Fahrzeuge

Hier verwaltest du den Fuhrpark: jedes Fahrzeug mit Name, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand und dem Mitarbeiter, dem es zugewiesen ist. Der Stammsatz wird hier einmal gepflegt und fließt danach in mehrere andere Abläufe ein, ohne dass er dort erneut erfasst werden muss: Jede Fahrt im Fahrtenbuch und im Arbeitsbericht trägt ein Fahrzeug aus dieser Liste, jede Position eines Eingangsbelegs kann eines zugeordnet bekommen, ebenso ein Vertrag über Leasing, Versicherung oder Kredit eines Fahrzeugs, und die automatische Belegerkennung sucht Kennzeichen, Fahrgestellnummer und die am Fahrzeug hinterlegten Hinweise genau in diesem Bestand, um eine Belegposition dem richtigen Fahrzeug zuzuordnen. Der Buchhaltungsexport schließlich gibt im BMD-Format bei diesen Positionen und Vertragsbuchungen das Kennzeichen mit und bucht die Vorsteuer so, wie du es am Fahrzeug festlegst. Die Seite liegt unter Allgemeine Einstellungen, Abschnitt „Fahrzeuge", und ist damit Administratoren vorbehalten — lesen darf dagegen jeder angemeldete Benutzer, sonst wäre das Fahrzeug-Auswahlfeld im Arbeitsbericht für normale Mitarbeiter leer.

Den Abschnitt Fahrzeuge in den Einstellungen gibt es nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul Fahrzeuge ausgeschaltet, landest du als Administrator beim direkten Aufruf der Adresse auf der Seite Modul ausgeschaltet mit der Schaltfläche Zu den Moduleinstellungen; ohne Administratorrechte endet der Aufruf wie bei jeder Einstellungsseite auf der Fehlerseite für fehlende Berechtigung. Bei ausgeschaltetem Modul gibt flinkest die Fahrzeuge auch in Auswahlfeldern wie Arbeitsbericht und Eingangsbeleg nicht mehr heraus, das Lesen für alle angemeldeten Benutzer gilt also nur bei eingeschaltetem Modul; die Fahrzeugauswahl der laufenden Buchhaltung hängt an der Buchhaltung, nicht an diesem Modul. Gelöscht wird dabei nichts — schaltest du das Modul wieder ein, sind alle Fahrzeuge wieder da.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Fahrzeugliste anzeigen

Die Liste zeigt sechs Spalten: Fahrzeug (der Name), Kennzeichen — als eigenes Kennzeichenschild dargestellt, das bei einem leeren Kennzeichen (z. B. ein noch nicht zugelassener Anhänger) einfach nicht gezeichnet wird, statt eine leere Hülle zu zeigen — und Kilometer, rechtsbündig mit „km"-Suffix; hat ein Fahrzeug noch keinen Kilometerstand, steht dort nur „km" ohne Zahl, statt fälschlich „0 km" zu behaupten. Dazu kommen die Angaben für die Buchhaltung: Vorsteuerabzug mit dem Stand von Umsatzsteuer abzugsfähig — „Ja" oder „Nein" als farbiges Schild, „Nicht festgelegt" in grauer Schrift —, Kostenstelle / Kostenschlüssel mit der Kostenstelle (Code und Name) oder dem Kostenschlüssel — ein Fahrzeug hat immer nur eines von beiden, siehe Kostenstelle oder Kostenschlüssel vorgeben — und Zugewiesener Mitarbeiter. So siehst du auf einen Blick, wo im Fuhrpark noch eine Zuordnung fehlt, ohne jedes Fahrzeug zu öffnen. Bei schmaler Liste bleiben nur Fahrzeug und Kilometer stehen; Kennzeichen, Vorsteuerabzug, Kostenstelle / Kostenschlüssel und Zugewiesener Mitarbeiter werden ausgeblendet. Gibt es noch kein Fahrzeug, steht dort Noch keine Fahrzeuge vorhanden. mit einem Hinweis, wozu Fahrzeuge gut sind.

