Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch erfasst alle Fahrten deiner Firmenfahrzeuge: Wer wann mit welchem Fahrzeug wie viele Kilometer gefahren ist, zu welchem Zweck und wohin. Damit hast du alle gesetzlich erforderlichen Angaben an einem Ort und kannst sie bei Bedarf als Bericht exportieren.

Kopfzeile und Toolbar

Oben stehen zwei Schaltflächen: Nach Fahrzeug/Nach Fahrer schaltet um, wie die Liste darunter gruppiert wird, und Bericht herunterladen öffnet den Export-Dialog. Direkt daneben liegen zwei Mehrfachauswahlfelder — Fahrzeuge auswählen… und Mitarbeiter auswählen… (gemeint sind hier die Fahrer) —, mit denen du die Liste ohne Umweg über den Filter-Dialog auf bestimmte Fahrzeuge oder Fahrer eingrenzt; beide lassen sich beliebig mit den Feldern im Filter-Dialog kombinieren. Rechts daneben kannst du nach Fahrer, Fahrzeug, Kennzeichen oder Ort suchen. Ganz rechts öffnet das Trichter-Symbol Filter & Sortierung.

Nur mit der Berechtigung, Fahrtenbucheinträge zu bearbeiten, erscheint oben rechts zusätzlich Neu — damit legst du eine neue Fahrt an, siehe Fahrt erfassen.

Filter & Sortierung

Der Filter-Dialog bietet vier Felder. Fahrzeug und Fahrer lassen sich über einen Operator einschränken — ist, ist nicht, ist leer oder ist nicht leer — und bei ist/ist nicht zusätzlich über eine Mehrfachauswahl der betroffenen Fahrzeuge bzw. Fahrer. Kategorie (Dienstlich, Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt, Sonstiges) und Datum, gefiltert auf den Fahrtbeginn, ergänzen das wie gehabt. Alle vier Felder lassen sich unabhängig voneinander setzen und beliebig kombinieren.

Liste

Die Liste ist nach Fahrzeug oder Fahrer gruppiert (siehe oben) — jede Gruppe zeigt als Überschrift entweder Fahrzeugname mit Kennzeichen oder den Namen des Fahrers. Die Spalten sind: Von und Bis (Datum und Uhrzeit der Fahrt), Fahrer bzw. Fahrzeug/Kennzeichen (je nachdem, wonach gerade gruppiert wird), Kategorie, Von (Ort), Nach (Ort) und Distanz. Über das Zahnrad im Paginator lassen sich Spalten ein-/ausblenden und in der Reihenfolge anpassen; das gilt für den ganzen Mandanten und darf nur ein Administrator ändern.

Kilometer-Übersicht im Gruppenkopf. Neben dem Fahrzeug- bzw. Fahrernamen zeigt jeder Gruppenkopf drei Kennzahlen — Dieser Monat, Letzter Monat und Dieses Jahr, jeweils in km und auf ganze Kilometer gerundet. Gruppierst du nach Fahrzeug, steht daneben zusätzlich ein Ampel-Chip Privat: X / Y km: X sind die diesen Monat privat gefahrenen Kilometer dieses Fahrzeugs, Y das eingestellte Limit. Der Chip ist grün, solange X unter dem Limit bleibt, sonst rot. Warum auch Wohnung – Arbeitsstätte-Fahrten mitzählen. Für den Chip zählen Fahrten der Kategorie Privat und Wohnung – Arbeitsstätte gemeinsam, weil beide steuerlich als private Nutzung des Firmenfahrzeugs gelten. Das Limit selbst (Standard 500 km/Monat) stellst du in den Fahrtenbuch-Einstellungen ein. Bei Gruppierung nach Fahrer bleibt der Chip weg, weil sich das Limit nur je Fahrzeug auswerten lässt.

Ein Klick auf eine Zeile bzw. Bearbeiten im Zeilenmenü öffnet den Eintrag zum Bearbeiten; bei gesperrten oder stornierten Einträgen heißt der Menüpunkt Ansehen, weil sich dort nichts mehr ändern lässt (siehe Sperre und Stornieren).

Sichtbarkeit. Ohne die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, siehst du nur deine eigenen Fahrten, Fahrten von Fahrzeugen, die dir persönlich zugeordnet sind (Fahrzeuge), und Fahrten von Poolfahrzeugen. Bei nicht-dienstlichen Fahrten anderer Fahrer bleiben Zweck, Von/Nach-Ort, Kontakt und Beschreibung ausgeblendet, selbst wenn du das Fahrzeug grundsätzlich sehen darfst — diese Angaben sind nur für den Fahrer selbst oder mit der Verwalten-alle-Berechtigung sichtbar.

Fahrten aus Arbeitsberichten. Wurde eine Fahrt im Abschnitt Logistik eines Arbeitsberichts neu angelegt oder dort nachträglich mit dem Bericht verknüpft, erscheint sie ebenfalls in dieser Liste — das Fahrtenbuch zeigt beide Erfassungswege gemeinsam, und die Kategorie steht bei diesem Weg immer fest auf Dienstlich.

