Fahrzeugdetails

Die Detailseite eines Fahrzeugs bündelt alles, was zu diesem Wagen gehört, in vier Reitern: die Stammdaten, die geplanten Wartungen mit Erinnerung per E-Mail, alle Eingangsbelege, auf denen es vorkommt, und sein Fahrtenbuch. Du erreichst sie aus der Liste unter Fahrzeuge mit einem Klick auf den Fahrzeugnamen; die Seite ist wie die gesamte Einstellungen-Sektion Administratoren vorbehalten, drei der vier Reiter brauchen zusätzlich eine eigene Berechtigung (siehe die jeweilige Sektion unten).

Übersicht-Reiter

Stammdaten ansehen

Zwei Blöcke fassen die Stammdaten zusammen: Allgemein mit Name, Kennzeichen (als Kennzeichenschild), Fahrgestellnummer, Kilometer (mit „km") und — nur wenn zu diesem Fahrzeug überhaupt schon einmal ein Wert dafür gespeichert wurde — Umsatzsteuer abzugsfähig mit Ja oder Nein; ein über die Schnittstelle ohne diese Einstellung angelegtes Fahrzeug zeigt die Zeile gar nicht, statt fälschlich „Nein" zu behaupten. Der zweite Block Zugewiesener Mitarbeiter nennt den Benutzer, dem das Fahrzeug zugeordnet ist; ist er inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv — dasselbe Muster wie bei einem Inventareintrag eines Kunden.

Fahrzeug bearbeiten

Die Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile öffnet denselben Dialog wie in der Fahrzeugliste — mit allen Feldern des geladenen Datensatzes vorbefüllt, im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter" stehen dabei nur aktive Benutzer zur Wahl. Speicherst du, meldet flinkest fälschlich „Prompt wurde gespeichert" statt einer fahrzeugbezogenen Bestätigung — ein Textfehler; gespeichert wurde tatsächlich das Fahrzeug, und die Werte in der Übersicht aktualisieren sich sofort. Der Button verschwindet, sobald das Fahrzeug archiviert ist (siehe „Fahrzeug löschen" unten).

Fahrzeug löschen

Das „..."-Menü in der Kopfzeile bietet Löschen, Rückfrage „Löschen von ‹Name›" bestätigen. Hatte das Fahrzeug noch nie eine Fahrt, einen Eingangsbeleg oder eine Wartung, wird es endgültig entfernt und du landest wieder in der Fahrzeugliste. War mindestens eine dieser drei Verknüpfungen schon einmal vorhanden, archiviert flinkest das Fahrzeug stattdessen — die Erfolgsmeldung ist in beiden Fällen dieselbe, aber im zweiten Fall bleibst du auf dieser Seite: Sie zeigt danach ein rotes Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert", die Schaltfläche Bearbeiten und der Löschen-Eintrag verschwinden, und von den vier Reitern bleibt nur Übersicht übrig — Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch sind ausgeblendet, obwohl die verknüpften Datensätze unverändert bestehen bleiben. Wartungseinträge werden beim Löschen nie mitentfernt, egal welcher der beiden Fälle eintritt; lösch sie vorher selbst im Reiter Wartung, wenn du sauber aufräumen willst.

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Rechts neben den Reitern liegen zwei Panels: Aktivitäten mit den Aufgaben und Anrufen zu diesem Fahrzeug — über die Symbole legst du eine Aufgabe oder einen Anruf an — und Dokumente für Dateien wie Zulassungsschein, Leasingvertrag oder Prüfbericht. Der letzte Reiter mit dem Uhrensymbol zeigt das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld des Fahrzeugs geändert hat, inklusive des Werts vor und nach der Änderung. Er bleibt auch an einem archivierten Fahrzeug erreichbar.

Wartung-Reiter

Wartungstermine ansehen

Der Reiter Wartung erscheint nur, wenn dein Benutzer Wartungen sehen darf; die Zahl im Reiter zeigt die Trefferanzahl. Die Liste hat vier Spalten — Name, Typ, Mitarbeiter und Datum —, ist nach dem nächsten Wartungstermin aufsteigend sortiert (der nächste fällige Termin steht also immer oben) und zeigt zehn Einträge je Seite. Ist der eingetragene Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv. Ohne Einträge steht dort ein Hinweis „Noch keine Einträge vorhanden".

Neue Wartung anlegen

Über das Pluszeichen in der Werkzeugleiste — sichtbar nur mit der zusätzlichen Berechtigung, Wartungen zu bearbeiten — öffnest du den Dialog Neue Wartung mit vier Blöcken: Allgemein mit Name (Pflicht), Typ (frei beschreibbar, keine vorgegebene Liste — Beispiele nennt der Hinweis „HU, §57a-Begutachtung, Service, Vignette") und Mitarbeiter (nur aktive Benutzer); Nächste Wartung als Pflicht-Datum, vergangene Tage sind nicht wählbar, Schnellwahl für Heute/Morgen liegt bei; Wiederholung mit dem Kästchen „wiederholt" und, wenn gesetzt, alle n Jahr(e)/Monat(e)/Woche(n) — ein Quartals-Rhythmus lässt sich hier nicht wählen, nimm „alle 3 Monat(e)"; Erinnerung mit dem Kästchen „Erinnerung senden" und der Anzahl Tage vorher.

