Eingangsbeleg bearbeiten

Hier prüfst du einen einzelnen Eingangsbeleg — eine Lieferantenrechnung, eine Gutschrift oder einen Kassenbeleg. Links siehst du das Original, rechts die ausgelesenen oder erfassten Werte, darunter die Positionen mit ihrer Kontierung. Fachlich ist das die Belegprüfung der vorbereitenden Buchhaltung: Du vergleichst Dokument gegen erkannte Daten, verknüpfst den Lieferanten mit dem Stamm, sorgst dafür, dass Positionssummen und Belegkopf zusammenpassen, und erfasst am Ende die Zahlung. Von den Eingangsrechnungen kommst du mit einem Klick auf eine Zeile hierher. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit des Belegs und wie du sie bedienst.

Kopf, Statusanzeige und Navigation

Kopfzeile: Lieferant, Breadcrumb und Status-Markierungen

Ganz oben steht der Lieferantenname als Überschrift, darüber der Breadcrumb Eingangsrechnungen → ‹Nr› → Details — dein Rückweg in die Liste, deren Suche, Filter und Seitenstand dabei erhalten bleiben. Direkt darunter zeigen kleine Markierungen den Zustand: Gutschrift, falls zutreffend — Lieferantengutschriften mindern deine Verbindlichkeiten und müssen sofort erkennbar sein —, dazu immer der Bezahlstatus (offen, teilweise bezahlt oder bezahlt, bei Teil-/Vollzahlung mit dem Bezahldatum dahinter, bei einem bar bezahlten Beleg als „Bar bezahlt").

„Als bezahlt markieren" — Schnellzugriff

Ist der Beleg noch nicht vollständig bezahlt, steht direkt neben dem Bezahlstatus-Chip die Schaltfläche Als bezahlt markieren. Sie öffnet denselben Dialog Zahlung erfassen wie im Reiter „Details" und im „…"-Menü — der schnellste Einstieg in die Zahlungserfassung, solange etwas offen ist. Sie braucht zusätzlich zum Bearbeitungsrecht die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Kennzahlen-Box

Rechts oben liegt eine Box mit den wichtigsten Zahlen auf einen Blick: Belegnummer, Lieferant (verlinkt auf die Lieferantendetails, mit einem Stift zum Bearbeiten), Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Belegdatum und der Bezahlstatus. Bei einer Fremdwährung kommt der EUR-Gegenwert dazu (Brutto mal Wechselkurs) — fehlt ein brauchbarer Kurs, steht dort ein Strich statt einer irreführenden Zahl. Sind Zahlungen verknüpft, zeigt die Box zusätzlich Bezahlt (die Summe aller verknüpften Zahlungen) und darunter entweder Differenz (rot, der noch offene Rest) oder Vollständig bezahlt — die Prüfsummen und der Zahlstand bleiben so neben jedem Reiter sichtbar.

SEPA-Zahlungs-QR-Code

Ganz unten in der Kennzahlen-Box erscheint ein Überweisungs-QR-Code, den du mit deiner Banking-App abscannen kannst — Betrag, IBAN, Empfänger und Verwendungszweck (die Belegnummer) sind vorbefüllt. Er entsteht nur, wenn Lieferantenname, IBAN, BIC und Belegnummer am Beleg stehen; fehlt eines davon, bleibt die Stelle einfach leer.

Von der Kennzahlen-Box weiterspringen

Der Lieferantenname springt zur Lieferantenakte — alle Belege dieses Kreditors an einer Stelle. Ist ein Projekt zugeordnet, verlinkt auch dessen Name (im Reiter „Details") dorthin — Fremdkosten-Zuordnung nachvollziehen. Ein Klick auf eine Zeile im Reiter „Zahlungen" öffnet die zugehörige Banktransaktion samt Kontoumfeld unter Bankkonten — der direkte Weg vom Beleg zum Kontoabgleich.

Reiter per Link ansteuern und „Zuletzt besucht"

Jeder Reiter — Übersicht, Details, Positionen, Zahlungen, Änderungsprotokoll — lässt sich direkt per Link ansteuern und übersteht einen Reload; praktisch, um etwa vom Buchhaltungs-Cockpit direkt in die Zahlungen dieses Belegs zu springen. Außerdem trägt sich jeder besuchte Beleg ins „Zuletzt besucht"-Panel ein, um ihn ohne erneute Suche wiederzufinden.

Automatische Aktualisierung

Ändert jemand anderes diesen Beleg oder eine seiner Positionen, aktualisiert sich deine Ansicht von selbst — auch der Fortschritt einer laufenden Analyse. Neu laden musst du nichts; das läuft über den Eventserver.

