KI-Einstellungen

flinkest ruft an mehreren Stellen im System eine KI auf — beim Erfassen von Eingangsrechnungen, bei Kontovorschlägen in der Buchhaltung, im Hilfe-Assistenten und bei der Textverbesserung in Formularfeldern. Diese Seite bündelt zwei zusammengehörige, aber unterschiedliche Aufgaben dazu: den Verbrauch dieser KI-Funktionen auswerten (Reiter Übersicht) und die Prompts verwalten, mit denen die KI Texte in Eingabefeldern umformuliert (Reiter Prompts). Du findest sie in den Allgemeinen Einstellungen unter System ‣ AI, und wie der gesamte Einstellungsbereich ist sie Administratoren vorbehalten — wer sie nicht öffnen darf, kann die Prompts an anderer Stelle im System trotzdem benutzen, sofern sein Benutzer dafür berechtigt ist.

Zugriff und Reiter

Zwischen Übersicht und Prompts wechseln

Oben trennen zwei Reiter die beiden Aufgaben. Übersicht ist nur sichtbar, wenn dein Benutzer administrativ ist — in der Praxis also immer, denn die ganze Seite ist ohnehin Administratoren vorbehalten. Der gewählte Reiter steht in der Adresse (#overview/#prompts): Ein geteilter Link öffnet direkt den richtigen Reiter, und auch ein Wechsel per Browser-Zurück/-Vor zwischen zwei schon besuchten Reitern folgt korrekt der Adresse.

KI-Kosten-Cockpit (Reiter „Übersicht“)

Zeitraum wählen

Rechts oben steht die Zeitraumwahl. Beim Öffnen sind die letzten 30 Tage eingestellt — die Schaltfläche zeigt das Von-bis-Datum und daneben als kleine Marke die Länge, etwa „30 Tage“. Ein Klick öffnet einen Kalender mit den Vorlagen Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat und Letzter Monat, oder du wählst zwei Tage direkt im Kalender; beide Randtage zählen mit. Anwenden lädt die Auswertung mit dem neuen Zeitraum neu, Abbrechen verwirft die Änderung. Löschen setzt eine begonnene Auswahl zurück; bestätigst du danach trotzdem mit Anwenden, springt flinkest auf die letzten 30 Tage zurück, statt einen unvollständigen Zeitraum zu übernehmen. Umfasst der gewählte Zeitraum mehr als rund drei Monate, fasst das Balkendiagramm weiter unten automatisch Tage zu Monaten zusammen, statt unlesbar viele Tagesbalken zu zeigen.

Kennzahlen und Diagramme

Drei Kacheln zeigen für den gewählten Zeitraum Tokens gesamt (die Summe aller verbrauchten Tokens — die Maßeinheit, in der Sprachmodelle rechnen, grob ein Wortteil; gezählt wird sowohl was flinkest hinschickt als auch was zurückkommt), Anfragen (wie oft eine KI-Anfrage gestellt wurde) und Ø Tokens pro Anfrage. Ein gescannter Beleg verbraucht dabei ein Vielfaches einer kurzen Textkorrektur, weil beim Scan das ganze Dokument mitgeschickt wird.

Darunter zeigen zwei Diagramme dieselben Zahlen anders: Verbrauch über Zeit als Balken je Tag (bzw. je Monat bei einem langen Zeitraum, siehe oben) und Tokens nach Aktion als Ring. Tage ganz ohne Verbrauch tauchen im Balkendiagramm nicht als Nullbalken auf — die Achse springt einfach zum nächsten Tag mit Werten weiter, das ist keine Lücke im Datenbestand.

