Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist die lückenlose Aufzeichnung jeder Fahrt mit einem Firmenfahrzeug: wer wann mit welchem Fahrzeug von welchem Kilometerstand bis zu welchem gefahren ist, in welcher Kategorie und — bei Dienstfahrten — wohin und zu wem. Es erfüllt zwei steuerliche Aufgaben: Es belegt die betrieblich gefahrenen Kilometer, und es zeigt Monat für Monat, ob die Privatnutzung eines Firmenwagens unter der Grenze für den halben Sachbezug bleibt. Weil ein Fahrtenbuch nur als Nachweis taugt, wenn es zeitnah geführt und nachträglich nicht unbemerkt änderbar ist, werden Fahrten nach einer Frist gesperrt und nur noch storniert statt gelöscht — und am Ende steht ein Bericht als PDF oder CSV, den du einer Prüfung vorlegen kannst.

Zugriff und Sichtbarkeit

Fahrtenbuch öffnen

Das Fahrtenbuch erreichst du über den Menüpunkt Fahrtenbuch im Hauptmenü — bewusst nicht unter den Einstellungen, denn jeder Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug soll seine Fahrten selbst erfassen. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung Fahrtenbuch ansehen; fehlt sie, landest du auf einer Seite, dass dir der Zugriff fehlt. Außerdem gibt es das Fahrtenbuch nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist das Modul ausgeschaltet, verschwindet der Menüpunkt, und wer die Adresse direkt aufruft, landet auf der Seite „Modul ausgeschaltet". Die erfassten Fahrten bleiben dabei erhalten.

In den mitgelieferten Rollen haben alle Benutzer das Ansehen- und das Bearbeiten-Recht fürs Fahrtenbuch; die beiden weitergehenden Rechte — alle Fahrtenbücher verwalten und Fahrer zuweisen — haben ab Werk nur Administratoren. Die Fahrzeuge selbst pflegst du unter Fahrzeuge.

Wer welche Fahrten sieht

Fahrten sind Bewegungsdaten von Personen — ein Monteur soll nicht nachlesen können, wohin sein Kollege gefahren ist. Ohne die Berechtigung Alle Fahrtenbücher verwalten zeigt die Liste deshalb nur Fahrten, bei denen du selbst Fahrer bist, dazu alle Fahrten auf dem Fahrzeug, das dir in den Fahrzeugdetails zugewiesen ist, und alle Fahrten auf Poolfahrzeugen — die werden gemeinsam genutzt und sind deshalb für alle nachvollziehbar. Fahrten auf einem inzwischen gelöschten Fahrzeug siehst du ohne diese Berechtigung nur noch, wenn du selbst der Fahrer warst. Mit der Verwalten-Berechtigung, etwa als Fuhrparkverantwortlicher, siehst du alle Fahrten aller Fahrzeuge.

Private Angaben fremder Fahrten bleiben verborgen

Auch auf einem Poolfahrzeug geht es niemanden etwas an, wohin ein Kollege privat gefahren ist. Bei Fahrten, die nicht in der Kategorie Dienstlich stehen, siehst du deshalb Ort, Zweck, Kontakt und Beschreibung nur, wenn du selbst der Fahrer bist oder alle Fahrtenbücher verwalten darfst. Zeit, Kategorie und Kilometer bleiben für alle sichtbar, die die Fahrt sehen dürfen — sie werden für die lückenlose Kilometerkette des Fahrzeugs gebraucht.

Liste bleibt aktuell

Tragen mehrere Fahrer auf dasselbe Poolfahrzeug ein, soll die Liste nicht veralten: Legt jemand eine Fahrt an, ändert oder storniert sie, lädt sich die Liste bei allen, die sie gerade offen haben, von selbst nach — auch nach deinem eigenen Speichern.

Liste, Gruppierung und Anzeige

Die Fahrtenliste

Die Liste zeigt 20 Fahrten pro Seite, gruppiert nach Fahrzeug und innerhalb jeder Gruppe die neueste Fahrt zuerst. Jede Gruppe beginnt mit einem Gruppenkopf — Fahrzeugname mit Kennzeichen bzw. Name des Fahrers — und den Kilometer-Kennzahlen dazu. Gibt es noch keine Fahrten oder findet eine Suche nichts, steht dort „Noch keine Fahrtenbucheinträge. Erfasste Fahrten werden hier angezeigt."

