Eingangsbeleg bearbeiten

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Hier prüfst du einen einzelnen Eingangsbeleg — also eine Lieferantenrechnung, eine Gutschrift oder einen Kassenbeleg, den du bezahlen musst. Links siehst du den Original-Beleg, rechts die ausgelesenen Werte, darunter die Positionen mit ihren Buchungskonten. Am Ende steht ein Beleg, dessen Summen stimmen, der einem Lieferanten zugeordnet ist und der mit der passenden Bankbuchung verknüpft werden kann. Von der Liste der Eingangsrechnungen kommst du mit einem Klick auf eine Zeile hierher.

Eingangsbeleg mit Belegvorschau, Kennzahlen und Positionen

Kopfzeile

Ganz oben steht der Lieferantenname als Überschrift. Darunter zeigen kleine Marker den Zustand des Belegs: Gutschrift bei einer Gutschrift, dazu immer der Bezahlstatus — offen oder bezahlt, bei bezahlt mit dem Bezahldatum dahinter. Ist der Beleg noch offen, ist dieser Marker anklickbar und trägt den Zusatz als bezahlt markieren; ein Klick öffnet direkt den Bezahlstatus-Dialog.

Rechts liegen die Schaltflächen. Bearbeiten ist die Hauptschaltfläche und öffnet den Beleg-Dialog. Daneben stehen, je nach Beleg und Berechtigung:

Download und Beleg ersetzen — nur, wenn am Beleg eine Datei hängt.
Bezahlstatus ändern — ebenfalls nur mit hinterlegter Datei.
Beleg neu auslesen — schickt den Beleg noch einmal durch die automatische Erkennung.
KI-Vorschlag für Kontierung — nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert.
Weiterverrechnen — erzeugt aus dem Beleg eine Ausgangsrechnung.
Löschen liegt im „…"-Menü daneben.

Passen nicht alle Schaltflächen nebeneinander, rutscht der Rest ebenfalls in dieses „…"-Menü. Alle Schaltflächen außer Download brauchen das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten; Weiterverrechnen verlangt zusätzlich das Recht, Rechnungen zu bearbeiten.

Gelöschte Belege. Ist ein Beleg als gelöscht markiert, steht ganz oben das rote Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert", die Schaltflächen verschwinden und der Inhalt wird nicht mehr angezeigt.

Sichtbarkeit für mobile Benutzer. Benutzer, die als mobile Mitarbeiter angelegt sind, kommen ausschließlich an Belege heran, die sie selbst hochgeladen haben. Ein fremder Beleg ist für sie auch über einen direkten Link nicht erreichbar.

Hinweise über dem Beleg

Zwischen Kopfzeile und Inhalt blendet flinkest farbige Bänder ein, sobald am Beleg etwas zu tun ist:

Beleg wird analysiert — die automatische Erkennung läuft gerade. Das Band zeigt den Fortschritt in Prozent und den aktuellen Schritt: Dokument wird geladen, Beleg wird ausgelesen, Positionen werden übernommen, Abgeschlossen. Es erscheint auch, wenn jemand anderes die Analyse gestartet hat oder du die Seite mittendrin neu lädst.
Dieser Beleg ist noch in der Ablage — der Beleg ist noch nicht geprüft. Die Schaltfläche In Liste verschieben im Band erledigt das sofort. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport.
Summenabweichung (rot) — die Positionen passen nicht zum Belegkopf. Der Text nennt beide Werte und die Differenz, etwa „Netto-Summe der Positionen (…) stimmt nicht mit der Netto-Summe des Belegs überein (…). Differenz: …. Beleg-Brutto: …". Dasselbe gibt es für die Umsatzsteuer. Diese Bänder erscheinen erst, wenn Beleg und Positionen fertig geladen sind — kurzzeitige Falschmeldungen beim Öffnen gibt es also nicht.
Positionen ohne Kontenzuordnung — mit der Anzahl der betroffenen Zeilen und bis zu drei Schaltflächen: das Standardkonto des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, KI-Vorschlag für Kontierung und Positionen manuell setzen. Dieses Band erscheint nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert.
Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft — im Beleg wurde ein Absender gelesen, aber kein passender Kontakt gefunden. Bestehenden zuweisen öffnet den Beleg-Dialog direkt beim Lieferantenfeld, Neu erstellen legt aus den erkannten Daten einen neuen Lieferanten an.
Möglicher Doppel-Import — „Ein Beleg mit gleicher Nummer und gleichem Datum existiert bereits.", dazu Nummer und Datum des anderen Belegs und die Schaltfläche Beleg ansehen.

