nur, wenn gar kein aktives Modell existiert. Ist die Zeiterfassung für dich ausgeschaltet, bleibt diese Seite trotzdem erreichbar: Kalender, Liste und Übersicht zeigen weiterhin deine bisherigen Zeiten (leer, wenn es noch keine gibt), nur ein- und ausstempeln kannst du dann nicht — die Route selbst verlangt kein eigenes Recht und keine eingeschaltete Zeiterfassung, anders als die beiden Führungskräfte-Ansichten.

Nur am Zeiterfassungsterminal. Hat dein Betrieb unter Zeitarten die Einstellung Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals eingeschaltet, fehlt die Stempeluhr auch bei eingeschalteter Zeiterfassung: Gestempelt wird dann nur am gekoppelten Zeiterfassungsterminal. Diese Seite zeigt deine Zeiten trotzdem, und die Einträge vom Terminal erscheinen hier wie jede andere Buchung.

Navigation, Kennzahlen und Reiter

Monat wechseln

Die Überschrift der Seite ist der aktuell gewählte Monat, zum Beispiel „September 2026". Rechts daneben blätterst du mit den Pfeilen einen Monat zurück oder vor; Heute springt in den laufenden Monat. Diese Auswahl steuert die Kennzahlen, den Reiter Liste, den Reiter Übersicht und den Reiter Kalender gemeinsam — umgekehrt zieht auch eine Navigation direkt im Kalender-Tab (siehe unten) Kennzahlen, Liste und Übersicht auf denselben Zeitraum nach. Ein Monat ist die buchhalterische Grundeinheit der Zeiterfassung, deshalb hängt an dieser einen Auswahl die ganze Seite.

Reicht die im Kalender angezeigte Woche über einen Monatswechsel, gilt der Monat, in dem der heutige Tag liegt — sonst der Monat, auf den die meisten Tage dieser Woche fallen. Hast du gerade über den Monatskopf geblättert, bleibt es beim angesprungenen Monat, auch wenn seine erste Woche noch im Vormonat beginnt.

Kennzahlen-Kacheln

Unter dem Monatskopf liegen vier Kacheln: Soll-Stunden (die Stunden laut deinem Arbeitszeitmodell, ohne Feiertage — im laufenden Monat nur bis einschließlich heute, damit der Saldo nicht schon am Monatsanfang tief im Minus steht), Geleistete Stunden (tatsächlich erfasste Arbeitszeit), Monatssaldo (Plus oder Minus dieses Monats, grün bei Plus, rot bei Minus) und Gesamtsaldo (dein aufgelaufenes Zeitguthaben inklusive Übertrag aus den Vormonaten, der bei vorhandenem Übertrag als eigene Zeile darunter steht). In die geleisteten Stunden fließen nur abgeschlossene Einträge ein, deren Zeitart als Arbeitszeit zählt — ein noch laufender Eintrag zählt nicht mit, ist aber in Kalender, Liste und Gesamtsumme sichtbar. Genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit gilt, fließen dagegen in den Saldo ein, ohne in der Kachel „Geleistete Stunden" zu erscheinen — deshalb kann der Saldo von „Soll minus Ist" abweichen. Auch sie zählen im laufenden Monat nur bis heute, und eine Abwesenheit an einem Feiertag bringt keine Stunden, weil der Feiertag schon kein Soll hat.

Zeitkonto. Nach jeder Änderung an einem Zeiteintrag rechnet flinkest das Zeitkonto der betroffenen Monate neu, auch den Monat, aus dem ein Eintrag herausgeschoben wurde; zusätzlich zieht flinkest das Zeitkonto des laufenden und des vorigen Monats jede Nacht nach. Der Gesamtsaldo eines Monats ist sein eigener Saldo plus dem Übertrag aus dem Vormonat.

Zwischen Kalender, Liste und Übersicht wechseln

Drei Reiter zeigen dieselben Monatsdaten aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Welcher Reiter aktiv ist, steht im Link (#calendar/#list/#overview) — ein Lesezeichen oder ein Neuladen der Seite öffnet also wieder genau den Reiter, in dem du zuletzt warst, statt immer im Kalender zu starten.