Nach Fahrzeug oder nach Fahrer gruppieren

Der Umschalter Nach Fahrzeug / Nach Fahrer über der Liste beantwortet zwei verschiedene Fragen: „Wie wurde dieses Fahrzeug genutzt?" — wichtig für Sachbezug und Fahrzeugkosten — und „Was ist dieser Mitarbeiter gefahren?" — wichtig für Kilometergeld und Reisekosten. Der Umschalter ist kein Filter: Er ordnet dieselben Fahrten nur anders an. Die Spalten passen sich an, weil das Gruppierungsmerkmal schon im Gruppenkopf steht: Nach Fahrzeug siehst du Von, Bis, Fahrer, Kategorie, Von (Ort), Nach (Ort), Distanz und Status; nach Fahrer treten an die Stelle von Fahrer die Spalten Fahrzeug und Kennzeichen.

Kilometer-Kennzahlen im Gruppenkopf

Jeder Gruppenkopf zeigt Dieser Monat, Letzter Monat und Dieses Jahr in ganzen Kilometern — die schnelle Plausibilitätsprüfung („diesen Monat plötzlich dreimal so viel?") und die Grundlage fürs Kilometergeld. „Dieser Monat" zählt ab dem 1. des laufenden Kalendermonats, „Letzter Monat" den ganzen Vormonat, „Dieses Jahr" ab dem 1. Jänner; stornierte Fahrten zählen nicht mit. Die Kennzahlen kommen kurz nach der Liste; steht dort „—", liegen für diese Gruppe keine Werte vor. Das ist etwa der Fall, wenn du ohne die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, nach Fahrer gruppierst: Kennzahlen bekommst du dann nur für deine eigene Gruppe.

Privat-Ampel im Gruppenkopf

Wer beim Firmenwagen nur den halben Sachbezug ansetzen will, muss belegen, dass die Privatnutzung im Monat unter der gesetzlichen Grenze bleibt. Dafür zeigt der Gruppenkopf in der Gruppierung nach Fahrzeug einen Chip Privat mit „x / y km": x sind die im laufenden Monat privat gefahrenen Kilometer dieses Fahrzeugs, y die eingestellte Grenze. Fahrten der Kategorie Wohnung – Arbeitsstätte zählen dabei mit, weil sie steuerlich als private Nutzung gelten. Der Chip ist grün, solange die Grenze nicht überschritten ist, und rot, sobald sie überschritten wird. Die Grenze (ab Werk 500 km im Monat) stellst du in den Fahrtenbuch-Einstellungen ein. Nach Fahrer gruppiert fehlt der Chip, weil der Sachbezug am Fahrzeug hängt, nicht an der Person.

Kategorie, Kennzeichen und Distanz in der Zeile

Die Kategorie steht als Chip in der Zeile: Dienstlich, Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt oder Sonstiges — genau die Fahrtarten, die steuerlich unterschieden werden. Kennzeichen erscheinen als kleines Nummernschild, die Distanz rechtsbündig in km. Auf schmaleren Bildschirmen blendet die Liste zuerst die Ortsspalten aus; Beginn der Fahrt und Distanz bleiben immer sichtbar.

Status der Fahrt in der Liste

Ob eine Fahrt noch änderbar ist oder schon korrigiert wurde, soll man nicht erst beim Öffnen merken — das ist die Grundlage dafür, dass das Fahrtenbuch als Nachweis taugt. Die Spalte Status zeigt deshalb je Fahrt einen Chip: Offen, solange sie sich noch bearbeiten lässt, Gesperrt (blau), wenn die Sperrfrist abgelaufen ist oder die Fahrt an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht hängt, und Storniert (rot) für eine stornierte Fahrt. Stornierte Fahrten sind außerdem durchgestrichen und abgeblasst — so fallen Korrekturen sofort ins Auge, ohne dass jemand Zusatzspalten einblenden muss.

Ansicht am Handy

Fahrten werden oft unterwegs nachgetragen. Auf dem Handy zeigt die Liste statt der Tabelle Karten: oben Datum und Uhrzeit, darunter der Fahrer (nach Fahrzeug gruppiert) bzw. Fahrzeug und Kennzeichen (nach Fahrer gruppiert), die Strecke „Ort A → Ort B", die Kategorie und unten die Distanz. Eine stornierte Fahrt ist auch hier durchgestrichen und abgeblasst. Ein Tipp auf die Karte öffnet die Fahrt.

Suche nach Fahrer, Fahrzeug, Kennzeichen oder Ort

„Wer war letzte Woche mit W-12345 in Graz?" ist die typische Rückfrage. Das Suchfeld „Fahrer, Fahrzeug, Kennzeichen oder Ort suchen..." durchsucht Vor- und Nachname des Fahrers, den Fahrzeugnamen, das Kennzeichen sowie Start- und Zielort; ein Teil des Worts genügt, und die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst.

