Auftragsbestätigung bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du eine Auftragsbestätigung inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Eine Auftragsbestätigung ist der Beleg, mit dem du dem Kunden den angenommenen Auftrag schriftlich bestätigst — sie steht zwischen dem Angebot und der Lieferung. Links arbeitest du am Beleg, rechts daneben liegt die Vorschau auf das fertige PDF, genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Anders als ein Angebot ist eine Auftragsbestätigung zunächst ein Entwurf: Ihre Nummer bekommt sie erst beim Finalisieren, und danach ist der Editor für sie gesperrt. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen — diese Seite beschreibt die Auftragsbestätigungs-Sicht.

Zugriff & Grundgerüst

Editor öffnen

Du kommst über einen Entwurf aus der Liste der Auftragsbestätigungen, über Zu Auftragsbestätigung weiterführen aus einem Angebot oder direkt über Beleg erstellen bei einem Kunden hierher. Ganz oben steht Auftragsbestätigung bearbeiten. Der Editor öffnet nur, wer Auftragsbestätigungen bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht brauchst du auch, um den Entwurf zu löschen (siehe unten).

Beim Öffnen lädt flinkest den Beleg samt seinen Positionen und dem zugehörigen Kontakt und baut die Kopfzeile mit Titel „Auftragsbestätigung bearbeiten" auf, darunter die Breadcrumb — siehe Navigation weiter unten.

Nach dem Finalisieren ist Schluss

Rufst du die Bearbeiten-Adresse einer bereits finalisierten oder stornierten Auftragsbestätigung auf — über einen alten Lesezeichen-Link, aus einer E-Mail oder über den Zurück-Pfeil des Browsers —, erscheint „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich" und flinkest bringt dich in die Detailansicht. Löschen ist dann ebenfalls vorbei — „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden".

Ist inhaltlich etwas zu ändern, führt der Weg über die Detailansicht. Direkt nach dem Finalisieren, solange die Auftragsbestätigung unter anderem weder versendet noch heruntergeladen ist, holt ein Sofortstorno sie zurück in den Entwurf und öffnet sie wieder hier im Editor. Sonst stornierst du sie und lässt dir dabei gleich eine korrigierbare Kopie als neuen Entwurf anlegen, oder du duplizierst sie.

Ändert jemand anderes denselben Beleg — etwa eine Kollegin, die ihn gerade finalisiert —, lädt der Editor ihn automatisch nach; bist du dabei gerade in einem Dialog mit ungespeicherten Eingaben, gehen die dabei nicht verloren, du landest nach dem Nachladen aber ebenfalls in der Detailansicht.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ist er an, teilt sich der Bildschirm: links das Formular, rechts das PDF. Die Trennlinie lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet, damit das Formular die volle Breite bekommt.

Die Vorschau ist kein Entwurfsbild, sondern das echte Beleg-PDF aus dem Archiv. Nach jeder gespeicherten Änderung erzeugt flinkest es neu und die Vorschau aktualisiert sich — deshalb springt sie nach dem Speichern kurz um. Solange die Auftragsbestätigung Entwurf ist, trägt das PDF das Wasserzeichen Entwurf; beim Finalisieren fällt es weg. Wie das Dokument aussieht — Spalten, Reihenfolge, sichtbare Blöcke — legst du im Belegdesign fest; für einzelne Kunden oder für genau diesen Beleg lässt sich ein anderes Design wählen (siehe Belegdesign für diesen Beleg).

Das PDF entsteht nicht im Browser. flinkest baut es auf dem Server und lädt es erst danach in den Betrachter. Bis es da ist, siehst du rechts eine weiße Fläche und im Seitenzähler oben eine 0 — beim Öffnen des Editors ebenso wie nach dem Speichern. Das ist kein Fehler, sondern nur die Zeit, die das Erzeugen braucht.

Der Dateiname beim Herunterladen. Lädst du das PDF herunter, heißt die Datei nach der Belegnummer. Ein Entwurf hat noch keine, deshalb setzt flinkest den Namen aus der Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen zusammen.