Kalender

Eigene Zeiteinträge im Wochenraster

Der Kalender öffnet in der Wochenansicht; über seine eigene Leiste wechselst du zusätzlich zu Monat und Tag und blätterst mit den Pfeilen bzw. Heute durch die Zeit — unabhängig vom Monatskopf oben, beide Navigationen bleiben aber synchron: Blätterst du im Monatskopf, springt der Kalender automatisch mit (bei „Heute" auf den heutigen Tag, sonst auf den Monatsersten), und navigierst du stattdessen direkt im Kalender, übernehmen Monatskopf, Kennzahlen, Liste und Übersicht denselben Zeitraum. Die Woche beginnt am Montag, links stehen die Kalenderwochen, der Tagesausschnitt reicht von 06:00 bis 20:00 Uhr, eine Linie markiert die aktuelle Uhrzeit. Deine Zeiteinträge erscheinen als farbige Blöcke in der Farbe ihrer Zeitart; der Titel nennt Dauer und Standort, ein noch laufender Eintrag zeigt stattdessen „läuft". Bereits genehmigte Einträge tragen zusätzlich ein Schloss-Symbol im Titel mit dem Hinweis, dass sie bereits genehmigt wurden (mehr dazu unter „Gesperrte, genehmigte Einträge" weiter unten).

Zeiteintrag im Kalender bearbeiten

Ein Klick auf einen eigenen Zeiteintrag öffnet ihn im Bearbeiten-Dialog; ein Klick auf eine Abwesenheit ist dagegen bewusst wirkungslos, sie gehört einem anderen Modul und steht hier nur als Kontext.

Genehmigte Abwesenheiten als Hintergrund

Genehmigter Urlaub, Krankenstand und ähnliche Abwesenheiten stehen im Kalender, damit du deine Arbeitszeit im Zusammenhang mit deinen Abwesenheiten siehst. Eine ganztägige Abwesenheit liegt als farbig hinterlegter Balken über dem ganzen Tag — an einem Urlaubstag erwartet also niemand einen Zeiteintrag. Ein halber Tag, für den Vormittag oder Nachmittag gewählt wurde, hinterlegt nur diese Hälfte: den Vormittag bis 12:00 Uhr, den Nachmittag ab 12:00 Uhr. Andere Teiltage — halbe Tage ohne gewählte Hälfte, Viertel- und Dreivierteltage — stehen nur als Eintrag in der Ganztagszeile oben und lassen das Raster frei. Abwesenheiten lassen sich hier nicht anklicken; gepflegt werden sie ausschließlich in den Abwesenheiten selbst. Ob sich in diese Zeiten Arbeitszeit buchen lässt, steht unter „Keine Arbeitszeit während genehmigter Abwesenheiten“.

Zeit im Kalender nachtragen

Ziehe im Wochen- oder Tagesraster über einen leeren Zeitraum, um einen Zeiteintrag mit übernommener Zeitspanne nachzutragen — praktisch, um eine vergessene Stempelung genau dort zu ergänzen, wo im Raster die Lücke sichtbar ist. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen; ohne sie öffnet sich beim Ziehen kein Dialog. Auch über einer genehmigten Abwesenheit öffnet sich keiner, außer du darfst alle Zeiteinträge bearbeiten oder bist Administrator (siehe „Keine Arbeitszeit während genehmigter Abwesenheiten“).

Arbeitszeiten-Schattierung

Ist dir ein Arbeitszeitmodell zugewiesen, hebt der Kalender Tage ohne Sollstunden und Zeiten außerhalb deines Zeitrahmens optisch ab — Termine oder Zeiteinträge außerhalb der Kernarbeitszeit fallen damit sofort auf.

Offene Termine ohne Zeiteintrag

Über dem Kalender erscheint eine Reihe von Karten mit deinen Terminen aus dem sichtbaren Zeitraum, für die noch kein Zeiteintrag existiert — jede Karte nennt Titel, Kunde, Datum, Uhrzeit und Dauer. Ein Klick öffnet einen neuen Zeiteintrag, bereits mit dem Zeitraum und dem Terminnamen als Notiz gefüllt: Ein wahrgenommener Kundentermin soll nicht vergessen werden zu erfassen. Auch das setzt die Berechtigung zum manuellen Anlegen voraus.

Kalender bleibt live aktuell

Stempelst du in einer der Apps, in einem zweiten Browserfenster oder ändert sich ein Termin, aktualisieren sich Kalender, Liste, Übersicht und Kennzahlen von selbst — du musst die Seite nicht neu laden, um den aktuellen Stand zu sehen.

