Angebot bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du ein Angebot inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Links arbeitest du am Beleg, rechts daneben liegt die Vorschau auf das fertige PDF — genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Anders als bei einer Rechnung bleibt ein Angebot dauerhaft bearbeitbar: Es gibt keinen Schritt „Finalisieren", und der Editor sperrt sich nie, weil ein Angebot kein steuerlich bindender Beleg ist. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Kostenvoranschläge, Lieferscheine und Rechnungen — diese Seite beschreibt die Angebots-Sicht.

Zugriff und Grundgerüst

Editor öffnen

Den Editor öffnet nur, wer Angebote bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht braucht auch das Löschen. Anders als bei Rechnung und Lieferschein bleibt der Editor in jedem Angebotszustand erreichbar (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen) — die sonst übliche Umleitung „bereits abgeschlossen → nur noch Detailansicht" gilt für Angebote nicht, weil sie bis zur Umwandlung in einen Folgebeleg frei nachverhandelbar bleiben sollen.

Warum es keine Schaltfläche zum Abschließen gibt

Ein Angebot ist von der ersten Speicherung an ein fertiger Beleg — es bekommt seine Angebotsnummer sofort und nicht erst über einen gesonderten Schritt. Den Schritt „Finalisieren", der bei Rechnungen und Lieferscheinen die Nummer vergibt und den Beleg sperrt, gibt es bei Angeboten deshalb nicht. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Angebote haben einen eigenen Nummernkreis. Die Nummer bleibt beim Bearbeiten unverändert, auch wenn du das Belegdatum später änderst.

Angebot löschen

Schaltfläche Angebot löschen oben rechts löscht das Angebot nach einer Rückfrage und bringt dich zurück in die Angebotsliste. Mit dem Angebot verschwinden auch seine Positionen; bereits erstellte Folgebelege bleiben erhalten. Das funktioniert in jedem Angebotszustand, weil ein Angebot keinen Nummernschutz nach § 11 UStG braucht.

Vorschau und senden

Schaltfläche Vorschau und senden oben rechts führt in die Angebotsdetails. Dort siehst du das fertige Dokument, versendest es per E-Mail, nimmst das Angebot an oder lehnst es ab und erstellst Folgebelege. Anders als bei Rechnung oder Lieferschein löst dieser Klick keinen Abschluss-Vorgang aus — der Beleg ist ja bereits vollständig gespeichert und nummeriert, die Schaltfläche ist ein reiner Absprung.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ist er an, teilt sich der Bildschirm: links das Formular, rechts das PDF; die Trennlinie lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet, damit das Formular die volle Breite bekommt.

Die Vorschau ist kein Entwurfsbild, sondern das echte Beleg-PDF aus dem Archiv. Nach jeder gespeicherten Änderung erzeugt flinkest es neu und die Vorschau aktualisiert sich — deshalb springt sie nach dem Speichern kurz um. Ein Angebot trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf"; das gibt es nur bei Belegarten, die einen Entwurfszustand kennen. Wie das Dokument aussieht, legst du im Belegdesign fest.

Das PDF entsteht nicht im Browser. flinkest baut es auf dem Server und lädt es erst danach in den Betrachter. Bis es da ist, siehst du rechts eine weiße Fläche und im Seitenzähler oben eine 0 — beim Öffnen des Editors ebenso wie nach dem Speichern. Das ist kein Fehler, sondern nur die Zeit, die das Erzeugen braucht. Lädst du das PDF aus der Vorschau herunter, heißt die Datei nach der Angebotsnummer — weil ein Angebot immer eine Nummer hat, entsteht hier nie ein Ersatzname wie bei einem Rechnungsentwurf.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes dasselbe Angebot, lädt der Editor es samt Vorschau von selbst nach.

Empfänger

Empfänger wählen und ändern

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick auf die Box öffnet den Dialog Empfänger definieren:

• Bestehender Kunde — Pflichtfeld. Wählst du hier einen Kunden, übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort und Land als Empfänger- und Lieferadresse.
• Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Adressfelder zum Bearbeiten ein. Änderungen betreffen nur dieses Angebot, nicht den Kundenstammsatz. Möchtest du die geänderte Anschrift auch beim Kunden hinterlegen, setze zusätzlich den Haken Kundenstammsatz aktualisieren — der erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst, und schreibt nur die Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land) zurück, nicht Name und „zu Handen".
• Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte hinterlegt und darfst du Kundenstandorte ansehen, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen davon aus, statt die Adresse zu tippen.

