Rechnung bearbeiten

Der Rechnungs-Editor ist die Werkbank, auf der ein Entwurf zur bindenden Rechnung wird. Eine Rechnung führt drei Dinge zusammen, die vor dem Ausstellen noch änderbar sein müssen: wer sie bekommt (Empfänger), was verrechnet wird (Positionen) und zu welchen Bedingungen (Datum, Zahlungsziel, Steuerstatus) — dafür gibt es drei eigene Dialoge, weil sich alle drei unabhängig voneinander pflegen lassen. Rechts daneben läuft ständig die echte PDF-Vorschau mit, damit jede Änderung sofort im tatsächlichen Dokument sichtbar ist, bevor die Rechnung verbindlich wird. Sobald du die Rechnung abschließt, ist der Editor für sie gesperrt — Angebote, Lieferscheine und Gutschriften nutzen denselben Editor, diese Seite beschreibt die Rechnungs-Sicht.

Zugriff & Grundgerüst

Editor öffnen

Den Editor öffnet nur, wer die Berechtigung hat, Rechnungen zu bearbeiten — ohne sie kommst du gar nicht erst hinein, flinkest leitet dich sofort auf die Fehlerseite um. Eine neue Rechnung zeigt zuerst nur die Empfänger-Box: Ohne gewählten Kunden gibt es noch keinen Beleg, also bleibt der Rest der Seite ausgeblendet — Zahlungsziel, Steuerstatus und alle Folgefelder hängen am Kunden.

Entwurf öffnen und laden

Rufst du einen bestehenden Entwurf auf, lädt flinkest Beleg, Positionen und den zugehörigen Kunden und baut daraus die Kopfzeile mit Belegnummer bzw. „Entwurf – Kundenname" auf.

Gesperrter Zugriff bei bereits ausgestellter oder stornierter Rechnung

Der Editor ist bewusst nur für Entwürfe da. Rufst du die Bearbeiten-Adresse einer bereits finalisierten oder stornierten Rechnung auf, weist dich flinkest mit einer Meldung darauf hin und führt dich stattdessen in die Rechnungsdetails. Ein stornierter Beleg behält seine Belegnummer genauso endgültig wie ein ausgestellter (§ 11 UStG) und bleibt deshalb ebenso schreibgeschützt. Die einzige spätere Änderung an einem finalisierten Beleg — Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel — läuft nicht mehr über diesen Editor, sondern über die nachträgliche Kontierung in der Rechnungsliste.

Belegvorschau: Größe und Sichtbarkeit

Rechts neben dem Formular läuft die Vorschau des Rechnungs-PDF mit. Die Trennlinie zwischen Formular und Vorschau lässt sich verschieben, worauf sich das PDF neu einpasst. Über den Schalter blendest du die Vorschau ganz aus, um dem Formular die volle Breite zu geben — praktisch auf einem schmalen Bildschirm; auf Tablet und Handy ist sie von vornherein ausgeblendet.

Beleg bleibt aktuell

Ändert jemand anderes denselben Beleg — etwa weil in einer zweiten Sitzung ein Zahlungseingang erfasst wird —, lädt der Editor Kopfdaten und Vorschau von selbst nach, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Empfänger

Kunden auswählen

Ein Klick auf die Empfänger-Box (oder das Stift-Symbol daran) öffnet den Dialog Empfänger definieren. Der erste und einzige Pflichtschritt ist die Wahl eines bestehenden Kunden per Suchdropdown — ohne ihn bleibt Speichern deaktiviert, ein Beleg ohne Empfänger ist fachlich sinnlos. Bei einer neuen Rechnung legt das Speichern den Beleg an und öffnet ihn zur weiteren Bearbeitung; bei einem bereits bestehenden Beleg ist es ein reines Update.

Vorbelegung aus Kunde und Mandant

Beim erstmaligen Anlegen übernimmt flinkest Kopf-/Fußtext und Zahlungsziel aus den Beleg-Einstellungen; ein eigener Text bzw. ein eigenes Zahlungsziel beim Kunden geht dem Mandanten-Standard vor. Genauso wird der Steuerstatus einmalig aus der Umsatzart des Kunden übernommen — bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine gültige UID-Nummer hinterlegt ist, weil die Steuerbefreiung einer EU-Lieferung eine geprüfte Käufer-UID voraussetzt; die Art (Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft) kommt dann aus der beim Kunden hinterlegten Art der EU-Lieferung, ohne Angabe gilt Waren. Fehlt die UID, bleibt die neue Rechnung zunächst umsatzsteuerpflichtig, ohne Hinweis im Editor — die Umsatzart musst du dann selbst im Dialog Beleg Details setzen. Einmal übernommen, bleibt der Steuerstatus am Beleg „eingefroren": Änderst du die Umsatzart später beim Kunden, wirkt das nicht rückwirkend auf bereits angelegte Rechnungen.

Rechnungsadresse für diesen Beleg ändern

Über Rechnungsadresse ändern klappst du die Adressfelder (Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort, Land) zum Bearbeiten auf. Der Hinweis dazu ist ausdrücklich: Die Änderung betrifft nur diesen einen Beleg, nicht den Kundenstammsatz — die Rechnung soll die Adresse zum Zeitpunkt der Erstellung festhalten. Willst du die Korrektur zusätzlich dauerhaft beim Kunden hinterlegen, setzt du den Haken Kundenstammsatz aktualisieren; er erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst, und schreibt beim Speichern ausschließlich Straße, Postleitzahl, Ort und Land in den Kundenstamm zurück — Name und „zu Handen" nie. Schlägt das Zurückschreiben fehl, bleibt die Rechnung trotzdem gespeichert.

