Fahrtenbuch-Einstellungen

Hier legst du die zwei steuerlichen Rahmenwerte für das Fahrtenbuch deines Betriebs fest: wie lange eine Fahrt nach ihrem Ende noch korrigiert werden darf, bevor sie endgültig gesperrt wird, und wie viele privat gefahrene Kilometer pro Fahrzeug und Monat als Grenze gelten. Die Seite besteht nur aus zwei Zahlenfeldern — ihre Wirkung reicht aber bis in die Fahrtenbuch-Liste und in den Fahrtenbuch-Bericht, den du bei einer Prüfung vorlegst.

Zugriff & Grundgerüst

Die Seite öffnen

Die beiden Werte stellt man einmal bei der Einrichtung ein, nicht im Tagesgeschäft — deshalb liegen sie im Einstellungsbereich und nicht in der Fahrtenbuch-Liste. Du erreichst sie über Einstellungen → Fahrzeuge → Fahrtenbuch; direkt daneben liegt der Fuhrpark mit den Fahrzeugen. Die Seite trägt die Überschrift Fahrtenbuch-Einstellungen, der Menüeintrag ist als aktiv markiert.

Den Menüeintrag Fahrzeuge gibt es nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Über die Suche finden

Tippst du in die Suche der Einstellungen oder in die globale Suche oben „fahrtenbuch", bekommst du den Treffer „Einstellungen › Fahrzeuge › Fahrtenbuch" — du musst dich nicht durch die lange Einstellungsliste klicken.

Nur für Administratoren

Beide Werte sind Zusicherungen deines Betriebs gegenüber der Finanzverwaltung: Wer die Sperrfrist verlängern könnte, könnte die Nachvollziehbarkeit aushebeln; wer das Privat-km-Limit anhebt, verschiebt die Grenze für den halben Sachbezug. Die Seite ist deshalb — wie der gesamte Einstellungsbereich — Benutzern mit der Rolle Administrator vorbehalten. Alle anderen landen auf der Seite „403 Nicht erlaubt". Auch das Speichern selbst prüft die Administratorrolle, nicht nur die Oberfläche.

Aufruf ohne Anmeldung

Rufst du die Adresse der Seite auf, ohne angemeldet zu sein, erscheint zuerst die Anmeldung. Danach landest du direkt wieder auf den Fahrtenbuch-Einstellungen statt auf dem Dashboard — ein gespeicherter Link funktioniert also.

Firmendaten noch unvollständig

Solange die Pflichtangaben zu deiner Firma fehlen, leitet flinkest statt auf diese Seite auf die Ersten Schritte um. Erst wenn die Grunddaten stehen, sind Detaileinstellungen wie die Sperrfrist erreichbar — mehr dazu in der Erste-Schritte-Checkliste.

Werte lesen und ändern

Aktuelle Werte sehen

Beim Öffnen stehen die gespeicherten Werte in den Feldern: Einträge sperren nach (Tagen) mit der Einheit „Tage" und Monatliches Privat-km-Limit mit der Einheit „km". Ist ein Feld leer, gilt der Standard — 7 Tage bzw. 500 km, so wie ab Werk eingestellt.

Gleichzeitige Änderungen anderer Administratoren

Die Felder werden nur beim Öffnen der Seite befüllt. Speichert ein anderer Administrator die Werte, während du die Seite offen hast, siehst du davon nichts — und dein Speichern schickt beide Werte so ab, wie sie in deinen Feldern stehen. Lade die Seite deshalb neu, bevor du speicherst, wenn jemand anderes gerade daran arbeitet; sonst überschreibst du seine Werte.

Sperrfrist einstellen

Ein Fahrtenbuch taugt steuerlich nur, wenn es zeitnah geführt wird und sich nachträglich nicht unbemerkt ändern lässt. Deshalb bleibt jede Fahrt nach ihrem Ende nur eine Schonfrist lang normal korrigierbar — für Tippfehler oder einen vergessenen Kilometerstand. Wie lang diese Frist ist, legst du in Einträge sperren nach (Tagen) fest.