Liste

Zeiteinträge des Monats als Tabelle

Die Liste zeigt alle Zeiteinträge des gewählten Monats, standardmäßig nach Beginn absteigend sortiert, mit 50 Einträgen je Seite. Die Spalten: ein Schloss-Symbol bei bereits genehmigten Einträgen, Datum, Zeit (Beginn und Ende, bei einem laufenden Eintrag „läuft"), Standort mit Symbol, Typ als Farb-Pille und Dauer als Stunden:Minuten (Ende minus Beginn minus Pause) — bei einem noch laufenden Eintrag zählt die Dauer live mit und aktualisiert sich einmal pro Minute von selbst. Ist im Monat noch kein Eintrag vorhanden, zeigt die Liste „Noch keine Zeiteinträge." mit der Aufforderung, dich einzustempeln.

Filtern und sortieren

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet das Panel Filter & Sortierung: Typ, Standort, Projekt und Status — den Filter Projekt gibt es nur, wenn du Projekte ansehen darfst. Der Filter Projekt greift dabei nur an Einträgen, die einen Projektbezug über den Bearbeiten-Dialog nachträglich zugewiesen bekommen haben — während der laufenden Zeiterfassung gesetzte Kunden-/Projektbezüge werden beim Ausstempeln wieder gelöscht (mehr dazu unter „Kunde und Projekt während der Zeiterfassung"). Im Reiter „Sortierung" desselben Panels legst du fest, wonach die Liste sortiert wird. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Liste und lassen sich dort einzeln entfernen; der Monat selbst bleibt dabei immer gesetzt, er kommt aus dem Monatskopf, nicht aus dem Filter.

Zeiteintrag aus der Liste bearbeiten oder löschen

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Voraussetzung ist die Berechtigung, eigene Zeiteinträge zu bearbeiten — ohne sie steht dir nur dein eigener, gerade laufender Eintrag zur Verfügung. Stempelt dein Betrieb nur am Zeiterfassungsterminal, gilt auch das nicht mehr: Dann ist auch der laufende Eintrag ohne diese Berechtigung (oder das Recht, alle Zeiteinträge zu bearbeiten) weder in der Liste noch im Kalender zu öffnen, denn sonst ließe sich darüber am Terminal vorbei ausstempeln. Bei bereits genehmigten Einträgen sind beide Menüpunkte ausgegraut, darunter steht der Grund („Genehmigte Einträge können nicht bearbeitet werden“ bzw. „Genehmigte Einträge können nicht gelöscht werden“) (siehe „Gesperrte, genehmigte Einträge"). Löschen fragt vorher mit einer Rückfrage nach.

Gesamtsumme unter der Liste

Unter der Liste steht die Gesamtsumme der aktuell angezeigten Einträge. Läuft gerade ein Eintrag, zieht die Summe dessen live mitzählende Dauer mit, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Liste exportieren

Links neben der Blätterleiste öffnet das Download-Symbol den Export nach Excel, CSV, PDF oder JSON mit wählbaren Spalten und Umfang „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze". Die exportierten Zeilen sind dabei — unabhängig von gesetzten Filtern — immer auf deinen eigenen Benutzer beschränkt, ebenso wie die Liste selbst; ein gesetzter Datumsfilter fließt in den Export mit ein.

Übersicht

Tägliche Stunden

Ein Balkendiagramm zeigt Soll gegen Ist je Werktag des gewählten Monats; Wochenenden und Feiertage bleiben ausgeblendet, sodass nur die Tage sichtbar sind, an denen tatsächlich gearbeitet werden sollte.

Standortverteilung

Ein Ringdiagramm zeigt, wie sich deine Stunden auf Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges verteilen — ein schneller Überblick über deinen Homeoffice-Anteil, etwa für ein Reporting.

Monatssaldo-Trend

Ein Linienverlauf zeigt deinen Gesamtsaldo über die letzten sechs Monate — die Entwicklung deines Gleitzeitguthabens über mehrere Monate, statt nur den aktuellen Monat isoliert zu betrachten.

Wochenübersicht

Eine Tabelle listet je Kalenderwoche des Monats Soll-Stunden, geleistete Stunden und Saldo — feiner aufgelöst als der Monat, etwa um zu sehen, in welcher Woche ein Minus entstanden ist. Eine Woche, die über den Monatswechsel reicht, zählt hier nur mit ihren Tagen im gewählten Monat. Die Wochenwerte rechnen schlicht Arbeitszeitmodell (ohne Feiertage) gegen erfasste Arbeitszeit: Anders als die Kachel „Soll-Stunden" zeigen sie im laufenden Monat auch die noch kommenden Wochen schon mit ihrem vollen Soll, und angerechnete Abwesenheiten fehlen — eine Urlaubswoche steht hier also im Minus, während sie den Monatssaldo nicht belastet. Liegen für den Monat keine Daten vor, zeigt jede Kachel einen entsprechenden Hinweis statt einer leeren Fläche.

