Rechnung bearbeiten

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Im Beleg-Editor baust du eine Rechnung inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Links arbeitest du am Beleg, rechts siehst du daneben laufend das fertige PDF — genau das Dokument, das dein Kunde später bekommt. Bearbeiten lässt sich immer nur ein Entwurf: Sobald die Rechnung finalisiert (also ausgestellt) ist, ist der Editor für sie gesperrt. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Gutschriften — diese Seite beschreibt die Rechnungs-Sicht.

Beleg-Editor: links das Formular mit Empfänger, Details und Positionen, rechts die Vorschau des Rechnungs-PDF

Kopfzeile

Ganz oben steht Rechnung bearbeiten (bei einer Proforma-Rechnung „Proforma-Rechnung bearbeiten"), rechts daneben zwei Schaltflächen:

Entwurf löschen — löscht den Entwurf nach einer Rückfrage und bringt dich zurück in die Rechnungsliste.
Rechnung abschließen — finalisiert die Rechnung. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden." vergibt flinkest die Belegnummer und führt dich in die Rechnungsdetails.

Dient der Entwurf als Vorlage einer laufenden Serienrechnung, steht dort statt Rechnung abschließen nur Vorschau — eine Serienvorlage muss Entwurf bleiben und darf keine Belegnummer verbrauchen. Versucht man es doch über einen direkten Aufruf, antwortet flinkest mit „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden".

Nach dem Finalisieren ist Schluss. Rufst du die Bearbeiten-Adresse einer bereits finalisierten Rechnung auf, erscheint „Der Beleg wurde bereits finalisiert" und flinkest bringt dich in die Detailansicht. Die einzige Ausnahme sind reine Buchhaltungsangaben: Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel dürfen an Positionen einer finalisierten Rechnung nachträglich noch gesetzt werden, weil sie den ausgestellten Beleg inhaltlich nicht verändern. Löschen ist dann ebenfalls vorbei — „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden"; statt zu löschen wird storniert.

Berechtigungen. Den Editor öffnet nur, wer Rechnungen bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ist er an, teilt sich der Bildschirm: links das Formular, rechts das PDF. Die Trennlinie lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet, damit das Formular die volle Breite bekommt.

Die Vorschau ist kein Entwurfsbild, sondern das echte Beleg-PDF aus dem Archiv. Nach jeder gespeicherten Änderung erzeugt flinkest es neu und die Vorschau aktualisiert sich — deshalb springt sie nach dem Speichern kurz um. Solange die Rechnung Entwurf ist, trägt das PDF das Wasserzeichen „Entwurf". Wie das Dokument aussieht — Spalten, Reihenfolge, sichtbare Blöcke — legst du im Belegdesign fest.

Der Dateiname beim Herunterladen. Lädst du das PDF aus der Vorschau herunter, heißt die Datei nach der Belegnummer. Ein Entwurf hat noch keine — die Nummer entsteht erst beim Abschließen —, deshalb setzt flinkest den Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen zusammen, etwa Rechnung-Entwurf-Mustermann GmbH.pdf. So bleiben mehrere Entwürfe im Download-Ordner unterscheidbar, und es wird keine interne Nummer sichtbar, die man für die Rechnungsnummer halten könnte.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes dieselbe Rechnung, lädt der Editor sie samt Vorschau von selbst nach.

Empfänger

Der erste Block zeigt links die Rechnungsadresse und rechts die Lieferadresse. Ein Klick auf die Box (oder auf das Stift-Symbol am rechten Rand) öffnet den Dialog Empfänger definieren:

Bestehender Kunde — Pflichtfeld. Wählst du hier einen Kunden, übernimmt flinkest Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort und Land als Rechnungs- und Lieferadresse. Ist beim Kunden eine besondere Umsatzart hinterlegt (EU, Ausland, Bauleistung), wird sie gleich als Umsatzart des Belegs gesetzt.
Rechnungsadresse ändern — blendet die Adressfelder zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu: Änderungen betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz. Möchtest du die geänderte Anschrift auch beim Kunden hinterlegen, setze zusätzlich den Haken Kundenstammsatz aktualisieren — der erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst, und braucht genau dieses Recht.
Abweichende Lieferadresse — mit diesem Haken bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, kannst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort auswählen, statt die Adresse zu tippen.