Abweichende Lieferadresse

Mit dem Haken Abweichende Lieferadresse bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift — praktisch, wenn an eine Baustelle oder Filiale geliefert, aber an die Zentrale fakturiert wird. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt die Felder mit einem Klick aus der Rechnungsadresse. Sind beim Kunden Standorte hinterlegt und darfst du Kundenstandorte ansehen, wählst du stattdessen unter Standorte dieses Kunden direkt einen davon aus, statt die Adresse abzutippen.

UID-Warnhinweis

Lehnt das EU-Register (VIES) die beim Kunden hinterlegte UID-Nummer ausdrücklich ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" — ein reiner Warnhinweis, der weder das Speichern blockiert noch die Besteuerung des Belegs ändert. Ist das Register nicht erreichbar oder antwortet unklar, bleibt flinkest bewusst still, statt eine unsichere Vermutung anzuzeigen.

Kopfdaten

Beleg Details öffnen

Ein Klick auf die Box Details öffnet den Dialog Beleg Details — den zweiten Kernbereich der Rechnung neben Empfänger und Positionen. Er fasst Belegdatum, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Projekt, Umsatzart, Referenz, die Leitweg-ID bzw. Auftragsreferenz für die E-Rechnung, das Belegdesign dieses Belegs und die interne Notiz zusammen.

Belegdatum

Das Belegdatum ist Pflicht. Der Kalender lässt kein Datum vor dem Belegdatum der jüngsten bereits finalisierten, nicht stornierten Rechnung zu — sonst wäre die Rechnungsnummernfolge nicht mehr chronologisch (§ 11 UStG-Praxis). Diese Prüfung greift bei jedem Speichern der Kopfdaten, nicht erst beim Abschließen; die Meldung „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …" nennt das früheste zulässige Datum. Bei Lieferscheinen gibt es diese Einschränkung nicht.

Leistungszeitraum

Von/bis oder ein Einzeldatum, mit Schnellwahl für heute, gestern, diesen Monat und letzten Monat — der Zeitraum wird auf die Rechnung gedruckt und hält den umsatzsteuerlichen Leistungszeitpunkt fest.

Zahlungsziel

Du setzt entweder direkt das Fälligkeitsdatum oder änderst Tage netto, Skonto-Tage und Skonto-Prozent einzeln; über das Pfeil-Symbol neben dem Zahlungsziel-Text baust du den gedruckten Satz aus den aktuellen Zahlen neu zusammen. Änderst du „Tage netto" oder das Belegdatum, rechnet flinkest das Fälligkeitsdatum automatisch neu. Unter Bestehende Zahlungsbedingungen übernimmst du mit einem Klick eine der gespeicherten Zahlungsbedingungen; die als Standard markierte ist gekennzeichnet.

Projekt zuordnen

Ordnet die Rechnung einem Projekt des gewählten Kunden zu — für die projektbezogene Auswertung. Das Feld erscheint nur, wenn du Projekte ansehen darfst.

Steuerbefreiung / Reverse Charge wählen

Unter Buchhaltung stellst du im Feld Steuerbefreiung / Reverse Charge die Umsatzart des Belegs: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland) — jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei. Ohne Auswahl wird ganz normal mit Umsatzsteuer gerechnet. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert, ist jeder Beleg — gleich welche Unternehmensart — unabhängig von dieser Auswahl steuerfrei.

Waren, Dienstleistungen oder Dreiecksgeschäft. Bei „EU" wählst du zusätzlich, was für ein Geschäft dahintersteht: Waren (eine innergemeinschaftliche Lieferung), Dienstleistungen (eine Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land) oder Dreiecksgeschäft. Ein Dreiecksgeschäft liegt vor, wenn du bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Land einkaufst und an einen Kunden in einem dritten EU-Land verkaufst, während die Ware direkt vom Lieferanten zu deinem Kunden geht — die Rechnung muss dann auf das Dreiecksgeschäft und den Übergang der Steuerschuld auf den Empfänger hinweisen. Wechselst du im Dialog auf „EU", ist Waren vorgewählt; kommt die Umsatzart beim Anlegen vom Kunden, gilt die dort hinterlegte Art (siehe Vorbelegung aus Kunde und Mandant). Darunter blendet flinkest die Infobox Rechtliche Auswirkungen der Export-Liefertypen mit einer kurzen Erklärung zu jeder der drei Arten ein.

Die Wahl ist mehr als eine Beschriftung — sie bestimmt, was flinkest später aus dem Beleg macht:

• Rechnungshinweis: Auf dem PDF steht der passende gesetzliche Hinweistext für Waren, Dienstleistungen bzw. Dreiecksgeschäfte. Diese Texte pflegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Reiter Allgemein (für das Dreiecksgeschäft im Feld Text für Dreiecksgeschäfte in EU-Länder); der Link Einstellungen in der Infobox führt in den Einstellungsbereich. Fehlt der passende Text, bleibt die Stelle auf der Rechnung leer.
• E-Rechnung: Waren und Dreiecksgeschäft gehen als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung hinaus, Dienstleistungen als Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge).
• Buchhaltungsexport: Ein Dreiecksgeschäft bekommt im BMD-Export einen eigenen Steuercode, unabhängig vom Erlöskonto.
• Zusammenfassende Meldung: Die Rechnung landet in der ZM in der Zeile der gewählten Art — Ware, Dienstleistung oder Dreiecksgeschäft. Die ZM erstellst du in der Buchhaltungs-Übersicht.

