Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnungen sind dein digitaler Rechnungseingang: Lieferantenrechnungen und -gutschriften lädst du hier als PDF oder Foto hoch, eine KI-Analyse liest Belegnummer, Lieferant, Datum, Summe, Steuer und Zahlart aus und ordnet den Lieferanten, wenn möglich, deinem Kontaktstamm zu. Aus den geprüften Belegen entsteht dein Vorsteuer-Nachweis, die Kontierung für die Buchhaltung und — sobald bezahlt — die Information, welche Verbindlichkeiten noch offen sind. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit der Liste und wie du sie bedienst.

Liste, Ablage/Liste-Umschalter und Anzeige

Die Belegliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile fünf Spalten: Nr. (Belegnummer, ein Strich, solange keine erkannt wurde), Lieferant (samt Adresse), Belegdatum, Bezahldatum und Summe (in der Währung des Belegs). Neu hochgeladene Belege stehen ganz oben — Standard ist die Sortierung nach id absteigend, sodass der Rechnungseingang chronologisch von den neuesten zu den ältesten abgearbeitet wird. Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten.

Ablage und Liste umschalten

Kernkonzept ist der Zwei-Stufen-Posteingang: Jeder frisch hochgeladene oder manuell angelegte Beleg landet zuerst in der Ablage — dem ungeprüften Eingangskorb. Der Umschalter oben zeigt die Anzahl in Klammern, etwa „Ablage (3)". Erst nach Sichtung und Korrektur verschiebst du einen Beleg in die Liste, den geprüften Bestand — diese einfache „Freigabe"-Stufe ist bewusst schlank gehalten, ohne mehrstufigen Prüf-/Freigabe-Workflow. Der Unterschied ist mehr als Optik: Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport. Wie du einen Beleg verschiebst, steht unter „Beleg in die Liste bzw. Ablage verschieben".

Beleg öffnen

Ein Klick auf Belegnummer oder Lieferant führt zum Eingangsbeleg — dort prüfst du Dokument, Positionen, Kontierung und erfasst die Zahlung.

Woran du siehst, wie weit ein Beleg ist

Die Lieferantenspalte verrät auf einen Blick den Stand der Zuordnung:

• Name und Adresse normal dargestellt — der Beleg ist einem Lieferanten in deinem Kontaktstamm zugeordnet; das KI-Matching hat ihn gefunden. Diese Verknüpfung ist Voraussetzung für die Kreditoren-Auswertung und für Kontierungs-Vorschläge aus dem Lieferantenstamm.
• „Lieferant im System nicht gefunden" mit dem erkannten Namen und der Adresse darunter — die Analyse hat einen Absender gelesen, aber keinen passenden Kontakt gefunden. Die erkannten Daten bleiben trotzdem sichtbar und filterbar.
• „Unbekannter Lieferant" — weder ein Kontakt noch ein Name konnten ermittelt werden, etwa bei einem manuell ohne Lieferant angelegten Beleg.

Gutschriften tragen zusätzlich die Markierung Gutschrift unter dem Lieferantennamen — Lieferantengutschriften mindern deine Verbindlichkeiten und müssen deshalb sofort von Rechnungen unterscheidbar sein.

Warum ein Beleg keinem Lieferanten zugeordnet ist. flinkest ordnet nur bei einer eindeutigen Übereinstimmung zu — über die UID-Nummer, die Kreditorennummer oder Name plus Postleitzahl deines Lieferanten. Eine unscharfe Suche gibt es bewusst nicht: Lieber keine automatische Zuordnung als eine falsche. Du kannst den Lieferanten im Eingangsbeleg selbst nachtragen. Lädst du einen Beleg direkt aus einem Lieferanten heraus hoch, ist dieser Lieferant fixiert und wird von der Erkennung nicht überschrieben.

Leere Liste bzw. keine Treffer

Ist die Ablage oder Liste leer — oder findet eine Suche bzw. ein Filter keinen Treffer —, zeigt flinkest statt Zeilen einen Hinweis mit einer Handlungsaufforderung zum Hochladen.