Aufschlüsselungstabellen

Bis zu drei Tabellen schlüsseln denselben Verbrauch nach unterschiedlichen Blickwinkeln auf, jeweils mit den Spalten Anfragen, Tokens und Kosten:

• Nach Aktion — welche Funktion die Anfrage ausgelöst hat, etwa „Eingangsrechnung-Analyse“, „Lieferanten-Erkennung (Rechnung)“, „Konto-Suche“, „Bankregel-Klassifizierung“, „Text-Verbesserung“ für die Prompts von diesem Screen oder „Hilfe-Assistent“ für Fragen im Hilfe-Panel.
• Nach Modell — der Name des Sprachmodells, das die Anfrage bearbeitet hat. flinkest wählt es je nach Aufgabe selbst aus; einstellen lässt es sich nicht. Kleine Vorprüfungen laufen bewusst auf einem sparsameren Modell als eine vollständige Beleganalyse.
• Top-Nutzer — die bis zu fünf Benutzer mit dem höchsten Verbrauch. Diese Tabelle erscheint nur, wenn es überhaupt zuordenbare Anfragen gibt; Anfragen aus Hintergrundläufen ohne auslösenden Benutzer (etwa der Import von Belegen aus dem Postfach) gruppieren dort unter „System“.

Die Zeilen stehen nach der Spalte Kosten geordnet, nicht nach Tokens — weil unterschiedliche Modelle unterschiedlich teuer sind, kann eine Zeile mit weniger Tokens deshalb über einer mit mehr Tokens stehen.

Kosten ohne Budget

Die Spalte Kosten zeigt je Zeile einen geschätzten Betrag in US-Dollar, unabhängig davon, in welcher Währung der Betrieb sonst rechnet — was die Anfragen dieser Zeile nach dem Preis des verwendeten Modells geschätzt gekostet haben. Eine Gesamtsumme über den ganzen Zeitraum zeigt die Seite an keiner Stelle. Und die Kosten-Anzeige ist keine Bremse: flinkest lehnt keine KI-Anfrage wegen Kosten oder Menge ab, es gibt kein Kontingent und keine Obergrenze, die sich hier oder anderswo einstellen ließe. Wer den Verbrauch dämpfen will, hat zwei indirekte Hebel: das Recht, KI-Funktionen zu benutzen, gezielt über die Rollen vergeben, oder die automatische Belegerkennung in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen sparsamer einstellen — Belegscans sind mit Abstand die teuersten Anfragen, eine Textverbesserung im Editor fällt kaum ins Gewicht.

Unbekanntes Preismodell

Kennt flinkest für ein Modell noch keinen hinterlegten Preis, zeigt nur die Tabelle Nach Modell in diesem Fall Preis unbekannt statt eines Betrags — damit eine fehlende Preisangabe nicht wie „kostenlos“ aussieht. Anfragen, Tokens und die Sortierung der Tabellen sind davon unabhängig korrekt.

Kein Verbrauch im gewählten Zeitraum

Gab es im gewählten Zeitraum keine einzige Anfrage, bleiben die drei Kennzahlen auf 0, und statt Diagrammen und Tabellen steht „Keine Verbrauchsdaten für diesen Zeitraum“. Der häufigste Grund ist ein zu enger Zeitraum. Das Mitschreiben des Verbrauchs ist zudem bewusst unkritisch gebaut: Scheitert es ausnahmsweise, läuft die eigentliche KI-Anfrage trotzdem normal durch — sie fehlt dann nur in dieser Auswertung, statt dass die Funktion selbst abbricht.

Prompt-Bibliothek (Reiter „Prompts“)

Prompt-Liste

Der Reiter Prompts zeigt oben einen Hinweis, wofür diese Liste da ist: „KI-Prompts steuern die Textverbesserungen im Editor. Textstelle im Editor markieren, einen Prompt wählen – die KI formuliert den Text um.“ mit Beispielen wie „Text kürzen, Rechtschreibung und Grammatik korrigieren, Tonfall ändern … oder zusammenfassen.“ Darunter listet AI Prompts alle angelegten Prompts mit Name und Beschreibung; unter dem Namen steht als Marke die Kategorie (Alle, Artikel oder Arbeitsberichte). Ein Klick auf den Namen oder das Zeilenmenü öffnet Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Ist noch kein Prompt angelegt, steht „Noch keine Einträge vorhanden“.

Prompt anlegen

Oben rechts öffnet Neu den Dialog Neuen AI Prompt erstellen. Im Abschnitt Details sind Name und Kategorie Pflicht, Beschreibung ist frei; im Abschnitt Prompt liegt das eigentliche Pflichtfeld — der Anweisungstext an die KI, in einem Rich-Text-Feld. Fehlt ein Pflichtfeld beim Speichern, meldet flinkest das direkt am Feld und zusätzlich als Sammel-Toast.

