Projekte

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-15

Ein Projekt ist die Klammer über alles, was dein Betrieb für einen Kunden über längere Zeit erledigt: Arbeitsberichte, Belege vom Angebot bis zur Rechnung, Eingangsbelege und Kalkulationen laufen hier unter einer eindeutigen Projektnummer zusammen — der Referenz in der Kommunikation mit dem Kunden. Die Projektliste dient der Projektsteuerung: Sie zeigt auf einen Blick, woran gerade gearbeitet wird, was ansteht und was erledigt ist, und ist der Ausgangspunkt, um ein Projekt anzulegen oder in seine Projektdetails zu wechseln, wo Zeiterfassung, Budget und Belege eines Projekts zusammenlaufen.

Die Projektliste mit Statusumschalter, den Spalten #, Projekt, Kunde, Mitarbeiter und Zeitraum

Die Projektliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile fünf Bereiche:

Spalte	Inhalt
#	die Projektnummer
Projekt	der Projektname, darunter der Status als farbiger Chip
Kunde	der Kunde, dem das Projekt zugeordnet ist
Mitarbeiter	der verantwortliche Mitarbeiter
Zeitraum	Start- und Enddatum, rechtsbündig

Auf schmaleren Bildschirmen blendet flinkest zuerst die Spalte „Mitarbeiter“ aus, bei noch schmaleren zusätzlich „Kunde“ — Projektnummer und Name bleiben immer sichtbar. Welche Spalten das im Vollbild sind, ist nicht fest verdrahtet, siehe „Spalten konfigurieren“ weiter unten.

Status-Chip unter dem Projektnamen

Unter dem Namen jedes Projekts steht sein Status als farbiger Chip — geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen oder abgebrochen. Der Status ist das zentrale Steuerungsattribut eines Projekts, deshalb ist er hier ohne Spaltenscan ablesbar; er korrespondiert mit dem Statusumschalter direkt über der Liste.

Zu den Projektdetails springen

Ein Klick auf den Projektnamen öffnet die Projektdetails — dort liegen Zeiterfassung, Budgetauslastung, Belege und die eigentliche Projektakte. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Projekt, sofern du Projekte bearbeiten darfst.

Mitarbeiter-Spalte und inaktive Zuweisungen

Die Spalte „Mitarbeiter“ zeigt den verantwortlichen Mitarbeiter als Chip. Ist dieser Mitarbeiter inzwischen deaktiviert worden, bleibt die Zuweisung bestehen, aber flinkest markiert sie zusätzlich rot mit Inaktiv — so fällt eine Altzuweisung an einen ausgeschiedenen Kollegen sofort auf, ohne dass sie automatisch entfernt wird. Eine tatsächliche Neuzuweisung auf einen inaktiven Benutzer lehnt flinkest dagegen beim Speichern ab, siehe „Zugewiesener Mitarbeiter“ weiter unten.

Zeitraum-Spalte

Die Spalte „Zeitraum“ zeigt Start- und Enddatum als „07.08.2026 → 30.09.2026“. Fehlt eines der beiden Daten, lässt flinkest den entsprechenden Teil einfach weg — ein offenes Enddatum ist bei laufenden Projekten der Normalfall.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch den Projektbestand. Rechts daneben legt „Zeilen pro Seite“ fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Projekte auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20. Praktisch, sobald der Bestand über Jahre wächst.

Leerer Projektbestand und leerer Filtertreffer

Hat der Mandant noch überhaupt kein Projekt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Projekte vorhanden“ mit einer Aufforderung, das erste Projekt anzulegen. Liefert dagegen der Statusumschalter 0 Treffer, obwohl Projekte existieren, zeigt flinkest stattdessen „Keine Ergebnisse gefunden“ mit dem Vorschlag, den Filter anzupassen — so ist auf einen Blick klar, dass an deinen bestehenden Projekten nichts geändert wurde und nur die aktuelle Auswahl leer ist.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes ein Projekt an oder ändert eines, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb auch für deine eigene Änderung: Nach dem Speichern oder Löschen kommt die aktualisierte Liste über denselben Weg zurück.

Fehlerpfad beim Laden

Scheitert das Laden der Liste, etwa wegen eines Serverfehlers, zeigt flinkest einen Fehlerhinweis; die Seite bleibt bedienbar, du kannst es erneut versuchen.

