Auftragsbestätigungsdetails

Die Auftragsbestätigungsdetails sind die Belegakte einer einzelnen Auftragsbestätigung — der bereits angenommene Auftrag, den du von hier aus nachvollziehst und weiterführst: PDF, Eckdaten, Positionen und die Vorgeschichte des Belegs an einem Ort. Wie die Seite aussieht und was du tun kannst, hängt strikt vom Belegstatus ab — ein Entwurf lässt sich noch ändern und finalisieren, ein finalisierter Beleg ist eingefroren und führt stattdessen in Richtung Lieferschein, Rechnung oder E-Mail-Versand weiter.

Zugriff, Kopf und Navigation

Auftragsbestätigung öffnen

Du kommst über einen Klick in der Liste der Auftragsbestätigungen hierher, oder über den Vorgänger-/Nachfolger-Link eines verwandten Belegs. Oben in der Kopfzeile steht Auftragsbestätigung mit der Belegnummer, sobald der Beleg finalisiert ist — bei einem Entwurf steht dort stattdessen Entwurf, weil er noch keine Nummer trägt. Sichtbar ist die Seite mit der Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu sehen; fehlt sie, landest du auf der Fehlerseite.

Falscher Belegtyp öffnet die Fehlerseite

Rufst du diese Seite mit der Beleg-ID eines anderen Belegtyps auf — etwa aus einem alten oder falsch kopierten Link, der eigentlich auf eine Rechnung zeigt —, prüft flinkest den tatsächlichen Belegtyp und zeigt „nicht gefunden" statt der fremden Belegdaten. So bekommst du nie versehentlich die Daten eines anderen Belegs unter der Auftragsbestätigungs-Adresse zu sehen.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Auftragsbestätigung bearbeiten

Solange der Beleg Entwurf ist, führt die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts direkt in den Editor — denselben, den du auch über die Liste erreichst. Sobald der Beleg finalisiert ist, verschwindet die Schaltfläche wieder; ändern lässt er sich dann nicht mehr, nur noch duplizieren oder in einen Folgebeleg überführen. Du brauchst dafür die Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten — ohne sie bleibt die Schaltfläche unsichtbar.

Auftragsbestätigung finalisieren

Beim Entwurf ist Auftragsbestätigung finalisieren die primäre Schaltfläche der Kopfzeile. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden."; nach Ja, ausführen meldet flinkest „Der Beleg wurde finalisiert" und lädt die Detailseite des nun finalisierten Belegs. Anders als beim Angebot funktioniert das Finalisieren auch ohne eine einzige Position — ein leerer Entwurf lässt sich ebenso abschließen.

Belegnummer. Erst beim Finalisieren bekommt der Beleg seine Nummer aus dem Nummernkreis der Beleg-Einstellungen — ein Entwurf trägt nie eine. Dieselbe Berechtigung wie beim Bearbeiten ist hier nötig.

Folgebeleg erstellen

Aus einer bestätigten Auftragsbestätigung lässt sich der nächste Schritt direkt anstoßen: Folgebeleg erstellen bietet Lieferschein erstellen oder Rechnung erstellen an — je nachdem, ob als Nächstes die Ware rausgeht oder die Rechnung gestellt wird. Beide öffnen zuerst einen Dialog mit dem Kontrollkästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Lässt du es leer, übernimmt flinkest jede Position exakt wie im Ursprungsbeleg — Preis, Rabatt und Summe bleiben unverändert. Setzt du den Haken, ermittelt flinkest bei Positionen mit verknüpftem Artikel den aktuellen Artikel-Verkaufspreis und den für diesen Kunden geltenden Rabatt neu; bei freien Positionen ohne Artikel ändert sich nur der Rabatt, abgeleitet aus dem allgemeinen Kundenrabatt.

Enthält die Auftragsbestätigung Alternativpositionen, zeigt derselbe Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion: eine Checkbox je Alternativposition, standardmäßig abgewählt. Nicht ausgewählte Alternativpositionen fehlen auf dem neuen Beleg — du entscheidest also bei jedem Folgebeleg neu, welche der optional angebotenen Positionen tatsächlich mitgehen.

