Auftragsbestätigung anlegen

Eine Auftragsbestätigung entsteht oft direkt — ein Kunde bestellt am Telefon oder per Folgeauftrag, ohne dass vorher ein Angebot verhandelt wurde. Diese Seite ist der Weg dahin: von der Schaltfläche Neu in der Liste der Auftragsbestätigungen bis zum ersten gespeicherten Entwurf. Der Bildschirm fragt dabei genau eine Sache ab — an wen der Beleg geht —, und belegt beim Speichern automatisch vor, was ein Beleg sonst noch braucht. Alles Weitere — Positionen erfassen, Kopfdaten ändern, finalisieren — beschreibt Auftragsbestätigung bearbeiten, wohin dich das Speichern direkt führt.

Zugriff & Grundgerüst

Route und Berechtigung

Der übliche Weg führt über die Liste der Auftragsbestätigungen: oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Auftragsbestätigungen bearbeiten darf — ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Dasselbe Recht prüft flinkest beim Speichern noch einmal: Oberfläche und Schnittstelle verlangen hier also dasselbe. Eine Ebene darüber genügt für den Aufruf jeder Beleg-Unterseite bereits, mindestens eine einzige Beleg-Berechtigung zu haben — diese grobe Vorabsperre ist nicht auftragsbestätigungs-spezifisch und betrifft dich normalerweise nicht gesondert. Welche Belegart gerade entsteht, steht als Überschrift oben links: Neue Auftragsbestätigung.

Der leere Ausgangszustand

Solange kein Kunde gewählt ist, zeigt der Bildschirm bewusst wenig: links den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse, einer grünen Schaltfläche auswählen und einem Stift-Symbol am rechten Rand der Box. Lieferadresse, Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text fehlen noch — sie gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Auch die Schaltflächen Entwurf löschen und Auftragsbestätigung finalisieren oben rechts sind noch nicht da: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts abzuschließen. Rechts liegt trotzdem schon der Schalter Belegvorschau anzeigen über einem leeren Vorschaufenster mit Seitenzahl 0 — dasselbe Layout wie später im Editor, nur ohne Inhalt. Schaltest du ihn aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger-Dialog öffnen und schließen

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren — das einzige Formular auf diesem Bildschirm. Schließen verwirft den Dialog wieder, ohne dass ein Request hinausgeht: Hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest vorher unter Ungespeicherte Änderungen nach, ansonsten schließt er sofort und du landest unverändert auf dem leeren Bildschirm. Vor dem ersten erfolgreichen Speichern ist ohnehin nichts angelegt — kein Datensatz in der Datenbank, keine Nummer verbraucht.

Empfänger wählen (bestehender Kunde)

Kunden suchen und auswählen

Bestehender Kunde ist das entscheidende Feld im Dialog. Die Auswahlliste zeigt zunächst die ersten 100 Kunden: oben Name mit der Kundennummer als Kennzeichen daneben (sofern vorhanden), darunter — falls hinterlegt — ein Alias-Name in eigener Zeile und darunter die Anschrift als eine Zeile „Straße, Postleitzahl Ort". Tippst du in das Suchfeld Suchen..., sucht flinkest eine knappe halbe Sekunde nach der letzten Eingabe. Gibt es mehr Treffer als geladen, steht unten in der Liste, wie viele weitere Einträge es gibt, mit der Bitte, den Filter zu benutzen — durch Scrollen kommst du an sie nicht heran, nur über die Suche.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht: Auftragsbestätigungen bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides unter Benutzer.

Rechnungsadresse für diesen Beleg ändern

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift als Empfänger- und als Lieferadresse und zeigt sie im Dialog an. Rechnungsadresse ändern blendet darunter unter Empfängeradresse die Felder Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein, mit dem Hinweis „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz". Willst du die Änderung ausnahmsweise doch dauerhaft übernehmen, setzt das Kästchen Kundenstammsatz aktualisieren darunter genau das um: Es schreibt Straße, Postleitzahl, Stadt und Land — nicht den Namen — nach dem Speichern zusätzlich in die Kundendetails zurück. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst; schlägt das Zurückschreiben im Hintergrund fehl, bleibt die Auftragsbestätigung trotzdem gespeichert.

Hinweis bei ungültiger UID-Nummer

Ist die UID-Nummer des gewählten Kunden ungültig, erscheint über dem Beleg der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" mit der Nummer dahinter. Er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung nichts — er kommt nur, wenn das EU-Register die Nummer ausdrücklich ablehnt; ist das Register nicht erreichbar oder führt das Land keines, bleibt es still. Das ist etwas anderes als die Umsatzart-Übernahme beim Speichern (siehe „Was automatisch vorbelegt wird" weiter unten): Der Hinweis prüft eine vorhandene Nummer gegen das EU-Register, die Umsatzart-Übernahme prüft nur, ob überhaupt eine UID-Nummer eingetragen ist.

