Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnungen sind dein Posteingang für Lieferantenbelege — also alles, was du bezahlen musst: Rechnungen, Gutschriften und Kassenbelege. Du lädst die Belege als PDF oder Foto hoch, flinkest liest sie automatisch aus und ordnet sie deinem Lieferanten zu. Am Ende steht ein geprüfter Beleg, der mit der passenden Bankbuchung verknüpft und an die Buchhaltung übergeben werden kann.

Kopfzeile und Upload-Bereich

Oben rechts liegt der Button manuell. Damit legst du einen Eingangsbeleg von Hand an — also ohne Datei, etwa für einen Beleg, den du nur abtippen willst.

Direkt darunter liegt das Upload-Feld. Zieh eine oder mehrere Dateien hinein oder klick hinein, um sie auszuwählen. Akzeptiert werden PDF-Dateien, Fotos (JPG, PNG) und einfache Textdateien.

• Eine Datei: Sie wird sofort hochgeladen, dabei siehst du eine Ladeanzeige. Danach startet die automatische Belegerkennung im Hintergrund.
• Mehrere Dateien: Sie wandern in eine Warteschlange und werden nacheinander abgearbeitet (maximal zwei gleichzeitig). Die Ansicht wechselt sofort in die Ablage, du musst nicht warten.

Der Button manuell und das Upload-Feld sind nur sichtbar, wenn dein Benutzer Eingangsrechnungen bearbeiten darf.

Automatische Belegerkennung. Nach dem Hochladen startet die KI-Analyse als Hintergrundauftrag — du kannst weiterarbeiten. Gelesen werden Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp (Rechnung oder Gutschrift), Zahlungsart, Bruttosumme und Steuer, Lieferantenname mit Adresse, UID-Nummer und Land, IBAN und BIC, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und deine Kundennummer beim Lieferanten sowie die einzelnen Positionen mit Text, Menge, Einzelpreis, Betrag, Rabatt und Steuersatz. Startest du die Analyse später erneut, werden die vorhandenen Positionen ersetzt. Belegdaten erkennt flinkest in vielen Schreibweisen: 23.03.2024, 23/3/24, 2024-03-23, 23. März 2024, englische Monatsnamen und auch das österreichische „Jänner".

Warum „Die XML-Datei konnte nicht gelesen werden: …" erscheint. Diese Meldung kommt beim Einlesen einer elektronischen Rechnung, deren XML-Datei beschädigt oder unvollständig ist. Der angehängte Text nennt die Stelle. In dem Fall hilft nur, die Datei beim Lieferanten neu anzufordern — oder den Beleg über manuell von Hand zu erfassen.

Ablage und Liste

Der Umschalter in der Werkzeugleiste trennt zwei Bereiche:

• Ablage — der Eingangskorb. Hier landet jeder frisch hochgeladene Beleg. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Belege noch in der Ablage liegen.
• Liste — die fertig geprüften Belege.

Der Unterschied ist nicht nur Optik: Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport. Was in der Ablage liegt, bleibt außen vor. Die Ablage ist damit deine Arbeitsschlange: Beleg prüfen, Lieferant und Buchungskonten kontrollieren, dann in die Liste verschieben.

Verknüpfung mit einer Bankbuchung. Sobald ein Beleg mit einer Transaktion verknüpft wird, setzt flinkest ihn automatisch auf bezahlt, übernimmt (falls noch leer) das Zahldatum der Transaktion und schiebt ihn aus der Ablage in die Liste — er hängt jetzt an einer echten Zahlung. Wo das passiert, steht in der Buchhaltungs-Übersicht.

Sichtbarkeit für mobile Benutzer. Benutzer, die als mobile Mitarbeiter angelegt sind, sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen bzw. fotografiert haben — auch die Zahl an der Ablage zählt nur ihre eigenen. Fremde Belege sind für sie nicht erreichbar.

Suche und Filter

Das Suchfeld in der Mitte durchsucht Belegnummer und Lieferantenname. Gibst du einen Betrag ein, wird zusätzlich nach Belegen mit genau dieser Summe gesucht. Die Suche startet automatisch kurz nachdem du zu tippen aufgehört hast.

