Einstellungen: Eingangsrechnungen

Diese Seite steuert genau zwei Dinge am Eingangsbeleg — also an der Lieferantenrechnung, die du bezahlen musst: ob ein frisch hochgeladener Beleg sofort als bezahlt gilt, und was die automatische Belegerkennung zusätzlich beachten soll. Alles andere rund um den Rechnungseingang — wer die Buchungskonten vergibt, welche Bankkonten geprüft werden, ob Postfächer nach Rechnungen durchsucht werden — steht in den Buchhaltungs-Einstellungen. Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen unter Belege → Eingangsrechnungen.

Kopfzeile

Oben steht der Bereichstitel Eingangsrechnungen, rechts daneben Speichern. Beide Abschnitte der Seite werden gemeinsam gesichert — es gibt keinen eigenen Speichern-Knopf je Abschnitt. Klappt es, bestätigt flinkest mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert".

Den gesamten Einstellungsbereich sieht und ändert nur, wer Administrator ist. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar.

Was beim Speichern geschieht. Verschickt werden nur die Werte dieser Seite; sie werden über die bestehenden Einstellungen gelegt, statt sie zu ersetzen. Andere Einstellungsseiten bleiben also unangetastet, auch wenn dort jemand parallel arbeitet. Wer die Anwendung gerade in einem zweiten Fenster offen hat, bekommt den neuen Stand von selbst — neu laden musst du nichts.

Bezahlungseinstellungen

Der erste Abschnitt heißt Bezahlungseinstellungen und besteht aus einem Kästchen und einer Auswahlliste, die erst danach erscheint.

Beim Hochladen als bezahlt markieren entscheidet, mit welchem Bezahlstatus ein Beleg entsteht. Ist das Kästchen leer, ist jeder neue Beleg zunächst offen — du markierst ihn später selbst als bezahlt oder verknüpfst ihn mit einer Bankbuchung. Ist es gesetzt, gilt jeder neu hochgeladene Beleg sofort als bezahlt. Das ist für Betriebe gedacht, die ihre Belege erst nach der Zahlung erfassen — etwa Kassenbelege und Barrechnungen.

Bezahldatum-Quelle erscheint nur, solange das Kästchen gesetzt ist, und bestimmt, welches Datum als Bezahldatum eingetragen wird:

Auswahl	Bedeutung
Belegdatum	das Datum, das die Erkennung auf dem Beleg gefunden hat
Hochlade-Datum	der Tag, an dem der Beleg analysiert wurde

Wo der Schalter greift. Er wirkt beim Hochladen ins Upload-Feld der Eingangsrechnungen und beim automatischen Import über Belege per E-Mail. Ein Beleg, den du über manuell von Hand anlegst, ist nicht betroffen — dort trägst du den Bezahlstatus selbst ein. Auch das nachträgliche Anhängen einer Datei an einen bestehenden Beleg ändert den Status nicht.

Wenn kein Belegdatum gelesen werden konnte. Steht die Quelle auf Belegdatum und findet die Erkennung keines, bleibt das Bezahldatum leer; flinkest hält den Grund am Beleg fest. Trag das Belegdatum im Eingangsbeleg über Bearbeiten nach und setz das Bezahldatum dort über Bezahlstatus ändern — oder lass den Beleg neu auslesen, dann greift die Einstellung erneut.

Barbelege brauchen ein Datum. Ein Beleg mit der Zahlungsart Bargeld, der als bezahlt gilt, lässt sich ohne Bezahldatum nicht speichern. Damit ein Import daran nicht scheitert, ergänzt flinkest in diesem Fall automatisch das Belegdatum, ersatzweise das heutige Datum.

Nichts davon wirkt rückwirkend. Belege, die schon in der Ablage oder in der Liste liegen, behalten ihren Bezahlstatus und ihr Bezahldatum. Nimmst du den Haken wieder heraus, werden bereits als bezahlt markierte Belege nicht auf offen zurückgesetzt. Eine einzige Ausnahme gibt es: Lässt du einen Beleg über Beleg neu auslesen noch einmal analysieren, wird sein Bezahldatum nach der aktuellen Einstellung neu gesetzt — der Bezahlstatus selbst bleibt dabei unverändert.

