Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist das Gegenstück zum Kalender: Der Kalender plant die Zukunft, diese Seite protokolliert die Vergangenheit — tatsächlich geleistete Arbeitszeit als Grundlage für Lohnverrechnung und Gleitzeit-Auswertung. Hier stempelst du Kommen, Gehen und Pause, siehst deinen Monatssaldo und trägst vergessene Zeiten nach. Die Seite zeigt ausschließlich deine eigenen Zeiteinträge in drei Perspektiven — Kalender, Liste und Übersicht; die Zeiten deiner Kolleginnen und Kollegen liegen in eigenen, berechtigungsgebundenen Bereichen (Zeiterfassung der Abteilung, Zeiten freigeben).

Voraussetzung: Zeiterfassung aktivieren

Zeiterfassung für deinen Benutzer einschalten

Die Stempeluhr in der Kopfleiste gibt es nur, wenn die Zeiterfassung für deinen Benutzer eingeschaltet ist — das pflegt eine Person mit Administrationsrechten in den Stammdaten der Benutzer, zusammen mit dem Arbeitszeitmodell, das deine Soll-Stunden je Wochentag liefert, und optional der Vorgabe „Zeiteinträge erfordern Freigabe". Ohne eigene Zuweisung eines Arbeitszeitmodells rechnet flinkest ersatzweise mit dem ersten aktiven Modell des Mandanten — auf null bleiben Soll-Stunden und Saldo nur, wenn gar kein aktives Modell existiert. Ist die Zeiterfassung für dich ausgeschaltet, bleibt diese Seite trotzdem erreichbar: Kalender, Liste und Übersicht zeigen weiterhin deine bisherigen Zeiten (leer, wenn es noch keine gibt), nur ein- und ausstempeln kannst du dann nicht — die Route selbst verlangt kein eigenes Recht und keine eingeschaltete Zeiterfassung, anders als die beiden Führungskräfte-Ansichten.

Navigation, Kennzahlen und Reiter

Monat wechseln

Die Überschrift der Seite ist der aktuell gewählte Monat, zum Beispiel „September 2026". Rechts daneben blätterst du mit den Pfeilen einen Monat zurück oder vor; Heute springt in den laufenden Monat. Diese Auswahl steuert die Kennzahlen, den Reiter Liste, den Reiter Übersicht und den Reiter Kalender gemeinsam — umgekehrt zieht auch eine Navigation direkt im Kalender-Tab (siehe unten) Kennzahlen, Liste und Übersicht auf denselben Zeitraum nach. Ein Monat ist die buchhalterische Grundeinheit der Zeiterfassung, deshalb hängt an dieser einen Auswahl die ganze Seite.

Kennzahlen-Kacheln

Unter dem Monatskopf liegen vier Kacheln: Soll-Stunden (was dein Arbeitszeitmodell für diesen Monat vorsieht), Geleistete Stunden (tatsächlich erfasste Arbeitszeit), Monatssaldo (Plus oder Minus dieses Monats, grün bei Plus, rot bei Minus) und Gesamtsaldo (dein aufgelaufenes Zeitguthaben inklusive Übertrag aus den Vormonaten, der bei vorhandenem Übertrag als eigene Zeile darunter steht). In die geleisteten Stunden fließen nur abgeschlossene Einträge ein, deren Zeitart als Arbeitszeit zählt — ein noch laufender Eintrag zählt nicht mit, ist aber in Kalender, Liste und Gesamtsumme sichtbar. Genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit gilt, fließen dagegen in den Saldo ein, ohne in der Kachel „Geleistete Stunden" zu erscheinen — deshalb kann der Saldo von „Soll minus Ist" abweichen. Nach jeder Änderung an einem Zeiteintrag rechnet flinkest das Zeitkonto der betroffenen Monate neu, auch den Monat, aus dem ein Eintrag herausgeschoben wurde; der Gesamtsaldo eines Monats ist sein eigener Saldo plus dem Übertrag aus dem Vormonat.

Zwischen Kalender, Liste und Übersicht wechseln

Drei Reiter zeigen dieselben Monatsdaten aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Welcher Reiter aktiv ist, steht im Link (#calendar/#list/#overview) — ein Lesezeichen oder ein Neuladen der Seite öffnet also wieder genau den Reiter, in dem du zuletzt warst, statt immer im Kalender zu starten.

