Auftragsbestätigungsdetails

Die Auftragsbestätigungsdetails sind die Belegakte einer einzelnen Auftragsbestätigung — der bereits angenommene Auftrag, den du von hier aus nachvollziehst und weiterführst: PDF, Eckdaten, Positionen und die Vorgeschichte des Belegs an einem Ort. Wie die Seite aussieht und was du tun kannst, hängt strikt vom Belegstatus ab — ein Entwurf lässt sich noch ändern und finalisieren, ein finalisierter Beleg ist eingefroren und führt stattdessen in Richtung Lieferschein, Rechnung oder E-Mail-Versand weiter — oder wird, wenn der Auftrag doch nicht zustande kommt, storniert.

Zugriff, Kopf und Navigation

Auftragsbestätigung öffnen

Du kommst über einen Klick in der Liste der Auftragsbestätigungen hierher, oder über den Vorgänger-/Nachfolger-Link eines verwandten Belegs. Oben in der Kopfzeile steht Auftragsbestätigung mit der Belegnummer, sobald der Beleg finalisiert ist — bei einem Entwurf steht dort stattdessen Entwurf, weil er noch keine Nummer trägt. Sichtbar ist die Seite mit der Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu sehen; fehlt sie, landest du auf der Fehlerseite.

Falscher Belegtyp öffnet die Fehlerseite

Rufst du diese Seite mit der Beleg-ID eines anderen Belegtyps auf — etwa aus einem alten oder falsch kopierten Link, der eigentlich auf eine Rechnung zeigt —, prüft flinkest den tatsächlichen Belegtyp und zeigt „nicht gefunden" statt der fremden Belegdaten. So bekommst du nie versehentlich die Daten eines anderen Belegs unter der Auftragsbestätigungs-Adresse zu sehen.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Auftragsbestätigung bearbeiten

Solange der Beleg Entwurf ist, führt die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts direkt in den Editor — denselben, den du auch über die Liste erreichst. Sobald der Beleg finalisiert ist, verschwindet die Schaltfläche wieder; ändern lässt er sich dann nicht mehr direkt. Direkt nach dem Finalisieren, solange noch nichts hinausgegangen ist, holst du ihn per Sofortstorno zurück in den Entwurf; sonst stornierst du ihn und lässt dir mit dem Haken Auftragsbestätigung duplizieren und als Entwurf öffnen gleich einen korrigierbaren Entwurf anlegen. Du brauchst dafür die Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten — ohne sie bleibt die Schaltfläche unsichtbar.

Auftragsbestätigung finalisieren

Beim Entwurf ist Auftragsbestätigung finalisieren die primäre Schaltfläche der Kopfzeile. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden."; nach Ja, ausführen meldet flinkest „Der Beleg wurde finalisiert" und lädt die Detailseite des nun finalisierten Belegs. Anders als beim Angebot funktioniert das Finalisieren auch ohne eine einzige Position — ein leerer Entwurf lässt sich ebenso abschließen.

Belegnummer. Erst beim Finalisieren bekommt der Beleg seine Nummer aus dem Nummernkreis der Beleg-Einstellungen — ein Entwurf trägt nie eine. Dieselbe Berechtigung wie beim Bearbeiten ist hier nötig.

Folgebeleg erstellen

Aus einer bestätigten Auftragsbestätigung lässt sich der nächste Schritt direkt anstoßen: Folgebeleg erstellen bietet Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen an — je nachdem, ob als Nächstes die Ware rausgeht oder die Rechnung gestellt wird. Beide öffnen zuerst einen Dialog mit dem Kontrollkästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Lässt du es leer, übernimmt flinkest jede Position exakt wie im Ursprungsbeleg — Preis, Rabatt und Summe bleiben unverändert. Setzt du den Haken, ermittelt flinkest bei Positionen mit verknüpftem Artikel den aktuellen Artikel-Verkaufspreis und den für diesen Kunden geltenden Rabatt neu; bei freien Positionen ohne Artikel ändert sich nur der Rabatt, abgeleitet aus dem allgemeinen Kundenrabatt.