Woher die Duplikat-Warnung kommt. Markiert wird immer nur der später importierte Beleg, der ältere bleibt sauber. Die Prüfung läuft bei jeder Analyse neu und stützt sich ausschließlich auf Belegnummer plus Belegdatum — fehlt eines davon, gibt es keine Warnung. Löschst du den älteren Beleg, verschwindet die Markierung von selbst.

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Rechts liegt eine Spalte mit drei Bereichen. Oben die Kennzahlen-Box: Belegnummer, Lieferant (verlinkt auf die Lieferantendetails, mit einem Stift-Symbol zum Bearbeiten), Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Belegdatum und der Bezahlstatus. Bei einem bar bezahlten Beleg steht dort Bar bezahlt.

Bei einem Beleg in Fremdwährung kommt der EUR-Gegenwert dazu — Brutto mal Wechselkurs. Fehlt ein brauchbarer Kurs, steht dort ein Strich statt einer irreführenden Zahl.

Sind Zahlungen verknüpft, zeigt die Box zusätzlich Bezahlt und darunter entweder Differenz (rot) oder Vollständig bezahlt.

QR-Code zum Überweisen. Ganz unten in der Box erscheint ein Überweisungs-QR-Code, den du mit deiner Banking-App abscannen kannst. Er entsteht nur, wenn Lieferantenname, IBAN, BIC und Belegnummer am Beleg stehen; fehlt eines davon, bleibt die Stelle leer.

Darunter folgen die Panels Aktivitäten — dort hängst du Aufgaben an den Beleg, solange nichts erfasst ist, steht dort ein Leerzustand — und Dokumente für zusätzliche Dateien zum Beleg.

Reiter „Übersicht"

Der erste Reiter zeigt den Beleg selbst: das hochgeladene PDF oder Foto in einem Betrachter.

Hängt noch keine Datei am Beleg und darfst du ihn bearbeiten, steht hier stattdessen ein Ablagefeld. Zieh eine Datei hinein oder klick hinein, um sie auszuwählen — akzeptiert werden PDF, JPG, PNG und einfache Textdateien. Nach dem Hochladen fragt flinkest unter dem Titel Dokument neu auslesen: „Soll das Dokument neu ausgelesen werden? Bestehende Daten werden dabei überschrieben." Antwortest du mit Ja, startet die Erkennung. Ohne Bearbeitungsrecht siehst du an dieser Stelle nur einen Hinweis, dass kein Dokument da ist.

Reiter „Details"

Hier stehen alle Kopfdaten des Belegs in vier Blöcken:

Daten — Belegnummer, Lieferant (verlinkt), Belegdatum, Lieferdatum, das zugeordnete Projekt (ebenfalls verlinkt) und die Notiz.
Beträge — Netto, Umsatzsteuer, Brutto; bei Fremdwährung zusätzlich Währung und EUR-Gegenwert.
Lieferant — Name, Adresse und UID Nummer, wie sie am Beleg stehen. Das sind die ausgelesenen Angaben, nicht die aus dem Kontakt: Sie bleiben auch dann erhalten, wenn kein Lieferant zugeordnet werden konnte.
Zahlung — Bezahlstatus mit Datum, IBAN und BIC. Ist der Beleg offen, sitzt hier eine Schaltfläche als bezahlt markieren.