Warn- und Hinweisbanner

Zwischen Kopfzeile und Reiter-Inhalt blendet flinkest farbige Bänder ein, sobald am Beleg etwas zu tun ist. Sie erscheinen erst, wenn Beleg und Positionen vollständig geladen sind — kurzzeitige Falschmeldungen beim Öffnen gibt es also nicht.

„Dieser Beleg ist noch in der Ablage"

Der Beleg ist noch nicht geprüft. Die Schaltfläche In Liste verschieben im Band erledigt das sofort, mit Toast „Beleg in Liste verschoben" — dieselbe Freigabe-Geste des Zwei-Stufen-Posteingangs wie in der Liste. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport.

Summen- und USt-Abweichungsbanner

Passen die Positionen nicht zum Belegkopf, erscheint ein rotes Band: „Netto-Summe der Positionen (…) stimmt nicht mit der Netto-Summe des Belegs überein (…). Differenz: …. Beleg-Brutto: …" — und dasselbe für die Umsatzsteuer, falls die Positionen unterschiedliche Steuersätze mischen. Diese Prüfung ist der Kern der Belegkontrolle: Nur wenn Positionen und Kopf zusammenpassen, stimmen Vorsteuer-Ausweis und Buchhaltungsexport.

„Positionen ohne Kontenzuordnung"

Zeigt die Anzahl betroffener Zeilen und bis zu drei Aktionen: das Standardkonto des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, KI-Vorschlag für Kontierung und Positionen manuell setzen. Dieses Band erscheint nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert — mehr dazu unter „Kontierung" weiter unten.

„Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft"

Im Beleg wurde ein Absender gelesen, aber kein passender Kontakt gefunden. Bestehenden zuweisen öffnet den Beleg-Bearbeiten-Dialog direkt beim Lieferantenfeld, Neu erstellen legt aus den erkannten Daten einen neuen Lieferanten an — beides beschrieben unter „Lieferanten-Verknüpfung".

„Möglicher Doppel-Import"

„Ein Beleg mit gleicher Nummer und gleichem Datum existiert bereits.", dazu Nummer und Datum des anderen Belegs und die Schaltfläche Beleg ansehen, die direkt zum Original springt. Markiert wird immer nur der später importierte Beleg, der ältere bleibt sauber — doppelte Rechnungen würden sonst Vorsteuer und Verbindlichkeiten doppelt zählen. Die Prüfung läuft bei jeder Analyse neu und stützt sich ausschließlich auf Belegnummer plus Belegdatum; löschst du den älteren Beleg, verschwindet die Markierung von selbst.

Analyse-Fortschritts-Banner

„Beleg wird analysiert (‹Modell›) — n% ‹Schritt›" mit den Schritten Dokument wird geladen, Beleg wird ausgelesen, Positionen werden übernommen, Abgeschlossen. Es erscheint auch, wenn jemand anderes die Analyse gestartet hat oder du die Seite mittendrin neu lädst. Brichst du den Auftrag über das Symbol Hintergrund-Jobs in der Kopfleiste ab, verschwindet das Band und du bekommst den Hinweis „Die Beleganalyse wurde abgebrochen" statt einer Fehlermeldung.

Reiter „Übersicht" — Dokument

Dokumentvorschau

Der erste Reiter zeigt das hochgeladene PDF oder Foto in einem Betrachter mit Seiten, Zoom und Druckfunktion über eine signierte, einmalige Storage-URL. Die URL wird bewusst nur geholt, wenn keine da ist — ein Speichern an anderer Stelle erzwingt also keinen unnötigen Neuladevorgang des Dokuments.

Dokument nachreichen

Hängt noch keine Datei am Beleg und darfst du ihn bearbeiten, steht hier statt des Betrachters eine Dropzone — akzeptiert werden PDF sowie die Bildformate JPEG, PNG, GIF und WEBP, weil nur diese Formate die automatische Erkennung zuverlässig liest. Eine andere Datei weist flinkest sofort mit der Meldung „Dieser Dateityp wird für die Beleg-Analyse nicht unterstützt. Bitte laden Sie ein PDF oder ein Bild (JPEG, PNG, GIF oder WEBP) hoch." zurück, ohne dass dafür überhaupt ein Datensatz entsteht. Nach erfolgreichem Hochladen fragt flinkest unter dem Titel Dokument neu auslesen: „Soll das Dokument neu ausgelesen werden? Bestehende Daten werden dabei überschrieben." — Ja startet die KI-Analyse, die deine bereits erfassten Felder überschreiben würde, deshalb die Rückfrage. Ohne Bearbeitungsrecht siehst du an dieser Stelle nur einen Hinweis, dass kein Dokument da ist.