Der Filter-Button rechts öffnet Filter & Sortierung mit mehreren Bereichen:

• Basisdaten — Belegnummer, Belegdatum, Typ (Normal oder Gutschrift), Zahlungsart (Überweisung, Karte, Bargeld).
• Lieferant & OCR-Daten — hier ist die Trennung wichtig: Zugewiesener Lieferant meint den Kontakt, der in deinen Lieferanten hinterlegt ist. OCR-erkannte Daten (Lieferantenname, Postleitzahl, Ort, Land) sind die Angaben, die aus dem Belegbild gelesen wurden — auch dann, wenn kein Kontakt dazu gefunden wurde.
• Beträge — Summe.
• Sonstiges — Zahldatum und Export-Datum (das Datum, an dem der Beleg im Buchhaltungsexport war).
• Metadaten — erstellt von / erstellt am, geändert von / geändert am.

Gesetzte Filter erscheinen als Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln entfernen. Filter, Sortierung, Seitengröße, Suchtext und die Wahl zwischen Ablage und Liste merkt sich flinkest — wenn du später zurückkommst, findest du deine Ansicht wieder vor.

Die Belegliste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile Nummer, Lieferant, Belegdatum, Bezahldatum und Summe. Die Summe steht immer in der Währung des Belegs.

Die Lieferantenspalte verrät dir auf einen Blick, wie weit ein Beleg ist:

• Name und Adresse normal dargestellt — der Beleg ist einem Lieferanten in deinen Stammdaten zugeordnet, die Angaben stammen aus dem Kontakt.
• Ein Hinweis, dass gerade analysiert wird — die Belegerkennung läuft noch.
• „Lieferant im System nicht gefunden" mit Name und Adresse darunter — der Beleg wurde gelesen, aber es gibt keinen passenden Lieferanten. Du kannst den Lieferanten im Beleg selbst nachtragen.
• „Unbekannter Lieferant" — es konnte kein Absender erkannt werden.

Gutschriften tragen zusätzlich die Markierung Gutschrift. Fehlt die Belegnummer, steht in der Spalte ein Strich.

Ein Klick auf die Zeile oder die Belegnummer öffnet den Beleg zum Bearbeiten.

Solange Dateien hochgeladen werden, steht oberhalb der Liste die Upload-Warteschlange: pro Datei Name, Größe, Fortschrittsbalken und der aktuelle Schritt — erst das Hochladen, dann „Analysiere Rechnung …". Geht etwas schief, siehst du die Fehlermeldung und einen Button, um den Vorgang zu wiederholen — er setzt dann an der fehlgeschlagenen Stelle wieder an. Erfolgreiche Einträge verschwinden nach ein paar Sekunden von selbst.

Lieferanten-Zuordnung — exakt, nicht geraten. Der Beleg wird in dieser Reihenfolge zugeordnet:

1. UID-Nummer exakt (Leerzeichen, Binde- und Unterstriche werden dabei ignoriert).
2. Kreditorennummer — die auf dem Beleg gefundene Kundennummer gegen die beim Lieferanten hinterlegte Kreditorennummer.
3. Name und Postleitzahl exakt (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle).

Es gibt bewusst keine unscharfe Suche: Passt nichts genau, bleibt der Beleg ohne zugeordneten Lieferanten und du entscheidest selbst. Die erkannten Angaben gehen dabei nicht verloren, sie stehen weiter am Beleg. Lädst du einen Beleg direkt aus einem Lieferanten heraus hoch, ist dieser Lieferant fixiert — die Erkennung überschreibt ihn nicht. Hat der zugeordnete Lieferant ein Standard-Buchungskonto hinterlegt, wird es beim Anlegen der Positionen gleich mitgesetzt.

Doppelte Belege. Findet sich ein früher importierter Beleg mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum, wird der später importierte als möglicher Doppel-Import markiert. Der ältere bleibt unmarkiert. Die Markierung wird bei jeder erneuten Analyse neu berechnet und verschwindet wieder, wenn sie nicht mehr zutrifft.

