Eingangsbeleg bearbeiten

Hier prüfst du einen einzelnen Eingangsbeleg — eine Lieferantenrechnung, eine Gutschrift oder einen Kassenbeleg. Links siehst du das Original, rechts die ausgelesenen oder erfassten Werte, darunter die Positionen mit ihrer Kontierung. Fachlich ist das die Belegprüfung der vorbereitenden Buchhaltung: Du vergleichst Dokument gegen erkannte Daten, verknüpfst den Lieferanten mit dem Stamm, sorgst dafür, dass Positionssummen und Belegkopf zusammenpassen, und erfasst am Ende die Zahlung. Von den Eingangsrechnungen kommst du mit einem Klick auf eine Zeile hierher. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit des Belegs und wie du sie bedienst.

Kopf, Statusanzeige und Navigation

Kopfzeile: Lieferant, Breadcrumb und Status-Markierungen

Ganz oben steht der Lieferantenname als Überschrift, darüber der Breadcrumb Eingangsrechnungen → ‹Nr› → Details — dein Rückweg in die Liste, deren Suche, Filter und Seitenstand dabei erhalten bleiben. Direkt darunter zeigen kleine Markierungen den Zustand: Gutschrift, falls zutreffend — Lieferantengutschriften mindern deine Verbindlichkeiten und müssen sofort erkennbar sein —, dazu immer der Bezahlstatus (offen, teilweise bezahlt oder bezahlt, bei Teil-/Vollzahlung mit dem Bezahldatum dahinter, bei einem bar bezahlten Beleg als „Bar bezahlt").

„Als bezahlt markieren" — Schnellzugriff

Ist der Beleg noch nicht vollständig bezahlt, steht direkt neben dem Bezahlstatus-Chip die Schaltfläche Als bezahlt markieren. Sie öffnet denselben Dialog Zahlung erfassen wie im Reiter „Details" und im „…"-Menü — der schnellste Einstieg in die Zahlungserfassung, solange etwas offen ist. Sie braucht zusätzlich zum Bearbeitungsrecht die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Kennzahlen-Box

Rechts oben liegt eine Box mit den wichtigsten Zahlen auf einen Blick: Belegnummer, Lieferant (verlinkt auf die Lieferantendetails, mit einem Stift zum Bearbeiten), Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Belegdatum und der Bezahlstatus. Bei einer Fremdwährung kommt der EUR-Gegenwert dazu (Brutto mal Wechselkurs) — fehlt ein brauchbarer Kurs, steht dort ein Strich statt einer irreführenden Zahl. Klein darunter steht der verwendete Kurs mit seiner Herkunft, etwa „1 USD = 0,9234 EUR · EZB-Referenzkurs vom 30.09.2026“ (mehr dazu unter Wechselkurs: Kurs, Kurstag und Herkunft). Sind Zahlungen verknüpft, zeigt die Box zusätzlich Bezahlt (die Summe aller verknüpften Zahlungen) und darunter entweder Differenz (rot, der noch offene Rest) oder Vollständig bezahlt — die Prüfsummen und der Zahlstand bleiben so neben jedem Reiter sichtbar.

SEPA-Zahlungs-QR-Code

Ganz unten in der Kennzahlen-Box erscheint ein Überweisungs-QR-Code, den du mit deiner Banking-App abscannen kannst — Betrag, IBAN, Empfänger und Verwendungszweck (die Belegnummer) sind vorbefüllt. Er entsteht nur, wenn Lieferantenname, IBAN, BIC und Belegnummer am Beleg stehen; fehlt eines davon, bleibt die Stelle einfach leer.

Von der Kennzahlen-Box weiterspringen

Der Lieferantenname springt zur Lieferantenakte — alle Belege dieses Kreditors an einer Stelle.

Reiter per Link ansteuern und „Zuletzt besucht"

Jeder Reiter — Übersicht, Details, Positionen, Zahlungen, Änderungsprotokoll — lässt sich direkt per Link ansteuern und übersteht einen Reload; praktisch, um etwa vom Buchhaltungs-Cockpit direkt in die Zahlungen dieses Belegs zu springen. Außerdem trägt sich jeder besuchte Beleg ins „Zuletzt besucht"-Panel ein, um ihn ohne erneute Suche wiederzufinden.

Automatische Aktualisierung

Ändert jemand anderes diesen Beleg oder eine seiner Positionen, aktualisiert sich deine Ansicht von selbst — auch der Fortschritt einer laufenden Analyse. Neu laden musst du nichts.

Hinweiszeile

Ist am Beleg etwas zu tun, zeigt flinkest zwischen Kopfzeile und Reitern eine Zeile mit farbigen Hinweis-Knöpfen — je offenem Punkt einer: Mögliches Duplikat, Summen stimmen nicht, ‹n› Position(en) ohne Konto, KI-Vorschlag bereit, Lieferant nicht verknüpft, Rechnung unvollständig (§ 11 UStG), Korrektur angefordert, Rechnungsmerkmale geprüft, Kurs eines anderen Tages, Ablage und Rückfrage der Kanzlei offen. Ein Klick auf einen Hinweis öffnet darunter den vollständigen Text samt den passenden Schaltflächen, ein zweiter Klick oder ein Klick daneben schließt ihn wieder. Zwei Hinweise führen stattdessen direkt weiter: KI-Vorschlag bereit öffnet den Vorschlag als Tabelle, Rückfrage der Kanzlei offen den Reiter „Kanzlei". So bleibt das Dokument sichtbar, auch wenn mehrere Punkte gleichzeitig offen sind. Hinweise zu Summen und Konten erscheinen erst, wenn Beleg und Positionen vollständig geladen sind — kurzzeitige Falschmeldungen beim Öffnen gibt es also nicht. Nur zwei Zustände stehen weiterhin als volle Leiste über der Seite: der Analyse-Fortschritt und „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert".

„Dieser Beleg ist noch in der Ablage"

Der Hinweis Ablage heißt: Der Beleg ist noch nicht geprüft. Die Schaltfläche In Liste verschieben in seinem Text erledigt das sofort, mit Toast „Beleg in Liste verschoben" — dieselbe Freigabe-Geste des Zwei-Stufen-Posteingangs wie in der Liste. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport.

Summen- und USt-Abweichungsbanner

Passen die Positionen nicht zum Belegkopf, erscheint der rote Hinweis Summen stimmen nicht. Ein Klick darauf zeigt die Abweichung: „Netto-Summe der Positionen (…) stimmt nicht mit der Netto-Summe des Belegs überein (…). Differenz: …. Beleg-Brutto: …" — und dasselbe für die Umsatzsteuer, falls die Positionen unterschiedliche Steuersätze mischen. Diese Prüfung ist der Kern der Belegkontrolle: Nur wenn Positionen und Kopf zusammenpassen, stimmen Vorsteuer-Ausweis und Buchhaltungsexport.

„Positionen ohne Kontenzuordnung"

Der rote Hinweis ‹n› Position(en) ohne Konto zeigt die Anzahl betroffener Zeilen; ein Klick darauf bietet bis zu drei Aktionen: die Vorgaben des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, den KI-Vorschlag und Positionen manuell setzen. Dieser Hinweis erscheint nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert — mehr dazu unter „Kontierung" weiter unten.

„KI-Vorschlag bereit" — Kontierung nach dem Auslesen vorbereitet

Damit du beim Öffnen eines Belegs nicht erst auf die KI warten musst, bereitet flinkest den Kontierungsvorschlag gleich nach dem Auslesen im Hintergrund vor — egal, ob der Beleg hochgeladen, per E-Mail importiert, beim automatischen Zuordnen einer Bankbuchung angelegt oder neu ausgelesen wurde. An den Positionen ändert sich dabei nichts; der Vorschlag wird nur gespeichert. Solange die KI noch rechnet, steht in der Hinweiszeile KI-Vorschlag wird erstellt, und die Seite sieht alle paar Sekunden von selbst nach; danach heißt der Hinweis KI-Vorschlag bereit.

Ein Klick öffnet den Vorschlag in einem eigenen Fenster mit dem Titel „KI-Vorschlag für Kontierung“: je Position das vorgeschlagene Buchungskonto (ein bisher eingetragenes, abweichendes Konto steht durchgestrichen darunter, ein gleiches als „bereits so kontiert"), die Kostenstelle bzw. den Kostenschlüssel, bei einer Aufteilung die Teile als eigene Zeilen („Aufgeteilt in ‹n› Teile") und die Begründung der KI. Angehakt sind die Positionen, die noch kein Konto haben — eine Kontierung, die du schon selbst gesetzt hast, wird also nicht versehentlich ersetzt. Vorschlag übernehmen kontiert nur die angehakten Positionen, bestätigt mit „KI-Vorschlag übernommen" und öffnet wie nach einem direkten KI-Lauf den Positionen-Editor zur Kontrolle; danach verschwindet der Hinweis. Neu berechnen lässt die KI den Vorschlag noch einmal erstellen.

Hast du seither Positionen angelegt, gelöscht oder ihre Beträge geändert, passt der Vorschlag nicht mehr zum Beleg: Der Hinweis heißt dann KI-Vorschlag veraltet, der Dialog meldet „Die Positionen haben sich seit diesem Vorschlag geändert. Bitte berechnen Sie ihn neu." und lässt sich erst nach Neu berechnen wieder übernehmen. In einer abgeschlossenen Buchungsperiode lehnt flinkest das Übernehmen ab (siehe „Abgeschlossene Buchungsperiode").