Schnellauswahl Fahrzeuge und Mitarbeiter

Neben dem Umschalter liegen zwei Mehrfachauswahlen, Fahrzeuge auswählen... und Mitarbeiter auswählen... (gemeint sind die Fahrer). Damit grenzt du die Liste ohne Umweg über das Filterpanel auf einen Teil des Fuhrparks oder bestimmte Fahrer ein. Sie wirken zusätzlich zu einem Fahrzeug- oder Fahrerfilter aus dem Filterpanel — beide verengen die Liste gemeinsam, keiner überschreibt den anderen.

Filter & Sortierung

Für Auswertungen wie „alle Privatfahrten im September" öffnet das Trichter-Symbol das Panel Filter & Sortierung mit vier Filtern: Fahrzeug und Fahrer (jeweils ist, ist nicht, ist leer oder ist nicht leer), Kategorie mit den fünf Fahrtarten und Datum, bezogen auf den Beginn der Fahrt. Anwenden springt zurück auf Seite 1. Aktive Filter erscheinen als Chips über der Liste, damit du eine gefilterte Teilmenge nicht für den Gesamtstand hältst; bei Fahrzeug steht im Chip der Name mit Kennzeichen in Klammern, bei Fahrer der Name. Alle entfernen räumt die Filter des Panels ab und setzt die Sortierung auf die der Gruppierung zurück; die Suche und eine Schnellauswahl von Fahrzeugen oder Mitarbeitern bleiben davon unberührt.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Auswertungen, etwa „Privatfahrten laufender Monat", musst du nicht jedes Mal neu zusammenklicken: Unten in der Fußleiste des Panels Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Auswahl mit Filter speichern unter einem Namen — die Schaltfläche ist gesperrt, solange kein Filterwert gesetzt ist. Später rufst du sie oben im Panel über die Auswahl Gespeicherte Filter wieder ab.

Sortierung der Liste

Die Reihenfolge ist durch die Gruppierung vorgegeben: zuerst nach Fahrzeug bzw. Fahrer, innerhalb der Gruppe die neueste Fahrt zuerst. Nur so bleiben die Fahrten einer Gruppe beisammen — eine frei wählbare Sortierung würde die Gruppenköpfe zerreißen. Die Spaltenüberschriften sortieren deshalb nicht. Diese Gruppierungssortierung ist die Standardsortierung der Liste: Ohne gesetzte Filter zeigt die Liste deshalb keine Sortier-Chips, und Alle entfernen im Panel Filter & Sortierung setzt die Sortierung wieder auf sie zurück, sodass die Gruppen beisammen bleiben. Gewechselt wird sie über den Umschalter Nach Fahrzeug / Nach Fahrer.

Blättern

Ein Fahrtenbuch wächst mit jeder Fahrt. Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch die Liste; daneben steht, welche Fahrten von wie vielen gerade angezeigt werden.

Jeder Aufruf startet ungefiltert

Verlässt du das Fahrtenbuch und kommst zurück, steht die Liste wieder im Grundzustand: keine Suche, keine Filter, Seite 1. Ein Fahrtenbuch liest man von vorne — ein gemerkter Filter könnte beim nächsten Öffnen eine Teilmenge als Gesamtstand ausgeben.

Fahrt erfassen und bearbeiten

Neue Fahrt anlegen

Nachtragen der eigenen Fahrten ist der häufigste Handgriff: Klicke oben rechts auf Neu, es öffnet sich der Dialog Fahrt hinzufügen mit den Bereichen Allgemein, Fahrtzeit, Kilometerstand und Details. Die Schaltfläche gibt es nur mit der Berechtigung Fahrtenbuch bearbeiten — wer nur auswerten soll, etwa die Buchhaltung, sieht die Liste und kann den Bericht herunterladen, aber keine Fahrten anlegen. Eintragen kannst du Fahrten auf deinem eigenen Fahrzeug und auf Poolfahrzeugen; auf beliebigen Fahrzeugen nur mit der Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten.

Eigenes Fahrzeug ist vorausgewählt

Der häufigste Fall — mit dem eigenen Dienstwagen gefahren — braucht keine Auswahl: Ist dir ein Fahrzeug zugewiesen, steht es beim Öffnen des Dialogs schon im Feld Fahrzeug, samt dem letzten bekannten Kilometerstand. Fahrer ist automatisch die angemeldete Person, die Kategorie steht auf Dienstlich. Fahrzeug, Kategorie und Kilometerstand lassen sich vor dem Speichern ändern.

