KI-Einstellungen

Auf dieser Seite liegen zwei Dinge nebeneinander: eine Auswertung, wie viel die KI-Funktionen von flinkest in einem Zeitraum gearbeitet haben, und die Liste der Prompts — feste Arbeitsaufträge, mit denen die KI Texte in den Eingabefeldern umformuliert. Du findest sie in den Allgemeinen Einstellungen unter System ‣ AI. Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten; wer ihn nicht öffnen darf, kann die Prompts trotzdem benutzen.

Der Reiter „Übersicht"

Oben steht KI-Verbrauch, rechts daneben die Zeitraumwahl. Beim Öffnen sind die letzten 30 Tage eingestellt — die Schaltfläche zeigt das Von-bis-Datum und rechts als kleine Marke die Länge des Zeitraums, etwa „30 Tage". Ein Klick öffnet einen Kalender mit den Vorlagen Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat und Letzter Monat; du kannst stattdessen auch zwei Tage im Kalender anklicken. Anwenden lädt die Auswertung neu, Abbrechen verwirft die Änderung. Der erste und der letzte Tag zählen beide mit.

Darunter stehen drei Kennzahlen für den gewählten Zeitraum:

Kennzahl	Bedeutung
Tokens gesamt	die Summe aller verbrauchten Tokens
Anfragen	wie oft eine KI-Anfrage gestellt wurde
Ø Tokens pro Anfrage	Tokens gesamt geteilt durch Anfragen, gerundet

Was ein Token ist. Tokens sind die Maßeinheit, in der Sprachmodelle rechnen — grob ein Wortteil. Gezählt wird beides zusammen: was flinkest hinschickt (der Anweisungstext und das Dokument oder der Text) und was zurückkommt. Ein langer Anweisungstext geht deshalb in jede einzelne Anfrage mit ein. Ein gescannter Beleg verbraucht ein Vielfaches einer kurzen Textkorrektur.

Darunter zeigen zwei Diagramme dieselben Zahlen anders: Verbrauch über Zeit als Balken je Tag und Tokens nach Aktion als Ring. Ist der gewählte Zeitraum länger als rund drei Monate, fasst der Balken nicht mehr Tage, sondern Monate zusammen. Tage ohne Verbrauch tauchen im Diagramm gar nicht auf — es gibt dort keine Nullbalken, die Achse springt einfach weiter.

Ganz unten stehen bis zu drei Tabellen, jeweils mit den Spalten Anfragen und Tokens:

• Nach Aktion — welche Funktion die Anfrage ausgelöst hat, etwa „Eingangsrechnung-Analyse", „Lieferanten-Erkennung (Rechnung)", „Konto-Suche", „Bankregel-Klassifizierung", „Beleg-Auto-Zuordnung: Rechnung suchen" oder „Text-Verbesserung" für die Prompts von diesem Screen.
• Nach Modell — der technische Name des Sprachmodells, das die Anfrage bearbeitet hat. flinkest wählt es je nach Aufgabe selbst aus; einstellen lässt es sich nicht. Kleine Vorprüfungen laufen bewusst auf einem sparsameren Modell als eine vollständige Beleganalyse.
• Top-Nutzer — die Benutzer mit dem höchsten Verbrauch, höchstens fünf. Die Tabelle erscheint nur, wenn es überhaupt zuordenbare Anfragen gibt.

Die Zeilen stehen nach dem errechneten Aufwand geordnet, die aufwendigste oben. Weil unterschiedliche Modelle unterschiedlich aufwendig sind, ist das nicht zwingend dieselbe Reihenfolge wie die Spalte Tokens.

Was hier nicht steht: Beträge und Grenzen. Die Übersicht zählt Anfragen und Tokens, sie zeigt kein Geld. Und sie ist eine Auswertung, keine Bremse: flinkest lehnt keine KI-Anfrage ab, weil ein Zähler hoch steht — es gibt auf dieser Seite kein Kontingent, kein Budget und keine Obergrenze, die du setzen könntest. Wenn du den Verbrauch begrenzen willst, geht das nur über die Beteiligten: das Recht, KI-Funktionen zu benutzen, in den Rollen einschränken, oder die automatische Belegerkennung in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen sparsamer einstellen.

Wann nichts erscheint. Gab es im Zeitraum keine einzige Anfrage, bleiben die drei Kennzahlen auf 0 und statt Diagrammen und Tabellen steht „Keine Verbrauchsdaten für diesen Zeitraum". Der häufigste Grund ist ein zu enger Zeitraum. Die Protokollierung ist außerdem bewusst unkritisch gebaut: Scheitert das Mitschreiben, läuft die KI-Anfrage trotzdem durch — sie fehlt dann in der Auswertung, statt dass die Funktion abbricht. Anfragen, die im Hintergrund laufen (etwa der Import von Belegen aus dem Postfach), haben keinen auslösenden Benutzer; sie zählen in Anfragen und Tokens mit, erscheinen unter Top-Nutzer aber als Zeile ohne Namen.