Belegerkennung

Der zweite Abschnitt trägt in der Oberfläche noch die englische Beschriftung Document recognition, das mehrzeilige Textfeld darunter heißt Instructions for recognizing receipts. Was du hier hineinschreibst, bekommt die automatische Belegerkennung bei jedem Beleg zusätzlich mit auf den Weg — unabhängig davon, von welchem Lieferanten er stammt.

Gedacht ist das für Hausregeln, die sich aus dem Beleg allein nicht ergeben. Schreib in normalen Sätzen, worauf zu achten ist. Die Grundarbeit macht die Erkennung ohnehin von selbst: Belegnummer und -datum, Belegart, Zahlungsart, Summen und Steuer, Lieferantenname mit Adresse und UID-Nummer, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz. Was genau gelesen wird, steht bei den Eingangsrechnungen.

Es gibt drei Ebenen von Anweisungen. Der Text von dieser Seite gilt immer und für alle Belege. Zusätzlich kannst du beim Lieferanten eigene Anweisungen hinterlegen — die behandelt die Erkennung als besonders wichtig, sie gelten aber nur für dessen Belege. Und im Dialog Beleg neu auslesen kannst du unter Zusätzliche Anweisungen etwas für diesen einen Durchlauf mitgeben; das tritt dann an die Stelle der Lieferanten-Anweisung, während der Text von dieser Seite in jedem Fall aktiv bleibt.

Für die Kontierung gilt dieser Text nicht. Der KI-Vorschlag für Kontierung im Eingangsbeleg ist ein eigener Vorgang: Er entscheidet allein anhand deines Kontenplans und liest dabei ausdrücklich die Beschreibungstexte der Sachkonten. Hinweise wie „Büromaterial immer auf dieses Konto" gehören also zum jeweiligen Konto, nicht hierher.

Was bei Unsicherheit passiert. Die Erkennung rät nicht. Fehlt eine Angabe oder ist sie unklar, bleibt das Feld leer. Steuerkürzel neben den Positionen (A, B, C …) werden nur übernommen, wenn der Beleg eine Legende dazu enthält — sonst bleibt der Steuersatz der Zeile offen, statt auf 20 % geschätzt zu werden. Lieferanten werden ausschließlich bei exakter Übereinstimmung zugeordnet, eine unscharfe Suche gibt es bewusst nicht. Und passen die Positionssummen nicht zum Belegkopf, gleicht flinkest nur Rundungsdifferenzen von wenigen Cent aus; eine größere Lücke — etwa eine übersprungene Zeile — bleibt als Summenabweichung am Beleg sichtbar. Kommt gar kein verwertbares Ergebnis zurück, erscheint die Meldung „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" mit dem Grund dahinter.

Jede Analyse verbraucht KI-Kontingent. Ein Beleg wird in zwei Schritten gelesen: erst eine kurze Lieferanten-Erkennung, dann die eigentliche Analyse. Beide Schritte werden protokolliert; die Auswertung dazu findet ein Administrator unter KI-Verbrauch in den KI-Einstellungen. Ein sehr langer Anweisungstext geht in jede einzelne Analyse mit ein — kurz und konkret ist deshalb besser als eine lange Sammlung von Sonderfällen.

Auch hier gilt: nur für neue Analysen. Eine Änderung am Text verändert nichts an bereits ausgelesenen Belegen. Wirksam wird sie beim nächsten Upload und bei jedem Beleg neu auslesen.

Was diese Seite nicht steuert

Die häufigste Verwechslung: Vieles, was nach „Einstellung für Eingangsrechnungen" klingt, liegt woanders.