Enthält die Auftragsbestätigung Alternativpositionen, zeigt derselbe Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion: eine Checkbox je Alternativposition, standardmäßig abgewählt. Nicht ausgewählte Alternativpositionen fehlen auf dem neuen Beleg — du entscheidest also bei jedem Folgebeleg neu, welche der optional angebotenen Positionen tatsächlich mitgehen.

Bestätigst du den Dialog, legt flinkest den neuen Beleg als Entwurf an, verknüpft ihn mit der Auftragsbestätigung (dort erscheint er später als Nachfolger) und öffnet ihn zur Bearbeitung. Er bekommt seine eigene Nummer erst bei seinem eigenen Finalisieren. Eine über Rechnung erstellen erzeugte Rechnung ist immer eine gewöhnliche Gesamtrechnung ohne eigenen Abrechnungsvorgang — willst du stattdessen in Etappen abrechnen, nimm die beiden Einträge für Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung.

Weil der neue Beleg eine andere Belegart hat, zeigt der Dialog außerdem zwei Haken: Referenz zum Ausgangsbeleg drucken (voreingestellt an) entscheidet, ob der Verweis auf diese Auftragsbestätigung auf dem PDF des neuen Belegs gedruckt wird — die Verknüpfung in flinkest bleibt so oder so bestehen. Leistungszeitraum übernehmen kopiert den Leistungszeitraum mit. Bei Rechnung erstellen ist es vorangehakt, weil eine Rechnung den Leistungszeitraum angeben muss; bei Lieferschein erstellen ist es aus, dort startet der Lieferschein ohne Zeitraum. Du kannst den Haken in beiden Fällen vor dem Bestätigen umstellen.

Lager im neuen Lieferschein. Bei Lieferschein erstellen bekommt jede Position mit lagergeführtem Artikel, an der noch kein Lager steht, das Standardlager des Artikels aus den Artikeldetails — aus diesem Lager bucht der Lieferschein später beim Finalisieren ab. Hat ein Artikel kein Standardlager, bleibt die Position im Lieferschein-Entwurf ohne Lager. Du trägst es in der Ansicht Lieferschein bearbeiten nach; bis dahin bricht das Finalisieren mit „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …" ab, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Angeboten wird dir dabei nur, was du auch anlegen darfst: Neben der Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten, brauchst du für Lieferschein erstellen die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten, für Rechnung erstellen die, Rechnungen zu bearbeiten.

Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung erstellen

Soll ein größerer Auftrag nicht in einer Rechnung, sondern in Etappen abgerechnet werden — Anzahlung zu Beginn, Teilrechnungen mit dem Fortschritt, am Ende die Schlussrechnung —, findest du den Einstieg dort, wo du ohnehin eine Rechnung aus dem Auftrag suchst: Folgebeleg erstellen bietet bei einer finalisierten Auftragsbestätigung zusätzlich Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen und Schlussrechnung erstellen. Beide wechseln in den Reiter Abrechnung und öffnen dort sofort den passenden Abrechnungs-Dialog: Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen stellt zuerst die Frage „Ist die abzurechnende Leistung bereits erbracht?" — ja wird eine Teilrechnung, nein eine Anzahlungsrechnung —, Schlussrechnung erstellen zeigt direkt die Vorschau der Schlussrechnung mit den Restleistungen und dem Abzug bezahlter Anzahlungen. Existiert schon ein Schlussrechnungs-Entwurf, eine Schlussrechnung, oder ist der Vorgang geschlossen, erscheint statt des Dialogs ein Hinweis mit dem Grund („Es existiert bereits ein Schlussrechnungs-Entwurf" / „Es existiert bereits eine Schlussrechnung" / „Der Abrechnungsvorgang ist geschlossen"). Eine noch unbezahlte Anzahlungsrechnung hält den Dialog nicht auf — die Vorschau warnt davor, finalisieren lässt sich die Schlussrechnung erst, wenn jede Anzahlung bezahlt oder storniert ist. Ist keine Teil- oder Anzahlungsrechnung mehr möglich, erscheint ebenfalls ein Hinweis.