Filtern, Sortieren, Spalten, Export

Status umschalten

Direkt unter der Kopfzeile liegt eine Umschaltleiste, mit der du die Liste einschränkst — Projektsteuerung in einem Klick:

Alle — keine Einschränkung.
aktiv — nur Projekte mit Status „aktiv“, also die laufende Arbeit.
mir zugewiesen — alle Projekte, bei denen du als verantwortlicher Mitarbeiter eingetragen bist, unabhängig vom Status. Deine persönliche Arbeitsliste.
geplant — Ressourcenplanung für Kommendes.
pausiert, abgeschlossen, abgebrochen — die übrigen Stationen des Projektverlaufs, „abgeschlossen“ ist zugleich das Archiv erledigter Projekte.

Es ist immer genau eine Auswahl aktiv. Ein Wechsel springt automatisch auf die erste Seite zurück, damit eine kleinere Treffermenge nicht ins Leere blättert. flinkest merkt sich deine Auswahl im Browser zusammen mit Seite, Zeilenzahl und Sortierung: Kommst du von einem Projekt zurück, steht der gleiche Umschalter noch da wie vorher.

Diese Liste hat kein eigenes Suchfeld und kein Filterpanel — anders als etwa die Kundenliste. Ein bestimmtes Projekt findest du am schnellsten über die Suche in der oberen Leiste, sie durchsucht auch Projekte. Alle Projekte eines bestimmten Kunden stehen außerdem im Reiter „Projekte“ der Kundendetails, dort allerdings nur zum Ansehen.

Sortierung der Liste

Klickbar sind nur die Spaltenköpfe # (Projektnummer) und Projekt (Name) — das sind die einzigen echten, unverknüpften Spalten dieser Liste. Kunde (eine Relation), Mitarbeiter (eine reine Anzeige-Spalte ohne eigenes Feld) und Zeitraum (zwei zusammengesetzte Felder) lassen sich so nicht sortieren. Ein Klick sortiert aufsteigend, ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht auf absteigend; ein kleiner Pfeil zeigt die aktive Spalte und Richtung.

Ohne eigene Wahl und ohne mandantenweite Standardsortierung zeigt flinkest die Projekte in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden — die ältesten zuerst. Eine mandantenweite Standardsortierung, die für alle gilt, die noch nicht selbst sortiert haben, legt ein Administrator im Dialog „Spalten konfigurieren“ fest; sobald du selbst einmal sortiert hast, hat deine eigene Wahl Vorrang und bleibt es, bis der Browserspeicher gelöscht wird.

Spalten konfigurieren

Rechts unten neben dem Export-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Links unter „Verfügbare Spalten“ stehen weitere Felder wie Budget, interne Notiz oder wer das Projekt angelegt hat, dazu Relationen wie Standort oder Ansprechpartner beim Kunden — neue Relations-Spalten laden beim Aktivieren automatisch die passenden Zusatzdaten nach. Rechts unter „Angezeigte Spalten“ ziehst du die gewünschte Auswahl in die Reihenfolge, die zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle ist. Unterhalb legst du die mandantenweite Standardsortierung fest, die greift, solange niemand selbst per Klick sortiert hat.

Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer.“ Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und beim nächsten Laden bei allen anderen greift — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf, in der Voreinstellung nur Administratoren. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz. Ausführlich beschrieben ist derselbe Dialog bei den Kunden; dieselbe Möglichkeit gibt es unabhängig davon an den Unterlisten in den Projektdetails, etwa bei den Arbeitsberichten und Mitarbeitern — jede davon wird getrennt eingestellt.

