Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist dein persönlicher Arbeitszeit-Bereich: Hier siehst du, wann du gearbeitet hast, wie viele Stunden im laufenden Monat zusammengekommen sind und wie dein Saldo gegenüber deinem Arbeitszeitmodell steht. Der Bereich zeigt ausschließlich deine eigenen Zeiteinträge — die Zeiten deiner Kolleginnen und Kollegen liegen in eigenen Bereichen. Gestempelt wird nicht auf dieser Seite, sondern mit der Stempeluhr oben in der Kopfleiste, die dich durch die ganze Software begleitet.

Voraussetzung: Zeiterfassung für deinen Benutzer

Stempeluhr und Auswertungen gibt es nur, wenn die Zeiterfassung für deinen Benutzer eingeschaltet ist und ihm ein Arbeitszeitmodell zugewiesen wurde. Beides steht in den Benutzer-Einstellungen und wird von einer Person mit Administrationsrechten gepflegt. Das Arbeitszeitmodell liefert die Soll-Stunden je Wochentag — ohne Modell bleiben Soll-Stunden und Saldo bei null.

Die Stempeluhr in der Kopfleiste

Ganz rechts in der Kopfleiste sitzt die Stempeluhr:

• Nicht eingestempelt — du siehst eine grüne Schaltfläche Kommen. Sie öffnet einen Dialog mit der aktuellen Uhrzeit, einer Kachelreihe für den Standort (Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden, Sonstiges), dem Typ des Eintrags, optional Kunde und Projekt sowie einer Notiz. Das Feld Startzeit erscheint nur, wenn dein Benutzer Zeiteinträge manuell anlegen darf — damit kannst du einen vergessenen Beginn direkt korrigieren.
• Eingestempelt — an der Stelle läuft eine Zeitanzeige mit. Daneben liegen die Schaltflächen Pause starten bzw. Pause beenden und Gehen. Während einer Pause färbt sich die Anzeige um und zeigt ein Tassensymbol; die Pausenzeit wird von der laufenden Arbeitszeit abgezogen.
• Hast du beim Einstempeln einen Kunden gewählt, stehen Kunde und gegebenenfalls Projekt als kleine Schilder neben der Uhr.
• Ein Klick auf die laufende Zeitanzeige öffnet den Dialog Zeiteintrag bearbeiten, in dem du Startzeit, Typ, Pause in Minuten, Kunde, Projekt, Standort und Notiz noch während der laufenden Zeit anpassen kannst.

Der Dialog Gehen zeigt die bisher erfasste Dauer, den Zeitraum von–bis und lässt dich vor dem Abschluss noch Standort, Start- und Endzeit, Typ, Projekt und Notiz korrigieren.

Nur ein laufender Eintrag. Du kannst immer nur einmal gleichzeitig eingestempelt sein. Ein zweites Einstempeln lehnt flinkest mit dem Hinweis ab, dass du dich zuerst ausstempeln musst — auch dann, wenn der laufende Eintrag von einem anderen Gerät oder aus einer der Apps stammt.

Zeitzonen. Alle Zeitstempel werden intern einheitlich gespeichert und dir in deiner lokalen Zeit angezeigt. Stempelst du auf Reisen in einer anderen Zeitzone, bleibt die Dauer dadurch korrekt.

Immer aktuell. Stempelst du in einer der Apps oder in einem zweiten Browserfenster, aktualisieren sich Stempeluhr, Kalender, Liste und Kennzahlen von selbst — du musst die Seite nicht neu laden.

Zusätzlich zur Web-Anwendung kannst du deine Zeit auch mit der macOS-App Flinkest Zeiterfassung in der Menüleiste deines Macs oder mit der iPhone-App stempeln. Arbeitest du an einem Mac und ist die Zeiterfassung für dich aktiv, findest du den Download für die macOS-App im Menü hinter deinem Benutzerbild.

Monatskopf und Kennzahlen

Die Überschrift der Seite ist der aktuell gewählte Monat, zum Beispiel „Februar 2026". Rechts daneben blätterst du mit den Pfeilen einen Monat zurück oder vor; Heute springt in den laufenden Monat. Diese Auswahl steuert die Kennzahlen, den Reiter Liste und den Reiter Übersicht.

