Kostenvoranschlag anlegen

Diese Seite ist der erste Schritt eines neuen Kostenvoranschlags — der unverbindlichen Preisschätzung, die du einem Kunden vor der Auftragserteilung vorlegst. Das leere Formular erscheint nach einem Klick auf Neu in der Kostenvoranschlagsliste und fragt genau eine Sache ab: an wen der Kostenvoranschlag geht. Mit Speichern legt flinkest den Beleg an, vergibt sofort die Kostenvoranschlagsnummer und führt dich weiter in den Editor.

Kopfzeile

Oben steht Neuer Kostenvoranschlag — und sonst nichts. Die Schaltflächen Kostenvoranschlag löschen und Vorschau und senden, die du aus Kostenvoranschlag bearbeiten kennst, erscheinen erst, wenn der Beleg existiert: Vorher gibt es nichts zu löschen und nichts zu versenden.

Berechtigung. Hierher kommt nur, wer Kostenvoranschläge bearbeiten darf. Ohne dieses Recht fehlt in der Liste schon die Schaltfläche Neu, und der direkte Aufruf der Adresse wird abgewiesen. Dasselbe Recht prüft flinkest beim Speichern noch einmal. Das Bearbeitungsrecht für Angebote hilft hier nicht weiter — Kostenvoranschlag und Angebot sind zwei getrennte Belegarten mit getrennten Rechten.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Er ist eingeschaltet, und rechts steht bereits der Bereich Vorschau — nur bleibt er leer: Du siehst die Bedienleiste des Anzeigeprogramms mit der Seitenzahl 0 und darunter eine weiße Fläche. Das Beleg-PDF entsteht erst mit dem ersten Speichern; vorher gibt es kein Dokument, das sich anzeigen ließe. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger

Der einzige ausgefüllte Bereich der Seite heißt Empfänger. Er zeigt die Überschrift Adresse, darunter die grüne Schaltfläche auswählen und rechts oben in der Box ein Stift-Symbol. Ein Klick auf eines von beidem — oder auf die Box selbst — öffnet den Dialog Empfänger definieren.

Details, Positionen, Einleitungs- und Abschlusstext siehst du hier noch nicht, und auch die Überschrift Lieferadresse fehlt neben Adresse noch. Alle diese Bereiche hängen am Beleg, und den gibt es erst nach dem Speichern. Deshalb führt der Weg zwingend über den Empfänger.

Der Dialog „Empfänger definieren"

Der Dialog hat zwei Bereiche, Empfänger und Lieferadresse:

• Bestehender Kunde — Pflichtfeld und der einzige Eintrag, ohne den es nicht weitergeht. Zur Auswahl stehen deine Kunden; tippen genügt, die Liste filtert mit. Mit der Auswahl übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land des Kunden — als Empfängeranschrift und als Lieferadresse. Die übernommene Anschrift steht anschließend als Kästchen unter dem Feld.
• Rechnungsadresse ändern — blendet unter Empfängeradresse die Felder Name, zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis darunter sagt, was das bedeutet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
• Kundenstammsatz aktualisieren — dieser Haken erscheint nur, wenn du auch Kunden bearbeiten darfst. Er schreibt die geänderte Anschrift — Straße, Postleitzahl, Ort und Land — nach dem Speichern zusätzlich in den Kundenstammsatz zurück. Name und „zu Handen" bleiben davon unberührt: Heißt der Kunde künftig anders, änderst du das in den Kundendetails selbst.
• Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind Kunden-Standorte eingeschaltet, liegt am rechten Rand der Box ein Listen-Symbol; es öffnet die Lade Standorte dieses Kunden, aus der du eine hinterlegte Anschrift übernimmst, statt sie zu tippen. Gibt es keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Mehr dazu unter Standortdetails.