Kalender

Eigene Zeiteinträge im Wochenraster

Der Kalender öffnet in der Wochenansicht; über seine eigene Leiste wechselst du zusätzlich zu Monat und Tag und blätterst mit den Pfeilen bzw. Heute durch die Zeit — unabhängig vom Monatskopf oben, beide Navigationen bleiben aber synchron: Blätterst du im Monatskopf, springt der Kalender automatisch mit (bei „Heute" auf den heutigen Tag, sonst auf den Monatsersten), und navigierst du stattdessen direkt im Kalender, übernehmen Monatskopf, Kennzahlen, Liste und Übersicht denselben Zeitraum. Die Woche beginnt am Montag, links stehen die Kalenderwochen, der Tagesausschnitt reicht von 06:00 bis 20:00 Uhr, eine Linie markiert die aktuelle Uhrzeit. Deine Zeiteinträge erscheinen als farbige Blöcke in der Farbe ihrer Zeitart; der Titel nennt Dauer und Standort, ein noch laufender Eintrag zeigt stattdessen „läuft". Bereits genehmigte Einträge tragen zusätzlich ein Schloss-Symbol im Titel mit dem Hinweis, dass sie bereits genehmigt wurden (mehr dazu unter „Gesperrte, genehmigte Einträge" weiter unten).

Zeiteintrag im Kalender bearbeiten

Ein Klick auf einen eigenen Zeiteintrag öffnet ihn im Bearbeiten-Dialog; ein Klick auf eine Abwesenheit ist dagegen bewusst wirkungslos, sie gehört einem anderen Modul und steht hier nur als Kontext.

Genehmigte Abwesenheiten als Hintergrund

Genehmigter Urlaub, Krankenstand und ähnliche Abwesenheiten liegen als farbig hinterlegter Balken über dem ganzen Tag — an einem Urlaubstag erwartet also niemand einen Zeiteintrag. Sie lassen sich hier nicht anklicken; gepflegt werden sie ausschließlich in den Abwesenheiten selbst.

Zeit im Kalender nachtragen

Ziehe im Wochen- oder Tagesraster über einen leeren Zeitraum, um einen Zeiteintrag mit übernommener Zeitspanne nachzutragen — praktisch, um eine vergessene Stempelung genau dort zu ergänzen, wo im Raster die Lücke sichtbar ist. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen; ohne sie öffnet sich beim Ziehen kein Dialog.

Arbeitszeiten-Schattierung

Ist dir ein Arbeitszeitmodell zugewiesen, hebt der Kalender Tage ohne Sollstunden und Zeiten außerhalb deines Zeitrahmens optisch ab — Termine oder Zeiteinträge außerhalb der Kernarbeitszeit fallen damit sofort auf.

Offene Termine ohne Zeiteintrag

Über dem Kalender erscheint eine Reihe von Karten mit deinen Terminen aus dem sichtbaren Zeitraum, für die noch kein Zeiteintrag existiert — jede Karte nennt Titel, Kunde, Datum, Uhrzeit und Dauer. Ein Klick öffnet einen neuen Zeiteintrag, bereits mit dem Zeitraum und dem Terminnamen als Notiz gefüllt: Ein wahrgenommener Kundentermin soll nicht vergessen werden zu erfassen. Auch das setzt die Berechtigung zum manuellen Anlegen voraus.

Kalender bleibt live aktuell

Stempelst du in einer der Apps, in einem zweiten Browserfenster oder ändert sich ein Termin, aktualisieren sich Kalender, Liste, Übersicht und Kennzahlen von selbst — du musst die Seite nicht neu laden, um den aktuellen Stand zu sehen.

Liste

Zeiteinträge des Monats als Tabelle

Die Liste zeigt alle Zeiteinträge des gewählten Monats, standardmäßig nach Beginn absteigend sortiert, mit 50 Einträgen je Seite. Die Spalten: ein Schloss-Symbol bei bereits genehmigten Einträgen, Datum, Zeit (Beginn und Ende, bei einem laufenden Eintrag „läuft"), Standort mit Symbol, Typ als Farb-Pille und Dauer als Stunden:Minuten (Ende minus Beginn minus Pause) — bei einem noch laufenden Eintrag zählt die Dauer live mit und aktualisiert sich einmal pro Minute von selbst. Ist im Monat noch kein Eintrag vorhanden, zeigt die Liste „Noch keine Zeiteinträge." mit der Aufforderung, dich einzustempeln.