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Projektbestands — an die Projektleitung, für eine Planungsrunde — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten samt Reihenfolge, wählbar aus denselben Feldern wie im Spalten-Dialog. Der Export übernimmt den gewählten Statusumschalter — der Dialog weist darauf hin. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Anlegen und Bearbeiten

Neues Projekt anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Oben im Dialog Neues Projekt anlegen stehen unter „Basisinformationen“ immer sichtbar der Name (Pflichtfeld) und die Projektnummer mit dem Schalter Auto. Der Rest verteilt sich auf sechs Reiter:

Allgemein — eine formatierbare Beschreibung und die Projektnummer, die der Kunde selbst für dieses Projekt verwendet (seine Bestellnummer o. Ä., ein reines Gegenreferenz-Feld ohne Eindeutigkeitsprüfung).
Status & Zeitplan — der Status (neue Projekte starten auf „geplant“) und der Zeitraum von Start- bis Enddatum.
Kunde — Auswahl aus deinen Kunden, dazu ein Referenztext (z. B. die Bestellnummer des Kunden). Ist die Verwaltung von Ansprechpartnern eingeschaltet, wählst du zusätzlich einen Mitarbeiter des Kunden — den natürlichen Ansprechpartner vor Ort.
Adresse — Straße, PLZ, Ort und Land des Einsatzorts, typischerweise die Baustelle und nicht zwingend die Rechnungsadresse des Kunden. Beim Tippen der Straße schlägt flinkest passende Adressen vor. Über die Auswahlbox „Adressen:“ übernimmst du mit einem Klick die Hauptadresse des Kunden oder einen seiner hinterlegten Standorte.
Budget & Team — das Zeitbudget in Stunden (ein „h“ hinter dem Feld macht das ausdrücklich klar, kein Geldbetrag) und der verantwortliche Mitarbeiter; zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer.
Kalender — ein Kästchen, mit dem du das Projekt aus den Kalendern ausblendest, und solange es sichtbar bleibt die Farbe, in der der Projektbalken im Kalender erscheint.

Wählst du einen Kunden, übernimmt flinkest dessen Adresse automatisch in die Adressfelder des Projekts — du kannst sie danach frei ändern, ohne die Kundenadresse selbst zu berühren. Nach dem Speichern schließt sich der Dialog und die Liste aktualisiert sich; anders als bei den Kunden führt das Anlegen hier nicht direkt in die Detailansicht. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Der Dialog „Neues Projekt anlegen“ mit den immer sichtbaren Basisinformationen oben

Projektnummer

Die Projektnummer ist die eindeutige Referenz des Projekts — auf ihr beruhen die Kommunikation mit dem Kunden und die Zuordnung von Arbeitsberichten und Belegen. Steht der Schalter Auto auf ein (Voreinstellung bei einem neuen Projekt), bleibt das Feld leer und schreibgeschützt; flinkest vergibt die Nummer erst beim Speichern nach dem Schema aus den Projekt-Einstellungen (Setting „Nummernkreis“). Ist dort nichts hinterlegt, gilt „P“, vierstellige Jahreszahl, Bindestrich und eine vierstellige laufende Nummer. Schaltest du Auto aus, trägt flinkest sofort den nächsten freien Vorschlag ein, den du überschreiben kannst — praktisch, um Nummern aus einem Altsystem weiterzuführen. Eine bereits vergebene Nummer wird beim Speichern abgelehnt.

Beim Bearbeiten schreibgeschützt. Bei einem bestehenden Projekt gibt es den Schalter Auto nicht mehr, das Feld zeigt nur noch die vergebene Nummer an und lässt sich weder ändern noch leeren — die Projektnummer legst du also ausschließlich beim Anlegen fest.

Pflichtfeld und Validierung

Ohne Namen lässt sich ein Projekt nicht speichern — er ist das einzige Pflichtfeld. Kunde, Zeitraum, Adresse, Budget und Mitarbeiter sind alle freiwillig; ein Projekt ganz ohne diese Angaben ist zulässig. Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur: Fehler erscheinen direkt am betroffenen Feld, der Dialog bleibt offen und deine Eingaben bleiben erhalten.

Zugewiesener Mitarbeiter

Im Auswahlfeld für den verantwortlichen Mitarbeiter stehen ausschließlich aktive Benutzer zur Auswahl — deaktivierte Kollegen tauchen dort gar nicht erst auf. War ein Mitarbeiter einem Projekt bereits zugewiesen und wird er später deaktiviert, bleibt diese bestehende Zuweisung beim Speichern gültig; erst eine tatsächliche Neuzuweisung auf einen anderen, inaktiven Benutzer lehnt flinkest ab. In der Liste und den Projektdetails erkennst du eine solche inaktive Bestandszuweisung an der roten Markierung Inaktiv neben dem Namen.

