Auftragsbestätigung anlegen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06

Eine Auftragsbestätigung hält schriftlich fest, welchen Auftrag du in welchem Umfang und zu welchen Preisen ausführst. Diese Seite beschreibt den Weg von der Schaltfläche Neu in der Liste der Auftragsbestätigungen bis zum ersten gespeicherten Entwurf — und was flinkest dabei von selbst ausfüllt. Der Bildschirm fragt genau eine Sache ab: an wen der Beleg geht. Alles Weitere kommt danach im Editor, beschrieben unter Auftragsbestätigung bearbeiten.

Leerer Anlegen-Bildschirm für eine Auftragsbestätigung mit dem Empfänger-Block links und der leeren Belegvorschau rechts

Hierher kommst du so

Der übliche Weg führt über die Liste der Auftragsbestätigungen: oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Auftragsbestätigungen bearbeiten darf; ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Dasselbe Recht prüft flinkest beim Speichern noch einmal — die Oberfläche und die dahinterliegende Schnittstelle verlangen hier also dasselbe.

Welche Belegart gerade entsteht, steht als Überschrift oben links: Neue Auftragsbestätigung.

Nicht jede Auftragsbestätigung muss so entstehen. Aus einem Angebot, einem Kostenvoranschlag oder direkt aus den Kundendetails kommt sie fertig vorbelegt und läuft gar nicht über diesen Bildschirm — das steht weiter unten unter „Wenn die Auftragsbestätigung nicht über Neu entsteht".

Der noch leere Beleg

Solange kein Kunde gewählt ist, zeigt der Bildschirm bewusst wenig: links den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse, einer grünen Schaltfläche auswählen und einem Stift-Symbol am rechten Rand der Box, rechts unter Vorschau ein leeres Anzeigefenster mit Seitenzahl 0. Lieferadresse, Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text fehlen noch — sie gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Auch die Schaltflächen Entwurf löschen und Auftragsbestätigung finalisieren oben rechts sind noch nicht da: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts abzuschließen.

Über dem geteilten Bereich liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Schaltest du ihn aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger definieren

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular auf diesem Bildschirm.

Dialog „Empfänger definieren" mit der Auswahl „Bestehender Kunde" und dem noch leeren Block für die Lieferadresse

Bestehender Kunde ist das entscheidende Feld. Die Auswahlliste zeigt zunächst die ersten 100 Kunden, jeweils mit Kundennummer, einem hinterlegten Alias-Namen in Klammern und der Anschrift. Tippst du in das Suchfeld Suchen..., sucht flinkest eine knappe halbe Sekunde nach der letzten Eingabe. Gibt es mehr Treffer als geladen, steht unten in der Liste, wie viele weitere Einträge es gibt, mit der Bitte, den Filter zu benutzen; durch Scrollen kommst du an sie nicht heran. Über das Symbol rechts neben der Liste legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt: Der Dialog Neuen Kunden anlegen übernimmt, was du vorher in die Suche getippt hast, als Name und setzt den gespeicherten Kunden sofort in die Auftragsbestätigung ein. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht. Auftragsbestätigungen bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides unter Benutzer.

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift als Empfänger- und als Lieferadresse und zeigt sie im Dialog an. Darunter stehen die Möglichkeiten, davon abzuweichen:

Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Felder Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu lautet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
Kundenstammsatz aktualisieren — schreibt die geänderte Anschrift nach dem Speichern zusätzlich in die Kundendetails zurück. Übernommen werden dabei nur Straße, Postleitzahl, Stadt und Land, nicht der Name. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.
Abweichende Lieferadresse — öffnet eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt zu tippen; gibt es keinen, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Nimmst du den Haken wieder heraus, werden die Lieferadressfelder und die Standort-Verknüpfung geleert.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — ohne Empfänger gibt es keine Auftragsbestätigung. Alles andere darfst du leer lassen. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest vorher unter Ungespeicherte Änderungen nach. Lässt du die Lieferadresse ganz leer, füllt flinkest sie beim Speichern mit der Empfängeranschrift.

Ist die UID-Nummer des Kunden ungültig, erscheint nach der Auswahl über dem Beleg der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" mit der Nummer dahinter. Er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung nichts — er kommt nur, wenn das EU-Register die Nummer ausdrücklich ablehnt; ist das Register nicht erreichbar, bleibt es still.