Neu-Besteuerung beim Speichern der Kopfdaten

Änderst du hier die Umsatzart, rechnet flinkest beim Speichern alle bestehenden Positionen neu durch — verhindert einen Beleg, dessen Zeilen laut Kopf steuerfrei sein müssten, aber noch Steuersätze tragen (das würde sonst die Steueraufschlüsselung im PDF zerreißen). Wird der Beleg dadurch steuerfrei, zwingt flinkest alle Zeilen auf 0 %. Wird er wieder steuerpflichtig, holen sich Katalogpositionen ihren Steuersatz frisch vom Artikel zurück, während manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen ihren zuletzt eingetragenen Satz behalten. Preis, Menge und Rabatt bleiben dabei unangetastet.

Referenz und interne Notiz

Referenz ist ein Freitextfeld, das am Beleg erscheint — etwa für eine Bestellnummer des Kunden. Interne Notizen (Rich-Text) sind ausschließlich für euch bestimmt: Sie erscheinen nie auf dem PDF und gehen nie an den Kunden.

Leitweg-ID / Auftragsreferenz für die E-Rechnung

Öffentliche Auftraggeber nehmen Rechnungen nur als E-Rechnung an und ordnen sie über eine Käuferreferenz der richtigen Dienststelle zu: deutsche Behörden über die Leitweg-ID (XRechnung), der österreichische Bund über die Auftragsreferenz — eine 10-stellige Bestellnummer oder eine Einkäufergruppe wie „Z01". Dafür gibt es im Dialog Beleg Details im Block Anderes das Feld Leitweg-ID / Auftragsreferenz; es erscheint nur bei Rechnungen und Gutschriften.

Meist musst du hier nichts eintragen: Bleibt das Feld leer, nimmt flinkest beim Erstellen der E-Rechnung die Vorgabe, die in den Kundendetails im gleichnamigen Feld hinterlegt ist. Einen eigenen Wert trägst du nur ein, wenn genau diese Rechnung an eine andere Stelle oder zu einer anderen Bestellung gehört. Pflicht ist die Angabe für E-Rechnungen an deutsche Behörden bzw. an den österreichischen Bund; welche Formate es gibt und was flinkest vor dem Erstellen prüft, steht unter E-Rechnung.

Belegdesign für diesen Beleg

Manchmal braucht genau eine Rechnung ein anderes Aussehen — etwa im Design einer Aktion oder eines Geschäftsbereichs —, ohne dass du dafür den Kunden oder den ganzen Mandanten umstellen willst. Dafür wählst du im Dialog Beleg Details unter Belegdesign eines der Designs aus dem Belegdesigner; es gilt nur für diesen einen Beleg. Bleibt das Feld leer, erbt die Rechnung ihr Design, und der graue Platzhalter im Feld sagt dir, welches dann greift: „Belegdesign des Kunden: …", wenn beim Kunden für Rechnungen ein eigenes Design hinterlegt ist, sonst „Belegdesign aus dem Belegdesigner". Über das Kreuz im Feld entfernst du eine Auswahl wieder.

Welches Design gedruckt wird. flinkest entscheidet beim Erzeugen des PDFs, vom Speziellsten zum Allgemeinsten: das Design dieses Belegs, dann das Design des Kunden für diese Belegart, dann das für die Belegart im Belegdesigner zugewiesene, zuletzt das Standard-Design. Wandelst du den Beleg später in eine andere Belegart um, fällt die Auswahl am neuen Beleg weg — er bekommt wieder das Design, das für den Kunden bzw. seine eigene Belegart gilt.

Positionen — Katalogartikel

Katalogartikel hinzufügen

Über die Schaltfläche Katalog öffnet sich die Artikelauswahl mit Suche und Kategorie-Baum — der schnellste Weg für Stammartikel, weil Preis, Steuer und Einheit automatisch mitkommen. Ein Klick auf einen Artikel öffnet den Dialog Belegposition bearbeiten, bereits ausgefüllt: Beschreibung, Einheit, Steuersatz und Verkaufspreis übernimmt flinkest vom Artikel, dazu Produktnummer, Standardlager sowie das Buchungskonto und eine Kostenstelle bzw. einen Kostenschlüssel (Herkunft siehe Buchungskonto, Kostenstelle, Kostenschlüssel). Mit Speichern landet die Position auf der Rechnung. Beim Preis prüft flinkest in dieser Reihenfolge, und es gewinnt der erste Treffer: ein Sonderpreis für genau diesen Artikel beim Kunden, dann ein Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt.