Projekt bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Projekts vorbefüllt. Anders als beim Anlegen bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt.

Projekt duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren. flinkest öffnet den Dialog mit allen Angaben des Originals, aber bewusst ohne die beiden Nummernfelder — die eigene Projektnummer und die Projektnummer des Kunden bleiben leer, der Schalter Auto steht wieder auf ein. Nummern sind identitätsstiftend und dürfen nie mitkopiert werden; die neue Projektnummer entsteht beim Speichern wie bei jedem neuen Projekt.

Projekte im Kalender

Ein Projekt erscheint im Kalender als ganztägiger Balken über seinen Zeitraum, in der eingestellten Farbe. Dafür müssen drei Dinge zusammenkommen: Im Kalender ist die Anzeige von Projekten eingeschaltet, am Projekt ist „in Kalendern ausblenden“ nicht angehakt, und es hat ein Start- und ein Enddatum. Der Kalender kann zusätzlich so eingestellt sein, dass er nur aktive Projekte zeigt.

Löschen

Projekt löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Ein gelöschtes Projekt ist endgültig weg, es wandert nicht in einen Papierkorb.

Was dabei erhalten bleibt. Arbeitsberichte, Belege jeder Art, Eingangsrechnungen und Kalkulationen bleiben bestehen und verlieren nur ihre Projektzuordnung — sie sind eigenständige, teils rechtlich bindende Datensätze. Mitgelöscht werden dagegen die Zuordnungen von eigenen Mitarbeitern und von Ansprechpartnern des Kunden zum Projekt sowie am Projekt hängende Dokumente und Aufgaben. Läuft gerade eine Zeiterfassung auf dieses Projekt, verliert der laufende Eintrag ebenfalls nur den Projektbezug.

Scheitert das Löschen am Server, bleibt das Projekt unverändert in der Liste stehen und ein allgemeiner Fehlerhinweis erscheint.

Auch unterwegs

Die mobile App (iOS/Android) zeigt keine eigene Projektliste; Projekte werden dort ausschließlich im Zusammenhang mit Arbeitsberichten und der Zeiterfassung angezeigt und ausgewählt.

Häufige Fragen

Ist das Projektbudget ein Geldbetrag? Nein. Das Feld Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden — deshalb steht auch ein „h“ hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails stellt der Reiter „Zeiterfassung“ ihm die tatsächlich geleisteten Stunden gegenüber. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation (nur mit aktiviertem Kalkulations-Modul).

Wie finde ich ein bestimmtes Projekt, wenn die Liste kein Suchfeld hat? Nutze die Suche in der oberen Leiste — sie durchsucht auch Projekte. Alternativ öffnest du den passenden Kunden und siehst im Reiter „Projekte“ der Kundendetails alle seine Projekte, allerdings nur zum Ansehen.

Kann ich die Projektliste selbst sortieren? Ja, über die Spaltenköpfe # und Projekt — ein Klick sortiert aufsteigend, ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht die Richtung um. Kunde, Mitarbeiter und Zeitraum lassen sich so nicht sortieren, weil sie aus verknüpften oder zusammengesetzten Feldern bestehen. Ohne eigene Wahl zeigt die Liste die Projekte in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden, sofern dein Administrator im Dialog „Spalten konfigurieren“ keine Standardsortierung hinterlegt hat.

Kann ich eigene Projektnummern vergeben? Ja, aber nur beim Anlegen. Schalte im Dialog neben dem Feld „Projektnummer“ den Schalter Auto aus und trag deine Nummer ein; ist sie bereits vergeben, wird nicht gespeichert. Bei einem bestehenden Projekt ist das Feld schreibgeschützt — die Nummer lässt sich danach weder ändern noch löschen. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Projekt-Einstellungen fest.

Warum sehe ich mein Projekt nicht im Kalender? Drei häufige Gründe: Im Projekt ist „in Kalendern ausblenden“ angehakt, dem Projekt fehlt ein Start- oder Enddatum, oder der Kalender selbst zeigt keine Projekte beziehungsweise nur aktive Projekte an. Die ersten beiden änderst du am Projekt, den dritten in den Einstellungen des Kalenders.