Leerer Entwurf

Hat der Entwurf noch keine einzige Position, zeigt der Editor statt einer leeren Liste den Hinweis, eine der Schaltflächen unter der Liste anzuklicken, um eine Position zu erstellen — siehe Position hinzufügen weiter unten. Auch ein komplett positionsloser Entwurf lässt sich finalisieren, dann trägt der Beleg schlicht keine Positionen.

Jeder Dialog speichert für sich

Es gibt kein globales „Speichern" für die ganze Auftragsbestätigung. Sobald du im Empfänger-, Details-, Text- oder Positionsdialog auf Speichern klickst, steht die Änderung im Beleg, und flinkest rechnet Summen und PDF neu. Schließt du stattdessen einen dieser Dialoge mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen — so geht keine Eingabe versehentlich verloren.

Kopfdaten — schlanker als bei der Rechnung

Ein Klick auf die Box Details öffnet den Dialog Beleg Details. Er ist bewusst schmaler als bei der Rechnung: Zahlungsziel und Leistungszeitraum fehlen, weil eine Auftragsbestätigung weder eine Zahlungsaufforderung ist noch selbst einen umsatzsteuerlichen Leistungszeitpunkt festschreibt — beides entsteht erst mit dem Folgebeleg.

Belegdatum ohne Mindestdatum-Sperre

Das Belegdatum ist im Dialog das einzige Pflichtfeld. Anders als bei einer Rechnung prüft flinkest es bei einer Auftragsbestätigung nicht gegen andere Belege — die Regel, dass eine Rechnung nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung datiert sein darf, gilt nur für Rechnungen. Du darfst das Datum also auch rückdatieren; das wirkt sich nur darauf aus, in welchem Monats- oder Jahresblock die Belegnummer später beim Finalisieren vergeben wird, falls der Nummernkreis periodisch neu startet.

Projekt zuordnen

Über Projekt ordnest du die Auftragsbestätigung einem Projekt des gewählten Kunden zu — praktisch für die spätere projektbezogene Auswertung, genau wie bei der Rechnung. Das Feld erscheint nur, wenn du Projekte ansehen darfst.

Kein Leistungszeitraum und kein Zahlungsziel

Drei Blöcke, die du von anderen Belegarten kennst, fehlen hier mit Absicht: Der Leistungszeitraum beziehungsweise das Lieferdatum gehört in den Lieferschein, Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen in die Rechnung, und ein „Gültig bis" mit Erinnerung gibt es nur beim Angebot. Die Auftragsbestätigung hält fest, was beauftragt ist — die Termine und Fristen entstehen in den Folgebelegen.

Steuerbefreiung / Reverse Charge wählen

Unter Buchhaltung → Steuerbefreiung / Reverse Charge wählst du eine von drei Umsatzarten: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland). Jede dieser drei Einstellungen macht den gesamten Beleg steuerfrei. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung wählst du zusätzlich die Art des Geschäfts: Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft (wählst du die EU-Umsatzart hier neu aus, ist Waren vorbelegt). Das Dreiecksgeschäft ist der Fall, in dem du bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Land einkaufst und an einen Kunden in einem dritten EU-Land verkaufst, während die Ware direkt vom Lieferanten zu deinem Kunden geht. Was die drei Arten rechtlich bedeuten, erklärt der Hinweis Rechtliche Auswirkungen der Export-Liefertypen direkt unter der Auswahl. Ohne Auswahl wird ganz normal mit Umsatzsteuer gerechnet.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Beim Anlegen übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom Kunden — bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt ist; fehlt sie, bleibt die Auftragsbestätigung vorerst umsatzsteuerpflichtig, lässt sich hier aber jederzeit von Hand nachtragen. Die Art des Geschäfts (Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft) kommt dabei aus der Art der EU-Lieferung beim Kunden; ist dort nichts gewählt, gilt Waren. Danach ist die Angabe in diesem Dialog maßgeblich. Ändert sich später etwas am Kunden, wird eine bestehende Auftragsbestätigung dadurch nicht nachträglich anders besteuert.