Wie ein Kundenpreis auf der Rechnung erscheint. Hat der Kunde einen individuellen Preis für den Artikel — etwa einen eigenen Stundensatz —, entscheidet die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise, wie die Position aussieht: Entweder steht der Normalpreis als Einzelpreis da und die Differenz als Rabatt, sodass der Kunde seinen Vorteil sieht, oder der Kundenpreis steht direkt als Einzelpreis ohne Rabatt da. Die Einstellung kommt vom Kunden, sonst aus den Beleg-Einstellungen. Liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis (ein Aufschlag), steht er immer als Einzelpreis da — ein negativer Rabatt wird nie gedruckt. Dasselbe gilt für einen negativen Kategorie-Rabatt. Die Einstellung wirkt beim Bepreisen einer neuen Position; bereits angelegte Positionen bleiben, wie sie sind.

Platzhalter aus der Artikelbeschreibung

Eine Artikelbeschreibung kann Platzhalter für die Felder des Artikels enthalten — etwa „Art.-Nr. {product.product_number}, EAN {product.ean}". So pflegst du den Text einmal im Artikel, und jede Rechnung zeigt die aktuellen Werte. Möglich sind {product.name}, {product.product_number}, {product.ean}, {product.unit}, {product.selling_price}, {product.categories} und {product.supplier}. Im Dialog Belegposition bearbeiten siehst du zunächst noch die Platzhalter; beim Speichern der Position setzt flinkest die Werte des Artikels ein, und die Position behält den fertigen Text — der Artikel selbst behält seine Vorlage. Ein unbekannter Platzhalter bleibt stehen, ein leeres Artikelfeld wird zu leerem Text. Das gilt genauso für Positionen, die aus einem Auftrag, einem Arbeitsbericht oder einem Wartungsvertrag auf die Rechnung kommen.

Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer

Im Block Sonstiges hält jede Katalogposition Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer fest — bei jedem Katalogartikel, auch ohne Lagerführung. So steht etwa die Seriennummer eines verkauften Geräts auf der Rechnung, obwohl du das Gerät nicht über das Lager führst. Auf der Rechnung bleiben alle drei Felder freiwillig — Pflicht werden sie nur am Lieferschein, und auch dort nur, wenn der Artikel das verlangt. Ob Seriennummer und Charge auf der Rechnung gedruckt werden, legst du im Belegdesigner fest.

Lager (nur lagergeführte Artikel)

Das Feld Lager erscheint nur, wenn der Artikel lagergeführt ist und du Lager ansehen darfst; vorbelegt ist das Standardlager des Artikels. Es bucht auf einer Rechnung nichts, es hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel gedacht ist — die tatsächliche Bestandsbuchung passiert erst beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Charge aus Lagerbestand wählen

Hast du an der Position ein Lager gewählt und darfst du Lager ansehen, erscheint neben dem Chargenfeld die Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen. Sie öffnet eine Liste der auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Chargen mit Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum, älteste zuerst — ein Klick übernimmt beides direkt in die Position, ohne dass du abtippen musst. Ohne gewähltes Lager — und damit bei Artikeln ohne Lagerführung — gibt es diese Schaltfläche nicht.

Rabatt je Position

Menge, Einzelpreis und ein Rabatt pro Stück (umschaltbar zwischen € und %) ergeben die Positionssumme — sie wird live neu gerechnet und ist selbst nicht eintippbar. Der Rabatt hier gilt zusätzlich zu einem eventuell schon vorbelegten Kundenrabatt und lässt sich für jede Position einzeln nachverhandeln. Dieselben Felder gibt es unverändert bei einer manuell erfassten Position.

Alternativposition

Unter „mehr Optionen" markiert der Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt eine angebotene Zusatzleistung: Sie bleibt am Beleg sichtbar, ihr Betrag steht in Klammern, in der Positionsliste erscheint zusätzlich die Kennzeichnung „Optional" — aber sie zählt nicht zur Rechnungssumme. Dieselbe Markierung gibt es an einer manuellen Position und an einer Gruppe.

Buchungskonto, Kostenstelle, Kostenschlüssel

Für die Vorkontierung im Buchhaltungsexport stehen Kostenstelle und Kostenschlüssel bereit; beide schließen einander aus — wählst du das eine, leert flinkest das andere. Das Feld Konto (angeboten werden nur Erlöskonten) erscheint dagegen nur, wenn dein Unternehmen laut Buchhaltungs-Einstellungen unter „Wer kontiert" selbst kontiert; übernimmt eure Kanzlei die Kontierung (die Standardeinstellung), fehlt das Feld ganz. Bei einer neuen Katalogposition ergibt sich das Konto aus der Umsatzart des Kunden und den am Artikel hinterlegten Konten. Eine manuelle Position hat keinen Artikel — ihr Konto belegt flinkest stattdessen mit dem zur Umsatzart des Kunden passenden Standardkonto aus den Buchhaltungs-Einstellungen vor (Erlöse Inland, Erlöse EU, Erlöse Ausland oder Bauleistungen; ist beim Kunden keine Umsatzart gesetzt, gilt Inland). Ist dort kein Konto hinterlegt, bleibt das Feld leer. Beide Vorschläge kannst du im Dialog ändern.

Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel einer neuen Position belegt flinkest vor — woher, bestimmt die Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen: vom Kunden (Standard), vom Artikel, vom am Beleg gespeicherten Lieferort oder vom Lieferort mit Rückfall auf den Kunden. Bei der Quelle „Vom Artikel" startet eine manuelle Position ohne Vorbelegung. Der Vorschlag lässt sich im Dialog jederzeit ändern.

