Projekte

Ein Projekt ist die Klammer über alles, was dein Betrieb für einen Kunden über längere Zeit erledigt: Arbeitsberichte, Belege vom Angebot bis zur Rechnung und Eingangsbelege laufen hier unter einer eindeutigen Projektnummer zusammen — der Referenz in der Kommunikation mit dem Kunden. Die Projektliste dient der Projektsteuerung: Sie zeigt auf einen Blick, woran gerade gearbeitet wird, was ansteht und was erledigt ist, und ist der Ausgangspunkt, um ein Projekt anzulegen oder in seine Projektdetails zu wechseln, wo Zeiterfassung, Budget und Belege eines Projekts zusammenlaufen.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Projektliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile fünf Bereiche:

Spalte	Inhalt
#	die Projektnummer
Projekt	der Projektname, darunter der Status als farbiger Chip
Kunde	der Kunde, dem das Projekt zugeordnet ist
Mitarbeiter	der verantwortliche Mitarbeiter
Zeitraum	Start- und Enddatum, rechtsbündig

Auf schmaleren Bildschirmen blendet flinkest zuerst die Spalte „Mitarbeiter“ aus, bei noch schmaleren zusätzlich „Kunde“ — Projektnummer und Name bleiben immer sichtbar. Welche Spalten das im Vollbild sind, ist nicht fest verdrahtet, siehe „Spalten konfigurieren“ weiter unten.

Modul Projekte. Den Menüpunkt gibt es, solange das Modul Projekte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es das. Ist es ausgeschaltet, verschwindet der Menüpunkt, die Suche zeigt keine Projekte mehr, und wer die Adresse direkt aufruft, sieht die Seite „Modul ausgeschaltet“. Die Projekte selbst bleiben dabei erhalten. Wer was darf, regeln wie gewohnt die Berechtigungen, Projekte zu sehen und zu bearbeiten; mehr zum Unterschied zwischen Modulen und Erweiterungen unter Module und Erweiterungen.

Status-Chip unter dem Projektnamen

Unter dem Namen jedes Projekts steht sein Status als farbiger Chip — geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen oder abgebrochen. Der Status ist das zentrale Steuerungsattribut eines Projekts, deshalb ist er hier ohne Spaltenscan ablesbar; er korrespondiert mit dem Statusumschalter direkt über der Liste.

Zu den Projektdetails springen

Ein Klick auf den Projektnamen öffnet die Projektdetails — dort liegen Zeiterfassung, Budgetauslastung, Belege und die eigentliche Projektakte. Auf dem Handy, wo die Liste als Karten erscheint, genügt ein Tipp auf die Karte. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Projekt, sofern du Projekte bearbeiten darfst.

Mitarbeiter-Spalte und inaktive Zuweisungen

Die Spalte „Mitarbeiter“ zeigt den verantwortlichen Mitarbeiter als Chip. Ist dieser Mitarbeiter inzwischen deaktiviert worden, bleibt die Zuweisung bestehen, aber flinkest markiert sie zusätzlich rot mit Inaktiv — so fällt eine Altzuweisung an einen ausgeschiedenen Kollegen sofort auf, ohne dass sie automatisch entfernt wird. Eine tatsächliche Neuzuweisung auf einen inaktiven Benutzer lehnt flinkest dagegen beim Speichern ab, siehe „Zugewiesener Mitarbeiter“ weiter unten.

Zeitraum-Spalte

Die Spalte „Zeitraum“ zeigt Start- und Enddatum als „07.08.2026 → 30.09.2026“. Fehlt eines der beiden Daten, lässt flinkest den entsprechenden Teil einfach weg — ein offenes Enddatum ist bei laufenden Projekten der Normalfall.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch den Projektbestand. Rechts daneben legt „Zeilen pro Seite“ fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Projekte auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20. Praktisch, sobald der Bestand über Jahre wächst.