Speichern ist erst möglich, wenn ein Kunde gewählt ist. Hat der Kunde eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig". Das ist nur ein Hinweis — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung des Belegs nichts.

Details

Die Box Details fasst Belegdatum, Zahlungsfrist, Leistungszeitraum, Projekt, Referenz und Umsatzart zusammen. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details:

Belegdatum — Pflichtfeld. Der Kalender lässt kein Datum vor dem Belegdatum der jüngsten bereits finalisierten Rechnung zu.
Leistungszeitraum — von/bis, mit Schnellwahl für heute, gestern, diesen Monat und letzten Monat. Der Zeitraum wird auf die Rechnung gedruckt.
Zahlungsziel — „zahlbar bis" als Datum, dazu Tage netto, Tage Skonto, Skonto in Prozent und der Zahlungsziel-Text auf der Rechnung. Änderst du „Tage netto" oder das Belegdatum, rechnet flinkest „zahlbar bis" automatisch neu; über das Pfeil-Symbol neben dem Text erzeugst du den Zahlungsziel-Satz neu aus den eingestellten Tagen. Unter Bestehende Zahlungsbedingungen übernimmst du eine der gespeicherten Zahlungsbedingungen mit einem Klick; die voreingestellte ist als „Standard" gekennzeichnet.
Projekt — ordnet die Rechnung einem Projekt des Kunden zu.
Buchhaltung → Exportlieferungen — hier stellst du die Umsatzart des Belegs: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung, Exportlieferung oder Bauleistung. Jede dieser drei Einstellungen macht den gesamten Beleg steuerfrei. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung wählst du zusätzlich zwischen Waren und Dienstleistungen. Ohne Auswahl wird ganz normal mit Umsatzsteuer gerechnet.
Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint (zum Beispiel eine Bestellnummer des Kunden).
Interne Notizen — nur für euch intern. Diese Notiz erscheint nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Warum „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …" erscheint. Eine Rechnung darf kein Belegdatum vor der jüngsten bereits finalisierten Rechnung haben, sonst wäre die Nummernfolge nicht mehr chronologisch. Diese Prüfung greift bei jedem Speichern, nicht erst beim Abschließen; die Meldung nennt das früheste zulässige Datum. Bei Lieferscheinen gibt es diese Regel nicht.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Beim Anlegen übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom Kunden — danach ist die Angabe in diesem Dialog maßgeblich. Ändert sich später etwas am Kunden, wird eine bestehende Rechnung dadurch nicht nachträglich anders besteuert. Änderst du die Umsatzart hier selbst, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch: Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Preis, Menge und Rabatt bleiben dabei unangetastet. Dieselbe Neuberechnung läuft noch einmal unmittelbar vor dem Finalisieren, damit der ausgestellte Beleg in sich stimmig ist.

Kleinunternehmer. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt, ist jeder Beleg steuerfrei — unabhängig vom Kunden und von der Umsatzart.

Einleitungstext und Abschlusstext

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind beim Anlegen der Rechnung aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog, in dem du den Text für genau diese Rechnung anpasst. Ist noch kein Text da, steht in der Box „Einleitungstext hinzufügen" beziehungsweise „Abschlusstext hinzufügen".

Positionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste. Rechts über der Liste schaltest du zwischen zwei Ansichten um:

Kompakt — je Zeile Menge, Einheit, Bezeichnung und die Positionssumme.
Erweitert — zusätzlich Artikelnummer, Charge, Seriennummer, Kostenstelle, Kostenschlüssel und Buchungskonto als kleine Kennzeichen sowie eine Rechenzeile mit Menge, Einzelpreis (netto) und Summe Position. Ist ein Rabatt gesetzt, steht beim Einzelpreis der rabattierte Preis und dahinter in Klammern der Rabattbetrag.

Jede Zeile hat links einen Anfasser zum Ziehen und die Positionsnummer, rechts drei Schaltflächen: Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Zeile am Anfasser an ihren neuen Platz ziehst — flinkest vergibt danach alle Positionsnummern neu und erzeugt das PDF frisch. Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine Positionsnummer, sie zählen in der Nummerierung nicht mit.