Den Hinweis siehst du nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert und du Eingangsrechnungen bearbeiten darfst. Für einen Lieferanten mit festem Buchungskonto entsteht kein Vorschlag — dort steht das Konto ohnehin fest. Abschalten lässt sich die Vorbereitung in den Buchhaltungs-Einstellungen mit dem Kästchen Nach dem Auslesen eines Belegs einen KI-Kontierungsvorschlag vorbereiten; ab Werk ist es gesetzt.

„Lieferant erkannt, aber nicht verknüpft"

Der Hinweis Lieferant nicht verknüpft heißt: Im Beleg wurde ein Absender gelesen, aber kein passender Kontakt gefunden. Bestehenden zuweisen öffnet den Beleg-Bearbeiten-Dialog direkt beim Lieferantenfeld, Neu erstellen legt aus den erkannten Daten einen neuen Lieferanten an — beides beschrieben unter „Lieferanten-Verknüpfung".

„Möglicher Doppel-Import"

Der rote Hinweis Mögliches Duplikat öffnet den Text „Ein Beleg mit gleicher Nummer und gleichem Datum existiert bereits.", dazu Nummer und Datum des anderen Belegs und die Schaltfläche Beleg ansehen, die direkt zum Original springt. Markiert wird immer nur der später importierte Beleg, der ältere bleibt sauber — doppelte Rechnungen würden sonst Vorsteuer und Verbindlichkeiten doppelt zählen. Die Prüfung läuft bei jeder Analyse neu und stützt sich ausschließlich auf Belegnummer plus Belegdatum; löschst du den älteren Beleg, verschwindet die Markierung von selbst.

Analyse-Fortschritts-Banner

„Beleg wird analysiert (‹Modell›) — n% ‹Schritt›" mit den Schritten Dokument wird geladen, Beleg wird ausgelesen, Positionen werden übernommen, Abgeschlossen. Es erscheint auch, wenn jemand anderes die Analyse gestartet hat oder du die Seite mittendrin neu lädst. Diese Leiste bleibt bewusst eine volle Leiste und kein Hinweis-Knopf, weil sie einen laufenden Vorgang zeigt, keine Aufgabe. Brichst du den Auftrag über das Symbol Hintergrund-Jobs in der Kopfleiste ab, verschwindet die Leiste und du bekommst den Hinweis „Die Beleganalyse wurde abgebrochen" statt einer Fehlermeldung.

Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG

Den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung bekommst du nur, wenn die Rechnung die gesetzlichen Rechnungsmerkmale trägt — fehlt etwa deine eigene Anschrift oder die UID-Nummer des Lieferanten, kann ihn das Finanzamt versagen. Deshalb prüft flinkest nach jedem Auslesen, was tatsächlich auf dem Dokument steht. Fehlt etwas, erscheint der gelbe Hinweis Rechnung unvollständig (§ 11 UStG). Ein Klick darauf zeigt „Die Rechnung erfüllt nicht alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale (§ 11 UStG)": darunter unter „Auf der Rechnung fehlt bzw. weicht ab:" jede fehlende oder abweichende Angabe mit ihrem Paragrafen, dann die Variante, nach der geprüft wurde — „Geprüft als Rechnung", „Geprüft als Kleinbetragsrechnung (bis 400 €)", „Geprüft als Rechnung mit Übergang der Steuerschuld" oder „Geprüft als innergemeinschaftliche Lieferung" — und der Rat, beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anzufordern. Ist die Rechnung gar nicht an deinen Betrieb gerichtet, steht dort „Die Rechnung ist an einen anderen Empfänger adressiert".

Nicht geprüft werden Gutschriften, Belege, die keine Rechnung sind, Rechnungen von Lieferanten aus Drittländern und von EU-Lieferanten mit eigener ausländischer Umsatzsteuer sowie Belege, die vor Einführung dieser Prüfung ausgelesen wurden — Letztere erst, wenn du sie neu ausliest. Die Prüfung ist ein Hinweis und blockiert nichts: Der Beleg lässt sich ganz normal weiterbearbeiten, kontieren und bezahlen.

Rechnungsmerkmale als geprüft markieren

Hast du den Mangel geklärt — die Angabe steht doch auf der Rechnung, oder du nimmst das Risiko bewusst in Kauf —, blendet Als geprüft markieren im Text des Hinweises die Warnung aus. Stattdessen steht dann der graue Hinweis Rechnungsmerkmale geprüft, dessen Text „Rechnungsmerkmale geprüft von ‹Name› am ‹Datum›" lautet, damit später nachvollziehbar bleibt, wer das entschieden hat. Liest du den Beleg danach neu aus, prüft flinkest erneut und hebt die Markierung wieder auf. Die Schaltfläche braucht das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten.

Berichtigte Rechnung anfordern

Statt die fehlenden Angaben selbst nachzutelefonieren, öffnet Anfordern im Text des Hinweises Rechnung unvollständig (§ 11 UStG) den Mail-Dialog „Berichtigte Rechnung anfordern". Als Empfänger steht die E-Mail-Adresse des verknüpften Lieferanten bereit, sonst die im Beleg gelesene Adresse, sonst der Absender der Mail, mit der der Beleg per E-Mail gekommen ist. Betreff und Text kommen aus den Einstellungen der Eingangsrechnungen; die fehlenden Angaben stehen bereits als Liste im Text, und die Belegdatei hängt immer an. Auch dafür brauchst du das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten.

Nach dem Versand zeigt der Beleg den Hinweis Korrektur angefordert mit dem Text „Berichtigte Rechnung angefordert von ‹Name› am ‹Datum›. Die nächste Rechnung dieses Lieferanten ersetzt das Dokument dieses Belegs."

Wenn die berichtigte Rechnung eintrifft. Egal ob sie per E-Mail, per Upload oder über die App kommt: flinkest legt dafür keinen zweiten Beleg an, sondern tauscht beim wartenden Beleg das Dokument und die Kopfdaten (Nummer, Datum, Beträge, Adresse, UID-Nummer, IBAN) aus und prüft die Rechnungsmerkmale neu. Positionen, Kontierung, Zahlungen und Projekt bleiben erhalten. Die bisherige Datei findest du danach im Panel Dokumente als „‹Name› (ersetzt am ‹Datum›)", und im Panel Kommentare erklärt ein Eintrag von „System" den Austausch. Das geschieht auch bei einem bereits exportierten oder freigegebenen Beleg — der Kommentar bittet dann, die Buchhaltung zu prüfen. Wartet beim selben Lieferanten mehr als ein Beleg auf eine Berichtigung, muss zusätzlich die Rechnungsnummer übereinstimmen; sonst bleibt der neue Beleg als eigener Beleg mit einem Hinweis-Kommentar bestehen. Im Änderungsprotokoll stehen „Berichtigte Rechnung beim Lieferanten angefordert" und „Rechnung durch berichtigte Rechnung ersetzt".

Wechselkurs eines anderen Tages: Kurs zum Belegdatum neu laden

Der EUR-Wert eines Belegs in Fremdwährung soll zum Belegdatum passen. Hast du das Belegdatum nachträglich geändert, ohne dass der Kurs neu geholt wurde, gehört der gespeicherte EZB-Referenzkurs zu einem anderen Tag. Dann erscheint in der Hinweiszeile Kurs eines anderen Tages; ein Klick darauf zeigt „Der Wechselkurs ist der EZB-Referenzkurs vom ‹Kurstag›, das Belegdatum ist der ‹Belegdatum›.“ mit der Schaltfläche Kurs zum Belegdatum neu laden. Ein Klick holt den EZB-Referenzkurs des Belegdatums, speichert ihn am Beleg und meldet „Wechselkurs zum Belegdatum geladen“ — der Hinweis verschwindet, der EUR-Gegenwert rechnet mit dem neuen Kurs. Ist der EZB-Kurs gerade nicht abrufbar, kommt stattdessen eine Fehlermeldung, und der bisherige Kurs bleibt stehen; du kannst ihn dann auch über Bearbeiten selbst eintragen.

Den Hinweis gibt es nur für EZB-Kurse. Ein Kurs der Bank oder ein von dir eingegebener Kurs ist bewusst gewählt und bleibt unangetastet. Die Schaltfläche siehst du nur mit dem Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Liegt der Beleg in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, lehnt flinkest das Neuladen ab, weil der Kurs den gebuchten EUR-Wert verändern würde (siehe „Gebuchte Kopfdaten in einer abgeschlossenen Periode").

Reiter „Übersicht" — Dokument

Dokumentvorschau

Der erste Reiter zeigt das hochgeladene Dokument — ein PDF in einem Betrachter mit Seitenleiste, Blättern und Zoom, ein Foto als Bild. Der Betrachter füllt die Fensterhöhe unter Kopf und Reitern und ist immer mindestens 700 Pixel hoch, damit die Rechnung lesbar bleibt — auch nachdem du zwischen den Reitern gewechselt oder den Positionen-Editor geöffnet und wieder geschlossen hast; ist das Fenster kleiner, scrollst du stattdessen. Rechts in der Leiste des Betrachters sitzt bei einem PDF die Schaltfläche PDF bearbeiten (siehe „PDF bearbeiten"), sofern du den Beleg bearbeiten darfst; Drucken, Download und Markieren gibt es im Betrachter nicht — das Original holst du über Download in der Kopfzeile. Speicherst du an anderer Stelle der Seite etwas, bleibt die Vorschau stehen — neu geladen wird das Dokument nur, wenn sich die Datei selbst ändert.