Änderst du die Umsatzart hier selbst, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen sofort neu durch: Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Preis, Menge und Rabatt bleiben dabei unangetastet. Beim Finalisieren selbst wird dagegen nicht mehr neu gerechnet — eine steuerbefreite Auftragsbestätigung wird beim Finalisieren nur noch geprüft und zur Sicherheit auf Zeilensteuer 0 gezwungen, eine nicht befreite Auftragsbestätigung geht exakt so raus, wie sie zuletzt gespeichert wurde. Wer nach dem Ändern der Umsatzart also noch etwas an einer Position korrigieren will, muss das vor dem Finalisieren erledigen.

Hinweistext auf dem PDF. Eine steuerfreie Auftragsbestätigung trägt — wie die spätere Rechnung — den passenden gesetzlichen Hinweis: bei der innergemeinschaftlichen Lieferung je einen eigenen Text für Waren, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäft, dazu je einen für Ausfuhrlieferung und Bauleistung. Diese Texte pflegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen, für das Dreiecksgeschäft im Feld Text für Dreiecksgeschäfte in EU-Länder.

Kleinunternehmer. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert, ist jeder Beleg steuerfrei — unabhängig vom Kunden und von der hier gewählten Umsatzart.

Referenz und interne Notizen

Unter Anderes → Referenz trägst du freien Text ein, der am Beleg erscheint (zum Beispiel eine Bestellnummer des Kunden). Interne Notizen sind dagegen nur für euch intern — diese Notiz erscheint nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Belegdesign für diesen Beleg

Manche Kunden verlangen ein eigenes Erscheinungsbild, oder ein einzelner Auftrag soll anders aussehen als üblich, etwa mit einem anderen Briefkopf. Unter Anderes → Belegdesign wählst du dafür ein Design, das nur für diese Auftragsbestätigung gilt. Bleibt das Feld leer, greift das beim Kunden für Auftragsbestätigungen hinterlegte Design, sonst das aus dem Belegdesign. Welches das gerade ist, zeigt der graue Platzhalter im leeren Feld: „Belegdesign des Kunden: …" oder „Belegdesign aus dem Belegdesigner". Nach dem Speichern erzeugt flinkest das PDF mit dem gewählten Design neu.

Empfänger, Positionen, Kopf-/Fußtext

Diese Bereiche funktionieren identisch zum Rechnungs-Editor — hier die Auftragsbestätigungs-Sicht darauf.

Empfängeradresse und Lieferadresse

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Beide sind ab der Auftragsbestätigung fachlich gesetzt: Anders als beim Angebot, wo nur eine Adresse zählt, weißt du hier schon, wohin geliefert wird — auch wenn beide Adressen bei einem neu angelegten Entwurf zunächst identisch sind.

Empfänger ändern

Ein Klick auf die Box öffnet den Dialog Empfänger definieren:

• Bestehender Kunde — Pflichtfeld. Wählst du hier einen Kunden, übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort und Land als Empfänger- und Lieferadresse.
• Rechnungsadresse ändern — blendet die Adressfelder zum Bearbeiten ein. Änderungen betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz. Möchtest du die geänderte Anschrift auch beim Kunden hinterlegen, setze zusätzlich den Haken Kundenstammsatz aktualisieren — der erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.
• Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte hinterlegt und darfst du Kundenstandorte ansehen, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen davon aus, statt die Adresse zu tippen.

Speichern ist erst möglich, wenn ein Kunde gewählt ist. Hat der Kunde eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig". Das ist nur ein Hinweis — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung des Belegs nichts.

Einleitungstext und Abschlusstext

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind beim Anlegen der Auftragsbestätigung aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Text für Auftragsbestätigungen hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog, in dem du den Text für genau diesen Beleg anpasst. Ist noch kein Text da, steht in der Box „Einleitungstext hinzufügen" beziehungsweise „Abschlusstext hinzufügen".