Ein- und Ausstempeln in der Kopfleiste

Ganz rechts in der Kopfleiste sitzt die Stempeluhr — sie begleitet dich durch die ganze Software, unabhängig davon, welche Seite gerade geöffnet ist. Stempelt dein Betrieb nur am Zeiterfassungsterminal, gibt es sie nicht. Kommen, Gehen und Pause buchst du dann am Terminal, die übrigen Funktionen dieses Abschnitts entfallen.

Einstempeln

Bist du nicht eingestempelt, zeigt die Kopfleiste die Schaltfläche Kommen. Der Dialog Kommen zeigt oben die aktuelle Uhrzeit, darunter eine Kachelreihe für den Standort — die Auswahl zeigt dabei nur die für dich freigegebenen Standorte; ein reiner Innendienst-Mitarbeiter kann „Dienstreise" oder „Beim Kunden" also gar nicht erst anwählen, wenn diese Standorte für seine Abteilung oder ihn persönlich gesperrt sind — und den Typ des Eintrags. Der Typ ist ein Pflichtfeld: Ist in den Zeitarten eine Standard-Zeitart hinterlegt, ist sie hier bereits ausgewählt, sonst bleibt das Feld leer und der Dialog lässt sich ohne Auswahl nicht bestätigen. Dazu optional Kunde und Projekt sowie eine Notiz — das Feld Kunde erscheint nur, wenn du Kunden ansehen darfst, das Feld Projekt nur mit Projekte ansehen. Wählst du hier einen Kunden, startet mit dem Einstempeln gleich seine Kundenzeit (siehe „Kunde und Projekt während der Zeiterfassung“). Das Feld Startzeit erscheint nur, wenn dein Benutzer Zeiteinträge manuell anlegen darf — damit lässt sich ein vergessener Beginn direkt beim Einstempeln korrigieren. Nur ein Eintrag kann gleichzeitig laufen: Ein zweites Einstempeln lehnt flinkest mit „Sie sind bereits eingestempelt. Bitte stempeln Sie zuerst aus." ab, auch wenn der laufende Eintrag von einem anderen Gerät oder aus einer der Apps stammt. Ein Standort, der für dich nicht freigegeben ist, scheitert mit „Sie dürfen an diesem Standort keine Zeit erfassen". Fällt der Beginn in eine genehmigte Abwesenheit, lehnt flinkest mit „Während einer genehmigten Abwesenheit kann keine Zeit erfasst werden.“ ab (siehe „Keine Arbeitszeit während genehmigter Abwesenheiten“).

Stempeluhr und Tagessoll

Sobald du eingestempelt bist, wird aus Kommen eine schmale Anzeige mit deiner bisherigen Arbeitszeit, etwa „3h 25m“ — ein Blick genügt, um zu wissen, wie lange du schon arbeitest. Läuft ein Kunde mit, wechselt die Anzeige alle fünf Sekunden zwischen Arbeitszeit und Kundenname mit Kundenzeit, damit du siehst, für wen du gerade arbeitest; in der Pause zeigt sie ein Tassensymbol mit der Pausenzeit. Ein Klick auf die Anzeige öffnet die Stempeluhr: Dort liegen alle Aktionen an einer Stelle — die große Arbeitsuhr mit der Uhrzeit, seit der du eingestempelt bist, darunter dein Tagessoll, die Schaltflächen Pause und Gehen und die Karte für den Kunden. Das Tagessoll zeigt, wie viel du heute schon gearbeitet hast, wie viel Prozent vom Soll das sind, die Restzeit und das geplante Ende — so siehst du ohne Rechnen, wann Feierabend ist. Ist das Soll geschafft, steht dort „Soll erreicht“. Das Tagessoll erscheint nur, wenn dein Arbeitszeitmodell für heute Soll-Stunden vorsieht, an einem Feiertag also nicht. Dieselbe Stempeluhr zeigt auch das Zeiterfassungs-Widget auf der Startseite, solange du eingestempelt bist.

Pause starten und beenden

In der Stempeluhr liegt die Schaltfläche Pause. Ein Klick genügt, kein Dialog — Pause beginnt typischerweise spontan. Während der Pause färben sich Anzeige und Arbeitsuhr um, die Arbeitszeit steht still, und die Anzeige in der Kopfleiste zählt die Pausenzeit; Fortsetzen setzt die Arbeitszeit fort. Die Pausenzeit wird von der laufenden Arbeitszeit abgezogen. Läuft gerade ein Kunde, pausiert die Pause ihn mit und setzt ihn am Ende wieder fort — aber nur, wenn ihn die Pause angehalten hat: Einen Kunden, den du vorher selbst pausiert hast, lässt flinkest pausiert. Während der Pause lässt sich ein pausierter Kunde nicht fortsetzen („Beenden Sie zuerst die Pause“).

