Einstellungen: Eingangsrechnungen

Diese Seite steuert, was flinkest mit einem Eingangsbeleg — also der Lieferantenrechnung, die du bezahlen musst — nach dem Auslesen automatisch tut. Vier Blöcke stehen untereinander: ob ein als Barzahlung erkannter Beleg gleich als bezahlt gebucht wird, ob dich eine E-Mail warnt, wenn ein Lieferant mehr verrechnet als vereinbart, mit welchem Text du beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anforderst, und was die automatische Belegerkennung zusätzlich beachten soll. Wer kontiert, welche Bankkonten geprüft werden und ob Postfächer nach Rechnungen durchsucht werden, steht dagegen in den Buchhaltungs-Einstellungen (siehe „Was diese Seite nicht steuert" unten). Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen unter Belege → Eingangsrechnungen und musst dafür Administrator sein — ohne dieses Recht ist sie nicht erreichbar, auch nicht lesend. Den Menüeintrag gibt es nur, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Bezahlungseinstellungen

Beim Hochladen als bezahlt markieren

Bar bezahlte Lieferantenrechnungen — etwa von der Tankstelle oder aus dem Baumarkt — haben nie einen Bankumsatz, gegen den man sie abgleichen könnte, und blieben ohne Automatik für immer „offen" im System stehen. Das Kästchen Beim Hochladen als bezahlt markieren entscheidet, ob flinkest einen Beleg automatisch als bezahlt bucht, sobald die Belegerkennung ihn als Barzahlung einstuft. Im Grundzustand ist das Kästchen leer — jeder neue Beleg ist dann zunächst offen, unabhängig von der erkannten Zahlungsart. Setzt du es, legt flinkest für jeden als bar erkannten Beleg automatisch eine echte Zahlung über den Belegbetrag auf deine Kassa an und verknüpft sie mit dem Beleg — genauso, wie wenn du einen Barbeleg von Hand über die Buchhaltungs-Übersicht hochlädst. Stuft die Erkennung einen Beleg dagegen als Überweisung oder Kartenzahlung ein, bleibt er unabhängig vom Schalter offen, bis du ihn selbst mit einer Banktransaktion abgleichst.

Ablage oder Liste. Ein als bar erkannter Beleg kommt dabei automatisch aus der Ablage in die Liste der Eingangsrechnungen — nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport.

Voraussetzung: eine eindeutige Kassa

Die automatische Zahlung braucht eine Kassa, die sich eindeutig bestimmen lässt. Gibt es unter den Kassen genau eine aktive Kassa, nimmt flinkest diese — auch wenn sie einem Mitarbeiter zugewiesen ist. Gibt es mehrere, nimmt flinkest die eine, die keinem Mitarbeiter zugewiesen ist. Gibt es gar keine aktive Kassa, oder unter mehreren keine bzw. mehr als eine nicht zugewiesene, kann flinkest die Zahlung keinem Konto zuordnen — der Beleg bleibt dann offen, ohne dass irgendwo eine Fehlermeldung erscheint. Dasselbe gilt, wenn die Erkennung keine Summe größer null gefunden hat. Das wird bei jeder Analyse neu versucht: Richtest du die Kassa nachträglich ein und lässt den Beleg über Beleg neu auslesen erneut analysieren, greift die automatische Verbuchung dann.

Bezahldatum-Quelle wählen

Das Feld Bezahldatum-Quelle erscheint nur, solange das Kästchen „Beim Hochladen als bezahlt markieren" gesetzt ist, und bestimmt, welches Datum die automatische Zahlung bekommt:

Auswahl	Bedeutung
Belegdatum	das Datum, das die Erkennung auf dem Beleg gefunden hat — fehlt es, setzt flinkest ersatzweise den Tag der Analyse
Hochlade-Datum	der Tag, an dem der Beleg analysiert wurde

Das ist relevant, wenn Belege gesammelt und erst später eingescannt werden — dann liegt das Belegdatum in der Vergangenheit, während das Hochlade-Datum den tatsächlichen Buchungstag abbildet. Nimmst du das Kästchen wieder heraus, verschwindet das Feld, die gewählte Quelle bleibt aber gespeichert und steht beim nächsten Einschalten wieder da.