Was beim ersten Speichern passiert

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem die Auftragsbestätigung entsteht. flinkest legt einen Entwurf an und belegt ihn in einem Zug vor:

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegdatum	der heutige Tag
Einleitungs- und Abschlusstext	die Vorlagen für Auftragsbestätigungen aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Text für Auftragsbestätigungen hinterlegt, gewinnt dieser
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern es eine steuerfreie ist (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung, Bauleistung)
Summen	null — Positionen kommen erst danach
Belegstatus	Entwurf, ohne Belegnummer

Danach wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs. Der Bildschirm zeigt jetzt zusätzlich die Blöcke Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text, oben rechts kommen Entwurf löschen und Auftragsbestätigung finalisieren dazu. Gleichzeitig erzeugt flinkest das Beleg-PDF und zeigt es rechts in der Vorschau — mit dem Wasserzeichen „Entwurf". Der Entwurf steht ab sofort in der Liste der Auftragsbestätigungen unter dem Schnellfilter Entwurf.

Die Belegnummer gibt es noch nicht. Anders als beim Angebot, das seine Nummer schon beim ersten Speichern bekommt, ist eine Auftragsbestätigung zuerst ein Entwurf. Die Nummer wird genau einmal vergeben, beim Finalisieren. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Auftragsbestätigungen haben dort ihren eigenen Nummernkreis.

Das Belegdatum hat keine Untergrenze. Die Regel, dass eine Rechnung nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung datiert sein darf, gilt nur für Rechnungen — eine Auftragsbestätigung darfst du also auch nachtragen und zurückdatieren. Ändern kannst du das Datum anschließend im Dialog Beleg Details. Achte beim Nachtragen auf einen eingestellten Neustart des Nummernkreises: Der richtet sich nach dem Belegdatum. Das Datum wird beim Anlegen aus der Weltzeit abgeleitet — legst du in den ersten Stunden nach Mitternacht an, kann deshalb der Vortag im Beleg stehen.

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Ändert sich der Kunde später, wird diese Auftragsbestätigung dadurch nicht nachträglich anders besteuert; maßgeblich ist von hier an die Angabe im Dialog Beleg Details. Auch das Umgekehrte gilt: Wechselst du auf dem schon gespeicherten Beleg den Kunden, wandert die Umsatzart nicht mit — sie muss dann von Hand nachgezogen werden.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum, keine Gültigkeit. Drei Blöcke, die du von anderen Belegarten kennst, gibt es für diese Belegart nicht: Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen gehören in die Rechnung, das Lieferdatum in den Lieferschein, ein „Gültig bis" mit Erinnerung nur ins Angebot. Die Auftragsbestätigung hält fest, was beauftragt ist — Termine und Fristen entstehen in den Folgebelegen.

Platzhalter in den Texten. Enthalten Einleitungs- oder Abschlusstext Platzhalter, etwa den Kundennamen, setzt flinkest beim Anlegen die passenden Werte ein. Ein Platzhalter ohne Wert — die Belegnummer zum Beispiel, die es beim Entwurf noch nicht gibt — bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst.

Die ersten Positionen

Unter Positionen steht zunächst der Hinweis „Bitte einen der Buttons anklicken um eine Position zu erstellen". Darunter liegen die drei Wege hinein: Katalog öffnet die Artikelauswahl und legt mit einem Klick auf einen Artikel eine Position an, Manuell legt eine freie Position ohne Artikel aus dem Stamm an, und hinter Weitere Optionen stecken Gruppe, Überschrift, Textposition und das Übernehmen von Positionen aus einem anderen Beleg. Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit und Beschreibung kommen vom Artikel, den Rabatt zieht flinkest aus den Kundenpreisen — und zwar in dieser Reihenfolge, wobei der erste Treffer gewinnt: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt. Ein in Euro hinterlegter Sonderpreis für den einzelnen Artikel ist ein Festpreis; ein in Euro hinterlegter Kategorie- oder Kundenrabatt ist dagegen ein Abschlag je Einheit. Prozentwerte rechnen immer vom Verkaufspreis.