Speichern ist erst möglich, wenn ein Kunde gewählt ist. Hat der Kunde eine UID-Nummer hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" — ein reiner Hinweis, der nichts blockiert und die Besteuerung des Angebots nicht ändert.

Kopfdaten (Beleg Details)

Belegdatum und Angebotsgültigkeit

Die Box Details fasst zusammen, was gesetzt ist. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details mit dem Pflichtfeld Belegdatum — bei einem Angebot darfst du jedes Datum wählen, die Regel, dass eine Rechnung nicht vor der zuletzt ausgestellten datiert sein darf, gilt hier nicht. Darunter der Block Angebotsgültigkeit:

• Gültig bis — das Datum, bis zu dem dein Angebot gilt. Der Datumswähler bietet die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten; früher als das Belegdatum lässt er sich nicht setzen.
• Erinnerung Tage vor Ablauf — wie viele Tage vor dem Ablauf du an dieses Angebot erinnert wirst. Der Hinweis am Feld sagt es: „Leer lassen, um den globalen Standardwert aus den Einstellungen zu verwenden". Nur wenn du hier eine Zahl einträgst, weicht dieses eine Angebot vom Wert aus den Beleg-Einstellungen ab.

Wenn du „Gültig bis" leer lässt. In den Beleg-Einstellungen lässt sich einstellen, dass ein Angebot ein Gültigkeitsdatum haben muss. Ist das aktiv, blockiert ein leeres Feld das Speichern trotzdem nicht: flinkest trägt beim Speichern selbst ein Datum ein — Belegdatum plus die dort hinterlegte Standard-Gültigkeit in Tagen (ohne eigenen Wert 14 Tage). Ein von dir gesetztes Datum bleibt davon unberührt.

Was aus „Gültig bis" folgt. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Angebote mit diesem Datum: Liegt es in der Vergangenheit, wechselt der Angebotsstatus auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Benutzer, der das Angebot erstellt hat — genau einmal je Angebot. Bleibt das Feld leer, gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Projekt, Steuerbefreiung, Referenz und interne Notizen

Im selben Dialog Beleg Details:

• Projekt — ordnet das Angebot einem Projekt des Kunden zu; das Feld erscheint nur, wenn du Projekte ansehen darfst.
• Buchhaltung → Steuerbefreiung / Reverse Charge — hier stellst du die Umsatzart des Belegs: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland). Jede dieser drei Einstellungen macht den gesamten Beleg steuerfrei. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung wählst du zusätzlich die Art des Geschäfts: Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft (wählst du die EU-Umsatzart hier neu aus, ist Waren vorbelegt). Das Dreiecksgeschäft ist der Fall, in dem du bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Land einkaufst und an einen Kunden in einem dritten EU-Land verkaufst, während die Ware direkt vom Lieferanten zu deinem Kunden geht. Was die drei Arten rechtlich bedeuten, erklärt der Hinweis Rechtliche Auswirkungen der Export-Liefertypen direkt unter der Auswahl. Ohne Auswahl wird ganz normal mit Umsatzsteuer gerechnet.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint (zum Beispiel eine Anfragenummer des Kunden).
• Anderes → Belegdesign — ein eigenes Belegdesign nur für dieses eine Angebot, etwa wenn ein Auftraggeber ein bestimmtes Erscheinungsbild verlangt. Bleibt das Feld leer, zeigt es an, was stattdessen gilt: „Belegdesign des Kunden: …", wenn beim Kunden eines für Angebote hinterlegt ist, sonst „Belegdesign aus dem Belegdesigner". Führst du das Angebot in eine andere Belegart weiter, nimmt der Folgebeleg diese Wahl nicht mit — er bekommt das Design, das für seine eigene Belegart gilt.
• Interne Notizen — nur für euch intern. Diese Notiz erscheint nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Beim Anlegen übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom Kunden — bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist; fehlt sie, bleibt das Angebot vorerst umsatzsteuerpflichtig. Die Art des Geschäfts (Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft) kommt dabei aus der Art der EU-Lieferung beim Kunden; ist dort nichts gewählt, gilt Waren. Danach ist die Angabe in diesem Dialog maßgeblich, eine spätere Änderung am Kunden wirkt nicht rückwirkend. Änderst du die Umsatzart hier selbst, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch: Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Preis, Menge und Rabatt bleiben dabei unangetastet.