Wählst du stattdessen Rechnung erstellen, weist dich der Dialog oben darauf hin: „Den Auftrag in Teilen abrechnen? Erstellen Sie stattdessen eine Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung." Die Schaltfläche In Teilen abrechnen daneben schließt den Dialog und öffnet stattdessen den Abrechnungs-Dialog mit der Frage nach der erbrachten Leistung — so landet niemand versehentlich bei einer Gesamtrechnung über den ganzen Auftrag, obwohl er nur einen Teil abrechnen wollte.

Die beiden Einträge und den Hinweis gibt es nur, solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es ausgeschaltet. Zusätzlich brauchst du die Berechtigungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zu bearbeiten. Wie der ganze Ablauf funktioniert, mit Rechenbeispiel: Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Beleg herunterladen

Download öffnet das PDF des finalisierten Belegs in einem neuen Tab — praktisch für die Weitergabe außerhalb von flinkest, etwa als Anhang in einem anderen Mailprogramm. Der erste Klick darauf wird vermerkt: Danach lässt sich die Auftragsbestätigung nicht mehr per Sofortstorno zurücknehmen, weil sie das Haus dann möglicherweise schon verlassen hat.

Auftragsbestätigung duplizieren

Duplizieren öffnet denselben Preise-neu-berechnen-Dialog wie beim Folgebeleg oben, allerdings ohne die Alternativpositionen-Auswahl und ohne die beiden Haken zu Referenz und Leistungszeitraum — die Kopie bleibt vom selben Typ, es gibt also nichts wegzulassen. Bestätigst du, legt flinkest eine neue Auftragsbestätigung als Entwurf ohne Nummer an; anders als beim Folgebeleg entsteht dabei keine Verknüpfung zum Original. Auch anders als bei Angebot und Kostenvoranschlag, wo eine Kopie sofort ein fertiger Beleg wird: Die Kopie einer Auftragsbestätigung ist immer ein Entwurf, den du erst noch finalisieren musst.

Du brauchst dafür die Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten.

Per E-Mail senden

Per E-Mail senden steht nur beim finalisierten Beleg zur Verfügung — ein Entwurf ohne Belegnummer lässt sich nicht verschicken. Hat der Kunde nur eine hinterlegte Adresse, öffnet ein Klick direkt den Dialog mit dieser Adresse als Empfänger; sind zwei Empfänger möglich (Kontaktadresse und eine abweichende Lieferadresse mit eigener E-Mail), öffnet sich zuerst ein kleines Auswahlmenü. Sichtbar ist die Schaltfläche nur mit der Berechtigung, Belege zu versenden.

Im Dialog Per E-Mail senden trägst du Empfänger, Betreff und Nachricht ein. Betreff und Nachricht kommen vorbefüllt aus den Beleg-Einstellungen, und Platzhalter wie {number} oder {contact_name} sind darin schon durch die Werte dieser Auftragsbestätigung ersetzt — du siehst vor dem Absenden genau den Text, den der Kunde bekommt, und kannst ihn noch anpassen.

Mehrere Empfänger, CC und BCC. Mehrere Adressen unter Empfänger bekommen eine gemeinsame Mail und sehen einander. Soll jemand die Auftragsbestätigung nur zur Kenntnis bekommen — etwa der Außendienst oder die Arbeitsvorbereitung —, blendest du über den Link CC / BCC rechts neben dem Empfängerfeld die Zeilen CC und BCC ein: CC-Empfänger sind für alle sichtbar, BCC-Empfänger bekommen die Mail verdeckt; das Fragezeichen neben der Beschriftung erklärt den Unterschied. Klappst du die Zeilen wieder zu, leert flinkest sie. Ist in den Beleg-Einstellungen Kopie des Beleges senden (BCC) eingeschaltet, gehen die dort hinterlegten Adressen zusätzlich als BCC mit — zusammen mit deinen eigenen BCC-Adressen.

Senden bleibt gesperrt, solange kein Empfänger oder kein Betreff eingetragen ist oder in Empfänger, CC oder BCC eine ungültige Adresse steht. Ist noch kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben einen Hinweis und Senden bleibt ebenfalls gesperrt; verbunden wird es unter E-Mail-Konten.