Wer die Erinnerung bekommt. Die E-Mail geht an den Mitarbeiter, der im Wartungseintrag hinterlegt ist — nicht an den, der den Eintrag angelegt hat, und nicht an den zugewiesenen Fahrer des Fahrzeugs. Ohne hinterlegten Mitarbeiter, ohne dessen E-Mail-Adresse oder wenn er inzwischen deaktiviert ist, wird nichts versendet. Der Betreff lautet Wartungserinnerung gefolgt vom Namen des Eintrags.

Wann sie kommt. Ein täglicher Lauf prüft alle Wartungen mit eingeschalteter Erinnerung und hinterlegtem Mitarbeiter. Verschickt wird höchstens eine E-Mail je Wartungszyklus, und zwar innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin. Ist der Termin bereits vorbei, kommt keine Erinnerung mehr — versäumte Wartungen melden sich also nicht von selbst.

Wiederkehrende Wartungen rücken selbst weiter. Liegt der Termin einer wiederkehrenden Wartung in der Vergangenheit, setzt derselbe Lauf das Datum um den eingestellten Abstand nach vorn — so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt — und macht damit den Weg für die nächste Erinnerung frei. Der Eintrag wird also nie „abgehakt", er wandert einfach weiter. Nicht wiederkehrende Wartungen bleiben mit ihrem vergangenen Datum stehen, bis du sie änderst oder löschst.

Wartung bearbeiten und löschen

Ein Klick auf eine Zeile oder das Zeilenmenü Bearbeiten öffnet denselben Dialog vorbefüllt; beides verlangt die Berechtigung, Wartungen zu bearbeiten — fehlt nur sie, bleibt die Liste lesbar, aber ohne Pluszeichen, Zeilenmenü und ohne Reaktion auf einen Zeilenklick. Wartung löschen im Zeilenmenü fragt „Soll diese ‚Wartung' wirklich gelöscht werden?" nach, danach bestätigt flinkest mit „Wartung wurde gelöscht".

Wartungsliste exportieren

Wie andere Listen lässt sich auch diese Unterliste exportieren (Excel/CSV/PDF/JSON, aktuelle Seite oder alle Datensätze, 14 wählbare Felder) — fest auf dieses Fahrzeug beschränkt, damit keine fremden Wartungstermine hineinrutschen. Praktisch, um die Wartungshistorie eines Fahrzeugs an eine Werkstatt oder Versicherung weiterzugeben.

Eingangsrechnungen-Reiter

Zugehörige Eingangsbelege ansehen

Der Reiter Eingangsrechnungen erscheint nur, wenn dein Benutzer Eingangsrechnungen sehen darf; die Zahl im Reiter nennt die Anzahl. Gelistet werden alle Eingangsbelege, bei denen mindestens eine Position dieses Fahrzeug trägt — Tankbelege, Werkstattrechnungen, Reifen, Maut. Sortiert wird nach Belegdatum, der neueste zuerst, 25 Belege je Seite. Fehlt zu einer Zeile der Lieferant im Kontaktstamm (nur als Freitext auf dem Beleg erkannt), steht darüber der kursive Hinweis „Lieferant im System nicht gefunden" — erwartbar bei per KI-Scanner eingelesenen Belegen, deren Lieferant noch nicht als Kontakt angelegt wurde. Die Liste ist rein lesend, ohne eigenen Export: Ein Klick auf einen Beleg öffnet ihn unter Eingangsbeleg bearbeiten, wo auch die Fahrzeug-Zuordnung der Position selbst sitzt — ändert sich dort etwas, aktualisiert sich dieser Reiter automatisch.

Fahrtenbuch-Reiter

Fahrten dieses Fahrzeugs ansehen

Der Reiter Fahrtenbuch erscheint nur, wenn dein Benutzer Fahrtenbucheinträge sehen darf (ab Werk breiter vergeben als Wartung/Eingangsrechnungen: sowohl Administrator als auch Benutzer); die Zahl im Reiter zeigt die Gesamtanzahl der Fahrten. Je nach Fensterbreite zeigt die Liste zunächst nur Datum, Fahrer und Status (ein Symbol für gesperrt oder storniert); Kategorie und Distanz kommen dazu, sobald das Fenster genug Platz bietet — die Seitenleiste mit Aktivitäten/Dokumenten nimmt hier zusätzlich Platz weg. Die neueste Fahrt steht oben, zehn Einträge je Seite.

Ohne die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, siehst du hier möglicherweise nicht jede Fahrt. Das Backend schränkt zusätzlich zur Sichtbarkeit des Reiters selbst ein, welche Fahrten es ausliefert: ohne diese weiterreichende Berechtigung nur Fahrten, bei denen du selbst Fahrer bist, das Fahrzeug dir zugewiesen ist, oder es ein Poolfahrzeug ist — dieselbe Regel wie im eigenständigen Fahrtenbuch, nicht durch den Fahrzeug-Kontext aufgeweicht.