Download und Beleg ersetzen

Download öffnet die signierte URL in einem neuen Tab — praktisch für die Weitergabe an die Steuerberatung; als einzige Kopfaktion steht sie auch bei einem gelöschten (archivierten) Beleg noch zur Verfügung. Beleg ersetzen entfernt nach einer Sicherheitsabfrage die hinterlegte Datei aus dem Object Storage, die Dropzone erscheint wieder — so tauschst du ein falsches Dokument am richtigen Datensatz aus, ohne bereits korrigierte Strukturdaten zu verlieren. Schlägt der Upload der neuen Datei fehl, bleibt der Beleg mit seinen bisherigen Daten erhalten.

Beleg neu auslesen

Der Kopf-Button Beleg neu auslesen öffnet einen Dialog mit dem Hinweis „Der Beleg wird neu ausgelesen. Die bestehenden Positionen werden gelöscht und neu ausgelesen." Darunter trägst du unter Zusätzliche Anweisungen im Klartext ein, worauf die Erkennung achten soll (vorbefüllt mit einer am Lieferanten hinterlegten Anweisung, falls vorhanden), und kannst das Kästchen Diese Anweisung beim Lieferanten für künftige Scans speichern setzen — geht nur bei einem verknüpften Lieferanten und macht die Korrektur zum Lern-Effekt: Eine Anweisung wie „Skonto ignorieren" wirkt danach bei jedem künftigen Scan dieses Lieferanten. Ausführen startet den Vorgang im Hintergrund, du kannst weiterarbeiten.

Was beim Auslesen passiert. Gelesen werden Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Zahlungsart, Brutto- und Steuerbetrag, Lieferantenname mit Adresse, UID-Nummer und Land, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz — die bisherigen Positionen werden dabei ersetzt. Anschließend sucht flinkest den Lieferanten wie beim Erst-Upload: exakt über UID-Nummer, sonst Kreditorennummer, sonst Name plus Postleitzahl; ein beim Hochladen fest vorgegebener Lieferant wird nie überschrieben. Gutschriften werden immer positiv gespeichert; kommen negative Beträge an, dreht flinkest Kopf- und Positionswerte einheitlich um. Zum Schluss werden Währung, Wechselkurs und die Duplikat-Markierung neu bestimmt; erkennt die Analyse eine Kfz-Rechnung, ordnet sie den Zeilen automatisch das passende Fahrzeug zu.

Warum „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" erscheint. Die Erkennung hat kein verwertbares Ergebnis geliefert. Das passiert meist bei sehr schlechten Scans, stark gedrehten Fotos oder Dateien, die gar keine Rechnung sind. Versuch es mit einer besseren Aufnahme noch einmal oder trag die Werte über „Beleg bearbeiten" von Hand ein.

Reiter „Details" — strukturierte Anzeige

Block „Daten"

Belegnummer, Lieferant (verlinkt), Belegdatum, Lieferdatum, das zugeordnete Projekt (ebenfalls verlinkt) und die Notiz — alle Kopfdaten lesbar auf einen Blick; die Bearbeitung läuft ausschließlich über den Beleg-Bearbeiten-Dialog, eine einzige Schreibstelle.

Block „Beträge"

Netto, Umsatzsteuer, Brutto; bei einer Fremdwährung zusätzlich die Währung und der EUR-Gegenwert. Die Beträge bleiben in Belegwährung, der EUR-Wert ist die Buchhaltungs-Sicht darauf.

Block „Lieferant"

OCR-Name, Adresse und UID-Nummer, wie sie am Beleg stehen — bewusst getrennt vom verknüpften Stammsatz, sodass du beide vergleichen kannst. Diese Angaben bleiben erhalten, auch wenn (noch) kein Lieferant zugeordnet werden konnte.

Block „Zahlung"

Bezahlstatus mit Datum, IBAN und BIC. Ist der Beleg noch nicht vollständig bezahlt, sitzt hier ebenfalls der Inline-Button Als bezahlt markieren — ein dritter Einstieg in die Zahlungserfassung neben Kopfzeile und „…"-Menü.

Seitenleiste: Aktivitäten und Dokumente

Rechts liegen zwei weitere Panels: Aktivitäten — dort hängst du Aufgaben an den Beleg, ohne Eintrag steht dort ein Leerzustand — und Dokumente für zusätzliche Dateien zum Beleg (Lieferschein-Kopie, Korrespondenz), getrennt vom Original-Dokument im Reiter „Übersicht".

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt ein Uhr-Symbol. Es öffnet das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld dieses Belegs geändert hat — feldgenaue Nachvollziehbarkeit von Korrekturen an einem buchhaltungsrelevanten Beleg.