Dokument größer oder in einem eigenen Fenster anzeigen

Daneben bietet die Leiste des PDF-Betrachters drei Ansichten, je nachdem, wie du gerade arbeitest:

• Vollbild legt das Dokument über die ganze Seite — zum genauen Lesen einer kleingedruckten Rechnung. Die Esc-Taste oder Vollbild verlassen führt zurück.
• Als verschiebbares Fenster anzeigen setzt das Dokument in ein Fenster über der Seite, das du an der Titelzeile verschieben und an der Ecke größer ziehen kannst. Es bleibt sichtbar, während du darunter weiterarbeitest — etwa neben dem Positionen-Editor; Position und Größe merkt sich dein Browser für das nächste Mal.
• In eigenem Fenster öffnen öffnet das Dokument in einem eigenen Browserfenster, das du auf einen zweiten Bildschirm ziehen kannst. Öffnest du danach einen anderen Beleg, zeigt das Fenster dessen Dokument. Blockiert der Browser das Fenster, weist flinkest darauf hin — erlaube dann Pop-ups für flinkest.

Solange das Dokument in einem eigenen Fenster steht, zeigt der Reiter „Übersicht" an seiner Stelle einen Hinweis mit Wieder hier anzeigen. Schließt du das eigene Browserfenster, erscheint das Dokument von selbst wieder im Reiter.

Dokument nachreichen

Hängt noch keine Datei am Beleg und darfst du ihn bearbeiten, steht hier statt des Betrachters eine Dropzone — akzeptiert werden PDF sowie die Bildformate JPEG, PNG, GIF und WEBP, weil nur diese Formate die automatische Erkennung zuverlässig liest. Eine andere Datei weist flinkest sofort mit der Meldung „Dieser Dateityp wird für die Beleg-Analyse nicht unterstützt. Bitte laden Sie ein PDF oder ein Bild (JPEG, PNG, GIF oder WEBP) hoch." zurück, ohne dass dafür überhaupt ein Datensatz entsteht. Nach erfolgreichem Hochladen fragt flinkest unter dem Titel Dokument neu auslesen: „Soll das Dokument neu ausgelesen werden? Bestehende Daten werden dabei überschrieben." — Ja startet die KI-Analyse, die deine bereits erfassten Felder überschreiben würde, deshalb die Rückfrage. Ohne Bearbeitungsrecht siehst du an dieser Stelle nur einen Hinweis, dass kein Dokument da ist.

Download und Beleg ersetzen

Download in der Kopfzeile öffnet das Dokument in einem neuen Tab — praktisch für die Weitergabe an die Steuerberatung. Beleg ersetzen im „…"-Menü entfernt nach einer Sicherheitsabfrage die hinterlegte Datei, die Dropzone erscheint wieder — so tauschst du ein falsches Dokument am richtigen Datensatz aus, ohne bereits korrigierte Strukturdaten zu verlieren. Schlägt der Upload der neuen Datei fehl, bleibt der Beleg mit seinen bisherigen Daten erhalten.

Ist der Beleg bereits an BMD exportiert, für die Buchhaltung freigegeben oder fällt er in eine abgeschlossene Buchungsperiode, lässt sich das Dokument nicht mehr ersetzen: Beleg ersetzen zeigt dann nur den Grund an, ohne Sicherheitsabfrage, und die Datei bleibt unverändert. So bleibt das Dokument erhalten, mit dem der Beleg gebucht wurde — dieselbe Sperre wie beim Bearbeiten des PDFs. Einem Beleg ohne Datei kannst du auch dann noch ein Dokument nachreichen.

PDF bearbeiten: Seiten entfernen, drehen und umsortieren

Scannt der Scanner beidseitig, landet die leere Rückseite mit im Beleg; manchmal liegt eine Seite quer oder in der falschen Reihenfolge. Statt neu zu scannen, korrigierst du das PDF direkt: PDF bearbeiten — rechts in der Leiste des Betrachters oder im „…"-Menü — öffnet den gleichnamigen Dialog. Der Dialog PDF bearbeiten zeigt eine Vorschau je Seite. Unter jeder Seite entfernst du sie (ein zweiter Klick holt sie zurück), drehst sie nach links oder rechts oder verschiebst sie mit den Pfeilen; am Computer kannst du die Seiten auch an ihre neue Position ziehen. Zurücksetzen stellt den ursprünglichen Stand wieder her, Speichern ersetzt das PDF des Belegs. Mindestens eine Seite muss erhalten bleiben.

Die ausgelesenen Belegdaten und Positionen bleiben dabei unverändert — ersetzt wird nur das Dokument, neu ausgelesen wird nichts. Ist der Beleg bereits an BMD exportiert, für die Buchhaltung freigegeben oder fällt er in eine abgeschlossene Buchungsperiode, zeigt der Dialog den Grund an und lässt keine Änderung an den Seiten mehr zu. Passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht bearbeiten.

Beleg neu auslesen

Der Kopf-Button Beleg neu auslesen öffnet einen Dialog mit dem Hinweis „Der Beleg wird neu ausgelesen. Die bestehenden Positionen werden gelöscht und neu ausgelesen." Darunter trägst du unter Zusätzliche Anweisungen im Klartext ein, worauf die Erkennung achten soll (vorbefüllt mit einer am Lieferanten hinterlegten Anweisung, falls vorhanden), und siehst darunter das Kästchen Diese Anweisung beim Lieferanten für künftige Scans speichern — bei einem verknüpften Lieferanten ist es bereits gesetzt, ohne Lieferanten nicht wählbar. Es macht die Korrektur zum Lern-Effekt: Eine Anweisung wie „Skonto ignorieren" wirkt danach bei jedem künftigen Scan dieses Lieferanten. Soll der Text nur für diesen einen Lauf gelten, nimm das Häkchen vorher heraus. Ausführen startet den Vorgang im Hintergrund, du kannst weiterarbeiten. Diese Scan-Anweisung ist ein eigener Text, getrennt von der Anweisung für die KI-Kontierung — was du hier einträgst, beeinflusst nur das Auslesen, nicht die Wahl der Konten.

Was beim Auslesen passiert. Gelesen werden Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Zahlungsart, Brutto- und Steuerbetrag, Lieferantenname mit Adresse, UID-Nummer und Land, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz — die bisherigen Positionen werden dabei ersetzt. Anschließend sucht flinkest den Lieferanten wie beim Erst-Upload: exakt über UID-Nummer, sonst Kreditorennummer, sonst Name plus Postleitzahl; ein beim Hochladen fest vorgegebener Lieferant wird nie überschrieben. Gutschriften werden immer positiv gespeichert; kommen negative Beträge an, dreht flinkest Kopf- und Positionswerte einheitlich um. Zum Schluss werden Währung, Wechselkurs, die Duplikat-Markierung und die Rechnungsmerkmale neu bestimmt; erkennt die Analyse eine Kfz-Rechnung, ordnet sie den Zeilen automatisch das passende Fahrzeug zu. Die neuen Positionen bekommen dabei ihre Kostenstelle bzw. ihren Kostenschlüssel als Vorgabe vom Fahrzeug, sonst vom Lieferanten.

In einer abgeschlossenen Buchungsperiode. Die Schaltfläche bleibt sichtbar, aber das Neu-Auslesen kann die Positionen dort nicht ersetzen: Die Analyse bricht beim Übernehmen der Positionen mit dem Hinweis ab, dass die Buchungsperiode abgeschlossen ist, und der Beleg bleibt samt Kopfdaten und Positionen unverändert. Welches Datum über die Periode entscheidet, steht unter „Abgeschlossene Buchungsperiode". Willst du den Beleg trotzdem neu auslesen, muss die Periode zuerst wieder geöffnet werden.

Warum „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" erscheint. Die Erkennung hat kein verwertbares Ergebnis geliefert. Das passiert meist bei sehr schlechten Scans, stark gedrehten Fotos oder Dateien, die gar keine Rechnung sind. Versuch es mit einer besseren Aufnahme noch einmal oder trag die Werte über „Beleg bearbeiten" von Hand ein.

Reiter „Details" — strukturierte Anzeige

Block „Daten"

Belegnummer, Lieferant (verlinkt), Belegdatum, Lieferdatum, das zugeordnete Projekt (ebenfalls verlinkt — so vollziehst du die Fremdkosten-Zuordnung nach) und die Notiz — alle Kopfdaten lesbar auf einen Blick; die Bearbeitung läuft ausschließlich über den Beleg-Bearbeiten-Dialog, eine einzige Schreibstelle. Das Lieferdatum übernimmt das Auslesen nur, wenn es auf der Rechnung steht — als Liefertag oder als Ende des Leistungszeitraums; fehlt es dort, bleibt das Feld leer. Nachtragen kannst du es im Bearbeiten-Dialog im Reiter Allgemein (Feld Lieferdatum). Das Buchungsdatum zeigt dieser Block nicht, du findest es im Bearbeiten-Dialog.

Block „Beträge"

Netto, Umsatzsteuer, Brutto; bei einer Fremdwährung zusätzlich die Währung, der EUR-Gegenwert, der Wechselkurs und seine Herkunft. Die Beträge bleiben in Belegwährung, der EUR-Wert ist die Buchhaltungs-Sicht darauf.