Wo der Schalter greift

Er wirkt beim Hochladen ins Upload-Feld der Eingangsrechnungen und beim automatischen Import über Belege per E-Mail — in beiden Fällen erst NACH der Analyse, weil vorher weder die Zahlungsart noch die Summe bekannt sind. Ein Beleg, den du über manuell von Hand anlegst, ist nicht betroffen — dort trägst du den Bezahlstatus selbst ein. Auch das nachträgliche Anhängen einer Datei an einen bestehenden Beleg ändert daran nichts.

Keine rückwirkende Verbuchung

Nichts davon wirkt rückwirkend — auch nicht nachträglich per Beleg neu auslesen. Ist ein Beleg bereits als bezahlt verknüpft, lässt eine erneute Analyse Bezahlstatus und Bezahldatum unverändert; die automatische Verbuchung greift nur, solange ein Beleg noch offen ist, und dann genau einmal. Änderst du Beim Hochladen als bezahlt markieren oder die Bezahldatum-Quelle nachträglich, wirkt das nur auf Belege, die danach neu entstehen oder zum ersten Mal erfolgreich automatisch verbucht werden.

Automatische Zahlung nachträglich korrigieren

Passt bei einem schon automatisch verbuchten Beleg das Bezahldatum oder die Kassa nicht, korrigierst du die Zahlung direkt im Eingangsbeleg: Im Reiter Zahlungen öffnet das Menü der Zahlung Zahlung bearbeiten, dort änderst du Zahldatum und Konto. Bezahlstatus und Bezahldatum des Belegs ziehen automatisch nach. Ein Datum in der Zukunft lehnt flinkest dabei ab, ebenso ein altes oder neues Datum in einem bereits abgeschlossenen Buchungszeitraum. War der Beleg gar nicht bar bezahlt, entfernst du die automatische Zahlung über Zahlung löschen im selben Menü — der Beleg ist danach wieder offen. Beides siehst du nur, wenn du Eingangsbelege bearbeiten und Zahlungen verwalten darfst.

Benachrichtigung bei Preiserhöhung

Lieferanten heben Preise oft still an — ein paar Prozent hier, ein Artikel dort. Wer nicht jede Rechnung Zeile für Zeile gegen die vereinbarten Preise hält, merkt das erst, wenn die Kalkulation nicht mehr aufgeht. Dieser Block lässt flinkest den Vergleich nach jedem Auslesen selbst machen.

Bei Preiserhöhungen eine E-Mail senden

Setzt du das Kästchen Bei Preiserhöhungen eine E-Mail senden, schickt flinkest eine E-Mail, sobald eine ausgelesene Eingangsrechnung für einen Artikel mehr verrechnet als den Preis, der beim Lieferantenartikel hinterlegt ist. Im Grundzustand ist das Kästchen leer, damit niemand ungefragt Mails bekommt. Erst wenn es gesetzt ist, erscheinen darunter die Felder Empfänger und Toleranz.

Die Mail hat den Betreff „Preiserhöhung auf Eingangsrechnung … von …" mit Rechnungsnummer und Lieferant und listet alle teureren Positionen in einer Tabelle — Position, Art.-Nr., der hinterlegte Preis, der Preis laut Rechnung und die Abweichung in Prozent. Ein Link Eingangsbeleg öffnen führt direkt zum Beleg. Pro Beleg geht höchstens eine solche Mail hinaus: Liest du denselben Beleg später über Beleg neu auslesen noch einmal aus, wird nicht erneut gewarnt.

Wann eine Position als teurer gilt

Verglichen wird nur, was sich eindeutig zuordnen lässt. Der Beleg muss einem bekannten Lieferanten zugeordnet sein, und die Belegerkennung muss auf der Position eine Artikelnummer gelesen haben, unter der dieser Lieferant den Artikel bei dir führt — also die Artikelnummer eines Lieferantenpreises in den Artikeldetails, gültig am Belegdatum. Positionen ohne Artikelnummer, ohne hinterlegten Preis, ohne Menge oder ohne Betrag bleiben außen vor.

Verglichen wird der Netto-Einzelpreis je Einheit nach Abzug des Positionsrabatts; bei einer Rechnung in fremder Währung rechnet flinkest vorher mit dem Wechselkurs des Belegs in Euro um. Führt ein Lieferant denselben Artikel in mehreren Gebinden unter eigenen Artikelnummern, zählt der Preis des Gebindes, dessen Nummer auf der Rechnung steht.