Filtern und sortieren

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet das Panel Filter & Sortierung: Typ, Standort, Projekt und Status. Der Filter Projekt greift dabei nur an Einträgen, die einen Projektbezug über den Bearbeiten-Dialog nachträglich zugewiesen bekommen haben — während der laufenden Zeiterfassung gesetzte Kunden-/Projektbezüge werden beim Ausstempeln wieder gelöscht (mehr dazu unter „Kunde und Projekt während der Zeiterfassung"). Im Reiter „Sortierung" desselben Panels legst du fest, wonach die Liste sortiert wird. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Liste und lassen sich dort einzeln entfernen; der Monat selbst bleibt dabei immer gesetzt, er kommt aus dem Monatskopf, nicht aus dem Filter.

Zeiteintrag aus der Liste bearbeiten oder löschen

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Voraussetzung ist die Berechtigung, eigene Zeiteinträge zu bearbeiten — ohne sie steht dir nur dein eigener, gerade laufender Eintrag zur Verfügung. Bei bereits genehmigten Einträgen sind beide Menüpunkte ausgegraut, mit einem Tooltip, der den Grund nennt (siehe „Gesperrte, genehmigte Einträge"). Löschen fragt vorher mit einer Rückfrage nach.

Gesamtsumme unter der Liste

Unter der Liste steht die Gesamtsumme der aktuell angezeigten Einträge. Läuft gerade ein Eintrag, zieht die Summe dessen live mitzählende Dauer mit, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Liste exportieren

Links neben der Blätterleiste öffnet das Download-Symbol den Export nach Excel, CSV, PDF oder JSON mit wählbaren Spalten und Umfang „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze". Die exportierten Zeilen sind dabei — unabhängig von gesetzten Filtern — immer auf deinen eigenen Benutzer beschränkt, ebenso wie die Liste selbst; ein gesetzter Datumsfilter fließt in den Export mit ein.

Übersicht

Tägliche Stunden

Ein Balkendiagramm zeigt Soll gegen Ist je Werktag des gewählten Monats; Wochenenden und Feiertage bleiben ausgeblendet, sodass nur die Tage sichtbar sind, an denen tatsächlich gearbeitet werden sollte.

Standortverteilung

Ein Ringdiagramm zeigt, wie sich deine Stunden auf Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges verteilen — ein schneller Überblick über deinen Homeoffice-Anteil, etwa für ein Reporting.

Monatssaldo-Trend

Ein Linienverlauf zeigt deinen Gesamtsaldo über die letzten sechs Monate — die Entwicklung deines Gleitzeitguthabens über mehrere Monate, statt nur den aktuellen Monat isoliert zu betrachten.

Wochenübersicht

Eine Tabelle listet je Kalenderwoche des Monats Soll-Stunden, geleistete Stunden und Saldo — feiner aufgelöst als der Monat, etwa wenn dein Arbeitszeitmodell unterjährig gewechselt hat. Liegen für den Monat keine Daten vor, zeigt jede Kachel einen entsprechenden Hinweis statt einer leeren Fläche.

Ein- und Ausstempeln in der Kopfleiste

Ganz rechts in der Kopfleiste sitzt die Stempeluhr — sie begleitet dich durch die ganze Software, unabhängig davon, welche Seite gerade geöffnet ist.

Einstempeln

Bist du nicht eingestempelt, zeigt die Kopfleiste die grüne Schaltfläche Kommen. Der Dialog Kommen zeigt oben die aktuelle Uhrzeit, darunter eine Kachelreihe für den Standort — die Auswahl zeigt dabei nur die für dich freigegebenen Standorte; ein reiner Innendienst-Mitarbeiter kann „Dienstreise" oder „Beim Kunden" also gar nicht erst anwählen, wenn diese Standorte für seine Abteilung oder ihn persönlich gesperrt sind — und den Typ des Eintrags. Der Typ ist ein Pflichtfeld: Ist in den Zeitarten eine Standard-Zeitart hinterlegt, ist sie hier bereits ausgewählt, sonst bleibt das Feld leer und der Dialog lässt sich ohne Auswahl nicht bestätigen. Dazu optional Kunde und Projekt sowie eine Notiz. Das Feld Startzeit erscheint nur, wenn dein Benutzer Zeiteinträge manuell anlegen darf — damit lässt sich ein vergessener Beginn direkt beim Einstempeln korrigieren. Nur ein Eintrag kann gleichzeitig laufen: Ein zweites Einstempeln lehnt flinkest ab, auch wenn der laufende Eintrag von einem anderen Gerät oder aus einer der Apps stammt.