Ausstempeln

In der Stempeluhr liegt die rote Schaltfläche Gehen. Der Dialog Gehen zeigt die bisher erfasste Dauer sowie den Zeitraum von–bis und lässt dich vor dem Abschluss noch Standort, Endzeit, Typ und Notiz korrigieren — der gewählte Typ wird für den abgeschlossenen Eintrag übernommen. Läuft noch ein Kunde, fragt flinkest nach dem Bestätigen des Dialogs zuerst, ob seine Zeit in einen Arbeitsbericht soll, und stempelt erst danach aus. Ein Projekt wählst du hier nicht: Projektzeit entsteht über den Arbeitsbericht (siehe „Kunde und Projekt während der Zeiterfassung“). Die Endzeit darf dabei weder vor der Startzeit noch in der Zukunft liegen — sonst lehnt flinkest das Gehen mit „Die Gehen-Zeit darf nicht vor der Kommen-Zeit liegen" bzw. „Die Gehen-Zeit darf nicht in der Zukunft liegen" ab, und es wird nichts gespeichert.

Startzeit beim Gehen korrigieren. Wie beim Kommen ist die Startzeit nur wählbar, wenn dein Benutzer Zeiteinträge manuell anlegen darf — sonst steht sie im Dialog nur zur Ansicht. Eine verschobene Startzeit darf sich nicht mit einem anderen deiner Zeiteinträge überschneiden; sonst lehnt flinkest das Gehen mit „Der Zeiteintrag überschneidet sich mit einem bestehenden Zeiteintrag" ab, und der Eintrag läuft unverändert weiter.

Freigabe beim Gehen. Ist für dich (oder deine Abteilung) „Zeiteinträge erfordern Freigabe" eingeschaltet, bleibt dein Eintrag nach dem Gehen im Status „Zur Freigabe" stehen, bis eine Führungskraft ihn auf Zeiten freigeben oder Zeiterfassung der Abteilung freigibt. Ohne diese Vorgabe — der Regelfall — markiert flinkest den Eintrag beim Gehen sofort automatisch als genehmigt, allerdings ohne namentlichen Freigeber; ein so automatisch genehmigter Eintrag bleibt trotzdem ganz normal für dich bearbeitbar (Details unter „Gesperrte, genehmigte Einträge").

Pflichtpausen beim Gehen. Ist für deine Abteilung die automatische Pausenberechnung eingestellt — das ist die Voreinstellung —, ergänzt flinkest beim Ausstempeln fehlende Pflichtpausen: Liegt deine erfasste Pause unter der Pause, die für die gearbeitete Dauer laut den Pausenregeln verpflichtend ist, wird sie automatisch auf diesen Wert angehoben. Eine bereits längere Pause kürzt flinkest dabei nie.

Gehen während einer laufenden Pause. Stempelst du aus, ohne vorher Fortsetzen zu klicken, endet die Pause mit dem Gehen: Die Zeit vom Pausenbeginn bis zur Gehen-Zeit zählt als Pause und wird vor der Prüfung der Pflichtpausen zu deiner erfassten Pause addiert. Dasselbe gilt, wenn ein Eintrag mit noch offener Pause auf anderem Weg eine Endzeit bekommt.

Laufenden Eintrag bearbeiten

Ein Klick auf die große Arbeitsuhr in der Stempeluhr öffnet den Dialog Zeiteintrag bearbeiten, mit dem du Typ, Pause in Minuten, Standort und Notiz noch während der laufenden Zeit anpassen kannst. Kunde und Projekt stehen hier nicht: Sie haben in der Stempeluhr ihre eigene Karte (siehe unten). Die Startzeit ist dort — wie beim Kommen und Gehen — nur wählbar, wenn dein Benutzer Zeiteinträge manuell anlegen darf; sonst steht sie nur zur Ansicht, und flinkest lehnt eine geänderte Startzeit mit „Sie sind nicht berechtigt, die Beginnzeit zu ändern“ ab.