Fahrtzeit: Von und Bis

Ein Fahrtenbucheintrag wird nach der Fahrt geschrieben — der Moment, in dem du den Dialog öffnest, ist also das Ende der Fahrt. Deshalb steht bei einer neuen Fahrt Bis auf der aktuellen Uhrzeit und Von 30 Minuten davor, als Schätzung zum Korrigieren. Beide Felder haben Datum und Uhrzeit und die Schnellauswahl Heute und Gestern — ein „Morgen" gibt es bewusst nicht, weil eine Fahrt in der Zukunft nicht ins Fahrtenbuch gehört. Die Uhrzeit musst du nicht aus den Vorschlägen wählen: Im Auswahlfenster steht unter Zeit über ihnen ein Eingabefeld (Platzhalter „hh:mm"), in das du sie eintippst — etwa 11:30, 1130, 11.30 oder nur die Stunde. Eine gültige Uhrzeit wird sofort in die Auswahl übernommen (ist noch kein Tag gewählt, für heute) und mit Anwenden oder Enter ins Feld geschrieben; eine ungültige wird markiert und nicht übernommen. Eine Fahrt über Mitternacht trägst du ein, indem du bei Bis einen späteren Tag wählst.

Kilometerstand und Distanz

Der Kilometerstand ist der eigentliche Nachweis: Jede Fahrt beginnt dort, wo die vorige geendet hat, und in dieser geschlossenen Kette fällt eine fehlende Fahrt auf. Wählst du ein Fahrzeug, trägt flinkest deshalb in Kilometerstand von den letzten bekannten Stand ein — den Endstand der letzten nicht stornierten Fahrt dieses Fahrzeugs oder, wenn es noch keine gibt, den in den Fahrzeugdetails hinterlegten Kilometerstand. Ist das Fahrzeug eines, auf das du keinen Zugriff hast, kommt kein Vorschlag. Wechselst du das Fahrzeug, ersetzt flinkest den Kilometerstand von durch den Wert des neuen Fahrzeugs — oder leert ihn, wenn es keinen hat —, solange im Feld noch der automatisch eingetragene Wert steht; einen selbst eingetippten Stand lässt es stehen. Sobald auch Kilometerstand bis eingetragen ist, zeigt der Dialog darunter die Distanz an und rechnet sie bei jeder Änderung eines der beiden Stände neu. Sie ist kein Eingabefeld: flinkest berechnet sie beim Speichern immer selbst aus den beiden Ständen, damit sie nie von der Kilometerkette abweicht.

Startort aus der letzten Fahrt

Ein Auto steht dort, wo es zuletzt abgestellt wurde. Ist Von (Ort) bei einer neuen Fahrt noch leer, übernimmt flinkest deshalb den Zielort der letzten Fahrt des gewählten Fahrzeugs als Startort. Wechselst du das Fahrzeug, ersetzt flinkest einen so übernommenen Startort durch den des neuen Fahrzeugs — sonst stünde die neue Fahrt dort, wo das vorher gewählte Auto abgestellt wurde. Einen selbst eingetippten Ort lässt es dagegen stehen. Hatte die letzte Fahrt des neuen Fahrzeugs keinen Zielort, etwa weil sie privat war, bleibt das Feld leer.

Kategorie wählen

Die Kategorie entscheidet, welche Angaben das Gesetz verlangt. Nur bei Dienstlich zeigt der Dialog Von (Ort), Nach (Ort), Verwendungszweck und Kontakt (Kontakt nur, wenn du Kunden ansehen darfst) — das sind die Pflichtangaben einer Geschäftsfahrt. Bei Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt und Sonstiges verschwinden diese Felder, und flinkest leert sie beim Speichern auch dann, wenn vorher etwas darinstand: Für diese Fahrten genügen die Kilometerdaten, und niemand soll seine private Route offenlegen müssen.

Kontakt, Verwendungszweck und Beschreibung

Bei einer Dienstfahrt gehört der besuchte Geschäftspartner zu den Pflichtangaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Im Feld Kontakt wählst du dazu einen Kunden aus; findet die Suche keinen, bietet das Feld an, ihn direkt als „Neuen Kunden anlegen" zu erfassen, sofern du Kunden bearbeiten darfst. Das Feld erscheint nur mit der Berechtigung, Kunden anzusehen. Verwendungszweck hält fest, wozu die Fahrt diente. Beschreibung ist bei jeder Kategorie sichtbar und optional — Platz für alles, was nicht in Ort und Zweck passt.