Paginierung und Zeilen pro Seite

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite. „Zeilen pro Seite" legt fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Belege auf einer Seite stehen.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Eingangsbeleg — oder wird eine KI-Analyse im Hintergrund fertig —, lädt sich die Liste von selbst nach, inklusive des Ablage-Zählers. Das läuft über den Eventserver: Ist der nicht erreichbar, bleibt die Anzeige stehen, bis du die Seite selbst neu lädst.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suchtext, die Wahl zwischen Ablage und Liste, Filter, Seitenzahl und Sortierung bleiben erhalten — kommst du aus einem Beleg zurück, findest du deine Ansicht unverändert vor.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld durchsucht Belegnummer oder Lieferantenname; lässt sich deine Eingabe zusätzlich als Betrag lesen (etwa „48,48"), sucht flinkest parallel nach Belegen mit exakt dieser Summe — der häufigste Abgleich beim Kontoauszug. Die Suche startet kurz nach der letzten Eingabe von selbst.

Filter & Sortierung

Das Filter-Symbol öffnet das Panel Filter & Sortierung mit mehreren Bereichen:

• Basisdaten — Belegnummer, Belegdatum (mit Presets), Typ (Normal/Gutschrift), Zahlungsart (Überweisung/Karte/Bar).
• Lieferant & OCR-Daten — bewusst getrennt: der zugeordnete Stamm-Lieferant (Kontakt-Picker) einerseits, die OCR-Rohdaten (Name, PLZ, Ort, Land laut Belegtext) andererseits. So findest du „alle unzugeordneten Belege von ‚Musterfirma…'" auch ohne Stammsatz.
• Beträge — Summe.
• Sonstiges — Bezahldatum und BMD-Exportdatum (an dem der Beleg im Buchhaltungsexport war) — praktisch, um nachzuvollziehen, was schon bezahlt bzw. schon an die Kanzlei exportiert wurde.
• Metadaten — Erstellt/Geändert von und am, etwa um zu klären, wer einen Beleg vom Handy aus hochgeladen hat.

Gesetzte Filter erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln entfernen; der Pflichtfilter Ablage/Liste zählt dabei nicht als Nutzerfilter.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Sichten — etwa „unbezahlte Barbelege des Monats" — speicherst du oben im Panel unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab; ein Papierkorb-Symbol löscht einen gespeicherten Filter wieder.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert sofort danach und dreht bei erneutem Klick die Richtung um — das geht immer vor. Im Reiter Sortieren desselben Panels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" — betriebsweit, für jeden Benutzer gleich.

Beleg-Eingang: Upload und KI-Analyse

Beleg fotografieren

Oben rechts ist die Hauptschaltfläche Rechnung fotografieren — sie öffnet direkt die Kamera deines Geräts (auf einem Smartphone die Rückkamera), ein aufgenommenes Foto geht sofort denselben Weg wie ein Einzel-Upload: neuer Beleg in der Ablage, danach automatische Erkennung. Das ist bewusst der primäre Weg, nicht die Dropzone — die meisten Belege trudeln im Alltag als Papier oder Foto vom Handy ein, nicht als bereits vorliegende Datei.

Beleg hochladen

Auf Desktop und Tablet liegt darunter zusätzlich eine Dropzone zum Ziehen oder Klicken (ab Bildschirmen unterhalb der Tablet-Breite ist nur noch die Kamera-Schaltfläche da, die Dropzone entfällt). Angenommen werden PDF sowie Fotos in JPEG, PNG, GIF und WEBP (mehrfach möglich) — nur diese Formate liest die automatische Erkennung zuverlässig. Eine andere Datei — etwa ein Word-Dokument oder eine reine Textdatei — weist flinkest sofort ab, noch bevor ein Beleg entsteht: „Dieser Dateityp wird für die Beleg-Analyse nicht unterstützt. Bitte laden Sie ein PDF oder ein Bild (JPEG, PNG, GIF oder WEBP) hoch." Kamera-Schaltfläche und Dropzone sind nur sichtbar, wenn dein Benutzer Eingangsrechnungen bearbeiten darf.