Fahrzeuge suchen und filtern

Über der Liste liegt das Suchfeld Name, Kennzeichen oder Fahrgestellnummer suchen... — es findet ein Fahrzeug über einen Teil seines Namens, seines Kennzeichens oder seiner Fahrgestellnummer, praktisch etwa, wenn auf einer Tankrechnung nur das Kennzeichen steht. Die Suche springt auf die erste Seite und bleibt erhalten, wenn du von einem Fahrzeug zurückkommst.

Das Filter-Symbol rechts daneben öffnet Filter & Sortierung mit vier Filtern: Zugewiesener Mitarbeiter, Kostenstelle, Kostenschlüssel und Vorsteuerabzugsfähig. Jeder Filter lässt sich mit „ist", „ist nicht", „ist leer" oder „ist nicht leer" kombinieren — „Kostenstelle ist leer" zeigt etwa alle Fahrzeuge, denen noch keine Kostenstelle zugeordnet ist. Beim Vorsteuerabzug wählst du „Ja" oder „Nein"; „ist leer" findet die Fahrzeuge, bei denen „Nicht festgelegt" steht, und „ist nicht Ja" findet alle übrigen samt den nicht festgelegten. Anwenden übernimmt die Auswahl, aktive Filter stehen danach als Chips über der Liste; Alle löschen neben den Chips bzw. Alle Filter entfernen im Panel setzt Filter und Sortierung zurück.

Zur Fahrzeugakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Fahrzeugdetails — die 360°-Akte mit Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch dieses Fahrzeugs. Am Zeilenende liegt zusätzlich ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen (siehe unten), ohne die Liste zu verlassen.

Sortierung und Blättern

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometer — die übrigen Spalten lassen sich nicht über die Überschrift sortieren) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — praktisch etwa für „welches Fahrzeug hat die meisten Kilometer". Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren". Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite, 20 Fahrzeuge je Seite; Seite und Sortierung merkt sich flinkest, kommst du von einem Fahrzeug zurück, findest du die Liste genau so wieder vor wie zuvor.

Liste bleibt aktuell

Legt oder ändert eine Kollegin ein Fahrzeug, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst nicht neu laden. Das dauert einen kurzen, spürbaren Moment, weil die Liste sich dafür nicht selbst neu abfragt, sondern auf die Server-Benachrichtigung wartet. Ein Refresh-Symbol im Paginator lädt bei Bedarf sofort manuell neu.

Fahrzeug anlegen und bearbeiten

Neues Fahrzeug anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neues Fahrzeug hinzufügen mit zwei Blöcken: Allgemein mit Name (Pflichtfeld — fehlt er, weist die Schnittstelle mit „Name darf nicht leer sein" direkt am Feld ab), Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometer und Zugewiesener Mitarbeiter; Buchhaltung mit Umsatzsteuer abzugsfähig, Antriebsart, Anschaffungskosten (brutto), Eigenverbrauchsanteil (Luxustangente), Hinweise zum Erkennen von Belegen, Kostenstelle und Kostenschlüssel (alle in eigenen Abschnitten unten). Umsatzsteuer abzugsfähig steht dabei auf „Nicht festgelegt"; wählst du nichts anderes, speichert flinkest dazu nichts. Speichern bestätigt mit dem Toast „Fahrzeug wurde gespeichert", der Dialog schließt, und flinkest öffnet gleich die Fahrzeugdetails des neuen Fahrzeugs.

Zugewiesenen Mitarbeiter wählen

Das Feld Zugewiesener Mitarbeiter bietet ausschließlich aktive Benutzer zur Auswahl; ein Klick auf die Schaltfläche ich neben dem Feld trägt dich selbst ein, statt dass du nach deinem eigenen Namen suchen musst. Dieser Mitarbeiter hilft auch der automatischen Belegerkennung: Findet sie auf einem als fahrzeugbezogen erkannten Eingangsbeleg (Tanken, Werkstatt, Maut, Kfz-Versicherung) kein Kennzeichen, setzt sie stattdessen das Fahrzeug des hochladenden Mitarbeiters — aber nur, wenn ihm genau ein Fahrzeug zugewiesen ist. Bei zwei oder mehr zugewiesenen Fahrzeugen bleibt die Position ohne Fahrzeug, statt zu raten.

