Fahrzeuge

Hier verwaltest du den Fuhrpark: jedes Fahrzeug mit Name, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand und dem Mitarbeiter, dem es zugewiesen ist. Der Stammsatz wird hier einmal gepflegt und fließt danach in mehrere andere Abläufe ein, ohne dass er dort erneut erfasst werden muss: Jede Fahrt im Fahrtenbuch und im Arbeitsbericht trägt ein Fahrzeug aus dieser Liste, jede Position eines Eingangsbelegs kann eines zugeordnet bekommen, und die automatische Belegerkennung sucht ein auf dem Beleg erkanntes Kennzeichen genau in diesem Bestand. Die Seite liegt unter Allgemeine Einstellungen, Abschnitt „Fahrzeuge", und ist damit Administratoren vorbehalten — lesen darf dagegen jeder angemeldete Benutzer, sonst wäre das Fahrzeug-Auswahlfeld im Arbeitsbericht für normale Mitarbeiter leer.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Fahrzeugliste anzeigen

Die Liste zeigt drei Spalten: Fahrzeug (der Name), Kennzeichen — als eigenes Kennzeichenschild dargestellt, das bei einem leeren Kennzeichen (z. B. ein noch nicht zugelassener Anhänger) einfach nicht gezeichnet wird, statt eine leere Hülle zu zeigen — und Kilometer, rechtsbündig mit „km"-Suffix; hat ein Fahrzeug noch keinen Kilometerstand, steht dort nur „km" ohne Zahl, statt fälschlich „0 km" zu behaupten. Gibt es noch kein Fahrzeug, steht dort Noch keine Fahrzeuge vorhanden. mit einem Hinweis, wozu Fahrzeuge gut sind. Ein Such- oder Filterfeld hat diese Liste anders als etwa Kunden nicht — für die meisten Fuhrparks reichen Sortierung und Blättern.

Zur Fahrzeugakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Fahrzeugdetails — die 360°-Akte mit Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch dieses Fahrzeugs. Am Zeilenende liegt zusätzlich ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen (siehe unten), ohne die Liste zu verlassen.

Sortierung und Blättern

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometer) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — praktisch etwa für „welches Fahrzeug hat die meisten Kilometer". Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren". Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite, 20 Fahrzeuge je Seite; Seite und Sortierung merkt sich flinkest, kommst du von einem Fahrzeug zurück, findest du die Liste genau so wieder vor wie zuvor.

Liste bleibt aktuell

Legt oder ändert eine Kollegin ein Fahrzeug, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst nicht neu laden. Das dauert einen kurzen, spürbaren Moment, weil die Liste sich dafür nicht selbst neu abfragt, sondern auf die Server-Benachrichtigung wartet. Ein Refresh-Symbol im Paginator lädt bei Bedarf sofort manuell neu.

Fahrzeug anlegen und bearbeiten

Neues Fahrzeug anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neues Fahrzeug hinzufügen mit den Feldern Name (Pflichtfeld — fehlt er, weist die Schnittstelle mit „Name darf nicht leer sein" direkt am Feld ab), Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometer, Zugewiesener Mitarbeiter und Umsatzsteuer abzugsfähig. Speichern bestätigt mit dem Toast „Fahrzeug wurde gespeichert", der Dialog schließt.

Zugewiesenen Mitarbeiter wählen

Das Feld Zugewiesener Mitarbeiter bietet ausschließlich aktive Benutzer zur Auswahl; ein Klick auf die Schaltfläche ich neben dem Feld trägt dich selbst ein, statt dass du nach deinem eigenen Namen suchen musst. Dieser Mitarbeiter hilft auch der automatischen Belegerkennung: Findet sie auf einem als fahrzeugbezogen erkannten Eingangsbeleg (Tanken, Werkstatt, Maut, Kfz-Versicherung) kein Kennzeichen, setzt sie stattdessen das Fahrzeug des hochladenden Mitarbeiters — aber nur, wenn ihm genau ein Fahrzeug zugewiesen ist. Bei zwei oder mehr zugewiesenen Fahrzeugen bleibt die Position ohne Fahrzeug, statt zu raten.