Positionsliste: Ansichten, Sortieren und Aktionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste. Rechts über der Liste schaltest du zwischen zwei Ansichten um:

• Kompakt — je Zeile Menge, Einheit, Bezeichnung und die Positionssumme.
• Erweitert — statt der Kurzzeile die Bezeichnung mit kleinen Kennzeichen für Einheit, Artikelnummer, Charge, Seriennummer, Kostenstelle und Kostenschlüssel (dazu das Buchungskonto, wenn dein Unternehmen selbst kontiert), dazu eine Rechenzeile mit Menge, Einzelpreis (netto) und Summe. Ist ein Rabatt gesetzt, steht beim Einzelpreis der rabattierte Preis und dahinter in Klammern der Rabattbetrag.

Eine Position mit dem Haken Alternativposition trägt in beiden Ansichten zusätzlich die Kennzeichnung Optional; in der Kompakt-Ansicht steht ihr Betrag dabei in Klammern.

Jede Zeile hat links einen Anfasser zum Ziehen und die Positionsnummer, rechts drei Schaltflächen: Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Zeile am Anfasser an ihren neuen Platz ziehst — flinkest vergibt danach alle Positionsnummern neu und erzeugt das PDF frisch. Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine Positionsnummer, sie zählen in der Nummerierung nicht mit. Duplizieren legt eine Kopie am Ende der Liste an — bei einer Gruppe samt allen Unterpositionen — und öffnet die Kopie gleich zum Bearbeiten. Löschen fragt vorher nach; löschst du eine Gruppe, verschwinden auch ihre Unterpositionen.

Zum Hinzufügen liegt unter der Liste eine eigene Leiste:

• Katalog — öffnet die Artikelauswahl Artikel auswählen mit Kategorien, Suchfeld und Blätterleiste. Ein Klick auf einen Artikel legt die Position an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten.
• Manuell — legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht.
• Weitere Optionen (Symbol mit drei Punkten) — Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren.
• Barcodescanner an/aus — erscheint nur, wenn der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist.

Der Editor hat bewusst keine eigene Summenzeile — die Summen stehen dort, wo sie der Kunde sieht: in der Belegvorschau. flinkest rechnet sie nach jeder gespeicherten Änderung neu und speichert Netto-, Steuer- und Gesamtsumme am Beleg; von dort holt sie auch die Liste der Auftragsbestätigungen für ihre Summenspalte. Gezählt werden alle Positionen der obersten Ebene; Positionen innerhalb einer Gruppe fließen über ihre Gruppe ein. Jede Position mit dem Haken „Alternativposition" bleibt außen vor — ob einzeln oder als ganze Gruppe. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz getrennt ausgewiesen. Eine Zwischensumme innerhalb des Belegs bekommst du über die Gruppen-Option Zwischensumme anzeigen.

Artikel aus dem Katalog

Der Dialog Belegposition bearbeiten zeigt oben Artikelname, Artikelnummer und Einheit, darunter die Beschreibung. Die Beschreibung kommt vom Artikel, lässt sich hier für diesen einen Beleg ändern und wird gedruckt, sofern die Beschreibungsspalte im Belegdesign sichtbar ist. Platzhalter in der Artikelbeschreibung, etwa für Artikelnummer oder Verkaufspreis, ersetzt flinkest dabei durch die Werte des Artikels. Unter Menge & Preis stehen Menge (Pflicht), Einzelpreis (netto), Rabatt pro Stück mit Umschalter zwischen € und % sowie die Summe — die Summe wird gerechnet und ist nicht änderbar; bei gesetztem Rabatt heißt sie „Summe abzgl. Rabatt". Ist der Artikel lagergeführt und darfst du Lager ansehen, kommt ein Feld Lager dazu. Unter Sonstiges erfasst du Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer — auch bei Artikeln ohne Lagerführung, etwa die Seriennummer eines verkauften Geräts. Unter mehr Optionen liegt der Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt.

Beim Anlegen aus dem Katalog übernimmt flinkest Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit, Beschreibung und Standardlager vom Artikel und setzt den Rabatt aus den Preisvereinbarungen des Kunden — geprüft wird in dieser Reihenfolge: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt.