Speichern erst mit gewähltem Kunden möglich

Speichern bleibt im Dialog gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — ohne Empfänger gibt es keine Auftragsbestätigung. Alles andere darfst du leer lassen: Die Kennzeichnung „Pflichtfeld" an den Adressfeldern ist nur eine Anzeige, geprüft wird beim Speichern ausschließlich, dass ein Name vorhanden ist — der kommt mit der Kundenauswahl automatisch mit.

Empfänger direkt anlegen (Quick-Create im Dialog)

Neuen Kunden direkt im Dialog anlegen

Fällt dir beim Anlegen einer Auftragsbestätigung auf, dass der Kunde noch fehlt — der typische Fall bei einer telefonischen Erstbestellung —, musst du den Dialog dafür nicht verlassen. Über das Symbol rechts neben der Kundenauswahl öffnet sich derselbe Anlegen-Dialog wie auf der Kundenliste: Neuen Kunden anlegen übernimmt, was du vorher in die Suche getippt hast, bereits als Namen und bietet dieselben Felder wie dort — Typ (Firma oder Privatperson), Kundennummer, bei Firmen zusätzlich UID-Nummer, Name, Adresse und einen Hinweis, dass sich eine eigene Lieferadresse später in den Kundendetails ergänzen lässt. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Neuer Kunde wird automatisch übernommen

Speicherst du den neuen Kunden, legt flinkest ihn sofort mit automatischer Kundennummer an und wählt ihn im selben Zug als Empfänger der Auftragsbestätigung — ein zweiter Suchschritt entfällt, der frisch angelegte Kunde ist sofort im Empfänger-Feld eingetragen.

Lieferadresse

Lieferadresse ist standardmäßig die Rechnungsadresse

Schon bevor du die abweichende Lieferadresse überhaupt aktivierst, trägt flinkest den Kundennamen als Lieferempfänger ein — das Feld liegt beim ersten Speichern bereits bereit, falls doch abgewichen wird, ohne dass du dafür einen Zusatzklick brauchst. Der häufigste Fall — Lieferung an dieselbe Adresse wie die Rechnung — verlangt also keine weitere Eingabe.

Abweichende Lieferadresse erfassen

Abweichende Lieferadresse öffnet eigene Felder für Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land der Lieferanschrift — für die Baustellen- oder Filiallieferung gegenüber der Rechnungsadresse der Zentrale. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du stattdessen unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt zu tippen; gibt es keinen, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Nimmst du den Haken wieder heraus, werden die Lieferadressfelder und die Standort-Verknüpfung geleert. Lässt du die Lieferadresse beim Speichern ganz leer, füllt flinkest sie mit der Empfängeranschrift.

Erstes Speichern legt den Entwurf an

Speichern legt den Entwurf an und öffnet den Editor

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem die Auftragsbestätigung entsteht: flinkest legt einen Entwurf an, schließt den Dialog und wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs. Der Bildschirm zeigt jetzt zusätzlich die Blöcke Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text, oben rechts kommen Entwurf löschen und Auftragsbestätigung finalisieren dazu. Gleichzeitig erzeugt flinkest das Beleg-PDF und zeigt es rechts in der Vorschau — mit dem Wasserzeichen „Entwurf". Der Entwurf steht ab sofort in der Liste der Auftragsbestätigungen unter dem Schnellfilter Entwurf. Wie du von hier aus Positionen erfasst, Kopfdaten änderst und den Beleg finalisierst, steht in Auftragsbestätigung bearbeiten.

Die Nummer kommt erst beim Finalisieren

Eine Auftragsbestätigung ist zuerst ein Entwurf und bekommt beim Anlegen keine Nummer. Anders als beim Angebot, das seine Nummer schon beim ersten Speichern bekommt, wird sie hier genau einmal vergeben — beim Finalisieren, das auf der Bearbeiten-Seite passiert. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Auftragsbestätigungen haben dort ihren eigenen Nummernkreis. Verwirfst du den Entwurf wieder, hinterlässt das keine Lücke im Nummernkreis — genau darum wird die Nummer erst am Ende vergeben.