Nur eine neue Zuweisung wird auf Aktivität geprüft. Ändert sich der zugewiesene Mitarbeiter in Wahrheit gar nicht — weil du das Feld unangetastet lässt —, bleibt eine bereits bestehende Zuweisung auch dann gültig, wenn der Mitarbeiter inzwischen deaktiviert wurde. Erst eine tatsächlich neue Zuweisung auf einen deaktivierten Benutzer weist die Schnittstelle mit „Benutzer ist deaktiviert" zurück — praktisch begegnet dir das vor allem beim Duplizieren, weil ein Duplikat technisch ein neuer Datensatz ist.

Kilometerstand als Startwert fürs Fahrtenbuch

Neben dem Feld Kilometer liegt ein Info-Symbol ⓘ mit dem Hinweis „Wird als Start-Kilometerstand für den ersten Fahrtenbuch-Eintrag verwendet, bevor eine Fahrt erfasst wurde." Legt jemand für dieses Fahrzeug die allererste Fahrtenbuch-Fahrt an, wird ihr Kilometerstand von mit diesem Wert vorbefüllt; sobald mindestens eine Fahrt existiert, übernimmt deren Kilometerstand die Vorbefüllung, und dieses Feld hat keinen Einfluss mehr darauf. Darüber hinaus wird der Kilometerstand nicht automatisch mitgeführt — Fahrten aus Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht summieren sich hier nicht auf; wer einen aktuellen Stand braucht, trägt ihn selbst nach.

Umsatzsteuer abzugsfähig dokumentieren

Das Kästchen Umsatzsteuer abzugsfähig speichert eine reine Notiz: Der Wert wird gespeichert und auf der Fahrzeug-Detailseite angezeigt, aber weder die Kontierung von Eingangsbelegen noch der Buchhaltungsexport werten ihn aus. Setz es als Merkhilfe für dich und dein Team, nicht als Steuerung.

Bestehendes Fahrzeug bearbeiten

Zeilenmenü Bearbeiten lädt den Datensatz frisch nach (auch wenn zwischenzeitlich ein zweiter Client gespeichert hat) und öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern vorbefüllt. Willst du mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Duplizieren & Löschen

Fahrzeug duplizieren

Zeilenmenü Duplizieren öffnet den Anlegen-Dialog vorausgefüllt mit allen Werten der Vorlage — praktisch für baugleiche Fahrzeuge (z. B. drei identische Transporter), ohne alle Felder neu einzutippen. Speichern legt eine eigenständige, neue Kopie an. Das Kennzeichen wird dabei 1:1 übernommen — flinkest prüft nicht, ob es bereits vergeben ist, weder beim Speichern noch sonst irgendwo. Denk deshalb daran, Kennzeichen und Fahrgestellnummer des Duplikats zu ändern, bevor du es speicherst; zwei Fahrzeuge mit demselben Kennzeichen wären für die automatische Belegerkennung, die ein Kennzeichen genau einem Fahrzeug zuordnen soll, potenziell verwirrend.

Wurde der zugewiesene Mitarbeiter der Vorlage inzwischen deaktiviert, lässt sich das Duplikat nicht speichern, bevor du im Feld Zugewiesener Mitarbeiter eine aktive Person wählst oder es leerst — die Meldung Benutzer ist deaktiviert erscheint direkt am Feld (siehe „Zugewiesenen Mitarbeiter wählen" oben).