Kundenpreis als Rabatt oder als Einzelpreis. Wie ein Sonderpreis für genau diesen Artikel auf dem Beleg erscheint, legt die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise fest — beim Kunden, sonst in den Beleg-Einstellungen. Mit Normalpreis mit Rabatt steht der Verkaufspreis als Einzelpreis da und die Differenz als Rabatt. Mit Kundenpreis als Einzelpreis steht direkt der vereinbarte Preis als Einzelpreis da, ohne Rabatt — praktisch etwa für einen vereinbarten Stundensatz. Beispiel: Verkaufspreis 100 €, Kundenpreis 85 € — entweder 100 € mit 15 € Rabatt oder 85 € ohne Rabatt; die Positionssumme ist dieselbe. Liegt der Kundenpreis über dem Verkaufspreis, steht er immer als Einzelpreis da.

Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum aus dem Lagerbestand wählen. Sobald du bei einem lagergeführten Artikel ein Lager ausgewählt hast und Lager ansehen darfst, erscheint neben dem Feld Charge eine zusätzliche Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen. Sie öffnet eine Kartenübersicht der auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Chargen samt verfügbarer Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum; ein Klick auf eine Karte übernimmt beides zusammen ins Formular, statt dass du die Werte selbst eintippst oder abtippst. Sind für Chargen keine Bestände hinterlegt, steht dort „Keine Chargen für dieses Lager erfasst". Trägt eine Charge mehrere unterschiedliche Mindesthaltbarkeitsdaten (ein Datenpflege-Sonderfall), erscheinen dafür mehrere Karten mit dem Hinweis, dass sich die angezeigte Menge auf die ganze Charge bezieht, nicht nur auf dieses eine Datum.

Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer bleiben freiwillig. Alle drei Felder sind an der Auftragsbestätigung nie Pflicht, auch nicht bei einem Artikel mit hinterlegter Chargen-, Mindesthaltbarkeits- oder Seriennummernpflicht — diese Pflicht greift ausschließlich im Lieferschein, weil dort tatsächlich Ware bewegt wird.

Anders als bei einer Rechnung: kein Buchhaltungs-Block an der Position. Der Positionsdialog einer Auftragsbestätigung zeigt kein Feld für Buchungskonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel — das gibt es erst bei der Rechnung. flinkest setzt diese drei Werte trotzdem beim Anlegen einer Position automatisch: das Konto aus der beim Kunden hinterlegten Umsatzart, Kostenstelle und Kostenschlüssel nach der Einstellung Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen. Sie steht dort im Reiter Rechnungen unter Kostenstellen-Einstellungen, gilt aber für neue Positionen jeder Belegart, also auch in der Auftragsbestätigung: Vom Kunden (das ist auch die Voreinstellung, solange die Kostenstellen-Quelle nie umgestellt wurde) übernimmt die Werte aus den Buchhaltungs-Einstellungen des Kunden, Vom Artikel die des Artikels — eine manuelle Position ohne Artikel bekommt dann keine —, Vom Standort die des Standorts, den du im Empfänger-Dialog unter Standorte dieses Kunden als Lieferadresse gewählt hast (ohne gewählten Standort bleiben beide leer), und Vom Standort, sonst vom Kunden nimmt die Werte des Kunden, wenn am Standort nichts hinterlegt oder keiner gewählt ist. Das ist nur eine Vorbelegung für neu angelegte Positionen: Stellst du die Einstellung um, behalten vorhandene Positionen ihre Werte. Kostenstelle und Kostenschlüssel siehst du als Kennzeichen in der erweiterten Positionsansicht, das Buchungskonto zusätzlich nur, wenn dein Unternehmen laut Buchhaltungs-Einstellungen selbst kontiert; übernimmt eure Kanzlei die Kontierung, fehlt das Konto-Kennzeichen. Ändern lässt sich das erst, sobald aus der Auftragsbestätigung eine Rechnung wird.