Ist noch keine Position da, steht statt der Liste der Hinweis, dass du eine der Schaltflächen darunter anklicken sollst.

Darunter liegt die Leiste zum Hinzufügen:

Katalog — öffnet die Artikelauswahl mit Kategorien, Suchfeld und Blätterleiste. Ein Klick auf einen Artikel legt die Position an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten.
Manuell — legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht.
Weitere Optionen (Symbol mit drei Punkten) — Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren.
Barcodescanner an/aus — erscheint nur, wenn der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist.

Die Positionstypen

Artikel aus dem Katalog. Der Dialog Belegposition bearbeiten zeigt oben Artikelname, Artikelnummer und Einheit, darunter die Beschreibung. Die Beschreibung kommt vom Artikel, lässt sich hier für diese eine Rechnung ändern und wird auf den Beleg gedruckt, sofern die Beschreibungsspalte im Belegdesign sichtbar ist. Unter Menge & Preis stehen Menge (Pflicht), Einzelpreis (netto), Rabatt pro Stück mit Umschalter zwischen € und % sowie die Summe — die Summe wird gerechnet und ist nicht änderbar; bei gesetztem Rabatt heißt sie „Summe abzgl. Rabatt". Ist der Artikel lagergeführt, kommt ein Feld Lager dazu. Unter Sonstiges erfasst du Chargennummer und Seriennummer, unter Buchhaltung Konto (angeboten werden nur Erlöskonten), Kostenstelle und Kostenschlüssel. Kostenstelle und Kostenschlüssel schließen einander aus: Wählst du das eine, leert flinkest das andere.

Beim Anlegen aus dem Katalog übernimmt flinkest Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit, Beschreibung und Standardlager vom Artikel und setzt den Rabatt aus den Preisvereinbarungen des Kunden — geprüft wird in dieser Reihenfolge: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt. Das Buchungskonto ergibt sich aus der Umsatzart des Kunden und den Konten am Artikel.

Das Feld Lager bucht nichts. Eine Rechnung bewegt keinen Lagerbestand. Das Feld hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel kommt; die tatsächliche Bestandsbuchung passiert beim Finalisieren eines Lieferscheins.

Manuelle Position. Hier gibst du Name (Pflicht), Artikeleinheit und Beschreibung selbst ein. Menge, Einzelpreis und Rabatt funktionieren wie oben, zusätzlich stellst du die Umsatzsteuer in Prozent selbst ein — bei einer neuen Position ist der in den Einstellungen hinterlegte Standardsatz vorbelegt. Hat der Kunde einen generellen Rabatt, wird er bei einer neuen manuellen Position vorbelegt; der Hinweis „Aus dem generellen Kundenrabatt vorbelegt" verschwindet, sobald du den Wert änderst.

Steuersatz und Steuerbetrag bleiben synchron. Der Prozentsatz ist die Vorgabe, der Steuerbetrag wird immer daraus gerechnet. Du kannst also keinen Steuerbetrag erfassen, der nicht zum Satz passt.

Gruppe. Eine Gruppe fasst mehrere Positionen zu einem Block zusammen — etwa ein Set oder einen Leistungsblock. Du vergibst Name und Beschreibung und hast vier Optionen:

Zwischensumme anzeigen — zeigt die Summe der Gruppe.
Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — die Gruppe erscheint am Beleg, fließt aber nicht in die Rechnungssumme ein.
Fixpreis (Set-Artikel, Summe wird nicht aus den Positionen berechnet) — dann trägt die Gruppe ihren eigenen Preis; es erscheinen die Felder Preis (netto) und Umsatzsteuer, und die Einzelpreise der enthaltenen Positionen zählen nicht mehr in die Summe.
Positionen am Beleg verstecken — die Gruppe wird gedruckt, ihre Einzelpositionen nicht.

In der Liste erscheint die Gruppe als eigener Block, den du auf- und zuklappen kannst, mit der Anzahl der enthaltenen Positionen. Unten im Block liegt die Zeile Zur Gruppe hinzufügen mit Katalog und Manuell. Die Positionen einer Gruppe werden innerhalb der Gruppe eigenständig nummeriert und lassen sich dort ebenfalls per Ziehen sortieren. Ohne Fixpreis rechnet flinkest Summe, Steuer und Rabatt der Unterpositionen automatisch auf die Gruppe hoch.