Bestellposition für die E-Rechnung

Bestellt der österreichische Bund mit einer 10-stelligen Bestellnummer als Auftragsreferenz, muss jede Rechnungszeile auf die passende Zeile dieser Bestellung verweisen — sonst nimmt die Empfangsstelle die E-Rechnung nicht an. Dafür trägst du im Block E-Rechnung im Feld Bestellposition die Positionsnummer aus der Bestellung des Kunden ein. Das Feld gibt es nur bei Rechnungen und Gutschriften, bei Katalogartikeln mit und ohne Lagerführung; an einer manuellen Position steht es im Block Sonstiges. Für andere Empfänger kannst du das Feld leer lassen.

Positionen — manuell erfasst

Manuelle Position anlegen

Über Manuell legst du eine freie Position ohne Katalogeintrag an — für eine einmalige Dienstleistung oder Sonderposition. Name, Artikeleinheit, Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt und der Steuersatz sind hier frei eingebbar; bei einer neuen Position ist der in den Beleg-Einstellungen hinterlegte Standard-Steuersatz vorbelegt. Im Block Sonstiges kannst du zusätzlich eine Chargennummer und eine Seriennummer festhalten sowie bei Rechnungen die Bestellposition für die E-Rechnung eintragen. Rabatt, Kostenstelle/Kostenschlüssel und die Markierung Alternativposition funktionieren wie bei der Katalogposition beschrieben; woher das Konto einer manuellen Position kommt, steht unter Buchungskonto, Kostenstelle, Kostenschlüssel.

Kundenrabatt-Vorbelegung

Hat der Kunde einen generellen Rabatt hinterlegt, wird er bei einer neuen manuellen Position automatisch eingetragen — mit dem Hinweistext „Aus dem generellen Kundenrabatt vorbelegt (X %)". Der Hinweis verschwindet, sobald du den Wert selbst änderst; damit gilt der Kundenrabatt nicht nur für Katalogware, sondern gleichermaßen für frei erfasste Positionen.

Positionen — Gruppen/Set-Artikel

Gruppe anlegen

Über Weitere Optionen → Gruppe fasst du mehrere Positionen fachlich zu einem Block zusammen — etwa ein „Montage-Set" — mit eigenem Namen und eigener Beschreibung. Im Block Allgemein wählst du neben dem Name auch die Artikeleinheit der Gruppe — bei jeder Gruppe, nicht nur bei einem Set mit Fixpreis.

Vier Darstellungsmodi einer Gruppe

Vier unabhängige Haken bestimmen, wie eine Gruppe sich verhält: Zwischensumme anzeigen zeigt die Summe der Gruppe; Alternativposition nimmt die gesamte Gruppe aus der Belegsumme heraus (sie bleibt sichtbar, mit „Optional" gekennzeichnet); Fixpreis (Set-Artikel, Summe wird nicht aus den Positionen berechnet) macht daraus einen echten Set-Artikel mit eigenem Pauschalpreis; Positionen am Beleg verstecken druckt die Gruppe, aber nicht ihre Einzelteile — praktisch für ein Set, dessen Bestandteile der Kunde nicht einzeln sehen soll.

Versteckte Positionen zeigen trotzdem den Preis. Damit der Kunde nicht eine Gruppe ohne Betrag sieht, zeigt eine Gruppe mit Positionen am Beleg verstecken immer ihre Zwischensumme — auf dem PDF, im Gruppenkopf des Editors und in der Positionsliste, auch wenn Zwischensumme anzeigen nicht angehakt ist. Auf dem PDF trägt ein Set mit Fixpreis stattdessen seinen eigenen Preis in der Gruppenzeile.

Fixpreis: eigener Preis, Kinder zählen nicht mit

Ist Fixpreis aktiv, bekommt die Gruppe unter Set-Preis ein eigenes Feld für Preis (netto) und Umsatzsteuer — der Set-Preis ist dann unabhängig von der Summe der Einzelteile (z. B. günstiger als der Einzelkauf). Die Kinder einer Fixpreis-Gruppe fließen nicht in die Belegsumme ein, nur der Gruppenpreis selbst zählt — sonst würde der Set-Preis doppelt gerechnet, einmal als Pauschale und einmal über die Einzelteile. Ohne Fixpreis rechnet flinkest Summe, Steuer und Rabatt der Unterpositionen dagegen automatisch auf die Gruppe hoch.

Fixpreis wieder abwählen. Nimmst du den Haken Fixpreis bei einer bestehenden Gruppe weg, rechnet flinkest beim Speichern Summe, Steuer und Rabatt der Gruppe aus ihren Unterpositionen neu; Menge und Einzelpreis des bisherigen Sets entfallen, und der alte Set-Preis kommt auch bei späteren Speichervorgängen nicht zurück. Das gilt, solange die Rechnung ein Entwurf ist — eine ausgestellte Rechnung behält ihre Beträge.

Position zur Gruppe hinzufügen

Direkt im aufgeklappten Gruppenblock liegen eigene Schaltflächen Katalog und Manuell — die Zuordnung zur Gruppe ist damit beim Anlegen schon klar, ohne den Umweg über das globale Mehr-Menü.