Pause starten und beenden

Während du eingestempelt bist, liegt neben der laufenden Zeitanzeige die Schaltfläche Pause starten. Ein Klick genügt, kein Dialog — Pause beginnt typischerweise spontan. Während der Pause färbt sich die Anzeige um und zeigt ein Tassensymbol statt der laufenden Zeit; ein erneuter Klick auf Pause beenden setzt die Arbeitszeit fort. Die Pausenzeit wird von der laufenden Arbeitszeit abgezogen.

Ausstempeln

Neben der laufenden Zeitanzeige liegt die rote Schaltfläche Gehen. Der Dialog zeigt die bisher erfasste Dauer sowie den Zeitraum von–bis und lässt dich vor dem Abschluss noch Standort, Start- und Endzeit, Typ, Projekt und Notiz korrigieren.

Freigabe beim Gehen. Ist für dich (oder deine Abteilung) „Zeiteinträge erfordern Freigabe" eingeschaltet, bleibt dein Eintrag nach dem Gehen im Status „Zur Freigabe" stehen, bis eine Führungskraft ihn auf Zeiten freigeben oder Zeiterfassung der Abteilung freigibt. Ohne diese Vorgabe — der Regelfall — markiert flinkest den Eintrag beim Gehen sofort automatisch als genehmigt, allerdings ohne namentlichen Freigeber; ein so automatisch genehmigter Eintrag bleibt trotzdem ganz normal für dich bearbeitbar (Details unter „Gesperrte, genehmigte Einträge").

Pflichtpausen beim Gehen. Ist für deine Abteilung die automatische Pausenberechnung eingestellt — das ist die Voreinstellung —, ergänzt flinkest beim Ausstempeln fehlende Pflichtpausen: Liegt deine erfasste Pause unter der Pause, die für die gearbeitete Dauer laut den Pausenregeln verpflichtend ist, wird sie automatisch auf diesen Wert angehoben. Eine bereits längere Pause kürzt flinkest dabei nie.

Laufenden Eintrag bearbeiten

Ein Klick auf die laufende Zeitanzeige öffnet denselben Bearbeiten-Dialog wie im Kalender und in der Liste, mit dem du Startzeit, Typ, Pause in Minuten, Kunde, Projekt, Standort und Notiz noch während der laufenden Zeit anpassen kannst.

Kunde und Projekt während der Zeiterfassung

Setzt du im Bearbeiten-Dialog während der laufenden Zeiterfassung einen Kunden (und optional ein Projekt), erscheint das als kleines Schild neben der Uhr — sichtbar, für wen du gerade arbeitest. Dieser Bezug ist bewusst reiner Live-Zustand: Beim Entfernen oder Wechseln des Kunden ebenso wie beim Gehen mit noch aktivem Kunden fragt flinkest „Möchtest du einen Arbeitsbericht erstellen?" — bestätigst du, legt flinkest einen Entwurfs-Arbeitsbericht mit Kunde, Projekt und der Zeitspanne als erster Zeitzeile an und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung; lehnst du ab, verwirft flinkest nur den Vorschlag, die Zeiterfassung selbst bleibt unberührt. Der eigentliche abrechenbare Beleg ist also der Arbeitsbericht, nicht der Zeiteintrag — der Kundenbezug am Zeiteintrag wird beim Gehen immer wieder gelöscht, unabhängig davon, ob ein Arbeitsbericht entstanden ist. Die Rückfrage erscheint nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst; ohne diese Berechtigung wird der Kundenbezug beim Gehen stillschweigend entfernt.

Der Dialog für Zeiteinträge

Ein gemeinsamer Dialog für Bearbeiten und Neuanlegen

Ob du den laufenden Eintrag aus der Kopfleiste bearbeitest, einen beliebigen Eintrag im Kalender oder in der Liste öffnest oder über einen Kalender-Zug bzw. eine Terminkarte einen neuen Eintrag anlegst — dieselbe Dialog-Komponente bedient alle drei Fälle, nur Titel, Icon und Beschriftung passen sich dem jeweiligen Fall an. Die Felder sind: Standort, Typ, Start- und Endzeit (bzw. nur Startzeit bei einem laufenden Eintrag), Pause in Minuten, Kunde, Projekt und Notiz; die Pausenkorrektur setzt dieselbe Berechtigung voraus wie die Zeit-Korrektur. Im Bearbeiten-Modus (nicht beim Neuanlegen) liegt unten links zusätzlich Löschen für den direkten Zugriff, ohne zurück in die Liste wechseln zu müssen. Lehnt das Backend eine Eingabe ab — etwa einen nicht zugelassenen Standort oder einen zweiten laufenden Eintrag —, erscheint die Fehlermeldung direkt am betroffenen Feld: Die Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur.