Der Kunde ist noch gar nicht angelegt? Rechts neben dem Auswahlfeld liegt eine kleine Schaltfläche mit einem Personen-Symbol, beschriftet Neuen Kunden anlegen. Sie öffnet das Kundenformular in einem eigenen Dialog — hast du vorher schon etwas in die Suche getippt, steht das im Feld Name. Nach dem Speichern ist der neue Kunde sofort ausgewählt und seine Anschrift im Kostenvoranschlag eingetragen. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn du Kunden anlegen darfst.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist. Das ist die einzige Bedingung — Adressfelder, Lieferadresse und alles Weitere darfst du leer lassen. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob die Eingaben verloren gehen dürfen.

Was beim Speichern passiert

Speichern legt den Kostenvoranschlag an. In einem Zug passiert dabei:

• Die Kostenvoranschlagsnummer wird vergeben — sofort und endgültig. Ein Kostenvoranschlag durchläuft keinen Entwurfszustand; den gesonderten Schritt „Finalisieren", der bei einer Rechnung die Nummer vergibt, gibt es für diese Belegart nicht. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen, und zwar aus dem eigenen Abschnitt für Kostenvoranschläge: Der Zähler ist von dem der Angebote, Lieferscheine und Rechnungen völlig unabhängig.
• Das Belegdatum ist der heutige Tag. Ändern kannst du es anschließend im Editor im Dialog Beleg Details; anders als bei einer Rechnung darf ein Kostenvoranschlag jedes Datum tragen. Legst du ihn in den ersten Stunden nach Mitternacht an, kann als Belegdatum noch der Vortag stehen — ein Blick in Beleg Details lohnt sich dann, denn bei einem monatlich oder jährlich zurückgesetzten Zähler entscheidet dieses Datum darüber, aus welchem Zeitraum die Nummer gezogen wird.
• Der Status startet auf „offen".
• Die Lieferadresse wird gefüllt: Hast du keine eigene erfasst, übernimmt flinkest die Empfängeranschrift.
• Einleitungs- und Abschlusstext werden vorbelegt — aus den Standardtexten für Kostenvoranschläge in den Beleg-Einstellungen. Ist beim Kunden im Reiter Kostenvoranschlag ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser. Beide Textquellen sind von denen der Angebote getrennt. Platzhalter darin, etwa der Kundenname, werden dabei einmalig durch die Werte dieses Belegs ersetzt.
• Die Umsatzart kommt vom Kunden: Ist er als innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung geführt, ist der Kostenvoranschlag von Anfang an steuerfrei. Ab jetzt gilt die Angabe am Beleg — eine spätere Änderung am Kunden besteuert diesen Kostenvoranschlag nicht rückwirkend anders.
• Das PDF wird erzeugt und ins Belegarchiv gelegt. Ein Kostenvoranschlag trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf".

Danach landest du automatisch im Editor. Dort kommen Positionen, Texte und die restlichen Kopfdaten dazu — beschrieben unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Ein Hinweis zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sobald der Kunde am Beleg hängt, lässt flinkest im Hintergrund seine UID-Nummer prüfen. Kommt sie beanstandet zurück, erscheint im Editor über dem Beleg ein gelber Hinweis mit der beanstandeten Nummer. Er hält nichts auf — du kannst den Kostenvoranschlag ganz normal weiterbearbeiten und versenden. Gemeint ist er als Erinnerung, die Nummer in den Kundendetails nachzupflegen, bevor daraus eine Rechnung wird. Kunden ohne UID-Nummer werden gar nicht erst geprüft.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum. Beide Felder legt ein Kostenvoranschlag über Neu bewusst nicht an. Sie entstehen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die du später daraus erzeugst.