Gruppe auf- und zuklappen, Positionen sortieren

Ein Klick auf den Gruppenkopf klappt die Kinder ein oder aus — praktisch bei vielen Unterpositionen. Innerhalb der Gruppe lassen sich die Positionen per Ziehen am Anfasser neu sortieren, genau wie in der Hauptliste.

Positionen — Gliederungstexte

Zwischenüberschrift

Über Weitere Optionen → Überschrift fügst du ein einzelnes Textfeld als optische Gliederung langer Positionslisten ein — sie zählt nicht als nummerierte Position und bekommt keine Positionsnummer.

Textposition

Über Weitere Optionen → Textposition fügst du einen erklärenden Absatz zwischen den Positionen ein, etwa eine Leistungsbeschreibung — anders als die Überschrift mit vollem Rich-Text-Editor (Fett, Kursiv, Aufzählungen, Textfarbe). Auch sie hat keine Menge, keinen Preis und keine Positionsnummer.

Positionen — Verwalten

Position bearbeiten

Das Stift-Symbol an jeder Zeile öffnet denselben typspezifischen Dialog wie beim Anlegen, mit allen vorhandenen Werten. Alle Pflichtfelder prüft ausschließlich das Backend — ein leeres Pflichtfeld (z. B. der Name) meldet sich beim Speichern direkt am Feld, der Dialog bleibt offen und nichts geht verloren.

Gesperrte Position. Stammt der Entwurf aus einem Abrechnungsvorgang (Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung zu einer Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot), tragen die von flinkest selbst berechneten Zeilen — die Anzahlungszeile(n) einer Anzahlungsrechnung und die Abzugszeilen einer Schlussrechnung, einschließlich der Skonto-Zeile einer mit Skonto bezahlten Anzahlung — statt der drei Schaltflächen den Chip Gesperrte Position: Bearbeiten, Duplizieren und Löschen sind für sie deaktiviert, weil ihr Betrag rechnerisch aus dem Ursprungsbeleg und bereits vereinnahmten Anzahlungen folgt. Positionen einer Teilrechnung entstehen dagegen als ganz normale, freie Positionen ohne diesen Chip.

Position duplizieren

Das Kopier-Symbol legt sofort eine Kopie der Position an — bei einer Gruppe samt allen Unterpositionen — und öffnet danach deren Bearbeiten-Dialog zum Nachjustieren. Praktisch für eine wiederkehrende, ähnliche Position ohne komplette Neueingabe.

Position löschen

Das Papierkorb-Symbol löscht eine irrtümlich angelegte Zeile nach einer Rückfrage. Löschst du eine Gruppe, verschwinden ihre Unterpositionen mit.

Positionen per Drag & Drop sortieren

Zeile am Anfasser an die gewünschte Stelle ziehen, das gilt für die Hauptliste ebenso wie innerhalb einer Gruppe. Danach vergibt flinkest alle Positionsnummern neu und erzeugt das PDF frisch — Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine Nummer, sie zählen nicht mit.

Ungespeicherte-Änderungen-Schutz

Schließt du einen Positions-Dialog, nachdem du tatsächlich etwas geändert hast, fragt flinkest zuerst nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen — ein unverändert geöffneter Dialog schließt dagegen sofort, ohne Rückfrage.

Positionen aus einem anderen Beleg importieren

Über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren öffnet sich ein Dialog: Du filterst nach Belegart, suchst nach Belegnummer und kannst mit Nur gleicher Kunde auf Belege desselben Kunden einschränken — angeboten werden nur Belegarten, die du auch sehen darfst. Mit Hinzufügen wandert eine Position in die Sammelliste unten, dort lässt sie sich ziehen und wieder entfernen; dieselbe Position darfst du mehrfach übernehmen. Der Umschalter daneben entscheidet über die Preise: 1:1 vom Quellbeleg übernimmt Preise, Rabatte und Steuersätze unverändert, Neu bepreisen rechnet Preis, Rabatt und Steuersatz für Artikelpositionen frisch aus dem aktuellen Artikelstamm und den Kundenkonditionen (die Menge bleibt) — mit derselben Aufteilung in Einzelpreis und Rabatt wie beim Hinzufügen aus dem Katalog, also inklusive der Einstellung „Anzeige individueller Kundenpreise"; bei einer manuellen Position bleibt dabei nur der Einzelpreis erhalten, der generelle Kundenrabatt wird neu angewendet. Einfügen hängt die gewählten Positionen — samt Unterpositionen einer Gruppe — unten an die Rechnung an; so übernimmst du wiederkehrende Leistungen aus einem früheren Beleg, ohne ihn zu duplizieren.

Positionen per Barcode-Scanner erfassen

Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, findest du neben den Hinzufügen-Schaltflächen den Umschalter Barcodescanner an/aus — praktisch für Kommissionierung oder Wareneingang ohne manuelle Sucheingabe. Solange er aktiv ist, wertet flinkest jede Tastatureingabe als Scan: Ein gescannter Artikel (Produktnummer/EAN plus optional Charge/Mindesthaltbarkeitsdatum, im konfigurierten Format) wird automatisch als neue Position mit Menge 1 angelegt, mit denselben Preisen und Rabatten wie beim Hinzufügen über den Katalog. Scannst du denselben Artikel mit derselben Charge erneut, erhöht flinkest nur die Menge der bestehenden Zeile, statt eine neue anzulegen. Kommt derselbe Code innerhalb einer Sekunde doppelt an, zählt flinkest ihn als Doppelsendung des Scanners nur einmal; ein anderer Artikel direkt danach wird sofort erfasst.

