Fahrzeugdetails
Zuletzt aktualisiert: 2026-11-09
Video: Fahrzeugakte: Wartung, Belege und Fahrtenbuch (7:27)
Video: Fuhrpark verwalten: Fahrzeuge anlegen, Vorsteuer und Kostenstelle festlegen (8:55)
Die Detailseite eines Fahrzeugs bündelt alles, was zu diesem Wagen gehört, in vier Reitern: die Stammdaten, die geplanten Wartungen mit Erinnerung per E-Mail, alle Eingangsbelege, auf denen es vorkommt, und sein Fahrtenbuch. Du erreichst sie aus der Liste unter Fahrzeuge mit einem Klick auf den Fahrzeugnamen; die Seite ist wie die gesamte Einstellungen-Sektion Administratoren vorbehalten. Den Reiter Eingangsrechnungen gibt es zusätzlich nur bei eingeschaltetem Modul Eingangsrechnungen (siehe die Sektion unten).
Die Seite gibt es nur, solange das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ohne Administratorrecht endet der Aufruf auf der Seite für fehlende Berechtigung; als Administrator landest du bei ausgeschaltetem Modul Fahrzeuge auf der Seite „Modul ausgeschaltet". Die Fahrzeuge und ihre Fahrten, Wartungen und Belegzuordnungen werden dabei nicht gelöscht.

Übersicht-Reiter
Stammdaten ansehen
Zwei Blöcke fassen die Stammdaten zusammen: Allgemein mit Name, Kennzeichen (als Kennzeichenschild), Fahrgestellnummer, Kilometer (mit „km") und Umsatzsteuer abzugsfähig mit „Ja", „Nein" oder „Nicht festgelegt" — Letzteres, solange für das Fahrzeug nichts gewählt wurde. Der Unterschied ist mehr als Anzeige: Steht hier Nein, bucht der Buchhaltungsexport die Vorsteuer der Eingangsbeleg-Positionen mit diesem Fahrzeug als nicht abzugsfähig (im BMD-Format Steuercode 42 statt 2) — außer als Kleinunternehmer, dann gibt es ohnehin keinen Vorsteuerabzug. Bei Ja und bei Nicht festgelegt bleibt der Steuercode unverändert — mit einer Ausnahme: Bei einem Elektroauto mit Anschaffungskosten über € 80.000 gibt es von Gesetzes wegen keinen Vorsteuerabzug, deshalb exportiert flinkest dessen Vorsteuer auch bei Nicht festgelegt als nicht abzugsfähig (siehe „Elektroauto: Antriebsart, Anschaffungskosten und Eigenverbrauchsanteil"); eine bewusste Antwort Ja oder Nein hat immer Vorrang. Im BMD-Format geht das Kennzeichen in allen Fällen mit in die Buchungsdatei. Details unter Umsatzsteuer abzugsfähig festlegen.
Fahrzeuge ohne Vorsteuerabzug einmal auf „Nein" stellen. Ohne bewusste Wahl bleibt es bei „Nicht festgelegt" — auch bei Fahrzeugen, die früher als Nein gespeichert waren. Darfst du die Vorsteuer für das Fahrzeug nicht abziehen, wähl über Bearbeiten einmal Nein.
Der zweite Block Zugewiesener Mitarbeiter nennt den Benutzer, dem das Fahrzeug zugeordnet ist; ist er inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv — dasselbe Muster wie bei einem Inventareintrag eines Kunden.
Nicht in der Übersicht stehen die übrigen Felder aus dem Block Buchhaltung: Antriebsart, Anschaffungskosten (brutto), Eigenverbrauchsanteil (Luxustangente), Hinweise zum Erkennen von Belegen, Kostenstelle und Kostenschlüssel. Du siehst und änderst sie über Bearbeiten (siehe unten).
Fahrzeug bearbeiten
Die Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile öffnet denselben Dialog wie in der Fahrzeugliste — mit allen Feldern des geladenen Datensatzes vorbefüllt, im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter" stehen dabei nur aktive Benutzer zur Wahl. Im Block Buchhaltung pflegst du hier auch die Auswahl Umsatzsteuer abzugsfähig (Ja, Nein oder Nicht festgelegt, siehe oben), die drei Angaben zum Elektroauto (Antriebsart, Anschaffungskosten und Eigenverbrauchsanteil, siehe unten), die Hinweise zum Erkennen von Belegen (z. B. Tankkarten- oder Leasingvertragsnummer, damit die Belegerkennung Positionen diesem Fahrzeug zuordnet) und die Kostenstelle oder den Kostenschlüssel, die neue Eingangsbeleg-Positionen mit diesem Fahrzeug als Vorgabe bekommen. Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit „Fahrzeug wurde gespeichert", und die Werte in der Übersicht aktualisieren sich sofort. Der Button verschwindet, sobald das Fahrzeug archiviert ist (siehe „Fahrzeug löschen" unten).