Bestätigst du den Dialog, legt flinkest den neuen Beleg als Entwurf an, verknüpft ihn mit der Auftragsbestätigung (dort erscheint er später als Nachfolger) und öffnet ihn zur Bearbeitung. Er bekommt seine eigene Nummer erst bei seinem eigenen Finalisieren. Eine so erzeugte Rechnung ist immer eine gewöhnliche Gesamtrechnung ohne eigenen Abrechnungsvorgang — willst du stattdessen in Etappen abrechnen, nutze den Reiter Abrechnung.

Angeboten wird dir dabei nur, was du auch anlegen darfst: Für Lieferschein erstellen brauchst du die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten, für Rechnung erstellen die, Rechnungen zu bearbeiten.

Beleg herunterladen

Download öffnet das PDF des finalisierten Belegs in einem neuen Tab — praktisch für die Weitergabe außerhalb von flinkest, etwa als Anhang in einem anderen Mailprogramm.

Auftragsbestätigung duplizieren

Duplizieren öffnet denselben Preise-neu-berechnen-Dialog wie beim Folgebeleg oben, allerdings ohne die Alternativpositionen-Auswahl — die Kopie bleibt vom selben Typ, es gibt also nichts wegzulassen. Bestätigst du, legt flinkest eine neue Auftragsbestätigung als Entwurf ohne Nummer an; anders als beim Folgebeleg entsteht dabei keine Verknüpfung zum Original. Auch anders als bei Angebot und Kostenvoranschlag, wo eine Kopie sofort ein fertiger Beleg wird: Die Kopie einer Auftragsbestätigung ist immer ein Entwurf, den du erst noch finalisieren musst.

Du brauchst dafür die Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten.

Per E-Mail senden

per e-mail senden steht nur beim finalisierten Beleg zur Verfügung — ein Entwurf ohne Belegnummer lässt sich nicht verschicken. Hat der Kunde nur eine hinterlegte Adresse, sendet ein Klick sofort; sind zwei Empfänger möglich (Kontaktadresse und eine abweichende Lieferadresse mit eigener E-Mail), öffnet sich stattdessen ein kleines Auswahlmenü. Sichtbar ist die Schaltfläche nur mit der Berechtigung, Belege zu versenden.

Im Dialog per e-mail senden trägst du Empfänger, Betreff und Nachricht ein — Betreff und Nachricht kommen vorbefüllt aus den Beleg-Einstellungen und lassen sich hier noch anpassen; Platzhalter wie {number} oder {contact_name} ersetzt flinkest erst beim tatsächlichen Versand durch die Werte dieser Auftragsbestätigung. senden bleibt gesperrt, bis mindestens ein gültiger Empfänger und ein Betreff eingetragen sind.

Drei mögliche Ausgänge. Erreicht die Mail alle eingetragenen Empfänger, meldet flinkest „E-Mail(s) wurde(n) gesendet", der Dialog schließt, und der Beleg bekommt das Kennzeichen Per E-Mail versendet. Erreicht bei mehreren Empfängern nur ein Teil die Mail, schließt der Dialog trotzdem und das Kennzeichen wird ebenfalls gesetzt — zusätzlich meldet flinkest als Warnhinweis, welche Adressen nicht erreicht wurden. Erreicht dagegen keiner der Empfänger die Mail, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben offen, flinkest meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden", und das Kennzeichen bleibt unverändert — ein sofortiger neuer Versuch ist möglich.

Anhänge im Mail-Dialog

Ganz oben in der Anhangsliste des Mail-Dialogs steht unveränderlich ein Eintrag mit der Bezeichnung „Auftragsbestätigung ", gekennzeichnet mit Wird immer gesendet und einem Schloss-Symbol — dieser Eintrag hat kein Kästchen zum Abwählen und keine Schaltfläche zum Entfernen. Das Beleg-PDF hängt also in jedem Fall an, unabhängig davon, was sonst im Dialog gewählt wird.