Wechselkurs: Kurs, Kurstag und Herkunft

Damit du (und deine Kanzlei) nachvollziehen kannst, wie der EUR-Gegenwert zustande kommt, zeigt der Block „Beträge“ bei einem Beleg in Fremdwährung die Zeile Wechselkurs — etwa „1 USD = 0,9234 EUR“ — und darunter Herkunft des Wechselkurses:

• EZB-Referenzkurs vom ‹Tag› — der amtliche Referenzkurs zum Belegdatum. So setzt ihn das Auslesen des Belegs, die Vorbelegung im Bearbeiten-Dialog und die Schaltfläche „Kurs zum Belegdatum neu laden“.
• Kurs der Bank (Zahlung vom ‹Tag›) — der Kurs, den deine Bank bei einer Kartenzahlung in Fremdwährung tatsächlich verrechnet hat. Ihn übernimmt flinkest, wenn der Beleg beim automatischen Zuordnen der Bankbuchungen zur Kartenzahlung entsteht; der Tag ist das Datum der Zahlung.
• Manuell erfasst — du hast im Bearbeiten-Dialog einen anderen Kurs eingetragen als den vorbelegten EZB-Kurs.

Dieselbe Angabe steht klein unter dem EUR-Gegenwert in der Kennzahlen-Box. Belege, die schon vor dieser Anzeige erfasst wurden, zeigen nur den Kurs ohne Tag und Herkunft. Bei Belegen in Euro gibt es keinen Kurs.

Block „Lieferant"

Ausgelesener Name, Adresse und UID-Nummer, wie sie am Beleg stehen — bewusst getrennt vom verknüpften Stammsatz, sodass du beide vergleichen kannst. Diese Angaben bleiben erhalten, auch wenn (noch) kein Lieferant zugeordnet werden konnte.

Block „Zahlung"

Bezahlstatus mit Datum, IBAN und BIC. Ist der Beleg noch nicht vollständig bezahlt, sitzt hier ebenfalls der Inline-Button Als bezahlt markieren — ein dritter Einstieg in die Zahlungserfassung neben Kopfzeile und „…"-Menü.

Seitenleiste: Aktivitäten, Dokumente und Kommentare

Rechts liegen drei weitere Panels: Aktivitäten — dort hängst du Aufgaben an den Beleg, ohne Eintrag steht dort ein Leerzustand —, Dokumente für zusätzliche Dateien zum Beleg (Lieferschein-Kopie, Korrespondenz), getrennt vom Original-Dokument im Reiter „Übersicht", und Kommentare. Einträge, die flinkest selbst schreibt — etwa wenn eine berichtigte Rechnung das Dokument ersetzt hat —, erscheinen dort mit „System" als Absender.

Die Dateien im Panel Dokumente liest die KI-Kontierung als Begleitunterlagen mit — eine Aufstellung der Rufnummern je Standort, die du dort ablegst, kann also die Aufteilung einer Telefonrechnung steuern.

Mail-Text und weitere Anhänge bei Belegen aus dem E-Mail-Postfach

Kommt ein Beleg per E-Mail herein, gehen die Begleitinformationen der Mail nicht verloren: Im Panel Dokumente liegen dann zusätzlich die übrigen Anhänge der Mail — etwa eine Excel-Aufstellung oder ein PDF, das selbst keine Rechnung ist — sowie die Datei E-Mail.txt mit Absender, Empfänger, Betreff, Datum und dem Text der Mail. So siehst du direkt am Beleg, was der Lieferant dazu geschrieben hat, und die KI-Kontierung kann diese Angaben berücksichtigen. Entstehen aus einer Mail mehrere Belege, bekommt jeder davon diese Dateien; doppelte Anhänge legt flinkest dabei nur einmal ab. Eingebettete Bilder wie Logos und Signaturen gehören zum Mail-Layout und werden nicht übernommen.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt ein Uhr-Symbol. Es öffnet das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld dieses Belegs geändert hat — feldgenaue Nachvollziehbarkeit von Korrekturen an einem buchhaltungsrelevanten Beleg.

Reiter „Positionen" — Belegzeilen (NETTO-Konvention)

Positionsliste

Die Positionen sind die einzelnen Zeilen der Rechnung — sie tragen die Kontierung und damit alles, was später in die Buchhaltung geht. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele es sind. Die Tabelle zeigt Menge, Beschreibung, Einzelpreis, USt-Satz, Umsatzsteuer, Rabatt, Summe sowie — nur bei Selbst-Kontierung — Buchungskonto und Kostenstelle. Dazu kommt eine Spalte Fahrzeug, die Tank-/Werkstattkosten den Fahrzeugen zuordnet — solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist das Modul ausgeschaltet, fehlt die Spalte. Ganz unten läuft eine Fußzeile mit Umsatzsteuer-, Rabatt- und Gesamtsumme mit.

Buchungskonto und Kostenstelle sind nicht immer da. Ob diese Spalten erscheinen, hängt an der Einstellung, wer die Buchungskonten vergibt, zu finden in den Buchhaltungs-Einstellungen. Erledigt das deine Kanzlei, blendet flinkest Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen komplett aus; kontierst du selbst, sind sie da (siehe „Kontierung" unten). Die Konten selbst pflegst du unter Sachkonten, die Kostenstellen unter Kostenstellen.

Netto/Brutto-Umschalter

Ein Umschalter in der Toolbar wechselt Spaltenköpfe und Werte zwischen „Einzelpreis (netto)" und „(brutto)" — der Beleg druckt oft Bruttopreise, so gleichst du ihn ab, ohne die netto geführte Speicherlogik anzutasten.

Summen-Popover

Ein Klick auf den Betrag in der Spalte Summe zeigt den Rechenweg: „‹Menge› × ‹Einzelpreis› [− Rabatt] = ‹Summe›" — Transparenz der Zeilenrechnung ohne eigenen Dialog.

Positions-Suche

Ein Suchfeld (Nach Text oder Betrag suchen…) durchsucht die bereits geladenen Zeilen sofort nach Text oder Betrag, ohne Wartezeit — praktisch bei langen Belegen wie Telekom-Einzelverbindungen.

Neue Position anlegen

Neu öffnet den Dialog Neue Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis (netto), Steuersatz (vorbelegt mit dem Mandanten-Standard aus den Einstellungen), Rabatt (netto), Gesamtsumme (netto) und USt-Betrag — jeweils mit einem Taschenrechner-Button, der Summe (Menge × Preis − Rabatt) bzw. USt (Summe × Satz) automatisch ausrechnet, dazu ein Feld Fahrzeug — solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — und bei Selbst-Kontierung die Kontierung mit Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel. Die Rechner-Buttons machen die Netto-Konvention bedienbar, die errechneten Werte bleiben aber frei überschreibbar — bei Rundungsdifferenzen hat immer der Beleg recht. Lässt du Kostenstelle und Kostenschlüssel leer, übernimmt flinkest beim Speichern die Vorgabe des gewählten Fahrzeugs, sonst die des Lieferanten (siehe „Kostenstelle und Kostenschlüssel je Position").

Position bearbeiten und löschen

Über das Menü am Zeilenende bearbeitest oder löschst du eine einzelne Position — Löschen mit der Rückfrage „Soll der Eintrag wirklich gelöscht werden?". Fehlt dieser Position ein Buchungskonto, wird das Kontierungsfeld im Bearbeiten-Dialog 10 Sekunden lang hervorgehoben — der Hinweis lenkt direkt zum eigentlichen Pflichtfeld der Selbst-Kontierung. Beim Speichern prüft flinkest die Eingaben: Feldfehler erscheinen am Feld, ein Fehler-Toast fasst zusammen; danach werden die Positionen neu geladen, damit Summen und der Hinweis Summen stimmen nicht sofort stimmen. Wie bei allen Dialogen dieser Seite fragt flinkest bei ungespeicherten Änderungen vor dem Schließen nach.

Abgeschlossene Buchungsperiode. Welche Buchungsperiode für die Positionen zählt, bestimmt in der Regel das Buchungsdatum des Belegs. Ausnahme bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Ein unbar bezahlter Beleg wird dort mit seiner Zahlung gebucht, deshalb entscheidet sein Zahldatum; ein Barbeleg folgt auch dort dem Buchungsdatum. Liegt dieses Datum in einer abgeschlossenen Periode, kommt bei jeder Änderung an der Kontierung die Meldung „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Gesperrt sind dann an einer Position Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel, Beschreibung, Gesamtsumme, Steuersatz und USt-Betrag; außerdem lassen sich keine Positionen mehr anlegen oder löschen. Das gilt für jeden Weg — Positionsdialog, Masseneditor, das Übernehmen der Lieferanten-Vorgaben, die KI-Kontierung und das Neu-Auslesen.

Positionen-Masseneditor

Editor öffnen

Positionen bearbeiten klappt die Seite zu einem vertikalen Splitter auf: oben bleibt der Original-Beleg sichtbar (der Reiter „Übersicht" wird dafür erzwungen), unten liegt der Positionseditor; die Trennlinie dazwischen lässt sich frei verschieben. Wird dir der obere Bereich zu klein, hol das Dokument als verschiebbares Fenster neben den Editor. Auf Tablets füllt der Editor stattdessen die ganze Höhe, ein Umschalter Vorschau ein/aus holt den Beleg bei Bedarf dazu. Das ist die Kern-Ergonomie der Belegprüfung: Original und alle Zeilen gleichzeitig sehen, statt zwischen Dialog und Dokument hin- und herzuspringen.

