Fahrzeuge

Hier verwaltest du den Fuhrpark: jedes Fahrzeug mit Name, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand und dem Mitarbeiter, dem es zugewiesen ist. Der Stammsatz ist die Grundlage für zwei Dinge im Alltag — die Fahrten im Arbeitsbericht und die Zuordnung von Tank-, Werkstatt- oder Mautbelegen in den Eingangsrechnungen. Zu finden unter Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Fahrzeuge.

Kopfzeile

Links steht der Titel Fahrzeuge, rechts die Schaltfläche Neu mit Pluszeichen. Sie öffnet den Dialog Neues Fahrzeug hinzufügen.

Wer hier etwas ändern darf. Der Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten, und auch die Schnittstelle lässt Anlegen, Ändern und Löschen von Fahrzeugen nur für Administratoren zu. Lesen darf dagegen jeder angemeldete Benutzer — sonst wäre das Fahrzeug-Auswahlfeld im Arbeitsbericht für normale Mitarbeiter leer.

Die Liste

Die Liste zeigt drei Spalten:

• Fahrzeug — der Name, als Link auf die Fahrzeugdetails.
• License Plate — das Kennzeichen. Die Spaltenüberschrift ist noch englisch, weil für sie keine deutsche Übersetzung hinterlegt ist; im Bearbeiten-Dialog heißt dasselbe Feld Kennzeichen.
• Kilometer — der zuletzt eingetragene Kilometerstand, rechtsbündig und mit „km".

Gibt es noch kein Fahrzeug, steht dort Noch keine Fahrzeuge vorhanden. mit dem Hinweis, wozu Fahrzeuge gut sind.

Über die Spaltenköpfe kannst du sortieren. Am Zeilenende liegt ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

Unter der Liste sitzt die Blätterleiste mit 20 Zeilen je Seite und dem Symbol zum Exportieren. Als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren, siehst du daneben ein Zahnrad, mit dem du die Spalten dieser Liste ein- und ausblendest und ihre Reihenfolge änderst. Diese Spaltenauswahl gilt für den ganzen Mandanten und wird bei anderen Benutzern erst nach dem Neuladen sichtbar.

Seite und Sortierung merkt sich flinkest. Blätterst du auf Seite 3 oder sortierst nach Kennzeichen, findest du beim nächsten Aufruf denselben Stand wieder — das gilt nur für dich, nicht für andere Benutzer.

Fahrzeug anlegen und bearbeiten

Der Dialog heißt Neues Fahrzeug hinzufügen bzw. Fahrzeug bearbeiten und hat zwei Blöcke.

Allgemein

• Name — Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Der Name erscheint in allen Auswahlfeldern; „Sprinter weiß" ist im Alltag brauchbarer als „Fahrzeug 3".
• Kennzeichen — bis zu 50 Zeichen. Es wird in der Liste und in der Kopfzeile der Detailseite als Kennzeichenschild dargestellt.
• Fahrgestellnummer — bis zu 200 Zeichen.
• Kilometer — eine Zahl.
• Zugewiesener Mitarbeiter — der Benutzer, der dieses Fahrzeug üblicherweise fährt.

Buchhaltung

• Umsatzsteuer abzugsfähig — ein Kennzeichen zur Dokumentation.

Der Kilometerstand wird nicht mitgeführt. Das Feld ist eine reine Momentaufnahme, die du selbst pflegst. Fahrten, die im Arbeitsbericht erfasst werden, erhöhen ihn nicht automatisch — wer einen aktuellen Stand braucht, trägt ihn hier von Hand nach.

„Umsatzsteuer abzugsfähig" ist derzeit nur eine Notiz. Das Kennzeichen wird gespeichert und auf der Detailseite angezeigt, aber keine andere Stelle der Software wertet es aus: Weder die Kontierung von Eingangsbelegen noch der Buchhaltungsexport greifen darauf zu. Setz es also als Merkhilfe für dich und dein Team, nicht als Steuerung.

Der zugewiesene Mitarbeiter hilft der Belegerkennung. Wird ein Eingangsbeleg als fahrzeugbezogen erkannt, aber auf dem Beleg kein Kennzeichen gefunden, setzt flinkest das Fahrzeug des Mitarbeiters ein, der den Beleg hochgeladen hat — allerdings nur, wenn diesem Mitarbeiter genau ein Fahrzeug zugewiesen ist. Bei zwei oder mehr Fahrzeugen bleibt die Position ohne Fahrzeug, damit nicht geraten wird.