Empfänger der Benachrichtigung wählen

Unter Empfänger legst du fest, bei wem die Warnung landet — sinnvollerweise bei der Person, die sich um den Einkauf kümmert:

Auswahl	Wer die Mail bekommt
Wer den Beleg hochgeladen hat	der Mitarbeiter, der den Beleg hochgeladen hat
E-Mail-Adresse des Unternehmens	die E-Mail-Adresse aus deinen Firmendaten in den Allgemeinen Einstellungen — die Vorauswahl
Andere E-Mail-Adresse	eine frei eingetragene Adresse im Feld E-Mail-Adresse, das nur bei dieser Auswahl erscheint

Per E-Mail eingegangene Belege haben keinen Hochlader — ihre Benachrichtigung geht an die E-Mail-Adresse des Unternehmens; dasselbe gilt, wenn der Hochlader nicht mehr aktiv ist oder keine E-Mail-Adresse hat. Ist auch in den Firmendaten keine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht keine Mail hinaus, ohne dass eine Meldung erscheint.

Warum „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung bei Preiserhöhung an" erscheint. Diese Meldung kommt beim Speichern, wenn das Kästchen Bei Preiserhöhungen eine E-Mail senden gesetzt ist, als Empfänger Andere E-Mail-Adresse gewählt ist und das Feld E-Mail-Adresse leer ist oder keine gültige Adresse enthält. Trag eine vollständige Adresse ein und speichere erneut — gespeichert wird erst dann, auch die übrigen Werte der Seite.

Toleranz festlegen

Kleine Abweichungen — Rundung, Mengenstaffel, ein paar Cent — sollen keine Mail-Flut auslösen. Im Feld Toleranz trägst du ein, um wie viel Prozent der Rechnungspreis über dem hinterlegten Preis liegen darf, bevor gewarnt wird: Nur benachrichtigen, wenn der Rechnungspreis um mehr als diesen Prozentsatz über dem hinterlegten Preis liegt. Erlaubt sind Werte ab 0 mit bis zu zwei Nachkommastellen. Bei 0 % warnt flinkest schon, sobald eine Einheit auch nur einen Cent mehr kostet.

Neue Einkaufspreise von Rohstoffen übernehmen

Das Kästchen Neue Einkaufspreise von Rohstoffen übernehmen hält die Einkaufspreise von Rohstoffen aktuell, ohne dass du sie von Hand nachträgst. Es wirkt nur, wenn die Erweiterung Lebensmittel für deinen Betrieb freigeschaltet ist. Steht auf einer Rechnungsposition die Artikelnummer, unter der der Lieferant einen Rohstoff bei dir führt, und ist dort ein Preis hinterlegt, setzt flinkest nach dem Auslesen den Preis dieses Rohstoff-Lieferantenartikels auf den Rechnungspreis; der alte Preis bleibt im Preisverlauf, und die Rezeptkosten rechnen danach mit dem neuen Preis. Das gilt in beide Richtungen — auch ein gesunkener Preis wird übernommen —, Abweichungen unter 0,5 % gelten dagegen als Rundung und ändern nichts. Das Kästchen steht zwar in diesem Block, ist aber unabhängig von der Mail: Es wirkt auch, wenn Bei Preiserhöhungen eine E-Mail senden aus ist, und die Toleranz spielt dafür keine Rolle.

Berichtigte Rechnung anfordern

Betreff und Text der Anforderung vorgeben

Fehlen auf einer Eingangsrechnung gesetzlich vorgeschriebene Angaben (§ 11 UStG), kann der Vorsteuerabzug versagt werden — dann brauchst du vom Lieferanten eine berichtigte Rechnung. Statt jedes Mal eine eigene Mail zu formulieren, legst du hier einmal fest, wie diese Anforderung lautet: E-Mail Betreff ist ein einzeiliges Feld, E-Mail Nachricht ein Textfeld mit Formatierung. Ab Werk ist ein deutscher Standardtext vorbelegt — er bittet um eine berichtigte Rechnung, nennt Rechnungsnummer, Datum und Betrag, listet die fehlenden Angaben auf und schließt mit deinem Firmennamen. Du kannst ihn frei anpassen, etwa an deinen Briefstil oder um einen Ansprechpartner zu ergänzen.