Was passiert mit Rechnungen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche? Sie bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Entfernt werden dagegen die Zuordnungen von eigenen Mitarbeitern und Ansprechpartnern des Kunden zum Projekt.

Wieso sehe ich in der Projektliste keine Schaltfläche „Neu“ und kein Zeilenmenü? Dann hat dein Benutzer nur das Recht, Projekte anzusehen, aber nicht das Recht, sie zu bearbeiten. Ohne dieses Recht blendet flinkest „Neu“ und im Zeilenmenü „Bearbeiten“, „Duplizieren“ und „Löschen“ aus — die Liste lässt sich dann nur ansehen und exportieren.

Wieso wird mein neues Projekt nicht gespeichert? Häufigster Grund ist der fehlende Name — er ist das einzige Pflichtfeld. Wird eine Projektnummer beanstandet, ist sie bereits an ein anderes Projekt vergeben.

Häufige Fragen zu dieser Seite

Ist das Projektbudget ein Geldbetrag?

Nein. Das Feld Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden — deshalb steht auch ein „h" hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails wird ihm im Reiter „Zeiterfassung" die Summe der tatsächlich geleisteten Stunden gegenübergestellt. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation.

Warum stehen in der Projektauswertung keine Stunden, obwohl gearbeitet wurde?

Die Stunden eines Projekts kommen ausschließlich aus den Zeiten von Arbeitsberichten, die dem Projekt zugeordnet sind. Gestempelte Zeiten aus der Zeiterfassung zählen hier nicht mit. Prüfe also, ob die Arbeitsberichte wirklich auf das Projekt verweisen — in den Projektdetails kannst du bestehende Arbeitsberichte nachträglich verknüpfen.

Wie suche ich in der Projektliste nach einem Namen?

Die Projektliste hat kein eigenes Suchfeld. Nutze die Suche in der oberen Leiste, sie findet auch Projekte. Alternativ öffnest du den Kunden und siehst im Reiter „Projekte" alle Projekte dieses Kunden.

Kann ich eigene Projektnummern vergeben?

Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Projektnummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, wird nicht gespeichert. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Projekt-Einstellungen fest.

Warum sehe ich mein Projekt nicht im Kalender?

Dafür gibt es drei häufige Gründe: Im Projekt ist „aus Kalendern ausblenden" angehakt, dem Projekt fehlt ein Start- oder Enddatum, oder der Kalender selbst zeigt keine Projekte beziehungsweise nur aktive Projekte an. Die ersten beiden Punkte änderst du am Projekt, den dritten in den Einstellungen des Kalenders.

Was passiert mit Rechnungen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche?

Sie bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Anders ist es bei Eingangsbelegen: Ein Eingangsbeleg, der auf das Projekt verweist, wird zusammen mit dem Projekt gelöscht. Ebenfalls entfernt werden die Zuordnungen von Mitarbeitern und Ansprechpartnern zum Projekt.

Wieso wird mein neues Projekt nicht gespeichert?

Häufigster Grund ist der fehlende Name — er ist das einzige Pflichtfeld. Wird eine Projektnummer beanstandet, ist sie bereits an ein anderes Projekt vergeben. Bleibt das Speichern ganz ohne Feldmeldung erfolglos, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Projekte zu bearbeiten.

Kann ich die Projektliste selbst sortieren?

Ja, über die Spaltenköpfe # und Projekt — ein Klick sortiert aufsteigend, ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht die Richtung um. Kunde, Mitarbeiter und Zeitraum lassen sich so nicht sortieren. Ohne eigene Wahl zeigt die Liste die Projekte in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden, sofern dein Administrator im Dialog „Spalten konfigurieren" keine Standardsortierung hinterlegt hat.

Wieso sehe ich in der Projektliste keine Schaltfläche „Neu" und kein Zeilenmenü?

Dann hat dein Benutzer nur das Recht, Projekte anzusehen, aber nicht das Recht, sie zu bearbeiten. Ohne dieses Recht blendet flinkest die Schaltfläche Neu und im Zeilenmenü Bearbeiten, Duplizieren und Löschen aus — die Liste lässt sich dann nur ansehen und exportieren.

Wozu dient die Umschaltleiste über der Projektliste?