Fahrer eintragen

Der Fahrer ist automatisch die angemeldete Person. Einen anderen Fahrer einzutragen braucht die Berechtigung Fahrer zuweisen oder die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten; ohne sie ist das Feld gesperrt. So kann niemand Fahrten auf Kollegen buchen — die Ausnahme ist die Disposition, die für einen Mitarbeiter ohne eigenen Zugang mitschreibt. Eine weitere Ausnahme gilt nur für Fahrten, die du im Abschnitt Logistik eines Arbeitsberichts erfasst: Dort darfst du auch ohne diese Berechtigungen einen Mitarbeiter dieses Berichts als Fahrer eintragen, weil oft ein Kollege fährt, während du den Bericht schreibst — siehe Kollegen als Fahrer eintragen. Für Fahrten, die du hier im Fahrtenbuch selbst anlegst, ändert das nichts.

Fahrt öffnen: Bearbeiten oder Ansehen

Eine Fahrt öffnest du über das Menü „…" am Ende der Zeile, am Handy mit einem Tipp auf die Karte. Der Menüpunkt heißt Bearbeiten, solange die Fahrt weder gesperrt noch storniert ist, nicht an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht hängt und du sie bearbeiten darfst, und Ansehen in allen anderen Fällen — so weißt du schon vor dem Öffnen, ob du etwas ändern kannst. Der Dialog heißt dann Fahrt bearbeiten; im Ansehen-Fall sind alle Felder gesperrt, und es gibt kein Speichern. Beim Öffnen lädt flinkest die Fahrt frisch nach, damit du nicht mit einem veralteten Stand arbeitest, falls sie inzwischen gesperrt wurde.

Speichern und ungespeicherte Änderungen

Speichern legt die Fahrt an bzw. übernimmt die Änderung, schließt den Dialog und meldet „Fahrt wurde gespeichert"; die Liste zeigt die Fahrt sofort mit aktualisierten Kennzahlen. Eine Fahrt wird oft aus dem Gedächtnis rekonstruiert, versehentlich verlorene Eingaben sind also ärgerlich: Klickst du nach Änderungen auf Schließen, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach — Zurück zur Bearbeitung oder Ja, Änderungen verwerfen. Ohne Änderungen schließt der Dialog sofort.

Meldungen beim Speichern

Fehlende Pflichtangaben

Ohne Fahrzeug speichert flinkest nicht und zeigt am Feld „Fahrzeug darf nicht leer sein.". Fehlt der Kilometerstand bis (oder der Kilometerstand von), lässt sich keine Distanz berechnen — ohne Distanz gibt es keinen Kilometernachweis, deshalb erscheint die Meldung „Distanz darf nicht leer sein.".

Kilometerstand bis ist kleiner als Kilometerstand von

Ein rückwärts laufender Kilometerzähler wäre ein Widerspruch im Nachweis. Trägst du bei Kilometerstand bis einen kleineren Wert ein als bei Kilometerstand von, wird nicht gespeichert, und am Feld erscheint „Kilometerstand bis darf nicht kleiner als Kilometerstand von sein". Prüfe dann meist den vorausgefüllten Startstand — er kommt aus der letzten Fahrt des Fahrzeugs.

Keine Berechtigung beim Speichern

Was du speichern darfst, prüft flinkest auch beim Speichern selbst — unabhängig davon, was der Dialog anbietet. Versuchst du eine Fahrt auf einem Fahrzeug zu speichern, auf das du keinen Zugriff hast, oder fehlt dir das Recht zum Bearbeiten, erscheint die Meldung „Berechtigung verweigert", und die Fahrt wird nicht gespeichert.

Verknüpfte Fahrt auf eine andere Kategorie umstellen

Eine Fahrt, die mit einem Arbeitsbericht verknüpft ist, steht auf dessen PDF und kann dem Kunden verrechnet werden — sie muss deshalb dienstlich bleiben. Stellst du bei so einer Fahrt die Kategorie auf Privat, Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrt oder Sonstiges und klickst Speichern, wird nicht gespeichert: Oben erscheint die Fehlermeldung „Nur dienstliche Fahrten können mit einem Arbeitsbericht verknüpft werden“, ein Feld ist dabei nicht markiert, und der Dialog bleibt mit deiner Eingabe offen. War die Fahrt tatsächlich nicht dienstlich, löst du sie zuerst im Abschnitt Logistik des Arbeitsberichts vom Bericht — das geht nur, solange der Bericht nicht abgeschlossen ist — und änderst danach hier die Kategorie.