Hinweistext auf dem PDF. Ein steuerfreies Angebot trägt — wie die spätere Rechnung — den passenden gesetzlichen Hinweis: bei der innergemeinschaftlichen Lieferung je einen eigenen Text für Waren, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäft, dazu je einen für Ausfuhrlieferung und Bauleistung. Diese Texte pflegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen, für das Dreiecksgeschäft im Feld Text für Dreiecksgeschäfte in EU-Länder.

Kleinunternehmer. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert, ist jeder Beleg steuerfrei — unabhängig von der Unternehmensart, vom Kunden und von der Umsatzart.

Kein Leistungszeitraum, kein Zahlungsziel

Beide Blöcke fehlen im Angebot mit Absicht: Ein Angebot sagt noch nicht, wann geliefert und bis wann gezahlt wird. Diese Felder erscheinen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die aus dem Angebot entsteht.

Einleitungstext und Abschlusstext

Header- und Footer-Text anpassen

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind beim Anlegen des Angebots aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Angebotstext hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog, in dem du den Text für genau dieses Angebot anpasst. Ist noch kein Text da, steht in der Box „Einleitungstext hinzufügen" beziehungsweise „Abschlusstext hinzufügen".

Positionen erfassen

Kompakt- und Erweitert-Ansicht

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste. Rechts über der Liste schaltest du zwischen zwei Ansichten um: Kompakt zeigt je Zeile Menge, Einheit, Bezeichnung und die Positionssumme; Erweitert zeigt statt der Kurzzeile die Bezeichnung mit kleinen Kennzeichen für Einheit, Artikelnummer, Charge, Seriennummer, Kostenstelle und Kostenschlüssel (dazu das Buchungskonto, wenn dein Unternehmen selbst kontiert), dazu eine Rechenzeile mit Menge, Einzelpreis (netto) und Summe. Ist ein Rabatt gesetzt, steht beim Einzelpreis der rabattierte Preis und dahinter in Klammern der Rabattbetrag.

Position hinzufügen

Ist noch keine Position da, steht statt der Liste ein Hinweis. Die Leiste zum Hinzufügen liegt unter der Liste: Katalog öffnet die Artikelauswahl Artikel auswählen mit Kategorien, Suchfeld und Blätterleiste — ein Klick auf einen Artikel legt die Position an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten. Manuell legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht. Unter Weitere Optionen (drei Punkte) liegen Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren. Der Barcodescanner-Umschalter erscheint nur, wenn er in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist (siehe unten).

Jede Zeile hat links einen Anfasser zum Ziehen und die Positionsnummer, rechts drei Schaltflächen: Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Zeile am Anfasser an ihren neuen Platz ziehst — flinkest vergibt danach alle Positionsnummern neu und erzeugt das PDF frisch. Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine Positionsnummer.

Artikel aus dem Katalog

Der Dialog Belegposition bearbeiten zeigt oben Artikelname, Artikelnummer und Einheit, darunter die Beschreibung — sie kommt vom Artikel, lässt sich hier für dieses eine Angebot ändern und wird auf den Beleg gedruckt, sofern die Beschreibungsspalte im Belegdesign sichtbar ist. Enthält die Artikelbeschreibung Platzhalter für Felder des Artikels (etwa Artikelnummer, EAN oder Verkaufspreis), setzt flinkest beim Speichern der Position die Werte ein — an der Position steht dann der fertige Text. Unter Menge & Preis stehen Menge (Pflicht), Einzelpreis (netto), Rabatt pro Stück mit Umschalter zwischen € und % sowie die berechnete Summe. Ist der Artikel lagergeführt und darfst du Lager ansehen, kommt ein Feld Lager dazu. Unter Sonstiges erfasst du Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer — bei jedem Katalogartikel, auch ohne Lagerführung, etwa die Seriennummer eines verkauften Geräts.