Nur eine neue Zuweisung wird auf Aktivität geprüft. Ändert sich der zugewiesene Mitarbeiter in Wahrheit gar nicht — weil du das Feld unangetastet lässt —, bleibt eine bereits bestehende Zuweisung auch dann gültig, wenn der Mitarbeiter inzwischen deaktiviert wurde. Erst eine tatsächlich neue Zuweisung auf einen deaktivierten Benutzer weist die Schnittstelle mit „Benutzer ist deaktiviert" zurück — praktisch begegnet dir das vor allem beim Duplizieren, weil ein Duplikat technisch ein neuer Datensatz ist.

Kilometerstand als Startwert fürs Fahrtenbuch

Neben dem Feld Kilometer liegt ein Info-Symbol ⓘ mit dem Hinweis „Wird als Start-Kilometerstand für die erste Fahrtenbuch-Fahrt verwendet, solange noch keine Fahrt erfasst wurde." Legt jemand für dieses Fahrzeug die allererste Fahrtenbuch-Fahrt an, wird ihr Kilometerstand von mit diesem Wert vorbefüllt; sobald mindestens eine Fahrt existiert, übernimmt deren Kilometerstand die Vorbefüllung, und dieses Feld hat keinen Einfluss mehr darauf. Darüber hinaus wird der Kilometerstand nicht automatisch mitgeführt — Fahrten aus Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht summieren sich hier nicht auf; wer einen aktuellen Stand braucht, trägt ihn selbst nach.

Umsatzsteuer abzugsfähig festlegen

Nicht bei jedem Fahrzeug darfst du dir die Vorsteuer aus Tank-, Werkstatt- oder Leasingrechnungen zurückholen — bei einem gewöhnlichen Pkw meist nicht, bei einem Lkw oder Fiskal-Lkw in der Regel schon; im Zweifel klärt das deine Kanzlei. Die Auswahl Umsatzsteuer abzugsfähig im Block Buchhaltung hält das je Fahrzeug fest — mit den drei Schaltflächen Ja, Nein und Nicht festgelegt —, und der Buchhaltungsexport richtet sich bei jeder Position eines Eingangsbelegs, die dieses Fahrzeug trägt, danach:

• Ja: Der Steuercode der Position bleibt unverändert (bei normaler Vorsteuer im BMD-Format Steuercode 2).
• Nein: Die Vorsteuer geht als nicht abzugsfähig in den Export — im BMD-Format mit Steuercode 42 statt 2 und dem vollen, ungekürzten Steuerbetrag, im RZL-Format als nicht abzugsfähige Vorsteuer mit Sondercode 28. Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb, Reverse Charge oder einer Dienstleistung aus einem anderen EU-Land nimmt flinkest die passende Variante ohne Vorsteuerabzug. Die Vorschau im Buchhaltungsexport zeigt an der Zeile den Hinweis „Fahrzeug …: Vorsteuer nicht abzugsfähig – mit Steuercode … exportiert".
• Nicht festgelegt: Das ist die Vorgabe für jedes Fahrzeug, solange du nichts gewählt hast. Es gilt nicht als Nein; der Steuercode bleibt unverändert wie bei Ja — mit einer Ausnahme: Ein Elektroauto mit Anschaffungskosten über € 80.000 hat von Gesetzes wegen keinen Vorsteuerabzug, seine Vorsteuer exportiert flinkest deshalb auch bei „Nicht festgelegt" als nicht abzugsfähig (siehe Elektroauto: Antriebsart, Anschaffungskosten und Eigenverbrauchsanteil). Eine bewusste Antwort Ja oder Nein hat immer Vorrang. Wählst du „Nicht festgelegt" bei einem Fahrzeug mit gespeicherter Angabe, entfernt flinkest sie wieder.