Sperre, Storno und Korrektur

Automatische Sperre nach der Sperrfrist

„Zeitnah geführt" ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Fahrtenbuch anerkannt wird; ein Eintrag, der sich unbegrenzt ändern lässt, ist als Nachweis wertlos. Deshalb sperrt flinkest einmal täglich automatisch alle Fahrten, deren Ende länger als die Sperrfrist zurückliegt — ab Werk 7 Tage, einstellbar in den Fahrtenbuch-Einstellungen. Das gilt auch für Fahrten, die an einem noch offenen Arbeitsbericht hängen, damit sich die Frist nicht durch einen liegengelassenen Bericht verlängern lässt.

Gesperrte Fahrt ansehen

Eine gesperrte Fahrt öffnet sich über Ansehen. Oben steht „Dieser Eintrag ist gesperrt und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden.", alle Felder sind gesperrt, und Speichern fehlt — eine klare Ansage statt einer Fehlermeldung nach vergeblicher Eingabe.

Fahrt an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht

Eine Fahrt, die im Abschnitt Logistik eines Arbeitsberichts erfasst wurde, gehört zu dessen Nachweis. Ist der Arbeitsbericht abgeschlossen — auch archiviert zählt als abgeschlossen —, behandelt flinkest die Fahrt deshalb wie eine gesperrte, auch wenn die Sperrfrist noch läuft: Im Zeilenmenü steht Ansehen, der Dialog zeigt „Dieser Eintrag gehört zu einem abgeschlossenen Arbeitsbericht und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden.", alle Felder sind gesperrt, und es gibt kein Speichern. In der Spalte Status trägt sie den Chip Gesperrt. Stornieren lässt sie sich wie eine gesperrte Fahrt.

Fahrt stornieren

Das Stornieren ist der einzige Eingriff, der an einer gesperrten Fahrt noch möglich ist. Im Dialog einer gesperrten oder an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht hängenden, noch nicht stornierten Fahrt gibt es dafür unten den Abschnitt Eintrag stornieren mit dem Feld Grund und der Schaltfläche Diesen Eintrag stornieren; sichtbar ist er nur mit dem Recht, das Fahrtenbuch zu bearbeiten. Nach der Rückfrage „Möchten Sie diesen Fahrtenbuch-Eintrag wirklich stornieren? Dies kann nicht rückgängig gemacht werden." bestätigst du mit Ja, stornieren (oder gehst mit Zurück zurück). Die Fahrt verschwindet dabei nicht: Sie bleibt in der Liste stehen; Grund und Zeitpunkt stehen im Dialog und im Bericht — ein sichtbarer Storno belegt, dass korrigiert und nicht vertuscht wurde. Den Grund solltest du deshalb immer ausfüllen.

Stornierte Fahrt

Öffnest du eine stornierte Fahrt, zeigt der Dialog „Dieser Eintrag ist storniert und kann nicht mehr geändert werden." samt dem hinterlegten Grund. Das ist der Endzustand: kein Speichern, kein weiteres Storno. In den Kilometer-Kennzahlen und den Summen des Berichts zählt eine stornierte Fahrt nicht mehr mit. In der Liste erkennst du sie am roten Chip Storniert in der Spalte Status und daran, dass die Zeile durchgestrichen ist (siehe Status der Fahrt in der Liste); das genaue Datum zeigt die Zusatzspalte „Storniert am" (siehe Spalten konfigurieren).

Falsche Fahrt korrigieren

Eine gesperrte Fahrt lässt sich nicht überschreiben und nicht löschen — ein gelöschter Eintrag wäre eine Lücke in der Kilometerkette. Korrigiert wird deshalb in zwei Schritten: die falsche Fahrt mit einem Grund stornieren und die richtigen Daten als neue Fahrt über Neu erfassen. Eine Schaltfläche zum Löschen gibt es im Fahrtenbuch auch für noch offene Fahrten nicht; solange die Sperrfrist läuft, änderst du einen Fehler einfach über Bearbeiten. Hängt die Fahrt an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht, lässt sie sich auch innerhalb der Sperrfrist nicht mehr ändern — dann gilt ebenfalls: stornieren und neu erfassen.

Fahrtenbuch-Bericht (PDF/CSV)

Bericht herunterladen

Das eigentliche Ergebnis des Fahrtenbuchs ist nicht die Liste, sondern der Bericht, den du einer Prüfung vorlegst. Die Schaltfläche Bericht herunterladen oben rechts öffnet den Dialog Bericht herunterladen — auch für Benutzer, die keine Fahrten erfassen dürfen, denn Auswerten und Erfassen sind getrennte Aufgaben. Unter Format wählst du PDF (vorausgewählt, das vorzulegende Dokument) oder CSV für die Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkulation oder bei der Steuerberatung. Ein Klick auf Download lädt die Datei direkt herunter; ihr Name nennt Gruppierung und Zeitraum, etwa „fahrtenbuch-vehicle-2026-09-01-2026-09-30.pdf". Der Bericht richtet sich allein nach den Angaben im Dialog, nicht nach den Filtern der Liste.