Fahrt erfassen und bearbeiten

Der Dialog Fahrt hinzufügen (beim Bearbeiten heißt er Fahrt bearbeiten) öffnet sich über Neu und hat vier Bereiche:

Allgemein. Fahrzeug (Pflichtfeld) und Kategorie (Pflichtfeld: Dienstlich, Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt, Sonstiges) — neue Einträge starten auf Dienstlich. Hast du ein dir zugeordnetes Fahrzeug, ist es beim Anlegen bereits vorausgewählt. Fahrer ist ebenfalls Pflicht und automatisch auf dich selbst gesetzt; einen anderen Fahrer einzutragen braucht eine eigene Berechtigung (Fahrer zuweisen) oder die Verwalten-alle-Berechtigung. Fehlt sie, lässt sich im Feld zwar trotzdem ein anderer Fahrer auswählen, das Speichern scheitert dann aber mit einer Berechtigungsmeldung. Legst du die Fahrt aus einem Arbeitsbericht heraus an, ist die Kategorie fest auf Dienstlich gesetzt und das Feld dafür ausgeblendet.

Fahrtzeit. Von und Bis sind zwei unabhängige Datum-plus-Uhrzeit-Felder mit Schnellauswahl Heute/Gestern (kein „Morgen" — eine Fahrt wird immer erst eingetragen, wenn sie schon stattgefunden hat). Weil ein Fahrtenbucheintrag typischerweise erst nach der Fahrt ausgefüllt wird, steht bei einer neuen Fahrt Bis schon auf die aktuelle Uhrzeit, Von 30 Minuten davor — beides lässt sich frei ändern, auch über Tagesgrenzen hinweg für Fahrten, die über Nacht gehen.

Kilometerstand. Kilometerstand von und Kilometerstand bis sind Pflicht; die Distanz darunter wird automatisch aus der Differenz berechnet, sobald beide Werte gültig sind — sie lässt sich nicht direkt eingeben. Beim Fahrzeugwechsel wird Kilometerstand von automatisch mit dem letzten bekannten Stand dieses Fahrzeugs vorbefüllt (aus der letzten nicht stornierten Fahrt oder, falls es noch keine gibt, aus dem im Fahrzeug hinterlegten Kilometerstand). Trägst du einen niedrigeren Kilometerstand bis als Kilometerstand von ein, erscheint beim Speichern die Meldung „Odometer end must not be before odometer start" (noch nicht auf Deutsch übersetzt).

Details. Von (Ort), Nach (Ort), Verwendungszweck und Kontakt erscheinen nur bei der Kategorie Dienstlich — bei jeder anderen Kategorie werden sie beim Speichern serverseitig geleert, unabhängig davon, was vorher darinstand. Als Kontakt lässt sich nur ein Kunde auswählen, siehe Kunden; über das Symbol daneben legst du bei Bedarf direkt einen neuen Kunden an, ohne den Dialog zu verlassen. Beschreibung ist dagegen bei jeder Kategorie sichtbar und optional.

Sperre und Stornieren

Ein Fahrtenbucheintrag lässt sich nur eine begrenzte Zeit nach der Fahrt bearbeiten; danach wird er automatisch gesperrt (die genaue Frist steht in den Fahrtenbuch-Einstellungen, Standard 7 Tage nach Bis). Ein gesperrter Eintrag zeigt die Meldung „Dieser Eintrag ist gesperrt und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden." — Speichern ist dann nicht mehr möglich, stattdessen erscheint im Formular ein Bereich Eintrag stornieren mit einem Feld Grund und der Schaltfläche Diesen Eintrag stornieren. Nach einer Sicherheitsabfrage („Möchten Sie diesen Fahrtenbuch-Eintrag wirklich stornieren? Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.") bleibt der Eintrag mit Stornogrund sichtbar, lässt sich aber nicht mehr verändern („Dieser Eintrag ist storniert und kann nicht mehr geändert werden."). Eine falsch erfasste Fahrt korrigierst du also, indem du sie stornierst und die richtigen Daten als neuen Eintrag erfasst — für den Kilometerstand bleibt dadurch lückenlos nachvollziehbar, was tatsächlich gefahren wurde. Dasselbe Formular und dieselbe Sperrlogik gelten auch für Fahrten, die du im Arbeitsbericht bearbeitest.

Bericht herunterladen

Der Dialog Bericht herunterladen erstellt einen Fahrtenbuch-Bericht als PDF oder CSV.