Direkt unter der Kopfzeile der Projektliste liegt eine Umschaltleiste mit den Optionen Alle, aktiv, mir zugewiesen, geplant, pausiert, abgeschlossen und abgebrochen. Damit schränkst du die Liste in einem Klick auf genau eine dieser Auswahlen ein — es ist immer genau eine Option aktiv. So siehst du z. B. mit einem Klick auf aktiv nur die gerade laufenden Projekte, ohne die abgeschlossenen aus dem Weg zu filtern.

Wie finde ich schnell nur meine eigenen Projekte?

Wähle im Statusumschalter der Projektliste die Option mir zugewiesen. Sie zeigt alle Projekte, bei denen du im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter" eingetragen bist — unabhängig vom Status des Projekts, also auch geplante oder pausierte.

Merkt sich flinkest meine Auswahl in der Projektliste, wenn ich zu einem Projekt springe und zurückkomme?

Ja. Statusumschalter, Seite, Zeilenzahl und deine eigene Sortierung speichert flinkest in deinem Browser. Kommst du von einem Projekt zurück, findest du die Liste genau so wieder vor, wie du sie verlassen hast. Das gilt pro Gerät und Browser — auf einem anderen Rechner startest du wieder bei „Alle".

Nach welchen Spalten kann ich die Projektliste sortieren?

Nur nach # (der Projektnummer) und Projekt (dem Namen) — klicke auf die jeweilige Spaltenüberschrift, ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Kunde, Mitarbeiter und Zeitraum lassen sich nicht per Klick sortieren, weil sie aus verknüpften bzw. mehreren Feldern bestehen. Ohne eigene Sortierung zeigt die Liste die Projekte in der Reihenfolge ihrer Anlage, sofern kein Administrator eine mandantenweite Standardsortierung hinterlegt hat.

Was bedeutet die rote Markierung „Inaktiv" in der Mitarbeiter-Spalte der Projektliste?

Sie zeigt, dass der einem Projekt zugewiesene Mitarbeiter inzwischen deaktiviert wurde. Die Zuweisung selbst bleibt gültig — flinkest entfernt sie nicht automatisch —, sie wird nur zur Kennzeichnung rot markiert. Eine neue Zuweisung auf einen bereits deaktivierten Mitarbeiter lässt sich dagegen nicht speichern, und im Auswahlfeld tauchen deaktivierte Benutzer erst gar nicht auf.

Wie stelle ich ein, wie viele Projekte pro Seite angezeigt werden?

Über das Auswahlfeld rechts in der Blätterleiste unten in der Projektliste — zur Wahl stehen 10, 20, 50, 100 oder 200 Zeilen pro Seite, voreingestellt sind 20. Deine Wahl bleibt zusammen mit der aktuellen Seite erhalten, wenn du die Liste erneut aufrufst.

Warum zeigt die Projektliste manchmal „Keine Ergebnisse gefunden" statt „Noch keine Projekte vorhanden"?

flinkest unterscheidet zwei Leerzustände: Hat der Mandant noch nie ein Projekt angelegt, erscheint „Noch keine Projekte vorhanden" mit der Aufforderung, das erste Projekt anzulegen. Liefert dagegen nur der gewählte Statusumschalter (z. B. „geplant") keine Treffer, obwohl es Projekte gibt, zeigt flinkest stattdessen „Keine Ergebnisse gefunden" mit dem Hinweis, den Filter anzupassen — so ist klar, dass keine Daten verloren gegangen sind.

Muss ich die Seite neu laden, wenn ein Kollege ein Projekt ändert?

Nein. Legt jemand anderes ein Projekt an, ändert es oder löscht es, lädt sich die Projektliste automatisch neu — auch deine eigenen Änderungen erscheinen so, ohne dass du die Seite selbst neu laden musst.

Ist das Budget-Feld am Projekt ein Geldbetrag?

Nein, das Feld Budget im Reiter „Budget & Team" ist ein reines Zeitbudget in Stunden — erkennbar am „h" hinter dem Eingabefeld. Es wird in den Projektdetails den tatsächlich über Arbeitsberichte erfassten Stunden gegenübergestellt. Ein Geldbudget für ein Projekt führst du stattdessen über eine eigene Kalkulation.

Warum erscheint mein Projekt nicht im Kalender?