Fahrzeug löschen

Zeilenmenü Löschen, Rückfrage Löschen von ‹Name› mit Ja, löschen bestätigen. flinkest meldet danach immer „Fahrzeug wurde gelöscht" — was das im Einzelfall bedeutet, hängt aber davon ab, ob das Fahrzeug schon irgendwo verwendet wurde:

• Gibt es weder eine Fahrt im Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht noch eine Position in einem Eingangsbeleg noch einen Wartungseintrag, wird das Fahrzeug endgültig entfernt.
• Trifft mindestens eine dieser drei Bedingungen zu, archiviert flinkest das Fahrzeug stattdessen, statt das Löschen abzulehnen: Es verschwindet aus dieser Liste und aus jedem Fahrzeug-Auswahlfeld, bleibt aber über eine bereits bekannte Detail-Adresse erreichbar — dort allerdings nur noch mit einem roten „gelöscht"-Band, ohne Bearbeiten-Schaltfläche und ohne die Reiter Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch (Details auf den Fahrzeugdetails). Die verknüpften Fahrten, Belegpositionen und Wartungseinträge bleiben dabei unverändert bestehen, sind über die Fahrzeugseite aber nicht mehr einsehbar.

Ein Fahrzeug ganz ohne solche Bezüge verschwindet dagegen wirklich, inklusive angehängter Dokumente, Aufgaben und Schlagworte.

Spalten, Export

Spalten konfigurieren

Unter der Liste liegt links das Export-Symbol, rechts daneben — nur für Administratoren mit dem Recht, Listen zu konfigurieren — ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle neun wählbaren Felder (die drei Standardspalten plus ID, Fahrgestellnummer, Erstellt am/von, Geändert am und der zugewiesene Mitarbeiter als eigene Spalte), rechts die aktuelle Auswahl, per Ziehen in eine neue Reihenfolge zu bringen. Darunter legst du zusätzlich die Standardsortierung fest. Der Dialog weist darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer" — es ist also eine mandantenweite Einstellung, die bei anderen Benutzern erst nach dem Neuladen sichtbar wird.

Liste exportieren

Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog: Format (Excel, CSV, PDF, JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und dieselben neun Felder wie die Spaltenkonfiguration zur Auswahl — praktisch, um den Fuhrpark an die Versicherung, den Steuerberater oder eine Behörde weiterzugeben.

Verwandte Seiten

• Fahrzeugdetails
• Fahrtenbuch
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Benutzer
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum taucht ein gelöschtes Fahrzeug noch auf, wenn ich einen alten Link öffne? Hatte das Fahrzeug schon eine Fahrt, eine Eingangsbeleg-Position oder einen Wartungseintrag, entfernt flinkest es beim Löschen nicht wirklich, sondern archiviert es: Aus der Liste und aus den Auswahlfeldern ist es weg, über eine bereits bekannte Detail-Adresse aber weiterhin erreichbar — erkennbar am roten Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Ein Fahrzeug ohne jede Verwendung wird dagegen wirklich gelöscht.

Wird der Kilometerstand automatisch aktualisiert? Nein, nicht laufend. Das Feld Kilometer ist ein Wert, den du selbst pflegst; Fahrten aus Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht werden dort nicht aufsummiert. Die einzige automatische Verwendung: Legt ein Fahrzeug ohne jede bisherige Fahrt seine allererste Fahrtenbuch-Fahrt an, dient dieser Wert als Vorschlag für deren Kilometerstand von.

Was bewirkt das Kennzeichen „Umsatzsteuer abzugsfähig"? Derzeit nur eine Anzeige: Der Wert wird gespeichert und auf der Fahrzeug-Detailseite ausgegeben, aber weder die Kontierung noch der Buchhaltungsexport werten ihn aus.

Kann jeder Mitarbeiter Fahrzeuge anlegen? Nein. Anlegen, Ändern und Löschen sind Administratoren vorbehalten, und diese Seite liegt ohnehin im Einstellungsbereich. Lesen darf jeder angemeldete Benutzer, damit die Fahrzeugauswahl im Arbeitsbericht funktioniert.

Warum lässt sich ein dupliziertes Fahrzeug nicht speichern? Meist, weil der zugewiesene Mitarbeiter der Vorlage inzwischen deaktiviert wurde — ein Duplikat gilt als neue Zuweisung und wird dann mit „Benutzer ist deaktiviert" abgelehnt. Wähle im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter" eine aktive Person oder leere es.