Reiter „Positionen" — Belegzeilen (NETTO-Konvention)

Positionsliste

Die Positionen sind die einzelnen Zeilen der Rechnung — sie tragen die Kontierung und damit alles, was später in die Buchhaltung geht. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele es sind. Die Tabelle zeigt Menge, Beschreibung, Einzelpreis, USt-Satz, Umsatzsteuer, Rabatt, Summe sowie — nur bei Selbst-Kontierung — Buchungskonto und Kostenstelle, dazu ein Fahrzeug-Feld, das Tank-/Werkstattkosten dem Fuhrpark zuordnet. Ganz unten läuft eine Fußzeile mit Umsatzsteuer-, Rabatt- und Gesamtsumme mit.

Buchungskonto und Kostenstelle sind nicht immer da. Ob diese Spalten erscheinen, hängt an der Einstellung, wer die Buchungskonten vergibt, zu finden in den Buchhaltungs-Einstellungen. Erledigt das deine Kanzlei, blendet flinkest Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen komplett aus; kontierst du selbst, sind sie da (siehe „Kontierung" unten). Die Konten selbst pflegst du unter Sachkonten, die Kostenstellen unter Kostenstellen.

Netto/Brutto-Umschalter

Ein Umschalter in der Toolbar wechselt Spaltenköpfe und Werte zwischen „Einzelpreis (netto)" und „(brutto)" — der Beleg druckt oft Bruttopreise, so gleichst du ihn ab, ohne die netto geführte Speicherlogik anzutasten.

Summen-Popover

Ein Klick auf den Betrag in der Spalte Summe zeigt den Rechenweg: „‹Menge› × ‹Einzelpreis› [− Rabatt] = ‹Summe›" — Transparenz der Zeilenrechnung ohne eigenen Dialog.

Positions-Suche

Ein Suchfeld (Nach Text oder Betrag suchen…) durchsucht die bereits geladenen Zeilen sofort nach Text oder Betrag, ohne Server-Roundtrip — praktisch bei langen Belegen wie Telekom-Einzelverbindungen.

Neue Position anlegen

Neu öffnet den Dialog Neue Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis (netto), Steuersatz (vorbelegt mit dem Mandanten-Standard aus den Einstellungen), Rabatt (netto), Gesamtsumme (netto) und USt-Betrag — jeweils mit einem Taschenrechner-Button, der Summe (Menge × Preis − Rabatt) bzw. USt (Summe × Satz) automatisch ausrechnet, dazu ein Fahrzeug-Feld und bei Selbst-Kontierung die Kontierung. Die Rechner-Buttons machen die Netto-Konvention bedienbar, die errechneten Werte bleiben aber frei überschreibbar — bei Rundungsdifferenzen hat immer der Beleg recht.

Position bearbeiten und löschen

Über das Menü am Zeilenende bearbeitest oder löschst du eine einzelne Position — Löschen mit der Rückfrage „Soll der Eintrag wirklich gelöscht werden?". Fehlt dieser Position ein Buchungskonto, wird das Kontierungsfeld im Bearbeiten-Dialog 10 Sekunden lang hervorgehoben — der Hinweis lenkt direkt zum eigentlichen Pflichtfeld der Selbst-Kontierung. Speichern läuft mit Backend-Validierung: Feldfehler erscheinen am Feld, ein Fehler-Toast fasst zusammen; danach werden die Positionen neu geladen, damit Summen und Abweichungsbanner sofort stimmen. Wie bei allen Dialogen dieser Seite fragt flinkest bei ungespeicherten Änderungen vor dem Schließen nach.

Abgeschlossene Buchungsperiode. Fällt das Belegdatum — bei einem bereits bezahlten Beleg das Bezahldatum — in eine bereits abgeschlossene Buchungsperiode, lässt sich das Buchungskonto einer Position nicht mehr ändern und die Position selbst nicht mehr löschen — auch nicht per Massenbearbeitung, über das Übernehmen des Lieferantenkontos oder über den KI-Vorschlag. Es kommt die Meldung „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Menge, Text, Einzelpreis und Steuersatz einer Position bleiben davon unberührt.

Positionen-Masseneditor

Editor öffnen

Positionen bearbeiten klappt die Seite zu einem vertikalen Splitter auf: oben bleibt der Original-Beleg sichtbar (der Reiter „Übersicht" wird dafür erzwungen), unten liegt der Positionseditor; die Trennlinie dazwischen lässt sich frei verschieben. Auf Tablets füllt der Editor stattdessen die ganze Höhe, ein Umschalter Vorschau ein/aus holt den Beleg bei Bedarf dazu. Das ist die Kern-Ergonomie der Belegprüfung: Original und alle Zeilen gleichzeitig sehen, statt zwischen Dialog und Dokument hin- und herzuspringen.