Automatische Aktualisierung. Ändert jemand anderes einen Eingangsbeleg, aktualisiert sich deine Liste von selbst — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Die Checkbox links in der Werkzeugleiste schaltet die Mehrfachauswahl ein. Sobald du Zeilen markiert hast, erscheint eine Aktionsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Belege und diesen Möglichkeiten:

• In Liste verschieben — nur verfügbar, wenn alle markierten Belege in der Ablage liegen.
• In Ablage verschieben — nur verfügbar, wenn alle markierten Belege in der Liste liegen.
• Löschen — mit Sicherheitsabfrage. Die Belege werden nacheinander gelöscht; am Ende bekommst du eine Meldung, wie viele es geschafft haben und welche nicht (mit Begründung pro Beleg).

Aktionen

Beleg hochladen — Datei ins Upload-Feld ziehen. Danach steht der Beleg in der Ablage und die Erkennung läuft.

Beleg manuell anlegen — Button manuell öffnet den Dialog Eingangsbeleg hinzufügen:

Erfasst werden Belegnummer, Belegdatum, Lieferdatum, Summe, Umsatzsteuer, Währung, innergemeinschaftliche Transaktion und Zahlungsart, dazu eine Notiz, der Lieferant samt Adresse (Name des Lieferanten, Adresse, Postleitzahl, Stadt), ein Projekt, der Buchungstext und die Bankdaten (Iban, BIC, Kontonummer, UID Nummer, Bankleitzahl). Nach Speichern landest du direkt im Beleg. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach.

Beleg öffnen — Klick auf die Zeile.

Beleg verschieben — im Zeilenmenü In Liste verschieben bzw. In Ablage verschieben.

Beleg löschen — im Zeilenmenü, mit Sicherheitsabfrage. Ein Beleg, der mit einer Bank-Transaktion verknüpft ist, lässt sich nicht löschen: Du bekommst den Hinweis, dass du die Verknüpfung zuerst an der Transaktion entfernen musst. Wird ein Beleg gelöscht, wird auch die hinterlegte Datei entfernt.

Liste exportieren — über den Export der Liste als Excel, CSV, PDF oder JSON. Exportiert wird genau das, was du gerade siehst: inklusive Suchtext, gesetzter Filter und der Wahl zwischen Ablage und Liste.

Spalten der Liste festlegen — neben dem Download-Symbol unten links liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du bestimmst, welche Spalten die Belegliste zeigt und in welcher Reihenfolge. Links unter Verfügbare Spalten stehen unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt — etwa die UID-Nummer des Lieferanten, der Buchungstext oder das Fälligkeitsdatum. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Hochladen, Anlegen, Verschieben und Löschen brauchen die Berechtigung, Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Zum reinen Ansehen genügt das Leserecht.

Währung, Zahlung und Barbelege

Währung und Wechselkurs. Die Belegwährung wird vom Beleg übernommen, sonst gilt Euro. Summe und Positionen bleiben immer in der Belegwährung; für die Buchhaltung wird über den Wechselkurs in Euro umgerechnet. Der Kurs ist der EZB-Referenzkurs zum Belegdatum und wird automatisch geladen — im Beleg kannst du ihn überschreiben. Bei Euro gibt es keinen Kurs. Lässt sich kein Kurs laden, bleibt das Feld leer und wird wie der Kurs 1 behandelt; der Import läuft trotzdem durch.

Gutschriften werden immer mit positivem Betrag gespeichert. Die Bedeutung trägt der Belegtyp — kommt eine Gutschrift mit negativen Beträgen an, dreht flinkest Kopf- und Positionswerte einheitlich um, damit Rabattzeilen ihr relatives Vorzeichen behalten.

Zahlungsstatus. Ist in den Einstellungen zu Eingangsrechnungen Beim Hochladen als bezahlt markieren aktiv, gilt jeder hochgeladene Beleg sofort als bezahlt. Als Zahldatum wird je nach Einstellung das Belegdatum oder das Uploaddatum gesetzt. Konnte kein Belegdatum gelesen werden, kann das Zahldatum nicht gesetzt werden — der Beleg vermerkt das dann als Hinweis.

