Einstellungen: Eingangsrechnungen

Diese Seite steuert genau zwei Dinge am Eingangsbeleg — also an der Lieferantenrechnung, die du bezahlen musst: ob ein frisch als Barzahlung erkannter Beleg automatisch als bezahlt gebucht wird, und was die automatische Belegerkennung zusätzlich beachten soll. Alles andere rund um den Rechnungseingang — wer die Buchungskonten vergibt, welche Bankkonten geprüft werden, ob Postfächer nach Rechnungen durchsucht werden — steht in den Buchhaltungs-Einstellungen (siehe „Was diese Seite nicht steuert" unten). Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen unter Belege → Eingangsrechnungen und musst dafür Administrator sein — ohne dieses Recht ist sie nicht erreichbar, auch nicht lesend.

Bezahlungseinstellungen

Beim Hochladen als bezahlt markieren

Bar bezahlte Lieferantenrechnungen — etwa von der Tankstelle oder aus dem Baumarkt — haben nie einen Bankumsatz, gegen den man sie abgleichen könnte, und blieben ohne Automatik für immer „offen" im System stehen. Das Kästchen Beim Hochladen als bezahlt markieren entscheidet, ob flinkest einen Beleg automatisch als bezahlt bucht, sobald die Belegerkennung ihn als Barzahlung einstuft. Im Grundzustand ist das Kästchen leer — jeder neue Beleg ist dann zunächst offen, unabhängig von der erkannten Zahlungsart. Setzt du es, legt flinkest für jeden als bar erkannten Beleg automatisch eine echte Zahlung auf deine Kassa an und verknüpft sie mit dem Beleg — genauso, wie wenn du einen Barbeleg von Hand über die Buchhaltungs-Übersicht hochlädst. Stuft die Erkennung einen Beleg dagegen als Überweisung oder Kartenzahlung ein, bleibt er unabhängig vom Schalter offen, bis du ihn selbst mit einer Banktransaktion abgleichst.

Voraussetzung: eine eindeutige Kassa

Gibt es unter den Kassen keine oder mehr als eine frei nutzbare Kassa, kann flinkest die Zahlung keinem Konto zuordnen — der Beleg bleibt dann offen, ohne dass irgendwo eine Fehlermeldung erscheint. Das wird bei jeder Analyse neu versucht: Richtest du die Kassa nachträglich ein und lässt den Beleg über Beleg neu auslesen erneut analysieren, greift die automatische Verbuchung dann.

Bezahldatum-Quelle wählen

Das Feld Bezahldatum-Quelle erscheint nur, solange das Kästchen „Beim Hochladen als bezahlt markieren" gesetzt ist, und bestimmt, welches Datum die automatische Zahlung bekommt:

Auswahl	Bedeutung
Belegdatum	das Datum, das die Erkennung auf dem Beleg gefunden hat — fehlt es, setzt flinkest ersatzweise den Tag der Analyse
Hochlade-Datum	der Tag, an dem der Beleg analysiert wurde

Das ist relevant, wenn Belege gesammelt und erst später eingescannt werden — dann liegt das Belegdatum in der Vergangenheit, während das Hochlade-Datum den tatsächlichen Buchungstag abbildet.

Wo der Schalter greift

Er wirkt beim Hochladen ins Upload-Feld der Eingangsrechnungen und beim automatischen Import über Belege per E-Mail — in beiden Fällen erst NACH der Analyse, weil vorher weder die Zahlungsart noch die Summe bekannt sind. Ein Beleg, den du über manuell von Hand anlegst, ist nicht betroffen — dort trägst du den Bezahlstatus selbst ein. Auch das nachträgliche Anhängen einer Datei an einen bestehenden Beleg ändert daran nichts.

Keine rückwirkende Verbuchung

Nichts davon wirkt rückwirkend — auch nicht nachträglich per „Beleg neu auslesen". Ist ein Beleg bereits als bezahlt verknüpft, lässt eine erneute Analyse Bezahlstatus und Bezahldatum unverändert; die automatische Verbuchung greift ausschließlich beim allerersten Mal, in dem ein Beleg bar und mit einer Summe erkannt wird. Willst du das Bezahldatum eines schon bezahlten Belegs korrigieren, löst du im Eingangsbeleg im Reiter Zahlungen die bestehende Verknüpfung und erfasst die Zahlung dort neu. Änderst du Beim Hochladen als bezahlt markieren oder die Bezahldatum-Quelle nachträglich, wirkt das nur auf Belege, die danach neu entstehen oder zum ersten Mal erfolgreich automatisch verbucht werden.