Leerer Projektbestand und leerer Filtertreffer

Hat der Mandant noch überhaupt kein Projekt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Projekte vorhanden“ mit einer Aufforderung, das erste Projekt anzulegen. Liefert dagegen der Statusumschalter 0 Treffer, obwohl Projekte existieren, zeigt flinkest stattdessen „Keine Ergebnisse gefunden“ mit dem Vorschlag, den Filter anzupassen. Dasselbe gilt, wenn eine Suche nichts findet — auch bei Statusumschalter Alle; der Hinweis darunter lautet dann „Keine Projekte entsprechen Ihrer Suche oder dem Filter. Passen Sie diese an, um andere Projekte zu sehen.“ So ist auf einen Blick klar, dass an deinen bestehenden Projekten nichts geändert wurde und nur die aktuelle Auswahl leer ist.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes ein Projekt an oder ändert eines, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb auch für deine eigene Änderung: Nach dem Bearbeiten oder Löschen kommt die aktualisierte Liste über denselben Weg zurück.

Fehlerpfad beim Laden

Scheitert das Laden der Liste, etwa wegen eines Serverfehlers, zeigt flinkest einen Fehlerhinweis; die Seite bleibt bedienbar, du kannst es erneut versuchen.

Filtern, Sortieren, Spalten, Export

Status umschalten

Direkt unter der Kopfzeile liegt eine Umschaltleiste, mit der du die Liste einschränkst — Projektsteuerung in einem Klick:

• Alle — keine Einschränkung.
• aktiv — nur Projekte mit Status „aktiv“, also die laufende Arbeit.
• mir zugewiesen — alle Projekte, bei denen du als verantwortlicher Mitarbeiter eingetragen bist, unabhängig vom Status. Deine persönliche Arbeitsliste.
• geplant — Ressourcenplanung für Kommendes.
• pausiert, abgeschlossen, abgebrochen — die übrigen Stationen des Projektverlaufs, „abgeschlossen“ ist zugleich das Archiv erledigter Projekte.

Es ist immer genau eine Auswahl aktiv. Ein Wechsel springt automatisch auf die erste Seite zurück, damit eine kleinere Treffermenge nicht ins Leere blättert. flinkest merkt sich deine Auswahl im Browser zusammen mit Seite, Zeilenzahl und Sortierung: Kommst du von einem Projekt zurück, steht der gleiche Umschalter noch da wie vorher.

Projekte suchen

Bei vielen Projekten blätterst du nicht, sondern suchst: Unter der Umschaltleiste liegt das Suchfeld „Suche nach Name, Nummer...“. Es durchsucht gleichzeitig den Projektnamen, die Projektnummer und die Projektnummer des Kunden — ein Treffer in einem der drei Felder genügt, und schon ein Teil davon findet das Projekt („Bad“ findet auch „Badsanierung“). Der Suchbegriff zählt dabei als Ganzes, mehrere Wörter werden nicht einzeln gesucht. Die Liste filtert kurz nach der letzten Eingabe von selbst und springt dabei auf die erste Seite.

Die Suche wirkt zusätzlich zum gewählten Statusumschalter: Steht er auf aktiv, findest du nur aktive Projekte mit passendem Namen oder passender Nummer — stell ihn auf Alle, wenn ein Projekt nicht auftaucht. Ein Filterpanel wie in der Kundenliste gibt es hier nicht. Anders als der Statusumschalter wird der Suchbegriff nicht gemerkt: Kommst du von einem Projekt zurück, ist das Suchfeld wieder leer. Alle Projekte eines bestimmten Kunden stehen außerdem im Reiter „Projekte“ der Kundendetails, dort allerdings nur zum Ansehen.

Sortierung der Liste

Klickbar sind nur die Spaltenköpfe # (Projektnummer) und Projekt (Name) — das sind die einzigen echten, unverknüpften Spalten dieser Liste. Kunde (eine Relation), Mitarbeiter (eine reine Anzeige-Spalte ohne eigenes Feld) und Zeitraum (zwei zusammengesetzte Felder) lassen sich so nicht sortieren. Ein Klick sortiert aufsteigend, ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht auf absteigend; ein kleiner Pfeil zeigt die aktive Spalte und Richtung.