Zwei mögliche Ausgänge. Geht die Mail hinaus, meldet flinkest „E-Mail(s) wurde(n) gesendet", der Dialog schließt, und der Beleg bekommt das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Scheitert der Versand, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben offen, flinkest meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden", und das Kennzeichen bleibt unverändert — ein sofortiger neuer Versuch ist möglich. Weil alle Adressen in derselben Mail stecken, gelingt oder scheitert der Versand für alle gemeinsam. Sobald das Kennzeichen gesetzt ist, ist die Auftragsbestätigung nicht mehr sofortstornierbar.

Anhänge im Mail-Dialog

Ganz oben in der Anhangsliste des Mail-Dialogs steht unveränderlich ein Eintrag mit der Bezeichnung „Auftragsbestätigung ", gekennzeichnet mit Wird immer gesendet und einem Schloss-Symbol — dieser Eintrag hat kein Kästchen zum Abwählen und keine Schaltfläche zum Entfernen. Das Beleg-PDF hängt also in jedem Fall an, unabhängig davon, was sonst im Dialog gewählt wird.

Zusätzliche Dateien lässt du per Ziehen auf die Fläche fallen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei danach an der Auftragsbestätigung hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du stattdessen auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente, die bereits an dieser Auftragsbestätigung hängen. Sind diese zusätzlichen Anhänge zusammen größer als 22 MB, warnt ein Hinweis über der Anhangsliste, dass der Mailanbieter die Mail möglicherweise ablehnt. Das Beleg-PDF zählt dabei nicht mit, und Senden bleibt trotzdem möglich.

E-Mail-Verlauf ansehen

Sobald der Beleg mindestens einmal verschickt wurde, steht in der Kopf-Subinfo das anklickbare Kennzeichen Per E-Mail versendet; dasselbe Fenster öffnet auch der Menüpunkt E-Mail Historie im „…"-Menü. Beide zeigen alle E-Mails, die zu dieser Auftragsbestätigung verschickt wurden, mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt — praktisch, um nachzuvollziehen, ob eine Zusendung wirklich hinausgegangen ist. Sichtbar nur mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Menü hinter den drei Punkten

Welche Einträge im „…"-Menü erscheinen, hängt vom Belegstatus ab: Beim Entwurf steht dort nur Löschen, beim finalisierten Beleg E-Mail Historie. Auf einem schmaleren Fenster wandern zusätzlich, von hinten beginnend, Duplizieren, Download, Auftragsbestätigung stornieren und Folgebeleg erstellen hierher, sobald für die primären Schaltflächen der Kopfzeile nicht mehr genug Platz ist. Das Menü selbst erscheint nur, wenn es mindestens einen Eintrag hat.

Auftragsbestätigung löschen

Löschen steht nur beim Entwurf im „…"-Menü. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?"; nach Ja, löschen verschwindet der Beleg samt Positionen, und du landest wieder in der Liste. Ein finalisierter Beleg lässt sich hier nicht löschen — seine Nummer ist bereits vergeben und darf nicht wieder frei werden; stattdessen stornierst du ihn. Du brauchst dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten.

Stornierter Beleg zeigt keine Aktionen mehr

Eine über Stornieren annullierte Auftragsbestätigung zeigt in der Kopfzeile weder eine primäre Schaltfläche noch ein „…"-Menü — auch keinen Download: Ein stornierter Beleg ist fachlich erledigt, nur noch zum Nachlesen da. Reiter, PDF (mit dem Wasserzeichen „storniert") und Änderungsprotokoll bleiben lesbar.

Kennzahlen-Box

Kennzahlen auf einen Blick

Rechts neben den Reitern — bei schmalem Fenster darüber — steht die Kennzahlen-Box mit Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Betrag als Bruttobetrag, Datum und dem Empfänger als Link auf den Kunden, darunter dessen Anschrift. Einen eigenen Block für den Zahlungsstatus gibt es hier anders als bei Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift nicht — eine Auftragsbestätigung ist selbst nie eine Zahlungsaufforderung, bezahlt wird erst, sobald daraus eine Rechnung entsteht.

Lieferadresse in der Kennzahlen-Box

Weichen Name oder Anschrift der Lieferadresse von der Rechnungsadresse des Kunden ab, folgt in der Kennzahlen-Box ein eigener Block Lieferadresse — praktisch, wenn eine Filiale oder Baustelle beliefert wird, aber die Rechnung an die Zentrale geht. Schon ein anderer Name reicht; er steht fett über der Anschrift.

