Auftragsbestätigungsdetails

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06

Die Auftragsbestätigungsdetails zeigen eine einzelne Auftragsbestätigung: das PDF, die Eckdaten, die Positionen und die Vorgeschichte des Belegs. Solange sie ein Entwurf ist, finalisierst du sie von hier aus; danach verschickst du sie an den Kunden und führst sie in einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter.

Auftragsbestätigungsdetails mit PDF-Vorschau, Eckdaten und den Schaltflächen der Kopfzeile

Kopfzeile

Oben steht Auftragsbestätigung und dahinter die Belegnummer — bei einem noch nicht finalisierten Beleg stattdessen Entwurf. Darunter stehen Belegdatum und Kundenname, und sobald der Beleg verschickt wurde, das Kennzeichen Per E-Mail versendet; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf, sofern dein Benutzer das E-Mail-Protokoll sehen darf.

Welche Schaltflächen rechts stehen, hängt davon ab, ob der Beleg noch Entwurf ist:

Entwurf — nur Auftragsbestätigung finalisieren; im Menü hinter dem Punkte-Symbol zusätzlich Löschen.
Finalisiert — Folgebeleg erstellen (mit Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen), Download, Duplizieren und per e-mail senden; im Punkte-Menü die E-Mail Historie.

Angeboten wird beim Folgebeleg nur, was dein Benutzer auch anlegen darf; fehlen beide Rechte, fehlt die Schaltfläche. Versenden darf nur, wer das Recht dazu hat, Belege zu versenden.

Auftragsbestätigung im Entwurf mit der Schaltfläche „Auftragsbestätigung finalisieren" und dem Entwurfs-Wasserzeichen im PDF

Kein Weg in den Editor. Anders als bei Angeboten gibt es hier keine Schaltfläche Bearbeiten — auch nicht beim Entwurf. Ändern lässt sich eine noch nicht finalisierte Auftragsbestätigung über die Liste, von dort führt der Weg in den Editor.

Die Reihenfolge im Folgebeleg-Menü kann sich verdoppeln. Aktualisiert sich der Beleg im Hintergrund — etwa direkt nach dem Finalisieren oder wenn jemand anderes ihn ändert —, baut flinkest die Schaltflächen neu auf und hängt die Einträge des Menüs erneut an. Lieferschein erstellen und Rechnung erstellen stehen dann doppelt da. Beide Einträge tun dasselbe; ein Neuladen der Seite räumt die Liste wieder auf.

Überblick am rechten Rand

Rechts neben den Reitern steht die Eckdaten-Box: Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Menge — trotz der Beschriftung der Bruttobetrag —, Datum und der Empfänger als Link auf den Kunden, darunter dessen Anschrift. Weicht die Lieferadresse von der Rechnungsadresse ab, folgt sie als eigener Block Lieferadresse.

Darunter liegen die Bereiche Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe zu diesem Beleg, getrennt nach Bevorstehend und durchgeführt — und Dokumente, in den du Dateien per Ziehen ablegst. Auf Handy und Tablet stehen beide zugeklappt unter den Reitern statt daneben.

Reiter Beleg

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen — das Dokument aus dem Belegarchiv, nicht eine Vorschau. Wie es aussieht, bestimmt das Belegdesign.

Auch ein Entwurf hat schon ein PDF. Es trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf, und im Kopf steht bei der Nummer ebenfalls Entwurf — verwechseln kann man die beiden Stände also nicht. Das PDF entsteht nach jeder inhaltlichen Änderung neu; fehlt die Datei einmal, baut flinkest sie beim Öffnen der Seite still nach, dann dauert der Aufbau einen Moment länger.

Reiter Details

Der zweite Reiter fasst die Kopfdaten in Blöcken zusammen:

Allgemein — Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde, und Bestellung # mit Datum, wenn er zu einer Bestellung gehört.
Empfänger — Kontakt als Link auf den Kunden und die Adresse.
Sonstiges — die Lieferadresse, sofern eine abweichende erfasst ist.
Interne Notizen — nur vorhanden, wenn im Editor eine Notiz hinterlegt ist. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Vorgänger und Nachfolger. Ist die Auftragsbestätigung aus einem Angebot entstanden, steht dessen Belegart und Nummer als Link im Block Allgemein; entsteht daraus später ein Lieferschein oder eine Rechnung, erscheint auch dieser Beleg dort. So verfolgst du die Kette in beide Richtungen.