Positionen in eigenem Fenster bearbeiten

Arbeitest du mit zwei Bildschirmen, holt das Symbol Positionen in eigenem Fenster bearbeiten — im Reiter „Positionen" neben Positionen bearbeiten und im Kopf des Editors — den Positionseditor in ein eigenes Browserfenster. Dort steht oben die Belegnummer mit Lieferant und Bruttobetrag, darunter derselbe Editor mit allen Funktionen dieses Abschnitts; der Beleg selbst nutzt im Hauptfenster die volle Höhe. Was du im Fenster speicherst, übernimmt das Hauptfenster sofort (Positionen, Summen, Hinweise), und Änderungen im Hauptfenster erscheinen ebenso im Fenster. Öffnest du im Hauptfenster die nächste Eingangsrechnung, wechselt das Fenster mit. Solange es offen ist, zeigt das Hauptfenster den Hinweis „Die Positionen sind in einem eigenen Fenster geöffnet." mit Positionen hier anzeigen — das schließt das Fenster und öffnet den Editor wieder unter dem Beleg; auch Positionen bearbeiten holt ihn zurück. Blockiert der Browser neue Fenster, meldet flinkest das; erlaube dann Pop-ups für flinkest.

Inline-Bearbeitung mit Auto-Save

Ein Klick auf eine Zelle (PosNr, Text, Menge, Einzelpreis, Summe, Steuer %, USt-Betrag; Konto, Kostenstelle und Kostenschlüssel bei Selbst-Kontierung sowie Fahrzeug als Dropdown-Zellen) macht sie editierbar — wählst du eine Kostenstelle, leert flinkest einen Kostenschlüssel der Zeile und umgekehrt; beim Verlassen speichert flinkest automatisch — nur bei einer echten Änderung, mit Toast „Position gespeichert". Schlägt das Speichern fehl, lädt die Zeile ihre Originalwerte zurück. So arbeitest du viele Zeilen Excel-artig durch, ohne bei jeder ein Dialog-Fenster zu öffnen. Die Spalte Fahrzeug gibt es nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Gruppierung mit Zwischensummen

Gruppieren nach ordnet die Zeilen nach Umsatzsteuer-Satz, Sachkonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel (die drei letzteren nur bei Selbst-Kontierung), mit Netto-/USt-/Brutto-Zwischensumme je Gruppe in Belegwährung — genau die Sicht, die später im Buchhaltungsexport als Buchungszeilen landet. Unter der Tabelle steht zusätzlich eine Summenzeile der markierten bzw. aller Positionen, direkt darunter die Werte aus dem Belegkopf als Soll-Vergleich; weichen beide voneinander ab, erscheint eine rot hervorgehobene Differenz-Zeile — dieselbe Prüfung wie das Abweichungsbanner oben auf der Seite.

Mehrfachauswahl-Massenleiste

Markierst du Zeilen über die Kästchen links, erscheint eine Aktionsleiste: Löschen (mit Anzahl-Rückfrage), ein Buchungskonto, eine Kostenstelle, einen Kostenschlüssel oder ein Fahrzeug für alle markierten Zeilen setzen (eine gesetzte Kostenstelle ersetzt dabei einen Kostenschlüssel und umgekehrt), oder über Steuersatz setzen einen Steuersatz auf alle anwenden — je mit Bestätigungs-Confirm und Sammel-Toast. So kontierst du nach der KI-Erkennung blockweise nach, etwa „alle Zeilen → Konto 7600". Konto, Kostenstelle und Kostenschlüssel gibt es dort nur bei Selbst-Kontierung, die Fahrzeug-Auswahl nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Kontierung

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn dein Betrieb die Kontierung selbst macht — übernimmt sie deine Kanzlei über flinkest.tax, ist die gesamte Kontierungs-Bedienung ausgeblendet (Einstellung in den Buchhaltungs-Einstellungen).

Buchungskonto je Position

Ein Dropdown mit nur Aufwandskonten — im Positions-Dialog, in der Listen-Spalte und im Masseneditor. Trägt der Lieferant ein Standard-Buchungskonto, setzt flinkest es beim Auslesen automatisch auf jede neue Position; stammt ein Konto von der KI oder vom Lieferanten, merkt sich flinkest die Begründung und zeigt sie als Info im Positionsdialog und im Masseneditor an.

KI-Kontierungsvorschlag

Der Kopf-Button KI-Vorschlag für Kontierung (auch aus dem Hinweis ‹n› Position(en) ohne Konto erreichbar) lässt die KI für alle Positionen Buchungskonto und Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel vorschlagen. Er öffnet zuerst einen Dialog mit demselben Titel: Oben erklärt ein Satz, dass die KI je Position Buchungskonto und Kostenstelle vergibt, Positionen aufteilen kann und die Anweisung des Lieferanten sowie die allgemeine Anweisung aus den Buchhaltungseinstellungen berücksichtigt. Darunter steht im Feld Zusätzliche Anweisungen die Kontierungs-Anweisung des verknüpften Lieferanten — du kannst sie für diesen einen Lauf ändern, ergänzen oder leeren, ohne dass sich am Lieferanten etwas ändert. Das Kästchen Diese Anweisung beim Lieferanten für künftige Kontierungen speichern ist bei einem verknüpften Lieferanten bereits gesetzt: Der Text wird dann so, wie er im Feld steht, beim Lieferanten hinterlegt und beim nächsten Beleg wieder vorbelegt. Soll die Änderung nur für diesen Lauf gelten, nimm das Häkchen heraus; ohne verknüpften Lieferanten ist das Kästchen nicht wählbar. Ausführen startet den Vorschlag. Weil der Lauf meist etwas dauert, legt sich dabei sofort die Warte-Karte über die Ladeanzeige — was sie zeigt, stellst du in deinem Profil ein. Ohne Warten geht es über den Hinweis „KI-Vorschlag bereit", wenn flinkest den Vorschlag schon nach dem Auslesen vorbereitet hat — der Kopf-Button rechnet immer neu.

Lieferant mit festem Buchungskonto. Hat der Lieferant ein aktives Buchungskonto hinterlegt, steht das Konto fest — die KI soll es nicht neu bestimmen. Die Schaltfläche heißt dann KI-Vorschlag für Kostenstellen, der Dialog nennt das feste Konto, und die KI ordnet je Position nur Kostenstelle oder Kostenschlüssel zu und teilt bei Bedarf Positionen auf; das Konto des Lieferanten bleibt auf jeder Position stehen, auch auf den aufgeteilten Teilen. Den Überschreib-Hinweis zeigt der Dialog in diesem Fall nur, wenn eine Position schon eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel trägt: „Vorhandene Kostenstellen-Zuordnungen werden durch den KI-Vorschlag überschrieben." Gibt es in deinem Betrieb keine aktive Kostenstelle und keinen aktiven Kostenschlüssel, bleibt der KI nichts zu tun — dann entfällt die Schaltfläche, und du übernimmst stattdessen die Lieferanten-Vorgaben.

Was überschrieben wird. Hat schon mindestens eine Position ein Buchungskonto, warnt der Dialog vorab: „Vorhandene Kontenzuordnungen werden durch den KI-Vorschlag überschrieben." Ersetzt wird ein Buchungskonto bzw. eine Kostenstelle oder ein Kostenschlüssel nur dort, wo die KI einen gültigen Wert vorschlägt — liefert sie für eine Position nichts Brauchbares, bleibt der bisherige Wert stehen. Die angezeigte Begründung der Position wird bei jedem Lauf neu geschrieben. Teilt die KI eine Position auf, ändern sich zusätzlich deren Beschreibung und Beträge (siehe unten). Nach dem Lauf kommt „Kontenzuordnung erfolgreich durchgeführt", und der Masseneditor öffnet sich, damit du das Ergebnis gleich prüfst — alles bleibt ein Vorschlag, den du dort korrigieren kannst.

Ist der Beleg nie ausgelesen worden, etwa weil du ihn von Hand angelegt hast, gibt es für den Vorschlag keine Grundlage; lies ihn dann zuerst über „Beleg neu auslesen" aus. In einer abgeschlossenen Buchungsperiode lehnt flinkest die Änderungen ab (siehe „Abgeschlossene Buchungsperiode").

KI-Kontierung: Anweisungen, Kontext und Aufteilung

Damit die KI so kontiert wie deine Buchhaltung, sieht sie den Beleg selbst — das PDF bzw. Bild, nicht nur die ausgelesenen Daten — und bekommt eine Reihe von Angaben mit. Deine Anweisungen dürfen sich deshalb auf alles beziehen, was auf dem Beleg steht, etwa eine Lieferadresse in den Lieferschein-Zeilen einer Sammelrechnung, die beim Auslesen nicht übernommen wird. Ist die Datei nicht vorhanden oder zu groß, kontiert die KI anhand der ausgelesenen Daten. Mit dabei sind:

• den Kontenplan mit den aktiven Sollkonten (in den Sachkonten als „Ist Sollkonto“ markiert) samt der am Konto hinterlegten Anweisung — trägst du unter Sachkonten etwa „nur für Treibstoff der Firmenwagen" ein, hält sich der Vorschlag daran; ohne Anweisung entscheidet er anhand von Kontonummer und -name,
• die aktiven Kostenstellen und Kostenschlüssel,
• die Fahrzeuge mit Kennzeichen, ihren Hinweisen zum Erkennen von Belegen und ihrer Standard-Kostenstelle,
• die allgemeine Anweisung aus den Buchhaltungs-Einstellungen (Feld Allgemeine Anweisungen für die KI-Kontierung, etwa Hausregeln deiner Kanzlei),
• die Anweisung zum Lieferanten — das Feld Anweisungen für die KI-Kontierung beim Lieferanten bzw. der Text, den du für diesen Lauf im Dialog eingetragen hast —, dazu seine Standard-Kostenstelle bzw. seinen Standard-Kostenschlüssel als Hinweis und sein festes (aktives) Buchungskonto, falls er eines hat,
• die Dateien im Panel Dokumente des Belegs als Begleitunterlagen, bei einem per E-Mail eingegangenen Beleg also auch den Mail-Text und die weiteren Anhänge.