Reiter „Positionen"

Die Positionen sind die einzelnen Zeilen der Rechnung — sie tragen die Kontierung und damit alles, was später in die Buchhaltung geht. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele es sind.

Über der Tabelle liegen ein Suchfeld (Nach Text oder Betrag suchen…, filtert die geladenen Zeilen sofort nach Text und Betrag), ein Umschalter zwischen Netto und Brutto sowie die Schaltflächen Neu und Positionen bearbeiten.

Die Tabelle zeigt Menge, Beschreibung, Einzelpreis, USt-Satz, Umsatzsteuer, Rabatt, Summe, Buchungskonto, Kostenstelle und Fahrzeug. Einzelpreis, Rabatt und Summe folgen dem gewählten Netto-/Brutto-Modus; die Spaltenüberschriften sagen jeweils dazu, welcher der beiden gilt. Ein Klick auf den Betrag in der Spalte Summe zeigt den Rechenweg (Menge × Einzelpreis, abzüglich Rabatt). Ganz unten läuft eine Summenzeile mit Umsatzsteuer, Rabatt und Gesamtsumme mit. Über das Menü am Zeilenende bearbeitest oder löschst du eine einzelne Position.

Buchungskonto und Kostenstelle sind nicht immer da. Ob diese beiden Spalten erscheinen, hängt an der Einstellung, wer die Buchungskonten vergibt — zu finden in den Buchhaltungs-Einstellungen. Erledigt das deine Kanzlei, blendet flinkest Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen aus; kontierst du selbst, sind sie da. Die Konten selbst pflegst du unter Sachkonten, die Kostenstellen unter Kostenstellen.

Positionen in Serie bearbeiten. Positionen bearbeiten klappt unten einen zweiten Bereich auf: oben bleibt der Original-Beleg sichtbar, unten liegt eine Tabelle, in der du jede Zelle direkt änderst. Die Trennlinie dazwischen lässt sich verschieben. Über Gruppieren nach ordnest du die Zeilen nach Umsatzsteuer-Satz, Sachkonto oder Kostenstelle — mit Zwischensummen je Gruppe. Markierst du Zeilen über die Kästchen links, erscheint eine Aktionsleiste: löschen, ein Buchungskonto, eine Kostenstelle oder ein Fahrzeug für alle markierten Zeilen setzen, oder einen Steuersatz über Steuersatz setzen anwenden. Auf Tablets füllt der Editor die ganze Höhe; Vorschau ein/aus holt den Beleg wieder dazu.

Woher die Kontierung kommt. Trägt der Lieferant ein Standard-Buchungskonto, setzt flinkest es beim Auslesen gleich auf jede neue Position. Legst du aus dem Beleg heraus einen Lieferanten mit Konto an, fragt flinkest, ob das Konto auf alle Positionen übernommen werden soll. Stammt ein Konto aus der KI oder aus den Lieferanten-Einstellungen, merkt sich flinkest die Begründung und zeigt sie im Positionsdialog und als Info-Symbol im Positionen-Editor an.

Reiter „Zahlungen"

Dieser Reiter erscheint nur, wenn dein Benutzer Bankkonten sehen darf. Er listet alle Banktransaktionen, die mit diesem Beleg verknüpft sind; ein Klick auf eine Zeile springt in die Bankkonto-Details zur passenden Transaktion. Stimmen Belegbetrag und Zahlungen nicht überein, wird der Reiter zusätzlich als Warnung markiert.

Ist noch nichts verknüpft und findet flinkest eine passende Transaktion, steht oben ein Vorschlag mit Verwendungszweck, Bankkonto, Datum, Betrag und dem Grund für den Treffer. Verknüpfen übernimmt ihn, Transaktion anzeigen öffnet sie in einem neuen Tab zum Vergleichen. Über Zahlung verknüpfen suchst du selbst: erst ein Bankkonto wählen, dann aus den noch offenen Transaktionen die richtige aussuchen — die Liste ist nach Betragsnähe zum Beleg sortiert und über ein Suchfeld nach Verwendungszweck durchsuchbar.