Ein globales „Speichern" gibt es nicht: Jeder Dialog schreibt seine Änderung sofort in den Beleg, danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch. Alle Felder und Positionstypen sind ausführlich unter Auftragsbestätigung bearbeiten beschrieben.

Das Feld Lager bucht nichts. Weder das Anlegen noch das Speichern noch das Finalisieren einer Auftragsbestätigung bewegt Lagerbestand, und reserviert wird auch nichts. Gebucht wird erst beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Aus dem Entwurf wird eine Auftragsbestätigung

Solange sie Entwurf ist, hat die Auftragsbestätigung keine Nummer — in der Liste steht bei ihr „Entwurf". Die Nummer entsteht beim Klick auf Auftragsbestätigung finalisieren oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden." rechnet flinkest die Umsatzsteuer aller Positionen noch einmal durch, vergibt die Nummer, setzt den Status auf Beleg, meldet „Der Beleg wurde finalisiert" und führt dich in die Auftragsbestätigungsdetails. Ab da ist der Beleg inhaltlich gesperrt.

Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Belege, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt; für den Moment der Vergabe sperrt flinkest sie gegen gleichzeitige Zugriffe. Ein Entwurf, den du wieder verwirfst, hinterlässt deshalb keine Lücke im Nummernkreis — genau darum wird die Nummer erst am Ende vergeben.

Was daraus entsteht — und was nicht. Das Finalisieren löst von sich aus gar nichts aus: keine E-Mail, keine Lagerbuchung, keinen Umsatz in der Buchhaltung und auch keinen Kommissionierauftrag. Erst du entscheidest, wie es weitergeht: In den Auftragsbestätigungsdetails liegt Folgebeleg erstellen mit Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen, dieselben Einträge findest du im Zeilenmenü der Liste als zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst. Der Folgebeleg entsteht als Entwurf mit allen Positionen, beide Belege bleiben miteinander verknüpft, und die Auftragsbestätigung selbst bleibt unverändert bestehen.

Wenn die Auftragsbestätigung nicht über „Neu" entsteht

Drei weitere Wege führen zu einer Auftragsbestätigung — und sie unterscheiden sich vor allem darin, woher die Positionen kommen:

Aus einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag. Im Zeilenmenü der Liste heißt der Eintrag zu Auftragsbestätigung weiterführen, in den Angebotsdetails liegt er unter Folgebeleg erstellen; er erscheint erst, wenn der Vorbeleg finalisiert ist. Nach der Rückfrage „Soll eine Auftragsbestätigung erstellt werden?" entsteht ein Entwurf, in den die Positionen unverändert kopiert werden — Preise, Rabatte, Steuersätze, Gruppen und Beschreibungen bleiben genau so, wie sie im Angebot standen. Neu gerechnet wird nichts: Eine zwischenzeitliche Preisänderung im Artikel-Katalog wirkt sich nicht aus. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag, Empfänger- und Lieferadresse wandern mit, Einleitungs- und Abschlusstext kommen je nach Beleg-Einstellungen entweder vom Vorbeleg oder aus den Vorlagen für Auftragsbestätigungen. Das Angebot gilt damit als angenommen — den Angebotsstatus musst du nicht von Hand nachziehen.
Aus den Kundendetails. Dort steht unter Beleg erstellen der Eintrag Auftragsbestätigung erstellen. flinkest legt den Entwurf sofort an — mit dem Kunden, seiner Anschrift und derselben Vorbelegung wie oben — meldet „Beleg wurde erstellt" und öffnet ihn direkt im Editor. Der Empfänger-Dialog wird dabei übersprungen. Achtung: Dieser Eintrag erscheint schon, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst; hast du das Recht für Auftragsbestätigungen nicht, bricht das Anlegen mit einer Rechte-Meldung ab.
Aus einem Standort eines Kunden. Auch dort gibt es Beleg erstellen → Auftragsbestätigung erstellen. Der Unterschied: Die Lieferadresse ist gleich der Standort, und der Beleg bleibt mit ihm verknüpft.

Woher sie nicht kommt. Aus einer Shop-Bestellung entsteht keine Auftragsbestätigung — die Bestelldetails bieten nur Rechnung und Lieferschein an. Auch aus Arbeitsberichten lässt sich keine erzeugen, und die globale Suche kennt keinen Eintrag zum direkten Anlegen.