Darunter liegen vier Kacheln:

Kachel	Bedeutung
Soll-Stunden	Stunden, die dein Arbeitszeitmodell für diesen Monat vorsieht
Geleistete Stunden	tatsächlich erfasste Arbeitszeit des Monats
Monatssaldo	Plus oder Minus dieses Monats — grün bei Plus, rot bei Minus
Gesamtsaldo	dein aufgelaufenes Zeitguthaben inklusive Übertrag aus den Vormonaten; ist ein Übertrag vorhanden, steht er als Zusatzzeile darunter

Was in die Kennzahlen zählt. In die geleisteten Stunden fließen nur abgeschlossene Einträge ein, deren Zeitart als Arbeitszeit zählt. Ein noch laufender Eintrag zählt nicht mit — er ist aber in Kalender, Liste und Gesamtsumme sichtbar. Genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit gilt, werden beim Saldo wie geleistete Zeit behandelt, erscheinen aber nicht in der Kachel „Geleistete Stunden" — daher kann der Saldo von „Soll minus Ist" abweichen.

Zeitkonto und Übertrag. Nach jeder Änderung an einem Zeiteintrag rechnet flinkest das Zeitkonto der betroffenen Monate neu — auch den Monat, aus dem ein Eintrag herausgeschoben wurde. Der Gesamtsaldo eines Monats ist sein eigener Saldo plus dem Übertrag, der aus dem Vormonat weitergereicht wird.

Reiter „Kalender"

Der Kalender öffnet in der Wochenansicht. Über die Leiste des Kalenders wechselst du zwischen Monat, Woche und Tag und blätterst mit den Pfeilen bzw. Heute durch die Zeit. Die Woche beginnt am Montag, links stehen die Kalenderwochen, der Tagesausschnitt reicht von 06:00 bis 20:00 Uhr, und eine Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.

• Zeiteinträge erscheinen als farbige Blöcke in der Farbe ihres Typs. Der Titel nennt Dauer und Standort; ein noch laufender Eintrag zeigt stattdessen „läuft". Ein Klick auf einen Block öffnet ihn zum Bearbeiten.
• Freigegebene Einträge tragen ein Schloss-Symbol im Titel und den Hinweis, dass der Eintrag bereits freigegeben wurde.
• Genehmigte Abwesenheiten — Urlaub, Krankenstand und Ähnliches — liegen als farbig hinterlegter Hintergrund über dem ganzen Tag. Sie lassen sich hier nicht anklicken und werden in den Abwesenheiten gepflegt.
• Deine Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitmodell wird optisch hervorgehoben: Tage ohne Sollstunden und Zeiten außerhalb deines Zeitrahmens erscheinen abgesetzt. Das gibt es nur, wenn deinem Benutzer ein Arbeitszeitmodell zugewiesen ist.
• Offene Termine: Über dem Kalender erscheint eine Reihe von Karten mit deinen Terminen aus dem sichtbaren Zeitraum, für die es noch keinen Zeiteintrag gibt. Jede Karte nennt Titel, Kunde, Datum, Uhrzeit und Dauer. Ein Klick öffnet einen neuen Zeiteintrag, der bereits mit dem Zeitraum und dem Terminnamen als Notiz gefüllt ist.
• Zeitraum ziehen: Ziehe im Kalender über einen Zeitraum, um einen Zeiteintrag nachzutragen.

Reiter „Liste"

Die Liste zeigt alle Zeiteinträge des gewählten Monats, standardmäßig nach Beginn absteigend sortiert, mit 50 Einträgen je Seite.

Spalte	Inhalt
(ohne Titel)	Schloss-Symbol bei Einträgen, die bereits freigegeben und damit schreibgeschützt sind
Datum	Tag des Eintrags
Zeit	Beginn und Ende; bei einem laufenden Eintrag steht dort „läuft"
Standort	Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden oder Sonstiges, jeweils mit Symbol
Typ	der Zeitart-Chip in seiner Farbe
Dauer	gearbeitete Zeit als Stunden:Minuten, also Ende minus Beginn minus Pause

Über der Liste liegt eine Werkzeugleiste mit dem Trichter-Symbol Filter & Sortierung. Im Filter-Panel schränkst du auf Typ, Standort, Projekt und Status ein; im Reiter „Sortierung" legst du fest, wonach sortiert wird. Gesetzte Filter erscheinen als Leiste oberhalb und lassen sich dort einzeln entfernen. Der Monat bleibt dabei immer gesetzt — er kommt aus dem Monatskopf, nicht aus dem Filter.