Damit ein Projekt im Kalender als Balken erscheint, müssen drei Dinge zusammenkommen: Die Anzeige von Projekten ist im Kalender eingeschaltet, am Projekt ist im Reiter „Kalender" das Ausblenden nicht angehakt, und das Projekt hat sowohl ein Start- als auch ein Enddatum. Der Kalender kann außerdem so eingestellt sein, dass er nur Projekte mit Status „aktiv" zeigt.

Welche Angaben muss ich beim Anlegen eines neuen Projekts machen?

Zwingend ist nur der Name — alle anderen Felder sind freiwillig. Der Dialog zum Anlegen zeigt oben immer Name und Projektnummer, der Rest verteilt sich auf sechs Reiter: Allgemein (Beschreibung, Projektnummer des Kunden), Status & Zeitplan, Kunde, Adresse, Budget & Team und Kalender. Du kannst also mit nur einem Namen speichern und die restlichen Angaben später über „Bearbeiten" nachtragen.

Wie bekommt ein neues Projekt automatisch eine Projektnummer?

Beim Anlegen steht der Schalter Auto neben dem Nummernfeld standardmäßig auf ein — das Feld bleibt leer, flinkest vergibt die nächste freie Nummer nach dem in den Projekt-Einstellungen hinterlegten Schema erst beim Speichern. Schaltest du Auto aus, trägt flinkest sofort einen Vorschlag ein, den du überschreiben kannst; ist die eingetragene Nummer bereits vergeben, lehnt flinkest das Speichern ab.

Kann ich die Projektnummer eines bestehenden Projekts über die Oberfläche nachträglich ändern?

Nein. Sobald ein Projekt angelegt ist, zeigt der Bearbeiten-Dialog das Projektnummer-Feld nur noch schreibgeschützt an — weder eine andere Nummer eintragen noch die vorhandene löschen ist über die Oberfläche möglich. Die Projektnummer legst du also ausschließlich beim Anlegen fest.

Übernimmt „Duplizieren" auch die Projektnummer des Originals?

Nein, ausdrücklich nicht. Duplizieren öffnet den Anlegen-Dialog mit allen Angaben des Originals, aber sowohl die eigene Projektnummer als auch die Projektnummer des Kunden bleiben leer und der Schalter Auto steht wieder auf ein — die neue Nummer entsteht erst beim Speichern. So bekommt jedes Projekt eine eindeutige Nummer, auch wenn es aus einer Kopie entstanden ist.

Was passiert mit Belegen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche?

Ein gelöschtes Projekt ist endgültig weg, es gibt keinen Papierkorb dafür. Belege, Eingangsbelege, Arbeitsberichte und Kalkulationen bleiben dabei aber vollständig erhalten — sie verlieren nur ihre Zuordnung zum gelöschten Projekt. Mitgelöscht werden dagegen die Zuordnungen von Mitarbeitern und Ansprechpartnern zu diesem Projekt.

Übernimmt der Export der Projektliste auch meinen gewählten Statusfilter?

Ja. Klickst du unten links in der Projektliste auf das Download-Symbol, übernimmt der Export genau den angezeigten Listenzustand, also auch den gewählten Statusumschalter — darauf weist der Export-Dialog eigens hin. Du wählst dort zusätzlich das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten samt Reihenfolge.

Wer darf festlegen, welche Spalten die Projektliste zeigt?

Nur Benutzer mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren — nur für sie erscheint das Zahnrad-Symbol neben dem Export-Symbol. Die Auswahl gilt außerdem mandantenweit für alle Benutzer, nicht nur für dich persönlich; der Dialog weist selbst darauf hin. Dort lassen sich auch Felder einblenden, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Budget oder wer das Projekt angelegt hat, außerdem legst du dort die mandantenweite Standardsortierung fest.

Warum sehe ich in der Projektliste keine Schaltfläche „Neu" und kein Menü an den Zeilen?

Dein Benutzer hat dann nur die Berechtigung, Projekte anzusehen, aber nicht die Berechtigung, sie zu bearbeiten. Ohne das Bearbeiten-Recht blendet flinkest die Schaltfläche Neu und im Zeilenmenü die Einträge Bearbeiten, Duplizieren und Löschen komplett aus — die Liste lässt sich dann nur ansehen und exportieren.