Fahrzeuge ohne Vorsteuerabzug einmal auf „Nein" stellen. Früher war hier ein Kästchen, und ein leer gespeichertes Kästchen ließ sich nicht von einem nie angefassten unterscheiden. Deshalb stehen alle Fahrzeuge, die damals als Nein gespeichert waren, jetzt auf „Nicht festgelegt" und gehen mit dem gewöhnlichen Steuercode in den Export. Hast du Fahrzeuge, bei denen du die Vorsteuer nicht abziehen darfst, öffne sie einmal und wähle Nein — in der Liste findest du sie mit dem Filter „Vorsteuerabzugsfähig ist leer".

Kennzeichen in der Buchungsdatei. Unabhängig von der Auswahl gibt der BMD-Export bei jeder Buchungszeile mit Fahrzeug dessen Kennzeichen mit, damit BMD die Buchung dem Fahrzeug zuordnen kann. BMD nimmt dort höchstens 10 Zeichen; ein längeres Kennzeichen kürzt flinkest nicht, sondern weist in der Vorschau darauf hin. Positionen verschiedener Fahrzeuge fasst der Export nie zu einer Buchungszeile zusammen.

Nachträglich ändern. Bist du in den Buchhaltungs-Einstellungen als Einnahmen/Ausgaben-Rechner eingestellt, legt flinkest die Buchungszeilen schon vor dem Export an. Kippt die Behandlung der Vorsteuer — weil du am Fahrzeug auf „Nein" oder wieder weg davon stellst oder ein Elektroauto durch Antriebsart oder Anschaffungskosten über bzw. unter die Grenze von € 80.000 rutscht — oder änderst du das Kennzeichen, baut flinkest im Hintergrund die Buchungszeilen der Eingangsbelege mit diesem Fahrzeug neu auf, die noch in keinem Export enthalten waren. Ausgenommen sind Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode und von Hand geänderte Zeilen; bereits exportierte Buchungen bleiben, wie sie sind. Als Bilanzierer bringt flinkest die noch nicht exportierten, nicht von Hand geänderten Buchungszeilen der Eingangsbelege außerhalb abgeschlossener Buchungsperioden bei Vorschau und Export auf den aktuellen Stand des Fahrzeugs.

Buchungszeilen mit eigenem Fahrzeug. Auch eine Buchungszeile selbst kann ein Fahrzeug tragen — die Buchung eines Vertrags mit Fahrzeug, eine Regelbuchung oder eine von Hand angelegte Zeile. Sie bekommt das Kennzeichen des Fahrzeugs, und ist die Vorsteuer des Fahrzeugs nicht abzugsfähig („Nein“ oder ein Elektroauto über € 80.000 ohne bewusste Antwort), wird sie genauso als nicht abzugsfähig gebucht (Steuercode 42 statt 2). Kippt die Behandlung der Vorsteuer wie oben beschrieben oder änderst du das Kennzeichen, frischt flinkest diese Zeilen im Hintergrund auf — als Einnahmen/Ausgaben-Rechner wie als Bilanzierer, aber nur solche, die noch in keinem Export waren und nicht in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegen. Ein von Hand eingetragener Steuercode bleibt stehen.

Kleinunternehmer. Gilt für deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung, hast du ohnehin keinen Vorsteuerabzug; die Auswahl ändert dann nichts.

Belegerkennung und KI-Kontierung werten die Auswahl nicht aus — sie wirkt allein im Buchhaltungsexport. In der Liste steht sie zusätzlich als Spalte Vorsteuerabzug und lässt sich dort filtern.