Gruppieren nach Fahrzeug oder Fahrer

Mit der Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, zeigt der Dialog zusätzlich Gruppieren nach mit Nach Fahrzeug — der Nachweis pro Fahrzeug, etwa für den Sachbezug — und Nach Fahrer für Kilometergeld und Reisekosten. Ein Bericht nach Fahrer umfasst zwangsläufig die Fahrten anderer Personen; ohne die Verwalten-Berechtigung gibt es deshalb nur den Bericht nach Fahrzeug, und die Auswahl fehlt.

Fahrzeuge oder Fahrer auswählen

Darunter wählst du unter Fahrzeuge bzw. Fahrer, wen der Bericht umfasst. Die Auswahl ist ein Pflichtfeld (mit * markiert): Solange niemand gewählt ist, bleibt Download ausgegraut. Mit der Verwalten-Berechtigung sind zu Beginn alle vorausgewählt. Ohne sie ist die Liste leer, und du wählst selbst dein Fahrzeug und die Poolfahrzeuge aus, deren Fahrten du sehen darfst; Fahrzeuge ohne Zugriff lässt der Bericht stillschweigend weg. Ist gar kein zugängliches Fahrzeug gewählt, scheitert der Download mit der Meldung „Sie dürfen diese Aktion nicht durchführen.“ — allgemein zeigt der Dialog bei einem gescheiterten Download den Grund, den flinkest dafür meldet. Eigene Fahrten auf dem zugewiesenen Fahrzeug eines Kollegen kommen in diesen Bericht nicht — dafür braucht es einen Bericht nach Fahrer, also die Verwalten-Berechtigung.

Zeitraum

Der Zeitraum ist Pflicht und hat bewusst keinen Vorschlag: Ob Monat, Quartal oder Jahr, die Abgrenzung soll eine bewusste Entscheidung sein, ein stiller Standardwert würde falsch abgegrenzte Nachweise erzeugen. Bis beide Daten gesetzt sind, bleibt Download ausgegraut. Die Auswahl bietet Schnellwahlen wie Heute, Letzte 7 Tage oder Letzter Monat. Beide Tage zählen voll mit; aufgenommen werden Fahrten, die im Zeitraum beginnen und enden.

Inhalt des PDF-Berichts

Das PDF trägt den Firmenkopf, die Überschrift „Fahrtenbuch – ‹Firmenname›", die Gruppierung, den Zeitraum mit der Anzahl der Einträge und den Erstellungszeitpunkt. Je Fahrzeug bzw. Fahrer folgt eine Tabelle mit Datum, Beginn und Ende, Kilometerstand von und bis, gefahrenen Kilometern, Kategorie, Strecke, Zweck bzw. Kunde und Fahrer, darunter eine Summe je Kategorie — die eigentliche Auswertung „so viele Kilometer dienstlich, so viele privat". Eine Fußnote erklärt mit der tatsächlich eingestellten Sperrfrist, dass Einträge danach unveränderlich sind und Korrekturen nur per Storno mit Neuanlage erfolgen — so kann ein Prüfer dem Dokument selbst entnehmen, wie die Unveränderlichkeit gesichert ist. Fehlt bei Fahrten ein Kilometerstand, etwa bei Altdaten, steht dort „–", und ein Hinweis weist darauf hin, dass für diese Einträge keine lückenlose Kilometerkette geprüft werden kann. Wurde ein Fahrzeug, Fahrer oder Kunde inzwischen gelöscht, nennt der Bericht den Namen trotzdem — ein Nachweis muss zeigen, wer damals gefahren ist.

Stornierte Fahrten im Bericht

Stornierte Fahrten stehen im PDF mit drin, durchgestrichen und mit „Storniert am …, Grund: …". In die Kategoriesummen fließen sie nicht ein. Genau das macht das Dokument prüfungstauglich: Korrekturen sind offengelegt statt verschwunden.