Einzel-Upload

Lädst du eine Datei hoch, entsteht sofort ein neuer Beleg in der Ablage, die Ansicht wechselt automatisch dorthin. Du bekommst die Meldungen „Beleg erfolgreich hochgeladen" und danach „Beleg wird via AI analysiert…"; die Zeile selbst zeigt „Analysiere…", bis die Erkennung fertig ist.

Mehrfach-Upload und Warteschlange

Mehrere Dateien gleichzeitig landen in einer Upload-Warteschlange (maximal zwei parallel) — pro Datei eine Karte mit Name, Größe, Status (Wartend/Hochladen/Analysiere Rechnung) und einem Fortschrittsbalken mit Schrittzähler. Fertige Karten verschwinden nach wenigen Sekunden von selbst. So arbeitest du den Monatseingang in einem Rutsch ab, statt Datei für Datei zu warten.

Fehlgeschlagener Upload

Schlägt Hochladen oder Analyse fehl, zeigt die Karte die Backend-Fehlermeldung und einen Button Wiederholen, der genau an der fehlgeschlagenen Stelle wieder ansetzt — ein einzelner Netz- oder Serverfehler verliert dir also nicht den ganzen Stapel.

Automatische Belegerkennung (KI-Analyse)

Nach dem Hochladen startet die Erkennung als Hintergrundauftrag — du kannst weiterarbeiten. Gelesen werden Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Zahlungsart, Summe und Steuer, Lieferantenname und -adresse (inkl. Matching gegen deinen Kontaktstamm) sowie IBAN/BIC. Zieht sich die Analyse länger hin, bleibt sie im Hintergrund weiterlaufen — du musst nichts erneut hochladen, der Beleg füllt sich, sobald sie fertig ist. Eine in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen hinterlegte Anweisung fließt bei jedem Lauf zusätzlich in die Erkennung ein.

Duplikat-Erkennung

Erkennt die Analyse zwei Belege mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum, markiert sie den später hochgeladenen als möglichen Doppel-Import — so verhinderst du, dass Vorsteuer und Verbindlichkeiten doppelt gezählt werden. Die Markierung selbst siehst du im Eingangsbeleg.

Barbelege beim Hochladen automatisch als bezahlt buchen

Ist in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen Beim Hochladen als bezahlt markieren aktiv, bucht flinkest nach der Analyse eine echte Kassa-Zahlung, sobald die Erkennung Bargeld als Zahlungsart liest — bei Überweisung oder Karte bleibt der Beleg offen, bis eine echte Zahlung dazukommt. Barbelege (Tankstelle, Baumarkt) haben schließlich keinen Bankumsatz, der sie automatisch abgleichen könnte. Als Bezahldatum setzt flinkest je nach Einstellung das Belegdatum oder das Upload-Datum. Voraussetzung ist genau eine aktive Kassa im Mandanten; ohne die bleibt der Beleg trotz aktiver Einstellung offen.

Eingangsbeleg manuell anlegen

Dialog „Eingangsbeleg hinzufügen" öffnen

Öffne oben rechts das „…"-Menü und klicke auf manuell. Es öffnet sich der Dialog Eingangsbeleg hinzufügen — er dient der Schnellerfassung ohne Dokument, etwa für einen verlorenen Bon oder eine nachgereichte Kleinbetragsrechnung. Oben unter Basisinformationen stehen immer sichtbar: Typ (Rechnung/Gutschrift, standardmäßig Rechnung), Belegnummer, Belegdatum (mit heute vorbelegt, spätestens heute wählbar), ein Stamm-Lieferant (Dropdown) UND ein freier Lieferantenname — beide Zuordnungswege wie beim Upload: entweder ein Kontakt aus dem Stamm oder nur der Name laut Beleg.

Darunter verteilt sich der Rest auf vier Reiter, beschrieben in den folgenden Abschnitten.

Tab „Allgemein"

Lieferdatum, Summe, Steuer, Währung (14 ISO-Codes), ein Kennzeichen für eine innergemeinschaftliche Transaktion (Waren/Leistungen), Zahlungsart (Überweisung/Karte/Bar) und eine Notiz. Diese Felder tragen die Kernangaben für Vorsteuer-Nachweis und die Reverse-Charge-Kennzeichnung bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb.