• Wer kontiert (Buchungskonten zuweisen) — steht in den Buchhaltungs-Einstellungen. Dieser Schalter entscheidet, ob am Eingangsbeleg überhaupt Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen erscheinen.
• E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen — ebenfalls Buchhaltungs-Einstellungen. Damit sucht flinkest den fehlenden Beleg zu einer Bankbuchung in verbundenen Postfächern. Das ist etwas anderes als der Import über die eigene Eingangsadresse unter Belege per E-Mail.
• Bar-Sachkonto, ausgeschlossene Bankkonten, Buchungszeitraum, Buchungskonvention und der Kanzlei-Zugang — alles Buchhaltungs-Einstellungen.
• Standard-Buchungskonto eines Lieferanten — direkt beim Lieferanten, zusammen mit dessen eigenen Erkennungs-Anweisungen.
• Ablage oder Liste — kein Schalter, sondern eine Entscheidung je Beleg. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport; siehe Eingangsrechnungen.

Aktionen

Einstellungen speichern. Über Speichern oben rechts. Beide Abschnitte gehen gemeinsam raus.

Wirkung im Überblick. Keine der drei Einstellungen ändert etwas an Belegen, die es schon gibt:

Einstellung	Wirkt auf
Beim Hochladen als bezahlt markieren	jeden ab jetzt hochgeladenen oder per E-Mail eingegangenen Beleg
Bezahldatum-Quelle	dieselben neuen Belege — und zusätzlich jeden Beleg, den du danach neu auslesen lässt
Instructions for recognizing receipts	jede Analyse ab jetzt: neue Uploads und jedes Beleg neu auslesen

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Belege per E-Mail
• Lieferanten
• Buchhaltungs-Übersicht
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum sind meine hochgeladenen Eingangsbelege sofort auf „bezahlt"? Weil in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen das Kästchen Beim Hochladen als bezahlt markieren gesetzt ist. Nimm es heraus, dann entstehen neue Belege wieder als offen. Bereits hochgeladene Belege ändern sich dadurch nicht — deren Status stellst du im Beleg selbst über Bezahlstatus ändern um.

Ich habe die Bezahldatum-Quelle umgestellt — warum haben alte Belege noch das alte Datum? Weil die Einstellung nur beim Anlegen und beim erneuten Auslesen eines Belegs greift, nie rückwirkend. Willst du einen einzelnen Beleg nachziehen, lass ihn über Beleg neu auslesen noch einmal analysieren; dann wird sein Bezahldatum nach der aktuellen Einstellung neu gesetzt.

Bei einem bezahlten Beleg fehlt das Bezahldatum. Woran liegt das? Als Quelle ist Belegdatum eingestellt, und die Erkennung hat auf dem Beleg kein Datum gefunden. Trag das Belegdatum über Bearbeiten nach und setz das Bezahldatum über Bezahlstatus ändern — oder lies den Beleg neu aus.

Wo sage ich der Belegerkennung, worauf sie achten soll? Auf drei Ebenen. Für alle Belege im Feld Instructions for recognizing receipts auf dieser Seite. Nur für einen bestimmten Lieferanten in dessen Stammdaten. Und für einen einzelnen Durchlauf im Dialog Beleg neu auslesen unter Zusätzliche Anweisungen.

Kann ich hier hinterlegen, auf welches Konto bestimmte Positionen gebucht werden sollen? Nein. Der Text auf dieser Seite steuert nur das Auslesen des Belegs, nicht die Kontierung. Eine Regel wie „Büromaterial immer auf dieses Konto" schreibst du in die Beschreibung des betreffenden Sachkontos; der KI-Vorschlag für die Kontierung liest genau dort nach. Ein fester Standard je Lieferant gehört zum Lieferanten selbst.

Warum sind zwei Beschriftungen auf dieser Seite englisch? Für Document recognition und Instructions for recognizing receipts fehlt derzeit die deutsche Übersetzung, deshalb zeigt die Oberfläche den englischen Originaltext. An der Funktion ändert das nichts.

Wieso finde ich diese Seite gar nicht? Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht ist er nicht erreichbar — auch nicht lesend.