Reiter Beleg

PDF-Vorschau ansehen

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter mit Blättern und Zoom — das echte Dokument aus dem Belegarchiv, keine Annäherung. Drucken und Herunterladen sind in dieser Vorschau bewusst abgeschaltet; dafür gibt es die Schaltfläche Download in der Kopfzeile, damit jeder Download nachvollziehbar bleibt. Wie es aussieht, bestimmt das Belegdesign.

Auch ein Entwurf hat schon ein PDF. Es trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf, und auch im Kopf steht bei der Nummer Entwurf — verwechseln lassen sich die beiden Stände damit nicht.

PDF bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes diesen Beleg — etwa eine interne Notiz —, während du die Seite offen hast, laden sich PDF und Details-Reiter von selbst neu, ohne dass du die Seite neu öffnen musst. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb genauso wie bei eigenen Änderungen in einem zweiten Tab.

Reiter Details

Kopfdaten auf einen Blick

Der Block Allgemein zeigt Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde.

Bei einer stornierten Auftragsbestätigung kommen drei Zeilen dazu: storniert am mit dem Kennzeichen „storniert" und dem Zeitpunkt des Stornos, storniert von mit dem Benutzer, der storniert hat, und Storno-Grund mit dem Text aus dem Storno-Dialog. So bleibt direkt am Beleg nachvollziehbar, wer ihn wann und warum storniert hat.

Verweis auf die Bestellung

Ist die Auftragsbestätigung aus einer B2B-Shop-Bestellung entstanden, steht im Block Allgemein ein Verweis Bestellung #… mit Datum — der Absprung dorthin, ohne selbst suchen zu müssen. Der Block erscheint nur, wenn die Auftragsbestätigung wirklich aus einer solchen Bestellung stammt.

Vorgänger verfolgen

Ist die Auftragsbestätigung aus einem Angebot entstanden — etwa weil der Kunde es angenommen hat —, steht Belegart und Nummer dieses Angebots als Link im Block Allgemein. So findest du zurück, worauf diese Auftragsbestätigung fußt, ohne die Liste zu bemühen. Darfst du Angebote nicht sehen, blendet flinkest diesen Link aus; dasselbe gilt für den Nachfolger unten.

Nachfolger verfolgen

Ist aus der Auftragsbestätigung bereits ein Lieferschein oder eine Rechnung entstanden, erscheint auch dieser Beleg hier als Link — allerdings immer nur der zuletzt erzeugte Weg. Hast du mehrfach einen Folgebeleg angelegt, zeigt dieser Block also nur den jüngsten, nicht die gesamte Historie.

Zugeordnetes Projekt

Gehört die Auftragsbestätigung zu einem größeren Vorhaben — etwa der Elektro- und Sanitärsanierung eines ganzen Gebäudes —, ordnest du sie im Editor über das Feld Projekt einem Projekt zu. Hier im Block Allgemein steht es dann in der Zeile Projekt: die Projektnummer (sofern vergeben), der Projektname als Link auf die Projektdetails und daneben der aktuelle Projektstatus (geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen oder abgebrochen). So siehst du direkt am bestätigten Auftrag, zu welchem Vorhaben er gehört und ob dieses noch läuft, und kommst mit einem Klick in die Projektakte mit allen weiteren Belegen und Arbeitsberichten dazu. Ist kein Projekt zugeordnet, fehlt die Zeile. Die Zeile gibt es nur, solange das Modul Projekte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ist das Modul ausgeschaltet, behält die Auftragsbestätigung ihr Projekt, die Zeile samt Link verschwindet aber. Bei eingeschaltetem Modul siehst du die Zeile ohne eigenes Recht, sobald du die Auftragsbestätigung öffnen darfst; die Projektdetails öffnen sich über den Link aber nur, wenn du Projekte ansehen darfst.

Empfänger und Adresse

Der Block Empfänger zeigt den Kontakt als Link auf den Kunden und dessen vollständige Rechnungsadresse.