Barbelege. Ein Beleg mit der Zahlungsart Bargeld, der als bezahlt gilt, braucht zwingend ein Zahldatum. Barbelege bringen ihre eigenen Buchungszeilen mit. Änderst du Zahlungsart, Zahlungsstatus, Zahldatum, Belegdatum, Belegnummer, Lieferant oder Währung, werden diese Buchungszeilen automatisch neu aufgebaut. In der Buchhaltungs-Übersicht haben Barbelege einen eigenen Reiter.

Import per E-Mail

Dein Unternehmen hat eine eigene Eingangsadresse für Belege. Lieferanten schicken ihre Rechnungen dorthin, und PDF-Anhänge werden automatisch als Eingangsbelege angelegt. Analysiert werden dabei nur Mails von Absendern, deren Adresse bei einem Kontakt hinterlegt ist; alle anderen werden nur zur Einsicht abgelegt. Erkennt die Analyse, dass ein Anhang gar keine Rechnung ist, entsteht kein Beleg. Dieselbe Datei ein zweites Mal wird als Dublette erkannt und übersprungen. Was eingegangen ist, siehst du unter Belege per E-Mail.

Verwandte Seiten

• Eingangsbeleg bearbeiten
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Belege per E-Mail
• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonten
• Lieferanten

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ablage und Liste? Die Ablage ist der Eingangskorb: Dort landet jeder hochgeladene Beleg, bis du ihn geprüft hast. Die Liste enthält die fertigen Belege. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport — Belege in der Ablage werden nicht exportiert.

Warum steht bei meinem Beleg „Lieferant im System nicht gefunden"? Die Belegerkennung hat den Absender gelesen, aber keinen exakt passenden Lieferanten in deinen Kontakten gefunden. flinkest ordnet bewusst nur bei exakter Übereinstimmung zu — über die UID-Nummer, die Kreditorennummer oder Name plus Postleitzahl. Öffne den Beleg und wähle den Lieferanten dort aus, oder ergänze die UID-Nummer beim Lieferanten, damit es beim nächsten Mal automatisch klappt.

Was bedeutet „Die XML-Datei konnte nicht gelesen werden:"? Du hast eine elektronische Rechnung eingelesen, deren XML-Datei beschädigt oder unvollständig ist. Der Text hinter dem Doppelpunkt nennt die Fundstelle. Fordere die Datei beim Lieferanten neu an oder erfasse den Beleg über manuell von Hand.

Warum kann ich einen Beleg nicht löschen? Weil er mit einer Bank-Transaktion verknüpft ist. Entferne die Verknüpfung zuerst bei der Transaktion — danach lässt sich der Beleg löschen.

Woher kommt der Wechselkurs bei Fremdwährungsbelegen? Aus dem EZB-Referenzkurs zum Belegdatum. Er wird automatisch geladen, sobald eine andere Währung als Euro am Beleg steht, und lässt sich im Beleg manuell überschreiben. Summe und Positionen bleiben in der Belegwährung, für die Buchhaltung wird über den Kurs in Euro umgerechnet.

Warum ist mein Beleg als möglicher Doppel-Import markiert? Weil es bereits einen früher importierten Beleg mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum gibt. Markiert wird immer nur der spätere Beleg. Prüfe beide und lösche den überflüssigen — die Markierung wird bei einer erneuten Analyse ohnehin neu berechnet.

Kann ich mehrere Belege auf einmal hochladen? Ja. Zieh einfach alle Dateien gleichzeitig ins Upload-Feld. Sie kommen in eine Warteschlange, die zwei Belege parallel abarbeitet. Du siehst pro Datei den Fortschritt und kannst fehlgeschlagene Uploads einzeln erneut starten.

Warum sieht mein Außendienst-Mitarbeiter nur seine eigenen Belege? Mobile Benutzer sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben. Das ist so gewollt: Der Rest des Rechnungseingangs bleibt für sie unsichtbar.