CSV-Datei

Die CSV-Datei enthält je Fahrt eine Zeile mit Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrer, Datum, Beginn, Ende, Kilometerstand von und bis, Kilometern, Kategorie, Von- und Nach-Ort, Zweck, Kontakt und der Spalte „Storniert" (bei stornierten Fahrten „ja"). Sie ist mit Semikolon getrennt und so kodiert, dass sie sich in Excel direkt mit korrekten Umlauten öffnet. Summen enthält sie nicht — die rechnest du bei Bedarf selbst.

Liste exportieren und Spalten anpassen

Liste exportieren

Für eigene Auswertungen — eine Pivot-Tabelle, eine Weitergabe an die Lohnverrechnung — gibt es neben dem Bericht den Arbeits-Export der Liste: das Download-Symbol unten links in der Blätterleiste öffnet Liste exportieren. Dort wählst du das Format (Excel (xlsx), CSV, PDF oder JSON), den Umfang — „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze" — und die Felder. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export. Anders als der Fahrtenbuch-Bericht ist das kein formatiertes Nachweisdokument, sondern eine Datenausgabe.

Spalten konfigurieren

Ein Fuhrparkverantwortlicher braucht andere Spalten als ein Fahrer — zum Beispiel „Gesperrt am" und „Storniert am", wenn er neben dem Chip in der Spalte Status auch das genaue Datum einer Sperre oder eines Stornos sehen will. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet Spalten konfigurieren; dort nimmst du weitere Felder wie Erfassungsart, Kilometerstand von und bis, Zweck, Gesperrt am, Storniert am, Stornogrund oder Beschreibung auf und bringst die Spalten in die gewünschte Reihenfolge. Auch Felder aus verknüpften Datensätzen — etwa Kontakt, Arbeitsbericht oder wer storniert hat — werden nach dem Hinzufügen gleich befüllt. Das Zahnrad siehst du nur mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren, ab Werk bei Administratoren. Die Einstellung gilt für diese Liste für alle Benutzer des Betriebs, und andere Benutzer sehen die geänderte Spaltenauswahl sofort, ohne die Seite neu zu laden.

Verwandte Seiten

• Fahrtenbuch-Einstellungen — Sperrfrist und Privat-km-Grenze
• Fahrzeuge — Fuhrpark, Poolfahrzeuge und Zuweisung
• Fahrzeugdetails — zugewiesener Fahrer und Kilometerstand eines Fahrzeugs
• Arbeitsbericht bearbeiten — Fahrten direkt am Arbeitsbericht erfassen
• Kunden — Geschäftspartner einer Dienstfahrt
• Module — Modul Fahrzeuge ein- und ausschalten
• Berechtigungen — Grundlagen — die vier Fahrtenbuch-Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum lässt sich eine ältere Fahrt nicht mehr bearbeiten? Nach Ablauf der Sperrfrist (ab Werk 7 Tage nach Fahrtende, einstellbar in den Fahrtenbuch-Einstellungen) sperrt flinkest jede Fahrt automatisch. Eine gesperrte Fahrt lässt sich nur noch stornieren — so bleibt das Fahrtenbuch als Nachweis anerkannt, weil es nachträglich nicht unbemerkt geändert werden kann.

Wie korrigiere ich eine falsch erfasste Fahrt, die schon gesperrt ist? Öffne sie über „…" → Ansehen, trage im Abschnitt „Eintrag stornieren" einen Grund ein und klicke „Diesen Eintrag stornieren". Danach erfasst du die richtige Fahrt mit „Neu". Die stornierte Fahrt bleibt mit Grund sichtbar und erscheint im Bericht durchgestrichen.

Warum zählt die Privat-Ampel auch Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte mit? Weil Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerlich als private Nutzung des Firmenfahrzeugs gelten. Die Ampel vergleicht deshalb Privat und Wohnung – Arbeitsstätte gemeinsam mit der monatlichen Grenze aus den Fahrtenbuch-Einstellungen (ab Werk 500 km).

Warum sehe ich die Fahrten meiner Kollegen nicht? Ohne die Berechtigung „Alle Fahrtenbücher verwalten" siehst du nur Fahrten, bei denen du Fahrer bist, Fahrten auf dem dir zugewiesenen Fahrzeug und Fahrten auf Poolfahrzeugen. Bei fremden Privatfahrten bleiben zudem Ort, Zweck, Kontakt und Beschreibung verborgen.

Zählen Familienheimfahrten zur monatlichen Privat-Grenze? Nein. Die Privat-Ampel im Gruppenkopf addiert nur die Kategorien Privat und Wohnung – Arbeitsstätte des laufenden Monats. Familienheimfahrten und Sonstiges zählen dort nicht mit, erscheinen im Bericht aber, sofern vorhanden, mit einer eigenen Kategoriesumme.