Kunde und Projekt während der Zeiterfassung

Arbeitszeit und Kundenzeit sind zwei verschiedene Dinge: Die Arbeitszeit ist deine Anwesenheit für Lohn und Saldo, die Kundenzeit ist das, was du einem Kunden verrechnest. Deshalb läuft der Kunde in der Stempeluhr unabhängig von der Arbeitszeit. Ohne Kunden steht dort Kunde starten; im Dialog Kunde starten wählst du den Kunden und optional ein Projekt und bestätigst mit Starten. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn du Kunden ansehen darfst, das Projekt nur mit Projekte ansehen. Danach zeigt die Karte Kunde und Projekt mit einer eigenen Uhr für die Kundenzeit. Mit Kunde pausieren hältst du nur die Kundenzeit an, die Arbeitszeit läuft weiter; Kunde fortsetzen lässt sie weiterlaufen. Kunde beenden schließt die Kundenzeit ab, Kunde wechseln beendet den bisherigen Kunden und startet einen neuen.

Der Kundenbezug ist bewusst reiner Live-Zustand: Beim Beenden oder Wechseln des Kunden ebenso wie beim Gehen mit noch aktivem Kunden öffnet flinkest den Dialog Arbeitsbericht erstellen, beim Wechseln für den bisherigen Kunden. Das gilt in der Kopfleiste wie im Widget auf der Startseite, und ebenso, wenn du hier im Kalender oder in der Liste den Kunden deines laufenden Eintrags änderst oder entfernst. Nein in diesem Dialog verwirft nur den Vorschlag, die Zeiterfassung selbst bleibt unberührt. Vorausgewählt ist Neuen Arbeitsbericht anlegen: flinkest legt einen Entwurfs-Arbeitsbericht mit Kunde, Projekt und der Kundenzeit an — je Abschnitt zwischen Start, Pausen und Ende eine Zeitzeile, die Pausen dazwischen werden nicht gebucht; Abschnitte, die sich nach dem Runden auf das Abrechnungsintervall überschneiden oder berühren, werden zu einer Zeile zusammengefasst —, dir zugewiesen und mit der Leistungsadresse — Standort und Adresse des Projekts, ohne Projekt (oder bei einem Projekt ohne Standort und Adresse) die Adresse des Kunden — und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Wählst du Zu bestehendem Entwurf dazubuchen, listet flinkest darunter die Entwürfe desselben Kunden mit Datum, Projekt und zugewiesenem Mitarbeiter; die Kundenzeit kommt mit Zeit dazubuchen als neue Zeitzeilen auf den gewählten Entwurf; Kunde, Projekt und Leistungsadresse des Entwurfs bleiben, wie sie sind, sein Zeitraum erweitert sich bei Bedarf um die neue Zeit. Danach fragt flinkest „Möchten Sie den Arbeitsbericht jetzt öffnen?" — Ja öffnet ihn, Nein schließt nur die Frage. Abgeschlossene Arbeitsberichte stehen nicht zur Wahl; hat der Kunde keinen Entwurf, ist die Option gesperrt und flinkest weist darauf hin. Darfst du nur deine eigenen Arbeitsberichte bearbeiten, siehst du nur Entwürfe, die du angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. In beiden Fällen kannst du unter Beschreibung der Zeit (optional) festhalten, was du gemacht hast — der Text steht an jeder dieser Zeitzeilen, der Text des Arbeitsberichts selbst bleibt unverändert. Jede Zeitzeile bekommt außerdem die Standard-Tätigkeit, sofern eine festgelegt ist, und ihre Zeitspanne wird auf das Abrechnungsintervall der Arbeitsberichte gerundet (Beginn ab-, Ende aufgerundet). Lehnt flinkest das Dazubuchen ab — etwa weil der Entwurf inzwischen abgeschlossen wurde oder die Zeitspanne in der Zwischenzeit anderweitig gebucht wurde —, erscheint die Begründung als Meldung (z. B. „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht."), und am Entwurf ändert sich nichts. Ist die Doppelbuchungsprüfung der Arbeitsberichte eingeschaltet (Einstellung Doppelbuchung von Mitarbeitern in überlappenden Zeiträumen verhindern, Standard) und bist du in dieser Zeitspanne schon auf einem Arbeitsbericht gebucht — etwa weil du ihn bereits aus einem Termin erstellt hast —, erscheint statt des Dialogs Arbeitsbericht erstellen die Frage Bereits gebucht, ob du diesen Bericht öffnen möchtest; Arbeitsbericht öffnen springt dorthin, ein zweiter Bericht für dieselbe Zeit entsteht nicht. Darfst du den Bericht nicht sehen, erscheint nur der Hinweis, dass du von … bis … bereits auf einem anderen Arbeitsbericht gebucht bist. Der eigentliche abrechenbare Beleg ist also der Arbeitsbericht, nicht der Zeiteintrag — der Kundenbezug am Zeiteintrag wird beim Gehen immer wieder gelöscht, unabhängig davon, ob ein Arbeitsbericht entstanden ist. Die Rückfrage erscheint nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst; ohne diese Berechtigung wird der Kundenbezug beim Gehen stillschweigend entfernt.