Neue Fahrt anlegen

Über das Pluszeichen — zusätzlich zur Sichtbarkeit des Reiters brauchst du dafür die Berechtigung, Fahrtenbucheinträge zu bearbeiten — öffnest du denselben Dialog Fahrt hinzufügen wie im eigenständigen Fahrtenbuch: Fahrzeug ist auf dieses Fahrzeug voreingestellt, lässt sich im Dialog aber auf ein anderes umstellen (der Eintrag landet dann nicht mehr in der Liste dieses Fahrzeugs — die Seite warnt davor nicht). Fahrer startet auf diesem Reiter immer mit dir selbst befüllt; hast du die Berechtigung, einen anderen Fahrer zuzuweisen, oder die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, lässt sich hier trotzdem eine andere Person wählen — genau wie im eigenständigen Fahrtenbuch. Ohne eine der beiden Berechtigungen bleibt das Feld auf dich gesperrt. Kategorie (Vorgabe „Dienstlich"), Fahrtzeit von/bis, Kilometerstand von/bis und — nur bei „Dienstlich" — Von/Nach-Ort, Zweck und Geschäftspartner funktionieren wie im Fahrtenbuch beschrieben. Speichern bestätigt mit „Fahrt wurde gespeichert".

Kilometerstand als Startwert. Das Feld Kilometer im Dialog „Fahrzeug bearbeiten" dient als Start-Kilometerstand für die allererste Fahrt dieses Fahrzeugs im Fahrtenbuch, solange noch keine erfasst wurde — danach übernimmt jede neue Fahrt automatisch den Endstand der vorherigen.

Fahrt bearbeiten und gesperrte Fahrt stornieren

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Eintrag; es gibt kein eigenes Zeilenmenü. Nach Ablauf einer Karenzfrist (Voreinstellung 7 Tage) sperrt ein automatischer Lauf jede Fahrt gegen weitere Änderungen — das Formular zeigt dann den Hinweis „Dieser Eintrag ist gesperrt und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden", alle Felder sind ausgegraut, kein Speichern-Button mehr. Einzig zulässiger Korrekturweg ist danach Stornieren: ein Grund-Textfeld plus die Schaltfläche „Diesen Eintrag stornieren" im selben Dialog, mit der Rückfrage „Dies kann nicht rückgängig gemacht werden". Nach dem Bestätigen meldet flinkest „Fahrt wurde storniert", die Zeile zeigt danach das Status-Symbol für „Storniert" — der Eintrag bleibt sichtbar (lückenloses Fahrtenbuch, Audit-Trail), eine neue, korrigierte Fahrt musst du separat anlegen. Ein bereits stornierter Eintrag zeigt beim erneuten Öffnen „Dieser Eintrag ist storniert und kann nicht mehr geändert werden" inklusive Grund, ebenfalls ohne Speichern-Button.

Verwandte Seiten

• Fahrzeuge
• Fahrtenbuch
• Fahrtenbuch-Einstellungen
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Benutzer
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum bekomme ich keine Wartungserinnerung? Mehrere Bedingungen müssen zusammenkommen: Das Kästchen Erinnerung senden ist gesetzt, im Wartungseintrag ist ein Mitarbeiter hinterlegt, dieser Mitarbeiter hat eine E-Mail-Adresse und ist nicht deaktiviert. Außerdem verschickt flinkest die Erinnerung nur innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin und nur einmal je Zyklus — nach dem Termin kommt keine mehr.

Kann ich beim Anlegen einer Fahrt über diesen Reiter einen anderen Fahrer eintragen? Das Feld startet mit dir selbst befüllt, lässt sich mit der Berechtigung, einen Fahrer zuzuweisen, oder mit der Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten, aber auf eine andere Person umstellen. Ohne eine der beiden Berechtigungen bleibt es auf dich gesperrt.

Warum sehe ich den Reiter „Wartung" oder „Eingangsrechnungen" nicht? Beide Reiter erscheinen nur für Benutzer mit der passenden Leseberechtigung. Fehlt bei Wartung nur die Berechtigung zum Bearbeiten, bleibt der Reiter sichtbar, aber ohne Pluszeichen und Zeilenmenü.

Was passiert mit einer wiederkehrenden Wartung, wenn der Termin vorbei ist? Sie rückt automatisch weiter: Das Datum wird um den eingestellten Abstand nach vorn gesetzt, so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt, und die Erinnerung ist für den neuen Zyklus wieder freigeschaltet.

Warum meldet flinkest nach dem Speichern „Prompt wurde gespeichert"? Das ist ein Textfehler in der Bestätigungsmeldung dieser Seite. Gespeichert wurde das Fahrzeug — die Werte in der Übersicht aktualisieren sich unmittelbar danach.

Kann ich eine gesperrte Fahrt noch korrigieren? Nicht direkt bearbeiten, aber stornieren: Öffne die Fahrt, trag im gesperrten Formular einen Grund ein und klicke auf „Diesen Eintrag stornieren". Der Eintrag bleibt danach sichtbar, für die korrekte Fahrt legst du einen neuen Eintrag an.