Projekte

Die Projektliste ist die Übersicht über alle Vorhaben deines Unternehmens. Ein Projekt ist dabei die Klammer um einen Kunden, einen Zeitraum, eine Baustellen- oder Einsatzadresse, zugewiesene Mitarbeiter und ein Zeitbudget in Stunden. An diese Klammer hängen sich später Arbeitsberichte, Belege und Kalkulationen. Von hier legst du neue Projekte an, schränkst die Liste über den Statusumschalter ein und springst in die Detailansicht eines Projekts.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Projekte", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Zum Öffnen der Liste braucht dein Benutzer die Berechtigung, Projekte zu sehen — fehlt sie, landest du auf einem Hinweis, dass du keinen Zugriff hast.

Zum Anlegen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen brauchst du zusätzlich die Berechtigung, Projekte zu bearbeiten. Diese Schaltflächen blendet die Liste nicht aus: Ohne das Recht kannst du den Dialog zwar öffnen, das Speichern lehnt flinkest aber ab.

Statusumschalter

Direkt unter der Kopfzeile liegt eine Umschaltleiste, mit der du die Liste einschränkst:

• Alle — keine Einschränkung.
• aktiv, geplant, pausiert, abgeschlossen, abgebrochen — zeigt nur Projekte mit genau diesem Status.
• mir zugewiesen — zeigt alle Projekte, bei denen du als zugewiesener Mitarbeiter eingetragen bist, unabhängig vom Status.

Es ist immer genau eine Auswahl aktiv. flinkest merkt sich deine Auswahl im Browser: Kommst du von einem Projekt zurück, steht der gleiche Umschalter noch da wie vorher.

Diese Liste hat kein eigenes Suchfeld und keine weiteren Filter. Ein bestimmtes Projekt findest du am schnellsten über die Suche in der oberen Leiste — sie durchsucht auch Projekte. Alle Projekte eines bestimmten Kunden stehen außerdem im Reiter „Projekte" der Kundendetails, dort allerdings nur zum Ansehen.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile fünf Bereiche:

Spalte	Inhalt
#	die Projektnummer
Projekt	der Projektname, darunter der Status als farbiges Kennzeichen
Kunde	der Kunde, dem das Projekt zugeordnet ist
Mitarbeiter	der zugewiesene Mitarbeiter
Zeitraum	Start- und Enddatum, rechtsbündig

Ein Klick auf den Projektnamen öffnet die Projektdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Projekt. Wird das Fenster schmaler, blendet flinkest zuerst die Spalte „Mitarbeiter" und dann „Kunde" aus; am Handy wird jede Zeile zu einer Karte, in der alle Angaben untereinander stehen.

Ohne eigene Sortierung stehen die zuletzt angelegten Projekte oben.

Unten liegt die Blätterleiste. Dort stellst du ein, wie viele Projekte gleichzeitig geladen werden (10 bis 200). Links daneben liegt das Download-Symbol für den Listen-Export, rechts ein Symbol zum Neuladen der Liste.

Ist noch kein Projekt angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen einen Hinweis mit einer kurzen Startbeschreibung.

Immer aktuell. Legt jemand anderes ein Projekt an oder ändert eines, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Was ein Projekt zusammenhält

Zeitbudget, kein Geldbudget. Der Wert im Feld Budget ist eine Stundenzahl — deshalb steht ein „h" hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails stellt flinkest ihm im Reiter „Zeiterfassung" die tatsächlich geleisteten Stunden gegenüber. Ein Geldbudget gibt es am Projekt nicht; dafür ist die Kalkulation da.

Woher die Projektzeiten kommen. Die Stunden eines Projekts stammen aus den Zeiten der Arbeitsberichte, die diesem Projekt zugeordnet sind. Die Stempeluhr der Zeiterfassung fließt hier nicht ein. Ein Arbeitsbericht ohne Projektzuordnung taucht in der Projektauswertung also nicht auf — in den Projektdetails kannst du bestehende Arbeitsberichte nachträglich mit dem Projekt verknüpfen.

Projekte im Kalender. Ein Projekt erscheint im Kalender als ganztägiger Balken über seinen Zeitraum, in der eingestellten Farbe. Dafür müssen drei Dinge zusammenkommen: Im Kalender ist die Anzeige von Projekten eingeschaltet, am Projekt ist das Ausblenden nicht angehakt und es hat ein Start- und ein Enddatum. Der Kalender kann zusätzlich so eingestellt sein, dass er nur aktive Projekte zeigt.

Aktionen

Neues Projekt anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich ein Dialog mit allen Angaben in Abschnitten:

• Allgemein — Name (Pflichtfeld) und eine Beschreibung, die du formatieren kannst.
• Projektnummer — deine eigene Projektnummer mit dem Schalter Auto sowie die Projektnummer, die der Kunde für dieses Projekt verwendet.
• Status — geplant, aktiv, pausiert, abgebrochen oder abgeschlossen. Neue Projekte starten auf „geplant".
• Wann — der Zeitraum von Start- bis Enddatum.
• Kunde — Auswahl aus deinen Kunden, dazu ein Referenztext (zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden). Ist die Verwaltung von Ansprechpartnern eingeschaltet, kannst du zusätzlich einen Mitarbeiter des Kunden auswählen.
• Adresse — Straße, PLZ, Ort und Land des Einsatzorts. Beim Tippen der Straße schlägt flinkest passende Adressen vor. Über die Auswahlbox übernimmst du mit einem Klick die Adresse des Kunden oder einen seiner hinterlegten Standorte.
• Budget — das Zeitbudget in Stunden. Das ist ausdrücklich eine Stundenzahl, kein Geldbetrag.
• Mitarbeiter — der zugewiesene Mitarbeiter aus deinem Team.
• Kalender — ein Kästchen, mit dem du das Projekt aus den Kalendern ausblendest, und darunter die Farbe, in der der Projektbalken im Kalender erscheint.