Zusätzliche Dateien lässt du per Ziehen auf die Fläche fallen; mit dem Haken Auch als Dokument speichern bleibt eine solche Datei danach an der Auftragsbestätigung hängen. Über Bestehendes Dokument wählen greifst du stattdessen auf schon vorhandene Dateien zu — auf Dokumentvorlagen und auf Dokumente, die bereits an dieser Auftragsbestätigung hängen.

E-Mail-Verlauf ansehen

Sobald der Beleg mindestens einmal verschickt wurde, steht in der Kopf-Subinfo das anklickbare Kennzeichen Per E-Mail versendet; dasselbe Fenster öffnet auch der Menüpunkt E-Mail Historie im „…"-Menü. Beide zeigen alle E-Mails, die zu dieser Auftragsbestätigung verschickt wurden, mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt — praktisch, um nachzuvollziehen, ob eine Zusendung wirklich hinausgegangen ist. Sichtbar nur mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Menü hinter den drei Punkten

Welche Einträge im „…"-Menü erscheinen, hängt vom Belegstatus ab: Beim Entwurf steht dort nur Löschen, beim finalisierten Beleg Duplizieren und E-Mail Historie. Auf einem schmaleren Fenster wandern zusätzlich Folgebeleg erstellen und Download hierher, sobald für die primären Schaltflächen der Kopfzeile nicht mehr genug Platz ist. Das Menü selbst erscheint nur, wenn es mindestens einen Eintrag hat.

Auftragsbestätigung löschen

Löschen steht nur beim Entwurf im „…"-Menü. Die Rückfrage lautet „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?"; nach Ja, löschen verschwindet der Beleg samt Positionen, und du landest wieder in der Liste. Ein finalisierter Beleg lässt sich hier nicht löschen — seine Nummer ist bereits vergeben und darf nicht wieder frei werden. Du brauchst dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten.

Stornierter Beleg zeigt keine Aktionen mehr

Eine stornierte Auftragsbestätigung — ein seltener, nur über einen technischen Sonderweg erreichbarer Zustand — zeigt in der Kopfzeile weder eine primäre Schaltfläche noch ein „…"-Menü: Ein stornierter Beleg ist fachlich erledigt, nur noch zum Nachlesen da.

Kennzahlen-Box

Kennzahlen auf einen Blick

Rechts neben den Reitern — bei schmalem Fenster darüber — steht die Kennzahlen-Box mit Belegnummer (beim Entwurf Entwurf), Betrag als Bruttobetrag, Datum und dem Empfänger als Link auf den Kunden, darunter dessen Anschrift. Einen eigenen Block für den Zahlungsstatus gibt es hier anders als bei Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift nicht — eine Auftragsbestätigung ist selbst nie eine Zahlungsaufforderung, bezahlt wird erst, sobald daraus eine Rechnung entsteht.

Lieferadresse in der Kennzahlen-Box

Weicht die Lieferadresse von der Rechnungsadresse des Kunden ab, folgt in der Kennzahlen-Box ein eigener Block Lieferadresse — praktisch, wenn eine Filiale oder Baustelle beliefert wird, aber die Rechnung an die Zentrale geht.

Reiter Beleg

PDF-Vorschau ansehen

Der erste Reiter zeigt das PDF in einem Betrachter mit Blättern, Zoom, Drucken und Herunterladen aus der Toolbar des Viewers — das echte Dokument aus dem Belegarchiv, keine Annäherung. Wie es aussieht, bestimmt das Belegdesign.

Auch ein Entwurf hat schon ein PDF. Es trägt quer über die Seite das Wasserzeichen Entwurf, und auch im Kopf steht bei der Nummer Entwurf — verwechseln lassen sich die beiden Stände damit nicht.

PDF bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes diesen Beleg — etwa eine interne Notiz —, während du die Seite offen hast, laden sich PDF und Details-Reiter von selbst neu, ohne dass du die Seite neu öffnen musst. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb genauso wie bei eigenen Änderungen in einem zweiten Tab.