Elektroauto: Antriebsart, Anschaffungskosten und Eigenverbrauchsanteil

Für Elektroautos hängt der Vorsteuerabzug in Österreich am Kaufpreis: Bis Anschaffungskosten von € 40.000 ist die Vorsteuer voll abzugsfähig. Zwischen € 40.000 und € 80.000 bleibt der Abzug voll, der Anteil über € 40.000 ist aber als Eigenverbrauch zu versteuern — die sogenannte Luxustangente. Über € 80.000 gibt es keinen Vorsteuerabzug mehr. Damit der Buchhaltungsexport das von selbst richtig rechnet, hältst du im Block Buchhaltung drei Angaben fest:

• Antriebsart — eine Schaltflächenreihe mit Elektro, Verbrenner, Hybrid, Sonstiges und Nicht festgelegt (die Vorgabe). Nur Elektro löst die Regel aus; ein Hybrid ist damit nicht gemeint.
• Anschaffungskosten (brutto) — der Kaufpreis einschließlich Umsatzsteuer. Er entscheidet, in welche der drei Stufen das Fahrzeug fällt; ohne Betrag bleibt alles wie bisher. Das Info-Symbol am Feld nennt die Stufen: „Elektroautos: bis € 40.000 voller Vorsteuerabzug, € 40.000–80.000 ist der Anteil über € 40.000 Eigenverbrauch, über € 80.000 kein Vorsteuerabzug."
• Eigenverbrauchsanteil (Luxustangente) — der Prozentsatz, der als Eigenverbrauch versteuert wird. Lässt du das Feld leer, rechnet flinkest ihn aus dem Kaufpreis: (Anschaffungskosten − € 40.000) ÷ Anschaffungskosten. Ein eingetragener Wert gilt, weil den Satz in der Praxis die Steuerberatung vorgibt; der Hinweis am Feld: „Legt die Steuerberatung fest. Leer = berechnet: (Anschaffungskosten – € 40.000) / Anschaffungskosten."

Was damit passiert. Liegen die Anschaffungskosten zwischen € 40.000 und € 80.000, legt flinkest zu jeder Position mit abzugsfähiger Vorsteuer, die dieses Fahrzeug trägt — auf einer Eingangsrechnung oder einem Barbeleg —, eine eigene Eigenverbrauchs-Zeile an, aber nur für Positionen auf den Konten, die in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Konten mit kaufpreisabhängigen Fahrzeugkosten markiert sind (etwa Leasing oder Reparaturen; Strom und andere laufende Kosten bleiben draußen). Liegen sie über € 80.000 und ist Umsatzsteuer abzugsfähig nicht beantwortet, geht die Vorsteuer als nicht abzugsfähig in den Export. Unter € 40.000 ändert sich nichts. Gilt für deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung, entsteht keine Eigenverbrauchs-Zeile. Speicherst du später Antriebsart, Anschaffungskosten, Eigenverbrauchsanteil, die Auswahl Umsatzsteuer abzugsfähig oder das Kennzeichen, zieht flinkest die noch nicht exportierten Eigenverbrauchs-Zeilen nach; exportierte, von Hand geänderte und Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode bleiben. Mehr dazu, wo diese Zeilen erscheinen, in den Fahrzeugdetails.

In der Liste gibt es für diese drei Angaben keine Spalte; auch die Übersicht der Fahrzeugdetails zeigt sie nicht — du siehst sie im Dialog über Bearbeiten. Hat deine Steuerberatung einen Zugang zum Kanzleiportal, kann sie dieselben Werte dort pflegen.

Hinweise zum Erkennen von Belegen

Auf vielen Fahrzeugbelegen steht gar kein Kennzeichen: Die Tankstellenabrechnung nennt nur die Tankkartennummer, die Leasingrate nur die Vertragsnummer, die Versicherung nur die Polizzennummer. Damit flinkest solche Positionen trotzdem dem richtigen Fahrzeug zuordnet, trägst du diese Merkmale im Feld Hinweise zum Erkennen von Belegen ein — das Info-Symbol daneben erklärt: „Merkmale, an denen die KI dieses Fahrzeug auf Belegen zusätzlich zum Kennzeichen erkennen soll, z. B. Tankkarten- oder Leasingvertragsnummer." Ein kurzer Freitext genügt, etwa „Tankkarte 7001 2345, Leasingvertrag LV-88123".