Wie der Vorschlag zustande kommt. Vorgeschlagen werden nur Transaktionen, an denen noch kein Beleg und keine Buchung hängt und die nicht vor dem Belegdatum liegen — eine Zahlung kann keine Rechnung begleichen, die es noch gar nicht gab. Der Betrag muss auf den Cent passen. Bewertet wird dann: Belegnummer im Verwendungszweck gefunden ist der sicherste Treffer, danach Betrag und Lieferantenname exakt gleich, danach Betrag passt und der Name ist ähnlich. Ein reiner Betragstreffer ohne Namensbezug ist zu schwach und wird nicht vorgeschlagen. Bei gleichwertigen Treffern gewinnt die Transaktion, die dem Belegdatum am nächsten liegt — so landet bei einer monatlich gleichen Abbuchung die richtige beim richtigen Beleg.

Was das Verknüpfen auslöst. Der Beleg gilt danach als bezahlt und übernimmt das Datum der Transaktion; passt der Betrag genau, wird die Transaktion zugleich abgeschlossen. Löst du die Verknüpfung wieder, wird der Beleg zurück auf offen gesetzt, das Bezahldatum geleert und die Transaktion wieder geöffnet. Mehr zum Zusammenspiel steht in der Buchhaltungs-Übersicht.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt ein Uhr-Symbol. Es öffnet das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld dieses Belegs geändert hat.

Aktionen

Beleg bearbeiten — Schaltfläche Bearbeiten öffnet den Dialog Eingangsbeleg bearbeiten. Er ist nach Blöcken sortiert: Beleg (Belegnummer, Belegdatum, Lieferdatum, Summe, Umsatzsteuer, Währung, bei Fremdwährung der Wechselkurs, innergemeinschaftliche Transaktion, Zahlungsart), Notiz, Lieferant (Auswahlfeld plus Name, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land), Projekt, Buchhaltung (Buchungstext) und Bankdaten (Iban, BIC, Kontonummer, UID Nummer, Bankleitzahl). Schließt du mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach.

Wechselkurs. Wählst du eine andere Währung als Euro, holt flinkest den EZB-Referenzkurs zum Belegdatum und trägt ihn ein — du kannst ihn überschreiben. Summe und Positionen bleiben immer in der Belegwährung, für die Buchhaltung wird darüber in Euro umgerechnet. Bei Euro gibt es keinen Kurs.

Bezahlstatus ändern — öffnet einen Dialog mit dem Kästchen Diese Rechnung wurde bereits bezahlt. Ist es gesetzt, wählst du darunter das Bezahldatum (heute ist das späteste) und die Zahlungsart. Ein Beleg ist entweder bar bezahlt oder mit einer Banktransaktion verknüpft, nie beides: Setzt du Bar bezahlt, verschwindet die Verknüpfungs-Schaltfläche und umgekehrt. Ist bereits eine Transaktion verknüpft, siehst du sie hier und kannst die Verknüpfung lösen. Ohne Bezahldatum lässt sich ein Barbeleg nicht speichern — es kommt die Meldung „Bei Barzahlung ist ein Zahldatum erforderlich".

Barbelege in der Buchhaltung. Ein bar bezahlter Beleg bringt seine eigenen Buchungszeilen mit. Änderst du Zahlungsart, Bezahlstatus, Bezahldatum, Belegdatum, Belegnummer, Lieferant oder Währung — oder kontierst du eine Position um —, baut flinkest diese Zeilen automatisch neu auf.