Genehmigung durch die Führungskraft

Gesperrte, genehmigte Einträge

Sobald eine Führungskraft einen Eintrag ausdrücklich freigegeben hat, ist er für dich schreibgeschützt: In der Liste steht ein Schloss, im Kalender ein Schloss-Symbol im Titel, und „Bearbeiten" sowie „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann ihn dann nur noch, wer alle Zeiteinträge bearbeiten darf. Wird ein Eintrag stattdessen abgelehnt, springt er zurück auf „Zur Freigabe" und ist wieder änderbar. Automatisch — also ohne namentlichen Freigeber — genehmigte Einträge (der Regelfall ohne eingeschaltete Freigabepflicht) bleiben dagegen ganz normal editierbar; erst eine manuelle, namentliche Genehmigung sperrt den Eintrag.

Auch unterwegs

Zeiterfassung ist in den mobilen Apps (iOS/Android) im Tab Zeiterfassung vollständig nachgebaut — Ein-/Ausstempeln, Pause, Kunde/Projekt zuordnen, auch offline mit anschließender Synchronisierung. Auf dem Sperrbildschirm (iOS Live Activity) bzw. als Benachrichtigung (Android) läuft die Uhr live mit, inklusive Ein-/Ausstempeln direkt von dort. Zusätzlich zu den mobilen Apps kannst du deine Zeit mit der macOS-App Flinkest Zeiterfassung in der Menüleiste deines Macs stempeln; den Download findest du im Menü hinter deinem Benutzerbild, sofern die Zeiterfassung für dich aktiv ist.

Verwandte Seiten

• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht-Details
• Abwesenheiten
• Kalender
• Zeitarten
• Pausenregeln
• Arbeitszeitmodelle
• Benutzer
• Projekte
• Projektdetails

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Stempeluhr in der Kopfleiste? Dann ist die Zeiterfassung für deinen Benutzer nicht eingeschaltet. Das setzt eine Person mit Administrationsrechten in den Benutzer-Stammdaten; Kalender, Liste und Übersicht bleiben trotzdem sichtbar, nur ein- und ausstempeln kannst du nicht.

Ich habe vergessen einzustempeln — wie trage ich die Zeit nach? Wechsle in den Kalender-Reiter und ziehe mit der Maus über den gearbeiteten Zeitraum, oder klicke im laufenden Monat eine Karte unter „Offene Termine" an. Beides öffnet einen neuen Zeiteintrag mit übernommener Zeitspanne. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen — fehlt sie, passiert beim Ziehen bzw. Klicken nichts.

Ich kann mich nicht einstempeln, es heißt, ich sei schon eingestempelt. Dann läuft noch ein Eintrag, oft von einem anderen Gerät oder aus der Mac- bzw. iPhone-App. Stempel dort aus oder öffne hier die laufende Zeitanzeige und beende sie darüber. Zwei gleichzeitig laufende Einträge lässt flinkest bewusst nicht zu.

Warum kann ich einen Eintrag nicht mehr bearbeiten? Er wurde von einer Führungskraft manuell genehmigt und ist damit schreibgeschützt. Bitte die freigebende Person, den Eintrag abzulehnen — danach ist er wieder änderbar.

Mein Monatssaldo passt nicht zu Soll minus Ist. Woran liegt das? Am Saldo hängen auch genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit zählt — typischerweise Urlaub. Diese Stunden erhöhen den Saldo, erscheinen aber nicht in der Kachel „Geleistete Stunden".

Wie hängen Zeiterfassung und Arbeitsbericht zusammen? Die Zeiterfassung hält fest, wann du gearbeitet hast. Buchst du dabei einen Kunden, bietet flinkest beim Kundenwechsel oder beim Ausstempeln an, daraus einen Arbeitsbericht zu machen — Kunde, Projekt und Zeitraum werden übernommen, den Rest ergänzt du im Arbeitsbericht.