Elektroauto: Antriebsart, Anschaffungskosten und Eigenverbrauchsanteil
Für Elektroautos hängt der Vorsteuerabzug in Österreich am Kaufpreis: Bis Anschaffungskosten von € 40.000 ist die Vorsteuer voll abzugsfähig. Zwischen € 40.000 und € 80.000 bleibt der Abzug voll, der Anteil über € 40.000 ist aber als Eigenverbrauch zu versteuern — die sogenannte Luxustangente. Über € 80.000 gibt es keinen Vorsteuerabzug mehr. Damit der Buchhaltungsexport das von selbst richtig rechnet, hinterlegst du über Bearbeiten im Block Buchhaltung drei Angaben:
- Antriebsart — eine Schaltflächenreihe mit Elektro, Verbrenner, Hybrid, Sonstiges und Nicht festgelegt (die Vorgabe). Nur Elektro löst die Regel aus; ein Hybrid ist damit nicht gemeint.
- Anschaffungskosten (brutto) — der Kaufpreis einschließlich Umsatzsteuer. Er entscheidet, in welche der drei Stufen das Fahrzeug fällt; ohne Betrag bleibt alles wie bisher. Das Info-Symbol am Feld nennt die Stufen: „Elektroautos: bis € 40.000 voller Vorsteuerabzug, € 40.000–80.000 ist der Anteil über € 40.000 Eigenverbrauch, über € 80.000 kein Vorsteuerabzug."
- Eigenverbrauchsanteil (Luxustangente) — der Prozentsatz, der als Eigenverbrauch versteuert wird. Lässt du das Feld leer, rechnet flinkest ihn aus dem Kaufpreis: (Anschaffungskosten − € 40.000) ÷ Anschaffungskosten. Trägst du einen Wert ein, gilt dieser — das Feld gibt es, weil den Satz in der Praxis die Steuerberatung vorgibt. Ihr Hinweis steht auch am Feld: „Legt die Steuerberatung fest. Leer = berechnet: (Anschaffungskosten – € 40.000) / Anschaffungskosten."
Was damit passiert. Liegen die Anschaffungskosten zwischen € 40.000 und € 80.000, legt flinkest zu jeder Position mit abzugsfähiger Vorsteuer, die dieses Fahrzeug trägt — auf einer Eingangsrechnung oder einem Barbeleg —, eine eigene Eigenverbrauchs-Zeile an — aber nur für Positionen auf den Konten, die in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Konten mit kaufpreisabhängigen Fahrzeugkosten markiert sind (etwa Leasing oder Reparaturen; Strom und andere laufende Kosten bleiben draußen). Diese Zeilen siehst du in der Buchhaltungs-Übersicht unter den Buchungszeilen und in der Vorschau des Buchhaltungsexports. Liegen die Anschaffungskosten über € 80.000 und ist Umsatzsteuer abzugsfähig nicht beantwortet, geht die Vorsteuer dieses Fahrzeugs als nicht abzugsfähig in den Export; eine bewusste Antwort Ja oder Nein hat Vorrang. Unter € 40.000 ändert sich nichts. Gilt für deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung, entsteht ebenfalls keine Eigenverbrauchs-Zeile — ohne Vorsteuerabzug gibt es nichts zu neutralisieren.
Änderungen wirken nach. Speicherst du Antriebsart, Anschaffungskosten, Eigenverbrauchsanteil, die Auswahl Umsatzsteuer abzugsfähig oder das Kennzeichen, zieht flinkest die noch nicht exportierten Buchungszeilen zu diesem Fahrzeug nach: Eigenverbrauchs-Zeilen entstehen, ändern sich oder fallen weg. Schon exportierte Zeilen, von Hand geänderte Zeilen und Zeilen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode bleiben unverändert. Hat deine Steuerberatung einen Zugang zum Kanzleiportal, kann sie dieselben drei Angaben dort pflegen — ihr arbeitet auf denselben Werten.
