Fahrzeugdetails

Die Detailseite eines Fahrzeugs bündelt alles, was zu diesem Wagen gehört: die Stammdaten, die geplanten Wartungen mit Erinnerung per E-Mail und alle Eingangsbelege, auf denen es vorkommt. Du erreichst sie aus der Liste unter Fahrzeuge mit einem Klick auf den Fahrzeugnamen.

Kopfzeile

Oben steht der Fahrzeugname, darunter das Kennzeichen als Kennzeichenschild. Rechts liegt die Schaltfläche Bearbeiten, die denselben Dialog öffnet wie in der Liste, und ein Menü mit dem Eintrag Löschen.

Zugang. Die Seite liegt im Einstellungsbereich und ist damit Administratoren vorbehalten; auch Ändern und Löschen eines Fahrzeugs sind Administratoren vorbehalten. Der Reiter mit den Eingangsbelegen erscheint zusätzlich nur, wenn dein Benutzer Eingangsrechnungen sehen darf.

Beim Speichern erscheint die falsche Bestätigung. Speicherst du das Fahrzeug aus dieser Seite heraus, meldet flinkest „Prompt wurde gespeichert". Das ist ein Textfehler; gespeichert wurde das Fahrzeug, und die Werte oben aktualisieren sich sofort.

Reiter „Übersicht"

Zwei Blöcke fassen die Stammdaten zusammen:

• Allgemein — Name, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometer (mit der Einheit km) und Umsatzsteuer abzugsfähig mit Ja oder Nein. Die letzte Zeile erscheint nur, wenn zu diesem Fahrzeug überhaupt schon einmal ein Wert dafür gespeichert wurde — einmal über Bearbeiten speichern genügt.
• Zugewiesener Mitarbeiter — die Zeile Mitarbeiter mit dem Namen des Benutzers, dem das Fahrzeug zugeordnet ist.

Alle Werte änderst du über Bearbeiten in der Kopfzeile.

Reiter „Wartung"

Hier planst du wiederkehrende Termine rund um das Fahrzeug — Begutachtung, Service, Reifenwechsel, Vignette. Die Zahl im Reiter zeigt, wie viele Einträge es gibt. Über das Pluszeichen legst du einen neuen an, das Zeilenmenü bietet Bearbeiten und Wartung löschen.

Die Liste hat vier Spalten: Name, Typ, Mitarbeiter und Datum. Sie ist nach dem nächsten Wartungstermin aufsteigend sortiert und zeigt zehn Einträge je Seite — der nächste fällige Termin steht also immer oben.

Der Dialog Neue Wartung bzw. Wartung bearbeiten hat vier Blöcke:

• Allgemein — Name (Pflichtfeld), Typ und Mitarbeiter. Beim Typ gibt es keine vorgegebene Liste: Du tippst frei ein, was passt; als Beispiele nennt der Hinweis „HU, §57a-Begutachtung, Service, Vignette".
• Nächste Wartung — das Datum des nächsten Termins, Pflichtfeld. Vergangene Tage lassen sich nicht auswählen; Schnellwahl für Heute und Morgen liegt bei.
• Wiederholung — das Kästchen wiederholt. Ist es gesetzt, legst du darunter fest: alle n Jahr(e), Monat(e) oder Woche(n). Ein Quartals-Rhythmus lässt sich hier nicht auswählen — nimm dafür „alle 3 Monat(e)".
• Erinnerung — das Kästchen Erinnerung senden und, wenn es gesetzt ist, die Anzahl Tage vor dem Termin.

Wer die Erinnerung bekommt. Die E-Mail geht an den Mitarbeiter, der im Wartungseintrag hinterlegt ist — nicht an den, der den Eintrag angelegt hat, und nicht an den zugewiesenen Fahrer des Fahrzeugs. Ohne hinterlegten Mitarbeiter oder ohne dessen E-Mail-Adresse wird nichts versendet. Der Betreff lautet Wartungserinnerung gefolgt vom Namen des Eintrags.

Wann sie kommt. Ein täglicher Lauf prüft alle Wartungen mit eingeschalteter Erinnerung. Verschickt wird höchstens eine E-Mail je Wartungszyklus, und zwar innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin. Ist der Termin bereits vorbei, kommt keine Erinnerung mehr — versäumte Wartungen melden sich also nicht von selbst.

Wiederkehrende Wartungen rücken selbst weiter. Liegt der Termin einer wiederkehrenden Wartung in der Vergangenheit, setzt derselbe Lauf das Datum um den eingestellten Abstand nach vorn — so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt — und macht damit den Weg für die nächste Erinnerung frei. Der Eintrag wird also nie „abgehakt", er wandert einfach weiter. Nicht wiederkehrende Wartungen bleiben mit ihrem vergangenen Datum stehen, bis du sie änderst oder löschst.