Reiter Details

Kopfdaten auf einen Blick

Der Block Allgemein zeigt Summe, Datum, Erstellt am und Erstellt von; dazu Unterschrieben von, wenn der Beleg unterschrieben wurde.

Verweis auf die Bestellung

Ist die Auftragsbestätigung aus einer B2B-Shop-Bestellung entstanden, steht im Block Allgemein ein Verweis Bestellung #… mit Datum — der Absprung dorthin, ohne selbst suchen zu müssen. Der Block erscheint nur, wenn die Auftragsbestätigung wirklich aus einer solchen Bestellung stammt.

Vorgänger verfolgen

Ist die Auftragsbestätigung aus einem Angebot entstanden — etwa weil der Kunde es angenommen hat —, steht Belegart und Nummer dieses Angebots als Link im Block Allgemein. So findest du zurück, worauf diese Auftragsbestätigung fußt, ohne die Liste zu bemühen.

Nachfolger verfolgen

Ist aus der Auftragsbestätigung bereits ein Lieferschein oder eine Rechnung entstanden, erscheint auch dieser Beleg hier als Link — allerdings immer nur der zuletzt erzeugte Weg. Hast du mehrfach einen Folgebeleg angelegt, zeigt dieser Block also nur den jüngsten, nicht die gesamte Historie.

Empfänger und Adresse

Der Block Empfänger zeigt den Kontakt als Link auf den Kunden und dessen vollständige Rechnungsadresse.

Lieferadresse im Details-Block

Ist eine vollständige, abweichende Lieferadresse erfasst, steht sie im Block Sonstiges — derselbe Fall wie in der Kennzahlen-Box oben, hier als vollständiger Adressblock.

Interne Notizen

Eine im Editor hinterlegte interne Notiz erscheint hier als eigener Block. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden — reiner interner Vermerk.

Reiter Positionen

Positionsliste mit Artikel-Absprung

Der dritte Reiter zeigt die Positionen mit Pos, Menge, Einheit, Artikelnummer, Beschreibung, Stückpreis, Rabatt, Summe und Umsatzsteuer. Ein Klick auf eine Artikelbezeichnung führt zu den Artikeldetails.

Positionen durchsuchen

Über der Liste findest du eine Freitextsuche, die Artikelnummer und Beschreibung durchsucht — rein clientseitig, sie filtert nur die angezeigten Zeilen. Die Summenzeile darunter bleibt dabei unverändert auf dem echten Belegtotal, egal wie du gerade filterst.

Positionsanzahl am Reiter

Ein kleines Zahlen-Kennzeichen am Reiter selbst zeigt die Positionsanzahl, ohne dass du erst hineinklicken musst.

Summenrechnung nach Steuersatz

Darunter steht die Summenrechnung: Netto, je Steuersatz eine eigene Zeile zzgl. … % Umsatzsteuer und zuletzt Summe als Bruttobetrag. Alternativpositionen zählen dabei nie mit — weder in den Einzelsummen noch in der Steueraufschlüsselung.

Steuerfreie Auftragsbestätigung

Ist der Beleg steuerfrei — innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr ins Drittland oder Kleinunternehmerregelung —, zeigt die Umsatzsteuer-Spalte je Position „–" statt eines Prozentsatzes, und die gesamte Steueraufschlüsselung in der Summenzeile entfällt. Maßgeblich ist dabei immer der Belegkopf, nicht einzelne Positions-Steuersätze.

Reiter Abrechnung

Reiter Abrechnung

Wird ein Auftrag nicht in einer Rechnung abgeschlossen, sondern über mehrere Etappen — etwa eine Anzahlung zu Beginn, eine Teilrechnung nach der ersten Etappe und am Ende eine Schlussrechnung —, brauchst du eine Stelle, die zeigt, wie weit du damit bist. Dafür bekommt eine finalisierte Auftragsbestätigung einen fünften Reiter: Abrechnung. Er zeigt vier Kennzahlen (Auftragswert, bereits abgerechnet, bereits bezahlt, vereinnahmte Anzahlungen), den Rest je Auftragsposition und alle bereits gestellten Rechnungen dieses Auftrags, und von hier aus legst du neue Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen an.