Fahrzeug löschen
Das „..."-Menü in der Kopfzeile bietet Löschen. Die Rückfrage „Löschen von ‹Name›" mit dem Text „Soll das Fahrzeug wirklich gelöscht werden?" bestätigst du mit Ja, löschen; danach meldet flinkest „Das Fahrzeug wurde gelöscht." und du landest wieder in der Fahrzeugliste.
Was dabei mit dem Fahrzeug geschieht, hängt davon ab, wo es schon verwendet wurde. Hatte es noch nie eine Fahrt, eine Eingangsbeleg-Position oder eine Wartung und hängt es weder an einem Vertrag noch an einer Buchungszeile der Buchhaltung, wird es endgültig entfernt. Gibt es mindestens eine dieser Verknüpfungen, archiviert flinkest das Fahrzeug stattdessen, damit Vertrag, Buchungen und Fahrtenbuch ihr Fahrzeug samt Kennzeichen behalten. Das gilt auch für spätere Buchungen: Die nächste Buchung eines Vertrags mit diesem Fahrzeug bucht weiterhin mit seinem Kennzeichen und nach seiner Angabe zum Vorsteuerabzug, und Eingangsbeleg-Positionen, an denen es hängt, behalten diese Vorsteuerregel im Export — bei Nein also im BMD-Format Steuercode 42 statt 2. Neu auswählen lässt sich ein archiviertes Fahrzeug nicht mehr. Meldung und Rückkehr zur Liste sind in beiden Fällen dieselben; ein archiviertes Fahrzeug fehlt danach in der Liste. Rufst du seine Detailseite über eine bereits bekannte Adresse wieder auf, zeigt sie ein rotes Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert", die Schaltfläche Bearbeiten und der Löschen-Eintrag fehlen, und von den vier Reitern bleibt nur Übersicht übrig — Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch sind ausgeblendet, obwohl die verknüpften Datensätze unverändert bestehen bleiben. Wartungseinträge werden beim Löschen nie mitentfernt, egal welcher der beiden Fälle eintritt; lösch sie vorher selbst im Reiter Wartung, wenn du sauber aufräumen willst.
Fahrten eines archivierten Fahrzeugs. Ein archiviertes Fahrzeug steht für neue Fahrten nicht mehr zur Wahl. Seine bisherigen Fahrten bleiben im Fahrtenbuch erhalten.
Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll
Rechts neben den Reitern liegen zwei Panels: Aktivitäten mit den Aufgaben zu diesem Fahrzeug — über das Symbol in der Kopfzeile des Panels legst du eine neue Aufgabe an — und Dokumente für Dateien wie Zulassungsschein, Leasingvertrag oder Prüfbericht. Der letzte Reiter mit dem Uhrensymbol zeigt das Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld des Fahrzeugs geändert hat, inklusive des Werts vor und nach der Änderung. Er bleibt auch an einem archivierten Fahrzeug erreichbar.
Wartung-Reiter
Wartungstermine ansehen
Der Reiter Wartung listet die geplanten Wartungstermine dieses Fahrzeugs; die Zahl im Reiter zeigt die Trefferanzahl. Die Liste hat vier Spalten — Name, Typ, Mitarbeiter und Datum —, ist nach dem nächsten Wartungstermin aufsteigend sortiert (der nächste fällige Termin steht also immer oben) und zeigt zehn Einträge je Seite. Bei einer wiederkehrenden Wartung steht unter dem Namen ihr Rhythmus mit Wiederholungssymbol, etwa „alle 1 Jahr", „alle 2 Quartale" oder „alle 6 Monate"; unter dem Datum zeigt flinkest die verbleibende Zeit bis zum Termin („noch …"). Ist der eingetragene Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv. Ohne Einträge steht dort ein Hinweis „Noch keine Einträge vorhanden".

Neue Wartung anlegen
Über das Pluszeichen in der Werkzeugleiste öffnest du den Dialog Neue Wartung mit vier Blöcken: Allgemein mit Name (Pflicht), Typ (ein freies Textfeld ohne vorgegebene Liste — Beispiele nennt der Hinweis „z. B. §57a-Begutachtung, Service, Vignette") und Mitarbeiter (nur aktive Benutzer); Nächste Wartung als Pflicht-Datum, vergangene Tage sind nicht wählbar, Schnellwahl für Heute/Morgen liegt bei; Wiederholung mit dem Kästchen „wiederholt" und, wenn gesetzt, alle n Jahr(e)/Quartal(e)/Monat(e)/Woche(n); Erinnerung mit dem Kästchen „Erinnerung senden" und der Anzahl Tage vorher.