Das Gültigkeitsdatum wird nicht vorbelegt. Nach dem Anlegen ist Gültig bis leer — flinkest schlägt kein Datum vor, auch keines aus den Einstellungen. Du trägst es im Editor im Dialog Beleg Details unter Angebotsgültigkeit ein; der Block trägt diesen Namen auch beim Kostenvoranschlag, weil sich beide Belegarten die Gültigkeitsregeln teilen. Ohne dieses Datum gibt es weder den automatischen Wechsel auf „abgelaufen" noch die Erinnerungs-E-Mail vor Ablauf.

Warum „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein." schon beim Anlegen erscheint. In den Beleg-Einstellungen gibt es unter Angebotsverfolgung den Haken Gültigkeitsdatum Pflicht. Er steht beim Reiter Angebote, gilt aber für Kostenvoranschläge mit — eine eigene Einstellung dafür gibt es nicht. Ist er gesetzt, prüft flinkest das Datum bei jedem Speichern, auch beim allerersten, denn ein Kostenvoranschlag ist von Anfang an ein fertiger Beleg. Der Dialog Empfänger definieren hat aber kein Feld für das Gültigkeitsdatum, und die Meldung erscheint deshalb nur als roter Hinweis am Bildschirmrand, nicht an einem Feld. Über Neu lässt sich dann kein Kostenvoranschlag mehr anlegen. Zwei Wege führen trotzdem zum Ziel: den Haken in den Beleg-Einstellungen wieder herausnehmen — oder einen vorhandenen Kostenvoranschlag mit Gültigkeitsdatum Duplizieren, denn die Kopie bringt das Datum mit, umgerechnet auf denselben Abstand zum neuen Belegdatum.

Aktionen

Einen neuen Kostenvoranschlag beginnen. In der Kostenvoranschlagsliste oben rechts auf Neu. Das ist der einzige Weg auf diese Seite.

Ohne diese Seite anlegen. Im Zeilenmenü der Kundenliste und auf der Kundenseite selbst liegt der Befehl Kostenvoranschlag erstellen. Er überspringt die Empfängerabfrage, legt den Beleg für diesen Kunden direkt an und öffnet ihn im Editor. Achtung bei den Rechten: Auf der Kundenseite hängt diese Schaltfläche am Bearbeitungsrecht für Angebote. Wer nur Kostenvoranschläge bearbeiten darf, findet sie dort also nicht; wer nur Angebote bearbeiten darf, sieht sie und bekommt beim Anlegen eine Fehlermeldung. Im Zeilenmenü der Kundenliste stimmt die Zuordnung.

Abbrechen. Navigiere einfach woanders hin. Solange du im Dialog nicht gespeichert hast, entsteht kein Kostenvoranschlag: keine Nummer wird verbraucht, kein halbfertiger Beleg bleibt in der Liste liegen.

Statt neu anzulegen: kopieren. Für einen Kostenvoranschlag, der einem früheren ähnelt, ist Duplizieren im Zeilenmenü der Liste der schnellere Weg — die Kopie bringt alle Positionen samt Rabatten mit, bekommt eine eigene Nummer und startet wieder auf „offen". Ob sie Einleitungs- und Abschlusstext vom Original erbt oder die Standardtexte bekommt, entscheiden zwei Haken im Abschnitt für Kostenvoranschläge in den Beleg-Einstellungen; von Haus aus wird der Text des Originals übernommen.

Weiter geht es im Editor. Positionen aus dem Artikel-Katalog oder manuell, Gruppen, Alternativpositionen, Texte: alles unter Kostenvoranschlag bearbeiten. Versenden, annehmen, ablehnen und Folgebelege — Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung — stehen in den Kostenvoranschlagsdetails.