Das Feld Lager bucht nichts. Auch das Finalisieren einer Auftragsbestätigung bewegt keinen Lagerbestand — der Beleg hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel käme, und reserviert dort nichts. Deshalb ist Lager hier auch kein Pflichtfeld. Die tatsächliche Bestandsbuchung passiert erst beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Manuelle Position

Hier gibst du Name und Artikeleinheit ein — beide Pflicht — sowie eine Beschreibung. Menge, Einzelpreis und Rabatt funktionieren wie bei der Katalogposition, zusätzlich stellst du die Umsatzsteuer in Prozent selbst ein — bei einer neuen Position ist der in den Einstellungen hinterlegte Standardsatz vorbelegt. Hat der Kunde einen generellen Rabatt, wird er bei einer neuen manuellen Position vorbelegt.

Steuersatz und Steuerbetrag bleiben synchron. Der Prozentsatz ist die Vorgabe, der Steuerbetrag wird immer daraus gerechnet. Du kannst also keinen Steuerbetrag erfassen, der nicht zum Satz passt.

Gruppe und Set-Artikel mit Fixpreis

Eine Gruppe fasst mehrere Positionen zu einem Block zusammen. Du vergibst Name, Artikeleinheit und Beschreibung und hast unter mehr Optionen vier Haken: Zwischensumme anzeigen, Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt, Fixpreis (Set-Artikel, Summe wird nicht aus den Positionen berechnet) — dann trägt die Gruppe unter Set-Preis ihren eigenen Preis (netto) und ihre Umsatzsteuer — und Positionen am Beleg verstecken. In der Liste erscheint die Gruppe als eigener Block, den du auf- und zuklappen kannst; unten im Block liegt die Zeile Zur Gruppe hinzufügen mit Katalog und Manuell. Ohne Fixpreis rechnet flinkest Summe, Steuer und Rabatt der Unterpositionen automatisch auf die Gruppe hoch — auch dann, wenn du den Haken Fixpreis nachträglich wieder herausnimmst.

Versteckst du die Positionen am Beleg, sieht dein Kunde nur die Gruppe, nicht ihre Einzelteile. Damit trotzdem klar ist, was der Block kostet, zeigt die Gruppe dann immer ihre Summe — im PDF und in der Positionsliste.

Überschrift und Textposition

Beide haben nur ein Feld: die Überschrift gliedert den Beleg optisch, die Textposition setzt einen freien Text zwischen die Positionen. Beide haben weder Menge noch Preis und bekommen keine Positionsnummer.

Positionen aus einem anderen Beleg übernehmen

Über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren öffnet sich ein Dialog in drei Bereichen: links die Belegliste, rechts die Positionen des angeklickten Belegs, unten die Sammelliste Gewählte Positionen. Für eine Auftragsbestätigung, die nur einen Teil eines Angebots bestätigt, ist das der schnellste Weg — du sammelst genau die Positionen ein, die beauftragt wurden.

Oben filterst du nach Belegart, suchst nach Belegnummer und kannst mit Nur gleicher Kunde auf Belege desselben Kunden einschränken. Angeboten werden nur Belegarten, die du auch sehen darfst. Mit Hinzufügen wandert eine Position nach unten in die Sammelliste; dort lässt sie sich ziehen und wieder entfernen. Der Umschalter daneben entscheidet über die Preise: 1:1 vom Quellbeleg übernimmt Preise, Rabatte und Steuersätze unverändert, Neu bepreisen rechnet Preis, Rabatt und Steuersatz für Artikelpositionen frisch aus dem aktuellen Artikelstamm und den Preisvereinbarungen des Kunden, behält aber die Menge. Bei einer manuellen Position (ohne Artikel) bleibt der Einzelpreis wie im Quellbeleg, nur der generelle Kundenrabatt wird neu darauf angewendet. Einfügen hängt die gewählten Positionen unten an; Gruppen kommen samt ihren Unterpositionen mit.

Positionen per Barcode-Scanner erfassen

Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, findest du rechts neben den Hinzufügen-Schaltflächen den Umschalter Barcodescanner an / Barcodescanner aus. Solange er an ist, nimmt der Beleg alle Tastatureingaben als Scan entgegen — tippen kannst du in dieser Zeit nicht.