Schreib in den Anweisungstext, was mit dem markierten Text passieren soll — „Kürze den Text auf höchstens drei Sätze“, „Formuliere freundlicher“, „Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik“. Den zu bearbeitenden Text selbst musst du nicht erwähnen, den hängt flinkest automatisch an; ebenso ergänzt flinkest von sich aus, dass Formatierungen erhalten bleiben sollen und nur der Vorschlag ohne Vorrede zurückkommen soll. Ein Prompt ist also eine Anweisung in normalen Sätzen, keine Vorlage mit Platzhaltern.

Prompt-Kategorie ohne Filterwirkung

Die Kategorie (Alle, Artikel, Arbeitsberichte) ist ein Pflichtfeld beim Anlegen und erscheint als Marke in der Liste — hat aber aktuell keine steuernde Wirkung: In jedem Eingabefeld werden immer alle Prompts angeboten, unabhängig davon, ob du gerade an einem Artikel, einem Arbeitsbericht oder einem Beleg arbeitest. Wer Kolleginnen und Kollegen eine Vorauswahl erleichtern will, muss das über einen sprechenden Namen lösen, nicht über die Kategorie.

Bestehenden Prompt bearbeiten

Klick auf den Namen oder im Zeilenmenü auf Bearbeiten öffnet denselben Dialog, jetzt mit dem Titel AI Prompt bearbeiten und allen Feldern vorbefüllt. Eine Änderung wirkt sofort und nur nach vorn: Texte, die vorher mit diesem Prompt umformuliert wurden, ändern sich dadurch nicht rückwirkend.

Prompt duplizieren

Im Zeilenmenü Duplizieren öffnet denselben Dialog mit einer vollständigen Kopie, Name eingeschlossen — erst das Speichern macht daraus einen zweiten, unabhängigen Eintrag. Ändere vor dem Speichern den Namen, sonst stehen zwei gleich benannte Prompts in der Liste und im Eingabefeld.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit offenen Änderungen über Schließen verlassen, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen“ nach und bietet Ja, Änderungen verwerfen und Zurück zur Bearbeitung an.

Prompt löschen

Im Zeilenmenü Löschen, dann die Rückfrage bestätigen. Danach verschwindet der Eintrag sofort aus der Liste und aus allen Eingabefeldern, in denen er zuvor auswählbar war. Anlegen, Ändern und Löschen dürfen ausschließlich Administratoren.

Liste bleibt aktuell

Ändert oder löscht jemand einen Prompt — auch in einem anderen Browser-Tab oder als anderer Administrator —, lädt sich die Liste von selbst nach, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Spalten konfigurieren

Unten rechts neben dem Export-Symbol öffnet das Zahnrad den Dialog Spalten konfigurieren: Neben Name und Beschreibung lassen sich weitere Felder wie ID, Prompt oder Kategorie einblenden, und eine Standardsortierung festlegen. Wie bei jeder Liste in flinkest ist das Zahnrad nur für Administratoren sichtbar, und eine geänderte Auswahl gilt für alle Benutzer — andere sehen sie erst nach dem nächsten Laden der Seite.

Prompt-Liste exportieren

Über das Download-Symbol unten links exportierst du die Prompt-Bibliothek als Excel, CSV, PDF oder JSON, mit wählbaren Spalten. Praktisch, um festzuhalten, welche Prompts es gibt, bevor jemand daran schraubt.