Platzhalter einfügen

Damit die Vorlage für jede Rechnung passt, stehen Platzhalter zur Verfügung, die flinkest beim Anfordern mit den Daten des Belegs füllt. Über das Listen-Symbol rechts an E-Mail Betreff und E-Mail Nachricht klappt links die Leiste Platzhalter: auf; ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage, und du fügst ihn an der gewünschten Stelle ein.

Platzhalter	wird ersetzt durch
{number}	Rechnungsnummer
{date}	Rechnungsdatum
{contact_name}	Lieferant
{gross_amount}	Gesamtbetrag inklusive Steuer
{company_name}	Firmenname — dein eigener
{missing_items}	Liste der fehlenden Rechnungsangaben

{missing_items} wird zu einer Aufzählung der Angaben, die die Rechnungsprüfung am Beleg vermisst hat — setze ihn in die E-Mail Nachricht, dort wird die Liste eingefügt.

Wo die Vorlage verwendet wird

Benutzt wird die Vorlage im Eingangsbeleg: Meldet die Rechnungsprüfung dort fehlende Angaben, öffnet Anfordern im Hinweis die Mail „Berichtigte Rechnung anfordern" — mit deinem Betreff und Text, die Platzhalter schon ersetzt, die Belegdatei im Anhang. Das darf, wer Eingangsrechnungen bearbeiten darf. Dort kannst du den Text vor dem Senden noch für diesen einen Fall ändern; die Vorlage hier bleibt davon unberührt. Ist die Anforderung verschickt, ersetzt die nächste Rechnung dieses Lieferanten das Dokument des Belegs, statt einen zweiten Beleg anzulegen — sind beim Lieferanten mehrere Anforderungen offen, nur bei passender Rechnungsnummer. Dieselbe Vorlage verwendet auch deine Kanzlei, wenn sie im Kanzlei-Portal flinkest.tax eine berichtigte Rechnung anfordert.

Belegerkennung

Anweisungen zur Belegerkennung

Das mehrzeilige Textfeld Anweisungen zur Belegerkennung trägt bei jedem Beleg zusätzlich auf den Weg, was du hier hineinschreibst — unabhängig davon, von welchem Lieferanten er stammt. Gedacht ist das für Hausregeln, die sich aus dem Beleg allein nicht ergeben, etwa branchenspezifische Eigenheiten deiner Lieferantenrechnungen (wiederkehrende Layout-Muster, wo die Belegnummer typischerweise steht, welche Sprache meist vorkommt). Die Grundarbeit macht die Erkennung ohnehin von selbst: Belegnummer und -datum, Belegart, Zahlungsart, Summen und Steuer, Lieferantenname mit Adresse und UID-Nummer, IBAN und BIC sowie alle Positionen mit Text, Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz. Was genau gelesen wird, steht bei den Eingangsrechnungen.

Weitere Anweisungen beim Lieferanten, beim Fahrzeug und im Einzelfall

Der Text von dieser Seite gilt immer und für alle Belege. Zusätzlich kannst du beim Lieferanten im Feld Anweisungen zur Erkennung eingehender Rechnungen eigene Anweisungen hinterlegen — die behandelt die Erkennung als besonders wichtig, sie gelten aber nur für dessen Belege. Damit Tank-, Werkstatt- oder Leasingrechnungen dem richtigen Fahrzeug zugeordnet werden, liest die Erkennung außerdem Kennzeichen, Fahrgestellnummer und die Hinweise zum Erkennen von Belegen deiner Fahrzeuge mit, etwa eine Tankkarten-Nummer.

Im Dialog Beleg neu auslesen steht unter Zusätzliche Anweisungen die Anweisung des Lieferanten bereits vorbefüllt; was dort beim Absenden steht, tritt für diesen Durchlauf an die Stelle der Lieferanten-Anweisung, während der Text von dieser Seite in jedem Fall aktiv bleibt. Ist ein Lieferant verknüpft, ist dort Diese Anweisung beim Lieferanten für künftige Scans speichern vorausgewählt — lässt du das Häkchen stehen, wird deine Änderung zur neuen Lieferanten-Anweisung für alle künftigen Belege dieses Lieferanten. Soll sie nur dieses eine Mal gelten, nimm das Häkchen heraus.