Wo die Hinweise wirken. Beim automatischen Auslesen eines Eingangsbelegs bekommt die Erkennung zu jedem Fahrzeug Name, Kennzeichen, Fahrgestellnummer und diese Hinweise mit. Steht eines davon auf dem Beleg — oder passt der Beleg erkennbar zu den Hinweisen —, setzt sie das Fahrzeug an der Position. Deshalb nimmt auch ein Fahrzeug ohne Kennzeichen an der Erkennung teil, sobald es eine Fahrgestellnummer oder Hinweise hat. Dieselben Hinweise bekommt auch die KI-Kontierung eines Eingangsbelegs mit, wenn sie Konto und Kostenstelle der Positionen vorschlägt.

Kostenstelle oder Kostenschlüssel vorgeben

Wer die Kosten seines Fuhrparks je Fahrzeug auswerten will, bucht Tankbelege, Werkstatt und Leasing auf die Kostenstelle des Fahrzeugs. Damit du das nicht bei jeder Position von Hand machst, legst du sie im Block Buchhaltung einmal am Fahrzeug fest: entweder eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel (ein Verteilungsschlüssel; die Aufteilung auf mehrere Kostenstellen rechnet die Kostenrechnung deiner Kanzlei, flinkest übergibt nur den Schlüssel). Eine Buchung trägt immer nur eines von beiden — wählst du das eine, leert flinkest das andere. Zur Auswahl stehen nur aktive Kostenstellen und Kostenschlüssel; ist am Fahrzeug eine inzwischen deaktivierte gespeichert, zeigt das Feld sie weiter an, mit dem Zusatz „(inaktiv)“. Der Hinweis am Feld lautet „Standard für Eingangsbeleg-Positionen, die diesem Fahrzeug zugeordnet sind."

Wann die Vorgabe greift. Bekommt eine neue Position eines Eingangsbelegs dieses Fahrzeug — von Hand oder beim Auslesen durch die Belegerkennung —, übernimmt sie die Kostenstelle bzw. den Kostenschlüssel des Fahrzeugs. Das Fahrzeug hat dabei Vorrang vor der Vorgabe des Lieferanten; nur wenn das Fahrzeug keine hat, kommt die des Lieferanten zum Zug. Ein ausdrücklich an der Position gewählter Wert gewinnt immer. Wird einer bestehenden Position nachträglich ein Fahrzeug zugeordnet, füllt flinkest Kostenstelle und Kostenschlüssel nur, wenn beide an der Position noch leer sind — eine schon eingetragene Kostenstelle bleibt stehen. Bereits gebuchte Positionen ändern sich nicht rückwirkend, wenn du die Vorgabe am Fahrzeug später änderst. Eine inzwischen deaktivierte Kostenstelle gibt das Fahrzeug nicht mehr an neue Positionen weiter.

Löschen der Kostenstelle. Solange ein Fahrzeug eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel verwendet, lässt sich diese unter Kostenstellen nicht löschen, nur deaktivieren.

Bestehendes Fahrzeug bearbeiten

Zeilenmenü Bearbeiten lädt den Datensatz frisch nach (auch wenn zwischenzeitlich ein zweiter Client gespeichert hat) und öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern vorbefüllt. Willst du mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Duplizieren & Löschen

Fahrzeug duplizieren

Zeilenmenü Duplizieren öffnet den Anlegen-Dialog vorausgefüllt mit den Werten der Vorlage — praktisch für baugleiche Fahrzeuge (z. B. drei identische Transporter), ohne alle Felder neu einzutippen. Speichern legt eine eigenständige, neue Kopie an und öffnet deren Detailseite.

