Kalkulation anlegen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06

Eine neue Kalkulation entsteht in drei Schritten: Du gibst ihr einen Namen und ordnest sie einem Kunden zu, du legst den Leistungszeitraum fest — daraus baut flinkest für jeden Tag eine Zeile —, und dann trägst du in dieses Raster ein, wie viele Stunden welcher Leistung an welchem Tag anfallen. Am Ende kommen Aufschläge dazu, und mit Speichern ist die Kalkulation angelegt. Zurück zur Übersicht geht es über Kalkulation.

Neue Kostenkalkulation: der Block Allgemein, darunter der Datumsbereich und das noch leere Tagesraster

Hierher kommst du so

Über die Kalkulationsübersicht oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Kalkulationen bearbeiten darf; ohne dieses Recht führt auch der direkte Aufruf der Adresse auf die Fehlerseite. Die Überschrift lautet dann Neue Kostenkalkulation, rechts daneben liegt Speichern.

Ohne hinterlegte Leistungen geht nichts. Welche Spalten das Raster hat, kommt aus den Kalkulations-Einstellungen. Ist dort noch nichts hinterlegt, meldet flinkest beim Öffnen „No Products for cost-calculation defined in settings" — die Meldung ist nicht übersetzt und erscheint deshalb auf Englisch. Das Raster hat dann nur die Spalten Datum und Summe, und es gibt nichts einzutragen. Eingerichtet werden die Leistungen einmalig von einem Administrator.

Allgemein

Der erste Block heißt Allgemein und enthält vier Angaben:

Name — das einzige Pflichtfeld, erkennbar am roten Stern. Unter diesem Namen erscheint die Kalkulation später in der Übersicht.
Kunde — die Auswahl der Kunden. Sie ist nicht Pflicht, aber ohne Kunden lässt sich später kein Beleg aus der Kalkulation erzeugen, und die Zusammenfassung per E-Mail funktioniert ebenfalls nicht. Über das Symbol rechts daneben legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt.
Mitarbeiter — erscheint erst, sobald ein Kunde gewählt ist. Hier wählst du die Ansprechperson beim Kunden aus. Sie bestimmt später die Anrede in der Zusammenfassung. Über das Symbol daneben legst du eine Ansprechperson an, die es noch nicht gibt.
Notiz — ein Textfeld mit Formatierung für interne Anmerkungen. Der Text erscheint in den Kalkulationsdetails, aber nicht auf einem daraus erzeugten Beleg.

Sobald ein Kunde gewählt ist, kommt ein zweiter Block dazu, dessen Überschrift Project lautet — dieser eine Titel ist nicht übersetzt. Darin wählst du das Projekt, zu dem die Kalkulation gehört. Angeboten werden nur Projekte dieses Kunden. Ist ein Projekt gesetzt, taucht die Kalkulation zusätzlich in den Projektdetails im Reiter Kostenkalkulationen auf.

Datumsbereich

Unter Datumsbereich steht das Feld Leistungszeitraum: ein Kalender, in dem du Beginn und Ende auswählst, und daneben die Schaltfläche Übernehmen.

Übernehmen ist der Schritt, der das Raster erzeugt: flinkest legt für jeden Tag zwischen Beginn und Ende eine Zeile an — Samstage, Sonntage und Feiertage inbegriffen — und setzt alle Mengen auf 0. Wählst du nur ein einziges Datum, entsteht genau eine Zeile. Tage, an denen nichts passiert, lässt du einfach auf 0; sie zählen mit 0 in die Summe und erscheinen später weder in den Kalkulationsdetails noch auf einem erzeugten Beleg.

Ohne Übernehmen bleibt Speichern gesperrt. Von- und Bis-Datum entstehen erst aus den Zeilen des Rasters. Solange keine Zeile existiert, bleibt Speichern ausgegraut, auch wenn der Name schon eingetragen ist. Ausgegraut bleibt es ebenso, solange das Feld Name leer ist.

Das Raster

Die Tabelle darunter ist das Herz der Kalkulation. Ganz links steht fest die Spalte Datum mit Wochentag und Datum, ganz rechts fest die Spalte Summe für den Tagesbetrag. Dazwischen liegt für jede in den Kalkulations-Einstellungen hinterlegte Leistung eine Spalte. Als Spaltenkopf steht der dort vergebene Kurzname; fährst du mit der Maus darüber, erscheint die vollständige Artikelbezeichnung.

Ein Klick in eine Zelle macht sie zum Eingabefeld: Du tippst die Menge, rechts daneben zeigt flinkest die Einheit des Artikels an. Sobald du die Zelle verlässt, rechnet flinkest die Tagessumme und die Gesamtsumme neu. Mengen sind ganze Zahlen ab 0.

Vorne in jeder Zeile liegt ein Papierkorb-Symbol, mit dem du einen einzelnen Tag wieder aus der Kalkulation nimmst; flinkest fragt vorher nach.

Achtung nach dem Löschen einer Zeile. Die Summen unter dem Raster rechnen sich beim Löschen einer Zeile nicht sofort neu — sie tun es erst, wenn du das nächste Mal eine Zelle bearbeitest. Speicherst du direkt nach dem Löschen, wird die alte, zu hohe Summe festgeschrieben. Bearbeite deshalb nach dem Löschen noch einmal irgendeine Zelle, bevor du speicherst. Dasselbe gilt, wenn du ein zweites Mal Übernehmen drückst: Das Raster wird durch leere Zeilen ersetzt, die angezeigte Summe bleibt aber zunächst auf dem alten Wert stehen.