Der Dialog für Zeiteinträge

Ein gemeinsamer Dialog für Bearbeiten und Neuanlegen

Ob du den laufenden Eintrag aus der Kopfleiste bearbeitest, einen beliebigen Eintrag im Kalender oder in der Liste öffnest oder über einen Kalender-Zug bzw. eine Terminkarte einen neuen Eintrag anlegst — dieselbe Dialog-Komponente bedient alle drei Fälle, nur Titel, Icon und Beschriftung passen sich dem jeweiligen Fall an. Die Felder sind: Standort, Typ, Start- und Endzeit (bzw. nur Startzeit bei einem laufenden Eintrag), Pause in Minuten, Kunde, Projekt und Notiz — Kunde nur, wenn du Kunden ansehen darfst, Projekt nur, wenn du Projekte ansehen darfst. Aus der Stempeluhr geöffnet fehlen Kunde und Projekt, dort steuert sie die Kundenkarte. Beim eigenen, noch laufenden Eintrag ist die Startzeit nur mit dem Recht änderbar, Zeiteinträge manuell anzulegen; bereits abgeschlossene eigene Einträge bearbeitest du mit dem Recht, eigene Zeiteinträge zu bearbeiten, samt Start- und Endzeit. Im Bearbeiten-Modus (nicht beim Neuanlegen) liegt unten links zusätzlich Löschen für den direkten Zugriff, ohne zurück in die Liste wechseln zu müssen. Lehnt das Backend eine Formulareingabe ab — etwa eine ungültige Start- oder Endzeit —, erscheint die Fehlermeldung direkt am betroffenen Feld, beim Bearbeiten ebenso wie beim Neuanlegen: Die Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur. Legst du einen Eintrag mit Kunde neu an, bietet flinkest nach dem Speichern denselben Dialog Arbeitsbericht erstellen an wie beim Beenden oder Wechseln des Kunden in der Stempeluhr — neuer Bericht oder die Zeit zu einem bestehenden Entwurf desselben Kunden (siehe „Kunde und Projekt während der Zeiterfassung“).

Kalendertag eines Eintrags. Unter welchem Tag ein Eintrag einsortiert wird, richtet sich nach seiner Startzeit in mitteleuropäischer Ortszeit — eine Stempelung um 00:30 Uhr liegt an diesem Tag, auch wenn das in der intern gespeicherten Weltzeit (UTC) noch der Vortag wäre. Verschiebst du die Startzeit über Mitternacht, wandert der Eintrag auf den neuen Tag mit.

Regeln für Zeiteinträge

Keine Arbeitszeit während genehmigter Abwesenheiten

Urlaub und gebuchte Arbeitszeit am selben Tag widersprechen sich — der Saldo würde doppelt zählen, die Lohnverrechnung stimmte nicht mehr. Deshalb lehnt flinkest jeden Zeiteintrag ab, der in eine genehmigte ganztägige Abwesenheit oder in die gewählte Hälfte eines genehmigten halben Tages fällt: beim Einstempeln, beim Nachtragen, beim Verschieben eines Eintrags und auch aus den Apps. Die Meldung lautet „Während einer genehmigten Abwesenheit kann keine Zeit erfasst werden.“ Die andere Hälfte eines halben Tages bleibt frei buchbar. Noch nicht genehmigte Abwesenheiten sperren nichts, ebenso wenig halbe Tage ohne gewählte Hälfte. Ein Eintrag, der schon lief, bevor die Abwesenheit genehmigt wurde, lässt sich weiterhin beenden. Wer alle Zeiteinträge bearbeiten darf oder Administrator ist, kann auch während einer Abwesenheit buchen, etwa um einen Fehler zu korrigieren.