Das Kennzeichen wird dabei 1:1 übernommen — flinkest prüft nicht, ob es bereits vergeben ist, weder beim Speichern noch sonst irgendwo. Denk deshalb daran, Kennzeichen und Fahrgestellnummer des Duplikats zu ändern, bevor du es speicherst; zwei Fahrzeuge mit demselben Kennzeichen wären für die automatische Belegerkennung, die ein Kennzeichen genau einem Fahrzeug zuordnen soll, potenziell verwirrend.

Vor dem Speichern alle Felder prüfen. Die Hinweise zum Erkennen von Belegen gehören meist zu genau einem Fahrzeug — eine Tankkarte oder ein Leasingvertrag passt nicht zum Duplikat. Kontrolliere außerdem den Block Buchhaltung mit Kostenstelle, Kostenschlüssel und Umsatzsteuer abzugsfähig, bevor du speicherst.

Wurde der zugewiesene Mitarbeiter der Vorlage inzwischen deaktiviert, lässt sich das Duplikat nicht speichern, bevor du im Feld Zugewiesener Mitarbeiter eine aktive Person wählst oder es leerst — die Meldung Benutzer ist deaktiviert erscheint direkt am Feld (siehe „Zugewiesenen Mitarbeiter wählen" oben).

Fahrzeug löschen

Zeilenmenü Löschen, Rückfrage Löschen von ‹Name› („Soll das Fahrzeug wirklich gelöscht werden?") mit Ja, löschen bestätigen. flinkest meldet danach immer „Das Fahrzeug wurde gelöscht." — was das im Einzelfall bedeutet, hängt aber davon ab, ob das Fahrzeug schon irgendwo verwendet wurde:

• Gibt es weder eine Fahrt im Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht noch eine Position in einem Eingangsbeleg, einen Wartungseintrag, einen Vertrag mit diesem Fahrzeug oder eine Buchungszeile, die es trägt, wird das Fahrzeug endgültig entfernt.
• Trifft mindestens eine dieser Bedingungen zu, archiviert flinkest das Fahrzeug stattdessen, statt das Löschen abzulehnen: Es verschwindet aus dieser Liste und aus jedem Fahrzeug-Auswahlfeld, bleibt aber über eine bereits bekannte Detail-Adresse erreichbar — dort allerdings nur noch mit einem roten „gelöscht"-Band, ohne Bearbeiten-Schaltfläche und ohne die Reiter Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch (Details auf den Fahrzeugdetails). Die verknüpften Fahrten, Belegpositionen, Wartungseinträge, Verträge und Buchungszeilen bleiben dabei unverändert bestehen. Verträge behalten ihr Fahrzeug, und schon angelegte Buchungszeilen behalten Kennzeichen und Steuercode. Über die Fahrzeugseite sind sie aber nicht mehr einsehbar. Auch was danach noch gebucht wird, nutzt das archivierte Fahrzeug weiter: Die nächste Buchung eines Vertrags mit diesem Fahrzeug bekommt sein Kennzeichen und seine Vorsteuerregel, und Eingangsbeleg-Positionen, an denen es hängt, behalten die Vorsteuerregel im Export — bei „Nein" also etwa im BMD-Format Steuercode 42 statt 2. Neu zuweisen lässt sich ein archiviertes Fahrzeug allerdings nicht mehr.

Fahrten eines archivierten Fahrzeugs. Im Fahrtenbuch bleiben die Fahrten erhalten. Wer nicht die Berechtigung hat, alle Fahrtenbücher zu verwalten, sieht davon aber nur noch die Fahrten, bei denen er selbst Fahrer war — dass ihm das Fahrzeug zugewiesen war, reicht nach dem Archivieren nicht mehr.

Ein Fahrzeug ganz ohne solche Bezüge verschwindet dagegen wirklich, inklusive angehängter Dokumente, Aufgaben und Schlagworte.