Wer die Erinnerung bekommt. Die E-Mail geht an den Mitarbeiter, der im Wartungseintrag hinterlegt ist — nicht an den, der den Eintrag angelegt hat, und nicht an den zugewiesenen Fahrer des Fahrzeugs. Ohne hinterlegten Mitarbeiter, ohne dessen E-Mail-Adresse oder wenn er inzwischen deaktiviert ist, wird nichts versendet. Der Betreff lautet Wartungserinnerung gefolgt vom Namen des Eintrags.
Wann sie kommt. Ein täglicher Lauf prüft alle Wartungen mit eingeschalteter Erinnerung und hinterlegtem Mitarbeiter. Verschickt wird höchstens eine E-Mail je Wartungszyklus, und zwar innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin. Ist der Termin bereits vorbei, kommt keine Erinnerung mehr — versäumte Wartungen melden sich also nicht von selbst. Ist das Modul Fahrzeuge ausgeschaltet, lässt der Lauf die Wartungen von Fahrzeugen ganz aus: Es gehen keine Erinnerungen hinaus, und wiederkehrende Termine rücken nicht weiter.
Wiederkehrende Wartungen rücken selbst weiter. Liegt der Termin einer wiederkehrenden Wartung in der Vergangenheit, setzt derselbe Lauf das Datum um den eingestellten Abstand nach vorn — so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt — und macht damit den Weg für die nächste Erinnerung frei. Bei Jahren, Quartalen und Monaten bleibt der Tag erhalten; gibt es ihn im Zielmonat nicht, nimmt flinkest den Monatsletzten (31. März plus ein Quartal ergibt den 30. Juni). Der Eintrag wird also nie „abgehakt", er wandert einfach weiter. Nicht wiederkehrende Wartungen bleiben mit ihrem vergangenen Datum stehen, bis du sie änderst oder löschst.
Wartung bearbeiten und löschen
Ein Klick auf eine Zeile oder das Zeilenmenü Bearbeiten öffnet denselben Dialog vorbefüllt. Wartung löschen im Zeilenmenü fragt „Soll diese 'Wartung' wirklich gelöscht werden?" nach, danach bestätigt flinkest mit „Wartung wurde gelöscht".
Wartungsliste exportieren
Wie andere Listen lässt sich auch diese Unterliste exportieren (Excel/CSV/PDF/JSON, aktuelle Seite oder alle Datensätze, 14 wählbare Felder) — fest auf dieses Fahrzeug beschränkt, damit keine fremden Wartungstermine hineinrutschen. Praktisch, um die Wartungshistorie eines Fahrzeugs an eine Werkstatt oder Versicherung weiterzugeben.
Eingangsrechnungen-Reiter
Zugehörige Eingangsbelege ansehen
Den Reiter Eingangsrechnungen gibt es nur, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; die Zahl im Reiter nennt die Anzahl. Gelistet werden alle Eingangsbelege, bei denen mindestens eine Position dieses Fahrzeug trägt — Tankbelege, Werkstattrechnungen, Reifen, Maut. Sortiert wird nach Belegdatum, der neueste zuerst, 25 Belege je Seite. Fehlt zu einer Zeile der Lieferant im Kontaktstamm (nur als Freitext auf dem Beleg erkannt), steht darüber der kursive Hinweis „Lieferant im System nicht gefunden" — erwartbar bei per KI-Scanner eingelesenen Belegen, deren Lieferant noch nicht als Kontakt angelegt wurde. Die Liste ist rein lesend, ohne eigenen Export: Ein Klick auf einen Beleg öffnet ihn unter Eingangsbeleg bearbeiten, wo auch die Fahrzeug-Zuordnung der Position selbst sitzt — ändert sich dort etwas, aktualisiert sich dieser Reiter automatisch. Damit die Belegerkennung Positionen diesem Fahrzeug zuordnet, helfen Kennzeichen, Fahrgestellnummer und die Hinweise zum Erkennen von Belegen.
Fahrtenbuch-Reiter
Fahrten dieses Fahrzeugs ansehen
Der Reiter Fahrtenbuch zeigt die Fahrten dieses Fahrzeugs; die Zahl im Reiter zeigt die Gesamtanzahl der Fahrten. Je nach Breite zeigt die Liste als Tabelle zunächst nur Datum, Fahrer und Status; Kategorie und Distanz kommen dazu, sobald genug Platz ist. Die Seitenleiste mit Aktivitäten/Dokumenten nimmt hier zusätzlich Platz weg. Wird der Bereich sehr schmal, zeigt die Liste jede Fahrt als Karte mit allen fünf Angaben. Die neueste Fahrt steht oben, zehn Einträge je Seite; über die Seitenumschaltung unter der Liste blätterst du zu älteren Fahrten.