Genehmigung durch die Führungskraft

Gesperrte, genehmigte Einträge

Sobald eine Führungskraft einen Eintrag ausdrücklich freigegeben hat, ist er für dich schreibgeschützt: In der Liste steht ein Schloss, im Kalender ein Schloss-Symbol im Titel, und „Bearbeiten" sowie „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann ihn dann nur noch, wer alle Zeiteinträge bearbeiten darf oder Administrator ist — für diese Personen fehlt das Schloss, und „Bearbeiten" sowie „Löschen" bleiben aktiv. Wird ein Eintrag stattdessen abgelehnt, springt er zurück auf „Zur Freigabe" und ist wieder änderbar. Automatisch — also ohne namentlichen Freigeber — genehmigte Einträge (der Regelfall ohne eingeschaltete Freigabepflicht) bleiben dagegen ganz normal editierbar; erst eine manuelle, namentliche Genehmigung sperrt den Eintrag.

Auch unterwegs

Zeiterfassung ist in den mobilen Apps (iOS/Android) im Tab Zeiterfassung vollständig nachgebaut — Ein-/Ausstempeln, Pause, Kunde/Projekt zuordnen, auch offline mit anschließender Synchronisierung. Auf dem Sperrbildschirm (iOS Live Activity) bzw. als Benachrichtigung (Android) läuft die Uhr live mit, inklusive Ein-/Ausstempeln direkt von dort. Zusätzlich zu den mobilen Apps kannst du deine Zeit mit der macOS-App Flinkest Zeiterfassung in der Menüleiste deines Macs stempeln; den Download findest du auf dem Mac im Menü hinter deinem Benutzerbild unter Zeiterfassungs-App herunterladen, sofern die Zeiterfassung für dich aktiv ist. Stempelt dein Betrieb nur am Zeiterfassungsterminal, lehnt flinkest das Stempeln in den Apps ab, auch das Nachsenden offline gestempelter Zeiten. Der Download-Eintrag fehlt dann.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassungsterminal
• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht-Details
• Abwesenheiten
• Kalender
• Zeitarten
• Pausenregeln
• Arbeitszeitmodelle
• Benutzer
• Projekte
• Projektdetails

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Stempeluhr in der Kopfleiste? Dafür gibt es zwei Gründe. Entweder ist die Zeiterfassung für deinen Benutzer nicht eingeschaltet, das setzt eine Person mit Administrationsrechten in den Benutzer-Stammdaten. Oder dein Betrieb stempelt nur am Zeiterfassungsterminal: Dann fehlt die Stempeluhr für alle. Gestempelt wird in diesem Fall am Terminal. Kalender, Liste und Übersicht bleiben in beiden Fällen sichtbar.

Ich habe vergessen einzustempeln — wie trage ich die Zeit nach? Wechsle in den Kalender-Reiter und ziehe mit der Maus über den gearbeiteten Zeitraum, oder klicke im laufenden Monat eine Karte unter „Offene Termine" an. Beides öffnet einen neuen Zeiteintrag mit übernommener Zeitspanne. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen — fehlt sie, passiert beim Ziehen bzw. Klicken nichts.

Beim Einstempeln erscheint „Sie sind bereits eingestempelt. Bitte stempeln Sie zuerst aus." Dann läuft noch ein Eintrag, oft von einem anderen Gerät oder aus der Mac- bzw. iPhone-App. Stempel dort aus oder öffne hier die Stempeluhr in der Kopfleiste und klicke auf Gehen. Zwei gleichzeitig laufende Einträge lässt flinkest bewusst nicht zu.

Warum kann ich einen Eintrag nicht mehr bearbeiten? Er wurde von einer Führungskraft manuell genehmigt und ist damit schreibgeschützt. Bitte die freigebende Person, den Eintrag abzulehnen — danach ist er wieder änderbar. Alternativ kann ihn eine Person ändern, die Administrator ist oder das Recht „Alle Zeiteinträge bearbeiten“ hat — für sie bleiben genehmigte Einträge bearbeitbar.

Mein Monatssaldo passt nicht zu Soll minus Ist. Woran liegt das? Am Saldo hängen auch genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit zählt — typischerweise Urlaub. Diese Stunden erhöhen den Saldo, erscheinen aber nicht in der Kachel „Geleistete Stunden". Im laufenden Monat zählen Soll und Abwesenheiten außerdem nur bis einschließlich heute.

Wie hängen Zeiterfassung und Arbeitsbericht zusammen? Die Zeiterfassung hält fest, wann du gearbeitet hast. Startest du dabei in der Stempeluhr einen Kunden, bietet flinkest beim Beenden oder Wechseln des Kunden und beim Ausstempeln an, daraus einen neuen Arbeitsbericht zu machen oder die Zeit zu einem bestehenden Entwurf desselben Kunden dazuzubuchen. Beim neuen Bericht werden Kunde, Projekt und Zeitraum übernommen, den Rest ergänzt du im Arbeitsbericht.