Beleg neu auslesen — öffnet einen Dialog mit dem Hinweis „Der Beleg wird neu ausgelesen. Die bestehenden Positionen werden gelöscht und neu ausgelesen." Darunter kannst du unter Zusätzliche Anweisungen im Klartext mitgeben, worauf die Erkennung achten soll, und das Kästchen Diese Anweisung beim Lieferanten für künftige Scans speichern setzen — das geht nur bei einem verknüpften Lieferanten. Ausführen startet den Vorgang; er läuft im Hintergrund, du kannst weiterarbeiten.

Was beim Auslesen passiert. Gelesen werden Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Zahlungsart, Brutto- und Steuerbetrag, Lieferantenname mit Adresse, UID-Nummer und Land, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz. Die bisherigen Positionen werden dabei ersetzt. Anschließend sucht flinkest den Lieferanten — exakt über die UID-Nummer, sonst über die Kreditorennummer, sonst über Name plus Postleitzahl; eine unscharfe Suche gibt es bewusst nicht. Ein Lieferant, der beim Hochladen fest vorgegeben war, wird nie überschrieben. Gutschriften werden immer positiv gespeichert; kommen negative Beträge an, dreht flinkest Kopf- und Positionswerte einheitlich um. Zum Schluss werden Währung, Wechselkurs und die Duplikat-Markierung neu bestimmt. Erkennt die Analyse eine Kfz-Rechnung, ordnet sie den Zeilen das passende Fahrzeug zu — über das gelesene Kennzeichen oder ersatzweise über das Fahrzeug der Person, die den Beleg erfasst hat.

Warum „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" erscheint. Die Erkennung hat kein verwertbares Ergebnis geliefert oder eine fehlerhafte Antwort bekommen. Das passiert meist bei sehr schlechten Scans, stark gedrehten Fotos oder Dateien, die gar keine Rechnung sind. Versuch es mit einer besseren Aufnahme noch einmal oder trag die Werte über Bearbeiten von Hand ein.

KI-Vorschlag für Kontierung — verteilt Buchungskonten auf alle Positionen. Ist bereits mindestens eine Position kontiert, fragt flinkest vorher nach, weil die vorhandene Zuordnung überschrieben wird. Danach öffnet sich der Positionen-Editor, damit du das Ergebnis gleich prüfen kannst. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert.

Weiterverrechnen — erzeugt aus dem Eingangsbeleg eine Ausgangsrechnung. Im Dialog wählst du den Kunden und optional einen prozentualen Aufschlag; alle Positionen werden mit dem aufgeschlagenen Einzelpreis übernommen, Zeilensummen und Steuer werden neu gerechnet. Bei 0 % wandern die Preise 1:1 mit. Die neue Rechnung entsteht als Entwurf, und flinkest springt direkt in Rechnung bearbeiten — dort kannst du noch alles anpassen, bevor du sie versendest.

Lieferant anlegen oder ändern — über Neu erstellen im Hinweisband oder das Stift-Symbol neben dem Lieferantennamen. Beim Anlegen füllt flinkest den neuen Kontakt gleich mit den erkannten Daten: Name, Adresse, UID-Nummer, IBAN, BIC, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und deine Kundennummer beim Lieferanten als Kreditorennummer. Nach dem Speichern wird der Lieferant automatisch am Beleg hinterlegt. Dafür braucht dein Benutzer das Recht, Lieferanten zu bearbeiten.

Beleg ersetzen — entfernt die hinterlegte Datei nach einer Sicherheitsabfrage, damit du eine andere hochladen kannst. Die ausgelesenen Werte bleiben dabei stehen.

Beleg löschen — im „…"-Menü, mit Sicherheitsabfrage. Danach landest du wieder in der Liste der Eingangsrechnungen.

Warum sich ein Beleg nicht löschen lässt. Hängt an ihm eine Banktransaktion, kommt die Meldung „Dieser Beleg ist einer Transaktion zugeordnet und kann nicht gelöscht werden. Lösen Sie zuerst die Verknüpfung in der Transaktion." Löse die Verknüpfung im Reiter Zahlungen oder im Bezahlstatus-Dialog, danach geht es. Beim Löschen wird auch die hinterlegte Datei entfernt.