Einen Prompt im Editor anwenden

Die hier gepflegten Prompts wirken nicht auf dieser Seite selbst, sondern überall dort, wo flinkest ein Textfeld mit Formatierungsleiste anbietet — in Kopf- und Fußtexten von Belegen, in Artikelbeschreibungen, in Arbeitsberichten. Markiere zuerst im Feld die Textstelle, die umformuliert werden soll, und klicke dann in der Leiste über dem Feld auf das Zauberstab-Symbol; es listet alle Prompts mit Name und Beschreibung. Ohne Markierung meldet flinkest „Markiere eine Textstelle im Editor, bevor du einen Prompt wählst.“ und öffnet keine Bestätigung. Bei einer Markierung fragt flinkest stattdessen „Soll die folgende Aktion wirklich ausgeführt werden:“ mit dem Namen des Prompts; mit Ja, ausführen geht nur die markierte Textstelle an die KI, nicht das ganze Feld. Das Ergebnis erscheint in einem Fenster mit Verwerfen und Vorschlag annehmen; Vorschlag annehmen ersetzt genau die markierte Stelle, der Rest des Felds bleibt unverändert. Ist die KI-Anbindung zentral gar nicht eingerichtet, bricht die Anfrage stattdessen mit „Der KI-Assistent ist nicht konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie den Support.“ ab — das betrifft dann alle KI-Funktionen im System, nicht nur diesen Prompt.

Der Zauberstab fehlt? Dafür gibt es drei Gründe: Dein Benutzer hat nicht das Recht, KI-Funktionen zu benutzen (das vergibst du in den Rollen und weist es unter Benutzer zu); es ist noch gar kein Prompt angelegt; oder das Feld bietet die Funktion bewusst nicht an — im Prompt-Feld des Bearbeiten-Dialogs auf dieser Seite zum Beispiel ist sie absichtlich abgeschaltet. Das Symbol für Textbausteine daneben ist etwas anderes: Es fügt fertige Textbausteine ein, ohne KI.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonto-Details
• Textbausteine
• Rollen
• Benutzer

Häufige Fragen

Was bedeutet die Aktion „Hilfe-Assistent“ in der Tabelle? Das sind Fragen, die ein Benutzer im Hilfe-Panel (öffnet sich mit F1) an den eingebauten KI-Assistenten gestellt hat — unabhängig davon, auf welchem Screen das Panel gerade offen war. Die Anfragen zählen in Anfragen und Tokens ganz normal mit.

Wie begrenze ich, wie viel KI verbraucht wird? Über die Übersicht gar nicht — sie zählt und rechnet nur mit, sie stoppt nichts. Wirksam sind zwei Hebel: das Recht, KI-Funktionen zu benutzen, gezielt an einzelne Rollen vergeben, und die automatische Belegerkennung zurückhaltender einsetzen. Belegscans sind die mit Abstand aufwendigsten Anfragen; eine Textverbesserung im Editor fällt dagegen kaum ins Gewicht.

Mein neuer Prompt taucht im Eingabefeld nicht auf. Prüfe drei Dinge: Wurde er wirklich gespeichert (er steht dann in der Liste)? Hat dein Benutzer das Recht, KI-Funktionen zu benutzen? Und bietet das Feld überhaupt die Formatierungsleiste mit dem Zauberstab? An der Kategorie liegt es nicht — sie schränkt nichts ein, alle Prompts erscheinen überall.

Ich klicke einen Prompt an, aber es passiert nichts. Dafür fehlt vermutlich eine Markierung: flinkest wendet einen Prompt nur auf eine markierte Textstelle an. Ohne Markierung erscheint die Meldung „Markiere eine Textstelle im Editor, bevor du einen Prompt wählst.“ und der Dialog öffnet sich gar nicht erst. Markiere zuerst den Textabschnitt, den du umformulieren willst, und wähle danach den Prompt.

Ich vergleiche zwei Tage im Balkendiagramm und eine Säule fehlt mir. Das Balkendiagramm zeigt nur Tage, an denen tatsächlich mindestens eine KI-Anfrage lief. Ein Tag ganz ohne Verbrauch taucht in der Achse gar nicht auf — das ist keine Lücke im Datenbestand, sondern die Achse springt einfach zum nächsten Tag mit Werten weiter.

Beim Ausführen eines Prompts erscheint „Der KI-Assistent ist nicht konfiguriert.“ Das bedeutet, dass für deine flinkest-Instanz zentral noch kein Zugang zur KI eingerichtet ist. Das betrifft dann alle KI-Funktionen im System, nicht nur diesen einen Prompt, und lässt sich nicht über eine Einstellung selbst beheben — wende dich an den Support.