Inline-Bearbeitung mit Auto-Save

Ein Klick auf eine Zelle (PosNr, Text, Menge, Einzelpreis, Summe, Steuer %, USt-Betrag; Konto/Kostenstelle/Fahrzeug als Dropdown-Zellen) macht sie editierbar; beim Verlassen speichert flinkest automatisch — nur bei einer echten Änderung, mit Toast „Position gespeichert". Schlägt das Speichern fehl, lädt die Zeile ihre Originalwerte zurück. So arbeitest du viele Zeilen Excel-artig durch, ohne bei jeder ein Dialog-Fenster zu öffnen.

Gruppierung mit Zwischensummen

Gruppieren nach ordnet die Zeilen nach Umsatzsteuer-Satz, Sachkonto oder Kostenstelle (die beiden letzteren nur bei Selbst-Kontierung), mit Netto-/USt-/Brutto-Zwischensumme je Gruppe in Belegwährung — genau die Sicht, die später im Buchhaltungsexport als Buchungszeilen landet. Unter der Tabelle steht zusätzlich eine Summenzeile der markierten bzw. aller Positionen, direkt darunter die Werte aus dem Belegkopf als Soll-Vergleich; weichen beide voneinander ab, erscheint eine rot hervorgehobene Differenz-Zeile — dieselbe Prüfung wie das Abweichungsbanner oben auf der Seite.

Mehrfachauswahl-Massenleiste

Markierst du Zeilen über die Kästchen links, erscheint eine Aktionsleiste: Löschen (mit Anzahl-Rückfrage), ein Buchungskonto, eine Kostenstelle oder ein Fahrzeug für alle markierten Zeilen setzen, oder über Steuersatz setzen einen Steuersatz auf alle anwenden — je mit Bestätigungs-Confirm und Sammel-Toast. So kontierst du nach der KI-Erkennung blockweise nach, etwa „alle Zeilen → Konto 7600".

Kontierung

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn dein Betrieb die Kontierung selbst macht — übernimmt sie deine Kanzlei über flinkest.tax, ist die gesamte Kontierungs-Bedienung ausgeblendet (Einstellung in den Buchhaltungs-Einstellungen).

Buchungskonto je Position

Ein Dropdown mit nur Aufwandskonten — im Positions-Dialog, in der Listen-Spalte und im Masseneditor. Trägt der Lieferant ein Standard-Buchungskonto, setzt flinkest es beim Auslesen automatisch auf jede neue Position; stammt ein Konto von der KI oder vom Lieferanten, merkt sich flinkest die Begründung und zeigt sie als Info im Positionsdialog und im Masseneditor an.

KI-Kontierungsvorschlag

Der Kopf-Button KI-Vorschlag für Kontierung (auch aus dem Banner „Positionen ohne Kontenzuordnung" erreichbar) verteilt Buchungskonten auf alle Positionen. Dabei berücksichtigt flinkest eine am Sachkonto hinterlegte Anweisung — trägst du dort etwa „nur für Treibstoff der Firmenwagen" ein, hält sich der Vorschlag daran; ohne Anweisung entscheidet er anhand von Kontonummer und -name. Diese Anweisung pflegst du unter Sachkonten. Ist bereits mindestens eine Position kontiert, fragt flinkest vorher nach, weil die vorhandene Zuordnung überschrieben wird; danach öffnet sich der Masseneditor, damit du das Ergebnis gleich prüfst.

Lieferanten-Standardkonto übernehmen

Trägt der verknüpfte Lieferant ein Standardkonto, bietet dir der Banner-Button „Konto ‹Nr Name› auf alle Positionen übernehmen" den Ein-Klick-Weg für wiederkehrende Lieferanten (etwa Telekom → immer Konto 7380). Legst du aus dem Beleg heraus einen neuen Lieferanten mit hinterlegtem Konto an, fragt flinkest automatisch nach, ob dieses Konto gleich auf alle Positionen des auslösenden Belegs übernommen werden soll — der frisch angelegte Kreditor bringt sein Konto so direkt mit.

Zahlungen

Zahlungen-Tab: verknüpfte Zahlungen

Der Reiter erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung Bankkonten ansehen hat, und listet jede mit diesem Beleg verknüpfte Zahlung — das können mehrere sein, etwa eine Teilzahlung gefolgt von einer weiteren über den Rest. Jede Zeile zeigt Datum, Betrag und eine Quelle (Bankkonto, Kassa — bei Karte bleibt die Spalte leer); der Reiterkopf trägt die Anzahl als Zähler und wird zusätzlich als Warnung markiert, wenn Belegbetrag und Zahlsumme nicht übereinstimmen. Über das „…"-Menü an der Zeile entfernst du eine einzelne Zahlung wieder — siehe „Zahlung lösen". Ohne die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten, zeigt der Reiter die Liste nur lesend, ohne Vorschlag und ohne die Schaltfläche Zahlung verknüpfen.