Angebot statt Kostenvoranschlag. Der Ablauf ist Schritt für Schritt derselbe, die Belegart aber eine andere — mit eigener Liste, eigenem Nummernkreis, eigenen Standardtexten und eigenem Bearbeitungsrecht. Angelegt wird es über Neu in der Angebotsliste, beschrieben unter Angebot anlegen.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschläge
• Kostenvoranschlag bearbeiten
• Kostenvoranschlagsdetails
• Angebot anlegen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Kundendetails
• Standortdetails
• Artikel
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Wo lege ich einen neuen Kostenvoranschlag an? In der Liste der Kostenvoranschläge oben rechts über die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Kostenvoranschläge bearbeiten darf. Du landest in einem leeren Formular, das zuerst nach dem Empfänger fragt. Schneller geht es über den Befehl Kostenvoranschlag erstellen im Zeilenmenü der Kundenliste: Der legt den Beleg direkt für diesen Kunden an.

Warum kann ich beim neuen Kostenvoranschlag noch keine Positionen erfassen? Weil es den Beleg noch nicht gibt. Positionen, Kopfdaten und Texte hängen alle am gespeicherten Kostenvoranschlag. Wähle im Dialog Empfänger definieren einen Kunden und klicke auf Speichern — danach öffnet sich der Editor mit allen Bereichen.

Bekommt ein neuer Kostenvoranschlag sofort eine Nummer? Ja. Anders als bei Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift gibt es beim Kostenvoranschlag keinen Entwurf und keinen Schritt „Finalisieren": Die Nummer wird schon beim ersten Speichern vergeben und ändert sich danach nicht mehr, auch wenn du das Belegdatum später verschiebst.

Teilen sich Kostenvoranschlag und Angebot den Nummernkreis? Nein. Jede der beiden Belegarten hat ihren eigenen Nummernkreis mit eigenem Aufbau, eigener Startnummer und eigenem Zähler-Neustart; auch die Standardtexte und das Bearbeitungsrecht sind getrennt. Gemeinsam sind ihnen nur die Regeln rund um die Gültigkeit: Pflicht-Gültigkeitsdatum und Erinnerungsvorlauf stehen in den Beleg-Einstellungen nur einmal, beim Angebot, und wirken auf beide.

Warum verlangt flinkest ein Gültigkeitsdatum, obwohl der Dialog gar keines anbietet? Dann ist in den Beleg-Einstellungen unter Angebotsverfolgung der Haken Gültigkeitsdatum Pflicht gesetzt. Die Prüfung greift bei jedem Speichern eines Angebots oder Kostenvoranschlags, also auch beim Anlegen — im Empfänger-Dialog gibt es dafür aber kein Feld. Nimm den Haken heraus oder dupliziere einen vorhandenen Kostenvoranschlag, der ein Gültigkeitsdatum trägt.

Was passiert, wenn ich das Formular verlasse, ohne zu speichern? Nichts. Es wird kein Kostenvoranschlag angelegt und keine Nummer verbraucht. Erst Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Beleg an.

Kann ich die Anschrift nur für diesen einen Kostenvoranschlag ändern? Ja. Wähle den Kunden, klicke auf Rechnungsadresse ändern und passe die Felder an — die Änderung betrifft nur diesen Beleg. Soll sie auch beim Kunden gelten, setze zusätzlich den Haken Kundenstammsatz aktualisieren; er überträgt die Anschrift, nicht aber den Namen und „zu Handen".

Woher kommen Einleitungs- und Abschlusstext des neuen Kostenvoranschlags? Aus dem Abschnitt für Kostenvoranschläge in den Beleg-Einstellungen. Ist beim Kunden im Reiter Kostenvoranschlag ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser. Beides wird beim Anlegen einmalig übernommen und lässt sich anschließend frei ändern; eine spätere Änderung der Vorlage wirkt nicht rückwirkend.

Nach dem Speichern steht ein Hinweis zur UID-Nummer über dem Beleg. Dann hat die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dieses Kunden ein negatives Ergebnis geliefert. Der Kostenvoranschlag ist trotzdem angelegt und lässt sich normal weiterbearbeiten — der Hinweis blockiert nichts. Korrigiere die Nummer bei Gelegenheit in den Kundendetails, besonders bevor aus dem Kostenvoranschlag eine steuerfreie Rechnung wird.