Positionen aufteilen. Muss eine Rechnungszeile laut Anweisung oder Begleitunterlagen auf mehrere Konten oder Kostenstellen verteilt werden — typisch eine Telefonrechnung, die nach Rufnummern auf die Standorte geht —, teilt die KI die Position: Der erste Teil ersetzt die ursprüngliche Position, die weiteren entstehen als neue Positionen mit demselben Steuersatz, die Umsatzsteuer wird anteilig verteilt, und alle Positionen werden neu durchnummeriert. Ein Teil ohne eigene Kostenstelle behält die der ursprünglichen Position.

Wenn die Aufteilung nicht aufgeht. Übernommen wird eine Aufteilung nur, wenn ihre Teile zusammen den Nettobetrag der Position ergeben. Sonst teilt flinkest die Position nicht, sondern kontiert sie als Ganzes; flinkest zeigt dann die Warnung „Aufteilung nicht übernommen: Die Teile ergeben ‹Summe› statt ‹Nettobetrag›." und hängt denselben Satz an die Begründung der Position. Lege die Teile in diesem Fall selbst als neue Positionen an oder präzisiere die Anweisung und starte den Vorschlag erneut.

Kostenstelle und Kostenschlüssel je Position

Mit der Kostenstelle ordnest du einen Aufwand einem Bereich deines Betriebs zu (Filiale, Fahrzeug, Abteilung); ein Kostenschlüssel verteilt ihn stattdessen nach einem festen Schlüssel auf mehrere Kostenstellen. Eine Position trägt entweder eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel: Wählst du im Positionsdialog oder im Positionen-Masseneditor das eine, leert flinkest das andere. Beide gehen mit der Position in den Buchhaltungsexport nach BMD; das Exportformat RZL kennt nur die Kostenstelle, ein Kostenschlüssel wird dort mit dem Hinweis „Kostenschlüssel kann nicht nach RZL exportiert werden" gemeldet.

Vorgabe für neue Positionen. Diese Vorgabe wirkt auch dann, wenn deine Kanzlei kontiert und du die Felder hier gar nicht siehst. Damit wiederkehrende Kosten nicht jedes Mal von Hand zugeordnet werden müssen, bekommt eine neue Position — von Hand angelegt oder beim Auslesen erzeugt — eine Kostenstelle bzw. einen Kostenschlüssel als Vorgabe, wenn du selbst keine angibst: zuerst die des Fahrzeugs der Position, sonst die des Lieferanten. So landen Tank- und Werkstattkosten automatisch auf der Kostenstelle des Wagens. Die Vorgaben pflegst du in den Fahrzeugdetails bzw. beim Lieferanten; das Feld Fahrzeug an der Position gibt es, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ordnest du einer Position, die noch keine Kostenstelle und keinen Kostenschlüssel hat, später ein Fahrzeug zu, übernimmt sie dessen Vorgabe; eine bereits gesetzte Kostenstelle bleibt dabei unangetastet. Eine deaktivierte Kostenstelle oder ein deaktivierter Kostenschlüssel wird nicht mehr als Vorgabe übernommen.

Lieferanten-Standardkonto übernehmen

Wiederkehrende Lieferanten landen fast immer auf denselben Konten (etwa Telekom → immer Konto 7380, Kostenstelle Verwaltung). Hat der verknüpfte Lieferant ein Buchungskonto, eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel hinterlegt, bietet der Hinweis ‹n› Position(en) ohne Konto dafür die Schaltfläche Lieferanten-Vorgaben (Konto ‹Nr Name›) auf alle Positionen übernehmen — ohne hinterlegtes Konto heißt sie Lieferanten-Vorgaben auf alle Positionen übernehmen. Ein Klick schreibt auf alle Positionen, was der Lieferant vorgibt: das Buchungskonto und die Kostenstelle bzw. den Kostenschlüssel; was der Lieferant nicht hinterlegt hat, bleibt an den Positionen unverändert. Danach bestätigt flinkest „Lieferanten-Vorgaben auf alle Positionen übernommen".

Legst du aus dem Beleg heraus einen neuen Lieferanten an oder bearbeitest du den verknüpften und setzt oder änderst dabei Buchungskonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel, fragt flinkest nach dem Speichern nach — etwa „Sollen Buchungskonto, Kostenstelle des Lieferanten auf alle Positionen dieses Belegs übernommen werden?". Ja, übernehmen schreibt die Vorgaben auf alle Positionen; so muss der eben gepflegte Lieferant nicht noch einmal Zeile für Zeile übertragen werden. Die Rückfrage kommt nur, wenn dein Betrieb selbst kontiert und der Beleg Positionen hat; in einer abgeschlossenen Buchungsperiode lehnt flinkest das Übernehmen ab.

Reiter „Kanzlei"

Hinweise an die Kanzlei und Rückfragen beantworten

Manches weiß nur der Betrieb: wofür eine Anschaffung war, welche Baustelle die Rechnung betrifft, wie eine Sammelrechnung aufzuteilen ist. Damit diese Information nicht per E-Mail neben dem Beleg herläuft, gibt es zwischen den Reitern „Positionen" und „Zahlungen" den Reiter Kanzlei — einen Chat mit deiner Steuerkanzlei zu genau diesem Beleg. Gibt es noch keinen offenen Gesprächsfaden, schreibst du im Feld „Ihr Hinweis an die Kanzlei zu diesem Beleg …" deinen Hinweis, Senden schickt ihn ab und bestätigt mit „Nachricht an die Kanzlei gesendet". Die Kanzlei findet ihn in ihrem Buchhaltungsportal direkt am Beleg; ist der Kanzlei-Zugang eingeschaltet, bekommt sie zusätzlich eine E-Mail.

Jeder Gesprächsfaden ist als Hinweis an die Kanzlei oder Rückfrage der Kanzlei überschrieben; deine Nachrichten stehen rechts, die der Kanzlei links, jeweils mit Absender, Datum und Uhrzeit. Hat die Kanzlei einen Faden erledigt, trägt er den Zusatz „abgeschlossen". Wohin deine nächste Nachricht geht, entscheidet flinkest selbst: Wartet eine Rückfrage der Kanzlei auf Antwort, geht sie dorthin, sonst in den jüngsten noch nicht abgeschlossenen Faden; gibt es keinen, beginnt ein neuer Hinweis. Geht die Nachricht in einen bestehenden Faden, heißt das Feld „Ihre Antwort an die Kanzlei …". Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele Fäden es gibt; solange eine Rückfrage offen ist, ist der Reiter gelb markiert, und oben steht „Rückfrage der Kanzlei – bitte beantworten".

Den Reiter gibt es nur, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen eingestellt ist, dass eine Buchhaltungskanzlei Zugang hat, und dein Benutzer Eingangsrechnungen sehen darf — schreiben kannst du schon mit diesem Recht. An einem gelöschten Beleg sind die Nachrichten nur noch lesbar.

Rückfrage der Kanzlei offen

Hat deine Kanzlei zu diesem Beleg eine Frage gestellt, die noch auf Antwort wartet, steht in der Hinweiszeile der gelbe Hinweis Rückfrage der Kanzlei offen. So fällt die Frage auf, sobald du den Beleg öffnest. Ein Klick darauf öffnet den Reiter Kanzlei, deine Antwort geht dort automatisch in den Faden dieser Rückfrage.

Zahlungen

Zahlungen-Tab: verknüpfte Zahlungen

Der Reiter erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung Bankkonten ansehen hat, und listet jede mit diesem Beleg verknüpfte Zahlung — das können mehrere sein, etwa eine Teilzahlung gefolgt von einer weiteren über den Rest. Jede Zeile zeigt Datum, Betrag und eine Quelle — Bankkonto, Bargeld (Kassa) oder Karte (Kreditkartenkonto), darunter Name und IBAN des Kontos; bei einer Zahlung ohne Konto, etwa einer Kartenzahlung, steht dort ein Strich; der Reiterkopf trägt die Anzahl als Zähler und wird zusätzlich als Warnung markiert, wenn Belegbetrag und Zahlsumme nicht übereinstimmen. Über das „…"-Menü an der Zeile korrigierst du eine selbst erfasste Zahlung (siehe „Erfasste Zahlung bearbeiten") oder entfernst eine einzelne Zahlung wieder — siehe „Zahlung lösen". Ohne die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten, zeigt der Reiter die Liste nur lesend, ohne Vorschlag und ohne die Schaltfläche Zahlung verknüpfen.

Zahlungszeile öffnen

Ein Klick auf eine Zahlungszeile mit Kontobezug öffnet die Bankkonto-Details dieses Kontos und dort gleich die Seitenleiste der zugehörigen Transaktion — der direkte Weg vom Beleg zum Kontoabgleich. Bei einer Zahlung ohne Konto passiert beim Klick nichts.

Zahlung erfassen

Der Dialog Zahlung erfassen — erreichbar über den Kopf-Chip-Button, das „…"-Menü oder den Reiter „Details" — ist der eine additive Zahlungsweg: Er erfasst genau eine neue Zahlung und setzt nie direkt einen Status; der Bezahlstatus leitet sich immer aus den tatsächlich verknüpften Zahlungen ab.