Belegerkennung

Anweisungen zur Belegerkennung

Das mehrzeilige Textfeld Anweisungen zur Belegerkennung trägt bei jedem Beleg zusätzlich auf den Weg, was du hier hineinschreibst — unabhängig davon, von welchem Lieferanten er stammt. Gedacht ist das für Hausregeln, die sich aus dem Beleg allein nicht ergeben, etwa branchenspezifische Eigenheiten deiner Lieferantenrechnungen (wiederkehrende Layout-Muster, wo die Belegnummer typischerweise steht, welche Sprache meist vorkommt). Die Grundarbeit macht die Erkennung ohnehin von selbst: Belegnummer und -datum, Belegart, Zahlungsart, Summen und Steuer, Lieferantenname mit Adresse und UID-Nummer, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz. Was genau gelesen wird, steht bei den Eingangsrechnungen.

Drei Ebenen von Anweisungen

Der Text von dieser Seite gilt immer und für alle Belege. Zusätzlich kannst du beim Lieferanten eigene Anweisungen hinterlegen — die behandelt die Erkennung als besonders wichtig, sie gelten aber nur für dessen Belege. Und im Dialog Beleg neu auslesen kannst du unter Zusätzliche Anweisungen etwas für diesen einen Durchlauf mitgeben; das tritt dann an die Stelle der Lieferanten-Anweisung, während der Text von dieser Seite in jedem Fall aktiv bleibt.

Für die Kontierung gilt dieser Text nicht

Der KI-Vorschlag für Kontierung im Eingangsbeleg ist ein eigener Vorgang: Er entscheidet allein anhand deines Kontenplans und liest dabei ausdrücklich das Feld KI-Anweisungen der Sachkonten. Hinweise wie „Büromaterial immer auf dieses Konto" gehören also zum jeweiligen Konto, nicht hierher.

Wie die Erkennung mit Unsicherheit umgeht

Die Erkennung rät nicht. Fehlt eine Angabe oder ist sie unklar, bleibt das Feld leer. Steuerkürzel neben den Positionen (A, B, C …) werden nur übernommen, wenn der Beleg eine Legende dazu enthält — sonst bleibt der Steuersatz der Zeile offen, statt auf 20 % geschätzt zu werden. Lieferanten werden ausschließlich bei exakter Übereinstimmung zugeordnet, eine unscharfe Suche gibt es bewusst nicht. Und passen die Positionssummen nicht zum Belegkopf, gleicht flinkest nur Rundungsdifferenzen von wenigen Cent aus; eine größere Lücke — etwa eine übersprungene Zeile — bleibt als Summenabweichung am Beleg sichtbar. Kommt gar kein verwertbares Ergebnis zurück, erscheint die Meldung „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" mit dem Grund dahinter.

Jede Analyse verbraucht KI-Kontingent

Ein Beleg wird in zwei Schritten gelesen: erst eine kurze Lieferanten-Erkennung, dann die eigentliche Analyse. Beide Schritte werden protokolliert; die Auswertung dazu findet ein Administrator unter KI-Verbrauch in den KI-Einstellungen. Ein sehr langer Anweisungstext geht in jede einzelne Analyse mit ein — kurz und konkret ist deshalb besser als eine lange Sammlung von Sonderfällen. Auch hier gilt: Eine Änderung am Text verändert nichts an bereits ausgelesenen Belegen. Wirksam wird sie beim nächsten Upload und bei jedem Beleg neu auslesen.

Einstellungen speichern

Gemeinsames Speichern

Oben rechts sitzt Speichern — beide Abschnitte der Seite werden gemeinsam gesichert, es gibt keinen eigenen Speichern-Knopf je Abschnitt. Klappt es, bestätigt flinkest mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Verschickt werden dabei nur die Werte dieser Seite; sie werden über die bestehenden Einstellungen gelegt, statt sie zu ersetzen. Andere Einstellungsseiten bleiben also unangetastet, auch wenn dort jemand parallel arbeitet. Wer die Anwendung gerade in einem zweiten Fenster offen hat, bekommt den neuen Stand von selbst — neu laden musst du nichts.