Überschrift. Nur ein Feld: der Name der Überschrift. Eine Überschrift gliedert den Beleg optisch, hat keine Menge und keinen Preis und bekommt keine Positionsnummer.

Textposition. Ebenfalls ein Feld: ein freier Text zwischen den Positionen, ohne Menge, Preis und Positionsnummer.

Positionen aus einem anderen Beleg übernehmen

Über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren öffnet sich ein Dialog in drei Bereichen: links die Belegliste, rechts die Positionen des angeklickten Belegs, unten die Sammelliste Gewählte Positionen.

Oben filterst du nach Belegart, suchst nach Belegnummer und kannst mit Nur gleicher Kunde auf Belege desselben Kunden einschränken. Angeboten werden nur Belegarten, die du auch sehen darfst. Mit Hinzufügen wandert eine Position nach unten in die Sammelliste; dort lässt sie sich ziehen, um die Reihenfolge festzulegen, und wieder entfernen. Dieselbe Position darfst du mehrfach übernehmen.

Der Umschalter daneben entscheidet über die Preise:

1:1 vom Quellbeleg — Preise, Rabatte und Steuersätze kommen unverändert mit.
Neu bepreisen — flinkest rechnet Preis, Rabatt und Steuersatz für Artikelpositionen frisch aus dem aktuellen Artikelstamm und den Preisvereinbarungen des Kunden auf dieser Rechnung; die Menge aus dem Quellbeleg bleibt erhalten.

Einfügen hängt die gewählten Positionen unten an die Rechnung an. Gruppen kommen samt ihren Unterpositionen mit.

Positionen per Barcode-Scanner erfassen

Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, findest du rechts neben den Hinzufügen-Schaltflächen den Umschalter Barcodescanner an / Barcodescanner aus. Solange er an ist, nimmt der Beleg alle Tastatureingaben als Scan entgegen — tippen kannst du in dieser Zeit nicht.

Der Scanner muss den Code zwischen zwei Rauten senden (#…#); steht hinter der Artikelnummer noch ein Leerzeichen und eine weitere Angabe, wird diese als Chargennummer übernommen. flinkest sucht den Artikel über die Artikelnummer:

Ist die Artikelnummer unbekannt, erscheint eine Fehlermeldung und es wird nichts angelegt.
Gibt es die Kombination aus Artikel und Charge auf der Rechnung schon, erhöht flinkest die Menge dieser Position um 1.
Sonst legt flinkest eine neue Position mit Menge 1 an — mit allen Preisen und Rabatten, die auch beim Anlegen über den Katalog gelten würden.

Jeder Scan wird sofort gespeichert und mit einer kurzen Meldung samt Artikelname bestätigt. Zwei Scans innerhalb einer Sekunde wertet flinkest als Doppelscan und ignoriert den zweiten.

Summen

Der Editor hat bewusst keine eigene Summenzeile — die Summen stehen dort, wo sie der Kunde sieht: in der Belegvorschau. flinkest rechnet sie nach jeder gespeicherten Änderung neu und speichert Netto-, Steuer- und Gesamtsumme an der Rechnung. Gezählt werden alle Positionen der obersten Ebene; Positionen innerhalb einer Gruppe fließen über ihre Gruppe ein, und Gruppen mit dem Haken „Alternativposition" bleiben ganz außen vor. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz getrennt ausgewiesen. Eine Zwischensumme innerhalb des Belegs bekommst du über die Gruppen-Option Zwischensumme anzeigen.

Aktionen

Es gibt kein globales „Speichern". Jeder Dialog speichert für sich: Sobald du im Empfänger-, Details-, Text- oder Positionsdialog auf Speichern klickst, steht die Änderung in der Rechnung. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen.

Position hinzufügen. Über Katalog, Manuell oder die drei Punkte. In eine Gruppe fügst du über die Zeile Zur Gruppe hinzufügen direkt im Gruppenblock ein.

Position bearbeiten. Stift-Symbol in der Zeile. Der Dialog richtet sich nach dem Positionstyp. Speichern schreibt die Änderung sofort in die Rechnung, danach werden Summen und PDF aktualisiert.