Welche Codes erkannt werden, legt dieselbe Formatliste fest wie in der Kommissionierung und im Wareneingang, konfiguriert in den Beleg-Einstellungen: Dort lassen sich mehrere Formate gleichzeitig aktivieren, die Auftragsbestätigung erkennt beim Scannen automatisch, welches davon zutrifft. Im Auslieferungszustand ist ein benutzerdefiniertes Format hinterlegt: Der Scanner sendet den Code zwischen zwei Rauten (#…#); steht hinter der Artikelnummer noch ein Leerzeichen und eine weitere Angabe, wird diese als Chargennummer übernommen. Zusätzlich lässt sich GS1 aktivieren — ein GS1-Code trägt keine Artikelnummer, sondern eine GTIN: flinkest findet den Artikel darüber anhand seiner hinterlegten EAN, dazu liest es Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus demselben Code und trägt beides sofort in die Positionsfelder ein. Ein GS1-Code hat kein eigenes Abschlusszeichen — hier muss der Scanner stattdessen so eingerichtet sein, dass er nach dem Code Enter sendet.

Ist die Artikelnummer (bei GS1 die EAN) unbekannt, erscheint eine Fehlermeldung mit dem gescannten Wert und es wird nichts angelegt. Gibt es die Kombination aus Artikel und Charge im Beleg schon, erhöht flinkest die Menge dieser Position um 1 — bringt der Scan dabei ein Mindesthaltbarkeitsdatum mit, das die Position noch nicht hatte, übernimmt flinkest es nachträglich; ein Scan ohne Datum lässt ein bereits erfasstes unangetastet. Sonst legt flinkest eine neue Position mit Menge 1 an — mit allen Preisen und Rabatten, die auch beim Anlegen über den Katalog gelten würden. Zwei Scans innerhalb einer Sekunde wertet flinkest als Doppelscan und ignoriert den zweiten.

Speichern, Finalisieren, Entwurf löschen

Auftragsbestätigung finalisieren

Oben rechts liegt die Schaltfläche Auftragsbestätigung finalisieren. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden." vergibt flinkest die Belegnummer, meldet „Der Beleg wurde finalisiert" und führt dich in die Auftragsbestätigungsdetails. Anders als beim Lieferschein zeigt die Schaltfläche keinen Zahlungserfassungs-Dialog — eine Auftragsbestätigung nimmt selbst nie eine Zahlung entgegen — und anders als beim Angebot gibt es keinen „Vorschau und senden"-Ausstieg: Die Auftragsbestätigung hat einen echten Abschluss statt eines wiederholbaren Verhandlungszustands. Lagerbestand bewegt dieser Schritt nicht, und eine E-Mail verschickt er von sich aus auch nicht — beides ist dem Lieferschein vorbehalten; von der Detailansicht aus verschickst du die Auftragsbestätigung anschließend selbst per E-Mail oder lädst sie herunter. Dort entstehen auch die Folgebelege, bei eingeschaltetem Modul Teil- und Schlussrechnungen auch Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen (Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung).

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie beim Finalisieren. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen; Auftragsbestätigungen haben dort ihren eigenen Nummernkreis und ihr eigenes Feld Startnummer. Die Startnummer ist eine Untergrenze: Liegt sie über der zuletzt vergebenen Nummer, springt die nächste Auftragsbestätigung auf sie — so führst du einen bestehenden Nummernkreis fort (Startnummer: bestehenden Nummernkreis fortführen). Finalisieren zwei Personen gleichzeitig, bekommt trotzdem jeder Beleg seine eigene Nummer. Holt ein Sofortstorno die Auftragsbestätigung zurück in den Entwurf, wird ihre Nummer wieder frei.

Entwurf löschen

Oben rechts liegt außerdem Entwurf löschen. Nach der Rückfrage „Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?" verschwindet der Entwurf samt seinen Positionen, flinkest meldet „Der Entwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück in die Liste der Auftragsbestätigungen. Das geht nur, solange der Beleg Entwurf ist — nach dem Finalisieren ist diese Schaltfläche weg.