Lieferadresse im Details-Block

Ist eine Lieferadresse erfasst, steht sie im Block Sonstiges als vollständiger Adressblock mit ihrem Namen fett über der Anschrift — anders als in der Kennzahlen-Box oben auch dann, wenn sie der Rechnungsadresse gleicht.

Interne Notizen

Eine im Editor hinterlegte interne Notiz erscheint hier als eigener Block. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden — reiner interner Vermerk.

Reiter Positionen

Positionsliste mit Artikel-Absprung

Der dritte Reiter zeigt die Positionen mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnummer, Beschreibung, Stückpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zu den Artikeldetails.

Positionen durchsuchen

Über der Liste findest du eine Freitextsuche, die Artikelnummer und Beschreibung durchsucht — rein clientseitig, sie filtert nur die angezeigten Zeilen. Die Summenzeile darunter bleibt dabei unverändert auf dem echten Belegtotal, egal wie du gerade filterst.

Positionsanzahl am Reiter

Ein kleines Zahlen-Kennzeichen am Reiter selbst zeigt die Positionsanzahl, ohne dass du erst hineinklicken musst.

Summenrechnung nach Steuersatz

Darunter steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine eigene Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Alternativpositionen zählen dabei nie mit — weder in den Einzelsummen noch in der Steueraufschlüsselung.

Steuerfreie Auftragsbestätigung

Ist der Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr ins Drittland oder Kleinunternehmerregelung —, zeigt die Umsatzsteuer-Spalte je Position „–" statt eines Prozentsatzes, und die gesamte Steueraufschlüsselung in der Summenzeile entfällt. Maßgeblich ist dabei immer der Belegkopf, nicht einzelne Positions-Steuersätze.

Reiter Abrechnung

Reiter Abrechnung

Wird ein Auftrag nicht in einer Rechnung abgeschlossen, sondern über mehrere Etappen — etwa eine Anzahlung zu Beginn, eine Teilrechnung nach der ersten Etappe und am Ende eine Schlussrechnung —, brauchst du eine Stelle, die zeigt, wie weit du damit bist. Dafür bekommt eine finalisierte Auftragsbestätigung einen fünften Reiter: Abrechnung. Er zeigt vier Kennzahlen (Auftragswert, bereits abgerechnet, bereits bezahlt, vereinnahmte Anzahlungen), den Rest je Auftragsposition und alle bereits gestellten Rechnungen dieses Auftrags, und von hier aus legst du neue Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen an.

Den Reiter gibt es, solange das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul ausgeschaltet, erscheint er nur noch bei einer Auftragsbestätigung, die schon einen Abrechnungsvorgang hat — dann ohne die Schaltflächen Teil-/Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung: Bestehende Rechnungen, Kennzahlen und Reste bleiben einsehbar, und einen Vorgang schließen oder wieder öffnen kannst du weiterhin, nur neue Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen entstehen keine mehr. Zusätzlich zum Modul gilt: Sehen kannst du den Reiter, wenn du Rechnungen sehen darfst. Um daraus Rechnungen anzulegen, brauchst du zusätzlich das Recht, Rechnungen zu bearbeiten — und weiterhin das Recht, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten. Sobald der erste Entwurf existiert, lassen sich Menge, Preis und Rabatt der Positionen hier nicht mehr ändern, nur noch die Kontierungsfelder. Alles Weitere — die Kacheln im Einzelnen, die beiden Dialoge, ein durchgerechnetes Beispiel und was flinkest dabei von sich aus verhindert — steht in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Reiter Änderungsprotokoll

Änderungsverlauf ansehen

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat: „Datensatz erstellt" mit den Startwerten, „Datensatz aktualisiert" bei jeder Feldänderung mit altem und neuem Wert, und ein eigener Eintrag „Beleg abgeschlossen" beim Finalisieren. Eine finalisierte Auftragsbestätigung sollte inhaltlich eingefroren sein — dieser Verlauf ist der Nachweis, dass seitdem nichts mehr geändert wurde.