Vorbelegt ist der Bezahlte Betrag mit dem noch offenen Rest der Belegsumme — verringerst du ihn, steht der Beleg danach auf teilweise bezahlt, bis der Rest ebenfalls erfasst ist. Als Zahlungsart stehen, je nach deinen Berechtigungen, Bankkonto, Bargeld und Karte zur Wahl:

• Bargeld — du wählst eine Kassa (gibt es genau eine, ist sie vorausgewählt); die Zahlung macht den Beleg zum Barbeleg mit eigenen Buchungszeilen (siehe „Buchungskonto je Position").
• Karte — bewusst OHNE Konto-Bezug, weil Kartenzahlungen über fremde Abrechnungen laufen und kein Kassen-/Bankkonto verfälschen dürfen.
• Bankkonto — du wählst ein Bankkonto und kannst zusätzlich eine bestehende Transaktion verknüpfen (optional): flinkest zeigt die noch offenen Transaktionen dieses Kontos, ein Klick übernimmt deren Datum (Feld wird gesperrt) und verknüpft statt eine zweite Zahlung anzulegen — sonst wäre ein bereits importierter Kontoumsatz doppelt erfasst. Ist kein Bankkonto eingerichtet, weist flinkest darauf hin und bucht die Zahlung ohne Kontobezug.

Das Zahldatum darf nicht in der Zukunft liegen. Diese Aktion braucht zusätzlich zum Bearbeitungsrecht die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Barbelege in der Buchhaltung. Ein bar bezahlter Beleg ohne verknüpfte Banktransaktion bringt eigene Buchungszeilen mit. Änderst du Zahlungsart, Bezahlstatus, Bezahldatum, Belegdatum, Belegnummer, Lieferant oder Währung — oder kontierst du eine Position um —, baut flinkest diese Zeilen automatisch neu auf. Bekommt der Beleg eine echte Zahlung, entfallen sie; die Buchung läuft dann über die Zahlung selbst.

Passende Transaktion vorgeschlagen

Solange noch keine Zahlung verknüpft ist und flinkest eine passende Transaktion findet, steht oben im Zahlungen-Tab ein Vorschlag: „Passende Transaktion gefunden: ‹Name› (‹Konto›) ‹Datum› ‹Betrag› — ‹Grund›" mit Verknüpfen und Transaktion anzeigen (öffnet sie in einem neuen Tab zum Vergleichen). Vorgeschlagen werden nur Transaktionen ohne bestehende Beleg- oder Buchungsverknüpfung, deren Betrag auf ±0,01 zur Belegsumme passt und deren Datum nicht vor dem Belegdatum liegt — eine Zahlung kann keine Rechnung begleichen, die es noch gar nicht gab. Bewertet wird dann: Belegnummer im Verwendungszweck ist der sicherste Treffer, danach Betrag und Lieferantenname exakt gleich, danach Betrag passend mit ähnlichem Namen; ein reiner Betragstreffer ohne Namensbezug ist zu schwach und wird nicht vorgeschlagen. Bei gleichwertigen Treffern gewinnt die Transaktion, die dem Belegdatum am nächsten liegt — so landet bei einer monatlich gleichen Abbuchung die richtige beim richtigen Beleg.

Zahlung manuell verknüpfen

Die Schaltfläche Zahlung verknüpfen öffnet eine Suche über alle noch offenen Transaktionen aller Bankkonten, sortiert nach Betragsnähe zum Belegbetrag, mit derselben Quellen-Spalte wie im Reiter und einem Suchfeld über Verwendungszweck bzw. Transaktionsname — du musst also nicht erst ein einzelnes Bankkonto auswählen. Ein Zeilenklick verknüpft die Transaktion mit dem Beleg; bei Betragsgleichheit wird sie dabei zugleich abgeschlossen. Das ist das Gegenstück zum Matching in der Buchhaltungs-Übersicht, nur vom Beleg aus gestartet.

Was das Verknüpfen auslöst. Der Beleg gilt danach als bezahlt oder — bei einer Teilsumme — als teilweise bezahlt und übernimmt bei voller Deckung das Datum der Zahlung.

Erfasste Zahlung bearbeiten

Hast du eine Zahlung mit dem falschen Datum oder auf das falsche Konto erfasst, musst du sie nicht löschen und neu anlegen. Im „…"-Menü einer selbst über Zahlung erfassen gebuchten Zahlung steht dafür Zahlung bearbeiten: Der Dialog zeigt das Konto — zur Wahl stehen deine eigenen und die gemeinsamen Bankkonten, Kassen und Kreditkartenkonten, nicht die Kasse eines Kollegen — und das Zahldatum, das nicht in der Zukunft liegen darf. Bei einer Zahlung, die du mit der Zahlungsart Karte erfasst hast, fehlt das Konto-Feld, weil sie bewusst keinem Konto zugeordnet ist — dort lässt sich nur das Zahldatum ändern. Eine Zahlung, die auf einem Kreditkartenkonto liegt, verschiebst du dagegen wie jede andere auf ein anderes Konto. Nach Speichern kommt „Zahlung wurde aktualisiert"; Bezahldatum und Bezahlstatus des Belegs sowie die Salden des alten und des neuen Kontos ziehen automatisch nach. Den Betrag ändert dieser Dialog nicht — dafür löschst du die Zahlung und erfasst sie neu. Eine von der Bank importierte Transaktion lässt sich so nicht ändern, dort fehlt der Menüeintrag: Sie bildet ab, was tatsächlich auf dem Konto passiert ist. Wie beim Erfassen brauchst du zusätzlich zum Bearbeitungsrecht die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Abgeschlossene Buchungsperiode. Liegt das bisherige oder das neue Zahldatum in einer bereits abgeschlossenen Buchungsperiode, lehnt flinkest die Änderung mit „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." ab — eine Zahlung lässt sich also weder aus einer abgeschlossenen Periode heraus noch in sie hinein verschieben.

Zahlung lösen bzw. Verknüpfung entfernen

Im „…"-Menü der Zahlungszeile: Bei einer über Zahlung erfassen selbst gebuchten Zahlung heißt der Eintrag Zahlung löschen, bei einer verknüpften echten Banktransaktion Verknüpfung entfernen — die Beschriftung unterscheidet, worum es sich handelt. Beide fragen vorher nach („Möchten Sie diese Zahlung wirklich löschen?" bzw. „Möchten Sie diese Zahlungsverknüpfung wirklich entfernen?") und betreffen nur diese eine Zahlung, andere verknüpfte Zahlungen bleiben bestehen. Eine selbst erfasste Zahlung wird dabei gelöscht, eine echte importierte Transaktion nur entkoppelt und wieder als offen markiert, damit sie erneut einem Beleg zugeordnet werden kann. Der Bezahlstatus leitet sich danach neu ab.

Als unbezahlt markieren

Ausschließlich im „…"-Menü und nur bei einem älteren, direkt als bezahlt markierten Beleg ohne hinterlegte Zahlung — ein Datenstand von vor der Umstellung auf echte Zahlungsverknüpfungen. Mit Sicherheitsabfrage; danach steht der Beleg wieder auf offen. Ein regulär erfasster Beleg erreicht diesen Zustand nicht mehr — dort löst du stattdessen im Reiter „Zahlungen" die einzelne Zahlung.

Lieferanten-Verknüpfung

Bestehenden Lieferanten zuweisen

„Bestehenden zuweisen" im Hinweis Lieferant nicht verknüpft öffnet den Beleg-Bearbeiten-Dialog mit kurz hervorgehobenem Lieferanten-Dropdown — der Stammsatz existiert schon, die KI hat ihn nur nicht automatisch gematcht (siehe „Warum ein Beleg keinem Lieferanten zugeordnet ist"); zuweisen statt ein Duplikat anzulegen.

Neuen Lieferanten erstellen

„Neu erstellen" im selben Hinweis öffnet den Dialog Lieferant erstellen, vorbefüllt mit den vom Beleg ausgelesenen Daten — Name, Adresse, UID, IBAN/BIC, deine Kundennummer beim Lieferanten als Kreditorennummer, E-Mail/Telefon. Speichern legt den Lieferanten an und verknüpft ihn direkt mit dem Beleg, mit dem Hinweis „Lieferant wurde erstellt und verknüpft" — der Beleg selbst ist die beste Datenquelle für den neuen Kreditor, kein Abtippen nötig. Trägst du dabei schon Buchungskonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel ein, fragt flinkest nach dem Speichern, ob sie gleich auf alle Positionen übernommen werden sollen (siehe „Lieferanten-Standardkonto übernehmen").

Lieferant bearbeiten

Das Stift-Symbol neben dem Lieferantennamen in der Kennzahlen-Box oder im Reiter „Details" öffnet den vollen Lieferanten-Bearbeiten-Dialog, mit 10 Sekunden hervorgehobenem Feld Buchungskonto — der häufigste Grund, von hier aus zu editieren: die Vorgaben des Lieferanten — Buchungskonto, Kostenstelle, Kostenschlüssel — direkt vom Beleg aus pflegen. Änderst du eine davon, bietet flinkest nach dem Speichern an, sie auf alle Positionen dieses Belegs zu übernehmen. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich das Recht, Lieferanten zu bearbeiten — sonst ist der Stift unsichtbar.

Kopf-Aktionen

Beleg bearbeiten

Bearbeiten öffnet den Dialog Eingangsbeleg bearbeiten mit dem vollen Formular — Kopf „Basisinformationen" (Belegtyp, Belegnummer, Belegdatum, Buchungsdatum, Lieferant und Name des Lieferanten) plus den Reitern Allgemein, Lieferant, Projekt und Buchhaltung & Bank, identisch zum Anlage-Dialog der Liste. Den von der Erkennung gesetzten Belegtyp kannst du hier jederzeit auf Rechnung oder Gutschrift umstellen — nach dem Speichern wirkt sich das sofort auf die Gutschrift-Markierung im Kopf aus, die Beträge selbst rechnet flinkest dabei nicht um. Bei einer anderen Währung als Euro holt flinkest den EZB-Referenzkurs zum Belegdatum, auch nach einer Änderung des Belegdatums; überschreibst du ihn mit einem anderen Wert, gilt der Kurs als manuell erfasst (siehe Wechselkurs). Ein invalider Input zeigt einen Fehler-Toast mit Feldfehler-Spiegelung; Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt vorher nach.