Ohne eigene Wahl und ohne mandantenweite Standardsortierung zeigt flinkest die Projekte in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden — die ältesten zuerst. Eine mandantenweite Standardsortierung, die für alle gilt, die noch nicht selbst sortiert haben, legt ein Administrator im Dialog „Spalten konfigurieren“ fest; sobald du selbst einmal sortiert hast, hat deine eigene Wahl Vorrang und bleibt es, bis der Browserspeicher gelöscht wird.

Spalten konfigurieren

Rechts unten neben dem Export-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Links unter „Verfügbare Spalten“ stehen weitere Felder wie Budget, interne Notiz oder wer das Projekt angelegt hat, dazu Relationen wie Standort oder Ansprechpartner beim Kunden — neue Relations-Spalten laden beim Aktivieren automatisch die passenden Zusatzdaten nach. Rechts unter „Angezeigte Spalten“ ziehst du die gewünschte Auswahl in die Reihenfolge, die zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle ist. Unterhalb legst du die mandantenweite Standardsortierung fest, die greift, solange niemand selbst per Klick sortiert hat.

Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer.“ Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und bei allen anderen greift, auch in bereits geöffneten Listen ohne Neuladen — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf, in der Voreinstellung nur Administratoren. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz. Ausführlich beschrieben ist derselbe Dialog bei den Kunden; dieselbe Möglichkeit gibt es unabhängig davon an den Unterlisten in den Projektdetails, etwa bei den Arbeitsberichten und Mitarbeitern — jede davon wird getrennt eingestellt.

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Projektbestands — an die Projektleitung, für eine Planungsrunde — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten samt Reihenfolge, wählbar aus denselben Feldern wie im Spalten-Dialog. Der Export übernimmt den gewählten Statusumschalter und einen eingegebenen Suchbegriff, exportiert also genau die Projekte, die die Liste gerade zeigt. Ist eines von beiden gesetzt, weist der Dialog mit „Die aktiven Filter werden auf den Export angewendet.“ darauf hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Anlegen und Bearbeiten

Neues Projekt anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Oben im Dialog Neues Projekt anlegen stehen unter „Basisinformationen“ immer sichtbar der Name (Pflichtfeld) und die Projektnummer mit dem Schalter Auto. Der Rest verteilt sich auf sechs Reiter:

• Allgemein — eine formatierbare Beschreibung und die Projektnummer, die der Kunde selbst für dieses Projekt verwendet (seine Bestellnummer o. Ä., ein reines Gegenreferenz-Feld ohne Eindeutigkeitsprüfung).
• Status & Zeitplan — der Status (neue Projekte starten auf „geplant“) und der Zeitraum von Start- bis Enddatum.
• Kunde — Auswahl aus deinen Kunden, dazu ein Referenztext (z. B. die Bestellnummer des Kunden). Ist die Verwaltung von Ansprechpartnern eingeschaltet, wählst du zusätzlich einen Mitarbeiter des Kunden — den natürlichen Ansprechpartner vor Ort.
• Adresse — Straße, PLZ, Ort und Land des Einsatzorts, typischerweise die Baustelle und nicht zwingend die Rechnungsadresse des Kunden. Beim Tippen der Straße schlägt flinkest passende Adressen vor. Über die Auswahlbox „Adressen:“ übernimmst du mit einem Klick die Hauptadresse des Kunden oder einen seiner hinterlegten Standorte.
• Budget & Team — das Zeitbudget in Stunden (ein „h“ hinter dem Feld macht das ausdrücklich klar, kein Geldbetrag) und der verantwortliche Mitarbeiter; zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer.
• Kalender — ein Kästchen, mit dem du das Projekt aus den Kalendern ausblendest, und solange es sichtbar bleibt die Farbe, in der der Projektbalken im Kalender erscheint.

Wählst du einen Kunden, übernimmt flinkest dessen Adresse automatisch in die Adressfelder des Projekts — du kannst sie danach frei ändern, ohne die Kundenadresse selbst zu berühren. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Nach dem Speichern geht es in den Projektdetails weiter. Der Dialog schließt sich, und flinkest öffnet direkt die Projektdetails des neuen Projekts — dort ordnest du Arbeitsberichte und Mitarbeiter zu und siehst Belege und Zeiterfassung, ohne das Projekt erst in der Liste suchen zu müssen. Die eben vergebene Projektnummer steht dort oben im Kasten mit den wichtigsten Projektdaten. Zurück zur Liste kommst du über den Menüpunkt Projekte; dein Statusumschalter steht dann noch wie vorher.