Stornieren

Kommt ein bestätigter Auftrag doch nicht zustande — der Kunde storniert, oder die Bestätigung ging mit falschem Inhalt hinaus —, nimmst du sie über Auftragsbestätigung stornieren in der Kopfzeile zurück. Die Schaltfläche erscheint nur beim finalisierten Beleg und nur mit der Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu stornieren. Hast du zusätzlich die Berechtigung für Sofortstorno, öffnet sich zuerst der Auswahl-Dialog „Wie soll dieser Beleg storniert werden?" mit Dokumentiertes Storno und Sofortstorno; Weiter führt die gewählte Option aus. Ohne diese Berechtigung öffnet der Klick direkt den unten beschriebenen Storno-Dialog — außer die Auftragsbestätigung ist Ausgangsbeleg eines Abrechnungsvorgangs: Dann erscheint auch ohne Sofortstorno-Berechtigung der Auswahl-Dialog, weil er erklärt, warum gerade gar kein Storno möglich ist (siehe Storno-Sperre).

Sofortstorno

Sofortstorno setzt die Auftragsbestätigung sofort zurück auf Entwurf und gibt ihre Belegnummer wieder frei — ohne Storno-Vermerk. Gedacht für den Fall „gerade erst versehentlich finalisiert, noch niemand hat es gesehen": flinkest meldet „Die Auftragsbestätigung wurde sofortstorniert und ist wieder ein Entwurf" und öffnet den Beleg direkt im Editor. Beim erneuten Finalisieren bekommt sie ihre alte Nummer zurück, solange in der Zwischenzeit keine andere Auftragsbestätigung finalisiert wurde.

Verfügbar ist Sofortstorno nur, solange unter anderem alle diese Punkte zutreffen:

• die Auftragsbestätigung wurde noch nicht per E-Mail versendet,
• sie wurde noch nicht heruntergeladen (die reine PDF-Vorschau zählt nicht, nur ein Klick auf Download),
• sie trägt noch die zuletzt vergebene Nummer ihres Typs — wurde inzwischen eine andere Auftragsbestätigung finalisiert, geht nur noch das dokumentierte Storno,
• sie ist nicht Ausgangspunkt eines Abrechnungsvorgangs — also noch nicht über den Reiter Abrechnung in Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen aufgeteilt.

Trifft ein Punkt nicht mehr zu, bleibt der Auswahl-Dialog trotzdem sichtbar, aber Sofortstorno ist ausgegraut, und darunter steht der Grund — etwa „Am … per E-Mail an … versendet" oder „Dieser Beleg ist Teil eines laufenden Abrechnungsvorgangs". Sofortstorno braucht zusätzlich zur Storno-Berechtigung eine eigene Berechtigung.

Grund und Kommentar

Im Storno-Dialog Auftragsbestätigung stornieren trägst du unter Grund / Kommentar ein, warum storniert wird. Das Feld ist kein Pflichtfeld; flinkest speichert den Text zusammen mit Benutzer und Zeitpunkt des Stornos, damit später nachvollziehbar bleibt, warum die Belegnummer verbraucht wurde. Alle drei Angaben stehen danach im Reiter Details.

Auftragsbestätigung duplizieren und als Entwurf öffnen

Der Haken Auftragsbestätigung duplizieren und als Entwurf öffnen legt beim Stornieren gleich eine Kopie als neuen Entwurf an („Entwurf wurde erstellt") und öffnet sie im Editor — der übliche Weg, wenn die Bestätigung nur inhaltlich falsch war und du sie sofort korrigiert neu ausstellen willst. Den Haken gibt es nur, wenn du Auftragsbestätigungen bearbeiten darfst.

Was beim Bestätigen passiert

Ein Klick auf Auftragsbestätigung stornieren oben rechts im Dialog führt das Storno aus: flinkest meldet „Der Beleg wurde storniert". Die Auftragsbestätigung wird nicht gelöscht, sondern auf „storniert" gesetzt und behält ihre Belegnummer dauerhaft — der Nummernkreis zählt sie weiter mit. Das PDF bekommt das Wasserzeichen „storniert", und die Kopfzeile zeigt danach keine Aktionen mehr.