In der Spalte Status steht ein Symbol für Storniert oder Gesperrt; offene Fahrten haben dort kein Symbol. Als gesperrt gilt eine Fahrt, deren Sperrfrist abgelaufen ist, und ebenso eine Fahrt, die zu einem abgeschlossenen Arbeitsbericht gehört — beide lassen sich nur noch stornieren (siehe unten).

Neue Fahrt anlegen
Über das Pluszeichen öffnest du denselben Dialog Fahrt hinzufügen wie im eigenständigen Fahrtenbuch: Fahrzeug ist auf dieses Fahrzeug voreingestellt, lässt sich im Dialog aber auf ein anderes umstellen (der Eintrag landet dann nicht mehr in der Liste dieses Fahrzeugs — die Seite warnt davor nicht). Fahrer startet auf diesem Reiter immer mit dir selbst befüllt; du kannst dort aber einen anderen Mitarbeiter wählen, etwa wenn du eine Fahrt für einen Mitarbeiter nachträgst. Kategorie (Vorgabe „Dienstlich"), Fahrtzeit von/bis, Kilometerstand von/bis und — nur bei „Dienstlich" — Von/Nach-Ort, Zweck und Geschäftspartner funktionieren wie im Fahrtenbuch beschrieben. Speichern bestätigt mit „Fahrt wurde gespeichert".
Kilometerstand als Startwert. Schon beim Öffnen des Dialogs übernimmt das Formular den Endstand und das Ziel der letzten nicht stornierten Fahrt dieses Fahrzeugs als Kilometerstand von und Von (Ort) — wie im eigenständigen Fahrtenbuch. Gibt es noch keine Fahrt, nimmt es den Wert aus dem Feld Kilometer des Fahrzeugs. Stellst du im Feld Fahrzeug auf ein anderes Fahrzeug um, ersetzt es diese beiden Werte durch die des neuen Fahrzeugs, solange du sie nicht selbst geändert hast.
Fahrt bearbeiten und gesperrte Fahrt stornieren
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Eintrag im Dialog Fahrt bearbeiten; es gibt kein eigenes Zeilenmenü. Nach Ablauf einer Karenzfrist (Voreinstellung 7 Tage, einstellbar in den Fahrtenbuch-Einstellungen) sperrt ein automatischer Lauf jede Fahrt gegen weitere Änderungen — das Formular zeigt dann den Hinweis „Dieser Eintrag ist gesperrt und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden", alle Felder sind ausgegraut, kein Speichern-Button mehr.
Fahrt an einem abgeschlossenen Arbeitsbericht. Gehört die Fahrt zu einem abgeschlossenen Arbeitsbericht — dazu zählt auch ein archivierter —, ist sie ebenso schreibgeschützt, auch wenn ihre Sperrfrist noch läuft: Das Formular zeigt „Dieser Eintrag gehört zu einem abgeschlossenen Arbeitsbericht und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden.", alle Felder sind ausgegraut, kein Speichern-Button. Die Fahrt lässt sich dann weder löschen noch vom Arbeitsbericht lösen; so bleiben Arbeitsbericht und Fahrtenbuch deckungsgleich.
Stornieren. Einzig zulässiger Korrekturweg in beiden Fällen ist Stornieren: ein Grund-Textfeld plus die Schaltfläche „Diesen Eintrag stornieren" im selben Dialog, mit der Rückfrage „Möchten Sie diesen Fahrtenbuch-Eintrag wirklich stornieren? Dies kann nicht rückgängig gemacht werden." Nach dem Bestätigen meldet flinkest „Fahrt wurde storniert", die Zeile zeigt danach das Status-Symbol für Storniert — der Eintrag bleibt sichtbar (lückenloses Fahrtenbuch, Audit-Trail), eine neue, korrigierte Fahrt musst du separat anlegen. Ein bereits stornierter Eintrag zeigt beim erneuten Öffnen „Dieser Eintrag ist storniert und kann nicht mehr geändert werden." inklusive Grund, ebenfalls ohne Speichern-Button.