Zahlung erfassen

Der Dialog Zahlung erfassen — erreichbar über den Kopf-Chip-Button, das „…"-Menü oder den Reiter „Details" — ist der eine additive Zahlungsweg: Er erfasst genau eine neue Zahlung und setzt nie direkt einen Status; der Bezahlstatus leitet sich immer aus den tatsächlich verknüpften Zahlungen ab.

Vorbelegt ist der Bezahlte Betrag mit dem noch offenen Rest der Belegsumme — verringerst du ihn, steht der Beleg danach auf teilweise bezahlt, bis der Rest ebenfalls erfasst ist. Als Zahlungsart stehen, je nach deinen Berechtigungen, Bankkonto, Bargeld und Karte zur Wahl:

• Bargeld — du wählst eine Kassa (gibt es genau eine, ist sie vorausgewählt); die Zahlung macht den Beleg zum Barbeleg mit eigenen Buchungszeilen (siehe „Buchungskonto je Position").
• Karte — bewusst OHNE Konto-Bezug, weil Kartenzahlungen über fremde Abrechnungen laufen und kein Kassen-/Bankkonto verfälschen dürfen.
• Bankkonto — du wählst ein Bankkonto und kannst zusätzlich eine bestehende Transaktion verknüpfen (optional): flinkest zeigt die noch offenen Transaktionen dieses Kontos, ein Klick übernimmt deren Datum (Feld wird gesperrt) und verknüpft statt eine zweite Zahlung anzulegen — sonst wäre ein bereits importierter Kontoumsatz doppelt erfasst. Ist kein Bankkonto eingerichtet, weist flinkest darauf hin und bucht die Zahlung ohne Kontobezug.

Das Zahldatum darf nicht in der Zukunft liegen. Diese Aktion braucht zusätzlich zum Bearbeitungsrecht die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Barbelege in der Buchhaltung. Ein bar bezahlter Beleg ohne verknüpfte Banktransaktion bringt eigene Buchungszeilen mit. Änderst du Zahlungsart, Bezahlstatus, Bezahldatum, Belegdatum, Belegnummer, Lieferant oder Währung — oder kontierst du eine Position um —, baut flinkest diese Zeilen automatisch neu auf. Bekommt der Beleg eine echte Zahlung, entfallen sie; die Buchung läuft dann über die Zahlung selbst.

Passende Transaktion vorgeschlagen

Solange noch keine Zahlung verknüpft ist und flinkest eine passende Transaktion findet, steht oben im Zahlungen-Tab ein Vorschlag: „Passende Transaktion gefunden: ‹Name› (‹Konto›) ‹Datum› ‹Betrag› — ‹Grund›" mit Verknüpfen und Transaktion anzeigen (öffnet sie in einem neuen Tab zum Vergleichen). Vorgeschlagen werden nur Transaktionen ohne bestehende Beleg- oder Buchungsverknüpfung, deren Betrag auf ±0,01 zur Belegsumme passt und deren Datum nicht vor dem Belegdatum liegt — eine Zahlung kann keine Rechnung begleichen, die es noch gar nicht gab. Bewertet wird dann: Belegnummer im Verwendungszweck ist der sicherste Treffer, danach Betrag und Lieferantenname exakt gleich, danach Betrag passend mit ähnlichem Namen; ein reiner Betragstreffer ohne Namensbezug ist zu schwach und wird nicht vorgeschlagen. Bei gleichwertigen Treffern gewinnt die Transaktion, die dem Belegdatum am nächsten liegt — so landet bei einer monatlich gleichen Abbuchung die richtige beim richtigen Beleg.

Zahlung manuell verknüpfen

Die Schaltfläche Zahlung verknüpfen öffnet eine Suche über alle noch offenen Transaktionen aller Bankkonten, sortiert nach Betragsnähe zum Belegbetrag, mit derselben Quellen-Spalte wie im Reiter und einem Suchfeld über Verwendungszweck bzw. Transaktionsname — du musst also nicht erst ein einzelnes Bankkonto auswählen. Ein Zeilenklick verknüpft die Transaktion mit dem Beleg; bei Betragsgleichheit wird sie dabei zugleich abgeschlossen. Das ist das Gegenstück zum Matching in der Buchhaltungs-Übersicht, nur vom Beleg aus gestartet.

Was das Verknüpfen auslöst. Der Beleg gilt danach als bezahlt oder — bei einer Teilsumme — als teilweise bezahlt und übernimmt bei voller Deckung das Datum der Zahlung.