Beim Anlegen aus dem Katalog übernimmt flinkest Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit, Beschreibung und Standardlager vom Artikel und berücksichtigt die Preisvereinbarungen des Kunden — geprüft in dieser Reihenfolge: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt (in Prozent). Kategorie- und Kundenrabatt erscheinen als Rabatt an der Position. Wie ein Sonderpreis erscheint, legt die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise fest: als normaler Verkaufspreis mit Rabatt oder direkt als Einzelpreis ohne Rabatt — für einzelne Kunden kann beim Kunden im Reiter „Belege“ ein abweichender Wert gelten. Liegt der Sonderpreis über dem Verkaufspreis, steht er immer als Einzelpreis da.

Anders als bei einer Rechnung: kein Buchhaltungs-Block an der Position. Der Positionsdialog eines Angebots zeigt kein Feld für Buchungskonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel — das gibt es erst bei der Rechnung. flinkest setzt diese drei Werte trotzdem beim Anlegen einer Position automatisch: das Konto aus der beim Kunden hinterlegten Umsatzart, Kostenstelle und Kostenschlüssel nach der Einstellung Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen. Sie steht dort im Reiter Rechnungen unter Kostenstellen-Einstellungen, gilt aber für neue Positionen jeder Belegart, also auch im Angebot: Vom Kunden (das ist auch die Voreinstellung, solange die Kostenstellen-Quelle nie umgestellt wurde) übernimmt die Werte aus den Buchhaltungs-Einstellungen des Kunden, Vom Artikel die des Artikels — eine manuelle Position ohne Artikel bekommt dann keine —, Vom Standort die des Standorts, den du im Empfänger-Dialog unter Standorte dieses Kunden als Lieferadresse gewählt hast (ohne gewählten Standort bleiben beide leer), und Vom Standort, sonst vom Kunden nimmt die Werte des Kunden, wenn am Standort nichts hinterlegt oder keiner gewählt ist. Das ist nur eine Vorbelegung für neu angelegte Positionen: Stellst du die Einstellung um, behalten vorhandene Positionen ihre Werte. Kostenstelle und Kostenschlüssel siehst du als Kennzeichen in der erweiterten Positionsansicht, das Buchungskonto zusätzlich nur, wenn dein Unternehmen laut Buchhaltungs-Einstellungen selbst kontiert; übernimmt eure Kanzlei die Kontierung, fehlt das Konto-Kennzeichen. Ändern lässt sich das erst, sobald aus dem Angebot eine Rechnung wird.

Alternativposition

Unter mehr Optionen liegt an jeder Artikel- oder manuellen Position der Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — Menge und Preis werden weiter berechnet, die Position bleibt am Beleg sichtbar, zählt aber nicht zur Angebotssumme; in der Positionsliste erscheint sie dann mit der Kennzeichnung Optional, ihr Betrag steht in Klammern. Damit bietest du eine Zusatzleistung an, ohne den Angebotspreis zu erhöhen. Führst du das Angebot später in einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter, entscheidest du dabei einzeln, welche Alternativpositionen mitkommen — siehe Angebote.

Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum aus dem Lagerbestand wählen

Sobald du bei einem lagergeführten Artikel ein Lager ausgewählt hast und Lager ansehen darfst, erscheint neben dem Feld Charge eine zusätzliche Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen. Sie öffnet eine Kartenübersicht der auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Chargen samt verfügbarer Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum; ein Klick auf eine Karte übernimmt beides zusammen ins Formular. Sind für Chargen keine Bestände hinterlegt, steht dort „Keine Chargen für dieses Lager erfasst". Trägt eine Charge mehrere unterschiedliche Mindesthaltbarkeitsdaten, erscheinen dafür mehrere Karten mit dem Hinweis, dass sich die angezeigte Menge auf die ganze Charge bezieht.

Das Feld Lager bucht nichts. Ein Angebot bewegt keinen Lagerbestand — es hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel käme. Deshalb ist Lager hier auch kein Pflichtfeld. Die tatsächliche Bestandsbuchung passiert erst beim Finalisieren eines Lieferscheins; Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum sind an einer Angebotsposition deshalb ebenfalls rein informativ, auch wenn der Artikel eine Charge oder ein Mindesthaltbarkeitsdatum verlangt — Pflicht sind beide erst am Lieferschein.