Spalten, Export

Spalten konfigurieren

Unter der Liste liegt links das Export-Symbol, rechts daneben — nur für Administratoren mit dem Recht, Listen zu konfigurieren — ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle wählbaren Felder (die Standardspalten plus etwa ID, Fahrgestellnummer, Erstellt am/von und Geändert am), rechts die aktuelle Auswahl, per Ziehen in eine neue Reihenfolge zu bringen. Darunter legst du zusätzlich die Standardsortierung fest. Der Dialog weist darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer" — es ist also eine mandantenweite Einstellung, die bei anderen Benutzern sofort sichtbar wird, ohne Neuladen.

Liste exportieren

Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog: Format (Excel, CSV, PDF, JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und dieselben Felder wie die Spaltenkonfiguration zur Auswahl — praktisch, um den Fuhrpark an die Versicherung, den Steuerberater oder eine Behörde weiterzugeben.

Verwandte Seiten

• Fahrzeugdetails
• Fahrtenbuch
• Fahrtenbuch-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Verträge
• Kostenstellen
• Buchhaltungsexport
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Benutzer
• Module
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum taucht ein gelöschtes Fahrzeug noch auf, wenn ich einen alten Link öffne? Hatte das Fahrzeug schon eine Fahrt, eine Eingangsbeleg-Position, einen Wartungseintrag, einen Vertrag oder eine Buchungszeile, entfernt flinkest es beim Löschen nicht wirklich, sondern archiviert es: Aus der Liste und aus den Auswahlfeldern ist es weg, über eine bereits bekannte Detail-Adresse aber weiterhin erreichbar — erkennbar am roten Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Ein Fahrzeug ohne jede Verwendung wird dagegen wirklich gelöscht.

Wird der Kilometerstand automatisch aktualisiert? Nein, nicht laufend. Das Feld Kilometer ist ein Wert, den du selbst pflegst; Fahrten aus Fahrtenbuch oder Arbeitsbericht werden dort nicht aufsummiert. Die einzige automatische Verwendung: Legt ein Fahrzeug ohne jede bisherige Fahrt seine allererste Fahrtenbuch-Fahrt an, dient dieser Wert als Vorschlag für deren Kilometerstand von.

Was bewirkt die Auswahl „Umsatzsteuer abzugsfähig"? Sie steuert den Buchhaltungsexport. Steht sie auf Nein, geht die Vorsteuer aller Eingangsbeleg-Positionen mit diesem Fahrzeug als nicht abzugsfähig hinaus — im BMD-Format mit Steuercode 42 statt 2. Bei Ja und bei Nicht festgelegt bleibt der Steuercode unverändert — außer bei einem Elektroauto mit Anschaffungskosten über € 80.000: Dort gilt auch „Nicht festgelegt" als nicht abzugsfähig; eine bewusste Antwort Ja hat Vorrang. Früher als Nein gespeicherte Fahrzeuge stehen jetzt auf „Nicht festgelegt" — stell Fahrzeuge ohne Vorsteuerabzug deshalb einmal auf „Nein".

Kann jeder Mitarbeiter Fahrzeuge anlegen? Nein. Anlegen, Ändern und Löschen sind Administratoren vorbehalten, und diese Seite liegt ohnehin im Einstellungsbereich. Lesen darf jeder angemeldete Benutzer, damit die Fahrzeugauswahl im Arbeitsbericht funktioniert.

Wie ordnet flinkest einen Tankbeleg ohne Kennzeichen dem richtigen Fahrzeug zu? Trag am Fahrzeug im Feld „Hinweise zum Erkennen von Belegen" ein, woran man es auf Belegen erkennt — etwa Tankkarten- oder Leasingvertragsnummer. Die Belegerkennung vergleicht neben dem Kennzeichen auch Fahrgestellnummer und diese Hinweise und setzt bei einem Treffer das Fahrzeug an der Position.

Warum lässt sich ein dupliziertes Fahrzeug nicht speichern? Meist, weil der zugewiesene Mitarbeiter der Vorlage inzwischen deaktiviert wurde — ein Duplikat gilt als neue Zuweisung und wird dann mit „Benutzer ist deaktiviert" abgelehnt. Wähle im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter" eine aktive Person oder leere es.