Wann gesperrt wird. Einmal pro Nacht sperrt flinkest alle Fahrten, deren Ende länger als die eingestellte Zahl an Tagen zurückliegt. Das gilt für jede Fahrt — auch für Fahrten an einem noch offenen Arbeitsbericht, damit sich die Kilometerkette nicht beliebig lange offenhalten lässt. Eine gesperrte Fahrt lässt sich nicht mehr bearbeiten, nur noch stornieren und neu anlegen; der Storno bleibt im Fahrtenbuch sichtbar (siehe Sperre, Storno und Korrektur). In der Spalte Status der Fahrtenbuch-Liste steht eine solche Fahrt als Gesperrt.

Was eine Änderung bewirkt. Die neue Frist greift beim nächsten nächtlichen Lauf. Bereits gesperrte Fahrten bleiben gesperrt, auch wenn du die Frist verlängerst. Eine kürzere Frist sperrt beim nächsten Lauf zusätzliche Fahrten, eine längere lässt neue Fahrten länger offen.

Privat-km-Limit einstellen

Wird ein Firmenfahrzeug auch privat genutzt, fällt dafür ein Sachbezug an. Bleibt die Privatnutzung nachweislich bei nicht mehr als 500 km im Monat, halbiert sich dieser Sachbezug — den Nachweis liefert das Fahrtenbuch. Monatliches Privat-km-Limit ist die Grenze, gegen die flinkest die privaten Kilometer jedes Fahrzeugs im laufenden Monat vergleicht.

Mitgezählt werden Fahrten der Kategorien Privat und Wohnung – Arbeitsstätte, denn der Arbeitsweg zählt für diese Grenze zur Privatnutzung. Gilt in deinem Betrieb eine andere Dienstwagenregelung, stellst du den Wert passend ein; mit 0 fällt jeder private Kilometer sofort auf. Das Limit ist eine Kontrollgrenze — es verhindert keine weiteren Fahrten.

Einstellungen speichern

Nach einer Änderung klickst du oben rechts auf Speichern. Bei Erfolg erscheint „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Die Taste Enter in einem Feld speichert nicht — nur die Schaltfläche.

Gespeichert werden nur die beiden Fahrtenbuch-Werte; alle anderen Einstellungen deines Betriebs bleiben unberührt, auch wenn ein anderer Administrator gerade eine andere Einstellungsseite bearbeitet. Während gespeichert wird, ist die Schaltfläche gesperrt, damit ein Doppelklick nicht zweimal speichert. Die Werte gelten danach für alle Benutzer und bleiben nach dem Neuladen erhalten.

Änderungen im Audit-Protokoll

Bei einer Prüfung lautet die entscheidende Frage oft: Wer hat wann die Sperrfrist oder die Privat-km-Grenze geändert? Jedes erfolgreiche Speichern auf dieser Seite wird deshalb im Audit-Protokoll festgehalten; ändert sich dabei ein Wert tatsächlich, stehen alter und neuer Wert mit drin. Ein Speichern, das der Server ablehnt, hinterlässt keinen Eintrag.

Wirkung in der Fahrtenbuch-Liste

Im Fahrtenbuch zeigt die nach Fahrzeug gruppierte Liste im Kopf jeder Gruppe ein Kennzeichen Privat mit den privaten Kilometern des laufenden Monats und deinem Limit, etwa „630 / 500 km". Liegt das Fahrzeug über dem Limit, ist das Kennzeichen rot, sonst grün. Der Wert, den du hier speicherst, steht dort sofort hinter dem Schrägstrich — so behältst du den halben Sachbezug im Alltag im Blick.

Wirkung im Fahrtenbuch-Bericht

Der Fahrtenbuch-Bericht aus dem Fahrtenbuch ist das Dokument, das du bei einer Prüfung vorlegst. Er erklärt in einer Fußnote selbst, warum ältere Fahrten nicht mehr änderbar sind: „Einträge sind nach Ablauf der Sperrfrist von N Tagen unveränderlich; nachträgliche Korrekturen erfolgen ausschließlich durch Stornierung mit Neuanlage". Für N setzt flinkest die hier eingestellte Sperrfrist ein.