Verwandte Seiten
- Fahrzeuge
- Fahrtenbuch
- Fahrtenbuch-Einstellungen
- Eingangsrechnungen
- Eingangsbeleg bearbeiten
- Buchhaltungsexport
- Verträge
- Buchhaltungs-Übersicht
- Buchhaltungs-Einstellungen
- Module
- Arbeitsbericht bearbeiten
- Benutzer
- Allgemeine Einstellungen
Häufige Fragen
Warum bekomme ich keine Wartungserinnerung? Mehrere Bedingungen müssen zusammenkommen: Das Kästchen Erinnerung senden ist gesetzt, im Wartungseintrag ist ein Mitarbeiter hinterlegt, dieser Mitarbeiter hat eine E-Mail-Adresse und ist nicht deaktiviert. Außerdem verschickt flinkest die Erinnerung nur innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin und nur einmal je Zyklus — nach dem Termin kommt keine mehr. Ist das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module ausgeschaltet, gehen für Fahrzeug-Wartungen gar keine Erinnerungen hinaus.
Kann ich beim Anlegen einer Fahrt über diesen Reiter einen anderen Fahrer eintragen? Ja. Das Feld Fahrer startet mit dir selbst befüllt, du kannst dort aber einen anderen Mitarbeiter wählen.
Warum sehe ich die Reiter „Wartung", „Eingangsrechnungen" und „Fahrtenbuch" nicht? Ist das Fahrzeug archiviert — erkennbar am roten Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" —, bleibt von den vier Reitern nur noch Übersicht übrig; die Wartungen, Belege und Fahrten bleiben dabei unverändert bestehen. Fehlt nur der Reiter „Eingangsrechnungen", ist das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module ausgeschaltet.
Was passiert mit einer wiederkehrenden Wartung, wenn der Termin vorbei ist? Sie rückt automatisch weiter: Das Datum wird um den eingestellten Abstand nach vorn gesetzt, so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt, und die Erinnerung ist für den neuen Zyklus wieder freigeschaltet.
Warum lässt sich eine Fahrt nicht bearbeiten, obwohl die Sperrfrist noch nicht abgelaufen ist? Die Fahrt gehört zu einem abgeschlossenen oder archivierten Arbeitsbericht. Solche Fahrten sind schreibgeschützt und lassen sich nur noch stornieren; die korrekte Fahrt legst du danach neu an.
Kann ich eine gesperrte Fahrt noch korrigieren? Nicht direkt bearbeiten, aber stornieren: Öffne die Fahrt, trag im gesperrten Formular einen Grund ein und klicke auf „Diesen Eintrag stornieren". Der Eintrag bleibt danach sichtbar, für die korrekte Fahrt legst du einen neuen Eintrag an.
Häufige Fragen zu dieser Seite
Warum bekomme ich keine Wartungserinnerung?
Mehrere Bedingungen müssen zusammenkommen: Das Kästchen Erinnerung senden ist gesetzt, im Wartungseintrag ist ein Mitarbeiter hinterlegt, dieser Mitarbeiter hat eine E-Mail-Adresse und ist nicht deaktiviert. Außerdem verschickt flinkest die Erinnerung nur innerhalb der eingestellten Tage vor dem Termin und nur einmal je Zyklus — nach dem Termin kommt keine mehr. Ist das Modul Fahrzeuge unter Einstellungen → Module ausgeschaltet, gehen für Fahrzeug-Wartungen gar keine Erinnerungen hinaus.
Was passiert mit einer wiederkehrenden Wartung, wenn der Termin vorbei ist?
Sie rückt automatisch weiter: Das Datum wird um den eingestellten Abstand nach vorn gesetzt, so oft, bis es wieder in der Zukunft liegt, und die Erinnerung ist für den neuen Zyklus wieder freigeschaltet.
Warum sehe ich den Reiter „Wartung" nicht?
Er erscheint nur für Benutzer, die Wartungen sehen dürfen. Fehlt dir nur die Berechtigung zum Bearbeiten, siehst du die Liste weiterhin, aber ohne Pluszeichen zum Anlegen und ohne Zeilenmenü zum Bearbeiten oder Löschen.
Warum sehe ich den Reiter „Eingangsrechnungen" nicht?
Er erscheint nur für Benutzer, die Eingangsrechnungen sehen dürfen. Fehlt dieses Recht, wird der Reiter ausgeblendet.
Kann ich beim Anlegen einer Fahrt über diesen Reiter einen anderen Fahrer eintragen?
Ja. Das Feld Fahrer startet mit dir selbst befüllt, du kannst dort aber einen anderen Mitarbeiter wählen.
Kann ich eine gesperrte Fahrt noch korrigieren?