Für die Kontierung gilt dieser Text nicht

Der Text auf dieser Seite steuert nur das Auslesen, nicht die Zuordnung zu Buchungskonten. Der KI-Vorschlag für Kontierung im Eingangsbeleg ist ein eigener Vorgang mit eigenen Anweisungen: Er sieht die Belegdatei selbst und die ausgelesenen Positionen, deinen Kontenplan samt dem Feld KI-Anweisungen der Sachkonten, die Allgemeinen Anweisungen für die KI-Kontierung aus den Buchhaltungs-Einstellungen, die Anweisungen für die KI-Kontierung des Lieferanten sowie deine Fahrzeuge mit ihren Hinweisen. Ist beim Lieferanten ein festes Buchungskonto hinterlegt, ist dieses verbindlich — die KI schlägt dann nur noch Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel vor. Hinweise wie „Büromaterial immer auf dieses Konto" gehören also zum jeweiligen Sachkonto, Hausregeln deiner Kanzlei in die Buchhaltungs-Einstellungen — nicht hierher.

Wie die Erkennung mit Unsicherheit umgeht

Die Erkennung rät nicht. Fehlt eine Angabe oder ist sie unklar, bleibt das Feld leer. Steuerkürzel neben den Positionen (A, B, C …) werden nur übernommen, wenn der Beleg eine Legende dazu enthält — sonst bleibt der Steuersatz der Zeile offen, statt auf 20 % geschätzt zu werden. Lieferanten werden ausschließlich bei exakter Übereinstimmung zugeordnet, eine unscharfe Suche gibt es bewusst nicht. Und passen die Positionssummen nicht zum Belegkopf, gleicht flinkest nur Rundungsdifferenzen von wenigen Cent aus; eine größere Lücke — etwa eine übersprungene Zeile — bleibt als Summenabweichung am Beleg sichtbar. Kommt gar kein verwertbares Ergebnis zurück, erscheint die Meldung „Der Beleg konnte nicht ausgelesen werden: …" mit dem Grund dahinter.

Jede Analyse kostet zwei KI-Anfragen

Ein Beleg wird in zwei Schritten gelesen: erst eine kurze Lieferanten-Erkennung, dann die eigentliche Analyse. Beide Schritte werden protokolliert; die Auswertung dazu findet ein Administrator unter KI-Verbrauch in den KI-Einstellungen. Ein sehr langer Anweisungstext geht in jede einzelne Analyse mit ein — kurz und konkret ist deshalb besser als eine lange Sammlung von Sonderfällen. Auch hier gilt: Eine Änderung am Text verändert nichts an bereits ausgelesenen Belegen. Wirksam wird sie beim nächsten Upload und bei jedem Beleg neu auslesen.

Einstellungen speichern

Gemeinsames Speichern

Oben rechts sitzt Speichern — alle vier Blöcke der Seite werden gemeinsam gesichert, es gibt keinen eigenen Speichern-Knopf je Block. Klappt es, bestätigt flinkest mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert"; schlägt es fehl, erscheint die Meldung mit dem Grund, und deine Eingaben bleiben im Formular stehen. Verschickt werden dabei nur die Werte dieser Seite; sie werden über die bestehenden Einstellungen gelegt, statt sie zu ersetzen. Andere Einstellungsseiten bleiben also unangetastet, auch wenn dort jemand parallel arbeitet. Wer die Anwendung gerade in einem zweiten Fenster offen hat, bekommt den neuen Stand von selbst — neu laden musst du nichts.

Was diese Seite nicht steuert

Die häufigste Verwechslung: Vieles, was nach „Einstellung für Eingangsrechnungen" klingt, liegt woanders.

• Wer kontiert (Buchungskonten zuweisen) — steht in den Buchhaltungs-Einstellungen. Dieser Schalter entscheidet, ob am Eingangsbeleg überhaupt Kontospalten, Kontierungs-Warnungen und die KI-Schaltflächen erscheinen.
• Anweisungen für die KI-Kontierung — betriebsweit in den Buchhaltungs-Einstellungen, je Lieferant beim Lieferanten, je Konto bei den Sachkonten.
• E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen — ebenfalls Buchhaltungs-Einstellungen. Damit sucht flinkest den fehlenden Beleg zu einer Bankbuchung in verbundenen Postfächern. Das ist etwas anderes als der Import über die eigene Eingangsadresse unter Belege per E-Mail.
• Bar-Sachkonto, ausgeschlossene Bankkonten, Buchungszeitraum, Buchungskonvention und der Kanzlei-Zugang — alles Buchhaltungs-Einstellungen.
• Standard-Buchungskonto eines Lieferanten — direkt beim Lieferanten, zusammen mit dessen eigenen Erkennungs-Anweisungen.
• Die hinterlegten Lieferantenpreise, gegen die die Preiserhöhung geprüft wird — in den Artikeldetails.
• Ablage oder Liste — grundsätzlich eine Entscheidung je Beleg; nur als bar erkannte Belege holt „Beim Hochladen als bezahlt markieren" automatisch in die Liste. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport; siehe Eingangsrechnungen.