Eingabeverhalten, Validierung, Fehlerpfade

Erlaubte Werte

Die Sperrfrist beträgt mindestens 1 Tag: Eine Frist von 0 würde jede Fahrt sofort sperren, und eine Sperre lässt sich nicht zurücknehmen. Tippst du 0 ein, korrigiert das Feld beim Verlassen auf 1. Das Privat-km-Limit darf 0 sein, aber nicht negativ. Ein Minuszeichen nehmen beide Felder nicht an, und beide akzeptieren nur ganze Zahlen. Eine Obergrenze gibt es nicht; große Werte werden mit Tausenderpunkten angezeigt.

Leeres Feld

Leerst du ein Feld und klickst auf Speichern, wird nichts gespeichert und es erscheint keine Erfolgsmeldung. Die Abschnittsüberschrift Fahrtenbuch bekommt ein Warnzeichen. Trag einen Wert ein, dann lässt sich wieder speichern. Das gilt auch, wenn ein Wert in deinen Einstellungen leer gespeichert ist und das Feld deshalb schon beim Öffnen leer ist.

Fehlen die Fahrtenbuch-Einstellungen insgesamt, zeigt die Seite die Standardwerte 7 Tage und 500 km. Mit genau diesen Werten arbeitet flinkest dann auch, bis du speicherst.

Ungespeicherte Änderungen

Wechselst du die Seite, ohne zu speichern, verwirft flinkest die Änderung ohne Rückfrage — beim nächsten Öffnen stehen wieder die gespeicherten Werte da. Klick also nach jeder Änderung auf Speichern.

Fehlermeldungen beim Speichern

Scheitert das Speichern an einem Serverfehler, erscheint „Es ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später erneut." mit der Schaltfläche Problem melden, über die du den Fehler direkt an den Support schickst. Lehnt der Server das Speichern mit einem Grund ab — etwa fehlende Berechtigung —, siehst du genau diese Meldung. Kommt keine Begründung mit, lautet der Hinweis „Einstellungen konnten nicht gespeichert werden". In allen Fällen ist Speichern danach wieder bedienbar, und die bisherigen Werte gelten weiter.

Verwandte Seiten

• Fahrtenbuch
• Fahrzeuge
• Fahrzeugdetails
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Module
• Audit-Protokoll
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was passiert mit bereits gesperrten Fahrten, wenn ich die Sperrfrist verlängere? Sie bleiben gesperrt — eine Sperre wird nie zurückgenommen. Die längere Frist gilt nur für Fahrten, die noch nicht gesperrt sind; korrigieren lässt sich eine gesperrte Fahrt nur durch Stornieren und Neuanlegen im Fahrtenbuch.

Ab wann gilt eine geänderte Sperrfrist? Gesperrt wird einmal pro Nacht. Die neue Frist wirkt deshalb beim nächsten nächtlichen Lauf, nicht im Moment des Speicherns. Im Fahrtenbuch-Bericht steht die neue Frist dagegen sofort.

Welche Fahrten zählen zum monatlichen Privat-km-Limit? Fahrten der Kategorien Privat und Wohnung – Arbeitsstätte, jeweils pro Fahrzeug im laufenden Kalendermonat. Stornierte Fahrten zählen nicht mit.

Sperrt flinkest ein Fahrzeug, wenn das Privat-km-Limit überschritten ist? Nein. Das Limit ist eine Kontrollgrenze für den halben Sachbezug: Im Fahrtenbuch wird das Kennzeichen Privat des Fahrzeugs rot, weitere Fahrten lassen sich aber normal erfassen.

Wer darf die Fahrtenbuch-Einstellungen ändern? Nur Benutzer mit der Rolle Administrator — wie im gesamten Einstellungsbereich.