Projektnummer

Die Projektnummer ist die eindeutige Referenz des Projekts — auf ihr beruhen die Kommunikation mit dem Kunden und die Zuordnung von Arbeitsberichten und Belegen. Steht der Schalter Auto auf ein (Voreinstellung bei einem neuen Projekt), bleibt das Feld leer und schreibgeschützt; flinkest vergibt die Nummer erst beim Speichern nach dem Schema aus den Projekt-Einstellungen (Setting „Nummernkreis“). Ist dort nichts hinterlegt, gilt „P“, vierstellige Jahreszahl, Bindestrich und eine vierstellige laufende Nummer. Schaltest du Auto aus, trägt flinkest sofort den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst — praktisch, um Nummern aus einem Altsystem weiterzuführen. Eine bereits vergebene Nummer wird beim Speichern abgelehnt.

Beim Bearbeiten schreibgeschützt. Bei einem bestehenden Projekt gibt es den Schalter Auto nicht mehr, das Feld zeigt nur noch die vergebene Nummer an und lässt sich weder ändern noch leeren — die Projektnummer legst du also ausschließlich beim Anlegen fest.

Pflichtfeld und Validierung

Ohne Namen lässt sich ein Projekt nicht speichern — er ist das einzige Pflichtfeld. Kunde, Zeitraum, Adresse, Budget und Mitarbeiter sind alle freiwillig; ein Projekt ganz ohne diese Angaben ist zulässig. Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur: Fehler erscheinen direkt am betroffenen Feld, der Dialog bleibt offen und deine Eingaben bleiben erhalten.

Zugewiesener Mitarbeiter

Im Auswahlfeld für den verantwortlichen Mitarbeiter stehen ausschließlich aktive Benutzer zur Auswahl — deaktivierte Kollegen tauchen dort gar nicht erst auf. War ein Mitarbeiter einem Projekt bereits zugewiesen und wird er später deaktiviert, bleibt diese bestehende Zuweisung beim Speichern gültig; erst eine tatsächliche Neuzuweisung auf einen anderen, inaktiven Benutzer lehnt flinkest ab. In der Liste und den Projektdetails erkennst du eine solche inaktive Bestandszuweisung an der roten Markierung Inaktiv neben dem Namen.

Projekt bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Projekts vorbefüllt. Anders als beim Anlegen bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt — praktisch, um gleich das nächste Projekt zu pflegen.

Projekt duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren. flinkest öffnet den Dialog mit allen Angaben des Originals, aber bewusst ohne die beiden Nummernfelder — die eigene Projektnummer und die Projektnummer des Kunden bleiben leer, der Schalter Auto steht wieder auf ein. Nummern sind identitätsstiftend und dürfen nie mitkopiert werden; die neue Projektnummer entsteht beim Speichern wie bei jedem neuen Projekt. Weil die Kopie ein neues Projekt ist, öffnet flinkest nach dem Speichern wie beim Anlegen direkt ihre Projektdetails.

Projekte im Kalender

Ein Projekt erscheint im Kalender als ganztägiger Balken über seinen Zeitraum, in der eingestellten Farbe. Dafür müssen drei Dinge zusammenkommen: Im Kalender ist die Anzeige von Projekten eingeschaltet, am Projekt ist „in Kalendern ausblenden“ nicht angehakt, und es hat ein Start- und ein Enddatum. Der Kalender kann zusätzlich so eingestellt sein, dass er nur aktive Projekte zeigt.

Löschen

Projekt löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Ein gelöschtes Projekt ist endgültig weg, es wandert nicht in einen Papierkorb.

Was dabei erhalten bleibt. Arbeitsberichte, Belege jeder Art und Eingangsrechnungen bleiben bestehen und verlieren nur ihre Projektzuordnung — sie sind eigenständige, teils rechtlich bindende Datensätze. Mitgelöscht werden dagegen die Zuordnungen von eigenen Mitarbeitern und von Ansprechpartnern des Kunden zum Projekt sowie am Projekt hängende Dokumente und Aufgaben. Läuft gerade eine Zeiterfassung auf dieses Projekt, verliert der laufende Eintrag ebenfalls nur den Projektbezug.