Verwandte Seiten

• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kassen
• Belege per E-Mail
• Lieferanten
• Artikeldetails
• Sachkonten
• Fahrzeuge
• Buchhaltungs-Übersicht
• KI-Einstellungen
• E-Mail-Konten
• Module
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum sind manche meiner hochgeladenen Eingangsbelege sofort auf „bezahlt"? Weil in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen das Kästchen Beim Hochladen als bezahlt markieren gesetzt ist und die Belegerkennung den jeweiligen Beleg als Barzahlung eingestuft hat — nur dafür greift der Schalter, Überweisungen und Kartenzahlungen bleiben davon unberührt. Nimm das Kästchen heraus, dann entstehen künftig auch Barbelege wieder als offen. Bereits automatisch verbuchte Belege ändern sich dadurch nicht — eine falsch angelegte Zahlung entfernst du im Eingangsbeleg selbst, im Reiter Zahlungen über Zahlung löschen.

Ich habe „Beim Hochladen als bezahlt markieren" aktiviert, trotzdem bleiben Barbelege offen. Warum? flinkest verbucht einen Beleg nach der Analyse nur dann automatisch, wenn drei Dinge zusammenkommen: Die Belegerkennung hat als Zahlungsart Bar gelesen, sie hat eine Summe größer null gefunden, und es lässt sich eindeutig eine Kassa bestimmen — also genau eine aktive Kassa unter den Kassen, oder bei mehreren genau eine, die keinem Mitarbeiter zugewiesen ist. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, bleibt der Beleg offen, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint. Fehlt eine eindeutige Kassa, richte die Kassen entsprechend ein und lies den Beleg über Beleg neu auslesen erneut aus, dann greift die Verbuchung.

Warum bekomme ich keine Mail, obwohl ein Lieferant teurer geworden ist? Die Warnung kommt nur, wenn in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen Bei Preiserhöhungen eine E-Mail senden gesetzt ist, der Beleg einem bekannten Lieferanten zugeordnet ist und auf der Position eine Artikelnummer steht, unter der beim Artikel ein Lieferantenpreis dieses Lieferanten hinterlegt ist. Außerdem muss der Netto-Einzelpreis um mehr als die eingestellte Toleranz darüber liegen. Pro Beleg geht höchstens eine Mail hinaus, und ist weder beim Empfänger noch in den Firmendaten eine E-Mail-Adresse vorhanden, wird gar nicht gesendet.

Wo lege ich den Text für die Anforderung einer berichtigten Rechnung fest? In den Einstellungen zu Eingangsrechnungen im Block Berichtigte Rechnung anfordern: E-Mail Betreff und E-Mail Nachricht, mit Platzhaltern wie {number} für die Rechnungsnummer und {missing_items} für die Liste der fehlenden Angaben. Verwendet wird die Vorlage, wenn du im Eingangsbeleg im Hinweis zur Rechnungsprüfung auf Anfordern klickst.

Kann ich hier hinterlegen, auf welches Konto bestimmte Positionen gebucht werden sollen? Nein. Der Text in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen steuert nur das Auslesen des Belegs, nicht die Kontierung. Der KI-Vorschlag für die Kontierung liest eigene Anweisungen: das Feld KI-Anweisungen der Sachkonten, die Allgemeinen Anweisungen für die KI-Kontierung in den Buchhaltungs-Einstellungen und die Anweisungen für die KI-Kontierung beim Lieferanten. Ein fester Standard je Lieferant gehört als Buchungskonto zum Lieferanten selbst.

Wieso finde ich diese Seite gar nicht? Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht erscheint beim Aufruf die Seite „Nicht erlaubt." — auch lesend kommst du nicht hinein. Als Administrator fehlt der Menüeintrag Eingangsrechnungen, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module ausgeschaltet ist.