Storno-Sperre bei laufendem Abrechnungsvorgang

Ist die Auftragsbestätigung Ausgangspunkt eines Abrechnungsvorgangs — du hast im Reiter Abrechnung also schon Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen daraus angelegt —, lässt sie sich überhaupt nicht stornieren, auch nicht dokumentiert. Sonst hingen die bereits gestellten Rechnungen an einem Auftrag, den es nicht mehr gibt.

Das zeigt dir schon der Auswahl-Dialog „Wie soll dieser Beleg storniert werden?", den Auftragsbestätigung stornieren in diesem Fall immer öffnet: Beide Optionen sind ausgegraut. Unter Dokumentiertes Storno steht „Diese Auftragsbestätigung ist Ausgangsbeleg eines Abrechnungsvorgangs und kann nicht storniert werden, solange dieser besteht.", unter Sofortstorno „Dieser Beleg ist Teil eines laufenden Abrechnungsvorgangs". Weil sich keine Option auswählen lässt, bleibt Weiter gesperrt, und die Auftragsbestätigung bleibt unverändert finalisiert.

Persistenz und responsives Verhalten

Reiter merkt sich die Adresse

Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen.

Aktivitäten und Dokumente am rechten Rand

Neben den Reitern liegen die Bereiche Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe zu diesem Beleg, getrennt nach bevorstehend und durchgeführt — und Dokumente, in den du Dateien per Ziehen ablegst.

Schmale Bildschirme

Wird das Fenster schmal, wandern Kennzahlen-Box, Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter statt daneben, und in der Kopfzeile bleiben nur noch das „…"-Menü und Per E-Mail senden als primäre Schaltflächen sichtbar — der Rest wandert in den Überlauf (siehe Menü hinter den drei Punkten).

Verwandte Seiten

• Auftragsbestätigungen
• Auftragsbestätigung bearbeiten
• Auftragsbestätigung anlegen
• Angebotsdetails
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Module
• Projekte
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Wie ändere ich eine Auftragsbestätigung? Solange sie Entwurf ist, über die Schaltfläche Bearbeiten direkt auf dieser Seite oder über die Liste der Auftragsbestätigungen. Ist der Beleg finalisiert, ist er nicht mehr direkt änderbar. Direkt nach dem Finalisieren, solange noch nichts hinausgegangen ist, holst du ihn per Sofortstorno zurück in den Entwurf; sonst stornierst du ihn und lässt dir mit dem Haken Auftragsbestätigung duplizieren und als Entwurf öffnen gleich einen korrigierbaren Entwurf anlegen.

Warum hat mein Beleg noch keine Belegnummer? Weil er noch Entwurf ist. Die Nummer wird genau einmal vergeben, beim Finalisieren — bis dahin steht in der Kopfzeile und in der Kennzahlen-Box Entwurf.

Kann ich einen finalisierten Beleg löschen? Nein. Löschen erscheint nur beim Entwurf. Ein finalisierter Beleg hat eine Nummer aus dem Nummernkreis, die nicht verschwinden soll — ihn nimmst du stattdessen über Auftragsbestätigung stornieren zurück, direkt nach dem Finalisieren auch per Sofortstorno.

Kann ich eine Auftragsbestätigung verschicken, solange sie Entwurf ist? Nein. Per E-Mail senden erscheint erst nach dem Finalisieren — vorher hätte der Kunde ein Dokument ohne Belegnummer in der Hand.

Übernimmt der neue Lieferschein oder die neue Rechnung automatisch die aktuellen Kundenpreise? Nur, wenn du das im Dialog vorher so wählst. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen leer, dann übernimmt flinkest die Positionen exakt so, wie sie auf der Auftragsbestätigung stehen. Erst mit gesetztem Haken werden Preis und Rabatt gegen die aktuellen Artikel- und Kundendaten neu berechnet — dasselbe gilt beim Duplizieren.

Kann ich eine Auftragsbestätigung in mehreren Rechnungen abrechnen? Ja: Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistung, eine Anzahlungsrechnung im Voraus und am Ende eine Schlussrechnung für den Rest. Du legst sie über Folgebeleg erstellen → Teil-/Anzahlungsrechnung erstellen bzw. Schlussrechnung erstellen an oder direkt im Reiter Abrechnung. Voraussetzung ist, dass das Modul Teil- und Schlussrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es aus. Details dazu in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.