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Bei bereits freigegebenen Einträgen sind beide Einträge ausgegraut und nennen im Tooltip den Grund. Unter der Liste steht die Gesamtsumme der angezeigten Einträge, links neben der Blätterleiste das Download-Symbol für den Export.

Gibt es im Monat keinen Eintrag, zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Zeiteinträge." mit der Aufforderung, dich einzustempeln.

Wann ein Eintrag freigegeben wird. Beim Ausstempeln prüft flinkest, ob deine Zeiteinträge freigegeben werden müssen. Ist keine Freigabepflicht eingerichtet — das ist die Voreinstellung —, wird der Eintrag sofort als freigegeben markiert, allerdings ohne Freigeber. Solche Einträge kannst du weiterhin bearbeiten und löschen. Nachgetragene Einträge bekommen dagegen den Status „Abgeschlossen" und erscheinen damit in der Freigabeliste der zuständigen Führungskraft.

Warum ein Eintrag gesperrt ist. Sobald eine Führungskraft einen Eintrag ausdrücklich freigegeben hat, ist er für dich schreibgeschützt: In der Liste steht ein Schloss, im Kalender ein Schloss-Symbol, und „Bearbeiten" und „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann ihn dann nur noch jemand mit dem Recht, alle Zeiteinträge zu bearbeiten. Wird ein Eintrag abgelehnt, wandert er zurück in den Status „Bearbeitet" und ist wieder änderbar.

Reiter „Übersicht"

Vier Auswertungen zum gewählten Monat:

• Tägliche Stunden — Balkendiagramm mit Soll und Ist je Arbeitstag. Wochenenden und Feiertage bleiben außen vor.
• Standortverteilung — Ringdiagramm, wie sich deine Stunden auf Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges verteilen.
• Monatssaldo-Trend — Linienverlauf deines Gesamtsaldos über die letzten sechs Monate.
• Wochenübersicht — Tabelle mit Kalenderwoche, Soll-Stunden, geleisteten Stunden und Saldo je Woche.

Liegen für den Monat keine Daten vor, steht in der jeweiligen Kachel ein entsprechender Hinweis.

Aktionen

Einstempeln. Klicke in der Kopfleiste auf Kommen, wähle den Standort, bei Bedarf Typ, Kunde, Projekt und Notiz und bestätige. Ab diesem Moment läuft die Uhr.

Pause machen. Klicke auf das Pausensymbol neben der laufenden Zeit. Ein erneuter Klick auf das Wiedergabesymbol beendet die Pause. Die Pausenzeit summiert sich am Eintrag auf und wird von der Arbeitszeit abgezogen.

Ausstempeln. Klicke auf das Stopp-Symbol, prüfe im Dialog Standort, Start- und Endzeit, Typ, Projekt und Notiz und bestätige mit Gehen. War ein Kunde gebucht, fragt flinkest davor, ob daraus ein Arbeitsbericht entstehen soll.

Pflichtpausen beim Ausstempeln. Ist für deine Abteilung die automatische Pausenberechnung eingestellt (das ist die Voreinstellung), ergänzt flinkest beim Ausstempeln fehlende Pflichtpausen: Liegt deine erfasste Pause unter der Pause, die für die gearbeitete Dauer verpflichtend ist, wird sie auf diesen Wert angehoben. Die Schwellen dafür stehen in den Pausenregeln. Eine bereits längere Pause kürzt flinkest nie.

Zeit nachtragen. Ziehe im Kalender über den gewünschten Zeitraum oder klicke eine Karte unter „Offene Termine" an. Es öffnet sich Neuer Zeiteintrag mit Standort, Start- und Endzeit, Typ, Pause in Minuten, Kunde, Projekt und Notiz. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen — ohne sie passiert beim Ziehen und beim Klick auf eine Terminkarte nichts.