Tageswechsel. Die Zeitpunkte werden in Weltzeit festgehalten. In Österreich heißt das: Eine Anfrage in den ersten ein bis zwei Stunden nach Mitternacht kann noch dem Vortag zugerechnet werden. Bei Monats- oder Wochenauswertungen fällt das nicht ins Gewicht, beim Vergleich zweier einzelner Tage kann es der Grund für eine Abweichung sein.

Der Reiter „Prompts"

Der zweite Reiter heißt Prompts und trägt die Überschrift AI Prompts, rechts daneben liegt Neu. Darunter erklärt ein blauer Hinweis den Zweck: „KI-Prompts steuern die Textverbesserungen im Editor. Textstelle im Editor markieren, einen Prompt wählen – die KI formuliert den Text um." und in der Zeile darunter „Beispiele: Text kürzen, Rechtschreibung und Grammatik korrigieren, Tonfall ändern (formeller oder freundlicher) oder zusammenfassen." Beim Markieren nimm den Hinweis nicht wörtlich — dazu unten mehr.

Die Liste hat zwei Spalten: Name und Beschreibung. Unter dem Namen steht in einer kleinen Marke die Kategorie des Prompts. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen; ein Klick auf den Namen öffnet den Prompt ebenfalls zum Bearbeiten. Ist noch kein Prompt angelegt, steht „Noch keine Einträge vorhanden".

Unten läuft die übliche Leiste: links das Download-Symbol für den Listen-Export und daneben das Zahnrad, mit dem sich die Spalten dieser Liste für den ganzen Betrieb festlegen lassen. Das Zahnrad erscheint nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf; eine geänderte Auswahl sehen andere Benutzer erst, nachdem sie flinkest neu geladen haben. Die Zählanzeige zwischen den Blätterpfeilen bleibt bei dieser Liste auf „0-0/0" stehen — die Liste zeigt trotzdem alle angelegten Prompts, es fehlt nichts.

Die Kategorie ordnet nur ein. Beim Anlegen musst du zwischen Alle, Artikel und Arbeitsberichte wählen, und in der Liste steht der gespeicherte Wert unverändert als Marke unter dem Namen (also all, products oder workreports). Eine Wirkung hat die Auswahl derzeit nicht: In den Eingabefeldern werden immer alle Prompts angeboten, unabhängig davon, ob du gerade an einem Artikel, einem Arbeitsbericht oder einem Beleg arbeitest. Wenn du eine Vorauswahl brauchst, hilft nur ein sprechender Name.

Aktionen

Prompt anlegen. Klicke im Reiter Prompts oben rechts auf Neu. Der Dialog heißt Neuen AI Prompt erstellen und hat vier Felder: Name und Kategorie sind Pflicht, Beschreibung ist frei, und im Abschnitt Prompt steht das eigentliche Pflichtfeld — der Anweisungstext an die KI. Speichern mit Speichern, danach meldet flinkest „Prompt wurde gespeichert".

Was in den Anweisungstext gehört. Schreib hinein, was mit dem Text passieren soll — „Kürze den Text auf höchstens drei Sätze", „Formuliere freundlicher", „Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik". Den Text selbst musst du nicht erwähnen, den hängt flinkest an. Zwei Regeln ergänzt flinkest von sich aus bei jeder Anfrage: dass Formatierungen und Hervorhebungen erhalten bleiben sollen und dass ausschließlich der Vorschlag zurückkommen soll, ohne Vorrede. Ein Prompt ist keine Vorlage mit Platzhaltern — er ist eine Anweisung in normalen Sätzen.

Prompt bearbeiten oder duplizieren. Klick auf den Namen oder im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt mit dem Titel AI Prompt bearbeiten. Duplizieren öffnet den Dialog mit einer vollständigen Kopie, Name eingeschlossen; erst das Speichern macht daraus einen zweiten Eintrag. Denk daran, den Namen zu ändern, sonst stehen zwei gleich benannte Prompts in der Liste und im Eingabefeld. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen über Schließen verlassen, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und bietet Ja, Änderungen verwerfen und Zurück zur Bearbeitung an. Eine Änderung wirkt sofort und nur nach vorn: Texte, die vorher mit diesem Prompt umformuliert wurden, ändern sich nicht.

Prompt löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen, dann die Rückfrage mit Ja, löschen bestätigen. Danach meldet flinkest „Der AI Prompt wurde gelöscht." und der Eintrag verschwindet sofort aus allen Eingabefeldern. Anlegen, Ändern und Löschen dürfen ausschließlich Administratoren.