Scheitert das Löschen am Server, bleibt das Projekt unverändert in der Liste stehen und ein allgemeiner Fehlerhinweis erscheint.

Auch unterwegs

Die mobile App (iOS/Android) zeigt keine eigene Projektliste; Projekte werden dort ausschließlich im Zusammenhang mit Arbeitsberichten und der Zeiterfassung angezeigt und ausgewählt.

Verwandte Seiten

• Projektdetails
• Arbeitsberichte
• Zeiterfassung
• Kunden
• Kalender
• Projekt-Einstellungen

Häufige Fragen

Ist das Projektbudget ein Geldbetrag? Nein. Das Feld Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden — deshalb steht auch ein „h“ hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails stellt der Reiter „Zeiterfassung“ ihm die tatsächlich geleisteten Stunden gegenüber.

Wie finde ich ein bestimmtes Projekt schnell? Tipp im Suchfeld „Suche nach Name, Nummer...“ über der Liste einen Teil des Projektnamens, der Projektnummer oder der Projektnummer des Kunden ein. Die Suche gilt zusätzlich zum Statusumschalter — findest du nichts, stell ihn auf Alle. Alternativ öffnest du den passenden Kunden und siehst im Reiter „Projekte“ der Kundendetails alle seine Projekte, allerdings nur zum Ansehen.

Kann ich die Projektliste selbst sortieren? Ja, über die Spaltenköpfe # und Projekt — ein Klick sortiert aufsteigend, ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht die Richtung um. Kunde, Mitarbeiter und Zeitraum lassen sich so nicht sortieren, weil sie aus verknüpften oder zusammengesetzten Feldern bestehen. Ohne eigene Wahl zeigt die Liste die Projekte in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden, sofern dein Administrator im Dialog „Spalten konfigurieren“ keine Standardsortierung hinterlegt hat.

Kann ich eigene Projektnummern vergeben? Ja, aber nur beim Anlegen. Schalte im Dialog neben dem Feld „Projektnummer“ den Schalter Auto aus und trag deine Nummer ein; ist sie bereits vergeben, wird nicht gespeichert. Bei einem bestehenden Projekt ist das Feld schreibgeschützt — die Nummer lässt sich danach weder ändern noch löschen. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Projekt-Einstellungen fest.

Warum lande ich nach dem Anlegen nicht wieder in der Liste? Das ist so gewollt: Nach dem Speichern eines neuen oder duplizierten Projekts öffnet flinkest direkt dessen Projektdetails, weil dort die eigentliche Arbeit am Projekt weitergeht. Nur beim Bearbeiten eines bestehenden Projekts bleibst du in der Liste.

Warum sehe ich mein Projekt nicht im Kalender? Drei häufige Gründe: Im Projekt ist „in Kalendern ausblenden“ angehakt, dem Projekt fehlt ein Start- oder Enddatum, oder der Kalender selbst zeigt keine Projekte beziehungsweise nur aktive Projekte an. Die ersten beiden änderst du am Projekt, den dritten in den Einstellungen des Kalenders.

Was passiert mit Rechnungen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche? Sie bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Entfernt werden dagegen die Zuordnungen von eigenen Mitarbeitern und Ansprechpartnern des Kunden zum Projekt.

Wieso sehe ich in der Projektliste keine Schaltfläche „Neu“ und kein Zeilenmenü? Dann hat dein Benutzer nur das Recht, Projekte anzusehen, aber nicht das Recht, sie zu bearbeiten. Ohne dieses Recht blendet flinkest „Neu“ und im Zeilenmenü „Bearbeiten“, „Duplizieren“ und „Löschen“ aus — die Liste lässt sich dann nur ansehen und exportieren.

Wieso wird mein neues Projekt nicht gespeichert? Häufigster Grund ist der fehlende Name — er ist das einzige Pflichtfeld. Wird eine Projektnummer beanstandet, ist sie bereits an ein anderes Projekt vergeben.