Fremdwährung und Wechselkurs

Wählst du eine andere Währung als Euro, erscheint das Feld Wechselkurs, vorbefüllt mit dem EZB-Referenzkurs zum Belegdatum — du kannst ihn überschreiben. Die Summe bleibt in Belegwährung, der EUR-Wert für Buchhaltung und Buchhaltungsexport entsteht über diesen Kurs. Bei Euro gibt es keinen Kurs.

Tab „Lieferant"

Freie Adresse (Straße mit Adress-Autocomplete, PLZ, Ort, Land) — sie wirkt nur, solange kein Stammlieferant verknüpft ist, und macht den Beleg auch ohne eigenen Kontakt auswertbar (etwa fürs Land bei einer innergemeinschaftlichen Prüfung).

Tab „Projekt"

Ordnet den Beleg einem Projekt zu — Voraussetzung, um Fremdkosten dem Projekt-Deckungsbeitrag zuzurechnen.

Tab „Buchhaltung & Bank"

Buchungstext (für die Textspalte im Buchhaltungsexport), IBAN, BIC, Kontonummer, UID-Nummer und Bankleitzahl — die Zahlungsdaten für SEPA-QR und Kanzlei-Export.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust bei diesem umfangreichen Formular.

Validierung beim Speichern

Alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur. Ein invalider Input zeigt einen Fehler-Toast, Feldfehler werden direkt ins Formular gespiegelt.

Nach dem Speichern: Beleg landet in der Ablage

Ein neu angelegter Beleg entsteht immer in der Ablage — auch wenn die Navigation dich direkt auf die Detailseite führt. Nach der Schnellerfassung geht es dort nahtlos mit Positionen und Kontierung weiter.

Zeilenaktionen und Massenaktionen

Beleg in die Liste bzw. Ablage verschieben

Im Zeilenmenü eines Belegs in der Ablage: In Liste verschieben — die Freigabe-Geste des Zwei-Stufen-Posteingangs, mit Toast „Beleg in Liste verschoben". Umgekehrt bietet ein Beleg in der Liste In Ablage verschieben an, falls doch noch Klärung nötig ist.

Beleg löschen

Zeilenmenü Löschen, mit Sicherheitsabfrage „Löschen von ‹Nr bzw. Lieferant›". Ohne Zahlungsverknüpfung wird der Beleg endgültig entfernt, inklusive Dokument. Hängt bereits eine Zahlung daran, wird er stattdessen archiviert und jede Zahlungsverknüpfung gelöst — eine dadurch komplett unverknüpfte Banktransaktion öffnet sich wieder. So bleibt die Zahlungshistorie nachvollziehbar: Eine Transaktion darf nie „erledigt gegen einen unsichtbaren Beleg" enden. Schlägt das Löschen fehl, bleibt der Beleg unangetastet und du bekommst einen Fehler-Toast mit Begründung.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Die Checkbox in der Werkzeugleiste schaltet die Mehrfachauswahl ein — dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten von Eingangsrechnungen. Es erscheinen Zeilen-Checkboxen, eine Kopf-Checkbox für die ganze Seite und eine Leiste „n Belege ausgewählt" mit den Aktionen In Liste verschieben (nur, wenn ALLE markierten in der Ablage liegen), In Ablage verschieben (nur, wenn alle in der Liste liegen) und Löschen.

Massenlöschen

Löschen über die Mehrfachauswahl fragt zusätzlich „… kann nicht rückgängig gemacht werden" und meldet danach das Sammelergebnis: wie viele Belege gelöscht wurden und welche nicht, mit Begründung je Beleg. Ein einzelner nicht löschbarer Beleg — etwa mit Zahlungsverknüpfung, siehe oben — bricht die übrigen also nicht ab.