Einen Prompt benutzen. Prompts wirken nicht auf dieser Seite, sondern überall dort, wo flinkest ein Textfeld mit Formatierungsleiste anbietet — in Kopf- und Fußtexten von Belegen, in Artikelbeschreibungen, in Arbeitsberichten. In der Leiste über dem Feld sitzt ein Zauberstab-Symbol; ein Klick darauf listet alle Prompts mit Name und Beschreibung. Nach der Auswahl fragt flinkest „Soll die folgende Aktion wirklich ausgeführt werden:" mit dem Namen des Prompts; mit Ja, ausführen geht die Anfrage los. Das Ergebnis erscheint in einem Fenster mit Verwerfen und Vorschlag annehmen.

Wichtig: Es geht immer um das ganze Feld. Der Hinweis im Reiter Prompts spricht von einer markierten Textstelle — tatsächlich schickt flinkest den gesamten Inhalt des Eingabefelds an die KI, und Vorschlag annehmen ersetzt den gesamten Inhalt durch das Ergebnis. Eine Markierung ändert daran nichts. Willst du nur einen Absatz umformulieren, sag das im Prompt ausdrücklich und lies den Vorschlag, bevor du ihn übernimmst — der alte Text ist danach weg.

Der Zauberstab fehlt? Dafür gibt es drei Gründe: Dein Benutzer hat nicht das Recht, KI-Funktionen zu benutzen (das vergibst du in den Rollen und weist es unter Benutzer zu); es ist noch gar kein Prompt angelegt; oder das Feld bietet die Funktion bewusst nicht an — im Prompt-Feld dieses Dialogs zum Beispiel. Das Symbol für Textbausteine daneben ist etwas anderes: Es fügt fertige Textblöcke ein, ohne KI.

Prompt-Liste exportieren. Über das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang und Spalten. Praktisch, um festzuhalten, welche Prompts es gibt, bevor jemand daran schraubt.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
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• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonto-Details
• Textbausteine
• Rollen
• Benutzer

Häufige Fragen

In der Spalte „Aktion" steht ein englischer Schlüssel statt eines Namens — was bedeutet das? Für diese Art von Anfrage gibt es noch keine deutsche Bezeichnung, deshalb zeigt flinkest den internen Schlüssel. Am häufigsten ist „help-ask": Das sind die Fragen, die Benutzer über die eingebaute Hilfe an den Assistenten gestellt haben. Die Zahlen daneben stimmen, nur die Beschriftung fehlt.

Wie begrenze ich, wie viel KI verbraucht wird? Über die Übersicht gar nicht — sie zählt nur mit und stoppt nichts. Wirksam sind zwei Hebel: das Recht, KI-Funktionen zu benutzen, gezielt an einzelne Rollen vergeben, und die automatische Belegerkennung zurückhaltender einsetzen. Belegscans sind die mit Abstand aufwendigsten Anfragen; eine Textverbesserung im Editor fällt dagegen kaum ins Gewicht.

Mein neuer Prompt taucht im Eingabefeld nicht auf. Prüfe drei Dinge: Wurde er wirklich gespeichert (er steht dann in der Liste)? Hat dein Benutzer das Recht, KI-Funktionen zu benutzen? Und bietet das Feld überhaupt die Formatierungsleiste mit dem Zauberstab? An der Kategorie liegt es nicht — sie schränkt nichts ein, alle Prompts erscheinen überall.

Die KI hat meinen ganzen Text ersetzt, obwohl ich nur einen Absatz markiert hatte. Das ist das erwartete Verhalten: An die KI geht immer der gesamte Inhalt des Feldes, und Vorschlag annehmen schreibt das Ergebnis über den gesamten Inhalt. Wenn dir der Vorschlag nicht passt, nimm im Fenster Verwerfen — dann bleibt dein Text unverändert.

Warum steht unter der Prompt-Liste „0-0/0"? Die Zählanzeige dieser Liste wird nicht befüllt. Sie ist ein Anzeigefehler und kein Hinweis auf fehlende Daten — die Liste zeigt alle angelegten Prompts.

Ich vergleiche zwei Tage und die Zahlen passen nicht zu meinem Gefühl. Zwei Ursachen sind wahrscheinlich. Erstens werden die Zeitpunkte in Weltzeit festgehalten, Anfragen kurz nach Mitternacht landen deshalb noch beim Vortag. Zweitens zeigt das Balkendiagramm nur Tage mit Verbrauch — eine Lücke in der Achse bedeutet einen Tag ganz ohne KI-Anfrage, keinen fehlenden Wert.