Manuelle Position

Hier gibst du Name (Pflicht), Artikeleinheit und Beschreibung selbst ein. Menge, Einzelpreis und Rabatt funktionieren wie bei der Katalogposition, zusätzlich stellst du die Umsatzsteuer in Prozent selbst ein — bei einer neuen Position ist der in den Einstellungen hinterlegte Standardsatz vorbelegt. Hat der Kunde einen generellen Rabatt, wird er bei einer neuen manuellen Position vorbelegt. Auch hier gibt es unter mehr Optionen denselben Haken Alternativposition wie beim Artikel aus dem Katalog. Steuersatz und Steuerbetrag bleiben dabei stets synchron: Der Prozentsatz ist die Vorgabe, der Steuerbetrag wird immer daraus gerechnet.

Gruppe

Eine Gruppe fasst mehrere Positionen zu einem Block zusammen — im Angebot besonders nützlich für Varianten und Zusatzleistungen. Du vergibst Name und Beschreibung, wählst bei Bedarf eine Artikeleinheit und hast unter mehr Optionen vier Haken:

• Zwischensumme anzeigen — zeigt die Summe der Gruppe.
• Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — bei einer Gruppe erscheint sie am Beleg, fließt aber komplett nicht in die Angebotssumme ein. So bietest du eine ganze Zusatzoption an, ohne den Angebotspreis zu erhöhen.
• Fixpreis (Set-Artikel, Summe wird nicht aus den Positionen berechnet) — dann trägt die Gruppe unter Set-Preis ihren eigenen Preis (netto) und ihre Umsatzsteuer; die Einzelpreise der enthaltenen Positionen zählen nicht mehr in die Summe. Auf dem Beleg steht das Set dann wie eine Artikelzeile mit diesem Preis und der gewählten Artikeleinheit.
• Positionen am Beleg verstecken — die Gruppe wird gedruckt, ihre Einzelpositionen nicht. Damit zeigst du dem Kunden einen Leistungsblock als Ganzes. Damit der Block trotzdem einen Preis trägt, druckt flinkest dann immer die Zwischensumme der Gruppe — beim Set mit Fixpreis steht der Preis ohnehin in seiner eigenen Zeile.

In der Liste erscheint die Gruppe als eigener Block zum Auf- und Zuklappen, mit der Anzahl der enthaltenen Positionen. Unten im Block liegt die Zeile Zur Gruppe hinzufügen mit Katalog und Manuell. Die Positionen einer Gruppe werden innerhalb der Gruppe eigenständig nummeriert und lassen sich dort ebenfalls per Ziehen sortieren. Ohne Fixpreis rechnet flinkest Summe, Steuer und Rabatt der Unterpositionen automatisch auf die Gruppe hoch — auch dann, wenn du den Haken Fixpreis wieder entfernst: Der frühere Set-Preis fällt dabei weg.

Überschrift und Textposition

Überschrift hat nur ein Feld: den Namen der Überschrift. Sie gliedert den Beleg optisch, hat keine Menge und keinen Preis und bekommt keine Positionsnummer. Textposition hat ebenfalls nur ein Feld, aber einen formatierbaren Text (fett, kursiv, Listen) zwischen den Positionen — ohne Menge, Preis und Positionsnummer.

Positionen aus einem anderen Beleg übernehmen

Über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren öffnet sich ein Dialog in drei Bereichen: links die Belegliste, rechts die Positionen des angeklickten Belegs, unten die Sammelliste Gewählte Positionen. Für ein Nachfolge-Angebot an denselben Kunden ist das der schnellste Weg.