Was diese Seite nicht steuert

Die häufigste Verwechslung: Vieles, was nach „Einstellung für Eingangsrechnungen" klingt, liegt woanders.

• Wer kontiert (Buchungskonten zuweisen) — steht in den Buchhaltungs-Einstellungen. Dieser Schalter entscheidet, ob am Eingangsbeleg überhaupt Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen erscheinen.
• E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen — ebenfalls Buchhaltungs-Einstellungen. Damit sucht flinkest den fehlenden Beleg zu einer Bankbuchung in verbundenen Postfächern. Das ist etwas anderes als der Import über die eigene Eingangsadresse unter Belege per E-Mail.
• Bar-Sachkonto, ausgeschlossene Bankkonten, Buchungszeitraum, Buchungskonvention und der Kanzlei-Zugang — alles Buchhaltungs-Einstellungen.
• Standard-Buchungskonto eines Lieferanten — direkt beim Lieferanten, zusammen mit dessen eigenen Erkennungs-Anweisungen.
• Ablage oder Liste — kein Schalter, sondern eine Entscheidung je Beleg. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport; siehe Eingangsrechnungen.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kassen
• Belege per E-Mail
• Lieferanten
• Buchhaltungs-Übersicht
• E-Mail-Konten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum sind manche meiner hochgeladenen Eingangsbelege sofort auf „bezahlt"? Weil in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen das Kästchen Beim Hochladen als bezahlt markieren gesetzt ist und die Belegerkennung den jeweiligen Beleg als Barzahlung eingestuft hat — nur dafür greift der Schalter, Überweisungen und Kartenzahlungen bleiben davon unberührt. Nimm das Kästchen heraus, dann entstehen künftig auch Barbelege wieder als offen. Bereits automatisch verbuchte Belege ändern sich dadurch nicht — die Verknüpfung löst du im Eingangsbeleg selbst, im Reiter Zahlungen.

Ich habe die Bezahldatum-Quelle umgestellt — warum haben schon bezahlte Belege noch das alte Datum? Weil die Einstellung nur in dem Moment greift, in dem ein Beleg zum ersten Mal automatisch bar verbucht wird. Ein bereits bezahlter Beleg bleibt davon unberührt, auch ein erneutes Beleg neu auslesen ändert an seinem Bezahldatum nichts mehr. Willst du das Datum eines einzelnen, schon bezahlten Belegs korrigieren, löse im Eingangsbeleg im Reiter Zahlungen die Verknüpfung und erfasse die Zahlung dort neu.

Ich habe den Schalter aktiviert, trotzdem bleiben Barbelege offen. Warum? Vermutlich fehlt eine eindeutige Kassa: flinkest kann die automatische Zahlung nur anlegen, wenn es unter den Kassen genau eine frei nutzbare Kassa gibt. Gibt es keine oder mehrere, bleibt der Beleg offen, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint. Richte die Kassa ein und lies den Beleg über Beleg neu auslesen erneut aus, dann greift die Verbuchung.

Wo sage ich der Belegerkennung, worauf sie achten soll? Auf drei Ebenen. Für alle Belege im Feld Anweisungen zur Belegerkennung auf dieser Seite. Nur für einen bestimmten Lieferanten in dessen Stammdaten. Und für einen einzelnen Durchlauf im Dialog Beleg neu auslesen unter Zusätzliche Anweisungen.

Kann ich hier hinterlegen, auf welches Konto bestimmte Positionen gebucht werden sollen? Nein. Der Text auf dieser Seite steuert nur das Auslesen des Belegs, nicht die Kontierung. Eine Regel wie „Büromaterial immer auf dieses Konto" schreibst du ins Feld KI-Anweisungen des betreffenden Sachkontos; der KI-Vorschlag für die Kontierung liest genau dort nach. Ein fester Standard je Lieferant gehört zum Lieferanten selbst.

Wieso finde ich diese Seite gar nicht? Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht ist er nicht erreichbar — auch nicht lesend.