Was automatisch vorbelegt wird

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegdatum	der heutige Tag — ohne Untergrenze: Die Regel, dass eine Rechnung nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung datiert sein darf (Meldung „Receipt Date must be equal or greater than"), gilt ausschließlich für Rechnungen. Eine Auftragsbestätigung darfst du also auch nachtragen und zurückdatieren
Einleitungs- und Abschlusstext	die Vorlagen für Auftragsbestätigungen aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Text für Auftragsbestätigungen hinterlegt, gewinnt dieser. Enthalten die Texte Platzhalter, etwa den Kundennamen, löst flinkest sie ein — ein Platzhalter ohne Wert, die Belegnummer zum Beispiel, bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte steuerfreie Erlösart — eine Ausfuhrlieferung ins Drittland oder eine Bauleistung mit Reverse Charge wird immer übernommen, die innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU) dagegen nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist. Fehlt sie, bleibt der neue Beleg umsatzsteuerpflichtig, auch wenn beim Kunden „Erlöse EU" eingestellt ist
Summen	null — Positionen kommen erst danach im Editor
Belegstatus	Entwurf, ohne Belegnummer

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Ändert sich der Kunde später, wird diese Auftragsbestätigung dadurch nicht nachträglich anders besteuert; maßgeblich ist von hier an die Angabe im Dialog Beleg Details auf der Bearbeiten-Seite. Auch das Umgekehrte gilt: Wechselst du auf dem schon gespeicherten Beleg den Kunden, wandert die Umsatzart nicht mit — der Empfänger-Dialog hat dafür auf der Bearbeiten-Seite gar kein Formularfeld.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum, keine Gültigkeit

Drei Blöcke, die du von anderen Belegarten kennst, entstehen beim Speichern nicht: Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen gehören in die Rechnung, ein „Gültig bis" mit Erinnerung nur ins Angebot. Die Auftragsbestätigung hält fest, was beauftragt ist — Termine und Fristen entstehen erst in den Folgebelegen, die du später aus ihr erzeugst.

Direkt angelegter Entwurf hat keinen Bezug zu einem Vorbeleg

Ein über diesen Bildschirm angelegter Entwurf trägt keinen Verweis auf ein Angebot — anders als eine Auftragsbestätigung, die über „zu Auftragsbestätigung weiterführen" aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag entsteht (siehe unten). Das unterscheidet die beiden Wege auch dann noch, wenn du dem direkt angelegten Entwurf im Editor nachträglich Positionen aus einem anderen Beleg importierst.

Wenn die Auftragsbestätigung nicht über „Neu" entsteht

Drei weitere Wege führen zu einer Auftragsbestätigung, mit derselben Vorbelegung wie oben, aber ohne diesen Bildschirm:

• Aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag. Im Zeilenmenü der jeweiligen Liste heißt der Eintrag zu Auftragsbestätigung weiterführen, nur bei finalisiertem Vorbeleg. Die Positionen werden dabei unverändert kopiert. Details dazu — inklusive dem optionalen Neuberechnen der Preise über Folgebeleg erstellen in den Angebotsdetails — stehen auf Auftragsbestätigungen.
• Aus den Kundendetails. Unter Beleg erstellen → Auftragsbestätigung erstellen entsteht der Entwurf sofort mit diesem Kunden, der Empfänger-Dialog entfällt.
• Aus einem Standort eines Kunden. Derselbe Weg, zusätzlich mit dem Standort als Lieferadresse und Standort-Verknüpfung.

Nicht aus einer Shop-Bestellung — die Bestelldetails bieten dafür nur Rechnung und Lieferschein an — und nicht aus Arbeitsberichten.

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Häufige Fragen

Warum kann ich beim Anlegen einer Auftragsbestätigung nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil der Beleg noch nicht existiert. Positionen, Belegdatum und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text.

Warum hat meine neue Auftragsbestätigung keine Nummer? Ein Entwurf bekommt nie eine. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Angebote und Kostenvoranschläge verhalten sich anders: Sie tragen ihre Nummer schon nach dem ersten Speichern.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld Suchen...; angezeigt werden die ersten 100 Treffer, darüber hinausgehende meldet die Liste am Ende und erreichbar sind sie nur über die Suche. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Wird beim Anlegen schon Ware vom Lager abgebucht oder reserviert? Nein. Eine Auftragsbestätigung bewegt in keinem Zustand Bestand und legt keine Reservierung an — auch nicht beim späteren Finalisieren. Details dazu stehen auf Auftragsbestätigung bearbeiten.

Wechselt die Umsatzart mit, wenn ich auf dem gespeicherten Beleg den Kunden ändere? Nein. Die Umsatzart wird nur einmal, beim ersten Speichern, vom Kunden übernommen. Ein späterer Kundenwechsel ändert sie nicht — der Empfänger-Dialog auf der Bearbeiten-Seite hat dafür gar kein Feld. Sie muss danach von Hand im Dialog Beleg Details nachgezogen werden.

Kann ich aus einer Shop-Bestellung eine Auftragsbestätigung machen? Nein. In den Bestelldetails stehen als Folgebelege nur Rechnung und Lieferschein.