Aktionen

Auftragsbestätigung anlegen. Kunde im Dialog Empfänger definieren wählen, bei Bedarf die Lieferadresse anpassen, Speichern — fertig ist der Entwurf.

Abbrechen. Solange kein Kunde gespeichert ist, ist noch nichts entstanden: Der Bildschirm lässt sich einfach verlassen, es bleibt kein Entwurf zurück und keine Nummer wird verbraucht.

Kunde anlegen, der noch fehlt. Im Dialog Empfänger definieren über das Symbol neben der Kundenauswahl. Der neue Kunde wird gespeichert und gleich in die Auftragsbestätigung übernommen.

Statt neu anzulegen: kopieren. Ähnelt der Auftrag einem früheren, ist Duplizieren im Zeilenmenü der Liste der schnellere Weg — die Kopie bringt alle Positionen samt Rabatten mit, startet wieder als Entwurf und bekommt ihre Nummer erst beim Finalisieren.

Weiterarbeiten. Nach dem Speichern bist du im Beleg-Editor. Positionen, Kopfdaten, Texte und das Finalisieren stehen unter Auftragsbestätigung bearbeiten.

Häufige Fragen

Warum kann ich beim Anlegen einer Auftragsbestätigung nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil der Beleg noch nicht existiert. Positionen, Belegdatum und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text.

Warum hat meine neue Auftragsbestätigung keine Nummer? Ein Entwurf bekommt nie eine. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Würde flinkest schon Entwürfe nummerieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis — und weil der Zähler auch stornierte Belege mitzählt, darf keine Nummer zweimal herauskommen. Angebote und Kostenvoranschläge verhalten sich anders: Sie tragen ihre Nummer schon nach dem ersten Speichern.

Woher kommt eine Auftragsbestätigung normalerweise? Meistens aus einem angenommenen Angebot oder Kostenvoranschlag: Im Zeilenmenü des Vorbelegs steht zu Auftragsbestätigung weiterführen, in den Angebotsdetails Folgebeleg erstellen. Die Positionen werden dabei unverändert übernommen und nicht neu bepreist, das Belegdatum ist der heutige Tag, und das Angebot gilt anschließend als angenommen. Daneben gibt es den leeren Weg über Neu in der Liste und den direkten Weg über Beleg erstellen in den Kundendetails.

Kann ich aus einer Shop-Bestellung eine Auftragsbestätigung machen? Nein. In den Bestelldetails stehen als Folgebelege nur Rechnung und Lieferschein. Brauchst du zu einer Bestellung eine Auftragsbestätigung, legst du sie über Neu an und übernimmst die Positionen anschließend im Editor über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren.

Was löst eine Auftragsbestätigung aus — entsteht daraus automatisch ein Lieferschein oder eine Rechnung? Nein, nichts geschieht von selbst. Auch das Finalisieren verschickt keine E-Mail, bucht keinen Lagerbestand und erzeugt keinen Kommissionierauftrag. Den Lieferschein oder die Rechnung erzeugst du danach ausdrücklich über Folgebeleg erstellen in der Detailansicht oder über das Zeilenmenü der Liste.

Welches Belegdatum trägt eine frisch angelegte Auftragsbestätigung? Den heutigen Tag. Anders als bei Rechnungen gibt es keine Untergrenze — du darfst sie auch zurückdatieren und damit nachtragen. Ändern lässt sich das Datum im Dialog Beleg Details. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises, denn der richtet sich nach dem Belegdatum.

Wird beim Anlegen schon Ware vom Lager abgebucht oder reserviert? Nein, weder noch. Eine Auftragsbestätigung bewegt in keinem Zustand Bestand und legt auch keine Reservierung an — auch nicht beim Finalisieren. Gebucht wird ausschließlich beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Ich habe den Bildschirm verlassen, ohne zu speichern — ist jetzt ein halber Entwurf da? Nein. Vor dem Speichern im Empfänger-Dialog ist noch nichts angelegt. Erst dieses Speichern erzeugt den Entwurf; ab da findest du ihn in der Liste unter dem Schnellfilter Entwurf.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld Suchen...; angezeigt werden die ersten 100 Treffer, darüber hinausgehende meldet die Liste am Ende und erreichbar sind sie nur über die Suche. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.