Zahlung lösen bzw. Verknüpfung entfernen

Im „…"-Menü der Zahlungszeile: Bei einer über Zahlung erfassen selbst gebuchten Zahlung heißt der Eintrag Zahlung löschen, bei einer verknüpften echten Banktransaktion Verknüpfung entfernen — die Beschriftung unterscheidet, worum es sich handelt. Beide fragen vorher „Möchtest du diese Zahlung wirklich löschen?" nach und betreffen nur diese eine Zahlung, andere verknüpfte Zahlungen bleiben bestehen. Ein Dialog-erfundener Zahlungseintrag wird dabei gelöscht, eine echte importierte Transaktion nur entkoppelt und wieder als offen markiert, damit sie erneut einem Beleg zugeordnet werden kann. Der Bezahlstatus leitet sich danach neu ab.

Als unbezahlt markieren

Ausschließlich im „…"-Menü und nur bei einem älteren, direkt als bezahlt markierten Beleg ohne hinterlegte Zahlung — ein Datenstand von vor der Umstellung auf echte Zahlungsverknüpfungen. Mit Sicherheitsabfrage; danach steht der Beleg wieder auf offen. Ein regulär erfasster Beleg erreicht diesen Zustand nicht mehr — dort löst du stattdessen im Reiter „Zahlungen" die einzelne Zahlung.

Lieferanten-Verknüpfung

Bestehenden Lieferanten zuweisen

„Bestehenden zuweisen" im Banner „Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft" öffnet den Beleg-Bearbeiten-Dialog mit kurz hervorgehobenem Lieferanten-Dropdown — der Stammsatz existiert schon, die KI hat ihn nur nicht automatisch gematcht (siehe „Warum ein Beleg keinem Lieferanten zugeordnet ist"); zuweisen statt ein Duplikat anzulegen.

Neuen Lieferanten erstellen

„Neu erstellen" im selben Banner öffnet den Dialog Lieferant erstellen, vorbefüllt mit den OCR-Daten des Belegs — Name, Adresse, UID, IBAN/BIC, deine Kundennummer beim Lieferanten als Kreditorennummer, E-Mail/Telefon. Speichern legt den Lieferanten an und verknüpft ihn direkt mit dem Beleg, mit Toast „Supplier has been created and linked" — der Beleg selbst ist die beste Datenquelle für den neuen Kreditor, kein Abtippen nötig. Danach greifen alle Stamm-Mechanismen, etwa ein hinterlegtes Standardkonto.

Lieferant bearbeiten

Das Stift-Symbol neben dem Lieferantennamen in Kennzeichnen-Box oder Details-Tab öffnet den vollen Lieferanten-Bearbeiten-Dialog, mit 10 Sekunden hervorgehobenem Feld Buchungskonto — der häufigste Grund, von hier aus zu editieren: das Lieferanten-Standardkonto direkt vom Beleg aus pflegen. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich das Recht, Lieferanten zu bearbeiten — sonst ist der Stift unsichtbar.

Kopf-Aktionen

Beleg bearbeiten

Bearbeiten öffnet den Dialog Eingangsbeleg bearbeiten mit dem vollen Formular — Kopf „Basisinformationen" (Typ, Belegnummer, Belegdatum, Lieferant) plus den Reitern Allgemein, Lieferant, Projekt und Buchhaltung & Bank, identisch zum Anlage-Dialog der Liste. Den von der Erkennung gesetzten Belegtyp kannst du hier jederzeit auf Rechnung oder Gutschrift umstellen — nach dem Speichern wirkt sich das sofort auf die Gutschrift-Markierung im Kopf aus, die Beträge selbst rechnet flinkest dabei nicht um. Bei einer anderen Währung als Euro holt flinkest den EZB-Referenzkurs zum Belegdatum, überschreibbar. Ein invalider Input zeigt einen Fehler-Toast mit Feldfehler-Spiegelung; Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt vorher nach.

Weiterverrechnen

Erzeugt aus dem Eingangsbeleg eine Ausgangsrechnung — durchlaufende Fremdkosten (Material, Subunternehmer) mit Marge an den Kunden weiterreichen. Im Dialog wählst du den Kunden und optional einen prozentualen Aufschlag (0 % = 1:1); alle Positionen werden mit dem aufgeschlagenen Einzelpreis übernommen, Zeilensummen und Steuer werden neu gerechnet. Die neue Rechnung entsteht als Entwurf ohne Belegnummer, noch voll editierbar, und flinkest springt direkt in Rechnung bearbeiten. Steht beim gewählten Kunden die Umsatzart auf „Erlöse Ausland" oder „Bauleistung", übernimmt die neue Rechnung diese Steuerbefreiung automatisch; bei „Erlöse EU" gilt das nur zusätzlich, wenn beim Kunden auch eine UID-Nummer hinterlegt ist. Der Eingangsbeleg selbst bleibt unverändert. Diese Aktion verlangt zusätzlich zum Bearbeitungsrecht das Recht, Rechnungen zu bearbeiten.