Export und Spalten

Liste exportieren

Das Download-Symbol öffnet den Export-Dialog: Format (Excel, CSV, PDF, JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und 45 wählbare Felder inklusive Bezahlstatus, BMD-Exportdatum, Währung/Kurs und UID. Der Export übernimmt exakt die aktiven Parameter — Ablage/Liste-Wahl, Suche und Filter — du exportierst also genau das, was du gerade siehst, etwa für die Steuerberatung.

Spalten und Standardsortierung konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren. Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst, inklusive vieler unter „Weitere Felder" versteckter Angaben wie UID-Nummer des Lieferanten, Buchungstext oder Fälligkeitsdatum. Rechts unter „Angezeigte Spalten" ziehst du sie in die gewünschte Reihenfolge — das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Darunter legst du die Standardsortierung fest (Spalte plus Richtung). Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer" — es ist also eine betriebsweite Einstellung, nicht deine persönliche Ansicht. Ausführlich beschrieben ist der Grundaufbau dieses Dialogs bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Import per E-Mail

Dein Unternehmen hat eine eigene Eingangsadresse für Belege. Lieferanten schicken ihre Rechnungen dorthin, PDF-Anhänge werden automatisch als Eingangsbelege angelegt und durchlaufen dieselbe KI-Analyse wie ein manueller Upload. Analysiert werden dabei nur Mails von Absendern, deren Adresse bei einem Kontakt hinterlegt ist; alle anderen werden nur zur Einsicht abgelegt, ohne einen Beleg zu erzeugen. Was eingegangen ist, siehst du unter Belege per E-Mail.

Auch unterwegs

Eingangsbelege lassen sich auch in der mobilen App (iOS/Android) im Tab Eingangsrechnungen direkt fotografieren und hochladen, inklusive automatischer Randerkennung und Perspektivkorrektur. Mobile Benutzer sehen dabei ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben — auch der Zähler an der Ablage zählt nur ihre eigenen; fremde Belege sind für sie nicht erreichbar. Ein Freigabe-Workflow oder das Bearbeiten bestehender Belege ist in der App nicht vorgesehen.

Verwandte Seiten

• Eingangsbeleg bearbeiten
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Belege per E-Mail
• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonten
• Lieferanten

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ablage und Liste? Die Ablage ist der Eingangskorb: Dort landet jeder hochgeladene oder manuell angelegte Beleg, bis du ihn geprüft hast. Die Liste enthält die fertig geprüften Belege. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport — Belege in der Ablage werden nicht exportiert.

Warum steht bei meinem Beleg „Lieferant im System nicht gefunden"? Die Belegerkennung hat einen Absender gelesen, aber keinen exakt passenden Lieferanten in deinen Kontakten gefunden. flinkest ordnet bewusst nur bei einer eindeutigen Übereinstimmung zu — über UID-Nummer, Kreditorennummer oder Name plus Postleitzahl. Öffne den Beleg und wähle den Lieferanten dort selbst aus.

Warum lehnt flinkest meine hochgeladene Datei ab? Für die Belegerkennung werden nur PDF-Dateien und Fotos in den Formaten JPEG, PNG, GIF und WEBP unterstützt. Eine andere Datei weist flinkest sofort ab, ohne dass ein Beleg angelegt wird. Wandle die Datei in ein PDF um oder fotografiere den Beleg stattdessen.

Kann ich mehrere Belege auf einmal hochladen? Ja. Zieh alle Dateien gleichzeitig in die Dropzone. Sie kommen in eine Warteschlange, die zwei Belege parallel abarbeitet, du siehst pro Datei den Fortschritt und kannst fehlgeschlagene Uploads einzeln erneut starten.

Kann ich einen mit einer Zahlung verknüpften Beleg noch löschen? Ja. Er wird dabei nicht blockiert, sondern nur archiviert und bleibt über seine Detailseite schreibgeschützt einsehbar — deine Buchhaltung bleibt so nachvollziehbar. Nur ein noch nirgends verknüpfter Beleg wird wirklich entfernt.

Warum sieht mein Außendienst-Mitarbeiter nur seine eigenen Belege? Benutzer, die als mobile Mitarbeiter angelegt sind, sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben — der übrige Rechnungseingang bleibt für sie unsichtbar.