Gebuchte Kopfdaten in einer abgeschlossenen Periode. Was bestimmt, wie der Beleg gebucht wird — Belegtyp, Lieferant, Brutto, Umsatzsteuer, Währung, Wechselkurs, innergemeinschaftlicher Erwerb, Belegnummer und Belegdatum —, ist genauso geschützt wie die Positionen: Liegt der Beleg in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, lehnt flinkest eine Änderung daran mit „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." ab, angezeigt an dem Feld, das du geändert hast. Notiz, Projekt, Adresse und die übrigen Angaben bleiben frei. Auch in einer offenen Periode gilt für diese Kopfdaten: Änderst du eine davon an einem bereits an BMD exportierten Beleg, gilt er als nach dem Export geändert; hat deine Kanzlei ihn schon geprüft oder freigegeben, steht er bei ihr wieder zur Prüfung an.

Buchungsdatum

Das Belegdatum ist das Datum der Rechnung und bleibt es. In welche Buchungsperiode der Beleg fällt — für den Buchungsexport und die Sperre abgeschlossener Perioden —, entscheidet dagegen das Buchungsdatum. Es steht im Bearbeiten-Dialog unter „Basisinformationen" direkt unter dem Belegdatum.

Solange du kein eigenes Datum wählst, setzt flinkest das Buchungsdatum selbst — bei einem neuen Beleg steht im Feld dann „Automatisch", bei einem gespeicherten das ermittelte Datum: Es ist das Belegdatum, solange dieser Tag weder in einer abgeschlossenen Buchungsperiode noch im Zeitraum eines bereits durchgeführten Exports liegt. Sonst nimmt flinkest den ersten freien Tag danach. Erfasst du etwa eine Juli-Rechnung erst, nachdem der Juli exportiert wurde, landet sie am 1. August, statt den abgeschlossenen Monat nachträglich zu verändern. Neu bestimmt wird das automatische Datum beim Anlegen, wenn du das Belegdatum änderst und wenn du auf automatisch zurückschaltest — wird die Periode des Belegs erst später abgeschlossen, bleibt sein Buchungsdatum, wie es ist.

Du kannst das Buchungsdatum auch selbst wählen, etwa den Monat, in dem die Rechnung bei dir eingegangen ist. Ein von Hand gewähltes Datum bleibt fest, auch wenn du später das Belegdatum änderst; daneben erscheint dann Zurück auf automatisch, das die Automatik wieder einschaltet. Ein Datum in einer abgeschlossenen Buchungsperiode lehnt flinkest beim Speichern mit „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." ab.

Weiterverrechnen

Erzeugt aus dem Eingangsbeleg eine Ausgangsrechnung — durchlaufende Fremdkosten (Material, Subunternehmer) mit Marge an den Kunden weiterreichen. Die Schaltfläche Weiterverrechnen in der Kopfzeile öffnet ein Fenster, in dem du unter Kunde den Kunden wählst und unter Aufschlag optional einen prozentualen Aufschlag einträgst (0 % = 1:1); die Bestätigung Weiterverrechnen wird erst klickbar, wenn ein Kunde gewählt ist. Alle Positionen werden mit dem aufgeschlagenen Einzelpreis übernommen, Zeilensummen und Steuer werden neu gerechnet. Die neue Rechnung entsteht als Entwurf ohne Belegnummer, noch voll editierbar, und flinkest springt direkt in Rechnung bearbeiten. Steht beim gewählten Kunden die Umsatzart auf „Erlöse Ausland" oder „Bauleistung", übernimmt die neue Rechnung diese Steuerbefreiung automatisch; bei „Erlöse EU" gilt das nur zusätzlich, wenn beim Kunden auch eine UID-Nummer hinterlegt ist. Der Eingangsbeleg selbst bleibt unverändert. Die Schaltfläche hängt am Recht, Rechnungen zu bearbeiten — nicht am Recht für Eingangsrechnungen: Wer keine Rechnungen schreiben darf, sieht sie nicht.

Beleg löschen

Im „…"-Menü, mit Sicherheitsabfrage „Soll der Eingangsbeleg wirklich gelöscht werden?". Ohne Zahlungsverknüpfung wird der Beleg endgültig entfernt inklusive Dokument, danach landest du in der Liste der Eingangsrechnungen. Hängt bereits eine Zahlung daran, wird er stattdessen archiviert, also als gelöscht markiert, statt endgültig entfernt — jede Zahlungsverknüpfung wird dabei gelöst, eine dadurch komplett unverknüpfte Banktransaktion wechselt zurück auf offen. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar: Eine Transaktion darf nie „erledigt gegen einen unsichtbaren Beleg" enden, und der archivierte Beleg selbst bleibt über seine Detailseite einsehbar (siehe „Gelöschter Beleg" unten). Schlägt das Löschen fehl, bleibt der Beleg unangetastet, mit einer Fehlermeldung.

Alle Kopfaktionen außer Download und Weiterverrechnen brauchen das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Passen nicht alle Schaltflächen nebeneinander, wandert der Rest in ein „…"-Overflow-Menü.

Gelöschter Beleg (Archiv-Ansicht)

Archivierter Beleg bleibt lesbar

Ist ein Beleg als gelöscht markiert (siehe „Beleg löschen" oben), steht ganz oben zusätzlich die rote Leiste „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Alle Reiter samt Zahlungen und Änderungsprotokoll bleiben einsehbar, aber die gesamte Seite wird schreibgeschützt: kein Bearbeiten, kein Beleg ersetzen, kein PDF bearbeiten oder neu auslesen, kein Weiterverrechnen, keine Zahlung erfassen/verknüpfen/lösen, keine Position anlegen/ändern/löschen, kein erneutes Löschen. Klärungsfälle — „warum wurde der gelöscht, was war verknüpft?" — bleiben so nachvollziehbar, ohne dass am archivierten Datensatz noch etwas verändert werden könnte.

Auch unterwegs

In der mobilen App (iOS/Android) lässt sich ein selbst erfasster Eingangsbeleg im Tab Eingangsrechnungen ansehen und bei Bedarf wieder löschen; Belege anderer Mitarbeiter oder bereits verbuchte Belege zeigt die App aus Datenschutzgründen nicht — mobile Benutzer erreichen einen fremden Beleg auch über einen direkten Link nicht.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Kostenstellen
• Belege per E-Mail
• Bankkonten
• Lieferanten
• Rechnung bearbeiten

Häufige Fragen

Warum zeigt mein Eingangsbeleg den Hinweis „Positionen ohne Kontenzuordnung"? Weil mindestens eine Position noch kein Buchungskonto hat. Ein Klick auf den Hinweis „‹n› Position(en) ohne Konto" zeigt drei Wege: die Vorgaben des Lieferanten auf alle Positionen übernehmen, den KI-Vorschlag für die Kontierung starten oder die Konten im Positionen-Editor von Hand setzen. Erledigt deine Kanzlei die Kontierung, erscheint dieser Hinweis gar nicht.

Die Positionen passen nicht zur Belegsumme — was tun? flinkest vergleicht die Netto-Summe und die Umsatzsteuer der Positionen mit den Werten im Belegkopf und zeigt beide Zahlen samt Differenz an. Meistens hat die Erkennung eine Zeile falsch gelesen oder eine übersehen. Öffne den Positionen-Editor, korrigiere die betroffene Zeile — oder korrigiere umgekehrt Summe und Umsatzsteuer im Belegkopf über Bearbeiten.

Kann ich einen Beleg auch in zwei Teilzahlungen bezahlen? Ja. Öffne Als bezahlt markieren und verringere den vorbelegten Bezahlten Betrag auf den Teilbetrag. Der Beleg steht danach auf teilweise bezahlt; für den Rest öffnest du den Dialog später erneut — er ist dann wieder mit dem noch offenen Betrag vorbelegt.

Was passiert, wenn ich einen mit einer Zahlung verknüpften Beleg lösche? Anders als ein unverknüpfter Beleg wird er nicht wirklich entfernt, sondern archiviert — als gelöscht markiert, aber über seine Detailseite weiterhin einsehbar. Jede Zahlungsverknüpfung wird dabei automatisch gelöst; wird eine Banktransaktion dadurch komplett unverknüpft, wechselt sie zurück auf offen.

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Er zeigt Bankdaten und ist deshalb an die Berechtigung Bankkonten ansehen gebunden. Ohne diese Berechtigung blendet flinkest den Reiter, den Transaktionsvorschlag und die Verknüpfungs-Schaltflächen komplett aus.

Was passiert beim Weiterverrechnen? flinkest legt eine neue Ausgangsrechnung als Entwurf für den gewählten Kunden an und übernimmt alle Positionen des Eingangsbelegs mit dem eingegebenen Aufschlag. Steht beim gewählten Kunden die Umsatzart auf „Erlöse Ausland" oder „Bauleistung", entsteht die neue Rechnung automatisch ohne Umsatzsteuer. Anschließend landest du direkt in der neuen Rechnung und kannst sie vor dem Versand noch ändern.