Oben filterst du nach Belegart, suchst nach Belegnummer und kannst mit Nur gleicher Kunde auf Belege desselben Kunden einschränken. Angeboten werden nur Belegarten, die du auch sehen darfst. Mit Hinzufügen wandert eine Position nach unten in die Sammelliste; dort lässt sie sich ziehen und wieder entfernen — dieselbe Position darfst du mehrfach übernehmen. Der Umschalter daneben entscheidet über die Preise: 1:1 vom Quellbeleg übernimmt Preise, Rabatte und Steuersätze unverändert; Neu bepreisen rechnet Preis, Rabatt und Steuersatz für Artikelpositionen frisch aus dem aktuellen Artikelstamm und den Preisvereinbarungen des Kunden, die Menge bleibt erhalten — bei einer manuellen Position bleibt der Einzelpreis stehen, nur der generelle Kundenrabatt wird neu angewendet. Einfügen hängt die gewählten Positionen unten an das Angebot an; Gruppen kommen samt ihren Unterpositionen mit.

Positionen per Barcode-Scanner erfassen

Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, findest du rechts neben den Hinzufügen-Schaltflächen den Umschalter Barcodescanner an / Barcodescanner aus. Solange er an ist, nimmt der Beleg alle Tastatureingaben als Scan entgegen — tippen kannst du in dieser Zeit nicht; links neben dem Umschalter zeigt flinkest live die bereits eingegangenen Zeichen an, hilfreich um einen unvollständigen Scan zu erkennen.

Welche Codes erkannt werden, legt dieselbe Formatliste fest wie in der Kommissionierung und im Wareneingang, konfiguriert in den Beleg-Einstellungen: Im Auslieferungszustand ist ein benutzerdefiniertes Format hinterlegt (Code zwischen zwei Rauten #…#, optional gefolgt von einer Chargennummer), zusätzlich lässt sich GS1 aktivieren — ein GS1-Code trägt statt einer Artikelnummer eine GTIN, flinkest findet den Artikel darüber anhand seiner hinterlegten EAN und liest Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus demselben Code.

Ist die Artikelnummer (bei GS1 die EAN) unbekannt, erscheint eine Fehlermeldung mit dem gescannten Wert und es wird nichts angelegt. Gibt es die Kombination aus Artikel und Charge im Angebot schon, erhöht flinkest die Menge dieser Position um 1 — bringt der Scan dabei ein Mindesthaltbarkeitsdatum mit, das die Position noch nicht hatte, übernimmt flinkest es nachträglich. Sonst legt flinkest eine neue Position mit Menge 1 an, mit allen Preisen und Rabatten wie beim Anlegen über den Katalog. Zwei Scans innerhalb einer Sekunde wertet flinkest als Doppelscan und ignoriert den zweiten.

Position bearbeiten, duplizieren, löschen und sortieren

Bearbeiten über das Stift-Symbol öffnet den zum Positionstyp passenden Dialog; Speichern schreibt die Änderung sofort ins Angebot, danach aktualisieren sich Summen und PDF. Duplizieren über das Kopier-Symbol legt eine Kopie am Ende der Liste an — bei einer Gruppe samt allen Unterpositionen — und öffnet sie gleich zum Bearbeiten. Löschen über das Papierkorb-Symbol fragt vorher nach; löschst du eine Gruppe, verschwinden auch ihre Unterpositionen. Danach vergibt flinkest die Positionsnummern lückenlos neu. Sortieren funktioniert per Ziehen am Anfasser, für die Hauptliste wie innerhalb einer Gruppe.

Summen

Wo die Summen stehen

Der Editor hat bewusst keine eigene Summenzeile — die Summen stehen dort, wo sie der Kunde sieht: in der Belegvorschau. flinkest rechnet sie nach jeder gespeicherten Änderung neu und speichert Netto-, Steuer- und Gesamtsumme am Angebot; von dort holt sie auch die Angebotsliste für die Spalte Summe. Gezählt werden alle Positionen der obersten Ebene; Positionen innerhalb einer Gruppe fließen über ihre Gruppe ein. Jede Position mit dem Haken „Alternativposition" bleibt außen vor — ob einzeln oder als ganze Gruppe. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz getrennt ausgewiesen. Eine Zwischensumme innerhalb des Belegs bekommst du über die Gruppen-Option Zwischensumme anzeigen.

Speichern

Es gibt kein globales „Speichern"

Jeder Dialog speichert für sich: Sobald du im Empfänger-, Details-, Text- oder Positionsdialog auf Speichern klickst, steht die Änderung im Angebot. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Verwandte Seiten

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Häufige Fragen

Wo ist der Speichern-Knopf für das ganze Angebot? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Empfänger, Details, Einleitungs- und Abschlusstext sowie jede einzelne Position werden beim Klick auf Speichern sofort in das Angebot geschrieben. Danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch.