Woher die Preise kommen. Gerechnet wird mit dem Verkaufspreis des Artikels aus dem Artikelstamm — netto, ohne Umsatzsteuer. Kundenspezifische Preise und Rabatte aus den Kundenpreisen fließen hier nicht ein; sie wirken erst, wenn du aus der Kalkulation heraus einen Beleg mit Katalogpositionen aufbaust.

Unter dem Raster steht die Zwischensumme aller Tage, noch ohne Aufschläge.

Aufschläge

Darunter folgt der Block Aufschläge mit der Schaltfläche Aufschlag hinzufügen. Jeder Aufschlag ist eine eigene Zeile mit drei Feldern:

ein Papierkorb-Symbol zum Entfernen,
ein Textfeld mit dem Platzhalter Bezeichnung des Aufschlags — zum Beispiel „Zuschlag Wochenendarbeit",
ein Prozentfeld mit Auf- und Ab-Pfeilen.

Rechts daneben stehen zwei Zahlen: oben der Betrag, den dieser Aufschlag ausmacht, darunter fett die Summe einschließlich dieses Aufschlags.

Aufschläge stapeln sich. Sie werden nicht alle auf die Zwischensumme gerechnet, sondern nacheinander: Der zweite Aufschlag greift auf das Ergebnis des ersten, der dritte auf das Ergebnis des zweiten. Zwei Aufschläge von 10 % und 5 % ergeben deshalb nicht 15 %, sondern 15,5 %. Die Reihenfolge ist die Reihenfolge, in der du sie angelegt hast. Ganz unten steht der Endbetrag, und genau dieser Betrag wird als Summe der Kalkulation gespeichert.

Speichern

Speichern oben rechts legt die Kalkulation an und führt dich sofort in die Kalkulationsdetails. Von- und Bis-Datum ergeben sich dabei aus dem ersten und letzten Tag des Rasters.

Was mitgespeichert wird. flinkest legt zusammen mit den Tageszeilen auch die Liste der Leistungen samt der Preise ab, mit denen gerechnet wurde. Die Kalkulation bleibt dadurch nachvollziehbar, selbst wenn ein Artikel später teurer wird oder aus den Kalkulations-Einstellungen entfernt wird. Beim erneuten Öffnen der Erfassung holt flinkest allerdings die aktuellen Preise aus dem Artikelstamm nach — mehr dazu unter Kalkulation bearbeiten.

Wenn Speichern nicht klappt. Die Schnittstelle verlangt Name, Von-Datum, Bis-Datum und Summe. Fehlt eine der Angaben oder verweist Kunde, Ansprechperson oder Projekt auf einen inzwischen gelöschten Datensatz, erscheint eine Fehlermeldung, und die Kalkulation wird nicht angelegt — der Bildschirm bleibt mit deinen Eingaben stehen.

Aktionen

Kalkulation anlegen. Name eintragen, Zeitraum wählen, Übernehmen, Mengen eintragen, Speichern.

Tag entfernen. Papierkorb-Symbol vorne in der Zeile, Rückfrage bestätigen — danach noch eine Zelle bearbeiten, damit die Summe stimmt.

Aufschlag anlegen. Im Block Aufschläge auf Aufschlag hinzufügen, Bezeichnung und Prozentsatz eintragen.

Abbrechen. Solange du nicht gespeichert hast, ist nichts entstanden — du kannst den Bildschirm einfach verlassen.

Häufige Fragen

Warum ist die Schaltfläche „Speichern" ausgegraut? Weil noch etwas fehlt: entweder der Name oder das Raster. Von- und Bis-Datum entstehen erst, wenn du im Feld Leistungszeitraum einen Zeitraum wählst und auf Übernehmen klickst. Erst dann gibt es Tageszeilen — und erst dann lässt sich speichern.

Beim Öffnen erscheint „No Products for cost-calculation defined in settings" — was tun? In den Kalkulations-Einstellungen ist noch keine Leistung hinterlegt, deshalb hat das Raster keine Spalten zum Ausfüllen. Ein Administrator trägt dort die Artikel ein, mit denen kalkuliert werden soll. Die Meldung erscheint auf Englisch, weil für diesen Text keine Übersetzung hinterlegt ist.

Warum legt „Übernehmen" auch Samstage und Sonntage an? Weil flinkest jeden Kalendertag des gewählten Zeitraums als Zeile anlegt und keine Arbeitstage aussortiert. Tage ohne Leistung lässt du einfach auf 0 stehen — sie zählen nicht mit und erscheinen später auch nicht auf einem erzeugten Beleg. Alternativ entfernst du sie über das Papierkorb-Symbol.

Rechnet die Kalkulation mit den Sonderpreisen meines Kunden? Nein. Gerechnet wird mit dem Verkaufspreis aus dem Artikelstamm, netto. Kundenspezifische Preise und Rabatte greifen erst in einem Beleg mit Katalogpositionen, nicht in der Kalkulation.

Zwei Aufschläge von 10 % und 5 % — sind das 15 %? Nein, 15,5 %. Aufschläge werden nacheinander aufeinander gerechnet: Der zweite Aufschlag bezieht sich auf die Summe, die der erste bereits erhöht hat.

Ich habe eine Tageszeile gelöscht und die Summe hat sich nicht verändert — ist das ein Fehler? Die Summe rechnet sich erst neu, wenn du das nächste Mal eine Zelle im Raster bearbeitest. Klicke deshalb nach dem Löschen noch in eine beliebige Mengenzelle und verlasse sie wieder, bevor du speicherst — sonst wird der alte, zu hohe Betrag festgeschrieben.