Wo das Fahrzeug danach auftaucht

Im Arbeitsbericht. Unter den Fahrten wählst du ein Fahrzeug, trägst Distanz, Zeitraum und Fahrer ein und kannst die Fahrt als verrechnungsfrei markieren. Die Fahrten stehen später auf dem Arbeitsbericht-PDF und gehen in die Rechnung ein — Näheres in den Arbeitsberichts-Einstellungen.

In den Eingangsrechnungen. Jede Belegposition kann ein Fahrzeug tragen. Bei der automatischen Belegerkennung liest flinkest das Kennzeichen vom Beleg — auch handschriftlich oder nur teilweise notiert — und ordnet die Position dem passenden Fahrzeug zu. Auf der Detailseite des Fahrzeugs siehst du anschließend alle Eingangsbelege, die mindestens eine Position mit diesem Fahrzeug haben.

Aktionen

Fahrzeug anlegen. Oben rechts auf Neu, Name eintragen, restliche Felder ergänzen, Speichern.

Fahrzeug bearbeiten. Zeilenmenü Bearbeiten öffnet denselben Dialog. Ein Klick auf den Namen führt dagegen auf die Fahrzeugdetails, wo du ebenfalls bearbeiten kannst.

Fahrzeug duplizieren. Zeilenmenü Duplizieren öffnet den Dialog mit allen Werten der Vorlage — praktisch für baugleiche Fahrzeuge. Denk daran, Kennzeichen und Fahrgestellnummer zu ändern; flinkest prüft nicht, ob es diese Werte schon gibt.

Fahrzeug löschen. Zeilenmenü Löschen, die Rückfrage Löschen von mit Ja, löschen bestätigen. Das Löschen ist endgültig und hat drei Folgen, die du vorher kennen solltest:

• Wurde mit dem Fahrzeug jemals eine Fahrt in einem Arbeitsbericht erfasst, bricht das Löschen mit einer Fehlermeldung ab und nichts wird gelöscht. Ausgemusterte Fahrzeuge bleiben also in der Liste stehen.
• Bei Positionen von Eingangsbelegen wird die Zuordnung stillschweigend geleert. Die Belege selbst bleiben unverändert, aber die Auswertung nach Fahrzeug verliert diese Zeilen.
• Wartungseinträge des Fahrzeugs bleiben in der Datenbank zurück, ohne noch irgendwo sichtbar zu sein. Lösch sie besser vorher auf der Detailseite.

Liste exportieren. Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog mit Spalten- und Formatauswahl.

Verwandte Seiten

• Fahrzeugdetails
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Benutzer
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum lässt sich ein Fahrzeug nicht löschen? Weil damit schon einmal eine Fahrt in einem Arbeitsbericht erfasst wurde. Diese Verknüpfung schützt die Arbeitsberichte, deshalb bricht das Löschen ab und das Fahrzeug bleibt erhalten. Nimm ausgemusterte Fahrzeuge stattdessen aus dem täglichen Gebrauch — etwa indem du den zugewiesenen Mitarbeiter entfernst und den Namen mit einem Zusatz wie „(ausgemustert)" versiehst.

Wird der Kilometerstand automatisch aktualisiert? Nein. Das Feld Kilometer ist ein Wert, den du selbst pflegst. Die Fahrten aus den Arbeitsberichten werden dort nicht aufsummiert.

Was bewirkt das Kennzeichen „Umsatzsteuer abzugsfähig"? Derzeit nur eine Anzeige: Der Wert wird gespeichert und auf der Fahrzeug-Detailseite ausgegeben, aber weder die Kontierung noch der Buchhaltungsexport werten ihn aus. Er ersetzt also keine Entscheidung in der Buchhaltung.

Warum steht in der Liste „License Plate" statt „Kennzeichen"? Für diese Spaltenüberschrift fehlt die deutsche Übersetzung, deshalb erscheint der englische Originaltext. Gemeint ist das Kennzeichen — im Bearbeiten-Dialog und auf der Detailseite heißt dasselbe Feld Kennzeichen.

Wozu dient der zugewiesene Mitarbeiter? Er hilft der automatischen Belegerkennung: Erkennt flinkest einen Beleg als fahrzeugbezogen, findet aber kein Kennzeichen darauf, wird das Fahrzeug des hochladenden Mitarbeiters gesetzt — aber nur, wenn dieser genau ein Fahrzeug zugewiesen hat. Sonst bleibt das Feld leer, statt zu raten.

Kann jeder Mitarbeiter Fahrzeuge anlegen? Nein. Anlegen, Ändern und Löschen sind Administratoren vorbehalten, und diese Seite liegt ohnehin im Einstellungsbereich. Lesen darf jeder angemeldete Benutzer, damit die Fahrzeugauswahl im Arbeitsbericht funktioniert.