Kopf-/Fußtext

Kopftext

Die Box Header-Text oberhalb der Positionen öffnet einen Rich-Text-Dialog für den Einleitungstext — Vertragstext oder Präambel, die über den Positionen gedruckt wird. Nach dem Speichern aktualisiert sich die PDF-Vorschau.

Fußtext

Die Box Footer-Text unterhalb der Positionen funktioniert genauso, für den Text unter den Positionen — etwa einen Zahlungshinweis oder AGB-Verweis.

Platzhalter für Nummern und Rechnungstitel bleiben im Text stehen. Die Platzhalter für Belegnummern — {number} (die eigene Nummer dieser Rechnung), {previous_number} (die Nummer des direkten Vorbelegs) und {offer_number} (die Nummer des Angebots, aus dem die Kette ursprünglich stammt) — siehst du im Kopf- und Fußtext weiterhin als Platzhalter. flinkest setzt die Nummern erst beim Erzeugen des PDFs bzw. beim Versand ein, und zwar immer die des Belegs, der gerade gedruckt wird. Deshalb stimmt die Nummer auch, wenn der Text von einem Vorbeleg übernommen wurde: Ein Angebotstext mit {number} zeigt auf der Rechnung die Rechnungsnummer, nicht die Angebotsnummer. Solange der Entwurf noch keine Nummer hat, steht {number} auch in der Vorschau noch als Platzhalter da; eingesetzt wird die Nummer, sobald die Rechnung abgeschlossen ist. Genauso bleibt {invoice_title}, der Titel der Rechnung, im Kopf- und Fußtext als Platzhalter stehen und wird erst beim Erzeugen des PDFs bzw. beim Versand eingesetzt. Dadurch steht bei einer Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung deren eigener Titel im Text, etwa „1. Teilrechnung“, und nicht „Rechnung“ — bei einer Teilrechnung kommt die laufende Nummer erst mit dem Abschließen dazu, bis dahin zeigt die Vorschau „Teilrechnung“ ohne Nummer. Welche Platzhalter es gibt, steht in den Beleg-Einstellungen.

Speichern, Finalisieren, Entwurf löschen

Rechnung abschließen

Rechnung abschließen oben rechts übergibt den Entwurf nach einer Rückfrage („Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden.") in den Zustand einer bindenden Rechnung: flinkest vergibt die fortlaufende Belegnummer und führt dich in die Rechnungsdetails. Ab diesem Moment ist der Editor für diese Rechnung gesperrt (siehe „Gesperrter Zugriff" oben) — von der Detailseite aus versendest du die Rechnung, erfasst eine Zahlung oder stornierst sie. Eine Rechnung löst beim Abschließen keine Lagerbewegung aus, das Feld „Lager" an einer Position ist reine Zuordnung; Bestand bucht ausschließlich das Finalisieren eines Lieferscheins.

UID wird am Beleg festgehalten. Beim Abschließen schreibt flinkest die UID-Nummer, die in diesem Moment beim Kunden hinterlegt ist, fest in die Rechnung. Die Zusammenfassende Meldung und der BMD-Buchhaltungsexport (sofern die UID mit exportiert wird) melden damit die UID, an die die Rechnung tatsächlich ausgestellt wurde: Änderst du die UID später beim Kunden, bleiben abgeschlossene Rechnungen, die beim Abschließen eine UID erhalten haben, und eine schon erstellte oder abgegebene ZM unverändert. Dasselbe gilt für Gutschriften; eine Gutschrift zu dieser Rechnung übernimmt später deren UID.

Steuerprüfung beim Abschließen

Vor der eigentlichen Nummernvergabe erzwingt flinkest nur noch, dass ein steuerbefreiter Beleg wirklich keine Zeilensteuer trägt: An allen Artikel- und Fixpreis-Positionen wird die Zeilensteuer zur Sicherheit auf 0 gesetzt, falls sie es nicht schon ist. Eine nicht steuerbefreite Rechnung geht dagegen exakt so raus, wie sie zuletzt gespeichert wurde — anders als beim aktiven Umstellen der Umsatzart (siehe „Neu-Besteuerung beim Speichern der Kopfdaten") leitet flinkest hier keine Steuersätze mehr neu aus dem Artikelstamm ab.

Abrechnung aktualisieren (Schlussrechnung)

Eine Schlussrechnung aus einem Abrechnungsvorgang zieht die bereits bezahlten Anzahlungen ab — und zwar mit dem Stand, den sie beim Anlegen des Entwurfs hatten. Haben sich die Anzahlungen seither geändert (z. B. ist eine weitere Zahlung eingegangen), lehnt Rechnung abschließen mit der Meldung „Die Anzahlungen haben sich seit Erstellung dieses Entwurfs geändert – bitte die Abrechnungszeilen neu erzeugen" ab, statt den Entwurf still umzuschreiben.

Dafür steht bei einem Schlussrechnungs-Entwurf oben rechts die Schaltfläche Abrechnung aktualisieren: Sie baut die von flinkest berechneten Abrechnungszeilen — die übernommenen Restleistungen und die Abzüge der Anzahlungen — aus dem aktuellen Stand neu auf und meldet „Abrechnungszeilen aktualisiert". Danach ist diese Abweichung behoben.