Reiter „Eingangsrechnungen"

Dieser Reiter listet alle Eingangsbelege, bei denen mindestens eine Position dieses Fahrzeug trägt — Tankbelege, Werkstattrechnungen, Reifen, Maut. Die Zahl im Reiter nennt die Anzahl. Sortiert wird nach Belegdatum, der neueste zuerst; 25 Belege je Seite. Die Liste ist nur zum Lesen: Ein Klick auf einen Beleg öffnet ihn unter Eingangsbeleg bearbeiten.

Der Reiter erscheint nur für Benutzer, die Eingangsrechnungen sehen dürfen.

Woher die Zuordnung kommt. Das Fahrzeug wird an der einzelnen Belegposition gesetzt — entweder von der automatischen Belegerkennung anhand des Kennzeichens auf dem Beleg oder von Hand im Eingangsbeleg. Änderst du die Zuordnung dort, aktualisiert sich diese Liste sofort.

Seitenleiste und Änderungsprotokoll

Rechts neben den Reitern liegen zwei Panels: Aktivitäten mit den Aufgaben und Anrufen zu diesem Fahrzeug — über die Symbole legst du eine Aufgabe oder einen Anruf an — und Dokumente für Dateien wie Zulassungsschein, Leasingvertrag oder Prüfbericht. Der letzte Reiter mit dem Uhrensymbol zeigt das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld des Fahrzeugs geändert hat.

Aktionen

Fahrzeug bearbeiten. Kopfzeile Bearbeiten, Werte ändern, Speichern. Die Bestätigungsmeldung nennt fälschlich „Prompt"; gespeichert wurde das Fahrzeug.

Wartung anlegen. Reiter Wartung, Pluszeichen, Name und nächstes Datum eintragen, bei Bedarf Wiederholung und Erinnerung setzen, Speichern.

Wartung löschen. Zeilenmenü Wartung löschen, die Rückfrage „Soll diese 'Wartung' wirklich gelöscht werden?" mit Ja, löschen bestätigen.

Fahrzeug löschen. Menü in der Kopfzeile, Löschen, die Rückfrage „Soll das Fahrzeug wirklich gelöscht werden?" bestätigen. Danach landest du wieder in der Fahrzeugliste. Zwei Dinge solltest du vorher wissen: Fahrzeuge, mit denen jemals eine Fahrt in einem Arbeitsbericht erfasst wurde, lassen sich nicht löschen — der Vorgang bricht mit einer Fehlermeldung ab. Und bereits angelegte Wartungseinträge werden nicht mitgelöscht; lösch sie vorher hier im Reiter Wartung.

Verwandte Seiten

• Fahrzeuge
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Benutzer
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum bekomme ich keine Wartungserinnerung? Drei Bedingungen müssen zusammenkommen: Das Kästchen Erinnerung senden ist gesetzt, im Wartungseintrag ist ein Mitarbeiter hinterlegt, und dieser Mitarbeiter hat eine E-Mail-Adresse. Außerdem verschickt flinkest die Erinnerung nur innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin und nur einmal je Zyklus — nach dem Termin kommt keine mehr.

An wen geht die Wartungserinnerung? An den Mitarbeiter, der im Wartungseintrag steht. Der zugewiesene Fahrer des Fahrzeugs bekommt sie nicht automatisch — wenn er sie bekommen soll, trag ihn im Wartungseintrag ein.

Was passiert mit einer wiederkehrenden Wartung, wenn der Termin vorbei ist? Sie rückt automatisch weiter: Das Datum wird um den eingestellten Abstand nach vorn gesetzt, so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt, und die Erinnerung ist für den neuen Zyklus wieder freigeschaltet. Nicht wiederkehrende Wartungen bleiben mit ihrem alten Datum stehen.

Kann ich beim Typ der Wartung aus einer Liste wählen? Nein, das Feld ist frei beschreibbar. Nimm im Betrieb immer dieselben Bezeichnungen, dann bleibt die Spalte Typ in der Liste auswertbar.

Warum sehe ich den Reiter „Eingangsrechnungen" nicht? Er erscheint nur für Benutzer, die Eingangsrechnungen sehen dürfen. Fehlt dieses Recht, wird der Reiter ausgeblendet.

Warum meldet flinkest nach dem Speichern „Prompt wurde gespeichert"? Das ist ein Textfehler in der Bestätigungsmeldung dieser Seite. Gespeichert wurde das Fahrzeug — die Werte in der Übersicht aktualisieren sich unmittelbar danach.