Nicht direkt bearbeiten, aber stornieren: Öffne die Fahrt, trag im gesperrten Formular einen Grund ein und klicke auf „Diesen Eintrag stornieren". Der Eintrag bleibt danach sichtbar, für die korrekte Fahrt legst du einen neuen Eintrag an.
Was bedeutet die Zeile „Umsatzsteuer abzugsfähig“ in der Übersicht?
Die Zeile zeigt den Stand am Fahrzeug — „Ja“, „Nein“ oder „Nicht festgelegt“ —, und das wirkt im Buchhaltungsexport: Bei Nein gehen Eingangsbeleg-Positionen mit diesem Fahrzeug mit nicht abzugsfähiger Vorsteuer hinaus (im BMD-Format Steuercode 42 statt 2) — außer als Kleinunternehmer, dann gibt es ohnehin keinen Vorsteuerabzug. Bei Ja und bei Nicht festgelegt bleibt der Steuercode unverändert — außer bei einem Elektroauto mit Anschaffungskosten über € 80.000: Dort gilt auch „Nicht festgelegt“ als nicht abzugsfähig, eine bewusste Antwort Ja hat aber Vorrang. „Nicht festgelegt“ steht, solange niemand Ja oder Nein gewählt hat; früher als Nein gespeicherte Fahrzeuge stehen ebenfalls darauf. Darfst du die Vorsteuer für das Fahrzeug nicht abziehen, wähl über Bearbeiten einmal Nein.
Wie ändere ich die Stammdaten eines Fahrzeugs auf seiner Detailseite?
Über die Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile. Sie öffnet denselben Dialog wie in der Fahrzeugliste, mit allen Werten vorbefüllt; im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter“ stehen nur aktive Benutzer zur Wahl. Nach dem Speichern erscheint „Fahrzeug wurde gespeichert“, und die Übersicht zeigt sofort die neuen Werte. Bei einem archivierten Fahrzeug fehlt die Schaltfläche. Im Block Buchhaltung des Dialogs pflegst du auch die Hinweise zum Erkennen von Belegen sowie Kostenstelle oder Kostenschlüssel (diese drei Felder zeigt die Übersicht nicht an) und die Auswahl „Umsatzsteuer abzugsfähig“ (Ja, Nein oder Nicht festgelegt). Ein gewähltes Nein lässt den Buchhaltungsexport die Vorsteuer dieses Fahrzeugs als nicht abzugsfähig buchen; ohne Wahl bleibt es bei „Nicht festgelegt“ — das wirkt wie Ja, außer bei einem Elektroauto mit Anschaffungskosten über € 80.000. Dazu kommen im selben Block Antriebsart, Anschaffungskosten (brutto) und Eigenverbrauchsanteil eines Elektroautos.
Warum zeigt ein gelöschtes Fahrzeug nur noch Übersicht und Änderungsprotokoll?
Weil es nicht wirklich gelöscht, sondern archiviert wurde — das passiert automatisch, sobald das Fahrzeug schon eine Fahrt, eine Eingangsbeleg-Position oder einen Wartungseintrag hatte oder an einem Vertrag oder einer Buchungszeile hängt. Nach dem Löschen landest du in der Fahrzeugliste, in der es nicht mehr erscheint. Öffnest du seine Detailseite über eine bereits bekannte Adresse, zeigt sie ein rotes Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert“, Bearbeiten und Löschen fehlen, und die Reiter Wartung, Eingangsrechnungen und Fahrtenbuch sind ausgeblendet, obwohl die zugehörigen Datensätze unverändert bestehen bleiben.
Was bedeutet „alle 2 Quartale“ unter dem Namen einer Wartung?
Das ist der Rhythmus einer wiederkehrenden Wartung: Anzahl und Einheit aus dem Block Wiederholung des Wartungsdialogs, also Jahre, Quartale, Monate oder Wochen — etwa „alle 1 Jahr“ oder „alle 6 Monate“. Nach diesem Abstand rückt flinkest den Termin weiter, sobald er vorbei ist. Wartungen ohne Wiederholung zeigen dort nichts.
An wen geht die Wartungserinnerung?
An den Mitarbeiter, der im Wartungseintrag steht — nicht an den, der den Eintrag angelegt hat, und nicht automatisch an den zugewiesenen Fahrer des Fahrzeugs. Wenn er sie bekommen soll, trag ihn im Wartungseintrag ein. Verschickt wird nur, solange der Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hat, nicht deaktiviert ist und der Termin noch in der Zukunft liegt.