Automatische Aktualisierung. Ändert jemand anderes diesen Beleg oder eine seiner Positionen, aktualisiert sich deine Ansicht von selbst — auch der Fortschritt einer laufenden Analyse. Neu laden musst du nichts.

Häufige Fragen

Warum steht bei meinem Eingangsbeleg „Positionen ohne Kontenzuordnung"? Weil mindestens eine Position noch kein Buchungskonto hat. Du hast drei Wege: das Standardkonto des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, den KI-Vorschlag für die Kontierung starten oder die Konten im Positionen-Editor von Hand setzen. Erledigt deine Kanzlei die Kontierung, erscheint dieses Band gar nicht — das steuert die Einstellung, wer die Buchungskonten vergibt.

Die Positionen passen nicht zur Belegsumme — was tun? flinkest vergleicht die Netto-Summe und die Umsatzsteuer der Positionen mit den Werten im Belegkopf und zeigt beide Zahlen samt Differenz an. Meistens hat die Erkennung eine Zeile falsch gelesen oder eine übersehen. Öffne den Positionen-Editor, korrigiere die betroffene Zeile oder ergänze die fehlende — oder korrigiere umgekehrt Summe und Umsatzsteuer im Belegkopf über Bearbeiten.

Was macht „Beleg neu auslesen" mit meinen Daten? Der Beleg wird komplett neu analysiert. Die vorhandenen Positionen werden gelöscht und durch die neu gelesenen ersetzt, Kopfdaten wie Belegnummer, Datum, Summen und Lieferantenangaben werden überschrieben. Von Hand nachgetragene Positionen sind danach weg — sichere sie vorher, wenn du sie behalten willst.

Kann ich der Belegerkennung sagen, worauf sie achten soll? Ja. Im Dialog Beleg neu auslesen gibst du unter Zusätzliche Anweisungen im Klartext an, was zu beachten ist. Mit dem Kästchen darunter speicherst du diese Anweisung beim Lieferanten, dann gilt sie bei jedem künftigen Beleg dieses Lieferanten automatisch. Das Kästchen ist nur wählbar, wenn dem Beleg ein Lieferant zugeordnet ist.

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Er zeigt Bankdaten und ist deshalb an das Recht gebunden, Bankkonten zu sehen. Ohne dieses Recht blendet flinkest den Reiter, den Transaktionsvorschlag und die Verknüpfungs-Schaltflächen komplett aus.

Warum wird mir eine bestimmte Transaktion nicht als Zahlung vorgeschlagen? Vorgeschlagen wird nur, was eindeutig ist: Die Transaktion darf noch keinen Beleg und keine Buchung haben, sie darf nicht vor dem Belegdatum liegen, und der Betrag muss auf den Cent passen. Zusätzlich braucht es einen inhaltlichen Bezug — die Belegnummer im Verwendungszweck oder einen passenden Lieferantennamen. Ein reiner Betragstreffer reicht nicht. Über Zahlung verknüpfen kannst du die Transaktion aber jederzeit selbst auswählen.

Was passiert beim Weiterverrechnen? flinkest legt eine neue Ausgangsrechnung als Entwurf für den gewählten Kunden an und übernimmt alle Positionen des Eingangsbelegs. Der eingegebene Aufschlag wird auf jeden Einzelpreis gerechnet, Zeilensummen und Steuer entstehen daraus neu. Anschließend landest du direkt in der neuen Rechnung und kannst sie vor dem Versand noch ändern. Der Eingangsbeleg selbst bleibt unverändert.

Warum fehlt der Überweisungs-QR-Code? Weil am Beleg eine der vier nötigen Angaben fehlt: Lieferantenname, IBAN, BIC oder Belegnummer. Trag die fehlende Angabe über Bearbeiten nach, dann erscheint der Code.