Sehen kannst du den Reiter, wenn du Rechnungen sehen darfst. Um daraus Rechnungen anzulegen, brauchst du zusätzlich das Recht, Rechnungen zu bearbeiten — und weiterhin das Recht, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten. Sobald der erste Entwurf existiert, lassen sich Menge, Preis und Rabatt der Positionen hier nicht mehr ändern, nur noch die Kontierungsfelder. Alles Weitere — die Kacheln im Einzelnen, die beiden Dialoge, ein durchgerechnetes Beispiel und was flinkest dabei von sich aus verhindert — steht in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Reiter Änderungsprotokoll

Änderungsverlauf ansehen

Der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung ein Uhr-Symbol und zeigt als Zeitleiste, wer wann was getan hat: „Datensatz erstellt" mit den Startwerten, „Datensatz aktualisiert" bei jeder Feldänderung mit altem und neuem Wert, und ein eigener Eintrag „Beleg abgeschlossen" beim Finalisieren. Eine finalisierte Auftragsbestätigung sollte inhaltlich eingefroren sein — dieser Verlauf ist der Nachweis, dass seitdem nichts mehr geändert wurde.

Persistenz und responsives Verhalten

Reiter merkt sich die Adresse

Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen.

Aktivitäten und Dokumente am rechten Rand

Neben den Reitern liegen die Bereiche Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe zu diesem Beleg, getrennt nach bevorstehend und durchgeführt — und Dokumente, in den du Dateien per Ziehen ablegst.

Schmale Bildschirme

Wird das Fenster schmal, wandern Kennzahlen-Box, Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter statt daneben, und in der Kopfzeile bleiben nur noch das „…"-Menü und per e-mail senden als primäre Schaltflächen sichtbar — der Rest wandert in den Überlauf (siehe Menü hinter den drei Punkten).

Verwandte Seiten

• Auftragsbestätigungen
• Auftragsbestätigung bearbeiten
• Auftragsbestätigung anlegen
• Angebotsdetails
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Wie ändere ich eine Auftragsbestätigung? Solange sie Entwurf ist, über die Schaltfläche Bearbeiten direkt auf dieser Seite oder über die Liste der Auftragsbestätigungen. Ist der Beleg finalisiert, ist er nicht mehr änderbar; dann hilft nur eine neue Auftragsbestätigung, etwa über Duplizieren.

Warum hat mein Beleg noch keine Belegnummer? Weil er noch Entwurf ist. Die Nummer wird genau einmal vergeben, beim Finalisieren — bis dahin steht in der Kopfzeile und in der Kennzahlen-Box Entwurf.

Kann ich einen finalisierten Beleg löschen? Nein. Löschen erscheint nur beim Entwurf. Ein finalisierter Beleg hat eine Nummer aus dem Nummernkreis, die nicht verschwinden soll.

Kann ich eine Auftragsbestätigung verschicken, solange sie Entwurf ist? Nein. per e-mail senden erscheint erst nach dem Finalisieren — vorher hätte der Kunde ein Dokument ohne Belegnummer in der Hand.

Übernimmt der neue Lieferschein oder die neue Rechnung automatisch die aktuellen Kundenpreise? Nur, wenn du das im Dialog vorher so wählst. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen leer, dann übernimmt flinkest die Positionen exakt so, wie sie auf der Auftragsbestätigung stehen. Erst mit gesetztem Haken werden Preis und Rabatt gegen die aktuellen Artikel- und Kundendaten neu berechnet — dasselbe gilt beim Duplizieren.

Kann ich eine Auftragsbestätigung in mehreren Rechnungen abrechnen? Ja, über den Reiter Abrechnung: Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistung, eine Anzahlungsrechnung im Voraus und am Ende eine Schlussrechnung für den Rest. Details dazu in Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.