Wie ändere oder lösche ich einen Wartungstermin eines Fahrzeugs?
Im Reiter „Wartung“ öffnet ein Klick auf die Zeile oder Bearbeiten im Zeilenmenü den Termin im selben Dialog wie beim Anlegen, vorbefüllt mit den gespeicherten Werten. Wartung löschen im Zeilenmenü fragt „Soll diese 'Wartung' wirklich gelöscht werden?“ nach und bestätigt danach mit „Wartung wurde gelöscht“.
Kann ich die Wartungshistorie nur dieses Fahrzeugs exportieren?
Ja, über das Export-Symbol im Reiter „Wartung“: Der Export ist fest auf dieses Fahrzeug beschränkt, sodass keine Wartungstermine anderer Fahrzeuge hineinrutschen. Format, Umfang und die 14 wählbaren Felder funktionieren wie bei jedem anderen Listenexport.
Warum sehe ich den Reiter „Eingangsrechnungen“ nicht?
Den Reiter gibt es nur, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Außerdem blendet die Seite ihn bei einem archivierten Fahrzeug aus — erkennbar am roten Band „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert“; die zugeordneten Belege bleiben dabei unverändert bestehen.
Wie sehe ich alle Fahrten eines Fahrzeugs?
Im Reiter Fahrtenbuch auf der Detailseite des Fahrzeugs: Die Liste zeigt dessen Fahrten mit der neuesten oben, zehn je Seite; über die Seitenumschaltung unter der Liste kommst du zu älteren Fahrten. Die Spalte Status markiert stornierte und gesperrte Fahrten. Bei einem archivierten Fahrzeug ist der Reiter ausgeblendet; die Fahrten findest du dann im eigenständigen Fahrtenbuch.
Kann ich beim Anlegen einer Fahrt über diesen Reiter einen anderen Fahrer eintragen?
Ja. Das Feld Fahrer startet mit dir selbst befüllt, du kannst dort aber einen anderen Mitarbeiter wählen — etwa wenn du eine Fahrt für jemanden nachträgst.
Kann ich eine gesperrte Fahrt noch korrigieren?
Nicht direkt bearbeiten, aber stornieren: Öffne die Fahrt, trag im gesperrten Formular einen Grund ein und klicke auf „Diesen Eintrag stornieren“. Der Eintrag bleibt danach sichtbar und mit dem Grund versehen, für die korrekte Fahrt legst du einen neuen Eintrag an. Dasselbe gilt für eine Fahrt an einem abgeschlossenen oder archivierten Arbeitsbericht — sie ist schreibgeschützt, auch wenn ihre Sperrfrist noch läuft, und lässt sich nur noch stornieren.
Warum lässt sich eine Fahrt nicht bearbeiten, obwohl die Sperrfrist noch nicht abgelaufen ist?
Die Fahrt gehört zu einem abgeschlossenen oder archivierten Arbeitsbericht. Solche Fahrten sind schreibgeschützt und lassen sich nur noch stornieren; die korrekte Fahrt legst du danach neu an.
Warum sehe ich den Reiter „Wartung" oder „Eingangsrechnungen" nicht?
Beide Reiter erscheinen nur für Benutzer mit der passenden Leseberechtigung; den Reiter „Eingangsrechnungen" gibt es außerdem nur, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Fehlt bei Wartung nur die Berechtigung zum Bearbeiten, bleibt der Reiter sichtbar, aber ohne Pluszeichen und Zeilenmenü.
Wie trage ich bei einem Elektroauto die Anschaffungskosten und den Eigenverbrauchsanteil ein?
Über Bearbeiten am Fahrzeug, im Block Buchhaltung: Antriebsart (Elektro, Verbrenner, Hybrid, Sonstiges, Nicht festgelegt — nur Elektro löst die Regel aus), Anschaffungskosten (brutto) und Eigenverbrauchsanteil (Luxustangente). Bleibt der Anteil leer, rechnet flinkest ihn als (Anschaffungskosten − € 40.000) ÷ Anschaffungskosten; ein eingetragener Wert gilt, weil den Satz in der Praxis die Steuerberatung vorgibt. Hintergrund: Bis € 40.000 ist die Vorsteuer voll abzugsfähig, zwischen € 40.000 und € 80.000 bleibt der Abzug voll und der Anteil über € 40.000 wird als Eigenverbrauch versteuert, über € 80.000 gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Felder stehen nur im Bearbeiten-Dialog, nicht in der Übersicht des Fahrzeugs.
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