Reiter Positionen

Der dritte Reiter zeigt die Positionen mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnr., Beschreibung, Stückpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer; die Zahl am Reiter nennt ihre Anzahl. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zum Artikel. Gruppen erscheinen als eigene Zeile zum Auf- und Zuklappen, Alternativpositionen sind mit (optional) gekennzeichnet und zählen nicht in die Summe.

Darunter steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Ist der Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Kleinunternehmerregelung —, entfällt die Aufschlüsselung.

Reiter Änderungsprotokoll

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat — angelegt, geändert, dupliziert, finalisiert, versendet. Bei einer Feldänderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander.

Aktionen

Finalisieren. Schaltfläche Auftragsbestätigung finalisieren beim Entwurf. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden."; nach Ja, ausführen meldet flinkest „Der Beleg wurde finalisiert" und lädt die Detailseite des nun finalisierten Belegs. Erst dabei bekommt der Beleg seine Belegnummer aus dem Nummernkreis der Beleg-Einstellungen — vorher trägt er keine.

Herunterladen. Schaltfläche Download beim finalisierten Beleg. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster.

Per E-Mail senden. Schaltfläche per e-mail senden. Hat der Kunde mehrere hinterlegte Adressen, wählst du im Menü daneben aus, an wen es gehen soll. Der Dialog per e-mail senden enthält Empfänger (vorbelegt mit der Kundenadresse, mit Vorschlägen beim Tippen), Betreff und Nachricht — beide aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt — sowie einen Bereich für Anhänge, in den du Dateien ziehen kannst. Das Beleg-PDF hängt immer automatisch an.

Was beim Versand passiert. Der Platzhalter für die Belegnummer im Betreff wird durch die Nummer dieses Belegs ersetzt. Nach dem Versand meldet flinkest „email has been sent", der Beleg trägt das Kennzeichen Per E-Mail versendet, und jede Mail steht mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt in der E-Mail Historie. Ein Entwurf lässt sich nicht versenden — die Schaltfläche erscheint erst nach dem Finalisieren.

Folgebeleg erstellen. Schaltfläche in der Kopfzeile des finalisierten Belegs, dann Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn mit der Auftragsbestätigung und öffnet ihn zur Bearbeitung. Die Nummer bekommt er erst beim Finalisieren.

Duplizieren. Schaltfläche beim finalisierten Beleg. Die Kopie ist wieder eine Auftragsbestätigung, entsteht als Entwurf ohne Nummer und ist mit dem Original nicht verknüpft.

Löschen. Nur beim Entwurf, im Menü hinter dem Punkte-Symbol. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?"; nach Ja, löschen verschwindet der Beleg samt Positionen und du landest wieder in der Liste. Ein finalisierter Beleg lässt sich hier nicht löschen — das ist Absicht, seine Nummer ist vergeben.

Wenn der Beleg keine Auftragsbestätigung ist. Rufst du diese Seite mit der Nummer eines anderen Belegs auf — etwa über einen alten Link —, zeigt flinkest die Seite „nicht gefunden" statt fremder Belegdaten.

Häufige Fragen

Wie ändere ich eine Auftragsbestätigung? Solange sie Entwurf ist, über die Liste der Auftragsbestätigungen und von dort in den Editor — die Detailseite hat bewusst keine Schaltfläche Bearbeiten. Ist der Beleg finalisiert, ist er nicht mehr änderbar; dann hilft nur eine neue Auftragsbestätigung, etwa über Duplizieren.

Warum steht „Lieferschein erstellen" zweimal im Menü? Weil die Schaltflächen nach einer Aktualisierung im Hintergrund neu aufgebaut und die Menüeinträge dabei erneut angehängt werden. Beide Einträge tun dasselbe, es entsteht also kein zweiter Beleg. Ein Neuladen der Seite räumt das Menü auf.

Warum hat mein Beleg noch keine Belegnummer? Weil er noch Entwurf ist. Die Nummer wird genau einmal vergeben, beim Finalisieren — bis dahin steht in der Kopfzeile und in der Eckdaten-Box Entwurf.

Kann ich einen finalisierten Beleg löschen? Nein. Löschen erscheint nur beim Entwurf. Ein finalisierter Beleg hat eine Nummer aus dem Nummernkreis, die nicht verschwinden soll.

Kann ich eine Auftragsbestätigung verschicken, solange sie Entwurf ist? Nein. per e-mail senden erscheint erst nach dem Finalisieren — vorher hätte der Kunde ein Dokument ohne Belegnummer in der Hand.