Warum finde ich im Angebot keine Schaltfläche zum Abschließen? Weil ein Angebot diesen Schritt nicht braucht. Es bekommt seine Angebotsnummer schon beim ersten Speichern und ist damit ein fertiger Beleg. An der Stelle, an der bei einer Rechnung „Rechnung abschließen" steht, steht beim Angebot Vorschau und senden — das führt in die Detailansicht zum Versenden.

Kann ich ein Angebot ändern, das schon beim Kunden ist? Ja. Angebote bleiben dauerhaft bearbeitbar, auch nach dem Versand — anders als eine ausgestellte Rechnung sind sie kein steuerlich bindender Beleg. Nach der Änderung erzeugt flinkest das PDF neu; die Angebotsnummer bleibt dieselbe. Denk daran, dem Kunden die neue Fassung auch zu schicken.

Muss ich bei jedem Angebot ein „Gültig bis" eintragen? Nein. Ist in den Beleg-Einstellungen die Option „Gültigkeitsdatum Pflicht" aktiv und du lässt das Feld leer, trägt flinkest beim Speichern selbst ein Datum ein — Belegdatum plus die dort hinterlegte Standard-Gültigkeit in Tagen (ohne eigenen Wert 14 Tage). Blockiert wird das Speichern dadurch nie, und ein selbst gesetztes Datum überschreibt flinkest nie.

Wozu ist „Erinnerung Tage vor Ablauf" gut? Damit legst du für genau dieses Angebot fest, wie viele Tage vor dem Datum „Gültig bis" du eine Erinnerungs-E-Mail bekommst. Lässt du das Feld leer, gilt der Wert aus den Beleg-Einstellungen. Die Erinnerung geht an den Benutzer, der das Angebot erstellt hat, nicht an den Kunden.

Warum gibt es im Angebot kein Zahlungsziel und keinen Leistungszeitraum? Weil ein Angebot beides noch nicht festlegt. Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen erfasst du erst in der Rechnung, den Leistungszeitraum beziehungsweise das Lieferdatum im Lieferschein oder in der Rechnung. Führst du das Angebot in einen dieser Belege weiter, werden die Felder dort gefüllt.

Wie biete ich eine Zusatzleistung an, ohne den Angebotspreis zu erhöhen? Setze beim Bearbeiten der Position unter mehr Optionen den Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — das funktioniert bei einer einzelnen Position genauso wie bei einer ganzen Gruppe. Die Position bzw. Gruppe erscheint dann am Angebot, zählt aber nicht in die Gesamtsumme.

Warum steht bei einer Position 0 % Umsatzsteuer? Dann ist der ganze Beleg steuerfrei. Das passiert entweder über die Umsatzart im Dialog Beleg Details (innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung oder Bauleistung) oder weil in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert ist — gleich welche Unternehmensart. Nimmst du die Umsatzart wieder heraus, rechnet flinkest alle Positionen zurück auf ihren normalen Steuersatz.

Kann ich Positionen aus einem alten Angebot übernehmen? Ja, über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren. Dort suchst du den Quellbeleg, sammelst die gewünschten Positionen unten ein und entscheidest, ob die Preise 1:1 mitkommen oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die Preisvereinbarungen des Kunden neu gerechnet werden.

Was bedeutet der GS1-Barcode beim Scannen einer Position? GS1 ist ein zweites, zusätzlich aktivierbares Scan-Format neben dem benutzerdefinierten. Statt einer Artikelnummer trägt ein GS1-Code eine GTIN — flinkest findet den passenden Artikel über dessen hinterlegte EAN und übernimmt Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus dem gescannten Code in die neue Position.

Kann ich Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum aus dem Lagerbestand auswählen, statt sie einzutippen? Ja, sobald du bei einer lagergeführten Katalogposition ein Lager gewählt hast und Lager ansehen darfst. Neben dem Feld Charge erscheint dann die Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen; sie zeigt die auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Chargen mit Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum zur Auswahl.