Zeiteintrag bearbeiten. Klicke im Kalender auf den Block oder wähle in der Liste im Zeilenmenü Bearbeiten. Der Dialog zeigt oben den Zeitraum und die daraus errechnete Dauer, darunter Standort, Zeiten, Typ, Pause, Kunde, Projekt und Notiz. Dafür brauchst du die Berechtigung, eigene Zeiteinträge zu bearbeiten; deinen eigenen laufenden Eintrag darfst du immer anpassen.

Zeiteintrag löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen oder im Bearbeiten-Dialog unten links. Die Rückfrage musst du bestätigen.

Arbeitsbericht erstellen. Wird ein gebuchter Kunde entfernt, gewechselt oder beim Ausstempeln abgeschlossen, fragt flinkest, ob ein Arbeitsbericht entstehen soll. Bestätigst du, legt flinkest einen Arbeitsbericht im Entwurf an — mit Kunde, Projekt und dem Zeitraum als erster Zeitzeile — und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Die Frage kommt nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst.

Liste exportieren. Klicke unten links auf das Download-Symbol. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten. Der Export übernimmt den Monat und alle gesetzten Filter unverändert.

Verwandte Seiten

• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Arbeitsberichte
• Abwesenheiten
• Zeitarten
• Pausenregeln
• Arbeitszeitmodelle
• Benutzer
• Projekte

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Stempeluhr in der Kopfleiste? Dann ist die Zeiterfassung für deinen Benutzer nicht eingeschaltet. Das setzt eine Person mit Administrationsrechten in den Benutzer-Einstellungen; dort wird gleichzeitig das Arbeitszeitmodell zugewiesen, aus dem sich deine Soll-Stunden ergeben.

Ich habe vergessen einzustempeln — wie trage ich die Zeit nach? Wechsle in den Reiter Kalender und ziehe mit der Maus über den gearbeiteten Zeitraum. Es öffnet sich ein neuer Zeiteintrag, den du noch ergänzen kannst. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen — fehlt sie, passiert beim Ziehen nichts und du musst dich an deine Führungskraft wenden.

Ich kann mich nicht einstempeln, es heißt, ich sei schon eingestempelt. Dann läuft noch ein Eintrag — oft von einem anderen Gerät oder aus der Mac- bzw. iPhone-App. Stempel dort aus oder öffne hier die laufende Zeitanzeige und beende sie. Zwei gleichzeitig laufende Einträge lässt flinkest bewusst nicht zu.

Warum ist meine Pause länger als die, die ich gestempelt habe? Weil flinkest beim Ausstempeln die gesetzlich hinterlegte Pflichtpause ergänzt, wenn deine erfasste Pause darunter liegt. Ab welcher Arbeitsdauer wie viel Pause fällig ist, steht in den Pausenregeln. Eine längere Pause wird nie gekürzt.

Warum kann ich einen Eintrag nicht mehr bearbeiten? Er wurde von einer Führungskraft freigegeben. Solche Einträge sind schreibgeschützt und mit einem Schloss gekennzeichnet. Bitte die Person, die freigibt, den Eintrag abzulehnen — danach ist er wieder änderbar.

Mein Monatssaldo passt nicht zu Soll minus Ist. Woran liegt das? Am Saldo hängen auch genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit zählt — typischerweise Urlaub. Diese Stunden erhöhen den Saldo, erscheinen aber nicht in der Kachel „Geleistete Stunden".

Sehen andere meine Zeiten? Dieser Bereich zeigt nur deine eigenen Einträge. Führungskräfte mit den entsprechenden Rechten sehen die Zeiten ihrer Abteilung in eigenen Bereichen, um sie zu prüfen und freizugeben.

Wie hängen Zeiterfassung und Arbeitsbericht zusammen? Die Zeiterfassung hält fest, wann du gearbeitet hast. Buchst du dabei einen Kunden, bietet flinkest beim Kundenwechsel oder beim Ausstempeln an, daraus einen Arbeitsbericht zu machen — Kunde, Projekt und Zeitraum werden übernommen, den Rest ergänzt du im Arbeitsbericht.