Beleg löschen

Im „…"-Menü, mit Sicherheitsabfrage „Soll der Eingangsbeleg wirklich gelöscht werden?". Ohne Zahlungsverknüpfung wird der Beleg endgültig entfernt inklusive Dokument, danach landest du in der Liste der Eingangsrechnungen. Hängt bereits eine Zahlung daran, wird er stattdessen archiviert (deleted=1) statt hart gelöscht — jede Zahlungsverknüpfung wird dabei gelöst, eine dadurch komplett unverknüpfte Banktransaktion wechselt zurück auf offen. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar: Eine Transaktion darf nie „erledigt gegen einen unsichtbaren Beleg" enden, und der archivierte Beleg selbst bleibt über seine Detailseite einsehbar (siehe „Gelöschter Beleg" unten). Schlägt das Löschen fehl, bleibt der Beleg unangetastet, mit Fehler-Toast samt Backend-Meldung.

Alle Kopfaktionen außer Download brauchen das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Passen nicht alle Schaltflächen nebeneinander, wandert der Rest in ein „…"-Overflow-Menü.

Gelöschter Beleg (Archiv-Ansicht)

Archivierter Beleg bleibt lesbar

Ist ein Beleg als gelöscht markiert (siehe „Beleg löschen" oben), steht ganz oben zusätzlich das rote Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Alle Reiter samt Zahlungen und Änderungsprotokoll bleiben einsehbar, aber die gesamte Seite wird schreibgeschützt: kein Bearbeiten, kein Beleg ersetzen oder neu auslesen, kein Weiterverrechnen, keine Zahlung erfassen/verknüpfen/lösen, keine Position anlegen/ändern/löschen, kein erneutes Löschen. Klärungsfälle — „warum wurde der gelöscht, was war verknüpft?" — bleiben so nachvollziehbar, ohne dass am archivierten Datensatz noch etwas verändert werden könnte.

Auch unterwegs

In der mobilen App (iOS/Android) lässt sich ein selbst erfasster Eingangsbeleg im Tab Eingangsrechnungen ansehen und bei Bedarf wieder löschen; Belege anderer Mitarbeiter oder bereits verbuchte Belege zeigt die App aus Datenschutzgründen nicht — mobile Benutzer erreichen einen fremden Beleg auch über einen direkten Link nicht.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Bankkonten
• Lieferanten
• Rechnung bearbeiten

Häufige Fragen

Warum steht bei meinem Eingangsbeleg „Positionen ohne Kontenzuordnung"? Weil mindestens eine Position noch kein Buchungskonto hat. Du hast drei Wege: das Standardkonto des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, den KI-Vorschlag für die Kontierung starten oder die Konten im Positionen-Editor von Hand setzen. Erledigt deine Kanzlei die Kontierung, erscheint dieses Band gar nicht.

Die Positionen passen nicht zur Belegsumme — was tun? flinkest vergleicht die Netto-Summe und die Umsatzsteuer der Positionen mit den Werten im Belegkopf und zeigt beide Zahlen samt Differenz an. Meistens hat die Erkennung eine Zeile falsch gelesen oder eine übersehen. Öffne den Positionen-Editor, korrigiere die betroffene Zeile — oder korrigiere umgekehrt Summe und Umsatzsteuer im Belegkopf über Bearbeiten.

Kann ich einen Beleg auch in zwei Teilzahlungen bezahlen? Ja. Öffne Als bezahlt markieren und verringere den vorbelegten Bezahlten Betrag auf den Teilbetrag. Der Beleg steht danach auf teilweise bezahlt; für den Rest öffnest du den Dialog später erneut — er ist dann wieder mit dem noch offenen Betrag vorbelegt.

Was passiert, wenn ich einen mit einer Zahlung verknüpften Beleg lösche? Anders als ein unverknüpfter Beleg wird er nicht wirklich entfernt, sondern archiviert — als gelöscht markiert, aber über seine Detailseite weiterhin einsehbar. Jede Zahlungsverknüpfung wird dabei automatisch gelöst; wird eine Banktransaktion dadurch komplett unverknüpft, wechselt sie zurück auf offen.

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Er zeigt Bankdaten und ist deshalb an die Berechtigung Bankkonten ansehen gebunden. Ohne diese Berechtigung blendet flinkest den Reiter, den Transaktionsvorschlag und die Verknüpfungs-Schaltflächen komplett aus.

Was passiert beim Weiterverrechnen? flinkest legt eine neue Ausgangsrechnung als Entwurf für den gewählten Kunden an und übernimmt alle Positionen des Eingangsbelegs mit dem eingegebenen Aufschlag. Steht beim gewählten Kunden die Umsatzart auf „Erlöse Ausland" oder „Bauleistung", entsteht die neue Rechnung automatisch ohne Umsatzsteuer. Anschließend landest du direkt in der neuen Rechnung und kannst sie vor dem Versand noch ändern.