Offene Anzahlungen blockieren das Abschließen. Ist eine Anzahlungsrechnung noch nicht bezahlt, lehnt Rechnung abschließen mit „Unbezahlte Anzahlungsrechnungen: … – zuerst die Zahlung erfassen oder die Anzahlungsrechnung stornieren" ab; die Meldung nennt jede betroffene Anzahlungsrechnung mit ihrem offenen Betrag. Dann erst die Zahlung in den Rechnungsdetails der Anzahlungsrechnung erfassen oder sie stornieren. Hat der Kunde eine Anzahlungsrechnung fristgerecht mit dem Skonto ihrer Zahlungsbedingung bezahlt, gilt sie als beglichen und blockiert nichts: Die Schlussrechnung zieht den eingegangenen Betrag ab und gibt den Skonto in eine eigene Zeile „Skonto auf Anzahlungsrechnung … vom …“ weiter — zusammen genau der Betrag der Anzahlungsrechnung, sodass der Kunde seinen Skonto behält.

Entwurf löschen

Entwurf löschen oben rechts entfernt den Entwurf nach einer Rückfrage („Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?") und bringt dich zurück in die Rechnungsliste.

Navigation

Breadcrumb

Oben führt der Pfad „Rechnungen" → Belegnummer bzw. „Entwurf – Kundenname" → „Bearbeiten"; die ersten beiden Stationen sind klickbar und führen zurück zur Rechnungsliste bzw. zu den Rechnungsdetails — ein eigener „Zurück"-Button ist im Editor deshalb nicht nötig.

Verwandte Seiten

• Rechnungen
• Rechnung anlegen
• Rechnungsdetails
• Kunden
• Kundendetails
• Artikel
• Serienrechnungen
• Beleg-Einstellungen
• Zahlungsziele
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kostenstellen
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface)

Häufige Fragen

Wo ist der Speichern-Knopf für die ganze Rechnung? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Empfänger, Details, Kopf-/Fußtext und jede einzelne Position schreiben ihre Änderung beim Klick auf Speichern sofort in die Rechnung, danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch.

Warum kann ich die Positionssumme nicht direkt eintippen? Sie wird immer aus Menge, Einzelpreis und Rabatt errechnet. Willst du einen festen Preis für einen ganzen Block, nutzt du eine Gruppe mit der Option Fixpreis (Set-Artikel) — dort trägst du Preis und Umsatzsteuer direkt an der Gruppe ein.

Wie mache ich eine Rechnung steuerfrei, etwa für eine EU-Lieferung? Öffne den Dialog Beleg Details und wähle unter Buchhaltung bei Steuerbefreiung / Reverse Charge eine der drei Umsatzarten; bei „EU" legst du zusätzlich fest, ob es um Waren, Dienstleistungen oder ein Dreiecksgeschäft geht — was die Art sonst bewirkt, steht unter Steuerbefreiung / Reverse Charge wählen. Wichtig: Bei einem Kunden mit Umsatzart „EU" wird das beim Anlegen nur automatisch übernommen, wenn beim Kunden zusätzlich eine gültige UID-Nummer hinterlegt ist — sonst bleibt die neue Rechnung zunächst umsatzsteuerpflichtig, und du musst die Umsatzart selbst setzen.

Ich habe die Rechnung finalisiert oder storniert und muss noch etwas ändern — geht das? Nein, in beiden Fällen ist der Editor für diese Rechnung gesperrt und leitet dich in die Detailansicht weiter. Bei einer ausgestellten Rechnung lassen sich nur noch Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel über die Rechnungsliste nachtragen; eine stornierte Rechnung ist auch dafür nicht mehr zugänglich. Für eine inhaltliche Korrektur bleiben eine neue Rechnung oder eine Gutschrift.

Kann ich eine einzelne Position oder eine ganze Gruppe als optional anbieten, ohne dass sie mitgerechnet wird? Ja, über den Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — er steht sowohl im Bearbeiten-Dialog einer Position als auch im Gruppen-Dialog. Die Position bzw. Gruppe bleibt am Beleg sichtbar, ihr Betrag steht in Klammern, und sie zählt nicht in die Rechnungssumme.

Ich habe bei einer Gruppe „Positionen am Beleg verstecken" gesetzt — sieht der Kunde dann noch einen Preis? Ja. Die Gruppe zeigt dann immer ihre Zwischensumme, auch ohne den Haken Zwischensumme anzeigen; ein Set mit Fixpreis zeigt seinen eigenen Preis. Nur die Einzelteile verschwinden vom Beleg.

Kann ich Positionen aus einer alten Rechnung übernehmen? Ja, über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren. Dort suchst du den Quellbeleg, sammelst die gewünschten Positionen und entscheidest, ob die Preise 1:1 mitkommen oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die Kundenkonditionen neu berechnet werden.

Warum ändert sich das Fälligkeitsdatum von selbst, wenn ich das Belegdatum anpasse? Im Dialog Beleg Details hängen Belegdatum, „Tage netto" und „zahlbar bis" zusammen — änderst du eines davon, rechnet flinkest das Fälligkeitsdatum automatisch neu. Der gedruckte Zahlungsziel-Text passt sich dabei nicht von selbst an, den erzeugst du über das Pfeil-Symbol neben dem Textfeld neu.