Position duplizieren. Kopier-Symbol in der Zeile. flinkest legt eine Kopie am Ende der Liste an — bei einer Gruppe samt allen Unterpositionen — und öffnet die Kopie gleich zum Bearbeiten.

Position löschen. Papierkorb-Symbol, mit Rückfrage. Löschst du eine Gruppe, verschwinden auch ihre Unterpositionen. Danach vergibt flinkest die Positionsnummern lückenlos neu.

Positionen sortieren. Zeile am Anfasser ziehen. Das gilt für die Hauptliste und innerhalb einer Gruppe.

Rechnung abschließen. Schaltfläche oben rechts, mit Rückfrage. flinkest vergibt die Belegnummer, setzt den Status auf „Beleg" und führt dich in die Detailansicht. Von dort versendest du die Rechnung, änderst den Zahlungsstatus oder stornierst sie.

Entwurf löschen. Schaltfläche oben rechts, mit Rückfrage. Der Entwurf verschwindet samt seinen Positionen.

Häufige Fragen

Wo ist der Speichern-Knopf für die ganze Rechnung? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Empfänger, Details, Einleitungs- und Abschlusstext sowie jede einzelne Position werden beim Klick auf Speichern sofort in die Rechnung geschrieben. Danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch.

Warum kann ich die Summe einer Position nicht eintippen? Die Positionssumme wird immer aus Menge, Einzelpreis und Rabatt gerechnet — deshalb ist das Feld gesperrt. Willst du eine feste Summe für einen Block, verwende eine Gruppe mit der Option Fixpreis (Set-Artikel): dort trägst du Preis und Umsatzsteuer direkt an der Gruppe ein.

Was bedeutet „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …"? Du hast ein Belegdatum gewählt, das vor der zuletzt ausgestellten Rechnung liegt. Rechnungsnummern müssen chronologisch vergeben werden, deshalb lehnt flinkest das ab und nennt in der Meldung das früheste zulässige Datum. Trage dieses oder ein späteres Datum ein.

Warum steht bei einer Position 0 % Umsatzsteuer? Dann ist der ganze Beleg steuerfrei. Das passiert entweder über die Umsatzart im Dialog Beleg Details (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung) oder weil in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt ist. Nimmst du die Umsatzart wieder heraus, rechnet flinkest alle Positionen zurück auf ihren normalen Steuersatz.

Ich habe die Rechnung finalisiert und muss noch etwas ändern — geht das? Nein. Eine ausgestellte Rechnung darf inhaltlich nicht mehr verändert werden; der Editor meldet „Der Beleg wurde bereits finalisiert" und führt dich in die Detailansicht. Storniere die Rechnung und schreibe eine neue, oder erstelle eine Gutschrift. Nur Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel lassen sich nachträglich noch setzen.

Warum lässt sich meine Serienrechnungs-Vorlage nicht abschließen? Weil sie Entwurf bleiben muss: Die Vorlage darf keine Belegnummer verbrauchen, sonst würde sie selbst zur ausgestellten Rechnung. Statt Rechnung abschließen steht dort Vorschau; erzwingst du es doch, meldet flinkest „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden". Die echten Rechnungen der Serie entstehen automatisch aus der Vorlage.

Der Barcode-Scanner legt keine Position an — woran liegt das? Prüfe drei Dinge: Ist der Umschalter Barcodescanner an aktiv? Ist der Scanner so eingerichtet, dass er den Code zwischen zwei Rauten sendet? Und existiert die gescannte Artikelnummer im Artikelstamm? Bei einer unbekannten Artikelnummer meldet flinkest das ausdrücklich. Fehlt der Umschalter ganz, ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen nicht eingeschaltet.

Wie bekomme ich eine Zwischensumme mitten in die Rechnung? Lege eine Gruppe an, ziehe die betroffenen Positionen hinein und setze in der Gruppe den Haken Zwischensumme anzeigen. Für eine Position, die angeboten, aber nicht mitgerechnet werden soll, gibt es in derselben Gruppe die Option Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt.

Kann ich Positionen aus einer alten Rechnung übernehmen? Ja, über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren. Dort suchst du den Quellbeleg, sammelst die gewünschten Positionen unten ein und entscheidest, ob die Preise 1:1 mitkommen oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die Preisvereinbarungen des Kunden neu gerechnet werden.