Nach dem Speichern schließt sich der Dialog und die Liste aktualisiert sich. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Projektnummer. Steht der Schalter Auto auf ein, bleibt das Feld leer und flinkest vergibt die Nummer erst beim Speichern — nach dem Schema aus den Projekt-Einstellungen. Ist dort nichts hinterlegt, gilt „P", Jahreszahl, Bindestrich und eine vierstellige laufende Nummer. Schaltest du Auto aus, trägt flinkest den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst. Jede Projektnummer darf es nur einmal geben; ist sie schon vergeben, wird nicht gespeichert.

Pflichtfeld und Kundenauswahl. Ohne Namen lässt sich ein Projekt nicht speichern. Kunde, Zeitraum, Adresse, Budget und Mitarbeiter sind alle freiwillig. Wählst du einen Kunden, übernimmt flinkest dessen Adresse in die Adressfelder des Projekts. Du kannst sie danach frei ändern — die Adresse des Kunden bleibt davon unberührt.

Projekt bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog. Bei einem bestehenden Projekt ist der Schalter Auto neben der Projektnummer ausgeschaltet, die vergebene Nummer bleibt also stehen.

Projekt duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren. flinkest öffnet den Dialog mit allen Angaben des Originals, aber ohne Bezug zum bestehenden Projekt — gespeichert wird ein neues Projekt. Vergib dabei eine eigene Projektnummer oder lass dir eine neue geben, denn dieselbe Nummer darf es kein zweites Mal geben.

Projekt löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen.

Was beim Löschen verschwindet. Ein gelöschtes Projekt ist endgültig weg, es wandert nicht in einen Papierkorb. Belege, Arbeitsberichte und Kalkulationen bleiben dabei erhalten und verlieren nur ihre Projektzuordnung. Mitgelöscht werden dagegen die Zuordnungen von Mitarbeitern und Ansprechpartnern zum Projekt sowie Eingangsbelege, die auf dieses Projekt verweisen. Prüfe deshalb vor dem Löschen, ob am Projekt Lieferantenrechnungen hängen.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten; die Spalten lassen sich in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Der Export übernimmt den aktuellen Zustand der Liste, also auch den gewählten Statusumschalter — darauf weist der Dialog hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du bestimmst, welche Spalten die Projektliste zeigt und in welcher Reihenfolge. Links unter Verfügbare Spalten stehen unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt — etwa das Budget, die interne Notiz oder wer das Projekt angelegt hat. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Dieselbe Möglichkeit gibt es an den Listen in den Projektdetails, etwa bei den Mitarbeitern und den Arbeitsberichten — jede davon wird getrennt eingestellt. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Verwandte Seiten

• Projektdetails
• Arbeitsberichte
• Zeiterfassung
• Kunden
• Kalender
• Projekt-Einstellungen
• Kalkulation

Häufige Fragen

Ist das Projektbudget ein Geldbetrag? Nein. Das Feld Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden — deshalb steht auch ein „h" hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails wird ihm im Reiter „Zeiterfassung" die Summe der tatsächlich geleisteten Stunden gegenübergestellt. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation.

Warum stehen in der Projektauswertung keine Stunden, obwohl gearbeitet wurde? Die Stunden eines Projekts kommen ausschließlich aus den Zeiten von Arbeitsberichten, die dem Projekt zugeordnet sind. Gestempelte Zeiten aus der Zeiterfassung zählen hier nicht mit. Prüfe also, ob die Arbeitsberichte wirklich auf das Projekt verweisen — in den Projektdetails kannst du bestehende Arbeitsberichte nachträglich verknüpfen.

Wie suche ich in der Projektliste nach einem Namen? Die Projektliste hat kein eigenes Suchfeld. Nutze die Suche in der oberen Leiste, sie findet auch Projekte. Alternativ öffnest du den Kunden und siehst im Reiter „Projekte" alle Projekte dieses Kunden.

Kann ich eigene Projektnummern vergeben? Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Projektnummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, wird nicht gespeichert. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Projekt-Einstellungen fest.

Warum sehe ich mein Projekt nicht im Kalender? Dafür gibt es drei häufige Gründe: Im Projekt ist „aus Kalendern ausblenden" angehakt, dem Projekt fehlt ein Start- oder Enddatum, oder der Kalender selbst zeigt keine Projekte beziehungsweise nur aktive Projekte an. Die ersten beiden Punkte änderst du am Projekt, den dritten in den Einstellungen des Kalenders.

Was passiert mit Rechnungen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche? Sie bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Anders ist es bei Eingangsbelegen: Ein Eingangsbeleg, der auf das Projekt verweist, wird zusammen mit dem Projekt gelöscht. Ebenfalls entfernt werden die Zuordnungen von Mitarbeitern und Ansprechpartnern zum Projekt.

Wieso wird mein neues Projekt nicht gespeichert? Häufigster Grund ist der fehlende Name — er ist das einzige Pflichtfeld. Wird eine Projektnummer beanstandet, ist sie bereits an ein anderes Projekt vergeben. Bleibt das Speichern ganz ohne Feldmeldung erfolglos, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Projekte zu bearbeiten.