Navigation

Breadcrumb

Über der Kopfzeile führt die Breadcrumb von Auftragsbestätigungen über Entwurf – ‹Kunde› zu Bearbeiten; die erste Station ist klickbar und bringt dich zurück in die Liste. Einen eigenen Zurück-Button braucht der Editor dadurch nicht.

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• Auftragsbestätigungen
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Häufige Fragen

Wo ist der Speichern-Knopf für die ganze Auftragsbestätigung? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Empfänger, Details, Einleitungs- und Abschlusstext sowie jede einzelne Position werden beim Klick auf Speichern sofort in den Beleg geschrieben. Danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch.

Warum hat meine Auftragsbestätigung noch keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Eine Auftragsbestätigung bekommt ihre Nummer erst, wenn du oben rechts auf Auftragsbestätigung finalisieren klickst — anders als ein Angebot, das seine Nummer schon beim ersten Speichern erhält. Solange trägt das PDF das Wasserzeichen „Entwurf", und die heruntergeladene Datei heißt nach Belegart, „Entwurf" und Kundennamen.

Ich habe die Auftragsbestätigung finalisiert und muss noch etwas ändern — geht das? Nicht direkt im Editor: Er meldet „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich" und führt dich in die Detailansicht. Ist die Auftragsbestätigung gerade erst finalisiert und unter anderem weder versendet noch heruntergeladen, holst du sie dort per Sofortstorno zurück in den Entwurf und änderst sie hier weiter. Sonst stornierst du sie in der Detailansicht und lässt dir dabei eine korrigierbare Kopie anlegen, oder du duplizierst sie.

Warum gibt es in der Auftragsbestätigung kein Zahlungsziel und keinen Leistungszeitraum? Weil eine Auftragsbestätigung beides noch nicht festlegt. Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen erfasst du erst in der Rechnung, den Leistungszeitraum beziehungsweise das Lieferdatum im Lieferschein. Erstellst du aus der Auftragsbestätigung einen dieser Belege, füllst du die Felder dort.

Bucht das Finalisieren einer Auftragsbestätigung Lagerbestand? Nein. Weder das Speichern noch das Finalisieren bewegt Bestand, und reserviert wird auch nichts. Das Feld Lager an einer Position hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel kommen soll. Gebucht wird erst beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Warum steht bei einer Position 0 % Umsatzsteuer? Dann ist der ganze Beleg steuerfrei. Das passiert entweder über die Umsatzart im Dialog Beleg Details (innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung oder Bauleistung) oder weil in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert ist. Nimmst du die Umsatzart wieder heraus, rechnet flinkest alle Positionen zurück auf ihren normalen Steuersatz.

Wie biete ich eine Zusatzleistung an, ohne den Preis der Auftragsbestätigung zu erhöhen? Setze beim Bearbeiten der Position unter mehr Optionen den Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — das funktioniert bei einer einzelnen Position genauso wie bei einer ganzen Gruppe. Die Position bzw. Gruppe erscheint dann am Beleg mit der Kennzeichnung Optional, zählt aber nicht in die Gesamtsumme. Führst du die Auftragsbestätigung später in einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter, entscheidest du in der Detailansicht einzeln, welche Alternativpositionen mitkommen.

Was bedeutet der GS1-Barcode beim Scannen einer Position? GS1 ist ein zweites, zusätzlich aktivierbares Scan-Format neben dem benutzerdefinierten. Statt einer Artikelnummer trägt ein GS1-Code eine GTIN — flinkest findet den passenden Artikel über dessen hinterlegte EAN und übernimmt Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus dem gescannten Code in die neue Position. Ob GS1 aktiv ist, legst du in den Beleg-Einstellungen fest.

Kann ich Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum aus dem Lagerbestand auswählen, statt sie einzutippen? Ja, sobald du bei einer lagergeführten Katalogposition ein Lager gewählt hast und Lager ansehen darfst. Neben dem Feld Charge erscheint dann die Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen; sie zeigt die auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Chargen mit Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum zur Auswahl.