Unter Gruppieren nach wählst du Nach Fahrzeug oder Nach Fahrer — je nachdem erscheint darunter eine Mehrfachauswahl Fahrzeuge oder Fahrer (beide sind zu Beginn vollständig ausgewählt). Der Zeitraum ist Pflicht; ohne ihn bleibt Download deaktiviert. Ein Klick auf Download lädt die Datei direkt herunter. Einen Bericht nach Fahrer herunterzuladen braucht die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten — anders als bei der Liste gibt es für den Bericht kein eingeschränktes „nur meine Fahrten"-Recht, weil ein Bericht nach Fahrer immer über mehrere Personen hinweg gruppiert.

Aktionen

• Fahrt anlegen: Neu → Formular ausfüllen → Speichern.
• Fahrt bearbeiten: Zeile anklicken oder Bearbeiten im Zeilenmenü, solange der Eintrag nicht gesperrt oder storniert ist.
• Fahrt stornieren: bei einem gesperrten Eintrag Grund eintragen und Diesen Eintrag stornieren.
• Liste eingrenzen: über die Mehrfachauswahlfelder Fahrzeuge/Mitarbeiter in der Toolbar oder über das Trichter-Symbol Filter & Sortierung.
• Bericht herunterladen: über die Toolbar-Schaltfläche, siehe oben.
• Nach Fahrzeug/Fahrer gruppieren: über die Schaltflächen links in der Toolbar.

Auch unterwegs

Das Fahrtenbuch hat eine vollwertige Entsprechung in den mobilen Apps (iOS/Android): Der Tab Fahrtenbuch legt Fahrten offline an, mit demselben Kilometerstand-Ketten-Prinzip wie hier, und erlaubt das Bearbeiten unsynchronisierter Einträge sowie das Stornieren gesperrter. Alternativ lassen sich Fahrten weiterhin auch im Abschnitt „Fahrten" eines Arbeitsberichts erfassen — beide Wege landen in derselben Liste.

Auch unterwegs

Das Fahrtenbuch hat eine vollwertige Entsprechung in den mobilen Apps (iOS/Android): Der Tab Fahrtenbuch legt Fahrten offline an, mit demselben Kilometerstand-Ketten-Prinzip wie hier, und erlaubt das Bearbeiten unsynchronisierter Einträge sowie das Stornieren gesperrter. Alternativ lassen sich Fahrten weiterhin auch im Abschnitt „Fahrten" eines Arbeitsberichts erfassen — beide Wege landen in derselben Liste.

Verwandte Seiten

• Fahrzeuge
• Fahrtenbuch-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Kunden
• Arbeitsberichte
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Wie trage ich eine Fahrt ein, die über Nacht geht? Von und Bis sind zwei unabhängige Datum-plus-Uhrzeit-Felder. Wähle bei Bis einfach ein späteres Datum als bei Von — auch mehrere Tage Abstand sind möglich.

Warum fehlen bei manchen Fahrten Zweck, Von/Nach-Ort und Kontakt? Diese Felder gibt es nur bei der Kategorie Dienstlich. Bei Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt und Sonstigem werden sie beim Speichern automatisch geleert, weil das Gesetz dort nur die Kilometerdaten verlangt.

Warum lässt sich eine alte Fahrt nicht mehr bearbeiten? Nach der in den Fahrtenbuch-Einstellungen hinterlegten Frist wird ein Eintrag automatisch gesperrt. Eine gesperrte Fahrt lässt sich nur noch stornieren, nicht mehr ändern — die Korrektur erfolgt über einen neuen Eintrag.

Wie korrigiere ich eine falsch erfasste Fahrt? Storniere den fehlerhaften Eintrag mit einem Grund und lege die richtige Fahrt als neuen Eintrag an. Ein direktes Überschreiben ist nach der Sperrfrist nicht mehr möglich, damit die Kilometerkette nachvollziehbar bleibt.

Sehe ich auch Fahrten von Kollegen? Nur wenn du die Berechtigung hast, alle Fahrtenbücher zu verwalten. Sonst siehst du nur deine eigenen Fahrten sowie Fahrten von dir zugeordneten Fahrzeugen und Poolfahrzeugen — und bei fremden nicht-dienstlichen Fahrten auch dort keine Details wie Zweck oder Ort.

Ich habe beim Anlegen einen anderen Fahrer ausgewählt, das Speichern scheitert aber mit einer Berechtigungsmeldung — warum? Das Fahrerfeld ist zwar standardmäßig auf dich selbst gesetzt, lässt sich aber auch ohne die passende Berechtigung umstellen. Zum Speichern braucht ein anderer Fahrer als du selbst die Berechtigung, Fahrer zuzuweisen, oder die Verwalten-alle-Berechtigung — fehlt sie, weist das Backend die Anfrage erst beim Speichern ab.

Warum zeigt der Privat-Chip im Gruppenkopf auch Wohnung – Arbeitsstätte-Fahrten mit an? Weil beide Kategorien steuerlich als private Nutzung des Firmenfahrzeugs zählen und gemeinsam gegen das monatliche Privat-km-Limit laufen. Das Limit selbst legst du in den Fahrtenbuch-Einstellungen fest.